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FINANZAS
FI
Manuales para Usuario
FINANZAS
Tema:
OPERACIONES CONTABLES
2013
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INDICE
Manual Mdulo FI - Operaciones Contables .......................................................................................................3
Introduccin ............................................................................................................................................................3
Cuando finalice el curso estar capacitado para ................................................................................................3
Desarrollo de Contenido ........................................................................................................................................4
Registrar Documento Cuenta de Mayor ......................................................................................................4
Visualizar un Documento Contable .............................................................................................................6
Contabilizacin General ...............................................................................................................................9
Modificar Documento Contable ................................................................................................................ 13
Registra Documento Cuenta de Mayor Grupo de Cuenta Ledgers ......................................................... 17
Registrar Documento Cuenta de Mayor Grupo de Cuenta Ledgers ........................................................ 19
Anular Documento Contable ..................................................................................................................... 24
Anular Documento contable en Masa....................................................................................................... 27
Datos maestros Claves ....................................................................................................................................... 30
Normativas o procedimientos ............................................................................................................................ 30
Relacin de planos de Negocio al Manual de Usuario .................................................................................... 30
Induccin a SAP .................................................................................................................................................. 30
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Manual Mdulo FI - Operaciones Contables
Introduccin
Este documento est destinado a ayudar a usuarios que requieren informacin sobre los procesos a elaborar
en las operaciones contables que se necesiten realizar en el sistema de SAP implementado por evolucin
SAP.
El objetivo principal de este documento es brindar a los colaboradores de las reas el procedimiento de cmo
se debe crear, modificar, visualizar, los registros elaborados en la contabilidad.
Este documento consta de: a) una explicacin del proceso con imgenes y ejercicios que le permitirn
comprender la funcionalidad de la herramienta, b) un glosario con trminos utilizados en ambiente SAP.
Cuando finalice el curso estar capacitado para
Conocer las ventajas del sistema SAP y poder elaborar cualquier tipo de ajuste en las cuentas de mayor que se
requiera en la contabilidad, de acuerdo a las transacciones que se presentara en el manual. Capacitado para
utilizar operaciones contables en grupo legers, bajo las normas NIF cuando se requiera.
Si no hay una explicacion del campo en las distintas ventanas de las transacciones por favor dejar en blanco.
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Desarrollo de Contenido
Registrar Documento Cuenta de Mayor
Para hacer un registro contable se puede utilizar esta transaccin.
Acceso a la transaccin
Va Cdigo detransaccin
FB50 Registrar documento cuenta de mayor
Nombre decampo
Descripcin Accin del usuario y valores
FechaDocumento
La fecha de documento es la fecha decreacin del documento original
Se ingresa la fecha del documento original,haciendo referencia el mes vigente.
Moneda Clave de la moneda que se gestionaron enel sistema
Se ingresa la moneda local GTQ (Quetzalguatemalteco)
Referencia Documento o alguna referencia delmovimiento
Se puede ingresar una referencia almovimiento que se est realizando
Txt.cab.doc. Texto de cabecera del documento Se puede ingresar una breve explicacin a lareferencia
Cta.mayor Nmero de cuenta de la cuenta de mayorsobre la que se actualizan las cifras demovimiento
Se ingresa la cuenta que se desea afectar,que no sea cuenta asociada
D/H Muestra a qu lado de la cuenta (S =Debe, H = Haber) se realiza laactualizacin de las cifras de movimientos.
Ubicar posicin de la cuenta.
Importe moneda
doc.
Importe de la posicin de documento en la
moneda del documento.
Ingresa el monto
Centro de Costeo Ce. Beneficio
Clave que identifica un centro de coste deforma univoca
Cuando la cuenta se afecta ingreso o gasto,se define un centro de costo que va afectar
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Al ingresar los datos requeridos se da ENTER para grabar el movimiento.
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Visualizar un Documento Contable
Para visualizar un documento contabilizado se puede utilizar la siguiente transaccin.
