1
SAUVON VIESTINTÄOHJELMA 2016–2017, LUONNOS 1 HELENA LEMMINKÄINEN
Helena Lemminkäinen, Kevi Consulting Oy
Sauvon kunnan viestintäohjelma 2016–2017
1 Kuntaviestinnän ja -markkinoinnin lähtökohdat
1.1 Viestinnällinen toimintaympäristö
1.2 Ohjaavat arvot, periaatteet ja lainsäädäntö
1.3 Nykytila ja kehityshaasteet
2 Mistä Sauvo haluaa olla tunnettu ja keiden keskuudessa?
2.1 Perusviestit eli Sauvon tarina
2.2 Yhteistyö- ja kohderyhmät
2.3 Visuaalinen ilme vahvistamassa kuntakuvaa
3 Viestinnän organisointi
3.1 Suunnitelmallinen johtaminen ja kehittäminen
3.2 Vastuunjako
3.3 Resurssit
4 Viestinnän ja markkinoinnin tehtävät, tahtotila ja toimenpiteet
4.1 Sisäinen työyhteisöviestintä
4.2 Valmistelu- ja päätösviestintä
4.3 Asukas- ja palveluviestintä
4.4 Kuntamarkkinointi ja elinvoiman vahvistaminen
4.5 Mediayhteistyö
4.6 Sidosryhmäsuhteet ja vaikuttaminen
4.7 Häiriö- ja kriisiviestintä
5 Keinot, kanavat ja foorumit
5.1 Verkko ja muu digitaalinen viestintä
5.1 Vuorovaikutus, dialogi ja osallisuus
5.3 Paperiviestintä
5.4 Viestinnän tyylivalinnat
6 Onnistumisen arviointi
7 Viestintäohjelman arkeen saatto
8 Vuosien 2016–2017 kehittämisen painoalueet ja prioriteetit
2
SAUVON VIESTINTÄOHJELMA 2016–2017, LUONNOS 1 HELENA LEMMINKÄINEN
1 Kuntaviestinnän ja -markkinoinnin lähtökohdat
1.1 Viestinnällinen toimintaympäristö
Sauvon kunnan viestinnän ja markkinoinnin linjaukset sisältävät määrittelyjä, miten viestintää
ja markkinointia vuosina 2016–2017 toteutetaan ja kehitetään. Kun uudistustyön alla oleva
kuntastrategia on käytettävissä, on aika tarkistaa ja päivittää myös nyt kirjattuja linjauksia ja
painotuksia vastaamaan kunnan strategiasia päämääriä.
Julkilausuttu tahtotila on säilyä itsenäisenä ja vetovoimaisena kuntana. Suunnitteilla olevat
sote- ja aluehallinnon uudistukset tulevat kuitenkin vaikuttamaan kuntien palvelutarjontaan.
Palvelujen sijaan viestinnässä ja markkinoinnissa nostetaan entistä enemmän esiin muita
kunnan tarjoamia mahdollisuuksia, kuten hyvä ja monipuolinen tonttitarjonta ja kunnan
ilmapiiriin liittyviä teemoja. Sauvossa tällainen vahva ja omaleimainen piirre on yhteisöllisyys,
joka näyttäytyy mm. kunnan, yritysten ja järjestöjen yhteistyönä toteuttamina
kehityshankkeina.
Digitalisaatio on muuttanut viestintää ja markkinointia, ja painotus sähköisten kanavien ja
sosiaalisen median suuntaan kasvaa entisestään. Tämä tulee heijastumaan Sauvon kunnankin
viestimisen tapaan (digiviestintä).
Yhä enemmän tulee kiinnittää huomiota myös toiminnan vastuullisuuteen, läpinäkyvyyteen ja
kuntalaisten osallisuuden vahvistamiseen.
Vakituisten asukkaiden lisäksi Sauvon kunnassa on erittäin paljon vapaa-ajanasutusta. Kun
vapaa-ajanasukkaat ovat tyytyväisiä palveluihin ja vireään yhteisöön, he ovat tärkeä voimavara
kertomaan hyvää Sauvosta omissa sosiaalisissa verkostoissaan.
1.2 Ohjaava lainsäädäntö, arvot ja periaatteet
Kuntaviestintää ohjaavat monet lait. Kuntalaisten tiedonsaanti- ja osallistumisoikeudet
kumpuavat perustuslaista. Kuntalaki määrittää, miten on huolehdittava kuntalaisten
osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksista sekä miten kunnan on tiedotettava kuntalaisille.
Kunnan viestintää koskevia velvoitteita on myös mm. julkisuus-, hallinto- ja kielilaissa sekä
maankäyttö- ja rakennuslaissa. Suomen Kuntaliitto on laatinut oppaita ja suosituksia
kuntaviestintään ja kehittänyt mittariston kunnan viestinnän arviointiin.
Kuntaviestinnän arvoperustaa kuvataan usein seuraavilla periaatteilla:
- ennakoivuus ja oma-aloitteisuus
- vuorovaikutteisuus
- läpinäkyvyys
- ymmärrettävyys ja asiakaslähtöisyys
- puolueettomuus
- tasapuolisuus
Uusi kuntalaki tulee entistä enemmän painottamaan vuorovaikutusta ja kuntalaisten
osallisuutta. Keskeiseksi viestintävälineeksi määritellään tietoverkko (internet).
3
SAUVON VIESTINTÄOHJELMA 2016–2017, LUONNOS 1 HELENA LEMMINKÄINEN
Kuntaliitto on päivittänyt kuntaviestinnän opasteita. Uusi Kunnanviestinnän opas ilmestyi
keväällä 2016. Viestinnän lisäksi se määrittelee kunnan elinvoiman kehittämiseen tarvittavaa
markkinointiviestintää.
Yksi oppaan lähtöajatuksista on, että ”viestintä kuuluu kaikille” eli jokainen kunnan työntekijä
on viestijä. Viestintä nähdään myös yhä selkeämmin strategisena työkaluna ja keskeisenä
johtamisen välineenä.
