ReiserichtlinienDer Weg vom Papiertiger zum wirksamen Instrument
© btm4u - Andrea Zimmermann, Darmstadt 3. September 2013, Zürich 1
Der Weg vom Papiertiger zum wirksamen Instrument
Andrea Zimmermann, btm4u
– Andrea Zimmermann, Jahrgang 1964, verheiratet
» Seit 1987 Managerin für Travel-, Fuhrpark- und Veranstaltungsmanagement
» 1991-2006 Abteilungsleiterin Internal Services, Travel und Mobility Management & Personalentwicklung
» Vielfältige ehrenamtliche Aktivitäten im VDR e.V., insbesondere Initiatorin und Leiterin VDR-Fachausschuss „Mittelstand“
» Seit 1990 Dozentin für Fachthemen, insbesondere an der VDR-Akademie, sowie für andere Weiterbildungsinstitute und auf Messen
Biografie
© btm4u - Andrea Zimmermann, Darmstadt 3. September 2013, Zürich 2
sowie für andere Weiterbildungsinstitute und auf Messen
» Autorin von Publikationen in verschiedenen Medien sowie der Fachbücher, z.B. „Wirksame Reiserichtlinien“ – Alabasta Verlag
» 2002 – btm4u: Gründungsjahr (zunächst in Teilzeit)
» 2005 – Ausbildung zur Business Moderatorin nach Moderatio™
» 2006 – btm4u „volle Kraft voraus“: Beendigung der Anstellung
» 2009 – Zertifikat: AirPlus Meeting Solution Certified Consultant
» 2010 – Zertifikat: AMEX MICE Solution Certified Consultant
» 2011 – NiMo e.V.: Gründungsmitglied und stellv. Vorsitzende
» 2012/2013 – Ausbildung zum Coach bei Janus
Zum Unternehmen
btm4ubtm4uMobility &Mobility &
TravelTravelProjekte� Prozessanalyse/-gestaltung
Beratungsbeispiele� Prozesse: Reisekostenabrechnung,Richtlinien (Reise + Veranstaltungen),Buchung- und Zahlungswege
� Einkauf: Transport, Unterkunft, MICE, Dienstleister (z.B. Reise-büro, Kreditkarten, Software)
Menschen� Inhouse-Training/Workshop� Training on the job/Coaching� Unterstützung Personalauswahl
Ziele� Individuelle Beratung
© btm4u - Andrea Zimmermann, Darmstadt 3. September 2013, Zürich 3
TravelTravel� Prozessanalyse/-gestaltung � Projektbegleitung� Projektmanagement� Interim-Management
� Individuelle Beratung� Travel- und Veranstaltungs-Management (selbst-) verständlich machen
� Kosten senken
Ihr kompetenter Partner für Beratungsprojekte rund um Mobilität-, Geschäftsreise- und Veranstaltungsmanagement
Wichtig ist der Blick auf das Ganze
© btm4u - Andrea Zimmermann, Darmstadt 3. September 2013, Zürich 4
InformationControllingMIS
PlanungKfm. AbwicklungProzesse einer
Gesamtablauf im Überblick
© btm4u - Andrea Zimmermann, Darmstadt 3. September 2013, Zürich 5
Reisemittel-Beschaffung
Durchführung
RK-Abrechnung
Prozesse einer Reise
Einhaltung der Reiserichtlinien(Quelle: CWT Business Travel Indicator)
34%
64%
Travel Manager
Mehrheit der Reisenden sehen die vorgegebenen Reiserichtlinien unverbindlich
© btm4u - Andrea Zimmermann, Darmstadt 3. September 2013, Zürich 6
42%
56%
Geschäftsreisende
Zwingend Richtlinie
Welche Ziele verfolgen Sie mit der RRL?
© btm4u - Andrea Zimmermann, Darmstadt 3. September 2013, Zürich 7
Dem weht kein Wind, der keinen Hafen hat, nach dem er segelt.
Michel de Montaigne
Mögliche Ziele
© btm4u - Andrea Zimmermann, Darmstadt 3. September 2013, Zürich 8
Intelligente
Planung
ETIX/BahnTIX/
Reise
Abrechnung der
Nachbe-reitung
Controlling
TravelManagement
Reiserichtlinie
© btm4u - Andrea Zimmermann, Darmstadt 3. September 2013, Zürich 9
�Intelligente Reiseplanung
�Preis-Recherche
�Buchung
�Reisebüro
�Vorschuss
�Sachmittel
�Ticketlogistik
�Vorsorge
�ETIX/BahnTIX/Online-Ticket
�Versicherung
�Umbuchungen
�Assistance
�Zahlung derReisekosten vorOrt
�Abrechnung derReisekosten
�Verbuchung derReisekosten
�Rückbuchungder Vorschüsse
�Zahlungsonstige Kosten
�Controlling
�Planung fürEinkauf
�MIS
�Verhandlungen
�Tools auswählen
�Richtlinien anpassen
�…
Von der „Geburt“ einer RRL
� Auftrag „abholen“ (Process Ownership)
� Rückhalt der Unternehmensleitung� Einschließlich: „Verantwortung bei Widerspruch gegen Richtlinie und Verstößen“
� Prüfung bestehender Regeln� Auch in Arbeitsverträgen, Nebenabsprachen, Tarifverträgen
© btm4u - Andrea Zimmermann, Darmstadt 3. September 2013, Zürich 10
� Fair, logisch und überzeugend formulieren
� Umsetzbarkeit und Realitätsbezug� erst Basis schaffen durch Tools/Schulungen
� Wichtig: Kommunikation & Information neuer Mitarbeiter
„Leben“ einer Richtlinie
