Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen
Persuratan dengan Dukungan Teknologi SMS
Gateway di Fakultas Teknologi Informasi (FTIf) ITS
Surabaya
SeminarTugas Akhir
Penyusun Tugas Akhir :
Rahmi Romadhona Putri
NRP : 5207 100 087
Dosen Pembimbing :
Ir. Khakim Ghozali, M,MT.
Faizal Johan Atletiko, S.Kom.
• Surat merupakan sarana penting bagi instansi FTIf, karena banyak informasi penting terkandung didalamnya. Sehingga diperlukan pengelolaan yang tepat, penyimpanan arsip surat dan dokumentasi yang baik.
o Tepat
Tidak ada redundansi surat
Tidak ada redundansi nomor surat
Surat diterimakan tepat waktu
o Baik
Tidak ada arsip surat yang hilang
Dokumentasi sesuai dengan kondisi surat
Tidak ada surat yang terlewatkan untuk didokumentasikan
.:LATAR BELAKANG:.
• Metode pengelolaan surat yang digunakan pihak FTIf adalah paper-work system.
o Semua proses dilakukan secara manual
o Dokumentasi berupa penulisan di buku besar
o Pengarsipan surat hanya berupa penyimpanan dokumen hardcopy
.:LATAR BELAKANG (cont’d):.
Metode ini dirasa kurang efektif dan efisien………..
• Redundansi surat yang kerap kali terjadi,
• Ketidakpastian jangka waktu verifikasi,
• Hilangnya arsip/rekap surat,
• Fullpaper.
.:LATAR BELAKANG (cont’d):.
Karena menyebabkan beberapa masalah…………
Diperlukan sebuah sistem secara terkomputerisasi yang dapat mendukung pengelolaan persuratan dan meminimalisir permasalahan yang sering timbul saat ini
.:LATAR BELAKANG (cont’d):.
Oleh Karena Itu…………
Beberapa waktu yang lalu telah dilakukan penelitihan terhadap masalah yang terdapat pada persuratan FTIf, yaitu dengan digagasnya sebuah sistem persuratan secara elektronik. Hanya saja lingkup yang di bahas hanya untuk surat keputusan. Tetapi gagasan tersebut belum terimplementasikan sehingga belum ada perubahan metode pengelolaan persuratan di FTIf.
.:LATAR BELAKANG (cont’d):.
Penelitihan terdahulu…
Diusulkan untuk pembangunan sistem informasi manajemen pengelolaan surat masuk dan keluar yang merupakan pengembangan dari penelitihan terdahulu.
.:LATAR BELAKANG (cont’d):.
Sehingga…
SIM Persuratan Lama SIM Persuratan gagasan
Berbasis web Berbasis web
Di khususkan untuk Surat Keputusan (SK)
Untuk Semua Surat
Dapat memonitoring status dan disposisi surat
Didukung dengan SMS Gateway untuk pengiriman notifikasi dan chek status surat
• Permasalahan yang akan diselesaikan dalam tugas akhir ini adalah:
o Spesifikasi kebutuhan sistem
o Rancangan desain sistem
o Pembangunan sistem
o Penerapan teknologi SMS Gateway pada sistem
o Dokumentasi hasil analisa, desain, dan implementasi desain menggunakan standart readyset
.:RUMUSAN MASALAH :.
• Batasan-batasan pada pengerjaan tugas akhir ini :
o Aplikasi yang dibangun adalah aplikasi sistem informasi manajemen persuratan pada instansi ITS, khususnya Fakultas Teknologi Informasi.
o Sistem pengelolaan surat masuk dan keluar yang terdapat pada aplikasi ini disesuaikan dengan pedoman sistem pengelolaan surat masuk dan keluar yang terdapat pada instansi.
o Pembangunan menggunakan menggunakan framework CI (Code Igniter),
o Teknologi SMS Gateway yang digunakan adalah Gammu.
.:BATASAN MASALAH :.
• Batasan-batasan pada pengerjaan tugas akhir ini :
o Pengerjaan dokumentasi tugas akhir ini terbatas pada penggunaan empat modul dalam ReadySet, yaitu:
Project kick-off
Software requirements and specifications
Design
User guide
o Pengerjaan tugas akhir ini tidak mempertimbangkan masalah keamanan dari aplikasi ini.
.:BATASAN MASALAH (cont’d) :.
Menghasilkan :
• Rancangan / desain sistem
• Aplikasi Sistem Manajemen Persuratan dengan dukungan teknologi SMS Gateway yang dapat meminimalisir masalah yang saat ini terjadi
.:TUJUAN :.
