Réussir sa transformation vers le cloud quand on est professionnel du marché de l’art

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Vouloir passer au cloud est positif. Que faire désormais ?Conseils et stratégies pour réussir votre transition vers le cloud en tant que professionnel du marché de l’art.

Introduction

Depuis plusieurs années désormais, les média et spécialistes IT évoquent la transformation numérique ainsi que les nombreux avantages et apports du cloud. C’est désormais un fait établi, le cloud apporte de véritables bénéfices en termes de coûts et de gestion de données. Vous êtes convaincu que vous souhaitez passer au cloud. Que faire désormais ?

Opérer une transition vers le cloud ne veut pas nécessairement dire qu’il vous faut tout transférer vers le cloud dans l’immédiat. Cette transition peut se faire de manière progressive. Par exemple, vous pouvez tout à fait vous concentrer sur une problématique spécifique de votre métier pour commencer afin de voir les bénéfices que vous pouvez tirer du cloud. L’important est de planifier méticuleusement votre transition.

Découvrez dans ce livre blanc quelques idées et stratégies à appliquer pour vous aider à opérer cette transition vers le cloud pour la gestion de vos données.

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01. Réfléchissez précisément à ce que vous souhaitez résoudre comment problématique.

02. Tirez bénéfice du cloud pour optimiser vos opérations et vos processus

03. Adoptez une approche flexible et agile.

04. Ayez une idée claire de la planification pour développer votre activité.

05. Améliorez votre communication et communiquez sur votre vision.

06. Faites de votre galerie un champion du web et détectez de nouvelles opportunités.

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SOMMAIRE

01. Réfléchissez précisément à ce que vous souhaitez résoudre comment problématique

01. Réfléchissez précisément à ce que vous souhaitez résoudre comment problématique.

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La transition vers une infrastructure cloud doit trouver son origine dans une véritable problématique métier à résoudre. En effet, le fait de vouloir simplement « intégrer le cloud » par tendance serait une erreur de diagnostique. Prenons un exemple concret, vous recherchez une nouvelle solution pour améliorer la gestion de vos données de collection et de vos tâches opérationnelles ? C’est déjà une bonne chose car vous partez d’une problématique claire et identifiée.

Vous devez donc d’abord chercher, regarder puis évaluer les offres disponibles, notamment AnatoleTools. La mise en oeuvre d’une solution comme celle-là vous permettra d’obtenir rapidement un retour sur investissement et de démarrer votre transition sans supprimer ce qui fonctionne correctement. Ariel Carol NOVAK, créateur de la galerie • kontakthof • a décidé de transférer une partie de ses données sur l’infrastructure cloud d’AnatoleTools.  De son point de vue, travailler en galerie d’art contemporain, c’est avant toute chose être sur le terrain : aller à la rencontre des artistes dans leurs ateliers, proposer une collection cohérente et intelligente sur les murs du lieu d’exposition mais aussi – et surtout – passer le temps nécessaire avec les jeunes collectionneurs comme les plus avertis. Les questions administratives, comptables, CRM et de facturation deviennent vite chronophages et représentent un frein au développement d’une galerie puisque les fichiers Excel, documents papiers et dossiers de partage en ligne s’accumulent et ne fonctionnent pas à l’unisson. Il considère qu’il faut donc choisir un outil en accord avec ses besoins métiers ainsi que son budget. Le tout est de choisir l’outil qui vous convient le mieux et qui est parfaitement adapté à vos besoins. Il précise également « (…) Les outils de gestion gratuits ou peu onéreux ne sont pas les plus adaptés à notre corps de métier et ceux optimisés sont rares et souvent hors budget pour les jeunes galeries/galeries émergentes. ». Ces nouveaux services ne sont finalement des boîtes à outils qu’il faut apprendre à utiliser progressivement.