Acceso a la transaccin
Va Cdigo detransaccin
FB03 Visualizar Documento
Nombre decampo
Descripcin Accin del usuario y valores
No. deDocumento
Es el documento que se desea visualizar Ingresa el documento que desea visualizarregistrada posteriormente
Sociedad Clave que identifica unvocamente lasociedad.
Sociedad GT a consultar el documento.
Ejercicio Periodo del ejercicio Periodo donde se encuentra contabilizado eldocumento
Si no se tiene el documento a consultar se pueden enlistar los documentos, presionando el botn
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Nombre decampo
Descripcin Accin del usuario y valores
Sociedad Clave que identifica unvocamente lasociedad.
Sociedad GT a consultar el documento.
Ejercicio Periodo del ejercicio Periodo donde se encuentra contabilizado eldocumento
Ledger Designar un Ledger en la contabilidadprincipal
Se ingresa el Ledger del documentoregistrado.
Al ingresar los tres datos bsicos anteriores se ejecuta la accin con el botn .
Se va ejecutar la pantalla donde aparecen los registros realizados en la contabilidad.
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Al dar doble CLICK al documento requerido aparece la informacin que contiene la operacin del registro.
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Contabilizacin General
Otra forma de contabilizar es con la transaccin F-02, que igual manera que la FB50, hace registro en lacontabilidad.
Acceso a la transaccin
Va Cdigo detransaccin
F-02 Entrar apunte de cuenta mayor
Nombre decampo
Descripcin Accin del usuario y valores
FechaDocumento
La fecha de documento es la fecha decreacin del documento original
Se ingresa la fecha del documento original,haciendo referencia el mes vigente.
Clase La clase de documento sirve para clasificarlos documentos o registros realizados enla contabilidad.
Asigna la clasificacin del registro
Sociedad Clave que identifica unvocamente lasociedad. Sociedad GT que se necesita hacer elregistro.
Fecha contab. Fecha en la cual se va quedar registrada eldocumento o registro en la contabilidadfinanciera o contabilidad de costes.
Asigna la fecha de contabilizacin.
Periodo Periodo en la cual se quedara registrado eldocumento o registro
Asigna el periodo de la contabilizacin.
Moneda/T/C Clave de la moneda que se gestionaron enel sistema
Asigna la moneda del registro, si fueramoneda USD se puede asignar un tipo decambio, de lo contrario se utilizara el del da.
Referencia Documento o alguna referencia delmovimiento
Se puede ingresar una referencia almovimiento que se est realizando
Txt.cab.doc. Texto de cabecera del documento Se puede ingresar una breve explicacin a lareferencia
ClvCT Clave de contabilizacin con la que ha deentrarse de la posicin del documento
Asigna posicin 40=Debe, 50=Haber
Cuenta Cuenta que se ha contabilizar eldocumento o registro
Se ingresa la cuenta que se desea afectar.
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Al ingresar los datos requeridos se da ENTER y se ingresa la siguiente informacin.
Nombre de
campo
Descripcin Accin del usuario y valores
Importe Importe de la posicin de documento en lamoneda del documento.
Ingresa el monto
Asignacin Es una informacin adicional que se lepuede agregar al documento o registro.
Ingresa una informacin adicional
Texto Texto explicativo para la posicin deldocumento
Ingresa una explicacin de lo realizado
ClvCT Clave de contabilizacin con la que ha deentrarse de la posicin del documento
Asigna posicin 40=Debe, 50=Haber
Cuenta Cuenta que se ha contabilizar eldocumento o registro
Se ingresa la cuenta que se desea afectar.
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Al ingresar los datos se presiona ENTER y se ingresa la informacin complementaria para la siguiente posicindel documento.
Nombre decampo
Descripcin Accin del usuario y valores
Importe Importe de la posicin de documento en la
moneda del documento.
Ingresa el monto
Asignacin Es una informacin adicional que se le
puede agregar al documento o registro.
