MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCESO GESTION DE NIVELES DE SERVICIO
“PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE CAMBIOS Y VERSIONES DE APLICATIVOS”
CODIGO
ELABORACIÓN
COMFAMILIAR PAGINA VERSIÓN
1. OBJETIVO
Definir e informar las actividades necesarias para controlar los cambios realizados a los sistemas de información de la Caja así como el paso de versiones de los ambientes de desarrollo, pruebas y producción.
2. ALCANCE
El presente procedimiento cubre todas las actividades de planeación, coordinación, monitoreo y comunicación de los cambios realizados a los sistemas de información y es de obligatorio cumplimiento para todos los Ingenieros de desarrollo de COMFAMILIAR HUILA.
3. DEFINICIONES
AMBIENTE DE DESARROLLO: Hace referencia a los equipos y software que son utilizados para realizar la funciones de diseñar y codificar los programas que conforman un aplicativo o sistema de información. El acceso de usuarios a este ambiente esta controlado y debe ser restringido exclusivamente a los analistas de desarrollo y programadores.
AMBIENTE DE PRUEBAS: Hace referencia a los equipos y software que son utilizados para realizar la prueba de funcionalidad y operatividad de los aplicativos desarrollados. Este sistema debe ser similar (en datos y configuración) al ambiente de producción con el fin de que las pruebas arrojen resultados según lo esperado y lo requerido. El acceso a este ambiente es exclusivo para los usuarios líderes encargados de probar los aplicativos desarrollados.
AMBIETE DE PRODUCCION: Hace referencia a los equipos y software en donde se ejecutan los aplicativos que soportan los procesos de la Caja. El acceso físico y lógico a estos sistemas es altamente controlado.
PRUEBAS PILOTO: Set de pruebas que se deben realizar a los aplicativos en los ambientes de prueba con el fin de verificar que la funcionalidad, operatividad y cumplimiento de requisitos del aplicativo desarrollado o cambio realizado cumplen con las especificaciones dadas. Estas pruebas se deben realizar antes de hacer el paso de versión a los ambientes de producción y deben ser ejecutadas por los usuarios lideres que solicitaron el cambio o nuevo desarrollo.
RFC (Request for change): Requerimiento de cambio. Es la solicitud que hace un usuario para realizar una modificación a un sistema de información existente o la solicitud de un nuevo aplicativo que apoye los procesos organizacionales. El origen de un RFC puede ser:
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Gestión de problemas: cambio solicitado para solución a errores conocidos. Nuevos servicios: desarrollo de nuevas funcionalidades de un sistema de
información. Actualización de software de terceros: implementar versiones recientes de
aplicativos desarrollados por terceros. Cumplimiento de normatividad legal
De acuerdo a la dificultad, importancia, prioridad e impacto que tiene el RFC se puede clasificar en:
Normal: los cambios solicitados pueden ser realizados siguiendo las actividades de acuerdo al procedimiento establecido. La demora en la implementación del cambio no afecta la operación normal de la Caja ni el cumplimiento normativo.
Urgente: Los cambios solicitados resuelven problemas graves que afectan la operación de la Caja o son imperativos para el cumplimiento de normatividad legal.
4. RESPONSABLES
CARGO PRINCIPALES RESPONSABILIDADESDueño o responsable de la información
Realizar las pruebas y aprobar los pasos de versión entre los ambientes de pruebas y producción.
Ingeniero de desarrollo Realiza los cambios de software en el ambiente de desarrollo.
Administrador del sistema Actualización del código fuente en producción.Coordinador de TI Seguimiento y control de procedimiento.
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
NORMA ISO/IEC 27001:2005ITIL
6. CONDICIONES GENERALES
Este procedimiento está alineado con la política de control de cambios de COMFAMILIAR HUILA.
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7. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
A continuación se enuncian los pasos que se ejecutan durante el procedimiento de control de cambios:
N° FLUJOGRAMADESCRIPCION DE
ACTIVIDADESRESPONSABLE REGISTRO
1 Generar el requerimiento del cambio por medio del aplicativo SANTI
Usuarios SANTI
2 Recibir y evaluar el cambio solicitado.
Dueño de la información
3 Documentar la causa del rechazo e informar al solicitante
Dueño de la información
4 Si la solicitud de cambio es aprobada, clasificar de acuerdo a la prioridad, dificultad e impacto
Dueño de la información
5 Continuar en el procedimiento de cambios de emergencia.
6 Aprobar la solicitud de cambio por el aplicativo SANTI.
Dueño de la Información
SANTI
Solicitar el cambio
Aprobación del cambio?
