Download - Pp ku pertemuan 2&3 copy
MEMAHAMI PRINSIP-PRINSIP PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
Presented by
Ermawati Rahma Yudhianingsih
Office Administration Education
Yogyakarta State Univercity
Catatan Pertemuan Sebelumnnya . . .
manajemen adalah suatu proses penggerakan kerjasama dengan orang lain dan segala fasilitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
administrasi merupakan segenap proses penyelenggaraan kegiatan tata usaha yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dalam kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.Faktor Administrasi:1. Sekelompok orang2. Kerjasama3. Tujuan tertentu
TUJUAN ADMINISTRASI
• Efisiensi adalah perbandingan yang terbaik antara suatu hasil yang dicapai oleh suatu kerja dengan usaha yang dikeluarkan untuk mencapai hasil tersebut.
• Efisiensi dapat dilihat dari dua segi yakni: segi hasil, segi usaha
Segi hasil:suatu pekerjaan dikatakan efisien
jika dengan usaha tertentu dapat memberikan hasil yang maksimal
Y
X1
X2
X3
Tidak efisien
Tidak efisien
Efisien
Segi Hasil
SEGI USAHA
Segi usaha:suatu pekerjaan dikatakan efisien
jika hasil tertentu tercapai dengan usaha yang minimal.
Segi Usaha
X
A
B
C
Efisien
Tidak Efisien
Tidak Efisien
Sumber Usaha ada 5 unsur yaitu:
1. Pikiran cara kerja termudah
2. Tenaga cara kerja teringan3. Waktu cara kerja tercepat4. Ruang cara kerja
terpendek5. Benda cara kerja termurah
UNSUR ADMINISTRASI
1. Organisasi
2. Manajemen
3. Komunikasi
4. Kepegawaian
5. Keuangan
6. Perbekalan
7. Tata usaha
8. Humas
luas
sempit
1. Organisasimerupakan rangkaian perbuatan
menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadah atau tempat bagi
setiap kegiatan dalam usaha kerja sama mencapai tujuan yang telah ditentukan.
2. Manajemenmerupakan rangkaian perbuatan yang
menggerakkan karyawan-karyawan dan mengerahkan segenap faslitas
kerja agar tujuan kerja sama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai.
3. Komunikasi
merupakan rangkaian perbuatan menyampaikan warta atau berita dari satu pihak kepada pihak lain dalam
usaha kerja sama.
4. Kepegawaiankepegawaian merupakan rangkaian
perbuatan mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam
usaha kerja sama.
5. Keuangan
merupakan rangkaian perbuatan mengelola segi-segi pembelanjaan
dalam usaha kerja sama.
6. Perbekalan
merupakan rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian,
mendaftar, memelihara sampai menyingkirkan segenap perlengkapan
yang sudah tidak diperlukan dalam usaha kerja sama.
7. Tata usahamerupakan rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah,
menggandakan, mengirim, dan menyimpan ketrangan-keterangan yang
diperlukan dalam usaha kerja sama.
8. Perwakilan (Humas)merupakan rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan
berusaha memperoleh dukungan dari masyarakat sekitar tehadap usaha kerja
sama yang dilakukan.
PENGGOLONGAN ADMINISTRASI(menurut Drs. Soekarno K)
• Public Administration• Business Administration
• International Administration
Public Administration
Public Administration adalah administrasi yang berobjek negara. Public Administration dibagi menjadi dua:
1. Administrasi Pemerintahan
* Administrasi Sipil
* Administrasi Militer
2. Administrasi Perusahaan (Negara)
Business Administration
Business Administration adalah administrasi yang berobjek niaga. Business administration dibagi menjadi dua:
1. Administrasi Perusahaan
Aministrasi Perusahaan ialah aktivitas-aktivitas di bidang produksi, transport, asuransi, perbankan dan sebagainya yang pada hakekatnya sama dengan ruang gerak adminisrasi perusahaan Negara.
2. Administrasi bukan perusahaan/non niaga.
Administrasi bukan perusahaan/non niaga biasanya cenderung kearah usaha-usaha sosial seperti administrasi sekolah swasta, rumah sakit swasta dan sebagainya.
International Administration
International Administration ialah administrasi internasional termasuk didalamnya seluruh aktivitas yang bergerak di bidang internasional
Contoh: PBB serta cabang-cabang seperti UNICEF, ILO, IMF dan lain-lain.
PENGERTIAN KANTOR
1. Segi fisik Kantor dilihat dari bentuk luar atau gedung yang bersifat statis, yaitu suatu tempat penyelenggaraan kegiatan-kegiatan manajemen.
2. Segi aktivitasKantor dilihat dari kegiatannya yang bersifat dinamis, yaitu adanya pembagian pekerjaan di antara mereka yang bekerjasama untuk mencapai tujuan tersebut.
FUNGSI KANTOR
1. Untuk menerima informasi/keterangan. Misalnya: surat-surat, harga-harga dan sebagainya
2. Untuk merekam informasi/mencari keterangan. Misalnya: catatan-catatan tentang pegawai, harga
3. Untuk mengatur informasi/menyusun keterangan. Misalnya: dalam pembiayaan, pembukuan, dsb
4. Untuk memberikan informasi/keterangan. Misalnya: daftar barang-barang dagangan, taksiran-taksiran
5. Untuk menjamin aktiva atau aset. Misalnya: pemeliharaan uang kontan, pengadaan persediaan
Tujuan adalah sasaran akhir/arah aktivitas kantor yang ingin dicapai. Tujuan kantor :1.Memberikan pelayanan komunikasi dan
perekaman.2.Sebagai suatu wadah atau tempat
sekumpulan orang untuk melaksanakan kegiatan tatausaha terlaksana untuk memulai, membenahi, mengembangkan dan mengawasi kegiatan usaha.
TUJUAN KANTOR