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Dans le contexte du développement des solutions et services cloud pour la gestion des données, il est désormais plus facile de faire évoluer une infrastructure en payant, et les prix restent très abordables, plutôt qu’en passant par des prestataires techniques faisant payer des frais relativement élevés pour des prestations ponctuelles. Les nouvelles solutions cloud permettent d’adapter les capacités de stockage très simplement en quelques clics. Par exemple, la galerie • kontakthof • a décidé de transférer l’architecture des données petit à petit car la priorité était bel et bien de rassembler toutes les données éparpillées dans une seule et même interface.   Il est même fortement recommandé d’utiliser ces solutions progressivement en utilisant les différentes fonctionnalités petit à petit. Si vous avez déjà fait le choix de passer au cloud, cherchez puis sélectionnez la solution parmi les différents services cloud.

Vous souhaitez avoir un seul et même lieu pour stocker vos données, souhaitez un outil pour gérer les tâches quotidiennes (rendez-vous, organisation d’expositions…) avoir un outil CRM pour piloter plus efficacement la relation avec vos clients? Vous avez là un excellent point de départ. La mise en oeuvre de solutions adaptées sera rapide, cela vous permettra de rentabiliser rapidement et de démarrer la transition simplement sans avoir à « tout casser pour ensuite tout reconstruire ». En outre, sachez que cette transition vous permettra de faire de vraies économies.

02. Tirez bénéfice du cloud pour optimiser vos opérations et vos processus

02. Tirez bénéfice du cloud pour optimiser vos opérations et vos processus.

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Le principal avantage d’une solution cloud se situe dans la façon innovante de réaliser vos différentes tâches sur le plan des fonctionnalités mais également sur le plan financier et comptable. Si vous désirez opérer une transition vers un système stocké dans le cloud, ne faites pas l’erreur de dupliquer ce qui existe déjà, cette démarche a peu de chance d’aboutir sur une transition réussie. Les solutions cloud permettent une tarification extrêmement flexible et adaptée à différentes structures. Il vous faut donc réfléchir à comment tirer parti de cette flexibilité offerte par les solutions cloud et de la mise en service quasi instantanée. Les solutions cloud vous permettant de stocker et gérer vos données dans le nuage adoptent des approches innovantes appliquées à des problématiques relativement anciennes. Des systèmes comme GoogleDrive peuvent être aisément configurés en quelques minutes et fonctionner en compatibilité totale avec des solutions de gestion de collections dans le cloud, comme AnatoleTools.

De plus, vous pouvez ajuster, à la hausse comme à la baisse, l’ensemble des services en fonction du volume de données à traiter. Les nouvelles solutions de gestion de collection sont conçues pour l’analyse et vous offrent la possibilité de déceler les informations, auparavant dissimulées, désormais exploitables. En tant que professionnel du marché de l’art, vous avez une quantité gigantesque de données éparpillées sur différents supports et systèmes, en rassemblant et structurant ces données vous pouvez utiliser ces data pour améliorer vos processus métier, votre stratégie commerciale et ainsi développer votre activité plus rapidement et efficacement.

03. Adoptez une approche flexible et agile

03. Adoptez une approche flexible et agile.

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Le cloud se développe à une vitesse inouïe. Dans tous les secteurs, les solutions cloud émergent et apportent aux utilisateurs des bénéfices quantifiables et quasi immédiats. C’est le cas également sur le marché de l’art. Restez constamment à l’affût des nouveaux services et nouvelles technologies pour les intégrer à vos processus de gestion, si vous le désirez. Cette vitesse de propagation des solution fait que, dans certain cas, il est possible est que l’architecture technico-fonctionnelle d’une solution qui répond actuellement à vos besoins ne soit plus adaptée l’année suivante.

