Download - Proposal SisfoKampus_PERTIBA (OK)
-
8/6/2019 Proposal SisfoKampus_PERTIBA (OK)
1/14
PROPOSAL
APLIKASI TERPADU MANAJEMEN KAMPUS
TOTAL SOLUTION SMART SISFOKAMPUS
Sistem yang tumbuh dan berkembang
Disusun oleh :
IT STMIK ATMA LUHUR
ULTRASMART SOLUTIONS TEAM
Oktober 2010
Pangkalpinang Bangka Belitung
-
8/6/2019 Proposal SisfoKampus_PERTIBA (OK)
2/14
Proposal SisfoKampus untuk Perguruan Tinggi
Pangkalpinang, 25 Oktober 2010
No Ref : 0135/US/ADM/X/10/PW
Perihal : Pena waran Implementasi Smart SisfoKampus
Kepada Yth.Bapak Sanyo
Di Tempat
Terima kasih atas kesempatan bagi kami, IT STMIK Atma Luhur UltraSmart Solutions
Team untuk memperkenalkan aplikasi Smart SisfoKampus. Sehubungan dengan
kebutuhan Sistem Informasi Akademik di Perguruan Tinggi Ilmu Hukum Bangka, dengan
ini kami sampaikan proposal lengkap untuk Bapak pelajari.
IT STMIK Atma Luhur UltraSmart SolutionsTeam adalah team IT yang berpengalaman
dalam penyediaan solusi teknologi informasi yang berfokus pada sistem informasi
manajemen perguruan tinggi dengan menggunakan framework base. Smart
SisfoKampus adalah Solusi yang tepat dan cerdas untuk meningkatkan efisiensi dalam
manajemen perguruan tinggi yang terdiri dari pengelolaan manajemen penerimaan
mahasiswa baru (PMB), akademik, Dosen, mahasiswa, dan pelaporan untuk DIKTI(EPSBED). Modul modul yang terdapat dalam sisFoKampus merupakan modul
operasional yang sudah diterapkan (applicable) dan sudah teruji oleh perguruan tinggi
secara nasional baik untuk perguruan tinggi negeri dan swasta.
Besar harapan kami untuk dapat memberikan solusi yang optimal kepada institusi yang
Bapak pimpin dan kelola.
Terima kasih.
Hormat kami,
Hadi Santoso , S.Kom.IT Manager
2
-
8/6/2019 Proposal SisfoKampus_PERTIBA (OK)
3/14
Proposal SisfoKampus untuk Perguruan Tinggi
DAFTAR ISI
PENDAHULUAN ....................................................................................4
PENGERTIAN KAMI TERHADAP PERGURUAN TINGGI .......................... 4
TEKNOLOGI SMART SISFOKAMPUS ......................................................5
........................................................................................................... 6
KEUNGGULAN SMART SISFOKAMPUS ..................................................7
APLIKASI SMART SISFOKAMPUS ........................................................7
1. MODUL ADMINISTRASI SISTEM............................................................................... 8
2. MODUL ADMINISTRASI MASTER............................................................................... 8
3. MODUL PENERIMAAN MAHASISWA BARU.................................................................... 8
4. MODUL ADMINISTRASI AKADEMIK............................................................................ 9
5. MODUL KEPALA AKADEMIK.................................................................................... 9
6. MODUL ADMINISTRASI KEUANGAN............................................................................ 9
7. MODUL KEPALA KEUANGAN................................................................................... 9
8. MODUL DOSEN.................................................................................................. 9
9. MODUL ADMINISTRASI DOSEN................................................................................ 9
10. MODUL MAHASISWA......................................................................................... 9
11. MODUL ALUMNI............................................................................................ 10
12. MODUL KEUANGAN. ........................................................................................ 10
13. MODUL PENGISIAN NILAI................................................................................ 10
LINGKUP PEKERJAAN ........................................................................10
INVESTASI IMPLEMENTASI SMART SISFOKAMPUS ........................... 12
RENCANA IMPLEMENTASI ..................................................................13
TERMIN PEMBAYARAN .......................................................................13
PENUTUP ...........................................................................................14
3
-
8/6/2019 Proposal SisfoKampus_PERTIBA (OK)
4/14
Proposal SisfoKampus untuk Perguruan Tinggi
Pendahuluan
Penggunaan Sistem Informasi dalam manajemen perguruan tinggi dewasa ini tidak
hanya digunakan sebagai pendukung dalam proses penyelenggaraan pendidikan tinggi
saja, namun peran Sistem Informasi telah bergeser menjadi kebutuhan yang harus
dimiliki agar dapat memenangkan persaingan di iklim kompetisi yang semakin ketat.
