P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
REVOCADA POR LA RESOLUCION 41 DE 2007
MODIFICADA POR LA RESOLUCION 197A DE 2003 173 DE 2003
TOMO III
Dependencia: División Gestión
Humana Grupo Cesantías
Proceso: Reconocimiento y pago de
cesantías
Procedimiento: Reconocimiento y
pago de cesantías retroactivas,
parciales y definitivas
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Efectuar el reconocimiento y ordenar
el pago de las cesantías de aquellos
servidores de la entidad, ex servidores
o beneficiarios pertenecientes al
Régimen Retroactivo, destinadas a la
adquisición de vivienda, liberación de
gravamen, dotación de vivienda,
educación o reconocimiento definitivo;
de manera ordenada, ágil y confiable.
2. CLIENTES
Los funcionarios de la Procuraduría
General de la Nación y del Ministerio
Público pertenecientes al Régimen
Retroactivo, ex servidores o
beneficiarios.
3. ALCANCE
El procedimiento involucra a las
Divisiones de Gestión Humana,
Administrativa, Financiera, Secretaría
General y Coordinadores
Administrativos.
4. RESPONSABILIDADES
Intervienen en el procedimiento todos
los funcionarios del Grupo de
Cesantías; el Oficinista Grado 06 del
Grupo Hojas de Vida; el Jefe y la
Secretaria de la División de Gestión
Humana; la División Administrativa, el
Técnico Administrativo y el Jefe de la
División Financiera, los Coordinadores
Administrativos, el Oficinista de la
Secretaría General y el Secretario
General.
5. REFERENCIAS
• Decreto 1848 de 1966
• Decreto 546 de 1971
• Decreto 1726 de 1973
• Decreto 1045 de 1978
• Ley 33 de 1985
• Ley 62 de 1985
• Resoluciones 17 y 18 de 1985.
6. DEFINICIONES
N. A.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Modelo de solicitud
• Modelo liquidación
• Formulario información beneficiario
cuenta.
• Autorización contratante (servidor)
• Libros radicadores
• Libro de control.
8. CONDICIONES GENERALES
Las cesantías retroactivas se
reconocen a los servidores de la
Entidad y del Ministerio Público que
hayan ingresado con anterioridad a
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287
enero 29 de 1985 inclusive ex
servidores y beneficiarios (en caso de
los fallecidos), bajo las mismas
condiciones.
9. SALIDAS
• Resolución emitida por el Secretario
General que reconoce y ordena el pago
de las cesantías retroactivas parciales.
• Orden de pago
10. REGISTROS
• Datos de ley
• Datos de liquidación
• Fecha de solicitud
• Trámite y registro presupuestal
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Verifica que los documentos
aportados por el solicitante cumplan con
los requisitos exigidos en la
normatividad aplicable para el caso.
• Correcta liquidación de las
Cesantías Retroactivas Parciales.
• Correcta elaboración de la
Resolución que reconoce y ordena el
pago de Cesantías. Retroactivas
Parciales y de Orden de pago.
12. ANEXOS
• Contratos de compraventa.
• Hipoteca
• Certificado de estudio
• Certificado de deuda de impuestos
13. ACTIVIDADES
SOLICITANTE (Servidor Público, ex
servidor o Beneficiario del causante)
13.1 Diligencia el formato o la
solicitud y la radica en la División de
Registro y Control y Correspondencia
de la entidad, para el reconocimiento y
pago de cesantías retroactivas
destinadas a la adquisición de vivienda,
liberación de gravamen, dotación de
vivienda, educación y pago de
impuestos o reconocimiento definitivo.
El servidor público, ex servidor o
beneficiarios del causante, debe aportar
los documentos exigidos mediante
Resoluciones Internas 17 y 18 de 1986;
Decretos 2755 de 1966, 1726 de 1973,
1848 de 1969 artículo 58; Leyes 33 y 62
de 1985 y demás normas vigentes.
GRUPO DE CESANTIAS
OFICINISTA GRADO 06
13.2 Corrobora la existencia de
reconocimientos anteriores; si los
hubiere, ubica la correspondiente
carpeta, de lo contrario; abre una
nueva, radica la solicitud y luego la
graba en el sistema.
GRUPO DE CESANTIAS
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
GRADO 15 (Abogado)
13.3 Verifica que los documentos
aportados por parte de los servidores de
la Procuraduría General de la Nación y
del Ministerio Público cumplan con los
requisitos exigidos en las normas para
el caso.
13.4 Elabora avisos emplazatorios,
cuando el servidor ha fallecido, en
cumplimiento de los Decretos 1848 de
1969 y 1726 de 1973.
COORDINADOR GRUPO DE
CESANTIAS
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13.5 Envía oficio firmado por el Jefe
de la División de Gestión Humana a la
División de Servicios Administrativos,
con dos (2) avisos emplazatorios para
su publicación en un periódico de
amplia circulación.
13.6 Solicita a la División de Gestión
Humana, la expedición de la respectiva
constancia de tiempo de servicio.
GRUPO HOJAS DE VIDA
OFICINISTA GRADO 06
13.7 Elabora la constancia de tiempo
de servicio.
JEFE DE LA DIVISION DE GESTION
HUMANA
13.8 Aprueba y firma la constancia de
tiempo de servicio.
GRUPO DE CESANTIAS
TECNICO ADMINISTRATIVO
GRADO 12
13.9 Elabora la liquidación
correspondiente, con base en los
factores salariales establecidos en el
Decreto 1045 de 1978, datos del SIAF
y en la constancia de tiempo de servicio
expedida por la División de Gestión
Humana y verifica si existen embargos
por alimentos o cooperativas. De ser
así, este descuento incidirá en la
liquidación; en la Orden de Pago, se
mencionará el Juzgado y la cantidad
para que por intermedio de la Tesorería
se efectúe el descuento
correspondiente.
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
GRADO 17 y/o SUSTANCIADOR
GRADO 09 (Contadores)
13.10 Revisan la liquidación y
corrigen si es el caso.
SECRETARIA GRADO 11
13.11 Transcribe el proyecto de
Resolución que reconoce cesantías y
ordena el pago de las mismas.
COORDINADOR GRUPO DE
CESANTIAS
13.12 Revisa el procedimiento y
coloca el respectivo Vo. Bo.
13.13 Oficia a la División Financiera
y envía el proyecto de Resolución para
efectos de la disponibilidad e
imputación presupuestal.
DIVISION FINANCIERA
TECNICO ADMINISTRATIVO G-12
13.14 Verifica la existencia de
disponibilidad presupuestal;de existir, la
registra en el sistema como apropiación,
colocándole numeral, artículo y ordinal
que le corresponda.
JEFE DE LA DIVISION FINANCIERA
13.15 Coloca Vo. Bo. al proyecto de
Resolución certificando la disponibilidad
presupuestal y la regresa al Grupo de
Cesantías.
GRUPO DE CESANTIAS
OFICINISTA GRADO 06
13.16 Registra el proyecto de
Resolución con imputación presupuestal
en el libro de control para pasarlo a la
División de Gestión Humana.
JEFE DIVISION DE GESTION
HUMANA
13.17 Coloca Vo. Bo. al proyecto de
Resolución y lo devuelve al Grupo de
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289
Cesantías.
GRUPO DE CESANTIAS
13.18 Radica en el libro de control y
lleva el proyecto de Resolución a la
Secretaría General.
SECRETARÍA GENERAL
SECRETARIO GENERAL
13.19 Firma la Resolución como
ordenador del gasto.
OFICINISTA GRADO 06
13.20 Radica la Resolución en el
sistema, la enumera y regresa al Grupo
de Cesantías.
COORDINADOR GRUPO DE
CESANTIAS
13.21 Notifica al solicitante la
Resolución que reconoce y ordena el
pago de las cesantías; para Bogotá, D.
C., envía la Resolución al Coordinador
Administrativo de la respectiva regional
para que por su intermedio se realice
diligencia de notificación.
COORDINADOR ADMINISTRATIVO
13.22 Notifica la Resolución y la
devuelve al Grupo de Cesantías.
SOLICITANTE
13.23 Si no está de acuerdo con la
liquidación, interpone recurso de
reposición contra el acto administrativo.
GRUPO DE CESANTIAS
COORDINADOR GRUPO DE
CESANTIAS
13.24 Analiza los motivos de
inconformidad expresados por el
recurrente, proyecta acto administrativo
confirmando, aclarando o adicionando
para firma del ordenador del gasto.
TECNICO ADMINISTRATIVO
GRADO 12 y/o SUSTANCIADOR
GRADO 09 y/o PROFESIONAL
UNIVERSITARIO GRADO 17
(Contadores)
13.25 Revisan la liquidación y si
encuentran inconsistencias, solicitan
nuevamente mediante oficio firmado por
el Coordinador del Grupo de Cesantías,
constancia de tiempo de servicio.
TECNICO ADMINISTRATIVO
GRADO 12
13.26 Elabora nuevamente la
liquidación.
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
GRADO 15
13.27 Proyecta la Resolución que
resuelve el recurso interpuesto por el
recurrente.
COORDINADOR GRUPO DE
CESANTIAS
13.28 Revisa y aprueba con su Vo.
Bo. la Resolución.
13.29 Oficia a la División Financiera
y envía la Resolución para efectos de
modificar la imputación presupuestal.
SE REPITEN LAS ACTIVIDADES DE
LOS NUMERALES 13.15 a 13.30.
TECNICO ADMINISTRATIVO G-11
13.30 Elabora la Orden de Pago.
SECRETARIA GENERAL
SECRETARIO GENERAL
13.31 Firma la Orden de Pago como
ordenador del gasto.
OFICINISTA GRADO 06
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
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13.32 Radica la Orden de pago, la
registra en el sistema y la devuelve al
Grupo de Cesantías.
GRUPO DE CESANTIAS
TECNICO ADMINISTRATIVO
GRADO 12 y/o SUSTANCIADOR
GRADO 09
13.33 Organizan los anexos para la
Orden de Pago, según sea del nivel
central o fuera de Bogotá, D. C.
COORDINADOR GRUPO DE
CESANTIAS
13.34 Remite mediante oficio la
Orden de Pago, con sus respectivos
anexos a la División Financiera.
14. INDICADORES
• Solicitudes:
Solicitudes tramitadas
________________________________
_ x 100
Solicitudes recibidas
Total de días
________________________________
___ x 100
Número de solicitudes
Dependencia: División Gestión
Humana Grupo Cesantías
Proceso: Reconocimiento de
Cesantías
Procedimiento: Reconocimiento de
cesantías de fallecidos a través del
Fondo Nacional de Ahorro.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Reconocer y pagar a los beneficiarios
del servidor fallecido, los valores de las
cesantías definitivas.
2. CLIENTES
Los beneficiarios del causante,
afiliado al Fondo Nacional de Ahorro.
3. ALCANCE
El procedimiento involucra a las
Divisiones de Gestión Humana,
Administrativa, Financiera, Secretaría
General, Coordinadores Administrativos
y Fondo Nacional de Ahorro.
4. RESPONSABILIDADES
Intervienen en el procedimiento todos
los funcionarios del Grupo de
Cesantías; el Oficinista Grado 06 del
Grupo Hojas de Vida; el Jefe y la
Secretaria de la División de Gestión
Humana; la División Administrativa, el
Técnico Administrativo y el Jefe de la
División Financiera, los Coordinadores
Administrativos, el Oficinista de la
Secretaría General y el Secretario
General.
5. REFERENCIAS
• Ley 432 de 1998
• Decreto 1453 de 1998
• Resolución 020 de 1994
• Resoluciones 017 y 018 de 1986
• Decreto 1848/69
• Decreto 1726/73
6. DEFINICIONES
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
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N.A.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Modelo de solicitud
• Modelo de liquidación
• Modelo de formulario de Fondo
Nacional de Ahorro
• Libros radicadores
• Libro de control
8. CONDICIONES GENERALES
Las cesantías de los servidores
fallecidos, afiliados al Fondo Nacional
de Ahorro, se reconocen a los
beneficiarios, según ley, que acrediten
tal condición.
9. SALIDAS
• Resolución emitida por el
Secretario General, que reconoce a los
solicitantes como beneficiarios de las
cesantías del fallecido.
10. REGISTROS
• Datos de ley
• Datos de liquidación
• Información del afiliado
• Fecha de solicitud
• Datos de trámite
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Verifica que los solicitantes cumplan
los requisitos exigidos por ley para ser
beneficiarios.
• Correcta liquidación del monto de
las cesantías.
• Correcta elaboración de la
Resolución a los solicitantes como
beneficiarios del servidor fallecido.
• Diligenciamiento correcto del
formulario del Fondo Nacional de
Ahorro.
12. ANEXOS
• Registro civil
• Registro de nacimiento
• Registro de defunción
• Fotocopia de cédulas
• Avisos emplazatorios
13. ACTIVIDADES
SOLICITANTES (Beneficiarios del
causante)
13.1 Efectúa solicitud escrita,
anexando documentos exigidos por la
ley; en el evento en el que el servidor
público fallecido estuviere casado, la
(el) esposa (o) debe presentar:
Registros civil de nacimiento del
causante, de defunción, de matrimonio y
de nacimiento de los hijos y fotocopia
de cédulas.
Si los beneficiarios son los padres,
compañera permanente, hermanos o
hijos, además deberán anexar: Registro
civil de matrimonio de los padres,
nacimiento de hermanos y dos
declaraciones extrajuicio que acrediten
el carácter de beneficiarios y fotocopia
de las cédulas.
GRUPO DE CESANTIAS
OFICINISTA GRADO 06
13.2 Radica en los libros de control
numérico y alfabético de cesantías
definitivas, ubica antecedentes, en caso
de existir reconocimientos anteriores; de
lo contrario, abre carpeta y legaja los
documentos para iniciar su trámite.
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
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GRADO 15 (Abogado)
13.3 Elabora avisos emplazatorios,
cuando el funcionario haya fallecido, en
cumplimiento del Decreto 1848 de 1969
y 1726 de 1973.
COORDINADOR GRUPO DE
CESANTIAS
13.4 Envía oficio firmado por el Jefe
de la División de Gestión Humana a la
División de Servicios Administrativos,
solicitando con dos (2) avisos
emplazatorios para su publicación en un
periódico de amplia circulación.
13.5 Solicita mediante oficio a la
División de Gestión Humana,
constancia de tiempo de servicio.
GRUPO HOJAS DE VIDA
OFICINISTA GRADO 06
13.6 Elabora la constancia de tiempo
de servicio.
JEFE DE LA DIVISION DE GESTION
HUMANA
13.7 Aprueba y firma la constancia de
tiempo de servicio.
GRUPO DE CESANTIAS
SUSTANCIADOR GRADO 06
13.8 Revisa solicitud, verifica la
existencia de la constancia de tiempo
de servicio y demás documentos
exigidos por el Fondo Nacional de
Ahorro.
TECNICO ADMINISTRATIVO
GRADO 12
13.9 Elabora proyecto de liquidación
con base en factores salariales
devengados y reportes efectuados al
Fondo Nacional de Ahorro y pasa a
revisión. En caso de que exista
embargo, proyecta oficio para enviar al
Fondo Nacional de Ahorro como entidad
pagadora.
COORDINADOR GRUPO DE
CESANTIAS
13.10 Revisa oficio sobre embargo y
pasa para la firma del Jefe de la
División de Gestión Humana.
JEFE DIVISION DE GESTION
HUMANA
13.11 Firma el oficio y devuelve al
Grupo de Cesantías.
GRUPO DE CESANTIAS
OFICINISTA GRADO 06
13.12 Radica el oficio de embargos
en el Fondo Nacional de Ahorro.
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
GRADO 17 (Contador)
13.13 Revisa liquidación, da Vo. Bo.
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
GRADO 15 (Abogado)
13.14 Elabora proyecto de
Resolución y del oficio remisorio.
SECRETARIA GRADO 11
13.15 Diligencia formulario Fondo
Nacional de Ahorro para afiliados
fallecidos y lo envía para la firma del
Tesorero.
COORDINADOR GRUPO DE
CESANTIAS
13.16 Revisa y aprueba con su Vo.
Bo. el proyecto de Resolución, el
formulario y el oficio remisorio.
13.17 Remite el formulario para la
firma del Tesorero.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
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TESORERO
13.18 Firma el formulario y lo
devuelve al Grupo de Cesantías.
GRUPO DE CESANTIAS
OFICINISTA GRADO 06
13.19 Radica en el libro de control y
lo entrega en la División de Gestión
Humana, junto con la Resolución y el
oficio remisorio.
DIVISION GESTION HUMANA
JEFE DIVISION GESTION HUMANA
13.20 Firma el formulario, el oficio
remisorio al FNA y da Vo. Bo. a la
Resolución.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
GRADO 09
13.21 Radica y devuelve al Grupo de
Cesantías.
GRUPO DE CESANTIAS
COORDINADOR GRUPO DE
CESANTIAS
13.22 Notifica la Resolución a los
beneficiario (s) del servidor fallecido y
entrega el original del formulario con los
documentos allegados para su trámite
ante el Fondo; cuando estén radicados
fuera de Bogotá, D. C., la notificación se
efectuará a través del Coordinador
Administrativo de la respectiva regional.
SECRETARIA GRADO 11
13.23 Proyecta oficio para la firma del
Coordinador del Grupo de Cesantías y
lo envía al Coordinador Administrativo,
junto con la Resolución.
SOLICITANTE
13.24 Si no está de acuerdo con la
liquidación, interpone Recurso de
Reposición contra el acto administrativo.
GRUPO DE CESANTIAS
COORDINADOR GRUPO DE
CESANTIAS
13.25 Revisa memorial de
inconformidad del recurrente y ordena
revisar la liquidación.
TECNICO ADMINISTRATIVO
GRADO 12
13.26 Rechaza inconsistencias y
decide si debe efectuarse nueva
liquidación.
COORDINADOR GRUPO DE
CESANTIAS
13.28 Atendiendo el recurso,
proyecta junto con el Profesional
Universitario Grado 15 (Abogado), la
Resolución que confirma o modifica.
14. INDICADORES
• Solicitudes:
Cesantías reconocidas
________________________________
________ x 100
Número de solicitudes
• Tiempo:
Total de días
________________________________
_______ x 100
Número de solicitudes
Dependencia: División Gestión
Humana Grupo Cesantías
Proceso: Reconocimiento de
Cesantías definitivas
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
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Procedimiento: Reconocimiento de
cesantías definitivas Fondo Nacional de
Ahorro.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Reconocer y ordenar el pago de las
cesantías causadas por el ex servidor
afiliado al Fondo Nacional de Ahorro,
durante su vinculación con la entidad.
2. CLIENTES
Los ex servidores de la entidad,
afiliados al Fondo Nacional de Ahorro.
3. ALCANCE
El procedimiento involucra a la
División de Gestión Humana y
Secretaría General.
4. RESPONSABILIDADES
Intervienen en el procedimiento el
Oficinista Grado 06, el profesional
Universitario Grado 17, el Sustanciador
Grado 09 y el Coordinador del Grupo
de Cesantías; el Jefe de la División de
Gestión Humana; el Secretario General.
5. REFERENCIAS
• Ley 432 de 1998
• Decreto 1453 de 1998
• Resolución 020 de 1994
• Resoluciones 017 y 018 de 1986
• Decreto 1726/73
• Decreto 1848 de 1969
• Decreto 1726 de 1973
6. DEFINICIONES
N.A.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Modelo de solicitud
• Modelo de liquidación
• Modelo de formulario de Fondo
Nacional de Ahorro
• Libros radicadores
• Libro de Control
8. CONDICIONES GENERALES
Se reconocen de manera definitiva
las cesantías de los ex servidores de la
entidad que hubieren estado afiliados
al Fondo Nacional de Ahorro.
9. SALIDAS
• Resolución emitida por el
Secretario General, que reconoce y
ordena el pago de las cesantías de los
ex servidores de la entidad.
• Formulario del Fondo Nacional de
Ahorro, debidamente autorizado.
10. REGISTROS
• Datos de ley
• Fecha de solicitud
• Fecha de trámites
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Verificar que los solicitantes
cumplan los requisitos exigidos por ley.
• Correcta liquidación del monto de
las cesantías.
• Correcta elaboración de la
Resolución a los solicitantes
• Diligenciamiento correcto del
formulario del Fondo Nacional de
Ahorro.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
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• Correcta aplicación de certificado
mensual expedido al Fondo Nacional de
Ahorro.
12. ANEXOS
• Formato solicitud
• Formato Fondo Nacional de Ahorro
• Fotocopia cédula
13. ACTIVIDADES
EX SERVIDOR
13.1 Efectúa solicitud escrita,
anexando documentos exigidos por la
ley y la radica en la División de Registro
y Control y Correspondencia, junto con
el formulario debidamente diligenciado
del Fondo Nacional de Ahorro.
GRUPO DE CESANTIAS
OFICINISTA GRADO 06
13.2 Radica en los libros de control
numérico y alfabético de cesantías
definitivas, ubica antecedentes, en caso
de existir reconocimientos anteriores; de
lo contrario, abre carpeta y legaja los
documentos para iniciar su trámite.
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
GRADO 17 y/o SUSTANCIADOR
GRADO 09 (Contadores)
13.3 Verifican novedades como:
fecha de ingreso, de retiro, de dejación
de cargo, contra liquidación del Grupo
de Nómina "SIAF".
13.4 Elaboran liquidación y proyectan
Resolución que reconoce y ordena el
pago de las cesantías de los ex
servidores.
COORDINADOR GRUPO DE
CESANTIAS
13.5 Revisa y aprueba con Vo. Bo. el
proyecto de Resolución y el formulario.
13.6 Envía el proyecto de
Resolución, junto con el formulario del
Fondo Nacional de Ahorro al Jefe de la
División de Gestión Humana.
JEFE DIVISION DE GESTION
HUMANA
13.7 Firma formulario, aprueba con
su Vo. Bo. el Proyecto de Resolución y
devuelve al Grupo de Cesantías.
GRUPO DE CESANTIAS
OFICINISTA GRADO 06
13.8 Radica en el libro de control y lo
lleva a la Secretaría General.
SECRETARIO GENERAL
13.9 Firma la Resolución como
ordenador del gasto.
OFICINISTA GRADO 06
13.10 Radica en el sistema y
devuelve al Grupo de Cesantías.
GRUPO DE CESANTIAS
COORDINADOR
13.11 Notifica la Resolución al
solicitante de Bogotá, D. C., y a los de
fuera, la envía al Coordinador
Administrativo de la respectiva regional.
COORDINADOR ADMINISTRATIVO
13.12 Notifica la Resolución y la
devuelve al Grupo de Cesantías.
SOLICITANTE
13.13 Si no está de acuerdo con la
liquidación, interpone recurso de
reposición contra el acto administrativo.
GRUPO DE CESANTIAS
COORDINADOR GRUPO DE
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
296
CESANTIAS
13.14 Analiza los motivos de
inconformidad expresados por el
recurrente, proyecta acto administrativo
confirmando, aclarando o modificando
para firma del Secretario General.
SE REPITEN LAS ACTIVIDADES DE
LOS NUMERALES 13. 6 a 13.12.
14. INDICADORES
• Solicitudes:
Solicitudes tramitadas
_____________________________ x
100
Solicitudes recibidas
Total de días
______________________________ x
100
Número de solicitudes
Dependencia: División Gestión
Humana Grupo Cesantías
Proceso: Reconocimiento de
cesantías definitivas
Procedimiento: Reconocimiento y
pago de cesantías definitivas fondos
privados.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Efectuar el reconocimiento y ordenar
el pago de las cesantías definitivas a ex
servidores o beneficiarios de éstos que
les administraban sus cesantías los
Fondos Privados.
2. CLIENTES
Los ex servidores y beneficiarios de
la entidad afiliados a los Fondos
Privados.
3. ALCANCE
El procedimiento involucra a las
Divisiones de Gestión Humana,
Administrativa, Financiera, Secretaría
General y Coordinadores
Administrativos.
4. RESPONSABILIDADES
Intervienen en el procedimiento todos
los funcionarios del Grupo de
Cesantías; el Oficinista Grado 06 del
Grupo Hojas de Vida; el Jefe y la
Secretaria de la División de Gestión
Humana; la División Administrativa, el
Técnico Administrativo y el Jefe de la
División Financiera, los Coordinadores
Administrativos, el Oficinista de la
Secretaría General y el Secretario
General.
5.REFERENCIAS
• Ley 50 de 1990
• Decreto 1045 de 1978
• Decreto 1848 de 1969
• Decreto 1726 de 1973
6. DEFINICIONES
N.A.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Modelo de solicitud
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
297
• Modelo de liquidación
• Formulario información beneficiario
cuenta.
• Libros radicadores
• Libro de control.
8. CONDICIONES GENERALES
Las cesantías definitivas, se
reconocen a los ex servidores de la
entidad o a sus beneficiarios afiliados a
los fondos privados.
9. SALIDAS
• Resolución emitida por el Secretario
General que reconoce y ordena el pago
de las cesantías definitiva.
• Orden de Pago.
10. REGISTROS
• Información de la solicitud
• Información de la liquidación
• Datos afiliado Fondo Privado
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Verifica que los documentos
aportados por el solicitante cumplan con
los requisitos exigidos en la
normatividad aplicable para el caso.
• Correcta liquidación de las
Cesantías definitivas.
• Correcta elaboración de la
Resolución que reconoce y ordena el
pago de Cesantías definitiva y de la
Orden de pago.
12. ANEXOS
• Autorización retiro definitivo
• Formato Fondo Privado
13. ACTIVIDADES
SOLICITANTE (ex servidor o
beneficiario del causante)
13.1 Diligencia el formato o la
solicitud y la radica en la División de
Registro y Control y Correspondencia
de la Procuraduría General de la Nación
para el reconocimiento y pago de
cesantías definitivas.
13.2 Los beneficiarios del causante
deben aportar los documentos exigidos
mediante Resoluciones Internas 17 y 18
de 1986; Decretos 2755 de 1966, 1726
de 1973, 1848 de 1969 artículo 58; Ley
33 y 62 de 1985 y demás normas
vigentes.
GRUPO DE CESANTIAS
OFICINISTA GRADO 06
13.3 Corrobora la existencia de
reconocimientos anteriores; si los
hubiere, ubica la correspondiente
carpeta; de lo contrario, abre una
nueva, radica la solicitud.
GRUPO DE CESANTIAS
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
GRADO 15 (Abogado)
13.4 Verifica que los documentos
aportados por parte de los ex servidores
de la entidad cumplan con los requisitos
exigidos en las normas para el caso.
13.5 Elabora avisos emplazatorios,
cuando el servidor ha fallecido, en
cumplimiento de los Decretos 1848 de
1969 y 1726 de 1973.
COORDINADOR GRUPO DE
CESANTIAS
13.6 Envía oficio firmado por el Jefe
de la División de Gestión Humana a la
División de Servicios Administrativos,
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
298
con dos (2) avisos emplazatorios para
su publicación en un periódico de
amplia circulación.
13.7 Solicita a la División de Gestión
Humana la expedición de la respectiva
constancia de tiempo de servicio.
GRUPO HOJAS DE VIDA
OFICINISTA GRADO 06
13.8 Elabora la constancia de tiempo
de servicio.
JEFE DE LA DIVISION DE GESTION
HUMANA
13.9 Aprueba y firma la constancia de
tiempo de servicio.
GRUPO DE CESANTIAS
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
GRADO 17 y/o SUSTANCIADOR
GRADO 09 (Contadores)
13.10 Elabora la liquidación
correspondiente, con base en los
factores salariales establecidos en el
Decreto 1045 de 1978, datos del SIAF
y en la constancia de tiempo de servicio
expedida por la División de Gestión
Humana.
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
GRADO 17 y/o SUSTANCIADOR
GRADO 09 (Contadores)
13.11 Revisan la liquidación y
corrigen si es el caso.
SECRETARIA GRADO 11
13.12 Transcribe el proyecto de
Resolución que reconoce cesantías y
ordena el pago de las mismas.
COORDINADOR GRUPO DE
CESANTIAS
13.13 Revisa el procedimiento y
coloca el respectivo Vo. Bo.
13.14 Oficia a la División Financiera
y envía el proyecto de Resolución para
efectos de la disponibilidad e
imputación presupuestal.
DIVISION FINANCIERA
TECNICO ADMINISTRATIVO G-12
13.15 Verifica la existencia de
disponibilidad presupuestal; de existir,
la registra en el sistema como
apropiación, colocándole numeral,
artículo y ordinal que le corresponda.
JEFE DE LA DIVISION FINANCIERA
13.16 Coloca Vo. Bo. al proyecto de
Resolución certificando la disponibilidad
presupuestal y la regresa al Grupo de
Cesantías.
GRUPO DE CESANTIAS
OFICINISTA GRADO 06
13.17 Registra el proyecto de
Resolución con imputación presupuestal
en el libro de control para pasarlo a la
División de Gestión Humana.
JEFE DIVISION DE GESTION
HUMANA
13.18 Coloca Vo. Bo. al proyecto de
Resolución y lo devuelve al Grupo de
Cesantías.
GRUPO DE CESANTIAS
13.19 Radica en el libro de control y
lleva el proyecto de Resolución a la
Secretaría General.
SECRETARÍA GENERAL
SECRETARIO GENERAL
13.20 Firma la Resolución como
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
299
ordenador del gasto.
OFICINISTA GRADO 06
13.21 Radica la Resolución en el
sistema, la enumera y regresa al Grupo
de Cesantías.
COORDINADOR GRUPO DE
CESANTIAS
13.22 Notifica al solicitante la
Resolución que reconoce y ordena el
pago de las cesantías; para Bogotá, D.
C., envía la Resolución al Coordinador
Administrativo de la respectiva regional
para que por su intermedio se realice
diligencia de notificación.
COORDINADOR ADMINISTRATIVO
13.23 Notifica la Resolución y la
devuelve al Grupo de Cesantías.
SOLICITANTE
13.24 Si no está de acuerdo con la
liquidación, interpone recurso de
reposición contra el acto administrativo.
GRUPO DE CESANTIAS
COORDINADOR GRUPO DE
CESANTIAS
13.25 Analiza los motivos de
inconformidad expresados por el
recurrente, proyecta acto administrativo
confirmando, aclarando o adicionando
para firma del ordenador del gasto.
TECNICO ADMINISTRATIVO
GRADO 12 y/o SUSTANCIADOR
GRADO 09 y/o PROFESIONAL
UNIVERSITARIO GRADO 17
(Contadores)
13.26 Revisan la liquidación y si
encuentran inconsistencias, solicitan
nuevamente mediante oficio firmado por
el Coordinador del Grupo de Cesantías,
constancia de tiempo de servicio.
TECNICO ADMINISTRATIVO
GRADO 12
13.27 Elabora nuevamente la
liquidación.
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
GRADO 15
13.28 Proyecta la Resolución que
resuelve el recurso interpuesto por el
recurrente.
COORDINADOR GRUPO DE
CESANTIAS
13.29 Revisa y aprueba con su Vo.
Bo. la Resolución.
13.30 Oficia a la División Financiera
y envía la Resolución para efectos de
modificar la imputación presupuestal.
SE REPITEN LAS ACTIVIDADES DE
LOS NUMERALES 13.15 a 13.30.
TECNICO ADMINISTRATIVO G-11
13.31 Elabora la Orden de Pago.
SECRETARIA GENERAL
SECRETARIO GENERAL
13.32 Firma la Orden de Pago como
ordenador del gasto.
OFICINISTA GRADO 06
13.33 Radica la Orden de pago, la
registra en el sistema y la devuelve al
Grupo de Cesantías.
GRUPO DE CESANTIAS
TECNICO ADMINISTRATIVO
GRADO 12 y/o SUSTANCIADOR
GRADO 09
13.34 Organizan los anexos para la
Orden de Pago, según sea del nivel
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
300
central o fuera de Bogotá, D. C.
COORDINADOR GRUPO DE
CESANTIAS
13.35 Remite mediante oficio la
Orden de Pago, con sus respectivos
anexos a la División Financiera.
14. INDICADORES
• Solicitudes:
Solicitudes tramitadas
________________________________
__ x 100
Solicitudes recibidas
Total de días
________________________________
__ x 100
Número de solicitudes
Dependencia: División Gestión
Humana Grupo Cesantías
Proceso: Retiro parcial de cesantías
Procedimiento: Retiro parcial de
cesantías Fondo Nacional de Ahorro
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Satisfacer los requerimientos del
servidor afiliado, mediante la
autorización del formulario del Fondo
Nacional de Ahorro que le permite
obtener el pago ante dicha entidad.
2. CLIENTES
Los servidores de la Entidad,
afiliados al Fondo Nacional de Ahorro.
3. ALCANCE
El procedimiento involucra a la
División Gestión Humana y al Fondo
Nacional de Ahorro.
4. RESPONSABILIDADES
Intervienen en el procedimiento el
Oficinista y el Coordinador del Grupo de
Cesantías y el Jefe de la División
Gestión Humana.
5. REFERENCIAS
• Ley 432 de 1998
• Decreto 1453 de 1998
• Resolución 020 de 1994
• Resolución 106 de 1995
• Resoluciones 017 y 018 de 1986
6. DEFINICIONES
N.A.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Formulario del Fondo Nacional de
Ahorro
8. CONDICIONES GENERALES
El retiro parcial de cesantías de los
servidores de la entidad afiliados al
Fondo Nacional de Ahorro se autoriza
para adquisición de vivienda, liberación
de gravamen hipotecario, remodelación
de la casa de habitación o compra de
lote para vivienda.
9. SALIDAS
• Formulario del Fondo Nacional de
Ahorro debidamente suscrito por el jefe
de División de Gestión Humana
10. REGISTROS
• Libros radicadores.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
301
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Confirmación de la afiliación del
servidor al Fondo Nacional de Ahorro.
12. ANEXOS
N. A.
13. ACTIVIDADES
SOLICITANTE
13.1 Retira del Fondo Nacional de
Ahorro el formulario correspondiente, lo
diligencia y entrega en el Grupo de
Cesantías.
COORDINADOR GRUPO DE
CESANTIAS
13.2 Revisa y confirma su afiliación al
Fondo Nacional de Ahorro.
13.3 Da Vo. Bo. y lo remite a la
División de Gestión Humana.
JEFE DIVISION DE GESTION
HUMANA
13.4 Aprueba y firma el formulario.
GRUPO DE CESANTIAS
OFICINISTA GRADO 06
13.5 Registra en el libro de control y
hace entrega del formulario al
solicitante.
14. INDICADORES
• Tiempo:
Total de días
_______________________________ x
100
Número de solicitudes
Dependencia: División Gestión
Humana Grupo Cesantías
Proceso: Retiro parcial de cesantías
Procedimiento: Autorización retiro
parcial de cesantías de Fondos
Privados.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Satisfacer los requerimientos del
servidor afiliado a los Fondos Privados,
mediante la autorización suscrita por el
Jefe de la División de Gestión Humana,
que le permite obtener el desembolso
por parte de los Fondos Privados.
2. CLIENTES
Los servidores de la Entidad,
afiliados a los Fondos Privados.
3. ALCANCE
El procedimiento involucra a la
División Gestión Humana.
4. RESPONSABILIDADES
Intervienen en el procedimiento el
Oficinista Grado 06, el Profesional
Universitario Grado 15 y el Coordinador
del Grupo de Cesantías y el Jefe de la
División Gestión Humana.
5. REFERENCIAS
• Ley 50 de 1990.
• Decreto-ley 0663 de 1993
• Decreto 2795 de 1991
6. DEFINICIONES
N.A.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Formulario de los Fondos Privados.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
302
8. CONDICIONES GENERALES
El retiro parcial de cesantías de los
servidores de la entidad afiliados a los
Fondos Privados, se autoriza para
adquisición de vivienda, liberación de
gravamen hipotecario, remodelación de
la casa de habitación o compra de lote
para vivienda y estudio.
9. SALIDAS
• Autorización escrita y Formulario
del Fondo Privado.
10. REGISTROS
• Copia de la autorización.
• Libros radicadores.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Confirmación de la afiliación del
servidor al Fondo Nacional de Ahorro.
12. ANEXOS
N. A.
13. ACTIVIDADES
SOLICITANTE
13.1 Retira de los Fondos Privados el
formulario correspondiente, lo diligencia
y entrega en el Grupo de Cesantías,
junto con la solicitud de autorización.
GRUPO DE CESANTIAS
OFICINISTA GRADO 06
13.2 Busca antecedentes del servidor
público, pasa para análisis jurídico de los
documentos.
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
GRADO 15
13.3 Analiza documentación, verifica
que cumplan con los requisitos por ley.
13.4 Proyecta oficio para solicitar al
peticionario los documentos no
aportados.
13.5 Proyecta la autorización de
retiro de cesantías.
COORDINADOR GRUPO DE
CESANTIAS
13.6 Revisa y firma oficio de solicitud
de documentos.
13.7 Revisa y confirma su afiliación al
Fondo Privado.
13.8 Revisa y coloca Vo. Bo. para
firmas de Jefe de la División de Gestión
Humana sobre autorización para retiro
de cesantías.
JEFE DE LA DIVISION DE GESTION
HUMANA
13.9 Aprueba y firma la autorización
de retiro parcial de cesantías para
afiliados a fondos Privados.
GRUPO DE CESANTIAS
OFICINISTA GRADO 06
13.10 Registra en el libro de control
fecha y número del oficio, valor y
finalidad de la autorización.
COORDINADOR GRUPO DE
CESANTIAS
13.11 Notifica al solicitante en el nivel
central, entrega autorización y
formulario para tramitar ante el Fondo
Privado. Al servidor de fuera de Bogotá,
D. C., envía oficio remisorio con
formulario del Fondo al Coordinador
Administrativo.
14. INDICADORES
• Tiempo:
Total de días
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
303
_________________________ x
100
Número de solicitudes
Dependencia: División Gestión
Humana Grupo Cesantías
Proceso: Reporte de Cesantías
Procedimiento: Reporte mensual de
cesantías al Fondo Nacional del Ahorro.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Lograr la aplicación del reporte
mensual de los factores salariales de
cesantías de los servidores de la
entidad afiliados al Fondo Nacional del
Ahorro.
2. CLIENTES
Todos los funcionarios de la
Procuraduría General de la Nación y del
Ministerio Público que estén afiliados al
Fondo Nacional de Ahorro.
3. ALCANCE
El procedimiento involucra a la
División de Gestión Humana, al Fondo
Nacional de Ahorro, a la Tesorería.
4. RESPONSABILIDADES
Intervienen en el procedimiento todos
los funcionarios del Grupo de
Cesantías, el Jefe de la División de
Gestión Humana y el Tesorero.
5. REFERENCIAS
• Ley 432 de 1998.
• Decreto 1453 de 1998.
6. DEFINICIONES
N. A.
7. FORMATOS A UTILIZAR
N.A.
8. CONDICIONES GENERALES
El reporte mensual de cesantías,
consiste en liquidar la doceava del mes
correspondiente e informar al Fondo
sobre el monto de la misma.
9. SALIDAS
• Certificación.
• Reporte en medio magnético.
10. REGISTROS
• Certificación.
• Reporte en medio magnético.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Revisión y confrontación de la
liquidación de cesantías de cada uno de
los afiliados al Fondo Nacional de
Ahorro, expedida por el SIAF (Sistema
de Información Administrativa y
Financiera), con las novedades que
registren los funcionarios en el
transcurso del mes.
12. ANEXOS
N. A.
13. ACTIVIDADES
GRUPO DE CESANTIAS
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
GRADO 17 y/o SUSTANCIADOR
GRADO 09
13.1 Revisan y confrontan la
liquidación de cesantías que expide el
SIAF "Sistema de Información
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
304
Administrativa y Financiera", con las
novedades tales como: fecha de
ingreso, encargos, retiro del servidor,
dejación del cargo y demás.
13.2 Liquidan la doceava de los
factores salariales del mes
correspondiente.
13.3 Revisan la liquidación.
13.4 Informan al Grupo de Nómina el
valor correspondiente a la doceava de
las cesantías del respectivo mes, para
la elaboración de la Orden del pago.
13.5 Proyectan la certificación
indicando el monto de la doceava, de
los factores salariales de cesantías para
la firma del Tesorero y del Jefe de la
División de Gestión Humana.
COORDINADOR GRUPO DE
CESANTIAS
13.6 Aprueba, coloca el Vo. Bo. y
envía al Jefe de la División de Gestión
Humana y al Tesorero para la firma.
JEFE DE LA DIVISION DE GESTION
HUMANA Y TESORERO
13.7 Firman la certificación que
indica el monto del reporte.
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
GRADO 17 y/o SUSTANCIADOR
GRADO 09
13.8 Entregan personalmente en el
Fondo Nacional de Ahorro la
certificación junto con el medio
magnético.
14. INDICADORES
• Tiempo:
Total de días
_________________________ x
100
Número de solicitudes
Dependencia: División Gestión
Humana Grupo Cesantías
Proceso: Reporte de Cesantías
Procedimiento: Reporte anual
consolidado de cesantías Fondo
Nacional de Ahorro.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Lograr la aplicación del reporte anual
consolidado de las cesantías en los
medios magnéticos del Fondo Nacional
de Ahorro.
2. CLIENTES
Todos los funcionarios de la
Procuraduría General de la Nación y del
Ministerio Público que estén afiliados al
Fondo Nacional de Ahorro.
3. ALCANCE
El procedimiento involucra a la
División de Gestión Humana, al Fondo
Nacional de Ahorro, a la División
Financiera y al Despacho del
Procurador General.
4. RESPONSABILIDADES
Intervienen en el procedimiento el
Oficinista Grado 06 del Grupo de
Cesantías, el Coordinador del Grupo de
Cesantías, el Jefe de la División de
Gestión Humana, la División Financiera
y el Procurador General de la Nación.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
305
5. REFERENCIAS
• Ley 432 de 1998.
• Decreto 1453 de 1998.
6. DEFINICIONES
N A.
7. FORMATOS A UTILIZAR
N.A.
8. CONDICIONES GENERALES
El reporte anual consolidado de
Cesantías al Fondo Nacional de Ahorro
se hace con el fin de realizar los ajustes
respectivo a cada uno de los servidores
de la Procuraduría General de la Nación
y del Ministerio Público, que se hayan
causado dentro del año.
9. SALIDAS
• Reporte escrito.
• Reporte en medio magnético.
10. REGISTROS
• Reporte escrito.
• Reporte en medio magnético.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Revisión y confrontación de la
liquidación de cesantías de cada uno de
los afiliados al Fondo Nacional de
Ahorro, expedida por el SIAF (Sistema
de Información Administrativa y
Financiera), con las novedades que
registren los funcionarios en el
transcurso del año.
• Se envía prueba del reporte al
Fondo Nacional de Ahorro para conocer
las inconsistencias por parte de éste.
12. ANEXOS
N. A.
13. ACTIVIDADES
GRUPO DE CESANTIAS
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
GRADO 17
13.1 Revisan y confrontan la
liquidación de cesantías de cada uno
de los afiliados al Fondo Nacional de
Ahorro que expide el SIAF "Sistema de
información administrativa y financiera",
con las novedades tales como: fecha de
ingreso, encargos, retiro del servidor,
dejación del cargo y demás.
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
GRADO 17 y/o SUSTANCIADOR
GRADO 09 y/o TECNICO
ADMINISTRATIVO GRADO 12
13.2 Liquidan aquellos casos en
donde existió variación en el salario o
interrupciones tiempo, cargo y demás
novedades que el sistema no reportó.
13.3 Corrigen en el sistema
inconsistencias del reporte anual.
COORDINADOR GRUPO DE
CESANTIAS
13.4 Envía prueba del reporte al
Fondo Nacional de Ahorro para conocer
inconsistencias.
FONDO NACIONAL DE AHORRO
13.5 Devuelve el reporte con las
inconsistencias detectadas.
GRUPO DE CESANTIAS
13.6 Corrige las inconsistencias
enviadas por el Fondo Nacional de
Ahorro.
13.7 Imprime las liquidaciones de
cada uno de los funcionarios.
COORDINADOR GRUPO DE
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
306
CESANTIAS
13.8 Inicia labor de notificación para
Bogotá, D. C. las de fuera se envían al
Coordinador Administrativo de cada
regional.
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
GRADO 15
13.9 Cuando el servidor decide NO
notificarse, entonces ésta se surte por
Edicto.
SERVIDOR AFILIADO AL FNA
13.10 Si no está de acuerdo con la
liquidación, interpone recurso de
Reposición.
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
GRADO 15
13.11 Revisa la respectiva liquidación
y si está bien elaborada, entonces
proyecta oficio contestándole al
peticionario en caso de reliquidación.
COORDINADOR GRUPO DE
CESANTIAS
13.12 Proyecta oficio para la firma del
Jefe de la División de Gestión Humana
y del Tesorero, mediante el cual se
remite el reporte anual consolidado al
Fondo Nacional de Ahorro.
COORDINADOR GRUPO DE
CESANTIAS
13.13 Revisa y aprueba el reporte
con su Vo. Bo.
OFICINISTA GRADO 06
13.14 Radica en libro de control y lo
lleva a la Tesorería.
TESORERO
13.15 Firma el reporte y lo devuelve
al Grupo de Cesantías.
JEFE DE LA DIVISION DE GESTION
HUMANA
13.16 Firma el reporte y aprueba con
su Vo. Bo. la certificación para la firma
del señor Procurador General de la
Nación.
13.17 Lleva la certificación al
Despacho del Señor Procurador
General de la Nación, para su firma.
DESPACHO PROCURADOR
GENERAL
PROCURADOR GENERAL
13.18 Firma la certificación.
GRUPO DE CESANTIAS
COORDINADOR GRUPO DE
CESANTIAS
13.19 Recibe certificación y junto con
el oficio remisorio, el reporte y el medio
magnético, hace entrega al Oficinista
Grado 06, para que lo lleve al Fondo
Nacional de Ahorro.
OFICINISTA GRADO 06
13.20 Hace entrega en el Fondo
Nacional de Ahorro del oficio remisorio,
la certificación, el reporte y el medio
magnético:
14. INDICADORES
• Tiempo:
Total de días
__________________________ x
100
Número de solicitudes
Dependencia: División Gestión
Humana Grupo Cesantías
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
307
Proceso: Reporte de Cesantías
Procedimiento: Reporte anual de
Cesantías Fondos Privados.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Consignar a los diferentes Fondos
Privados que administran las cesantías
de los servidores de la entidad, los
dineros correspondientes a las
cesantías causadas durante el año
inmediatamente anterior.
2. CLIENTES
Todos los funcionarios de la
Procuraduría General de la Nación y del
Ministerio Público que estén afiliados a
los Fondos Privados.
3. ALCANCE
El procedimiento involucra a la
División Financiera.
4. RESPONSABILIDADES
Intervienen en el procedimiento todos
los funcionarios del Grupo de
Cesantías.
5. REFERENCIAS
• Ley 50 de 1990.
• Decreto 2795 de 1991
• Decreto-ley 663 de 1993
• Decreto 106 de 1995
6. DEFINICIONES
NA.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Planillas.
• Ordenes de Pago.
• Medio Magnético
8. CONDICIONES GENERALES
El reporte anual de cesantías a los
fondos privados se hace en
cumplimiento de lo establecido en la
Ley 50 de 1990 y debe efectuarse
antes del 15 de febrero del año
siguiente.
9. SALIDAS
• Planillas.
• Ordenes de Pago.
10. REGISTROS
• Planillas.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Verificación de los nombres de los
afiliados a los diferentes Fondos
Privados.
• Confronta y revisa las liquidaciones
que expide el SIAF "Sistema de
información administrativa y financiera".
12. ANEXOS
N. A.
13. ACTIVIDADES
GRUPO DE CESANTIAS
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
GRADO 17 y/o TECNICO
ADMINISTRATIVO GRADO 12 y/o
SUSTANCIADOR GRADO 09
13.1 Verifican nombres de los
afiliados a Fondos Privados, según
listados remitidos por cada una de las
administradoras de cesantías y los
elaborados en el Grupo de Cesantías.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
308
13.2 Confrontan y revisan las
liquidaciones de cesantías que expide
el sistema (SIAF) de cada uno de los
afiliados a Fondos Privados, contra las
fechas de ingreso o retiro del cargo y
demás novedades dentro del mes.
TECNICO ADMINISTRATIVO
GRADO 12
13.3 Revisa listados de embargos por
alimentos o cooperativas legalmente
autorizadas para tener en cuenta en las
deducciones de las liquidaciones de los
demandados.
13.4 Clasifica liquidaciones por
Fondos y ciudades para notificar.
SECRETARIA
13.5 Diligencia planillas con
nombres, apellidos, identificación,
asignación básica y valor de cesantías
remitidas por cada uno de los Fondos.
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
GRADO 17
13.6 Revisa valores totales a
consignar a cada Fondo Privado.
SECRETARIA
13.7 Elabora órdenes de pago y
registra en ellas los embargos de los
afiliados demandados.
COORDINADOR GRUPO DE
CESANTIAS
13.8 Envía las órdenes de pago a la
División Financiera, para el giro a los
Fondos Privados, el cual deberá
hacerse por parte de Tesorería antes
del día 15 de febrero de cada año.
14. INDICADORES
• Tiempo:
Total de días
_________________________ x 100
Número de solicitudes
Dependencia: División Gestión
Humana Grupo Cesantías
Proceso: Expedición de Constancias
Procedimiento: Expedición de
constancias de cesantías.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Elaborar las certificaciones para
aquellos servidores y ex- servidores que
desean obtener el valor del monto de
sus cesantías.
