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Projektmanagement im Umfeld sozialer Arbeit: Ein Leitfaden für den schnellen Einstieg
Halbe Ecke
PROJEKT MANAGEMENT
IM UMFELD SOZIALER ARBEIT
EIN LEITFADEN FÜR DEN SCHNELLEN EINSTIEG
KOMPAKT EBOOK
Benjamin RAHN
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Projektmanagement im Umfeld sozialer Arbeit: Ein Leitfaden für den schnellen Einstieg
Inhalt
I. Grundlagen der Projektarbeit 03
1.1. Merkmale von Projekt-Management 04
1.2. Wichtige Rahmenbedingungen für Projektmanagement 04
1.3. Übergeordnete Steuerung: Das „magische“ Dreieck 05
II. Projektaufbau und Phasen 06
2.1. Projektphasen 06
2.2. Kick-Off Termin 07
2.3. Ziele beschreiben 08
2.4. Kostenplanung 09
2.5. Meilensteine 10
2.6. Projektüberblick: Das Gantt-Diagramm 11
III. Methoden 12
3.1. SWOT-Analyse 12
3.2. Fehler- und Risikomanagement 13
3.3. Ishikawa-Diagramm 14
IV. Steuerung & Abschluss 16
4.1. Projektcontrolling 16
4.2. Dokumentation und Abschluss 16
V. Checkliste für den Einstieg 18
Literatur 20
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I. Grundlagen der Projektarbeit
Projekte gibt es seit es Menschen mit Ideen und
Umsetzungswillen gibt. Jedes große Bauvorhaben
der Vergangenheit war bis zur Fertigstellung ein
Projekt. Stets sind mehrere Menschen mit ihren
Denkfähigkeiten und mit ihren Ideen daran beteiligt.
Der Bau des Kolosseums in Rom, die Fertigstellung der Pyramiden in Ägypten oder der Bau
großer Denkmäler gehören dazu.
Projekte reichen in unserer heutigen Zeit von der Wissenschaft (Forschungsprojekt) oder
dem eigenen Hausbau bis hin zum Bau eines neuen Flughafens oder eines Konzerthauses.
Innerhalb einer Organisation können Projekte ebenfalls ganz unterschiedlicher Art sein. Die
Einführung einer elektronischen Zeiterfassung und spezielle kunden-/ klientenzentrierte
Projekte können dabei im Vordergrund stehen. Auch private Themen wie die Gartenplanung,
ein Studium oder die Planung einer Hochzeit können als Projekte bearbeitet werden.
Wichtigstes Kennzeichen:
Ein Projekt ist einmalig
Ein Projekt wird nach DIN-Norm 69901 als eine Tätigkeit, die „im Wesentlichen durch die
Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B. Zielvorgabe,
zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen, Abgrenzung gegenüber anderen
Vorhaben, projektspezifische Organisation“ definiert.
Gleichzeitig ist diese Tätigkeit nicht mit der herkömmlichen Tätigkeit verbunden1 und wird
aus dieser ausgekoppelt. Erkennbar wird dies an Aufgaben, die von den alltäglichen
Aufgaben deutlich abweichen. In der Sozialen Arbeit gehören dazu z.B. Projekte wie
1 Sicher sind Berührungspunkte zum Aufgabengebiet vorhanden, es handelt sich jedoch um eine nicht alltäglich wiederkehrende Arbeit.
Projekt = lat. von Proiectum:
Das nach vorne Geworfene
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Strukturelle Veränderungsprozesse in der Betreuung oder in Teamzuständigkeiten
Einführung eines Betrieblichen Gesundheitsmanagements
Erschließung / Erweiterung neuer Zielgruppen
Aufbau eines wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs mit sozialem Auftrag
Eine sogenannte Linientätigkeit ist hingegen eine täglich wiederkehrende Arbeit. So lässt
sich schnell erkennen, ob es sich um ein Projekt handelt oder ob ein neues Aufgabengebiet
an eine Stelle angegliedert wird.