Tässä viestintäohjelmassa keskitytään Sauvon kunnan viestinnän ja markkinoinnin
konkreettiseen toteutukseen. Uusi Kuntaviestinnän opas on erinomainen lähdeteos, johon
tutustumalla on helppo syventää ymmärrystä kunnan viestinnästä ja markkinoinnista sekä
tutustua viestintää säätelevään laajaan lainsäädännölliseen perustaan.
1.3 Nykytila ja kehityshaasteet
Osana alkuvuonna 2016 totutettua viestinnän kehittämisprosessia tarkasteltiin Sauvon kunnan
viestinnän ja markkinoinnin vahvuuksia ja kehityshaasteita sekä kunnan vetovoimatekijöitä.
Keskeiset havainnot on esitetty oheisessa SWOT-analyysissä.
VAHVUUDET (nykyiset) - sopuisan ja tasapainoisen kunnan maine - vahva yhteisöllisyys - hyvät yhteistyösuhteet alueen yrittäjiin ja yhdistyksiin (esim. yhteiset printti- ja verkkoviestintätuotteet) sekä muihin sidosryhmiin - yrittäjämyönteisyys - notkea ja kevyt hallinto sekä nopea päätöksentekokyky - vetovoimainen luonto, kyläidylli ja monipuolinen tonttitarjonta - yhteistyö paikallismedian kanssa toimii - sisäinen työyhteisöviestintä toimii - mutkaton palvelukulttuuri ja virkakunta on helposti lähestyttävissä
HEIKKOUDET (nykyiset) - vähäiset viestinnän ja markkinoinnin resurssit - suunnitelmallisuuden puute - puuttuu viestinnän perustaksi tarvittava kuntastrategia - ei tunnistettavaa kuntaprofiilia/brändiä eikä sitä tukevaa yhtenäistä visuaalista ilmettä - ajasta jäljessä oleva verkko- ja some-viestintä ja näkyvyys - valmistelusta ja päätöksistä viestiminen ei kaikin osin toimi (erit. lautakunnat) eikä viestintää tehdä strategisella otteella ja tämän päivän keinoin - heikko tunnettuus ja medianäkyvyys valtakunnan tasolla - mediaviestintä liian reaktiivista - jokaiselle kuntatyöntekijälle kuuluvaa viestintävastuuta ei ole riittävästi ymmärretty - intranetiä ei käytetä/osata käyttää riittävästi
MAHDOLLISUUDET (tulevat) - matkailuhankkeen myötä kunnan vetovoimaisuus matkailukohteena paranee ja tätä kautta syntyy uutta yrittäjyyttä - saadaan vapaa-ajanasukkaat kunnan sanansaattajiksi (esim. some) - kiinnostavien kesä- ja kulttuuritapahtumien valjastaminen aiempaa tehokkaammin osaksi kuntamarkkinointia
UHAT (tulevat) - sote- ja aluehallinnon uudistus heikentää lähipalveluja ja sitä kautta kunnan vetovoimaisuutta - ei onnistuta uusasukas- ja yrityshankinnassa, jolloin verotulot eivät kehity myönteiseen suuntaan - kun väestön keskittyminen Etelä-Suomen kasvukeskuksiin jatkuu, kunnan vetovoimatekijät eivät riitä houkuttelemaan Turun seudulle muuttajia
4
SAUVON VIESTINTÄOHJELMA 2016–2017, LUONNOS 1 HELENA LEMMINKÄINEN
Prosessiin osallistunut virkamies- ja luottamusjohto nimesi viestinnän kehityskohteita, joihin
tulisi tarttua. Tärkeimpinä kehitystoimina vuosille 2016–2017 pidettiin seuraavia
(ks. tarkemmin 8.1–8.5):
- määritellään, mistä kunta haluaa nyt ja tulevaisuudessa olla tunnettu (= perusviestit)
- parannetaan viestinnän ja markkinoinnin suunnitelmallisuutta
- kehitetään lautakuntien ja palvelualueiden viestintäosaamista
- yhtenäistetään kunnan visuaalinen ilme ja viestintätyyli
- uudistetaan verkkosivut
Yksi kunnan viestinnän kehittämisen haasteita on se, että viestintää ja kuntamarkkinointia
tehdään varsin pienin resurssein. Kunnan keskitettyä viestintää ja markkinointia varten
kunnassa on vain osa-aikainen henkilö (= viestintävastaava), joka joutuu tällä hetkellä
avustamaan monia palvelualueita hyvinkin yksinkertaisissa operatiivisissa viestintätoimissa.
Myös viestintään ja markkinointiin käytettävänä olevat määrärahat ovat varsin rajalliset.
Myönteistä puolestaan on kunnan vahva yhteisöllinen toimintakulttuuri, joka on tehnyt
mahdolliseksi kehittää viestintää ja markkinointia yhteistyössä kunnassa toimivien yritysten ja
järjestöjen kanssa.
2 Mistä Sauvo haluaa olla tunnettu ja keiden keskuudessa?
2.1 Perusviestit eli Sauvon tarina
Jokaiseen kuntaan liittyy mielikuvia ja käsityksiä, millainen maine kunnalla on. Kunnasta
kerrotaan tarinoita, joita välitetään eteenpäin.
Kunta voi vaikuttaa paljonkin siihen, miten muut näkevät kunnan. Jotta haluttu mielikuva
kunnasta syntyy, kunnan on ensin itse päätettävä, millaisena se haluaa näyttäytyä. On
määriteltävä kunnan ominaispiirteistä koostuvat perusviestit. Määrittely edellyttää tietoisia
valintoja, joiden avulla onnistuu erottumaan muiden kuntien joukosta.
Sauvon kunnan perusviestejä määriteltäessä kaikkein tärkeimmäksi viestiksi valittu
palvelulupaus on tiivistetty helposti muistettavaksi sloganiksi. Siihen on leikkisästi ja
nuorekkaasi yhdistetty Sauvolle ominainen mutkaton ja nopea toimintakulttuuri ja kunnan
kokoon verrattuna poikkeuksellisen hyvät mahdollisuudet harrastaa jalkapalloa.
Kun perusviestejä määritellään, niiden tulee pohjata todellisuuteen. Niissä voi kuitenkin olla
jonkin verran kuntastrategiaan perustuvaa tulevaisuusorientaatiota.
