SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P004
Halaman: 1/16
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
PROSEDUR PELANTIKAN SECARA KONTRAK PENSYARAH, GURU BAHASA DAN SKIM
PERKHIDMATAN DALAMAN AKADEMIK UPM
Tarikh: 05/06/2012
1.0 TUJUAN Prosedur ini bertujuan menerangkan cara pelantikan Staf Kontrak Pensyarah, Guru
Bahasa Dan Skim Perkhidmatan Dalaman Akademik UPM di Universiti Putra Malaysia. 2.0 SKOP Skop prosedur ini merangkumi permohonan, saringan, pemilihan, penawaran dan
penerimaan Staf Kontrak Pensyarah, Guru Bahasa Dan Skim Perkhidmatan Dalamam Akademik UPM di Universiti Putra Malaysia
3.0 DOKUMEN RUJUKAN
Bil. No. Dokumen Tajuk Dokumen
1. P.U. (A) 1 Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2012
2. - Buku Panduan Perkhidmatan UPM
3. SOK/BUM/GP03/
SARINGAN Garis Panduan Membuat Saringan Mengikut Keperluan
4. SOK/BUM/GP03/
LAPORDIRI Garis Panduan Lapor Diri
5. PU/PY/GP05/LANTIKAN Garis Panduan Permohonan Dan Pelantikan Pasca Doktoral, Felo Penyelidik Dan Felo Perunding
BIL. Pekeliling JPA
6. -
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 8 Tahun 2002- Senarai Kelayakan Yang Diiktiraf Oleh Kerajaan Yang Perlu Digunakan Dalam Urusan Pelantikan Ke Dalam Perkhidmatan Awam
7. - Pekeliling Perkhidmatan Bil. 17 Tahun 2002- Panduan Pertukaran Pelantikan
8. - Pekeliling Perkhidmatan Bil. 17 Tahun 2005- Pindaan Formula Gaji Harian, Imbuhan Tetap Khidmat Awam, Bayaran Lebih Masa dan Cuti
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P004
Halaman: 2/16
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
PROSEDUR PELANTIKAN SECARA KONTRAK PENSYARAH, GURU BAHASA DAN SKIM
PERKHIDMATAN DALAMAN AKADEMIK UPM
Tarikh: 05/06/2012
Bil. No. Dokumen Tajuk Dokumen
Rehat Bergaji Penuh Bagi Pegawai Sambilan
9. -
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 2008- Senarai Tambahan Kelayakan Yang Diiktiraf Oleh Kerajaan Yang Perlu Digunakan dalam Urusan Pelantikan ke Dalam Perkhidmatan Awam
10. - Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2 Tahun 2008- Dasar dan Prosedur Pelantikan Secara Kontrak (Contract of Service)
11. -
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 15 Tahun 2010- Perubahan Perbekalan Kenaikan Pangkat Skim Perkhidmatan Pensyarah Universiti, Pensyarah Perubatan, Pensyarah Pergigian Dan Pensyarah UiTM
12. - Pekeliling Perkhidmatan Bil. 20 Tahun 2009- Bayaran Insentif Pegawai Kesihatan Awam
13. - Pekeliling Perkhidmatan Bil. 8 Tahun 2010 – bayaran Insentif Akademik Pensyarah Perubatan di Institusi Pengajian Tinggi Awam
BIL Surat Pekeliling JPA
14. - Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2004- Pindaan Kadar Imbuhan Tetap Perumahan
15. - Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 9 Tahun 2005- Pindaan Imbuhan Tetap Khidmat Awam Gred 41 Dan 42 Serta Gred 44.
16. - Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 7 Tahun 2006- Pemanjangan Bantuan Sara Hidup
17. -
Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 8 Tahun 2007- Pengiktirafan Kelayakan Ijazah Sarjana dan/atau Ph.D Bagi Maksud Lantikan ke Dalam Perkhidmatan Awam
18. - Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 16 Tahun 2007- Pindaan Kadar Imbuhan Tetap Perumahan
19. - Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 17 Tahun 2007- Bayaran Insentif Perkhidmatan Kritikal
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P004
Halaman: 3/16
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
PROSEDUR PELANTIKAN SECARA KONTRAK PENSYARAH, GURU BAHASA DAN SKIM
PERKHIDMATAN DALAMAN AKADEMIK UPM
Tarikh: 05/06/2012
Bil. No. Dokumen Tajuk Dokumen
20. - Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3 Tahun 2008- Penurunan Kuasa Menimbang Pelantikan Secara Kontrak oleh Institusi Pengajian Tinggi Awam
21. -
Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 14 Tahun 2008- Pelanjutan Had Umur Maksimum Pelantikan Secara Kontrak Bagi Pegawai Warganegara (Bukan Pesara) Dan Bukan Warganegara
22. -
Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 18 Tahun 2008- Pindaan Kadar Bayaran Insentif Pakar. Pindaan: Lampiran C8, Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2002 adalah dipinda
23. -
JPA. BK (S) 173/9/3. Jld.2 (24) Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 10 Tahun 2011 – Dasar dan Prosedur Pelepasan Jawatan dan Peletakan Jawatan
BIL Pekeliling Pendaftar
24. - Pekeliling Pendaftar Bilangan 1 Tahun 2008 Penambahbaikan Skim Perkhidmatan Akademik Dalaman Universiti Putra Malaysia
25. - Minit Mesyuarat JKP/LPU
4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN
KPTM : Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia JPA : Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia LPU : Lembaga Pengarah Universiti
JPU : Jawatankuasa Pengurusan Universiti JKP : Jawatakuasa Pemilih
PTJ : Pusat Tanggungjawab KPTJ : Ketua Pusat Tanggungjawab KP TNC (P/I) : Ketua Pentadbiran, Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan/ Inovasi) KP TNC (JINM) : Ketua Pentadbiran, Pejabat Timbalan Naib Canselor (Jaringan Industri dan Masyarakat)
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P004
Halaman: 4/16
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
PROSEDUR PELANTIKAN SECARA KONTRAK PENSYARAH, GURU BAHASA DAN SKIM
PERKHIDMATAN DALAMAN AKADEMIK UPM
Tarikh: 05/06/2012
KB : Ketua Bahagian, Pejabat Pendaftar PT (P/O) PTJ : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) PTJ PT (P/O) TNC (P/I) : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan/ Inovasi)
PT (P/O) PEND : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pejabat Pendaftar PT(P/O) TNC(JINM) : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pejabat Timbalan Naib
Canselor (Jaringan Industri dan Masyarakat) SPDA : Skim Perkhidmatan Dalaman Akademik UPM SU JKP : Setiausaha Mesyuarat Jawatakuasa Pemilih (Guru/Profesor/Penyelidik)
UPM : Universiti Putra Malaysia WP : Wakil Pengurusan
5.0 TANGGUNGJAWAB
Pendaftar, Ketua Bahagian dan Ketua Seksyen dan Ketua Pusat Tanggungjawab bertanggungjawab menentukan prosedur ini dilaksanakan semasa proses saringan, pemilihan, penawaran dan penerimaan Staf Kontrak Pensyarah, Guru Bahasa Dan Skim Perkhidmatan Dalaman Akademik UPM di Universiti Putra Malaysia.
Sesiapa yang terlibat dengan perkara di atas perlu mematuhi prosedur ini.
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P004
Halaman: 5/16
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
PROSEDUR PELANTIKAN SECARA KONTRAK PENSYARAH, GURU BAHASA DAN SKIM
PERKHIDMATAN DALAMAN AKADEMIK UPM
Tarikh: 05/06/2012
6.0 CARTA ALIR
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P004
Halaman: 6/16
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
PROSEDUR PELANTIKAN SECARA KONTRAK PENSYARAH, GURU BAHASA DAN SKIM
PERKHIDMATAN DALAMAN AKADEMIK UPM
Tarikh: 05/06/2012
Kenal Pasti Keperluan Jawatan
Laksanakan Proses Pemilihan Calon
Mula
Lengkap?
