Équipe mondiale de l’effectif
Plan opérationnel - Inviter pour avoir un impact
Janvier 2016 - Janvier 2018
Équipe mondiale de l’effectif – Plan opérationnel 2
Sommaire
Introduction : Pourquoi maintenant – Notre stratégie
Organigramme EME
Formation
Fixer des cibles et des objectifs
Inviter pour avoir un impact - Rapports et Journées mondiales de rapports
Reconnaissance et récompenses
Communication et marketing
Staff et budget
Équipe mondiale de l’effectif – Plan opérationnel 3
Introduction : Pourquoi maintenant – Notre stratégie
LCI Forward, le plan stratégique de notre association, et la préparation du Centenaire représentent un moment propice et une plateforme
idéale pour doter l'équipe mondiale de l'effectif (EME) d'une stratégie et d'un plan opérationnel recentrés. L'EME n'a pas connu de
remodelage important depuis sa création en 2009.
Pour fournir un meilleur service à l'humanité, LCI Forward a fixé l'objectif d'améliorer les vies d'au moins 200 millions de personnes d'ici
2020/2021, soit un triplement de notre impact. Dans le cadre de la célébration du centenaire du Lions, nous nous sommes fixés pour
objectif d'arriver d'ici la fin 2017/2018 à un niveau d'effectif encore jamais atteint par notre association, 1 425 311 membres. Une fois
parvenu à cet objectif quantitatif, nous concentrerons nos efforts de façon à atteindre de nouveaux sommets en termes de service,
d'impact et de croissance.
Atteindre notre objectif du centenaire en matière d'effectif nous permettra de :
· Continuer de service nos communautés dans le cadre du Défi de service du centenaire
· Lancer notre association vers son second centenaire de service transformateur
· Tracer la voie pour tripler notre impact par un service humanitaire intensifié et améliorer les conditions de vie d'au moins
200 millions de personnes par an.
Le moment est donc venu de repenser l'EME. Il nous faudra recruter un minimum de 47 000 nouveaux membres dans de nouveaux clubs
et dans ceux existants afin d'atteindre notre objectif du centenaire de parvenir à un niveau d'effectif encore jamais connu par notre
association. Pour y parvenir, notre stratégie globale sera d'intensifier l'effort, la formation et les ressources de l'EME en vue de deux
objectifs :
1. Création de nouveaux clubs : chaque dirigeant recruté dans l’EME au niveau du district ou à un niveau supérieur devra
personnellement prendre la responsabilité de créer au moins un nouveau club. Cet objectif sera soutenu par des ressources et des
formations spécialisées et personnalisées, et accompagné d’un programme de récompenses à plusieurs niveaux.
2. Recrutement et fidélisation : les présidents de commission de club chargée de l’effectif sont les mieux positionnés pour recruter et
fidéliser les membres. Des formations, des outils, des lignes de communication et des ressources leur seront fournis par le biais de
leur coordinateur EME de district et par le LCI. Naturellement, d'autres dirigeants pourront également s'impliquer dans le
recrutement et la fidélisation des membres.
Le thème Inviter pour avoir un impact sera le fil conducteur de ces deux stratégies (Création de nouveaux clubs par les coordinateurs EME
de district et recrutement/fidélisation des nouveaux membres par les présidents de commission de club chargée de l’effectif). Ceci nous
permet de garder bien en vue que notre ambition de croissance est destinée à servir et avoir un impact sur plus de personnes que jamais
auparavant.
Le plan suivant présente l'organigramme, les stratégies et les ressources spécifiques.
Équipe mondiale de l’effectif – Plan opérationnel 4
Organigramme EME
L'EME se concentre sur les deux composantes d'Inviter pour avoir un impact : 1) créer au moins un club et 2) informer les présidents de
commission de club chargée de l'effectif des formations et des ressources disponibles pour les aider dans leurs activités de recrutement et
d'implication des membres. Afin d'atteindre ces objectifs, une structure dirigeante solide a été établie.
L'organigramme et les descriptions présentent l'équipe EME, emmenée par notre président international, et recrutée spécifiquement pour
Inviter pour avoir un impact.
