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PROYECTO TRANSFORMACIÓN ORGANIZACIONAL
DESARROLLO ORGANIZACIONAL
Marzo 10 de 2.014
PROCESO: «GESTIÓN DE APROVISIONAMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS» (FTC-GOP-GAB-001)
Agenda
• Introducción
• Acuerdos
• Objetivos
• Temas a tratar: • Metodología de Trabajo • Cadena de valor • Documentación • Roles
• Conoce tu proceso
Agenda
• Introducción
• Acuerdos
• Objetivos
• Temas a tratar: • Metodología de Trabajo • Cadena de valor • Documentación • Roles
• Conoce tu proceso
Introducción
Se indica a la audiencia que elabore una figura de la última compra personal significativa que ha realizado y de a conocer como la planeó y ejecutó.
Agenda
• Introducción
• Acuerdos
• Objetivos
• Temas a tratar: • Metodología de Trabajo • Cadena de valor • Documentación • Roles
• Conoce tu proceso
Acuerdos
• Puntualidad, respetando el tiempo destinado para la capacitación. •Mantener una comunicación abierta, sincera y respetuosa.
• Divertirse aprendiendo, con actitud positiva.
• Dar y recibir retroalimentación abiertamente.
• Participación activa, enfocada y constructiva.
• Estar aquí y ahora: Concentrarse en la capacitación y evitar hacer otras actividades simultáneas. • Todas las preguntas son bienvenidas.
• Celulares y equipos electrónicos apagados. • ¿Alguna otra regla que debamos acordar?
Agenda
• Introducción
• Acuerdos
• Objetivos
• Temas a tratar: • Metodología de Trabajo • Cadena de valor • Documentación • Roles
• Conoce tu proceso
Objetivos
Al final del curso usted podrá
Conocer los conceptos básicos del proceso «Gestión de aprovisionamiento de bienes y servicios» Identificar su rol y participación dentro de su proceso
Agenda
• Introducción
• Acuerdos
• Objetivos
• Temas a tratar: • Metodología de Trabajo • Cadena de valor • Documentación • Roles
• Conoce tu proceso
Marco Metodológico
El planteamiento de mejoras al proceso obedeció a la aplicación de la siguiente metodología:
Levantamiento del Proceso y
Subproceso
Matrices Causa /Efecto
Comités de Mejoramiento Rediseño del Proceso
Desarrollo de
material
Implementación
de los procesos
Capacitación / Implementación
Gestión Actual Clasificación de las oportunidades de
mejora
Revisión de la problemática de
manera interdisciplinaria
Reconocimiento de otros Modelos
de Gestión
Mejores prácticas - De acuerdo con
PHVA con la participación de
líder.
Cadena de Valor
Cadena de valor UJTL
¿En dónde está usted?
¿Cómo podemos generar valor desde los procesos?
Valor Efectividad y Eficiencia
Gestión del conocimiento y trazabilidad
Mejora clima laboral
Estandarización Competitividad
Trabajo en equipo
Visión compartida
Satisfacción de
comunidad educativa
Mapa del Proceso
Mapa del Proceso
Gestión de Personas
Gestión de las Operaciones
Gestión de las Finanzas
Gestión del Mercadeo
Gestión de la Comunicación
Desarrollo del
Conocimiento
Enseñanza y Formación Estudiantil
Asuntos
Estudiantiles
Estu
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Pro
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Relación con el Medio
Planeación y Aseguramiento
de Calidad
Cadena de Valor UJTL
Gestión de Aprovisionamiento
de Bienes y Servicios
Macroproceso Gestión de las Operaciones Involucra los procesos de carácter jurídico, tecnológico y administrativo necesarios para garantizar la continuidad operacional de la Universidad, dentro de un marco de eficiencia.