Palvelulupaus ja sitä täydentävät perusviestit eli Sauvon tarina muotoutuivat seuraavanlaisiksi:
5
SAUVON VIESTINTÄOHJELMA 2016–2017, LUONNOS 1 HELENA LEMMINKÄINEN
Sauvossa elämä futaa
Toimelias mukavien ihmisten kotipaikka lähellä kaikkea
- Erinomainen sijainti ja hyvät yhteydet Turkuun ja pääkaupunkiseudulle
- Yhteisöllisyys on Sauvossa tekoja, ei pelkkiä sanoja
- Jalkapallon pikkujättiläinen sekä paljon muuta harrastus- ja yhdistystoimintaa
Modernista maalaisuudesta ponnistava aktiivinen yrityselämä
- Hyvä yritysilmapiiri ja edellytykset myös globaaliin liiketoimintaan
- Monia mahdollisuuksia etätyötä tekeville
- Luonnostaan kaunis maaseutukunta, joka panostaa matkailun kehittämiseen
Toimiva ja turvallinen arki perheille ja vapaa-ajan asukkaille
- Kylän raitilla monipuoliset kaupan palvelut
- Tarjolla merellisiä kaavatontteja ja nopeat lupaprosessit
- Asumisen kustannukset ihan toista kuin kaupungissa
Jotta haluttu kuntakuva tai ”brändi” vahvistuu, Sauvon tarinan pitäisi näkyä kaikessa
viestinnässä ja markkinoinnissa sekä arjen puheessa kohdattaessa sidosryhmiä.
Jotta perusviestejä osataan käyttää, ne pitää tehdä tutuiksi henkilöstölle, luottamushenkilöille
sekä yritys- ja järjestökumppaneille (ks. 8.1).
Kun Sauvossa on erittäin paljon vapaa-ajanasukkaita, parhaaseen lopputulokseen päästään, jos
heidätkin onnistutaan osallistamaan brändityöhön esimerkiksi sosiaalista mediaa
hyödyntämällä. Ydinviestistä on helppo muodostaa digiviestintään sopiva aihetunniste
(#sauvossafutaa).
Sauvon tarina on esitetty kuvana liitteessä 1. Kuvio sisältää myös väittämiä perustelevia
esimerkkejä.
2.2 Yhteistyö- ja kohderyhmät
Sauvon kunnan tärkeimpiä yhteistyö- ja kohderyhmätahoja (sidosryhmät) ovat seuraavat:
- oma henkilöstö
- luottamushenkilöt
- kuntalaiset
- alihankkijat ja ulkopuoliset palveluntuottajat
- media
- potentiaaliset ”uudisasukkaat” (erityisesti lapsiperheet) ja paluumuuttajat
- kunnan ja lähialueen yritykset
- potentiaaliset yritykset ja yrittäjät
- yhdistykset
- potentiaaliset etätyön tekijät
- vapaa-ajanasukkaat
- matkailijat
- yhteistyökumppanit (kuntayhtymät, maakuntaliitto, Suomen Kuntaliitto jne.)
- etu- ja ammattijärjestöt
6
SAUVON VIESTINTÄOHJELMA 2016–2017, LUONNOS 1 HELENA LEMMINKÄINEN
- viranomaiset ja valtionhallinto (ministeriöt, virastot, eduskunta jne.)
- naapuri- ja muut kunnat, talousalue, muu Suomi
- ystäväkunnat ulkomailla
Sidosryhmämäärittelyä tulee tarkentaa ja priorisoida. Kunnan viestintävastaava antaa jatko-
opasteet, miten sidosryhmäkartastoa lähdetään täsmentämään yhteistyössä palvelualojen
kanssa.
Sidosryhmälistauksen lisäksi arvioidaan, miten kukin sidosryhmä on tarkoituksenmukaista
tavoittaa sekä kenen vastuulle viestintä ja vuoropuhelu kunkin sidosryhmän suuntaan kuuluu.
2.3 Visuaalinen ilme vahvistamassa kuntakuvaa
Visuaalinen ilme pohjaa Sauvon tahtotilan mukaiseen kuntakuvaan tai ”brändiin” (ks. 2.1;
perusviestit eli tarina). Yhtenäinen ja ammattimaisesti toteutettu ilme ja perusviesteihin sopiva
kuvamaailma (ns. brändikuvat) tukevat Sauvon kunnan profiloitumista, erottumista ja
vetovoimaisuutta.
Tällä hetkellä Sauvon kunnan ilme pohjaa vaakunaan. Tulevaisuudessa vaakuna varataan
kunnan virallisiin ja hallinnollisiin käyttötarkoituksiin. Tällaisia ovat mm. päätöksentekoon
liittyvät asiat ja luottamuselinten asiakirjat.
Viestinnän ja kuntamarkkinoinnin tarpeisiin suunnitellaan tunnus (= liikemerkki/symboli) ja
logo (= kunnan nimen kirjoitusasu tunnuksen yhteydessä). Sauvon tarinaan pohjautuva
tunnistettava visuaalinen ilme, tunnus ja logo ovat erityisen tärkeitä brändityössä.
Visuaalista ilmettä suunnitellessa määritellään mm. lomakkeistossa ja painetuissa
materiaaleissa sekä verkkoviestinnässä käytetyt värit ja typografia, graafiset elementit, kuvien
käyttö, esite- ja diapohjat jne. Prosessin lopussa visuaaliset linjaukset kootaan graafiseen
ohjeeseen, joka yhtenäistää, ohjaa ja helpottaa päivittäistä viestintä- ja markkinointi työtä (ks.
8.4).
3 Viestinnän organisointi
3.1 Suunnitelmallinen johtaminen ja kehittäminen
Viestintä on olennainen osa johtamista. Sauvon kunnassa viestintää johdetaan keskitetysti ja
toteutetaan hajautetusti. Jokainen palvelualueen johtaja ja esimies vastaa oman
vastuualueensa viestinnästä.
Suunnitelmallisuuden edellytyksenä on, että viestinnän ja markkinoinnin suunnittelu liitetään
osaksi toiminnan suunnittelua. Kunnan viestintävastaava vastaa kuntatason
viestintäsuunnitelman laadinnasta yhteistyössä toimialajohtajien kanssa. Kunnanhallitus
osallistuu vuosisuunnitelmien painopisteiden valintaan ja huolehtii siitä, että viestintään
osoitetaan riittävät taloudelliset resurssit. (Ks. tarkemmin 8.2.)