Exécutif
Président de l’EME (Président international)
Liaison internationale de l'EME : (1er Vice-
président)
Président de la commission du développement
de l'effectif
Coordinateur international de l'EME
Coordinateur international des familles et des
femmes
International
Responsable EME de région constitutionnelle
Responsable EME adjoint de région
constitutionnelle
Responsable régional EME
Conseiller EME de région spéciale
District
Coordinateur EME de district / district simple
o Équipe de la réussite des clubs
o Équipe chargée de la croissance de
l'effectif et des nouveaux clubs
District Multiple
Coordinateur EME - DM
o Équipe de la réussite des clubs
o Équipe chargée de la croissance de
l'effectif et des nouveaux clubs
Équipe mondiale de l’effectif – Plan opérationnel 5
Niv
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u e
xécu
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Poste Rôle Fonctions essentielles Mandat
Président de l’EME
(Président
international)
Top Leader EME Aide au recrutement des responsables EME internationaux
Apporte une direction générale à l'EME
Annuel
quand
Président
international
Liaison
internationale de
l'EME
1er vice-président
Aide le président
de l'EME
Aide au recrutement des responsables EME internationaux
Apporte une aide directe à l'EME sur délégation du président
Annuel
quand 1er
vice-
président
Président de la
commission du
développement de
l'effectif (MDC)
Apporte le
soutien du MDC
et du conseil
d'administration
international a
l'EME
Assiste aux réunions des responsables EME internationaux
Représente l'EME à la commission du développement de l'effectif et au
conseil d’administration international
Nommé
chaque
année par le
président
international
Coordinateur
international EME
Apporte son
leadership au
personnel et aux
responsables au
niveau
international sur
les programmes
et initiatives en
faveur de
l’effectif
Assume un rôle de direction en collaborant avec le personnel du LCI dans le
développement des formations, initiatives, ressources et rapports EME
conformément à l'année d'exercice et au plan stratégique
Sur délégation du président, apporte une aide directe à l'EME sur tout ce qui
concerne la mise en œuvre du plan stratégique.
Rend compte au président de l'EME.
3 ans,
renouvelable
ou révocable
chaque
année par le
président
international
Coordinateur
international
chargé des
familles et des
femmes
Apporte son
leadership au
personnel et aux
responsables au
niveau
international
concernant les
programmes et
initiatives en
faveur des
familles et des
femmes
Assume un rôle de direction en collaborant avec le personnel du LCI dans le
développement des initiatives, ressources et rapports en lien avec Familles et
femmes conformément à l'année d'exercice et au plan stratégique
Sur délégation du président, apporte une aide directe à l'EME
Rend compte au président de l'EME
3 ans,
renouvelable
ou révocable
chaque
année par le
président
international
Équipe mondiale de l’effectif – Plan opérationnel 6
N
ive
au
in
tern
ati
on
al
Poste Rôle Fonctions essentielles Mandat
Responsable
de région
constitutionnelle
S'occupe de
l'EME dans
sa région
constitutionnelle
Fournit une direction aux responsables régionaux dans leur région constitutionnelle
Développe des programmes/stratégies spécifiques pour répondre aux besoins ou
opportunités
Travaille en collaboration avec le personnel du LCI dans la coordination des efforts
de recrutement et de création de nouveaux clubs dans sa région
Travaille en étroite collaboration avec son équipe pour réaliser les objectifs liés au
recrutement fixés par les districts, étudie les rapports sur les progrès et prend les
actions appropriées
Crée de nouveaux clubs
Rend compte à l'EME Niveau exécutif
3 ans,
renouvelable
ou révocable
chaque
année par le
président
international
Vice-responsable
de région
constitutionnelle
S'occupe de
l'EME dans une
partie de
sa région
constitutionnelle
Fournit une direction aux responsables régionaux dans la partie de leur région
constitutionnelle qui leur a été assigné
Développe des programmes/stratégies spécifiques pour répondre aux besoins ou
opportunités
Travaille en collaboration avec le personnel du LCI dans la coordination des efforts
de recrutement et de création de clubs dans sa région
Travaille en étroite collaboration avec son équipe pour atteindre les objectifs de
recrutement des districts, étudie les rapports sur les progrès et prend les actions
appropriées
Crée de nouveaux clubs
Rend compte à l'EME Niveau exécutif
3 ans,
renouvelable
ou révocable
chaque
année par le
président
international
Responsables
