UNIFAUN WWW.UNIFAUN.COM
DEN 30 JANUARI 2018
Profilhantering Unifaun Online
PROFILHANTERING 2 / 23
Innehållsförteckning
1 Profilhantering ............................................................................................................ 3
2 Centrala begrepp inom Profilhantering ......................................................................... 3
3 Administratören .......................................................................................................... 5
4 Exempelföretaget Blomman AB ................................................................................... 6
5 Sätta upp profilhantering i Unifaun Online ................................................................. 11
5.1 Roller ............................................................................................................................................... 11
5.1.1 Skapa ny roll........................................................................................................................ 11
5.1.2 Ändra, kopiera eller ta bort roll .......................................................................................... 12
5.2 Profilgrupper................................................................................................................................... 12
5.2.1 Skapa ny profilgrupp ........................................................................................................... 12
5.2.2 Ändra, kopiera eller ta bort profilgrupp ............................................................................. 13
5.3 Profiler ............................................................................................................................................ 13
5.3.1 Skapa ny profil .................................................................................................................... 13
5.3.2 Ändra, kopiera eller ta bort profil ....................................................................................... 14
5.3.3 Ändra lösenord ................................................................................................................... 14
6 Utskriftsfavoriter ....................................................................................................... 15
6.1 Inställningar .................................................................................................................................... 15
6.1.1 Användar-ID ........................................................................................................................ 16
6.1.2 Profilgrupp .......................................................................................................................... 16
6.1.3 Profil ................................................................................................................................... 16
6.2 Några sätt att använda Utskriftsfavoriter....................................................................................... 16
7 Import av adressregister ............................................................................................ 19
8 Logga in som-profil för Unifaun Online ....................................................................... 19
8.1 Inställningar .................................................................................................................................... 20
8.2 Användning ..................................................................................................................................... 20
9 Rättigheter för neutral transportör ............................................................................ 21
9.1 Administrera rättigheter................................................................................................................. 21
9.2 Administratör.................................................................................................................................. 22
10 Analysera behovet ................................................................................................. 22
PROFILHANTERING 3 / 23
1 Profilhantering För att öka säkerheten samt effektivisera och förenkla användandet av Unifaun Online finns funktionen
Profilhantering. Genom att styra tillgång till information samt tilldela olika rättigheter kan man
finjustera varje användares sätt att arbeta i systemet. De centrala begreppen kring profilhantering är
Profilgrupper, Profiler och Roller.
• Rättigheter att utföra något styrs via Roller.
• Tillgång till information styrs via Profilgrupper.
• Varje Profil blir en unik sammansättning av rättigheter och tillgång till information.
De personer som använder Unifaun Online tillhör en Profil beroende på arbetsuppgift och placering
inom företaget eller organisationen.
2 Centrala begrepp inom Profilhantering För att enklare följa med i resonemangen kring Profilhantering är det nödvändigt att känna till vad de
olika begreppen avser. Figur 1 nedan är en schematisk beskrivning av de inbördes relationerna mellan
centrala begrepp i Profilhanteringen i Unifaun Online.
Figur 1 Relationen mellan de centrala begreppen i Profilhantering
Utskriftsfavoriter
Standard - profil
Användar - ID
Profil
Profilgrupp
Rol
Användar-ID
Profilgrupp
Standard-
profil Profil Roll
Utskriftsfavoriter
Grundprofil-
grupp
PROFILHANTERING 4 / 23
Användar-ID
Användar-ID representerar inte en fysisk person utan ett företag eller en organisation. Användar-ID
består 10 siffror och ska användas av alla Profiler knutna till samma kundnummer.
Grundprofilgrupp och Standardprofil
Det finns alltid en Grundprofilgrupp per användar-ID. Grundprofilgruppen har åtkomst till all data inom
detta användar-ID, d.v.s. alla profilgruppers information.
Det finns alltid en Standardprofil kopplad till Grundprofilgruppen. Standardprofilen kan ses som en
”super-användare”, en administratörsprofil som har tillgång till all information. Standardprofilen kan
t.ex. se historiken på alla underliggande profilgrupper och skapa eller ta bort rättigheter för profilerna.
