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Sommaire LES GRANDS PRINCIPES APPLIQUES DANS L’OUTIL
CONNEXION
RENSEIGNER LE FORMULAIRE
ETABLIR UN PLANNING • Les valorisations des jours selon leur qualification
• Les recopies de période
• Les arrêts maladie
• Les congés bonifiés
• Les autorisations d’absence et les périodes de formation
• Les situations interruptives (mobilité interne, stagiairisation, départ)
• Appliquer un coefficient bonificateur aux samedis, dimanches et jours fériés travaillés
• Les cas particuliers : agents d’accueil, veilleurs de nuit
• Les reports
HISTORISATION DES PLANNINGS
IMPRESSION DE LA FICHE DE SITUATION
TRUCS ET ASTUCES
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L’usage de Mozilla firefox comme
navigateur est fortement conseillé
pour un fonctionnement optimisé de
l’outil.
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Les plannings sont des plannings prévisionnels. Ils doivent être établis en début de cycle de
manière à informer l’agent de son rythme de travail de l’année. Les arrêts maladie reçus et
saisis par la Région sont automatiquement synchronisés. En fin d’année scolaire ou au
départ de l’agent, l’outil indique les soldes d’heures positifs ou négatifs.
L’outil gère le temps de travail de façon annualisée.
Seules les absences pour raison de santé impactent la durée effective du temps de travail
réalisée par les agents ; les différents événements non impactant (comme la formation ou les
autorisations d’absence) peuvent être saisis en cours d’année.
Une journée de travail ne peut être inférieure à 7 h et une ½ journée à 3h30 ; ni supérieure à
10 h (avec amplitude maximale de 11h, hors poste accueil logé fixée à 13 h).
Les 31 jours de congés annuels (27 CA + 2 jours Président + 2 jours hors période) sont pré-
positionnés dans les plannings. Ils peuvent être modifiés avant la remise du planning à
l’agent au plus tard le 1er octobre.
Le planning est attaché à l’agent. En cas de mobilité en cours d’année, le planning établi par
son précédent EPLE sera à disposition de son nouvel EPLE (voir chapitre sur situations
interruptives).
Les grands principes appliqués dans l’outil
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Connexion
Les proviseurs et les gestionnaires ont été destinataires de codes de connexion.
Les chefs d’équipe se connectent avec leur identifiant et mot de passe de leur
messagerie professionnelle
Si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez
et suivez les instructions.
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Renseigner le formulaire
Lorsque vous vous connectez plusieurs onglets apparaissent selon les droits accordés :
Cliquez sur l’onglet « Temps de travail » et la liste des agents apparait.
En début de cycle, cliquez sur : « nouvelle fiche de situation de temps de travail »
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Renseigner le formulaire
Le formulaire apparait.
Il est divisé en 6 parties : • Partie 1 : Données de l’agent
Pré-remplie avec le nom, prénom, matricule et catégorie de l’agent (titulaire, non titulaire, stagiaire)
• Partie 2 : Reliquat période précédente
Voir rubrique « reports »
• Partie 3 : Données de référence
Choisir dans les listes
déroulantes la spécialité et
la quotité de temps de
travail de l’agent Retour au sommaire
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Renseigner le formulaire
• Partie 4 : Planning de l’agent – temps de travail
Vous allez indiquer le nombre d’heures effectuées par l’agent par jour habituellement. La valeur par défaut est
de 8 h 00. vous pouvez bien entendu changer cette valeur.
La valeur indiquée sera appliquée à tous les jours de
l’année. Si l’agent a un rythme différent certains jours, il est
toujours possible d’intervenir manuellement.
Si l’agent a un rythme différent mais récurrent sur l’année :
voir la rubrique «Les recopies de période »
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Renseigner le formulaire
• Partie 5 : Reports et impacts RTT
Compteurs qui indiquent au moment « t » la situation de l’agent.
Il n’y a aucune saisie à faire.
• Partie 6 : commentaires
A tout moment, il est possible d’apporter des précisions et des informations quant à la situation de l’agent
(exemple : horaires d’arrivée et de départ, temps de pause méridienne…)
Ce texte apparait lors de l’impression de la fiche de situation que l’agent doit signer.
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Etablir un planning • Lorsque vous cliquez sur le bouton « initialiser un nouveau planning », le planning de l’agent apparait.