1.1. Merkmale von Projekt - Management
1.2. Wichtige Rahmenbedingungen für Projektmanagement
Fachliches Knowhow der Projektteilnehmer
Agenda und methodische Führung der Sitzungen
Klare Spielregeln für alle Beteiligten (Gesprächskultur, Sitzungsvorbereitung,
Sitzungsleitung, Aufgabenerledigung außerhalb der Projekttreffen)
Klare Informationsstrukturen sowie Kommunikations- und Teamfähigkeit
Projekt
Einmalige Aufgabe
Komplexe(re) Struktur
Vorgegebener oder selbst
definierter Abschlusstermin
Festgelegte Ziele
Limitierung von Ressourcen
Management
Planung
Koordination
Steuerung
Status- und
Aufgabenüberwachung
Projektmanagement
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Konsequenz in der Umsetzung der vorher definierten Ziele
Transparente Berichterstattung an die Führungskräfte bzw. den Auftraggeber über
den Projektstatus
Vertrauen in die Fachkenntnisse der Projektteilnehmer
1.3. Übergeordnete Steuerung: Das „magische“ Dreieck
Egal an welcher Stelle ein Projekt steht: Sowohl ganz zu Beginn als auch in den Phasen
dazwischen und während der Aufgabenbearbeitung müssen stets drei zentralen Faktoren
berücksichtigt werden:
An diesen drei Punkten lässt sich ein ganzes Projekt im Hinblick auf die Erreichung der Ziele
überprüfen. Finanzen, Qualität und Zeit stehen somit auch in einer Konkurrenz zueinander.
So können z.B. hohe Qualitätsansprüche oftmals nur erreicht werden, wenn ausreichend
Budget, etwa für hochwertige Anschaffungen für eine Tagesstätte, vorhanden ist.
Projekt
Finanzierung Zeit / Termine
Qualität
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II. Projektaufbau & Phasen
2.1. Projektphasen
Es gibt zentrale Phasen, in denen Projekte ablaufen. Diese werden je nach Auffassung in
vier, fünf oder sechs Phasen beschrieben. Ich selbst arbeite mit den vier zentralen Phasen
(vgl. Zell 2018, 6. Auflage), die in jedem Projekt zum Tragen kommen. Für die hier
nachfolgende Übersicht, sind die Phasen fünf und sechs wie sie u.a. bei Keßler und
Winkelhofer (2004) beschrieben sind mit beigefügt.
Initiierungsphase Projektstart und Definition
Planungsphase Detailplanung
Umsetzungsphase Realisierung und Steuerung
Abschlussphase Implementierung
Ausformulierung
Projekt-Antrag/Auftrag
und Abnahme
Machbarkeits-Prüfung
Pflichtenheft
Ist-Analyse durchführen
Definition von
messbaren Zielen
Projektteam bilden
Identifikation von
möglichen Risiken
(finanzielle, personelle)
Abstecken der
Handlungsbereiche
Klärung der
Berichterstattung
Definition von
Meilensteinen
Projekt-organisation
(Termine,
Verantwortung)
Informationsaustausch
Planung der
Handlungs-schritte
SWOT-Analyse
Projektstruktur
Prüfung von Szenarien
Aufgaben und
Arbeitspakete festlegen
Gremien prüfen
(Lenkungsausschuss,
Präsentationen bei
Führungskräften)
Informationsaustausch,
regelmäßige Meetings
oder Informations-
eingabe auf einer
Plattform (Slack, Trello,
Agantty)
Projektcontrolling
(Qualität, Finanzierung,
Termine)
Aufgabensteuerung
Mitarbeitersteuerung,
Teamentwicklung,
(Ziel-)Konflikte
bearbeiten
Geplante Maßnahmen
umsetzen
Liste offener Themen
„Praxiseinsatz“
Projektabnahme und
Abschlussmeeting
Analyse von
Abweichungen aus der
Planungsphase
Projektbericht /
Abschlussbericht ->
Erfahrungssicherung
Auflösung der
Projektorganisation
Nachkalkulation und
Budgetüberprüfung
Die Vorbereitungsphase und Nachprojektphase sehe ich persönlich jeweils als Teil der
Initiierungs- und der Abschlussphase.
Initiierung Planung Umsetzung Abschluss
Phase I Phase II Phase III Phase IV
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Achtung: Nehmen Sie insbesondere Phase II und III nicht als fest gesetzte Punkte. Sie
werden immer wieder an den Punkt kommen, wo an der Planung noch einmal justiert und
Ziele angepasst werden müssen.
2.2. Kick-Off Termin
Die Besprechung zum offiziellen Projekt-Start (Kick-Off) markiert einen wichtigen
Meilenstein. Findet der Termin in der Planungsphase statt, dient er der gemeinsamen
Klärung von Inhalten. Ist dies in der Planung bereits
erfolgt, kommt das Projekt mit dem Kick-Off-Termin in
die Umsetzungsphase, wo es vorwiegend um die
Verteilung und Abarbeitung von Aufgabenpaketen
geht. In der Literatur finden sich auch Hinweise (u.a.