SUBPROCESOS
Planeación de Bienes y Servicios
Ejecución de compras de Bienes y Servicios
Administración de Activos e Insumos
Gestión de Pólizas (Administración de servicios)
Mapa del Proceso
Gestión de Personas
Gestión de las Operaciones
Gestión de las Finanzas
Gestión del Mercadeo
Gestión de la Comunicación
Desarrollo del
Conocimiento
Enseñanza y Formación Estudiantil
Asuntos
Estudiantiles
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Relación con el Medio
Planeación y Aseguramiento
de Calidad
Cadena de Valor UJTL
Gestión de Aprovisionamiento
de Bienes y Servicios
Macroproceso Gestión de las Operaciones Involucra los procesos de carácter jurídico, tecnológico y administrativo necesarios para garantizar la continuidad operacional de la Universidad, dentro de un marco de eficiencia.
SUBPROCESOS
Planeación de Bienes y Servicios
Ejecución de compras de Bienes y Servicios
Administración de Activos e Insumos
Gestión de Pólizas (Administración de servicios)
Mapa del Proceso
Gestión de Personas
Gestión de las Operaciones
Gestión de las Finanzas
Gestión del Mercadeo
Gestión de la Comunicación
Desarrollo del
Conocimiento
Enseñanza y Formación Estudiantil
Asuntos
Estudiantiles
Estu
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Relación con el Medio
Planeación y Aseguramiento
de Calidad
Cadena de Valor UJTL
Gestión de Aprovisionamiento
de Bienes y Servicios
Macroproceso Gestión de las Operaciones Involucra los procesos de carácter jurídico, tecnológico y administrativo necesarios para garantizar la continuidad operacional de la Universidad, dentro de un marco de eficiencia.
Procedimientos Administración de Activos
Recepción de bienes y servicios
Ingresar - alta - crear y asignar activos
VU Novedades de activos
VU Toma de inventarios VU Operaciones
periódicas Retiro - Baja de activos
Ejecución de Compras Creación de
elementos Compras material
bibliográfico y publicaciones
Compras de TIC Evaluación de
Proveedores Gestión de Pólizas
Gestión de pólizas tomador UJTL
Objetivo del Proceso
Asegurar que la adquisición, administración y control de los bienes y servicios, consideren la mejor opción de compra del
mercado, para suplir las necesidades de los procesos de la Universidad dentro de los tiempos y calidades establecidos,
de acuerdo con la estrategia institucional.
Alcance del Proceso
Comprende:
Análisis de los requerimientos de los procesos UJTL,
Planeación de compras y su ejecución,
Administración de activos e insumos,
Prestación de servicios en lo relacionado con pólizas y la evaluación de la prestación del servicio.
Definiciones y siglas
Área Técnica: Es la dependencia que elabora un concepto técnico del estado y/o ubicación del activo, como por ej.: Jefatura Desarrollo Físico, quien da el concepto técnico del mobiliario; Jefatura Infraestructura Tecnológica da el concepto de equipos de tecnología ( dependencia - concepto técnico activo).
Compras Planificadas: Son aquellas que generan una sola una orden compra y se acuerda con el proveedor varios despachos. son ej.: papel higiénico, café, vasos, entre otros. Estas solicitudes se conoce el consumo de la compra (compra una orden - despachos).
Compras con Acuerdo: Son aquellas en la que se establece un contrato con el proveedor del bien o servicio y el sistema Oracle EBS trae los datos del acuerdo para facilitar la generación de la orden de compra. En estas solicitudes se conoce el consumo estimado de la compra y se solicita al proveedor que oferte el bien o servicio por rangos (compra con contrato/acuerdo - consumo estimado).
Compras Estándar: Son aquellas comunes u ordinarias.
Definiciones y siglas
Compras con Prioridad Alta: son las que requieren de cuatro (4) días hábiles para su adquisición o ejecución, el analista de compras una vez reciba la asignación debe iniciar el trámite de esta modalidad, son: las de proyectos de investigación, de consultoría, eventos institucionales (compra 4 días h.- investigación y consultoría).
Compras con Prioridad Baja: Son las asociadas al funcionamiento regular de la Universidad y según el tipo puede ir de diez y seis (16) a sesenta (60) días calendario.