• Pour tout planning prévisionnel, votre objectif principal est d’arriver à un report égal à 0. vous devez alors
positionner les jours RTT de manière à atteindre cet objectif.
Il se peut qu’il y ait un écart de quelques heures. L’outil appliquera toujours la règle de l’arrondi favorable
l’agent (si écart de – 2 h, le report sera lui égal à 0. Dans ce cas vous pouvez augmenter sur quelques
jours la durée de travail quotidien, notamment sur une période où vous savez que l’activité sera plus
importante.
Règle de l’arrondi
favorable à l’agent.
Si l’agent a + 30 minutes,
l’outil comptabilisera un
report de +0,5 jour
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Ne pas tenir compte de
la case « report » avant
d’avoir positionné les
jours RTT
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Etablir un planning
Après avoir
positionné 28 jours
de RTT, il y avait
un reliquat de – 2 h.
La durée
quotidienne de
travail a donc été
augmentée d’1/2
heure sur 4 jours de
manière à réduire
l’écart à 0.
Exemple de planning type pour un agent travaillant 8h/jour
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Etablir un planning Les valorisations des jours selon leur qualification
Selon votre choix, l’outil comptabilisera un nombre
d’heures.
Vous pouvez immédiatement le voir en regardant la
premier ligne du bloc. C’est sur cette base que l’outil
établira le nombre d’heures effectuées par l’agent.
Si vous positionnez une
RTT sur ce jour, l’outil
comptabilisera 0 h alors que
dans le planning la valeur 8h
sera indiquée.
C’est pourquoi nous vous
conseillons de vous référez
au tableau ci après
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• L’outil est configuré pour appliquer des valeurs selon la qualification.
Le tableau ci-après en fait le détail sur la base d’une journée initialement définie à 8 h :
(*) Il n’y a que dans le cas du temps partiel que l’outil indique la valeur prise en compte dans le planning
(**) cette valeur est différente lorsqu’il s’agit d’agent ayant un temps de travail différent = veilleur de nuit, agent d’accueil
Qualification
Abréviation
dans le planning
Valeur dans le
planning
Valeur prise en
compte pour l’outil
Présent P 8h 8h
Autorisation d’absence AA 8h 8h
Congés annuels CA 8h 0h
RTT RTT 8h 0h
Demi journée CA ou RTT dCA
dRT
8h
8h
4h
4h
Absence pour raison de
santé (automatiquement incrémenté)
AS 8h 7h (**)
Journée temps partiel (*) TP 0h 0h
Demi- journée temps
partiel (*)
dTP 4h 4h
Etablir un planning Les valorisations des jours selon leur qualification
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• L’outil vous donne la possibilité de recopier des périodes. Cela peut être utile si l’agent a un rythme différent d’une
semaine sur l’autre, s’il est à temps partiel et a un jour « temps partiel » fixe.
Prenons l’exemple d’un agent à temps partiel qui a pour jour fixe de TP le mercredi :
Il faut sur la première semaine complète (du lundi au dimanche) de l’année,
qualifier le mercredi en jour TP.
Ensuite vous cliquez sur n’importe quel jour du planning, la boite de dialogue
apparait et il suffit de cocher la case « recopier la période cyclique » pour que
les lignes de saisie de date apparaissent.
Etablir un planning Les recopies de période
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Etablir un planning Les recopies de période
Il faut donner une période de référence sur la 1ère
ligne qui va du lundi au dimanche (dans
l’exemple du 1er au 7)
Puis saisir la période où vous souhaitez que ce
rythme soit recopié sur une période équivalente.
Dans tous les cas, il faut nécessairement que
la période soit comprise entre un lundi et un
dimanche.
Dans l’exemple la période de référence est du
lundi 1er septembre au dimanche 7 septembre et
l’application de cette recopie sera faite du lundi 8
septembre au dimanche 30 août.
Validez en cliquant sur OK.
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Etablir un planning Les recopies de période
Les jours TP seront bien
dupliqués sur toute
l’année. Ensuite, comme
pour tout planning, il suffit
de positionner CA et RTT
de manière à mettre à zéro
le compteur « report ».
Cette méthode est
applicable également
lorsque ce sont les heures
effectuées quotidiennement qui
sont différentes et/ou si le
rythme est, par exemple 2 jours
à 8h30 et 3 jours à 8 h sur une
semaine et le contraire la
semaine suivante.
