Revidert: 06.07.2017
Beredskapsplan ved kriser
Mennesker, miljø,
materiell og omdømme
Innhold
1. OPERATIV DEL 2
1.1 Intern varsling og mobilisering ..............................................................................2
1.1.1 Gjennomføre intern varsling ........................................................................ 2
1.1.2 Fast møtested for beredskapsledelsen ........................................................ 2
1.1.3 Avklare beredskapsnivå og samling av beredskapsledelsen ....................... 3
1.2 Beredskapsnivå ....................................................................................................3
1.2.1 Ordinær drift ................................................................................................ 3
1.2.2 Gul beredskap (utvidet beredskap) ............................................................. 3
1.2.3 Rød beredskap (full beredskap) .................................................................. 4
1.3 Stabsmetodikk......................................................................................................4
1.3.1 Førstemøte ................................................................................................. 4
1.3.2 Plan ............................................................................................................ 4
1.3.3 Fokusområder og aksjoner .......................................................................... 5
1.3.4 Situasjonsplott ............................................................................................. 5
1.3.5 Statusmøter ................................................................................................ 5
1.4 Informasjon og kommunikasjon ............................................................................5
1.4.1 Prinsipper for kommunikasjon ..................................................................... 5
1.4.2 Informasjonsdeling i krisehåndteringen ....................................................... 6
1.4.3 Kanaler for kommunikasjon ........................................................................... 7
1.5 Psykososial omsorg .............................................................................................8
1.6 Normalisering .......................................................................................................9
1.6.1 Demobilisering av personell ........................................................................ 9
1.6.2 Oppfølging av ansatte og studenter ............................................................ 9
1.7 Evaluering ............................................................................................................9
2. VEDLEGG 11
Vedlegg 1. Rollebaserte tiltakskort ............................................................................. 11
Tiltakskort for beredskapsleder ............................................................................ 12
Tiltakskort for HR-sjef ........................................................................................... 14
Tiltakskort for studiesjef ....................................................................................... 16
Tiltakskort for kommunikasjonssjef ....................................................................... 17
Tiltakskort for leder for seksjon for eiendomsforvaltning ....................................... 19
Tiltakskort for loggfører ........................................................................................ 20
Vedlegg 2. Tavle for Førstemøte ................................................................................. 22
Vedlegg 3: Logg .......................................................................................................... 23
Vedlegg 4: Situasjonsplott ........................................................................................... 24
Vedlegg 5: Tavle for fokusområder .............................................................................. 25
Vedlegg 6. Intern varslingsliste .................................................................................... 26
Vedlegg 7. Ekstern varslingsliste ved kriser ................................................................ 29
Vedlegg 8: Oppgavene til vakttelefonen ved NHH ....................................................... 31
Vedlegg 9. Oppgavene til sentralbordet/resepsjonen ................................................. 33
1
Vedlegg 10. Sjekkliste ved ulykker/dødsfall blant ansatte, studentar og gjester ........... 34
Vedlegg 11. Beredskap ved ekskursjoner .................................................................. 36
Vedlegg 12: Beredskap ved store arrangement/konferanser ....................................... 37
Vedlegg 13. Utstyrsliste beredskapsrom ..................................................................... 39
Vedlegg 14. Loggskjema - Telefonhenvendelser ......................................................... 40
Vedlegg 15. Loggskjema - Beslutninger og tiltak i beredskapsarbeidet ...................... 41
Vedlegg 16. Revisjonsskjema .................................................................................... 42
2
1. OPERATIV DEL
1.1 Intern varsling og mobilisering
1.1.1 Gjennomføre intern varsling
En akutt hendelse varsles internt til NHHs vakttelefonen. Slike meldinger skal loggføres av både
vakttelefonen og beredskapsleder. NHHs vakttelefon er betjent hverdager kl. 07:00 – 22:00, lørdag 07:00 –
16:00 og søndag 10:00 – 13:00. Utenom disse tider må man kontakte nødetatene ved akutt hendelse.
Fig. 2.1. Varslingsfigur
1.1.2 Fast møtested for beredskapsledelsen
Primært møtested: Møterom ved direktørens kontor, 2 etasje.
Alternativt møtested: Møterommet i IT seksjonen, 3. etasje i Nybygget.
Eksternt møtested: Lesesal på Hatleberg, fra og med høsten 2016
Utstyrsoversikt for beredskapsrommet, se Vedlegg 13. Utstyrsliste beredskapsrom
3
1.1.3 Avklare beredskapsnivå og samling av beredskapsledelsen
Det er beredskapsleder som skal beslutte forhøyet beredskapsnivå på bakgrunn av varsling fra vakttelefon.
Det kan være vanskelig å vite om en uønsket hendelse vil utvikle seg til å bli en krise der det er nødvendig
å iverksette beredskapsplanen, men dimensjonerende hendelser kan bl.a. være:
Storbrann/eksplosjon på Campus med masseevakuering
Storbrann/eksplosjon utenfor Campus
Storulykke i utland som påvirker ansatte og studenter
Trusler/ondsinnet handling/terror/gisseltaking
Alvorlig fysisk skade / psykisk sykdom eller død på student, ansatt eller gjest
Bortfall kritisk infrastruktur
Smitte blant ansatte, studenter - pandemi/epidemi
Seksualisert vold eller overfall
Hendelser som kan være skadelig på NHHs omdømme
Se for øvrig rapport fra NHHs overordnede ROS analyse. Denne rapporten er tilgjengelig hos
HMS-koordinator.
1.2 Beredskapsnivå Beredskapen ved høyskolen deles inn i følgende nivå:
Ordinær drift Gul beredskap Rød beredskap
Økt overvåking og særskilt
oppfølging
NHHs beredskapsledelse
mobiliseres
1.2.1 Ordinær drift
Dette nivået omfatter daglig drift med ordinære ressurser som finnes tilgjengelig ved NHH. Eventuelle
driftsforstyrrelser håndteres med normal organisering. Normalorganisasjonen håndterer situasjonen, men
beredskapsleder informeres dersom driftsavvik kan medføre økt risiko.
1.2.2 Gul beredskap (utvidet beredskap)
Gul beredskap kan iverksettes ved
Planlagte arrangementer på NHH der det blir vurdert at risikoen for uønskede hendelser er høyere enn
normalt.
Ved plutselige hendelser som medfører økt overvåking skal vakttelefonen kontaktes. Vakttelefonen
varsler beredskapsleder som avgjør om det skal etableres gul beredskap.
4
Gul beredskap medfører økt overvåking, og det må vurderes om det skal settes inn ekstra ressurser eller
andre forebyggende tiltak. Oppfølgingen håndteres av den aktuelle avdeling / institutt.
1.2.3 Rød beredskap (full beredskap)
NHHs vakttelefon (55 95 98 88) kontaktes ved plutselige hendelser som har medført eller kan medføre
tap av menneskeliv eller alvorlig skadede personer
fare for store miljøskader
store materielle skader
NHHs vakttelefon er betjent hverdager kl. 07:00 – 22:00, lørdag 07:00 – 16:00 og søndag 10:00 – 13:00.
Utenom disse tider må man kontakte nødetatene ved akutt hendelse.
Vakthavende varsler NHHs beredskapsleder eller dens stedfortreder som iverksetter «rød
beredskap» og innkaller beredskapsledelsen.
Rektor og eventuelt KD informeres.
1.3 Stabsmetodikk
1.3.1 Førstemøte
Møtet ledes av beredskapsleder. Det utpekes om nødvendig en egen
tavlefører. Hensikten med førstemøtet er å etablere oversikt over fakta om
hendelsen, samt vurdere potensialet i forhold til utvikling og konsekvenser. Førstemøtet bør ikke vare
lenger enn 30-45 minutter og må ha en klar begynnelse og slutt. Avslutningsvis skal beredskapsleder
beslutte fokus for den videre håndteringen av hendelsen.
Jf. Vedlegg 2. Tavle for Førstemøte
1.3.2 Plan
Når beredskapsledelsen samles og har sitt førstemøte i en krisesituasjon, må det legges en plan for
håndteringen. Ved å benytte tavle for første møte, svare på de spørsmål som der stilles og ta stilling til
verstefallsutvikling for hendelsen, er denne planen laget.
Tavlene projiseres på storskjerm slik at alle i beredskapsrommet kan se dem. Alternativt kan de tegnes av,
over på en white board og fylles ut direkte av tavlefører.