Majukan kepada Pejabat Timbalan Naib Canselor (Jaringan Industri dan Masyarakat)/Pejabat
Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan/Inovasi)
Laksanakan Mesyuarat JKP (Guru/ Profesor)
Dapatkan Kelulusan Naib Canselor/LPU
Terima Permohonan Baharu / Lanjutan Daripada PTJ
Bukan Profesor kepada Profesor?
Lulus?
Keluarkan Surat Tawaran
Warganegara?
Penangguhan?
Lapor Diri di PTJ
Tamat
Dapatkan Keputusan
Penangguhan
Maklumkan Keputusan
Ya
YA
Maklumkan keputusan
kepada calon
Proses permohonan visa dan pass
Tidak
Dapatkan Laporan Penilai
Luar
Tidak Terima Tawaran?
Ya
Tidak
Tidak
Ya
SPDA (Tenaga Adjung/ Pasca Doktoral / Felo Penyelidik /
Felo Perunding)?
PTJ Lengkapkan Dokumen
Tidak
Ya
Tidak
Ya
Sahkan Lapor Diri di Pejabat Pendaftar
7.2
7.3
7.6
7.7
7.12
7.13
7.15
7.18
7.16
7.17
7.19
7.30
7.21
7.22
7.23
7.24
7.25
7.27
7.26
7.28
7.29
7.1
Majukan kepada Pejabat
Pendaftar
Ya
Ya
7.5
7.20
7.14
Laksanakan Mesyuarat JKP (Penyelidikan/
Tenaga Adjung Universiti)
Tidak
7.8
SPDA (Pembantu Pengajar)?
Tidak
Ya
Majukan kepada Pejabat
Pendaftar
7.4
7.31
Lengkap?
Ya
PTJ Lengkapkan Dokumen
Tidak
Terima Permohonan Baharu / Lanjutan Daripada PTJ
7.9
7.10
7.11
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P004
Halaman: 7/16
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
PROSEDUR PELANTIKAN SECARA KONTRAK PENSYARAH, GURU BAHASA DAN SKIM
PERKHIDMATAN DALAMAN AKADEMIK UPM
Tarikh: 05/06/2012
7.0 PROSES TERPERINCI TINDAKAN TANGGUNGJAWAB
7.1 Mula
7.2 Kenalpasti Keperluan Jawatan 7.2.1 Kenalpasti keperluan jawatan berdasarkan kekosongan, keperluan semasa dan maklumat berikut:
(a) Jenis Skim Perkhidmatan; (b) Nama dan Gred Jawatan; (c) Bilangan jawatan; (d) Kategori jawatan samada baharu, pelanjutan
atau penggantian; (e) Bidang/ Pengkhususan; (f) Penempatan; (g) Tempoh pelantikan yang diperlukan; dan (h) Jenis Peruntukan (Pengurusan/Tabung Amanah)
KPTJ
7.3
Laksanakan Proses Pemilihan Calon 7.3.1 Kenalpasti syarat pelantikan merujuk Skim
Perkhidmatan JPA yang berkuatkuasa, Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2 Tahun 2008 – Dasar dan Prosedur Pelantikan Secara Kontrak (Contract of Service), Skim Perkhidmatan Dalaman Akademik UPM dan Garis Panduan Membuat Saringan Mengikut keperluan (SOK/BUM/GP03/SARINGAN).
7.3.2 Buat proses pemilihan calon yang berkelayakan
7.3.3 Menyemak dan melengkapkan dokumen berikut:
(a) Borang Permohonan Jawatan Kumpulan Pengurusan Dan Profesional (SOK/BUM/BR03/JAWATAN 01);
(b) Borang permohonan Jawatan Felo Perunding dan Penyelidik (PU/PY/BR08/FELO).