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• La liste des arrêts maladie apparait dans la fiche agent de l’onglet « poste et agent ».
• Depuis juillet 2015, les arrêts s’incrémentent automatiquement dans les planning des agents. Vous n’avez
donc plus la possibilité de les saisir. De ce fait nous vous conseillons de garder une copie des arrêts que
les agent doivent continuer à vous transmettre.
• La synchronisation se fait à chaque connexion. Il faut néanmoins tenir compte des délais d’acheminement
et de saisie dans notre outil de gestion, ce qui implique que la mise à jour des compteurs ne soit plus
immédiate.
Etablir un planning Les arrêts maladie
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Etablir un planning Les congés bonifiés
• Rappel des règles pour les congés bonifiés :
Ne pas poser plus de 35 jours de congés annuels (CA) consécutifs (week-end et jours fériés
compris)
Le 1er jour de bonification doit commencer au 36ème jour (quelque soit le jour : samedi,
dimanche ou jour férié)
La durée totale des congés bonifiés ne peut excéder 65 jours consécutifs (samedi, dimanche et
jours fériés compris)
• L’outil n’intègre pas ces règles de gestion et il est donc nécessaire de faire un comptage manuel.
• Les congés bonifiés n’ont pas d’impact RTT. Ils sont donc à qualifier dans les autorisations d’absence.
Cela signifie que l’outil prendra en compte le nombre d’heures que vous aurez indiqué dans le planning
initialement. (voir tableau valorisation des jours selon leur qualification).
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Etablir un planning Les congés bonifiés
Exemple de planning
Restent ensuite
à positionner les
CA restants et
les RTT afin
d’obtenir 0 dans
la case report
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Etablir un planning Les autorisations d’absence et les périodes de formation
Les autorisations d’absence et les périodes de formation n’ont pas d’impact RTT.
C’est pourquoi la formation est à saisir comme une autorisation d’absence dans l’outil.
L’outil prendra en compte la valeur saisie initialement (voir tableau valorisation des jours
selon leur qualification).
Dès lors que vous qualifiez une journée (ou plusieurs) en autorisation d’absence, vous
devez préciser le motif dans la liste déroulante à votre disposition.
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Etablir un planning Les autorisations d’absence et les périodes de formation
Le fait d’avoir qualifié l’autorisation d’absence
vous permet, lorsque vous passez la souris
sur la journée dans le planning, de voir le
motif de l’AA apparaitre.
Cela vous permettra de tenir un compte des
AA notamment en ce qui concerne les
journées « garde d’enfant malade »
Ne pas confondre autorisation d’absence et
aménagement horaire : si un agent a besoin
d’une ou plusieurs heures pour un rv médical
par exemple, cela ne peut être considéré
comme une autorisation d’absence : soit il
récupère ces heures, soit il pose une ½
journée RTT.
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Etablir un planning Les situations interruptives : mobilité interne, stagiairisation, départ…
Les plannings sont désormais attachés à l’agent et non plus à son lycée d’affectation et une
historisation des plannings est possible (voir historisation des plannings).
Pour une mobilité: cela implique que si un agent effectue une mobilité en cours d’année, ce
sera le nouvel EPLE qui disposera de son planning.
2 possibilités:
- soit le planning convient au nouvel EPLE et il est conservé
en l’état
- soit le nouvel EPLE souhaite une autre organisation du
du temps de travail. Il doit alors clôturer la situation de
l’agent à la veille de la date de son changement
de situation et en recréer un nouveau à la date d’arrivée
de l’agent.
Pour les mises en stage et les départs hors Région, il faudra
clôturer le planning à la date du départ.
L’outil calculera donc automatiquement au prorata temporis la situation de l’agent à la date
de clôture de situation que vous aurez indiquée.
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Planning initial : les compteurs sont bien corrects : 31 CA/31 et report = 0
Avec une clôture de situation au
31/03, l’outil a recalculé les droits
en CA et l’écart entre les heures
dues et les heures effectuées.
C’est dans les cases « report »
du formulaire que ces chiffres
vous seront indiqués pour les
reports A et B.