Compras con Prioridad Media: son las que requieren de cinco (5) a quince (15) días hábiles para su adquisición o ejecución. Son ejemplos los insumos que se requieren para el normal desarrollo de las actividades (compra entre 5 - 15 d.h.).
Modulo Issuplier: Módulo del sistema de información Oracle EBS en donde los proveedores pueden consultar el estado de las órdenes de compra que les han generado.
Lineamientos y Políticas
Toda solicitud de compra de un bien o servicio debe contar con presupuesto asignado, el sistema Oracle EBS en el módulo Iprocurement esta parametrizado para restringir las solicitudes de compras sin disponibilidad presupuestal.
La Jefatura de Compras establece los tiempos de respuesta (días hábiles) para los grupos de compras desde la solicitud de la dependencia hasta la entrega de elemento al usuario final.
En caso de incumplimiento en los tiempos la Jefatura de Compras y la Dirección Administrativa debe definir la revisión de los mismos y tomar acciones de mejora en el proceso.
• Se encuentran en la ficha del proceso (FTC-GOP-GAB-001)
Conoce el proceso
Modelo Conceptual
Dirección Administrativa
Planeación de Compras de
B/S
Ejecución de Compras de
B/S
Administración de Activos e
Insumos
Gestión de pólizas (admón. de servicios)
Gestión Contratos y Convenios
Gestión Documental
Subproceso Elaboración del
presupuesto
Dir. Planeación y Finanzas
Dir. Jurídica Dir. Administrativa
Todas las dependencias Jefes de Dependencias Ordenadores de Gasto Proveedores
Insumos Presupuesto Lineamientos Directrices Normatividad (Todas las áreas
académicas y administrativas)
Gestión Contratos de Prestación de
Servicios
Dir. Gestión Humana
Insumos Presupuesto Lineamientos Directrices Normatividad Todas las áreas
académicas y administrativas)
Dirección Administrativa
Planeación de Compras de
B/S
Ejecución de Compras de
B/S
Administración de Activos e
Insumos
Gestión de pólizas (admón.
de servicios)
Gestión Contrataciones y
Convenios
Gestión Documental
Subproceso Elaboración del
presupuesto
Dir. Planeación y Finanzas
Dir. Jurídica Dir. Administrativa
Elaborar Matriz de Compras
Análisis de adquisiciones
necesarias para flujo de la operación
Plan Anual Operativo de Compras 6
Modalidad ejecución de adquisiciones
necesarias para flujo de la operación
PAOC Lineamientos Directrices
Gestión Contratos de Prestación de
Servicios
Dir. Gestión Humana
Al Oracle EBS se cargan los tiempos estimados de respuesta por grupos de compras (Ferretería, medicamentos, papelería)
Modelo Conceptual Todas las dependencias Jefes de Dependencias Ordenadores de Gasto Proveedores Comunidad educativa
Insumos Presupuesto Lineamientos Directrices Normatividad Formato Matriz de
Compras FOR- GOP-GAB-001 (Todas las áreas académicas y administrativas)
Dirección Administrativa
Planeación de Compras de
B/S
Ejecución de Compras de
B/S
Administración de Activos e Insumos
Gestión de
pólizas (admón de servicios)
Gestión Contratos y Convenios
Gestión Documental
Subproceso Elaboración
del presupuesto
Dir. Planeación y Finanzas
Dir. Jurídica Dir. Administrativa
Elaborar Matriz de Compras
Análisis de adquisiciones que
garanticen la operación
Plan Anual Operativo Compras
Modalidad ejecución
adquisiciones que garanticen la
operación
PAOC Lineamientos Directrices
Gestión Contratos de Prestación de
Servicios
Dir. Gestión Humana
Al Oracle EBS se cargan los tiempos por grupos de compras (Ferretería, medicamentos, papelería)
Modelo Conceptual Todas las dependencias Jefes de Dependencias Ordenadores de Gasto Proveedores Comunidad educativa
Insumos Presupuesto Lineamientos Directrices Normatividad Formato Matriz de
Compras FOR- GOP-GAB-01 (Todas las áreas académicas y administrativas)
Gestión Contratos de Prestación de
Servicios
Dir. RRHH
Dirección Administrativa
Planeación de Compras de
B/S
Ejecución de Compras de
B/S
Administración de Activos Fijos
Gestión de pólizas (Admón.
