UKPBJPusat Keunggulan Pengadaan Barang/Jasa
dan Pengenalan Model Kematangan Organisasi
Oleh :TATANG RUSTANDAR WIRAATMADJA
Direktur Pengembangan Profesi dan Kelembagaan
(1) Menteri/Pimpinan Lembaga/Kepala Daerah membentuk UKPBJ.(2) UKPBJ berbentuk struktural dan ditetapkan sesuai dengan
ketentuan dalam peraturan perundang-undangan.
Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa yang selanjutnya disingkat UKPBJadalah unit kerja di Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah yang
menjadi pusat keunggulan Pengadaan Barang/Jasa.
KELEMBAGAAN PBJMenurut Perpres 16/2018
ULP UKPBJ
a.pengelolaan pengadaan barang/jasa;b.pengelolaan fungsi layanan pengadaan secara elektronik;c.pembinaan sumber daya manusia dan kelembagaan pengadaan barang/jasa;d.pelaksanaan pendampingan, konsultasi dan/atau bimbingan teknispengadaan barang/jasa; dane.pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Menteri/Pimpinan Lembaga/KepalaDaerah yang berkaitan dengan tugas dan fungsinya.
Tugas pengelolaan fungsi layanan pengadaan secara elektronik dapatdilaksanakan oleh unit kerja terpisah.
UKPBJ juga dapat ditugaskan menjadi Agen Pengadaan.
TUGAS UKPBJ
Fungsi UKPBJ :• inventarisasi paket pengadaan barang/jasa;• pelaksanaan riset pasar barang/jasa;• penyusunan strategi pengadaan barang/jasa;• penyiapan dan pengelolaan dokumen pengadaan beserta dokumen pendukung
lainnya dan informasi yang dibutuhkan oleh Pokja Pemilihan;• pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa;• pengelolaan katalog elektronik dalam rangka pelaksanaan katalog elektronik
lokal/sektoral;• monitoring dan evaluasi pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah; dan• perencanaan dan pengelolaan kontrak pengadaan barang/jasa pemerintah bagi
unit kerja pada Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah berdasarkankebijakan pimpinan Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah
• pembinaan relasi dengan para pemangku kepentingan.
TUGAS PENGELOLAAN PENGADAAN BARANG/JASA
Fungsi UKPBJ :
•pengelolaan seluruh sistem informasi pengadaan barang/jasa daninfrastrukturnya;•pelaksanaan registrasi dan verifikasi pengguna seluruh sistem informasipengadaan barang/jasa;•pengembangan sistem informasi yang dibutuhkan oleh pemangku kepentingan;•pelayanan informasi pengadaan barang/jasa pemerintah kepada masyarakat luas;•pengelolaan informasi kontrak;•mengumpulkan dan mendokumentasikan data aset; dan•mengelola informasi manajemen aset.
TUGAS PENGELOLAAN FUNGSI LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
Fungsi UKPBJ :
•fasilitasi pembinaan terhadap Pengelola Pengadaan Barang/Jasa;•fasilitasi pembinaan kompetensi SDM pengadaan barang/jasa pemerintah;•pengukuran dan pengelolaan tingkat kematangan UKPBJ;•pelaksanaan analisis beban kerja, kebutuhan personil dan insentif;•pengelolaan kinerja pengadaan barang/jasa pemerintah;•pengelolaan pengetahuan pengadaan barang/jasa pemerintah; dan•penerapan standarisasi layanan pengadaan secara elektronik.
TUGAS PEMBINAAN SUMBER DAYA MANUSIA DAN KELEMBAGAAN PBJ
Fungsi UKPBJ :•bimbingan teknis dan/atau pendampingan penyusunan Rencana Umum Pengadaan;•bimbingan teknis dan/atau pendampingan penyusunan Rencana PersiapanPengadaan;•konsultasi pengelolaan kontrak;•konsultasi pelaksanaan serah terima pekerjaan;•konsultasi dan/atau pendampingan pelaksanaan pengadaan barang/jasa di desa;•bimbingan teknis pelaksanaan pengadaan barang/jasa terhadap pelaku usaha;•konsultasi dan/atau bimbingan teknis penggunaan seluruh sistem informasipengadaan barang/jasa pemerintah, termasuk SIRUP, SPSE, e-katalog, e-monev,SIKaP dan lain-lain;•konsultasi substansi hukum dan/atau teknis pelaksanaan pengadaan barang/jasapemerintah; dan•layanan alternatif penyelesaian sengketa kontrak melalui mediasi.