2. CLIENTES
Todos los servidores y ex- servidores
de la entidad.
3. ALCANCE
El procedimiento involucra al Grupo
de Nómina.
4. RESPONSABILIDADES
Intervienen en el procedimiento la
Secretaria Grado 11, el Sustanciador
Grado 09, el Técnico Administrativo
Grado 12, el Coordinador del Grupo de
Cesantías; la Sustanciadora Grado 08 y
el Coordinador del Grupo de Nómina.
5. REFERENCIAS
N.A.
6. DEFINICIONES
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
309
N.A.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Modelo de constancia.
8. CONDICIONES GENERALES
La constancia se expide a los
servidores y a los ex servidores de la
entidad, que deseen obtener el monto
de sus cesantías o conocer la historia
de sus reconocimientos.
9. SALIDAS
• Constancia Monto de Cesantías.
10. REGISTROS
• Copia de la constancia del monto de
cesantías en la Hoja de Vida
• Libros radicadores
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Correcta liquidación del monto de
las cesantías.
12. ANEXOS
• Modelo de constancia.
13. ACTIVIDADES
SOLICITANTE
13.1 Radica la petición en la División
de Registro y Control y
Correspondencia de la Procuraduría
General de la Nación.
GRUPO DE CESANTIAS
SECRETARIA
13.2 Radica la solicitud en el libro de
correspondencia.
SUSTANCIADOR GRADO 09
13.3 Busca los antecedentes del
solicitante y elabora constancia del
monto de cesantías.
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
GRADO 17
13.4 Revisa la liquidación.
COORDINADOR GRUPO DE
CESANTIAS
13.5 Rechaza inconsistencias en la
constancia o da Vo. Bo.
SUSTANCIADOR GRADO 09
13.6 Lleva al Grupo de Nómina la
constancia del monto de cesantías.
COORDINADOR GRUPO DE
NOMINA
13.7 Aprueba y firma la constancia y
devuelve al Grupo de Cesantías.
GRUPO DE NOMINA
TECNICO ADMINISTRATIVO
GRADO 12
13.8 Hace entrega de la constancia al
servidor público que la solicitó; si es de
fuera de Bogotá, D. C., la envía por
correo.
14. INDICADORES
• Tiempo:
Total de días
________________________________
x 100
Número de solicitudes
Dependencia: División Gestión
Humana Grupo Cesantías
Proceso: Derechos de Petición y
Tutelas
Procedimiento: Respuesta a los
derechos de petición y tutelas.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
310
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Proyectar la respuesta a los derechos
de petición y tutelas que se presenten y
estén relacionados con cesantías.
2. CLIENTES
Todos los servidores y ex servidores
de la entidad.
3. ALCANCE
El procedimiento involucra al Grupo
de Nómina.
4. RESPONSABILIDADES
Intervienen en el procedimiento
todos los funcionarios del Grupo de
Cesantías; Oficina Jurídica y el
Despacho del Procurador General de la
Nación.
5. REFERENCIAS
• Constitución Nacional.
• Código Contencioso Administrativo.
• Decreto 2591 de 1991
6. DEFINICIONES
N.A.
7. FORMATOS A UTILIZAR
N.A.
8. CONDICIONES GENERALES
Los derechos de petición,
relacionados con cesantías, se atienden
con base en los soportes existentes en
los archivos de la dependencia.
En cuanto a las Acciones de Tutela,
el Grupo de Cesantías facilita los
soportes administrativos y de orden
legal que requiere la Oficina Jurídica,
para responder las peticiones de las
autoridades competentes.
9. SALIDAS
• Respuesta al Derecho de Petición.
• Documento soporte y anexos.
10. REGISTROS
• Copia de la respuesta al Derecho
de Petición.
• Copia documento soporte y anexos.
• Libros radicadores
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Constata y verifica las actuaciones
de la entidad, frente a las peticiones del
actor.
12. ANEXOS
N.A.
13. ACTIVIDADES
SOLICITANTE
13.1 Radica el Derecho de Petición
en la División de Registro, Control y
Correspondencia de la Procuraduría
General de la Nación.
En cuanto a las Acciones de Tutela,
son remitidas por la Oficina Jurídica al
Grupo de Cesantías.
GRUPO DE CESANTIAS
OFICINISTA GRADO 06
13.2 Radica la solicitud en el libro de
correspondencia y busca antecedentes.
COORDINADOR GRUPO DE
CESANTIAS
13.3 Analiza y confronta lo requerido
por el peticionario o tutelante contra los
documentos existentes en las
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
311
respectivas carpetas.
13.4 Proyecta respuesta al derecho
de petición o a la Oficina Jurídica,
enviando los soportes requeridos para
la Acción de Tutela.
OFICINISTA GRADO 06
13.5 Radica en libros de control y
envía a través de Correspondencia la
respuesta al Derecho de Petición.
13.6 Entrega el documento soporte y
anexos a la Oficina Jurídica.
OFICINA JURIDICA
13.7 Si es tutelado el derecho del
servidor o ex servidor, remite la
providencia al Grupo de Cesantías, para
que proceda de conformidad.
GRUPO DE CESANTIAS
OFICINISTA GRADO 06
13.8 Radica y pasa al Coordinador.
COORDINADOR
13.9 Estudia y da instrucciones al
Profesional Universitario Grado 15
(Abogado), para que proyecte el Acto
Administrativo dando cumplimiento a la
Sentencia.
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
GRADO 15
13.10 Proyecta la Resolución que
ordena el pago o indexa los valores de
cesantías pagados al accionante.
COORDINADOR GRUPO DE
CESANTIAS
13.11 Envía a la Oficina Jurídica el
Proyecto de Resolución para Vo. Bo.
JEFE DE LA OFICINA JURIDICA
13.12 Aprueba dando su Vo. Bo. y
devuelve el proyecto de Resolución al
Grupo de Cesantías.
COORDINADOR GRUPO DE
CESANTIAS
13.13 Remite a la División Financiera
el proyecto de Resolución para la
imputación presupuestal.
DIVISION FINANCIERA
TECNICO ADMINISTRATIVO
GRADO 12
13.14 Verifica la existencia de
disponibilidad presupuestal; de existir,
la registra en el sistema como
apropiación, colocándole numeral,
artículo y ordinal que le corresponda.
JEFE DE LA DIVISION FINANCIERA
13.15 Coloca Vo. Bo. al proyecto de
Resolución certificando la disponibilidad
presupuestal y la regresa al Grupo de
Cesantías.
GRUPO DE CESANTIAS
OFICINISTA GRADO 06
13.16 Registra el proyecto de
Resolución con imputación presupuestal
en el libro de control para pasarlo a la
División de Gestión Humana.
JEFE DIVISION DE GESTION
HUMANA
13.17 Coloca Vo. Bo. al proyecto de
Resolución y lo devuelve al Grupo de
Cesantías.
GRUPO DE CESANTIAS
13.18 Radica en el libro de control y
lleva el proyecto de Resolución a la
Secretaría General.
SECRETARÍA GENERAL
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
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312
SECRETARIO GENERAL
13.19 Firma la Resolución como
ordenador del gasto.
OFICINISTA GRADO 06
13.20 Radica la Resolución en el
sistema, la enumera y regresa al Grupo
de Cesantías.
COORDINADOR GRUPO DE
CESANTIAS
13.21 Notifica al accionante que
reside en Bogotá, D. C., la Resolución
que ordena el pago o indexa el valor de
sus cesantías; para los casos de fuera,
envía la Resolución al Coordinador
Administrativo de la respectiva regional
para que por su intermedio se realice
diligencia de notificación.
COORDINADOR ADMINISTRATIVO
13.22 Notifica la Resolución y la
devuelve al Grupo de Cesantías.
14. INDICADORES
• Tiempo:
Total de días
________________________ x 100
Número de solicitudes
Dependencia: División Gestión
Humana Grupo Hojas de Vida
Proceso: Posesiones
Procedimiento: Comunicación,
notificación y posesión.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Comunicar, notificar y posesionar de
manera ágil, oportuna y transparente a
los funcionarios nombrados o
encargados por el Procurador General
de la Nación, previo cumplimiento de los
requisitos legales vigentes, para
desempeñar los diferentes cargos de la
Entidad.
2. CLIENTES
Todas las personas que ingresan a la
PGN y los funcionarios que requieren
posesión por algún movimiento de la
Planta, la dependencia para la cual es
nombrado, División de Gestión Humana
y Ejecución Presupuestal.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
funcionarios de la PGN, y es válido para
todas las dependencias de la Entidad.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los
funcionarios, el Despacho del
Procurador General, la Secretaría
General, División de Gestión Humana,
Nómina, Cesantías, Desarrollo y
Bienestar de Personal, Ejecución
Presupuestal, la dependencia para la
cual fue nombrado y Grupo de Hojas de
Vida.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política de Colombia
• Ley 190 de 1995
• Ley 262 de 2000
• Las demás normas concordantes
6. DEFINICIONES
PGN: Procuraduría General de la
Nación
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
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313
SIAF: Sistema Integrado
Administrativo y Financiero
EPS: Entidad Prestadora de Salud
CAJANAL: Caja Nacional de
Previsión Social
DGH: División Gestión Humana
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Comunicación según tipo de
nombramiento
• Formato para examen médico de
admisión e instrucciones
• Declaración Bienes y Rentas
• Formato único Hoja de Vida de la
Función Pública (rosado)
• Hoja de Vida de la Procuraduría
(blanca)
• Oficio de aceptación del cargo y
declaraciones juramentadas de
inhabilidad y de proceso alimentario
• Formato para la consignación de las
Cesantías
• Formato información para el pago
de nómina
• Formato afiliación a fondo de
pensiones y EPS
• Formato para afiliación a caja de
compensación familiar
• Formato para inscripción al seguro
de vida
• Certificación cumplimiento de
requisitos
• Acta de posesión
8. CONDICIONES GENERALES
Mediante el proceso de posesión se
da continuidad a un proceso que se
inicia en Secretaría General, en donde
se proyectan los actos administrativos
del movimiento de la planta de personal
de la PGN, para la firma del Procurador
General; la División de Gestión Humana
a través del Grupo de Hojas de Vida da
cumplimiento a dichos actos
administrativos y termina con el archivo
de toda la documentación en la hoja de
vida del funcionario afectado. Este
proceso se debe realizar teniendo en
cuenta los términos legales vigentes y
es importante porque significa la
verificación de que cada funcionario que
ocupa un cargo dentro de la PGN
cumple con los requisitos legales,
académicos, de experiencia y trámites
internos.
9. SALIDAS
Consecutivo de actas de posesión. El
acta de posesión es el documento que
permite al funcionario identificarse como
titular de un cargo e ingresar a la
nómina de la PGN.
10. REGISTROS
• Registro civil de nacimiento
• Información básica general
• Información académica
• Cursos realizados
• Información laboral
• Entidad financiera por medio de la
cual desea recibir el pago
• Fondo en el cual desea sean
consignadas sus cesantías
• Fondo en el cual desea cotizar para
pensión
• EPS en la cual desea recibir
atención médica
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
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314
• Beneficiarios y porcentajes para el
seguro de vida
• Información familiar para afiliación a
Cafam
• En el SIAF, Módulo Manejo Planta
de Personal se consigna la información
del acta: nombre, cédula, cargo, tipo de
nombramiento, dependencia, fecha de
posesión y número del acto
administrativo de nombramiento
• Fotos y RH, para la elaboración del
carné que lo identifica como funcionario
de la PGN
• Certificación sobre prestaciones y
primas pendientes de entidades
anteriores para determinar si trae o no
continuidad
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Correcta comunicación del acto
administrativo y aplicación de los
términos legales.
• Confrontación de los documentos
solicitados con los presentados, para el
cumplimiento de los requisitos exigidos
para desempeñar el cargo.
• Autenticidad de los documentos
presentados.
12. ANEXOS
• Antecedentes Disciplinarios
• Antecedentes Profesionales
• Certificado Judicial
• Bienes y deudas que posee
• Aceptación del cargo para el cual
fue nombrado
• Información de procesos
alimentarios en su contra
• Información de inhabilidad,
incompatibilidad o impedimento para
ejercer el cargo
• Examen médico de aptitud en
CAJANAL
13. ACTIVIDADES
PROCURADOR GENERAL
13.1 Con base en las vacantes
existentes, solicita a Secretaría General
proyectar los nombramientos mediante
decreto.
13.2 Firma y devuelve a Secretaria
General.
SECRETARIO GENERAL
13.3 Proyecta y remite al Despacho
del Procurador General
13.4 Recibe actos administrativos
firmados.
13.5 Numera, coloca fecha, radica y
remite copia a la División de Gestión
Humana.
SECRETARIA DGH
13.6 Recibe, radica y entrega al
Grupo Hojas de Vida, los Decretos o
Resoluciones que recibe de Secretaría
General.
OFICINISTA O SECRETARIO DGH
13.7 Recibe fotocopia del acto
administrativo (Decreto o Resolución)
de la Secretaría de la DGH.
OFICINISTA O SECRETARIO DGH
13.8 Elabora la comunicación
teniendo en cuenta los modelos
establecidos para cada tipo de
nombramiento, junto con la orden de
examen médico.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
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315
OFICINISTA O SECRETARIO DGH
13.9 Entrega la comunicación junto
con orden de examen médico, a un
asesor para su revisión.
ASESOR DGH
13.10 Revisa y pasa la comunicación
a la Jefatura de la División de Gestión
Humana para la firma.
OFICINISTA DGH
13.11 Archiva copia del acto
administrativo en consecutivo.
OFICINISTA DGH
13.12 Fotocopia, radica y remite
copia del acto administrativo a Hoja de
vida, Nómina y a Cesantías.
SECRETARIA DGH
13.13 Entrega a correspondencia la
comunicación firmada para numerar y
colocar fecha.
OFICINISTA DGH
13.14 Recibe comunicación para
fechar, numerar, seleccionar, fotocopiar,
enviar por correo y fax (las de fuera de
Bogotá) y devuelve las de Bogotá a la
Secretaria de la DGH para notificar;
luego archiva en consecutivo y por
dependencia.
CITADOR DGH
13.15 Recibe fotocopia de las
comunicaciones, para entregar a las
dependencias correspondientes.
SECRETARIA DGH
13.16 Recibe las comunicaciones de
Bogotá, para llamar y notificar.
SECRETARIA DGH
13.17 Notifica y entrega al nombrado
los formatos correspondientes e imparte
todas las instrucciones sobre los
trámites internos y requisitos que debe
acreditar, deja copia de la comunicación
con firma y fecha de recibida, la cual
remite a hoja de vida.
SECRETARIA DGH
13.18 Recibe aceptación del cargo, la
radica en el sistema y la remite a hoja
de vida.
ASESOR DGH
13.19 Recibe y revisa los
documentos de la persona nombrada o
encargada, verifica que se cumplan
todos los requisitos y trámites internos.
Para personas nuevas se debe tener en
cuenta: afiliación a pensión, salud,
Cafam, seguro de vida, cesantías,
formato para pago de sueldo,
certificaciones de vacaciones y
continuidad (si la tiene) y solicita acta
de posesión.
OFICINISTA O SECRETARIO DGH
13.20 Elabora acta de posesión, para
la firma de: Procurador General,
Secretario General, Jefe de la División
de Gestión Humana, según el cargo por
ocupar.
ASESOR DGH
13.21 Revisa el acta y acompaña al
funcionario a la Oficina del Jefe de la
DGH, para el acto de toma de juramento
y firma, hasta el nivel correspondiente.
Las demás actas las entrega al Jefe de
la DGH para que sean remitidas a
Secretaría General.
ASESOR DGH
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
316
13.22 Envía al nuevo funcionario a la
Oficina de Carnetización, para la
elaboración del documento que lo
identifica como funcionario de la
Procuraduría.
SECRETARIO DGH
Acompaña y presenta al nuevo
funcionario en la dependencia
correspondiente (en la sede principal de
la Entidad).
OFICINISTA O SECRETARIO DGH
13.24 Elabora oficio de presentación
(cuando pertenece al nivel central, pero
va para fuera de la sede principal)
OFICINISTA DGH
13.25 Recibe las actas de los
funcionarios posesionados en Bogotá,
junto con toda la documentación
acreditada, numera, coloca fecha y saca
fotocopias. Original va al archivo
consecutivo, radica y envía una copia a
quien sistematiza para pago de sueldo y
una copia a hoja de vida con todos los
documentos.
OFICINISTA DGH
13.26 Recibe actas y documentos de
funcionarios posesionados fuera de
Bogotá. Saca una fotocopia, la radica y
la envía a quien sistematiza para pago
de sueldo y remite los demás
documentos a hoja de vida.
SECRETARIA DGH
13.27 Recibe correspondencia de
fuera de Bogotá, revisa, distribuye,
radica y entrega a Hojas de Vida.
14. INDICADORES
• Posesión:
Funcionarios posesionados
_____________________________
x 100
Nombramientos efectuados
Dependencia: División Gestión
Humana Grupo Hojas de Vida
Proceso: Certificaciones y
Actualizaciones Fondo Nacional de
Ahorro
Procedimiento: Certificaciones y
Actualizaciones Fondo Nacional de
Ahorro
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Proporcionar de manera oportuna,
ágil y confiable las certificaciones
solicitadas por los funcionarios, ex
funcionarios y entidades autorizadas,
para diferentes fines.
2. CLIENTES
Todos los funcionarios y ex
funcionarios de la PGN y demás
entidades públicas y privadas que
requieran información relacionada.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
solicitantes de constancias tanto
funcionarios, ex funcionarios y
entidades, y es válido para toda la
comunidad.
4. RESPONSABILIDADES
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
317
El procedimiento involucra a los
funcionarios, División de Gestión
Humana y Grupo de Hojas de Vida.
5. REFERENCIAS
• Ley 262 de 2000
• Las demás normas concordantes.
6. DEFINICIONES
PGN: Procuraduría General de la
Nación
SIAF: Sistema Integrado
Administrativo y Financiero.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Formato estándar para constancias
con información general (cargo actual,
sueldo y fecha de ingreso) que arroja el
mismo SIAF.
• Modelos existentes de acuerdo con
necesidades del usuario
8. CONDICIONES GENERALES
El proceso de Certificaciones y
Actualizaciones Fondo Nacional de
Ahorro es un servicio bastante
solicitado por los funcionarios, ex
funcionarios y entidades públicas y
privadas; es muy importante porque se
está dando una información que será
tenida en cuenta por terceros, para la
toma de decisiones que afectan al
interesado. Sería muy importante que la
información registrada en el SIAF
estuviera disponible para la expedición
de las certificaciones sin necesidad de
manipular las hojas de vida.
9. SALIDAS
• Una certificación que cubre
necesidades del solicitante.
10. REGISTROS
• Sueldo actual
• Cargo actual
• Fecha Ingreso
• Cargos desempeñados en la
Entidad
• Funciones realizadas en la Entidad
• Horas extras pagadas en
determinado periodo
• Fecha de disfrute de vacaciones
• Registro de licencias no
remuneradas.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Lectura y clasificación en orden
cronológico de solicitud y en orden de
prioridad
• Estudio minucioso de cada uno de
los documentos anexos a la hoja de
vida referentes a la información
solicitada.
• Confrontación de los documentos
con la información consignada en el
modelo preestablecido
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
USUARIOS
13.1 Solicita la expedición de la
certificación con las características
específicas.
OFICINISTA DGH
13.2 Recibe la solicitud, radica y
reparte.
OFICINISTA
13.3 Recibe solicitud de certificación
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
318
por fax (fuera de Bogotá), formato de la
Procuraduría (para Bogotá).
OFICINISTA
13.4 Clasifica de acuerdo con el
requerimiento.
OFICINISTA
13.5 Solicita hoja de vida del
funcionario o ex funcionario solicitante.
OFICINISTA
13.6 Imprime certificación sencilla
que no requiere información de hoja de
vida.
OFICINISTA
13.7 Constata en la hoja de vida la
información requerida.
OFICINISTA
13.8 Redacta teniendo en cuenta
modelos establecidos para cada caso, e
imprime certificación.
OFICINISTA
13.9 Elabora comunicación remisoria
de la certificación (cuando es de fuera
de Bogotá).
TECNICO ADMINISTRATIVO
13.10 Revisa y coloca primer visto
bueno.
COORDINADOR
13.11 Revisa y coloca segundo visto
bueno.
JEFE DE NOMINA
13.12 Revisa y coloca tercer visto
bueno.
JEFE DGH
13.13 Revisa y firma.
SECRETARIA DGH
13.14 Entrega a encargado de
ventanilla para su reparto.
14. INDICADORES
• Promedio Certificaciones
Expedidas:
Número certificaciones expedidas
________________________________
____
Total días
• Porcentaje
Número certificaciones expedidas
________________________________
________
Número de certificaciones solicitadas
Dependencia: División Gestión
Humana Grupo Hojas de Vida
Proceso: Expedición de Constancias
para Dependencias de la PGN y otras
entidades
Procedimiento: Expedición de
Constancias para Dependencias de la
PGN y otras entidades
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Proporcionar de manera oportuna,
ágil y confiable las certificaciones
solicitadas por las dependencias de la
PGN y entidades autorizadas, para
diferentes fines.
2. CLIENTES
Todas las dependencias de la PGN y
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
319
entidades públicas y privadas que
requieran información relacionada.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
solicitantes de constancias tanto
dependencias como entidades y es
válido para toda la comunidad.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los
funcionarios, Dependencias solicitantes,
División de Gestión Humana y Grupo de
Hojas de Vida.
5. REFERENCIAS
• Ley 262 de 2000
• Las demás normas concordantes.
6. DEFINICIONES
PGN: Procuraduría General de la
Nación.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Modelos existentes de acuerdo con
requerimientos de los solicitantes.
8. CONDICIONES GENERALES
El proceso de expedición de
constancias para dependencias de la
PGN y otras entidades es un servicio
bastante solicitado; es muy importante
porque se está dando una información
que será tenida en cuenta por terceros,
para la toma de decisiones que afectan
al investigado, especialmente en lo
referente a asuntos disciplinarios,
demandas de servidores contra la PGN
y demás tipos de investigaciones.
9. SALIDAS
• Una certificación que cubre
necesidades del solicitante.
10. REGISTROS
• Sueldo devengado en determinado
período
• Tiempo de servicio
• Cargos desempeñados en la
Entidad
• Funciones detalladas realizadas en
la Entidad, según manual vigente
• Ultima dirección registrada en la
hoja de vida
• Certificados de antecedentes
disciplinarios
• Fotocopia de actos administrativos
relacionados y demás documentos
solicitados.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Lectura y clasificación en orden
cronológico de solicitud y en orden de
prioridad.
• Estudio minucioso de cada uno de
los documentos anexos a la hoja de
vida referentes a la información
solicitada.
• Confrontación de los documentos
con la información consignada en el
modelo preestablecido y redacción
adicional de acuerdo con solicitud.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
USUARIOS
13.1 Solicita la expedición de la
certificación con las características
específicas.
OFICINISTA DGH
13.2 Recibe la solicitud, radica y
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
320
reparte.
SUSTANCIADOR
13.3 Recibe solicitud de constancia
por fax o solicitud escrita radicada en
correspon-dencia.
SUSTANCIADOR
13.4 Solicita hoja de vida del
funcionario o ex funcionario solicitante,
a la sección hojas de vida o al archivo
general.
SUSTANCIADOR
13.5 Estudia la información de la hoja
y redacta la constancia teniendo en
cuenta modelos para cada caso.
SUSTANCIADOR
13.6 Fotocopiar documentos
solicitados que reposan en la hoja de
vida.
SUSTANCIADOR
13.7 Mandar autenticar documentos,
según el requerimiento y solicita
antecedentes disciplinarios.
SUSTANCIADOR
13.8 Elabora comunicación remisoria
de la certificación.
TECNICO ADMINISTRATIVO
13.9 Revisa y coloca primer visto
bueno.
COORDINADOR
13.10 Revisa y coloca segundo visto
bueno.
JEFE DE NOMINA
13.11 Revisa y coloca tercer visto
bueno.
JEFE DGH
13.12 Revisa y firma.
SUSTANCIADOR
13.13 Elabora oficio para devolver la
hoja de vida al archivo general.
14. INDICADORES
• Promedio Certificaciones
Expedidas:
Número certificaciones expedidas
________________________________
____
Total días
• Porcentaje
Número certificaciones expedidas
________________________________
_____
N° de certificaciones solicitadas
Dependencia: División Gestión
Humana Grupo Hojas de Vida
Proceso: Proyección Decreto
Asignación de Funciones Procuradores
Judiciales
Procedimiento: Proyección Decreto
Asignación de Funciones Procuradores
Judiciales
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Brindar soporte a la Procuraduría
Delegada para el Ministerio Público en
Asuntos Penales, en el manejo del
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
321
reemplazo de los Procuradores
Judiciales por el período de vacaciones,
con el fin de que ninguna Procuraduría
Judicial Penal quede acéfala en ningún
momento.
2. CLIENTES
Los procuradores judiciales en
materia penal y la Procuraduría
Delegada para el Ministerio Público en
Asuntos Penales.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
procuradores judiciales penales, y es
válido para toda la Entidad.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los
procuradores judiciales penales,
Procuraduría Delegada para el
Ministerio Público, Nómina, División de
Gestión Humana y Grupo de Hojas de
Vida.
5. REFERENCIAS
• Ley 262 de 2000
• Las demás normas concordantes.
6. DEFINICIONES
PGN: Procuraduría General de la
Nación.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Modelo existentes con normas
legales vigentes.
8. CONDICIONES GENERALES
El proceso de proyección de
asignación de funciones de los
procuradores judiciales es un soporte al
manejo de las Procuradurías Judiciales
Penales que dependen de la
Procuraduría Delegada para el
Ministerio Público, estos procuradores
deben ser remplazados durante el
periodo de vacaciones que programan
durante el año y en las vacaciones
colectivas de la PGN, por sus
compañeros que no están disfrutando
de vacaciones. Este proyecto se realiza
una vez al mes y se programa con
anticipación para que con suficiente
tiempo sea llevado a firma del Señor
Procurador General y sea devuelto a
tiempo para comunicar a los
funcionarios interesados.
9. SALIDAS
• Un decreto de asignación de
funciones a funcionarios de la Entidad.
10. REGISTROS
• Nombres, apellidos, cédula, cargo,
código, grado y ubicación de quien
remplazará
• Nombres, apellidos, cargo, código,
grado, ubicación y fecha de disfrute de
quien sale a vacaciones
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Confrontación de los datos
suministrados por la Procuraduría
Delegada del Ministerio Público en
Asuntos Penales en la programación
con la Resolución de vacaciones que
expide nómina mensualmente.
• Confrontación de la Información del
Número de la Procuraduría Judicial
correspondiente con los datos del titular
en Hoja de Vida.
• Correcta digitación de la
información.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
322
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
PROCURADORES JUDICIALES
PENALES
13.1 Remiten a la Procuraduría
Delegada para el Ministerio Público la
solicitud para programar el disfrute de
sus vacaciones.
SECRETARIO PROCURADURÍA
DELEGADA PARA EL MINISTERIO
PÚBLICO EN ASUNTOS PENALES
13.2 Recibe solicitudes de
vacaciones de los Procuradores
Judiciales, programa y envía a la
División de Gestión Humana.
SECRETARIO DGH
13.3 Recibe la programación y
reparte a Nómina y a Grupo Hojas de
Vida.
SECRETARIO NOMINA
13.4 Confirma si tiene derecho e
incluye en Resolución de vacaciones
para el mes siguiente.
13.5 Remite una copia de esta
resolución a Grupo Hojas de Vida.
SECRETARIO
13.6 Recibe de la Procuraduría
Delegada para el Ministerio Público en
Asuntos Penales, la programación
mensual de reemplazos de los
procuradores judiciales penales que
salen en el siguiente mes a vacaciones.
SECRETARIO
13.7 Confronta con Nómina la
programación del Ministerio, para ver si
salieron en resolución de vacaciones
para el siguiente mes.
SECRETARIO
13.8 Si las dos informaciones están
de acuerdo, continúa el proceso; si hay
diferencia, averigua con las dos
dependencias el porqué y ajusta.
SECRETARIO
13.9 Busca los datos: Nombre,
cédula, dependencia, cargo y ciudades.
Proyecta el decreto teniendo en cuenta
modelo establecido y pasa a un asesor
para revisión.
ASESOR
13.10 Revisa y pasa al Jefe de la
DGH para su visto bueno.
JEFE DGH
13.11 Revisa, da su visto bueno y
remite a Secretaria General, para su
aprobación y remisión a firma del Señor
Procurador.
14. INDICADORES
Sólo se proyecta un decreto por mes
y esporádicamente se hace un decreto
adicional o modificación al inicial.
Dependencia: División Gestión
Humana Nómina
Proceso: Liquidación de Nómina
Procedimiento: Registro novedades
de personal
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
323
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Establecer un mecanismo ágil y
confiable que permita elaborar la
nómina definitiva de conformidad con lo
establecido por las normas laborales,
legales, y reglamentarias a fin de que se
efectúe el pago en la fecha requerida.
2. CLIENTES
Todos los funcionarios de la
Procuraduría General de la Nación
dentro y fuera de Bogotá, al igual que
los ex funcionarios.
3. ALCANCE
El procedimiento aplica a todos los
funcionarios, Secretaria General,
División de Gestión Humana, División
Financiera, Tesorería, Pagaduría,
Empresas Promotoras de Salud,
Administradoras de Pensiones y
Riesgos Profesionales, Ministerio de
Hacienda, Entidades Financieras.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra toda la
División de Gestión Humana, Secretaría
General, Nómina, Tesorería, Pagaduría,
Ministerio de Hacienda.
5. REFERENCIA
Factores de Salario artículo 8°
Decreto 244 de 1981.
• Vacaciones
-Decreto 262/2000 artículos 139, 150
-Aplazamiento Decreto 262/2000
arts. 144 y 145
-Interrupción. Decreto 262/2000 arts.
144 y 145
-Prescripción. Decreto 262/2000 art.
146
-Pérdida del Disfrute Decreto
262/2000 art. 147
-Compensación, Decreto 262/2000
art. 151.
• Prima de Antigüedad
-Decreto 903 de 1969
-Decreto 1231 de 1973 art. 3°
-Decreto 2926 de 1979
-Decreto 306 de 1983 art. 10.
• Prima de Servicios
-Decreto 717 de 1978 arts. 2°, 22
-Decreto 2926 de 1979 Art. 4
-Decreto 1603 1978 Art. 24
• Licencia Enfermedad
-Ley 100 de 1993
-Decreto 806/1998
-Decreto 1406/1999
-Decreto 783/2000
-Decreto 1804/1999
-Circular 047/2000
-Resolución 25/2000
• Licencia Maternidad
-Decreto 1045/1978 arts. 37 y 39
-Ley 50 de 1970 art. 236
• Autoliquidaciones
-Decreto 1406/1999
-Decreto 1818 de 1996 art. 7°
• Prima de Antigüedad
- Decreto 28/1989
6. DEFINICIONES
SIAF: Sistema de Información
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
324
Administrativo y financiero.
7. FORMATOS PARA UTILIZAR
Prediseñado en el sistema SIAF, el
cual nos ilustra lo devengado y los
descuentos mes a mes.
8. CONDICIONES GENERALES
Nómina es el procedimiento por el
cual el patrono debe reproducir
legalmente el boletín de ingresos y
deducciones hechos a los funcionarios,
con el objetivo de permitir un control de
reglamentación en materia de salarios;
en la entidad se realiza los días
veinticinco.
9. SALIDAS
Nómina de cada uno de los
funcionarios.
10. REGISTROS
• Registro de Nómina general para
pago mensual.
• Desprendible de pago para cada
funcionario.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Confrontación de la nómina del mes
inmediatamente anterior, para hallar los
posibles errores.
• Correcta liquidación y elaboración
de los recibos de pago, confrontado con
el reporte.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
13.1 LIQUIDACION Y APROBACION
DE VACACIONES
13.1.1 JEFE DE DEPENDENCIA
Elabora un oficio solicitando
información acerca de interrupción,
aplazamiento, autorización
indemnización o compensación,
reconocimiento de vacaciones de los
funcionarios, para que en Secretaría
General expiden la Autorización.
13.1.2 AUXILIAR ADMINISTRATIVO
G-10.
Graba en el sistema (SIAF) el número
de cédula del funcionario, días por
liquidar, fecha de disfrute, y fecha de
pago, número de consecutivo de la
resolución.
13.1.3 Verifica con la hoja de vida del
servidor público que va a disfrutar las
vacaciones, que la liquidación
corresponde al tiempo de disfrute y el
valor a pagar, las novedades que
afectaron el período a reconocer como:
Licencias no remuneradas,
suspensiones e interrupciones del
personal de provisionalidad.
13.1.4 Procesa en el sistema la
información para su pago en nómina.
13.1.5 Imprime un listado con la
información para ser revisada.
13.1.6 Elabora proyecto de
resolución para el reconocimiento de las
vacaciones.
13.1.7 Envía a la secretaria del grupo
de nómina para transcripción de la
resolución.
13.1.8 Pasa a vistos buenos del
asesor de Nómina.
13.1.9 Envía a ventanilla para hacer
la radicación con fecha y número de
consecutivo en el libro.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
325
13.1.10 SECRETARIA GENERAL
Firma la resolución, con número
consecutivo y fecha.
13.1.11 SECRETARIA DE NOMINA
Elabora oficios de comunicación al
interesado o al jefe de oficina donde
desempeña el servidor, al igual que una
cuenta de cobro.
13.1.12 CITADOR
Efectúa 3 copias, una para el
interesado, una para el archivo en la
hoja de vida y para anexo a cuenta de
cobro.
13.1.13 AUXILIAR ADMINISTRATIVO
G-10
Archiva la información pertinente.
13.2 PRIMA DE ANTIGÜEDAD
13.2.1.SERVIDOR PUBLICO
Presenta en el grupo de Nómina la
resolución de certificado del porcentaje
del tiempo de servicio en la Rama
Jurisdiccional, para reconocerle prima
de antigüedad en la Procuraduría.
13.2.2 AUXILIAR ADMINISTRATIVO
G-10
Recibe la resolución y certificado del
porcentaje del tiempo de servicio en la
Rama Jurisdiccional para
reconocimiento de la Prima.
13.2.3. Efectúa un estudio de
documentación aportada y elabora la
correspondiente hoja de análisis que se
archiva en la hoja de vida para consulta
de las novedades que la van afectando
tales como: licencias no remuneradas y
suspensiones.
13.2.4.Ingresa al sistema, el
porcentaje de antigüedad, obteniendo
datos estadísticos y en libro de control,
el reconocimiento de antigüedad de
funcionarios públicos que se benefician
de ella cada dos años de acuerdo con la
ley.
13.2.5.Envía documentación a la hoja
de vida.
13.3 LIQUIDACION DE AUXILIO
ESPECIAL DE TRANSPORTE Y
HORAS EXTRAS.
13.3.1. OFICINISTA G-6
Recibe la constancia de los jefes
inmediatos sobre las personas que lo
disfrutan, con el visto bueno del jefe
inmediato al igual que el jefe de División
General.
13.3.2. Organiza las constancias
allegadas.
13.3.3. Liquidan el auxilio con base
en las constancias y con el apoyo del
SIAF, ingresando cada una de ellas,
verificando valor a reconocer por
auxilio, nombre, cargo y número de
horas a reconocer y apoyado con la
hoja de cálculo.
13.3.4. Imprime para hacer una
revisión.
13.3.5. Realiza correcciones a los
posibles errores.
13.3.6. Elabora la resolución de
reconocimiento de las Vacaciones.
13.3.7. Imprime la liquidación
definitiva y es enviada a la División
Financiera.
13.3.8. DIVISIÓN FINANCIERA
Envía a División Gestión Humana
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
326
para el visto bueno del Jefe de dicha
División.
13.3.9. Envía la resolución a la
Secretaria General para que firme el
reconocimiento.
13.3.10 Archiva en el consecutivo la
resolución ya firmada.
13.4. ANALISIS, CONCILIACION,
REVISION DE DOCEAVAS PARA
LIQUIDACION Y PAGO DE PRIMA DE
SERVICIOS Y NAVIDAD
13.4.1. ASESOR G-19
Elabora en los meses de abril y
septiembre una circular a todos los
empleados firmada por el jefe de la
División de Gestión Humana, solicitando
allegar constancia de tiempo de servicio
en otra entidad para cómputo de las
primas.
13.4.2. AUXILIAR G-10
Revisa la documentación recibida de
las dependencias sobre novedades que
las afectan, previo visto bueno del jefe.
13.4.3. Verifica en la prenómina, con
anuencia de los funcionarios,
confirmando tiempo laborado o
novedades presentadas.
13.4.4. Organiza la prenómina por
dependencias de la Procuraduría.
13.4.5. CITADOR
Distribuye la prenómina a cada
dependencia.
13.4.6. AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Efectúa en el sistema las
correcciones.
13.4.7. Elabora el reporte de
prenómina con las observaciones
correspondientes.
13.4.8. Procesa la nómina definitiva.
13.4.9. Imprime la nómina para
enviarla a la División Financiera.
13.4.10. Envía resumen a Grupo de
Ejecución Presupuestal la nómina para
su imputación.
13.4.11. Envía a Tesorería mediante
oficio, resumen de todos los listados
para abonos a cuentas de ahorro y
corrientes y relación de pago en
efectivo a funcionarios de Bogotá y
fuera de Bogotá por medio del medio
magnético a fin de ser entregado a las
diferentes entidades financieras.
13.5. LIQUIDACION AUXILIO POR
MATERNIDAD Y RECONOCIMIENTO
DE INCAPACIDADES
13.5.1. SERVIDOR PUBLICO
Notifica la incapacidad llegada por
un original transcrita debidamente por
parte de la EPS a la cual se está
cotizando, cuando son más de cuatro
días de incapacidad.
13.5.2. AUXILIAR ADMINISTRATIVO
G-10
Proyecta liquidación de
reconocimiento del período de
incapacidad o licencia apoyado en la
hoja de cálculo prediseñada y teniendo
en cuenta los decretos amparados por
la ley.
13.5.3. Verifica las fechas, la clase
de enfermedad y los certificados por la
empresa Promotora de salud a la que
se encuentra afiliado el servidor público.
13.5.4. Elabora la Resolución de
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
327
Licencia firmada por Secretaria General,
quien ordena el pago.
13.5.5. ASESOR G-17
Revisa la resolución rechazando o
dando aprobación y visto bueno.
13.5.6. AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Corrige la Resolución y es sometida
a vistos buenos y firmas.
13.5.7. Con aprobación de la
resolución, ingresa al sistema como
novedad.
13.5.8. Elabora liquidación para la
EPS.
13.5.9. Envía liquidación a la
respectiva EPS para autorización y
radicación.
13.5.10. Recoge la licencia para
hacerle la respectiva autoliquidación.
13.5.11. Envía la resolución al grupo
de Hojas de Vida para ser archivada
con todos sus soportes.
13.6. AUTOLIQUIDACION DE
APORTES
13.6.1. TECNICO ADMINISTRATIVO
G-10
Verifica las novedades de nómina en
cuanto a autoliquidaciones, presentadas
en el mes por liquidar.
13.6.2. Elabora un reporte mensual a
las Empresas Promotoras Salud y
Administradoras de Fondos de Pensión
Riesgos Profesionales.
13.6.3. Después del cierre de
nómina, se elabora una liquidación
inicial para revisión.
13.6.4. Elabora un reporte resumido
apoyado por la hoja de cálculo sobre los
descuentos de aportes realizados a los
funcionarios por afiliación a éstas, y el
valor patronal específicamente.
13.6.5. Elabora un reporte
consolidado donde se ingresa toda la
parte del afiliado sobre lo que se debe
pagar a cada EPS y demás.
13.6.6. Elabora una orden de pago
correspondiente a la parte patronal, con
visto bueno de la persona encargada y
firmada por el jefe de nómina.
13.6.7. La orden de pago pasa a
radicación por parte del grupo de
Contabilidad.
13.6.8. GRUPO DE CONTABILIDAD
Se envía a la División financiera para
la imputación presupuestal.
13.6.9. GRUPO DE CONTABILIDAD
Envía a la secretaria general para la
ordenación del pago.
13.6.10. SECRETARIA GENERAL
Devuelve a Pagaduría con la
ordenación del pago ya aprobado.
13.6.11. TECNICO
ADMINISTRATIVO
Revisa la información enviada para
ubicar posibles inconsistencias en las
novedades.
13.6.12. Después que todo esté
consolidado se hace una serie de
grabaciones en medios magnéticos de
toda la información para ser enviado el
reporte por vía e-mail para cada EPS y
fondo.
13.6.13. Autoliquidación al Seguro
Social
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
328
Esta autoliquidación es diferente
dependiendo de las exigencias del
Seguro Social, con un formato adicional,
el cual es apoyado por el sistema, cual
se modifica la estructura del archivo
plano (manualmente) para ser validado
por el ISS.
13.7. AFILIACION Y TRASLADO A
LAS EMPRESAS DE SALUD
13.7.1. TECNICO ADMINISTRATIVO
Recibe al funcionario todos los
documentos necesarios para la
vinculación del servidor público a la
entidad y es necesario para hacer la
afiliación, el decreto de nombramiento y
la relación de requisitos exigidos por la
entidad.
13.7.2. Asesora a los nuevos
funcionarios en los trámites
correspondientes acerca de cómo
diligenciar y tramitar afiliación y traslado
a las EPS y Administradoras de Pensión
de acuerdo con la Ley 100/93.
13.7.3. Hace entrega de los
formularios a los asesores de cada una
de las entidades promotoras de Salud
para que sean radicados y
posteriormente afiliados a éstas.
13.7.4. Teniendo los formularios
ya radicados por las
administradoras de salud y
pensiones, se incluyen, el sistema
para efectuarle en los respectivos
descuentos de aportes.
13.7.5. Remite las copias radicadas
para el archivo en hojas de vida de cada
funcionario.
13.7.6. Sirve de mediador entre los
promotores de las EPS, Fondos de
Pensiones y los funcionarios para que
estos últimos contacten con sus
servicios y necesidades.
13.8. EMBARGOS DE SALARIOS
13.8.1. TECNICO ADMINISTRATIVO
Recibe la solicitud de embargo o
desembargo del juzgado.
13.8.2. Con base en la información
solicitada por el juzgado, verifica si para
un funcionario es un embargo nuevo, o
es un embargo diferente para el mismo
funcionario.
13.8.3. Si es un embargo que ya
existe y el juzgado lo está requiriendo y
no se ha venido descontando se
procede a incluirse en el sistema.
13.8.4. Cuando hay existencia de un
embargo por parte de un mismo
funcionario, se le da un turno de espera.
13.8.5. Envía oficio al juzgado
informando la existencia de otros
embargos y el turno que se le asignó
para los respectivos descuentos.
13.8.6. EL FUNCIONARIO
Responsable firma el embargo o
desembargos.
13.8.7. Archiva el embargo, al igual
que los desembargos.
13.9. CAPACIDAD DE DESCUENTO
PARA LIBRANZAS
13.9.1. AUXILIAR ADMINISTRATIVO
G-14
Recibe la libranza del fondo o
cooperativa, solicitando un crédito por
un valor específico.
13.9.2. Revisa el valor solicitado y las
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
329
diferentes cuotas que se deben
descontar para el pago de éste.
13.9.3. Por medio de un formato
prediseñado en el sistema que se refleja
la capacidad de descuento,
contrarrestarlo con la información de la
libranza.
13.9.4. Dependiendo de la
confrontación se aprueba o se rechaza
el préstamo.
13.9.5. Si se aprueba, se le da un
visto bueno y firma del Jefe de Nómina.
13.9.6. La representante del fondo o
de la Cooperativa recoge las libranzas
aprobadas, para ser firmadas por el jefe
de Tesorería.
13.10. RELACION DE
DESCUENTOS
13.10.1. TECNICO
ADMINISTRATIVO
Recibe la libranza del fondo o
cooperativa aprobada para hacer el
préstamo.
13.10.2. Verifica y clasifica si es un
descuento por: aporte, préstamo de
cuota fija, deducciones permanentes,
afiliación al Sindicato, afiliación al
Fondo o Cooperativa.
13.10.3. Realiza una relación en el
sistema teniendo en cuenta el monto de
la cuota, la cantidad, la fecha.
13.10.4. Se archiva en el A-Z.
Dependencia: División Gestión
Humana Grupo Nómina
Proceso: Expedición de
Certificaciones
Procedimiento: Elaboración de
certificaciones de factores salariales y
bono personal
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Elaborar las certificaciones de
factores salariales con el fin de que
cada funcionario tenga un resumido de
lo devengado año a año, al igual que
esta certificación es para que el Fondo
de Pensiones al cual está afiliado tenga
en cuenta sus factores salariales para
su correcta liquidación.
2. CLIENTES
Todos los funcionarios que desean
conocer los sueldos devengados y
descuentos durante su vinculación a la
entidad, y ex funcionarios que están a
punto de pensionarse.
También las Administradoras de
pensiones que solicitan dicha
información para liquidación de
pensiones de sus afiliados en la
Procuraduría.
3. ALCANCE
La División de Gestión Humana,
Sección Nómina, Sección de Tesorería,
las Administradoras de Pensiones.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra los
funcionarios, ex funcionarios, División
de Gestión Humana, Sección de
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
330
Nómina, Sección de Tesorería.
5. REFERENCIAS
• Circular 47
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Formato para expedición de
Certificación año por año con su
respectivo consecutivo.
• Formato para Certificación Laboral
de Empleadores para Bono Pensional.
• Formato único para Bonos
Pensionales.
8. CONDICIONES GENERALES
La certificación de factores salariales
es un documento escrito; atestigua un
hecho del que tiene conocimiento con la
finalidad de hacer valer los respectivos
derechos, como son los salarios
devengados año a año y los demás
factores que se consideran salariales.
Esta certificación le sirve al funcionario
para que diligencie trámites pertinentes
para su pensión o bono pensional en el
fondo al cual está afiliado.
Para elaborar dicha certificación es
necesario tener la hoja de vida del
funcionario, para verificar los diferentes
factores salariales que devengó, si es
poseedor de la prima de antigüedad.
9. SALIDAS
Lista de Certificados año tras año.
10. REGISTROS
• Un oficio para solicitar que se le
certifique los sueldos y descuentos que
se le realizaron durante el tiempo que
estuvo vinculado si es el caso de la
certificación de pensión.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Correcta Liquidación y elaboración
de la certificación confrontando con los
listados de soporte arrojados por el
sistema (SIAF).
• Confrontación de cifras y fechas en
la hoja de vida o tarjeta de registro del
funcionario.
• Autenticidad de la solicitud por
parte de las administradoras de
Pensiones.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
13.1. CERTIFICACION DE
FACTORES SALARIALES
13.1.1. SERVIDOR PUBLICO
Solicita mediante oficio o formato
elaborado por la Procuraduría,
certificado de sueldos.
13.1.2. AUXILIAR ADMINISTRATIVO
G-9
Recibe la solicitud para certificación,
coloca fecha, hora.
13.1.3. Radica en el sistema,
apoyado por una hoja de cálculo.
13.1.4. Por medio del SIAF se
elaboran los listados soportes de año
en año.
13.1.5. Solicita hoja de vida del
servidor, para verificar y sustentar la
información que arroja el sistema.
13.1.6. En el formato prediseñado
(Básico Mensual, Gastos de
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
331
Representación, Prima Especial de
Servicio, Prima de Antigüedad, Prima de
Servicio, Prima de Vacaciones, Prima
de Navidad, Prima Técnica, Horas
Extras, Subsidio de Alimentación,
Auxilio de Transporte, Bonificación por
Servicios, Bonificación por
Compensación).
13.1.7. Entrega la certificación para
revisión.
13.1.8. PROFESIONAL
UNIVERSITARIO
Revisa y corrige la certificación.
13.1.9. Auxiliar Administrativo corrige
inconsistencias y da visto bueno, del
profesional Universitario.
13.1.10. ASESOR G-19
Firma certificación.
13.1.11. AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
Envía a Tesorería la certificación
para revisión y firma de Asesor G-19.
13.1.12. JEFE DE DIVISION DE
GESTION HUMANA
Firma la certificación.
13.1.13 AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Descarga del sistema tan pronto
tenga todas las firmas.
13.1.14. Envía a ventanilla, para ser
reclamada por el interesado, o es
enviada por correo.
13.1.15.CITADOR
Deja una copia de la certificación
para la hoja de vida y entrega la
certificación al beneficiario, y cuando es
de fuera de Bogotá la envía por correo
certificado.
Dependencia: División Gestión
Humana Grupo Nómina
Proceso: Reintegro a funcionarios
Procedimiento: Liquidación de
reintegro a funcionarios
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Dar cumplimiento de una sentencia
de autoridad competente, generalmente
el Consejo de Estado.
2. CLIENTES
El funcionario que por sentencia es
reintegrado a la entidad.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a la
División de Gestión Humana, División
Financiera, División Jurídica, Secretaria
General, Consejo de Estado.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra toda la
División de Gestión Humana, Grupo de
Nómina, División Financiera, División
Jurídica.
5. REFERENCIAS
• Artículo 178 de Código Contencioso
Administrativo.
• Artículo 90 de la Ley 262/90.
• Decreto 052/1987 art. 51.
6. DEFINICIONES
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
332
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Modelo prediseñado en la hoja de
cálculo de Excel.
• Formato del SIAF.
8. CONDICIONES GENERALES
Reintegro es la reincorporación al
servicio de una persona en
cumplimiento de una decisión judicial,
como consecuencia de la declaración
de nulidad de su desvinculación.