Si vous souhaitez tester de nouvelles solutions qui semblent correspondre à vos besoins, tirez parti de la flexibilité tarifaire et d’engagement offerte par ces dernières. En effet, les solutions cloud se caractérisent et se distinguent par leur adaptabilité aux besoins des utilisateurs. Pour le dire autrement, n’hésitez pas à utiliser certaines fonctionnalités pour un tarif abordable puis passer à l’échelle supérieure une fois que vous êtes certain de l’alignement avec vos besoins spécifiques. L’avantage du cloud est que vous pouvez réaliser différents tests sans investir de sommes colossales dans une infrastructure ou payer d’importantes sommes en achat de licences, comme cela fonctionnait avant. Vous pouvez donc tester pour percevoir la valeur d’une solution avant de vous engager sur le long terme.

N’hésitez pas à tirer parti de différents services pour faire évoluer la structure des coûts et ainsi réaliser des économies. Par exemple, si vous utilisez une version payante DropBox, transférez une partie de vos données dans une solution de gestion de collections à partir de votre service de stockage pour payer moins cher.

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“Organiser ses données permet d’être plus agile et in-fine de mieux les exploiter au quotidien”

04. Ayez une idée claire de la planification pour développer votre activité

04. Ayez une idée claire de la planification pour développer votre activité.

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L’avantage numéro un d’une infrastructure Cloud est que celle-ci repose sur la facilité avec laquelle vous pouvez la faire évoluer rapidement, le tout c’est qu’elle soit adaptée à vos besoins. Avant de vous lancer dans la transition vers le cloud, passez du temps à optimiser vos systèmes et à préparer vos données pour la transition pour en faciliter l’exploitation par la suite. Par exemple, vous pouvez sensiblement améliorer vos capacités en termes de collecte de données avec une architecture cloud. Cependant, si en amont votre schéma et vos nomenclatures sont incorrects, vous passerez à terme énormément de temps à devoir corriger le tir. A mesure que votre activité se développe, un système organisé et optimisé vous fera gagner du temps, à l’inverse si celui-ci est désorganisé, il vous en fera perdre.

05. Adoptez une approche collaborative pour gérer vos données

05. Adoptez une approche collaborative pour gérer vos données.

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L’un des défis en termes de gestion de données est la possibilité de travailler de façon collaborative. Les solutions cloud vous permettent de simplifier la gestion, de gagner en réactivité mais surtout de travailler de concert avec l’ensemble de vos collaborateurs. Les solutions de gestion de collections en ligne ou de stockage vous permettent d’ajouter de nombreux collaborateurs, les systèmes les plus avancés vous permettent même d’avoir un système de validation en fonction des droits et des permissions attribuées aux différents collaborateurs. L’autre problématique est celle de la gestion des mots de passe qui peut s’avérer être un casse-tête sans fin si vous êtes nombreux ou avez régulièrement des nouveaux collaborateurs. Heureusement, des outils comme OneLogin permettent de gérer simplement ce problème en vous permettant de mettre en place un système d’authentification unique et sécurisé et d’utiliser le même mot de passe pour plusieurs applications. L’avantage d’une solution comme OneLogin est qu’elle crée moins de friction, réduit les inconvénients et encourage les collaborateurs à utiliser de nouvelles solutions. Le mieux est d’utiliser les services utilisant SAML ou OAuth, cela vous permettra simplement d’utiliser un service d’authentification unique lorsque cela sera nécessaire.

06. Faites de votre galerie un champion du web et détectez de nouvelles opportunités

06. Faites de votre galerie un champion du web et détectez de nouvelles opportunités.

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Choisissez des solutions et des services qui permettent de créer de la valeur pour le maximum de collaborateurs. Le cloud développe l’accessibilité mobile, il vous faut donc bien réfléchir aux applications et services qui apportent le plus de valeur au quotidien si vous décidez de les intégrer à votre activité. Pouvez-vous offrir à vos collaborateurs un accès aux données de la galerie quand ils sont hors de la galerie (sur une foire, une exposition ou un salon)? Pouvez-vous faciliter le travail quotidien de vos collaborateurs en leur fournissant un accès continu aux données leur permettant de leur faciliter la tâche sur les aspects commerciaux ou logistiques ?