TUGAS PENDAMPINGAN, KONSULTASI DAN/ATAU BIMBINGAN TEKNIS PBJ
Perangkat organisasi UKPBJ sebagai unit kerja struktural terdiri atas:a.Kepala UKPBJ.b.Unit kerja yang melaksanakan tugas dan fungsi pengelolaan PBJ.c.Unit kerja yang melaksanakan tugas dan fungsi pengelolaan fungsi LPSE.d.Unit kerja yang melaksanakan tugas dan fungsi pembinaan sumber dayamanusia dan kelembagaan PBJ.e.Unit kerja yang melaksanakan tugas dan fungsi pelaksanaan pendampingan,konsultasi dan/atau bimbingan teknis PBJ.Unit kerja yang melaksanakan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud huruf ddan e dapat digabung menjadi sebuah unit kerja pembinaan dan advokasipengadaan barang/jasa.Unit kerja yang melaksanakan tugas dan fungsi pengelolaan fungsi layananpengadaan secara elektronik dapat terpisah dari UKPBJ.Selain unit kerja struktural, di UKPBJ terdapat Kelompok Jabatan Fungsional.
STRUKTUR ORGANISASI UKPBJ
FUNGSI DAN UKPBJFungsi pembinaan PBJPTugas :a.Melaksanakan strategi pengadaan :•Perencanaan dan penyusunan strategi PBJP•Pengelolaan kinerja PBJP;•Pengembangan kapasitas kelembagaan PBJP•Monitoring dan evaluasi pelaksanaan PBJP;•Pelayanan hukum bagi personil PBJP;•Pelayanan informasi PBJP kepada masyarakatluas.b.Melaksanakan fasillitasi/bimbingan teknisdan/atau pelatihan;c.Melaksanakan konsultasi dan/ataupendampingan, termasuk pemberianrekomendasi;d.Melaksanakan fasilitasi pembinaan SDM.
Fungsi pelaksanaan PBJPTugas :a. Melaksanakan pemilihan penyedia B/J
melalui pelelangan, seleksi, penunjukanlangsung dan/atau pengadaanlangsung;
b. Melaksanakan pemilihan penyediaB/Jmelalui mekanisme KPBU;
c. Melaksanakan pemilihan penyedia B/Jyang dananya bersumber daripinjaman/hibah luar negeri;
d. Melaksanakan pemilihan penyedia B/Jdalam katalog elektronik sektoral;
e. Perencanaan dan pelaksanaan kontrakPBJP bagi K/L/D/I yang tidak memilikiSDM yang berkompeten.
Fungsi pengelola sistem informasiPBJP.Tugas :a.Menyelenggarakan sistem informasidan transaksi elektronik PBJP melaluiSPSE;b.Membantu pelayanan PBJP secaraelektronik, termasuk SIRUP, e-katalog,e-monev, SIKaP, dll.c.Memandu pelaksanaan registrasi danmelaksanakan verifikasi penggunaseluruh sistem informasi PBJP;d.Melaksanakan pengembangan sisteminformasi yang dibutuhkan oleh UKPBJ;e.Melaksanakan fungsi informasimanajemen aset.
STRUKTUR ORGANISASI UKPBJ
KEPALA BAGIANPBJ
POKJAPOKJA
SUB-BAGIANPELAKSANAANPENGADAAN
SUB-BAGIANPEMBINAAN DAN
ADVOKASI PBJ
SUB-BAGIANPENGELOLAAN SISTEM
INFORMASI PBJ
Admin Agency &TU
Admin Sistem
Admin PPE
Verifikator
Helpdesk
Advokasi/Training
Monev & BangJF PBJP
LPSE ULP
UKPBJ
UKPBJsebagai
CoEPBJP
Menjadi lembaga yang mandiri,permanen dan struktural1
4 Memiliki anggaran yang memadai
2Sebagian besar atau seluruh anggota kelompokkerja telah diangkat sebagai Pejabat FungsionalPPBJ dan/atau memiliki kompetensi PBJ
3Perluasan peran : tidak saja terbatas sebagaipenyelenggara proses pemilihan penyedia,namun mampu menjadi pembina stakeholderdan sebagai pusat informasi PBJP
UKPBJ SEBAGAI PUSAT UNGGULAN (COE)
UKPBJ wajib menyusun dan menerapkan kode etik di lingkungan UKPBJ.Kode etik ditetapkan oleh Menteri/Pimpinan Lembaga/Kepala Daerah.