7
SAUVON VIESTINTÄOHJELMA 2016–2017, LUONNOS 1 HELENA LEMMINKÄINEN
Viestinnän kehittäminen on osa kunnan viestintävastaavan tehtäviä. Kehittämistyö sisältää
mm. viestinnän ja markkinoinnin kehityshankkeiden toteutusta, yhteisten
viestintäjärjestelmien ja työkalujen luomista ja ylläpitoa (mm. www-palvelu ja intranet,
sosiaalinen media) ja viestintävalmiuksien kehittämistä. Näin luodaan palvelualueille
edellytykset onnistua viestinnässä.
3.2 Vastuunjako
Jokainen kunnan työntekijä on viestijä, viestien vastaanottaja ja omassa työssään tarvittavan
tiedon etsijä. Viestintäosaaminen on osa tämän päivän kuntatyöntekijän ammattiosaamista.
Henkilöstö on oman kuntansa käyntikortti työaikana ja sen ulkopuolella.
Viime kädessä kunnan viestinnästä vastaavat kunnanjohtaja ja kunnanhallitus apunaan kunnan
viestintävastaava. Ylimmän kuntajohdon konkreettiset viestintätoimet painottuvat
johtamisviestintään, vaikuttamistoimintaan ja sidosryhmätyöhön. Valtuuston tehtävänä
kuntatalouden ylintä päätösvaltaa käyttävänä on huolehtia siitä, että viestintään on riittävät
resurssit.
Virkamiesviestintä tarjoaa faktatietoja niin myönteisistä kuin kielteisistäkin asioista. Poliittinen
arvokeskustelu, visiointi ja päätösten kommentointi sekä vuoropuhelu kuntalaisten ja
kesäasukkaiden kanssa ovat olennainen osa kuntapoliitikkojen viestijäroolia.
Luottamushenkilöt ovat tärkeä kuntaviestinnän voimavara, ja parhaimmillaan kuntapäättäjät
ovat oman kuntansa maineen suurlähettiläitä.
Viestintävastaava vastaa ensi sijassa seuraavista tehtävistä:
- viestinnällisten toimintaedellytysten luominen (digiviestintä/alustat, viestintäosaaminen,
sparraus, sisäinen konsultointi, ohjeistus jne.)
- kuntatason viestinnän suunnittelu, koordinointi ja seuranta
- visuaalisen ilmeen hallinta, maine- ja brändityö
- kunnanhallituksen ja -valtuuston työhön liittyvä valmistelu- ja päätösviestintä
- koko kuntaa koskevien asioiden ja isompien palvelumuutosten viestiminen
- kunta- ja tonttimarkkinointi, messut
- yhteydet vapaa-ajanasukkaita edustavin tahoihin
- kriisiviestintävalmiuksien kehittäminen ja kriisiviestintä johdon tukena
Jokainen toimialajohtaja ja esimies vastaa oman vastuualueensa ulkoisesta ja
palveluviestinnästä sekä työyhteisön sisäisestä viestinnästä ja sen ajantasaisuudesta.
Palvelualueet vastaavat seuraavista viestinnän tehtävistä:
- vastuualueen intranet- ja www-sivujen ylläpito, sisällöntuotanto ja päivitys
- palveluista viestiminen ja neuvonta, asiakaspalvelu
- tapahtumatiedotus ja -markkinointi sekä muu ajankohtaisviestintä
- lautakuntien valmistelu- ja päätösviestintä (esittelijä)
- vastuualueen häiriöviestintä
Jotta arjen yhteydenpito viestintävastaavan ja palvelualueiden kanssa toimii, perustetaan
viestijäverkosto, johon kukin palvelualue nimeää edustajan. Viestintäverkostolle järjestetään
tarvittaessa koulutusta viestintätehtävien hoitamiseen (vrt. 8.3).
8
SAUVON VIESTINTÄOHJELMA 2016–2017, LUONNOS 1 HELENA LEMMINKÄINEN
3.3 Resurssit
Viestintään käytettävissä olevista henkilö- ja taloudellisista resursseista päättäminen on osa
viestinnän vuosisuunnitteluprosessia ja kunnan talousarvion valmistelua. Viestintävastaavan
vastuulla olevan viestintä- ja markkinointibudjetin lisäksi toimialoille osoitetaan omia
määrärahoja, joilla katetaan pieniä painatus- ja ilmoituskuluja.
Viestintävastaavalla on mahdollisuus tarpeen mukaan käyttää ostopalveluja esimerkiksi
visuaaliseen suunnitteluun, digitaalisen viestinnän ja viestintäosaamisen kehittämiseen.
4 Viestinnän ja markkinoinnin tehtävät, tavoitteet ja toimenpiteet
4.1 Sisäinen työyhteisöviestintä
Sisäinen työyhteisöviestintä on olennainen osa kunnan johtamista ja arjen toimintaa.
Toimivaan työyhteisöviestintään, tiedon kulkuun ja vuorovaikutukseen tarvitaan jokaisen
kunnan työntekijän panos.
Esimiesten tehtävänä on varmistaa, että viestintä oman yksikön sisällä ja muiden yksiköiden
välillä toimii. Työyhteisöviestintä on olennainen osa henkilöstöjohtamista ja sillä on suuri
merkitys työhyvinvointiin. Viestinnällä varmistetaan myös se, että työnteko sujuu sovitun
mukaisesti. Esimiesten esimerkillä on tärkeä merkitys viestintäkulttuurin rakentumisessa.