Ingresa una informacin adicional
Texto Texto explicativo para la posicin del
documento
Ingresa una explicacin de lo realizado
Si ya no hay mas posiciones que se deba ingresar se puede simular el movimiento con el botn .
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Si la informacin es la correcta se graba el registro con el botn , y el movimiento fue grabado con xito.
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Modificar Documento Contable
Existe una transaccin FB02, la cual deja modificar Asignacin y Texto en cualquiera de las posiciones deldocumento.
Acceso a la transaccin
Va Cdigo detransaccin
FB02 Modificar Documento
Nombre decampo
Descripcin Accin del usuario y valores
No. deDocumento
El nmero de documento es la clave con lacual se accede a un documento contable.
Ingresa el documento que desea visualizarregistrada posteriormente
Sociedad Clave que identifica unvocamente lasociedad.
Sociedad GT a consultar el documento.
Ejercicio Periodo del ejercicio Periodo donde se encuentra contabilizado el
documento
Si no se sabe el documento a modificar se pueden enlistar los documentos, presionando el botn
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Nombre decampo
Descripcin Accin del usuario y valores
Sociedad Clave que identifica unvocamente lasociedad.
Sociedad GT a consultar el documento.
Ejercicio Periodo del ejercicio Periodo donde se encuentra contabilizado eldocumento
Ledger Designar un Ledger en la contabilidadprincipal
Se ingresa el Ledger del documentoregistrado.
Al ingresar los tres datos bsicos anteriores se ejecuta la accin con el botn .
Al dar doble CLICK al documento requerido aparece la informacin que contiene la operacin
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En la informacin aparece el registro grabado, al dar doble CLICK en una de las posiciones se puede ingresar alos campos de Asignacin y Texto los cuales se pueden modificar.
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Para pasar de una posicin a otra se pueden utilizar los botones de Posicin Anterior o Posicin Siguiente
Cuando se hayan realizado las modificaciones se presiona el botn , para grabar los cambios realizados.
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Registra Documento Cuenta de Mayor Grupo de Cuenta Ledgers
Para los movimientos que se necesitan hacer a la contabilidad por las normas NIF, SAP dispone de latransaccin FB50L para poder realizar los registros necesarios.
Acceso a la transaccin
Va Cdigo detransaccin
FB50L Registrar documento cuenta mayor paragrupo ledgers
Nombre decampo
Descripcin Accin del usuario y valores
FechaDocumento
La fecha de documento es la fecha decreacin del documento original
Se ingresa la fecha del documento original,haciendo referencia el mes vigente.
Moneda Clave de la moneda que se gestionaron enel sistema
Se ingresa la moneda local GTQ (Quetzalguatemalteco)
Fecha contab. Fecha en la cual se va quedar registrada el
documento o registro en la contabilidadfinanciera o contabilidad de costes.
Asigna la fecha de contabilizacin.
Gr.ledgers Designa unvocamente un grupo de ledgers. Se asigna el grupo de ledgers que necesitaAF=Ledger para Activos Fijos IFRS0LAF=Principal con Activos Fijos IFRS
Referencia Documento o alguna referencia delmovimiento
Se puede ingresar una referencia almovimiento que se est realizando
Txt.cab.doc. Texto de cabecera del documento Se puede ingresar una breve explicacin ala referencia
Cta.mayor Nmero de cuenta de la cuenta de mayorsobre la que se actualizan las cifras demovimiento
Se ingresa la cuenta que se desea afectar,que no sea cuenta asociada
D/H Muestra a qu lado de la cuenta (S = Debe,
H = Haber) se realiza la actualizacin de lascifras de movimientos.
Ubicar posicin de la cuenta.
Importe monedadoc.
Importe de la posicin de documento en lamoneda del documento.
Ingresa el monto
Centro de Costeo Ce. Beneficio
Clave que identifica un centro de coste deforma univoca
Cuando la cuenta se afecta ingreso o gasto,se define un centro de costo que va afectar
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Al consignar los datos se graba la informacin con el botn .