Kode etik berisi ketentuan tentang kewajiban, larangan, pembentukan majelispertimbangan kode etik, dan prosedur penegakan kode etik.
Bagi Aparatur Sipil Negara di lingkungan UKPBJ yang menjabat sebagai pejabatfungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa, maka kode etik yang diterapkanadalah Kode Etik Pejabat Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa yangditetapkan oleh LKPP.
UKPBJ SEBAGAI PUSAT UNGGULAN (COE)
Untuk meningkatkan transparansi dan mengurangi terjadinya intervensipelaksanaan tugas di lingkungan UKPBJ maka wajib disusun standar proseduroperasional pelaksanaan tugas dan fungsi di lingkungan UKPBJ.
Standar prosedur operasional disusun sesuai kebutuhan pelaksanaan tugas danfungsi UKPBJ.
Standar prosedur operasional di lingkungan UKPBJ ditetapkan oleh SekretarisJenderal/Sekretaris Utama/Sekretaris Daerah.
Standar prosedur operasional wajib disosialisasikan kepada seluruh pemangkukepentingan UKPBJ.
UKPBJ SEBAGAI PUSAT UNGGULAN (COE)
Alternatif Penggabungan Kelembagaan
ULP Ad Hoc
LPSE Ad Hoc
ULP Permanen
LPSE Ad Hoc
LPSEPermanen
ULP Permanen
Bagian PBJ
Badan/BiroPBJ
Biro/BagianPBJ
PROVINSI KABUPATEN/KOTA
ULP Ad Hoc
LPSE Ad Hoc
ULP Permanen
LPSE Ad Hoc
LPSE Permanen
ULP Permanen
Badan/BagianPBJ
Model Kematangan OrganisasiUKPBJ
TEORI KEMATANGAN ORGANISASI
Dikutip dari Henry Mintzberg, Structure in Fives: DesigningEffective Organization, 1983, Hal 170.
DefinisiGambaran tentang tingkat kematanganproses pelaksanaan aktivitas dalamorganisasi yang bertujuan untuk mengukurkemampuan suatu organisasi dalammelaksanakan proses produksi
MetodeMenggunakan Capability Maturity Model(CMM)
Tujuan Sebagai peta jalan atau kerangka kerja
yang menjadi acuan untuk mencapai suatutujuan
Sebagai suatu ukuran pengembangansistem
MeasureUnderstand
Control
Improve
If you can’t measure it, you can’t understand itIf you can’t understand it, you can’t control itIf you can’t control it, you can’t improve it
PEMAHAMAN TEORI CAPABILITY MATURITY MODEL (CMM)
5.Optimized4.Managed
3.Defined2.Repeatable
1. Initial
CMM model bertingkat (stages model):• Setiap langkah dilakukan secara
berjenjang, yang artinya setiaptingkat/level dapatdicapai (bergerak naik dari satu tingkatanke tingkatan berikutnya).
• Karakteristik proses kematanganorganisasi tingkat/leveldibawahnya harus sudahdilakukan secara bertahap (tanpamelewati salah satu tingkatan).
TRANSFORMASI FUNGSI UKPBJ
Tahap 1
PanitiaPanitia Tahap 2Tahap 3
PermanenPermanen
Tahap 1 :• Proses pemilihan penyedia dikerjakan
panitia masing2 SKPD• PA/KPA, PPK, Panitia Pengadaan, dan
PPHP berada dalam satu organisasi
Tahap 2 :• Proses pemilihan penyedia sudah dikerjakan
oleh POKJA di ULP Adhoc• Telah memiliki kantor dan sekretariat ULP namun
belum struktural/permanen• SDM ULP belum penuh waktu
Tahap 2 :• Proses pemilihan penyedia sudah dikerjakan
oleh POKJA di ULP Adhoc• Telah memiliki kantor dan sekretariat ULP namun
belum struktural/permanen• SDM ULP belum penuh waktu
Tahap 3 :•Proses pemilihan penyedia sudah dikerjakanoleh POKJA di ULP Permanen•SDM ULP sudah penuh waktu•Memiliki kantor dan sekretariat yangpermanen dan mandiri
Tahap 3 :•Proses pemilihan penyedia sudah dikerjakanoleh POKJA di ULP Permanen•SDM ULP sudah penuh waktu•Memiliki kantor dan sekretariat yangpermanen dan mandiri
Adhoc/exofficioAdhoc/
exofficioTahap 4
Center ofExcellenceCenter of
Excellence
Tahap 4 :•Pembinaan PBJP•Pelaksanaan PBJP•Pengelolaan Sistem Informasi PBJP
Tahap 4 :•Pembinaan PBJP•Pelaksanaan PBJP•Pengelolaan Sistem Informasi PBJP
