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Programa de TrabajoDIA TEMA
Marzo 11
1. Presentación
2. Parámetros iniciales – Roles y Acceso a SAP
3. Dato maestro – Creación, Modificación, Visualización, Bloqueo y creación Sub número, Acta de entrega y consulta
Marzo 12Transacciones periódicas – Dar alta, Traslado entre clases, Baja, Reclasificación venta semovientes, Revalorización, Deterioro y su reversión
Marzo 15
1. Transacciones Mensuales – Liquidación de Equipo en transito y construcciones en curso, Calculo de amortización, contabilización de la amortización, Cierres de año, Cambio de ejercicio y Arrastre de saldos – FI
2. Reportes
Temario
1. Objetivo de la Presentación2. Conceptos Básicos3. Objetivos y alcance del Módulo4. Estructura Organizativa5. Datos Maestros en SAP6. Procesos a implementar7. Desarrollos, Reportes y Gaps8. Beneficios e Impactos9. Preguntas
AGENDA
OBJETIVOS DE LA PRESENTACIÓN
• Socializar el modelo definido incluyendo la adopción y personalización de la solución a
implementar en SAP S4HANA
• Presentación de las brechas identificadas para su escalamiento mediante el
Procedimiento de control de cambio.
• Ilustrar cómo Universidad de la Salle gestionará sus procesos utilizando las soluciones de
SAP.
Socializar el módulo de AA (Activos Fijos) a implementar en SAP S4HANA
Dar a conocer los beneficios e impactos de la implementación del módulo de
AA en el sistema SAP S4HANA
Explicar los procesos que se utilizarán en el módulo de AA para registrar las
novedades de los activos fijos y su visualización en línea en los demás
módulos del sistema SAP .
Conceptos Básicos
Datos maestros:Incluye codificación del activo, los datos que lo identifican. El registro serealiza con la función “Crear activo Fijo (excepto si)Transacciones de administración de datos maestros: Modificar, Visualizar,Bloquear, Borrar y Crear sub-número. se utilizan generalmente paraadiciones, mejoras y/o partes importantes de un Activo Fijo.
AltasTienen origen en los módulos: MM Generando compras con cargo alActivo Fijo; FI registra excedentes de inventario y por donaciones; COasignación de costos e inversiones a Activos en Curso y Montaje o poradiciones.
Conceptos Básicos
BajasSe registra cuando exista uno los siguientes eventos hurto, donación y ventade activo.
TrasladosSe hacen cuando exista: Modificación al Dato Maestro (No genera ningúnregistro contable ni presupuestal) y Traslado de Activos (Genera registrocontable siempre y cuando los centros de costo pertenezcan a segmentosdiferentes).
Operaciones periódicasCorresponde a los procesos: depreciación y amortización mensual (transacción AFAB “Ejecutar Amortización”); Revalorización y/o Deterioro; “Cambio de Ejercicio” y “Cierre de Ejercicio” (anuales).
Objetivos y Alcance del Módulo
objetivos1. Registrar y administrar todos los procesos relacionados con el manejo de los activosfijos y diferidos, como lo son: Creación del dato maestro, Alta, Depreciación y/oAmortización, Revalorización y/o Deterioro, Traslados y Bajas2. Generar los reportes y auxiliares de libros mayores para los usuarios internos y externos3. Suministrar información detallada acerca de la gestión administrativa y financiera delos Activos de la Universidad.4. Reflejar la información de los diferentes módulos que hacen parte del proceso deactivos dentro del sistema SAP S/4HANA
Objetivos y Alcance del Módulo
Alcance1. La Contabilidad de activos fijos, permite realizar las operaciones que inciden en laGestión Financiera y Administrativa y se garantiza la actualización simultanea de los librosmayor y auxiliar.2. Registro histórico desde la alta inicial, traslados y operaciones periódicas hasta la baja.El sistema calcula automáticamente la depreciación y/o amortización durante la vidadel activo. Información disponible para los usuarios.3. Con la integración del sistema, la Contabilidad de activos transfiere datos a otrosmódulos y también recibe información. (MM-Compras) FI-AM.