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Registrar Documento Cuenta de Mayor Grupo de Cuenta Ledgers
Para los movimientos que se necesitan hacer a la contabilidad por las normas NIF, SAP dispone aparte de latransaccin FB50L existe la FB01L para poder realizar los registros necesarios.
Acceso a la transaccin
Va Cdigo detransaccin
FB01L Contabilizacin general para grupo ledgers
Nombre decampo
Descripcin Accin del usuario y valores
FechaDocumento
La fecha de documento es la fecha decreacin del documento original
Se ingresa la fecha del documento original,haciendo referencia el mes vigente.
Clase La clase de documento sirve para clasificarlos documentos o registros realizados en lacontabilidad.
Asigna la clasificacin del registro
Sociedad Clave que identifica unvocamente lasociedad.
Sociedad GT que se necesita hacer elregistro.
Fecha contab. Fecha en la cual se va quedar registrada eldocumento o registro en la contabilidadfinanciera o contabilidad de costes.
Asignar la fecha de contabilizacin.
Periodo Periodo en la cual se quedara registrado eldocumento o registro
Asigna el periodo de la contabilizacin.
Moneda/T/C Clave de la moneda que se gestionaron enel sistema
Asigna la moneda del registro, si fueramoneda USD se puede asignar un tipo decambio, de lo contrario se utilizara el del da.
Gr.ledgers Designa unvocamente un grupo de ledgers. Se asigna el grupo de ledgers que necesitaAF=Ledger para Activos Fijos IFRS0LAF=Principal con Activos Fijos IFRS
Referencia Documento o alguna referencia delmovimiento Se puede ingresar una referencia almovimiento que se est realizando
Txt.cab.doc. Texto de cabecera del documento Se puede ingresar una breve explicacin ala referencia
ClvCT Clave de contabilizacin con la que ha deentrarse de la posicin del documento
Asigna posicin 40=Debe, 50=Haber
Cuenta Cuenta que se ha contabilizar el documentoo registro
Se ingresa la cuenta que se desea afectar.
Al ingresar los datos requeridos se da ENTER y se ingresa la siguiente informacin.
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Al ingresar los datos se presiona ENTER y se ingresa la informacin complementaria para la siguiente posicindel documento.
Nombre decampo
Descripcin Accin del usuario y valores
Importe Importe de la posicin de documento en lamoneda del documento.
Ingresa el monto
Asignacin Es una informacin adicional que se lepuede agregar al documento o registro.
Ingresa una informacin adicional
Texto Texto explicativo para la posicin deldocumento
Ingresa una explicacin de lo realizado
ClvCT Clave de contabilizacin con la que ha deentrarse de la posicin del documento
Asigna posicin 40=Debe, 50=Haber
Cuenta Cuenta que se ha contabilizar el documentoo registro
Se ingresa la cuenta que se desea afectar.
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Cuando se registren los datos se presiona ENTER para la siguiente posicin.
Nombre decampo
Descripcin Accin del usuario y valores
Importe Importe de la posicin de documento en lamoneda del documento.
Ingresa el monto
Centro de Costeo Ce. Beneficio
Clave que identifica un centro de coste deforma univoca
Cuando la cuenta se afecta ingreso o gasto,se define un centro de costo que va afectar
Asignacin Es una informacin adicional que se lepuede agregar al documento o registro.
Ingresa una informacin adicional
Texto Texto explicativo para la posicin del
documento
Ingresa una explicacin de lo realizado
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Si ya no hay mas posiciones que se deba ingresar se puede simular el movimiento con el botn .
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Si la informacin es la correcta se graba el registro con el botn , y el movimiento fue grabado con xito
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Anular Documento Contable
Al registra un documento en la contabilidad, este registro no se puede borrar por lo cual se necesita anular elmovimiento con la transaccin FB08.