Evaluar el cambio
NO
SI
Clasificar el cambio
El cambio es de emergencia?
SI
NO
Aprobar la solicitud vía
SANTI
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7 Evaluar el requerimiento y definir la mejor alternativa para solucionarlo. Las alternativas pueden ser: Desarrollo de nueva
funcionalidad Compra de nuevo
aplicativo Parametrización de
aplicativo existente.
Coordinador de TI
8 Solicitar al Dueño de la información la elaboración de un caso de negocio en donde especifique claramente: Objetivo de la solicitud Beneficio operacional Beneficio económico Beneficio comercial Beneficio estratégico Presupuesto asignado
Coordinador de TI
9 Evaluar la solicitud de cambio y definir el impacto que puede causar sobre la aplicación objeto del cambio o sobre aplicaciones con que interactúe. Definir: Identificación de riesgos
del cambio Análisis del impacto que
genera el cambio en la aplicación desde el punto de vista técnico y de seguridad.
Análisis del impacto que general el cambio en otras aplicaciones con las que se interactúe directa o indirectamente.
Recursos necesarios para el cambio
Tiempo estimado Costo estimado (si se
requiere la intervención de un externo).
Una vez se tenga la documentación completa (incluyendo el caso de negocio), se remite al comité de tecnología para su evaluación y aprobación.
Coordinador de TI
Evaluar la solicitud de cambio y
seleccionar la mejor
alternativa
Compra de nuevo aplicativo
SI
NO
Evaluación del impacto del
cambio
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10 Con base en la documentación recibida realizar la evaluación del cambio solicitado.
Comité de tecnología
11 Informar al Dueño de la información indicando el motivo del rechazo.
Coordinador de TI
12 Definir y documentar el diseño técnico y el caso de uso del cambio solicitado y entregarlo al Ingeniero de desarrollo.
Dueño de la información
13 Si el cambio requiere compra de software, seguir el procedimiento de adquisición de software
Coordinador de TI
14 Desarrollar los cambios o realizar la configuración adecuada de acuerdo a las especificaciones técnicas y al caso de uso definido por el Dueño de la información. El desarrollo se debe realizar en al ambiente de desarrollo exclusivamente.
Ingeniero de desarrollo
15 Una vez el producto sea desarrollado, configurado o adquirido, se procede a pasar la versión del aplicativo al ambiente de pruebas
Coordinador de TI
16 Informar al desarrollador o proveedor para que realice los ajustes necesarios. Los ajustes se deben realizar en el ambiente de desarrollo. Una vez realizados retornamos a la actividad No. 15
Coordinador de TI
Evaluación del Cambio
Solicitud de cambio aprobada?
NO
SI
Documentar el diseño técnico
del cambio
Adquirir el software
Desarrollar o parametrizar el
(los) aplicativo(s)
Aprobar el paso de
versión al ambiente de
pruebas
Paso de versión aprobada?
NO
SI
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17 Realizar la instalación del nuevo aplicativo o el cambio del código fuente en el ambiente de pruebas e informar al Dueño de la información para la programación de pruebas.
Administrador del sistema
18 Realizar o coordinar las pruebas operativas, funcionales y de seguridad de acuerdo a las especificaciones realizadas. Las pruebas deben abarcar la totalidad del aplicativo y las funcionalidades en aplicativos externos con que se tenga relación directa e indirecta.
Dueño de la información
19 El Administrador del sistema devuelve el código fuente al ambiente de desarrollo para que el ingeniero de desarrollo haga los ajustes necesarios. Una vez realizados los ajustes vuelve el procedimiento a la actividad No. 17
Administrador del sistema
Realizar el paso de
versión
Realizar pruebas
funcionales
El resultado de las pruebas es satisfactorio?