régionaux
Dirige l'EME au
sein d'un groupe
de districts
multiples/simples
et de régions non
rattachées à un
district
Fournit une direction aux conseillers des régions spéciales et aux coordinateurs
DS/DM dans leur région particulière
Travaille en collaboration avec le personnel du LCI dans la coordination des efforts
de recrutement et de création de clubs dans sa région EME
Travaille en étroite collaboration avec son équipe pour atteindre les objectifs de
recrutement des districts, étudie les rapports sur les progrès et prend les actions
appropriées
Crée de nouveaux clubs
Rend compte au responsable EME de région constitutionnelle sur demande, tel que
pendant les journées mondiales de rapports ; il peut également être tenu de rendre
compte aux coordonnateurs internationaux
3 ans,
renouvelable
ou révocable
chaque
année par le
président
international
Équipe mondiale de l’effectif – Plan opérationnel 7
Conseillers des
régions spéciales
Soutient le
responsable
régional en
dirigeant l'EME
dans des
districts, districts
multiples
spécifiques, ou
dans des régions
non rattachées à
un district
Fournit une direction aux coordinateurs de DS/DM dans sa région particulière
Collabore avec le personnel du siège du LCI, avec ses coordonnateurs EME de
district simple/multiple et avec son responsable régional dans la coordination des
efforts de recrutement et de création de nouveaux clubs dans sa région de l'EME
Travaille en étroite collaboration avec son équipe pour atteindre les objectifs liés au
recrutement des districts, étudie les rapports sur les progrès et prend les actions
appropriées
Dirige des formations annuelles sur l'effectif durant le premier trimestre pour ses
coordinateurs EME de district simple/multiple
Crée de nouveaux clubs
Rend compte au responsable EME de région constitutionnelle sur demande, tel que
pendant les journées mondiales de rapports ; il peut également être tenu de rendre
compte aux coordonnateurs internationaux
3 ans,
renouvelable
ou révocable
chaque
année par le
président
international
Équipe mondiale de l’effectif – Plan opérationnel 8
Niv
ea
u D
istr
ict
Mu
ltip
le
Poste Rôle Fonctions essentielles Mandat
Coordinateur EME
de district multiple
Mène les
initiatives de
l'EME au niveau
du district
multiple pour
atteindre les
objectifs en
matière
d'effectif en
Invitant pour
avoir un impact
ainsi que par
l'implication des
membres
Crée de nouveaux clubs
Collabore avec les coordinateurs de district pour atteindre les objectifs du
district en matière d'effectif
Joue un rôle direct auprès des coordinateurs de district chargés de l'EME
dans son district multiple
Transmet le message Inviter pour avoir un impact et la participation des
membres
Rend compte au responsable EME de région et/ou au conseiller de région
spéciale de l'EME désigné, le cas échéant
3 ans
Niv
ea
u D
istr
ict
Poste Rôle Fonctions essentielles Mandat
Coordinateur EME
de district
Crée de
nouveaux clubs,
assure la
promotion du
message Inviter
pour avoir un
impact et
favorise
l'engagement
des membres
auprès des
présidents de
commission de
club chargée de
l'effectif
Crée de nouveaux clubs
Collabore avec l'équipe de gouverneur de district pour atteindre les
objectifs liés au recrutement
S'assure que le message Inviter pour avoir un impact est diffusé auprès
des présidents de commission de club chargée de l'effectif
Partage les outils de recrutement, les ressources et les formations avec les
présidents de commission de club chargée de l'effectif
Rend compte au coordinateur EME de district multiple ou au responsable
régional EME/conseiller de région spéciale, le cas échéant
3 ans
Coordinateur EME
de district simple
Équipe mondiale de l’effectif – Plan opérationnel 9
Violet = Conseil d’administration international
Noir = postes EME
Bleu = postes EML
Orange = postes Centenaire
Vert = postes au niveau DM/D
Rouge = postes au niveau du club
Intégration de l’EME aux autres responsables
Nos membres sont le ciment de notre Association Internationale des Lions Clubs. Chaque Lion a le pouvoir d'Inviter pour avoir un impact et
à ce titre, les responsables EME chercheront à maximiser les efforts et l'efficacité en travaillant étroitement avec les responsables à tous
les niveaux. De cette manière, nous parviendrons à notre objectif du centenaire d'atteindre l'effectif le plus jamais élevé afin de pouvoir
servir plus de personnes d'ici à la fin de l'exercice 2017/2018. L'organigramme ci-dessous inclut d'autres postes de responsables qui sont
d'excellentes ressources pour mobiliser et renforcer les stratégies et les actions autour d'Inviter pour avoir un impact.