5
1.3.3 Fokusområder og aksjoner
Fokusområder settes av beredskapsleder og beskriver de hovedområder som alle tiltak og aksjoner skal
rettes mot inntil de eventuelt blir endret. Basert på fokusområdene identifiseres proaktive aksjoner (tiltak)
for å møte eller hindre videre utvikling av hendelsen.
Jf. Vedlegg 5. Tavle for fokusområder
1.3.4 Situasjonsplott
Situasjonsplottet skal sammen med aksjonstavlen sørge for at vi har det store bildet med tanke på
hendelsen, involvert personell, ressurser, lokasjon og milepæler. Situasjonsplottet skal gi en beskrivelse av
her-og-nå situasjonen og skal være oppdatert til enhver tid. Plottet er å anse som et «tankekart» som kan
benyttes under statusmøter for å oppsummere det store bildet. Kart eller lignende kan brukes for å illustrere
posisjon, avstander osv.
Jf. Vedlegg 4. Situasjonsplott
1.3.5 Statusmøter
Statusmøter holdes med en frekvens som tilpasses utviklingen i hendelsen. Hensikten med statusmøtene er
å kalibrere beredskapsledelsen og sikre en enhetlig situasjonsforståelse. Møtene ledes av beredskapsleder
og bør ikke vare lenger enn 30 minutter. Møtene må ha en klar begynnelse og slutt. Avslutningsvis skal
beredskapsleder beslutte fokus for den videre håndteringen av hendelsen. Fokusområdene vil kunne endres
etter hvert som hendelsen utvikler seg.
I statusmøtet innhenter beredskapsleder informasjon om status fra de enkelte deltakerne i
beredskapsledelsen. Situasjonsplottet kan benyttes for oppsummering av status.
Deretter beslutter beredskapsleder eventuelle nye fokusområder som beredskapsledelsen skal arbeide
videre med på kort og lang sikt. Basert på fokusområdene identifiseres proaktive aksjoner (tiltak) for å
møte eller hindre videre utvikling av hendelsen.
Jf. Vedlegg 5. Tavle for fokusområder
1.4 Informasjon og kommunikasjon
1.4.1 Prinsipper for kommunikasjon
Beredskapsleder har det overordnede informasjons- og kommunikasjonsansvaret i krisesituasjoner.
Kommunikasjonssjefen er ansvarlig for krisekommunikasjon og
informasjonsberedskap ved NHH og bistår med oppdatert informasjon,
tilrettelegging for mediene, og formidling av intern og ekstern
informasjon. All ekstern kommunikasjon fra høyskolen baserer seg på
prinsippene:
Være åpen og tilgjengelig
All informasjon skal være sannferdig og korrekt
6
Unngå spekulasjoner
Formidle budskapet i riktig rekkefølge
o Omsorg for mennesker
o Miljø
o Materiell
All ekstern informasjon skal være koordinert og samstemt
All ekstern informasjon skal være kvalitetssikret av kommunikasjonssjefen.
Budskap i den konkrete hendelsen avklares og samstemmes i samarbeid mellom rektor,
beredskapsleder og kommunikasjonssjef.
Rektor, administrerende direktør eller kommunikasjonssjefen er talspersoner for NHH. NHH bør bare ha
ett ansikt utad i samme hendelse. Dersom det åpnes for at involverte avdelings- eller instituttledere kan
uttale seg til mediene mv., skal dette skje basert på premisser avtalt i samarbeid med beredskapsleder og
kommunikasjonssjef.
1.4.2 Informasjonsdeling i krisehåndteringen
Alle involverte i krisehåndteringen, ansatte og ledere, har et medansvar for å bidra til en effektiv og god
informasjonsdeling.
internt i beredskapsledelsen
mellom beredskapsledelsen, avdelinger og institutter
med andre aktører som er involverte i handtering av hendelsen
Informasjonsdelingen skal være proaktiv og basert på et utvidet «need to know»- prinsipp.
Beredskapsledelsen har ansvar for å vurdere og å ta stilling til hvem som har bruk for informasjonen og på
hvilken måte.
Ved svar på e-postmeldinger etc som har flere kopiadressater, skal det vurderes om kopiadressatene har
behov for svar. Unngå spam-meldinger.
Den informasjonen som deles skal:
være til hjelp for den enkelte som arbeider med håndteringen (internt)
bidra til et solid grunnlag for god oppgaveløsning
bidra til samhandling og koordinert innsats
bidra til tydelig ansvarsgrensesnitt internt på NHH
bidra til at det ikke oppstår "gråsoner" i håndtering av situasjonen
7
1.4.3 Kanaler for kommunikasjon
NHHs prioriterte kanaler for krisekommunikasjon:
Eksterne kanaler
Nhh.no Nhh.no er NHHs hovedkanal. All offisiell
informasjon skal publiseres på nhh.no. En
egen krisenettside med all informasjon kan
opprettes om behov.
Eget tiltakskort for
nettredaktør er utarbeidet.
Sosiale medier
(twitter, Facebook)
Sosiale medier skal brukes for å nå raskt ut til
eksternt publikum med viktige budskap, samt
til å korrigere og utdype eventuelle feil. NHH
prioriterer twitter og Facebook, i denne
rekkefølgen.
Eget tiltakskort for sosiale
medier er utarbeidet.
Media NHH skal være proaktive og åpen i kontakten
med media. Tett medieoppfølging i innledende
fase bidrar til å skape tillit og sikre at NHH
blir oppfattet som en troverdig kilde til
informasjon.
Når det er praktisk mulig, skal informasjonen
gis til faste, felles og forhåndsvarslede tider.
Så langt det er mulig, skal all kontakt med
media skal loggføres.
Eget tiltakskort for
mediekontakt er utarbeidet.
Sentralbord/førstelinje Skal videreformidle henvendelser til
beredskapsledelse, kommunikasjonsstab eller
pårørendetelefon. Skal ikke informere om den
uønskede hendelsen, men vise til informasjon
fra den som eier hendelsen, oftest politiet, eller
på NHH.no.
Se for instruksjoner
vedlegg 9.
Interne kanaler
SMS-varsling Skal brukes til aktiv og direkte informasjon til
studenter og ansatte.
Studiesjef er ansvarlig for
varsling via FS.
HR/Økonomisjef for
varsling til ansatte.
Interne nettsider Skal brukes som supplement til NHH.no og
kan inneholde utdypende, internt rettet
informasjon til ansatte.
Eget tiltakskort for intern
kommunikasjon er
utarbeidet.
It’s learning Skal brukes som supplement til NHH.no og
kan inneholde utdypende, internt rettet
informasjon til studenter.
Studiesjef er ansvarlig for
Bør kommunikasjonsstab
suppleres med en eller flere
fra studieadministrasjonen?
E-post Kan benyttes ved behov for felles, informasjon
alle eller grupper av ansatte og studenter, til
NHHs styre og andre viktige interne
interessenter. Skal brukes med forsiktighet.
Eget tiltakskort for intern
kommunikasjon er
utarbeidet.
Møter Kan benyttes ved behov for direkte og
samtidig informasjon til alle eller grupper av
og studenter.
8
1.5 Psykososial omsorg Psykososial omsorg er en viktig del av høyskolens håndtering av både større ulykker og mindre kriser. Det
å bli godt ivaretatt skal bidra til å avdempe ettervirkninger etter en alvorlig hendelse. Psykososial
oppfølging og omsorg er samtidig en sentral del av normaliseringen etter en beredskapshendelse overfor
involverte ansatte og studenter.
NHHs tiltak er basert på følgende forutsetning:
Bergen kommune har ansvar for å ivareta alle som oppholder seg i kommunen. Kommunens apparat
innen psykososial omsorg vil iverksettes ved ulykker, kriser og katastrofer ved NHH som
involvererderes studenter,ansatte og besøkende.
Politiet leder innsatsen ved ulykker og katastrofer, og vil beslutte hvilke tiltak som skal iverksettes.
Beredskapsledelsen ved NHH etablerer tidlig kontakt med politiet og kommunens kriseteam for å tilby
sin bistand.
Beredskapsledelsen er besluttende organ for NHHs innsats innen psykososial omsorg.
Oppfølging av og ansvaret for å ivareta ansatte og studenter under og etter kriser, ligger hos
personalansvarlig i samarbeid med involvert avdeling eller institutt.
Tiltak, ansvar og rolle for psykososial omsorg av NHHs studenter og ansatte etter alvorlige hendelser:
Samlingssted for berørte etter hendelser (ved dødsfall, savnede, eventuelt andre større påkjenninger) –
NHH kan ved behov åpne for uformelle samlinger ved mindre hendelser, eventuelt som en del av
omsorgstiltak ved større hendelser. Personell med kompetanse innen psykososial omsorg vil ivareta
innhold på samlingene (studentprest, krisepsykolog, kommunens kriseteam osv.)