PERGESERAN ORIENTASI UKPBJSEBAGAI CENTER OF EXCELLENCE PBJP
KONDISI IDEAL KELEMBAGAAN DAN SDM PENGELOLA PBJPSEBAGAI CENTER OF EXELLENCE PBJP
Kelembagaan dan personilpermanen
Mandiri/independen daripengaruh kepentingan
dan intervensi
Mampu membina SDMPBJP (JFT PPBJ &Kompetensi PBJ)Mampu memberikan
pelayanan hukum bagipengelola PBJP
Pelaksanaan lebih fokuskarena tidak ada perangkapanjabatan/ kegiatan lain, serta
ada jaminan peningkatankarier di bidang PBJP
Akumulasi keahlian,pengalaman, dan
keterampilan pelaksanalebih efektif
Mampu menyusunstrategi & pemantauan/
evaluasi PBJP
Mampu memberikanbimtek, konsultasi &pendampingan bagi
stakeholder PBJP
Kemampuan dan kompetensipersonil berjenjang sesuai
kualifikasi, sertaprofesionalitas lebih terjamin dan
terukur
Mampu melaksanakanPBJP sesuai Tata Nilai
Pengadaan
Mampu mengelola sisteminformasi & database PBJP
KARAKTER KELEMBAGAAN PBJP SEBAGAICENTER OF EXELLENCE PBJP
StrategisMewujudkan fungsi pengadaan yang memainkan peran penting dalammencapai tujuan organisasi melalui perencanaan dan eksekusi anggaranserta pengelolaan sumber daya yang efektifS
KOP
Per
KolaboratifMemupuk kolaborasi dan sinergi di antara pemangku kepentingan agarkinerja fungsi pengadaan optimal
Orientasi KinerjaMembangun budaya berbasis kinerja untuk meningkatkan nilai tambah di 4area (waktu proses, biaya, kualitas, dan tingkat layanan pengadaan)
ProaktifMenciptakan pergeseran paradigma dalam rantai pengadaan barang dan jasayang berorientasi pada pelanggan
Perbaikan BerkelanjutanSecara berkelanjutan meningkatkan kapabilitas organisasi pengadaan sebagaiorganisasi pembelajar dengan mengadopsi praktik terbaik pengadaan
Se-koper | a Briefcase
Menggambarkan wadah berisiberbagai alat bantu (paradigma,pengetahuan, kemampuan, dan
lainnya) yang merupakanenabler dalam penciptaan nilai
tambah dan manfaat dalamkegiatan pengadaan B/J di
Indonesia
Model KematanganULP
• Unsur (4) : Organisasi,Manajemen, Tata Laksana,SDM
• Level Kematangan :– Initial– Repeatable– Defined– Managed– Optimized
• Unsur (4) : Institutional,Managemen, Operational,SDM
• Level Kematangan :– Reaktif– Compliant– Proaktif– Strategis– Inovatif
Model Kematangan PBJPMM/CoE
TINGKAT KEMATANGAN ULP/UKPBJ
VARIABEL DAN SUB VARIABEL DALAM PENGUKURANTINGKAT KEMATANGAN ULP/UKPBJ
Sub Variabel Tata Laksana1. Pemilihan Penyedia B/J2. Penyimpanan Dokumen Asli Pemilihan
Penyedia3. Pelayanan Pelaksanaan Pemilihan
Penyedia B/J kepada Unit Kerja/SKPD4. Penyusunan Laporan Pelaksanaan
Pemilihan Penyedia B/J
Sub Variabel Manajemen1. Manajemen Resiko2. Manajemen Informasi3. Perencanaan Kegiatan4. Pengawasan Kegiatan5. Sarana Prasarana
Sub Variabel SDM1. Status Kepegawaian Anggota ULP2. Pengembangan Kompetensi3. Kinerja Pegawai4. Kinerja Organisasi/ULP
Sub Variabel Organisasi1. Struktur2. Tugas & Fungsi3. Budaya
VariabelVariabel
4 Variabel dan 16 Sub Variabel
RENCANA AKSI NASIONALPENCEGAHAN & PEMBERANTASAN KORUPSI
Dasar Hukum
Instruksi Presiden Nomor 7 Tahun2015 tentang Aksi Pencegahan danPemberantasan Korupsi Tahun 2015
Instruksi Presiden Nomor 10 Tahun2016 tentang Aksi Pencegahan danPemberantasan Korupsi Tahun 2016dan 2017
Penerapan PMMMelanjutkan Program Modernisasi Pengadaan yang telahdijalankan MCAI.• Menetapkan lk.35 ULP menjadi rujukan modernisasi
pengadaan di Indonesia• Mendorong UKPBJ Provinsi berperan sebagai pembina
modernisasi PBJ di daerahnya.• Mendorong kerjasama antara kab/kota (sistering) untuk
mempercepat modernisasi PBJ.