Secara internal, penggunaan Sistem Informasi yang dapat mengeliminasi proses
bisnis, mudah digunakan, terintegrasi dari hulu ke hilir dan mengotomasi proses yang
masih dilakukan secara manual dapat menciptakan efisiensi dan efektifitas pada
institusi. Secara eksternal, penggunaan Sistem Informasi dapat digunakan sebagai
senjata dalam bersaing dalam mendapatkan keunggulan bersaing dari para pesaing
pada industri yang sama.
Perguruan Tinggi Ilmu Hukum Bangka Business di Indonesia membutuhkan Sistem
Informasi Akademik terinregrasi dalam meningkatkan pelayanannya kepada
mahasiswa. Sebagai sekolah yang berbasiskan bisnis, maka Perguruan Tinggi Ilmu
Hukum Bangka perlu melakukan upgrading terhadap Sistem Informasi yang dimiliki
dengan menyesuaikan kebutuhan dan trend pasar saat ini.
Pengertian Kami Terhadap Perguruan Tinggi
Saat ini setiap organisasi dituntut untuk dapat memberikan nilai tambah (value
added) yang maksimal bagi pemilik usaha, karyawan dan masyarakat (stakeholder).
Perguruan tinggi sebagai salah satu organisasi yang bergerak pada penyediaan
pendidikan bagi masyarakat juga dituntut untuk memberikan pelayanan yang optimal
kepada masyarakat.
Permasalahan yang sering timbul dalam manajemen di perguruan tinggi diantaranya
adalah :
Komputerisasi SIM Kampus yang tidak terintegrasi utuh.
Kesulitan dalam pembuatan laporan evaluasi (EPSBED).
Tidak adanya standar prosedur operasi yang baku.
Kesulitan dalam monitoring keuangan mahasiswa.
Kesulitan dalam manajemen beasiswa.
Mekanisme Penerimaan Mahasiswa Baru.
4
-
8/6/2019 Proposal SisfoKampus_PERTIBA (OK)
5/14
Proposal SisfoKampus untuk Perguruan Tinggi
Mekanisme Registrasi Mahasiswa.
Pelayanan Administrasi Mahasiswa dan Dosen.
Manajemen Kurikulum dan Mata kuliah.
Manajemen Program dan Ruang Kelas.
Manajemen Ujian dan Tugas Mahasiswa.
Manajemen Keuangan Mahasiswa
Manajemen internal Perguruan Tinggi.
Inefisiensi dalam Proses Kartu Rencana Studi Mahasiswa.
Inefisiensi dalam Proses Kartu Hasil Studi Mahasiswa.
Komputerisasi Laporan (Ijasah, Absensi, KHS, KRS, dll).
IT STMIK Atma Luhur UltraSmart Solutions Team sebagai pengembang sistem
informasi yang berpengalaman dalam pengembangan sistem akademik, memberikan
solusi untuk meningkatkan kinerja perguruan tinggi dengan pemanfaatan teknologi
informasi yang tepat guna. sistem infomasi manajemen perguruan tinggi yang telah
kami kembangkan dan sudah teruji dengan nama SMART SISFOKAMPUS.
SMART SISFOKAMPUS adalah terobosan baru dan cerdas dalam penerapan
teknologi informasi untuk komputerisasi manajemen Institusi Pendidikan dengan
pendekatan bertumbuh dan berkembang sebagai sarana untuk meningkatkan efisiensi
dan efektivitas dalam operational perguruan tinggi di Indonesia.
Teknologi Smart SisfoKampus
IT STMIK Atma Luhur UltraSmart Solutions Team sebagai developer system telah
berpengalaman mengembangkan sistem informasi khususnya di institusi pendidikan.
Dalam pengembangan aplikasi Smart SisfoKampus metode teknologi informasi &
komunikasi yang digunakan adalah sebagai berikut:
1. Multi-Platform. Kami mengembangkan piranti lunak yang multi-platform.
Pengguna dapat memilih platform operating system mau pun hardware sesuai
dengan pertimbangan internal pengguna. Piranti lunak kami dapat berjalan di
Sistem Operasi: MS Windows Family, Linux Distribution (Mandrake, RedHat, SuSe,
Slackware), Novell Netware, Solaris, Mc OS X, Unix (and clone). Juga untuk
platform hardware dengan prosesor: Intel, AMD, VIA/Cyrix, SPARC, dll.
