UNIDAD EDUCATIVA EL ESFUERZO
TERCERO BACHILLERATO
APLICACIONES INFORMATICAS
DISEÑO DE IMPLEMENTACION DE LA BASE DE DATOS DE LOS EGRESADOS DE LA UNIDAD EDUCATIVA “EL ESFUERZO” DESDE
EL AÑO 2008 HASTA EL 2013
AUTORES:
RICARDO FAJARDO
BRYAN CASTRO
TUTOR DE PROYECTO:
ABDON INTRIAGO
SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS – ECUADOR
2014 –2015
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INDICE
INTRODUCCIÓN.......................................................................................................................3
RESUMEN EJECUTIVO..........................................................................................................4
ANTECEDENTES.....................................................................................................................5
OBJETIVOS...............................................................................................................................6
1. GENERAL...................................................................................................................6
2. ESPECIFICOS...........................................................................................................6
1. PROPUESTA DE TRABAJO..................................................................................7
2. MEMORIA DESCRIPTIVA......................................................................................7
3. 2.1. DESCRIPCION GENERAL..............................................................................7
4. 2.2. DESCRIPCION TECNICA................................................................................7
2.2.1. BASE DE DATOS....................................................................................7
2.2.2. Tipos de bases de datos.........................................................................8
2.2.3. BASE DE DATOS EN ACCESS...........................................................9
2.2.4. TABLAS..................................................................................................10
2.2.5. CAMPOS................................................................................................11
2.2.6. NORMALIZACION.................................................................................13
2.2.7. CLAVE PRINCIPAL..............................................................................13
2.2.8. RELACIONES........................................................................................14
2.2.9. FORMULARIOS.....................................................................................15
2.2.10. INFORMES.........................................................................................16
5. 3.2. GLOSARIO.......................................................................................................18
3. PROCESO DE PRODUCCION D E BIENES O PRESTACION DE SERVICIOS..............................................................................................................................18
4. RECURSOS HUMANOS.......................................................................................19
5. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES....................................................................20
6. CONCLUSIONES...................................................................................................21
7. RECOMENDACIONES..........................................................................................21
8. BIBLIOGRAFIA.......................................................................................................22
9. ANEXOS..................................................................................................................23
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RESUMEN EJECUTIVO
Con la realización de la base de datos permitió la recopilación de
información de los alumnos egresados de la Unidad Educativa “El
Esfuerzo”.
La realización de este proyecto permite dejar en digital un plan informático
de corto y mediano plazo para la institución, y poder realizar un estudio
de la situación actual de los estudiantes egresados de la unidad educativa
el “Esfuerzo”, para saber si están ejerciendo algún cargo laboral o si
siguen con sus estudios.
Permite al usuario, que requiera la información en la herramienta
Access, para su respectivo uso, y considerar la utilización de las tablas,
formularios, consultas y otros objetos de una base de datos, para facilitar
la realización de una amplia variedad de tareas, como introducir datos en
un formulario, agregar o quitar tablas, buscar y reemplazar datos y
ejecutar consultas acorde a sus necesidades.
Para cualquier usuario que desee información desde Access, sirven los
datos consultados de los estudiantes ingresados en esta herramienta que
contiene toda la información necesaria para la institución en caso de ser
requerida la misma.
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INTRODUCCIÓN
Siendo Access un sistema informático, que es aplicado y permitido en la
recopilación y almacenamiento de datos, propusimos la realización del
proyecto, en la cual se crearon: tablas, formularios, consultas, informes,
relaciones con las cuales se realizó una base de datos con información
actualizada de los alumnos egresados de la Unidad Educativa El
”Esfuerzo” para determinar qué aporte brinda la institución a los
bachilleres de dicha unidad en el entorno social y laboral.
En esta herramienta se registró los datos personales de los egresados así
como también otras bases de datos, para registrar otras informaciones;
ya que también se puede insertar imágenes al tipo de datos que se lo
registra en las tablas, de la Base de Datos (BDD), que se lo puede
visualizar en diferente diseño y observar en la herramienta Access.