NO
SI
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20 Solicitar el paso a producción. La documentación que se debe anexar a la solicitud es: Manuales técnicos y de
usuario actualizados Resultado de las pruebas
funcionales Plan de paso de versión a
producción (definir fecha y hora de acuerdo al impacto del cambio)
Informar a los usuarios el plan de cambio de versión (si el cambio afecta la operación normal)
Plan de contingencia en caso de que el cambio no sea exitoso en el ambiente de producción.
Plan de capacitación a usuarios finales (si es necesario)
VoBo del Coordinador de TI
Dueño de la información en coordinación con el Ingeniero de desarrollo
21 Verificar que la solicitud de paso de versión cuente con la documentación y aprobaciones requeridas.
Administrador del sistema
22 Devolver la solicitud indicando la causal de rechazo. Volver a la actividad No. 20
Administrador del sistema
23 En la fecha y hora programada para el cambio, realizar el backup de los aplicativos en producción que se ven afectados por el cambio
Administrador del sistema
24 Realizar el paso de versión al ambiente de producción o la instalación del nuevo aplicativo y base de datos de acuerdo a la documentación entregada.
Administrador del sistema
Solicitar el paso a
producción
Verificar la documentación de la solicitud
NO
Realizar backup de producción
SI
Realizar el paso de versión a
producción
La documentación y aprobaciones están OK?
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25 Evaluar el resultado del paso de versión o la instalación del aplicativo de acuerdo a la documentación entregada
Administrador del sistema
26 Ejecutar el plan de contingencia para reversar el cambio y devolver la última versión del aplicativo en funcionamiento. Ir a la actividad No. 31
Administrador del sistema
27 Actualizar la base de datos de versiones, entregar los medios magnéticos para custodia e informar al Dueño de la información el resultado del paso de versión
Administrador del sistema
28 Realizar pruebas que garanticen la operatividad, funcionalidad y seguridad de la nueva versión de software o del nuevo aplicativo.
Dueño de la información
29 Retornar a la actividad 26
30 Cerrar el caso en SANTI Dueño de la información
31 Evaluar las fallas que causaron el error en el paso de versión y realizar los ajustes correspondientes. Una vez realizados, retornar a la actividad No. 15
Paso de versión o instalación satisfactoria?
Evaluar el resultado del
paso de versión
NO
SI
Actualizar la base de datos de versiones e
Informar el resultado del
paso de versión
Realizar pruebas en ambiente de producción
Pruebas en producción satisfactorias?
NO
SI
Cerrar el caso en SANTI
Evaluar las fallas
presentadas
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PROCEDIMIENTO DE CAMBIOS DE EMERGENCIA
1 Verificar la situación de emergencia y el cambio solicitado.
Dueño de la Información
2 Informar vía mail o telefónica al Coordinador de TI el cambio que se debe realizar la justificación el impacto del mismo.
Dueño de la Información
3 Aprobar el cambio y hacer la solicitud del mismo vía mail o telefónica al Ingeniero de desarrollo
Coordinador de TI
4 Realizar los ajustes en el ambiente de desarrollo.
Ingeniero de desarrollo
5 Hacer la solicitud del cambio de versión adicionando el plan de contingencia en caso de que el cambio no sea satisfactorio.
Ingeniero de desarrollo
6 Implementar el cambio en el ambiente de producción y realizar la verificación del mismo.
Administrador del sistema
7 Ejecutar el plan de contingencia, devolver el cambio y notificar al ingeniero de desarrollo para que realice los ajustes y solicite el nuevo paso de versión.
Administrador del sistema
Verificar el cambio de
emergencia
Informar al Coordinador de
TI
Aprobar el cambio
Realizar el desarrollo del
cambio
Solicitar el cambio de versión
Realizar el cambio de versión
Cambio satisfactorio?
NO
SI
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8 Informar al dueño de la información el resultado del cambio y solicitarlo la entrega de la documentación del cambio debidamente diligenciada. La documentación que se debe entregar es: Manuales actualizados Formatos de aprobación
del cambio
Administrador del Sistema
9 Una vez entregada la documentación del cambio, cerrar el caso en SANTI
Dueño de la Información
8. CONTROL DE CAMBIOS
Elaboró Revisó AprobóFirma: Firma: Firma:
Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo:Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:
Informar el cambio
Cerrar el caso en SANTI