Estructura Organizativa
MANDANTE
SOCIEDAD FI
PLAN DE CUENTAS
SEGMENTO
PLAN DE VALORACION
AREAS DE VALORACION
CLASES DE ACTIVOS
Datos Maestros SAP
Información general
Dependiente de tiempo
Asignaciones
Información de terrenos
Condiciones de leasing
Información de origen del activo
Valoración
DATOS GENERALES: sociedad, denominación, # Serie, # inventario, cantidad, fecha de capitalización
DEPENDIENTE DE TIEMPO: centro de costo, centro de costo responsable, # matricula
ASIGNACIONES: estado, procedencia, destino, ubicación
ORIGEN: proveedor, fabricante, país
VALORACIÓN: clave de amortización, vida útil, inicio de amortización
Procesos a Implementar
Administración de datos maestros
Recibidos en
donación
Adquisición
Salida colaborador
Traslados
Depreciación
Cierre de ejercicio
Revalorización y Deterioro
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Desarrollos, Reportes y GAPS
NOMBRE DEL DESARROLLO DESCRIPCIÓN
Cargue Inicial de Activos Fijos
Para cargar en el módulo todos los activos fijos principales incluyendo el campo número de personal
Acta de Entrega de Activos Fijos
Generar documento para la asignación de activos enviado por correo electrónico con base en supranúmero y el número de personal
Sustitución ceco depreciación activos fijos
Sustitución de cuenta contable de gasto/costo de depreciación con base en el centro de costo
Desarrollos
Desarrollos, Reportes y GAPS
NOMBRE DEL GAP DESCRIPCIÓN
Actualización MasivaDesarrollo masivo para cambio de toda la data maestra (ceco, responsable, ubicación, etc.)
ID del Activos Fijos
Se requiere que al momento del cargue de activos fijos antiguos estos tengan el ID actual y los nuevos después de la carga continúen en el número siguiente al rango utilizado en el sistema actual
Registro fotográfico
Actualmente se cuenta con un aplicativo de registro fotográfico el cual se realiza interfaz con el sistema actual mediante el ID e información relevante del activo
Registros MasivosRevalorización y Deterioro de activos de forma masiva.
GAPS
Beneficios
Procesos
•Cálculo de operaciones independientes que afectan a cada activo relacionado con el centro de costo vs la cuenta contable
•Interrelación de Activos Fijos con actividades de operación en otros Módulos.
•La compra de activos fijos se hace mediante órdenes de compra generados por el módulo de MM, previa creación del activo en el módulo de AM - Activos fijos.
Tecnología
•Contabilizaciones en línea que facilitan la toma de decisiones, mejorando el control de la información
•La actualización de los valores de depreciación es en línea
•Se puede obtener fácilmente la información general de un activo fijo individual
•Proceso automático al momento del traslado de un activo fijo.
•Control total del inventario de activos fijos.
•Congruencia y veracidad en datos de centros de costos según ubicación física de los activos dentro de la Universidad
• Los usuarios de la información de activos la pueden consultar en línea desde cualquier módulo agilizando sus procesos.
• Desde el módulo AM se remite vía correo electrónico el acta de entrega de los activos asignados a cada responsable.
Personas
Impactos
• Desarrollo de destrezas para el manejo y uso del sistema SAP.
• Capacitaciones en el manejo y uso de la herramienta.
• Generación, revisión y homologación de la información a migrar acorde con los lineamientos establecidos por cada módulo.
• Manejo del cambio de los usuarios de los activos para seguir las instrucciones acordes con los procesos a implementar
Personas Tecnología
• Potencial incremento en el número de transacciones manuales posibilitando el incremento de errores.
• Para continuar con el control establecido actualmente con los activos es necesario mantener la identificación por el ID existente
• Gestión Humana deberá informar la vinculación de los nuevos colaboradores, con el centro de costos, el cargo y la ubicación al cual está ingresando
• Gestión Humana deberá informar los cambios de roles y cargos que tengan los colaboradores dentro de la Universidad
• Generación periódica del avance de construcciones en curso.
• Información oportuna sobre el estado del proceso de los equipo en transito.
Procesos