Haunerdinger & Probst 2012), dass ein Projekt-Kick-
Off-Termin bei einem detailliert strukturierten Plan
nicht zwingend erforderlich ist. Dies gilt insbesondere
für standortübergreifende und agile Teams oder
projektorientierte Organisationen.
Nicht nur für die interne Öffentlichkeitsarbeit, sondern auch zur Motivation und für eine
zielführende Zusammenarbeit der Projektbeteiligten, empfiehlt es sich dieses Treffen auf
jeden Fall durchzuführen. Ich persönlich bevorzuge nach den ersten Überlegungen aus der
Initiierungsphase am Übergang in die Detailplanung so einen Termin. So fließen die
Überlegungen aus dem Projektteam mit in die Planung und alle sind für die Umsetzung auf
dem gleichen Stand.
Vorgeschlagene Agenda
Eröffnung des Projektleitenden
Vorstellung der Ziele des Meetings und der Agenda
Klärung des Vorgehens und der Zusammenarbeit
Skizzierung des Projektauftrags und der ersten Projektplanungsschritte
Hervorhebung der vordefinierten Meilensteine
Besprechung offener Fragen
Gemeinsame Konkretisierung der Planung
Tipp: Erstellen Sie eine
Grobplanung und
besprechen Sie diese mit
Ihrem/r Vorgesetzten.
Legen Sie möglichst früh in
der Planung den Kick-Off-
Termin. So kommen Sie und
Ihr Team ins Handeln.
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Aufstellung einer realistischen Zeitschiene
Erste Aufgabenpakete und Zuständigkeiten
Regelung zur Berichterstattung und Planung von Informationsveranstaltungen
2.3. Ziele beschreiben
Vermutlich haben Sie bereits von smarten Zielen gelesen oder gehört. Diese Formel eignet
sich bestens für zielführendes Projektmanagement, denn dadurch werden die Schritte
kleinteilig operationalisierbar. Wichtig: die Formel zu kennen ist gut, sie anzuwenden noch
besser!
Die S.M.A.R.T.-Formel können Sie immer da anwenden, wo es um Ziele geht. Sie zwingt
alle Projektteilenehmenden dazu, konkret zu werden.
Spezifisch
Beschreiben Sie so genau wie möglich, was umgesetzt werden soll. z.B.
„Konzepterstellung für ein Betriebliches Gesundheitsmanagement.“
Messbar
Schreiben Sie konkret messbare Zahlen, Einheiten und Zeiten. Richtig formuliert
heißt: „Einnahmensteigerung um 5%“; unkonkret formuliert: „Einnahmensteigerung“.
Akzeptiert (attraktiv, angemessen, abgestimmt, ausführbar):
Ziele sollten von allen Beteiligten, insbesondere im Projektteam, anerkannt und
akzeptiert werden. Bsp. Unattraktives oder inakzeptables Ziel: „Alle Klienten unserer
Tagesstätte erhalten rosa T-Shirts bei der Aufnahme.“ Bsp. Attraktives Ziel: „Alle
Klienten erhalten eine Willkommensmappe mit allen wichtigen Informationen bei der
Aufnahme.“
Realistisch: Ein Ziel kann durchaus hoch gesteckt, sollte jedoch erreichbar sein.
Nicht erreichbar wäre z.B. die Formulierung 50% Einnahmensteigerung innerhalb
eines Monats, weil sie voraussichtlich die notwendigen Ressourcen dafür noch gar
nicht aufgebracht haben.
Terminiert: Der schwierigste Teil. Deadlines lösen bei vielen Menschen Unbehagen
aus. Diese Termine sind jedoch das Maß an Verbindlichkeit, die Sie für Projekte
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benötigen. Legen Sie sich auf ein Datum fest, an dem etwas umgesetzt sein soll.
Wenn der Termin überschritten wird, aus welchen Gründen auch immer, ist das kein
Beinbruch. Meist stehen diese fünf Punkte in Bezug zueinander. So ist ein
festgesetzter Endtermin gleichzeitig auch zeitlich messbar.