Este sistema, facilita la obtención de información, principalmente para
rectorado y otros usuarios, y que en caso de ser requerida la información
de un estudiante ya egresado, de esta BDD se cuenta con información
personal de los graduados con los siguientes datos:
- nombres y apellidos del estudiante
- nombres del representante
- dirección de domicilio
- numero de cedula de identidad
- especialidad en la cual se graduó
- número telefónico
- e-mail etc.
- en caso de estar ejerciendo alguna profesión también será
registrada.
En el Departamento de Consejería Estudiantil (DECE) se tiene la
información relacionada a los egresados de esta Institución, pero una vez
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realizado el análisis respectivo se determina que la BDD se encuentra
desactualizada por tal razón existe la necesidad de actualizar y
monitorear a los egresados de la Institución la cual es necesario realizar
una BDD en la cual se recopile información ya actualizada de los
estudiantes egresados de la unidad educativa “El Esfuerzo” para así
saber si siguen con sus estudios o están ejerciendo algún labor.
Es necesario tomar en cuenta el propósito de la creación de esta unidad
educativa en la que se determina lo siguiente:
Para lograr este objetivo, en la actualidad la Unidad Educativa “El
Esfuerzo”; en lo referente a su creación y para una constancia histórica de
la misma, apegada a la realidad de los hechos, vamos a partir con
antecedentes suscritos dentro de la comuna que originaron como
consecuencia la creación del colegio, entre los cuales citaremos:
Población estudiantil numerosa
Interés Comunitario
Colaboración de los distintos recintos para la creación del colegio
Sesiones continuas y permanentes
Con estos antecedentes y luego de continuar diálogos entre los
pobladores se logró instaurar una sesión de dirigentes y moradores
comunales cuyo objetivo principal es la creación del colegio para esta
misma causa se inicia el 13 de febrero de 1978 en el que se programan
realizar actividades sociales y culturales con el fin de lograr recaudar los
fondos económicos suficientes para pagar los terrenos adquiridos. Con la
decidida ayuda de los padres de familia se logró construir un pabellón en
los terrenos que posee colegio para que esta Institución funcione ya en su
local propio. Con la posibilidad de incrementar en lo posterior la
Especialidad de Informática.
Pero, a partir de estos tiempos la población estudiantil ha aumentado, lo
cual ha exigido a las autoridades la creación de un nuevo bachillerato
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como lo es el de Gestión Administrativa y Contable; que son las ofertas
que esta institución ofrece a los bachilleres. Logrando así graduar varias
promociones entre las que constan aquellas que son tomadas en cuenta
en este trabajo; es decir, desde el año 2008 hasta el 2013.
Se planteó como objetivo general el siguiente:
Facilitar el uso adecuado de datos referentes a los egresados de la
Unidad Educativa “El Esfuerzo” desde los años 2008 hasta el año
2013
Así también, se tomaron en cuenta actividades que permitieron lograr los
objetivos específicos y con ello el objetivo general. Estos son:
Diseñar un sistema de Access, para la recopilación de los datos de
los alumnos egresados de la Unidad Educativa “El Esfuerzo”.
Actualizarla base de datos con información de los alumnos
egresados de la institución.
Aplicar las herramientas necesarias para crear este sistema.
Facilitar la información a los usuarios cuando sea requerida.
Tener información actualizada de los alumnos egresados en el
Departamento de Consejería Estudiantil (DECE)
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1. PROPUESTA DE TRABAJO
La recopilación de datos de los alumnos egresados en la Unidad
Educativa “El Esfuerzo”, desde el año 2008, hasta la presente fecha. El
sistema nos permitirá tener una base de datos actualizados la cual
constará con información que nos permita conocer si lo egresados de la
institución se encuentran: estudiando colaborando en el área en que se
graduaron; además, conocer si son profesionales o nunca pudieron
continuar sus estudios con lo que podremos realizar encuentros de
egresados cuando la situación la amerite y con ello si es posible
conformar una organización de egresados de nuestra entidad educativa.
2. MEMORIA DESCRIPTIVA
2.1. DESCRIPCION GENERAL
Se desarrollará una BDD de los egresados el mismo que permitirá
sistematizar la información.