(c) Borang Permohonan Jawatan Post Doctoral
KPTJ
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P004
Halaman: 8/16
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
PROSEDUR PELANTIKAN SECARA KONTRAK PENSYARAH, GURU BAHASA DAN SKIM
PERKHIDMATAN DALAMAN AKADEMIK UPM
Tarikh: 05/06/2012
(PU/PY/BR07/PD). (d) Senarai Semak Permohonan Pelantikan Baharu
/ Pembaharuan Perkhidmatan (Tetap/Kontrak) (SOK/BUM/SS03/TENAGA AKADEMIK);
(e) Borang Pengambilan dan Perancangan Tugas Pegawai Akademik (SOK/BUM/BR03/TUGAS) yang boleh didapati di Laman Web UPM;
(f) Borang Laporan Nilaian Prestasi Tahunan Tenaga Akademik (SOK/BUM/BR03/LNPTA) (bagi Pembaharuan Perkhidmatan) kecuali bagi Skim Perkhidmatan Dalaman Akademik;
(g) Key Performance Indicator (KPI) dan Curiculum Vitae (CV); dan
(h) Ringkasan Penyelidikan, Penerbitan dan Penyeliaan Pelajar (format boleh didapati di laman web SPK)
7.3.4 Pastikan Laporan Penilaian Prestasi Tahunan
melebihi 80% bagi 3 tahun terakhir sebelum permohonan (bagi pembaharuan perkhidmatan).
7.3.5 Hantar nama penilai luar lima (5) orang yang masih
sah tempoh pelantikan (untuk menilai calon bukan Profesor memohon jawatan Profesor).
7.3.6 Hantar permohonan pembaharuan perkhidmatan
ke Pejabat Pendaftar dalam tempoh enam (6) bulan sebelum tarikh tamat tempoh kontrak semasa.
7.4 SPDA (Pembantu Pengajar)
7.4.1 Jika Ya, ikut langkah 7.6 7.4.2 Jika tidak, ikut langkah 7.5
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P004
Halaman: 9/16
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
PROSEDUR PELANTIKAN SECARA KONTRAK PENSYARAH, GURU BAHASA DAN SKIM
PERKHIDMATAN DALAMAN AKADEMIK UPM
Tarikh: 05/06/2012
7.5 SPDA (Felo Penyelidik, Felo Perunding, Pasca Doktoral, dan Tenaga Adjung)? 7.5.1 Jika ya, ikut langkah 7.7
7.5.2 Jika tidak, ikut langkah 7.9
7.6 Majukan Permohonan kepada Pejabat Pendaftar 7.6.1 Majukan Permohonan ke Pejabat Pendaftar bagi jawatan SPDA (Pembantu Pengajar).
PT(P/O) PTJ
7.7 Majukan kepada Urusetia Jawatankuasa Pemilih Yang Berkenaan
7.7.1 Majukan Permohonan ke Pejabat Timbalan Naib Cancelor (Penyelidikan dan Inovasi) bagi jawatan: (a) Felo Perunding; (b) Felo Penyelidik; dan (c) Pasca Doktoral
7.7.2 Majukan Permohonan Ke Pejabat Timbalan Naib
Canselor (Jaringan Industri dan Masyarakat) bagi jawatan: (a) Tenaga Adjung
KPTJ
7.8 Terima Permohonan Baharu/ Pembaharuan Perkhidmatan dari PTJ 7.8.1 Terima permohonan baharu/ Pembaharuan
Perkhidmatan dari PTJ. Semak dan pastikan semua dokumen lengkap.
PT(P/O) TNC(P/I)/ PT(P/O) TNC(JINM)
7.9 Lengkap? 7.9.1 Jika ya, ikut langkah 7.11 7.9.2 Jika tidak, ikut langkah 7.10
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P004
Halaman: 10/16
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
PROSEDUR PELANTIKAN SECARA KONTRAK PENSYARAH, GURU BAHASA DAN SKIM
PERKHIDMATAN DALAMAN AKADEMIK UPM
Tarikh: 05/06/2012
7.10 PTJ Lengkapkan Dokumen 7.10.1 Maklumkan kepada PTJ untuk melengkapkan
dokumen dalam tempoh (14) empatbelas hari bekerja dari tarikh permohonan dikembalikan.