International
Responsable EME de région constitutionnelle
Responsable EME adjoint de région constitutionnelle
Responsable régional EME
Conseiller EME de région spéciale
Responsable EML de région constitutionnelle
Responsable EML adjoint de région constitutionnelle
Responsable régional EML
Conseiller EML de région spéciale
Membres du comité d'action du centenaire
Régions et zones
Présidents de région (le cas échéant)
Présidents de zone
Exécutif
Président de l’EME/EML (Président international)
Liaison internationale de l'EME : (1er vice-président)
Lion de liaison international de l'EML : (2e vice-président)
Conseil d'administration international
o Président de la commission Développement de l'effectif
o Président de la commission Développement du leadership
o Président de la commission Service aux districts et aux clubs
Coordinateur international EME
Coordinateur international EML
Coordinateur international des familles et des femmes
Président du comité d'action du centenaire
Président d'honneur du comité d'action du centenaire
District
Coordinateur EME de district/district simple
Coordinateur EML de district/district simple
Gouverneur de district
1er vice-gouverneur de district
2e vice-gouverneur de district
Coordinateur du centenaire de district
Coordinateur chargé du centenaire
District multiple
Président de conseil
Coordinateur EME - DM
Coordinateur EML - DM
Coordinateur du centenaire de District Multiple
Président du conseil
Club
Président de commission de club chargée de l'effectif
Équipe mondiale de l’effectif – Plan opérationnel 10
Intégration aux responsables et coordinateurs EME Poste Rôle
Président du conseil
Le président du conseil de district multiple est le facilitateur administratif du district multiple.
Ce poste fait partie de l'EME District multiple. Pour cette raison, le président du conseil doit soutenir les coordinateurs DM
dans leurs fonctions importantes.
Équipe du gouverneur de
district
Le gouverneur de district est le directeur général administratif du district et le chef de son équipe.
Le premier vice-gouverneur de district aide le gouverneur en matière de développement de l’effectif, de création de
nouveaux clubs et de promotion des manifestations du district.
Le second vice-gouverneur aide le gouverneur en matière de fidélisation de l'effectif et de sensibilisation des Lions aux
différents programmes de l’association.
Ce poste fait partie de l'EME de district. Pour cette raison, le président du conseil doit soutenir les coordinateurs de district
dans leurs fonctions importantes.
Président de région et de
zone
Le président de région, un responsable Lion de haute importance, est choisi pour ses remarquables compétences de
leader. Les régions comptent de 9 à 16 clubs. Le poste de président de région est facultatif.
Le président de zone fait le lien entre les clubs de la zone et l'équipe du district. Il est chargé de motiver, de conseiller et de
communiquer avec les clubs. Les zones comptent de 4 à 8 clubs.
Ces postes font partie de l'EME de district. Pour cette raison, le président de région et le président de zone doivent soutenir
les coordinateurs de district dans leurs fonctions essentielles, particulièrement la création de clubs au sein de leur
région/zone.
Président de commission
de club chargée de
l'effectif
Développer l'effectif en Invitant pour avoir un impact et améliorer la satisfaction des membres du club en utilisant les
ressources fournies par le LCI et les responsables EME de district.
Équipe mondiale du
leadership
L’équipe mondiale du leadership (EML) se concentre sur la formation active des responsables, établissant ainsi un socle
solide sur lequel le Lions Clubs International pourra s'appuyer. L'EML encourage l'identification et la formation des
responsables à tous les niveaux de l'association tout en fournissant les informations, les conseils et les encouragements
nécessaires. Agissant en tant qu'équipe parallèle spécialisée travaillant en collaboration avec l'Équipe mondiale de l'effectif
(EME), l'EML privilégie et soutient la formation des responsables, une composante indispensable au succès de chaque
programme du LCI et à la vitalité future de l'association.