La ventaja principal es el de contener la información actualizada y de fácil
localización.
El Sistema contará con: base de datos
1.1. DESCRIPCION TECNICA
1.1.1. BASE DE DATOS
Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos
pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente
para su posterior uso. Existen programas denominados Sistemas
Gestores de Bases de Datos, abreviado DBMS, que permiten almacenar y
posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada. Las
propiedades de estos DBMS así como su utilización y administración, se
estudian dentro del ámbito de la informática. En este sentido, una
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biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su
mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su
consulta. Actualmente, y debido al desarrollo tecnológico de campos
como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos
están en formato digital, siendo este un componente electrónico, y por
ende se ha desarrollado y se ofrece un amplio rango de soluciones al
problema del almacenamiento de datos.
1.1.2. Tipos de bases de datos
1.1.2.1. Bases de datos estáticas
Son bases de datos de solo lectura, utilizadas primordialmente para
almacenar datos históricos que posteriormente se pueden utilizar para
estudiar el comportamiento de un conjunto de datos a través del tiempo,
realizar proyecciones, tomar decisiones y realizar análisis de datos para
inteligencia empresarial.
1.1.2.2. Bases de datos dinámicas
Éstas son bases de datos donde la información almacenada se modifica
con el tiempo, permitiendo operaciones como actualización, borrado y
edición de datos, además de las operaciones fundamentales de consulta.
Un ejemplo de esto puede ser la base de datos utilizada en un sistema de
información de un supermercado.
1.1.2.3. Bases de datos bibliográficas
Sólo contienen un subrogante (representante) de la fuente primaria, que
permite localizarla. Un registro típico de una base de datos bibliográfica
contiene información sobre el autor, fecha de publicación, editorial, título,
edición, de una determinada publicación, etc. Puede contener un resumen
o extracto de la publicación original, pero nunca el texto completo, porque
si no, estaríamos en presencia de una base de datos a texto completo (o
de fuentes primarias ver más abajo). Como su nombre lo indica, el
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contenido son cifras o números. Por ejemplo, una colección de resultados
de análisis de laboratorio, entre otras.
1.1.2.4. Bases de datos jerárquicas
En este modelo los datos se organizan en forma de árbol invertido
(algunos dicen raíz), en donde un nodo padre de información puede tener
varios hijos. El nodo que no tiene padres es llamado raíz, y a los nodos
que no tienen hijos se los conoce como hojas.
Las bases de datos jerárquicas son especialmente útiles en el caso de
aplicaciones que manejan un gran volumen de información y datos muy
compartidos permitiendo crear estructuras estables y de gran rendimiento.
Una de las principales limitaciones de este modelo es su incapacidad de
representar eficientemente la redundancia de datos.
1.1.2.5. Bases de datos transaccionales
En este modelo, el lugar y la forma en que se almacenen los datos no
tienen relevancia (a diferencia de otros modelos como el jerárquico y el de
red). Esto tiene la considerable ventaja de que es más fácil de entender y
de utilizar para un usuario esporádico de la base de datos. La información
puede ser recuperada o almacenada mediante "consultas" que ofrecen
una amplia flexibilidad y poder para administrar la información.
1.1.3. BASE DE DATOS EN ACCESS
Es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete de
programas de Microsoft Office. Es igualmente un gestor de datos que
recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como el
seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección
de música. Access es un programa informático en entornos de empresa,
que permite la creación y gestión de bases de datos, así como su
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modificación, control y mantenimiento como una herramienta para la
administración de bases de datos relacionales. En su forma más simple,
una base de datos es una colección de datos relacionados a un tema
particular, una lista de datos. Cuando se efectúa una lista de direcciones,
nombres, productos, se está generando una base de datos. De hecho, no
es necesario usar un programa de bases de datos para crear una: se
podría estar haciendo una lista como la que acabamos de mencionar
usando Excel, Word o (incluso) el Bloc de notas. Sin embargo, un
programa de administración de bases de datos, es mucho más potente
que la lista realizada en un documento de Word.