Pårørendesvartelefon – politiet har ansvar for å opprette og drifte en slik tjeneste, men NHH må
forvente økt pågang på telefon og bemanne sitt sentralbord og gi 1. linjetjenesten klarert informasjon
som kan formidles på telefon og henvise pårørende til politiets pårørendesvartelefon
Mottakssenter/evakuerte og pårørendesenter - politiet har ansvar for å opprette og drifte en slik tjeneste,
men vil kunne be NHH om å skaffe lokale, mat og drikke og personell for å supplere politi og
kommunens kriseteam.
Minnestund – NHH arrangerer minnestund ved dødsfall som særskilt berører studenter og ansatte.
Oppfølging av innsatspersonell:
o Oppretting av hvilerom for ansatte (med hvileplass, telefon, mat etc.) som er involvert i
krisehåndtering
o Avlastningssamtaler
o Kollegastøtte
o Debriefing
Så snart som mulig etter at beredskapssituasjonen er avsluttet, skal beredskapsledelsen og all
innsatspersonell for øvrig (sentralbord, informasjonsstab, ressurser innen psykososial omsorg) delta i et
oppsummerings- og statusmøte. Møtet ledes av beredskapsleder. De viktigste sidene ved hendelsens forløp,
erfaringer mv. skal gjennomgås, systematiseres og avklares for eventuelt videre oppfølging og
kompetansebygging. Behov for debrief og annen oppfølging i etterkant må identifiseres og ivaretas.
Se også Vedlegg 10. Sjekkliste ved ulykker/dødsfall blant ansatte, studenter og gjester.
9
1.6 Normalisering Håndtering av krisehendelser skal ikke sette NHH ute av stand til å utføre vanlige driftsoppgaver lenger
enn nødvendig. En hendelse vil bli håndtert av dedikert personell og større eller mindre deler av
organisasjonen vil tilsynelatende være uberørt og i stand til å fortsette aktivitetene på vanlig måte.
Det er behov for en plan for hvordan NHH raskest mulig skal komme tilbake til normal drift. I tillegg til å
få organisasjonen tilbake til vanlig driftsfase, vil normaliseringen også ofte omfatte oppfølging av berørte
og evaluering av hendelsen.
Nedenfor gis det en kortfattet beskrivelse av noen sentrale elementer i en normaliseringsfase. Flere tiltak og
ytterligere detaljeringsgrad vil blant annet være avhengig av hendelsens omfang og karakter.
1.6.1 Demobilisering av personell
Når en krise er avverget eller er under kontroll, starter demobiliseringen av personell. Melding om
overgang til normal drift skal følge samme vei som varsel om krise. Ofte vil det være naturlig med en
gradvis demobilisering. Beredskapsledelsen samles, lager en plan for etterarbeid og fordeler oppgaver.
1.6.2 Oppfølging av ansatte og studenter
Alt etter hvor alvorlig hendelsen var, skal berørte personer få informasjon og/eller gis oppfølging i
etterkant. Behov for og type oppfølging vil variere etter hendelsens alvorlighet og hvilken belastning
personen(e) ble utsatt for.
Beredskapsledelsen beslutter eventuelle tiltak om videre oppfølging av de berørte og utformer en
oppfølgingsplan basert på besluttende tiltak. Informasjon om oppfølgingsarbeidet formidles til berørte som
tilbys oppfølging og ansatte som har et oppfølgingsansvar.
Nærmeste overordnede har ansvar for å følge opp sine ansatte med hensyn til eventuelle langtidseffekter og
melde disse til HR-avdelingen for videre oppfølging.
1.7 Evaluering En krise, eller noe som kunne ha blitt en krise, er en viktig kilde til ny lærdom, mulighet for utvikling av
risikoerkjennelse og risikoforståelse. Beredskapsledelsen tar initiativ til et evalueringsmøte, og det skrives
en evalueringsrapport etter hendelsen.
I den grad nære samarbeidspartnere eller redningsetatene var involvert i krisehåndteringen, bør
beredskapsledelsen vurdere å invitere disse til evalueringsmøtet.
Del gjerne møtet i to – en intern del, og en del med eksterne.
Noen stikkord for spørsmål ved en evaluering:
Hvordan ble oppgavene løst?
Hadde man riktig prioritering?
Hvordan ble håndteringen ledet?
Klarte man å ta strategiske beslutninger?
Var beslutningene tydelige og hensiktsmessige?
10
Var det en klar ansvars- og rollefordeling i beredskapsledelsen?
I hvilken grad greide man å være framtidsrettet på utvikling av hendelsen?
Ble beredskapsplanen fulgt? Hvis nei, hvorfor ikke?
Utløser denne evalueringen behov for endringer i beredskapsplanen eller endringer i opplæringen?
Hva er forbedringspunktene?
Er det behov for ytterligere granskning?
Planverket revideres etter behov og i tråd med funn fra evalueringen.
Evalueringen dokumenteres i en skriftlig rapport. Den sammenfatter hendelsen og NHHs håndtering og
funn i evalueringen. Beredskapsleder er ansvarlig for at rapportering gjennomføres. Innholdet i rapporten
skal formidles internt og til de eksterne som har vært berørt og involvert. Evalueringsrapporten legges fram
for styret. I tillegg bør NHH som hovedregel videreformidle lærdom av hendelsen til
Kunnskapsdepartementet og Universitets- og høgskolerådet (UHR).
11
2. VEDLEGG
Vedlegg 1. Rollebaserte tiltakskort
Det er utarbeidet tiltakskort for de mest sentrale rollene i beredskapsorganisasjonen. Dette er generiske
tiltakskort, dvs. at de er situasjonsuavhengige og skal benyttes i enhver uønsket hendelse der
beredskapsplanen blir iverksatt, jf. dimensjonerende hendelser fra ROS 2014.
Tiltakskortene er tenkt brukt i den første innledende fasen (ca. 1-5 timer) for håndtering av en uønsket
hendelse. Dette for at beredskapsledelsen skal komme raskt i gang med håndtering av situasjonen og være i
forkant.
Uavhengig av hvilken type hendelse som inntreffer, vil det oftest være hektisk i akutt fase,
deretter vil hendelsens utvikling og egendynamikk variere etter type hendelse og bidra til å
bestemme hvilke fokus og oppgaver som må håndteres fortløpende. Samtidig vil
beredskapsledelsen da ha fått dannet seg et mer helhetlig situasjonsbilde og avholdt sitt første
møte.
Det er utarbeidet tiltakskort for følgende roller i beredskapsledelsen
Beredskapsleder
HR-sjef
Studiesjef
Kommunikasjonssjef
Leder for Seksjon for eiendomsforvaltning
Leder for Seksjon for IT (under utarbeidelse)
Loggfører
12
Tiltakskort for beredskapsleder Generell informasjon
Stedfortreder 1. Elise Kongsvik 2. Jorun Gunnerud
Rapportering Rektor, styret på NHH, Kunnskapsdepartementet
Utstyr/teknikk Egen bærbar pc med strømkabel, evt. ekstra batteri samt mobil nett-tilgang. Egen
mobil med lader og evt. ekstra batteri.
Fokus Beredskapsleder eller dens stedfortreder setter stab (erklærer krise).
Leder krisehåndteringen ved NHH.
Etablere kontakt med involvert institutt- og avdelingsledere.
Sørge for at oppgavefordelingen mellom beredskapsledelsen og institutt er avklart
og forstått.
Utført Merknad
Varsling Motta varsel om hendelse.
Situasjonsforståelse Etablere situasjonsbilde.
I dialog med involvert avdelings- og
instituttledere, vurdere om omfanget av
hendelsen kan håndteres lokalt av avdeling /
instituttets ressurser, eller om
beredskapsplanen for NHH skal iverksettes.
Iverksette beredskapsplan
og varsle og mobilisere:
Rektor, beredskapsledelsen, stedfortreder for
beredskapsleder, berørte avdelings- og
instituttledere, eventuelt andre interne
ressurser varsles.
Jf. varslingsliste for beredskapsledelsen.
Logg Dokumentere beslutninger/tiltak inntil sentral
loggføring er etablert
Ekstern varsling og
mobilisering
KD varsles når beredskapsplan blir iverksatt.
Arbeidstilsynet (ved alvorlig personskade).
