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PMO EM LISARB
MBA em Gestão Estratégica e Econômica de Projetos
Disciplina: Project Office e Nível de Maturidade
Professor: Doutor Marco Antonio Coghi
Cidade: São Paulo
Turma: GEEPT10
Equipe de Projetos
RP Consultoria de projetos Joel Cardoso Ribeiro
Leonardo Peliz
A RP CONSULTORIA DE PROJETOS é uma empresa especializada
em gerenciamento profissional de portfólios, projetos e implantação
de PMO.
PMO em LISARB
Empresa:
PMO em LISARB
Objetivo:
Identificar projetos a partir do planejamento estratégico de LISARB
Implantação de PMO em LISARB
PMO em LISARB
Projetos Identificados:
1- Implantação de rigoroso procedimento para contratação de
serviços e prestação de contas públicas visando redução da
corrupção e economia para LISARB.
2-Criação de um projeto de construção industrializada de módulos
escolares para levar a escolaridade as população menos favorecida.
3-Desburocratização do sistema judicial para promover a agilidade
nos tribunais, criando metas de tempo para cada processo.
4- Criação de fóruns públicos de debate onde os cidadãos podem
expor opiniões e apresentar projetos e ideias
5- Criação de um fundo para premiar as empresas que reduzirem a
emissão de gases de efeito estufa e reduzirem o desperdício.
PMO em LISARB
Categorização dos projetos:
Categoria 1 – Cidadania e desenvolvimento sustentável (projetos 4 e
5) - Ambos os projetos são a base na criação de um futuro melhor
para os cidadãos
Categoria 2 – Eficiência e rigor (projetos 1, 2 e 3) – Todos os projetos
apresentam medidas concretas para reduzir custos (desburocratizar e
e criar infraestrutura para educação
PMO em LISARB
Avaliação:
Através de consultores internos da nossa empresa e de alguns
especialistas contratados, criamos critérios de avaliação (Custo,
Recursos Humanos, Risco, Duração e Benefícios) . Estabelecemos o
peso relativo para cada critério (5, 4, 3, 2, 1) e avaliamos cada projeto
segundo cada um dos critérios.
Desta forma ficamos com os projetos listados de 1 a 5.
PMO em LISARB
Seleção:
Verificamos que, essencialmente devido a capacidade financeira
(parcela do orçamento de estado dedicada ao PMO), e aos recursos
humanos disponibilizados (funcionários públicos), apenas 3 dos 5
projetos identificados e avaliados foram selecionados:
- Criação de um projeto de construção industrializada de módulos
escolares para levar a escolaridade a população menos favorecida
- Criação de fóruns públicos de debate onde os cidadãos podem expor
opiniões e apresentar projetos e ideias
- Criação de um fundo para premiar as empresas que reduzirem a
emissão de gases de efeito estufa e reduzirem o desperdício.
PMO em LISARB
Priorização:
Os critérios de pontuação usados na fase de avaliação foram
determinantes para priorizar os projetos da seguinte forma (usando a
pontuação mais alta na avaliação):
1- Criação de um fundo para premiar as empresas que reduzirem a
emissão de gases de efeito estufa e reduzirem o desperdício.
2- Criação de um projeto de construção industrializada de módulos
escolares para levar a escolaridade a população menos favorecida.
3- Criação de fóruns públicos de debate onde os cidadãos podem
expor opiniões e apresentar projetos e ideias
PMO em LISARB
Balanceamento do portifólio:
Através da análise do Gráfico de Bolhas facilmente entendemos que o
portfólio está balanceado.
Os projetos escolhidos contemplam as duas categorias escolhidas;
temos um dos projetos com custo elevado (construção de escolas),
outro com médio (prêmio para reduzir emissão de gases) , outro com
baixo (criação de fóruns); abraçam a intervenção de vários
ministérios também.
Por estas razões verificamos que de fato o portfolio está balanceado.
PMO em LISARB
Nível de maturidade:
Baseado na análise realizada a partir de uma pesquisa com os
colaboradores, foi identificado que LISARB encontra-se no nível 2 de
maturidade que caracterizamos como básico e que visualizamos
bastante espaço para melhorias.
Cada ministério parece que usa a sua própria padronização e
procedimentos, e o governo parece não ter os ministérios a funcionar
em conjunto com vista a alcançar os objetivos propostos.