De uppgifter som skapas på grundprofilgruppnivån kan alla profilgrupper se.
Roller
Roller reglerar rättigheter i Unifaun Online. De olika rollerna har rätt att utföra olika uppgifter i
systemet. Det finns alltid en förutbestämd administrationsroll, som kan göra allt i systemet.
Administratören bestämmer vilka roller som ska skapas i systemet. En roll ska t.ex. ha rättighet att skapa
frakthandlingar medan en annan roll ska ha möjlighet att ta ut statistik från systemet. En tredje roll ska
kanske ha båda rättigheterna.
Profilgrupper
En profilgrupp reglerar vilken information som är tillgänglig för den eller de profiler som ingår i
profilgruppen. Profilgruppen har endast tillgång till den information som ligger i den egna profilgruppen,
t.ex. avsändare, mottagare och sändningshistorik. Ingen profilgrupp kan se någon annan profilgrupps
data, förutom den information som ligger på grundprofilgruppnivån.
Profiler
Profiler kan ses som olika funktioner inom företaget som kan representeras av en eller flera olika
användare. En profil har ett profilnamn och ett lösenord, som tillsammans med användar-ID används för
inloggningen. Detta administreras av Standardprofilen. Profilnamnet måste vara unikt för varje profil
som skapas. Varje profil tillhör en profilgrupp och kan tilldelas en eller flera roller. Tilldelas en profil flera
roller blir resultatet att den profilen får tillgång till alla rättigheter som rollerna har. Genom att skilja på
profil och roll förenklas administrationen av rättigheter. Flera profiler kan uppdateras samtidigt genom
att ändringen endast görs på rollen.
Utskriftsfavoriter
För att underlätta och effektivisera arbetsflödet kan du skapa utskriftsfavoriter. Utskriftsfavoriter är
mallar där du kan välja avsändare, transportsätt, tilläggstjänster, innehåll, etc. som du sedan ser som
förvalda värden när du väljer en viss utskriftsfavorit. En utskriftsfavorit är inte en fast mall utan en
möjlighet för dig att styra och begränsa de val som kan göras vid utskrifter.
PROFILHANTERING 5 / 23
OBS! Tänk igenom vilka transportbehov du har, vilka tjänster och tilläggstjänster du brukar använda
samt vilka avsändare och mottagare du ofta använder. Du kan lägga upp så många utskriftsfavoriter du
behöver. Tänk på att optimera för normalfallet och inte för specialfallen.
För att profilhanteringen ska fungera så smidigt som möjligt är det viktigt att tänka igenom sitt behov
från början. Utgångspunkten är alltid det arbetssätt som råder/bör råda inom företaget/organisationen.
3 Administratören Företagets administratör i Unifaun Online har en viktig roll vad gäller profilhantering. Administratören
styr profilgrupper, profiler och roller i systemet och ansvarar för användar-ID och lösenord.
• Företagets Administratör i Unifaun Online är förinställd att tillhöra Grundprofilgruppen,
Standardprofilen samt har tilldelats rollen ”Administration”. Vi rekommenderar att ni utser minst
3 personer till att vara administratör.
• Administratören ansvarar i och med detta för Standardprofilen och kan skapa profiler med egen
inloggning under menyn Underhåll.
• För att förenkla för användaren kan administratören ställa in vilka utskriftsfavoriter som ska vara
åtkomliga direkt i huvudbilden i Unifaun Online. Inställningarna kan göras på profilgrupp eller
profil. Du kan även skapa en standardinställning på standardprofilen som sedan tilldelas alla dina
skapade profilgrupper, förutsatt att alla ska ha tillgång till samma utskriftsfavoriter.
• När profilhanteringen är aktiverad bör det vara den anmälda kontaktpersonen i Unifaun Online
som är administratör och som då ansvarar för standardprofilen samt de skapade profilgrupperna,
profilerna och rollerna. Administratören kan kontakta Unifaun Online support vid eventuella
frågor. Varje enskild användare ska alltid vända sig till administratören angående frågor om
inloggningen samt rättigheter och behörighet i Unifaun Online.