Työyhteisöviestinnän keinovalikoimaan kuuluu mm. seuraavia viestintätapoja:
- intranet
- työpaikkakokoukset ja muut palaverit
- arjessa tapahtuva vuoropuhelu
- sähköposti
- pikaviestimet ja Skype
- kehityskeskustelut
- perehdytys
- YT-menettely
- yhteiset juhlat
Tahtotila
- työyhteisöviestintä toimii ja on tasalaatuista kaikissa yksiköissä
- intranetin käyttö lisääntyy ja sähköpostin määrä vähenee
- vuorovaikutus on avointa ja yhteisöllisyyttä rakentavaa
- henkilöstö voi hyvin
- esimiehet oivaltavat, miten tärkeä viestijärooli heillä on
- työyhteisön jäsenet ymmärtävät, että viestintä on olennainen osa jokaisen kunnassa
työskentelevän työtä
Toimenpiteet
- parannetaan henkilöstön viestintävalmiuksia, jotta osataan ja halutaan käyttää sähköisiä
viestintävälineitä ja oivalletaan oma viestintävastuu
9
SAUVON VIESTINTÄOHJELMA 2016–2017, LUONNOS 1 HELENA LEMMINKÄINEN
- siirretään koko kuntaa koskevaa sisäistä tiedottamista yhä enemmän intranetiin
- otetaan käyttöön kehityskeskustelut
4.2 Valmistelu- ja päätösviestintä
Hyvään hallintoon kuuluu, että valmistelusta ja päätöksenteosta viestitään avoimesti,
ennakoivasti ja selkeästi. Jotta kuntalaisten osallisuus toteutetaan, kerrotaan myös siitä, miten
ja milloin kuntalaisilla on mahdollisuus tulla kuulluksi ja vaikuttaa. Valmisteluun tulevia asioita
on hyvä taustoittaa, ja päätökset ja ratkaisut tulee perustella.
Olennainen osa valmistelu- ja päätösviestintä on ns. listatiedottaminen eli
kunnanhallituksen, -valtuuston ja lautakuntien asialistat ja pöytäkirjat ovat kaikkien saatavilla
sähköisesti. Esityslistojen lähettäminen toimittajille riittävän ajoissa on erityisen tärkeää.
Kunnanhallituksen, -valtuuston ja lautakuntien esityslistat toimitetaan neljä päivää ennen
kokousta median edustajille sähköpostilla ja viedään kunnan verkkosivuille. Myös pöytäkirjat
viedään kunnan verkkosivuille heti pöytäkirjan valmistuttua. Päätökset viestitään
tiedotusvälineille välittömästi kokouksen jälkeen.
Merkittävistä asioista ja esimerkiksi isoista hankkeista tehdään erilliset mediatiedotteet, jotka
toimitetaan median edustajille heti kokouksen jälkeen. Kunnanjohtaja, kunnanhallituksen
puheenjohtaja ja viestintävastaava valmistelevat tiedoteluonnoksen ennen kokousta.
Kuntalaisten suuntaan tapahtuvassa päätösviestinnässä hyödynnetään aiempaa enemmän
sosiaalisen median ja sähköisen viestinnän keinoja (mm. nostot kunnan Facebook-sivuille ja
Sauvon keskustaan suunnitteilla olevalle sähköiselle infotaululle).
Tahtotila
- kuntalaiset ja muut sidosryhmät saavat oikea-aikaisesti tietoa valmisteilla olevista asioista
ja suunnitelmista sekä päätöksistä ja niiden vaikutuksista
- kuntalaiset tietävät, miten voivat osallistua ja vaikuttaa vireillä olevien asioiden
valmisteluun
- kunta onnistuu nostamaan mediassa esiin kunnan kannalta tärkeät asiat (strateginen ote)
Toimenpiteet
- parannetaan erityisesti lautakuntien listatiedottamista
- tehdään listatiedottamista täydentäviä mediatiedotteita
- aletaan julkaista johdon blogia tms., jossa avataan valmisteluun tulevia asioita ja kerrotaan
laajemmin kunnan tekemistä päätöksistä sekä niiden perusteluista ja vaikutuksista
- hyödynnetään päätösviestinnässä sosiaalista mediaa ja suunnitteilla olevaa sähköistä
infotaulua
4.3 Asukas- ja palveluviestintä
Kuntalaisten ja vapaa-ajanasukkaiden tulee tietää, millaisia palveluja kunnassa on tarjolla ja
miten niitä voi käyttää sekä mitä mahdollisia muutoksia palvelutarjontaan on tulossa. Palvelun
laadun lisäksi jokainen palvelukohtaaminen luo kuvaa kunnasta ja vaikuttaa kunnan
10
SAUVON VIESTINTÄOHJELMA 2016–2017, LUONNOS 1 HELENA LEMMINKÄINEN
maineeseen. Asiakaspalvelutilanteet ovat myös oiva keino kerätä kuntalaisilta ja muilta
palvelukäyttäjiltä palautetta.
Neuvontatehtävissä työskentelevien on oltava helposti tavoitettavissa ja
yhteydenottopyyntöihin vastataan nopeasti. Palveluista viestittäessä otetaan huomioon eri-
ikäiset väestöryhmät.
Vastuu päivittäisestä palveluviestinnästä on palvelualueilla. Merkittävistä muutoksista tai
useampaa toimialaa koskevassa asiassa viestintävastaava avustaa toimialoja viestinnän
suunnittelussa ja toteutuksessa.
Jatketaan tiivistä yhteistyötä kunnassa toimivien yritysten ja yhdistysten kanssa kuntalaisille ja
vapaa-ajanasukkaille tarkoitettujen tapahtumien järjestämisessä ja niistä tiedottamisessa.
Asukasviestinnässä hyödynnetään aiempaa tehokkaammin painettua Sauvo palvelee -opasta.
Varataan riittävästi voimavaroja verkkosisältöjen tuottamiseen ja sähköisten palvelujen
kehittämiseen, jotta uudesta sauvo.fi -yhteisportaalista tulee kattava väylä Sauvon kuntaan
liittyvän tiedon lähteille. Tapahtuma- ja palveluviestinnän tehostamiseksi otetaan käyttöön
sähköinen infotaulu.
Tahtotila
- kuntalaiset ja vapaa-ajanasukkaat osaavat käyttää kunnan palveluja
tarkoituksenmukaisella tavalla ja ovat niihin tyytyväisiä
- palveluja kehitetään kuntalaisia kuullen
- asiointi ja palvelujen käyttö on helppoa ja joustavaa myös sähköisesti
Toimenpiteet
- kehitetään ajasta ja paikasta riippumatonta sähköistä asiointia
- valmistellaan sähköinen infotaulun hankinta ja käyttöönotto
- hyödynnetään sosiaalista mediaa yhteisöllisyyden lisäämiseksi erityisesti vapaa-
ajanasukkaiden suuntaan
4.4 Kuntamarkkinointi ja elinvoiman vahvistaminen
Kuntamarkkinoinnilla ja brändityöllä lisätään kunnan vetovoimaisuutta ja elinvoimaisuutta.
