Download - Presentatie 'readsoft coop' - jan van boeijen en eric landwaart - sepei seminar - 01-07-2010
Pagina 1
E-factuurverwerking en koppeling aan inkooporders in SAP
Oplossing met Readsoft
Eric Landwaart
Jan van Boeijen
Pagina 2
1. Wie is Coop?
2. Factuurstromen:
a verwerking faktuurstromen voor implementatie
b gehanteerd implementatieproces
verwerking faktuurstromen na implementatie
c * FI fakturen
d * DC fakturen
e * RL fakturen
3. Waarom gekozen voor Readsoft en ervaringen
4. Vragen
Agenda
Pagina 3
Coop Supermarkten: wie zijn wij?
Landelijke keten met 250 supermarkten
€ 0,78 Miljard consumentenomzet
Omzetgroei Coop groep + 5,1% t.o.v. 2008
Totale verkoopvloeroppervlakte Coop winkels bedraagt 123.000 m²
Ruim 700.000 leden consumenten
Drie distributiecentra
Alle Distributiecentra´s op SAP
Vleesverwerkingsbedrijf
Aantal medewerk(st)ers > 4.000
Aantal binnenkomende facturen per week +/- 20.000
18.000 via EDI en 2.000 papier
Pagina 4
Winkelaantallen: Supercoop eigen filialen 34Supercoop franchisers 7 Coop eigen filialen 37Coop franchisers 70 CoopCompact franchisers 57Totaal Coop formules 205Overige supermarkten 45 Totaal 250
Coop Supermarkten: waar zitten wij?
Pagina 5
Pagina 6
Factuurstromen
Kostenfacturen (FI): Facturen die niet gerelateerd zijn aan inkooporder. Deze komen altijd binnen op papier.
DC facturen (MM): Een DC factuur is een factuur die gerelateerd is aan een inkooporder en goederenontvangst. In deze factuur kan een prijs- of hoeveelheidsverschil zitten t.o.v. de levering.
Deze komen zowel via EDI als op papier binnen.
Rechtstreekse leveringen: Deze stroom betreft leveringen die direct aan de winkels gedaan worden buiten het DC om. De winkelbestellingen worden één op één doorgegeven aan de leveranciers via centrale automatisering van Coop, facturatie loopt via servicekantoor Coop. Deze komen zowel via EDI als op papier binnen.
De bestellingen vanuit de winkels richting DC en leveranciers vinden voor 99% via EDI plaats.
Pagina 7
Verwerking factuurstromen voor implementatie Readsoft
Kostenfacturen (SAP): - Stempelen - Coderen en boeken in SAP
- Verdelen naar budgetverantwoordelijken- Na accoord betalingsblokkade verwijderen- Archiveren
DC facturen (SAP):EDI: - Inlezen op kopniveau
- Verschillen op factuurniveau - Verschillen a.d.h.v. papier uitzoeken- Communicatie verschillen via excel
Papier: - Handmatige invoer kopniveau- Inkooporders toevoegen- Verschillen a.d.h.v. papier uitzoeken- Communicatie verschillen via excel
Rechtstreekse leveringen (Oude systemen)EDI: - Facturen op artikel of bonniveau doorbelastPapier: - Handmatig op bonniveau
Handmatig
Geautomatiseerd
Handmatig
Pagina 8
Proces van implementatie
Procesbeschrijving oude werkwijze
Blauwdrukfase uitgaande van standaard SAP
Opleiding medewerkers nieuwe werkwijze met behulp van testscenario´s (The teacher teaches)
Doorvoeren aanpassingen
Gefaseerde livegang (FI, DC, RL)
Evaluatie
Pagina 9
Business Proces verwerking kostenfacturen (FI) (1)
Start
TriggerOntvangst factuur
via postkamer
Spltis de facturen per scanprofiel
Scan de facturen per bedrijf met
indicator FI facturen
Post factuur in SAP met
betalingsblokkade
Stuur de factuur via de flow naar
goedkeurder
Check opmerkingen van de goedkeurder en verwerk de factuur
FI factuur
Proces verwerking MM factuur DC of RL
Nee
Splitsen per:-bedrijf-enkelzijdig / dubbelzijdig-1 btw en >1 btw %-tussen de facturen een blanco blad plaatsen
Splitsing in kosten facturen en goederenfacturen (MM)
Factuur voor goedkeurder
Reject factuur. Factuur gaat terug naar crediteurenadministratie.