• Alla profiler ska logga in på www.unifaunonline.se med tilldelade inloggningsuppgifter, som
består av Användar-id, Profil och Lösenord. Administratören är ansvarig för att skapa och ge ut
inloggningsuppgifterna.
Logga in som administratör på www.unifaunonline.se. Administratören loggar in med Användar-id och
Lösenord. Profilfältet ska lämnas tomt.
OBS! Lösenordet är unikt för administratören och ska aldrig ges ut till någon annan.
PROFILHANTERING 6 / 23
Inloggningssida för administratör:
Därefter kan administratören lägga upp Roll/Profilgrupp/Profil under menyn Underhåll.
4 Exempelföretaget Blomman AB Blomman AB är ett företag som säljer snittblommor samt floristtjänster. Företaget är inte så stort men
man har flera användare med olika arbetsuppgifter för vilka man vill förenkla och effektivisera det
dagliga arbetet. Dessutom vill man kunna dela upp avsändare, mottagare och sändningar mellan olika
enheter. Med hjälp av profilhantering vill man också uppnå en smidigare kostnadsuppföljning. Det är
också viktigt att kundtjänst snabbt kan svara på frågor från kunder och leverantörer.
Företaget Blomman AB finns på två platser, Storstaden och Småstaden. I Storstaden finns en
huvudkontoret med 3 personer, ett lager med 2 personer samt Butiken Rosen med 2 personer.
I Småstaden finns Butiken Tulpanen med 2 personer samt ett lager där 1 person arbetar.
PROFILHANTERING 7 / 23
Vilka olika roller finns på företaget?
Oavsett antal personer och arbetsuppgifter på Blomman AB kan vi identifiera följande roller:
Huvudkontor
• Kundtjänst
• Ekonomi
• VD
Lager
• Lagerchef
• Lagermedarbetare
Butik
• Butikschef
• Butiksbiträde
Om vi tittar närmare på butikerna har vi alltså två olika roller att ta hänsyn till, Butikschef och
Butiksbiträde.
Vilka rättigheter ska de olika rollerna ha?
Butikschefernas arbetsuppgifter är likartade och bör således tilldelas likadana roller och därmed
rättigheter. Detsamma gäller för butiksmedarbetarna. Däremot ska man bara ha rättighet att hantera
uppgifter som rör den egna butiken. Man skulle också kunna tänka sig att inte skilja mellan Lager, Butik
och Huvudkontor utan bara skapa Rollerna Chef och Medarbetare/Biträde, beroende på företagets
arbetsrutiner.
Roller
Butikschef
Butiks-
biträde
PROFILHANTERING 8 / 23
Hur är rollerna organiserade inom företaget? Tillhör de några naturliga enheter, t.ex.
geografiskt, som behöver tillgång till samma information?
Företaget Blomman AB finns på två olika platser i landet, Storstaden och Småstaden. På de två olika
platserna ska man bara ha tillgång till den information som tillhör den egna butiken. Profilgrupperna
kommer då endast ha tillgång till den information som tillhör den egna profilgruppen. Här väljer vi att
skapa två olika profilgrupper, Storstad och Småstad.
Profilgrupper
Hur är rollerna organiserade inom profilgruppen? Tillhör de några naturliga enheter,
t.ex. funktionellt, som behöver tillgång till särskild information?
Rollerna Butikschef och Butiksbiträde ska hantera det som rör just butiksverksamheten inom företaget.