Beispiel mit Erläuterung:
Die KiTa-Regenbogen hat bis zum 31.12. des laufenden Jahres ein Konzept für das
Betriebliche Gesundheitsmanagement seiner festangestellten Mitarbeiterinnen und
Mitarbeiter implementiert.
Hier ist beschrieben, um was genau es geht und was am Ende dabei herauskommen soll. In
der Formulierung des Projektauftrags ist es sinnvoll, zusätzlich smarte Teilziele zu
beschreiben. z.B. Interviewführung mit zentralen Stellen beim Träger innerhalb der
Analysephase vom 01. bis zum 28.02. So vermeiden Sie unnötige Umwege und behalten
einen Roten Faden bei der Ausführung Ihrer Maßnahmen im Blick.
Achtung: Es müssen nicht immer alle Smart-Kriterien erfüllt sein bzw. gibt es in der sozialen
Arbeit Ziele, bei denen es Graubereiche bei der Formulierung geben wird. Wichtig ist, dass
Sie so konkret wie möglich werden, das ist die zentrale Botschaft zur Formulierung von
Zielen.
2.4. Kostenplanung
Bestandteil der Ressourcenplanung in der ersten Phase des Projektmanagements ist eine
klare Kostenplanung. Mit Hilfe von Schätzungen, eigeholten Angeboten und Budgetierung
wird ein Projektgesamtbudget festgelegt. Am wichtigsten bei der Kostenaufstellung ist die
Definition der Kosten. Wichtige Fragestellungen dabei sind:
Werden indirekte Kosten (Personal, das für ein Projekt zeitweise abgestellt wird) mit
einbezogen oder sollen nur tatsächlich angefallene Kosten ermittelt werden?
Wieviel Budget steht für externe Beratung zur Verfügung?
Welche Leistungen müssen eingekauft werden
S M
A
R T
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Welche Kosten fallen wo an?
Wurden diese Fragen beantwortet, kann eine Exceldatei mit den entsprechenden
Inhalten erstellt werden:
Arbeitspaket /
Kostenfaktor
Plankosten
Ist-Kosten
Kostenabweichung
Marketing 2.000 Euro 2.200 Euro + 200 Euro
Externe Moderation 1.200 Euro 1.500 Euro + 300 Euro
Beratung durch Dritte 8.600 Euro 5.000 Euro - 3.600 Euro
Fortbildungs-
/Seminarkosten
1.000 Euro 1.000 Euro 0 Euro
Gutachten 3.000 Euro 2.500 Euro - 500
Gesamt 15.800 Euro 12.200 Euro - 3.600 Euro
Auch wenn es umfangreiche Projekttools gibt (z.B. MS Project), wo sie alle diese Dinge
hinterlegen können, müssen Sie nicht zwingend teure Software dafür verwenden und nicht
das Rad neu erfinden. Eine einfache Übersicht ist ausreichend!
2.5. Meilensteine
Meilensteine sind wichtige Etappen auf dem Weg zum Projektziel. Der Ablauf eines
gesamten Projekts lässt sich damit in Zwischenziele einteilen, in denen der Stand der Dinge
geprüft und abgeglichen wird.
Beispiele für Meilensteine:
Ist-Analyse durchgeführt
Einreichung Projektauftrag
Kick-Off-Termin
Aufgaben zugeteilt
Präsentation im Lenkungsausschuss
Aufgaben bearbeitet
Projekt in der Praxisphase
Abschlussmeeting
Auflösung der Projektorganisation
Definieren Sie Meilensteine möglichst früh. In vielen Projekten (natürlich in Abhängigkeit der
Projektgröße) sind die hier genannten Beispiele auch die Zwischenziele auf dem Weg zum
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übergeordneten Ziel. Meilensteine können auch in einem extra Meilensteinplan festgehalten
werden. Ich selbst hinterlege sie jedoch direkt mit in den zeitlichen Abfolgen des
Projektterminplans.
2.6. Projektüberblick: Das Gantt-Diagramm
Das Gantt-Diagramm ist ein zentrales Werkzeug des
Projektleitenden, denn damit ist der Überblick über das
gesamte Projekt gewährleistet. Diese Form der
Terminplanung gibt eine Gesamtübersicht über die
Arbeitspakete und den Status aller Aufgaben, die das
Projekt betreffen. Der Status einzelner Arbeitspakete wird meist mit einem Balken über einen
Zeitraum definiert. Alternativ können auch einzelne Termine eingetragen werden. Farbliche
Markierungen in den jeweiligen Monaten verweisen auf anstehende bzw. zurückliegende
Meilensteine.