Comité d'action et
coordinateurs du
centenaire
Le Comité d'action du centenaire (CAC) conseille et soutient le Conseil d'administration dans l'établissement et la mise en
œuvre des plans du centenaire. Les coordinateurs du centenaire, en collaboration avec les représentants EML et EME,
encouragent et soutiennent les succès des clubs, districts et districts multiples dans le cadre du centenaire.
Équipe mondiale de l’effectif – Plan opérationnel 11
Formation et implication des bénévoles
Formation
Afin de maximiser l'efficacité des responsables EME, il est crucial de développer et de mettre en place un solide plan de formation à tous
les niveaux de l'EME pour permettre au message Inviter pour avoir un impact de résonner dans tous les clubs. La formation doit combiner
des séances en personne et en ligne pour en maximiser l'efficacité.
Formation/Réunion des responsables EME - Niveau international
Les responsables EME - Niveau international se réuniront en personne une fois par an pour discuter des objectifs, stratégies et plans
d'action pour l'année à venir.
Formation EME - District/District multiple
Deux modules de formation, que tous les membres EME devront suivre, seront développés.
1. Inviter pour avoir un impact : Création de nouveaux clubs
a. Le besoin de servir pour les nouveaux clubs
b. Critères minimum pour créer un club
c. Meilleures pratiques régionales
d. Rôle des Lions Guides certifiés
e. Comment diriger les réunions d'information/d'organisation
f. Comment mettre en place une cérémonie de remise de charte réussie
2. Inviter pour avoir un impact : Nouveaux membres et implication
a. Le besoin de servir pour les nouveaux membres
b. Critères de recrutement
c. Qui inviter ?
d. Meilleures pratiques régionales
e. Développer l'effectif par le biais des branches de club
f. Maintenir les membres impliqués et satisfaits
Équipe mondiale de l’effectif – Plan opérationnel 12
Les deux modules seront disponibles en ligne pour permettre aux responsables/coordinateurs de se former à leur convenance. Les
coordinateurs EME de District Multiple dirigeront si possible la formation en personne en s'appuyant sur la plateforme en ligne.
Il sera possible d'adapter les formations aux spécificités culturelles afin d'apporter une formation sur les stratégies qui fonctionnent dans
l'ensemble de chaque région constitutionnelle.
Sous réserve d'avoir suivi les deux modules de formation, les coordinateurs DM peuvent obtenir un budget local de 600 dollars
pour la formation des coordinateurs de district, la création de clubs et/ou d'autres activités/dépenses en lien avec l'effectif.
Sous réserve d'avoir suivi les deux modules de formation, les coordinateurs de district et de district simple peuvent obtenir un
budget local de 250 dollars pour la création de club et la formation des présidents de commission de club chargés de l'effectif.
Formation du président de commission de club chargée de l'effectif
Les présidents de commission de club chargée de l'effectif seront formés sur Inviter pour avoir un impact par le coordinateur EME de
district multiple/district simple ou par la formation en ligne (Module Nouveaux membres et implication). En moyenne, 17 % des présidents
de commission de club chargée de l'effectif parrainent au moins un membre chaque année. Par conséquent, des outils en ligne seront
développés pour leur fournir des ressources à utiliser dans le club.
En plus de la formation en ligne, des webinaires régionaux seront organisés par les responsables régionaux et les spécialistes EME au LCI
pour former les présidents de commission de club chargée de l'effectif à la création de club ou à la formation de branches de club.
Implication des bénévoles
Une implication constante des bénévoles est nécessaire pour atteindre notre objectif du centenaire de parvenir à un effectif plus
important que jamais afin de servir plus de bénéficiaires d’ici la fin de l’exercice 2017/2018. La communication et les ressources
viseront surtout à encourager et à motiver les responsables à poursuivre le dialogue sur Inviter pour avoir un impact.
Opportunités disponibles pour les responsables EME :
Réunions en personne
Réunions/webinaires en ligne
Appels téléphoniques personnels et e-mails
Bulletin d’information électronique trimestriel régional de l’EME
Forums sur le leadership
Conventions internationales
Questionnaires de fin d'année
Équipe mondiale de l’effectif – Plan opérationnel 13
Réunions en personne
Si possible ou si besoin, les responsables EME et le personnel EME au LCI organiseront des réunions en personne dans le cadre
des réunions du conseil des gouverneurs, réunions des responsables EME, des conventions de district et de district multiple,
des réunions régionales et de zone, ou organiseront des réunions distinctes. Ces réunions porteront sur les succès et les défis
de la région. Des stratégies accompagnées de plans d'action doivent être développés.