De ska alltså särskiljas från Lager och Huvudkontor. Dessutom ska de bara kunna hantera information i
sin egen butik. Det är också möjligt att man t.ex. kommer att utöka med fler biträden, eller ta in
semestervikarier så vi vill undvika att knyta profilerna till fysiska personer. För butikerna behövs då fyra
profiler:
Profiler
Småstad
Storstad
Rosen 2 Tulpanen 1
Tulpanen 2
Rosen 1
PROFILHANTERING 9 / 23
Bilden av Blomman ABs profiluppsättning ser nu ut så här:
Figur 2 Profilhantering på Blomman AB
00
00
00
01
23
45
6
Användar-ID Profilgrupp Profil Roll
Storstad
Tulpanen 1
Rosen 2
Rosen 1
Småstad
Tulpanen 2
Butikschef
Butiks-
biträde
PROFILHANTERING 10 / 23
På huvudkontoret vill man låta kundtjänst se alla profilgruppers information för att smidigt kunna ta
hand om olika frågor som kommer in. Ett krav är då att kundtjänst tilldelas en egen profil som är knuten
till grundprofilgruppen. Kundtjänst ska däremot inte ha administratörsrättigheter så vi måste skapa en
roll som reglerar detta.
Figur 3 Profiler inom Grundprofilgruppen
Tabellen nedan visar de olika unika kombinationerna som vi hittills skapat för Blomman
AB.
Profil Profilgrupp Roll Rosen 1 Storstad Butikschef
Rosen 2 Storstad Butiksbiträde
Tulpanen 1 Småstad Butikschef
Tulpanen 2 Småstad Butiksbiträde
Blomman Grundprofilgrupp Kundtjänst
Standardprofil Grundprofilgrupp Administration
Skulle vi ha tagit med företagets alla enheter och funktioner skulle listan givetvis ha blivit längre och
kombinationerna fler. Initialt kan profiluppsättningen vara en tids- och tankekrävande uppgift men det
får man igenom genom att det dagliga arbetet sedan blir så mycket smidigare och effektivare.
00
00
00
01
23
45
6
Användar-ID Profilgrupp Profil Roll
Grundprofil-
grupp
Standard-
profil
Blomman
Kundtjänst
Administra-
tion
PROFILHANTERING 11 / 23
Exempel på företag/organisationer som kan ha behov av profilhantering
• Ett sjukhus eller ett universitet som ska arbeta enhetligt och minska felkällor. Dessutom ska de
internt kunna kostnadsfördela fraktkostnaden per avdelning/enhet.
• Industriföretag som vill styra sina leverantörer att skicka leveranser (returer) till en och samma
plats. Samtidigt vill de ha kontroll på vilka tjänster som utförs och att inga tjänster sker på
kundnumret utöver överenskommet avtal.
• Större butikskedja med försäljning till privatpersoner men som skickar leveranser mellan
butikerna på ett styrt sätt. Gods ska också skickas mellan butik och ett centrallager.
• Avtalsupphandlare som upphandlar frakter centralt för medlemsföretag som är helt fristående
från varandra. Man vill ha en övergripande koll, styra vilka tjänster företagen ska få använda samt
kunna fördela kostnader till medlemsföretagen.
• TPL-företag med olika uppdragsgivare som lagt ut sin lagerhållning på dem. Med hjälp av
profilhantering kan de särskilja sina bakomliggande kunder i olika profilgrupper för att kunna hålla
isär såväl historik som register. De kan då även förse sina uppdragsgivare med inloggning (profil)
med lämpliga rättigheter (roller) så de kan överblicka vad som skickats ut för deras räkning samt
även själva kunna lägga till order utanför den ordinarie orderhanteringen.
5 Sätta upp profilhantering i Unifaun Online Man kan gå tillväga på lite olika sätt för att sätta upp profilhantering i Unifaun Online. Här börjar vi med
Roller, för att sedan gå vidare till Profilgrupper och till sist knyta ihop det via Profiler.
5.1 Roller
Roll är en definition på vilka rättigheter användarna har i systemet. De olika rollerna har rätt att utföra
olika uppgifter i systemet.
Gå till UNDERHÅLL > Roller.
5.1.1 Skapa ny roll
Välj .
Ge rollen ett passande namn och en beskrivning. Markera därefter de aktiviteter rollen ska ha rättighet
till.
Klicka på .
PROFILHANTERING 12 / 23
5.1.2 Ändra, kopiera eller ta bort roll
Välj för att se befintliga roller om du vill ändra, kopiera eller ta bort.