Markkinointiviestinnän sisällöissä ja viestintätyylissä hyödynnetään perusviestejä (ks. 2.1) ja
Sauvon kunnalle luotavaa yhtenäistä ja tunnistettavaa visuaalista ilmettä (2.3). Sauvon tarina ja
uudistuva ilme tehdään tutuiksi myös kuntalaisille ja vapaa-ajanasukkaille.
Sauvon kunnan markkinoinnin painoalue on tonttimarkkinointi. Tavoitteena on, että kuntaan
muuttaisi erityisesti lapsiperheitä ja työssäkäyviä. Kuntaa tehdään tunnetuksi myös hyvänä
paikkana yrittää ja tehdä etätyötä.
Matkailuhankkeen myötä syntynee matkailuliiketoimintaa, jolloin tarvitaan Visit
Sauvo -tyyppistä markkinointia erityisesti digitaalisissa kanavissa.
11
SAUVON VIESTINTÄOHJELMA 2016–2017, LUONNOS 1 HELENA LEMMINKÄINEN
Kuntaa esitellään Turun alueen rakentamiseen, sisustamiseen ja vapaa-aikaan liittyvillä
messuilla. Hyödynnetään aiempaa enemmän digiviestinnän mahdollisuuksia, erityisesti
sosiaalisen median työkaluja. Näin voidaan pienin kustannuksin tavoittaa laajempiakin yleisöjä.
Kun Sauvossa on erittäin paljon erilaisia tapahtumia, on tärkeää, että kunta on hyvin esillä
näissä tapahtumissa. Tapahtumat kokoavat väkeä, joilla on jo herännyt kiinnostuksen kipinä
Sauvoa kohtaan. Myöskään jalkapalloharrastuksen ja -turnausten myötä Sauvoon tulevia ei
pidä unohtaa kuntamarkkinoinnin kohderyhmiä mietittäessä.
Tahtotila
- kunnan tunnettuus ja vetovoima paranevat
- kunnan asukasluku ja yritysten määrä kasvavat
- sauvolaiset ovat ylpeitä kotikunnastaan ja toimivat oman kunnan maineenlähettiläinä
- vapaa-ajanasukkaat kertovat hyvää tarinaa Sauvosta
Toimentipeet
- kirkastetaan kunnan brändi (mm. perusviestit)
- uudistetaan visuaalinen ilme
- tehostetaan sosiaalisen median käyttöä
- lisätään näkyvyyttä kunnassa järjestettävissä tapahtumissa ja turnauksissa
4.5 Mediayhteistyö
Media on tärkeä yhteistyökumppani ja tiedonvälityksen väylä kuntalaisten suuntaan.
Julkishallinnon viestinnässä lähtökohta on, että eri tiedotusvälineitä kohdellaan tasapuolisesti.
Tiedotusvälineiden yhteydenottoihin vastataan nopeasti. Hyvä mediaviestintä on ennakoivaa
ja faktatiedoissa pitäytyvää. Paljon mediahuomiota herättävissä asioissa kannattaa etukäteen
sopia, kuka antaa medialle lisätietoja.
Mediaviestintää kehitettään proaktiiviseen suuntaan, jolloin on enemmän mahdollisuuksia
vaikuttaa siihen, mitä asioita nousee mediajulkisuuteen ja mistä näkökulmasta asioita
tarkastellaan. Tiedotteiden lisäksi isoissa ja monimutkaisissa asioissa kannattaa harkita
taustoittavien toimittajatapaamisten järjestämistä. Tiedotustilaisuus sopii tänä päivänä lähinnä
kriisiviestintätilanteisiin.
Viestintävastaava ylläpitää mediayhteyksiin tarvittavia jakelulistoja, jotka ovat intranetin
välityksellä palvelualueiden käytettävissä.
Kun tiedotusvälineet aktivoituvat jossakin päivittäisviestintää merkittävämmässä tai
mahdollisesti kiistanalaisessa asiassa, toimittajien yhteydenotosta informoidaan
viestintävastaavaa ja tarvittaessa myös kunnanjohtajaa.
Tahtotila
- kuntalaiset pystyvät tiedotusvälineiden avulla seuraamaan, mitä kunnassa tapahtuu
- kunta saa mediassa läpi haluamansa asiat
- viestintä on avointa ja ennakoivaa
12
SAUVON VIESTINTÄOHJELMA 2016–2017, LUONNOS 1 HELENA LEMMINKÄINEN
Toimenpiteet
- tehdään ns. listatiedottamista strategisemmalla otteella
- kehitetään viestinnän proaktiivisuutta
- varmistetaan, että palvelualueilla on riittävät valmiudet hoitaa oman alueen
mediaviestintää
4.6 Sidosryhmäsuhteet ja vaikuttaminen
Kukin palvelualue huolehtii sidosryhmäsuhteista omien yhteistyötahojensa ja kumppaniensa
suuntaan.
Alue- ja valtakunnan tason vaikuttamistyössä korostuu kunnanjohtajan ja puheenjohtajiston
rooli.
4.7 Häiriö- ja kriisiviestintä
Palvelutuotannon häiriöistä viestiminen on osa palvelualueiden normaalia päivittäisviestintää,
ja palvelualueet vastaavat itsenäisesti häiriötiedottamisesta. Jos häiriöistä ja
palvelukeskeytyksistä tiedetään ennakkoon, tieto häiriöistä on saatettava kuntalaisten tietoon
riittävän ajoissa. Äkillisissä häiriötilanteissa hyödynnetään ensisijaisesti sähköistä viestintää
(ajankohtaisnostot verkkosivuille ja sosiaalinen media).
Erityisesti kunnan vesi- ja energiayhtiöllä ja teknisellä toimialalla pitää olla hyvät valmiudet
häiriötilanneviestintään.