�Moderne Publikation (ProAktiv)� Übersichtlich gegliedert (Stichwortsuche/Suchfunktion)� Basiswerk Rahmenrichtlinie= feste Vorgaben, selten Änderungen
� Anlagen = variable Angaben, Kontaktpersonen, bevorzugte Partner
© btm4u - Andrea Zimmermann, Darmstadt 3. September 2013, Zürich 11
Partner = schnell und unkompliziert aktualisierbar= Formularbeispiele, Gesundheitstipps
� Wichtige Informationen im „Westentaschenformat“
�Mindestens jährliche Überarbeitung� Änderungen im Unternehmen berücksichtigen
„Leben“ einer Richtlinie
� Information (neuer) Mitarbeiter� TM gehört in die Kennenlern-Runde� Hinweis in der Betriebsordnung� Hinweis im Anstellungsvertrag� Teilnahme an Abteilungsmeetings� Durchführung von „Lunch/Brunch & Meet“� Inhouse - Schulungsangebote
© btm4u - Andrea Zimmermann, Darmstadt 3. September 2013, Zürich 12
� Nicht nur restriktiv: Reisenden auch unterstützende Informationen geben
� Zuletzt oft notwendig: Durchgreifen = Sanktionen(Kostenkürzungen, arbeitsrechtliche Maßnahmen)
Kommunikation zum Management
� Häufig vernachlässigt – extrem wichtig
� Berichte (jährlich, quartalsweise)
�Weniger ist mehr� 1 Seite aussagefähige Zahlen ist genug
© btm4u - Andrea Zimmermann, Darmstadt 3. September 2013, Zürich 13
� 1 Seite aussagefähige Zahlen ist genug
� Effekte von/Erträge durch Änderungen aufzeigen
� Stimmungsbarometer verhindert überraschende „Angriffe“ auf die Unternehmensleitung
� Weniger Einzelfälle, mehr Gesamteffekte aufzeigen!
Interne Kommunikation
� Häufig sehr vernachlässigt
� Kein Erfolg ohne internes Marketing
� Unternehmensziele im Blick
© btm4u - Andrea Zimmermann, Darmstadt 3. September 2013, Zürich 14
� Unternehmensziele im Blick
� Aktiv „Flagge“ zeigen
� Partner/Unterstützer gewinnen und „ins Boot holen“
Service für Reisende: Check My Trip Premium
Buchungsbestätigungen in den Kalender, iPhone, Blackberry, etc. übertragen - ohne hohen Aufwand und mit Verspätungsalarm
© btm4u - Andrea Zimmermann, Darmstadt 3. September 2013, Zürich 15
Weiter blicken …
Vorbereitet sein …
© btm4u - Andrea Zimmermann, Darmstadt 3. September 2013, Zürich 16
Vorbereitet sein …
Auch mit den Augen der Reisenden schauen …
Handlungsbedarf Hotel: Die schwere Entscheidung
„100 € sagt die Reiserichtlinie, 95€passt, ist halt ein paar KM weg...“
© btm4u - Andrea Zimmermann, Darmstadt 3. September 2013, Zürich 17
ReisezielHotel € 90
„Die paar KM“ = Mehrkosten einer Übernachtung
Wie kommt man die paar Kilometer, ggf. mit
Gepäck, am besten
© btm4u - Andrea Zimmermann, Darmstadt 3. September 2013, Zürich 18
Taxifür € 25
Gepäck, am besten voran, wenn man sich nicht auskennt, U-/S-
Bahnen nicht mag oder sich einfach über die Reiserichtlinie ärgert?
HandlungsbedarfFlugklassen
Entwicklung am Beispiel LH/Germanwings
Keine Rede von Economy oder
© btm4u - Andrea Zimmermann, Darmstadt 3. September 2013, Zürich 19
Economy oder Business Class
Anpassungen der Richtlinien notwendig!
Handlungsbedarf: Beispiel Flugpreis
© btm4u - Andrea Zimmermann, Darmstadt 3. September 2013, Zürich 20
Handlungsbedarf: Ancillary-Services
© btm4u - Andrea Zimmermann, Darmstadt 3. September 2013, Zürich 21
Quelle: Amadeus Yearbook of Ancillary Revenue 2012
Markantes Beispiel aus Pressemeldungen in 2009:
„Die irische Billig-Fluglinie will einen Stehbereich in ihren Fliegern einrichten, um mehr Passagiere in vertikaler Sitzposition mitnehmen zu können. Auch
eine Toilettengebühr ist im Gespräch.“
© btm4u - Andrea Zimmermann, Darmstadt 3. September 2013, Zürich 22Foto: solutions – Quelle: http://www.welt.de/reise/article4090816/Ryanair-erwaegt-Hocker-Stehplaetze-in-Flugzeugen.html
Bei allem was wir tun:
Wir dürfen die Reisenden und ihre Zeitressourcen nicht aus dem Auge verlieren
© btm4u - Andrea Zimmermann, Darmstadt 3. September 2013, Zürich 23
© Rouven Weidenauer / pixelio.de
Wenn Sie sich fragen:
„Was hat eine Karawane mit Travel Management zu tun?“Sprechen Sie mich gerne an, ich freue mich auf das Gespräch und
© btm4u - Andrea Zimmermann, Darmstadt 3. September 2013, Zürich 24
Sprechen Sie mich gerne an, ich freue mich auf das Gespräch und ihren Besuch auf meiner Website
btm4u - Andrea ZimmermannHeidelberger Landstrasse 52a64297 DarmstadtTel +49 6151 95 32 37Fax +49 6151 95 32 38
www.btm4u.de