• Ändra – Klicka eller och sedan .
• Kopiera – Klicka och sedan .
• Ta bort – Klicka eller och därefter .
5.2 Profilgrupper
En profilgrupp reglerar vilken typ av information som är tillgänglig och som bara kan ses av dem som är
inloggade i den aktuella profilgruppen eller i grundprofilgruppen.
Gå till UNDERHÅLL > Profilgrupper.
5.2.1 Skapa ny profilgrupp
Välj för att skapa en helt ny profilgrupp.
Ge profilgruppen ett passande namn och en beskrivning.
Klicka på .
PROFILHANTERING 13 / 23
5.2.2 Ändra, kopiera eller ta bort profilgrupp
Välj för att se befintliga profilgrupper om du vill ändra, kopiera eller ta bort.
• Ändra – Klicka eller och sedan .
• Kopiera – Klicka och sedan .
• Ta bort – Klicka eller och därefter .
OBS! Grundprofilgruppen ska inte ändras i normala fall.
5.3 Profiler
Profiler kan ses som olika funktioner inom företaget som kan representeras av en eller flera olika
användare. En profil har ett profilnamn och ett lösenord, som tillsammans med användar-ID används för
inloggningen.
Gå till UNDERHÅLL > Profiler.
5.3.1 Skapa ny profil
Välj .
Ange vilken profilgrupp den nya profilen ska tillhöra genom att välja i listan.
Bestäm användarens inloggningsuppgifter genom att ange ett namn i fältet Profil samt ett unikt
Lösenord. En profil kan vara antingen en enhet/avdelning/företag eller en person.
• Lösenordet måste vara mellan 8 och 32 tecken långt. Det ska innehålla minst en bokstav och en
siffra. Endast a-z, A-Z samt 0-9 är tillåtna. Man får inte använda sammanhängande
bokstavsföljder, sifferföljder eller tangentbordsföljder som är längre än tre tecken. T.ex.
aBCd6863, 6789AiTs och QWERTYUI är inte tillåtna lösenord.
OBS! Använd knappen för att skapa ett godkänt och säkert lösenord!
Koppla profilen till en eller flera roller för att på så vis styra rättigheterna.
OBS! Administration är den roll som styr profilgrupper, profiler och roller i systemet samt ansvarar för
användar-ID och lösenord. Rollen Administration bör därför endast tilldelas administratören i Unifaun
Online.
PROFILHANTERING 14 / 23
Klicka på .
När lösenordet är skapat och kommunicerat till användarna är det viktigt att komma ihåg och spara
lösenordet på ett säkert sätt. Det finns inte möjlighet att se lösenordet någonstans i systemet.
5.3.2 Ändra, kopiera eller ta bort profil
Välj för att se befintliga profiler om du vill ändra, kopiera eller ta bort.
• Ändra – Klicka eller och sedan .
• Kopiera – Klicka och sedan .
• Ta bort – Klicka eller och därefter .
5.3.3 Ändra lösenord
Administratören kan vid behov ändra lösenordet för profiler.
Välj och ange eventuella sökvärden för att söka upp den profil där lösenordet behöver ändras.
Klicka eller och sedan till vänster om posten som ska ändras.
Välj för att själv mata in ett lösenord eller så ett godkänt och
säkert lösenord genereras av systemet.
Klicka på .
PROFILHANTERING 15 / 23
6 Utskriftsfavoriter Genom att skapa en eller flera utskriftsfavoriter kan du styra arbetssättet när det gäller dina leveranser.
Utskriftsfavoriter kan skapas på flera olika sätt och med olika grad av styrning.
Vissa värden, såsom avsändare, mottagare och tjänster kan anges som förvalda standardvärden. Om du
väljer att låsa ett värde kan inte användaren ändra det. Andra värden kan sättas att vara obligatoriskt för
användaren att fylla i manuellt.
För att begränsa men inte helt låsa kan du också med hjälp av filter skapa rullistor, där du sedan kan
välja mellan ett visst antal olika poster.