Acceso a la transaccin
Va Cdigo detransaccin
FB08 Anular Documento
Nombre decampo
Descripcin Accin del usuario y valores
No. deDocumento
El nmero de documento es la clave con lacual se accede a un documento contable.
Ingresa el documento que desea visualizar,registrada posteriormente, para luegoanularla
Sociedad Clave que identifica unvocamente lasociedad.
Sociedad GT a consultar el documento.
Ejercicio Periodo del ejercicio Periodo donde se encuentra contabilizado eldocumento
Motiv.anulacion Motivo para efectuar la contabilizacininversa o la anulacin.
Motivo de la cual se va anular el registro;01 Anulacin en perodo actual02 Anulacin en perodo cerrado03 Contabil.negativa en perodo actual04 Contabil.negativa en perodo cerrado05 Asiento por ajuste de personificacin
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Si no se sabe el documento a consultar se pueden enlistar los documentos, presionando el botn
Nombre decampo
Descripcin Accin del usuario y valores
Sociedad Clave que identifica unvocamente lasociedad.
Sociedad GT a consultar el documento.
Ejercicio Periodo del ejercicio Periodo donde se encuentra contabilizado eldocumento
Ledger Designar un Ledger en la contabilidadprincipal
Se ingresa el Ledger del documentoregistrado o se deja en blanco para ver todoslos registros.
Al ingresar los tres datos bsicos anteriores se ejecuta la accin con el botn .
Al dar doble CLICK al documento requerido aparece la informacin que contiene la operacin.
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Al estar seguro que es el documento que se desea anular se presiona el botn , para concluir la anulacin, ycrea un nuevo registro, con la reversin del documento original.
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Anular Documento contable en Masa
Al registra un documento en la contabilidad, este registro no se puede borrar por lo cual se necesita anular elmovimiento con la transaccin FB08, pero si son varios movimientos que se necesitan anular existe latransaccin F.80, la cual anula en masa.
Acceso a la transaccin
Va Cdigo detransaccin
F.80 Anulacin de documentos en masa
Nombre decampo
Descripcin Accin del usuario y valores
Sociedad Clave que identifica unvocamente lasociedad.
Sociedad GT a consultar el documento.
No. deDocumento
El nmero de documento es la clave con lacual se accede a un documento contable.
Ingresa el documento que desea visualizar,registrada posteriormente, para luegoanularla del, al.
Ejercicio Periodo del ejercicio Periodo donde se encuentra contabilizado eldocumento
Ledger Designa unvocamente un grupo de ledgers. Se ingresa el Ledger del documentoregistrado.
Motiv.anulacion Motivo para efectuar la contabilizacininversa o la anulacin.
Motivo de la cual se va anular el registro;01 Anulacin en perodo actual02 Anulacin en perodo cerrado03 Contabil.negativa en perodo actual04 Contabil.negativa en perodo cerrado05 Asiento por ajuste de personificacin
Test Controla si una ejecucin de test tiene lugaro no.
Puede utilizarse la opcin de test paravisualizar antes la ejecucin final.
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Para ejecutar el proceso se presiona el botn .
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Si es correcta la anulacin que se necesita realizar se presiona el botn , o regresar a la pantalla
anterior con el botn y desmarcar la opcin Test, para anular en definitiva.
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Datos maestros Claves
Los datos maestros que se requiera para las operaciones contables son;
Sociedad
GT01
GT02
GT03
GT04
GT05
GT06
GT07
GT08
GT09
Posicin
S= Debe
H= Haber
40= Debe
50= Haber
Transaccin
FB50 Registrar cuenta de mayor
FB50L Registrar cuenta mayor grupo de ledgers
F-02 Contabilizacin general
FB01L Registrar contabilizacin grupo de ledgers
FB09 Modificar Posicin documento deudor
FB02 Modificar documento contable
FB03 Visualizar documento contable
FB08 Anular documento contable
F.80 Anular documentos en masa
Normativas o procedimientos
Relacin de planos de Negocio al Manual de Usuario
BBP Operaciones Contables
Induccin a SAP
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