Ein Gantt-Diagramm hat den Vorteil einer klaren Übersicht über alle Zeiten und vor allem
auch, was bisher geschafft wurde und welche Pakete in Verzug geraten. Gleichzeitig bleiben
für die Projektleitung alle Aufgaben im Überblick. Für eine Projektplanung kann Excel
verwendet werden. Dort kann man die Zellen farbig gestalten und Termine direkt eintragen.
In neueren Excel-Versionen (ab 2016) gibt es bereits Office-Onlinevorlagen für ein Gantt-
Diagramm, das die Zeitschienen direkt mit abbildet. Wenn es schnell gehen muss, gibt aber
auch gute kostenlose Online-Software wie Meistertask, Agantty, Trello oder Asana. Es gibt
unzählige weitere kostenfreie Projektmanagementtools. Nehmen Sie das, mit dem Sie und
Ihr Team am besten zurechtkommen.
„Plans are worthless but
planning ist everything“ Dwight Eisenhower
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Auch hier gilt: Erlaubt ist, was funktioniert. Eine einfache Übersicht in Excel ist oftmals
ausreichend (siehe oben).
Excel lässt sich individuell anpassen, ist einfach zu handhaben und bietet gute Möglichkeiten
die Übersicht auch in Word zu exportieren (z.B. für den Abschlussbericht). Nachteil ist, dass
Excel keine Erinnerungsfunktion bietet. Im Gegensatz dazu sendet u.a. Agantty Erinnerungs-
Mails, wenn Aufgaben anstehen oder bis zu einem genannten Datum bearbeitet sein sollen.
Gleichzeitig wird man benachrichtigt, wenn ein Projektmitglied eine Aufgabe bearbeitet und
diese entsprechend markiert hat. Diese (kostenlosen) Tools lassen sich auch sehr gut mit
Kollaborationssoftware wie Slack (ebenfalls kostenfrei) kombinieren, wo sich ein Projektteam
auch gut miteinander austauschen kann.
III. Methoden
Aus der Vielfalt an Methoden zur Erhebung von Risiken, Kostenplänen und Szenarien,
möchte ich Ihnen zunächst eine in diesem Leitfaden vorstellen, die ich für jedes Projekt
empfehle: Die SWOT-Analyse.
3.1. SWOT-Analyse (Auch Stärken-Schwächen Analyse)
Mit ihr ist es ähnlich wie mit den smarten Zielen. Obwohl damit viele Themen bereits im
Vorfeld geklärt werden können, wird sie leider viel zu oft nicht angewendet. Denn damit
werden bereits Risiken beschrieben und eine eigenständige Risikoanalyse kann dadurch
oftmals ersetzt werden.
S = Strengths Stärken
W = Weaknesses Schwächen
O = Opportunities Chancen
T = Threats Risiken
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Diese Analyse ist an unterschiedlichen Zeitpunkten sinnvoll, weil sie sowohl die
Vergangenheit als auch die Zukunft betrachtet. Im besten Falle so früh wie möglich zu
Beginn des Projekts, denn so ist die Machbarkeit bereits auf dem Prüfstand. Und dies ohne,
dass bereits viele Ressourcen aufgewendet wurden.
Diese Excel-Vorlage können Sie hier kostenfrei downloaden.
Die Sammlung dieser Themen kann mit Moderationskarten in einer gemeinsamen
Projektteamsitzung erfolgen. Eine SWOT-Analyse sollten Sie in jedem Fall durchführen.
3.2. Fehler- und Risikomanagement
In der SWOT-Analyse haben Sie bereits viele Risiken „Threats“ behandelt und identifiziert.
Im Risikomanagement geht es darum mögliche Risiken zu erkennen und zu beherrschen.
Die meisten aller Risiken lassen sich bereits in der Planungsphase eines Projektes
beschreiben. Werden dort grobe Fehler begangen, ziehen sich diese wie ein roter Faden
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durch ein gesamtes Projekt. Erstellen Sie wieder eine simple Excelliste oder laden Sie diese
gerne hier herunter: Risiko-Maßnahmen-Excel.xlsx.
Mit dieser einfachen Übersicht haben Sie alle Risiken im Blick und können Maßnahmen zur
Minimierung beschreiben.
