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Institute of Computer ScienceChair of Communication Networks
Prof. Dr.-Ing. P. Tran-Gia
Vorlesung
Professionelles Projektmanagement in der Praxis
Prof. Dr. Harald Wehnes
Veranstaltung 8 – Teil 1 (15.06.2015)Projektkommunikationsmanagement und Projektmarketin g
SS 2015
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2 2Professionelles Projektmanagement in der Praxis 2
Agenda (15.06.2015)
� Organisatorisches
� Ergebnis der Vorlesungsevaluation
� Abnahme der Pre-Prototypen und Lösungen der Aufgabe 7 (PL der Teams 5-9)
� Projektkommunikation
� Projektmarketing
� Aufgabe 8: Projektkommunikation und Marketing
Heute Videoanalysen vom 8.6. und 15.06.2015
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3 3Professionelles Projektmanagement in der Praxis 3
Termine: Änderung
� Vorträge
� Abschlussveranstaltung (Dauer: ca. 2,5 h): 13.07.2015, 13:00 Uhr
� Klausur (Dauer: 80 Minuten): 20.07.2015, 11:00 Uhr (10:30)
� PM-Zertifizierung (Dauer: 120 Minuten): 20.07.2015: 15:00 Uhrweiterer Termin bei Bedarf
Team 27.04.2015 04.05.2015 18.05.2015 01.06.2015 08.06.2015 15.06.2015 22.06.2015 29.06.2015 06.07.2015 13.07.2015
Pre-Prototype-
Abnahme Projekt-Abnahme
1 x x x x x x
2 x x x x x x
3 x x x x x
4 x x x x x x
5 x x x x x x
6 x x x x
7 x x x x x x x
8 x x x x x x x
9 x x x x
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4 4Professionelles Projektmanagement in der Praxis 4
Vorlesungsevaluation: Ergebnisse
Frage 1 2 3 4 5 Gesamt
Vortrag / Präsentation verständlich? 7 12 2 2 0 1,96
Vorlesungsinhalte 5 6 9 1 2 2,52
Folien-Qualität 6 9 3 4 1 2,35
Beispiele (und Workshop-Teile) 3 8 8 3 1 2,61
Genutzte Zeit für Beispiele angemessen 5 3 10 4 1 2,70
WueCampus2 Kursraum 9 11 1 1 1 1,87
Roter Faden ist erkennbar 6 8 5 2 2 2,39
Rahmenbedingungen für Projektarbeiten 2 9 6 5 1 2,74
Sind die Pausen in der Vorlesung angemessen? 6 5 3 6 3 2,78
Relevanz der Veranstaltung für das Berufsleben 7 9 4 1 2 2,22
Gesamtbewertung 3 13 4 2 1 2,35
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5 5Professionelles Projektmanagement in der Praxis 5
Vorlesungsevaluation: Was ist besonders gut an der Veranstaltung und sollte ausgebaut werden?
� Gute Balance von Praxis und Theorie
� Sehr gute Inhalte, angenehmes Tempo, verständliche Vermittlung der Inhalte, direkte Anwendung der Inhalte auf das eigene Projekt
� MS-Project-Einbindung ist sehr hilfreich und sollte viel früher beginnen. Z.B. die Zeiteinteilung wäre hiermit viel einfacher möglich und es kommt später nicht zu irgendwelchen Ressourcenüberlastungen
� Wertvolle Tipps für das Berufsleben. Sehr praxisorientierte Vorlesung. Dozent wirkt sehr kompetent. Man lernt etwas fürs Leben
� Workshop-Teile: Sie sind sinnvoll, weil man so in der Vorlesung merkt, ob man die Aufgaben richtig verstanden hat. Zukünftig vllt. Hinweis auf nötige Unterlagen vom Projekt
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6 6Professionelles Projektmanagement in der Praxis 6
Vorlesungsevaluation: Was ist nicht so gut und könnte wie verbessert werden?
� Keine klare Regelung für Pausenzeiten in der Vorlesung (z.B. 20 min Pause nach 90 min Vorlesung) für Mensabesuch / keine Pausen kurz vor Ende der Vorlesung
� Teilweise werden Themen erst spät eingeführt, wie die MTA, die dann rückwirkend bearbeitet werden müssen. (bei Bearbeitung kein Wissen über Auswirkungen auf das Projekt)
� Microsoft Project ist etwas überzogen und zu umfangreich für "kleine" Projekte
� Teilung der 4h Vorlesung in 2h Vorlesung und 2h Übungsteil an verschiedenen Tagen aufsplitten
� Abgaben am Freitag zu früh, da unter der Woche oft keine Möglichkeit für Treffen besteht
� Ergebnisse der Studenten härter und kritischer bewerten, so wie in der Praxis üblich
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7 7Professionelles Projektmanagement in der Praxis 7
Vorlesungsevaluation: Wünsche
� Mehr Zeit für Teamfindung (nicht direkt in der 1. Vorlesung) und nicht Teammitglieder wild zusammenwürfeln, wenn nicht nötig
� Mehr Zeit für Auswahl des Projektes
� Zeit des Semesters besser nutzen und nicht nur die 12 Wochen der Vorlesungszeit. Projekte bis zum Ende des Semesters laufen lassen für bessere Ausarbeitungen und höhere Qualität für eventuelle Ausgründung.