de servicios)
Gestión Contratos y Convenios
Gestión Documental
Proc. Propuesta Presupuesto Unidades de
Negocios
Dir. Planeación y Finanzas
Dir. Jurídica Dir. Administrativa
PAOC Lineamientos Directrices
Evaluación de necesidad /
solicitud desde cada área
(Académica – administrativa)
La realiza cada área (académica y administrativa)
Se valida viabilidad presupuestal 6
Cumplimiento de requisitos Catálogo de elementos/tienda
/proveedores 6
Evaluación del tipo de compra y análisis de prioridad
Asignación de un analista Tipo de compra (Planificada,
Acuerdo o estándar, TC, Moneda Extranjera, pagos directos)
Prioridad de la compra (alta, media, baja)
Acuerdos de Nivel de Servicio Orden de Compra
/ Despacho
Seguimiento y Cierre de la Orden
de compra
Estatus de la compra (abierta/cerrada)
Evaluación del proceso y proveedor
Reportes del Sistema Indicadores
Modelo Conceptual Todas las dependencias Jefes de Dependencias Ordenadores de Gasto Proveedores Comunidad educativa
Insumos Presupuesto Lineamientos Directrices Normatividad (Todas las áreas
académicas y administrativas)
Gestión Contratos de Prestación de
Servicios
Dir. RRHH
Modelo Conceptual
Dirección Administrativa
Gestión Estratégica de
Compras
Ejecución de Compras de
B/S
Administración de Activos Fijos
Gestión de pólizas (Admón.
de servicios)
Gestión Contratos y Convenios
Gestión Documental
Proc. Propuesta Presupuesto Unidades de
Negocios
Dir. Planeación y Finanzas
Dir. Jurídica Dir. Administrativa
Todas las dependencias Jefes de Dependencias Ordenadores de Gasto Proveedores
PAOC Lineamientos Directrices
Evaluación de necesidad /
solicitud desde cada área
(Académica – administrativa) 6
La realiza cada área (académica y administrativa)
Se valida viabilidad presupuestal 6
Cumplimiento de requisitos Catálogo de elementos
/proveedores6
Evaluación del tipo de compra y
análisis de prioridad 6
Asignación de un analista Tipo de compra (Planificada,
Acuerdo o estándar, TC, Moneda Extranjera, pagos directos)
Prioridad de la compra (alta, media, baja)
Acuerdos de Nivel de Servicio
Orden de Compra / Despacho 6
Seguimiento y Cierre de la
Orden de compra 6
Estatus de la compra (abierta/cerrada)
Evaluación del proceso y proveedor
Reportes del Sistema Indicadores
Subproceso Planeación de Compras B/S (Actual)
• Enviar presupuesto a las dependencias
Dir. Planeación y Finanzas
• Analizar presupuesto aprobado de la Dirección
Director Administrativo - Jefe de Compras
• Convocar a las áreas para construir/ ajustar la matriz de compras
Je fe de Compras
• Elaborar /ajustar el plan operativo de compras
Jefe de Compras
• Revisar matriz de compras y plan anual operativo e iniciar el subproceso de «Ejecución de compras»
Director Administrativo
Subproceso Planeación de compras b/s (nuevo diseño)
• Divulgar que el presupuesto sea aprobado en la primera semana de nov. c/año.
Subproceso Elaborar el presupuesto
• Analizar variaciones para las compras que garantizan el flujo de la operación (ferretería, dotación , papelería, elementos de aseo) del área.
Jefes de Áreas
• Elaborar / ajustar la matriz de las compras (FOR-GOP-GAB-001) en reunión con las dependencias.
• Elaborar /ajustar el plan anual operativo de compras (FOR-GOP-GAB-014)/ seguimiento/compromisos de evaluación de desempeño.