A Presidência já reconheceu a necessidade de um PMO que permita
uma visão global sobre todos os projetos em andamento
PMO em LISARB
Benefícios da implantação de um PMO:
Maior eficiência nos projetos
Acesso rápido a informações dos projetos
Melhor gerenciamento dos recursos (Orçamento de Estado e
funcionários públicos)
Dar visibilidade sobre os projetos a Presidência
Consolidar e tratar em conjunto os dados passados pelos diversos
ministérios
Antecipação de problemas no país
Gerênciar adequadamente as expectativas dos cidadãos
PMO em LISARB
Níveis hierárquicos dos PMOs sugeridos para LISARB
PMO Nível 2 e PMO Nível 3
Nível 2 será o nível apropriado para o executivo de LISARB, pois o
PMO não poderá se concentrar em projetos individuais e sim terá de
visar os projetos como um todo. É desta forma que um país deve
encarar a governância – todos os projetos visam o bem comum e
todos os projetos (em curso, e os propostos pelo PMO) deverão ter
interdependências de forma a termos uma maior eficiência de
recursos.
Acima do Nível 2, mais próximo da Presidência, deveremos ter um
PMO Nível 3. Mais do que visar os processos e recursos, este PMO
deverá desenhar com o Presidente, uma estratégia para o país. Este
PMO deverá funcionar como um “conselheiro de Estado”
PMO em LISARB
Função:
A função adotada será de Métodos e procedimentos.
No início da implantação, esta será a função adequada, sendo que
temos como objetivo uma evolução que leve o PMO a obter num
futuro próximo a “Integração com o negócio”.
Pensamos ser essencial a função de comunicar e reportar ao
Presidente o andamento dos projetos, gerenciar as expectativas dos
cidadãos de LISARB, criar metodologias e procedimentos, e evoluir
para a Integração com o Negócio, criando políticas com a
Presidência, criando interfaces funcionais entre os diversos
ministérios e gerenciando também os clientes internos – ministros e
governantes.
PMO em LISARB
Modelo adotado:
Torre de controle e Estação Meteorológica
Sendo que o modelo Torre de Controle é, na nossa opinião, o modelo
mais completo, este deve ser combinado com o modelo Estação
Meteorologica, pois é importante ter visibilidade sobre progresso,
cronograma, riscos, problemas, e também definir parâmetros e
ferramentas.
O modelo adotado vai assim passar aos ministérios instruções,
parâmetros, para gestão dos projetos e ao mesmo tempo funcionar
como uma auditoria constante.
PMO em LISARB
Etapas de implementação:
Fase I – a fase onde o PMO define as metas e objetivos com a
Presidência. O país e sua organização deve ser estudado, definindo o
seu modelo de maturidade enquanto gestor do país.
Deverão ser efetuadas reuniões com todos os ministérios e criadas
equipes onde serão delegadas funções próprias.
A estratégia é definida nesta fase..
Fase II – Elaboração de modelos e padrões, implementação de
tecnologias e catalogação de projetos. Esta é também uma fase de
treinamento.
Fase III – Aqui estamos já em fase de implantação efetiva de
ferramentas e gerenciamento estratégico de todos os projetos,
gerenciando recursos criando interdependências entre eles.
PMO em LISARB
Etapas de implementação:
Fase IV – Já em fase de aperfeiçoamento e melhoria contínua. Todos
os padrões estão estabelecidos e o gerenciamento é feito
adequadamente.
PMO em LISARB
Métricas de sucesso adotadas:
Pesquisas de satisfação – deverá haver uma padronização de
questionários para medir a aceitação dos cidadãos (quem irá em
última instância aferir os benefícios da implantação de PMO)
Tempo médio que os processos demoram na justiça
Número de associações de cidadãos criadas para intervenção na vida
pública
Número de bancos de escola por cidadão
Equidade na distribuição da riqueza (que revela a evolução social)
Índices de gases de efeito de estufa (que prejudicam o ambiente)
PMO em LISARB
Fatores críticos de sucesso:
Patrocínio Executivo - o próprio Presidente de LISARB terá de estar
completamente envolvido, acreditando no projeto, e permitindo
acesso a todos os recursos necessários para o desenvolvimento e
implantação da estratégia de investimento.
Infrastrutura diponível – Meios financeiros e acesso a informação por
parte dos ministérios
Estratégia de comunicação com a comunidade – as pessoas devem
ser convencidas que as mudanças são necessárias e que no futuro
irão ser beneficiadas
FIM
FIM:
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