För en utförlig beskrivning av hur man lägger upp utskriftsfavoriter läs mer i dokumentet
Utskriftsfavoriter som finns på Unifaun Onlines hjälpsida.
Om en utskriftsfavorit tillhör grundprofilgruppen kan den tilldelas alla underliggande profilgrupper.
Fördelen är att du bara behöver skapa ett mindre antal utskriftsfavoriter som kopplas till alla
underliggande profiler. Det blir då enkelt att uppdatera om det ska ske en förändring på en
utskriftsfavorit.
6.1 Inställningar
I Unifaun Online kan du skapa direktlänkar till de utskriftsfavoriter en viss profil eller profilgrupp ska ha
lätt åtkomliga. Inställningarna kan göras på olika nivåer och utförs av administratören.
PROFILHANTERING 16 / 23
6.1.1 Användar-ID
Välj UNDERHÅLL > Mitt konto och klicka på och därefter i sektionen
Gränssnittsinställningar. Inställningarna gäller för alla inom detta användar-ID.
6.1.2 Profilgrupp
Välj UNDERHÅLL > Profilgrupper, klicka på , därefter -symbolen till höger om den aktuella
posten, och slutligen i sektionen Gränssnittsinställningar. Inställningarna gäller
för alla inom profilgruppen.
6.1.3 Profil
UNDERHÅLL > Profiler klicka på , därefter - symbolen till höger om den aktuella posten,
och slutligen i sektionen Gränssnittsinställningar. Inställningarna gäller för just
den profilen.
OBS! Om du har tillgång till menyn INSTÄLLNINGAR och gör ändringarna där gäller de endast för den
profil som är inloggad. Är du inloggad som administratör gäller ändringarna endast för
administratörsprofilen. Utan profilhantering kommer ändringarna att gälla alla eftersom alla användare
loggar in med samma uppgifter.
6.2 Några sätt att använda Utskriftsfavoriter
Gemensam utskriftsfavorit kopplad till flera profiler eller profilgrupper
För att spara tid kan man skapa generella utskriftsfavoriter till alla profilgrupper och/eller profiler. Det
finns två metoder för att skapa utskriftsfavoriten på, beroende på hur man vill styra avsändare
respektive mottagare.
Metod 1
För att skapa en utskriftsfavorit som kan ha olika avsändare till en och samma mottagare:
1. Koppla varje avsändare till sin egen profilgrupp.
2. Ge varje avsändare ett och samma snabbsökvärde, t.ex. snabbsökvärde ”1”.
3. Koppla ihop avsändare och snabbsökvärde för alla profiler.
4. Skapa en utskriftsfavorit som tillhör grundprofilgruppen.
1. Skapa/koppla avsändaren till sin egen profilgrupp
Gå till UNDERHÅLL > Avsändare.
Klicka på och för att ändra redan skapade avsändare eller klicka på .
Ange den profilgrupp som ska kopplas ihop med avsändaren.
OBS! Viktigt att avsändaren tillhör sin egen profilgrupp.
PROFILHANTERING 17 / 23
2. Snabbsökvärde — samma till alla avsändare
Antingen lägger du in ett värde, t.ex. ”1” när du skapar en ny avsändare, eller så importerar du ett
adressregister där det finns ett värde i kolumnen/fältet Snabbsökvärde på alla avsändare.
Klicka på för att spara avsändaren när du är klar med avsändaruppgifterna.
3. Profilinställningar — Koppla ihop avsändare och snabbsökvärde för alla profiler
Gå till UNDERHÅLL > Mitt konto och klicka på knappen och sedan i sektionen
Övriga inställningar.
Välj t.ex. värde ”1” på Avsändare som Förvalt snabbsökvärde. Om ”1” är vad du angivit som
snabbsökvärde på en avsändare, måste det anges på samtliga avsändare, som är kopplade till samma
profilgrupp.
Klicka på för att spara.