Vurdere varsling til Bergen kommune/bydel,
SiB, UiB, Høgskolen i Bergen ved behov
Lede Første møte Etablere felles situasjonsforståelse, inkl.
omfang, og
Vurdere potensialet i hendelsen
Identifisere fokusområder og oppgaver basert
på situasjonsforståelse.
Se til at hendelsen blir håndtert i henhold til
besluttede tiltak og etablerte rutiner og
prosedyrer ved NHH.
Jf. Tavle for Første møte.
Statusmøter Status situasjon; hendelse, konsekvenser, hva
er gjort?
Oppdatere status på besluttede tiltak.
Vurdere behov for nye tiltak.
Godkjenne informasjon som kan frigis
(informasjon som er NHHs egen informasjon).
Vurdere behov for rullering av personell.
Avtale tidspunkt for neste møte.
13
Jf. tavle for situasjonsplott.
Kommunikasjonsstrategi Etablere omforent kommunikasjonsstrategi og
– budskap sammen med kommunikasjonssjef
Store ulykker på
studiestedet, NHHs
lokaler i Bergen, der
nødetatene er involvert
Kontakt politiets ledelse (politistasjonen) og
avtal eventuell utveksling av liaison.
Vurder og avklar om det skal sendes en
representant til skadestedet. Avtal frekvens på
rapportering hvis du velger å gjøre dette.
Varsle og mobilisere driftsleder. Driftsleder
møter nødetatene i arbeidstiden.
Vurdere å etablere kontakt med kommunen.
Ved hendelser i Norge
(utenfor studiestedet)
Kontakt stedlig politidistrikt, og avtal hvordan
informasjon skal utveksles.
Vurder å sende en representant fra ledelsen til
stedet.
Vurder om det er behov for andre former for
støtte til de som er på stedet.
Vurdere å etablere kontakt med kommunen
Ved ulykker i utlandet Varsle UD. UD kan bistå med råd og
veiledning, herunder kontakt med ambassader
/ konsulater og eventuelt Sjømannskirken.
Opprette kontakt med leder for berørt
avdeling/ institutt og vurder om
vedkommende skal tiltre beredskapsledelsen
for videre håndtering.
Forsikre deg om at norsk politi er varslet hvis
utenlandsk politi er involvert i saken, slik at
de kan ta kontakt/følge opp.
Opprett kontakt med eventuelt berørt
utenlandsk lærersted.
Mottakssenter Vurdere behovet for å etablere mottakssenter,
pårørendetelefon, eller senter for pårørende, i
samråd med politiet
Normalisering Lage plan for overgang til normal drift
Se til at det blir varslet om normalisering og
demobilisering
Evaluering Sørge for evaluering av håndteringen.
Følge opp funn og resultater fra evalueringen
og vurdere behov for å etablere nye rutiner og
prosedyrer eller behov for oppdatering av
ROS-analyse og beredskapsplan
14
Tiltakskort for HR-sjef Generell informasjon
Stedfortredere 1. Marianne Stople 2.
Rapportering Rapporterer til beredskapsleder
Utstyr/teknikk Egen bærbar pc med strømkabel, evt. ekstra batteri samt mobil nett-tilgang. Egen
mobil med lader og evt. ekstra batteri.
Tilgang til personaladministrativt system.
Viktig informasjon Bistand til varsling og mobilisering.
Bistå institutt- eller avdelingsledere etter behov i situasjoner som håndteres lokalt
uten å involvere beredskapsledelse.
Utført Merknad
Varsling Hvis du er den første som mottar varsel om
hendelsen (ikke mulig å få tak i
beredskapsleder), kontakt stedfortreder i
beredskapsledelsen for vurdering og avklaring
om beredskapsledelsen bør mobiliseres.
Situasjonsforståelse Skaffe mest mulig informasjon om saken ut i fra
arbeidsgivers perspektiv, og gjøre en vurdering
av saken og dens konsekvenser for ansatte, samt
ansattes rettigheter.
Fremskaffe opplysninger om evt. tidligere
håndtering av tilsvarende situasjoner, prosedyrer
og rutiner som er relevante for den aktuelle
situasjon
Vurdere behov for psykososial omsorg –
samordne med kommunens kriseteam og BHT
Skaffe oversikt over interne ressurser som kan
bidra ved mottaks-/pårørendesenter
Informere ledere, ansatte
og Hovedverneombud
Om situasjonen generelt og evt. konsekvenser
for opprettholdelse av normal tjenesteytelse ved
NHH.
Om aktuelle etiske retningslinjer og NHHs
personalpolitikk.
Om aktuelle lover og regler
Kontaktinformasjon om
pårørende
Gjøre klar kontaktinformasjon om pårørende.
Oppgi kontaktinformasjon om pårørende til
politi/sykehus ved alvorlig skade/død (ikke
kontakt pårørende selv)
Ved ulykker i utlandet UD bistår med råd og veiledning. Avklare om
ambassade/konsulat og eventuelt
Sjømannskirken er varslet.
Involvere avdeling eller institutt der den ansatte
har sitt virke.
Personalsaker hvor
politiet er involvert
Oppfølging mot politiet.
Avklare/etablere forholdet til evt. den ansattes
advokat, annen profesjonell hjelp.
Rulleringsplan Om krisen trekker ut i tid, sørge for at det blir
satt opp en rulleringsplan for bemanning av
beredskapsledelsen og ressursgrupper
15
Logg Føre egen logg som dokumenterer egne
beslutninger/tiltak.
Normalisering Bistå instituttledere og beredskapsleder ved
behov og bidra til en god avslutning av
situasjonen.
Vurdere behov for omlegginger, tilpasninger,
tilrettelegging og/eller psykososial omsorg.
Sørge for at ressurser blir stilt til disposisjon for
hjelp/oppfølging av ansatte.
Se retningslinjer for psykososial omsorg
Evaluering Delta på evalueringsmøter
16
Tiltakskort for studiesjef Generell informasjon
Stedfortredere 1. Kjetil Sudmann Larssen 2. Heidi Marikken Sund
Rapportering Rapporterer til beredskapsleder
Utstyr/teknikk Egen bærbar pc med strømkabel, evt. ekstra batteri samt mobil nett-tilgang. Egen
mobil med lader og evt. ekstra batteri.
Tilgang til personopplysninger om studentene, eventuelt vha. FS og itslearning
Viktig informasjon Bistand til varsling og mobilisering.
Utført Merknad
Varsling Hvis du er den første som mottar varsel om
hendelsen (ikke mulig å få tak i
beredskapsleder), kontakt stedfortreder i
beredskapsledelsen for vurdering og avklaring
om beredskapsledelsen bør mobiliseres
Situasjonsforståelse Skaffe mest mulig informasjon om saken ut i fra
høyskolens perspektiv, og gjøre en vurdering av
saken og dens konsekvenser for studenter og
deres rettigheter
Fremskaffe opplysninger om evt. tidligere
håndtering av tilsvarende situasjoner, prosedyrer
og rutiner som er relevante for den aktuelle
situasjon
Informere eksterne SIB (studentprest, psykologtjenesten eller andre
relevante personer)
Kontaktinformasjon om
pårørende
(studenter)
Gjøre klar kontaktinformasjon om pårørende.
Evt. oppgi kontaktinformasjon om pårørende til
politi/sykehus ved alvorlig skade/død (ikke
kontakt pårørende selv).
Ved ulykker i utlandet
(studenter)
UD bistår med råd og veiledning. Avklare om
ambassade/konsulat og eventuelt
Sjømannskirken er varslet.
Involvere avdeling eller institutt der den ansatte
har sitt virke.
Jf. egen rutine for utenlandsopphold mv
Assistere politiet Bidra til å tilrettelegge for politiets vider arbeid -
når dette etterspørres
Logg Føre egen logg som dokumenterer egne
beslutninger/tiltak.
Normalisering Bistå institutt- og avdelingsledere og
beredskapsleder ved behov og bidra til en god
avslutning av situasjonen.
Vurdere behov for omlegginger, tilpasninger,
tilrettelegging og/eller psykososial omsorg.
Sørge for at ressurser blir stilt til disposisjon for
hjelp/oppfølging til studenter
Jf. retningslinjer for psykososial omsorg
Evaluering Delta på evalueringsmøter
17
Tiltakskort for kommunikasjonssjef Generell informasjon
Stedfortreder 1. Hallvard Lyssand 2. Astri Inga Kamsvåg
Rapportering Rapportering til beredskapsleder
Utstyr/teknikk Egen bærbar pc med strømkabel, evt. ekstra batteri samt mobil nett-tilgang. Egen
mobil med lader og evt. ekstra batteri.
Tilgang til å oppdatere intranett og nhh.no.