SISTERING COE ULP
Kota Jayapura :1. Kab. Merauke2. Kab. Keerom3. Kab. Jayapura4. Kab. Raja Ampat
•
ITB :1. Provinsi Jawa Barat2. UNPAD3. Institut Teknologi Sumatera4. LAPAN5. Politeknik Batam
Kota. Sukabumi :1. Kota Pontianak2. Kota Jambi3. Kota Medan4. Kota Baubau5. Kota Ternate6. Komnas HAM
Kab. Sukabumi :1. Kota Semarang2. Kota Tanggerang Selatan3. Kab. Bekasi4. Kab. Cianjur5. Kab. Pekalongan
Kab. Pasuruan :1. Kota Pasuruan2. Kota Probolinggo
Kab. Bone Bolango :1. Kota Gorontalo2. Kab Gorontalo Utara3. Kab. Boalemo
Kab. Lombok Tengah :1. Kota Mataram
Kab. Badung
STATUS KELEMBAGAAN PBJP DAN JF PPBJDI PROVINSI BALI
NO PEMERINTAH DAERAH DASAR HUKUM STATUS KELEMBAGAANSTATUS
JUMLAHJABFUNG
STATUS PENGISIANSELF
ASSESSMENT ROADMAP
1 PROVINSI BALIPeraturan Gubernur Bali Nomor 53Tahun 2009, Peraturan Gubernur BaliNomor 36 Tahun 2011
Biro Administrasi PengadaanBarang/Jasa 11 Sudah Belum
2 Kabupaten Badung Peraturan Bupati Nomor 70 Tahun 2012 Bagian Pengadaan Barang/Jasa 39 Sudah Belum
3 Kabupaten Bangli Peraturan Bupati Nomor 61 Tahun 2012 Adhoc - Bagian AdministrasiPembangunan 0 Sudah Sudah
4 Kabupaten Buleleng Peraturan Bupati Nomor 54 Tahun 2012 Bagian Layanan Pengadaan 1 Sudah Belum
5 Kabupaten GianyarPeraturan Bupati Nomor 47 Tahun2011, Peraturan Bupati Nomor 55Tahun 2012
Bagian Pengadaan 7 Sudah Sudah
6 Kabupaten Jembrana Peraturan Bupati Nomor 58 Tahun 2012 Adhoc - Bagian Perlengkapan 0 Belum Belum
7 Kabupaten Karangasem Peraturan Bupati Nomor 29 Tahun 2013 Adhoc - Bagian PengendalianPembangunan 0 Belum Belum
8 Kabupaten Klungkung Perda Nomor 9 Tahun 2016, PeraturanBupati Nomor 35 Tahun 2016
Bagian Layanan PengadaanBarang/Jasa 0 Sudah Belum
9 Kabupaten Tabanan Peraturan Bupati Nomor 40 tahun 2016 Bagian Layanan PengadaanBarang/Jasa 0 Sudah Sudah
10 Kota Denpasar Peraturan Bupati Nomor 11 Tahun 2012 Bagian Pengadaan Barang/Jasa 0 Sudah Belum
SKEMA RAPAT KOORDINASIRakornas UKPBJ
Provinsi
Rakornas UKPBJK/L/I
Rakornas PBJProvinsi
Rakornas PBJKabupaten/Kota
Rakornas PBJ
TERIMAKASIHDirektorat Pengembangan Profesi dan Kelembagaan
Kedeputian Pengembangan dan Pembinaan SDM
Gedung LKPP Lantai 4, Kompleks Rasuna EpicentrumJl. Epicentrum Tengah Lot 11 B, Jakarta Selatan,
DKI Jakarta, Telp: (021) 299 12 450 ext 0405Email: [email protected]
Website: lkpp.go.idppsdm.lkpp.go.id