9. SALIDAS
Liquidación y pago al funcionario por
desvinculación de su cargo.
10. REGISTROS
• Imputación presupuestal y pago.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Revisión realizada por la División
Financiera.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
13.1. LIQUIDACION DE
REINTEGRO A FUNCIONARIOS POR
SENTENCIA.
13.1.1 Obtener todos los documentos
necesarios para efectos de la
liquidación como son:
-Sentencia y ejecutoria de la misma
evaluada por el tribunal y la Corte
Constitucional y el Consejo de Estado.
-Acto administrativo del reintegro del
funcionario.
-Certificación de la DIAN, en donde
especifique que no tiene obligaciones
con la Nación.
-Indices de Precios al Consumidor,
emitido por el DANE.
-Tasa de Interés exigida por la
Superintendencia Bancaria.
-Certificado de salario, prestaciones y
descuentos que haya devengado de
una entidad pública en el tiempo que
no estuvo vinculado a la Procuraduría.
13.1.2 Procede a hacer la liquidación
del salario, teniendo como base el SIAF
y las tablas de salarios de cada año.
13.1.3 Liquida los aportes.
13.1.4 Liquida moratorios en salud.
13.1.5 Liquida moratorios en
pensiones.
13.1.6 Indemnización e intereses.
13.1.7 Elabora un resumen.
13.1.8 Realiza hace la liquidación a
la Caja de Compensación.
13.1.9 Es enviada a la División
Financiera para revisión.
13.1.10 Envía a la División Jurídica
para que sea elaborada la Resolución
de Reconocimiento.
13.1.11 La Resolución de
Reconocimiento es enviada a Secretaria
General para la ordenación del pago.
13.1.12 Ya con las firmas es enviada
a División Financiera para imputación y
pago.
Dependencia: División Gestión
Humana Grupo Hojas de Vida
Proceso: Mantenimiento y Archivo
Hojas de Vida
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
333
Procedimiento: Mantenimiento y archivo
hojas de vida de funcionarios y ex
funcionarios.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Mantener un archivo de hojas de vida
actualizado de todos los funcionarios y
ex funcionarios de la PGN, con el fin de
proporcionar a quien solicite, dentro de
los términos legales, la información
correspondiente de manera ágil,
confiable y oportuna.
2. CLIENTES
Todos los funcionarios y ex
funcionarios de la PGN, las
dependencias de la PGN y cualquier
entidad pública o privada que
legalmente tenga derecho a esta
información.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
funcionarios de la PGN, y es válido para
todas las dependencias de la Entidad y
demás instituciones públicas y privadas.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los
funcionarios y ex funcionarios de la
PGN, División de Gestión Humana,
Grupo Hojas de Vida y la dependencia
que en determinado momento solicite
una hoja de vida.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política de Colombia
• Ley 262 de 2000
• Las demás normas concordantes
6. DEFINICIONES
PGN: Procuraduría General de la
Nación
SIAF: Sistema Integrado
Administrativo y Financiero
EPS: Entidad Prestadora de Salud
CAJANAL: Caja Nacional de
Previsión Social
DGH: División Gestión Humana.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Forma hoja de vida cinco secciones
• Formato control de préstamo de
hojas de vida.
8. CONDICIONES GENERALES
El proceso de mantenimiento y
custodia del archivo de las hojas de vida
es muy importante por contener
información confidencial de los
funcionarios y ex funcionarios y debe ser
reglamentado; además es bastante
dispendioso por el volumen de documentos
que diariamente genera el constante
movimiento de la planta y el volumen de
solicitudes de hojas de vida. Para mantenerlo
actualizado se requiere que toda la
documentación sea entregada rápidamente a
la sección y disponer de personal suficiente e
idóneo, para proceder al archivo inmediato.
9. SALIDAS
Carpeta de la hoja de vida de
funcionarios y ex funcionarios de la
PGN debidamente actualizada.
10. REGISTROS
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
334
• Sección 1: Documentos de Ingreso
• Sección 2: Decretos, resoluciones
de confirmación y actas de posesión
• Sección 3: Licencias, incapacidades
y sanciones
• Sección 4: Vacaciones, primas,
capacitación
• Sección 5: Comunicaciones
recibidas y enviadas
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Correcta selección y archivo de los
documentos en sus secciones
correspondientes.
• Confrontación de documentación
recibida con la ya archivada para evitar
documentos repetidos.
• Tarjeta de control firmada por quien
solicita el préstamo de la hoja y su
correspondiente descargue a la entrega.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
TECNICO ADMINISTRATIVO
13.1 Recibe documentación
relacionada con los funcionarios de
cualquier dependencia o de los mismos
funcionarios y firma comprobante de
recibido.
TECNICO ADMINISTRATIVO
13.2 Selecciona documentos:
Decretos, Resoluciones y
correspondencia en orden alfabético
para ser anexado a la respectiva hoja
de vida.
TECNICO ADMINISTRATIVO
13.3 Entrega para sistematizar, los
documentos que tengan que ver con
información general, académica, cursos
y laboral, estos son devueltos
posteriormente.
OFICINISTA O TECNICO
ADMINISTRATIVO
13.4 Saca del archivo la hoja de vida
para anexar los documentos, si el
funcionario es nuevo, abre una hoja
(marca y coloca tarjeta control) y
entrega para sistematizar.
TECNICO ADMINISTRATIVO
13.5 Abre una tarjeta de Kárdex por
cada hoja nueva, en la cual anota antes
de archivar nombramientos, traslados,
encargos, licencias, sanciones o
suspensiones.
TECNICO ADMINISTRATIVO
13.6 Designa a cada hoja de vida un
lugar de acuerdo a organización del
archivo en orden alfabético.
OFICINISTA
13.7 Saca y anota en tarjeta de
control a quien requiere préstamo de la
hoja de vida.
OFICINISTA O TECNICO
ADMINISTRATIVO
13.8 Recibe, descarga entrega en
tarjeta control y guarda la hoja de vida,
en su sitio correspondiente.
TECNICO ADMINISTRATIVO
13.9 Saca las tarjetas de kárdex y
hojas de vida del personal que se retira
de la Entidad para pasarlo al archivo de
ex funcionarios.
TECNICO ADMINISTRATIVO
13.10 Selecciona las hojas de vida de
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
335
ex funcionarios de más de 2 o 3 años de
retirados y elabora una planilla para
enviarlas al archivo general.
14. INDICADORES
• Hojas de vida:
Hojas de vida actualizadas
________________________________
_________ x 100
Número de hojas solicitadas
Dependencia: División Gestión
Humana Grupo hojas de vida
Proceso: Sistematización Hojas de
vida
Procedimiento: Sistematización
Hojas de vida
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Lograr la captura y actualización de
las hojas de vida de los funcionarios de
la PGN, en el Sistema Integrado
Administrativo y Financiero, SIAF, con
el fin de brindar una información
oportuna, ágil y veraz a quien la
requiera y evitar la manipulación de los
documentos anexos a la hoja, puesto
que simplemente con el número de la
cédula del funcionario se podrá obtener
el extracto de la hoja de vida desde
cualquier punto de red que esté
legalmente autorizado.
2. CLIENTES
Todos los funcionarios de la PGN,
División de Gestión Humana y las
demás dependencias que requieran
información sobre las hojas de vida.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
funcionarios de la PGN, y es válido para
todas las dependencias de la Entidad.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los
funcionarios, Oficina de Sistemas,
División de Gestión Humana y Grupo de
Hojas de Vida.
5. REFERENCIAS
• Ley 262 de 2000
• Las demás normas concordantes.
6. DEFINICIONES
PGN: Procuraduría General de la
Nación
SIAF: Sistema Integrado
Administrativo y Financiero
7. FORMATOS PARA UTILIZAR
• Guía recopilación de información de
hojas de vida.
8. CONDICIONES GENERALES
El proceso de sistematización es
ingresar al SIAF: la información básica
general, información académica, cursos
realizados e información laboral de los
funcionarios antiguos y nuevos de la
PGN y adicionar todos los documentos
que van llegando; es muy importante
porque agilizará significativamente la
entrega de información a las
dependencias de la Institución y a
cualquier entidad pública o privada en
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
336
el momento que la solicite. Este proceso
recoge una información complementaria
a la trayectoria interna de los
funcionarios, la cual es procesada por el
mismo SIAF y conforma la información
total de cada funcionario dentro y fuera
de la PGN.
9. SALIDAS
• Un extracto de la Hoja de vida de
cada uno de los funcionarios de la PGN.
• Reportes de la información de los
funcionarios de la PGN con diferentes
criterios de ordenamiento, de acuerdo a
las necesidades de la Entidad.
10. REGISTROS
• Información General: Cédula,
ciudad, libreta militar, clase, distrito
militar, ciudad y fecha de nacimiento,
estado civil, dirección de residencia,
teléfono, ciudad de residencia, número
de personas a cargo y si es o no jefe de
hogar.
• Información Académica: Se registra
tipo de educación formal (primaria,
secundaria, técnicas, tecnológicas,
universitaria, especializaciones,
maestrías, doctorados), establecimiento
donde realizó los estudios, lugar, fecha
de inicio y terminación y título obtenido.
• Cursos Realizados: Se registra la
educación informal (cursos, seminarios,
diplomados, conferencias, eventos de
capacitación, etc.), se agrupa por área
de formación (de acuerdo a tabla),
nombre del curso, establecimiento,
intensidad horaria, fecha de terminación
y ciudad.
• Información Laboral: Entidad, Tipo
(pública, privada o docente), lugar,
ingreso, retiro y cargo.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Estudio minucioso de cada uno de
los documentos anexos a la hoja de
vida en la sección de documentos de
ingreso.
• Correcto registro en el formato guía
y digitación de la información, así como
una óptima clasificación de la
información.
• Confrontación de los documentos
con la información consignada en el
formato de hoja de vida rosado.
• Archivo en Excel donde se anota
cédula, nombre y observación a que
haya lugar de acuerdo a la comparación
entre documentos anexos e información
de la hoja de vida.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
INGENIERO DE SISTEMAS
13.1 Intermediario entre PGN y
empresa que vendió el aplicativo SIAF.
13.2 Conoce todos los beneficios del
paquete y su manejo.
OFICINISTA O SECRETARIO
Solicita hojas de vida al encargado
de esa sección.
OFICINISTA O SECRETARIO
Estudia la sección de hoja de vida
correspondiente a documentos de
ingreso, documento por documento y se
le va colocando el sello de
sistematizado.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
337
OFICINISTA O SECRETARIO
Registra en formato fabricado
previamente:
• Información general: dirección de
residencia y lugar, estado civil, número
de hijos, si es o no jefe de hogar, libreta
militar, distrito, clase, fecha y lugar de
nacimiento.
• Información académica: primaria,
secundaria, técnica, tecnológica,
universitaria, especializaciones, máster
y doctorados; para cada ítem se anota:
tipo de educación, establecimiento,
ciudad, año de terminación y título
obtenido.
• Cursos realizados: para cada curso
se anota: tipo (curso, seminario, taller,
formación, etc., de acuerdo a tabla),
nombre del curso, establecimiento,
ciudad, intensidad horaria y fecha de
terminación.
• Información laboral: para cada una
de las experiencias laborales se anota:
Entidad, tipo de entidad, ciudad,
ingreso, retiro y cargo desempeñado.
OFICINISTA O SECRETARIO
Selecciona el número de cédula del
funcionario y revisa si la información ya
está o no en el sistema, se puede
complementar, omitir o digitar completa.
OFICINISTA O SECRETARIO
Digita la información consignada en
el formato anterior en el SIAF, módulo
de personal, actualización de
información general.
OFICINISTA O SECRETARIO
Anota la cédula, el nombre y
observación, si tiene, en un archivo de
un sistema, para saber cuáles hojas se
han sistematizado.
OFICINISTA O SECRETARIO
Coloca el sello de sistematizado en el
lomo de la hoja de vida y se devuelve.
OFICINISTA O SECRETARIO
Recibe del encargado de selección
de documentos para la hoja de vida
documentos sueltos que tienen que ver
con información general, académica,
cursos realizados o académica.
OFICINISTA O SECRETARIO
Busca número de cédula si no lo
tiene y lo digita directamente en el SIAF.
OFICINISTA O SECRETARIO
Coloca sello de sistematizado al
documento y lo devuelve.
14. INDICADORES
• Promedio hojas de vida
sistematizadas:
Total días
________________________________
____
Número hojas sistematizadas
• Porcentaje
Número hojas sistematizadas
________________________________
_
Número de hojas programadas
Dependencia: División Gestión
Humana Grupo viáticos
Proceso: Comisión de servicios
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
338
Procedimiento: Reconocimiento de
viáticos
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Reconocimiento y pago a mediano
plazo de los valores causados (viáticos
y gastos de viaje) con ocasión de los
desplazamientos de los servidores de la
Entidad a sede diferente a la de su
trabajo.
2. CLIENTES
Los servidores de la Procuraduría
General de la Nación y el Oficial de la
Policía Nacional que se encuentre en
comisión permanente en cumplimiento
de las funciones de seguridad y
protección del Procurador General.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
servidores de la Entidad que deban
desplazarse a desempeñar sus
funciones a un lugar diferente a la sede
habitual de sus labores, y al Oficial de
la Policía Nacional cuando deba
desplazarse con el Procurador General
a lugar diferente a la sede habitual de
sus labores.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los Jefes
de Dependencia, a la Secretaría
General, al Grupo de Viáticos y a la
División Financiera.
5. REFERENCIAS
• Decreto 262 de 2000
• Decreto 067 del 8 de enero de 1999
• Resolución 082 del 18 de enero de
1999.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Modelo de Resolución de
reconocimiento de viáticos y gastos de
viaje.
• Ordenes de pago.
8. CONDICIONES GENERALES
Auto comisorio expedido por el Jefe
de dependencia, con antelación al
desplazamiento
9. SALIDAS
Resoluciones
Tiquetes
Ordenes de pago
10. REGISTROS
• Nombre del funcionario
• Cargo
• Destino
• Duración de la comisión, etc.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Correcta Liquidación y elaboración
de las resoluciones de reconocimiento y
órdenes de pago, confrontándolos con
los documentos soportes.
• Autenticidad de los documentos
soportes para la legalización de la
comisión.
• Relación consecutiva de las
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
339
cuentas de pago de viáticos.
12. ANEXOS
• Auto comisorio
• Cumplido de permanencia
• Carátulas de Tiquetes Aéreos y sus
pasabordos
• Tiquetes Terrestres.
13. ACTIVIDADES
13.1 JEFE DE DEPENDENCIA
Envía auto comisorio con su visto
bueno al Secretario General para la
autorización del desplazamiento.
13.2 SECRETARIO GENERAL
Envía al Grupo de Viáticos el Auto
Comisorio debidamente autorizado,
para su respectivo trámite.
13.3 CITADOR 4
Recibe y radica en el libro los autos
comisorios autorizados por Secretaría
General.
13.4 SECRETARIO 8
Solicita a la Agencia de Viajes los
tiquetes aéreos y las reservas
necesarias para los desplazamientos.
13.5 OFICINISTA 6
Alimenta el programa SIAF para la
elaboración del proyecto de resolución
de autorización y reconocimiento de
comisión de servicio.
13.6 PROFESIONAL 17
Recibe el proyecto de resolución con
sus anexos, lo revisa y da el visto
bueno.
13.7 CITADOR 4
Radica el proyecto de resolución y lo
lleva a la División Financiera para
elaborar la disponibilidad presupuestal.
13.8 SECRETARIO EJECUCION
PRESUPUESTAL
Radica proyecto de resolución y lo
envía a Secretaría General para la
firma del Ordenador del Gasto,
numeración y fecha. Luego se envía al
Grupo de Viáticos, para su legalización.
13.9 OFICINISTA 6
Recepciona los documentos de los
funcionarios una vez hayan cumplido la
comisión y procede a liquidar la
respectiva cuenta y a numerarla.
13.10 PROFESIONAL 17
Revisa la liquidación y la devuelve al
Oficinista grado 06 para que la ingrese
al SIAF y la envíe a la División
Financiera para su respectivo pago.
14. INDICADORES
• Documentación:
Número comisiones pagadas por
reconocimiento
________________________________
_________________ x 100
Total Comisiones en el año
• Porcentaje de comisiones que no se
efectúan por avance
• Comisiones a diferentes
departamentos y ciudades canceladas
por reconocimiento
Dependencia: División Gestión
Humana Grupo viáticos
Proceso: Comisión de servicios
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
340
Procedimiento: Avance de viáticos
por caja menor
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Garantizar que los servidores de la
Entidad efectúen su desplazamiento a
diferentes lugares de trabajo con los
emolumentos necesarios para su
manutención y desplazamiento.
2. CLIENTES
Los servidores de la Procuraduría
General de la Nación y el Oficial de la
Policía Nacional que se encuentre en
comisión permanente en cumplimiento
de las funciones de seguridad y
protección del Procurador General.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
servidores de la Entidad que deban
desplazarse a desempeñar sus
funciones a un lugar diferente a la sede
habitual de sus labores, y al Oficial de
la Policía Nacional cuando deba
desplazarse con el Procurador General
a lugar diferente a la sede habitual de
sus labores.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los Jefes
de Dependencia, a la Secretaría
General, al Grupo de Viáticos y a la
División Financiera.
5. REFERENCIAS
• Decreto 262 de 2000
• Decreto 067 del 8 de enero de 1999
• Resolución 082 del 18 de enero de
1999
• Resolución 002 del 1º de enero de
2000
• Resolución 333 del 18 de
septiembre de 2000.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS PARA UTILIZAR
• Modelo de Resolución de
reconocimiento de viáticos y gastos de
viaje
• Ordenes de pago
• Cheque.
8. CONDICIONES GENERALES
Auto comisorio expedido por el Jefe
de dependencia, con antelación al
desplazamiento.
9. SALIDAS
Tiquetes
Resoluciones
10. REGISTROS
• Resoluciones de avance
• Autos comisorios
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Correcta Liquidación y elaboración
de las resoluciones de avance,
confrontándolos con los documentos
soportes.
• Autenticidad de los documentos
soportes para la legalización de la
comisión.
• Relación consecutiva de las
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
341
cuentas de pago de viáticos.
12. ANEXOS
• Auto comisorio
• Cumplido de permanencia
• Carátulas de Tiquetes Aéreos y sus
pasabordos
• Tiquetes Terrestres.
13. ACTIVIDADES
13.1 JEFE DE DEPENDENCIA
Envía a Secretaría General el Auto
comisorio con visto bueno para su
autorización.
13.2 SECRETARIA GENERAL
Envía al grupo de viáticos el auto
comisorio con su autorización.
13.3 CITADOR 4
Radica en el libro y lo pasa al
Secretario Grado 8 del Grupo de
Viáticos.
13.4 SECRETARIO 8
Solicita a la agencia de viajes las
respectivas reservas y tiquetes, y pasa
el Auto al Oficinista Grado 6.
13.5 OFICINISTA 6
Alimenta el programa SIAF para la
elaboración del proyecto de resolución
de autorización y reconocimiento de
comisión de servicio.
13.6 PROFESIONAL 17
Revisa proyecto de resolución y con
visto bueno lo pasa a la citadora para
llevarlo a Secretaría General, para su
firma, numeración, y devolución al
Grupo de Viáticos para el giro del
avance. Cumplida la comisión,
recepciona los documentos al regreso
del comisionado para la legalización.
13.7 PROFESIONAL 17
Recopila las resoluciones para la
legalización de la caja menor ante la
División Financiera.
14. INDICADORES
• Documentación:
Número comisiones canceladas por
avance
________________________________
___________ x 100
Total Comisiones en el año
• Comisiones a diferentes
departamentos y ciudades canceladas
por avance
Dependencia: División Gestión
Humana Grupo viáticos
Proceso: Comisión de Servicios
Procedimiento: Reconocimiento
posterior a su cumplimiento
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Garantizar que los servidores de la
Entidad que por razón de sus funciones
en eventos especiales deban
desplazarse en forma intempestiva e
imprevista a lugares diferentes a su
sede habitual de trabajo, les sean
reconocidos los correspondientes
viáticos y gastos de viaje.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
342
2. CLIENTES
Los servidores de la Procuraduría
General de la Nación y el Oficial de la
Policía Nacional que se encuentre en
comisión permanente en cumplimiento
de las funciones de seguridad y
protección del Procurador General.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
servidores de la Entidad que deban
desplazarse a desempeñar sus
funciones a un lugar diferente a la sede
habitual de sus labores, y al Oficial de
la Policía Nacional cuando deba
desplazarse con el Procurador General
a lugar diferente a la sede habitual de
sus labores.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los Jefes
de Dependencia, a la Secretaría
General, al Grupo de Viáticos y a la
División Financiera.
5. REFERENCIAS
• Decreto 262 de 2000
• Decreto 067 del 8 de enero de 1999
• Resolución 082 del 18 de enero de
1999.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Modelo de Resolución de
reconocimiento de viáticos y gastos de
viaje
• Ordenes de pago
8. CONDICIONES GENERALES
Auto comisorio expedido por el Jefe
de dependencia.
9. SALIDAS
Resoluciones
10. REGISTROS
• Resoluciones de reconocimiento
• Auto comisorio
• Cumplido de permanencia
• Carátulas de Tiquetes Aéreos y sus
pasabordos
• Tiquetes Terrestres
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Correcta Liquidación y elaboración
de las resoluciones de reconocimiento
posterior al cumplimiento de la
comisión, confrontándolos con los
documentos soportes.
• Autenticidad de los documentos
soportes para la legalización de la
comisión.
• Relación consecutiva de las
cuentas de pago de viáticos
12. ANEXOS
• Resoluciones de reconocimiento.
• Auto comisorio
• Cumplido de permanencia
• Carátulas de Tiquetes Aéreos y sus
pasabordos
• Tiquetes Terrestres.
13. ACTIVIDADES
13.1 SECRETARIO 8 Y/O
OFICINISTA 6
Recepcionan auto comisorio junto
con el cumplido de permanencia y/o
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
343
gasto de transporte aéreo, terrestre o
fluvial, elabora proyecto resolución.
13.2 PROFESIONAL 17
Revisa aprueba y envía a ejecución
presupuestal proyecto resolución para
su imputación, pasando luego a
Secretaría General.
13.3 SECRETARIO GENERAL
Firma resolución ordenando el pago y
lo pasa al citador para numeración y
fecha, y lo devuelva al grupo de
viáticos.
13.4 OFICINISTA 6
Numera la cuenta, enviándose a
ejecución presupuestal para el pago
respectivo, con la copia se ingresa al
sistema SIAF y se archiva carpeta de
funcionario como soporte.
14. INDICADORES
• Documentación:
Número comisiones con reconocimiento
posterior a su cumplimiento
________________________________
__________________________ x 100
Total Comisiones en el año
• Comisiones a diferentes
departamentos y ciudades con
reconocimiento posterior a su
cumplimiento
• Dependencias y cargos que
solicitan trámite de reconocimiento
posterior a su cumplimiento.
Dependencia: División Gestión
Humana Grupo viáticos
Proceso: Comisión de servicios
Procedimiento: Revocatoria
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Permitir que los actos administrativos
proferidos con ocasión de las
comisiones correspondan a su real
ejecución en los eventos en que
después de suscrito el auto comisorio,
éste varíe, debiendo ser adicionados,
aclarados, modificados o revocados.
2. CLIENTES
Los servidores de la Procuraduría
General de la Nación y el Oficial de la
Policía Nacional que se encuentre en
comisión permanente en cumplimiento
de las funciones de seguridad y
protección del Procurador General.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
servidores de la Entidad que deban
desplazarse a desempeñar sus
funciones a un lugar diferente a la sede
habitual de sus labores, y al Oficial de
la Policía Nacional cuando deba
desplazarse con el Procurador General
a lugar diferente a la sede habitual de
sus labores, y las condiciones iniciales
de la comisión resultaren cambiadas.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los Jefes
de Dependencia, a la Secretaría
General, al Grupo de Viáticos y a la
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
344
División Financiera.
5. REFERENCIAS
• Decreto 262 de 2000
• Decreto 067 del 8 de enero de 1999
• Decreto 01 de 1984
• Resolución 082 del 18 de enero de
1999.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
No aplica.
8. CONDICIONES GENERALES
Auto comisorio expedido por el Jefe
de dependencia.
Auto modificatorio de los términos de
la comisión.
9. SALIDAS
Resolución.
10. REGISTROS
• Resolución modificatoria de la
inicial
• Auto comisorio
• Auto modificatorio o de revocatoria
• Cumplido de permanencia
• Carátulas de Tiquetes Aéreos y sus
pasabordos
• Tiquetes Terrestres.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Correcta elaboración de las
resoluciones modificatorias
confrontándolos con los documentos
soportes.
12. ANEXOS
• Resolución de reconocimiento o
avance
• Auto comisorio
• Auto modificatorio
• Cumplido de permanencia
• Carátulas de Tiquetes Aéreos y sus
pasabordos
• Tiquetes Terrestres.
13. ACTIVIDADES
13.1 SECRETARIO 8 Y/O
OFICINISTA 6
Elabora proyecto resolución y se
envía a Profesional 17.
13.2 PROFESIONAL 17
Revisa y aprueba proyecto
resolución, pasando a Secretaría
General.
13.3 SECRETARIA GENERAL
Se firma, numera y fecha resolución,
devolviéndola al Grupo de Viáticos
13.4 OFICINISTA 6
Recibe resolución y envía a
Ejecución Presupuestal para su
respectivo trámite, quedando en
viáticos copia.
14. INDICADORES
• Documentación:
Comisiones revocada
________________________________
__x 100
Total Comisiones en el año
• Comisiones aclaradas
• Comisiones modificadas
• Razones de modificación,
aclaración o revocatoria
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
345
Dependencia: División Gestión
Humana Grupo Viáticos
Proceso: Cancelación Tiquetes
Aéreos
Procedimiento: Elaboración órdenes
de pago a agencias de viajes
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Reconocer y elaborar las órdenes de
pago a favor de la Agencia de Viajes
seleccionada mediante licitación
pública, encargada de suministrar los
Tiquetes Aéreos utilizados por los
servidores de la Entidad por razón de
comisiones o traslados.
2. CLIENTES
Participan dentro del proceso,
Secretaría General, División Financiera,
Oficina Jurídica, División Administrativa,
Grupo de Viáticos.
3. ALCANCE
La agencia de viajes seleccionada
mediante licitación pública para el
suministro de los Tiquetes Aéreos.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a
Secretaría General, División Financiera,
Oficina Jurídica, División Administrativa,
Grupo de Viáticos.
5. REFERENCIAS
• Términos de Referencia licitación
pública
• Contrato de suministro
• Ley 80 de 1993
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Orden de pago.
8. CONDICIONES GENERALES
• Facturas de cobro expedidas por la
agencia de viajes por cada tiquete
aéreo.
• Resolución de reconocimiento y
autorización de viáticos y gastos de
viaje de comisión de servicios.
9. SALIDAS
Ordenes de pago.
Copias de las Resoluciones de
reconocimiento y de avance de viáticos
y gastos de viaje.
Facturas de cobro enviadas por la
Agencia de Viajes.
10. REGISTROS
• Nombre de la Agencia
• Nit
• Facturas de cobro enviadas por la
agencia de viajes
• Copias de las resoluciones de
reconocimiento y de avance de viáticos
y gastos de viaje por comisión de
servicios.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Confrontación de las resoluciones
de reconocimiento y avance con las
facturas de cobro enviadas por la
agencia de viajes.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
346
12. ANEXOS
• Resoluciones de reconocimiento o
avance
• Facturas de cobro.
13. ACTIVIDADES
13.1 SECRETARIO 8 Y/O
OFICINISTA 6
Elabora la orden de pago a la
agencia de viajes con copia de
resolución de avance o reconocimiento
y la factura.
13.2 PROFESIONAL 17
Revisa y aprueba orden de pago, y
envía proyecto de orden de pago a
Oficina Jurídica para su revisión,
cuando vuelve la remite a Secretaría
General para su ordenación.
13.3 SECRETARIA GENERAL
Firma orden de pago, la fechan y
devuelven al grupo de viáticos.
13.4 OFICINISTA 6
Recibe la orden de pago y envía a
Ejecución presupuestal para su
respectivo trámite, quedando en viáticos
copia y anexos de la factura.
14. INDICADORES
• Documentación:
Valores cancelados mensualmente
________________________________
_______ x 100
Total Valor órdenes de pago
• Valores tiquetes situados fuera de
Bogotá
Dependencia: División Gestión
Humana Grupo viáticos
Proceso: Traslado de funcionarios
Procedimiento: Suministro de
tiquetes aéreos
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 2 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Suministrar Tiquetes Aéreos a los
servidores de la Entidad que sean
trasladados a diferente ciudad.
2. CLIENTES
Funcionarios de la Entidad que sean
trasladados temporal o definitivamente
a prestar sus servicios en otra ciudad.
3. ALCANCE
Unicamente a aquellos servidores de
la Entidad que por razones del servicio
son trasladados temporal o
definitivamente a prestar sus servicios
fuera de la ciudad.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a
Secretaría General, División Financiera,
División de Gestión Humana, Grupo de
Viáticos.
5. REFERENCIAS
• Decreto 262 de 2000
• Resolución 082 del 18 de enero de
1999.
6. DEFINICIONES
No aplica.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
347
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Solicitud del funcionario trasladado
al ordenador del gasto
• Resolución suministro de tiquetes.
8. CONDICIONES GENERALES
• Oficio de solicitud de suministro de
tiquetes, debidamente autorizado por
Secretaría General.
9. SALIDAS
Oficio de solicitud
Decreto de traslado
Resolución suministro de tiquetes
aéreos.
10. REGISTROS
• Nombre del funcionario
• Cargo
• Ciudad a donde fue trasladado.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Confrontación y elaboración de las
resoluciones para la entrega o situado
de tiquetes aéreos a los servidores
que sean trasladados, con el acto
administrativo de traslado y el oficio de
solicitud.
12. ANEXOS
• Oficio de solicitud.
• Acto administrativo de traslado.
13. ACTIVIDADES
13.1 FUNCIONARIO
Hace la solicitud mediante oficio
indicando traslado a otra ciudad,
teniendo derecho a que se le entregue
los tiquetes aéreos para él y sus
familiares.
13.2 SECRETARIO 8
Elabora proyecto resolución y envía a
Profesional 17 quien lo revisa y solicita
certificado de disponibilidad
presupuestal a favor de la agencia de
viajes.
13.3 PROFESIONAL 17
Envía proyecto resolución a
Secretaría General para la ordenación
del pago.
13.4 SECRETARIA GENERAL
Firma resolución y la devuelve
numerada y fechada al grupo de
viáticos.
13.5 OFICINISTA 6
Recibe y envía a Ejecución
presupuestal para su trámite, quedando
en viáticos la copia con sus anexos.
14. INDICADORES
• Documentación:
Valores cancelados mensualmente por
traslado
________________________________
________________x 100
Total Valor traslados
• Valores tiquetes situados fuera de
Bogotá
Dependencia: División Gestión
Humana Grupo Desarrollo y Bienestar
Proceso: Seguridad social
Procedimiento: Auxilio funerario
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
348
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Reconocer y pagar el auxilio
funerario por el fallecimiento de un
servidor de la Entidad, a la persona que
sufragó los gastos por los servicios
fúnebres, conforme a la norma y dentro
de la mayor agilidad y eficiencia.
2. CLIENTES
El familiar que demuestre haber
sufragado los gastos ocasionados por el
fallecimiento del servidor.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a los
familiares del servidor fallecido, Grupo
de Desarrollo y Bienestar de Personal,
División de Gestión, Grupo de Ejecución
Presupuestal, Secretaría General y
Contabilidad.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a
Profesional Universitario Grado 17, Jefe
División Grado 22, Asesor Grado 19,
Secretaria General, contabilidad y
tesorera.
5. REFERENCIAS
Decreto-Ley 262 de 2000
Ley 201 de 1995 y demás normas
concomitantes.
6. DEFINICIONES
CAP: Certificado de Disponibilidad
Presupuestal.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Modelo de resolución.
8. CONDICIONES GENERALES
El artículo 194 de la Ley 201 de 1995
establece:
“Cuando fallezca un servidor de la
Procuraduría General de la Nación, se
pagarán directamente con cargo al
respectivo presupuesto los gastos
funerarios correspondientes, por un
monto equivalente a diez (10) salarios
mínimos vigentes para la fecha del
fallecimiento. El pago se efectuará
mediante la presentación de los
comprobantes respectivos en original, a
la persona que demuestre haber
sufragado los gastos”.
El beneficiario debe presentar la
documentación dentro de los ocho (8)
días siguientes de ocurrido el
fallecimiento, a saber: Solicitud del
reconocimiento del auxilio por la
persona que sufragó los gastos,
Registro de Defunción, facturas de pago
y fotocopia del documento de identidad
del solicitante.
9. SALIDAS
El acto administrativo donde se
reconoce y se autoriza el pago del
auxilio funerario.
10. REGISTROS
Comunicación al beneficiario del acto
administrativo.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Correcta presentación del proyecto
de la resolución: normas, nombre,
identificación, valor y otros.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
GRUPO DE DESARROLLO Y
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
349
BIENESTAR DE PERSONAL
Profesional Universitario Grado 17
13.1 Una vez se tenga conocimiento
cierto del fallecimiento del servidor, se
establece contacto con la familia,
brindándole apoyo y orientándolo sobre
el auxilio funerario y los trámites que
debe hacer para el respectivo
reconocimiento.
13.2 Recibe los documentos exigidos
por ley y los revisa.
13.3 Elabora el proyecto de la
resolución para el reconocimiento y
pago del auxilio funerario a la persona
que acredite haber sufragado los gastos
funerarios.
DIVISION DE GESTION HUMANA
Asesor Grado 21
13.4 Revisa el proyecto de la
resolución y obtiene el visto bueno del
Jefe de la División de Gestión Humana.
13.5 Regresa el proyecto al Grupo de
Desarrollo y Bienestar de Personal para
el trámite del CAP.
GRUPO DE EJECUCION
PRESUPUESTAL
Asesor Grado 19
13.6 Recibe el proyecto de la
resolución y lo registra en el libro
radicador.
13.7 Expide el CAP de acuerdo con
lo estipulado en el proyecto de la
resolución y lo remite a Secretaría
General.
SECRETARIA GENERAL
13.8 Recibe el proyecto de la
resolución con sus anexos para su
aprobación y firma como ordenadora del
gasto.
13.9 Numera, y radica la resolución y
procede a devolverla.
GRUPO DE DESARROLLO Y
BIENESTAR DE PERSONAL
Profesional Universitario Grado 17
13.10 Envía la resolución al Grupo de
Contabilidad para que continúe el
trámite y tesorería efectúe el respectivo
pago.
13.11 Informa al beneficiario sobre el
pago del auxilio
13.12 Ver proceso de pago
14. INDICADORES
Número de solicitudes tramitadas
________________________________
_______ x 100
Total de solicitudes recibidas
Valor total de auxilios otorgados
________________________________
_______ x 100
Número de beneficiarios
• Tiempo medio de atención del
auxilio
Dependencia: División Gestión
Humana Grupo Desarrollo y Bienestar
Proceso: Seguridad Social
Procedimiento: Seguro de Vida
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
350
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Amparar al servidor y sus
beneficiarios de acuerdo con las
condiciones generales y particulares
establecidas en la póliza, y dentro de la
mayor transparencia
2. CLIENTES
Los servidores de la Entidad y sus
beneficiarios.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a los
servidores de la Entidad, Grupo de
Desarrollo y Bienestar de Personal,
Corredores de Seguro.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a Técnico
Administrativo Grado 13, Personal
Corredores de Seguro.
5. REFERENCIAS
Ley 16 de 1988 y demás normas
concomitantes.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Modelo formato Certificado Individual
de Seguro de Vida.
8. CONDICIONES GENERALES
Los amparos y valores asegurados
individuales por la presente póliza, se
regirán de acuerdo con lo preceptuado
por la Ley 16 de enero 28 de 1998.
9. SALIDAS
Certificado Individual de Seguro de
Vida registrado por los Corredores de
Seguro.
10. REGISTROS
Copias del Certificado Individual de
Seguro de Vida, para el servidor y para
la hoja de vida.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Correcta presentación del
Formulario.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
GRUPO DE DESARROLLO Y
BIENESTAR DE PERSONAL
Técnico Administrativo 13.
13.1 Entrega al servidor el formulario
y lo orienta en su diligenciamiento de
acuerdo con las condiciones generales
estipuladas en el mismo.
13.2 Envía a los Corredores de
Seguro los formularios de los
servidores a nivel nacional para
aprobación.
CORREDORES DE SEGURO
13.3 Radica y numera el formulario y
devuelve las copias al Grupo de
Desarrollo y Bienestar de Personal.
DESARROLLO Y BIENESTAR DE
PERSONAL
Técnico Administrativo Grado 13
13.4 Entrega a los servidores del
nivel central el comprobante del seguro,
y los del nivel regional los envía a las
coordinaciones administrativas para su
respectiva distribución.
13.5 Remite copia del seguro al
Grupo de Hojas de Vida para que se
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
351
anexe en su respectiva carpeta.
14. INDICADORES
Número de seguros de vida tramitados
________________________________
_______ x 100
Total de seguros de vida diligenciado
Dependencia: División Gestión
Humana Grupo Desarrollo y Bienestar
Proceso: Seguridad Social
Procedimiento: Afiliación de
beneficiarios a E.P.S. (Cajanal-I.S.S )
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Afiliar a los beneficiarios del servidor
para que tengan acceso a los servicios
de salud, conforme a lo establecido en
la Ley 100 de 1993, de una manera ágil
y oportuna.
2. CLIENTES
Los servidores de la Entidad y su
grupo familiar.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica al servidor
y a su grupo familiar, Grupo de
Desarrollo y Bienestar de Personal,
E.PS. e I.P.S.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a Asesor
Grado 19, Profesional Universitario
Grado 15, Técnico Administrativo Grado
11.
5. REFERENCIAS
Ley 100 de 1993
Decreto-ley 262 de 2000 y demás
normas concomitantes.
6. DEFINICIONES
E.P.S.: Entidad Promotora de
Servicios
I.P.S.: Institución Prestadora de
Servicios
U.P.C.: Unidad Por Capitación.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Modelo Formato Novedades del
Cotizante
Modelo Formato Novedades del
Beneficiario.
8. CONDICIONES GENERALES
Todos los miembros de los servidores
que pertenecen al primer grado de
consaguinidad y segundo grado de
afinidad.
9. SALIDAS
Formulario de Afiliación y su
presentación ante la EPS.
10. REGISTROS
Carné de afiliación a la E.P.S.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Correcta presentación del formulario
de afiliación y con su respectiva
documentación, revisado por el
funcionario responsable.
12. ANEXOS
Formulario de afiliación a la EPS
Documento de identidad
Registro Civil de Nacimiento
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
352
Certificado de estudios
Certificado de Supervivencia de los
padres y hermanos con incapacidad
física-mental.
13. ACTIVIDADES
GRUPO DE DESARROLLO Y
BIENESTAR DE PERSONAL
Profesional Universitario Grado 15,
Técnico Administrativo Grado 11
13.1 Colabora con el servidor en el
diligenciamiento del formulario
específico de afiliación de beneficiarios
a las E.P.S. Cajanal e I.S.S.
13.2 Recepciona los formularios y los
radica ante la respectiva E.P.S.
13.3 Establece y mantiene contacto
permanente con las EPS e IPS, con el
fin de optimizar los servicios y manejar
alguna irregularidad que se presente en
la utilización de los mismos.
Técnico Administrativo Grado 11
13.4 Orienta al servidor sobre el
cambio de IPS de Cajanal EPS,
prestación de servicios médicos, red de
urgencias y hospitalaria, y puntos de
atención.
13.5 Colabora en el diligenciamiento
del formulario para el cambio de IPS de
Cajanal EPS.
13.6 Recepciona el formulario y lo
radica en Cajanal EPS, y obtiene un
nuevo carné de atención.
13.7 Orienta al servidor sobre la
afiliación de familiares que no están
incluidos en el grupo primario, y en lo
referente al pago de la UPC Adicional.
Asesor Grado 19
13.8 Firma los formularios de
afiliación como representante de la
Entidad y los devuelve al funcionario
responsable para que los radique en la
respectiva EPS.
14. INDICADORES
Número de afiliaciones tramitadas
________________________________
____ x 100
Total de formularios entregados
Total de servidores
________________________________
___x100
Número de beneficiarios
Dependencia: División Gestión
Humana Grupo Desarrollo y Bienestar
Proceso: Seguridad Social
Procedimiento: Afiliación a Caja de
Compensación para Prestación de
Servicios y Subsidio Familiar.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Afiliar a los servidores de la
Procuraduría General de la Nación y a
los miembros del grupo familiar a la
Caja de Compensación, para que se
beneficien de los servicios y
programas, de una manera rápida y
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
353
eficiente.
2. CLIENTES
Los servidores de la Entidad y su
grupo familiar
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica al servidor
y a su grupo familiar, Grupo de
Desarrollo y Bienestar de Personal,
Caja de Compensación.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a Auxiliar
Administrativo Grado 09, Técnico
Administrativo Grado 16, Profesional
Universitario Grado 17, Asesor Grado
19, y Caja de Compensación Familiar.
5. REFERENCIAS
Ley 21 de 1982
Decreto-ley 262 de 2000 y demás
normas concomitantes.
6. DEFINICIONES
CAFAM : Caja de Compensación
Familiar.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Modelo Formulario de Inscripción
individual afiliado
Modelo Formulario Solicitud Centro
Vacacionales
Modelo Formulario de Crédito
personal
Modelo Formulario de inscripción
para postulantes al subsidio familiar de
vivienda.
8. CONDICIONES GENERALES
El servidor afiliado, su cónyuge o
compañera (o) permanente y personas
a cargo pueden utilizar los servicios y
programas de la Caja. Las personas a
cargo pueden además causar el
derecho al subsidio familiar en dinero,
cuando el servidor afiliado cumpla los
requisitos para ser beneficiario, los
cuales son:
1. La remuneración que recibe
mensualmente no puede exceder los
cuatro (4) salarios mínimos legales
vigentes.
2. Tener personas a cargo para
justificar el derecho de recibir esta
prestación.
9. SALIDAS
Formulario de Afiliación por la Caja
de Compensación.
10. REGISTROS
Carné de afiliación a la Caja de
Compensación.
Revisión por parte del servidor de la
información dada en el carné.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Correcta presentación del formulario
de afiliación y de la documentación,
revisado por el funcionario responsable
de la Entidad.
12. ANEXOS
Fotocopia de la cédula de ciudadanía
del servidor
Fotocopia de la cédula de ciudadanía
del cónyuge o compañero (a)
permanente
Partida o Registro Civil de
Matrimonio, cuando el beneficiario del
Subsidio es un hijastro
Certificación laboral del cónyuge o
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
354
compañero (a), si está trabajando, de
sueldo y aclaración sobre si recibe o no
subsidio
Partida o Registro Civil de nacimiento
del hijo, hijastro y/o hermano
Certificado escolar del año que está
cursando para hijos y/o hermanos
mayores de 12 años Para hijos de 18 a
23 años de edad, constancia sobre los
estudios que realiza en el horario diurno
Escritura de adopción, en caso de
que el menor beneficiario sea hijo
adoptivo
Partida de defunción del padre
afiliado, cuando el subsidio beneficie a
hermanos
Fotocopia autenticada de la cédula
de ciudadanía del padre y/o madre,
cuando se va a recibir subsidio por
ellos
Certificado de supervivencia del
padre, con fecha de expedición no
mayor de dos meses.
13. ACTIVIDADES
GRUPO DE DESARROLLO Y
BIENESTAR DE PERSONAL
Auxiliar Administrativo Grado 09 y/o
Técnico Administrativo Grado 16.
13.1 Entrega al nuevo servidor el
formulario de inscripción a Caja de
Compensación Familiar, orienta en su
diligenciamiento y le informa sobre los
servicios y programas que tiene y
quiénes son los beneficiarios de los
mismos.
13.2 Informa y tramita el subsidio
familiar a los servidores que tengan
derecho de acuerdo con la Ley 21 de
1982, y solicita la documentación
específica de los beneficiarios.
13.3 Tramita las afiliaciones de los
servidores ante la Caja.
13.4 Recibe mensualmente de Caja
el bono del subsidio familiar y lo entrega
personalmente al servidor o al
beneficiario.
13.5 Entrega al servidor formularios
para la solicitud de alojamiento en los
centros vacacionales e informa sobre
las tarifas en alta y baja temporada y el
calendario de recepción de solicitudes.
13.6 Orienta al servidor sobre los
créditos personales, documentación que
debe acreditar y diligenciamiento del
formulario.
13.7 Establece y mantiene contacto
permanente con la Caja, para resolver
inquietudes que presentan los
servidores con relación a los servicios y
programas.
13.8 Divulga en cartelera los
programas que ofrece la Caja a sus
afiliados.
13.9 Entrega a los servidores el
carné de afiliación o copia para que
pueda utilizar los servicios
temporalmente hasta que pueda
disponer del carné de afiliado.
Profesional Universitario Grado 17
13.10 Coordina con CAFAM el
servicio de odontología y medicina
general que opera en las instalaciones
de la Procuraduría.
Asesor Grado 19
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
355
13.11 Firma los formularios
diligenciados por los servidores como
representante de la Entidad.
CAJA DE COMPENSACION
FAMILIAR
13.12 Recibe por ventanilla los
formularios diligenciados totalmente con
los documentos requeridos, donde los
revisan inmediatamente para así mismo
informar sobre su aprobación o rechazo.
14. INDICADORES
Número de solicitudes rechazadas
________________________________
____ x 100
Total de afiliaciones recibidas
Valor total de subsidios otorgados
________________________________
___ x 100
Número de beneficiarios
Dependencia: División Gestión
Humana Grupo Desarrollo y Bienestar
Proceso: Seguridad Social
Procedimiento: Coordinación
programa preparación a la jubilación
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 3001
1. OBJETIVO
Ofrecer a los servidores próximos a
pensionarse información y
conocimientos que propicien un
mejoramiento en los estilos de vida y
fomentar espacios de reflexión que les
permita tomar decisiones sobre
aspectos involucrados en el retiro
laboral.
2. CLIENTES
Los servidores de la Entidad
próximos a pensionarse y su grupo
familiar.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a los
servidores de la Entidad que cumplen o
están por cumplir requisitos para
pensión, Instituciones Estatales y
Privadas.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a Asesor
Grado 19 y Profesional Universitario
Grado 17.
5. REFERENCIAS
Ley 100 de 1993
Decreto 036 de 1998
Decreto 1567 de 1998
Decreto-ley 262 de 2000 y demás
normas concomitantes.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Modelo ficha informativa
Modelo formato inscripción
Modelo formato registro de
asistencia.
8. CONDICIONES GENERALES
El Decreto 036 de 1998 emanado del
Ministerio de Trabajo y Seguridad
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
356
Social, establece las directrices para el
desarrollo de los programas de
preparación a la jubilación.
9. SALIDAS
Listado de servidores que tienen
requisitos para pensión
Listado de inscritos
Registro de Asistencia
Informe de cada actividad que se
desarrolla.
10. REGISTROS
Registro de asistencia
Informe de actividades.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Correcta elaboración de las fichas
informativas, nombre, identificación,
edad, tiempo de servicios.
• Firma de los asistentes en el
registro de asistencia a las actividades.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
GRUPO DE DESARROLLO Y
BIENESTAR DE PERSONAL
Profesional Universitario Grado 17
13.1 Actualiza periódicamente los
registros y estadísticas del personal
próximo a pensionarse, para la cual
elabora una ficha que contiene los
datos personales, el tiempo de servicio
en otras entidades y en la Procuraduría
General de la Nación.
13.2 Aplica instrumentos de
investigación para establecer
prioridades en las políticas y programas
dirigidos al bienestar de la población
prepensionada.
13.3 Diseña, propone, divulga,
ejecuta y evalúa el programa dirigido al
servidor próximo a pensionarse en
concordancia con el Decreto 036 de
1998.
13.4 Contacta con Instituciones
Públicas y Privadas, para la
consecución de profesionales idóneos
en el área respectiva (legal, física,
psicológica, social, cultural y financiera),
como apoyo en el desarrollo de las
actividades programadas.
13.5 Presta apoyo a los servidores a
nivel nacional en lo referente a los
trámites de la pensión, ante CAJANAL,
I.S..S. y Fondos Privados.
13.6 Asesora y organiza a nivel
territorial con el Coordinador
Administrativo el desarrollo de acciones
dirigidas a la población prepensionada.
13.7 Establece y mantiene contacto
con Instituciones que adelantan
programas de preparación para el retiro
laboral, con el fin de obtener
intercambio de bienes y servicios que
redunden en beneficio del
prepensionado.
13.8 Promueve en cada evento de
este programa, la creación de la
Asociación de Pensionados de la
Procuraduría.
14. INDICADORES
Número de servidores que se benefician
de los eventos
________________________________
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
357
___________________x 100
Total de servidores invitados
Número de servidores que salen a
disfrutar de la pensión
________________________________
_____________________x 100
Total de servidores que cumplen
requisitos para pensión
• Tiempo trámite de la pensión
Dependencia: División Gestión
Humana Grupo desarrollo y bienestar
Proceso: Salud básica
Procedimiento: Programas de
Prevención, Educación y Promoción
(P.E.P.)