Tilgang til Facebook, Twitter, Instagram, medieovervåkning etc.
Viktig informasjon Bistand til varsling og mobilisering
Utført Merknad
Varsling Hvis du er den første som mottar varsel om
hendelsen (ikke mulig å få tak i
beredskapsleder), kontakt stedfortreder i
beredskapsledelsen for vurdering og avklaring
om beredskapsledelsen bør mobiliseres
Situasjonsforståelse Skaffe mest mulig informasjon om saken ut i fra
høyskolens perspektiv, og gjøre en vurdering av
saken og dens konsekvenser for kommunikasjon
internt og eksternt
Fremskaffe opplysninger om evt. tidligere
håndtering av tilsvarende situasjoner, prosedyrer
og rutiner som er relevante for den aktuelle
situasjon
Kommunikasjonsavdelin
gen
Informer eller mobiliser egen stab så raskt dette
er mulig/hensiktsmessig.
Fordel arbeidsoppgaver til
Kommunikasjonsavdelingen. Følgende
sjekkpunkter kan benyttes:
- Sosiale medier (overvåking og
tekstproduksjon)
- Innhenting av faktainformasjon som er
aktuelt for hendelsen
- Tekstproduksjon og – distribusjon på
studentsider og sider for ansatte
- Bilder / grafikk
Kommunikasjons-
strategi
Iverksette kommunikasjonsstrategi for kriser
sammen med beredskapsleder. Jf vedlegg 8.
Første budskap Forberede første budskap og avklar dette med
beredskapsleder.
Avklar med beredskapsleder hvilken
informasjon fra NHH som kan frigis.
18
Mottak av
mediehenvendelser og
oppfølging av disse
Er det behov for å være tilstede fra
Kommunikasjonsavdelingen på skadestedet?
Hva er i så fall oppgavene?
Innhente informasjon om pågang fra
publikum/pårørende og andre på
førstelinjetjeneste/sentralbord.
Behov for pressemelding/presse-brief?
Kommunikasjon med
politiet
Ved situasjoner der politiet er involvert, ta
kontakt med politiet for å avklare hvilken
informasjon som kan gis.
Be politiet om telefonnummer for henvendelser
fra pårørende. Send denne informasjonen videre
til førstelinjetjenesten (resepsjon, sentralbord,),
til studieadministrativ avdeling og HR
Logg Føre egen logg som dokumenterer egne
beslutninger/tiltak.
All kontakt med media skal loggføres
Normalisering Bistå med utforming av budskap for
normalisering av hendelsen.
Se til at budskapet inneholder informasjon om
evaluering og videre oppfølging
Evaluering Bistå når situasjonen er avklart med å
oppsummere hendelsen og gi informasjon
internt.
Delta på evalueringsmøte
Lede evaluering i Kommunikasjonsavdelingen
og etterse at forbedringstiltak blir fulgt opp.
19
Tiltakskort for leder for seksjon for eiendomsforvaltning Generell informasjon
Stedfortreder 1. Peter Hammer 2.
Rapportering Rapportering til beredskapsleder
Utstyr/teknikk Egen bærbar pc med strømkabel, evt. ekstra batteri samt mobil nett-tilgang. Egen
mobil med lader og evt. ekstra batteri.
Tekniske tegninger over bygningsmassen, uteområder osv.
Viktig informasjon Bistand til varsling og mobilisering
Utført Merknad
Varsling Hvis du er den første som mottar varsel om
hendelsen (ikke mulig å få tak i
beredskapsleder), kontakt stedfortreder i
beredskapsledelsen for vurdering og avklaring
om beredskapsledelsen bør mobiliseres
Situasjonsforståelse Skaffe mest mulig informasjon om saken ut i
fra høyskolens perspektiv, og gjøre en
vurdering av saken og dens konsekvenser for
ansatte, studenter og bygningsmessige
konsekvenser
Fremskaffe opplysninger om evt. tidligere
håndtering av tilsvarende situasjoner,
prosedyrer og rutiner som er relevante for den
aktuelle situasjon
Bygningsmessige
forhold
Bistå med detaljinformasjon om bygg,
uteområder, tekniske installasjoner osv.
Mobilisere teknisk stab Driftsleder kontaktes og informeres om
situasjonen. Vurdere om andre skal varsles
Jf. varslingslisten
Logg Føre egen logg som dokumenterer egne
beslutninger/tiltak.
Normalisering Bistå institutt- og avdelingsledere og
beredskapsleder ved behov og bidra til en god
avslutning av situasjonen.
Vurdere behov for omlegginger, tilpasninger,
tilrettelegging.
Evaluering Delta på evalueringsmøter
20
Tiltakskort for loggfører Generell informasjon
Stedfortreder 1.
Rapportering Rapportering til beredskapsleder
Utstyr/teknikk Egen bærbar pc med strømkabel, evt. ekstra batteri samt mobil nett-tilgang. Egen
mobil med lader og evt. ekstra batteri.
Muligheter for å benytte storskjerm/lerret.
Viktig informasjon Loggfører og dokumenterer innrapportert informasjon fra statusmøtene og holder tak
i de store linjene sammen med beredskapsleder.
Utført Merknad
Varsling Hvis du er den første som mottar varsel om
hendelsen (ikke mulig å få tak i
beredskapsleder), kontakt stedfortreder i
beredskapsledelsen for vurdering og avklaring
om beredskapsledelsen bør mobiliseres
Utstyr Koble PC opp på storskjerm/prosjektor.
Finne fram relevante tavler
Statusmøter I forkant av statusmøter:
- Gå gjennom loggen siden sist møte.
- Dann deg et bilde av status for hendelsen
slik at du kan gi en kortfattet oppsummering
som brief til beredskapsleder før
statusmøtet.
Sørg for at beslutninger blir loggført og bidra til
at statusmøter dekker: Status; hendelse,
konsekvenser, hva er gjort/hva har skjedd siden
forrige møte?
Bidra til at ulike aspekter av hendelsen blir
ivaretatt, f.eks.: Skade eller dødsfall, miljø,
materiell skade, omdømme.
Loggføre tidspunkt for neste møte
Loggføring Se til at alle beslutninger med relevans for
håndtering av hendelsen blir loggført.
Loggføre status på besluttede tiltak.
Loggføre nye besluttede tiltak.
Legg loggen ut på felles skriveområde med
tilgang for involverte i beredskapsledelsen.
Sende kopi av loggen til avtalt kontaktpunkt i
Kommunikasjonsavdelingen og andre (etter
nærmere avtale) etter hvert statusmøte.
21
Rapport Skrive statusrapport (eksempelvis til KD) i
samarbeid med beredskapsleder:
- Et kvalitetssikret situasjonsbilde på et gitt
tidspunkt i hendelsesforløpet.
Hvor ofte kvalitetssikret rapport skal leveres,
vil kunne være behovs- og situasjonsavhengig.
Rapport sendes til styret og evt.
Kunnskapsdepartementet på forespørsel.
Rapport bør også sendes øvrige involverte
parter som del av en gjensidig
informasjonsutveksling.
Statusrapportens innhold kan være: Hva har
skjedd? Statusoppdatering siden sist (hentes fra
situasjonsplottet underveis). Hvilke tiltak er
iverksatt? Hvilke medie- og
kommunikasjonstiltak er iverksatt? Planlagte,
men ikke iverksatte tiltak? Hvilken
utviklingsretning av hendelsen ser/vurderer
beredskapsledelse?
Rapport skrives blant annet på bakgrunn av
opplysninger hentet fra:
- Logg (for beredskapsledelsen)
- Statusmøter i beredskapsledelsen
- Informasjon fra samarbeidspartnere (Bergen
kommune/bydel, nødetatene, andre
relevante aktører involvert i hendelsen)
- Kommunikasjonsavdelingen
Evaluering Bidra i evalueringen og delta på
evalueringsmøte
Loggen må arkiveres i saksbehandlingssystemet
22
Vedlegg 2. Tavle for Førstemøte
23
Vedlegg 3: Logg Dato og
Klokkeslett
Tiltak Utført Informasjon/avgjørelser/utførte oppgaver
Meldinger og beskjeder som blir gitt, bør i størst mulig grad nedtegnes og loggføres.