Die stuurt de factuur in flow aan juiste goedkeurder
Nee
Factuur akkoord
Goedkeurder houdt factuur vast, neemt contact op met leverancier
vult WC note in en wacht op creditnota.
Ja
Ja
Nee
Ja
Factuur voor CoopCodis
Reject factuur. Crediteuren administratie informeert
leverancier.
Scanner
Scanner
Crediteuren administratie
Crediteuren administratie
Crediteuren administratie
Goedkeurder
Ja
Goedkeurder
GoedkeurderNee
Pagina 10
Proces scannen van facturen
ScanDocument entry
Verify Transfer COCKPIT(Check)
WEBCYCLE
Complete?
No
COCKPIT(Post)
ArchiveImage storage
Interpret
Yes
No
Yes
Complete?
SAP System
1. Scanklaar maken 2. Scannen3. Herkenning (Interpret) 4. Verificatie en goedkeuring (Verify)5. Transport (Transfer)6. Factuurverwerking (COCKPIT)7. Workflow – WEBCYCLE
Pagina 11
Factuurstromen
Kostenfacturen (FI): Facturen die niet gerelateerd zijn aan inkooporder. Deze komen altijd binnen op papier.
DC facturen (MM): Een DC factuur is een factuur die gerelateerd is aan een inkooporder en goederenontvangst. In deze factuur kan een prijs- of hoeveelheidsverschil zitten t.o.v. de levering. Deze komen zowel via EDI als op papier binnen.
Rechtstreekse leveringen Deze stroom betreft leveringen die direct aan de winkels gedaan worden buiten het DC om. De winkelbestellingen worden één op één doorgegeven aan de leveranciers via centrale automatisering van Coop, facturatie loopt via servicekantoor Coop. Deze komen zowel via EDI als op papier binnen.
De bestellingen vanuit de winkels richting DC en leveranciers vindt voor 99% via EDI plaats.
Kostenfacturen (FI): Facturen die niet gerelateerd zijn aan inkooporder. Deze komen altijd binnen op papier.
Pagina 12
COCKPIT(Check)
WEBCYCLE
COCKPIT(Post)
No
Yes
Complete?
SAP System
• Keuze: FI/MM
• FI
• Procedure:
- Coderen facturen (grootboek/kpl etc.)- Automatische boeking Fico- Betalingsblokkade (automatisch)- Via flow naar goedkeurder/budgetverantwoordelijke- Budgetverantwoordelijke ontvangt mail voor goedkeuring- Bij accoord automatisch verwijderen betalingsblokkade
Cockpitproces
Pagina 13
Pagina 14
Verbeterde zaken nieuw proces t.o.v. oud procesKostenfacturen (FI):
•Factuurstatus•Automatische herinneringen•Facturen zijn altijd oproepbaar, zowel in cockpit, sap als in web cycle (budgetverantwoordelijken)•Autorisatiemogelijkheden (meerdere stappen definieerbaar)•Geen fysieke archivering•Kopieën maken op afdelingen is verleden tijd
Pagina 15
Kostenfacturen (FI): Facturen die niet gerelateerd zijn aan inkooporder. Deze komen altijd binnen op papier.
DC facturen (MM): Een DC factuur is een factuur die gerelateerd is aan een inkooporder en goederenontvangst. In deze factuur kan een prijs- of hoeveelheidsverschil zitten t.o.v. de levering. Deze komen zowel via EDI als op papier binnen.
Rechtstreekse leveringen Deze stroom betreft leveringen die direct aan de winkels gedaan worden buiten het DC om. De winkelbestellingen worden één op één doorgegeven aan de leveranciers via centrale automatisering van Coop, facturatie loopt via servicekantoor Coop. Deze komen zowel via EDI als op papier binnen.