Grafico 1
Base de datos
1.1.4. TABLAS
Tablas en las bases de datos, se refiere al tipo de modelado de datos,
donde se guardan los datos recogidos por un programa. Su estructura
general se asemeja a la vista general de un programa de cálculo. Una
tabla es utilizada para organizar y presentar información. Las tablas se
componen de filas y columnas de celdas que se pueden rellenar con
textos y gráficos.
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Tablas unidad donde crearemos el conjunto de datos de nuestra base de
datos. Estos datos estarán ordenados en columnas verticales. Aquí
definiremos los campos y sus características. Más adelante veremos qué
es un campo.
1.1.5. CAMPOS
Unidad básica de una base de datos. Un campo puede ser, por ejemplo,
el nombre de una persona. Los nombres de los campos, no pueden
empezar con espacios en blanco y caracteres especiales. No pueden
llevar puntos, ni signos de exclamación o corchetes. Si pueden tener
espacios en blanco en el medio. La descripción de un campo, permite
aclarar información referida a los nombres del campo. El tipo de campo,
permite especificar el tipo de información que cargaremos en dicho
campo, esta puede ser:
Texto: para introducir cadenas de caracteres hasta un máximo de 255.
Memo: para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres.
Numérico: para introducir números.
Fecha/Hora: para introducir datos en formato fecha u hora.
Moneda: para introducir datos en formato número y con el signo
monetario.
Auto numérico: en este tipo de campo, Access numera automáticamente
el contenido.
Sí/No: campo lógico. Este tipo de campo es sólo si queremos un
contenido del tipo Sí/No, Verdadero/Falso, etc.
Objeto OLE: para introducir una foto, gráfico, hoja de cálculo, sonido, etc.
Hipervínculo: podemos definir un enlace a una página Web.
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Asistente para búsquedas: crea un campo que permite elegir un valor
de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un
cuadro combinado.
Grafico 2
Campos
Grafico 3
Campos
12
1.1.6. NORMALIZACION
Normalización es un proceso que clasifica relaciones, objetos, formas de
relación y demás elementos en grupos, en base a las características que
cada uno posee. Si se identifican ciertas reglas, se aplica una categoría;
si se definen otras reglas, se aplicará otra categoría.
1.1.7. CLAVE PRINCIPAL
Una clave principal es un campo o conjunto de campos de la tabla que
proporcionan a Microsoft Office Access 2007 un identificador exclusivo
para cada fila. En una base de datos relacional como Office Access 2007,
la información se divide en tablas distintas en función del tema. A
continuación, se utilizan relaciones de tablas y claves principales para
indicar a Access cómo debe volver a reunir la información. Access utiliza
campos de clave principal para asociar rápidamente los datos de varias
tablas y combinar esos datos de forma significativa.
Este enfoque funciona porque una vez definida la clave principal, se
puede utilizar en otras tablas para hacer referencia a la tabla que contiene
la clave principal. Por ejemplo, un campo Id. De cliente de la tabla
Compradores podría aparecer también en la tabla Pedidos. En la tabla
Compradores es la clave principal y en la tabla Pedidos es una clave
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externa. Una clave externa, en términos simples, es la clave principal de
otra tabla.
1.1.7.1. CLAVE SECUNDARIA
Una Clave Secundaria es un orden que no necesariamente identifica una
fila de otra (puede haber repeticiones), pero sirve para procesar la
información en un orden adecuado, para algún proceso en particular.
1.1.7.2. CLAVE FORANEA
Es una limitación referencial entre dos tablas. La clave foránea identifica
una columna o grupo de columnas en una tabla (tabla hija o referendo)
que se refiere a una columna o grupo de columnas en otra tabla (tabla
maestra o referenciada). Las columnas en la tabla refiriendo deben ser la
clave primaria u otra clave candidata en la tabla referenciada. También es
llamada clave Externa, es uno o más campos de una tabla que hacen
referencia al campo o campos de clave principal de otra tabla, una clave
externa indica cómo están relacionadas las tablas. Los datos en los
campos de clave externa y clave principal deben coincidir, aunque los
nombres de los campos no sean los mismos.