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Concientizar a los servidores y a sus
familiares de la importancia de
privilegiar la salud, y desarrollar
acciones encaminadas a conservarla.
2. CLIENTES
Los servidores de la Entidad como
cotizantes y su grupo familiar como
beneficiarios.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a los
servidores de la Entidad, Grupo de
Desarrollo y Bienestar de Personal,
E.P.S. e I.P.S.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a Asesor
Grado 19, Profesional Universitario
Grado 15.
5. REFERENCIAS
Ley 100 de 1993
Decreto 1567 de 1998
Decreto-ley 262 de 2000 y demás
normas concomitantes.
6. DEFINICIONES
E.P.S.: Empresa Promotora de
Salud
I.P.S.: Institución Prestadora de
Servicios de Salud
P.E.P.: Programas de Prevención,
Educación y Promoción.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Modelo Formato de Inscripción
Modelo Formato registro de
asistencia.
8. CONDICIONES GENERALES
Para acceder a estas actividades, el
servidor y su grupo familiar deben estar
afiliados a la EPS que las organiza.
9. SALIDAS
Listado de inscritos
Registro de asistencia
Informe de cada actividad.
10. REGISTRO
Listado de inscritos
Registro de asistencia
Informe final.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
358
11. BASES DE AUTOCONTROL
Control de la Base de Datos de la
EPS
Firma del servidor inscrito en la
actividad mencionada.
Firma del usuario en el carné
respectivo
Firma del participante en el registro
de asistencia.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
GRUPO DE DESARROLLO Y
BIENESTAR DE PERSONAL
Asesor Grado 19 y/o Profesional
Universitario Grado 15.
13.1Establece contacto y coordina
con las diferentes E.P.S., el desarrollo y
ejecución de los Programas de
Prevención, Educación y Promoción
(P.E.P.) en el área de salud (físico-
mental) para los servidores de la
Entidad y sus beneficiarios.
13.2Prioriza las campañas de P.E.P.
de acuerdo con la cobertura y
necesidad de los servidores.
13.3Coordina, promociona, ejecuta y
evalúa los programas seleccionados
13.4Realiza seguimiento continuo
con base en los exámenes paraclínicos
obtenidos, en coordinación con las
diferentes E.P.S e I.P.S.
14. INDICADORES
Número de servidores que se benefician
de las actividades
________________________________
___________________ x 100
Total de servidores afiliados a la EPS
Número de servidores que tienen
seguimiento médico
________________________________
___________________x 100
Total de servidores que se practican
exámenes paraclínicos
Dependencia: División Gestión
Humana Grupo Desarrollo y Bienestar
Proceso: Trabajo Social
Procedimiento: Trabajo social frente
a las dificultades psicosociales del
servidor
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Potenciar el desarrollo de los
recursos del servidor, tendientes a
contribuir en la solución de su
problemática psicosocial, dentro de la
mayor reserva.
2. CLIENTES
Los servidores de la Entidad y su
grupo familiar.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a los
servidores de la Entidad, Grupo de
Desarrollo y Bienestar de Personal.
4. RESPONSABILIDADES
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
359
El procedimiento involucra a Asesor
Grado 19.
5. REFERENCIAS
Decreto 1567 de 1998
Decreto-ley 262 de 2000 y demás
normas concomitantes.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
De acuerdo con la problemática y al
nivel sociocultural, utiliza pruebas
selectivas como:
Cuestionarios, Escalas de
Inteligencia, Pruebas de Lápiz y Papel,
Baterías proyectivas, Escalas Selectivas
y Modelo Ficha Visita Domiciliaria.
8. CONDICIONES GENERALES
Tener una problemática y ser
servidor de la Entidad o pertenecer a su
grupo familiar.
9. SALIDAS
Informe final
Diagnóstico de la problemática
analizada.
10. REGISTROS
Carpeta de Casos atendidos
Ficha Visita domiciliaria.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Firma del profesional que atendió el
caso
Firma del paciente.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
GRUPO DE DESARROLLO Y
BIENESTAR DE PERSONAL
Asesor Grado 19
13.1 Escucha al servidor de la
Entidad que plantea una dificultad
psíquica y/o social, y determina en que
área está ubicado el problema.
13.2 Establece contactos, acudiendo
a los diferentes recursos que se tienen,
incluyendo a la persona del servidor con
el fin de resolver el problema.
13.3 Evalúa en coordinación con el
servidor los recursos, conducentes a la
satisfacción de la necesidad expuesta.
13.4 Mantiene la interacción a través
del diálogo para evaluar los resultados y
hacer seguimiento.
13.5 Determina con el seguimiento, si
el problema se pudo solucionar o si
requiere otro tipo de intervención
(terapia de familia, de pareja e
individual).
14. INDICADORES
Total de casos atendidos
________________________________
_______ x 100
Número de servidores remitidos
Total de sesiones terapéuticas
________________________________
_________ x 100
Número de casos atendidos
Dependencia: División Gestión
Humana Grupo Desarrollo y Bienestar
Proceso: Deporte y Cultura
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
360
Procedimiento: Selección de
instructores para las actividades
artísticas y deportivas
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Contratar profesionales calificados
que contribuyan en el aprendizaje y en
el entrenamiento de las preferencias
artísticas y deportivas de los servidores
de la Entidad, dentro de la mayor
objetividad y transparencia.
2. CLIENTES
Los servidores de la Entidad.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a los
servidores de la Entidad, Grupo de
Desarrollo y Bienestar de Personal.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a Asesor
Grado 19, Profesional Universitario
Grado 15, Secretario Grado 11,
Secretaria General, División
Administrativa.
5. REFERENCIAS
Ley 80 de 1993 y Decretos
reglamentarios
Decreto 1567 de 1998
Decreto-ley 262 de 2000 y demás
normas concomitantes.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Formato Modelo Orden de Trabajo,
P.G.N. 229.
8. CONDICIONES GENERALES
Que la contratación se realice de
acuerdo con lo establecido en la Ley 80
de 1993 y sus Decretos reglamentarios.
9. SALIDAS
Orden de Trabajo o Contratos sin
formalidades plenas.
10. REGISTROS
Comunicación al instructor
seleccionado.
11. BASES DE AUTOCONTROL
La Orden de Trabajo firmada por el
funcionario competente.
12. ANEXOS
Propuestas de los Instructores para
actividades deportivas o artísticas.
13. ACTIVIDADES
GRUPO DE DESARROLLO Y
BIENESTAR DE PERSONAL
Asesor Grado 19
13.1 Recibe hojas de vida de
instructores con propuestas para dirigir
las diferentes modalidades artísticas y
deportivas.
Profesional Universitario Grado 15 y
Secretario Grado 11.
13.2 Evalúa las propuestas, realiza
entrevistas y conceptúa sobre el perfil
de los aspirantes a instructores en el
área artística y deportiva, para la
respectiva selección previa de los
mismos.
13.3 Envía la selección previa a
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
361
Secretaría General para que considere
la contratación de los mismos.
SECRETARIA GENERAL
13.4 Analiza la propuesta, la
aprueba y la devuelve al Grupo
Desarrollo y Bienestar de Personal,
para que siga el proceso.
GRUPO DE DESARROLLO Y
BIENESTAR DE PERSONAL
Profesional Universitario Grado 15 y
Secretario Grado 11.
13.5 Recibe la propuesta con el visto
bueno de Secretaría General y procede
a la elaboración de la Orden de Trabajo,
y la radica en la División Administrativa
para que continúe el trámite financiero
correspondiente.
13.6 Divulga en cartelera la
invitación a los servidores de la Entidad,
y convoca a la inscripción para
conformar los respectivos grupos
artísticos y selecciones deportivas.
13.7 Realiza seguimiento continuo
en el desarrollo de estas actividades
con el fin de que se dé cumplimiento a
lo estipulado en la Orden de Trabajo y
el cronograma de actividades
establecido en el área cultural y
deportiva.
14. INDICADORES
Número de personas que culminan las
actividades
________________________________
_______________x 100
Total de personas inscritas a las
actividades
Número de personas que participan en
ellas
________________________________
______________ x 100
Total de actividades programadas
Dependencia: División Gestión
Humana Grupo Desarrollo y Bienestar
Proceso: Deportes y Recreación
Procedimiento: Coordinación de
eventos deportivos y recreativos
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Brindar a todos los servidores de la
Entidad y sus familiares, el ejercicio del
deporte y la recreación como parte de la
formación integral del ser humano, y
además, fomentar y promover el uso
creativo y constructivo del tiempo libre.
2. CLIENTES
Los servidores de la Entidad y su
grupo familiar.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a los
servidores de la Entidad y a su grupo
familiar, Grupo de Desarrollo de
Bienestar de Personal, Instituciones
estatales del orden nacional y distrital y
privadas.
4. RESPONSABILIDADES
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
362
El procedimiento involucra a
Secretario Grado 11.
5. REFERENCIAS
Ley 181 de 1995
Constitución Nacional art. 52
Decreto 1567 de 1998
Decreto-ley 262 de 2000 y demás
normas concomitantes.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Modelo ficha de antropometría física
y deportiva
Modelo de planilla de inscripciones
8. CONDICIONES GENERALES
Tener aptitud para aprender alguno
de los deportes, disciplina,
responsabilidad.
Para las escuelas de formación
deportiva, dirigida a los hijos de los
servidores de la Entidad, deben oscilar
entre 8 y 14 años de edad.
Se desarrollan en los períodos
vacacionales estudiantiles.
Las selecciones infantiles participan
durante todo el año en diferentes
eventos.
9. SALIDAS
Listado de inscritos
Conformación de selecciones
deportivas
Informe de cada actividad.
10. REGISTROS
Listado de inscritos
Informe final.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Control de asistencia a los
participantes en los eventos deportivos,
tanto internos como externos.
Las participaciones de las
selecciones, tanto internas como
externas, se rigen bajo el código de
disciplina deportiva.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
GRUPO DE DESARROLLO Y
BIENESTAR DE PERSONAL
Secretario Grado 11
13.1Divulga en cartelera los eventos
deportivos en las diferentes
modalidades, en los cuales pueden
participar los servidores de la Entidad e
informa la fecha de Inscripción.
13.2Promociona el intercambio
interinstitucional para la realización de
encuentros deportivos y lúdicos.
13.3Cotiza la utilería para las
diferentes selecciones deportivas y la
presenta a Secretaría General.
13.4Supervisa la ejecución y el
cumplimiento de los entrenadores
contratados por la Entidad.
13.5Coordina la participación de los
seleccionados de la Entidad en
campeonatos y tramita su inscripción.
13.6Establece y mantiene contacto
con instituciones del orden nacional y
distrital encargadas de administrar
escenarios deportivos, para la
consecución de estos.
13.7Dirige la escuela de formación
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
363
deportiva de los hijos de los servidores
de la Entidad.
14. INDICADORES
Número de servidores que integran las
selecciones
________________________________
___________________ x 100
Total de servidores de la Entidad
Número de niños que asisten a la
escuela deportiva
________________________________
___________________ x 100
Total de niños inscritos a la escuela
deportiva
• Actividades deportivas.
Dependencia: División Gestión
Humana Grupo Desarrollo y Bienestar
Proceso: Cultura
Procedimiento: Coordinación y
realización de la semana cultural.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Ofrecer alternativas culturales,
fomentando espacios para la
participación y el esparcimiento de los
servidores de la Entidad y su familia.
2. CLIENTES
Los servidores de Entidad, familiares
e invitados de otras instituciones.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a los
servidores de la Entidad y a su grupo
familiar, Grupo de Desarrollo de
Bienestar de Personal, Secretaría
General, División Administrativa.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a Asesor
Grado 19, Técnico Administrativo
Grado 13, Profesional Universitario
Grado 15.
5. REFERENCIAS
Decreto 1567 de 1998
Decreto-ley 262 de 2000 y demás
normas concomitantes
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Modelo Formato inscripción a los
eventos
Modelo Plegable Publicidad del
Evento
Modelo Tarjeta de Invitación.
8. CONDICIONES GENERALES
Se realiza en la segunda semana del
mes de noviembre de cada año, en el
horario de 3:30 a 6:00 p.m.
Participan expresiones artísticas
cultivadas en la Entidad desde el inicio
del año respectivo.
Se solicita apoyo interinstitucional
con el aporte de talentos y ayudas
materiales.
9. SALIDAS
Programa de las actividades a
desarrollarse durante la Semana
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
364
Cultural
Informe final del programa.
10. REGISTROS
Programa de actividades
Informe final
11. BASES DE AUTOCONTROL
El programa se desarrolle de acuerdo
con el cronograma establecido
El cumplimiento de los participantes
en los eventos
Divulgación del evento.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
GRUPO DE DESARROLLO Y
BIENESTAR DE PERSONAL
Asesor Grado 19
13.1 Elabora un cronograma de
actividades y conforma grupos de
trabajo para establecer
responsabilidades en el desarrollo de la
semana cultural.
Técnico Administrativo Grado 13 y
Profesional Universitario Grado 15
13.2Realiza contactos con
instituciones públicas y privadas, con el
fin de conseguir apoyo para las
actividades culturales.
13.3Organiza en coordinación con el
Grupo de Bienestar la base de los
concursos en el área artística.
13.4Contacta los jurados para que
califiquen a los participantes.
13.5Coordina con los instructores de
las actividades a desarrollar, los
ensayos previos a la intervención de los
participantes.
13.6Solicita Cotizaciones para el
alquiler del vestuario y del
acompañamiento musical para el grupo
de danza de la Entidad.
13.7Envía a Secretaría General las
cotizaciones para la selección y visto
bueno de la mejor propuesta.
13.8Procede a la elaboración de la
Orden de Trabajo y la radica en la
División Administrativa para que
continúe con el trámite financiero de
rigor.
14. INDICADORES
Número de servidores que asisten a las
actividades
________________________________
_______________ x 100
Total de servidores de la Entidad a nivel
central
Dependencia: División Gestión
Humana Grupo Desarrollo y Bienestar
Proceso: Divulgación
Procedimiento: Impresión de
material publicitario.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Divulgar los eventos que realizan las
dependencias de la Entidad para que
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
365
los servidores tengan una mayor
información al respecto y sean
multiplicadores de estos, de una manera
clara y oportuna.
2. CLIENTES
Servidores de la Entidad.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a los
servidores de la Entidad y Grupo de
Desarrollo y Bienestar de Personal.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a Técnico
Administrativo Grado 16.
5. REFERENCIAS
Decreto-ley 262 de 2000 y demás
normas concomitantes.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Modelo Plegable publicitario
Modelo Tarjeta de Invitación
Modelo afiches (varios formatos).
8. CONDICIONES GENERALES
Que sea solicitado por el Jefe de las
dependencias de Entidad.
Suministrándole el equipo adecuado,
los materiales para la elaboración e
impreso, además del tiempo adecuado.
9. SALIDAS
El folleto impreso
El afiche.
10. REGISTROS
Divulgación y distribución de los
impresos.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Verificar la calidad del papel, los
diseños que salgan, como el boceto
aprobado para que no haya margen de
error, en la información que se divulga.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
GRUPO DE DESARROLLO Y
BIENESTAR DE PERSONAL
Técnico Administrativo Grado 16
13.1Diseña plegables, afiches,
tarjetas de invitación a seminarios y
otros eventos que solicitan las
Procuradurías Delegadas, Secretaría
General y otras dependencias.
13.2Elabora los bocetos en el
computador y/o a mano haciendo las
pruebas a color, tamaño de textos,
espacios.
13.3Edita un primer boceto a color y
de tamaño real, con el fin de hacer las
primeras correcciones.
13.4Realiza los respectivos ajustes,
reedita y revisa nuevamente.
13.5Aprobado el boceto definitivo se
editan y/o imprimen los necesarios.
14. INDICADORES
Número de folletos distribuidos
________________________________
___ x 100
Total de folletos impresos.
Dependencia: División Gestión
Humana Salud Ocupacional
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
366
Proceso: Salud Ocupacional
Medicina Preventiva del Trabajo
Procedimiento: Diseño, ejecución y
evaluación de programas de
capacitación
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Incentivar en los servidores la
práctica de costumbres sanas y
constructivas hacia el completo estado
de bienestar bio-psico-social.
2. CLIENTES
Los servidores de la Entidad.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica al
servidor.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a
Coordinador de Salud Ocupacional,
Médico, Ingeniero de Higiene y
Seguridad Industrial, Psicóloga,
Trabajadora Social, Sustanciador,
Citador y A.R.P., Sustanciador y
Citador.
5. REFERENCIAS
Resolución 1016/89
Decreto 1295/94.
6. DEFINICIONES
A.R.P.: Administradora de Riesgos
Profesionales
Estado de bienestar bio-psico-social:
Es una acepción que integra los
parámetros correspondientes a la
definición de Salud de la Organización
Mundial de la Salud (OMS); es decir lo
referente al logro del completo estado
de bienestar físico (o biológico), mental
(o Psicológico) y social del servidor de
la Procuraduría General de la Nación.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Modelo carta citando a los servidores
al Programa
Listas de Servidores por dependencia
citados para el Programa
Modelo encuestas
Modelo lista de asistencia a las
actividades
Modelo encuesta de calificación de la
actividad de capacitación.
8. CONDICIONES GENERALES
Se busca con estas campañas,
identificar las condiciones del ambiente
laboral y de la vida cotidiana de los
servidores, así como los hábitos
inseguros que inciden negativamente en
la calidad de vida del mismo.
9. SALIDAS
Lista de asistentes a las actividades.
10. REGISTROS
Carta citando a los servidores al
Programa, recibida por los mismos.
Listas de Servidores por dependencia
citados para el Programa
Encuestas diligenciadas
correctamente
Lista de asistencia a las actividades
Encuesta calificación de la actividad.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
367
11. BASES DE AUTOCONTROL
Correcto diligenciamiento de las
encuestas.
Correcto diligenciamiento de las
evaluaciones.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
COORDINADOR DE SALUD
OCUPACIONAL, MEDICO, INGENIERO
DE HIGIENE Y SEGURIDAD
INDUSTRIAL, PSICOLOGA Y
TRABAJADORA SOCIAL.
13.1 Realizan diagnóstico sobre
necesidades de capacitación.
13.2 Establecen cronogramas de
actividades.
13.3 Definen la población que debe
recibir capacitación.
COORDINADOR DE SALUD
OCUPACIONAL
13.4 Solicita al sustanciador elaborar
los oficios con destino a la A.R.P., con
el fin de solicitarle la capacitación,
según el diagnóstico de necesidades.
SUSTANCIADOR
13.5 Una vez confirmada la
capacitación por la A.R.P., debe citar
por escrito a los funcionarios
seleccionados para dicho programa y a
sus respectivos Jefes.
CITADOR
13.6 Entrega los oficios
PROFESIONALES DE LA A.R.P.,
TRABAJADORA SOCIAL Y
PSICOLOGA
13.7 Realizan la capacitación.
13.8 Evalúan proceso de la
respectiva capacitación.
13.9 Presentar al Grupo de Salud
Ocupacional los resultados de
evaluación de cada capacitación y
adoptan correctivos cuando el caso lo
amerite.
EQUIPO DE SALUD OCUPACIONAL
13.10 Evalúan programa de
capacitación una vez vencido el período
del cronograma.
13.11 Evalúan proceso.
14. INDICADORES
CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES
DE CAPACITACION (CAC)
Número de actividades
educativas realizadas
CAC = ——————————
————————— x 100
Número de actividades
educativas programadas
CUBRIMIENTO DE ACTIVIDADES
DE EDUCACION (CAE)
Número de servidores que asistieron a la
actividades educativas realizadas
CAE =——————————————
———————————————x 100
Número de servidores invitados a las
actividades educativas realizadas
Dependencia: División Gestión
Humana Salud Ocupacional
Proceso: Salud Ocupacional
Medicina Preventiva del Trabajo
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
368
Procedimiento: Diseño, ejecución y
evaluación de programas de vigilancia
epide-miológica
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Diseñar, Implementar y Evaluar
Programas de Vigilancia Epidemiológica
que respondan a las necesidades y
características de la Procuraduría
General de la Nación y sus servidores.
2. CLIENTES
Los servidores de la Entidad.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica al
servidor, Grupo de Salud Ocupacional,
A.R.P., E.P.S. I.P.S.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al
Coordinador de Salud Ocupacional,
Médico, Ingeniero de Higiene y
Seguridad Industrial, Trabajadora Social
y Psicóloga, Sustanciador, Citador.
5. REFERENCIAS
Resolución 1016/89
Decreto 1295/94.
6. DEFINICIONES
A.R.P.: Administradores de Riesgos
Profesionales
E.P.S.: Entidades Promotoras de
Salud
I.P.S.: Instituciones Prestadoras de
Servicios de Salud.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Modelo carta citando a los servidores
al Programa
Listas de Servidores citados para el
Programa.
Lista de exámenes clínicos y
paraclínicos a realizarles a los
servidores.
Listas de ausentismo por incapacidad
médica por enfermedad común,
enfermedad profesional, accidente de
trabajo, licencia de maternidad,
invalidez y muerte.
Lista de Accidentes de Trabajo
Modelo Historias clínicas
Modelos encuestas
Modelo lista de asistencia a las
actividades
Modelo encuesta de calificación de la
actividad de capacitación.
Modelo carta de remisión para EP.S.
e I.P.S., para tratamiento de la patología
presentada por el servidor.
8. CONDICIONES GENERALES
La Vigilancia Epidemiológica se
constituye en una herramienta de gran
utilidad, ya que en términos generales
plantea la vigilancia sistemática de
factores de riesgo y del estado de salud
de las personas, para establecer las
medidas de control pertinentes.
La utilización de esta metodología de
trabajo, garantiza a la Entidad el
mantenimiento de ambientes seguros de
trabajo y por consiguiente la
conservación del estado de salud de
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
369
sus servidores.
Se deben diseñar Programas de
Vigilancia Epidemiológica que
respondan a las necesidades y
características de la Procuraduría y su
personal.
9. SALIDAS
Lista de servidores que participaron
en los Programas de Vigilancia
Epidemiológica diseñados,
implementados y evaluados.
Lista de servidores atendidos por la
E.P.S. e I.P.S.
10. REGISTROS
Carta citando a los servidores al
Programa recibida por los mismos
Listas de Servidores citados para el
Programa
Lista de exámenes clínicos y
paraclínicos a realizarles a los
servidores.
Resultados de los exámenes clínicos
y paraclínicos realizados a los
servidores.
Listas de ausentismo por incapacidad
médica por enfermedad común,
enfermedad profesional, accidente de
trabajo, licencia de maternidad,
invalidez y muerte.
Lista de accidentes de Trabajo
Historias clínicas
Encuestas diligenciadas correcta y
completamente
Lista de asistencia a las actividades
Encuesta de calificación de la
actividad de capacitación diligenciada
correcta y completamente.
Carta de remisión para E.P.S. e I.P.S,
para tratamiento de la patología
presentada por el servidor, recibida por
la respectiva institución
11. BASES DE AUTOCONTROL
Correcto diligenciamiento de las
Historias Clínicas
Correcto diligenciamiento de las
encuestas.
Correcto diligenciamiento de las
evaluaciones.
Seguimiento a los tratamientos
solicitados
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
COORDINADOR DE SALUD
OCUPACIONAL Y PROFESIONALES
ESPECIALIZADOS EN LA MATERIA
13.1 Realizan un diagnóstico general
estableciendo los factores de riesgos
existentes, comportamientos de los
mismos en el tiempo, efectos en los
servidores, entre otros.
13.2 Determinando el talento
humano, recursos técnicos, legales y
financieros disponibles para afrontarlos.
13.3 Ausentismo por incapacidad
médica por enfermedad común,
enfermedad profesional, accidente de
trabajo, licencia de maternidad,
invalidez y muerte.
13.4 Diagnósticos de patologías por
dependencia, edad y sexo.
13.5 Elaboran cuadro de prioridades
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
370
y determinan el programa de vigilancia
epidemiológica a diseñar.
13.6 Elaboran estado del arte.
13.7 Definen metodología.
13.8 Elaboran cronograma de
actividades.
13.9 Movilizan recursos a través de la
A.R.P. y E.P.S. (Promoción y
Prevención), para determinar y
adelantar las campañas, pruebas tamiz
y diagnósticas que ofrezcan para la
implementación del Programa de
Vigilancia Epidemiológica a desarrollar.
123.10 Implementan Programa de
Vigilancia Epidemiológica a través de
las siguientes actividades:
13.11 Realizan pruebas tamiz o
diagnósticas a la población objeto de
estudio.
13.12 Realizar exámenes médicos,
recogen información, analizan
resultados.
13.13 Definen acciones para
modificar, transformar o eliminar el
Programa.
13.14 Aplican medidas preventivas
y/o correctivas.
13.15 Evalúan resultados obtenidos
tras haber aplicado las medidas
preventivas y/o correctivas.
13.16 Evalúan Programa de
Vigilancia Epidemiológica.
13.17 Evalúan Proceso.
14. INDICADORES
CUMPLIMIENTO DE PROGRAMAS
DE VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICA
(CPVE)
Número de asistentes al Programa de
Vigilancia Epidemiológica realizados
————————————————
———————————————x 100
Número de servidores invitados al
Programa de Vigilancia Epidemiológica
COBERTURA
Número de servidores atendidos por las
I.P.S.
————————————————
———————————x 100
Número de servidores remitidos a la
I.P.S. para tratamiento
CUMPLIMIENTO
Número de exámenes clínicos y
paraclínicos realizados
———————————————
———————————x 100
Número de exámenes clínicos y
paraclínicos programados
Dependencia: División Gestión
Humana Salud Ocupacional
Proceso: Salud Ocupacional
Medicina Preventiva del Trabajo
Procedimiento: Conformación y
funcionamiento de las brigadas de
emergencia
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
371
1. OBJETIVO
Conformar las Brigadas de
Emergencia necesarias, con el fin de
que sus integrantes estén en capacidad
de aplicar de manera adecuada las
técnicas y procedimientos
indispensables.
2. CLIENTES
Los servidores de la Entidad
interesados en hacer parte de las
Brigadas de Emergencia.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a los
servidores de la Entidad que quieren
hacer parte de las brigadas.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al
Coordinador de Salud Ocupacional,
Médico, Ingeniero de Higiene y
Seguridad Industrial, Trabajador Social,
Psicólogo, Sustanciador, Citador y
A.R.P.
5. REFERENCIAS
Resolución 1016/89
Decreto 1295/94.
6. DEFINICIONES
A.R.P.: Administradora de Riesgos
Profesionales.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Modelo de oficio invitando a los
funcionarios a participar en las
brigadas.
Modelo de inscripción para
aspirantes a brigadistas
Modelo de examen médico a
practicarse a aspirantes a brigadistas
Modelo de pruebas psicosociales a
practicarse a aspirantes a brigadistas
Modelo de lista de admitidos para
conformar las brigadas
Modelo de asistencia a
capacitaciones y prácticas
Modelo de evaluación del proceso.
8. CONDICIONES GENERALES
El Decreto 036 de 1998 emanado del
Ministerio de Trabajo y Seguridad
Social, establece las directrices para el
desarrollo de los programas de
preparación a la jubilación.
9. SALIDAS
Lista de admitidos para conformar las
brigadas
Lista de asistencia a capacitaciones y
prácticas.
10. REGISTROS
Oficios a todas las dependencias
invitando a los funcionarios a integrar
las brigadas, recibido por las secretarias
de cada oficina.
Formato de inscripción para
aspirantes a brigadistas
Examen médico practicado a los
aspirantes a brigadistas
Pruebas psicosociales practicadas a
los aspirantes a brigadistas
Lista de admitidos para conformar las
brigadas
Lista de asistencia a las
capacitaciones y prácticas
Evaluación del Proceso.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Correcto diligenciamiento del formato
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
372
de inscripción para aspirantes a
brigadistas
Correcto diligenciamiento de los
exámenes médicos practicados a los
aspirantes a brigadistas.
Correcta aplicación de las pruebas
psicosociales practicadas a los
aspirantes a brigadistas.
Lista de asistencia a capacitaciones y
prácticas (requisito indispensable para
poder ser brigadista).
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
COORDINADOR DE SALUD
OCUPACIONAL Y MEDICO
13.1 Definen los perfiles de los
aspirantes a las brigadas de
emergencia.
COORDINADOR DE SALUD
OCUPACIONAL
13.2 Solicita al Sustanciador la
elaboración de los oficios para todas las
dependencias invitando a los
funcionarios a inscribirse en las
brigadas.
SUSTANCIADOR
13.3 Proyecta los oficios para la firma
del Coordinar de Salud Ocupacional.
CITADOR
13.4 Entrega los oficios a todas las
dependencias.
SUSTANCIADOR
13.5 Realiza las inscripciones.
13.6 Proyecta los oficios para los
servidores inscritos invitándolos a una
capacitación de motivación e
información sobre el perfil de los
brigadistas.
MEDICO DE SALUD OCUPACIONAL
E INGENIERO DE HIGIENE Y
SEGURIDAD INDUSTRIAL
13.7 Dictan las conferencias de
motivación a los funcionarios inscritos.
MEDICO DE SALUD OCUPACIONAL
13.8 Realiza exámenes médicos.
PSICOLOGA Y TRABAJADORA
SOCIAL
13.9 Realiza pruebas psicosociales.
MEDICO DE SALUD OCUPACIONAL Y
PSICOLOGA Y TRABAJADORA SOCIAL
13.10 Establecen lista de
funcionarios seleccionados para
conformar las brigadas de emergencia.
SUSTANCIADOR
13.11 Proyecta oficio informando a
los servidores seleccionados la
programación de capacitación.
13.12 Proyecta oficio a los servidores no
seleccionados informar los motivos de tal
decisión.
A.R.P.
13.13 Realizan capacitación y
prácticas.
EQUIPO DE SALUD
OCUPACIONAL. A.R.P. Y
BRIGADISTAS
13.14 Evalúan proceso.
14. INDICADORES
COBERTURA
Total de servidores seleccionados para
conformar la brigada
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
373
——————————————————
————————————x 100
Número de servidores inscritos para
conformar la brigada
CUMPLIMIENTO
Total de servidores capacitados
——————————————————
————————————x 100
Número de servidores inscritos para la
capacitación
Total de servidores que participaron en
las prácticas
——————————————————
———————————————x 100
Número de servidores inscritos para las
prácticas
Dependencia: División Gestión
Humana Salud Ocupacional
Proceso: Salud Ocupacional,
Higiene y Seguridad Industrial
Procedimiento: Diseño de
panoramas de factores de riesgo
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Realizar un paralelismo entre los
factores de riesgos existentes en los
puestos de trabajo y los efectos
producidos por los mismos en los
servidores.
2. CLIENTES
Los servidores de la Entidad.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
servidores de la Entidad y a todas sus
sedes.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a:
Coordinador de Salud Ocupacional,
Ingeniero de Higiene y Seguridad
Industrial, Sustanciador y Citador,
A.R.P.
6. REFERENCIAS
Resolución 1016/89
Decreto 1295/94.
7. DEFINICIONES
A.R.P.: Administradora de Riesgos
Profesionales.
8. FORMATOS A UTILIZAR
Modelo Carta programando visita a
las dependencias
Modelo formato de panorama de
riesgos
Modelo formato de mapas de riesgos
Lista de dependencias.
9. CONDICIONES GENERALES
Con la elaboración de los panoramas
y mapas de factores de riesgos, se
pretende realizar un paralelismo entre
los factores de riesgos existentes en los
puestos de trabajo y los efectos
producidos por los mismos en los
individuos.
Dichos panoramas, deben ser
sistemáticos y actualizables, deben
evaluar las condiciones y/o efectos más
probables. Con su desarrollo se
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
374
pretende proponer programas de
prevención en función de las
prioridades encontradas. Así mismo,
sirven de sustento para justificar los
planes de seguridad que la Entidad en
un momento determinado adopte.
Por otro lado, es importante elaborar
los mapas, los cuales son la
representación gráfica que indican la
ubicación de los factores de riesgos en
los puestos de trabajo. Estos podrían
ser distribuidos entre el personal, con el
fin de que los servidores los identifiquen
y adopten comportamientos adecuados,
que eviten así accidentes de trabajo y
enfermedades profesionales.
10. SALIDAS
Listas de dependencias a las que se
les realizó Panoramas o Mapas de
Riesgos.
11. REGISTROS
Carta informando la visita para
realizar el mapa o panorama de factores
de riesgos firmada por la secretaria de
la Dependencia.
Formato de Panoramas o mapas de
factores de riesgos diligenciados
completa y correctamente.
Lista de dependencias visitadas.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Correcto diligenciamiento del formato
de panoramas o mapas de riesgos.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
COORDINADOR GRUPO DE SALUD
OCUPACIONAL
13.1 Solicita al Sustanciador la
elaboración de los siguientes oficios con
destino a: la dependencia de interés,
informando la visita del Ingeniero de
Higiene y Seguridad Industrial; al
ingeniero solicitándole que realice el
panorama de riesgos.
SUSTANCIADOR
13.2 Elabora los oficios.
CITADOR
13.3 Entrega los oficios.
INGENIERO DE HIGIENE Y
SEGURIDAD INDUSTRIAL
13.4 Efectúa la visita a la
dependencia respectiva.
13.5 Organiza la información
recolectada en la inspección de acuerdo
con la matriz de panorama general de
factores de riesgo.
13.6 Elabora informe ejecutivo para
presentarlo al coordinador de Salud
Ocupacional.
COORDINADOR DE SALUD
OCUPACIONAL
13.7 Revisa el informe y solicita al
Sustanciador hacer un oficio para
remitirlo a la División competente para
que tome las medidas correctivas y/o
preventivas pertinentes.
SUSTANCIADOR
13.8 Elabora oficio para la firma del
coordinador.
COORDINADOR GRUPO SALUD
OCUPACIONAL
13.9 Firma el oficio.
CITADOR
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
375
13.10 Entrega oficio.
SUSTANCIADOR
13.11 Archiva los oficios.
INGENIERO DE HIGIENE Y
SEGURIDAD INDUSTRIAL
13.12 Hace seguimiento al
cumplimiento de las medidas correctivas
y/o preventivas presentadas e informa
al coordinador.
COORDINADOR DE SALUD
OCUPACIONAL
13.13 Si después de un tiempo
prudencial las medidas no son
adoptadas, remite nuevamente a la
División competente la solicitud hasta
que se dé cumplimiento a las mismas.
14. INDICADORES
CUBRIMIENTO
Número de Panoramas o Mapas de
Riesgos realizados
————————————————
—————————x 100
Número de dependencias
CUMPLIMIENTO
Número de Panoramas o Mapas de
Riesgos realizados
———————————————
——————————x 100
Número de Panoramas o Mapas de
Riesgos programados
PORCENTAJE DE SOLUCIONES A
SITUACION DE RIESGO
Número de situaciones de riegos
solucionadas
——————————————————
———————x 100
Número de situaciones de riesgos
reportadas
Dependencia: División Gestión
Humana Salud Ocupacional
Proceso: Salud Ocupacional,
Higiene y Seguridad Industrial
Procedimiento: Inspecciones
periódicas de higiene y seguridad
industrial
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Analizar los métodos de trabajo y las
condiciones en que se realizan los
diferentes oficios, a fin de corregir los
actos y condiciones que puedan ser
causa de accidentes o que ofrezcan
peligrosidad o riesgo para los
servidores o a los bienes de la
Procuraduría.
2. CLIENTES
Los servidores de la Entidad que
usan elementos de protección personal
y dependencias.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a las
dependencias y a los servidores de la
Entidad que usan elementos de
protección personal. División de Gestión
Humana, Grupo de Salud Ocupacional,
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
376
A.R.P.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al
Coordinador de Salud Ocupacional,
Ingeniero de Higiene y Seguridad
Industrial, Sustanciador, Citador y
A.R.P.
5. REFERENCIAS
Resolución 1016/89
Decreto 1295/94.
6. DEFINICIONES
A.R.P.: Administradora de Riesgos
Profesionales.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Modelo carta informando visita de
Ingeniero de Higiene y Seguridad
Industrial
Modelo formato de Inspecciones
Lista de dependencias a visitar
Lista de servidores que usan
elementos de protección personal.
8. CONDICIONES GENERALES
Existen diversos tipos de
inspecciones periódicas, a continuación
se presentan las que la Entidad podría
adoptar:
A sitios de trabajo: Con el Comité
Paritario de Salud Ocupacional, se
deben hacer inspecciones periódicas de
seguridad a los diferentes sitios de
trabajo, con el objeto de analizar los
métodos de trabajo y las condiciones en
que se realizan los diferentes oficios, a
fin de corregir los actos y condiciones
que puedan ser causa de accidentes o
que ofrezcan peligrosidad o riesgo para
los servidores o a los bienes de la
Procuraduría.
A Elementos de Protección Personal
(E.P.P.): Cada seis meses se deben
programar visitas a los servidores que
hacen uso de los E.P.P., con el fin de
determinar si estos están utilizando en
forma correcta dichos elementos; así
mismo, se debe verificar el estado
actual y la efectividad de los mismos. Lo
anterior, con el fin de adoptar las
medidas pertinentes.
11. SALIDAS
Resultados de las visitas a las
dependencias.
Resultados de las visitas a los
servidores que usan elementos de
protección personal.
10. REGISTROS
Carta informando visita de Ingeniero
de Higiene y Seguridad Industrial,
firmada por la secretaria de la
dependencia o por el funcionario que
usa elementos de protección personal.
Formato de Inspecciones diligenciado
completa y correctamente
Lista de dependencias visitadas
Lista de servidores que usan
elementos de protección personal.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Correcto diligenciamiento de los
formatos de visita a sitios de trabajo o a
servidores que usan elementos de
protección personal.
Carta informando resultados de las
visitas y las medidas a adoptar.
12. ANEXOS
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
377
No aplica.
13. ACTIVIDADES
COORDINADOR DE SALUD
OCUPACIONAL
13.1 Solicita al Sustanciador la
elaboración de los siguientes oficios con
destino a: la dependencia de interés
informándole la visita del Ingeniero de
Higiene y Seguridad Industrial; al
ingeniero solicitándole que realice la
Inspección de Higiene y Seguridad
Industrial.
SUSTANCIADOR
13.2 Elabora los oficios.
CITADOR
13.3 Entrega los oficios
INGENIERO DE HIGIENE Y
SEGURIDAD INDUSTRIAL
13.4 Efectúa la inspección periódica
de Seguridad e Higiene Industrial en la
dependencia respectiva.
13.5 Organiza la información
recolectada en la inspección periódica.
13.6 Elabora informe ejecutivo para
presentarlo al coordinador de Salud
Ocupacional.
COORDINADOR DE SALUD
OCUPACIONAL
13.7 Revisa el informe y solicita al
Sustanciador hacer un oficio para
remitirlo a la División competente para
que tome las medidas correctivas y/o
preventivas pertinentes.
SUSTANCIADOR
13.8 Elabora el oficio.
COORDINADOR GRUPO DE SALUD
OCUPACIONAL
13.9 Firma el oficio.
CITADOR
13.10 Entrega el oficio.
SUSTANCIADOR
13.11 Archiva los oficios.
INGENIERO DE HIGIENE Y
SEGURIDAD INDUSTRIAL
13.12 Hace seguimiento al
cumplimiento de las medidas correctivas
y/o preventivas presentadas e informa
al coordinador.
COORDINADOR DE SALUD
OCUPACIONAL
13.13 Si después de un tiempo
prudencial las medidas no son
adoptadas, remite nuevamente a la
División competente la solicitud hasta
que se dé cumplimiento a las mismas.
14. INDICADORES
CUMPLIMIENTO INSPECCIONES
DE SEGURIDAD
Número total de inspecciones
realizadas
——————————————————
—————x 100
Número total de inspecciones
programadas
USO ADECUADO DE ELEMENTOS
DE PROTECCION PERSONAL
Número de servidores que usan
adecuadamente su elemento de protección
personal
—————————————————
————————————————x
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
378
100
Número total de trabajadores dotados
de elemento de protección personal
Dependencia: División Gestión
Humana Salud Ocupacional
Proceso: Salud Ocupacional,
Higiene y Seguridad Industrial
Procedimiento: Dotación de
elementos de protección personal
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Brindar protección a los servidores
expuestos a factores de riesgos nocivos
para su salud, a través del suministro de
adecuados elementos de protección
personal.
2. CLIENTES
Los servidores de la Entidad
expuestos a factores de riesgos nocivos
para la salud.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica al servidor
expuesto a factores de riesgos nocivos
para su salud.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al
Coordinador de Salud Ocupacional,
Ingeniero de Higiene y Seguridad
Industrial, Sustanciador, Citador,
Secretaria General, División
Administrativa y Almacén.
5. REFERENCIAS
Resolución 1016/89
Decreto 1295/94.
6. DEFINICIONES
EPP: Elemento de Protección
Personal.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Modelo Carta a jefes o coordinadores
administrativos solicitándole lista de
servidores que están expuestos a cierto
tipo de factores de riesgos.
Modelo de carta remitiendo a la
Secretaría General y a la División
Administrativa la lista de Elementos de
Protección Personal que se requieren.
Modelo de acta para los servidores
que serán dotados de elementos de
protección personal recibiendo dichos
productos y comprometiéndose a darles
el uso adecuado.
Modelo de carta citando a los
servidores a capacitación para el uso
adecuado de elementos de protección
personal.
8. CONDICIONES GENERALES
En algunas actividades existe la
presencia de factores de riesgo que
pueden causar al servidor daño de
origen ocupacional. Sin embargo, con el
objeto de eliminar o controlar dichas
exposiciones, se aplican algunos
procedimientos dirigidos hacia la fuente,
el medio y el trabajador.
Con relación a este último, se han
diseñado elementos de protección
personal entendiéndose por estos todos
los dispositivos, accesorios y
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
379
vestimentas, de diversos diseños que
emplea el trabajador para protegerse de
posibles riesgos.
Se acude a los implementos de
protección personal cuando no es
posible reducir en la fuente o en el
medio totalmente los riesgos. Desde
este punto de vista son considerados
elementos muy importantes dentro de
un programa de seguridad.
Cada seis meses se podrían hacer
estudios de puestos de trabajo y
presentar la relación de elementos de
protección a adquirir para el personal
expuesto. La reposición de estos, se
hace según el desgaste de los mismos.
Es necesario que se incluyan dentro
de este programa, actividades de
capacitación encaminadas no sólo a
que el individuo aprenda a utilizar los
elementos que se le suministran, sino
que entre en una cultura del
autocuidado. Así mismo, podrían
diseñarse manuales para uso y
funcionamiento de los implementos para
conocimiento de los respectivos
usuarios.
9. SALIDAS
Elementos de Protección Personal.
10. REGISTROS
Actas de entrega de elementos de
protección personal debidamente
firmadas por los servidores dotados.
Cartas citando a la capacitación
debidamente firmadas por los
servidores a dotar de E.P.P.
Lista de asistentes a capacitación.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Completa capacitación en uso
adecuado de Elementos de Protección
Personal.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
COORDINADOR DE SALUD
OCUPACIONAL
13.1 Solicita al Sustanciador la
elaboración de oficios con destino a:
Las dependencias donde el personal
debe usar elementos de protección
personal, informándole la visita del
Ingeniero de Higiene y Seguridad
Industrial para el respectivo análisis de
puestos de trabajo.
SUSTANCIADOR
13.2. Elabora el oficio.
CITADOR
13.3 Entrega el oficio.
INGENIERO DE HIGIENE Y
SEGURIDAD INDUSTRIAL
13.4 Visita la dependencia y realiza
el estudio de puesto de trabajo.
13.5 Elabora informe acerca de los
E.P.P. que se requieren por puesto de
trabajo y lo presenta al Coordinador de
Salud Ocupacional.
DIVISION ADMINISTRATIVA
13.6 Gestionan la consecución de
mínimo tres cotizaciones de dichos
elementos de protección personal.
COORDINADOR DE SALUD
OCUPACIONAL, INGENIERO DE
HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
380
Y SUSTANCIADOR
13.7 Evalúan cotizaciones y
presentan informe relacionando los
elementos a adquirir.
COORDINADOR DE SALUD
OCUPACIONAL
13.8 Solicita al Sustanciador la
elaboración de los siguientes oficios:
Al Secretario General remitiendo
informe y cotizaciones para aprobación
y visto bueno.
A la División Administrativa para el
respectivo trámite.
SUSTANCIADOR
13.9 Proyecta los oficios.
COORDINADOR DE SALUD
OCUPACIONAL
13.10 Presenta a Secretaría General
la solicitud de pedido de E.P.P., para la
aprobación de rigor.
SECRETARIA GENERAL
13.11 Envía el oficio aprobado a la
División Administrativa para que
elaboren la orden de pedido y
posteriormente remite la orden de
pedido a la División Financiera para
obtener la disponibilidad presupuestal.
SUSTANCIADOR
13.12 Se comunica con las firmas y
ordena el pedido de los E.P.P.
ALMACEN
13.13 Recibe los E.P.P. y los remite
al Grupo de Salud Ocupacional.
INGENIERO DE HIGIENE Y
SEGURIDAD INDUSTRIAL,
SUSTANCIADOR Y CITADOR
13.14 Reciben los E.P.P.
SUSTANCIADOR
13.15 Elabora acta de entrega
individual de E.P.P.
INGENIERO DE HIGIENE Y
SEGURIDAD INDUSTRIAL
13.16 Coordina lo pertinente con la
A.R.P. para dictar charlas de autoestima
y autocuidado y uso de E.P.P.
COORDINADOR DE SALUD
OCUPACIONAL
13.17 Solicita al Sustanciador la
elaboración de oficios con destino a los
funcionarios que recibirán E.P.P.,
citándolos para la respectiva entrega y
capacitación.
SUSTANCIADOR
13.18 Elabora los oficios.
CITADOR
13.19 Entrega los oficios.
13.20 Afora los E.P.P.
SUSTANCIADOR
13.21 Entrega los elementos de
protección personal con sus respectivas
actas, las cuales deben ser firmadas por
los funcionarios que reciben dichos
elementos.
13.22 Archiva actas.
INGENIERO DE HIGIENE Y
SEGURIDAD INDUSTRIAL
13.23 Dicta conferencias.
EQUIPO DE SALUD OCUPACIONAL
13.24. Evalúa proceso
14. INDICADORES
Número de trabajadores protegidos
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
381
——————————————————
——————x 100
Número de trabajadores expuestos
Total de servidores capacitados en uso
adecuado de E.P.P.
——————————————————
——————————————x 100
Número de servidores citados para
capacitación en uso adecuado de E.P.P.
Dependencia: División Gestión
Humana Salud Ocupacional
Proceso: Salud Ocupacional,
Higiene y Seguridad Industrial
Procedimiento: Registro e
investigación de accidentes de trabajo
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Determinar las causas de los
accidentes de trabajo con el fin de
establecer las medidas necesarias para
evitar la ocurrencia de los mismos.
2. CLIENTES
El servidor de la Entidad
accidentado.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica al servidor
que sufrió el accidente de trabajo.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al
Coordinador de Salud Ocupacional,
Médico de Salud Ocupacional,
Ingeniero de Higiene y Seguridad
Industrial, servidor accidentado, testigos
del accidente, jefe inmediato del
accidentado, miembro del COPASO.
5. REFERENCIAS
Resolución 1016/89
Resolución 2013/86
Decreto 1295/94.
6. DEFINICIONES
A.R.P.: Administradora de Riesgos
Profesionales
E.P.S.: Entidad Promotora de Salud.
COPASO: Comité Paritario de Salud
Ocupacional.
8. FORMATOS A UTILIZAR
Reporte accidente de trabajo
reportado a la A.R.P. y E.P.S.
Modelo Carta a Médico de Salud
Ocupacional, Ingeniero de Higiene y
Seguridad Industrial, Servidor
accidentado, testigos de accidente, jefe
inmediato del accidentado y COPASO.
Modelo de formato investigación de
accidente de trabajo.
Modelo carta remitiendo las
recomendaciones.
8. CONDICIONES GENERALES
Con el fin de establecer medidas
dirigidas a impedir la ocurrencia de un
accidente o un incidente de trabajo es
necesario determinar las causas de los
mismos, para así tomar las medidas de
control pertinentes y evitar su
repetición.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
382
El Programa de investigación debe
permitir:
• Describir el acontecimiento.
• Identificar: causas reales, factores
de riesgos reales, factores de riesgos
potenciales y tendencias de
accidentalidad.
9. SALIDAS
Formato de investigación de
accidente de trabajo
Carta con recomendaciones.
13. REGISTROS
Reporte accidente de Trabajo
reportado a la A.R.P. y E.P.S.
Cartas a Médico de Salud
Ocupacional, Ingeniero de Higiene y
Seguridad Industrial, Servidor
accidentado, testigos de accidentes,
jefe inmediato del accidentado y
COPASO, citándolos para iniciar la
investigación del accidente de trabajo,
firmadas por los servidores aquí citados.
Formato investigación de accidente
de trabajo diligenciado completa y
correctamente.
Carta remitiendo las
recomendaciones firmada por la
dependencia competente.
14. BASES DE AUTOCONTROL
Seguimiento a las recomendaciones
realizadas.
15. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
FUNCIONARIO ACCIDENTADO Y/O
JEFE INMEDIATO DEL MISMO
13.1 Reportan al Grupo de Salud
Ocupacional el accidente de trabajo.
SUSTANCIADOR
13.2 Proyecta el oficio respectivo
para el reporte del accidente de trabajo
a la A.R.P., a la E..P.S. y a la Sección
de Nómina de la Procuraduría General
de la Nación, dentro de las 48 horas
siguientes de ocurrido el suceso.