� Nach Abschluss der Planung weniger Theorie-Aufgaben, um mehr Zeit für eigentliches Projekt zu haben.
� Anwesenheitspflicht abschaffen. Eine interessante Vorlesung würde auch ohne Zwang gut besucht werden.
� Beispielaufgaben ähnlich zur Klausur zeigen, um Vorstellung zu bekommen, was erwartet wird
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8 8Professionelles Projektmanagement in der Praxis 8
Vorlesungsevaluation: Erste Änderungen
1. Feste Pausenregelung
� 13:45 – 14:15
2. Verlängerung Abgabefristen
� NEU: Von Freitag 24:00 � Samstag 24:00
3. Vorlesungsunterlagen: NEU pro Vorlesung 1 Datei
4. Optimierung Website
� Templates, die für Aufgaben erforderlich sind, stehen bei den Aufgaben (und nicht mehr bei den Vorlesungsfolien) – für jede Übung ein Ordner
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9 9Professionelles Projektmanagement in der Praxis 9
Aufgabe 7: Projektrisikomanagement
Führen Sie eine Risikoanalyse mit Maßnahmenplanung zur Risikobegegnung durch:
1. Identifizieren Sie die größten Risiken (mind. 4) Ihres Projektes
2. Beschreiben Sie diese Risiken und geben Sie die Risikoart, Ursachen und Auswirkungen an (Risiko-Tabelle)
3. Führen Sie eine quantitative Bewertung von mindestens 3 Risiken durch: Eintrittswahrscheinlichkeit, monetäre Schadens- und Risikowerte
4. Planen Sie zu diesen Risiken präventive (risikovermeidende) und/ oder korrektive (schadenmindernde) Maßnahmen – mit Kostenschätzungen
5. Treffen Sie Entscheidungen zur Umsetzung der Maßnahmen – mit Festlegung der Verantwortlichkeiten und Termine
6. Führen Sie eine Neubewertung der Risiken auf der Basis der erwarteten Maßnahmeneffekte durch
+ Abnahme Pre-Protoypen
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10 10Professionelles Projektmanagement in der Praxis 10
Agenda (15.06.2015)
� Organisatorisches
� Ergebnis der Vorlesungsevaluation
� Abnahme der Pre-Prototypen und Lösungen der Aufgabe 7 (PL der Teams 5-9)
� Projektkommunikation
� Projektmarketing
� Aufgabe 8: Projektkommunikation
Heute Videoanalysen vom 8.6. und 15.06.2015
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11 11Professionelles Projektmanagement in der Praxis 11
Agenda (Projektkommunikationsmanagement)
� Kommunikationsmodelle und -theorien
� Sender-Empfänger-Modell
� Eisberg-Modell
� 4-Ohren-Modell
� Regeln für gute Kommunikation
� Projektkommunikationsmanagement
� Kommunikationsplan
� Projektbesprechungen
� Strukturiertes Meeting Management
� Praxis-Beispiel
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12 12Professionelles Projektmanagement in der Praxis 12
Des Bären Todesliste!
Große Aufruhr im Wald!
Es geht das Gerücht um, der Bär habe eine Todesliste. Alle fragen sich, wer denn nun da drauf steht. Als erster nimmt der Hirsch allen Mut zusammen und geht zum Bären und fragt ihn:
“Sag mal Bär, steh ich auch auf deiner Liste?”
“Ja,” sagt der Bär “auch dein Name steht auf der Liste.”
Voller Angst dreht sich der Hirsch um und geht. Und wirklich, nach zwei Tagen wird der Hirsch tot aufgefunden.
Die Angst bei den Waldbewohnern steigt immer mehr, und die Gerüchteküche um die Frage, wer denn nun auf der Liste stehe, brodelt. Der Keiler ist der erste, dem der Geduldsfaden reißt und der den Bär aufsucht, um ihn zu fragen, ob er auch auf der Liste stehen würde.
“Ja” antwortet der Bär “auch du stehst auf der Liste”.
Verängstigt verabschiedet sich der Keiler vom Bären. Und auch ihn fand man nach zwei Tagen tot auf. Nun bricht die Panik bei den Waldbewohnern aus. Nur der Hase traut sich noch den Bären aufzusuchen.
“Bär, steh ich auch auf der Liste?”“Ja, auch du stehst auf der Liste”“Kannst du mich da streichen?”“Ja klar, kein Problem!”
Die Moral von der Geschicht’: Kommunikation ist alles!
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13 13Professionelles Projektmanagement in der Praxis 13
Sender-Empfänger Modell (nach Shannon -Weaver)
Sender Empfänger
Übertragungskanal
Übertragungskanal
Nachricht
Feedback
Sender� Setzt den Prozess in Gang� Formuliert die Nachricht� Wählt Übertragungsmedium
Empfänger� Nimmt die Nachricht entgegen� Entschlüsselt die Nachricht
Übertragungskanal: Verbindung zwischen Sender und Empfänger
Feedback: Empfänger sendet ein Signal (Reaktion) zurück
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14 14Professionelles Projektmanagement in der Praxis 14
Kommunikation ist nicht immer einfach!