PT(P/O) TNC(P/I)/ PT(P/O) TNC(JINM)
7.11 Laksanakan Mesyuarat JKP Yang Berkenaan 7.11.1 Sediakan senarai calon bagi jawatan Felo
Perunding, Felo Penyelidik dan Pasca Doktoral untuk dibawa ke Mesyuarat JKP (Penyelidikan)
7.11.2 Sediakan senarai calon bagi jawatan Tenaga Adjung
untuk dibawa ke Mesyuarat JKP (JIM)
PT (P/O) TNC (P/I)
PT(P/O) TNC(JINM)
7.12 Majukan kepada Pejabat Pendaftar
7.12.1 Majukan Permohonan ke Pejabat Pendaftar bagi jawatan: (a) Profesor; (b) Profesor Madya; (c) Pensyarah; (d) Guru Bahasa; (e) Sarjana Tamu; (f) Pengajar Khas (g) Tenaga Pelawat; dan (h) Kursi
KPTJ
7.13 Terima Permohonan Baharu/ Pembaharuan Perkhidmatan dari PTJ 7.13.1 Terima permohonan baharu/ Pembaharuan
Perkhidmatan dari PTJ. Semak dan pastikan semua dokumen lengkap.
PT(P/O) PEND/
7.14 Lengkap? 7.14.1 Jika ya, ikut langkah 7.16
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P004
Halaman: 11/16
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
PROSEDUR PELANTIKAN SECARA KONTRAK PENSYARAH, GURU BAHASA DAN SKIM
PERKHIDMATAN DALAMAN AKADEMIK UPM
Tarikh: 05/06/2012
7.14.2 Jika tidak, ikut langkah 7.15
7.15 PTJ Lengkapkan Dokumen 7.15.1 Maklumkan kepada PTJ untuk melengkapkan
dokumen dalam tempoh (14) empatbelas hari bekerja dari tarikh permohonan dikembalikan.
PT(P/O) PEND/
7.16 Bukan Profesor kepada Profesor? 7.16.1 Jika ya, 7.17 7.16.2 Jika tidak ikut langkah 7.18
7.17 Dapatkan Laporan Penilai Luar 7.17.1 Hantar Borang Penilaian (OPR/BUM/BR03/
LAPORAN 01) kepada lima (5) orang Penilai Luar. 7.17.2 Dapatkan sekurang-kurangnya 3 laporan dari
penilai luar untuk pertimbangan JKP (Profesor) sebelum permohonan dibawa ke mesyuarat JKP Profesor (bagi jawatan Profesor).
PT(P/O) PEND/ PT(P/O) TNC(P/I)/
PT(P/O) TNC(JINM)
7.18 Laksanakan Mesyuarat JKP Yang Berkenaan 7.18.1 Sediakan senarai calon bagi Jawatan Profesor
Madya, Pensyarah, Guru Bahasa, Pengajar Khas, Sarjana Tamu dan Tenaga Pelawat untuk dibawa ke Mesyuarat JKP (Guru).
7.18.2 Aturkan mesyuarat JKP (Guru) dan maklumkan
kepada ahli JKP (Guru) selewat-lewatnya lima (5) hari sebelum tarikh mesyuarat kecuali jika ada penambahan calon selain dari fakulti tersenarai.
7.18.3 Edarkan fail mesyuarat kepada ahli JKP
(Guru)selewat-lewatnya tiga (3) hari bekerja sebelum tarikh mesyuarat kecuali jika ada penambahan atau perubahan calon, dokumen diedarkan sehari sebelum atau semasa mesyuarat.
PT (P/O) PEND
SU JKP
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P004
Halaman: 12/16
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
PROSEDUR PELANTIKAN SECARA KONTRAK PENSYARAH, GURU BAHASA DAN SKIM
PERKHIDMATAN DALAMAN AKADEMIK UPM
Tarikh: 05/06/2012
7.18.4 Sediakan senarai calon bagi Jawatan Profesor dan
Kursi untuk dibawa ke Mesyuarat JKP (Profesor) yang diatur oleh Seksyen Kenaikan Pangkat.