COORDINADOR GRUPO SALUD
OCUPACIONAL
13.3 Firma el oficio.
CITADOR
13.4 Entrega el oficio.
SUSTANCIADOR
13.5 Elabora oficio citando al
EQUIPO INVESTIGADOR (Médico de
Salud Ocupacional, Ingeniero de
Higiene y Seguridad Industrial, servidor
accidentado, testigos del accidente, jefe
inmediato del accidentado, miembro del
COPASO).
CITADOR
13.6 Entrega los oficios.
EQUIPO INVESTIGADOR
13.7 Diligencian formato de
Investigación de Accidente de Trabajo.
13.8 Elaboran informe de
recomendaciones.
COORDINADOR DE SALUD
OCUPACIONAL
13.9 Hace seguimiento.
EQUIPO DE SALUD OCUPACIONAL
13.10 Evalúa proceso.
14. INDICADORES
Número de accidentes de trabajo
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
383
investigados
——————————————————
—————————x 100
Número de accidentes de trabajo
ocurridos
Dependencia: División Gestión
Humana Salud Ocupacional
Proceso: Salud Ocupacional,
Higiene y Seguridad Industrial
Procedimiento: Conformación de
comités paritarios de salud ocupacional
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Reglamentar la organización y
funcionamiento de los Comités
Paritarios de Salud Ocupacional al
interior de la Procuraduría General de la
Nación.
2. CLIENTES
Servidores elegidos como
representantes de los servidores y del
empleador.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a nivel
nacional. En cada departamento, debe
existir un COPASO.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al
Procurador General de la Nación,
Procurador Regional, Coordinador de
Salud Ocupacional, servidores.
5. REFERENCIAS
Resolución 2013/86
Decreto 1295/94.
6. DEFINICIONES
COPASO: Comité Paritario de Salud
Ocupacional.
9. FORMATOS A UTILIZAR
Formato de inscripción de candidatos
al COPASO.
Formato de acta de apertura de las
votaciones para elecciones de los
candidatos al COPASO.
Formato de acta de cierra de las
votaciones para elecciones de los
candidatos al COPASO.
Formato de Registro de Votantes
para elección del COPASO.
Formato de Registro de Inscripción
del COPASO ante el Ministerio de
Trabajo y Seguridad Social.
8. CONDICIONES GENERALES
Teniendo en cuenta que el Comité
Paritario de Salud Ocupacional -
COPASO-, es un organismo de
promoción y vigilancia de las normas y
reglamentos de Salud Ocupacional, es
indispensable que la Entidad apoye el
funcionamiento del mismo, para darle
cumplimiento a las disposiciones
legales existentes.
9. SALIDAS
Registro de Inscripción del COPASO
ante el Ministerio de Trabajo y
Seguridad Social, debidamente
legalizado.
10. REGISTROS
Inscripción de candidatos al
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
384
COPASO.
Acta de apertura de las votaciones
para elecciones de los candidatos al
COPASO.
Acta de cierra de las votaciones para
elecciones de los candidatos al
COPASO.
Registro de Votantes para elección
del COPASO.
Registro de Inscripción del COPASO
ante el Ministerio de Trabajo y
Seguridad Social.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Registro del COPASO ante el
Ministerio de Trabajo debidamente
legalizado.
Actas de reunión del COPASO.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
COORDINADOR DE SALUD
OCUPACIONAL
13.1 Solicita al Sustanciador hacer
un oficio para Secretaría General,
informando la obligación de convocar
las elecciones del COPASO.
TRABAJADORA SOCIAL Y
PSICÓLOGA
13.2 Realizan cronograma para el
proceso de conformación de
COPASOS.
SUSTANCIADOR
13.3 Proyecta el oficio y remite el
cronograma.
COORDINADOR DE SALUD
OCUPACIONAL
13.4 Entrega personalmente el oficio
y explica el procedimiento a seguir por
parte de la Administración.
TRABAJADORA SOCIAL Y
PSICOLOGA
13.5 Diseñan la convocatoria de
elecciones del COPASO para la firma el
Secretario
General para ser distribuidos a nivel
nacional.
13.6 Diseñan un plegable referente al
COPAGO para distribuirlo a nivel
nacional.
SUSTANCIADOR
13.7 Proyecta los oficios de
convocatoria a elección de COPASO
para todas las oficinas de la
Procuraduría en el país y los remite a
Secretaría General para la firma.
CITADOR
13.8 Entrega los oficios y los
plegables en Bogotá y los demás los
lleva a correspondencia para ser
distribuidos a nivel nacional.
TRABAJADORA SOCIAL Y
PSICOLOGA
13.9 Programa la inducción a
funcionarios en materia de COPASO y
Salud Ocupacional.
SUSTANCIADOR
13.10. Proyecta oficios para la forma
de la Secretaría General, informando a
todas las oficinas de Bogotá, la fecha y
hora de las conferencias de Salud
Ocupacional y COPASO.
EQUIPO DE SALUD OCUPACIONAL
13.11 Dicta charlas.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
385
SUSTANCIADOR
13.12 Realiza las inscripciones de los
candidatos, siempre y cuando estos
cumplan con los requisitos exigidos.
13.13 Envía un oficio a los
candidatos inscritos informando la fecha
de iniciación de las campañas
electorales y cierre de las mismas.
CANDIDATOS ELECTORALES
13.14 Realizan campaña.
EQUIPO DE SALUD OCUPACIONAL
13.15 Organiza, coordina y ejecuta la
jornada electoral en la fecha y horarios
previstos, según cronograma de
actividades.
13.16 Realiza escrutinios.
PROCURADOR GENERAL DE LA
NACION Y PROCURADORES
REGIONALES
13.17 Nombran los representantes
del empleador.
COORDINADOR DE SALUD
OCUPACIONAL
13.18 Solicita el sustanciador
proyectar los oficios con destino a: *
Todas las oficinas de la Procuraduría a
nivel nacional, informando los nombres
de los funcionarios elegidos al
COPASO. * A la Secretaria General,
solicitándole autorizar el
desplazamiento de los funcionarios
elegidos al COPASO. * A los
funcionarios elegidos al COPASO,
informándoles la fecha, hora y lugar de
la instalación del Comité Paritario de
Salud Ocupacional.
SUSTANCIADOR
13.19 Proyecta los oficios.
CITADOR
13.20 Entrega los oficios en Bogotá y
los demás los lleva a correspondencia
para ser distribuidos a nivel nacional.
COORDINADOR DE SALUD
OCUPACIONAl Y SUSTANCIADOR
13.21 Organizan, coordinan y
ejecutan la instalación del Comité
Paritario de Salud Ocupacional.
TRABAJADORA SOCIAL Y
PSICOLOGA
13.22 Capacitan a los miembros del
COPASO.
EQUIPO DE SALUD OCUPACIONAL
13.23 Evalúan proceso.
14. INDICADORES
Número de COPASOS elegidos
—————————————————
——x 100
Número de COPASOS por elegir
Dependencia: División Gestión
Humana Salud Ocupacional
Proceso: Salud Ocupacional Higiene
y Seguridad Industrial
Procedimiento: Mantenimiento y
recarga de extintores.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Garantizar el óptimo funcionamiento
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
386
de los equipos extintores con que
cuenta la Entidad con el fin atender las
emergencias que en un caso dado se
presenten.
2. CLIENTES
El servidor de la Entidad.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todas las
sedes de la Entidad.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al
Coordinador de Salud Ocupacional,
Secretaria General, División
Administrativa, Ingeniero de Higiene y
Seguridad Industrial, Sustanciador,
Citador.
5. REFERENCIAS
Resolución 2013/86
Decreto 1295/94.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Modelo de carta a Secretaría General
solicitando la aprobación para realizar
mantenimiento y recarga a los
extintores.
Modelo de carta solicitando
cotizaciones.
Modelo de carta remitiendo el estudio
técnico de las cotizaciones.
Modelo de lista de extintores por
dependencia.
Historia de mantenimiento de cada
extintor.
8. CONDICIONES GENERALES
Anualmente deberá presentarse a la
Entidad la relación de extintores que se
requieran según las prioridades
presentes en las dependencias, de
acuerdo a la carga de combustibles
existentes en las mismas. Igualmente se
deberán adelantar los trámites
pertinentes para la recarga de dichos
equipos. Cada cinco años se les
practicará la prueba hidrostática para
comprobar su estado.
9. SALIDAS
Extintores revisados y recargados
adecuadamente.
10. REGISTROS
Carta a Secretaría General
solicitando la aprobación para realizar
mantenimiento y recarga a los
extintores, recibida por dependencia en
mención.
Carta solicitando cotizaciones.
Cotizaciones recibidas
Carta remitiendo el estudio técnico de
las cotizaciones.
Lista de extintores por dependencia.
Historia de mantenimiento de cada
extintor.
13. BASES DE AUTOCONTROL
Monitoreo a la empresa seleccionada
para realizar el mantenimiento y recarga
de los extintores.
14. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
INGENIERO DE HIGIENE Y
SEGURIDAD INDUSTRIAL
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
387
13.1 Anualmente se solicita a mínimo
tres empresas cotización para recarga
de extintores.
13.2 Cada cinco años se solicita a
mínimo tres empresas la cotización para
realizar a los extintores prueba
hidrostática.
COORDINADOR DE SALUD
OCUPACIONAL E INGENIERO DE
HIGIENE, Y SEGURIDAD INDUSTRIAL
13.3 Evalúan cotizaciones y realizan
informe ejecutivo.
COORDINADOR GRUPO SALUD
OCUPACIONAL
13.4 Solicita al Sustanciador la
elaboración de los siguientes oficios: * A
la Secretaría General remitiendo
informes y cotizaciones para aprobación
y visto bueno.
SUSTANCIADOR
13.5 Proyecta los oficios.
COORDINADOR DE SALUD
OCUPACIONAL
13.6 Presenta a Secretaría General
la solicitud y sustenta informe.
INGENIERO DE HIGIENE Y
SEGURIDAD INDUSTRIAL
13.7 Recibe los extintores una vez
realizada: * Prueba hidrostática.
Recarga. * * Mantenimiento.
COORDINADOR DE SALUD
OCUPACIONAL E INGENIERO DE
HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL
13.8 Determina la ubicación de los
extintores.
CITADOR
13.9 Ubica los extintores.
COORDINADOR DE SALUD
OCUPACIONAL
13.10 Coordina lo pertinente con la
A.R.P. para dictar charlas en todas las
dependencias sobre manejo de
extintores.
INGENIERO DE HIGIENE Y
SEGURIDAD INDUSTRIAL
13.11 Periódicamente revisa los
extintores, presión y ubicación.
EQUIPO DE SALUD OCUPACIONAL
13.12 Evalúan proceso.
14. INDICADORES
Número de extintores a los que se les
realizó mantenimiento y recarga
———————————————
———————————————x 100
Número de extintores por realizar
mantenimiento y recarga
Dependencia: División Gestión
Humana Salud Ocupacional
Proceso: Salud Ocupacional,
Medicina Preventiva del Trabajo
Procedimiento: Examen control
periódico
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Establecer las alteraciones de salud
que presenta el servidor, con el fin de
tomar las medidas preventivas o
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
388
correctivas para que su condición de
salud no se desmejore, por la actividad
laboral que desempeña o por las
condiciones laborales en que trabaja.
2. CLIENTES
El servidor que labora en la Entidad.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
servidores que laboran en la Entidad.
División Gestión Humana, Grupo de
Salud Ocupacional, E.P.S., I.P.S. y/o
A.R.P.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al
Coordinador de Salud Ocupacional,
Profesional en Medicina, Sustanciador,
Citador, E.P.S., I.P.S. y/o A.R.P.
5. REFERENCIAS
Resolución 1016/89
Decreto 1295/94.
6. DEFINICIONES
A.R.P.: Administradora de Riesgos
Profesionales
E.P.S.: Entidad Promotora de Salud
I.P.S.: Institución Prestadora de
Servicios de Salud
E.M.C.P.: Examen Médico de Control
Periódico.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Modelo Carta de citación para
examen de control periódico
Lista de servidores citados
Formato de Examen de Ingreso
Modelo Carta de remisión para
E.P.S., I.P.S. y/o A.R.P.
8. CONDICIONES GENERALES
Es conveniente practicar los
exámenes de control periódico a los
servidores de acuerdo a los riesgos
específicos a los cuales se encuentran
expuestos los funcionarios en cada uno
de sus oficios. Es el médico quien debe
recomendar los exámenes adicionales y
la periodicidad de los mismos, de
acuerdo a cada caso.
Si el paciente presenta algún tipo de
patología, se determina la conducta a
seguir, ya sea por remisión a la E.P.S.,
I.P.S. o a la A.R.P. del afiliado.
Los resultados dichos exámenes se
utilizarán para:
La realización de un diagnóstico de la
salud de la Institución.
Con los análisis de los resultados se
marcarán pautas para desarrollar
programas de medicina preventiva y del
trabajo.
Se clasificarán los funcionarios según
los agentes de riesgo a que están
expuestos, y a las patologías que se
presenten y se definirá para cada grupo
la periodicidad de los exámenes
ocupacionales y las pruebas especiales
que se requieren para su control.
9. SALIDAS
Lista de servidores examinados y
remitidos a E.P.S., I.P.S. y/o A.R.P.
Exámenes de ingreso diligenciados
completa y correctamente
10. REGISTROS
Carta de citación para examen de
control periódico recibidas por los
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
389
servidores
Lista de servidores citados
Formato de Examen de Ingreso
diligenciados
Carta de remisión para E.P.S., I.P.S.
y/o A.R.P. recibida por la respectiva
Entidad.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Correcto diligenciamiento del formato
de historia médico ocupacional de
control periódico.
Adecuada remisión de los servidores
a las Entidades competentes (E.P.S.,
I.P.S. y A.R.P.).
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
COORDINADOR GRUPO DE SALUD
OCUPACIONAL Y MEDICO
13.1 Definen cronograma anual para
la realización de exámenes de control
periódico.
COORDINADOR DE SALUD
OCUPACIONAL
13.2 Solicita al Sustanciador la
elaboración de los oficios para los
correspondientes Jefes de
Dependencia, comunicándoles las
fechas y horas de los exámenes; para
que informen y programen la asistencia
del personal al mismo.
SUSTANCIADOR
13.3 Proyecta los oficios citando a los
servidores.
CITADOR
13.4 Entrega los oficios a los
beneficiados del Programa.
SUSTANCIADOR
13.5 Recibe el listado y lo entrega al
Médico de Salud Ocupacional.
MEDICO
13.6 Realiza los exámenes
13.7 Emite concepto sobre el estado
de salud de los funcionarios y presenta
recomendaciones individuales y
colectivas.
13.8 Cuando un funcionario requiere
ser reubicado, presenta un informe
justificando los motivos por los cuales
debe efectuarse dicho procedimiento.
13.9 Entrega las recomendaciones
individuales a los funcionarios.
SUSTANCIADOR
13.10 Archiva las copias firmadas por
los funcionarios en la carpeta de
Historia Médica ocupacional de cada
servidor.
COORDINADOR Y MEDICO DE
SALUD OCUPACIONAL
13.11 Estudian las recomendaciones
colectivas y establecen actividades a
desarrollar en cada una de las
dependencias.
13.12 Hacen seguimiento y evalúan
proceso.
14. INDICADORES
EXAMENES MEDICOS DE
CONTROL PERIODICO (EMCP)
Número de EMCP realizados en el año
——————————————————
———————x 100
Número de servidores
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
390
Dependencia: División Gestión
Humana Salud Ocupacional
Proceso: Salud Ocupacional,
Medicina Preventiva del Trabajo
Procedimiento: Estudios de
ausentismo laboral por accidentes de
trabajo y enfermedad profesional y
enfermedad común
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Investigar y analizar el ausentismo
por accidentes de trabajo y enfermedad
profesional, con el fin de determinar las
causas, la frecuencia y la severidad
sobre la salud de los servidores y los
costos que se generan para la Entidad.
2. CLIENTES
Los servidores de la Entidad.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a los
servidores de la Entidad, que se han
incapacitado medicamento por
enfermedad común, profesional y
accidentes de trabajo.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento se aplica al
Coordinador, Médico, Sustanciador de
Salud Ocupacional. Servidor
incapacitado, Jefe del servidor
incapacitado. Grupo de Nómina y
Registro. E.P.S., I.P.S. y A.R.P.
5. REFERENCIAS
Resolución 1016/89
Decreto 1295/94
6. DEFINICIONES
A.R.P.: Administradores de Riesgos
Profesionales
E.P.S.:Entidades Promotoras de
Salud
I.P.S.: Instituciones Prestadoras de
Servicios de Salud
ATEP:Accidente de Trabajo y
Enfermedad Profesional.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Modelo formato Incapacidades de la
E.P.S., I.P.S., Medicinas Prepagadas o
Médicos Particulares.
Modelo Registro de Incapacidades
Lista de servidores.
8. CONDICIONES GENERALES
Se define el ausentismo laboral,
como la no asistencia al trabajo,
atribuida a enfermedad general,
profesional o accidente de trabajo y
aceptada por la normatividad que regula
el Sistema General de Riesgos
Profesionales.
Es necesario llevar un registro
permanente de incapacidades médicas
por ATEP. Anualmente se deben
establecer los indicadores para
vigilancia y control, de acuerdo a los
índices correspondientes.
Se pretende con esta actividad,
investigar y analizar el ausentismo por
accidentes de trabajo y enfermedad
profesional, con el fin de determinar las
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
391
causas, la frecuencia y la severidad
sobre la salud de los servidores, costos
que se generan para la Procuraduría
entre otros. Este estudio, permite
presentar propuestas encaminadas
controlar los factores que generan
incapacidad por ATEP.
Disminuir la pérdida de días
laborales.
9. SALIDAS
Registro de incapacidades.
10. REGISTROS
Formato Incapacidades de E.P.S.,
I.P.S., Medicinas Prepagadas o Médicos
Particulares.
Registro de Incapacidades
Lista de servidores.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Incapacidades diligenciadas correcta
y completamente
Registro de Incapacidades
diligenciado correcta y completamente.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
COORDINADOR DE SALUD
OCUPACIONAL
13.1 Revisa el archivo
correspondiente a:
• Ausentismo por incapacidad médica
por enfermedad común, enfermedad
profesional, accidente de trabajo,
licencia de maternidad, invalidez y
muerte.
• Diagnósticos de patologías por
dependencia, edad y sexo.
SUSTANCIADOR
13.2 Tabula los datos.
MEDICO DE SALUD OCUPACIONAL
13.3 Calcula los índices de
frecuencia y severidad.
COORDINADOR Y MEDICO DE
SALUD OCUPACIONAL
13.4 Analizan los resultados de las
estadísticas de las causas de
ausentismo laboral y proponen medidas
de prevención y/o correctivas a adoptar.
13.5 Presentan informes a Secretaría
General, División de Recursos
Humanos, Bienestar Social y Copaso.
14. INDICADORES
TASA DE INCIDENCIA ESPECIFICA
POR ENFERMEDAD PROFESIONAL
Número de casos nuevos que presentan
patología
——————————————————
—————————x 100
Número total de trabajadores expuestos
TASA DE PREVALENCIA POR
ENFERMEDAD PROFESIONAL
Número de casos nuevos y antiguos por
Enfermedad Profesional
——————————————————
——————————————x 100
Número total de trabajadores expuestos
TASA DE PREVALENCIA POR
ENFERMEDAD GENERAL
Número de casos nuevos y antiguos por
Enfermedad General
——————————————————
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
392
——————————————x 100
Número total de trabajadores expuestos
INDICE DE SEVERIDAD:
Número de días perdidos y cargados en
el período x K
——————————————————
———————————
HHT
INDICE DE FRECUENCIA
Número de accidentes en el período x K
——————————————————
——————————
HHT
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
DIVISION ADMINISTRATIVA
FEBRERO 2001
ACTUALIZACION DEL MANUAL
INTRODUCCION
La Procuraduría General de la
Nación es un organismo con autonomía
administrativa, financiera y
presupuestal, en los términos definidos
por el Estatuto Orgánico del
Presupuesto Nacional, que ejerce sus
funciones bajo la suprema dirección del
Procurador General de la Nación, cuyo
desarrollo, calidad del servicio y
cumplimiento de las funciones que le
han asignado la Constitución Política y
la ley, dependen en buena parte de la
ejecución de los diferentes
procedimientos que le imprimen su
dinámica diaria.
Por ello, los manuales de
procedimientos adquieren un gran valor
práctico como guía para la realización
eficiente y eficaz del trabajo por cada
uno de los servidores públicos de la
Entidad.
Dentro de este marco de actuación,
estamos solicitando la máxima
colaboración y diligencia al personal en
la observancia de los procedimientos
contenidos en el presente Manual, en
busca de un alto nivel de desempeño
institucional, facilitándose así el logro
de la excelencia en el servicio del
Ministerio Público.
El Viceprocurador General de la
Nación,
Carlos Arturo Gómez Pavajeau.
OBJETIVOS DEL MANUAL
El presente Manual es un instructivo
que pretende los siguientes objetivos
básicos:
• Orientar al personal en la ejecución
de los diferentes procedimientos, con el
fin de facilitar el trabajo y el logro de la
calidad en el mismo.
• Coadyuvar en la ejecución correcta
y oportuna de las labores
encomendadas al personal y propiciar la
uniformidad en el trabajo.
• Servir de medio de orientación al
personal nuevo, para facilitar su
incorporación al trabajo.
• Propiciar la eficiencia, la eficacia y
el control interno (autocontrol) de la
Institución.
• Facilitar la orientación al usuario o
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
393
cliente.
Se trata de un material de consulta y
aplicación permanente por quienes
tienen la responsabilidad de dirigir,
ejecutar y controlar los procedimientos
respectivos.
DESTINATARIOS
El presente Manual de
Procedimientos está dirigido a los
integrantes de la Oficina de Control
Interno, y a los empleados que de
alguna manera tengan participación o
vinculación con dicho instrumento
administrativo.
MANEJO Y CONSERVACION DEL
MANUAL
El Manual debe ser objeto de
manipulación cuidadosa con el fin de
garantizar el buen estado de las hojas y
de la totalidad del instructivo.
ACTUALIZACION DEL MANUAL
Las modificaciones, sustituciones o
adiciones al Manual de Procedimientos
se efectuarán a través de la Oficina de
Planeación, siguiendo las instrucciones
y metodología de mejoramiento continuo
establecidas al interior de la
Procuraduría.
Dependencia: Grupo de Muebles y
Servicios Administrativos
Proceso: Tramitación y
reconocimiento de parqueaderos
Procedimiento: Tramitación y
reconocimiento de parqueaderos
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó:CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Elaborar y entregar el material
necesario para que los conductores
que hacen uso de este sistema de
seguridad para guardar los
automotores de la entidad en horas de
la noche puedan diligenciar de manera
rápida y clara estos trámites.
2. CLIENTES
Los diferentes conductores que
hacen uso de estos parqueaderos y los
propietarios de los mismos.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
conductores, propietario de los
parqueaderos y es válido para el grupo
de Muebles y Servicios Administrativos
y División Financiera.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los
conductores, los propietarios de los
parqueaderos auxiliar de
mantenimiento, funcionario de la
División Financiera y Administrativa
encargados de la tramitación
respectiva.
5. REFERENCIAS
No aplica.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Modelo de Información Beneficiario
Cuenta.
• Modelo de Orden de Trabajo.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
394
• Modelo de Cuenta de Cobro.
8. CONDICIONES GENERALES
Este procedimiento es desarrollado
con el fin de crear y suministrar a
quienes intervienen en el proceso los
elementos necesarios para que la
entidad tramite de manera oportuna el
pago de servicios prestado y mediante
la tramitación de todos los formatos,
crear el compromiso serio tanto en la
prestación del servicio como en el
pago del mismo.
9. SALIDAS
Entrega de todos los formatos
requeridos.
10. REGISTROS
• No aplica.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Completa tramitación de los
formatos, con relación de cuenta
bancaria no diferente al listado de
bancos especificados en el formato.
• Certificación expedida por la
DIAN, donde se exprese que no se
está inhabilitado para contratar con el
Estado.
12. ANEXOS
No aplica
13. ACTIVIDADES
AUXILIAR DE MANTENIMIENTO
• Solicita a los conductores el
suministro de la siguiente información:
Nombre del arrendatario, dirección,
teléfono y número de cédula, datos del
vehículo, oficina asignada y los datos
personales del conductor.
• Elabora formatos de Cuenta de
cobro y recepciona los formatos de las
demás dependencias y los distribuye
a los conductores.
• Recibe formatos diligenciados
por el arrendatario y conductores,
verifica que estén correctos y tramita
el paquete completo (listado y cuenta
de cobro particular para cada
arrendatario y fotocopia de la orden de
trabajo) y remite a la Sección de
Contabilidad para su correspondiente
trámite.
JEFE DE LA DEPENDENCIA
DONDE ESTA ASIGNADO EL
VEHICULO
• Una vez diligenciado y firmado por
el arrendador y conductor, da el visto
bueno a la Cuenta de Cobro.
ARRENDATARIO
• Diligencia los formatos que le
allega el conductor y los firma y
realiza el cobro.
FACULTADES
AUXILIAR DE MANTENIMIENTO.
• Elaborar formato de Cuenta de
Cobro.
• Devolver formatos mal
diligenciados.
JEFE DE LA DEPENDENCIA
DONDE ESTA ASIGNADO EL
AUTOMOTOR
Firma la cuenta de cobro o la
devuelve, si presenta inconsistencias.
14. INDICADORES
• Documentación:
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
395
1. Listado de Conductores.
2. Listado de arrendatarios.
Dependencia: Grupo de Muebles y
Servicios Administrativos
Proceso: Mantenimiento correctivo
de automotores
Procedimiento: Consecución y
aprobación de cotizaciones
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Obtener la propuesta más completa y
económica, cuando no existe contrato u
orden de trabajo, que nos permitan
realizar unas reparaciones ágiles y
efectivas que corrijan por completo la
falla que este presenta; cuando existe
contrato u orden de trabajo, determinar
con precisión los trabajos que el
automotor requiere para su correcto
funcionamiento, con la
correspondiente aprobación del
ordenador del gasto.
2. CLIENTES
Los diferentes jefes de las
dependencias que cuentan con
vehículo asignado y los conductores
de los mismos.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a la
dependencia donde esté asignado el
vehículo y es válido para el Grupo de
Muebles y Servicios Administrativos,
Secretaría General y los talleres
cotizantes.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los
conductores de los vehículos que
requieren reparaciones, el jefe de la
dependencia, grupo de Muebles y
Servicios Administrativos y los talleres
que atienden la solicitud.
5. REFERENCIAS
No aplica.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Solicitud de reparación del jefe de la
dependencia donde está asignado el
vehículo.
Cotización presentada por el taller.
8. CONDICIONES GENERALES
Este procedimiento es creado con el
fin de buscar el cotizante que de
manera expedita y económica, pueda
atender las necesidades de reparación
que los automotores de la entidad
requieran, es un proceso caracterizado
por el análisis concienzudo a que es
sometido por los funcionarios del
Grupo de muebles y servicios
generales, al igual que la Secretaría
General, con lo cual se pretende
realizar reparaciones precisas y ágiles.
9. SALIDAS
• Cotización aprobada.
10. REGISTROS
Orden de Trabajo.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
396
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Verificación de precios frente a los
listados cuando existe contrato u orden
de trabajo.
• Verificación de que los trabajos
solicitados no sean garantía; esto se
ejecuta mediante la confrontación de la
cotización y la carpeta de facturas del
vehículo.
• Verificación de la existencia de las
firmas de: jefe de la dependencia
donde se encuentra asignado el
automotor, del conductor, del
interventor y de la Secretaria General.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
CONDUCTOR
• Notifica al jefe inmediato por
escrito, para el visto bueno de él y
presentación al grupo de Muebles y
servicios Generales.
• Lleva el automotor al taller
correspondiente para que se le
verifiquen los daños y así elaborar la
cotización, también para que se le
ejecuten los trabajos, una vez
aprobada la cotización.
• Retira el automotor del taller, una
vez terminadas las reparaciones y firma
la factura.
• Recibe los repuestos cambiados y
los entrega al Auxiliar de Mantenimiento
en la oficina de Grupo de Muebles y
servicios Administrativos.
JEFE DE LA DEPENDENCIA QUE
TIENE ASIGNADO EL AUTOMOTOR
• Firmar el requerimiento.
AUXILIAR DE MANTENIMIENTO
• En compañía del conductor
identifica las fallas del vehículo y las
posibles correcciones a realizar.
• Está pendiente de la solicitud de
cotización y de la elaboración de esta,
conjuntamente con el conductor y el
jefe de taller, la cual es confrontada
con lo solicitado.
• Firma la cotización como
interventor delegado y recepciona, en
esta, las firmas del conductor y jefe de
la dependencia donde está asignado
el automotor.
• Una vez firmada la cotización y
con la copia del requerimiento, esta es
radicada al Técnico Investigador para
su verificación de precios y posibles
garantías.
• Asiste a la entrega a satisfacción
del automotor, por parte del taller, al
conductor y recepciona la factura, la
cual es firmada por él y el conductor y
entregada al Técnico Administrativo.
JEFE GRUPO MUEBLES Y
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
• Cuando no existe contrato u orden
de trabajo para cargarle la reparación
solicitada, envía la cotización a la
División Administrativa para la
elaboración de la orden
correspondiente.
• Cuando existe orden de trabajo o
contrato en ejecución, allega carpeta
con cotización a Secretaría general,
para el Visto Bueno; si este se
obtiene, ordena al Técnico
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
397
Administrativo, la elaboración de la
orden de trabajo.
• Firma la orden de trabajo.
TECNICO INVESTIGADOR
• Selecciona la cotización más
favorable para el visto bueno de
Secretaría general.
TECNICO ADMINISTRATIVO.
• Elabora orden de trabajo, la hace
firmar del jefe de grupo y la entrega al
interventor encargado o conductor del
vehículo para que sea llevada al taller
y se proceda con las reparaciones.
14. INDICADORES
Listados de precios de los contratos u
órdenes de trabajo vigentes.
Copia de facturas anteriores.
Dependencia: Grupo de Muebles y
Servicios Administrativos
Proceso: Mantenimiento correctivo
de automotores
Procedimiento: Ejecución del
trabajo según cotización.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Con la cotización debidamente
aprobada, proceder a la ejecución y
supervisión del trabajo de manera
rápida.
2. CLIENTES
Conductor del vehículo.
Jefe de la dependencia donde se
encuentra asignado el automotor.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a los
conductores de los vehículos en
reparación a los talleres respectivos y
es válida para el Grupo de Muebles y
Servicios Generales.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al
conductor de cada vehículo en
reparación, a los mecánicos asignados
por el taller para la ejecución del
trabajo, al jefe de taller, al interventor
de la Procuraduría.
5. REFERENCIAS
No aplica.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Orden de reparación.
Inventario individual del vehículo al
ingresar al taller
Factura.
8. CONDICIONES GENERALES
En este proceso, es tal vez el
procedimiento más relevante, pues es
la ejecución de todo lo expuesto en la
cotización, trabajo que debe ser
realizado con mucha responsabilidad
y agilidad, para lo cual se cuenta con
el concurso de interventor encargado,
quien deberá velar por los intereses
de la entidad, al constatar que los
repuestos instalados, sean nuevos y
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
398
originales; además que los trabajos
que se realicen, sean realmente los
necesarios; con todo lo anterior, se
pretende lograr un trabajo rápido y
eficaz que nos permita interrumpir en
un lapso muy corto de tiempo el
servicio de transporte al delegado que
tiene el automotor asignado y el
compromiso mutuo (taller-entidad) para
buscar los mecanismos necesarios
para que estos trabajos no nos
generen garantías y por consiguiente la
prolongación de la interrupción en el
servicio.
9. SALIDAS
El vehículo reparado a entera
satisfacción y listo para reiniciar el
servicio.
10. REGISTROS
Formato de inventario diligenciado.
Factura.
Relación de repuestos reemplazados.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Ejecución de los trabajos, acordes a
lo expuesto en la cotización.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
CONDUCTOR
• Previa recepción de la orden de
reparación u orden verbal del
interventor, desplaza el vehículo al
taller para que le sean practicadas las
reparaciones.
• En lo posible asiste al proceso de
desarmado y armado del vehículo.
• Recibe el vehículo y firma factura
a satisfacción.
• Recibe relación y repuestos
cambiados para ser entregados al
auxiliar de mantenimiento encargado de
esto.
TALLER DE REPARACIONES
• Recepciona el vehículo al
conductor con la autorización
correspondiente.
• Elabora inventario individual del
vehículo.
• Efectúa las reparaciones indicadas
en la cotización.
• Realiza las pruebas de ruta
necesarias, para verificar y realizar
ajustes.
• De presentarse imprevistos, en el
proceso de reparación, elabora
cotización, para que se inicie el
proceso de autorización.
• De no presentarse imprevistos,
hace entrega del automotor al
interventor y conductor del automotor.
INTERVENTOR ENCARGADO
• En lo posible, en compañía del
conductor, desplaza el automotor al
taller correspondiente.
• Está atento al desarmado y
armado del vehículo, a fin de verificar
que los repuestos que se instalen
sean nuevos y necesarios.
• En compañía del mecánico,
realizan la prueba de ruta e insinúa los
ajustes que fueren necesarios.
• En compañía del conductor, recibe
el vehículo y firma como recibido
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
399
satisfacción.
• Allega las facturas con fotocopia
de la cotización y autorización al
Técnico Administrativo.
14. INDICADORES
Fotocopia de cada factura por
automotor, es archivada en una
carpeta individual, para su posterior
consulta.
Dependencia: Grupo de Muebles y
Servicios Administrativos
Proceso: Servicio de cafetería
Procedimiento: Abastecimiento de
cafeterías y asignación de las mismas
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
El objeto de este procedimiento es
la asignación adecuada de auxiliares
de servicios en las cafeterías, acorde a
sus habilidades, cualidades y
presentación, según la importancia de
los despachos en cada piso, también
el suministro adecuado y ágil de los
elementos necesarios para un correcto
funcionamiento de éstas.
2. CLIENTES
Los funcionarios de cada piso.
Los visitantes ocasionales del piso.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todas
las dependencias del piso donde se
encuentra la cafetería y es válido para
el Grupo de Muebles y servicios
Administrativos y la División
Financiera.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a todas
las auxiliares de servicios generales,
al auxiliar de mantenimiento
(coordinador), jefe de División
Administrativa y Secretaria General.
5. REFERENCIAS
No aplica.
6. DEFINICIONES
No aplica
7. FORMATOS A UTILIZAR
Distribución preliminar.
Relación de entrega de elementos.
8. CONDICIONES GENERALES
Este procedimiento es el
mecanismo, mediante el cual la
entidad provee de material humano
idóneo y capaz, para prestar el
servicio de cafetería en todos y cada
uno de los pisos, de manera pulcra y
ágil, es caracterizado por lo temprano
de su inicio.
9. SALIDAS
Suministro oportuno y pulcro de tinto
y aromáticas a los funcionarios de la
entidad.
10. REGISTROS
Relación mensual y semanal de
elementos entregados a cada
cafetería.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Oportuna y precisa relación de
elementos suministrados a cada
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
400
cafetería.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
AUXILIARES DE SERVICIOS
GENERALES
• Organizan su pedido en cada
cafetería y de hacerles falta, el fin de
semana nuevamente, solicitan lo
necesario para terminar el servicio de
la semana.
• El primer lunes de cada mes,
además de los elementos como café,
azúcar, aromáticas de bolsa, solicitan
los elementos de aseo necesarios en
la cafetería para el mes.
• Efectuar la limpieza adecuada de
cada cafetería y sus elementos.
AUXILIAR DE MANTENIMIENTO
• Según las cualidades de las
auxiliares de servicios generales y las
exigencias de los despachos de cada
piso, hace la distribución preliminar.
• Pone esta distribución preliminar a
consideración de Secretaría General y
jefe de División Administrativa.
• Realiza la presentación del
personal a los jefes de Sección de
cada piso y las posesiona de su sitio
de trabajo y entrega inventario de
cafeterías.
• El lunes de cada semana, de 6 a 8
a.m. en la bodega, hace entrega a
cada una de las auxiliares de servicios
generales de un pedido estándar de
café, azúcar y aromáticas de bolsa.
• Atiende las solicitudes de los
elementos de aseo estándar de cada
mes, los cuales no se pueden
complementar el fin de mes, a
excepción de los elementos que sean
requeridos en los pisos 25, 7 y el
auditorio.
JEFE DIVISIÓN ADMINISTRATIVA.
• Aprueba o hace los cambios
pertinentes y tramita el Visto Bueno de
Secretaría General, entrega el listado
aprobado al auxiliar de mantenimiento.
SECRETARIA GENERAL.
• Evalúa la asignación preliminar que
la jefe de la División Administrativa
presenta y si no amerita correcciones,
da su Visto Bueno.
14. INDICADORES
No aplica.
Dependencia: Grupo de Muebles y
Servicios Administrativos
Proceso: Equipos de aseo y
cafetería
Procedimiento: Diagnóstico y
corrección de fallas en los equipos de
aseo y cafetería
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
El procedimiento, fue creado con el
ánimo de mantener los equipos de
aseo y cafetería en buen estado de
funcionamiento, y de efectuar un
diagnóstico oportuno y ágil para sus
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
401
reparaciones, a fin de contar con
todos los equipos necesarios en
determinado momento en disposición
para ser utilizados.
2. CLIENTES
Las auxiliares de Servicios
Generales.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todas
las dependencias que hacen uso de
estos equipos y es válido para el
Grupo de Muebles y Servicios
generales y la División Administrativa.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a las
auxiliares de servicios generales de
planta y de contrato, al auxiliar de
mantenimiento (coordinador), jefe
División Administrativa.
5. REFERENCIAS
No aplica.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
No aplica.
8. CONDICIONES GENERALES
Este procedimiento se define como el
proceso mediante el cual se atienden
las reparaciones que requieran los
equipos de aseo y cafetería y se
caracteriza por ser inmediato y
oportuno, en la medida en que se
cuente con los repuestos que el
equipo necesite.
9. SALIDAS
Equipos reparados, listos para
volver a ser utilizados.
10. REGISTROS
Cuando no existen repuestos,
cotización de estos.
Reporte del daño.
Factura de los repuestos que se
adquieren.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Preciso diagnóstico de la falla para
efectuar la cotización de los repuestos
necesarios.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
AUXILIARES DE SERVICIOS
GENERALES
• Reportan al Auxiliar de
Mantenimiento (coordinador) la avería
del equipo.
Recibe el equipo una vez reparado.
AUXILIAR DE MANTENIMIENTO.
• Recibe solicitud escrita, verbal o
telefónica sobre el daño del equipo y
su ubicación.
• Se dirige al sitio donde se
encuentra ubicado el equipo y valora
el estado de éste y corrige la falla, de
ser posible, si no se lleva a la bodega
para su respectiva reparación, si
cuenta con los repuestos.
• Si no cuenta con los repuestos,
por escrito se solicitan a la División
Administrativa para que se pidan las
cotizaciones.
• Recibe las cotizaciones y efectúa
el concepto técnico, el cual devuelve a
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
402
la División Administrativa.
• Recibe repuestos y repara el
equipo, el cual es devuelto a la
dependencia correspondiente.
DIVISION ADMINISTRATIVA
• Hace el proceso de cotización de
los repuestos necesarios y las
entrega al auxiliar de mantenimiento
para que realice el concepto técnico.
14. INDICADORES
No aplica.
Dependencia: Grupo de Muebles y
Servicios Administrativos
Proceso: Mantenimiento preventivo
parque automotor
Procedimiento: Entrega de
elementos e instalación de los mismos
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Este procedimiento tiene como
objetivo, la realización oportuna del
mantenimiento preventivo, mediante la
sincronizada entrega de los materiales
o insumos y la instalación de los
mismos.
2. CLIENTES
Los clientes nuestros son los
conductores de las dependencias con
automotor a su cargo y los funcionarios
con funciones de conducción que
esporádicamente realizan este servicio.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a las
dependencias que tienen vehículo
asignado, a la serviteca que realiza el
cambio de aceite y filtros, al
montallantas y al Grupo de Muebles y
Servicios Administrativos.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los
conductores o personal con funciones
de conducción, al auxiliar de
mantenimiento, al funcionario de la
serviteca, al jefe del grupo de muebles y
servicios administrativos, a la
Secretaria General.
5. REFERENCIAS
No aplica.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS
Modelo de Mantenimiento
preventivo.
Libro de registro llantas y
neumáticos.
Modelo de Próximo mantenimiento.
Modelo de libro de registro
suministro de líquido para frenos,
bombillos, etc.
8. CONDICIONES GENERALES
Este es el procedimiento, mediante
el cual, de manera oportuna y ágil se
le suministra y cambia al vehículo
que lo requiera, los aceites, grasas,
lubricantes, líquidos, llantas,
neumáticos y demás materiales que
este necesite para la conservación de
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
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sus componentes; con esto se
pretende alargar la vida útil y el buen
desempeño del automotor; para lograr
un óptimo resultado, se debe contar
con el total compromiso del conductor
del automotor y la oportuna
colaboración de parte de los
funcionarios del Grupo de Muebles y
Servicios Administrativos,
especialmente y de la prontitud para
atender el servicio por parte de la
serviteca o el montallantas, según sea
el caso.
9. SALIDAS
Cambio de los insumos que el
automotor necesite, en el momento
oportuno.
10. REGISTROS
Registro de la fecha y cantidad de
elementos suministrados y quien los
recibe.
Orden de montaje despinche, cambio
de aceites o adición de estos para la
serviteca.
Registro del número que le fue
asignado a las llantas.
Formato de programación para
próximo mantenimiento.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Se deberá tener especial cuidado
en la fecha o kilometraje asignado en la
ficha de programación de próximo
mantenimiento.
Se tendrá especial cuidado en la
fecha en que fueron suministradas las
llantas para determinar si su avería se
debe cubrir por defectos de fábrica.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
CONDUCTOR
• Previa verificación del kilometraje
o estado de las llantas, solicita el
cambio de aceite y filtros o de llantas y
neumáticos, esto último mediante
solicitud escrita firmada por el jefe de la
dependencia a donde se encuentra
asignado el automotor.
• Con la orden escrita obtenida con
el auxiliar de mantenimiento, procede a
solicitar el cambio de aceites y filtros o
adición de líquidos en la serviteca.
• Recibe las llantas y neumáticos
del auxiliar de mantenimiento.
• Solicita el vale para el montaje o
despinche de las llantas, según sea el
caso.
Con los elementos, presencia el
cambio de los mismos en la serviteca y
recibe el automotor a satisfacción.
• Recibe los elementos cambiados
en la serviteca y los entrega al
auxiliar de mantenimiento.
AUXILIAR DE MANTENIMIENTO
• Verifica en la carpeta particular de
cada vehículo, si el kilometraje es el
correcto y las cantidades de insumos
a suministrar y elabora la orden.
• Verifica en la carpeta del
automotor la fecha y el kilometraje con
que se suministraron llantas o
neumáticos y da su visto bueno para
que la Secretaría General autorice la
marcada y entrega de los elementos
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
404
solicitados.
• Recibe los elementos cambiados
y hace la constancia de recibo de los
mismos, para ser entregada al
conductor.
• Periódicamente relaciona estos
elementos y los entrega a almacén
general para que sean incluidos en
subasta.
• Entrega los elementos necesarios
al conductor y las llantas debidamente
marcadas.
JEFE GRUPO DE MUEBLES Y
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
• Remite solicitud al auxiliar de
mantenimiento para que efectúe las
comparaciones necesarias y éste la
devuelva con su visto bueno.
• Recibe la solicitud de elementos
(llantas) con el visto bueno del auxiliar
de mantenimiento y lo lleva a
Secretaría General para su
aprobación, paso seguido entrega al
auxiliar para que proceda.
SECRETARIA GENERAL.
• Recibe solicitud del jefe de Grupo
de Muebles y Servicios administrativos
y según sus consideraciones aprueba
o niega la entrega de las llantas.
14. INDICADORES
Para cambio de aceites se ha
estandarizado 3.000 ó 3.500 kilómetros.
Para el cambio de llantas se ha
estandarizado en 50.000 kilómetros
como mínimo.
Dependencia: Grupo de Muebles y
Servicios Administrativos
Proceso: Emisión de conceptos
técnicos
Procedimiento: Elaboración de
cuadros comparativos y conceptos
técnicos
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Este procedimiento tiene como
objetivo la fácil comparación de las
cotizaciones presentadas para
determinados servicios, en los factores
técnicos que se estén contemplando
para poder determinar cuál es la más
adecuada para la entidad.
2. CLIENTES
La División Administrativa o la
Secretaría General.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a la
División administrativa, Secretaría
General y las firmas proponentes y es
válido para el Grupo de Muebles y
Servicios Administrativos.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los
funcionarios que elaboran las
cotizaciones por parte de los
proponentes, el jefe del Grupo de
Muebles y Servicios Administrativos, al
técnico administrativo y al jefe de la
División Administrativa.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
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5. REFERENCIAS
Las condiciones y artículos de ley
que se citen en el pliego de
condiciones y demás normas
concomitantes.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS
Cuadro con los ítems a considerar
según el pliego.
8. CONDICIONES GENERALES
Este procedimiento está diseñado
para visualizar de manera ágil las
diferencias entre los propuestas en sus
propios términos y la diferencia en
términos de porcentajes, según
especificaciones del pliego, se
caracteriza por su simplicidad y
claridad en el contenido, de manera
que permita a cualquier persona
enterarse del objeto y emitir juicios
acertados respecto de la comparación
allí plasmada.
9. SALIDAS
Cuadro comparativo y concepto
técnico.
10. REGISTROS
Cuadro comparativo.
Observaciones generales.
Concepto técnico.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Se deberá prestar especial cuidado
a los términos que dicta el pliego
como motivo de anulación de la
propuesta.
Se deberá tener en cuenta si la
propuesta cumple con las exigencias
mínimas establecidas en el pliego
licitatorio o el manual de
requerimientos.
Se debe tener cuidado con que los
registros consignados no presenten
enmendaduras.
También se verificará que a la copia
de la propuesta no le falte algún
folio.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
JEFE GRUPO DE MUEBLES Y
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
• Recibe de la División
Administrativa el paquete de las
propuestas con el oficio remisorio
donde se fija el plazo para su
entrega.
• Revisa y hace entrega al Técnico
administrativo de las propuestas y las
indicaciones precisas para la
elaboración del cuadro comparativo y el
concepto técnico.
• Con las propuestas, el cuadro
comparativo y el preliminar del
concepto, verifica y firma u ordena las
correcciones a que haya lugar.
TECNICO ADMINISTRATIVO.
• Recibe las propuestas e
instrucciones y procede a
seleccionarlas por referencias, marcas
o aparatos y a estructurar el cuadro
comparativo.
• Procede a revisar copiar los
diferentes ítems y sus características,
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
406
en los cuadros, en los cuales
generalmente se considera, entre
otras cosas, garantía, experiencia etc.
• Con todos los anteriores
argumentos reflejados en el cuadro
comparativo, emite el concepto
técnico, el cual es remitido al jefe de
grupo para su corrección y/o visto
bueno.
• De ser necesario, hace las
correcciones necesarias para que el
jefe firme y elabora el oficio remisorio
dirigido a la División Administrativa y/o
secretaría General.
• Con los recibidos, se archivan las
copias en los fólderes
correspondientes.
14. INDICADORES
No aplica.
Dependencia: Grupo de Muebles y
Servicios Administrativos
Proceso: Pago de mantenimiento
correctivo
Procedimiento: Recepción de
facturas y elaboración de cuenta
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Este procedimiento tiene como
objetivo, revisar el contenido de las
facturas antes de tramitarlas en
Contabilidad o División administrativa y
complementarlas con los anexos que
allí son requeridos, además de dejar
copia de las mismas para determinar
los saldos existentes a la fecha en
cada caso.
2. CLIENTES
La División Administrativa
Grupo de Contabilidad.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a los
talleres que producen las facturas y es
válido para la División administrativa,
el Grupo de Contabilidad y el Grupo de
Muebles y Servicios Administrativos.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al
interventor encargado, técnico
administrativo, al funcionario
encargado de revisar estas cuentas en
la División Administrativa, cuando son
facturas de orden de trabajo y al
funcionario del Grupo de Contabilidad,
cuando son facturas de contrato.
5. REFERENCIAS
No aplica.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS
Formato de Certificación de servicios
prestados a satisfacción.
8. CONDICIONES GENERALES
Este procedimiento se define como
el primer filtro que sufre la
facturación que remiten los talleres
producto de las reparaciones
practicadas a los automotores por
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
407
diferentes causas, se caracteriza por
ser rápido y no muy profundo; en este
procedimiento, se complementa la
facturación con una certificación de
servicio prestado, expedida por el jefe
del Grupo de Muebles y servicios
administrativos y la copia de la
cotización aprobada por la Secretaria
General y un oficio remisorio, suscrito
por el jefe del grupo citado
anteriormente.
9. SALIDAS
Entrega de cuentas con todos sus
anexos a la División Administrativa o al
Grupo de Contabilidad.
10. REGISTROS
Este proceso genera una
certificación de servicios prestados a
satisfacción, además de un oficio
remisorio.
11. BASES DE AUTOCONTROL
En este procedimiento se deberá
prestar especial cuidado a las facturas,
las cuales en ningún momento
deberán presentar totales superiores
a los que expresa la cotización.