Réunions/webinaires en ligne
Des réunions en ligne seront organisées régulièrement. Le LCI mettra un compte GoToMeeting/GoToWebinar à disposition de
l'EME Niveau international pour l'organisation de réunions et webinaires en ligne dans leur région.
Appels téléphoniques personnels et e-mails
Le personnel EME au LCI chargé de L'EME, les responsables et les coordinateurs EME communiqueront régulièrement par
téléphone ou par e-mail pour discuter des défis et des succès dans leur région respective.
Bulletin d’information électronique de l’EME
Ce bulletin trimestriel sera distribué à tous les niveaux de l'EME. Il contiendra des articles relatifs à leur région constitutionnelle.
Forums sur le leadership
Les responsables EME de région constitutionnelle organiseront, en collaboration avec leurs collègues EML, deux séances (une
ouverte, une fermée) lors du Forum organisé dans leur région. De plus, les responsables de région constitutionnelle travailleront
de concert avec les organisateurs de forum pour mettre en place un séminaire Inviter pour avoir un impact attrayant et
motivant. Un spécialiste EME au LCI apportera son soutien pour la préparation de la présentation.
Conventions internationales
Un séminaire Inviter pour avoir un impact sera organisé lors de chaque convention internationale avec pour cible les
responsables et coordinateurs EME.
Questionnaires
En mai, à la place du rapport du 4e trimestre, le personnel du LCI enverra aux responsables EME (du niveau international au
niveau club) un questionnaire électronique afin d'identifier les réussites, les défis et l'utilisation de la structure EME.
Équipe mondiale de l’effectif – Plan opérationnel 14
Fixer des cibles et des objectifs
Ces dernières années, les districts fixaient leurs propres objectifs en matière d'effectif et avaient souvent du mal à les atteindre. En
2014/2015, seuls 12 % des districts ont atteint les objectifs Effectif qu'ils s'étaient fixés. Nous attribuons ces difficultés à plusieurs
raisons. Dans de nombreux cas, les objectifs ont été fixés sans avoir étudié avec soin l'historique des tendances dans le district, entrainant
des objectifs beaucoup trop ambitieux sur une année. Dans certaines régions, l'absence de système de rapports et de responsabilisation a
limité la capacité des coordinateurs et responsables EME à soutenir leur équipe.
Afin d’être performant en matière d'effectif, des objectifs de croissance accompagnés de plans d’action doivent être mis en place par les
gouverneurs élus de district (GED) pour l’année à venir. Pour aider à l'établissement d'objectifs réalistes, le LCI fournira aux responsables
EME de région constitutionnelle, responsables de région, responsables de région spéciale et aux coordinateurs EME DM une ligne directrice
en matière d'effectif pour les districts multiples/districts simples. Ils pourront l'utiliser pour analyser les objectifs Effectif des gouverneurs
élus de district.
Cette ligne directrice en matière d’effectif est basée sur une croissance de 2 % de l’effectif moyen sur 5 ans dans le district multiple/district
simple. Il n'existe pas de formule ou d’approche unique qui fonctionne pour tous les districts. Les objectifs doivent donc aussi refléter les
caractéristiques actuelles du district.
À partir de l'exercice 2016/2017, un accent plus fort sera mis sur le développement d'objectifs S.M.A.R.T. accompagnés de plans d'action
détaillés. Les gouverneurs élus auront aussi à fixer un objectif en matière de recrutement des femmes. Chaque district devra également se
donner pour objectif de créer au moins un club chaque année.
Équipe mondiale de l’effectif – Plan opérationnel 15
Inviter pour avoir un impact - Rapports et Journées mondiales de rapports
Une remise de rapports très structurée et régulière à tous les niveaux de l’équipe mondiale de l'effectif lors des trois premiers trimestres
est une stratégie importante et efficace pour forcer à l'activité, créer un sentiment d’urgence et rester concentré sur l'atteinte des objectifs.
