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Projeto de Modernização do
Processo Eletrônico e Integração com o Jurisdicionado
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Agenda
• A TI no TCE-SE • Estrutura Organizacional
• Pessoal
• Cenário Anterior
• Projeto de Modernização • Cenário Atual • Infraestrutura
• Ferramentas de Colaboração e Apoio
• Linhas de Ação • Processo Eletrônico
• Integração com jurisdicionados
• Ferramentas de Auditoria
• Processo Eletrônico – e-TCE
• Integração com os Jurisdicionados - SAGRES
• Ferramentas de Auditoria - Relatórios, Trilhas de Auditoria e PGA
• Impactos e Resultados
• Ações Futuras e Perspectivas
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A TI no
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Estrutura Organizacional
Estr
utu
ra O
rga
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acio
na
l
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Pessoal
Comissão de Métodos
7
DMT
4
Infraestrutura
7
Projetos
8
Sistemas
5
Suporte
9
Telefonia
2
42 colaboradores
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Cenário Anterior - Geral
• Sistemas que atendiam precária e parcialmente às atividades-fim • SCPP – Sistema de Controle de Protocolos e Processos
• SISAP – Sistema de Auditoria Pública
• Esforços focados em manutenção
• Data Center precário
• Parque de máquinas defasado
• Alto número de incidentes
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Cenário Anterior - Processual
FUNCIONALIDADES
• Não integrado
• Duas versões
• Processos físicos
• Interface ruim
• Sem consultas gerenciais
INFRAESTRUTURA
• Tecnologia obsoleta
• Arquitetura inadequada
• Alto índice de intervenções diretas no código-fonte e banco de dados
• Baixa escalabilidade
SISAP
Atividades Técnicas
TCE
Fluxo de trabalho difuso
S C P P
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TOP 10 - FOLHAS IMPRESSAS – FEV/16
-
1.000
2.000
3.000
4.000
5.000 4.928
3.818
2.961 2.864 2.662 2.587 2.392 2.094 1.902 1.896
Cenário Anterior - Processual
0
100
200
300
400
500
2010 2011 2012 2013 2014 2015
CONTAS ANUAIS DO ESTADO
Saldo Protocolados no ano Julgados no ano
0
500
1000
1500
2000
2010 2011 2012 2013 2014 2015
CONTAS ANUAIS ESTADO E MUNICIPIOS
Saldo Protocolados no ano Julgados no ano
FOLHAS IMPRESSAS EQUIP. LOCADOS
Total No Mês 56.000 Estimativa Anual 672.000
FOLHAS IMPRESSAS GERAL
Total No Mês 145.000 Estimativa Anual 1.740.000
0
5000
10000
2010 2011 2012 2013 2014 2015
Processos de todas as naturezas
Saldo Entrou no ano
Julgados no ano
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Cenário Anterior - Integração com Jurisdicionados
AMBIENTE NOS JURISDICIONADOS
• Pessoal dedicado à geração do SISAP;
• Obrigação de enviar remessa mensal ao TCE;
• Infraestrutura para funcionamento do sistema de COLETA;
• Prestação de Contas Anual em papel protocolada na sede do TCE;
• Protocolos em papel na sede do TCE ;
• Foco somente nos prazos de entrega das remessas mensais e anuais e de documentos em papel no protocolo do TCE, ficando a qualidade e integridade das informações em segundo plano.
AMBIENTE TCE/SE
• Foco no suporte, atendimento e treinamento dos Jurisdicionados no uso do sistemas;
• Informações recebidas sujeitas à mudanças sem critérios precisos;
• Informações eletrônicas pouco confiáveis demandando confrontamento com o papel;
• Informações essenciais ausentes (Ex.: Folha e dados de pessoal);
• Falta de padronização contábil.
• Análise dos processos morosa;
• Esforços focados em análise de processos passados;
• Esforço concentrado na manutenção e atendimento de ocorrências;
• Equipe desmotivada.
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Cenário Anterior – Data Center
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O Projeto de Modernização
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Cenário Atual
• Principais sistemas foram substituídos • e-TCE
• SAGRES
• PGA
• Office 365
• etc.