Jefe de Compras
• Revisar las matriz de compras /el plan de compras
• Divulgar el plan operativo
• Realizar invitación privada a proveedores, de acuerdo con las directrices del proceso gestión de contrataciones y convenios (FTC-GOP-GCC-001)
Director Administrativo
• Consulta la invitación, elaborar y entregar propuesta
Proveedor
Subproceso Planeación de compras b/s (nuevo diseño)
• Recepcionar ofertas de proveedores
Dirección Administrativa
• Apertura de ofertas Direcciones Administrativa y de Auditoria
•Realizar análisis de las ofertas en sus especialidades (formato analisis de ofertas)
Analista de Compras/Dirección Planeación y Finanzas/ Dirección Jurídica
•Revisar análisis de ofertas Jefe de Compras
•Revisar análisis para presentar al ordenador del gasto
Director Administrativo
•Aprobar o rechazar las propuestas e indicar las causales en acta
Ordenador del gasto en máx. Cuantía.
Subproceso Planeación de compras B/S (Nuevo diseño)
•Notificar a proveedores
Dirección Administrativa
•Elaborar acuerdo , considerando directrices del proceso Gestión de contratos y convenios.
• Solicitar firma al proveedor
Jefe de Compras
•Realizar el proceso Gestión de contrataciones y convenios y solicitar firma al proveedor en el contrato
Director Jurídica
•Cargar en el sistema el acuerdo o contrato una vez legalizado.
Jefe de Compras
Proceso Ejecución de compras de bienes y servicios (actual)
• Revisar solicitud de compras en el plan anual y solicitar invitación.
Dir. Administrativo - Jefe de Compras
• Realizar cotización y entregar
Proveedor
• Recibir, analizar y presentar ofertas al ordenador del gasto
Director Administrativo - Jefe de Compras
• Aprobar o rechazar compra de elementos
Ordenador del Gasto
• Validar creación de elementos
• Elaborar orden de compra
Analista de Compras
• Elaborar acuerdo o solicitar contrato
Director Administrativo _ Jefe de Compras
Proceso Ejecución de compras de bienes y servicios (actual)
• Realizar proceso «Gestión de Contrataciones y convenios» y entregar contrato
Dirección Jurídica
• Recibir acuerdo o contrato firmado
• Informar al área solicitante para elaborar solicitud de compra
Director Administrativo - Jefe de Compras
• Realizar solicitud de compra
Área Solicitante
• Asignar solicitud de compra a responsable
Director Administrativo - Jefe de Compras
Proceso Ejecución de compras de bienes y servicios (actual)
• Asignar solicitud de compra a responsable
Director Administrativo - Jefe de Compras
• Verificar que solicitud cumple requisitos
• Elaborar orden de compras, si hay acuerdo o contrato o solicitar cotizaciones
Analista de Compras
• Aceptar orden de compra, despacho y entrega elementos al Almacén
Proveedor
• Realizar proceso Generar egresos para pago al proveedor
Tesorería
• Realizar proceso de Admón. de activos para identificar , alta y novedad de activos
Activos
Proceso Ejecución de compras de bienes y servicios (diseño)
• Identificar necesidad de compra y validar existencia del elemento en catálogo/tienda
• Realizar solicitud de compra en el módulo Iprocurement
Responsable de la dependencia
• Aprobar/rechazar solicitud de compra
Responsable de la dependencia
• Revisar y asignar solicitud de compra (alta prioridad, media y baja).
• Revisar y devolver la solicitud de compra indicando causal
Jefe de Compras
• Consultar órdenes de compras frecuentemente y validar existencia proveedor
• Solicitud por acuerdo: Elaborar orden de compra/módulo Purchasing considerando lo definido en el acuerdo y hacer seguimiento a la aprobación (prioridad).
• Solicitud planificada: Elaborar la orden de compra en el módulo Purchasing indicando la programación de despachos y hacer seguimiento de aprobación (prioridad).
• Solicitud compra estándar (común) : Solicitar cotizaciones al proveedor (prioridad).