PROFILHANTERING 18 / 23
4. Skapa utskriftsfavoriten så att systemet automatiskt väljer den fördefinierade avsändaren för den profil som har loggat in i systemet
Gå till UNDERHÅLL > Utskriftsfavoriter och välj .
Namnge och beskriv utskriftsfavoriten som måste tillhöra grundprofilgruppen.
Klicka på i sektionen Avsändare och Mottagare.
I sektionen Avsändare väljer du ”Förvalt värde från Inställningar” i rullistan vid Förvald avsändare och
låser värdet genom att markera kryssrutan Låst.
Klicka sedan .
Metod 2
Den vanligaste använda metoden då man har många adresser som ska vara både avsändare och
mottagare är att:
• Lägga upp en profilgrupp per arbetsställe/plats.
• Koppla alla avsändare till grundprofilgruppen.
• Skapa unika snabbsökvärden för alla avsändare.
• Koppla ihop varje profil med respektive avsändares snabbsökvärde.
• Skapa en utskriftsfavorit som tillhör grundprofilgruppen.
För att skapa profilgrupper enligt metod 2 används samma logik som i metod 1.
Effekten blir densamma för båda metoderna utom i det fall man t.ex. har 300 adresser som ska skicka
mellan både mottagare och avsändare. Då behöver man med metod 2 bara lägga upp dessa adresser en
gång och ha dem som både mottagare och avsändare. En avsändare syns per profilgrupp men alla
mottagare syns för alla.
PROFILHANTERING 19 / 23
OBS! Det sistnämnda fungerar inte med metod 1.
Metod 2 är speciellt användbar då man vill att flera avsändare ska kunna skicka till många mottagare där
adressregistret är gemensamt för båda. Skillnaden är att respektive avsändare är förvald på det värde
som avsändaren har i registret som snabbsökvärde. Förmodligen har man angivit i sitt register att
adressparterna finns både som avsändare och mottagare.
7 Import av adressregister I Unifaun Online finns möjligheten att importera adressregister över de mottagare och/eller avsändare
du vill ha tillgång till. Förutsättningen är att du har möjlighet att redigera uppgifterna du vill importera
och skapa en textfil enligt Unifauns specifikation.
Du kan i textfilen ange vilken profilgrupp respektive mottagare/avsändare ska tillhöra och på så vis
koppla ihop dem direkt i systemet.
• Du måste först lägga upp profilgrupper.
• I textfilen anger du vilken profilgrupp respektive mottagare/avsändare ska tillhöra i fältet
[profilegroup].
• Gå till UNDERHÅLL > Mottagare (eller Avsändare) och klicka på .
För mer information om import av adressregister, se dokumentet Importera kundregister som finns på
Unifaun Onlines hjälpsida.
Exempel Större butikskedja
Ett exempel som vi granskar lite närmare är en större butikskedja som skickar gods mellan butiker. Den
egna butiken ska alltid vara avsändare och de andra butikerna mottagare. Man vill dessutom begränsa
valmöjligheterna för användarna.
1. Lägg upp de aktuella profilgrupperna.
2. Importera ett register där alla butiker är mottagare men utan att specificera profilgrupp. Alla
hamnar då i grundprofilgruppen.
3. Importera samma register fast med alla adresser som avsändare och med en profilgrupp för
varje avsändare.
4. Gå till UNDERHÅLL > Utskriftsfavoriter. Klicka på och ange din profilgrupp
och namnet på utskriftsfavoriten.
5. Gå till sektionen Avsändare och Mottagare och klicka på . Välj den egna butiken som
Förvald Avsändare i rullistan och markera kryssrutan Låst.
8 Logga in som-profil för Unifaun Online Funktionen Logga in som ger en användare möjlighet att logga in som någon av profilerna på kontot.
Det gör att användaren kan göra inställningar, kontrollera och hjälpa profilanvändare.
PROFILHANTERING 20 / 23
8.1 Inställningar
För att tilldela användare rättigheten Logga in som lägger man till den till en roll som sedan användaren
kan kopplas till.
Gå till UNDERHÅLL > Roller.