Zwischen Sender und Empfänger lauern potentielle Kommunikationsstörungen
Konrad Lorenz (Verhaltensforscher)• „gedacht” ist nicht gesagt…
• „gesagt” ist nicht gehört…
• „gehört” ist nicht verstanden…
• „verstanden” ist nicht einverstanden…
• „einverstanden” ist nicht gekonnt…
• „gekonnt“ ist nicht getan…
• „getan” ist nicht behalten…
• „behalten“ ist nicht beibehalten…
Internationale Projekte: Kulturelle Unterschiede!
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15 15Professionelles Projektmanagement in der Praxis 15
Kommunikation ist ein wichtiger Erfolgsfaktor
Der Empfänger bestimmt die Botschaft:Nicht das, was gesagt wird, ist entscheidend, sondern das, was beim Empfänger ankommt!
Sender Empfänger
FilterBeabsichtigteBotschaft
Erhaltene Botschaft (Gefiltert)
„ Ich weiß nicht, was ich gesagt habe, bevor ich nich t die Antwort des anderen darauf gehört habe .“ (Norbert Wiener, Mathematiker)
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16 16Professionelles Projektmanagement in der Praxis 16
Grundregeln (Axiome) der Kommunikation (nach Paul Watzlawick)
1. Man kann nicht nicht kommunizieren
2. Jede Kommunikation hat einen Inhalts- und einen Beziehungsaspekt. Der Beziehungsaspekt bestimmt den Inhaltsaspekt.
3. Kommunikation ist immer Ursache und Wirkung Wenn zwei Personen sprechen oder handeln, so bedingt das Verhalten der einen Person das Verhalten der anderen. Dabei erleben beide oft das Verhalten der anderen Person als Ursache des eigenen Verhaltens.
4. Menschliche Kommunikation bedient sich analoger (Inhaltsaspekt) und digitaler (Beziehungsaspekt) Modalitäten. Es ist nicht wichtig, was A sagt, sondern wie es bei B ankommt
5. Kommunikation ist entweder symmetrisch oder komplementärje nachdem ob die Beziehung zwischen den Partner auf Gleichgewicht oder Unterschiedlichkeiten beruht
Quelle: www.paulwatzlawick.de
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17 17Professionelles Projektmanagement in der Praxis 17
Eisbergmodell
Sachebene (bewußt): WAS wir kommunizieren (Fakten, Argumente)
Projektleiter, die sich nur auf die Sachebene (= Inhaltsebene) konzentrieren, übersehen die menschlichen Bedürfnisse, Erwartungen und Gefühle � Stakeholdermanagement
Beziehungsebene(mehr oder weniger unbewußt): WIE wir kommunizieren(Form, Art und Weise)
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18 18Professionelles Projektmanagement in der Praxis 18
4-Seiten -Modell nach Schulz von Thun
Sachebene
Beziehungs-ebene
ApellSelbst-offen-
barung Nachricht
Erweiterung und Verfeinerung des Sender-Empfänger Modells (synonym Nachrichtenquadrat, Kommunikationsquadrat, Vier-Ohren-Modell)Jede Nachricht besteht aus 4 Seiten (v. Thun)
SenderEmpfänger
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19 19Professionelles Projektmanagement in der Praxis 19
Darstellung als 4-Ohren -Modell (Schulz von Thun)
Quelle: Wikipedia
Darstellung aus Empfängersicht
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20 20Professionelles Projektmanagement in der Praxis 20
Beispiel: Wir sind eine Woche hinter dem Termin
„ Wir sind eine Woche hinter dem Termin“
(PL)
Sachebene :„Wir haben
eine Verzögerung
von einer Woche“
Apell :„Ich erwarte,
dass die Verzögerung
durch verstärkten
Einsatz aufgeholt wird“
Beziehungs-ebene :
„Ich bin von Euch sehr enttäuscht"
Selbstoffen-barung:
„Damit bin ich nicht
einverstanden“
Interpretation A
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21 21Professionelles Projektmanagement in der Praxis 21
Beispiel: Wir sind eine Woche hinter dem Termin
„ Wir sind eine Woche hinter dem Termin“
(PL)
Sachebene :„Wir haben
eine Verzögerung
von einer Woche“
Apell :„Macht weiter so wie bisher“
Beziehungs-ebene:
„Ihr macht gute Arbeit"
Selbstoffen-barung:„Ich bin
erleichtert, dass es nicht
mehr ist“
Interpretation B
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22 22Professionelles Projektmanagement in der Praxis 22
Workshop: 4-Ohren -Modell
"Ich kann den aktuellen
Statusbericht nicht finden“
(PL)
Sachebene :Der Bericht ist nicht da, wo
ich ihn erwartet habe
Apell :Sagt mir wo
der Bericht ist.
Beziehungs-ebene:
Ich bin sehr enttäuscht
Selbstoffen-barung
Ich erwarte, dass der Bericht
eingepflegt wurde.