Analista de Compras
Proceso Ejecución de compras de bienes y servicios (diseño)
• Solicitar cotizaciones a los proveedores de acuerdo con normatividad UJTL
Proveedor
• Recibir invitación, elaborar oferta y entregar
Proveedor
• Realizar análisis de ofertas
Analista de Compras
• Revisar análisis de ofertas
Jefe de Compras
• Revisar análisis para presentar al Ordenador del Gasto máxima cuantía.
Dirección Administrativa
Proceso Ejecución de compras de bienes y servicios (diseño)
•Aprobar/rechazar orden de compra (acta de reuniones) /módulo Purchasing
Ordenador del Gasto (máxima cuantía)
• Solicitar pólizas para órdenes de compra con anticipo
Analista de compras
• Realizar procedimiento «Gestión de contrataciones y convenios» para tramite de pólizas.
Dirección Jurídica
• Consolidar órdenes de compra por proveedor
Analista de Compras
• Consultar órdenes de compra, realizar despacho de acuerdo con las condiciones pactadas y facturar
Proveedor
Proceso Ejecución de compras de bienes y servicios (diseño)
• Realizar seguimiento a la respuesta de solicitudes y ordenes de compras (cumplimiento de proveedor: criterios éticos, de calidad, de capacidad operativa, de cumplimiento, de precio y de servicio) .
• Informar novedades de las órdenes de compras .
Analista de Compras
• Aplica directrices a las solicitudes y órdenes de compra
Jefe de Compras
• Medir indicadores del proceso.
Analista de Compras
• Generar reportes del sistema para seguimiento y análisis .
Jefe de Compras - Analistas
• Realizar proceso «Gestión del Mejoramiento Organizacional» y recibir seguimientos.
Proceso Mejoramiento Organizacional
• Realizar archivo de acuerdo con el proceso «Gestión Documental» con el aplicativo Docuware.
Jefatura de Compras
• Solicitar vía correo para la creación del elemento
Responsable área
• Verificar la existencia del elemento
• Crear el elemento en catálogo
• Verificar la creación correcta
• Informar la creación al área solicitante vía e-mail
Analista de Compras/Jefe de Compras
Procedimiento Creación de elementos (actual)
Procedimiento Creación de elementos (nuevo diseño)
• Solicitar vía correo la creación del elemento
Responsable del área
• Verificar la existencia del elemento
• Crear el elemento en el catálogo /tienda con evidencias
• Verificar la creación correcta
• Informar la creación al área solicitante via e-mail.
Analista de compras (rol maestro)
• Depurar el catálogo /tienda por trimestre
Jefe de Compras
Documentación del Proceso
• Caracterización
• % Ordenes de compras tramitadas dentro de los tiempos estándar de respuesta: No. ordenes de compras del mes dentro de los tiempos de respuesta por Analista de Compras y grupo de compras / No. ordenes de compras del mes por Analista de Compras y grupo de compras
Indicador
Indicador
• Satisfacción de procesos UJTL: No. Calificaciones dadas por los procesos a la gestión de aprovisionamiento de bienes y servicios superiores a 80 puntos / No. de calificaciones recibidas de los procesos por periodo.
Indicador
• % de cumplimiento de plan anual operativo de compras: Plan de compras ejecutado en el mes/ Plan de compras proyectado en el mes
Documentación del Proceso
• Caracterización
• Verificar que el plan de compras cumple requisitos: considera los lineamientos de operación de la Universidad, se proyecta de acuerdo con la matriz de compras y el comportamiento histórico analizado.
Punto de control
Punto de control
• Verificar que las compras realizadas cumplan con los requisitos: las especificaciones dadas, los acuerdos de niveles de servicio, las cantidades requeridas, a precios convenientes y puestas a disposición de los procesos y proyectos en los lugares y momentos requeridos.
Punto de control • Verificar que los proveedores analizados cumplen con
los lineamientos definidos por la Universidad y que ofertan la mejor opción de compras para la institución.