• Manfaat dan Relevansi dari aplikasi yang dihasilkan pada pengerjaan tugas akhir ini adalah sebagai berikut:
o Memudahkan proses pengelolaan surat masuk dan keluar di FTIf
o Menjadi solusi dari masalah ketidakpastian waktu yang dibutuhkan dalam proses varifikasi draft surat
o Monitoring posisi/status surat dapat diketahui oleh pemohon surat melalui SMS
o Verifikator akan mendapat notifikasi berupa SMS
o Pengarsipan surat dilakukan secara penyimpanan dokumen elektronik atau softcopy
o Meminimalkan penggunaan kertas
.:MANFAAT :.
• Manfaat yang dapat dirasakan secara langsung, baik bagi penulis dan pembaca, dari hasil pengerjaan tugas akhir ini adalah sebagai berikut :
o Memahami proses bisnis yang terjadi dalam sistem informasi manajemen persuratan.
o Memahami langkah dan kebutuhan yang diperlukan dalam membangun sebuah perangkat lunak.
o Memahami cara bagaimana mendokumentasikan perancangan dan pembangunan
suatu perangkat lunak.
.:MANFAAT (cont’d) :.
• Metode yang digunakan dalam pembangunan perangkat lunak ini terdiri dari beberapa tahapan yaitu tahap persiapan, tahap pembangunan perangkat lunak, dan tahap penyelesaian.
• Pada tahap pembangunan perangkat lunak, dokumen yang dihasilkan menggunakan template readyset dengan metode unified process model (UPM).
.:Metode Penelitihan:.
Bagan Metode Penelitihan
Identifikasi Permasalahan
Tinjauan Pustaka
Tugas Akhir – CF1380 15
A.1 Target Audience dan Customer Benefits
A.2 User Needs and User Stories
A.3 Interview Notes
A.4 Interview Cheklist
Tugas Akhir – CF1380 16
Pengumpulan Data
kemudian
B.1 Use Case
B.2 Fiture Set
B.3 Non Functional dan Environmental Requirement
Tugas Akhir – CF1380 17
Pengumpulan Data
Analisa Kebutuhan
kemudian
B.1 Use Case
• Berdasrkan Operational
01. Pengelolaan Sistem
02. Pengelolaan Data Master
03. Pengelolaan Pengguna
04. Pengelolaan Surat Masuk
05. Pengelolaan Surat Keluar
06.Pengelolaan Rekaptilusai
07.Pengelolaan Disposisi
08. Pengelolaan SMS
• Berdasarkan Aktor
01. Administrator
02. verifikator
03. Staff Jurusan
04. Staff Himpunan
05. Umum
Tugas Akhir – CF1380 18
• Berdasarkan bisnis Objek dan Aktor
Tugas Akhir – CF1380 19
Administrator (Staff
Bagian Umum)
Verifikator Staff Jurusan Himpunan Umum
1. Masuk akun
2. Keluar
Verifikator I - Dekan
1. Masuk akun
2. Keluar
Verifikator II –PD
1,2,3
1. Masuk akun
2. Keluar
Verifikator III –
Kabag TU
1. Masuk akun
2. Keluar
Verifikator IV–
Kasubbag 1,2,3,4
1. Masuk akun
2. Keluar
1. Masuk akun
2. Keluar
1. Masuk akun
2. Keluar
1. Masuk akun
2. Keluar
Kembali
B.2 Fitur Set
Essential
• Pendaftaran Anggota
• Aktifasi Akun
• Pengelolaan data pengguna
• Pengelolaan Surat Masuk
• Pengelolaan Surat Keluar
• Otomatisasi Agenda Surat
• Pengelolaan Disposisi Surat
• Penelusuran (Tracking) Surat
• Pengelolaan Rekapitulasi/Pelaporan
• Generate Pelaporan Tiap Periode
• Pengelolaan Data Master
Expected
• Pencarian Data
• Pelayanan SMS
Tugas Akhir – CF1380 20
Kembali
C.1 Struktural Design
C.2 Behaviour Design
C.3 Interface Design
C.4 Build System
C.5 Arsitektur design
C.6 Persistence
C.7 Matriks Keruntutan
Tugas Akhir – CF1380 21
Pengumpulan Data
Analisa Kebutuhan
Desain Sistem
kemudian
C.1 Structural Design
Tugas Akhir – CF1380 22
ER Diagram
Class Diagram
Kembali
C.2 Behaviour Design
Use Case Diagram Usecase
Descriptiion
Activity Diagram
Sequence Diagram
Collaboration
Diagram
Tugas Akhir – CF1380 23
Kembali
C.3 Interface Design
• Halaman Login
Tugas Akhir – CF1380 24
Komponen Antar
Muka
Tujuan Isi/ Batasan/ Tingkah
Laku
Header Untuk menampilkan informasi
aplikasi (nama aplikasi)
username Untuk mengisikan username
pengguna
Wajib di isi
password Untuk mengisikan password
dari pengguna
Wajib di isi
Tombol login Untuk masuk ke dakam
aplikasi
Tekan jika ingin masuk
kedalam aplikasi
Tugas Akhir – CF1380 25
Kembali