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23 23Professionelles Projektmanagement in der Praxis 23
Kommunikation: wichtige PL -Fähigkeit
Nach Bohinc (2008) ist die Kommunikation die wichtigste Fähigkeit für einen erfolgreichen Projektmanager
� Beschreibung: Kommuniziert engagiert, fasst Ergebnisse zusammen, stellt Fragen, um Sachverhalte zu klären, ist ein geschätzter Gesprächspartner für Mitarbeiter und Kunden
� Regeln für gute (Projekt-)Kommunikation� Höre aktiv zu � Stelle Fragen
„Bad leaders have all the answers; good leaders have the best questions“
� Stelle sicher, dass Dein Gesprächspartner Dich verstanden hat� Wähle sorgsam, was Du sagst und tust, damit andere Dich verstehen � Beachte Körpersignale � Kommuniziere in der „ich“-Form statt „man“ � Sprich Deine persönlichen Eindrücke und Wünsche klar aus � Gib Denkanstöße
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24 24Professionelles Projektmanagement in der Praxis 24
Projektkommunikationsmanagement
� Kommunikationsplanung � Anforderungen der Stakeholder� Kommunikationstechnologie � Kommunikationswege
� Projektreporting (Fortschrittsberichtswesen) � Sammeln und aufbereiten von Fortschrittsinformationen:
Statusreports, Trendanalysen, EVAs usw.� Planfortschreibungen erarbeiten und kommunizieren
� Administrativer Abschluss� Erzeugen und sammeln von Informationen, um eine Projektphase
oder den Projektabschluß zu formalisieren
� Informationsverteilung� Termingerechte Bereitstellung relevanter Informationen
Projektkommunikation ist ein kritischer Erfolgsfaktor
Kommuni-kations-
plan
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25 25Professionelles Projektmanagement in der Praxis 25
Interne und externe Kommunikation
� Projekt-interne Kommunikation(Informationen innerhalb des Projektteams) � Sämtlich Planungsunterlagen� Projektteam-Besprechungen � Rückmeldungen von Projektmitarbeitern,
AP-Verantwortlichen und Teilprojektleitern� Rückmeldung über Ergebnisse von Besprechungen
mit Externen, LA-Meetings u.ä.
� Projekt-externe Kommunikation(Informationen, die an Stakeholder außerhalb des Projektes gegeben werden) � Berichte (Status, Abschluss)� Präsentationen� Marketing-Maßnahmen
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26 26Professionelles Projektmanagement in der Praxis 26
Kommunikationsplanung
� Planungsziel: Projektstakeholder zeitnah, angemessen, proaktiv und ehrlich über den Projektfortschritt und besondere Projektereignisse informieren
Informationswege und -verantwortliche
� Sender und Empfänger der Informationen
� Informationsinhalte� Rahmen: Sitzung,
Pressekonferenz, Kongress/Fachtagung
Informationsarten und -medien
� Mündlich: Vorträge, Einzelgespräche, Meetings
� Schriftlich: Mail, Brief Projektplattform, Unter-nehmensnachricht
Informations-häufigkeit
� Zeitpunkte� Periodische Termine� Anfängliche,
wiederholte und abschließende Kommunikation
� Planungskomponenten
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27 27Professionelles Projektmanagement in der Praxis 27
WEN Stakeholder
WAS Inhalte
WIE Form/ Maßnahmen/Dokumententyp
WER Verantwortlicher
WANN Termine
Systematische Kommunikationsplanung: 5 W -Fragen
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28 28Professionelles Projektmanagement in der Praxis 28
Wie?Was?
Startinformationen
Statusberichte
Entscheidungen
Erfolgsmeldungen
Ergebnisse
Projektabschluss
Roll-Out
Wen?
Mitarbeiter
Führungskräfte
Vorstand / Steuerkreis
Lenkungsausschuss
Leiter der UE
Ressortdirektoren
Personalrat
Selbstverwaltung
Feedback
Externe
Intranet/Internet
Telefon
Flyer
Marktplatz
Pers.versamml.
PM-Portal
Wikis
Film, Video
MA-Zeitung
Brief
Gem. Laufwerk
Poster
Forum
Präsentation
Gespräche
Konferenzen
Web-/Tel-Konf.
Messen
Presseartikel
Pressekonf.
Anzeigen
Event
Veranstaltung
P-Name, Logo
Projektmotto
Schw. Brett
Planungen
Kommunikations-Baukasten
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29 29Professionelles Projektmanagement in der Praxis 29
Wann? Was? Wer? Wie?
Projektbeginn
Im Projektverlauf
Projektinhalte
Zwischen-ergebnisse
PMO (Zentrales Projektbüro)
Projektleitung
Intranet
Persönlich Intranet
Wen?