Laajoista tai pitkäkestoisista häiriöistä informoidaan viestintävastaavaa ja kunnanjohtajaa,
jotta pystytään riittävän nopeasti valmistelemaan mahdollisia muita viestintätoimenpiteitä.
Kriisitilanteissa viestinnän merkitys kasvaa. Kriisiviestintä on päivittäisviestintää keskitetympää.
ja viestintävastuu on johdolla/johtoryhmällä, jota viestintävastaava tukee.
Olennaista on, että kunta pystyy reagoimaan nopeasti yllättäviin viestintätilanteisiin ja
estämään mahdolliset lisävahingot tai mainehaitat
13
SAUVON VIESTINTÄOHJELMA 2016–2017, LUONNOS 1 HELENA LEMMINKÄINEN
5 Keinot, kanavat ja foorumit
5.1 Verkko ja muu digitaalinen viestintä
Sekä ulkoista että sisäistä työyhteisöviestintää kehitetään yhä enemmän sähköisen eli
digiviestinnän suuntaan, mikä edellyttää panostusta mm. verkkopalvelujen kehittämiseen. Yhä
tärkeämmäksi nousee sosiaalinen media, joka tarjoaa hyvät mahdollisuudet
vuorovaikutukseen kuntalaisten kanssa.
Uusi kuntalaki tulee muuttamaan tapaa, jolla kunnan ilmoitukset on annettava. Riittää, kun
kunnan päätökset annetaan kuntalaisille tiedoksi verkossa. Kuntalaki määrittelee myös sen,
mitä tietoja verkossa ainakin on saatavilla. Nämä löytyvät Kuntaliiton uuden viestintäoppaan
sivulta 13.
Digiviestinnän kanavia
- internet ja intranet
- sähköinen infotaulu (suunnitteilla)
- blogit
- Facebook, Twitter, YouTube, Instragram
5.1 Vuorovaikutus, dialogi ja osallisuus
Kasvokkainen viestintä on vaikuttavin viestinnän muoto. Työyhteisöviestinnässä kasvokkaista
viestintää tarvitaan erityisesti kunnan strategian viestimisessä ja muutostilanteissa. Arjen
työssä se on tärkein esimies-alaissuhteen vaalija. Vastuu hyvin toimivista
vuorovaikutussuhteista on jokaisella työyhteisön jäsenellä.
Jotta kuntalaisten osallisuus toteutuu, tarvitaan monen suuntaista dialogia kuntalaisten,
virkakunnan, päättäjien, yrittäjien ja muiden sidosryhmien välillä. Kunnan tehtävänä on
huolehtia erityisesti siitä, että kuntalaisia varaten on suunniteltu osallistumisen paikat ja
välineet.
Osallisuuden ja vaikuttamismahdollisuuksien kehittämisessä voi hyödyntää kasvokkaisten
tilaisuuksien lisäksi sosiaalista mediaa ja erilaisia verkkofoorumeita perinteisiä
palautelaatikoita unohtamatta.
Vuorovaikutuksessa kunnan sisällä ja kuntalaisten kanssa tehostetaan sähköisten välineiden
kuten esimerkiksi Skypen ja pikaviestimien käyttöä.
5.3 Paperiviestintä
Paperiviestinnän osuus tulee vähenemään entisestä. Paperisille esitteille ja oppaille on vielä
sijansa mm. markkinointiviestinnässä. Paperiviestintää tarvitaan myös varmistamaan, että
kunnan viestintä tavoittaa kaikki ikäryhmät.
Erityisesti ikäihmisten tavoittamiseen tarvitaan tiedottamista paikallisten sanomalehtien
välityksellä.
14
SAUVON VIESTINTÄOHJELMA 2016–2017, LUONNOS 1 HELENA LEMMINKÄINEN
5.4 Viestinnän tyylivalinnat
Viestinnän tyylilaji valitaan kohderyhmän ja asian mukaan.
Kunnan virallinen viestintä on asiallista, tiivistä, selkeää ja yksiselitteistä. Virkakielen koukerot
on avattava sellaiseen muotoon, jota kuntalaisten on helppo ymmärtää. Sama
arkikielisyysvaade tulee ottaa huomioon mediaviestinnässä.
Kunnan verkkosivuilla käytettävän tyylin tulee sopia erilaisille kohderyhmille. Sosiaalisessa
mediassa viestintä on vapaampaa, nopeatempoista ja tyyli saa olla rennompi ja jopa räväkkä.
Sosiaalinen media muuttuu yhä visuaalisemmaksi, ja hyvillä kuvilla voi saada paljonkin
näkyvyyttä.
Sauvon yhteisöllistä kulttuuria ilmentävä viestintä on myönteistä ja kylämäistä miljöötä
ilmentävää.
6 Onnistumisen arviointi
Viestinnän tuloksellisuuden arviointi ja raportointi on osa viestinnän suunnitteluprosessia.
Viestintää arvioitaessa arvioidaan kunnan kokonaisviestintää ja viestinnällisiä toimia myös
palvelualueilla.
Viestinnän mittarit määritellään vuosisuunnitelman laadinnan ja tavoiteasetannan yhteydessä.
Hyviä opasteita viestinnän onnistumisen arviointiin saa Suomen Kuntaliiton Kuntaviestinnän
oppaasta.
7 Viestintäohjelman arkeen saatto
Kun viestintäohjelma on viimeistelty ja kunnanhallitus on hyväksynyt sen, viestintävastaava
huolehtii siitä, että kunnassa järjestetään riittävästi opastusta ohjelman toimeenpanon
varmistamiseksi (ks. myös 8.1 ja 8.3).
Viestintäohjelma koskee koko kuntakonsernia mukaan lukien Sauvon Vesihuolto Oy ja
Vahtisten Lämpö Oy.
8 Vuosien 2016–2017 kehittämisen painoalueet ja prioriteetit
Vuosina 2016 – 2017 viestinnän ja markkinoinnin kehittämisessä keskitytään seuraaviin
asioihin:
8.1 Määritellään kunnan perusviestit (= kirkastetaan brändiä) ja otetaan ne käyttöön
Perusviestien määrittely tehdään osana alkuvuonna 2016 tehtävää viestinnän
kehittämisprosessia, jossa määritellään viestinnän linjaukset vuosille 2016–2017.