También deberá estar firmada por
el conductor del automotor.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
INTERVENTOR (Encargado)
• Recepciona la facturación de los
talleres, en algunas ocasiones, y la
radica al Técnico administrativo.
• Recibe y devuelve al taller
correspondiente la facturación,
cuando se presenta la necesidad de
modificarla o complementarla.
TECNICO ADMINISTRATIVO.
• Recepciona la facturación allegada
a la sección por el interventor o el
mensajero del taller.
• Revisa precios, según listados o
cotizaciones y da su visto bueno o
devuelve las facturas para ser
modificadas si es necesario.
• Elabora certificación y oficio
remisorio para la firma del jefe de
grupo y los complementa con
cotización autorizada, orden de trabajo.
• Recibe la documentación firmada
por el jefe y separa cuentas de
contrato para ser remitidas al Grupo de
Contabilidad y las órdenes de trabajo
para ser remitidas a la División
Administrativa.
• Reparte copia de las facturas al
encargado de archivar en la carpeta
individual de cada vehículo.
14. INDICADORES
Este procedimiento nos genera, si se
quiere, el indicador del porcentaje del
contrato ejecutado y el del saldo por
ejecutar.
Dependencia: Grupo de Muebles y
Servicios Administrativos
Proceso: Máquinas fotocopiadoras y
de escribir en arrendamiento y de
propiedad de la entidad
Procedimiento: Mantenimiento a
máquinas de escribir y fotocopiadoras
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
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Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Con este procedimiento se pretende,
atender las solicitudes de reparación
de estas máquinas, de una manera
ágil y oportuna, de ser posible, en el
mismo sitio donde se encuentra el
equipo.
2. CLIENTES
Los diferentes funcionarios que
tienen asignados alguno de estos
equipos.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todas
las dependencias donde exista alguno
de estos equipos en funcionamiento.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al auxiliar
de mantenimiento, a funcionarios de la
empresa encargada de las
reparaciones o mantenimiento,
especialmente al técnico de la
empresa.
5. REFERENCIAS
No aplica.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS
Planilla de registro de solicitud de
reparación.
Modelo de recibido a satisfacción.
8. CONDICIONES GENERALES
Este procedimiento se concibe como
el mecanismo mediante el cual se
atienden las reparaciones o servicios
requeridos por los equipos de
fotocopiado y máquinas de escribir al
servicio de la entidad,
independientemente si son de
propiedad o de contrato.
Se caracteriza por la celeridad con
que es atendido este requerimiento.
9. SALIDAS
Los equipos reparados.
10. REGISTROS
Recibido a satisfacción.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Si es un equipo de propiedad de la
empresa, prestar especial atención al
proceso de diagnóstico para que la
cotización sea coherente con la falla del
equipo.
12. ANEXOS
• No aplica.
13. ACTIVIDADES
AUXILIAR DE MANTENIMIENTO.
Recepciona solicitud verbal, escrita o
telefónica de revisión del equipo.
Telefónicamente, solicita el servicio a
la firma competente, quien le da un
número de registro para ser anotado en
la planilla.
Asiste al diagnóstico de los equipos
de propiedad de la entidad.
Recibe y archiva los recibidos a
satisfacción (órdenes de servicio
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
409
prestados).
COMPAÑIA CONTRATANTE.
Procede a enviar técnico para
atender el requerimiento.
Asigna un número de registro
mediante el cual es atendida la
solicitud.
TECNICO.
Repara equipo y solicita el recibido a
satisfacción por parte de la persona
encargada de la máquina y lo entrega al
auxiliar de mantenimiento.
14. INDICADORES
No aplica.
Dependencia: Grupo de Muebles y
Servicios Administrativos
Proceso: Consumo de fotocopias
Procedimiento: Liquidación
consumo de fotocopias mensuales
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
El procedimiento tiene como objetivo,
la correcta liquidación del consumo real
de fotocopias por parte de la entidad
para con la compañía contratante para
la prestación de este servicio.
2. CLIENTES
Compañía que brinda el servicio de
fotocopiado.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todas las
dependencias que tienen equipos de
fotocopiado o máquinas de escribir a su
servicio y es válido para el grupo de
Muebles y Servicios administrativos y la
compañía prestadora del servicio de
mantenimiento.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los
funcionarios que tienen a su cargo
equipos de fotocopiado, al auxiliar de
mantenimiento del grupo de muebles y
servicios administrativos encargado de
estos equipos.
5. REFERENCIAS
No aplica.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS
Modelo de la relación de consumo
por dependencias.
Factura del servicio.
8. CONDICIONES GENERALES
Es el procedimiento mediante el cual
la entidad totaliza el consumo mensual
de fotocopias, en compañía del
delegado de la empresa contratante e
inicia el trámite de pago de la misma.
9. SALIDAS
Factura del consumo mensual.
10. REGISTROS
Registro de las lecturas de los
contadores de cada equipo.
Registro del consumo mensual.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Se debe prestar especial atención a
las lecturas de los contadores de las
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
410
fotocopiadoras y la correcta operación
de resta de la lectura actual con la
lectura anterior, para determinar la
producción real del equipo en el mes.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
AUXILIAR DE MANTENIMIENTO
• En compañía del delegado de la
compañía arrendadora, toma las
lecturas de los contadores de cada
fotocopiadora.
• Elabora la relación de consumo por
dependencias y totaliza el volumen de
copias a facturar en el mes
correspondiente y la pasa a la División
Administrativa.
DELEGADO DE LA COMPAÑÍA
ARRENDADORA
• En compañía del auxiliar de
mantenimiento toma la lectura de los
contadores de las máquinas
fotocopiadoras en uso.
• Entrega la factura al Auxiliar de
mantenimiento, con la relación de
producción por máquinas y la relación
de mantenimientos preventivos
realizados a las mismas durante el mes.
DIVISION ADMINISTRATIVA.
• Recepciona la factura con la
relación correspondiente para iniciar el
trámite de pago.
14. INDICADORES
Este procedimiento puede generar un
registro de consumo promedio mensual.
Dependencia: Grupo de Muebles y
Servicios Administrativos
Proceso: Gastos de automotores
Procedimiento: Pago de impuestos
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
El objetivo del procedimiento es el de
tramitar en forma oportuna y ágil el
pago de los impuestos, a los vehículos
de la entidad, que por todo orden estos
deban pagar a fin de ponerlos en regla
y no tener inconvenientes con las
autoridades de tránsito.
2. CLIENTES
Conductores que tienen vehículos
asignados, auxiliar de mantenimiento
encargado de la documentación de los
vehículos.
3. ALCANCE
Bancos autorizados para recibir estos
pagos, generalmente BANCAFE y es
válido para el Grupo de Muebles y
Servicios Administrativos.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a la
División Administrativa, al Auxiliar de
mantenimiento, la División Financiera.
5. REFERENCIAS
No aplica.
6. DEFINICIONES
No aplica.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
411
7. FORMATOS
Modelo de consignación para el
banco.
Formato de reserva presupuestal.
Formato de orden de compra.
Formulario de liquidación de
impuestos.
8. CONDICIONES GENERALES
Este procedimiento permite a la
entidad el pago oportuno de todas las
obligaciones que esta tiene por
concepto de impuestos, sirve para la
obtención del paz y salvo que permite al
automotor desplazarse sin problemas
con las autoridades de tránsito, se
caracteriza por lo oportuno de este
trámite, a fin de evitar multas.
9. SALIDAS
Recibo de pago debidamente sellado
por el banco.
10. REGISTROS
No aplica.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Se deberá prestar especial cuidado
al diligenciamiento de los formularios,
para que todos los datos allí
consignados, sean reales y precisos.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
AUXILIAR DE MANTENIMIENTO
• Mediante solicitud escrita se solicita
a la División Administrativa, la
elaboración de una orden de compra
para la adquisición de formularios para
tal fin.
• Realiza la compra de los
formularios.
• Efectúa la liquidación de impuestos
para cada automotor y remite oficio a la
División Financiera para que diligencien
la Reserva presupuestal y tramite la
totalidad de los impuestos de los
vehículos.
• Diligencia todos los formularios,
solicita el cheque en tesorería y realiza
el pago en el banco.
DIVISION ADMINISTRATIVA
• Gestiona la orden de compra y la
entrega al auxiliar de mantenimiento
lista para realizar la compra de los
formularios.
DIVISION FINANCIERA
• Realiza el trámite de la cuenta de
pago de impuestos para que tesorería
gire el respectivo cheque.
14. INDICADORES
No aplica.
Dependencia: Grupo de Muebles y
Servicios Administrativos
Proceso: Gastos de automotores
Procedimiento: Tramitación de
horas extras
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Este procedimiento se realiza con el
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
412
fin de tramitar el pago de horas extras al
personal de conductores o con
funciones de conductor que las haya
ocasionado.
2. CLIENTES
Conductores que han pasado
relación de horas extras.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a los
conductores y es extensivo para el
Grupo de Muebles y Servicios
Administrativos.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los
conductores, auxiliar de mantenimiento
y es extensivo a funcionarios de la
oficina de Nómina y Registro.
5. REFERENCIAS
No aplica.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS
Relación individual de horas extras
de cada conductor.
8. CONDICIONES GENERALES
Este proceso se define como el
conjunto de pasos para lograr el pago
de las horas extras trabajadas por los
conductores o empleados con funciones
de conductor.
Se caracteriza por la periodicidad con
que se realiza (cada mes).
9. SALIDAS
El cheque individual para cada
conductor, equivalente al pago de este
servicio.
10. REGISTROS
Registro diario e individual de las
horas extras que labora cada conductor.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Se deberá prestar especial cuidado a
los datos consignados en la relación
particular de horas extras en todos sus
aspectos especialmente la suma de las
horas que no exceda de 80 por mes.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
AUXILIAR DE MANTENIMIENTO.
• Hace la entrega de los formatos a
cada conductor para que este los
diligencie en la medida en que las va
ocasionando.
• Recepciona los formatos y verifica
que la totalidad de los datos requeridos
estén correctos.
• Elabora la relación para el pago de
horas extras de la totalidad de los
conductores de la entidad y empleados
con funciones de conductor y con oficio
de presentación es remitido al jefe de
Nómina y registro, para su
correspondiente trámite.
CONDUCTOR.
• Diligencia el formato, lo firma, lo
hace firmar por el jefe inmediato y lo
entrega al Auxiliar de Mantenimiento.
14. INDICADORES
No aplica.
Dependencia: Grupo de Inmuebles
Proceso: Conceptos Técnicos
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
413
Procedimiento: Conceptos Técnicos
sobre inmuebles.
Código: OS-PD-001
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Estudiar, analizar y elaborar los
diferentes conceptos técnicos y
económicos solicitados por la Secretaría
General o la División Administrativa,
evaluando y recomendando lo mas
conveniente para la entidad en la
adquisición, arrendamiento y
mantenimiento de sedes para las
diferentes dependencias de la
Procuraduría a nivel nacional y para la
compra de materiales de construcción,
teniendo especial cuidado en los
conceptos que se amerite, verificando si
los precios cotizados están acorde con
los del mercado, según el tipo de obra o
insumo.
2. CLIENTES
Las diferentes dependencias de la
entidad a todo nivel.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a los
inmuebles de la Procuraduría y es
válido para la Secretaría General y la
División Administrativa.
4. RESPONSABILIDADES:
El procedimiento involucra al
Secretario General, al Jefe de la
División Administrativa, al Coordinador,
Arquitectos y técnicos del Grupo de
Inmuebles.
5. REFERENCIAS:
• Decreto-ley 262/2000
• Ley 80/93
• Las demás normas concomitantes.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Cuadros comparativos de ofertas
• Cuadro de cantidades de obra y
presupuesto
• Tablas de valores de insumos.
8. CONDICIONES GENERALES:
Al realizar o emitir conceptos
objetivos, claros y transparentes en
materia de inmuebles, obras civiles,
suministros de oficina e instalaciones en
general, se propende por adquirir y
seleccionar para la entidad los insumos
y servicios de mejor calidad.
9. SALIDAS
Como resultado del procedimiento
aplicado se obtienen unos servicios y
unos insumos de mejor calidad y
rendimiento.
10. REGISTROS
• Cuadros de valores de insumos
• Cuadros de cantidades de obra y
presupuesto
• Informes.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Verificación y confrontación con el
listado de materiales e insumos o el
cuadro de cantidades de obra con las
especificaciones técnicas.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
414
12. ANEXOS
• Antecedentes del requerimiento.
• Ofertas y cotizaciones.
13. ACTIVIDADES
SECRETARIO GENERAL O JEFE
DIVISION ADMINISTRATIVA
13.1 Solicita la emisión de un
concepto técnico cualquiera de
conformidad con la necesidad y con el
perfil profesional de los integrantes del
grupo de inmuebles.
GRUPO DE INMUEBLES
COORDINADOR, ARQUITECTOS O
TECNICOS OPERATIVOS
13.2 De conformidad con la petición
de la dependencia solicitante, verifican
que la documentación recibida esté
completa con todos sus anexos y
proceden a hacer los análisis
respectivos confrontando si es posible y
si lo amerita con revistas o listados de
precios emitidos por entidades
especialistas en los temas requeridos o
en su defecto cotizando o sondeando
los precios del mercado.
13.3Una vez recopilada la
información necesaria proceden a
elaborar los cuadros comparativos y se
elabora informe recomendando la
opción más conveniente para la entidad
teniendo en cuenta los aspectos
técnicos y económicos.
Revisa y firma el oficio y el informe o
concepto respectivo
SECRETARIA U OFICINISTA
13.4 Elabora, numera, registra, lleva,
entrega y archiva copia del oficio
remisorio junto con el informe o
concepto respectivo, en la carpeta
correspondiente del grupo de
inmuebles, teniendo especial cuidado
en recoger la firma y fecha de recibido
de la dependencia donde se entrega el
concepto técnico.
14. INDICADORES
• Documentación completa
• Documentación recibida.
Dependencia: Grupo de Inmuebles
Proceso: Interventorías
Procedimiento: Interventorías de
contratos de mantenimiento y
remodelación de inmuebles.
Código: OS-PD-001
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Ejercer un control periódico
administrativo y técnico de los
diferentes contratos que celebre la
entidad relacionados con el
mantenimiento, adecuación y
remodelación de inmuebles de la
entidad a nivel central y regional
siempre y cuando no sean objeto de
licitación pública.
2. CLIENTES
Las diferentes personas naturales o
jurídicas que realicen trabajos,
suministren o presten algún tipo de
servicios a la entidad, a nivel de
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
415
contratistas.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a las obras o
trabajos que se realizan en la entidad y es
válido para la Secretaría General, la Oficina
Jurídica, la División Financiera y el Grupo de
Inmuebles.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al
Secretario General, al Jefe de la Oficina
Jurídica, al Jefe de la División
Financiera, al Coordinador, Arquitectos
y técnicos del Grupo de Inmuebles.
5. REFERENCIAS:
• Decreto-ley 262/2000
• Ley 80/93
• Las demás normas concomitantes.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Cuadro de cantidades de obra y
presupuesto
• Ofertas presentadas por el
contratista
• Planos arquitectónicos y técnicos
• Contrato de obra.
8. CONDICIONES GENERALES
Ejerciendo un control periódico a todo
nivel, sobre cada una de las obras de
mantenimiento, adecuación,
remodelación, suministro de oficina
abierta, de compra de materiales de
construcción y de prestación de
servicios, contratados por la entidad, sin
lugar a dudas se obtendrán mejores
resultados ya que se trabajará en
equipo, tomando decisiones acertadas,
resolviendo dudas o inconsistencias, lo
que agiliza la ejecución de los trabajos y
la buena y funcional utilización del
recurso humano y los insumos.
9. SALIDAS
Como resultado del procedimiento
aplicado se obtienen unas obras,
servicios o insumos de mejor calidad,
funcionalidad y economía.
10. REGISTROS:
• Cuadros de cantidades de obra y
presupuesto
• Acta de iniciación de los trabajos
• Elaboración de bitácora
• Actas mensuales de avance de obra
• Actas de suspensión
• Acta final de recibo de obra
• Acta de liquidación final del contrato
• Informe final de obra
• Planos arquitectónicos y técnicos
• Oficios varios.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Verificación y confrontación
permanente de las actividades a
realizar, con los planos arquitectónicos
y técnicos, la programación de obra, el
cuadro de cantidades de obra
contratadas con las especificaciones
técnicas, la oferta del contratista y el
contrato respectivo.
12. ANEXOS:
• Bitácora de la obra
• Actas y oficios
• Planos arquitectónicos y técnicos
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
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416
• Contrato de obra
• Cuadro de cantidades de obra y
presupuesto
• Oferta del contratista
• Informes.
13. ACTIVIDADES
SECRETARIO GENERAL
13.1 Delega mediante oficio la
interventoría de una obra de un contrato
u orden de trabajo.
GRUPO DE INMUEBLES
COORDINADOR, ARQUITECTOS O
TECNICOS OPERATIVOS:
13.2 Reciben de la Oficina Jurídica
copia del contrato y de la oferta
ganadora junto con sus anexos
respectivos.
13.3 Elabora junto con el contratista
el acta de iniciación de los trabajos y se
comienza la obra de acuerdo a lo
estipulado en la cláusula
correspondiente.
13.4 Revisa y verifica
permanentemente que la obra se
ejecute de acuerdo con la
programación, los planos
arquitectónicos y técnicos, la calidad y
cantidad de los materiales y en general
con todo lo solicitado y ofertado.
13.5 Elabora actas parciales y/o
finales teniendo en cuenta lo ejecutado
para el pago posterior de las mismas.
13.6 Recibe a satisfacción los
trabajos y elabora acta de recibo final
para ser enviado a la División jurídica.
13.7 Proyecta el acta de liquidación
del contrato para revisión de la División
Jurídica y posterior firma de las partes.
OFICINA JURIDICA
13.8 Solicita al contratista las pólizas
y demás documentos pactados en el
contrato y exigidos por la ley.
Aprueba o rechaza la documentación
solicitada al contratista.
DIVISION FINANCIERA
13.9 Tramita y paga los valores
correspondientes al saldo del contrato
de conformidad con las cuentas
allegadas por el contratista previo visto
bueno de la División Jurídica
(aprobación de pólizas) y la
interventoría (aprobación de valores).
14. INDICADORES
• Total de interventorías ejecutadas
sin inconvenientes
• Total de obras.
Dependencia: Grupo de Inmuebles
Proceso: Autorizaciones
Procedimiento: Autorizaciones de
salida de materiales y herramientas.
Código: OS-PD-001
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Autorizar y Controlar la salida de
materiales de construcción y
herramientas de propiedad de la
Procuraduría o de los diferentes
contratistas de la entidad, relacionados
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
417
con la ejecución de obras o suministros,
dentro de las instalaciones de la
Procuraduría y manejados o
supervigilados por el personal del grupo
de inmuebles.
2. CLIENTES
Las diferentes personas naturales o
jurídicas que realicen trabajos,
suministren o presten algún tipo de
servicios a la entidad (contratistas)
relacionados con el mantenimiento y
adecuación de sedes y el personal del
grupo de inmuebles.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a los
materiales de construcción, herramienta
y equipo de la entidad o de los
contratistas y es válido para estos y
para el grupo de inmuebles.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al
Coordinador, asesores, técnicos
operativos y auxiliares de
mantenimiento del Grupo de Inmuebles.
5. REFERENCIAS:
• Decreto-ley 262/2000
• Ley 80/93
• Las demás normas concomitantes.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Oficio formato de autorización de
salida de materiales y herramientas.
8. CONDICIONES GENERALES
Para cuidar los intereses y los bienes
de la procuraduría se debe ejercer un
control especial sobre la salida de
materiales de construcción, herramienta
y equipo de las instalaciones de la
entidad, teniendo especial cuidado en
relacionar, cuantificar y especificar cada
uno de los elementos a sacar.
9. SALIDAS
Listado de materiales de
construcción, herramientas y equipo.
10. REGISTROS
• Oficio autorizando la salida de
elementos
• Relación de elementos a sacar.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Verificación y confrontación de cada
uno de los elementos a sacar con el
oficio de autorización respectivo.
12. ANEXOS:
• Facturas de propiedad de los
elementos si son de un contratista
13. ACTIVIDADES
GRUPO DE INMUEBLES
COORDINADOR O ARQUITECTOS
ASESORES
13.1 Ordenan elaborar oficio para
autorizar la salida de elementos del
edificio siempre y cuando sean de
propiedad de la entidad y asignados al
grupo de inmuebles para su uso o que
sean de un contratista que esté o halla
ejecutado una obra o un servicio en la
Procuraduría.
13.2 Verifica, firma oficio y lo hace
enviar a la División de Seguridad para
el visto bueno correspondiente.
SECRETARIA U OFICINISTA
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
418
13.3 Elabora oficio para la División
de Seguridad, relacionando,
cuantificando y especificando cada uno
de los elementos a sacar del edificio.
13.4 Entrega oficio a la dependencia
mencionada, haciéndolo firmar y fechar
por la persona que recibe, para
posteriormente archivarlo en el fólder
correspondiente.
DIVISION DE SEGURIDAD
13.5 Recibe, firma copia y envía a la
portería la relación de los elementos a
sacar con el visto bueno del jefe de la
División
AUXILIARES DE MANTENIMIENTO
DEL GRUPO DE INMUEBLES O
CONTRATISTAS
13.6 Sacan del edificio los elementos
autorizados.
14. INDICADORES
• Número de solicitudes de salida de
elementos en un período de tiempo.
Dependencia: Grupo de Inmuebles
Proceso: Inmuebles
Procedimiento: Arrendamiento y/o
comodatos
Código: OS-PD-001
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Realizar los estudios
correspondientes para la toma de
inmuebles en arrendamiento, de las
diferentes sedes de la Procuraduría a
nivel central y regional, de acuerdo a las
necesidades de cada una de ellas,
teniendo en cuenta aspectos
importantes como su ubicación, área,
estado actual, servicios, infraestructura,
seguridad, estética y precio.
2. CLIENTES
Las diferentes personas naturales o
jurídicas propietarias de los inmuebles y
los funcionarios de cada una de la
dependencias implicadas.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a los
inmuebles implicados en el proceso de
arrendamiento y es válido para la
Secretaria General, la Oficina Jurídica,
la División Financiera, la División
Administrativa, los Coordinadores
Administrativos y el Grupo de
Inmuebles.
4. RESPONSABILIDADES:
El procedimiento involucra al
Secretario General, al Jefe de la Oficina
Jurídica, al Jefe de la División
Financiera, al Jefe de la División
Administrativa, al Coordinador y
asesores del Grupo de Inmuebles y a
los Coordinadores Administrativos de
las zonas respectivas.
5. REFERENCIAS:
• Decreto-ley 262/2000
• Ley 80/93
• Las demás normas concomitantes.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR:
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
419
• Formato de relación de inmuebles
• Cuadro comparativo de inmuebles.
8. CONDICIONES GENERALES
Una de las metas de este
procedimiento es el de estudiar a
conciencia las diferentes alternativas de
inmuebles para lograr ubicar en una
forma adecuada, segura e
independiente aquellas sedes de la
Procuraduría que carecen de inmueble
propio.
9. SALIDAS
Como resultado del procedimiento
aplicado se obtiene un inmueble
arrendado, adecuado y listo para
prestar el servicio para lo cual fue
contratado.
10. REGISTROS
• Cuadros comparativos
• Informes técnicos
• Oficios varios.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Verificación y confrontación de cada
uno de los inmuebles ofrecidos entre sí
y con los del mercado, teniendo en
cuenta aspectos importantes como su
ubicación, área, estado actual, edad,
servicios y precios.
12. ANEXOS
• Fotografías de los inmuebles
• Certificados de libertad
• Copia de las tres primeras hojas de
la escritura
• Plano arquitectónico.
13. ACTIVIDADES
GRUPO DE INMUEBLES
ABOGADO ASESOR
13.1 Recibe documentación con el
visto bueno del Secretario General para
el arrendamiento o el comodato de un
inmueble.
13.2 Solicita mediante oficio al
Coordinador Administrativo o
funcionario competente del lugar
respectivo, envíe como mínimo tres
cotizaciones de los inmueble que
reúnan las características necesarias
para suplir las necesidades de la
entidad.
13.3 Una vez recibidas las
cotizaciones proyecta auto comisorio
para la firma de la Secretaria General
comisionando a uno de los arquitectos
del grupo de inmuebles para que evalúe
y emita el concepto técnico respectivo
sobre cual es la oferta más conveniente
para la entidad.
COORDINADOR O ARQUITECTOS
ASESORES
13.4 Se desplazan al sitio
correspondiente para conocer los
inmuebles, estudiarlos y evaluarlos
desde el punto de vista técnico y
económico.
13.5 Emiten el concepto técnico
recomendando la alternativa más
conveniente para la entidad y lo envía a
la secretaría General para la toma de la
decisión final.
SECRETARIO GENERAL
13.6 Evalúa y toma la decisión final
sobre el inmueble que se va a tomar en
arrendamiento o en comodato y lo envía
al grupo de inmuebles para continuar
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
420
con el trámite pertinente.
ABOGADO ASESOR GRUPO
INMUEBLES
13.7 Recibe la documentación y
proyecta oficio para la firma del
Secretario General solicitando la
disponibilidad presupuestal a la División
Financiera.
13.8 Solicita al propietario del
inmueble la información técnica y
documentación legal de la edificación
como: dirección, matrícula inmobiliaria,
área, linderos, certificado de libertad
etc.
13.9 Una vez allegada la información
técnica, la documentación legal y la
disponibilidad presupuestal procede a
elaborar la minuta del contrato para la
firma del Secretario General y el
propietario del inmueble.
SECRETARIO GENERAL
13.10 Recibe, revisa y firma la minuta
del contrato y la devuelve al grupo de
inmuebles.
ABOGADO ASESOR GRUPO
INMUEBLES
13.11 Envía la minuta del contrato
para la firma del propietario.
13.12 Una vez firmada la minuta del
contrato por las partes procede a su
perfeccionamiento con el registro
presupuestal expedido por la División
Financiera.
DIVISION FINANCIERA
13.13 Expide el registro presupuestal.
ABOGADO ASESOR GRUPO
INMUEBLES
13.14 Una vez perfeccionado el
contrato proyecta oficio para la firma del
Secretario General donde se le
comunica a los interesados para que se
entregue y reciba a satisfacción el
inmueble, elaborando un acta y un
inventario general de lo recibido y su
estado actual.
COORDINADOR ADMINISTRATIVO
O FUNCIONARIO DELEGADO
13.15 Recibe a satisfacción el
inmueble, elabora acta y un inventario
general de lo encontrado y su estado
actual.
13.16 Envía copia de la
documentación (actas) al grupo de
inmuebles.
OFICINISTA GRUPO INMUEBLES
13.17 Archiva copia de toda la
documentación en las carpetas de
arrendamientos y se relaciona el bien
inmueble adquirido en los listados
magnéticos del grupo de inmuebles
utilizados para llevar un control
estadístico de cada uno de ellos.
ABOGADO ASESOR GRUPO
INMUEBLES
13.18 Comunica a la División
financiera la fecha de recibo del
inmueble para que se programen los
pagos de arriendo y servicios del
inmueble.
JEFE DIVISION FINANCIERA
13.19 Realiza los desembolsos
correspondientes por concepto de lo
anterior.
14. INDICADORES
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
421
• Documentación.
Número de ofertas completas
—————————————————
——x 100
Número de ofertas
Número de ofertas completas
—————————————————
——x 100
Tiempo de emisión del concepto técnico
Dependencia: Grupo de Inmuebles
Proceso: Mantenimiento
Procedimiento: Mantenimiento de
Inmuebles.
Código: OS-PD-001
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Procurar la conservación, el
mantenimiento y debida administración
de los bienes inmuebles de la entidad
mediante el diseño y puesta en marcha
de los programas de preservación
integral de los mismos, para de esta
forma evitar que estos se deterioren,
creando mejores ambientes de trabajo,
con mayor seguridad y logrando
proyectar una mejor imagen de la
institución hacia el exterior.
2. CLIENTES
Los funcionarios de la entidad a todo
nivel.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
inmuebles de la Procuraduría y es
válido para la Secretaría General, la
División Administrativa, la Oficina
Jurídica, la División Financiera y el
Grupo de Inmuebles.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al
Secretario General, al Jefe de la
División Administrativa, al Jefe de la
Oficina Jurídica, al Jefe de la División
Financiera y a los Arquitectos del Grupo
de Inmuebles.
5. REFERENCIAS:
• Decreto-ley 262/2000
• Ley 80/93
• Las demás normas concomitantes.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR:
Formato de delegación de trabajos
• Cuadro de cantidades de obra y
presupuesto.
8. CONDICIONES GENERALES:
Al tener unas instalaciones de trabajo
adecuadas creemos que se mejora el
bienestar de los empleados de la
institución y por consiguiente se debe
aumentar el rendimiento y la calidad de
las tareas asignadas.
9. SALIDAS
Como resultado del procedimiento
aplicado se obtienen unas oficinas o
inmuebles arreglados y adecuados de
conformidad a las necesidades de los
clientes.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
422
10. REGISTROS
• Formato de delegación de trabajos
• Cuadro de cantidades de obra y
presupuesto
• Informes.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Verificación en sitio de los trabajos
a realizar y confrontación con el listado
de materiales a solicitar o el cuadro de
cantidades de obra con las
especificaciones técnicas de los
insumos y los planos respectivos de la
dependencia o el lugar.
12. ANEXOS
• Planos Arquitectónicos y técnicos
• Cuadros de cantidades de material
y presupuesto
• Especificaciones técnicas de
materiales.
13. ACTIVIDADES:
GRUPO DE INMUEBLES
ARQUITECTOS:
13.1 De conformidad con la petición
de la dependencia, visitan el sitio o
lugar respectivo y proceden a elaborar
un listado de necesidades físicas de la
oficina junto con el levantamiento
arquitectónico del inmueble.
13.2 Una vez recopilados los datos
respectivos proceden a elaborar los
diseños arquitectónicos y técnicos de la
oficina correspondiente y cuantifican las
cantidades de material a utilizar junto
con sus especificaciones técnicas.
13.3 Presentan a la Jefe de la
División Administrativa o Secretario
General un informe detallando las
necesidades físicas de la oficina (listado
de materiales a comprar) y/o las obras a
realizar junto con un presupuesto oficial
del valor aproximado de la misma.
13.4 Si se determina que los trabajos
sean realizados a través de un contrato
con personal externo, elaboran un
estudio sobre todos los aspectos
técnicos a tener en cuenta en los
términos de referencia o pliego de
condiciones.
13.5 Una vez contratada o aprobada
la realización de los trabajos y
comprados los materiales respectivos
ejercen el control o interventoría de la
ejecución de la obra.
13.6 Elaboran y presentan informe al
Secretario General sobre los resultados
de los trabajos.
TECNICOS OPERATIVOS O
AUXILIARES DE MANTENIMIENTO
13.7 Coadyuvan en la determinación
de las necesidades técnicas del lugar y
en la toma de medidas para el
levantamiento arquitectónico de la
dependencia.
13.8 Ejecutan las tareas de
mantenimiento y/o adecuaciones de
dependencias asignadas por el grupo
de arquitectos
JEFE DIVISION ADMINISTRATIVA
13.9 Autoriza la realización de los
trabajos dependiendo del tamaño e
importancia de la obra.
13.10 Solicita las disponibilidades
presupuestales para la adquisición de
materiales o para la contratación de los
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
423
trabajos.
13.11 En caso que se determine que
la obra se realice a través de un
contrato adelanta los trámites
respectivos para la contratación de la
misma.
13.12 Delega a uno de los
Arquitectos la responsabilidad de la
ejecución de los trabajos.
13.13 Compra los materiales de
construcción solicitados para la obra.
JEFE DIVISION FINANCIERA:
13.14 Expide el certificado de
disponibilidad presupuestal para la
compra de materiales o para la
contratación de los trabajos.
13.15 Realiza el registro
presupuestal correspondiente.
13.16 Realiza el trámite de pago de
las cuentas o facturas.
13.17 Realiza el pago respectivo.
JEFE OFICINA JURIDICA:
13.18 En caso que la obra se realice
con personal externo procede a
elaborar la minuta del contrato
respectivo para la firma del Secretario
General y el representante legal de la
firma contratista.
13.19 Solicita a los contratistas las
pólizas correspondientes y los demás
documentos exigidos por ley.
SECRETARIO GENERAL
13.20 Autoriza la realización de los
trabajos dependiendo del tamaño e
importancia de la obra.
13.21 Firma autos comisorios para
desplazamientos.
13.22 Determina y autoriza si la obra
se hace a través de un contrato o con
personal de la entidad y en tal caso
autoriza también la compra de los
materiales de construcción de
conformidad con el listado suministrado
por los arquitectos.
14. INDICADORES
• Tiempo de ejecución del
mantenimiento
• Número de mantenimientos por año
realizados por contratistas
• Número de mantenimientos por año
realizados por personal de la entidad
Total de mantenimientos por año.
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
DIVISION FINANCIERA
FEBRERO 2001
ACTUALIZACION DEL MANUAL
INTRODUCCION
La Procuraduría General de la
Nación es un organismo con autonomía
administrativa, financiera y presupuestal
en los términos definidos por el Estatuto
Orgánico del Presupuesto Nacional, que
ejerce sus funciones bajo la suprema
dirección del Procurador General de la
Nación, cuyo desarrollo, calidad del
servicio y cumplimiento de las funciones
que le han asignado la Constitución
Política y la ley, dependen en buena
parte de la ejecución de los diferentes
procedimientos que le imprimen su
dinámica diaria.
Por ello, los manuales de
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
424
procedimientos adquieren un gran valor
práctico como guía para la realización
eficiente y eficaz del trabajo por cada
uno de los servidores públicos de la
Entidad.
Dentro de este marco de actuación,
estamos solicitando la máxima
colaboración y diligencia al personal en
la observancia de los procedimientos
contenidos en el presente Manual, en
busca de un alto nivel de desempeño
institucional, facilitándose así el logro
de la excelencia en el servicio del
Ministerio Público.
El Viceprocurador General de la
Nación,
Carlos Arturo Gómez Pavajeau.
OBJETIVOS DEL MANUAL
El presente Manual es un instructivo
que pretende los siguientes objetivos
básicos:
• Orientar al personal en la ejecución
de los diferentes procedimientos, con el
fin de facilitar el trabajo y el logro de la
calidad en el mismo.
• Coadyuvar en la ejecución correcta
y oportuna de las labores
encomendadas al personal y propiciar la
uniformidad en el trabajo.
• Servir de medio de orientación al
personal nuevo, para facilitar su
incorporación al trabajo.
• Propiciar la eficiencia, la eficacia y
el control interno (autocontrol) de la
Institución.
• Facilitar la orientación al usuario o
cliente.
Se trata de un material de consulta y
aplicación permanente por quienes
tienen la responsabilidad de dirigir,
ejecutar y controlar los procedimientos
respectivos.
DESTINATARIOS
El presente Manual de
Procedimientos está dirigido a los
integrantes de la Oficina de Control
Interno, y a los empleados que de
alguna manera tengan participación o
vinculación con dicho instrumento
administrativo.
MANEJO Y CONSERVACION DEL
MANUAL
El Manual debe ser objeto de
manipulación cuidadosa con el fin de
garantizar el buen estado de las hojas y
de la totalidad del instructivo.
ACTUALIZACION DEL MANUAL
Las modificaciones, sustituciones o
adiciones al Manual de Procedimientos
se efectuarán a través de la Oficina de
Planeación, siguiendo las instrucciones
y metodología de mejoramiento continuo
establecidas al interior de la
Procuraduría.
Dependencia: División Financiera
Proceso: Ejecución del presupuesto
Procedimiento: Expedición
certificado de disponibilidad
presupuestal de gastos CDP
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
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425
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Garantizar la existencia de
apropiación presupuestal disponible y
libre de afectación para atender el
compromiso que se pretende adquirir de
manera ágil, objetiva y transparente
2. CLIENTES
La División Administrativa, la División de
Gestión Humana, y las diferentes
dependencias de la Entidad que a través de
ellas hayan solicitado su expedición, personas
naturales y jurídicas.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a la
Secretaría General y sus dependencias
adscritas.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a la
Oficina Jurídica, y Secretaría General
con sus dependencias adscritas, en
especial la División Administrativa, la
División de Gestión Humana y la
División Financiera.
5. REFERENCIAS
• Decreto 111 de 1996
• Resolución 036 de 1998
• Ley 80 de 1983
• Demás normas concordantes.
6. DEFINICIONES
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTAL: Es un documento
expedido por el jefe de presupuesto o
por quien haga sus veces con el cual se
garantiza la existencia de apropiación
presupuestal disponible y libre de
afectación para la asunción de
compromisos con cargo al presupuesto
de la respectiva vigencia fiscal. Este
documento afecta preliminarmente el
presupuesto mientras se perfecciona el
compromiso.
CDP: Certificado de Disponibilidad
Presupuestal.
SIIF: Sistema Integrado de
Información Financiera.
SIAF: Sistema de Información
Administrativa y Financiera.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Modelo Certificado de
Disponibilidad Presupuestal SIIF y SIAF
8. CONDICIONES GENERALES
Se expide con afectación
presupuestal a nivel de decreto de
liquidación en el SIIF y a máximo nivel
de desagregación en el SIAF.
Se debe señalar en el texto libre el
objeto del gasto en forma clara y
precisa.
9. SALIDAS
Documento “Certificado de
Disponibilidad Presupuestal”.
10. REGISTROS
Número consecutivo de CDP.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Verificación de la existencia de
saldo disponible de apropiación
presupuestal.
• Confrontación del objeto del gasto o
afectación principal con el rubro
presupuestal.
• Indicación de la dependencia
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
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solicitante, si es del caso.
12. ANEXOS
No aplica
13. ACTIVIDADES
DEPENDENCIA INTERESADA
1. Una vez analizado el
requerimiento, solicita a la División
Financiera la expedición del CDP con
sus soportes respectivos.
PROFESIONAL UNIVERSITARIO O
TECNICO ADMINISTRATIVO GRUPO
EJECUCION PRESUPUESTAL
2. Clasifica presupuestalmente el
gasto teniendo en cuenta el objeto del
mismo.
3. Comprueba la existencia de saldo
suficiente y libre de afectación.
4. De existir disponibilidad, registra
en los sistemas SIIF y SIAF la
información del certificado e imprime.
5. Remite Certificado de
Disponibilidad al Coordinador del Grupo
Ejecución Presupuestal.
COORDINADOR GRUPO
EJECUCION PRESUPUESTAL
6. Certifica con su firma la
información.
CITADOR U OFICINISTA GRUPO
EJECUCION PRESUPUESTAL
7. Remite certificado a la
dependencia solicitante.
14. INDICADORES
• Gestión Disponibilidad Presupuestal
acumulada:
Valor total Certificados de
Disponibilidad a la fecha
———————————————
——————————x 100
Total apropiación Presupuestal Vigente
Dependencia: División Financiera
Proceso: Ejecución del presupuesto
Procedimiento: Trámite de
contratos, órdenes de pedido y órdenes
de trabajo
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 2 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Perfeccionar los compromisos,
reconocer la obligación y ordenar el
pago de los procesos contractuales que
adelante la entidad, garantizando así de
manera ágil, objetiva y transparente la
ejecución del presupuesto.
2. CLIENTES
La Secretaría General, la Oficina
Jurídica, la División Administrativa y las
diferentes dependencias de la entidad
que participan en el proceso contractual
para la adquisición de los bienes y
servicios requeridos por la entidad, así
como las personas naturales y jurídicas
en su calidad de proveedores de los
mismos.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a la
Secretaría General y sus dependencias
adscritas, la Oficina Jurídica, los
proveedores de bienes y servicios.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
427
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a la
Oficina Jurídica, y Secretaría General
con sus dependencias adscritas, en
especial la División Administrativa, y la
División Financiera.
5. REFERENCIAS
• Decreto 111 de 1996
• Resolución 036 de 1998
• Ley 80 de 1983
• Demás normas concordantes.
6. DEFINICIONES
COMPROMISO: Son los actos
realizados por los órganos que en
desarrollo de la capacidad de contratar
y comprometer el presupuesto a nombre
de la persona jurídica de la cual hagan
parte, se encuentren en proceso de
llevar a cabo el objeto establecido en
los mismos.
OBLIGACION Y ORDEN DE PAGO:
se entiende por obligación el monto
adeudado producto del desarrollo de los
compromisos adquiridos por el valor
equivalente a los bienes recibidos,
servicios prestados y demás
exigibilidades pendientes de pago,
incluidos los anticipos no pagados que
se hayan pactado en desarrollo de las
normas presupuestales y de
contratación administrativa.
Así mismo la Ordenación del Pago
se considera el acto administrativo por
medio del cual el funcionario del cargo
facultado reconoce a favor de un
tercero, de acuerdo con la naturaleza
del gasto, una obligación o cuenta por
pagar.
PAGO: Es el acto por el cual la
Tesorería con base en la obligación y
orden de pago, gestiona ante la
Dirección del Tesoro Nacional la
consignación de los fondos a los
beneficiarios con cargo a los cupos
autorizados de PAC.
PAC (Programa Anual Mensualizado
de Caja): Es el instrumento mediante el
cual se define el monto máximo
mensual de fondos disponibles en la
cuenta única nacional, para los órganos
financiados con recursos de la nación
con el fin de cumplir sus compromisos.
SIIF: Sistema Integrado de
Información Financiera
SIAF: Sistema Integrado de
Información Administrativa y Financiera
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Modelo Certificado de Registro
Presupuestal SIAF
• Orden de Pago SIAF.
8. CONDICIONES GENERALES
La ejecución del presupuesto de
gastos es un proceso que comienza en
el momento en que se requiere adquirir
los servicios, obras o bienes y finaliza
cuando se pagan o extinguen las
obligaciones con terceros por los
servicios, obras o bienes recibidos.
Dentro de este proceso de ejecución
del presupuesto de gastos hay etapas
fundamentales que pueden ser
simultáneas o separadas en el
transcurso de la vigencia, cada una de
las cuales se confirma mediante el
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
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respectivo registro presupuestal.
9. SALIDAS
Certificado de Registro Presupuestal
del Compromiso.
Orden de Pago.
10. REGISTROS
Número consecutivo de CDP
Número consecutivo Registro del
Compromiso.
Número consecutivo Registro de la
Obligación
Número consecutivo de Orden de
Pago.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Con antelación a la ordenación del
gasto, se requiere Certificado de
Disponibilidad Presupuestal, CDP, y/o
autorización de vigencias futuras,
emitido por coordinador de grupo de
ejecución presupuestal o quien haga
sus veces.
• Ordenación del gasto a través de un
acto administrativo o contrato con o sin
formalidades plenas, que implica la
asunción de compromisos, cuyo plan de
pagos previsto deberá estar respaldado
en el cupo PAC disponible.
• Cuando se reciban a satisfacción
los bienes, obras o servicios, pactados
en los compromisos, se reconoce una
obligación y se ordena el pago,
solicitando los recursos a la DTN o el
pago directo al beneficiario.
12. ANEXOS
• Certificado de Disponibilidad
Presupuestal.
• Documento soporte del compromiso
• Documento soporte de la obligación
• Orden de Pago.
13. ACTIVIDADES
DEPENDENCIA INTERESADA
1. Una vez obtenido el CDP, solicita a
la División Financiera el registro
presupuestal del compromiso,
adjuntando para el efecto el respectivo
documento soporte y sus anexos.
OFICINISTA Y/O CITADOR GRUPO
EJECUCION PRESUPUESTAL
2. Recibe y radica solicitud de
registro presupuestal del compromiso y
sus anexos, luego de lo cual entrega al
Técnico Administrativo y/o Profesional.
TECNICO ADMINISTRATIVO Y/O
PROFESIONAL GRUPO EJECUCION
PRESUPUESTAL
3. Verifica los datos fundamentales
del compromiso, su concordancia con el
CDP que lo respalda. Si encuentra
alguna inconsistencia u observación,
devuelve los documentos para que
efectúen los ajustes correspondientes.
4. Registra en los sistemas SIIF y
SIAF la información del compromiso o
contrato a máximo nivel de
desagregación según el objeto del
mismo y/o su afectación principal y las
vigencias que afecta.
5. Transcribe en el documento
soporte el rubro presupuestal que
afecta, valor, número de registro y
fecha.
6. Remite Compromiso o contrato con
sus soportes al Coordinador del Grupo
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
429
Ejecución Presupuestal.
COORDINADOR GRUPO
EJECUCION PRESUPUESTAL
8. Certifica con su firma la
información.
CITADOR/OFICINISTA GRUPO
EJECUCION PRESUPUESTAL
9. Remite contrato con sus soportes a
la dependencia solicitante y deja copia
del mismo.
DEPENDENCIA INTERESADA
10. Recibe contrato con sus soportes
y remite a Secretaría General a fin de
autorizar la ordenanción del gasto.
SECRETARIO GENERAL
11. Firma como ordenador del gasto
el documento respectivo.
Nota: Cuando se trate de contratos
con formalidades plenas, esta
secuencia se cumple junto con la firma
del contrato por parte del contratista
antes de solicitar el registro
presupuestal del compromiso.
DEPENDENCIA INTERESADA
12. Una vez cumplidos los requisitos
necesarios para el inicio de su
ejecución, tramita la comunicación con
el proveedor a fin de notificarle el
perfeccionamiento del mismo.
OFICINISTA GRUPO CUENTAS
13. Cumplido el objeto del contrato
de acuerdo con sus condiciones, recibe
en ventanilla la factura, cuenta de cobro
o contrato respectivo, junto con el
documento de recibo a satisfacción de
los bienes, obras o servicios expedido
por el interventor o persona
responsable del control del contrato.
14. Radica los documentos en libro
de control de cuentas, asigna número a
la orden de pago, luego de lo cual pasa
al Secretario y/o Auxiliar Administrativo
para el trámite respectivo.
SECRETARIO Y/O AUXILIAR
ADMINISTRATIVO GRUPO CUENTAS
15. Recibe, revisa y liquida factura o
cuenta de cobro y elabora orden de
pago transcribiendo en el sistema SIAF
sus datos fundamentales e imprime,
luego de lo cual pasa al Coordinador
Grupo Cuentas.
COORDINADOR GRUPO CUENTAS
16. Certifica con su firma la anterior
información
OFICINISTA GRUPO CUENTAS
17. Recibe orden de pago y sus
soportes, radica en libro y remite a
Secretaría General para la ordenación
del pago.
SECRETARIO GENERAL
18. Firma como ordenador del gasto
el documento.
OFICINISTA GRUPO CUENTAS
19. Recibe y descarga del libro
control y pasa a Oficinista 2.
OFICINISTA 2 GRUPO
CONTABILIDAD
20. Revisa documentos y soportes
determinando las cuentas contables a
afectar y transcribe en el sistema SIAF y
en la orden de pago la imputación
contable correspondiente.
OFICINISTA GRUPO CUENTAS
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
430
21. Recibe, revisa y radica
documentos luego de lo cual remite al
Grupo Ejecución Presupuestal.
CITADOR/OFICINISTA GRUPO
EJECUCION PRESUPUESTAL
22. Recibe, revisa y radica
documentos y pasa luego de lo cual al
Técnico Administrativo y/o Profesional.
TECNICO ADMINISTRATIVO Y/O
PROFESIONAL
23. Analiza los documentos, verifica
los datos fundamentales de la
obligación y clasifica presupuestalmente
teniendo en cuenta el objeto y su
concordancia con el compromiso que lo
respalda.
24. Registra en el sistema SIIF y
SIAF la información correspondiente a
máximo nivel de desagregación.
25. Transcribe en la Orden de pago
la imputación presupuestal, valor,
número de la obligación y fecha.
COORDINADOR GRUPO
EJECUCION PRESUPUESTAL
26. Certifica con su firma la anterior
información.
CITADOR/OFICINISTA GRUPO
EJECUCION PRESUPUESTAL
27. Descarga en libro radicador y
remite al Grupo Tesorería
CAJERO GRUPO TESORERIA
28. Recibe y radica la orden de pago
y sus soportes, luego de lo cual entrega
al Auxiliar Administrativo y/o Técnico
Administrativo
TECNICO ADMINISTRATIVO Y/O
AUXILIAR ADMINISTRATIVO GRUPO
TESORERIA
29. Analiza la Orden de Pago y
documentos anexos, y registra en el
sistema de ejecución de pagos (SIIF) la
confirmación de deducciones, la
selección de órdenes, y la confirmación
de pagos, luego de lo cual transcribe en
la orden de pago el número de registro.
30. Confirma Situación de Fondos en
el sistema de ejecución de pagos SIIF y
pasa a Oficinista y/o auxiliar
administrativo.
OFICINISTA Y/O AUXILIAR
ADMINISTRATIVO GRUPO
TESORERIA
31. Recibe Orden de Pago, revisa los
datos fundamentales y determina el
Banco y cuenta corriente que debe
afectar, luego de lo cual elabora cheque
respectivo.
32. Transcribe en la orden de Pago lo
datos del cheque y devuelve Auxiliar
Administrativo y/o Técnico
Administrativo.
TECNICO ADMINISTRATIVO Y/O
AUXILIAR ADMINISTRATIVO GRUPO
TESORERIA
33. Registra los datos del pago en el
sistema de ejecución de pagos SIAF y
en el libro de bancos y pasa al Tesorero
para firma.
TESORERO
34. Recibe cheque, orden de pago y
anexos luego de lo cual firma cheque y
pasa al Cajero.
CAJERO GRUPO TESORERIA
35. Clasifica la orden de pago de
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
431
acuerdo con el gasto.