Alle Mitarbeiter
Steuerkreis, LA, Leiter UE, alle Stakeholder
Projektende Ergebnisse Projektleitung Intranet Alle Mitarbeiter
Darüber hinaus weitere Info-Pflichten – abhängig vom Projekt
Kommunikationsplan
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30 30Professionelles Projektmanagement in der Praxis 30
Projektkommunikationsplan / -matrix
Der Bedarf an Kommunikation jedes einzelnen Stakeholders wird ermittelt und in einer Kommunikationsmatrix zusammengefasst:� Inhalte / Botschaften � Erwartete Wirkung � Kommunikationsmedium � Verantwortlicher � Beteiligte � Termin / Frequenz � Status
Beispiel:
Vgl. Vorlage Kommunikationsplan.xls
ZielgruppeInhalte/
Botschaften erwartete Wirkung
Kommunikations-medium
Verantwort-licher
BeteiligteTermin /
Frequenz Status
VeranstalterPrototyp testen
+ Feeback einholen
Verbesserungs-vorschläge
Meeting AK Team 30.06.noch nicht begonnen
Auftraggeber StatusberichtUnterstützung des
Projektes Status-Template PL Team 14-täglich Läuft
GästePrototyp testen
+ Feeback einholen
Verbesserungs-vorschläge
Fragebogen, Interview
AK Team 30.06.noch nicht begonnen
Drittanbieter (z.B. Paypal)
Richtlinien zur Einbindung
Funktionsfähigkeit des Prototyps
Website HT RS 15.5. In Arbeit
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31 31Professionelles Projektmanagement in der Praxis 31
Workshop: Projektkommunikationsplan
Erstellen Sie einen Kommunikationsplan für Ihr Projekt Planen Sie beispielhaft eine Kommunikationsmaßnahme für einen besonders wichtigen externen Stakeholder (Zeitansatz: 10 Minuten)
Vorlage: Kommunikationsplan.xls
ZielgruppeInhalte/
Botschaften erwartete Wirkung
Kommunikations-medium
Verantwort-licher
BeteiligteTermin /
Frequenz Status
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32 32Professionelles Projektmanagement in der Praxis 32
Stakeholder Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Medi en
Inhalt V P Z PR: PräsentationSteuerkreis Medium PR PR PR Int: intro:Vorstand Verantwortlichkeit A P P O-D: ODIN-Direktoren RS
Status erl. erl. erl. O-A: ODIN-Artikel
Inhalt V TE P PIN: PINDirektoren Medium PR O-D PR NL: NewsletterDLZ-Leiter Verantwortlichkeit A P P PP: PM-Portal
Status erl. erl. erl. G: Gespräche
Inhalt V P WS: WorkshopGPR Medium PR PIN
Verantwortlichkeit A P InhalteStatus erl. in 2007 V: Vorinformation
Inhalt P S: StartinformationVZB-Leiter Medium PR P: Projektvorstellung
Verantwortlichkeit P Z: ZwischeninformationStatus erl. R: Rolloutplan
Inhalt V P P S Z TE: Testergebnisse APSIT-Mitarbeiter Medium WS WS WS PR PR
Verantwortlichkeit A A A P P VerantwortlicheStatus erl. erl. erl. erl. erl. A: Auftraggeber
Inhalt S TE P: ProjektleiterAlle Medium O-A O-D TPL: Teilprojektleiter Qualifizierung
Verantwortlichkeit P + ZPB PStatus erl. erl.
neu gegenüber Planung
Praxisbeispiel: Kommunikationsmatrix NIMBUS
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33 33Professionelles Projektmanagement in der Praxis 33
Praxisbeispiel: Projektkommunikationsmanagement
� Workshop "Collaboration" Festlegung der Projekt-internen Kommunikationstechnik
� Workshop "Kommunikationsplan" zur Erstellung des Kommunikationsplans der externen Kommunikation
� Umsetzung der Maßnahmen
� Prüfung der Ergebnisse, Anpassung und Weiterentwicklung des Kommunikationsplans � TOP „Projektkommunikation“ auf der Agenda der Status-Meetings � Teilprojekt „Qualifizierung und Kommunikation“
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34 34Professionelles Projektmanagement in der Praxis 34
Relevanz der Kommunikationsformate und ihre tatsächliche Nutzung (Studie)
Quelle: Katja Nagel: Anspruch und Wirklichkeit der Projektkommunikation - eine empirische Studie unter Projektmanagern. projektMANAGEMENTaktuell, 3/2013, S. 29 - 31
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35 35Professionelles Projektmanagement in der Praxis 35
Projekt-interne Regelkommunikation
� Spielregeln zur Zusammenarbeit und zur Kommunikation� Termine und Ort von Besprechungen � Protokoll: Führung und Verteilung � Austausch und Ablage von Dokumenten
� Eskalationswege� Wie ist das Vorgehen bei Problemen oder Unklarheiten?
� Sonstige Kommunikationsrichtlinien� Projektordner zur Dokumentenablage� Projekt-Portal, ggf. Unterportale für Teilprojekte
– Projektinformationen (Projektereignisse, Veranstaltungen)– Dokumentenablage (mit Versionierung)– Projektlisten: ToDo-, Risiko-Listen– Wichtige Links
� Mail-Verteiler� Wikis� Foren
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36 36Professionelles Projektmanagement in der Praxis 36
Praxisbeispiel: Projekt-interne Kommunikation
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37 37Professionelles Projektmanagement in der Praxis 37
Praxisbeispiel: Geregelte Eskalation
PMA
TPL
PL
GF Projekt-Pate
Lenkungs-ausschuss
gemäßSpielregeln
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38 38Professionelles Projektmanagement in der Praxis 38
Praxisbeispiel: Projektordner
Namenskonventionen für Dateien
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39 39Professionelles Projektmanagement in der Praxis 39
EinsatzregelnAlle Projektmitarbeiter haben • lesenden Zugriff auf alle