De bestellingen vanuit de winkels richting DC en leveranciers vindt voor 99% via EDI plaats.
DC facturen (MM): Een DC factuur is een factuur die gerelateerd is aan een inkooporder en goederenontvangst. In deze factuur kan een prijs- of hoeveelheidsverschil zitten t.o.v. de levering. Deze komen zowel via EDI als op papier binnen.
Factuurstromen
Pagina 16
COCKPIT(Check)
WEBCYCLE
COCKPIT(Post)
No
Yes
Complete?
SAP System
• Keuze: FI/MM
• MM
• Splitsing: DC/RL
• DC
• Procedure:- Controle masterdata (automatisch)- Koppelen aan ordernummer- Matching factuur met inkooporder op artikelniveau (EAN nr)- Binnen tolerantiegrens direct geboekt- Automatische webcycle van prijsverschillen richting MD-Overige verschillen worden beoordeeld door FA en via webcycle doorgestuurd naar verantwoordelijken
Cockpitproces
Pagina 17
Pagina 18
Verbeterde zaken nieuw proces t.o.v. oud procesDC facturen (MM):
• Factuurcontrole op regelniveau (met de daarbij behorende notities)• Automatische webcycle prijsverschillen• Factuurstatus• Kwaliteitsverbetering• Snellere afwikkeling factuurstroom• Tijdsbesparing > 25%
Pagina 19
Kostenfacturen (FI): Facturen die niet gerelateerd zijn aan inkooporder. Deze komen altijd binnen op papier.
DC facturen (MM): Een DC factuur is een factuur die gerelateerd is aan een inkooporder en goederenontvangst. In deze factuur kan een prijs- of hoeveelheidsverschil zitten t.o.v. de levering. Deze komen zowel via EDI als op papier binnen.
Rechtstreekse leveringen Deze stroom betreft leveringen die direct aan de winkels gedaan worden buiten het DC om. De winkelbestellingen worden één op één doorgegeven aan de leveranciers via centrale automatisering van Coop, facturatie loopt via servicekantoor Coop. Deze komen zowel via EDI als op papier binnen.
De bestellingen vanuit de winkels richting DC en leveranciers vindt voor 99% via EDI plaats.
Rechtstreekse leveringen Deze stroom betreft leveringen die direct aan de winkels gedaan worden buiten het DC om. De winkelbestellingen worden één op één doorgegeven aan de leveranciers via
centrale automatisering van Coop, facturatie loopt via servicekantoor Coop. Deze komen zowel via EDI als op papier binnen.
Factuurstromen
Pagina 20
• In oude situatie werd al gebruik gemaakt van EDI (maatwerk)
• Problemen t.o.v. normale procesgang:
- Leveringen aan vestigingen en franchisers
- Bestellingen liggen (nog) niet vast in SAP
- Zeer grote hoeveelheid facturen
- Wel gebruik maken van artikelcontrole en prijscontrole
- Keuze die aansluit bij standaard SAP/RS
Oplossing door “voorportaal” in SAP
Pagina 21
COCKPIT(Check)
WEBCYCLE
COCKPIT(Post)
No
Yes
Complete?