36. Se comunica con beneficiario de
cheque para informar su entrega.
14. INDICADORES
• Gestión Compromisos acumulada:
Valor total Compromisos a la fecha
—————————————————
————————x 100
Total apropiación Presupuestal Vigente
• Gestión Obligaciones acumulada:
Valor total Obligaciones a la fecha
—————————————————
————————x 100
Valor total compromisos a la fecha
• Gestión Pagos acumulada:
Valor total Pagos Tesorería a la fecha
—————————————————
————————x 100
Valor Total Obligaciones a la Fecha
Dependencia: División Financiera
Proceso: Ejecución del presupuesto
Procedimiento: Trámite de nóminas
y sus descuentos
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Reconocer la obligación y ordenar el
pago por concepto de Gastos de
Personal Asociados a Nómina,
garantizando así de manera ágil,
objetiva y transparente la ejecución del
presupuesto.
2. CLIENTES
Todos los servidores de la entidad.
3. ALCANCE
Todos los servidores de la entidad.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a la
Secretaría General con sus
dependencias adscritas, en especial la
División de Gestión Humana y la
División Financiera.
5. REFERENCIAS
• Decreto 111 de 1996
• Resolución 036 de 1998
• Demás normas concordantes
6. DEFINICIONES
COMPROMISO: Son los actos
realizados por los órganos que en
desarrollo de la capacidad de contratar
y comprometer el presupuesto a nombre
de la persona jurídica de la cual hagan
parte, se encuentren en proceso de
llevar a cabo el objeto establecido en
los mismos.
OBLIGACION Y ORDEN DE PAGO:
se entiende por obligación el monto
adeudado producto del desarrollo de los
compromisos adquiridos por el valor
equivalente a los bienes recibidos,
servicios prestados y demás
exigibilidades pendientes de pago,
incluidos los anticipos no pagados que
se hayan pactado en desarrollo de las
normas presupuestales y de
contratación administrativa.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
432
Así mismo la Ordenación del Pago se
considera el acto administrativo por
medio del cual el funcionario del cargo
facultado reconoce a favor de un
tercero, de acuerdo con la naturaleza
del gasto, una obligación o cuenta por
pagar.
PAGO: Es el acto por el cual la
Tesorería con base en la obligación y
orden de pago, gestiona ante la
Dirección del Tesoro Nacional la
consignación de los fondos a los
beneficiarios con cargo a los cupos
autorizados de PAC.
PAC (Programa Anual Mensualizado
de Caja): Es el instrumento mediante el
cual se define el monto máximo
mensual de fondos disponibles en la
cuenta única nacional, para los órganos
financiados con recursos de la nación
con el fin de cumplir sus compromisos.
SIIF: Sistema Integrado de
Información Financiera
SIAF: Sistema Integrado de
Información Administrativa y Financiera
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Nómina
• Modelo Certificado de
Disponibilidad Presupuestal SIAF.
8. CONDICIONES GENERALES
Dentro del proceso de ejecución del
presupuesto de gastos hay etapas
fundamentales que pueden ser
simultáneas o separadas en el
transcurso de la vigencia, cada una de
las cuales se confirma mediante el
respectivo registro presupuestal.
9. SALIDAS
Certificado de Disponibilidad
Presupuestal.
Orden de Pago.
10. REGISTROS
Número consecutivo de CDP
Número consecutivo Registro del
Compromiso.
Número consecutivo Registro de la
Obligación
Número consecutivo de Orden de
Pago.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Con antelación a la ordenación del
gasto, se requiere Certificado de
Disponibilidad Presupuestal, CDP, y/o
de viabilidad presupuestal, emitido por
el Coordinador del Grupo de Ejecución
Presupuestal o quien haga sus veces.
• Ordenación del gasto a través de un
acto administrativo (Nómina), que
implica la asunción de compromisos,
cuyo plan de pagos previsto deberá
estar respaldado en el cupo PAC
disponible.
12. ANEXOS
• Documento Soporte (Nómina)
• Certificado de Disponibilidad
Presupuestal.
13. ACTIVIDADES
GRUPO DE NOMINA
1.Remite Nóminas del Nivel Central y
Regionales al Grupo Ejecución
Presupuestal
OFICINISTA Y/O CITADOR GRUPO
EJECUCION PRESUPUESTAL
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
433
2. Recibe y radica las nóminas, luego
de lo cual entrega al Técnico
Administrativo y/o Profesional.
TECNICO ADMINISTRATIVO Y/O
PROFESIONAL GRUPO EJECUCION
PRESUPUESTAL
3. Agrupa los conceptos de personal
en conceptos presupuestales.
4. Expide CDP registrando en los
sistemas SIIF y SIAF con la información
de las nóminas teniendo presente que
no se debe registrar los
correspondientes a conceptos cuyo
CDP ya se ha expedido con anterioridad
(Horas Extras, vacaciones, prima de
vacaciones) e imprime.
5. Registra en los sistemas SIIF y
SIAF el compromiso de las nóminas a
máximo nivel de desagregación,
teniendo en cuenta registrar además
aquellos conceptos cuyo CDP se ha
expedido con anterioridad.
6. Transcribe en las nóminas el rubro
presupuestal que afecta, valores,
número de registro y fecha.
COORDINADOR GRUPO
EJECUCION PRESUPUESTAL
8. Certifica con su firma en el CDP y
Nóminas la anterior información.
CITADOR/OFICINISTA GRUPO
EJECUCION PRESUPUESTAL
9. Remite Nóminas y anexos a
Secretaría General
SECRETARIO GENERAL
10. Firma las Nóminas como
ordenador del gasto.
CITADOR/OFICINISTA GRUPO
EJECUCION PRESUPUESTAL
11. Recibe y radica Nóminas de
Secretaría General y anexos.
PROFESIONAL
12. Verifica los datos fundamentales
para el trámite de la obligación y revisa
la imputación presupuestal del
compromiso teniendo en cuenta el
objeto de cada concepto de personal.
13. Registra en el sistema SIIF y
SIAF la información correspondiente a
máximo nivel de desagregación y las
respectivas deducciones.
14. Transcribe en las Nóminas el
número de la obligación y la fecha.
COORDINADOR GRUPO
EJECUCION PRESUPUESTAL
15. Certifica con su firma la anterior
información.
CITADOR/OFICINISTA GRUPO
EJECUCION PRESUPUESTAL
16. Recibe nóminas y anexos,
descarga en libro radicador y remite al
Grupo Tesorería.
CAJERO GRUPO TESORERIA
17. Recibe y radica las nóminas, sus
anexos, luego de lo cual entrega a
Auxiliar Administrativo y/o Técnico
Administrativo.
18. TECNICO ADMINISTRATIVO
Y/O AUXILIAR ADMINISTRATIVO
GRUPO TESORERIA
19. Analiza la nómina y documentos
anexos, y registra en el sistema de
ejecución de pagos SIIF la confirmación
de deducciones, la selección de
órdenes, y la confirmación de pagos,
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
434
luego de lo cual transcribe en la orden
de pago el número de registro.
20. Confirma Situación de Fondos en
el sistema de ejecución de pagos SIIF y
pasa al Tesorero.
TESORERO
21. Con base en la información
suministrada por el Grupo de Nómina,
solicita mediante oficio a las entidades
bancarias respectivas se realicen las
notas débito para abonos en cuenta y
pago en efectivo en el nivel Central y
Regional
TECNICO ADMINISTRATIVO Y/O
AUXILIAR ADMINISTRATIVO GRUPO
TESORERIA
22. Registra los datos del pago en el
sistema de ejecución de pagos SIAF y
en libro de bancos.
14. INDICADORES
• Gestión Compromisos acumulada:
Valor total Compromisos a la fecha
—————————————————
————————x 100
Total apropiación Presupuestal Vigente
• Gestión Obligaciones acumulada:
Valor total Obligaciones a la fecha
—————————————————
————————x 100
Valor total compromisos a la fecha
• Gestión Pagos acumulada:
Valor total Pagos Tesorería a la fecha
—————————————————
————————x 100
Valor Total Obligaciones a la Fecha
Dependencia: División Financiera
Proceso: Ejecución del presupuesto
Procedimiento: Trámite de facturas
de servicios públicos
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Garantizar la correcta ejecución del
presupuesto asignado a la entidad,
manteniendo la prestación de los
servicios públicos básicos para el buen
funcionamiento de las dependencias
que conforman la entidad, bajo los
parámetros de la puntualidad y
cumplimiento en el pago de los servicios
públicos recibidos.
2. CLIENTES
Las empresas prestatarias de
servicios públicos y como beneficiarios
los servidores de la entidad.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica para la
cancelación o pago de los servicios
suministrados periódicamente a la
entidad e intervienen en el trámite
correspondiente División Financiera,
Secretaría General, Grupos de Cuentas,
Contabilidad, Ejecución Presupuestal y
Tesorería.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los
servidores de División Financiera,
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
435
Secretaría General y a todos los
beneficiarios de los servicios públicos
derivados de las dependencias o
instalaciones destinadas al
funcionamiento de la institución.
5. REFERENCIAS
• Decreto 262 del 22 de febrero de
2000.
• Resolución No. 036 de 1998
Ministerio de Hacienda y Crédito
Público.
• Decreto 1842 de 1991.
6. DEFINICIONES
COMPROMISO: Son los actos
realizados por los órganos que en
desarrollo de la capacidad de contratar
y comprometer el presupuesto a nombre
de la persona jurídica de la cual hagan
parte, se encuentre en proceso de llevar
a cabo el objeto establecido en los
mismos.
OBLIGACION Y ORDEN DE PAGO:
se entiende por obligación el monto
adeudado producto del desarrollo de los
compromisos adquiridos por el valor
equivalente a los bienes recibidos,
servicios prestados y demás
exigibilidades pendientes de pago,
incluidos los anticipos no pagados que
se hayan pactado en desarrollo de las
normas presupuestales y de
contratación administrativa.
Así mismo la Ordenación del Pago se
considera el acto administrativo por
medio del cual el funcionario del cargo
facultado reconoce a favor de un
tercero, de acuerdo con la naturaleza
del gasto, una obligación o cuenta por
pagar.
PAGO: Es el acto por el cual la
pagaduría con base en la obligación y
orden de pago, gestiona ante la
Dirección del Tesoro Nacional la
consignación de los fondos a los
beneficiarios con cargo a los cupos
autorizados de PAC.
PAC (Programa Anual Mensualizado
de Caja): Es el instrumento mediante el
cual se define el monto máximo
mensual de fondos disponibles en la
cuenta única nacional, para los órganos
financiados con recursos de la nación
con el fin de cumplir sus compromisos.
SIIF: Sistema Integrado de
Información Financiera
SIAF: Sistema Integrado de
Información Administrativa y Financiera
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Modelo Certificado de
Disponibilidad Presupuestal SIIF y SIAF
• Orden de Pago SIAF.
8. CONDICIONES GENERALES
La ejecución del presupuesto de
gastos es un proceso que comienza en
el momento en que se requiere adquirir
los servicios, obras o bienes y finaliza
cuando se pagan o extinguen las
obligaciones con terceros por los
servicios, obras o bienes recibidos.
9. SALIDAS
No aplica.
10. REGISTROS
Número consecutivo de CDP
Número consecutivo Registro del
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
436
Compromiso.
Número consecutivo Registro de la
Obligación
Número consecutivo de Orden de
Pago
11. BASES DE AUTOCONTROL
Correcta liquidación y elaboración de
los recibos de pago, confrontando los
documentos soporte.
12. ANEXOS
Factura de cobro del servicio público
y Orden de Pago.
13. ACTIVIDADES
OFICINISTA GRUPO CUENTAS
1. Recibe en ventanilla los recibos
correspondientes, allegados de la
División de Registro y Control y
Correspondencia.
2. Radica en libro de control de
cuentas y asigna número de orden de
pago, luego de lo cual pasa al auxiliar
administrativo para el trámite respectivo
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
3. Comprueba que los cobros
correspondan a servicios prestados a
las dependencias de la entidad y
registra en los controles manuales que
se llevan por dependencia y tipo de
servicio.
SECRETARIO Y/O AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
4. Recibe, revisa y liquida factura o
cuenta de cobro y elabora la orden de
pago transcribiendo en el sistema de
ejecución de cuentas (SIAF) los datos
fundamentales del recibo, luego de lo
cual imprime y pasa al Coordinador del
Grupo de Cuentas.
COORDINADOR GRUPO CUENTAS
5. Certifica con su firma la anterior
información y entrega al funcionario
para el registro en el libro radicador de
cuentas.
OFICINISTA GRUPO CUENTAS
6. Una vez recibidas, la orden de
pago y la factura, se radica en el libro y
remite al Grupo de Ejecución
Presupuestal.
OFICINISTA Y/O CITADOR GRUPO
EJECUCION PRESUPUESTAL
7. Radica la Orden de Pago, luego de
lo cual se la entrega al Técnico
administrativo y/o Profesional del Grupo
de Ejecución Presupuestal.
TECNICO ADMINISTRATIVO Y/O
PROFESIONAL
8. Analiza la Orden de Pago y
facturas soportes, verifica pagos de
meses anteriores y determina el rubro
presupuestal que afecta, comprueba
que exista saldo suficiente y libre de
afectación que corresponda a la
apropiación presupuestal del gasto
proyectado.
9. De existir disponibilidad, registra
en los sistemas de ejecución de
apropiaciones SIIF y SIAF los datos del
Certificado de Disponibilidad
Presupuestal y lo imprime.
10. Registra en el sistema de
ejecución de las apropiaciones (SIIF y
SIAF) la información del compromiso
que corresponda al gasto que respalda
el C.D.P.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
437
11. Transcribe en la Orden de Pago
la imputación presupuestal, valor,
número del compromiso y fecha.
COORDINADOR GRUPO DE
EJECUCION PRESUPUESTAL
12. Certifica con su firma la
información del C.D.P. y del
compromiso.
OFICINISTA Y/O CITADOR GRUPO
DE EJECUCION PRESUPUESTAL
13. Descarga del libro radicador la
Orden de Pago y remite al Grupo de
Cuentas.
14. Recibe, radica y entrega la Orden
de Pago y sus soportes en Secretaría
General.
SECRETARIO GENERAL
15. Firma la Orden de Pago en su
condición de Ordenador del Gasto y la
devuelve al Grupo Cuentas.
OFICINISTA GRUPO CUENTAS
16. Recibe y descarga del libro
control y pasa a Oficinista 2.
OFICINISTA 2 GRUPO
CONTABILIDAD
17. Revisa documentos y soportes
determinando las cuentas contables a
afectar y transcribe en el sistema SIAF y
en la orden de pago la imputación
contable correspondiente.
OFICINISTA GRUPO CUENTAS
18. Recibe, revisa y radica
documentos luego de lo cual remite al
Grupo Ejecución Presupuestal.
OFICINISTA Y/O CITADOR GRUPO
DE EJECUCION PRESUPUESTAL
19. Recibe y radica la Orden de Pago
con la Ordenación del Pago y
documentos anexos luego de lo cual se
la entrega al Técnico Administrativo y/o
Profesional.
TECNICO ADMINISTRATIVO Y/O
PROFESIONAL
20. Analiza los documentos, verifica
los datos fundamentales de la
obligación y clasifica
presupuestalmente, teniendo en cuenta
el objeto y su concordancia con el
compromiso que lo respalda.
21. Registra el sistema de ejecución
de las apropiaciones SIIF y SIAF la
información correspondiente al pago
que se vaya a realizar.
22. Transcribe en la Orden de Pago
la imputación Presupuestal, el valor,
número de la obligación y la fecha.
COORDINADOR GRUPO DE
EJECUCION PRESUPUESTAL
23. Certifica con su firma en la Orden
de Pago la información precedente.
OFICINISTA Y/O CITADOR GRUPO
DE EJECUCION PRESUPUESTAL
24. Descarga del libro radicador la
Orden de Pago con sus anexos y la
remite al Grupo de Tesorería.
25. Remite al Grupo de Tesorería.
CAJERO GRUPO TESORERIA
26. Recibe y radica la Orden de Pago
o documento soporte con la ordenación
del Pago y sus anexos luego de lo cual
se lo entrega al auxiliar administrativo
y/o Técnico Administrativo.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO Y/O
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
438
TECNICO ADMINISTRATIVO GRUPO
TESORERIA
27. Analiza la Orden de Pago y
documentos anexos y registra en el
sistema de ejecución de pagos (SIIF) la
confirmación de deducciones, la
selección masiva de órdenes y la
confirmación de pagos, luego de lo cual
transcribe en la orden de pago el
número de registro.
28. Confirma situación de fondos en
el sistema de ejecución de pagos (SIIF)
y pasa a oficinista y/o auxiliar
administrativo.
OFICINISTA Y/O AUXILIAR
ADMINISTRATIVO GRUPO
TESORERIA
29. Recibe orden de pago, revisa los
datos fundamentales y determina la
cuenta corriente que debe afectar, luego
de lo cual elabora el cheque respectivo,
transcribe en la orden de pago los datos
del mismo, y devuelve a Auxiliar
Administrativo y/o Técnico
Administrativo.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO Y/O
TECNICO ADMINISTRATIVO GRUPO
TESORERIA
30. Registra los datos del pago en el
sistema de ejecución de pagos (SIAF) y
en el libro de bancos y pasa a tesorero
para firma.
TESORERO
37. Recibe cheque, orden de pago y
anexos luego de lo cual firma cheque y
pasa al Cajero.
CAJERO GRUPO TESORERIA
38. Clasifica la orden de pago de
acuerdo con el gasto.
39. Ordena consignación del cheque
en entidad respectiva.
14. INDICADORES
• Gestión Compromisos acumulada:
Valor total Compromisos a la fecha
—————————————————
————————x 100
Total apropiación Presupuestal Vigente
• Gestión Obligaciones acumulada:
Valor total Obligaciones a la fecha
—————————————————
————————x 100
Valor total compromisos a la fecha
• Gestión Pagos acumulada:
Valor total Pagos Tesorería a la fecha
—————————————————
————————x 100
Valor Total Obligaciones a la fecha
Dependencia: División Financiera
Proceso: Ejecución del presupuesto
Procedimiento: Asignación de
cuotas de apropiación a nivel central y
de gastos generales a las Procuradurías
Regionales
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 2 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Dotar de apropiación a las
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
439
Procuradurías Regionales a fin de que
atiendan de manera ágil, objetiva y
transparente las necesidades que
deben suplir durante la respectiva
vigencia.
2. CLIENTES
La División Administrativa, los
Coordinadores Administrativos de las
Procuradurías Regionales y las
personas naturales y jurídicas en su
calidad de proveedores de bienes y
servicios, además de los funcionarios
de la entidad en el respectivo nivel
central y territorial.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a la
División Administrativa, los
Coordinadores Administrativos de las
Procuradurías Regionales y las
personas naturales y jurídicas en su
calidad de proveedores de bienes y
servicios, además de los funcionarios
de la entidad en el respectivo nivel
territorial.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a las
Coordinaciones Administrativas, la
Secretaría General, la Oficina de
Planeación, la División Administrativa y
la División Financiera.
5. REFERENCIAS
• Decreto 262 de 2000
• Decreto 111 de 1996
• Resolución 036 de 1998
• Ley 80 de 1983
• Ley Anual de Presupuesto
• Demás normas concordantes.
6. DEFINICIONES
ASIGNACION DE CUOTAS
(ASIGNACION INTERNA DE
APROPIACIONES): Procedimiento que
permite al jefe del órgano o en quien
éste haya delegado la ordenación del
gasto, efectuar asignaciones internas de
apropiación con el fin de facilitar el
manejo operativo y de gestión de sus
dependencias, seccionales o
regionales, sin alterar los montos
iniciales asignados en los Anexos de
Decreto Anual de Liquidación del
Presupuesto.
7. FORMATOS A UTILIZAR
No aplica.
8. CONDICIONES GENERALES
Para la Elaboración de la respectiva
distribución, la División Administrativa y
cada Coordinador Administrativo
preparará y presentará un plan de
necesidades que tenga en cuenta los
últimos consumos anuales y relación de
requerimientos que deberá atender
durante la vigencia.
9. SALIDAS
Resolución de Asignación de Cuotas.
10. REGISTROS
• No aplica.
11.BASES DE AUTOCONTROL
• No aplica.
12.ANEXOS
Plan de Necesidades.
13. ACTIVIDADES
SECRETARIO GENERAL
1. Conjuntamente con la Oficina de
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
440
Planeación y Divisiones Financieras
fijan los parámetros (considerando los
planes, programas y política de la
entidad) que tendrán en cuenta la
División Administrativa y Coordinadores
Administrativos en la elaboración de los
presupuestos regionales.
DIVISION ADMINISTRATIVA Y
COORDINADOR ADMINISTRATIVO
(PROCURADURIA REGIONAL)
2. Recopila información sobre las
necesidades de bienes y servicios de
las diferentes dependencias a niveles
central y regional.
3. Evalúa cada una de las
necesidades, establece prioridades y
las ajusta a los planes, programas y
políticas vigentes, luego de lo cual
elabora un consolidado que enviará a la
dependencia que haya indicado la
Secretaría General.
OFICINA DE PLANEACION Y
DIVISION FINANCIERA
4. Evalúan las solicitudes y las
ajustan a los planes, programas,
políticas y presupuesto vigentes, luego
de lo cual elabora un consolidado.
SECRETARIO GENERAL
5. Después de realizar los ajustes
que considere necesarios, expide la
Resolución de Asignación de Cuotas.
SECRETARIO GENERAL
6. Comunica a la División
Administrativa y a los coordinadores
Administrativos la Resolución mediante
la cual se le asignan las cuotas de
gastos para la respectiva vigencia fiscal,
así como las modificaciones que se
produzcan durante el año.
ASESOR DIVISION FINANCIERA
7. Registra en el sistema de
ejecución de las apropiaciones (SIIF y
SIAF), las cuotas asignadas para el
nivel central y cada Procuraduría
Regional, así como las modificaciones
que surjan durante la vigencia.
14. INDICADORES
• Participación en el presupuesto:
Total Cuota asignada
—————————————————
————————x 100
Total Apropiación Vigente a la Fecha
Dependencia: División Financiera
Proceso: Ejecución del presupuesto
Procedimiento: Envío de trámites
financieros a las coordinaciones
administrativas regionales
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Dotar de recursos financieros,
respaldados con las apropiaciones, a
las Procuradurías Regionales a fin de
que cubran las obligaciones generadas
de manera ágil, objetiva y transparente.
2. CLIENTES
Los Coordinadores Administrativos
de las Procuradurías Regionales y las
personas naturales y jurídicas en su
calidad de proveedores de bienes y
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
441
servicios, además de los funcionarios
de la entidad en el respectivo nivel
territorial.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a los
Coordinadores Administrativos de las
Procuradurías Regionales y las
personas naturales y jurídicas en su
calidad de proveedores de bienes y
servicios, además de los funcionarios
de la entidad en el respectivo nivel
territorial
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a las
Coordinaciones Administrativas, la
Secretaría General, la Oficina de
Planeación, la División Administrativa y
la División Financiera.
5. REFERENCIAS
• Decreto 262 de 2000
• Decreto 111 de 1996
• Resolución 036 de 1998
• Ley 80 de 1983
• Demás normas concordantes.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Formato Delegación.
8. CONDICIONES GENERALES
Aclara conceptos y/o define reglas y
lineamientos relevantes que son útiles
para la ejecución del procedimiento.
9. SALIDAS
Delegación.
10. REGISTROS
• Número consecutivo de Delegación.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Correcta Planeación de delegación
acordes con la obligación y la
disponibilidad de PAC.
12. ANEXOS
Solicitudes de delegación de las
Coordinaciones Administrativas.
13. ACTIVIDADES
COORDINADOR ADMINISTRATIVO
1. Con base en las cuotas de
apropiación asignadas y los
compromisos adquiridos, elabora
mensualmente una solicitud de
delegación de pago y lo remite a la
División Financiera.
TECNICO ADMINISTRATIVO
GRUPO EJECUCION PRESUPUESTAL
2. Estudia y consolida las solicitudes
de delegación de pago, teniendo en
cuenta el Programa Anual Mensualizado
de Caja (PAC) aprobado para la entidad
y consonante con las demás políticas y
estrategias adoptadas.
COORDINADOR GRUPO
EJECUCION PRESUPUESTAL
3. Ajusta las solicitudes de
delegación de pagos consolidados, al
Programa Anual Mensualizado de Caja
(PAC) aprobado para la entidad y las
demás políticas y estrategias
adoptadas.
JEFE DIVISION FINANCIERA
4. Aprueba el plan de desembolsos
de caja para las Coordinaciones
Administrativas Regionales.
TECNICO ADMINISTRATIVO
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
442
GRUPO EJECUCION PRESUPUESTAL
5. Prepara y elabora el documento
"Delegación" para ser remitido a las
Coordinaciones Administrativas
Regionales y las presenta al Jefe de la
División Financiera.
JEFE DIVISION FINANCIERA
6. Analiza, firma y presenta para
firma a Secretaría General.
SECRETARIO GENERAL
7. Firma las Delegaciones de Pago.
TECNICO ADMINISTRATIVO
GRUPO EJECUCION PRESUPUESTAL
8. Tramita en sistema de ejecución
de PAC la Programación de Giros
respectiva.
TECNICO ADMINISTRATIVO
DIVISION FINANCIERA
9. Remite por correo a las
Coordinaciones Administrativas
mediante oficio suscrito por el Jefe de la
División Financiera, el original de los
documentos de Delegación de Pagos y
copia al Grupo de ejecución
presupuestal.
OFICINISTA GRUPO EJECUCION
PRESUPUESTAL
10. Verifica en el sistema de
ejecución de PAC que exista
disponibilidad, de existir registra la
información correspondiente por cada
rubro presupuestal que se va a delegar.
OFICINISTA GRUPO EJECUCION
PRESUPUESTAL
11. Prepara oficio para remitir el
documento Delegación de Pago Grupo
Tesorería, División Administrativa y
Grupo Contabilidad.
TESORERO
12. Recibe documento Delegación de
Pago y remite al Técnico Administrativo.
TECNICO ADMINISTRATIVO
GRUPO TESORERIA
13. Tramita en el sistema de
ejecución de PAC (SIIF) el documento
de Delegación de pago, generando las
correspondientes Operaciones
Auxiliares de Tesorería, luego de lo cual
confirma la situación de fondos a cada
Coordinación Administrativa.
14. INDICADORES
• Descentralización del Gasto:
Total Pagos a la fecha Procuraduría
Regional
—————————————————
————————x 100
Total Apropiación Vigente a la fecha
Dependencia: División Financiera
Proceso: Trámite de derechos de
petición
Procedimiento: Trámite de derechos
de petición
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Satisfacer las peticiones formuladas
ante la entidad respecto de los asuntos
propios y competentes a la
dependencia, profiriendo respuesta
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
443
dentro de los términos legal y
constitucionalmente consagrados para
el efecto.
2. CLIENTES
Funcionarios de la entidad y
personas externas a la misma.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a la
División Financiera y grupos que la
conforman.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a la
División Financiera y grupos que la
conforman.
5. REFERENCIAS
• Artículo 23 C.P.
• Decreto 262 de 2000
• Resolución 352 de 2000 PGN
• Decreto 01 de 1984.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
No aplica.
8. CONDICIONES GENERALES
No aplica.
9. SALIDAS
Oficio de respuesta al peticionario,
cuya copia debe reposar en el archivo
de la dependencia.
10. REGISTROS
No aplica.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Cumplimiento de los términos
legales para proferir respuesta.
12. ANEXOS
Los requeridos de acuerdo con el tipo
de petición.
13. ACTIVIDADES
PETICIONARIO
1. Presenta escrito o solicitud verbal
directamente en la División Financiera o
de Registro y Control y
Correspondencia.
CITADOR O TECNICO
ADMINISTRATIVO DIVISION
FINANCIERA
2. Recibe y radica el derecho de
petición y pasa a Jefe División
Financiera.
JEFE DIVISION FINANCIERA
3. Analiza petición y proyecta
respuesta o solicita dicho proyecto al
Coordinador de Grupo competente.
4. Firma oficio de respuesta dada al
derecho de petición y devuelve a
Técnico Administrativo para envío al
peticionario.
TECNICO ADMINISTRATIVO
5. Archiva copia de oficio de
respuesta dada al derecho de petición
formulado con sus anexos.
14. INDICADORES
No aplica.
Dependencia: División Financiera
Proceso: Ejecución del presupuesto
Procedimiento: Trámite de
resoluciones administrativas
Código:
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
444
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Satisfacer de manera ágil, objetiva y
transparente el pago de los
compromisos y obligaciones de carácter
administrativo y laboral, luego de
agotado el trámite correspondiente para
tal fin.
2. CLIENTES
La Secretaría General, Oficina
Jurídica, la División Administrativa,
División de Gestión Humana, los entes
colegiados de la Rama Jurisdiccional,
los funcionarios de la entidad, así como
las personas naturales y jurídicas en su
calidad de beneficiarios de los mismos.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a la
Secretaría General y sus dependencias
adscritas y la Oficina Jurídica.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a la
Secretaría General con sus
dependencias adscritas a la Oficina
Jurídica.
5. REFERENCIAS
• Decreto de 262 de 2000
• Decreto 111 de 1996
• Resolución 036 de 1998
• Ley 80 de 1983
• Demás normas concordantes.
6. DEFINICIONES
COMPROMISO: Son los actos
realizados por los órganos que en
desarrollo de la capacidad de contratar
y comprometer el presupuesto a nombre
de la persona jurídica de la cual hagan
parte, se encuentren en proceso de
llevar a cabo el objeto establecido en
los mismos.
OBLIGACION Y ORDEN DE PAGO:
Se entiende por obligación el monto
adeudado producto del desarrollo de los
compromisos adquiridos por el valor
equivalente a los bienes recibidos,
servicios prestados y demás
exigibilidades pendientes de pago,
incluidos los anticipos no pagados que
se hayan pactado en desarrollo de las
normas presupuestales y de
contratación administrativa.
Así mismo la Ordenación del Pago
se considera el acto administrativo por
medio del cual el funcionario del cargo
facultado reconoce a favor de un
tercero, de acuerdo con la naturaleza
del gasto, una obligación o cuenta por
pagar.
PAGO: Es el acto por el cual la
pagaduría con base en la obligación y
orden de pago, gestiona ante la
Dirección del Tesoro Nacional la
consignación de los fondos a los
beneficiarios con cargo a los cupos
autorizados de PAC.
PAC (Programa Anual Mensualizado
de Caja): Es el instrumento mediante el
cual se define el monto máximo
mensual de fondos disponibles en la
cuenta única nacional, para los órganos
financiados con recursos de la nación
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
445
con el fin de cumplir sus compromisos.
SIIF: Sistema Integrado de
Información Financiera
SIAF: Sistema Integrado de
Información Administrativa y Financiera
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Modelo Certificado de
Disponibilidad Presupuestal SIIF y SIAF
• Orden de Pago SIAF
• Formato Resolución PGN 303 y
303A
• Formato Resolución de Viáticos.
8. CONDICIONES GENERALES
Dentro del proceso de ejecución del
presupuesto de gastos hay etapas
fundamentales que pueden ser
simultáneas o separadas en el
transcurso de la vigencia, cada una de
las cuales se confirma mediante el
respectivo registro presupuestal.
9. SALIDAS
Certificado de Disponibilidad
Presupuestal
Orden de Pago.
10. REGISTROS
Número consecutivo de CDP
Número consecutivo Registro del
Compromiso.
Número consecutivo Registro de la
Obligación
Número consecutivo de Orden de
Pago.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Con antelación a la ordenación del
gasto, se requiere Certificado de
Disponibilidad Presupuestal, CDP,
emitido por el coordinador del grupo de
ejecución presupuestal o quien haga
sus veces.
• Ordenación del gasto a través de un
acto administrativo, que implica la
asunción de compromisos, cuyo plan de
pagos previsto deberá estar respaldado
en el cupo PAC disponible.
• La Obligación se reconoce y se
ordena su pago con base en la
Resolución de Reconocimiento, fallos o
sentencias judiciales, o según lo
ordenado en normas legales, solicitando
los recursos a la DTN o el pago directo
al beneficiario.
12. ANEXOS
• Documento Soporte (Resolución)
• Certificado de Disponibilidad
Presupuestal.
• Documento soporte del compromiso
• Documento soporte de la obligación
• Orden de Pago.
13. ACTIVIDADES
DEPENDENCIA INTERESADA
1. Una vez obtenido el CDP, el cual
se ha elaborado con el respectivo
proyecto de resolución, elabora orden
de Pago y remite al Grupo Cuentas.
Nota: El proyecto de Resolución de
Viáticos contiene el formato de orden de
pago.
OFICINISTA GRUPO CUENTAS
2. Recibe, radica y numera la Orden
de Pago y remite al Grupo Ejecución
Presupuestal.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
446
Nota: Esta secuencia se omite
cuando se trate de Proyectos de
Resolución de Viáticos.
CITADOR/OFICINISTA GRUPO
EJECUCION PRESUPUESTAL
3. Recibe Resolución y anexos y
pasa a Técnico Administrativo y/o
Profesional.
TECNICO ADMINISTRATIVO Y/O
PROFESIONAL GRUPO EJECUCION
PRESUPUESTAL
4. Verifica los datos fundamentales
del compromiso, su concordancia con el
CDP que lo respalda. Si encuentra
alguna inconsistencia u observación,
devuelve los documentos para que
efectúen los ajustes correspondientes.
5. Registra en los sistemas SIIF y
SIAF la información del compromiso a
máximo nivel de desagregación según
el objeto del mismo y/o su afectación
principal.
6. Transcribe en el documento
soporte el rubro presupuestal que
afecta, valor, número de registro y
fecha.
7. Remite Orden de Pago, anexos y
soportes al Coordinador del Grupo
Ejecución Presupuestal.
COORDINADOR GRUPO
EJECUCION PRESUPUESTAL
8. Certifica con su firma en la Orden
de Pago, la información anterior.
CITADOR/OFICINISTA GRUPO
EJECUCION PRESUPUESTAL
9. Descarga en libro radicador y
remite Orden de Pago y anexos a
Secretaría General
SECRETARIA GENERAL
10. Firma Orden de pago como
Ordenador del Gasto y remite al Grupo
Ejecución Presupuestal
CITADOR/OFICINISTA GRUPO
EJECUCION PRESUPUESTAL
11. Recibe y radica Orden de pago y
anexos y pasa a Técnico Administrativo
y/o Profesional.
TECNICO ADMINISTRATIVO Y/O
PROFESIONAL
12. Analiza los documentos, verifica
los datos fundamentales de la
obligación y clasifica presupuestalmente
teniendo en cuenta el objeto y su
concordancia con el compromiso que lo
respalda.
13. Registra en el sistema SIIF y
SIAF la información correspondiente a
máximo nivel de desagregación.
14. Transcribe en la Orden de pago
la imputación presupuestal, valor,
número de la obligación y fecha.
COORDINADOR GRUPO
EJECUCION PRESUPUESTAL
15. Certifica con su firma la anterior
información.
CITADOR/OFICINISTA GRUPO
EJECUCION PRESUPUESTAL
16. Descarga en libro radicador y
remite al Grupo Tesorería
CAJERO GRUPO TESORERIA
17. Recibe y radica la orden de pago
y sus soportes, luego de lo cual entrega
a Auxiliar Administrativo y/o Técnico
Administrativo
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
447
TECNICO ADMINISTRATIVO Y/O
AUXILIAR ADMINISTRATIVO GRUPO
TESORERIA
18. Analiza la Orden de Pago y
documentos anexos, y registra en el
sistema de ejecución de pagos (SIIF) la
confirmación de deducciones, la
selección de órdenes, y la confirmación
de pagos, luego de lo cual transcribe en
la orden de pago el número de registro.
19. Confirma Situación de Fondos en
el sistema de ejecución de pagos SIIF y
pasa a Oficinista y/o auxiliar
administrativo.
OFICINISTA Y/O AUXILIAR
ADMINISTRATIVO GRUPO
TESORERIA
20. Recibe Orden de Pago, revisa los
datos fundamentales y determina el
Banco y cuenta corriente que debe
afectar, luego de lo cual elabora cheque
respectivo.
21. Transcribe en la orden de Pago
los datos del cheque y devuelve Auxiliar
Administrativo y/o Técnico
administrativo.
TECNICO ADMINISTRATIVO Y/O
AUXILIAR ADMINISTRATIVO GRUPO
TESORERIA
22. Registra los datos del pago en el
sistema de ejecución de pagos SIAF y
en libro de bancos y pasa a Tesorero
para firma.
TESORERO
23. Recibe cheque, orden de pago y
anexos luego de lo cual firma cheque y
pasa a Cajero.
CAJERO GRUPO TESORERIA
24. Clasifica la orden de pago de
acuerdo con el gasto.
25. Se comunica con beneficiario de
cheque para informar su entrega.
14. INDICADORES
• Gestión Compromisos acumulada:
Valor total Compromisos a la fecha
—————————————————
————————x 100
Total apropiación Presupuestal Vigente
• Gestión Obligaciones acumulada:
Valor total Obligaciones a la fecha
—————————————————
————————x 100
Valor total compromisos a la fecha
• Gestión Pagos acumulada:
Valor total Pagos Tesorería a la fecha
—————————————————
————————x 100
Valor Total Obligaciones a la Fecha
Dependencia: División Financiera
Proceso: Ejecución del PAC
Procedimiento: Informe de
movimientos bancarios a la dirección
del tesoro nacional
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
448
Evalúa el tiempo durante el cual
permanecen los recursos situados por
el Ministerio de Hacienda y Crédito
Público, en las cuentas bancarias de la
entidad, permitiendo establecer si se
transgrede la prohibición legal de
mantener recurso o dineros oficiales,
por más de cinco (5) días, caso en el
cual se entrará a revisar el motivo
causante de dicha demora.
2. CLIENTES
Dirección Nacional del Tesoro del
Ministerio de Hacienda y Crédito
Público y Tesorería de la Procuraduría
General.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
movimientos bancarios (Ingresos,
Egresos, Saldos) cumplidos
contablemente en la entidad.
4. RESPONSABILIDADES
El Tesorero de la Procuraduría
General.
5. REFERENCIAS
• Decreto 262 de 2000.
• Decreto 359 de 1995
• Demás normas concordantes del
Ministerio de Hacienda y Crédito
Público.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Formato establecido por la Dirección
Nacional de Tesoro del Ministerio de
Hacienda y Crédito Público.
8. CONDICIONES GENERALES
Permite establecer el flujo de caja y
movimiento bancario registrado
mensualmente en la entidad.
9. SALIDAS
Informe de movimientos bancarios
remitido a la Dirección del Tesoro
Nacional.
10. REGISTROS
No aplica.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Correcto registro de los
movimientos bancarios y
establecimiento del nivel de ingresos,
egresos y saldo disponible para el
cumplimiento y pagos de las
obligaciones a cargo de la entidad.
• Se establece el flujo mensual de
caja, resultante de los movimientos
bancarios efectuados durante el mes
contenido en el informe enviado a la
Dirección del Tesoro Nacional
• Confrontación de los ingresos y
egresos, la relación consecutiva de los
mismos y el reporte de bancos.
12. ANEXOS
• Informe
• Disquete.
13. ACTIVIDADES
OFICINISTA GRADO 06 GRUPO
TESORERIA
13.1 Al cierre del ejercicio mensual
antes del día siete (7) siguiente,
consolida los movimientos de ingresos,
egresos y saldos, suministrada por los
Coordinadores Administrativos y
funcionarios del nivel central.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
449
13.2 Migra de los sistemas SIIF y
SIAF a un archivo plano el informe
debidamente consolidado.
TESORERO
13.3 Revisa y firma el informe de los
movimientos bancarios, junto con el
oficio remisorio y ordena el envío del
mismo y del archivo plano en disquete a
más tardar el día séptimo de cada mes,
siguiente al ejercicio mensual contable
del mes precedente.
14. INDICADORES
• Nivel de ejecución:
Saldo Promedio
——————————————x
30 = n días
Saldo Inicial + Ingresos
• Saldo Final:
Saldo inicial + ingresos - Gastos =
Saldo Final
Dependencia: División Financiera
Proceso: Pago de impuestos y
contribuciones
Procedimiento: Presentación de
declaraciones tributarias
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Dar cumplimiento a las normas y
obligaciones tributarias a cargo de la
entidad causadas por las retenciones
efectuadas dentro del proceso de
ejecución del presupuesto asignado a la
entidad dentro de una vigencia fiscal
definida.
2. CLIENTES
Dirección Nacional de Impuestos y
Aduanas Nacionales, Tesorería de la
Procuraduría General.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
beneficiarios de pagos a cargo de la
Procuraduría General y es válido para
establecer el cumplimiento de las
contribuciones a cargo de la entidad y
es válido para desvirtuar moras o
extemporaneidades en la declaración y
pago de obligaciones tributarias.
4. RESPONSABILIDADES
Grupo de Contabilidad y Tesorería.
5. REFERENCIAS
• Estatuto Nacional Tributario
• Decreto 262 de 2000.
• Resolución 2472 de 1999 de la
DIAN
• Decreto 2588 de 1999 Presidencia
de la República.
6. DEFINICIONES
Consultar Estatuto Nacional
Tributario.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Recibo de pago migrado del
sistema electrónico de la DIAN
• Recibo de consignación de pago de
la contribución efectuada en el Banco
recaudador
• Cheque o título valor mediante el
cual se efectúa la cancelación de la
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
450
contribución ante el banco recaudador
del impuesto.
8. CONDICIONES GENERALES
Sujeción al calendario tributario para
el pago de impuestos.
9. SALIDAS
Recibo de pago del impuesto.
10. REGISTROS
No aplica.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Correcta Liquidación y elaboración
de los recibos de pago con base en la
clara definición de conceptos de la
retención efectuada, confrontando con
los documentos soporte.
12. ANEXOS
Recibo de Pago y Cheque.
13. ACTIVIDADES
TECNICO ADMINISTRATIVO
GRUPO DE TESORERIA
1. Consolida la información de las
retenciones efectuadas en las
regionales y nivel central por los
diferentes conceptos de aplicación,
indicando el valor y el concepto.
2. Registra los datos de la
declaración en el sistema electrónico de
la DIAN ELECTRONICA indicando el
valor y el concepto aplicados en forma
consolidada, tanto por el grupo de
contabilidad como por las
coordinaciones administrativas
regionales y deriva del precitado
sistema electrónico la liquidación del
gravamen a cancelar o recibo de pago,
mediante documento expreso,
registrando finalmente en dicho sistema,
la fecha cierta de pago de la
contribución.
TESORERO
3. Ordena la elaboración del cheque,
adjuntando el recibo de pago derivado
del sistema electrónico de la DIAN
ELECTRONICA.
CITADOR GRUPO TESORERIA
4. Recibe la liquidación de la
contribución a pagar, el cheque y
efectúa el pago correspondiente en el
banco recaudador y la copia de dicha
consignación la trae al Grupo de
Tesorería para su archivo final.
14. INDICADORES
No aplica.
Dependencia: División Financiera
Proceso: Presentación de informes
Procedimiento: Informe boletín
diario de caja y bancos
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Presentar y confrontar los
movimientos diarios de ingresos y
gastos que se generan en la entidad de
tal forma que permitan verificar los
saldos diarios en bancos y a partir de
ellos servir de fuente de información
para elaborar los informes,
declaraciones y demás documentos
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
451
exigidos en forma legal a la entidad.
2. CLIENTES
División Financiera, Dirección
Nacional del Tesoro, Grupo
Contabilidad, Contraloría General de la
República, Bancos, proveedores y
servidores de la entidad.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a la
División Financiera y Grupo de
Tesorería.
4. RESPONSABILIDADES
Grupo de Tesorería.
5. REFERENCIAS
• Decreto 262 de 2000.
• Demás normas concordantes.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Boletín Diario de Caja y Bancos
8. CONDICIONES GENERALES
No aplica.
9. SALIDAS
Boletín Diario de Caja y Bancos.
10. REGISTROS
No aplica.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Correcta consolidación de la
información que genera el reporte.
12. ANEXOS
Documentos soportes del ingreso y
gasto
13. ACTIVIDADES
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
1.Consolida los documentos que
originan la información de los
movimientos diarios ingresos y egresos.
2.Elabora en hoja electrónica el
boletín registrando en ella la
información consolidada y pasa a
Tesorero.
TESORERO
3.Previa su revisión, certifica con su
firma la información del boletín.
4.Ordena el envío del boletín con
todos los documentos soportes al Grupo
Contabilidad y copia a Jefe División
Financiera.
14. INDICADORES
Ingresos del día - Egresos del día =
Saldo diario
Dependencia: División Financiera
Proceso: Presentación de informes
Procedimiento: Elaboración informe
de operaciones efectivas de caja sector
central nacional CGR
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Presentar y confrontar a la
Contraloría General de la República, los
movimientos trimestrales de Ingresos y
Egresos que se generan en la entidad
de tal forma que permitan verificar los
estados de Superávit o déficit.
2. CLIENTES
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
452
Contraloría General de la República,
División Financiera, Dirección Nacional
del Tesoro, Grupo Contabilidad.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a la
División Financiera y Grupos de
Tesorería.
4. RESPONSABILIDADES
Grupo de Tesorería.
5. REFERENCIAS
• Decreto 262 de 2000.
• Demás normas concordantes.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Formato DEFP001 Operaciones
Efectivas de Caja Sector Central
Nacional - Contraloría General de la
República.
8. CONDICIONES GENERALES
Con el fin de ejercer su función
fiscalizadora la Contraloría General de
la República debe conocer los estados
de Superávit o déficit de las entidades
sobre las que ejerce control fiscal.
9. SALIDAS
Informe de Operaciones Efectivas de
Caja Sector Central Nacional.
10. REGISTROS
No aplica.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Correcta consolidación de la
información que genera el reporte.
12. ANEXOS
Documentos soportes del ingreso y
gasto
13. ACTIVIDADES
OFICINISTA GRUPO DE
TESORERIA
1. Consolida los documentos que
originan la información de los
movimientos trimestrales de ingresos y
egresos.
2. Elabora en hoja electrónica el
borrador del futuro informe registrando
en él la información de Ingresos y
Gastos del Nivel Central, Procuradurías
Regionales y otras fuentes.
3. Con base en la anterior
información, transcribe de acuerdo con
el concepto de ingreso o gasto la
información consolidada del trimestre y
acumulada a la fecha del mismo en el
formato respectivo y pasa a Tesorero
para revisión y firma.
TESORERO
4.Previa su revisión, certifica con su
firma la información del Informe.
5.Ordena el envío del Informe en el
plazo establecido a la División de
Estadística Nacional de la Contraloría
General de la República.
14. INDICADORES
• Superávit (Déficit) Periodo:
Ingresos Totales del Período - Pagos
Totales del período -
• Superávit (Déficit) Acumulado:
Ingresos Totales Acumulados -
Pagos Totales Acumulados
Dependencia: División Financiera
Proceso: Proceso contable
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
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453
Procedimiento: Contabilización de
ajustes parciales por inflación,
depreciación, amortización y provisión
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Reflejar el efecto de las variaciones
del poder adquisitivo de la moneda,
mediante ajustes apropiados para que
las distintas partidas contables se
expresen en moneda de igual poder
adquisitivo.
Reflejar en los estados contables de
la entidad el efecto de los gastos o
costos por depreciación, agotamiento,
amortización y provisión.
2. CLIENTES
Directivos de la Entidad, Contaduría
General de la Nación, Contraloría
General de la República, Comisión
Legal de Cuentas de la Cámara de
Representantes.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a los
activos no monetarios y las
construcciones en curso de la propiedad
planta y equipo y al patrimonio.
4. RESPONSABILIDADES
Grupo de Inventarios y Grupo
Contabilidad.
5. REFERENCIAS
• Decreto 262 de 2000.
• Decreto 2160 de 1980
• Decreto 3154 de 1990
• Decreto 2911 de 1991
• Decreto 2912 de 1991
• Ley 488 de 1998
• Circular Externa 016 de1996
Contaduría General de la Nación
• Circular Externa 011 de1996
Contaduría General de la Nación
• Demás normas concordantes.
6. DEFINICIONES
AJUSTES POR INFLACION: Se
refiere a las variaciones del poder
adquisitivo de la moneda, mediante
ajustes apropiados para que las
distintas partidas contables se expresen
en moneda de igual poder adquisitivo.
DEPRECIACION: Distribución
sistemática del costo ajustado por
inflación de un activo depreciable, en
los períodos que conforman su vida útil,
de acuerdo con el método reconocido
de valor técnico adoptado.
AMORTIZACION: Se refiere a la
distribución del costo de un activo
amortizable durante el período que
contribuye a la generación de ingresos
o al cumplimiento de las actividades
propias de la función administrativa o
cometido estatal.
PROVISION: Representa el valor de
las estimaciones que se deben efectuar
para cubrir contingencias de pérdidas
como resultado del riesgo de
incobrabilidad, mercado o demérito del
costo de los activos
7. FORMATOS A UTILIZAR
Comprobante de contabilidad.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
454
8. CONDICIONES GENERALES
La implementación de los métodos
aplicables a cada tipo de ajuste, debe
hacerse con base en las normas
vigentes existentes para cada fin.
9. SALIDAS
Comprobante de contabilidad
procesado en sistemas contables SIAF
Balance.
10. REGISTROS
Registro de los ajustes parciales.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Correcta implementación de los
métodos aplicables a cada tipo de
ajuste.