Informationen und Dokumente• schreibenden Zugriff auf
ihre Teilprojektseiten
Praxisbeispiel: Projektportal NIMBUS
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40 40Professionelles Projektmanagement in der Praxis 40
Praxisbeispiel: Standardisierte Projekt-Website (kubus IT)
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41 41Professionelles Projektmanagement in der Praxis 41
Projektbesprechungen
Projekt-besprechungen
Regelmäßige
Ergebnis-gesteuerte
Ereignis-gesteuerte
� Zum direkten Informationsaustausch� Grundlage einer gezielten Projektsteuerung
– insbesondere bei Schwierigkeiten –
Fest vereinbarte Termine (Jour fixe) für Statusbesprechungen
Entscheidungen über den Start/ Abschluss von Phasen/Meilensteinen
Sonderthemen aus dem Projektverlauf; Zusammenkunft wegen eines uner-warteten Ereignisses (z.B. einer Krise)
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42 42Professionelles Projektmanagement in der Praxis 42
Regelmäßige Projektbesprechungen
� Ziel: Ermittlung des ProjektstatusProjektstatus-Sitzungen (PSS)� Kernteam-Meetings� Teilprojekt-Meetings
� Zeitpunkt: Regelmäßigz.B. wöchentlicher, 14-tägiger, monatlicher Jour-fixe
� Hauptaufgaben� Projektstatus feststellen� Diskussion von Problemen (problem of the day, PoD)� Informationen austauschen� Planabweichungen (Termine, Kosten, Aufwand) besprechen � Erforderliche Steuerungsmaßnahmen ausarbeiten� Teamgeist fördern und Motivation steigern� Stakeholder-, Risiko-, Kommunikations- und Qualitätsmanagement� Vorbereitung von Lenkungsausschuß-Sitzungen und Projekt-Events
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43 43Professionelles Projektmanagement in der Praxis 43
Ergebnis-gesteuerte Projektbesprechungen
� Ziel: Treffen von Entscheidungen� Teilnehmer: Lenkungsausschuss, PL, Controller� Zeitpunkt: Wichtige Ergebnisse liegen vor bzw. sollten gemäß Planung
vorliegen und sind abzunehmen
� Beispiele:� Abnahme von Meilensteinen� Freigabe der Folgephase� Unterbrechung des Projektes� Abnahme (Beendigung) des Projektes
� Alle zur Entscheidung anstehenden Punkte werden in Beschlussvorlagen zusammengefasst
� Sitzungsergebnis: Entscheidung über das weitere Vorgehen im Projekt (GO / NOGO)
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44 44Professionelles Projektmanagement in der Praxis 44
Ereignis-gesteuerte Projektbesprechungen
� Ziel: Lösung von großen, unvorhergesehenen Problemen � Teilnehmer: Zusammensetzung nach Art des Ereignisses
� Bei Krisensituationen: Projektleitung, Kernteam, Auftraggeber, Lenkungsausschuss
� Meistens: Spezialistenteam, auch Nicht-Projektteammitarbeiter, zur schnellen bzw. nachhaltigen Lösung des Problems
� Zeitpunkt: im Bedarfsfall
� Beispiele� Projektkrisen� Plötzlich geänderte Rahmenbedingungen
(z.B. Gesetzesänderung, Marktereignis)� Erhebliche Personalprobleme (z.B. Ausscheiden des PLs)� Erhebliche Planungsabweichungen (Zeit, Kosten, Ergebnis)� Erhebliche Liefer- und Bestellprobleme� Schwierige entwicklungstechnische Sachprobleme
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45 45Professionelles Projektmanagement in der Praxis 45
Professionelles Meeting Management
� Sorgfältige Vorbereitungen
� Strukturierte Durchführung nach IDEE-Prinzip (Information, Diskussion, Entscheidung, Ergebnissicherung)
� Wirkungsvolle Nachbetrachtung
Checkliste: Vorbereitung� Zieldefinition� Teilnehmer� Unterlagen� ...�
�
AbgestimmteErgebnis-
Niederschrift
am Meetingende
Checkliste: Durchführung� Einstieg
� Spielregeln
� TO
� ...
�
Checkliste: Nachbetrachtung
� Ergebnisqualität � Richtige Teilnehmer� Nacharbeiten
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46 46Professionelles Projektmanagement in der Praxis 46
Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Meetings
� Vorbereitung� Oberziel und Einzelziele je Thema festlegen� Tagesordnung – möglichst mit Zeitfenster pro Thema � Ermittlung der erforderlichen Teilnehmer� Organisation des Meetings: Räumlichkeiten, Einladung � Vorbereitungsarbeiten festlegen, verteilen und monitoren
� Durchführung� Klare und informative Eröffnung
(Ziele, Themen, Tagesordnung, ggf. Vorstellung der Teilnehmer)� Moderation des Sitzungsablaufs:
Information � Diskussion � Entscheidung � Ergebnissicherung � Einhalten des Zeitrahmens je Thema� Festhalten von Ergebnissen, ToDos und offenen Punkten� Verteilung der Ergebnisdokumentationen� Abschlussrunde am Meeting-Ende
� Nachbereitung� Nachbetrachtung: Was war gut? Was könnte beim nächsten Mal besser
gemacht werden? Weitere Meetings erforderlich? � Nachverfolgung der vereinbarten Maßnahmen
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47 47Professionelles Projektmanagement in der Praxis 47
Mit „Problem of the day“spannende, Ergebnis-orientierte Besprechungen
Alternierend
� Präsenzmeeting
� Webkonferenz
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48 48Professionelles Projektmanagement in der Praxis 48
Besprechungskultur: 10 Gebote
1. Jede Besprechung hat ein klar definiertes Ziel
2. Jede Besprechung hat eine Tagesordnung
3. Jede Besprechung hat die richtigen Teilnehmer
4. Jede Besprechung erfordert optimale Vorbereitung
5. Jede Besprechung erfordert einen Moderator
