Download - Presidentin ja sihteerin tehtävät
Presidentin ja sihteerin tehtävät
IPDG, DT Leila Risteli PETS 18.3.2012 Syötekeskus
Säilyttävät ja kasvattavat jäsenistöään
Säilyttävät ja kasvattavat jäsenistöään
Toimeen-panevat
onnistuneita projekteja
Toimeen-panevat
onnistuneita projekteja
Tukevat Rotary-säätiötä
Tukevat Rotary-säätiötä
Kasvattavat johto-
henkilöitä rotarya
palvelemaan
Kasvattavat johto-
henkilöitä rotarya
palvelemaan
Viisi palveluväylääKlubijohtosuunnitelma
Tehokkaat klubit
Tehokkaan klubin tuntomerkit
Presidentti
johtaa klubia ja vastaa sen toiminnan asianmukaisuudesta, haasteellisuudesta ja tehokkuudesta
huolehtii klubitoiminnan suunnittelusta ja varmistaa sen, että tavoitteet saavutetaan
delegoi tehtäviä ja varmistaa niiden asianmukaisen toteutuksen
innostaa jäseniä, antaa haastavia tehtäviämotivoi ja antaa tunnustustaedustaa klubia ulospäin
Käytännössä presidentti
johtaa klubikokoukset ja hallituksen kokoukset osallistuu aktiivisesti piirin toimintaan (koulutustilaisuudet,
piirikonferenssi) ja kannustaa muita osallistumaan toimii yhteistyössä klubin ja piirin johdon kanssa varmistaa klubin johtamisen ja palveluprojektien jatkuvuuden varmistaa sen, että klubi noudattaa RI:n nuoriso-ohjelmien
riskinhallinnan toimintaohjeita varmistaa sen, että klubin jokaisella komitealla on tavoitteet ja
että ne saavutetaan
johtaja vai hallinnoija?
Tärkeät päivämäärät: suunnittelu
klubin Rotarysäätiö-lahjoitustavoite DGE:lle (PETS) klubin jäsenkehitystavoite DGE:lle (PETS)Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille:
presidentti täyttää yhdessä hallituksensa kanssa ja toimittaa AG:lle niin, että tämä voi toimittaa sen DGE:lle 30.6.2012 mennessä
•6
Klubisihteerin tehtävät
kokouksista tiedottaminen; hallitus, komiteat, vuosikokous, vaalikokous jne.
pöytäkirjojen laatiminenklubin kirjeenvaihto ja arkisto
klubin posti tulee 1. sihteerilleviikkokokousten valmistelu yhteistyössä muiden
toimihenkilöiden kanssakuvattu Klubin sihteerin opaskirjassa, sovelletaan
harkiten oman klubin tarpeiden mukaanklubin viikkoseloste toimitetaan DG:lle, DGE:lle ja AG:lle
Tärkeät päivämäärät: jäsenasiat ja maksut
jäsentietojen jatkuva päivitys SR:n jäsentietojärjes-telmän kautta (www.rotary.fi/rekisteri/) SR:lle ja RI:lle
RI:n SAR-raportit (Semi-annual report) palautetaan 31.7.2012 ja 31.1.2013 mennessä
SR:lle piirin jäsenmaksut (sis. SR:n jäsenmaksut) 15.10.2012 ja 15.3.2013 mennessä
tulevan rotaryvuoden toimihenkilötiedot SR:lle ja RI:lle heti vaalikokouksen jälkeen, ennen 31.12.2012
matrikkelitiedot SR:lle tammikuussa 2013
•8
SR:n ja RI:n tietokannat kommunikoivat keskenään!