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Etablir un planning Les situations interruptives : mobilité interne, stagiairisation, départ…
• Ces chiffres apparaissent sur le formulaire temps de travail de l’agent
• Lorsque vous enregistrez le formulaire et que vous revenez à la liste des agents, le chiffre du
report A apparait et vous avez maintenant la possibilité de générer un autre planning en
cliquant sur « nouvelle fiche de situation temps de travail »
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Etablir un planning Les situations interruptives : mobilité interne, stagiairisation, départ…
• Le formulaire apparait. Vous constatez que :
• Les reports de la période précédente apparaissent à
titre indicatif.
La possibilité de modifier ces chiffres vous a été
donnée uniquement pour les situations
exceptionnelles (notamment pour les
stagiairisations). Pour tout autre cas, nous vous
invitons à vous rapprocher de votre antenne RH de
rattachement afin d’établir ensemble le bien fondé de
ce changement.
• Les dates sont également pré-saisies.
Il ne peut y avoir de rupture de date quand bien
même la date de la nouvelle situation se situerait sur
un jour de weed-end ou férié.
• Dès lors l’établissement du planning peut
s’effectuer de la même façon qu’habituellement en
ayant toujours le souci d’arriver à un compteur de
report égal à 0.
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Etablir un planning Les situations interruptives : mobilité interne, stagiairisation, départ…
• Pour une mise en stage :
Il faut clôturer la situation de l’agent non titulaire à la date de fin de situation (généralement 30
octobre ou 28 ou 29 février) et créer un planning à la date de mise en stage.
Les reports pour les non titulaires n’apparaissant pas, il est nécessaire de calculer ses droits
acquis sur la période précédente. Ainsi un agent qui serait mis en stage au 1er novembre aura
acquis 4,5 CA (2,25 jours/mois) et 4 RTT (2 jours /mois) soit 8,5 jours. Si l’agent n’a pas pu
bénéficier de ses jours de CA et/ou RTT, vous pouvez les reporter sur le nouveau planning.
• Pour un départ (mutation, retraite…)
Pour la mutation ou départ en retraite, il faudra que l’agent ait épuisé ses droits à congés avant
son départ.
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Etablir un planning Appliquer un coefficient bonificateur
aux samedis, dimanches et jour fériés travaillés
• Le principe :
• Les samedis peuvent être valorisés sous conditions (voir infra)
• Les dimanches et jours fériés sont valorisés à 1,5
• Le 1er mai est valorisé à 2
• Dans l’outil, que ce soit pour les dimanches ou les jours fériés (pour le 1er mai
seule la valorisation à 2 sera disponible), la boite de dialogue vous demandera,
lorsque vous cliquez sur un de ces jours, de définir le temps de présence de l’agent :
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Etablir un planning Appliquer un coefficient bonificateur
aux samedis, dimanches et jour fériés travaillés
• Pour les samedis, la boite de dialogue sera différente. Vous aurez le choix de la
valorisation, les règles variant selon les situations :
Pas de valorisation
Valorisation à 1,2
Valorisation à 1,5
Cas n° 1 : ce n’est pas la 11ème ½
journée de travail consécutive et l’agent
ne finit pas après 13 h
Cas n° 2 : ce n’est pas la 11ème ½
journée de travail consécutive et l’agent
finit après 13 h
Cas n° 3 : C’est la 11ème ½ journée de
travail consécutive et l’agent ne finit
pas après 13 h
Cas n° 4 : C’est la 11ème ½ journée de
travail consécutive et l’agent finit après
13 h
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Etablir un planning Les cas particuliers : agents d’accueil, veilleurs de nuit
• Les agents d’accueil logés:
Ils ont un nombre d’heures à effectuer plus important que les autres agents dans le
respect des règles du droit du travail :
• Pas de journée de travail supérieure à 10 h
• Pas d’amplitude horaire de plus de 13 h
• Le nombre d’heures de travail hors présence élèves ne peut dépasser 8 h
Ces règles ne sont pas intégrées dans l’outil.
• Les veilleurs de nuit :
Ces agents peuvent être amenés à travailler de manière récurrente les week-
end, leur coupure hebdomadaire se situant alors sur d’autres jours de la
semaine. C’est pourquoi, pour cette fonction (et uniquement dans ce cas), vous
avez la possibilité de positionner des jours de repos hebdomadaire (RH) sur
des jours de la semaine autres que le week-end.
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Etablir un planning Les cas particuliers : exemple des veilleurs de nuit
Boite de dialogue 1:
Cochez la case « repos hebdo. »
Boite de dialogue 2 :
Cochez la case « repos».