Välj för att skapa en ny roll eller och sedan för att lägga till rättigheten på en befintlig
roll.
Gå till sektionen Rättigheter > Övrigt och markera rättigheten ”Logga in som”.
Klicka på för att spara.
Alla användare som använder sig av rollen kommer nu att kunna använda sig av Logga in som-
rättigheten.
8.2 Användning
Gå till UNDERHÅLL > Profiler.
Ange ett sökvärde för profilen du vill logga in som och klicka på .
En lista på alla matchande profiler visas.
PROFILHANTERING 21 / 23
Genom att klicka på kan du logga in som den valda profilen.
Om knappen inte är synlig i sökresultatet betyder det att du inte är inloggad med en profil som har
rättigheten Logga in som.
9 Rättigheter för neutral transportör I Unifaun Online ingår funktionen neutral transportör som används för att göra sändningar med en
manuellt skapad transportör. Neutrala etiketter kan behövas för mindre transportörer utan förställda
krav och EDI. De neutrala transportörer du skapar kommer att listas bland tjänster och kan då väljas när
du ska skriva ut dina frakthandlingar.
9.1 Administrera rättigheter
Gå till UNDERHÅLL > Roller. Ange ett sökvärde för att hitta den roll där rättigheter för neutral
transportör ska läggas till eller ändras och klicka på . Du får upp en lista med de roller som matchar
dina sökvärden.
PROFILHANTERING 22 / 23
Klicka på eller och sedan .
Listan över alla rättigheter som kan sättas för en roll visas tillsammans med rollens namn och andra
detaljer. För att ändra rättighetsinställningarna för neutrala transportörer gå till sektionen Neutral
transportör.
En roll kan tilldelas följande rättigheter för neutrala transportörer:
• Modifiera neutral transportör.
Ändra detaljer för alla neutrala transportörer på kontot.
• Se neutral transportör.
Söka efter och se neutrala transportörer i gränssnittet. Detta begränsar inte möjligheten att
använda en neutral transportör för att sända paket. För att kunna använda sig av de andra
rättigheterna måste användaren också ha rättigheten att se neutrala transportörer.
• Ny neutral transportör.
Skapa nya neutrala transportörer.
• Ta bort neutral transportör.
Ta bort befintliga neutrala transportörer.
Efter att ändringar har gjorts i rollen som en användare tillhör måste användaren logga ut och logga in
igen för att tilldelas de nya rättigheterna.
Du kan även välja att skapa en ny roll genom att klicka på knappen och ange de rättigheter
rollen ska ha.
9.2 Administratör
Den användare som är administratör i grundprofilgruppen har alla rättigheter gällande neutrala
transportörer.
10 Analysera behovet För att kunna utnyttja profilhanteringen så bra som möjligt är det viktigt att börja med att analysera
behovet. Att lägga tid på att göra en grundlig genomgång av behovet från början gör att du effektivt kan
använda Unifaun Online och Profilhantering.
Frågor som kan vara till hjälp i analysarbetet:
• Hur många profilgrupper behövs?
• Hur många roller behövs, som ska ha begränsad tillgång till funktioner?
• Hur många profiler behövs det för att inloggning ska vara unik? En inloggning per lokal
enhet/kostnadsställe eller en per användare?
• Skall begränsning ske för att kunna välja/ändra/lägga till avsändare eller mottagare?
PROFILHANTERING 23 / 23
• Hur ska arbetssättet styras för de olika profilerna så att de bara har tillgång till utvalda tjänster,
avsändare och mottagare?
• Hur ska styrning av uppgifter ske via utskriftsfavoriter?
• Hur ska tillgången till tjänster och tilläggstjänster begränsas?
• Ska ett unikt värde för avsändare/mottagare låsas som referens för sändningarna?
• Ska andra uppgifter vara obligatoriska/förvalda/låsta för profilerna?
• Ska överflödig information döljas för att underlätta ett arbetssätt?
När du har en bra bild av vilka profiler som behövs kan du steg för steg börja lägga in de nödvändiga
uppgifterna i Unifaun Online.