C.4 Build System
• Direktori salinan kerja pengembang
Tugas Akhir – CF1380 26
Path Description
c:\xampp\htdocs\p
ostman
Tempat menaruh seluruh data utama sistem pada server
apache
c:\xampp\htdocs\p
ostman\css
Tempat menaruh file yang berisi template css untuk
antarmuka
c:\xampp\htdocs\p
ostman\js
Tempat menaruh file yang berisi code untuk java script
c:\xampp\htdocs\p
ostman\images
Tempat menaruh file yang berisi file gambar pendukung
aplikasi
c:\xampp\htdocs\p
ostman\system
Tempat menaruh file yang berisi code aplikasi
• Build Configuration Option
Tugas Akhir – CF1380 27
Property Description
C:\xampp\htdocs\p
ostman\system\app
lication\config
Berisi mengenai hostname, username, password, nama
database, dan jenis databasae yang digunakan.
Kembali
C.5 Arsitektur Design
Tugas Akhir – CF1380 28
Pengguna
pengguna
routerModemPenggunaHandPhone
Client (Sist. Informasi)
Server (FTIf)
administrator
Client (Teknik Informatika)
Kembali
C.6 Persistence
• Tabel Database Pusat
Tugas Akhir – CF1380 29
Nama Tabel Keterangan
akun Tabel untuk menyimpan master hak akases
pengguna
anggota Tabel untuk menyimpan master data pengguna
level Tabel untuk menyimpan master data level
golongan Tabel untuk menyimpan master data golongan
jabatan Tabel untuk menyimpan master data jabatan
tingkat Tabel untuk menyimpan master data tingkat
Kembali
C.7 Matriks Keruntutan
Usecas
e
Usecase
Descripti
on
Diagram
Activity
Sequence
Diagram
Collaborati
o Diagram
Interface
Pengelolaan
Sistem
Masuk akun UC.00.0
1
UD.00.01 Gambar
C.12
Gambar
C.83
Gambar
C.154
Gambar
C.225
Keluar UC.00.0
2
UD.00.02 Gambar
C.13
Gambar
C.84
Gambar
C.155
Gambar
C.226
Pengelolaan
Data Master
Lihat daftar
level
UC.01.0
1
UD.01.01 Gambar
C.14
Gambar
C.85
Gambar
C.156
Gambar
C.229
Tugas Akhir – CF1380 30
Kembali
Test Case
D.1 Release Notes
D.2 Quick Start Guide
D.3 User Guide
Tugas Akhir – CF1380 31
Implementation dan Unit Testing
Uji Coba dan Evaluasi
Pembuatan Buku TA
kemudian
Test Case
Proses Pengelolaan Surat Masuk
Tugas Akhir – CF1380 32
ID Usecase UC-04.01 UC-04.02 UC-04.03
Nama
Usecase
Tambah Surat Masuk Ke Buku Agenda
Lihat Daftar Surat Masuk
Lihat Detail Surat Masuk
Aktor yang
terlibat
Staff bagian Umum (Administrator)
Deskripsi Test case ini digunakan untuk mengetahui proses
pengelolaan surat masuk
Tujuan Untuk mengetahui apakah fungsi dalam proses
menginputkan surat masuk ke agenda berhasil
Kondisi awal Aktor login sebagai administrator dan sudah berhasil
masuk aplikasi
Kondisi akhir Surat masuk berhasil tersimpan pada database dan
agenda sehingga siap untuk dilakukan proses disposisi
Test Case
Proses Tambah Konsep Surat Keluar
Tugas Akhir – CF1380 33
ID Usecase UC-04.01 UC-04.02 UC-04.03
Nama Usecase Membuat Konsep Surat Keluar
Lihat Daftar Surat Keluar
Lihat Detail Surat Keluar
Aktor yang
terlibat
Kasubbag Umum, Kasubbag Kemahasiswaan, Kasubbag
Keuangan, kasubbag Akademik
Deskripsi Test case ini digunakan untuk mengetahui proses
pengelolaan surat keluar
Tujuan Untuk mengetahui apakah fungsi dalam proses mengelola
surat keluar sudah benar apa belum
Kondisi awal Aktor login sebagai verifikator 4 dan sudah berhasil masuk
aplikasi
Kondisi akhir Surat keluar berhasil tersimpan pada database dan agenda
sehingga siap untuk dilakukan proses disposisi
Test Case
Proses Disposisi Surat
Tugas Akhir – CF1380 34
Kembali
ID Usecase UC-04.01 UC-04.02 UC-04.03
Nama
Usecase
Lihat Daftar Surat yang harus di proses
Teruskan Surat
Kembalikan Surat
Aktor yang
terlibat
Kasubbag Umum
Deskripsi Test case ini digunakan untuk mengetahui proses
pengelolaan disposisi
Tujuan Untuk mengetahui apakah fungsi dalam proses
disposisi sudah benar apa belum
Kondisi awal Aktor login sebagai verifikator 4 dan sudah berhasil
masuk aplikasi
Kondisi akhir Surat berhasil terdisposisi dengan benar dan baik.