• Novo Data Center
• Esforços focados em novos Projetos • Prospecções e Perspectivas
• Forecasting, Foresight e Road Map
• Parque de máquinas renovado
• Queda significativa no número de incidentes
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Infraestrutura Breve Abordagem
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Infraestrutura – Novo Data Center
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Infraestrutura – Link de Dados
2016 - 10 Mb
512 Kb (pública)
9,5 Mb (de serviço) 2017 - 100 Mb
15 Mb (pública) 85 Mb (de serviço)
2018 - 200 Mb
6 Mb por pessoa (pública)
85 Mb (de serviço)
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Infraestrutura – Conexão SEFAZ / I-Gesp
TCE/SE
SEFAZ/SE
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Ferramentas de Colaboração
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Ferramentas de Colaboração – Novo Site
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Ferramentas de Colaboração - Nova Intranet
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Linhas de Ação Processo Eletrônico
Integração com Jurisdicionados
Ferramentas de Auditoria
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Projeto de Modernização
Infraestrutura
Processual
Integração Jurisdicionado
Auditoria
Foco: Melhoria da atividade finalística
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Processo Eletrônico e-TCE
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Processo Eletrônico
Desenvolvimento In House
Cenário anterior
Aquisição de Solução no Mercado
Prova de Conceito Implantação e-TCE
Cenário Atual
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Processo Eletrônico – Requisitos e Premissas
• Foco na eliminação do Papel
• Tempo de implantação e Curva de Aprendizado
• Aderência ao modelo de negócio dos TCs
• Virtualização do setor de Protocolo (Portal)
• Suporte à tramitação de Processos Físicos
• Suporte a processos tanto jurisdicionais como administrativos
• Flexibilidade na tramitação de expedientes (BPMSxWFMS)
• Migração de todo acervo de processos e protocolos com respectivas informações processuais do sistema legado
• Suporte às rotinas processuais • Assinatura Digital, Comunicações Processuais, Pautas e Julgamentos, Cobranças
Administrativas, Juntadas e Apensamentos, Relatoria, Procuradoria, etc.
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Processo Eletrônico – Implantação
• Novos protocolos e processos já nascem digitais
• Ao movimentar um processo físico, sua digitalização é realizada
• Novas peças processuais já nascem digitais
Ponto de Corte Estabelecido
• Identificação dos processos ativos
• Digitalização
• Retenção do processo físico (Ato Deliberativo 882/2016)
Foco nos Processos Ativos
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Processo Eletrônico – Implantação
• Ausência de fluxos definidos, padronização de fluxos simples para todas as áreas
• Mapeamento e revisão das naturezas (tipos) de processos e protocolos
• Mapeamento e definição dos modelos de peças utilizadas nas áreas em suas atividades processuais
• Priorização nas atividades do Setor de Protocolo e Arquivo
Operacionalização
• Treinamento focado na realidade da instituição
• Treinamento setorizado
• Atenção especial à equipe do Protocolo e Secretarias (Julgamentos)
• Mudança Cultural
Pessoal
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Processo Eletrônico - Digitalização
Arquivo para Digitalizar (sujo)
Limpeza e Preparação
Digitalização
OCR Indexação Upload Arquivo Digital no e-TCE
Remontagem Arquivo Remontado (limpo) Setor de Arquivo
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Integração com Jurisdicionado
SAGRES
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Integração com Jurisdicionado
SISAP
Cenário anterior
Benchmarking outros TCs
Cessão SAGRES TCE/PI
Sagres
TCE/SE
Cenário Atual
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Integração com Jurisdicionado - Implantação SAGRES
• Cessão TCE/PI
• Modificações • Validação na web (era desktop)
• Informações de Folha de Pagamento
• Informações de Licitações e Contratos
• Alinhamento • Jurisdicionados
• Fornecedores (Contabilidade e Software)
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Integração com jurisdicionados - SAGRES
• Esfera Municipal • Envio de informações pelo
Portal do Jurisdicionado
• PCMs
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Integração com os jurisdicionados – SAGRES
• Esfera estadual • Link de Dados com a SEFAZ
(RIGES)
• Acesso direto à Base de Dados dos sistemas
• Replicação diária da base
• Dados • Orçamentários
• Contábeis
• Financeiros
• Pessoal
i-Gesp e
Sipes
Assembleia
Tribunal de Contas
Ministério Público
Defensoria
Poder Executivo
Tribunal de Justiça
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Integração com os jurisdicionados – Informações e Demonstrativos SAGRES
• Receita Corrente Líquida
• Demonstrativo da Despesa com Pessoal
• Cálculo do Repasse para o Legislativo
• Demonstrativo dos Gastos com Saúde
• Demonstrativo dos Gastos com Educação
• Balanço Financeiro
• Balanço Patrimonial
• Demonstrativo do Repasse para o Poder Legislativo
• Demonstrativo do Subsídio de Prefeito e Vice-Prefeito
• Demonstrativo do Subsídio de Vereadores
• Folha de Pagamento dos Órgãos
• Licitações, Dispensas e Inexigibilidades
• Contratos e Aditivos
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Integração com os Jurisdicionados – Portal do Jurisdicionado
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Integração com os Jurisdicionados – Portal do Jurisdicionado
• Foco como principal canal de comunicação junto ao TCE/SE
• Avisos
• Envio de Informações estruturadas (XML) PCMs e Informes
• Protocolo eletrônico
• Acompanhamento de expedientes eletrônicos (Processos e Protocolos)
• Comunicações Processuais
• Acesso por toda sociedade (credenciamento)
• Uso de certificado digital para assinaturas
• Acesso amplo aos processos pelos ADVOGADOS (Lei 13.793/2019)
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Relatórios, Trilhas de Auditoria e PGA
Ferramentas
de Auditoria
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Ferramentas de Auditoria
Relatórios, Trilhas e PGA Ferramentas de Apoio (Portal do Jurisdicionado,
Office 365, MS SQL RSS, Power BI, etc.)
e-TCE
Sagres
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Ferramentas de Auditoria – Relatórios e Trilhas
• Análise Financeira, Orçamentária e Patrimonial
• Demonstrativos Contábeis
• Subsídios
• Atos Jurídicos
• Painéis de Índices Estratégicos por Município
• LRF e Limites Legais
• Pessoal • Folha de Pagamento • Acúmulo de Vínculos • Remunerações
• Empenhos X Licitações X Contratos
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Ferramentas de Auditoria – Relatórios e Trilhas
• Classificação de dados para Auditoria • Geração de Indícios
• Integração e Cruzamento com Dados Externos • LABCONTAS
• Junta Comercial
• Etc.