3.3. Ishikawa-Diagramm
Das Ursachen-Wirkungs-Diagramm, benannt nach Kaoru Ishikawa, dient der Analyse von
Problemursachen, die zu einem Fehler in einem Projekt oder bei der Erstellung eines
Produkts oder einer Dienstleistung führen. Die Methode hat viele Namen und wird u.a. auch
als 4M, 5M, 6M, 7M-Methode oder auch als Fischgrat-Diagramm beschrieben. Im Bereich
der Industrie werden die M’s mit folgenden Begriffen hinterlegt:
Methode
Maschine
Mensch
Material
Mitwelt
Messung
Management
Im Umfeld sozialer Arbeit fällt häufig der Begriff
des Materials weg, wenn es um eine
Dienstleistung geht. Nutzen Sie Begrifflichkeiten,
die Ihnen vertraut sind und die in Ihrer
Organisation verwendet werden, um so den
größtmöglichen Output zu haben.
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Alternativ könnten z.B. folgende Begriffe eingetragen werden:
Mensch
Organisation
Rahmenbedingungen
Technische Ausstattung
Umwelt (externe Faktoren)
Management
So könnte ein befülltes Ishikawa-Diagramm wie folgt aussehen:
Eine Excel-Vorlage für das Ishikawa-Diagramm finden Sie hier.
Der Vorteil beim Ishikawa-Diagramm liegt darin, dass man sich um die vorher festgelegten
Faktoren bzw. über die 6M’s Gedanken machen muss. Ich persönlich bevorzuge eine
Kombination aus den beiden Methoden und nutze die Liste unter 3.1. unter Berücksichtigung
der M-Punkte. So erfasse ich sowohl vordefinierte Risiken und führe die Liste darüber hinaus
fort. Wichig: Hauptsache Sie machen sich mögliche Risiken für Ihr Projekt bewusst.
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IV. Steuerung & Abschluss
4.1. Projektcontrolling
Controlling ist nicht die alleinige Kontrolle, wie häufig fälschlicherweise direkt übersetzt,
sondern meint primär die Steuerung des Projekts und in zweiter Linie die Kontrolle aller
Vorgänge. Die Mischung aus Kontrolle und Steuerung ergibt das Projektcontrolling. Das
Projektcontrolling hat einen zentralen Stellenwert und sollte stets parallel laufen. Bereits
während der Planung müssen Überlegungen mit einfließen, wie das Controlling kontinuierlich
gewährleistet wird und welche Maßnahmen ergriffen werden, wenn einzelne Positionen
deutlich abweichen als in der Planung ursprünglich vorgesehen.
Im Projektcontrolling können müssen immer die zentralen drei Faktoren berücksichtigt
werden:
Qualitätscontrolling: Qualitäts-Checklisten
Termincontrolling: Gantt-Diagramm
Kostencontrolling: Analyse entstandener Kosten
Hier schließt sich der Kreis zum magischen Dreieck, das eingangs erwähnt wurde.
4.2. Dokumentation und Abschluss
Alle Vorgänge sollten von einem Verantwortlichen, meist der Projektleitung, von Beginn an
dokumentiert und transparent den Projektbeteiligten zugänglich gemacht werden. Dazu
gehören Protokolle aller Meetings, Dokumentation von Abläufen und die Aktualisierung aller
Pläne. Sicher können aus strategischen Überlegungen und Datenschutzgründen nicht immer
alle Daten veröffentlicht werden, zumindest aber der Projektstatus sowie die Informationen,
die für die Interessengruppen von Bedeutung sind.
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Die Abschlussdokumentation muss für Dritte nachvollziehbar geschrieben sein und ist
gleichzeitig eine Reflexion der gemeinsamen Arbeit sowie Evaluation des gesamten
Projekts. Auf Basis der Protokolle und Tabellen kann letztlich am Ende eines Projektes
dieser Abschlussbericht erstellt werden.
Er wird vom ursprünglichen Auftraggeber (z.B. den Leitungskräften) abgenommen und
überprüft. Aufbau und Inhalt orientieren sich an
Projektauftrag
Projektzielen
Projektdurchführung und Umsetzung (Meilensteine)
Projektergebnis
Ausblick und Empfehlungen
Ist die Dokumentation vom Auftraggeber nicht gewünscht oder nicht für notwendig erachtet,
so machen Sie ein Abschlussmeeting mit dem Projektteam und dokumentieren für sich die
wichtigsten Eckpunkte und Lernerfahrungen für zukünftige Projekte.