5
-
8/6/2019 Proposal SisfoKampus_PERTIBA (OK)
6/14
Proposal SisfoKampus untuk Perguruan Tinggi
2. Thin Client. Untuk menekan biaya implementasi, kami mewujudkan sistem
informasi kami dengan konsep thin-client. Dengan demikian workstation atau PC
client dapat menggunakan spesifikasi yang relatif rendah yang hanya diinstall OS
dan browser internet saja.
3. Framework & Modular. Kami telah memiliki pustaka (library) fungsi yang
membentuk framework. Dengan framework ini, siklus pengembangan dapat
dipangkas sehingga akan menghemat waktu pengembangan. Selain itu sistem
didesain dengan konsep modular sehingga kelak dapat ditambahkan modul baru.
Perubahan modul juga dapat dilakukan dengan cepat tanpa perlu mengganggu
kerja dan fungsi modul lain.
4. Scalable. Aplikasi kami memiliki tingkat skalabilitas tinggi. Dalam arti kemampuan
menyimpan data dan skalabilitas fungsi dapat ditingkatkan sewaktu-waktu sesuai
dengan perkembangan.
5. Availability. Data dapat dipublikasikan lewat internet sehingga informasi dapat
diakses dari mana pun dan kapan pun.
6. Reliable. Dengan pemilihan platform OS, hardware dan network yang sesuai,
sistem dapat berjalan dengan handal.
6
-
8/6/2019 Proposal SisfoKampus_PERTIBA (OK)
7/14
Proposal SisfoKampus untuk Perguruan Tinggi
Keunggulan Smart SisfoKampus
Smart SisfoKampus memiliki keunggulan sebagai berikut :
1. Smart SisfoKampus sudah terbukti dan teruji (proven and tested) dapat
diimplementasi dengan baik di Universitas, akademi, sekolah tinggi, politeknik,
institut, dan Diklat sekalipun.
2. Smart SisfoKampus menjamin terintegrasinya program Dikti sehingga laporan
tidak dibuat secara double entry dan tepat waktu. Smart SisfoKampus
memberikan kemudahan dengan memberikan fasilitas eksport import.
3. Smart SisfoKampus dapat dijalankan di beberapa platform umum. Targetnya
adalah: Keluarga MS Windows dan beberapa distribusi GNU/Linux. Dengan
adanya beberapa pilihan ini, pengguna Smart SisfoKampus dapat memilih
platform tertentu berdasarkan pertimbangan mereka sendiri.
4. Aplikasi dapat berfungsi baik dengan tuntutan hardware yang tidak spesifik
dengan spesifikasi relatif rendah. Dengan demikian pengguna dapat
memanfaatkan piranti keras yang umum yang tersedia di pasaran dengan
spesifikasi yang umum dengan harga yang relatif terjangkau.
5. Top Manajemen dapat dengan mudah mendapatkan informasi mengenai semua
aktivitas terjadi di dalam universitas secara real time sehingga memudahkan
untuk pengambilan keputusan.
6. Menyediakan training center sebagai wadah untuk pelatihan dan workshop,
sekaligus untuk menjamin layanan purna jual.
7. Memiliki panduan dan manual yang lengkap sehingga mudahkan untuk
mengoperasikan sesuai dengan level akses dan modul.
Aplikasi Smart SisfoKampus
Secara garis besar aplikasi Smart SisfoKampus ini memiliki 8 modul besar dan dapat
dikembangkan sesuai dengan kebutuhan klien (untuk paket total solutions).
Gambaran umum dari modul aplikasi Smart Sisfokampus seperti tergambar di bawah
ini :
7
-
8/6/2019 Proposal SisfoKampus_PERTIBA (OK)
8/14
-
8/6/2019 Proposal SisfoKampus_PERTIBA (OK)
9/14
Proposal SisfoKampus untuk Perguruan Tinggi
4. Modul Administrasi AkademikModul ini adalah modul untuk pengelolaan operasional bidang akademik. Tugas-tugas ini meliputi: Penentuan kalendar akademik, ubah status mahasiswa,penjadwalan kuliah, penjadwalan ruang, administrasi KRS mahasiswa, absensi
mahasiswa dan dosen, penundaan mata kuliah dan nilai mahasiswa, penjadwalanujian, administrasi tugas akhir, data kelulusan mahasiswa, pencetakan formulir
absensi, pencetakan KHS, pencetakan kartu mahasiswa, pencetakan kartupenyetaraan, pencetakan nilai mahasiswa, pencetakan pengawas ujian,
pencetakan transkrip nilai, pencetakan transkrip sementara, pencetakan karturealisasi perkuliahan, pencetakan laporan kehadiran mahasiswa, dan sebagainya.