• Relatórios Gerenciais (Administrativo)
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Ferramentas de Auditoria – Relatórios e Trilhas
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Ferramentas de Auditoria – Relatórios e Trilhas
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Ferramentas de Auditoria - PGA
O PGA é uma ferramenta de apoio na execução das atividades finalísticas do TCE/SE, onde a partir de informações processuais (e-TCE), o usuário realizará os procedimentos de auditoria, documentando e registrando sua análise em peças processuais.
A ferramenta provê também o controle e acompanhamento das atividades pelos Coordenadores das áreas de inspeção.
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Ferramentas de Auditoria - PGA
Fluxo de Trabalho
• O técnico verifica sua carga de expedientes (Processos e Protocolos);
• A partir do expediente escolhido, o técnico tem a disposição relatórios e painéis com informações para a apoio na análise a ser executada;
• O PGA disponibiliza também, de acordo com a natureza do expediente escolhido, um modelo de Relatório finalístico com conteúdos automáticos e customizáveis;
• Após conclusão do Relatório finalístico, o técnico anexa o mesmo como peça processual do expediente.
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Ferramentas de Auditoria - PGA
Mo
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Relatório de Análise das Contas Anuais de
Prefeituras
Relatório de Análise de Aposentadorias
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Impactos e Resultados
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Tecnologias Exponenciais
6Ds
Digitalização
Decepção
Disrupção
Desmonetização
Desmaterialização
Democratização
Diamandis e Kotler (2018)
Uma tecnologia inovadora gera um ciclo de crescimento que pode ser sintetizado em 6 etapas
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Tecnologias Exponenciais – 6Ds
Diamandis e Kotler (2018)
•Substituição de informações analógicas por digitais Digitalização
•A demora ou recusa em perceber os resultados e benefícios da nova tecnologia Decepção
•Ponto de corte. “Caminho sem volta” Disrupção
•Eliminação de fluxos de receitas e consequentes despesas Desmonetização
•Eliminação de objetos, equipamentos, insumos, artefatos físicos anteriormente necessários Desmaterialização
•Disseminação e facilidade de acesso à nova tecnologia Democratização
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Impactos e Resultados
• Melhoria no ambiente de trabalho (Ausência de Papel)
• Uso de Tablets nas Sessões Plenárias
• Antecipação de ações Plenárias (Conselheiros e Partes Interessadas)
• Motivação organizacional devido à Transparência Interna
• Confiabilidade das informações
• Choque de cultura organizacional
• Indicadores e respeito aumento de produtividade
• Melhoria dos processos administrativos
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208
220
211
250
239 244
225
167
150
170
190
210
230
250
270
Março Abril Maio Junho Julho Agosto Setembro Outubro Novembro Dezembro
MIL
HA
RES
Folhas impressas 2017
Impactos e Resultados
Implantação
e-TCE
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Impactos e Resultados OCORRÊNCIAS DE ATRASOS NA ENTREGA DOS INFORMES MENSAIS
SISAP SAGRES
2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018
ORÇAMENTO 223 229 249 56 16 36 14 10
JAN 156 230 224 74 49 31 15 39 7 35
FEV 198 145 206 53 98 22 14 12 5 19
MAR 181 97 208 51 125 19 9 8 5 8
ABR 141 116 176 43 105 17 11 17 3 5
MAI 132 91 203 38 70 21 18 15 7 1
JUN 96 100 38 35 48 19 10 9 5 0
JUL 138 68 49 55 31 15 12 13 8 0
AGO 118 65 81 33 17 12 11 11 5 0
SET 88 56 48 50 8 17 14 10 5 0
OUT 87 65 35 23 13 23 9 14 8 2
NOV 71 87 33 40 16 14 15 12 4 3
DEZ 76 107 31 7 2 7 12 115 10 1
M13 2 0
M14 102 2
TOTAL 1705 1456 1581 558 598 253 164 285 176 76
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Impactos e Resultados
478.766,30 503.541,07
603.565,49
281.845,32
58.191,57
-
100.000,00
200.000,00
300.000,00
400.000,00
500.000,00
600.000,00
700.000,00
2015 2016 2017 2018 2019
Multas 2015 a 2019
BOLETOS DEPÓSITOS TOTAL
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Impactos e Resultados
TELETRABALHO RESOLUÇÃO Nº 319/2018
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Ações Futuras e Perspectivas