24
Vedlegg 4: Situasjonsplott
25
Vedlegg 5: Tavle for fokusområder
26
Vedlegg 6. Intern varslingsliste
Beredskapsledelse
Navn Funksjon Telefon Mobil Privat Adresse hjem
Rektor Øystein
Thøgersen
Beredskaps-
leder
55 95 95 46 93 02 36 64
55 91 15 78 Kvernslåttvegen 28,
5237 Rådal
Leder - seksjon for
eiendomsforvalting
Atle Askeland
Eiendom og
drift
55 95 98 86 977 65 006 55 24 87 21 Langarinden 217,
5132 NYBORG
Leder for
HR-avdelingen
Elise Kongsvik (fung)
Personell
(ansatte)
55 95 94 76 934 13 788
Birkelundsbakken 3B
5231 PARADIS
Leder for
studieadministrativ
avdeling
Jorun Gunnerud
Personell
(studenter)
55 95 99 84 952 82 803 Wolffsg. 18
5006 BERGEN
Leder for
kommunikasjons-
avdelingen
Kristin Risvand Mo
Informasjon 55 95 96 61 915 99 661 56 14 78 77 Florvågbakken 74
5305 FLORVÅG
Leder for Seksjon for
IT Thor-Inge Næsset
IT 55 95 96 98 900 80 201 Nattlandsfjellet 74B,
5098 Bergen
Leder – seksjon for
arkiv
Signe P. Morvik
Loggfører 55 95 94 77 997 15 049 Farbotslia 11
5124 MORVIK
Rektorat
Navn Funksjon Telefon Mobil Privat Adresse hjem
Øystein Thøgersen Rektor 55 95 95 46 93 02 36 64
55 91 15 78 Kvernslåttvegen 28,
5237 Rådal
Linda Nøstbakken Prorektor 55 95 91 34 98 62 28 35
Nyhavn 8B, 5042
Bergen
Gunnar E.
Christensen
Prorektor 55 95 92 41 40 22 30 26 55 34 30 26 Lyngbøkollen 81,
5164 Laksevåg
Brann 110
Politi 112
Ambulanse 113
NHH sin vakttelefon: 55 95 98 88
27
Helge Thorbjørnsen Prorektor 55 95 95 35 99 58 14 55 466 50 466 Nubbebakken 18 B,
5022 Bergen
Therese Sverdrup Prorektor 55 95 96 10 932 01 437 Nordre Vardhaugen
5B, 5253 Sandsli
Stedfortredere
Navn Funksjon Telefon Mobil Privat Adresse heim
Leder for
HR-avdelingen
Elise Kongsvik
Personell
(ansatte)
55 95 94 76 934 13 788
Birkelundsbakken
3B
5231 PARADIS
Leder for
studieadministrativ
avdeling
Jorun Gunnerud
Personell
(studenter)
55 95 99 84 952 82 803 Wolffsg. 18
5006 BERGEN
Driftstekniker
Peter Hammer
Eiendom og
drift
977 65 007 Traudalsgrend 12
5145
FYLLINGSDALEN
Seniorkonsulent ved
HR-avdelingen
Marianne Stople
Personell
(ansatte)
55 95 93 89 959 21 599 Hjertåsvegen 50
5918 FREKHAUG
Leder – seksjon for
opptak
Heidi Marikken
Sund
Personell
(studenter)
55 95 98 49 92 48 69 90
Trollien 42,
5101
EIDSVÅGNESET
Leder – seksjon for
utredning og
kvalitetssikring
Kjetil Sudmann
Larssen
Personell
(studenter)
55 95 97 15 986 79 683 Harald Skjoldsvei 10
5236 RÅDAL
Mediekontakt
Hallvard Lyssand
Informasjon 55 95 97 32 986 81 019
Øyjordsåsen 34,
5038 BERGEN
Komm.rådgiver
Astri Kamsvåg
Informasjon 55 95 98 31 Granveien 7
5067 BERGEN
Overingeniør Jan
Vidar Håtuft
IT 55 95 94 23 917 44 295 Oppetveiten 74, 5262
Arnatveit
Førstekonsulent i
ledelsessekretariatet
Torunn Fantoft
Sekretær 55 95 92 33 952 83 923 55 12 12 15 Bråtet 309,
5154 BØNES
28
Kontaktinformasjon institutt
Institutt Navn Telefon Mobil Privat
Institutt for finans (FIN) Jøril Mæland
Karin S. Thorburn
Olga Pushkash
55 95 93 13
55 95 92 83
55 95 96 29
401 00 046
410 69 766
Institutt for
foretaksøkonomi (FOR)
Frode Sættem
Trond E. Olsen
Kristin R. Teigland
55 95 92 72
55 95 99 76
55 95 94 31
909 14 809
908 54 056
900 49 733
55 10 46 83
Institutt for fagspråk og
interkulturell
kommunikasjon (FSK)
Anne Kari Bjørge
Beate Sandvei
Maja Dame
55 95 93 31
55 95 93 27
55 95 98 25
406 24 937
41223775
99 22 88 31
55 23 38 56
Institutt for regnskap,
revisjon og rettsvitenskap
(RRR)
Trond Bjørnenak
Lars Jacob Tynes Pedersen
Maren Dale-Raknes
55 95 93 17
55 95 94 27
55 95 96 76
916 93 411
Institutt for
samfunnsøkonomi (SAM)
Siri Pettersen Strandenes
Alexander Cappelen
Vibecke Iden (Fungerende)
55 95 92 54
55 95 95 77
55 95 92 77
992 38 006
936 30 179
952 10 518
936 30 179
932 26 328
Institutt for strategi og
ledelse (SOL)
Paul Gooderham
Herbjørn Nysveen
Paal Fennell
55 95 96 96
55 95 95 37
55 95 97 05
909 34 942
410 43 103
913 58 757
55 28 77 37
913 58 757
Kontaktinformasjon for den administrative ledergruppen ellers
Navn Avdeling Telefon Mobil Privat
Birthe Kåfjord Lange NHH Executive 55 95 97 24
Linda Rud Forskingsadministrativ
avdeling
55 95 94 94 906 76 842 55 39 93 05
Klas Rønning Avdeling for styring, økonomi
og drift
55 95 93 96 916 23 790 55 12 05 44
NHHS (studentorganisasjonen) 2015
Navn Avdeling e-post Mobil
Vakthavende 24t 451 86 050
Mats Erik Wøien Leder [email protected] 932 12 786
Andreas Haugsbø Økonomiansvarlig [email protected] 932 12 764
Joachim Aae Informasjonsansvarlig [email protected] 982 69 000
Karoline S. Kongshaug Eksternansvarlig [email protected] 932 12 754
August Aase Boge Internansvarlig [email protected] 932 12 781
Frid Helèn Hop Fagpolitisk ansvarlig [email protected] 932 12 717
Mari Larsen Sæther Prosjektansvarlig [email protected] 451 36 070
Christian Ziesler Markedsansvarlig [email protected] 932 12 731
Ola Flytøren Leder av Vaktkorpset [email protected] 915 42 060
Unni Egesund Organisasjonssekretær [email protected] 55 95 92 10
29
Vedlegg 7. Ekstern varslingsliste ved kriser
Institusjon/bedrift Funksjon Telefon Mobil
Brannvesenet Brann, akutt nødnr. 110
Brannvesen avd. Bergen Sentralbord 53 03 00 00
Politi Politi, akutt nødnr. 112
Hordaland politidistrikt Døgnåpen politivakt 55 55 63 00
Nærmeste politidistrikt Finn nærmeste politidistrikt 02800
Helsevesen Medisinsk nødhjelp 113
Legevakt avd. Bergen AMK-sentral, alternativt nødnr 55 32 33 20
Legevakt avd. Bergen Døgnåpen akutthjelp 05 55 56
Sandviken Sykehus
Helse Bergen HF
Døgnbemannet sentralbord 55 95 84 00
Haukeland Universitetsykehus Sentralbord 05300
SIB Administrerende direktør
Per Kristian Knutsen
55 54 51 09 415 70 520
Assisterende direktør
Per Kristian Knutsen (midl.)