Documentación del Proceso
• Caracterización
• Probabilidad de que se compren elementos que no cumplan con las especificaciones y/o condiciones dadas por procesos
Riesgo
Riesgo
• Probabilidad de que las solicitudes de compras presenten rubros presupuestales errados.
Riesgo • Probabilidad de que existan demoras en la entrega de
los elementos solicitados.
Documentación del Proceso
Documentación del Proceso
Caracterización
Diagrama de flujo
Ficha Técnica
Roles
Procedimientos
Formatos
Instructivo
H.V. Indicador
Gestión Documental
Beneficios y mejoras
Principales cambios
Los procesos conocerán los tiempos de respuesta de las solicitudes por grupos de compras.
Elemento
Tiempo de respuesta de
la compra
(días hábiles)
Material Bibliográfico Nacional 17 días *
Material Bibliográfico
Internacional 17 días *
Papelería 24 días
Insumos de Laboratorio 20 días
Insumos de Mantenimiento 20 días
Equipos (cómputo de oficina, de
mantenimiento, de investigación
y audiovisuales 14 días *
Software 14 días *
Elementos Aseo y Desinfección
General 17 días
Elementos de Promoción Tienda
Tadeista 8 días
Tiquetes, Alojamiento en Hoteles 5 días
Insumos de Medicamentos 19 días
OPS 3 días
* Más (+) el tiempo de entrega promedio del proveedor
Principales cambios
Planeación de compras de B/S: Planeación adecuada de las compras desde todas las áreas y gestión
centralizada en la Dirección administrativa
Aplicación de lineamientos y directrices para todas las sedes
Creación de un Plan Anual Operativo de Compras y seguimiento Análisis de compras que permiten generar eficiencias en términos de tiempo
y dinero.
La aprobación de órdenes de compra impresas se elimina y se aprueban en el sistema Oracle EBS.
Principales cambios
Ejecución de Compras de Bienes y Servicios: Trazabilidad del proceso, impacto en reducción de tiempos de respuesta, con
aplicación de Acuerdos de Nivel de Servicio y Flujos de aprobación Eliminación de actividades manuales remplazadas por el uso adecuado del
Oracle EBS (Iprocurement, Isupplier, Inventory)
Catálogo de elementos por tienda y Proveedores - Evaluación de proveedores
Alertas para aprobación por parte de los ordenadores del gasto (flujos de aprobación de Oracle EBS).
Uso de reportes del sistema Oracle EBS e indicadores de gestión (Cumplimiento ANS, Satisfacción del proceso)
Mejoras y beneficios
Solicitudes no catalogadas para libros y servicios
agilizar órdenes (no doble digitación y completitud)
Reportes estándar del sistema para seguimiento y control del proceso
Proveedor consulta cotizaciones, devoluciones en el sistema y pagos en el sistema Oracle módulo Issuplier
Acuerdo y contratos cargado en sistema facilitando la elaboración y seguimiento de ordenes de compra
Aprobación de servicios en el sistema Oracle agilizando trámites de aprobación y pago
Mejoras y beneficios
Medición de proceso con indicadores claves
Seguimiento al plan operativo y presentación
de resultados a Vicerrectoría
Divulgación Plan operativo objetivos, metas, actividad, productos y cumplimiento, asocia a los compromisos de evaluación desempeño
Matriz compras construye con las dependencias
(clientes internos)
Evaluación de proveedores conjunta analista, Coordinador
Almacén y jefe de compras
Estructura
ANTES
Vicerrectoría
Administrativa
Dirección
Administrativa
Jefatura Oficina
Compras y
Dotaciones
Jefatura
Desarrollo Físico
Coordinación
Activos Fijos
Coordinación Archivo
y Correspondencia
Jefatura
Mantenimiento
Tienda Tadeísta
AHORA
Vicerrectoría
Administrativa
Dirección
Administrativa
Jefatura
Mantenimiento y
Servicios Generales Coordinación
Servicios
Universitarios
Jefatura Compras Coordinación
Almacén y Activos
Fijos
Jefatura Desarrollo
Físico
Tienda Tadeísta
Dirección de
Mercadeo
Coordinación
Almacén
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