Instalasi
• - instalasi Xampp web service
• - Aktifasi Apache server dan My Sql
• - Instalasi Sistem Informasi Manajemen Persuratan
Tugas Akhir – CF1380 35
Amrinz. (2009, Maret 30). Mengenal Code Igniter PHP Framework. Retrieved Oktober 15, 2010, from Open Comunity Tutorial: http://linuxindo.web.id/2009/03/30/mengenal-codeigniter-php-framework/
Andri. (2011, Januari 21). Alur Persuratan di FTIf. (R. R. Putri, Interviewer)
Barthos, B. (1989). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.
Cihar, M. (2011, Januari 17). Wammu and Gammu Documentations. Retrieved Januari 21, 2011, from [GW]mmu: http://wammu.eu/docs/pdf/gammu.pdf
Doug, R., & Matt, S. (2007). Use Case Driven Modelling with UML: Theory and Practice. Newyork: Apress.
Fikri, A. (2010, Januari 14). Aplikasi Short Meassage Service (SMS) Gateway untuk Layanan Informasi Registrasi Administrasi Mahasiswa. Retrieved Januari 20, 2011, from EL-FIKRI: http://azkalfikri.blog.upi.edu/files/2010/01/Jurnal.pdf
Idjaja, A. W. (1990). Administrasi Kearsipan. Jakarta: CV rajawali.
Kasiman, P. (2006). Aplikasi Web dengan PHP dan MySQL. Yogyakarta: Andi.
Lanev, D. (2008). MySQL 5.0 Manual Reference. Retrieved Oktober 15, 2010, from MySQL AB: http://www.mysql.com/doc
Method Labs. (2010). Enterprise Software enginering templates. Retrieved Januari 2010, 2011, from ReadySETPro: http://www.readysetpro.com/eval/eval.html
Oktanti, R. (2009). Rancang Bangun Sistem Informasi Pengelolaan Surat Keputusan di Fakultas Teknologi Informasi. Surabaya: Institut Teknologi Sepuluh Nopember.
Osama, M. (2010, Juni 26). Unified Process Model. Retrieved Januari 20, 2011, from Tomorrow: http://magieosama.blogspot.com/2010/06/unified-process-model.html
.:DAFTAR PUSTAKA:.
Pressman, R. S. (2005). Software Enginering : A Practitioner's Approach 6th. McGrawHill.
Rafiza, H. (2006). Panduan dan Referensi Kamus Fungsi PHP. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo.
Rozidi, R. I. (2004). Membuat sendiri SMS Gateway (ESME) Berbasis Protokol SMPP. Yogyakarta: ANDI.
Silmi, S. M. (2002). Panduan Menulis Surat Lengkap. yogyakarta: Absolut.
Sommerville, I. (2007). Software Engineering. England: Addison-Wesley.
Suryana, D. (2008). Kementrian Pertanian RI. Pengenalan PHP , http://www.deptan.go.id/pusdatin/admin/RB/Programming/Materi%20PHP.pdf.
Susunan dan Bentuk Naskah Dinas. (n.d.). Retrieved from http://www.arsipjatim.go.id
Usagawa, T. (2009). Dynamic. Paper .
Wahono, R. S. (2006, Agustus 25). Pengantar UML. Retrieved Januari 20, 2011, from IlmuKomputer.com: http://ilmukomputer.org/2006/08/25/pengantar-uml/
Wirladiharjo, H. M. (1991). Pedoman Administrasi Umum. Jakarta: Balai Pustaka.
Wursanto, I. (1991). Kearsipan I. Yogyakarta: Kanisius.
.:DAFTAR PUSTAKA (cont’d):.
TERIMA KASIH