6. Jede Besprechung erfordert pünktliche Teilnahme
7. Jede Besprechung verläuft nach fairen Spielregeln
8. Jede Besprechung hat klare Ergebnisse
9. Zu jeder Besprechung gibt es am Besprechungsende (oder zeitnah dazu) eine abgestimmte Niederschrift mit den Ergebnissen und einer ToDo-Liste
10. Jede Besprechung führt zu verbindlichen Umsetzungen
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49 49Professionelles Projektmanagement in der Praxis 49
Praxisbeispiel: Projektstatus Meetings
� 14-täglich
� alternierend
� Präsenzsitzung
� Webkonferenz
� Prozess
� Bereitstellung eines Folienskeletts
� Jeder TPL stellt ein
– TP-Status
– Entscheidungsvorlagen
– Sonderthemen
� Vervollständigung des Foliensatzes in der Besprechung
� Beispiel Kernteam-Meeting
Templates� TP-Status� Entscheidungsvorlage
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50 50Professionelles Projektmanagement in der Praxis 50
Agenda (15.06.2015)
� Organisatorisches
� Ergebnis der Vorlesungsevaluation
� Abnahme der Pre-Prototypen und Lösungen der Aufgabe 7 (PL der Teams 5-9)
� Projektkommunikation
� Projektmarketing
� Aufgabe 8: Projektkommunikation und Marketing
„Der Erfolg eines Projektes hängt hauptsächlich von zwei Dingen ab:1. Glück und2. einem tollen Projektnamen“
Scott Adams: Das Dilbert-Prinzip
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51 51Professionelles Projektmanagement in der Praxis 51
Ziele des Projektmarketings
� Akzeptanz für das Projekt wird geschaffen
� Vertrauensbasis für störungsfreies Arbeiten
� Optimale Unterstützung für das Projekt
� Spannungen und Konflikte werden proaktiv vermieden
� Wertigkeit/Bedeutung des Projektes wird gesteigert
� Motivation der Projektmitarbeiter wird erhöht
� Offene Information über das Projekt
� Schafft Vertrauen
� Verhindert Gerüchteküche und Unsicherheiten bei Personen, die im Projekt nicht mitwirken, aber vom Projekt betroffen sind
Motto: „Tue Gutes und rede darüber“
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52 52Professionelles Projektmanagement in der Praxis 52
Projektmarketing sorgt für Akzeptanz des Projektes
1. Stakeholder
-Analyse
2. Marketing-Planung
3. Plan-umsetzung
4. Controlling
0. Projekt-marketing-Planung
5. Erfahrungs-sicherung
Festlegung vonVerantwortlichkeiten
und Vorgehen für das Projekt-
Marketing Liste der Marketingmaßnahmen mit Verantwortlichkeiten und Terminen
P.-Marketing erfordert Zeit und Ressourcen� Angemessenheit!
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53 53Professionelles Projektmanagement in der Praxis 53
Projektmarketing: Inhalte
� Motivation für den Sinn und Nutzen des Projektes mit Begeisterungvermitteln
� Inhalte
� Allgemeine Informationen zum Projekt (Projektziele, Projektorganisation, Terminrahmenplanung u.ä.)
� Welche Erwartungen haben die einzelnen Zielgruppen?
� Welchen Nutzen hat die jeweilige Zielgruppe vom Projektergebnis?
� Konsequenzen
� Jeweils Zielgruppen-spezifische Darstellungen
� Wichtig: Offene und umfassende Information
� Projektmarketing ist Aufgabe aller Teammitglieder
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54 54Professionelles Projektmanagement in der Praxis 54
Projektmarketing -Tipps: Projektstart-Marketing
� Projektname
� Einprägsamen Namen fürs Projekt erfinden
� Projektlogo, Projektmotto
� Projektname, Logo und Motto in allen schriftlichen bzw. visuellen Medien verwenden
� Unterstützer im Top-Management gewinnen
� Projekt gezielt öffentlich bekannt machen
� Intranet
� Mitarbeiterzeitung
� Informationsblatt oder Broschüre über das Projekt
� Informationspolitik nach außen mit dem Projektteam festlegen!
� Wer darf Informationen nach außen geben?
� Unstimmigkeiten und Konflikte werden im Team geregelt
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55 55Professionelles Projektmanagement in der Praxis 55
Projektmarketing -Tipps: Laufende Marketingmaßnahmen
Inhalte: Laufende Information über das Projekt und dessen Fortschritte, z.B. wichtige Zwischenergebnisse
� Informationsveranstaltungen (zielgruppenspezifisch)
� TOP-Management
� Betroffene Fachbereiche
� Personalrat
� Stets aktuelle Intranet-Seite /-Informationen
� Projektinformationsblatt, Projektzeitung (bei Großprojekten bzw. Programmen)
� Projekten mit hoher Außenwirkung: ggf. Pressemeldung
TOP bei Jour Fixe-Sitzungen des Kernteams, ggf. mit zusätzlichen Beteiligten
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56 56Professionelles Projektmanagement in der Praxis 56
Projektmarketing -Tipps: Projektabschluss-Marketing
� Abschlussveranstaltung mit den wichtigsten internen Entscheidungsträgern
� Präsentation der Projektergebnisse
� Bekanntgabe der Projektergebnisse
� Intranet
� Mitarbeiterzeitung
� CD-ROM
� Fachzeitschriften
� Bei Projekten mit hoher Außenwirkung: Pressemitteilung bzw. -konferenz
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57 57Professionelles Projektmanagement in der Praxis 57
Praxisbeispiele
Sachkosten sparenstatt Personalkosten
Projektname Projektmotto Projektlogo
KostenmanagementOutput System (KOS)
Projekt hat VorfahrtProjektmanagementOptimierung (PMO)
Mitarbeiterbefragung2006 (MAB 2006)
Wissen was bewegt!