55 54 52 42 415 70 520
SiB-ansvarlig for oppfølging
av studenter i krise
Direktør for studenthelse og
veiledning Hege Råkil
55 54 51 42 959 93 233
SiB Lehmkuhlhallen Sentralbord
Idrettssjef Bård Johansen
Driftsleder SiB: Olav
Handeland
55 95 66 70
55 54 51 32
55 95 66 77
913 17 526
991 65 147
SiB Bolig Sentralbord
Adm. dir. Per Kristian Knutsen
55 27 60 00
415 70 520
SiB Barnehager Sentralbord
Barnehagesjef Rune Fitje
55 54 50 00
55 54 51 56
952 21 096
SiB Hatleberg studentbosted Vaktmester
Petter Wiik
915 91 051
Studentprest Oppfølging
studenter/pårørende
Marie Grindheim
Inge Høyland
55 58 47 14
55 58 94 45
976 04 558
415 63 972
Rengjøring ISS Sentralbord
Renate Bårtvedt Haugland
55 94 25 00
400 11 335
Statsbygg (eier av nybygget) Hovedkontor, Oslo
Administrerende direktør
Harald Vaagaasar Nikolaisen
815 55 045
913 70 521
Bergen kommune 24t vaktsentral 55 29 11 10 / 55 56
78 15
Bergen kommune Kriseteam / Livskrisehjelpen
ved Bergen Legevakt
94501498/94500788 55 56 87 54
Bergen kommune Tolketjenesten 55567905, utenom
arb.tid: 55 56 78 15
Helsevernetaten Sentralbord 55 56 52 00
Utenriksdepartementet Sentralbord 22 24 36 00
Kunnskapsdepartementet Sentralbord, Universitets- og
høyskoleavdelingen
22 24 90 90
30
Kunnskapsdepartementet Ekspedisjonssjef
Toril Johansson
22 24 77 00
Sjømannskirken 24t beredskapstelefon 951 19 181
Sjømannskirken Hovedkontor 55 55 22 55
Hovedredningssentral
Sør-Norge
Alarm
Aksjoner/spørsmål
51 51 70 00 51 64
60 00
Giftinformasjonssentralen Info v/akutt forgifting 22 59 13 00
Miljødirektoratet Akutt forurensing: 110 03400
Berg-Hansen NHHs reisebyrå 08050
31
Vedlegg 8: Oppgavene til vakttelefonen ved NHH
NHHs vakttelefon (55 95 98 88)
Vakttelefonen for beredskap på NHH er betjent hverdager kl. 07:00 – 22:00, lørdag 07:00 – 16:00 og
søndag 10:00 – 13:00. Utenom disse tider må man kontakte nødetatene ved akutt hendelse. Vakttelefonen
skal varsles ved brann, ulykker og alvorlige hendelser.
Varsling
Ved uønskede hendelser på NHH rapporteres det umiddelbart til vakttelefonen
om nødetatene er varslet
om hendelsen har medført tap av menneskeliv eller alvorlig skade på mennesker
om hendelsen har medført større skader på bygg eller materielle verdier på NHH
om hendelsen som har potensiale til å eskalere slik at det kan medføre tap av menneskeliv, alvorlig
skade på mennesker eller større skader på bygg eller materielle verdier på NHH
Alvorlige hendelser varsles først til nødetatene, deretter til NHHs vakttelefon
Varslingsmodell
Henvendelser til vakttelefonen
Ved henvendelser til vakttelefonen skal vakthavende varsle nødetatene dersom hendelsen krever dette og
nødetatene ikke allerede er varslet.
Dersom nødetatene varsles, skal vakthavende varsle internt i denne rekkefølgen:
Beredskapsleder
Sentralbord/resepsjon
Driftsleder
32
Vakthavende har ansvar for situasjonen inntil politiet, helsevesen eller brannvesen har overtatt ansvaret.
Dersom hendelsen skjer utenom ordinær arbeidstid, må vakthavende umiddelbart reise til NHH for å
ivareta dette ansvaret.
Ved mindre alvorlige hendelser, der nødetatene ikke varsles, skal hendelsen håndteres i tråd med
driftsrutiner for HMS.
Loggføring
Alle henvendelser til vakttelefonen skal loggføres. Loggføring vil gi grunnlag for å følge opp at uønskede
hendelser rapporteres av rett instans.
Rapportering av hendelser
Beredskapsleder har ansvar for å rapportere dimensjonerende hendelser i kriseberedskapssystemet.
Den enkelte leder eller driftsavdelingen har ansvaret for å rapportere mindre alvorlige hendelser i HMS
systemet.
33
Vedlegg 9. Oppgavene til sentralbordet/resepsjonen
Dersom sentralbordet/resepsjon som første instans får melding om en krisesituasjon, skal sentralbordet
straks varsle videre:
1. Ved en akutt situasjon som krever aksjon fra brannvesen, politi eller ambulanse, skal sentralbordet
straks varsle disse på det aktuelle nødnummeret:
2. Så snart nødnummeret er ringt, skal sentralbordet/resepsjonen varsle
Sentralbordet/resepsjonen skal varsles dersom NHH iverksetter kriseberedskapsplanen.
Det er politiet som oppretter og bemanner pårørende telefon.
I en krisesituasjon skal sentralbordet/resepsjon ekspedere henvendelser slik:
Type henvendelser Skal ekspederes til Telefonnummer Henvendelser fra offentlige myndigheter eller fra
NHH-ansatte som er involverte i aksjonen Beredskapsledelsen 55 95 90 01
Henvendelser fra pårørende til studenter eller ansatte
som en trur er omfatta eller ramme av krisesituasjonen
Pårørendetelefonen Blir satt opp av politiet
Henvendelser fra media Kriseinformasjonsstab 55 95 9002
Ved usikkerhet om hvem som ringer Kriseinformasjonsstab 55 95 9002
Brann 110
Politi 112
Ambulanse 113
NHH sin vakttelefon: 55 95 98 88
34
Vedlegg 10. Sjekkliste ved ulykker/dødsfall blant ansatte, studentar og
gjester
Beredskapsledelsen er ansvarlig for å vurdere disse aktivitetene:
Innledende fase
Koordinere innsats med politi/redningstjeneste, helsevesen og andre sentrale instanser (se telefon-
/varslingsliste)
Bemanne sentralbordet utenom kontortid
Kalle inn ressurspersoner på avdelingsnivå (se telefon-/vaktlister på avdelingsnivå)
Skaffe personopplysninger (kontakt med politi, personopplysninger fra personalarkiv, FS og
NHHS)
Koordinere intern informasjonsflyt (varsle rammede avdelingsledere/kollegaer)
Varsle Arbeidstilsynet
Peke ut kontaktperson for pårørende. Kontakt med pårørende skal alltid avklares med politiet
(pårørendetelefon, pårørendesenter, transport, husvære m.m.)
Ha kontakt med ekstern krisehjelp (se telefonliste over eksterne samarbeidspartnere)
Studentrelatert:
- Haukeland Universitetssykehus
- Legevakt: Livskrisehjelpen
- Legevakt: Mottakssenter for seksuelle overgrep
- Studentprest
- SiB: Leder for velferdsdivisjonen
Ansattrelatert:
- Haukeland Universitetssykehus
- Legevakt
- Prest
- Krisepsykolog
Klargjøring av rom og fasiliteter for presse, pårørende, politi/redningsteneste
Heising av flagg på halv stang ved dødsulykker
Oppfølgingsfase
Generelt
Fortsatt ha kontakt med helsevesenet
Ha kontakt med SiB − velferdsdivisjonen (ressurser: prest, psykolog, lege, sosionom,
bostedsformidler)
Organisere en samling for de som har vært særlig involverte i organisering, informasjon og
omsorgsarbeid
Følge opp ansatte og studenter for å arbeide med sorgreaksjoner
Ved dødsfall (ansatte, studenter og gjester)
Minnestund, eventuelt i samråd med pårørende
Minnebord (kontakt Studieadministrativ avdeling)
Stille minutt
Avlyse forelesinger/arrangement
Informasjon til Paraplyen
Heise flagg på halv stang ved bisettelser
35
Kondolansetelegram, -kort og -blomster til pårørende
Krans til bisettelse
Representere i gravferd, blomster til gravferden, kondolansebrev
Invitere de pårørende til ulykkesstedet og til å se arbeids-/studiemiljøet til den omkomne
Følge opp de pårørende når det gjelder forsikring o.l.
Ajourføre aktuelle personalregister, FS og adresselister
Ta hånd om elektronisk lagret informasjon
Tillegg ved ulykker/dødsfall blant de ansatte eller blant studentene i utlandet
Kontakt med ambassaden/konsulatet i utlandet
Kontakt med UD
Kontakt med Sjømannskirken (sentralt i Norge)
Tillegg ved ulykker/dødsfall blant utenlandske studenter
Kontakt med ambassaden/konsulatet i Norge
Kontakt med UD
Tolketjeneste
Prest/religiøs leder
36
Vedlegg 11. Beredskap ved ekskursjoner
Generelle føresegner
Beredskapsansvarlig/HMS-ansvarlig ved NHH ([email protected]) skal varsles om planlagte
ekskursjoner/gruppereiser så snart dato er fastlagt. I tillegg skal beredskapsansvarlig/HMS-
ansvarlig, studiesjef og Kjernestyret (NHHS), så tidlig som mulig få tilsendt:
navn på ekskursjonen
navn og mobilnummer til reiseledere og ev. daghavande
avreise – og framkomsttid til Bergen
deltakerliste med navn og mobilnummer, samt telefonnummer til minst én pårørende
navn og mobilnummer til reiseleder(e), samt telefonnummer til minst én pårørende
kontaktinformasjon til ev. turoperatør
adresse og telefonnummer til hotell/overnattingssted
reiserute dersom deltakerene reiser samlet
Når to reiseledere deltar på ekskursjonen, må ansvarsfordelingen mellom de to avklares i god tid
og begge må, med tanke på en krisesituasjon, ha tilgang til all reiseinformasjon og nyttige
telefonnummer for det aktuelle stedet.