•9
1.7.2012
Juoksevasti:- jäsenistömuutosilmoitukset-kokouspaikka ja – aikamuutokset
Kuukausittain:- läsnäoloraportointi
Kesä
Huhti
Syys
Heinä
Maalis
Elo
Loka
Joulu
MarrasTammi
Helmi
Touko
Val
mis
tau
tum
inen
seu
raav
aan
vu
ote
en
RI:lle puolivuotis-raportti (SAR) ja per capita-maksut
Vuosikokous
RI:lle puolivuotisraportti (SAR)ja per capita -maksut
Official Directory-tiedot RI:lle ja SR:lle (uudet virkailijat)
SR:lle ja piirille maksuerä I
* SR:lle ja piirille maksuerä II* Matrikkelitiedot ajan tasalle
Toimintasuunnitelmat
Piirikonferenssiajankohta vaihtelee
PETS
Vaihtokokous xx.6.2012/2013
Nv-haku ja valinta
Nv-hakemukset tehty
Koulutusseminaarit
Nv-seminaari
Rotaryklubin vuosikelloSihteerin perustehtävät on merkitty punaisella
Vaalikokous
Muutostiedot yhdistysrekisteriin
•10
Klubin talous
talousarvio laaditaan keväällä 2012 yhdessä toiminnan suunnittelun kanssa
varmistetaan maksuvalmius!klubitoiminnan tuotot & kulut pidetään erillään
palvelutoiminnan tuotoista & kuluista
•11
Mille tilille maksut suoritetaan?
tilitiedot löytyvät rotarymatrikkelin alustapidä erillään – 3 eri tiliä!
Suomen Rotary Rotary International: jäsenmaksut ja mahdolliset lehtitilaukset
(The Rotarian) Rotarysäätiö: lahjoitukset eri rahastoihin, merkittävä selvästi
tarkoitettu rahasto (myös PolioPlus)
•12
Maksettavat jäsenmaksut
Suomen Rotary ry:n jäsenmaksu ja piirin per capita –maksu peritään 2 erässä, lasku tulee sihteerin osoitteella -> rahastonhoitajalle maksua varten lasku perustuu SR:n jäsenrekisterin tietoihin
piirin per capita –maksu päätetään piirineuvottelussa, esitys = 61 € lokakuun maksun yhteydessä peritään 2 € lääkäripankkiin Rotary Internationalin per capita –maksu on 2 x 26 US$ (peritään 2
erässä) lasku perustuu SAR-tietoihin
Klubin yhteys Rotary Internationaliin ja Rotarysäätiöön
sähköinen klubi-, jäsen- ja toimihenkilötietojen päivitys; jäsentiedot oltava ajan tasalla 31.5. ja 30.11., jotta SAR-lasku oikein
maksut hyvissä ajoin ennen deadlinea SAR-raportti ja maksutietolomake lähetetään presidentin ja
sihteerin allekirjoituksin RI:n Zürichin toimistoon Club and District Support (CDS) Inger Jaray Gabriela Gustafsson (suomi)
Rotarysäätiöön liittyvät asiat hoitaa Zürichissä Vanessa Court-Payen PHF ym. tunnustukset
•14
Kevään 2012 aikana tehtävää
raportti PETS:stä ja piirineuvottelusta klubin kokoukselle toimivan organisaation pystytys vuodeksi 2012-2013:
työnjako presidentti - sihteeri hallituksen jäsenien tehtävät klubikomiteat ja niiden tehtävät, luotettavat ja toiminnasta kiinnostuneet
vetäjät, klubin jokainen jäsen johonkin komiteaan nykyisen ja tulevan hallituksen yhteiskokous jäsenyystilanteen analyysi strategian ja klubijohtosuunnitelman päivitys klubineuvottelussa –
kaikki jäsenet pääsevät vaikuttamaan -> vuositavoitteet Suunnitteluoppaan täyttö klubin informointi tulevan rotaryvuoden toiminnasta klubin rekisteröitymistä syytä käsitellä, ellei sitä vielä ole tehty
Rotaryklubi = rekisteröity yhdistys?
ei automaattisesti, vaatii rekisteröitymisen yhdistysrekisteriin (www.prh.fi)
vain ry on oikeushenkilöSR:n jäsensivuilla Suomalaisen rotaryklubin
mallisäännöt, jotka soveltuvat rekisteröintiin kohdassa Klubihallinto periaatteessa näihin vain pakolliset asiat
virallisia sääntöjä täydentävät RI:n määrittämät Rotaryklubin säännöt ja Rotaryklubin järjestysmuoto
ry:n hallituksen jäsenissä tapahtuneet muutokset ilmoitettava yhdistysrekisteriin
Rotaryklubi = rekisteröity yhdistys?
piirissämme 35/40 rekisteröitynyttä klubiamiksi kannattaa rekisteröityä? tavoite: kaikki piirin klubit ovat rekisteröityneitä
yhdistyksiä rotaryvuoden loppuun mennessä