Pro
jekt
star
t
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58 58Professionelles Projektmanagement in der Praxis 58
Praxisbeispiel: KOS
� Projektziele� Kostenreduktion im Bereich Output Systeme � Abbau von Output Systemen (25% in 12 Monaten)� Einführung Multifunktionsgeräte (kopieren, drucken, scannen, faxen)
� Projektname� Projektlogo� Projektmotto
� Maßnahmen & Medien� Intranet, Rundschreiben, Mails, Präsentationen, TOP bei Tagungen,
Kickoff-Veranstaltung, Anwender-Feedback u.a.
� Weitere Kernbotschaften� Faires, Kennzahlen-basiertes Vorgehen (bedarfsgerecht!)� Räumliche und persönliche Besonderheiten werden berücksichtigt
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59 59Professionelles Projektmanagement in der Praxis 59
Workshop Projektmarketing: Produkt-Motto
Erfinden Sie ein Motto für Ihr innovatives Produkt (Zeitansatz: 10 Minuten)
Team 1:
Team 2:
Team 3:
Team 4:
Team 5:
Team 6:
Team 7:
Team 8:
Team 9:
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60 60Professionelles Projektmanagement in der Praxis 60
Best Practice: Projekt-Marketing
AOK Bayern nutzt neue Technologien innovativ für Kostenmanagement und Prozessoptimierung
Veröffentlichungen� Presseinformation� Intranet� Internet� Mitarbeiter-Zeitschrift� Versicherten-Zeitschrift� Arbeitgeber-Zeitschrift
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61 61Professionelles Projektmanagement in der Praxis 61
Praxisbeispiel: NIMBUS (1/3)
Bewerbung „Deutscher Project Excellence Award“
Artikel in Mitarbeiter-Zeitschrift
Veröffentlichungen� Intranet� PM-Vorlesung Uni Würzburg � Projektmanagement-Schulungen (intern)� Konferenzvorträge � Publikationen� Case Study mit Lieferanten� ...
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62 62Professionelles Projektmanagement in der Praxis 62
Praxisbeispiel: NIMBUS (2/3)
Preisträger „Deutscher Project Excellence Award“
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63 63Professionelles Projektmanagement in der Praxis 63
Praxisbeispiel: NIMBUS (3/3)
Finalist „International Project Excellence Award 2009“
� Video Helsinki
Vorträge • Al Ain, VAE • Bamberg• Bonn• Christchurch, NZ• Frankfurt • Helsinki• München• ...
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64 64Professionelles Projektmanagement in der Praxis 64
Aufgabe 8: Kommunikation und Marketing
Führen Sie eine Projektkommunikationsplanung durch: 1. Erstellung eines Kommunikationsplans (Kommunikationsmatrix)
mit ca. 5 – 7 Maßnahmen für die wichtigsten StakeholderVorlage: Projektkommunikationsmatrix.xls
2. Entwicklung eines Logos und eines Mottos für Ihr Projekt(-Produkt)
3. Erstellung Projekt-Exposé für die Projektbroschüre 2015Vorlage: Expose_Team_x.docx
Team x: < Projektname >1. Projektteammitglieder
2. Kurzbeschreibung des innovativen Produktes
3. Businessplandaten� Zielgruppe� Kundennutzen� Alleinstellungsmerkmal� Marktpotenzial
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65 65Professionelles Projektmanagement in der Praxis 65
Gliederung der Präsentation (Vorschlag)
� Agenda
� Kurzvorstellung des Projektes (Steckbriefdaten)
� Vorstellung des Pre-Prototyps (nur Teams 1 – 4)
� Projektkommunikation und Marketing
� Kommunikationsplan
� Projektlogo
� Projektlogo
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66 66Professionelles Projektmanagement in der Praxis 66
Termine zur Aufgabe 8
20.06.2015 UploadsPräsentation: A8_Team_x.ppt
6. JF Protokoll: P5_Team_x.doc
Projektbericht: Projektbericht_4_2_Team_x.doc
22.06.2015 (Vorlesung) Präsentation: Projektleiter der Teams 1 – 4 mit Abnahme der Pre-Prototypen
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67 67Professionelles Projektmanagement in der Praxis 67
Projektbericht, Kapitel 4.2
Regelkommunikation im Projektteam
� Spielregeln : Wurden für die allgemeine Kommunikation im Team Spielregeln vereinbart? Wie lauten diese? Haben sich diese bewährt? Gibt es besondere Regeln für Meetings?
� Eskalationswege : Was passiert bei Problemen oder Unklarheiten? Wer redet mit wem?
� Sonstige Kommunikationsrichtlinien : Wie werden die JF-Treffen organisiert und dokumentiert? Wie erfolgt die Dateiablage? Wie erfolgt der Austausch von Dokumenten?