5. Modul Kepala AkademikModul ini adalah modul khusus untuk kepala akademik dengan tugas-tugas yang
meliputi: pengelolaan kurikulum, pengelolaan tahun akademik, pengelolaan matakuliah berdasarkan semester/cawu dan berdasarkan jenis mata kuliah,pengelolaan prasyarat mata kuliah, pengelolaan master jumlah maksimum SKS
berdasarkan IPS, dispensasi KRS, edit mata kuliah mahasiswa, pembuatanpassword dosen untuk file nilai secara otomatis, rekapitulasi data mahasiswa,monitor IPK/IPS mahasiswa, pembuatan surat keputusan mengajar, dan
sebagainya.
6. Modul Administrasi KeuanganModul ini adalah modul untuk pengelolaan keuangan mahasiswa, yang meliputi:sub-modul pembayaran, sub-modul pengembalian, dan lain-lain. Dengan adanyamodol ini, bagian keuangan akan dengan mudah melakukan memonitoring setiapmahasiswa.
7. Modul Kepala KeuanganModul ini adalah modul khusus untuk kepala keuangan. Yang meliputi: setuplaporan kewajiban, laporan kewajiban, setup master BPP Pokok, setup programBPP Pokok, setup master biaya, administrasi master keuangan mahasiswa, proses
keuangan, laporan mahasiswa belum lunas, laporan penerimaan, laporanpengembalian, dan lain-lain
8. Modul DosenModul ini adalah modul khusus untuk dosen, yang meliputi: melihat jadwal
mengajar per dosen, pemberian nilai mahasiswa, penundaan nilai mata kuliahmahasiswa, sub-modul perwalian, sub-modul pembimbingan tugas akhir
mahasiswa, lihat jadwal ujian dan jaga ujian, cetak nilai mahasiswa.
9. Modul Administrasi DosenModul ini adalah modul untuk mengelola dosen dan atributnya. Modul ini meliputi:pengelolaan jabatan organisasi, pengelolaan master dosen, setup honor per
program, sub-modul honor dosen, rekapitulasi honor dosen, rekapitulasi kehadirandosen, evaluasi dosen, perincian dosen pembimbing, dan lain-lain.
10. Modul MahasiswaModul ini adalah modul khusus untuk mahasiswa. Modul ini meliputi: lihat jadwal
kuliah, lihat kalendar akademik, proses registrasi ulang mahasiswa, pengisianKRS, lihat KHS, lihat jadwal ujian, lihat riwayat Index Prestasi Kumulatif, riwayatmata kuliah yang telah diambil, lihat riwayat keuangan mahasiswa.
9
-
8/6/2019 Proposal SisfoKampus_PERTIBA (OK)
10/14
Proposal SisfoKampus untuk Perguruan Tinggi
11. Modul AlumniModul ini adalah modul untuk mengelola alumni. Modul ini meliputi: sub-modulpengelolaan alumni, tempat kerja, dan wadah untuk marketing bagi perguruantinggi.
12. Modul Keuangan.Modul ini adalah modul untuk mengelola penerimaan pembayaran dari mahasiswasekaligus untuk menerima status pembayaran kepada para mahasiswa.
13. Modul Pengisian NilaiModul ini adalah modul untuk membantu para dosen untuk memberikan nilai ujiansecara cepat tanpa perlu melakukan double entry. Proses pengisian dapatdilakukan secara online ataupun dengan menggunakan disket sebagai mediauntuk upload data.