Le compteur se met à jour.
Cliquez sur OK.
Le ou les jours définis apparaissent bien en RH
et seront traités comme des jours de week-end
par l’outil en cas d’arrêt maladie, si celui-ci est
inférieur à 7 jours consécutifs. Sinon l’outil
rétablira les semaines avec WE et sans RH. Retour au sommaire
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Etablir un planning Les reports
Dans l’outil il existe 2 cases report :
Report A : qui calcule le nombre d’heures réalisées sur l’ensemble de l’année par l’agent et
qui convertit le solde obtenu en jours, selon la règle de l’arrondi le plus favorable à l’agent.
Ce compteur prend en compte, uniquement, le nombre annuel d’heures à réaliser par l’agent.
Report B : indique le droit à congés annuels de l’agent. Ce chiffre correspond au droit à un
nombre de jour(s) et exclut donc le nombre d’heures. Ce compteur ne tient pas compte du
nombre d’heures réalisées ou non puisqu’il s’agit d’un droit à jours de congés.
Exemple : un agent qui travaille 8h/jour toute l’année est arrêté 1 semaine sur une période où
il devait travailler et 1 semaine où il était en congés annuels.
Sur la 1ère semaine, il y aura un impact de – 5h (1h en moins chaque jour d’absence), ce qui
dans l’outil correspond à – ½ journée.
Sur la 2ème semaine, il aura donc sur le report B + 5 jours.
Le report A indiquera donc : + 4.5 (5-0,5) et le report B indiquera + 5
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Etablir un planning Les reports
• Les reports vous sont désormais indiqués à titre indicatif lorsque vous créez une nouvelle fiche de
situation (soit en début de cycle scolaire, soit lorsqu’il y a une situation interruptive)
Cette fonctionnalité
évite les erreurs de
saisie qui peuvent fausser les
compteurs puisque les
chiffres sont formatés pour
être reconnus par l’outil.
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Historisation des plannings
• Les plannings étant attachés à l’agent, dès lors qu’un agent est affecté dans votre établissement
vous avez à disposition son ou ses plannings de l’année en cours ainsi que ceux de l’année n-1,
celui de l’année n-2 uniquement en consultation
Planning de
l’année n-2 en
consultation
Planning de
l’année n-1 avec
indication du solde
prévisionnel de
jours de report
Planning
en cours
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Impression de la fiche de situation
• A l’établissement du planning, à la fin du cycle et à chaque changement de situation en cours
d’année (arrêts maladie, autorisation d’absence…), une fiche de situation doit être imprimée et
remise à l’agent pour information et signature
Depuis l’onglet « temps de travail », cliquez sur « imprimer »
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Impression de la fiche de situation Sur Mozilla
1 - La fiche de situation dans sa version imprimable apparait :
2 – Dans le menu « fichier » cliquez sur « aperçu avant impression »
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Impression de la fiche de situation 3 - Pour obtenir l’ensemble du planning sur une seule feuille, il faut indiquer :
- Une échelle de 80 %
- Un mode « paysage »
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4- Si les couleurs n’apparaissent pas à l’impression il faut cliquer
sur le bouton « mise en page » et cocher l’option « imprimer fond
de page (couleur et image)
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Impression de la fiche de situation
Sur Internet explorer
Procédez de la même façon.
Cependant vous remarquerez que la mise en page n’est pas optimale et nous vous
conseillons donc plutôt de travailler sur Mozilla Firefox.
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TRUCS ET ASTUCES
• Lorsque vous avez fait une erreur, notamment sur la définition du nombre d’heures
par jour, il est plus simple de supprimer le planning. Dans ce cas, vous pourrez
initialiser un autre planning
• Si vous devez remettre une période de jours en statut « présent » alors que vous
aviez mis CA ou RTT, vous pouvez utiliser également la fonctionnalité « appliquer
l’absence jusqu’au ».
En revanche, si vous voulez changer le nombre d’heures, seule la fonction « recopie
de période » sera efficiente.
• Pour aller plus loin :
Memento des règles de gestion des agents des lycées. Chapitre « Organiser le temps
de travail dans le respect du règlement régional » (accès direct à partir du sommaire)
• Pour toute demande de renseignement :
[email protected] Objet : temps de travail
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