SAP System
• Keuze: FI/MM
• MM
• Splitsing: DC/RL
• RL
• Procedure:- Controle masterdata (automatisch)- Koppelen aan ordernummer- Factuurcontrole achteraf
Cockpitproces
Pagina 22
Gewijzigde zaken nieuw proces t.o.v. oud procesRL facturen
Nadelen:• Performance
Voordelen:• Factuurcontrole op regelniveau• Batchverwerking (nacht)• Archivering
Pagina 23
Waarom Readsoft gekozen
Noodzaak i.v.m. beëindiging oude pakket
Selectiecriteria:• EDI verwerking facturen• Bewezen oplossing met SAP• Factuurstromen voor alle bedrijven te verwerken• Analyse verschillen ordergerelateerde facturen
Pagina 24
Waarom Readsoft gekozen
• Keuze uit meerdere leveranciers• Realtime• Gebruikersvriendelijk (webcycle)• Hands-on mentaliteit• Mogelijkheden voor de toekomst (papierloos)• Korte implementatietijd
start: ondertekening contract juni live: kostenfacturen oktober
DC facturen novemberRL facturen januari
Pagina 25
Valkuilen
• Bereidheid wijzigingen in organisatie
• Onderhoud masterdata
• Standaard EDI bericht afdwingen bij leveranciers (emballage, condities, vermelding ordernummers)
• Retour goederen en emballage
• Goede testdata
Pagina 26
Dank voor uw aandacht
Pagina 27
Pagina 28
Pagina 29
Pagina 30
Pagina 31
Pagina 32
Pagina 33
Blauwdruk:
Start
Business Proces Verwerking DC goederen factuur (MM) (1)
EDI bestand
Papieren facturen SU (niet in EDI bestand
wel in SU verzamelfactuur)
Papieren facturen overige (niet in EDI
bestand en niet in SU verzamelfactuur)
Readsoft Cockpit MM DC facturen SU of niet SU
Check factuur gegevens
Artikel nr. bekend in SAP
Toevoegen artikel nr.
Nee
Leverancier bekend
NeeLeverancier toevoegen
Bestandsbeheer
Bestandsbeheer
Check:- parameters veld SU leverancier in MD- EAN besteladres ≠ factureeradres
Afleveradres bekend
Nee Wijzig afleveradres
in Cockpit
Crediteuren administratieIssue 1: uniformeer afleveradres DC Deventer
Order nr. 0of niet bekend in
SAP
Nee Corrigeer ordernr. in de
Cockpit
Volledigheidscontrole per DC: SU verzamelfactuur = facturen in de cockpit
(aantal en waarde)
1
Trigger
Papieren facturen overig moeten
herkenbaar zijn ivm controle SU
Crediteuren administratie
Crediteuren administratie
Issue 2: Vd Lem/ Vd Heuvel
Als er bij conversie van EDI naar IDOC geen ordernr. bekend is dan wordtin XI 0 ingevuld
Pagina 34
Pagina 35
Pagina 36
Pagina 37
Pagina 38
Start
Business Proces Verwerking RL EDI goederen factuur (MM) (1)
EDIfactuurbestand
Artikel nr. bekend
Toevoegen artikel nr.
Nee
Leverancier bekend
NeeLeverancier toevoegen
Bestandsbeheer
Debiteur bekend
NeeAdministratie
1
Trigger
Debiteur toevoegen
Flow voor transitie fase als winkels niet met SAP werken
Alleen in theorie mogelijk. Inkooporder namelijk al aangemaakt in eerdere stap in de flow
Onbekend order in SAP
Nee
IDOC bestand
CoopCodis voorportaal Creëer obv de factuur een inkooporder en
goederenontvangst in SAP
Inlezen IDOC bestand in Readsoft Cockpit
Crediteuren administratieTraceer verschil en neem actie
Controle:waarde en aantallen in EDI =
IDOC bestand
Nee
Ja
Crediteuren administratie
Corrigeer ordernummer
Ja
Ja
Ja
Ja
1
Business Proces Verwerking RL goederen factuur (MM) (2)
Ja
Hoeveelheidverschil aanwezig
Theoretische controle zolang winkels niet met SAP werken. Hoeveelheid in bestelling is kopie van de hoeveelheid op de factuur. Controle ligt bij de winkels.
Nee
Rapport (Excel file)
prijsverschillen
Beoordeel prijsverschillen
Bestandsbeheer
Crediteuren administratie
Post factuur (verschil boeken
op Prijsverschillen)
Gezien de tijdsdruk wordt factuur direct gepost. Vervolgens vindt de controle plaats
Bestandsbeheer
Traceer verschil en neem actie
Controle: waarde en aantallen IDOC
bestand = Cockpit (aantal en waarde)
Nee
2
Traceer verschil en neem actieJa
Pagina 39