12. ANEXOS
No aplica
13. ACTIVIDADES
GRUPO INVENTARIOS
1.Remite al Grupo Contabilidad el
resumen de los movimientos de
almacén debidamente ajustados.
TECNICO ADMINISTRATIVO /
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
GRUPO CONTABILIDAD
2.Previa su revisión, asigna las
cuentas contables a cada movimiento y
elabora el sistema de hoja electrónica
Excel el respectivo asiento contable y
pasa comprobante y soportes a
Coordinador grupo Contabilidad.
COORDINADOR GRUPO
CONTABILIDAD
3.Una vez revisado, refrenda con su
firma el comprobante de contabilidad y
devuelve a Técnico Administrativo o
Profesional Universitario.
TECNICO ADMINISTRATIVO /
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
GRUPO CONTABILIDAD
4.Incorpora en el sistema de
contabilidad SIAF y SIIF lo pertinente
del comprobante de contabilidad y
archiva el documento.
14. INDICADORES
No aplica.
Dependencia: División Financiera
Proceso: Proceso contable
Procuradurías regionales
Procedimiento: Registro contable de
los informes enviados por las
coordinaciones administrativas de las
procuradurías regionales
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Ejercer el control y la incorporación
de la ejecución de las Procuradurías
Regionales a la contabilidad de la
entidad.
2. CLIENTES
Directivos de la Entidad, División
Financiera, Contaduría General de la
Nación, Contraloría General de la
República.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a las
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
455
transacciones realizadas por los
coordinadores Administrativos en
desarrollo de las actividades que
afectan la ejecución de presupuesto, el
PAC y los movimientos contables.
4. RESPONSABILIDADES
Coordinadores Administrativos,
Grupo de Inventarios y Grupo
Contabilidad.
5. REFERENCIAS
• Decreto 262 de 2000.
• Resolución 352 de 2000
• Circular 013 de 2000 secretaría
General PGN
• Demás normas concordantes.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Informe de movimiento de bancos.
Cuadro de Ejecución Presupuestal de
giros y pagos.
8. CONDICIONES GENERALES
Las Coordinaciones Administrativas
deberán remitir al Grupo Contabilidad y
al Grupo Tesorería la información
relativa al movimiento de bancos, y
relación detallada por conceptos,
descuentos efectuados por retención en
la fuente e IVA con la correspondiente
consignación.
Al Grupo Contabilidad deberán
remitir Balance Contable, acompañado
de la relación de operaciones
recíprocas y de los documentos
soportes.
9. SALIDAS
Balances
Comprobante de contabilidad
procesado en sistema contables SIAF
Oficio con o sin observaciones.
10. REGISTROS
Registro de los comprobantes
incorporados en el sistema SIAF.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Correcta implementación de los
métodos contables aplicables a cada
tipo de movimiento.
12. ANEXOS
Informes Procuradurías Regionales.
13. ACTIVIDADES
COORDINADOR ADMINISTRATIVA
PROCURADURIA REGIONAL
1.Remite al Grupo Contabilidad los
informes financieros.
PROFESIONAL Y/O TECNICO
ADMINISTRATIVO GRUPO
CONTABILIDAD
2.Recepciona los informes
financieros, revisa asientos contables
cotejando con los soportes.
3.Revisa Balances, cuadros e
informes de ejecución presupuestal y
movimientos de almacén.
4.Digita en el sistema de contabilidad
la información de los soportes e imprime
los Balances.
5.Mensualmente se migra la
información del SIAF y SIIF.
6.Proyecta oficio al Coordinador
Administrativo, haciendo las
observaciones del caso, si hay lugar y
pasa a Coordinador Grupo
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
456
Contabilidad.
COORDINADOR GRUPO
CONTABILIDAD
7.Una vez revisado, refrenda con su
firma el oficio y ordena remitir a través
de la División de Registro y Control y
Correspondencia.
14. INDICADORES
No aplica.
Dependencia: División Financiera
Proceso: Documentos impuestos y
contribuciones
Procedimiento: Certificados por
pagos retenciones por ICA, IVA,
FUENTE
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Cumplir con las obligaciones legales
de carácter tributario y a su vez
certificar a los beneficiarios de pagos
ante la entidad las retenciones
efectuadas y con dichos documentos
facilitar la confrontación entre los
contribuyentes y la DIAN.
2. CLIENTES
Dirección Nacional de Impuestos y
Aduanas Nacionales y Alcaldía Mayor
de Bogotá, D. C., funcionarios y
proveedores.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
pagos realizados por la entidad y que
por disposición legal deban ser objeto
de retenciones de carácter tributario.
4. RESPONSABILIDADES
Coordinadores grupos de
contabilidad, Tesorería, Nómina.
5. REFERENCIAS
• Decreto 262 de 2000.
• Estatuto Nacional Tributario.
• Decreto 53 de 30 de enero de 1996
Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C.
• Resolución No. 352 de 2000
Procurador General de la Nación.
6. DEFINICIONES
Ver Estatuto Nacional Tributario.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Formato establecido por la Dirección
Nacional de Impuestos y Aduanas
Nacionales para certificados de
Ingresos y retenciones de asalariados.
8. CONDICIONES GENERALES
Los certificados constituyen soportes
documentales de las retenciones
realizadas por el agente retenedor y
permite confrontar dicha información
con la declaración presentada por
dichos conceptos ante la DIAN.
9. SALIDAS
Los certificados entregados a
proveedores y servidores de la entidad
por concepto de retenciones en la
FUENTE, IVA e ICA.
10. REGISTROS
No aplica.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
457
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Correcto registro de las retenciones
efectuadas y certificadas a proveedores
y servidores de la entidad interesados.
• Confrontación de los pagos con las
retenciones realizadas y las retenciones
declaradas.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
POR CADA PAGO DE BIENES Y
SERVICIOS, EXCLUIDAS LAS
RETENCIONES POR CONCEPTO DE
PAGO DE SALARIOS.
OFICINISTA GRUPO DE
TESORERIA
1.Al momento del giro de cada orden
de pago, transcribe en un formato
diseñado para este fin, los descuentos
por retenciones que se calcularon en el
Grupo de cuentas a cada proveedor el
cual es firmado por el Tesorero de la
entidad.
CAJERO
2.Entrega simultáneamente el
certificado de retención con el cheque,
haciéndole firmar al proveedor
beneficiario del pago, una copia del
certificado, la cual debe reposar en el
archivo.
CERTIFICADOS ANUALES
PROVEEDOR
5.Solicita certificado anual (resumen
de los expedidos por cada pago
efectuado al solicitante) al oficinista del
grupo de tesorería.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
6.Elabora los certificados de
retenciones de proveedores.
Nota: El Certificado de Ingresos y
Retenciones sobre salarios lo expide el
Grupo de nómina.
COORDINADORES GRUPOS DE
CONTABILIDAD, TESORERIA Y
NOMINA
7.Refrendan el certificado (para el
proveedor: C. Grupos contabilidad y
Tesorería. Para asalariados: C. Grupos
Nómina y Tesorería) avalan la correcta
liquidación de las retenciones
certificadas de conformidad con el
concepto que las originó.
CAJERO Y AUXILIAR
COORDINADOR GRUPO DE NOMINA
5. Entrega a los proveedores y
servidores de la entidad el
correspondiente certificado.
14. INDICADORES
No aplica.
Dependencia: División Financiera
Proceso: Proceso de contabilidad
Procedimiento: Elaboración de
conciliaciones bancarias
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Permite confrontar los movimientos
contables (Ingresos, Egresos, Saldos)
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
458
con los extractos bancarios en cuyo
contenido se registran los ingresos,
egresos y saldos de las cuentas
bancarias a través de las cuales se
efectúan las operaciones financieras de
los recursos de la entidad.
2. CLIENTES
División Financiera, Bancos.
3. ALCANCE
El procedimiento permite confrontar y
verificar los movimientos bancarios que
recaen sobre los recursos de la entidad.
4. RESPONSABILIDADES
Grupo de contabilidad y Tesorería.
5. REFERENCIAS
• Decreto 262 de 2000.
• Resolución No. 352 de 2000
Procurador General de la Nación.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Formato contable de conciliaciones.
• Extractos bancarios.
8. CONDICIONES GENERALES
Este procedimiento se debe efectuar
mensualmente.
9. SALIDAS
Conciliación.
10. REGISTROS
No aplica.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Se deben tener en cuenta la
fidelidad de la información contenida en
los documentos soportes y los extractos
bancarios generados por dichos
movimientos contables.
• Permite mantener la máxima
transparencia en el manejo de los
recursos de la entidad.
12. ANEXOS
* Extractos bancarios.
* Recibos de consignación.
* Libro auxiliar de bancos.
13. ACTIVIDADES
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
GRUPO DE CONTABILIDAD
13.1. Toma la conciliación anterior y
la coteja contra el extracto bancario.
13.2. Compara el Libro de Bancos
con el extracto respectivo.
13.3. Establece diferencias contables
entre el Libro auxiliar de bancos y los
extractos bancarios.
13.4. Establece diferencias entre los
documentos soporte y los registros.
13.5. Digita la información y la
imprime.
COORDINADOR GRUPO DE
CONTABILIDAD
13.6. Revisa el informe de
conciliaciones bancarias y lo aprueba
con su firma.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
GRUPO DE CONTABILIDAD
13.7. Remite al grupo de tesorería el
informe de conciliaciones bancarias.
14.INDICADORES
No aplica.
Dependencia: División Financiera
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
459
Proceso: Presentación informes para
la elaboración de balances
Procedimiento: Contabilización de
boletines enviados por las
coordinaciones de los grupos de
ejecución presupuestal, tesorería y
almacén general.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Permite contabilizar los movimientos
de Obligaciones, Pagos y Almacén, que
se generan diariamente para la los
Balances respectivos.
2. CLIENTES
División Financiera y su Grupo de
Contabilidad.
3. ALCANCE
El procedimiento aplica a
documentos y procesos previamente
desarrollados por los Grupos de
Ejecución Presupuestal, Tesorería y
Almacén.
4. RESPONSABILIDADES
Grupo de contabilidad, Tesorería,
Ejecución Presupuestal y Almacén.
5. REFERENCIAS
• Decreto 262 de 2000.
• Resolución No. 352 de 2000
Procurador General de la Nación.
6.DEFINICIONES
7.FORMATOS A UTILIZAR
• Informe de Movimientos Diarios por
concepto y sus anexos.
• Informe de Pagos efectuados y sus
anexos.
• Boletines Diarios y de Ajuste de
Almacén y sus anexos.
8. CONDICIONES GENERALES
La información contenida en los
boletines o informes de Obligaciones,
Pagos y Movimientos de Almacén,
constituyen la base para el registro de
los movimientos contables, que
permitirán a futuro la elaboración del
Balance respectivo.
9. SALIDAS
Comprobante de contabilidad de
obligaciones.
Comprobante de contabilidad de
pagos.
Comprobante de contabilidad de
movimientos de almacén.
10. REGISTROS
Las diferentes imputaciones
contables y su registro. Así como el
registro del comprobante de
contabilidad.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Correcto registro de las
imputaciones contables teniendo en
cuenta el tipo de movimiento.
• Confrontación y cotejo de la
información de los Grupos. Ejecución
Presupuestal, Tesorería y Almacén.
12. ANEXOS
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
460
• Informe de Movimientos Diarios por
concepto y sus anexos.
• Informe de Pagos efectuados y sus
anexos.
• Boletines Diarios y de Ajuste de
Almacén y sus anexos.
13. ACTIVIDADES
OFICINISTA/PROFESIONAL/TECNI
CO ADMINISTRATIVO GRUPO
CONTABILIDAD
1.Recibe y revisa boletín de diario de
almacén, o informe de obligaciones y/o
informe de Pagos de la dependencia
pertinente.
2.Determina la imputación contable
cuando ésta no se haya surtido.
3.Verifica la imputación contable
contenida en el documento anexo
soporte del movimiento.
4.Registra la imputación contable y
los datos del movimiento en el sistema
de contabilidad SIIF y SIAF.
5.Imprime y revisa comprobante de
contabilidad.
6.Archiva el comprobante con todos
sus soportes.
7.Efectúa mensualmente el cruce de
las obligaciones, pagos y movimientos
de almacén por cada cuenta contable.
14. INDICADORES
No aplica.
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
DIVISION ATENCION AL PUBLICO
FEBRERO DE 2001
ACTUALIZACION DEL MANUAL
INTRODUCCION
La Procuraduría General de la
Nación es un organismo con autonomía
administrativa, financiera y presupuestal
en los términos definidos por el Estatuto
Orgánico del Presupuesto Nacional, que
ejerce sus funciones bajo la suprema
dirección del Procurador General de la
Nación, cuyo desarrollo, calidad del
servicio y cumplimiento de las funciones
que le han asignado la Constitución
Política y la ley, dependen en buena
parte de la ejecución de los diferentes
procedimientos que le imprimen su
dinámica diaria.
Por ello, los manuales de
procedimientos adquieren un gran valor
práctico como guía para la realización
eficiente y eficaz del trabajo por cada
uno de los servidores públicos de la
Entidad.
Dentro de este marco de actuación,
estamos solicitando la máxima
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
461
colaboración y diligencia al personal en
la observancia de los procedimientos
contenidos en el presente Manual, en
busca de un alto nivel de desempeño
institucional, facilitándose así el logro
de la excelencia en el servicio del
Ministerio Público.
El Viceprocurador General de la
Nación,
Carlos Arturo Gómez Pavajeau.
OBJETIVOS DEL MANUAL
El presente Manual es un instructivo
que pretende los siguientes objetivos
básicos:
• Orientar al personal en la ejecución
de los diferentes procedimientos, con el
fin de facilitar el trabajo y el logro de la
calidad en el mismo.
• Coadyuvar en la ejecución correcta
y oportuna de las labores
encomendadas al personal y propiciar la
uniformidad en el trabajo.
• Servir de medio de orientación al
personal nuevo, para facilitar su
incorporación al trabajo.
• Propiciar la eficiencia, la eficacia y
el control interno (autocontrol) de la
Institución.
• Facilitar la orientación al usuario o
cliente.
Se trata de un material de consulta y
aplicación permanente por quienes
tienen la responsabilidad de dirigir,
ejecutar y controlar los procedimientos
respectivos.
DESTINATARIOS
El presente Manual de
Procedimientos está dirigido a los
integrantes de la Oficina de Control
Interno, y a los empleados que de
alguna manera tengan participación o
vinculación con dicho instrumento
administrativo.
MANEJO Y CONSERVACION DEL
MANUAL
El Manual debe ser objeto de
manipulación cuidadosa con el fin de
garantizar el buen estado de las hojas y
de la totalidad del instructivo.
Debe conservarse en lugares libres
de contaminación por agentes físicos,
químicos o biológicos.
ACTUALIZACION DEL MANUAL
Las modificaciones, sustituciones o
adiciones al Manual de Procedimientos
se efectuarán a través de la Oficina de
Planeación, siguiendo las instrucciones
y metodología de mejoramiento continuo
establecidas al interior de la
Procuraduría.
Dependencia: División Centro de
Atención al Público - CAP-
Proceso: Certificado de
Antecedentes Disciplinarios
Procedimiento: Expedición
Certificados
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Expedir los Certificados de
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
462
Antecedentes Disciplinarios requeridos
para información personal, tomar
posesión de un empleo del Estado,
incorporarlos a las investigaciones
disciplinarias, viajar al exterior o para
contratar con las Entidades Públicas, de
manera ágil, precisa y de alta
satisfacción para el usuario.
2. CLIENTES
Toda persona mayor o menor de
edad, nacional o extranjera tiene
derecho a solicitar sus antecedentes
disciplinarios y a que le sean expedidos
oportunamente, previa consignación de
la suma fijada para cada año en el
banco respectivo.
Igualmente, las Entidades Oficiales
pueden solicitarlos para anexar a las
investigaciones disciplinarias.
3. ALCANCE
El procedimiento involucra a todos
los usuarios que soliciten
personalmente o por correo la
expedición del Certificado de
Antecedentes Disciplinarios, a la
Viceprocuraduría y a la División de
Registro, Control y Correspondencia.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento incluye al usuario,
Jefe de División, oficinistas y secretaria.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política
• Ley 200 de 1995
• Decreto 262 de 2000
• Demás normas concordantes
6. DEFINICIONES
N.A.
7. FORMATOS A UTILIZAR
N.A.
8. CONDICIONES GENERALES
Clases de Certificados de
Antecedentes Disciplinarios
CODIGO MOTIVO
01 Investigación
03 Posesión
Simple
04 Información
Personal
08 Adelantar
Estudios en el Exterior (Militares)
09 Posesión
(Ausencia Total de Sanciones)
10 Viajar al
Exterior
13 Contratación
Pública
9. SALIDAS
Expedición del Certificado de
Antecedentes Disciplinarios.
10. REGISTROS
• Recibo de Consignación.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Verificar que el recibo de
consignación adjunto tenga el sello del
banco y que se haya cancelado la suma
fijada para el año respectivo.
• Digitar código del documento,
número de identidad y verificar que sea
el mismo nombre reportado por la
Registraduría Nacional del Estado Civil.
• Digitar el código que determina el
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
463
tipo de certificado.
12. ANEXOS
• Copia del recibo de consignación.
• Documento de Identidad o fotocopia
del mismo.
13. ACTIVIDADES
OFICINISTAS
1. Si la solicitud es efectuada
personalmente:
a) El usuario debe oprimir en el
aparato dispensador de turnos
(DIGITURNO) la opción de
"Antecedentes Disciplinarios", tomar
una ficha y esperar ser atendido;
b) El oficinista presiona la tecla
“opción de antecedentes” que indica en
los tableros el turno en que el usuario
será atendido; recibe la ficha, formato
de consignación y documento de
identidad o fotocopia del mismo;
c) Verifica que la consignación se
haya hecho por la suma fijada
anualmente y que tenga el sello del
banco. Digita el código del documento
de identificación y su número, constata
que sea el mismo nombre reportado por
la Registraduría Nacional del Estado
Civil y digita el código que determina el
tipo de certificado;
d) Imprime y estampa el facsímil de la
rúbrica del Jefe de la División del CAP y
entrega al usuario el certificado y
documento de identidad.
1. Si la solicitud es efectuada por
correo:
a) Recibe el escrito y verifica que
esté adjunto el respectivo formato de
consignación que debe contener el sello
del banco y la suma fijada;
b) Aplica el mismo procedimiento
descrito en el literal c) del punto 1 y lo
pasa a la secretaría de la División para
que lo envíe por el mismo medio.
Al finalizar la jornada laboral,
concilian el número de consignaciones
recibidas con el número de certificados
relacionados en la planilla producida
por el sistema. Entregan a la secretaría
los sellos, consignaciones y planilla.
SECRETARIA
• Elabora en original y copia oficio
dirigido al Director del Instituto de
Estudios del Ministerio Público,
remisorio de la relación de Certificados
de Antecedentes Disciplinarios
expedidos, con sus anexos y recibos de
consignación y pasa para revisión y
firma del Jefe. Una vez firmado, lo
allega al Instituto y archiva copia del
citado oficio.
• Utilizando el código personal
(password) ingresa datos al sistema
para la correcta expedición del
respectivo Certificado de Antecedentes
Disciplinarios y archiva los corregidos.
14. INDICADORES
• De Opinión
Número Expediciones por mes
Total días hábiles por mes
Dependencia:: División
Centro de Atención al Público - CAP-
Proceso: Atención de Quejas
Verbales
Procedimiento: Orientación al
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
464
Usuario y Recepción de Quejas.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Asesorar, orientar e informar al
usuario sobre los servicios que presta la
Procuraduría General de la Nación y
recepcionar las quejas que sean de
competencia de la Entidad, de manera
clara, concreta y eficaz.
2. CLIENTES
Toda persona natural, nacional o
extranjera tiene derecho a hacer uso de
este servicio, ser atendido y obtener
respuesta.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
usuarios que soliciten telefónicamente
el servicio o acudan a la Entidad, y a
diferentes dependencias de la
Institución.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al Jefe de
División, Asesores y Oficinistas.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política
• Código de Procedimiento Penal
• Ley 200 de 1995
• Decreto 262 de 2000
• Demás normas concordantes.
6. DEFINICIONES
N.A.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Modelo de formato de Recepción de
Queja Verbal
• Modelo de formato de Recepción de
Queja Telefónica.
8. CONDICIONES GENERALES
N.A.
9. SALIDAS
Queja radicada que se entrega a la
División de Registro, Control y
Correspondencia.
10. REGISTROS
Formato de la queja diligenciado.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Identificación plena del quejoso y
del presunto responsable, si es posible.
• Circunstancias de tiempo, modo y
lugar en que ocurrieron los hechos.
• Dirección y número telefónico del
quejoso.
12. ANEXOS
Propios de la queja.
13. ACTIVIDADES
OFICINISTAS
1.Atiende en la ventanilla de
información e indica al usuario a dónde
debe dirigirse.
2.Consulta el sistema GEDIS con el
número de radicación o nombre del
quejoso e informa al usuario el trámite
dado a la queja o solicitud.
ASESORES
1.Solicita identificación al usuario.
2.Escucha al usuario y, si la queja es
de competencia de la Entidad, toma el
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
465
juramento de ley y procede a transcribir
la versión.
3.Lee la queja al usuario para que, de
conformidad, firme.
4.Radica la queja en la ventanilla de
quejas de la División de Registro,
Control y Correspondencia para el
respectivo reparto y trámite.
14. INDICADORES
Número Quejas Recepcionadas
Número de días hábiles.
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
OFICINA DE VEEDURIA
FEBRERO DE 2001
ACTUALIZACION DEL MANUAL
INTRODUCCION
La Procuraduría General de la
Nación es un organismo con autonomía
administrativa, financiera y presupuestal
en los términos definidos por el Estatuto
Orgánico del Presupuesto Nacional, que
ejerce sus funciones bajo la suprema
dirección del Procurador General de la
Nación, cuyo desarrollo, calidad del
servicio y cumplimiento de las funciones
que le han asignado la Constitución
Política y la ley, dependen en buena
parte de la ejecución de los diferentes
procedimientos que le imprimen su
dinámica diaria.
Por ello, los manuales de
procedimientos adquieren un gran valor
práctico como guía para la realización
eficiente y eficaz del trabajo por cada
uno de los servidores públicos de la
Entidad.
Dentro de este marco de actuación,
estamos solicitando la máxima
colaboración y diligencia al personal en
la observancia de los procedimientos
contenidos en el presente Manual, en
busca de un alto nivel de desempeño
institucional, facilitándose así el logro
de la excelencia en el servicio del
Ministerio Público.
El Viceprocurador General de la
Nación,
Carlos Arturo Gómez Pavajeua.
OBJETIVOS DEL MANUAL
El presente Manual es un instructivo
que pretende los siguientes objetivos
básicos:
• Orientar al personal en la ejecución
de los diferentes procedimientos, con el
fin de facilitar el trabajo y el logro de la
calidad en el mismo.
• Coadyuvar en la ejecución correcta
y oportuna de las labores
encomendadas al personal y propiciar la
uniformidad en el trabajo.
• Servir de medio de orientación al
personal nuevo, para facilitar su
incorporación al trabajo.
• Propiciar la eficiencia, la eficacia y
el control interno (autocontrol) de la
Institución.
• Facilitar la orientación al usuario o
cliente.
Se trata de un material de consulta y
aplicación permanente por quienes
tienen la responsabilidad de dirigir,
ejecutar y controlar los procedimientos
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
466
respectivos.
DESTINATARIOS
El presente Manual de
Procedimientos está dirigido a los
integrantes de la Oficina de Control
Interno, y a los empleados que de
alguna manera tengan participación o
vinculación con dicho instrumento
administrativo.
MANEJO Y CONSERVACION DEL
MANUAL
El Manual debe ser objeto de
manipulación cuidadosa con el fin de
garantizar el buen estado de las hojas y
de la totalidad del instructivo.
Debe conservarse en lugares libres
de contaminación por agentes físicos,
químicos o biológicos.
ACTUALIZACION DEL MANUAL
Las modificaciones, sustituciones o
adiciones al Manual de Procedimientos
se efectuarán a través de la Oficina de
Planeación, siguiendo las instrucciones
y metodología de mejoramiento continuo
establecidas al interior de la
Procuraduría.
Dependencia:: Veeduría
Proceso: Disciplinario
Procedimiento: Quejas
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Adelantar dentro de los marcos de la
legalidad y el debido proceso, una
actuación administrativa que permita
esclarecer si la conducta objeto de
cuestionamiento ha existido, es
constitutiva de falta y puede ser
disciplinariamente reprochable.
2. CLIENTES
Sujetos naturales o jurídicos que
reciben el resultado del producto que
sale del procedimiento.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
servidores públicos adscritos a la
Procuraduría General de la Nación para
asegurar la obediencia, la disciplina, el
comportamiento ético, la moralidad y la
eficiencia cuyo propósito es procurar el
buen funcionamiento de los diferentes
servicios a su cargo.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a quienes
participen en la obtención de las
finalidades propuestas, Jefes y
servidores públicos.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política
• Leyes 200 de 1995
• Decretos 262 de 2000
• Jurisprudencia
• Resoluciones
• Circulares y
• Demás normas concordantes.
6. DEFINICIONES
N.A.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Modelo de comunicación de
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
467
indagación preliminar
• Modelo de comunicación de
apertura de investigación
• Modelo de notificación de auto de
pruebas
• Modelo de notificación de pliego de
cargos
• Modelo de notificación de fallo de
primera instancia
• Modelo de notificación de fallo de
segunda instancia
• Modelo de comisiones para
notificaciones
• Modelo de auto de comisiones
• Modelo de reparto de expedientes.
8. CONDICIONES GENERALES
La queja de carácter disciplinario es
un mecanismo jurídico establecido por
la Constitución Política y la Ley para
que el ciudadano o servidor público
pueda ejercer su derecho de accionar
ante este Organo de Control,
específicamente ante la Veeduría
entratándose de servidores públicos
vinculados a la Procuraduría General de
la Nación, queja que puede elevarse por
escrito o de manera verbal ante el
Centro de Atención al Público CAP,
quien luego de determinar la
Dependencia cuya competencia
corresponde, lo envía previa radicación
y registro en el Gedis. Llegada la queja
a esta Dependencia, se procede a su
radicación y estudio por parte de la
señora Veedora y abogado comisionado
para adelantar el trámite
correspondiente, y con la finalidad de
concretar la pretensión y suministrar la
respuesta al usuario.
9. SALIDAS
Como resultado del procedimiento el
usuario obtiene una respuesta por
escrito acorde a sus pretensiones, legal
y oportunamente.
10. REGISTROS
• Registro de quejas internas o
externas en el sistema del CAP.
• Registro en el formato disciplinario
anexo al expediente
• Relación en libro radicador.
• Registros consecutivos GEDIS
• Registros listados
• Registro planillas.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Evaluación cierta y jurídica de
las pruebas legalmente practicadas y
arrimadas al proceso, teniendo como
base las reglas de la sana crítica.
• Determinar antes de cualquier
actuación la competencia, nulidad,
prescripción, atipicidad de la conducta
o no responsabilidad del implicado, por
economía procesal.
• Establecer prioridad en los términos
y actuación.
• Fecha de recibo y de respuesta.
12. ANEXOS
N. A.
13. ACTIVIDADES
OFICINISTA Y / O FUNCIONARIO
ASIGNADO
13.1 Recibe por correspondencia o
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
468
recoge en el CAP el registro de
averiguación disciplinaria con el
anexo de la queja.
13.2 Registra en el sistema GEDIS la
información relacionada con la queja.
VEEDOR
13.3 Selecciona quejas para
determinar competencia, anexa a otros
expedientes por tratarse de los
mismos hechos o someterlos a reparto
de abogados.
13.4 Ordena el reparto entre los
abogados, revisa y suscribe los autos
pertinentes.
OFICINISTA Y/O FUNCIONARIO
ASIGNADO
13.5 Realiza el reparto por el sistema
GEDIS entre el grupo de abogados y
prepara los autos de sustanciación
respectivos.
13.6 Registra en el sistema GEDIS el
reparto individual por profesional y hace
entrega formal, mediante firma en una
planilla.
ABOGADO
13.7 Elabora el plan de trabajo para
adelantar la instrucción y proyecta los
autos pertinentes.
13.8 Pasa a despacho proyecto de
indagación preliminar y/o archivo,
remisión por competencia, apertura
de investigación o impedimento.
VEEDOR
13.9 Estudia, aprueba y lo entrega a
secretaría con firma en el radicador.
OFICINISTA Y/O FUNCIONARIO
ASIGNADO
13.10 Registra en el sistema GEDIS.
13.11 Elabora y remite las
comunicaciones de Ley.
13.12 Entrega diligencias a abogado
comisionado (plazo no mayor a un mes)
y hace firmar planilla, si es
indagación preliminar o apertura de
investigación.
SECRETARIO
13.13 Si la remisión es por
competencia o impedimento registra
en GEDIS y envía al competente
oficio y planilla.
13.14 Si archivo definitivo, comunica
quejoso por oficio le adjunta copia, o
comisiona fuera de la ciudad.
13.15 Si apela quejoso en el término
de Ley (lo contrario se declara desierto),
proyecta auto concediendo recurso.
VEEDOR
13.16 Concede Recurso.
OFICINISTA Y/O FUNCIONARIO
ENCARGADO
13.17 Envía expediente con oficio
Sala Disciplinaria (faltas graves) o
Viceprocuraduría (faltas gravísimas) y
registro en planillas.
SECRETARIA
13.18 Recibe expediente con
decisión de segunda instancia.
13.19 Registra en el Gedis.
13.20 Si confirma, se adjunta el
expediente a las copias, se organiza en
paquetes con número consecutivo y al
término de dos años se envía al
almacén general de la Entidad.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
469
13.21 Si revoca con constancia
secretarial lo devuelve al abogado
comisionado.
ABOGADO
13.22 Recibe el expediente y
proyecta Indagación preliminar, apertura
de investigación y repite secuencia
13.9.
OFICINISTA Y/O FUNCIONARIO
COMISIONADO
13.23 Si no interpone recurso,
ejecutoriado el auto de archivo
organiza en paquete con número
consecutivo y a los 2 años se envía al
archivo general de la Entidad.
ABOGADO
13.24 Practica las diligencias propias
de cada etapa de indagación preliminar,
apertura investigación. Transcurrido el
término para una u otra, proyecta auto
de archivo, apertura o pliego de cargos.
13.25 Pasa proyecto a secretaría de
despacho.
13.26 Repite secuencias 13.9.
OFICINISTA Y/O FUNCIONARIO
ASIGNADO
13.27 Registra en el sistema GEDIS.
13.28 Elabora y envía
comunicaciones, realiza las
notificaciones pertinentes formatos.
13.29 Si es archivo repite secuencia
13.16 al 13.22.
13.30 Si apertura de investigación,
repite secuencia 13.23 a 13.25.
13.31 Si auto de cargos pasa a
secretaría.
SECRETARIA
13.32 Envía comunicaciones por
oficio para ubicar disciplinado.
13.33 Notifica auto de cargos,
personalmente o por funcionario
comisionado, formato.
13.34 Reconoce personería jurídica
defensor de parte o nombrado de oficio.
13.35 Recibe descargos y petición
de pruebas, anota fecha de entrega de
estos y lo pasa al abogado con planilla.
ABOGADO
13.36 Proyecta auto ordenando
pruebas a petición de parte o de oficio.
13.37 Repite secuencia 13.9.
SECRETARIA
13.38 Si niega pruebas e interpone
recurso, se repite secuencia 13.16 y
13.17.
13.39 No apela, pasa a abogado con
planilla.
ABOGADO
13.40 Practica pruebas dentro de los
términos de Ley, o comisiona para ello.
13.41 Vencido el término de pruebas,
proyecta fallo sancionatorio o
absolutorio y pasa a despacho.
SECRETARIA DE VEEDURIA
13.42 Repite secuencia 13.16.
OFICINISTA Y/O FUNCIONARIO
ASIGNADO
13.43 Registra en el Gedis.
13.44 Elabora y envía las
comunicaciones de Ley.
13.45 Expide fotocopias si han sido
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
470
solicitadas y aprobadas.
SECRETARIO
13.46 Si fallo condenatorio, interpone
recurso de apelación repite secuencia
13.3 inciso último y 13.16.
13.47 Si confirma, se repite
secuencia 13.18, 13.19, 13.20 y 13.21.
13.48 Si revoca, se repite
secuencia 13.18, 13.19, 13.20 y 13.21
y se le da el trámite que disponga el
superior.
13.49 Si anula, pasa con planilla al
abogado para que rehaga la actuación
desde lo ordenado.
13.50 Si fallo absolutorio Consulta,
proyecta auto de remisión por consulta
al superior Sala Disciplinaria, con oficio
y planilla.
VEEDOR
13.51 Ordena consulta.
OFICINISTA Y/O FUNCIONARIO
ASIGNADO
13.52 Si el disciplinado o apoderado
no apelan la decisión queda en firme.
13.53 Causada la ejecutoria, elabora
los oficios de ley para efectos de hacer
efectiva la sanción impuesta.
OFICINISTA Y/O FUNCIONARIO
ASIGNADO
13.54 Registra en el sistema GEDIS.
13.55 Archiva el expediente, repite
secuencia 13.22.
14. INDICADORES
• Documentación:
Quejas ejecutadas
• ———————————————
—x 100 =
Quejas recibidas
Tiempo
—————————————
——— (semestre) =
• Quejas recibidas
Dependencia: Veeduría
Proceso: Disciplinario
Procedimiento: Derecho de petición
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Suministrar y hacer llegar a
conocimiento del peticionario (particular,
entidad o servidor público) una
respuesta, además de adecuada y
oportuna según las disposiciones
legales, que aborde de manera clara y
comprensible el fondo de la cuestión o
problema examinado en los términos
solicitados.
2. CLIENTES
Sujetos naturales o jurídicos que
reciben la información solicitada a
través de este mecanismo (derecho de
petición) como producto que sale del
procedimiento.
3. ALCANCE
Procurar que mediante la aplicación
de este procedimiento, el usuario
obtenga la mayor satisfacción en la
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
471
respuesta escrita que suministra esta
dependencia de control.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los Jefes
y servidores públicos que suministran
las respuestas.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política
• Leyes 200 de 1995
• Decretos 262 de 2000
• Jurisprudencia
• Resoluciones
• Circulares y
• Demás normas concordantes.
6. DEFINICIONES
N. A.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Oficios
Planillas.
8. CONDICIONES GENERALES
El derecho de petición, es un
mecanismo jurídico establecido en la
Constitución Nacional y la ley, mediante
el cual cualquier ciudadano puede
acudir ante las instituciones
competentes a ejercerlo para obtener
información de manera rápida y ágil
sobre las actuaciones en que tenga
interés. Ante la Veeduría el ciudadano
por escrito eleva petición a la que se
procede en forma inmediata, máximo en
tres (3) días, dado el término perentorio
que la ley dispone 15 días para
suministrar y hacer llegar la información
requerida.
9. SALIDAS
Respuesta, oportuna y adecuada que
por escrito se le suministra al usuario.
10. REGISTROS
• Registros en el GEDIS
• Registros en el expediente
• Registro en planillas.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Recibo del escrito por
correspondencia.
• Selección de la correspondencia
globalizada.
• Determinación de la fecha de recibo
• Consulta en el GEDIS - para
determinar y localizar la fuente que
suministrará la información.
• Proyección y aprobación de la
respuesta.
• Fecha de salida de la respuesta.
12. ANEXOS
N. A.
13. ACTIVIDADES
OFICINISTA Y/O FUNCIONARIO
DESIGNADO
13.1 Recoge en el CAP o recibe por
correspondencia
13.2 Selecciona la correspondencia y
separa los derechos de petición
13.3 Recibe, radica el derecho de
petición y lo pasa al secretario.
SECRETARIO
13.4 Consulta Gedis para buscar
fuente de información solicitada.
13.5 Proyecta al despacho la
respuesta pertinente.
VEEDOR
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
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13.6 Revisa, rechaza inconsistencias
o firma respuesta.
SECRETARIO
13.7 Recibe la respuesta para dar
cumplimiento a lo decidido por el
despacho.
OFICINISTA Y/O FUNCIONARIO
DESIGNADO
13.8 Registra respuesta en el sistema
GEDIS.
13.9 Firma copia para abogado.
13.10 Se anexa copia al expediente
y/o repose archivo.
13.11 Entrega documentación en
correspondencia o entrega
personalmente.
OFICINISTA Y/O FUNCIONARIO
DESIGNADO
13.12 Otra clase de correspondencia.
Se recoge en el CAP mediante planilla,
se selecciona y se da respuesta o se
anexa al expediente una vez consultado
en el GEDIS.
14. INDICADORES
• Documentación:
Derechos de petición evacuados
——————————————————
x 100 =
Derechos de Petición recibidos
Tiempo empleado
———————————————— =
Número de peticiones
Dependencia: Veeduría
Proceso: Disciplinario
Procedimiento: Segunda instancia
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Garantizar el derecho que tiene tanto
el quejoso como el disciplinado a que se
le revise en segunda instancia la
decisión proferida por el A-quo, cuando
se muestra en desacuerdo con la
decisión que no consulta sus intereses,
dentro de los términos de ley. Para ello,
el Ad-quem, una vez recibe las
diligencias revisará las razones de
discrepancia por parte del recurrente, y
decidirá en derecho si le asiste o no la
razón.
2. CLIENTES
Sujetos naturales o jurídicos que
reciben el resultado del producto que
sale del procedimiento.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
servidores públicos adscritos a la
Procuraduría General de la Nación y
quejosos en aplicación al debido
proceso.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a quienes
participen en la obtención de las
finalidades propuestas, Jefes y
servidores públicos.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
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• Leyes 200 de 1995
• Decretos 262 de 2000
• Jurisprudencia
• Resoluciones
• Circulares y
• Demás normas concordantes.
6. DEFINICIONES
N. A.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Modelo de notificación de fallo de
segunda instancia
• Modelo de notificación de archivo.
8. CONDICIONES GENERALES
Es un mecanismo jurídico mediante el
cual el quejoso puede interponer
recurso contra las decisiones de archivo
definitivo ante el Superior Jerárquico,
sustentado de manera escrita y dentro
de los cinco días siguientes a la
notificación del mismo. Respecto de los
disciplinados igualmente pueden
interponer recurso contra los autos que
niegan pruebas y el fallo sancionatorio
de primera instancia, con observancia
de los términos y requisitos legales.
9. SALIDAS
Como resultado del procedimiento el
usuario obtiene una decisión igual o
diferente a la de primera instancia
previo el análisis jurídico nuevamente
de las pruebas arrimadas legalmente al
proceso.
10. REGISTROS
• Registro en el sistema GEDIS.
• Registro en planillas de reparto a
abogados.
11. BASES DE AUTOCONTROL
•Evaluación y estudio de las razones
de orden fáctico y jurídico como
sustentación al recurso interpuesto,
cotejado con el acopio probatorio para
obtener la decisión final.
• Determinar la fecha de recibo en
aras al cumplimiento de los términos de
ley.
12. ANEXOS
N. A.
13. ACTIVIDADES
DELEGADOS, PROCURADORES
DEPARTAMENTALES Y DEMAS
SUPERIORES JERARQUICOS QUE
CONOZCAN EN PRIMERA INSTANCIA
13.1 Profiere el fallo de primera
instancia en la investigación
disciplinaria.
OFICINISTA Y/O FUNCIONARIO
DESIGNADO
13.2 Recibe por correspondencia o
recoge en el CAP el expediente.
VEEDOR
13.3 Revisa y somete a reparto entre
los abogados.
OFICINISTA Y/O FUNCIONARIO
DESIGNADO
13.4 Registra en el sistema GEDIS la
información de reparto.
13.5 Entrega mediante planilla los
expedientes asignados a los abogados.
ABOGADO
13.6 Evalúa las diligencias y proyecta
decisión.
VEEDOR
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
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13.7 Revisa el proyecto, lo firma y/o
rechaza. Si rechaza devuelve al
abogado, repite secuencia 13.4. y
13.5.
SECRETARIA VEEDURÍA
13.8 Pasa a abogado para
corrección, control radicador.
13.9 Pasa a secretaría si aprueba,
control radicador.
OFICINISTA Y/O FUNCIONARIO
DESIGNADO
13.10 Registra en el sistema GEDIS,
decisión aprobada y firmada.
SECRETARIO
13.11 Devuelve las diligencias con
decisión de segunda instancia a la
oficina de origen por correspondencia o
personalmente para trámites
subsiguientes con oficio y registro en
planilla.
OFICINISTA Y/O FUNCIONARIO
DESIGNADO
13.12 Registra en el sistema GEDIS.
13.13 Entrega las diligencias en
correspondencia o en la oficina con
planilla.
14. INDICADORES
• Documentación:
Expedientes que se ejecutan
——————————————————
x 100 =
Expedientes que se reciben
Tiempo que se emplea en resolver
——————————————————
— =
Total expedientes
Dependencia: Veeduría
Proceso: Disciplinario
Procedimiento: Comisiones
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Garantizar el derecho que tiene el
disciplinado a que se le practiquen las
pruebas solicitadas o decretadas de
oficio. Igualmente se surtan las
notificaciones de las decisiones cuando
los disciplinados laboran o residen en
sede distinta a la de Bogotá, para
garantizar el derecho de defensa.
2. CLIENTES
Los disciplinados.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
servidores públicos que resulten
investigados.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los
investigados, a los agentes
comisionados a los jefes y servidores
públicos que participen en el
procedimiento.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política
• Leyes 200 de 1995
• Decretos 262 de 2000
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
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• Jurisprudencia
• Resoluciones
• Circulares y
• Demás normas concordantes.
6. DEFINICIONES
N. A.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Oficio
• Auto remisorio de la comisión
• Planilla.
8. CONDICIONES GENERALES
Es un estadio del proceso
disciplinario que consiste en remitir el
expediente al lugar donde debe surtirse
alguna actuación procesal, práctica de
pruebas o notificación con observancia
del término de ley, el cual debe
cumplirse por el funcionario público de
igual o inferior categoría.
9. SALIDAS
Como resultado del procedimiento el
disciplinado obtiene garantías para su
defensa.
10. REGISTROS
• Registro en el sistema GEDIS.
• Registro en planillas de correo.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Determinar la fecha de envío.
Que se cumpla a cabalidad las
diligencias ordenadas controlar que se
cumpla el término de comisión.
12. ANEXOS
N. A.
13. ACTIVIDADES
OFICINISTA Y/O FUNCIONARIO
DESIGNADO
13.1 Recibe el expediente con auto
comisorio, proyecta oficio para enviarlo
al comisionado.
13.2 Iguala cuaderno de copias.
13.3 Radica en el listado.
13.4 Registra en GEDIS.
13.5 Empaca sobres.
13.6 Organiza y folia.
13.7 Elabora planilla para remisión.
13.8 Lo lleva al CAP.
OFICINISTA Y/O FUNCIONARIO
DESIGNADO
13.9 Devuelto el expediente lo
recibe por correspondencia o recoge en
el CAP el expediente.
13.10 Registra en el sistema GEDIS.
Anota en carpeta de abogados y
entrega a estos mediante planilla.
13.11 Devuelto el expediente lo
recibe por correspondencia o recoge en
el C.A.P.
13.12 Registra en el sistema GEDIS.
13.13 Anota en carpeta de abogados
y entre estos mediante planilla.
ABOGADOS
13.14 Se repiten las secuencias del
procedimiento disciplinario (quejas).
14. INDICADORES
• Documentación:
Comisiones que se ejecutan
———————————————
———x 100 =
Comisiones que se ordenan
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
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• Tiempo que se emplea para
evacuar comisiones
• ———————————————
—————————
• Número de comisiones
Dependencia: Veeduría
Proceso: Disciplinario
Procedimiento: Impedimentos y
recusaciones
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Garantizar el principio de
imparcialidad. Con este busca el
funcionario que ha sido recusado o que
se declare impedido que el
procedimiento a seguir esté al margen
de cualquier interés personal y
garantizar al usuario una recta
aplicación de justicia.
2. CLIENTES
Servidores públicos investigados.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
servidores públicos adscritos a la
Procuraduría General de la Nación que
participan en el desarrollo del proceso.
4. RESPONSABILIDADES
Jefe y superior inmediato.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política
• Leyes 200 de 1995
• Decretos 262 de 2000
• Jurisprudencia
• Resoluciones
• Circulares y
• Demás normas concordantes.
6. DEFINICIONES
N. A.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Registro en el GEDIS
• Auto de asignación al abogado.
8. CONDICIONES GENERALES
Son medios con los que cuentan
disciplinados, ofendidos y servidores
públicos que intervienen en el proceso
con miras a que se garantice la
aplicación de los principios rectores
como la transparencia y la
imparcialidad, cuando consideran que el
servidor público que adelanta el
proceso o éste así lo determina, no
ostenta la calidad de ser imparcial por
factores internos o externos
consagrados en la Ley que se lo
impiden.
9. SALIDAS
Como resultado del procedimiento el
usuario obtiene una respuesta a su
pretensión exenta de parcialidad.
10. REGISTROS
• Registro en el sistema GEDIS.
• Registro en planillas de reparto a
abogados.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Evaluación y estudio de las razones
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
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de orden fáctico y jurídico que expresa
tanto el que lo solicita como el servidor
público que se declara impedido.
• Determinar la fecha de recibo y
fecha de respuesta.
12. ANEXOS
N. A.
13. ACTIVIDADES
OFICINISTA Y/ O FUNCIONARIO
DESIGNADO
13.1 Recibe por correspondencia o
del CAP el expediente Registra el Gedis
y pasa a Despacho.
VEEDOR
13.2 Revisa y ordena reparto a
abogados o lo asigna a abogado.
OFICINISTA Y / O FUNCIONARIO
DESIGNADO
13.3 Efectúa reparto Gedis.
13.4 Registra en el Gedis el reparto
individual a abogados.
13.5 Mediante planilla entrega al
abogado comisionado.
ABOGADO
13.6 Evalúa las diligencias y proyecta
decisión.
SECRETARIA DESPACHO
13.7 Recibe proyecto, firma copia al
abogado y pasa a Despacho.
VEEDOR
13.8 Revisa el proyecto, lo firma y / o
rechaza. Si rechaza devuelve al
abogado.
13.9 Repite secuencia 13.6 y 13.7.
13.10 Si aprueba pasa a secretaría.
OFICINISTA Y / O FUNCIONARIO
DESIGNADO
13.11 Registra en el sistema GEDIS.
SECRETARIO
13.12 Devuelve las diligencias con la
decisión correspondiente al mismo
funcionario que venía conociendo o al
nuevo servidor público asignado.
13.13 Entrega las diligencias en
correspondencia o personalmente en la
oficina con planilla.
14. INDICADORES
• Documentación:
Expedientes que salen con decisión
————————————————
——x 100=
Expedientes que entran para decidir
• Tiempo empleado para decidir
• ———————————————
—=
• Número expedientes
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
PROCURADURÍA REGIONAL
CUNDINAMARCA
FEBRERO DE 2001
VER PROCESO DISCIPLINARIO
UNIFICADO
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
PROCURADURÍAS DISTRITALES
FEBRERO DE 2001
VER PROCESO DISCIPLINARIO
UNIFICADO
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
PROCURADURÍAS PROVINCIALES
FEBRERO DE 2001
VER PROCESO DISCIPLINARIO
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
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UNIFICADO
Artículo 2°. Responsables y campo
de aplicación. Los procedimientos
expedidos mediante esta Resolución
deberán ser aplicados en las
dependencias de la Procuraduría
General de la Nación, por todos y cada
uno de los funcionarios del área, en
ejecución de las funciones que le son
propias, en el caso de incumplimiento
se iniciarán las acciones disciplinarias
correspondientes.
Artículo 3°. Actualización de los
Manuales. Toda modificación o
actualización de los procedimientos
adoptados mediante la presente
Resolución, con el fin de mejorarlos
para obtener la eficiencia, la eficacia y
la transparencia que se pretende con
los mismos, deberá atender a las
normas técnicas internacionales y
expedirse con las formalidades legales
correspondientes y ser notificada a cada
uno de los funcionarios del área a que
pertenece el procedimiento. Dichas
actualizaciones y modificaciones serán
coordinadas por la Oficina de
Planeación, debiéndose en todo caso
contar con la participación del área líder
del procedimiento y de la Oficina de
Control Interno. Para tal fin, la
Viceprocuraduría emitirá la Resolución
respectiva de expedición y adopción del
mejoramiento continuo.
Parágrafo. Corresponde a los jefes
de cada área velar por la aplicación y
por su actualización cuando las
circunstancias así lo ameriten por
razones de cambio en la normatividad
sobre la materia o modernización de los
trámites.
Artículo 4°. La totalidad de los
manuales de procedimientos expedidos
y adoptados reposarán en la Oficina de
Control Interno, la Oficina de
Planeación y Secretaría General, área
ésta que realizará el manejo
administrativo y despliegue de los
manuales a las dependencias, dentro
de los cinco (5) días calendario
siguientes a la fecha de suscripción de
la Resolución que los expiden.
Artículo 5°. Comuníquese la presente
providencia a los jefes de las
dependencias, para lo de su
competencia.
Artículo 6°. La presente Resolución
rige a partir de la fecha de su
publicación y deroga las que le sean
contrarias, en especial la Resolución
número177 del 15 de diciembre de
2000.
Publíquese, comuníquese y
cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 2 de marzo
de 2001.
Carlos Arturo Gómez Pavajeau.
(C.F.)