Une des valeurs principales de la remise de rapports ne réside parfois pas dans le rapport en lui-même mais dans l'anticipation de la date
butoir, le fait que l'ensemble de l'équipe effectif est impliquée et que la réussite est de la responsabilité de tous. Cela s'effectuera par des
rapports d'activité en ligne et des rapports verbaux quantitatifs (chiffres) pendant les Journées mondiales de rapport.
Rapports
Le personnel collaborera étroitement avec les responsables de régions constitutionnelles pour élaborer des rapports d'activité pouvant être
soumis en ligne par les coordinateurs, les responsables régionaux et les conseillers de région spéciale. Ces rapports mettront l'accent sur
les activités de développement de l'effectif utilisées dans les districts, districts multiples et régions pendant les trois premiers trimestres. Ils
contribueront à identifier les défis, les succès et les meilleures pratiques.
Journées mondiales de rapports
Les Journées mondiales de rapports, une période spécifique consacrée à la remise de rapports, contribuent à stimuler l'intérêt et l'action.
Ces rapports verbaux quantitatifs sur les chiffres de l'effectif permettent aux responsables d'identifier les régions ayant besoin de soutien et
celles dont les réussites et meilleures pratiques peuvent être montrées aux autres.
Les Journées mondiales de rapports Inviter pour avoir un impact :
Établir la responsabilité au niveau de l’EME
Renforcer que le message Inviter pour avoir de l’impact signifie que le service et la croissance vont de paire
Soutenir la motivation et l’élan pour atteindre les objectifs annuels et les objectifs de référence et d’activités
Encourager l'utilisation des outils développés par le LCI pour la remise de rapports
Les journées de rapport EME se déroulent sur une période de 7 semaines. À chaque étape, l'EME organisera des discussions et recueillera
les rapports des membres de l'équipe dont ils ont la responsabilité. Les discussions porteront sur l'activité, les progrès vers les objectifs,
célèbreront les succès et apporteront soutien et encouragements à ceux ayant rempli et remis leurs rapports. Les discussions se
dérouleront en personne ou par conférence téléphonique. Des tableaux de bords seront utilisés en soutien des discussions. À la fin de
chaque étape, chaque niveau EME enverra un rapport de synthèse au responsable auquel il reporte pour culminer lors de la Journée
mondiale de rapports pendant laquelle les responsables régionaux EME appelleront leur coordinateur EME
Équipe mondiale de l’effectif – Plan opérationnel 16
Demander à l'équipe de district de rassembler les
rapports de tous les clubs et envoyer un rapport aux coordinateurs de district
multiple*.
Contacter les coordinateurs de district et discuter de
leurs rapports, puis envoyer un rapport de synthèse au
responsable régional de l’EME
Contacter les coordinateurs de DM et discuter de leurs rapports, puis envoyer un rapport au responsable de région constitutionnelle et
au coordinateur international.
Contacteables régionaux/conseillers de
régions spéciales avec leur responsable de région constitutionnelle pour
discuter de leur rapport et de leurs plans d'action
2 semaines2 semaines 2 jours2 semaines
Avant chaque étape, le LCI enverra aux coordinateurs EME des instructions, des formulaires de rapport et les calendriers.
Journées de rapports
District
Coordinateurs EME District
Journées de rapports
District multiple
Coordinateurs EME DM
Journées de rapports
Régions constitutionnelles
Responsables régionaux et
conseillers des régions spéciales
Journées mondiales de
rapport
Coordinateur international
EME
Équipe mondiale de l’effectif – Plan opérationnel 17
Reconnaissance et récompenses
L’expression de l'appréciation et de la reconnaissance pour un travail bien fait est un moyen très efficace de motiver à passer à
l'action et à atteindre les objectifs établis. Le programme de reconnaissance pour l'EME récompense les responsables et leur travail
essentiel réalisé dans le cadre du plan de développement de l'effectif. L'EME atteint ses objectifs non seulement en travaillant avec
les membres EME nommés mais aussi en raison de l'implication de tous les Lions en faveur de développement de notre effectif afin
d'avoir un impact encore plus fort dans le monde.
Certificats
Chaque responsable EME au niveau international (ainsi que le coordinateur international de l'EME et le coordinateur international
de la famille et des femmes) peut demander un certificat de reconnaissance EME pouvant être décerné à un membre EME
particulièrement méritant en matière de recrutement et de création de clubs dans sa région. Les membres EME qui reçoivent un
certificat de reconnaissance GMT seront aussi mentionnés sur le site web du LCI.