7.18.5 Sediakan Catatan Keputusan Mesyuarat JKP (Guru)
(SOK/BUM/BR03/KEPUTUSAN JKP)dan minit mesyuarat untuk JKP (Profesor), JKP (Penyelidikan), JKP (JIM) dan JKP Fakulti.
7.19 Dapatkan Kelulusan Perakuan Mesyuarat Naib
Canselor/LPU 7.19.1 Sediakan Kertas Cadangan dalam tempoh 10
(sepuluh hari) bekerja dari tarikh Mesyuarat JKP untuk mendapatkan kelulusan kecuali bagi jawatan Pembantu Pengajar: (a) Naib Canselor bagi keputusan yang
diperakukan oleh JKP (Guru, Penyelidikan dan JINM); dan
(b) LPU bagi keputusan yang diperakukan oleh JKP(Profesor).
KP TNC (P/I)/ KP TNC (JINM)
KB
7.20 Lulus? 7.20.1 Jika ya, ikut langkah 7.22 7.20.2 Jika tidak, ikut langkah 7.21
7.21 Maklumkan Keputusan Kepada Calon 7.21.1 Keluarkan surat makluman kepada calon tidak berjaya
PT(P/O) PEND
7.22 Keluarkan Surat Tawaran 7.22.1 Keluarkan surat tawaran kepada calon yang berjaya.
PT(P/O) PEND
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P004
Halaman: 13/16
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
PROSEDUR PELANTIKAN SECARA KONTRAK PENSYARAH, GURU BAHASA DAN SKIM
PERKHIDMATAN DALAMAN AKADEMIK UPM
Tarikh: 05/06/2012
7.23 Terima Tawaran?
7.23.1 Jika ya, ikut langkah 7.24 7.23.2 Jika tidak, tamat
7.24 Tiada Penangguhan? 7.24.1 Jika ya, ikut langkah 7.25 7.24.2 Jika tidak, ikut langkah 7.27
7.25 Dapatkan Keputusan Penangguhan 7.25.1 Dapatkan kelulusan penangguhan daripada KetuaPTJ.
PT(P/O) PEND
7.26 Maklumkan Keputusan 7.26.1 Keluarkan keputusan penangguhan kepada
pemohon.
PT(P/O) PEND
7.27 Warganegara? 7.27.1 Jika ya, ikut langkah 7.23 7.27.2 Jika tidak, ikut langkah 7.22
7.28 Proses Permohonan Visa dan Pass 7.28.1 Hantar dokumen berkaitan ke Pusat Antarabangsa untuk permohonan visa:
(a) Surat penerimaan lantikan; (b) Salinan pasport; (c) 2 keping gambar bersaiz pasport; dan (d) Contract of Service.
PT(P/O) PEND
7.29 Lapor Diri di PTJ
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P004
Halaman: 14/16
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
PROSEDUR PELANTIKAN SECARA KONTRAK PENSYARAH, GURU BAHASA DAN SKIM
PERKHIDMATAN DALAMAN AKADEMIK UPM
Tarikh: 05/06/2012
7.29.1 Lapor diri di PTJ berkaitan dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh surat tawaran dikeluarkan dengan merujuk kepada Garis Panduan Lapor Diri (SOK/BUM/GP03/ LAPOR DIRI).
CALON/ PT (P/O) PTJ
7.30 Sahkan Lapor Diri di Pejabat Pendaftar 7.30.1 Sahkan lapor diri calon dengan merujuk kepada Garis Panduan Lapor Diri. 7.30.2 Jika tiada permohonan penangguhan atau calon
tidak melapor diri selepas tempoh yang ditetapkan, tawaran pelantikan adalah terbatal.