En élargissant l’accès à vos données, vous permettez de générer plus de valeur. En concevant une infrastructure de données dans le cloud, vous vous devez de réfléchir à la manière dont vos collaborateurs utilisent ces données. Si vous choisissez d’utiliser des services dans le cloud, réfléchissez concrètement comment intégrer les nouvelles données aux existantes et comment en tirer parti avec vos collaborateurs.

Ainsi, vous pouvez choisir à qui vous autorisez l’accès aux données de votre activité tout en utilisant des outils d’analyse adaptés pour parvenir à tirer de la valeur des données générées. En outre, sachez que vous n’avez pas l’obligation de changer d’outil d’analyse si vous changer de service pour la gestion de vos données.

Optimiser votre gestion vous conférera un avantage concurrentiel indéniable. Ainsi, l’utilisation des solutions cloud à disposition vous aident à accélérer votre transition cloud et à adopter de nouvelles stratégies.

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Illustrons notre propos avec les mots inspirés d’Ariel Carol NOVAK, co-fondateur de la galerie • kontakthof • fondée en 2014 à Paris, qui a adopté la solution AnatoleTools pour gérer les données de la galerie et qui explique ainsi comment la gestion des données en galerie peut être lourde et comment il a pu, en utilisant une solution de gestion dans le cloud, fluidifier et simplifier le processus de gestion de données au quotidien.

« Un nouvel artiste qui entre galerie avec une dizaine d'oeuvres, c’est environ 20 heures de travail derrière un ordinateur pour référencer, certifier et diffuser son travail. Grâce à Anatole Tools, j’arrive aujourd’hui à centraliser sur une plateforme numérique et sécurisée l’équivalent de 8 fichiers Excel et 4 dossiers de partage. Tout le travail de l’équipe de la galerie est centralisé sur la plateforme, de surcroit accessible depuis n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone qui me permet d’accéder à toutes les informations rapidement, que je sois en galerie, chez un collectionneur ou sur une foire d’art contemporain. »

Ces différentes réflexions proposées ne sont que des exemples à appliquer pour la transition vers le cloud. Le cloud est par définition une architecture particulièrement flexible, vous pouvez donc choisir différentes approches en fonction de vos besoins, ressources et préférences. Réfléchissez puis choisissez de façon progressive pour profiter des nombreux avantages offerts par le Cloud.

Conclusion

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Opérer une transformation digitale de votre activité en passant par des solutions cloud peut s’effectuer de façon progressive en testant et en intégrant au fur et à mesure les solutions les plus adaptées à vos problématiques et besoins exprimés. Sachez qu’il est indispensable de se fixer en amont des objectifs afin de pouvoir déterminer les facteurs clés de réussite. Enfin, intégrer vos collaborateurs dans cette transition est également une étape clé pour vous permettre de générer de la valeur de façon continue et perceptible par toutes les parties prenantes.

N’hésitez pas à tirer parti de la flexibilité des solutions cloud pour détecter, trouver puis implémenter les solutions les plus adaptées. Tenir compte des nouveaux usages est un excellent point de départ mais il vous faut déterminer vos attentes pour mettre en oeuvre votre transition numérique.

A propos

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AnatoleTools est une solution de gestion de collections en mode SaaS (Software As A service) nouvelle génération qui vous permet d’améliorer la gestion des données et des tâches au quotidien, de développer vos ventes en ligne et de bénéficier des services métiers partenaires entièrement intégrés à la solution. Découvrez comment AnatoleTools peut répondre aux besoins des acteurs du marché de l’art en offrant des solutions innovantes. Rendez-vous sur https://anatoletools.com.

Ressources supplémentaires

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• Accéder à la démo d’AnatoleTools : https://anatoletools.com/demo

Livres blancs • La transformation des processus-métier sur le marché de l’art

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