15
SAUVON VIESTINTÄOHJELMA 2016–2017, LUONNOS 1 HELENA LEMMINKÄINEN
Kun perusviestit ja muut määrittelyt ovat valmiina, viestintäohjelma käsitellään yhdessä
henkilöstön ja valtuutettujen kanssa, jotta kaikilla asianosaisilla on edellytykset ja halu
toteuttaa ohjelmaa.
Kun Sauvossa yhteistyö yritysten ja yhteisöjen kanssa on erittäin vahvaa, perusviestit esitellään
myös näille yhteistyötahoille, jotta nekin voivat omassa työssään viedä eteenpäin yhtenäistä
kuntakuvaa.
Toteutusaika:
- määrittely: toukokuu 2016
- arkeen saattaminen: kesä-elokuu 2016
8.2 Parannetaan viestinnän ja markkinoinnin suunnitelmallisuutta
Viestintävastaava laatii yhteistyössä toimialajohtajien kanssa viestinnän ja markkinoinnin
vuosisuunnitelmat. Suunnittelutyössä hyödynnetään vuosikelloa. Mahdollisille isommille
projekteille tehdään omat viestintäsuunnitelmat yksityiskohtaisempaa viestinnän
suunnittelumatriisia hyödyntäen (esim. tonttimarkkinointi).
Kun kunnan eri toimialueet kattava loppuvuoden 2016 viestintäsuunnitelma on valmis, se
hyväksytään kunnan johtoryhmässä. Valmis suunnitelma esitellään kunnanhallitukselle, joka
vahvistaa suunnitelman mukaiset viestintä- ja markkinointitoimet sekä niihin varatut
määrärahavaraukset.
Vuoden 2017 suunnitteluprosessia syvennetään niin, että ennen palvelualueiden kanssa
tehtävää suunnittelua käydään kunnanhallituksessa linjaava lähetekeskustelu (syyskuu 2016).
Kunnanhallitus vahvistaa lopullisen viestintä- ja markkinointisuunnitelman sekä -budjetin
(joulukuu 2016).
Toteutusaika:
- ensimmäinen suunnittelujakso (loppuvuosi 2016): huhti -toukokuu 2016
- toinen suunnittelujakso (vuosi 2017): loka-joulukuu 2016
8.3 Kehitetään lautakuntien ja palvelualueiden viestintäosaamista
Viestinnän nykytila-analyysi nosti selkeästi esiin, ettei kunnan valmistelu- ja päätösviestintä ole
riittävän tasalaatuista. Erityisesti lautakuntien viestinnässä nähtiin kehitettävää (ns.
listatiedottaminen).
Järjestetään lautakuntien esittelijöille ja puheenjohtajille viestintäkoulutusta, jotta tavoiteltu
viestintämalli ja tekniset viestintätoimet saadaan käyttöön kaikissa lautakunnissa.
Aktiivinen ja ajantasainen verkkoviestintä ja elävä läsnäolo esimerkiksi sosiaalisessa mediassa
vaativat uutisoinnin ja ajankohtaistiedon päivittämisvastuiden hajauttamista. Jotta verkko- ja
digitaalisessa viestinnässä sisältöä osataan tuottaa myös palvelualueilla, järjestetään
palvelualueilla viestintätehtäviä hoitaville tarvittavaa koulutusta.
16
SAUVON VIESTINTÄOHJELMA 2016–2017, LUONNOS 1 HELENA LEMMINKÄINEN
Kuntalaisten suuntaan tapahtuvassa valmistelu- ja päätösviestinnässä panostetaan erityisesti
some-viestinnän kehittämiseen, koska tällä osa-alueella voidaan edetä pienin taloudellisin
panoksin – unohtamatta kuitenkaan asioiden nostamista esiin myös kunnan verkkosivuilla.
Tarvittaessa myös perustettavalle viestintäverkostolle ja muulle henkilöstölle järjestetään
viestintäkoulutusta.
Lähtökohta on, että kunnan viestintävastaava vastaa koulutuksista (tarvittaessa tukena
ulkopuolinen palveluntuottaja).
Toteutusaika:
- päätöstiedottaminen: elokuu 2016
- verkko- ja some-taidot: syyskuu 2016
- muu mahdollinen viestintäkoulutus: syksy 2016
8.4 Yhtenäistetään kunnan visuaalinen ilme ja viestintätyyli
Määritellään Sauvon kunnalle visuaalinen ilme, joka osaltaan tukee tavoiteltua kuntakuvaa.
Graafinen ilme ja ohje tulevat sisältämään myös tavoitellun kuntakuvan mukaiset ns.
brändikuvat. Määrittely tehdään osallistavalla otteella, jotta palvelualueilla ymmärretään
yhtenäisen visuaalisen ilmeen merkitys vahvan ja vetovoimaisen kuntakuvan luojana.
Toteutusaika:
- ulkopuolisen palveluntuottajan kilpailutus: kesäkuu 2016
- visuaalisen ilmeen suunnittelu: elo-lokakuu 2016
- brändikuvien kuvaukset: kesä 2016, talvi 2016/2017 ja tarvittaessa vielä kesä 2017
- uuden ilmeen julkistus: helmikuu 2017
- esimerkkituotteiden tuotanto: kevät 2017
- graafinen ohje valmis ja käytön opastus: alkukesä 2017
8.5 Verkkosivujen uudistaminen
Nykyiset verkkosivut kaipaavat jo uudistamista, jotta sivuista saadaan dynaamisemmat. Kun
kunnan visuaalinen ilme brändikuvineen on määritelty, ilmeen tulisi näkyä vahvasti myös
kunnan verkkosivuilla.
Sivujen uudistaminen tulee painottumaan ulkoasu-uudistukseen, toiminnallisuuden
kehittämiseen sekä mm. sosiaalisen median palveluiden linkittämiseen verkkosivuille. Lisäksi
päivitetään ja luodaan uusia verkkosisältöjä.
Toteutusaika:
- määrittelyt ja ulkopuolisen palveluntuottajan kilpailutus: kevät 2017
- sivuston tekninen ja ulkoasun uudistaminen: kevät 2017
- sisällöntuottajien koulutus ja sisällöntuotanto: kevät 2017/syksy 2017