Programme de récompenses pour les coordinateurs EME de district
Les coordinateurs de district seront reconnus lorsqu’ils atteignent l’un des objectifs suivants avant la fin de l'exercice (selon le
rapport cumulatif de juin) :
1 % de croissance totale de l’effectif + 1 nouveau club Récompense Argent
2 % de croissance totale de l’effectif + 2 nouveaux clubs Récompense Or
3 % de croissance totale de l’effectif + 3 nouveaux clubs Récompense Diamant
Coordinateurs EME de l'année :
Sur la base du rapport cumulatif de juin, le LCI déterminera, le coordinateur de district et le coordinateur de DM ayant obtenu la
plus forte croissance totale de l'effectif.
Un coordinateur de DM et un coordinateur de district de chaque région constitutionnelle recevra la récompense « EME de
l’année ». En fonction des dates, les lauréats pourront être reconnus lors de la convention internationale.
Équipe mondiale de l’effectif – Plan opérationnel 18
Atteinte des objectifs en matière d'effectif :
Les membres EME seront reconnus si les objectifs Effectif annuel sont atteints.
Poste EME Objectifs Reconnaissance
EME de district Objectifs du district en matière d’effectif,
établis pour l’exercice au plus tard le 30
juin
Certificats exclusifs signés par le Président international et la personne de liaison internationale de l’EME, accompagnés
d’une lettre de félicitations
Équipe EME de district multiple Objectifs du district multiple en matière
d’effectif, établis pour l’exercice au plus
tard le 30 juin
Responsables régionaux / conseillers de régions spéciales
Objectifs de la région en matière d’effectif,
établis pour l’exercice au plus tard le 30
juin
Responsables de région constitutionnelle Objectifs de la région constitutionnelle en
matière d’effectif, établis pour l’exercice au
plus tard le 30 juin
Équipe mondiale de l’effectif – Plan opérationnel 19
Communication et marketing
Une communication intégrée à tous les niveaux de l'EME est essentielle. Une communication claire et cohérente expliquant à
l'Équipe mondiale de l'effectif son rôle pour créer des clubs et pour former les présidents de commission de club chargée de l'effectif
aux outils et ressources est essentielle. De plus, lorsqu'une information est signalée au LCI depuis l'autre côté du monde, il est
important d'en mettre en avant les résultats et de la partager avec l'équipe pour l'informer et motiver la poursuite des activités. La
croissance de l'effectif étant la priorité de notre organisation, la communication sera effectuée par les voies suivantes :
À tous les niveaux de l’EME
Niveau international Coordinateurs DM Coordinateurs District Présidents de commission de club chargée de l'effectif
Bulletins d’information
électroniques EME
trimestriels régionalisés
envoyés à tous les
membres de l’EME
Communications mensuelles avec les spécialistes EME au LCI
E-mail trimestriel du
LCI aux
coordinateurs de
district
E-mail trimestriel du LCI
aux coordinateurs de
district
E-mail trimestriel aux
présidents de
commission de club
chargée de l'effectif
Article EME dans le
bulletin d’information
électronique trimestriel
Membership Pulse
Communication régulière (e-mail/téléphone) du spécialiste EME au LCI concernant le statut de membres potentiels
Communication régulière (e-mail/téléphone) des spécialistes EME au LCI concernant le statut de membres potentiels
Équipe mondiale de l’effectif – Plan opérationnel 20
Les communications suivantes seront aussi utilisées :
E-mails automatiques envoyés aux anciens membres pour obtenir des informations sur les raisons de leur départ et aux
nouveaux membres pour en savoir plus sur leur expérience au sein du club.
Réunions en ligne/webinaires régionaux organisés par région constitutionnelle avec un spécialiste EME du LCI (2 ou 3
fois par an).
E-mail hebdomadaire d'information envoyé par le responsable de l'équipe Développement de l'effectif ou le manager
EME aux coordinateurs internationaux.
E-mail hebdomadaire d'information envoyé par le responsable de l'équipe Développement de l'effectif aux dirigeants
exécutifs et aux membres du conseil d'administration, en plus des rapports des dirigeants administratifs et du conseil
d'administration.