1.1.8. RELACIONES
1.1.8.1. UNO A UNO
Las relaciones uno a uno no son demasiado frecuentes pero existen así
que debemos conocerlas. Buscando alguna coincidencia en nuestro
entorno que nos pueda servir como ejemplo encontramos el vínculo entre
un tutor y su grupo. Como sabemos, un profesor puede ser tutor de un
sólo grupo (UNO) y del mismo modo, cada grupo sólo puede tener un
tutor. Esta sería una relación uno a uno.
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1.1.8.2. UNO A VARIOS
En las relaciones de uno a varios cada registros de una tabla A, a la que
llamaremos tabla primaria, puede estar enlazado con más de un registro
de otra tabla B, a la que llamaremos tabla secundaria. En cambio, cada
registro de la tabla B sólo puede estar enlazado a un registro de la tabla
A.
La relación uno a varios es el tipo de relación más común. En este tipo de
relación, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros
coincidentes en la Tabla B, pero un registro de la Tabla B sólo tiene un
registro coincidente en la Tabla A.
1.1.8.3. VARIOS A VARIOS
Existe una relación varios a varios cuando un solo registro de una tabla
está relacionado a varios registros de otra y un solo registro en esa
segunda tabla puede estar relacionado también con varios de la primera.
Por ejemplo, supongamos que su compañía tiene varios tipos de equipos
varios técnicos, cada uno de los cuales está calificado para trabajar en
algunos equipos pero no en todos ellos. Cada técnico puede estar
relacionado a más de un equipo y, a su vez, cada equipo puede estar
relacionado con más de un técnico.
Para hacer un seguimiento de quién puede trabajar en un equipo
determinado, se puede crear una relación varios a varios agregando las
claves principales de ambos lados de la relación a una tercera tabla,
denominada tabla de unión o de relación. En otras palabras, una relación
varios a varios es realmente un par de relaciones uno a varios.
La imagen muestra una relación varios a varios típica. Puede ver que
tiene una estructura relativamente simple: una tabla de unión con un par
de claves externas y algunos campos relacionados.
Puede usar los datos de la tabla de unión para responder preguntas como
"¿En qué equipos trabajó un técnico determinado el mes pasado?".
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En la práctica creará una relación varios a varios. Los enlaces de la
Tarjeta de referencia rápida ofrecen más información sobre este tipo de
relación.
1.1.9. FORMULARIOS
Los formularios permiten introducir o ver datos en la base de datos
fácilmente. Los formularios se pueden considerar ventanas a través de las
cuales las personas pueden trabajar con los datos. Los formularios
controlan y simplifican la entrada de datos. Cuando se introducen datos
en un formulario, éstos se guardan en una tabla subyacente. Los
formularios hacen que los datos de una tabla o consulta sean más fáciles
de comprender, ya que se presentan en diseños visualmente llamativos.
Los formularios también pueden proporcionar una pantalla de inicio con
métodos sencillos para ejecutar las tareas de la base de datos. Los
formularios proporcionan listas desplegables, instrucciones, controles de
desplazamiento y gráficos que ayudan a los usuarios a trabajar con los
datos. De un modo u otro, los formularios hacen que esta tarea sea más
agradable. Para obtener más información sobre cómo se diseñan y
utilizan los formularios, vea el curso. Los formularios desempeñan una útil
función.
Grafico 4
Formulario
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1.1.10. INFORMES
Los informes tienen como objetivo proporcionar las herramientas
necesarias para obtener una copia impresa de los datos existentes en una
base de datos aunque existen otras posibilidades tan interesantes como
la generación de archivos en formato PDF. Habitualmente, los informes se
suelen construir a partir de los resultados obtenidos de la ejecución de
consultas. De esta forma combinamos la posibilidad de seleccionar sólo
los datos que deseemos que nos ofrecen las consultas con la ventaja de
imprimirlos que aportan los informes.