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V. Checkliste für den Einstieg
Diese detaillierte Checkliste soll Ihnen helfen den Punkt „wo fange ich an“ ohne Hürden
angehen zu können. Ebenso ist sie hilfreich, wenn man an einer Stelle nicht weiterkommt
und zunächst andere Punkte abarbeiten möchte.
☐ Projektziel ist klar und formuliert
☐ Kostenplan erstellt
☐ Rollen klar verteilt: Auftraggeber, Projektleitender, Lenkungsausschuss
☐ Konkretisierung der Zielstellung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer
☐ Ist-Analyse durchführen (z.B. SWOT)
☐ Interessengruppen identifizieren wie z.B. Klienten oder Drittmittelgeber
☐ Anforderungen an Ressourcen klären: Ressourcenplanung
☐ Risiken beschreiben und Minimierung festlegen
☐ Messbare Ziele definieren (SMART)
☐ Prüfung auf Machbarkeit: Szenarien besprechen (Worst-Case vs. Best-Case)
☐ Projektteam zusammenstellen / benennen
☐ Festlegen von Gremien bei Bedarf (Steuerungsgruppen, Fach- und Fokusgruppen)
☐ Projektauftrag erstellen
☐ Freigabe des Projektauftrags durch Vorgesetzte oder Lenkungsausschuss
☐ Kick-Off-Termin
☐ Anforderungen besprechen und konkretisieren
☐ Lastenheft erstellen (bei internen Projekten nicht zwingend erforderlich)
☐ Projektstruktur-Übersicht / Plan erstellen
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☐ Arbeitspakete festlegen und Verteilung von Aufgaben
☐ Verantwortlichkeiten festlegen: Wer macht die Finanzplanung, wer koordiniert Thema xyz?
☐ Zeitbedarf festlegen (Gesamtprojekt, Termine für Sitzungen, weitere Termine)
☐ Zeitplanung: Gantt-Diagramm erstellen und Termine eintragen
☐ Budgetplan erstellen (vergleiche Kostenplan)
☐ Qualität festlegen: Was soll am Ende dabei herauskommen
☐ Berichtswesen klären und verschriftlichen: Wer erfährt wann wovon und wie?
☐ Veränderungsplan erstellen: Welche Veränderungsschritte sind notwendig zu welcher Zeit?
☐ Vorstellung des Projektablaufs bei direkten Vorgesetzten oder im Lenkungsausschuss
☐ Statusüberwachung der Aufgabenpakete
☐ Aktualisierung der Projektpläne (Gantt, Kosten, Veränderungen)
☐ Szenarien durchgehen und prüfen
☐ Zwischenstatus an Führungskräfte und/oder Lenkungsausschuss berichten (Präsentation, Protokolle, Berichte)
☐ Qualität überprüfen (z.B. Wirkungsmessung erster Umsetzungen durch Befragung von Klienten)
☐ Dokumentation des Projektfortschritts
☐ Feedback einholen bei Interessengruppen
☐ Risiken managen: Wurden besprochene Maßnahmen zur Minimierung von Risiken umgesetzt?
☐ Konflikte managen: Zielkonflikte, Konflikte und Interessengruppen, Widerstände bearbeiten
☐ Umsetzungen überprüfen
☐ Ziele überprüfen: Ziele erreicht oder nach Justierung erreicht?
☐ Dokumentation fertigstellen
☐ Evaluation des Projekts: Ziele, Planungen, Zusammenarbeit
☐ Projektorganisation auflösen
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Projektmanagement im Umfeld sozialer Arbeit: Ein Leitfaden für den schnellen Einstieg
Literatur
Bruno, J. (2014). Projektmanagement: Das Wissen für den Profi . vdf Hochschulvlg.
Kessler, H., & Winkelhofer, G. (2011). Projektmanagement: Leitfaden zur Steuerung und
Führung von Projekten. Springer.
Krug, G. (2018). Verplant Verpeilt Verpennt: Agiles Projektmanagement 5.0. Afinion Verlag.
Litke, H. D., Kunow, I., & Schulz-Wimmer, H. (2016). Projektmanagement. Haufe.
Schels, I., & Uwe, S. M. (2016). Projektmanagement mit Excel: Projekte planen, überwachen
und steuern. Carl Hanser Verlag GmbH & Co. KG.
Zell, H. (2013). Projektmanagement. - lernen, lehren und für die Praxis. BoD.
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