PT(P/O) PEND
7.31 Tamat
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P004
Halaman: 15/16
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
PROSEDUR PELANTIKAN SECARA KONTRAK PENSYARAH, GURU BAHASA DAN SKIM
PERKHIDMATAN DALAMAN AKADEMIK UPM
Tarikh: 05/06/2012
8.0 REKOD KUALITI
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan
Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh Simpanan
Kuasa Melupus
1. UPM/No. Staf Fail Peribadi Pegawai (No. Staf)
Salinan surat tawaran
Surat penerimaan lantikan, ‘Acceptance of Offer’
Borang Perakuan dan Permohonan Jabatan Untuk Melantik Pegawai Secara Kontrak (SOK/BUM/BR03/MOHON-KONTRAK)
Borang Permohonan Kumpulan Pengurusan dan Profesional (SOK/BUM/BR03/JAWATAN 01)
Senarai Semak Permohonan Pelantikan Baharu/Sambung Staf Kontrak (SOK/BUM/SS03/LANTIK-KONTRAK)
Borang Butir-butir Perkhidmatan Yang Lepas Dengan Badan-badan Awam/Swasta) (SOK/BUM/BR03/BUTIR) yang telah dilengkapkan
Pemberitahuan Alamat Mengikut Akta Badan-badan Berkanun (Tatatertib Dan Surat )2000 (Akta 605) (SOK/BUM/BR03/ ALAMAT) yang telah dilengkapkan
Borang Perakuan Untuk Ditandatangani Oleh Penjawat Awam Berkenaan Dengan Akta Rahsia Rasmi, 1972 (SOK/BUM/BR03/ AKUAN 02) yang telah dilengkapkan
Surat Penerimaan Lantikan (SOK/BUM/BR03/ LANTIKAN) yang telah dilengkapkan
Borang Ikrar Perkhidmatan Awam Malaysia (SOK/BUM/BR03/IKRAR) yang telah dilengkapkan
Borang Pengesahan Lapor Diri Mula Bertugas (SOK/BUM/BR03/LAPOR) yang telah dilengkapkan
Laporan Pemeriksaan Kesihatan
PT (P/O) PT (P/O)
Bilik Dokumen
Sehingga tamat perkhidmatan
Pendaftar
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P004
Halaman: 16/16
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
PROSEDUR PELANTIKAN SECARA KONTRAK PENSYARAH, GURU BAHASA DAN SKIM
PERKHIDMATAN DALAMAN AKADEMIK UPM
Tarikh: 05/06/2012
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan
Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh Simpanan
Kuasa Melupus
(SOK/BUM/BR03/LPK) yang telah dilengkapkan
Borang Maklumat Mengenai Pegawai Lantikan Baharu (SOK/BUM/BR03/ MAKLUMAT) yang telah dilengkapkan
Surat Aku Janji
‘Contract of Service’
2. UPM/PEND/1.9.5 Pelantikan Penilai-penilai Luar (Jawatan Profesor)
PT (P/O) KB Seksyen Pelantikan/
Kenaikan Pangkat
6 Bulan
Pendaftar
3. UPM/PEND/500-1/10/1 Surat tawaran jawatan (P & P Akademik)
PT (P/O) KB Seksyen Pelantikan
6 Bulan
Pendaftar
4. UPM/PEND/1.10 Perletakan Jawatan (Kontrak Akademik)
PT (P/O) KB Seksyen Pelantikan
6 Bulan
Pendaftar
9.0 SEJARAH SEMAKAN
No. Isu No.
Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat
Disedia dan Disemak
Oleh
Dilulus/ Dilulus
Semula Oleh
Tarikh Kuatkuasa
02 00 - Keluaran Pertama untuk
satu persijilan KB WP 03/01/2011
02 01 SOK-BUM
6/2011
Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar Kali Ke-
229
KB, Pengurusan
Sumber Manusia
WP 22/08/2011
02 02 SOK-BUM 06/2012
Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar kali Ke-
232
KB, Pengurusan
Sumber Manusia
WP 05/06/2012