Når bare en reiseleder deltar, må det før avreise bli oppnevnt en ansvarlig blant studentene som
overtar ledelsen, dersom det skulle skje noe med leder. Vedkommende må få tilgang til samme
informasjon som reiseleder har (listen over) samt viktige telefonnummer på destinasjonen:
telefonnummer til lege på det aktuelle stedet
telefonnummer til politi på det aktuelle stadet
telefonnummer til den nærmeste norske ambassaden
telefonnummer til NHHS og NHHs beredskapsledelse
Reiser i regi av NHHS Under alle studentekskursjoner i regi av NHHS skal det vere oppnevnt en reiseleder, som øverste
ansvarlige for gruppen. Reiseleder er gruppens kontaktperson mot NHH og NHHS.
For større ekskursjoner med mer enn 20 personer, skal det i tillegg utnevnes en daghavende for
hver dag ekskursjonen foregår. Ved over 40 deltakarer skal det også utnevnes en assisterande
daghavende. Daghavende er ansvarlig på stedet og har siste ordet, dersom det oppstår en kritisk
situasjon. Daghavende og assisterende skal ikke benytte rusmidler på vakt.
Ledelsen i NHHS skal orienteres så snart situasjonen tillater det. NHHS orienterer NHHs
beredskapsleder (administrerende direktør) som følger saken opp i Norge.
37
Vedlegg 12: Beredskap ved store arrangement/konferanser
1. Varsling/kommunikasjon:
Før arrangementet: Når dato for konferansen er klar, må konferansen meldes inn til beredskapsledelsen
ved NHH. Dette gjerast på e-post til [email protected].
Under arrangementet: Alle uønskede hendelser skal varsles til vakttelefonen ved NHH når den akutte
situasjon er under kontroll, jf. NHHs beredskapsplan, Intern varslingsliste, vedlegg 6.
2. Uønskede hendelser; forebygging og tiltak
Ved større konferanser/arrangement vil en ROS-analyse gi følgende risiko:
Risiko Forebygging Tiltak
Brann/brannalarm (stor
risiko/middels
konsekvens)
Identifisere brannrisiko ved
arrangementet
Gå tilsynsrunder
Ha gul vest tilgjengelig for arrangør
Informere deltakare om
evakueringsprosedyrer
Sette i verk evakuering i
henhold til prosedyrer.
Ved særlig kaldt vær/langvarig
evakuering må midlertidige
lokaler innendørs tas i bruk i
Lehmkuhlhallen.
Akutt sykdom/dødsfall
(middels risiko/middels
til stor konsekvens)
Kartlegge førstehjelpsutstyr og
kompetanse i førstehjelp/hjertestarter
under arrangementet.
Gjøre alle i arrangørstaben kjent med
innholdet i NHHs
beredskaps/førstehjelpsfolder og
varslingsrutiner.
Ambulanse skal alltid varsles
først på tlf. 113.
Deretter sette i verk nødvendig
førstehjelp.
Uønskede personer
(liten risiko/middels
konsekvens)
Arrangør bør på forhånd drøfte
muligheter for at uønskede personer kan
være til stede. Uønskede personer kan
utgjøre en risiko for forstyrring i
arrangementet, tyveri og truende adferd.
Andre tiltak:
1) Utpeke en ansvarshavande vakt for
arrangementet
Dersom det er uønskede
personer på arrangementet skal
disse vises bort av
arrangør/ansvarshavende vakt.
Dersom personen virker
truende eller er vanskelig å
kommunisere med, skal det
tilkalles hjelp frå NHH sin
NHH sin vakttelefon: 55 95 98 88
Brann 110
Politi 112
Ambulanse 113
38
2) Ha oversikt/kontroll over mulighetene
til å komme til og fra arrangementet
3) Bruke konferansemerker som man kan
gjenkjenne (for eksempel deltakerskilt)
4) Foreta kontrollrunder i området
vakttelefon på 55 95 98 88.
Ved alvorlige tilfeller tilkalles
politiet på tlf. 112
Strømbrudd (middels
risiko/stor konsekvens)
Arrangør må på forhånd drøfte hvordan
arrangementet kan påvirkes av kortere
eller lengre strømbrudd. Det kan være
ulike konsekvenser avhengig av hvilken
tid på året og hvilken tid på døgnet
bruddet finner sted. Alternative lokaler
bør vurderes.
Bidra til at arrangementet kan
fortsette på best mulig måte.
Uvær/trafikkproblem
(stor risiko/middels
konsekvens)
Arrangør bør på forhånd drøfte
reserveløsninger dersom
foredragsholdere/deltakarer er forhindret
fra å møte pga. uvær eller særlige
trafikale problem.
Bidra til at arrangementet kan
fortsette på best mulig måte.
Matforgifting
(middels risiko/stor
konsekvens)
Bruke sikre leverandører av mat/drikke.
Drøfte forebygging med leverandør.
Kontakte Mattilsynet snarest
råd ved to eller flere tilfeller.
Varsle og sette i verk NHHs
beredskapsplan ved større
omfang.
39
Vedlegg 13. Utstyrsliste beredskapsrom
Beredskapsledelsen skal møte i Møterom ved direktørens kontor, 2 etasje.
Alternativt beredskapsrom: Møterommet hos Seksjon for IT, 3. etasje i Nybygget
Eksternt beredskapsrom er lesesal på Hatleberg, fra og med høsten 2016
Beredskapsgruppen tar selv med og benytter egne bærbare PCer og mobiltelefon.
Data- og telefonutstyr som skal være i beredskapsrommene:
Trådløst nettverk
En videoprosjektør/- tavle
En høyttalertelefon
Annet utstyr:
Whitebord-tavle
Flip-over-stativ med ark og tusjer
Mappe med beredskapsplaner og varslingslister*
Hullemaskin, saks og stiftemaskiner med ekstra stifter
Tapeholder med ekstra tape
En eske kulepenner
*Dersom beredskapsledelsen samles andre steder enn Kollegierommet skal mappen med
beredskapsplaner/varslingslister bringes med. Alternativt finnes tilsvarende mappe i Beredskapskoffert.
40
Vedlegg 14. Loggskjema - Telefonhenvendelser
Dato/tid Navn på innringer Hva det gjelder / tiltak
41
Vedlegg 15. Loggskjema - Beslutninger og tiltak i beredskapsarbeidet Dato/tid Ansvarlig Hva det gjeld / tiltak
42
Vedlegg 16. Revisjonsskjema
Oppdateringer, revisjon og øvelser
Dato/tid Ansvarlig Hva (øvelse, revisjon, oppdatering)
02.02.2016 Marianne Stople Oppdatert varslingsliste med nytt
Kjernestyre
02.02.2016 Marianne Stople Endret beredskapsrom fra Kollegierommet
til møterom ved direktørens kontor
13.12.2016 Marianne Stople Tilført Thor-Inge Næsset til
beredskapsledelsen, fjernet Odd Andrew
Storetvedt, tilført Elise Konsvik, fjernet
Erik Lundberg, tilført Atle Askeland
13.12.2016 Marianne Stople Oppdatert kontaktlister i tråd med
endringene over, endret adresse på
Hallvard Lyssand
10.01.2017 Marianne Stople Tilført Jan Vidar Håtuft som stedfortreder
for IT, endret kontaktinformasjon for
Insitutt for samfunnsøkonomi
16.01.2017 Marianne Stople Endret medlemmer av Kjernestyret
17.03.2017 Marianne Stople Lagt til mobilnummer til Maja Dame
(FSK), lagt til Sjømannskirkens 24t-
beredskapstelefon og telefonnummer til
NHHs reisebyrå Berg-Hansen
06.07.17 Marianne Stople Endret beredskapsleder til Øystein
Thøgersen og lagt inn nytt rektorat med
virkning fra 01.08.17