Grafico 5
Tabla Estudiantes
Grafico 6
Tabla Periodo
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SECONDARY KEY.- CLAVE SECUNDARIA
FORANE KEY-. CLAVE FORAÑA
DECE.- DEPARTAMENTO DE CONSEJERIA ESTUDIANTIL
2. PROCESO DE PRODUCCION D E BIENES O PRESTACION DE SERVICIO
Primeramente para ingresar al programa Access damos clic en el botón
inicio y escogemos Access o también directamente desde el
escritorio ,una vez abierto el programa escribimos el nombre del archivo
para crear una base de datos en la herramienta , entonces ya escrito el
nombre se crea las tablas con sus respectivos nombres para poder hacer
el diseño en lo cual obtendrá los tipos de datos que se añadirá en la tabla
para ingresar los datos que se deberá consultar la información que
deseemos saber para llenar los registros con datos consultados.
El primer formulario nos permite ingresar las profesiones de los
egresados, el segundo formulario ingresa la ciudad de domicilio, y el
tercer formulario ingresa toda la información requerida.
La consultas realizadas nos permite ver información por fecha, año de
graduación, ciudad, por sexo, por edad. Los asistentes para búsqueda
nos permite para recopilar y visualizar información más clara con los
datos que deseas visualizar en la herramienta Access pero con imágenes
insertadas el tipo de datos ingresados en la tabla.
3. TALENTO HUMANO
Recurs
os
humano
Costo de
recursos
h
Recursos
materiales
Costo de
recursos
materiales
Recursos
tecnológic
os
Costo de
recursos
tecnológic
19
s os
Abdón 7 Computador/
a
10,00 Access 0
Edwin 5 impresiones 5,00 Windows 0
flash 10,00 Internet
Copias 2,19
TABLA DE COSTOS
Recursos humanos Costo de recursos h
Computadora, impresiones 15,00
Flash, copias 12,19
Total 27,19
4. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
ACTIVIDADES DE TIEMPO
AGOSTO
OCTUBRE
NOVIEMBRE
DICIEMBRE
ENERO
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
SELECCIÓN DEL TEMADESIGNACION DEL TUTORPRIMERA REUNION DEL TUTORSEGUNDA REUNION DEL TUTORTERCERA REUNION DEL TUTORDESARROLLO DEL PROYECTOENTREGA DEL PRIMER BORRADORCORRECCION DEL PROYECTO
20
ENTREGA DEL SEGUNDO BORRADORCORRECCION DEL PROYECTOENTREGA DEL TERCER BORRADOR
CORRECIONENTREGA DE PROYECTOREVISION DE PROYECTO
CORRECCION FINAL
5. CONCLUSIONES
- Este proyecto permite facilitar la información para rectorado por la
cual se obtiene datos de los estudiantes egresados de la unidad
educativa el “Esfuerzo”.
- Este sistema permite archivar información en la herramienta
Access que permite recopilar todos los datos de los estudiantes.
- La realización de este sistema facilita la información exacta de los
alumnos. egresados en caso que sea necesario en cierta
información para l unidad educativa el “Esfuerzo”.
6. RECOMENDACIONES
- Se recomienda que en sistema de Access se actualice la
información cada cierto tiempo para así tener la información
necesaria de los alumnos egresados en caso de ser requerida por
la institución o diferentes usuarios.
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- Y así se facilite la obtención de la información exacta de la acción,
labor o proceso que esté realizando.
7. BIBLIOGRAFIA
http://www.monografias.com/trabajos34/microsoft-access.shtml
http://www.ite.educacion.es/formacion/materiales/93/cd/m1_1/
informes.html
http://www.monografias.com/trabajos5/basede/basede.shtml
http://www.monografias.com/trabajos5/norbad/
norbad.shtml#norma#ixzz3JRRhimfO
http://www.monografias.com/trabajos34/base-de-datos/base-de-
datos.shtml
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8. ANEXOS
Grafico 8
Tabla en modo de vista ya con datos reales.
Grafico 9
Datos de Estudiantes Egresados
23
Datos de Estudiantes Egresados
Grafico 12
Datos de Estudiantes Egresados
Grafico 13
Datos de Estudiantes Egresados
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