Lingkup Pekerjaan
Adapun lingkup pekerjaan yang ditawarkan untuk pengembangan SisfoKampus pada
Perguruan Tinggi Ilmu Hukum Bangka ini meliputi :
1. Melakukan Analisis Laporan
2. Kustomisasi Aplikasi meliputi proses :
a. Proses Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB)
- PMB offline
b. Proses Akademik Mahasiswa Baru
- Registrasi Mahasiswa Baru
- Orientasi Pengenalan Kampus
- Pembagian Kelas
- Set Dosen penasehat
- Penjadwalan Kuliah
- KRS Mahasiswa
- Presensi Dosen dan Mahasiswa
- Penjadwalan UTS dan UAS
- Cetak Kartu UTS dan UAS
- Penilaian
- Transkrip Nilai
10
-
8/6/2019 Proposal SisfoKampus_PERTIBA (OK)
11/14
Proposal SisfoKampus untuk Perguruan Tinggi
c. Proses Akademik Mahasiswa Lama
- Registrasi Mahasiswa Baru
- Orientasi Pengenalan Kampus
- Pembagian Kelas
- Set Dosen penasehat
- Penjadwalan Kuliah
- KRS Mahasiswa
- Presensi Dosen dan Mahasiswa
- Penjadwalan UTS dan UAS
- Cetak Kartu UTS dan UAS
- Penilaian
- Transkrip Nilai
d. Manajemen Remedial
e. Manajemen Praktek Kerja
f. Manajemen Tugas Akhir
g. Manajemen Komprehensif
h. Utility
i. Administrasi System
j. Laporan
3. User Training penggunaan Sisfokampus
4. Pendampingan implementasi dan garansi selama 1 (satu) bulan.
11
-
8/6/2019 Proposal SisfoKampus_PERTIBA (OK)
12/14
Proposal SisfoKampus untuk Perguruan Tinggi
Investasi Implementasi Smart SisfoKampus
Perincian investasi implementasi Smart SisfoKampus (as is) yang kami tawarkan
sesuai dengan lingkupan pekerjaan di atas adalah sebagai berikut :
No. Lingkup pekerjaan Nilai (Rp)
1.
Jasa Pengembangan Sistem informasi akademik :
Perancangan, kustomisasi, pengembangan, dan
implementasi modul Aplikasi Smart Sisfo Kampus untuksetiap program studi yang ada.
Melakukan pelatihan intensif (workshop) bersertifikat
dan pendampingan kepada tim counterpartklien selamamasa implementasi.
Membuatkan Buku Panduan (manual user) Aplikasi
Smart SisfoKampus.
190.000.000
TOTAL 190.000.000
Terbilang: # Seratus Sembilan Puluh Juta Rupiah #
Catatan :
1. Harga belum termasuk PAJAK dan tidak termasuk perangkat keras, lisensioperating system (jika ada).
2. Harga berlaku selama 2 (dua) minggu sejak tanggal surat penawaran ini.
12
-
8/6/2019 Proposal SisfoKampus_PERTIBA (OK)
13/14
Proposal SisfoKampus untuk Perguruan Tinggi
Rencana Implementasi
Rencana implementasi Smart SisfoKampus dapat digambarkan sebagai berikut :
No URAIAN PEKERJAANMONTH I MONTH II MONTH III
M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 M9 M10 M11 M12
FASE I : Inisiasi
1 Penandatanganan
Kontrak kerja 35%
2 Kick Off Meeting
3 Requirement Gathering
4 Verifikasi SystemRequirement (BAP 1 dan
2) 30% FASE II : Pengembangan
Aplikasi
5 Kustomisasi Aplikasi
(Coding)
6 User Acceptance Testdan Bugs Fixing 30%
7 Error & Bugs Fixing
TAHAP III : Implementasi
dan Training
8 User Training
9 Instalasi
10 Go-Live 5%11 Closing
Termin Pembayaran
Termin pembayaran dilakukan sesuai dengan progress pekerjaan yang tercantum
dalam rencana implementasi. Termin pembayaran dibagi menjadi 4 tahap pembayaran
sebagai berikut :
13
-
8/6/2019 Proposal SisfoKampus_PERTIBA (OK)
14/14
Proposal SisfoKampus untuk Perguruan Tinggi
a. Pembayaran 1 (DP) : 35% (Kontrak)
b. Pembayaran 2 : 30% (Verifikasi Area Kustomisasi)c. Pembayaran 3 : 30% (User Acceptance Test)
d. Pembayaran 4 : 5% (Closing)
Penutup
Demikian proposal ini kami buat untuk Perguruan Tinggi. Besar harapan kami untuk
dapat memberikan solusi yang tepat sekaligus menjadi mitra yang profesional dalam
pengembangan perguruan Tinggi. Terima kasih atas perhatian dan kerja samanya.
14