aforms2web solutions & services GmbH | Alser Straße 4 / Hof 1 | A-1090 Wien | Tel.: +43 (0)664 9680804 Folie 1
Kanton Zug: Intelligente Formularlösung für Einreise- und Arbeitsbewilligungen
Solution Präsentation
eGovernment Forum, info society days 2013
aforms2web – Kanton Zug: Intelligente Formularlösung für Einreise- und Arbeitsbewilligungen Folie 2
Einführung
aforms2web & AFS-Community
Formularlösungen im Kanton Zug
Formularlösung Einreise- & Arbeitsbewilligungen
Ausgangssituation & Motivation
Herausforderungen
Lösungsbeschreibung
Erste Erfahrungen
Ausblick
Dokumentenautomation & Workflow
Inhalte
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aforms2web
spezialisiert auf...
E-Government Dienstleistungen
Einzelformulare
Formularlösungen
Interne Bearbeitung
und Anbindung
Produkte
Formularserver
Antragspostfach
Dokumentgenerator
(dox42)
Workflow
(nintex / Sharepoint)
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AFS-Community
Aktive Community Schweiz & Liechtenstein
2x jährliche Treffen
Kooperative Entwicklung
Austausch zu fachlichem
Vorgehen
möglich durch Österreich
Aktive Vernetzung
All-In Wartungsmodell
Koordination durch
aforms2web
Stadt St.Gallen
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Formularlösungen im Kanton Zug
vom Fischereipatent...
...bis zur Baugesuchslösung
http://www.zug.ch/behoerden/direktion-des-innern/wald-und-wild/fischerei-kurzzeitpatente-online-bestellen
https://portal.zg.ch/iform/pub/egov204/folders/Baubewilligung
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E-Government im Kanton Zug
vom .
...bis zu Baugesuchslösung für Zuger Gemeinden...
http://www.zug.ch/behoerden/direktion-des-innern/wald-und-wild/fischerei-kurzzeitpatente-online-bestellen
https://portal.zg.ch/iform/pub/egov204/folders/Baubewilligung
Highlights
aus Kundensicht
eCH-0070/73 konforme Dienstleistungsbeschreibungen
Barrierefrei (WAI-AA)
Einheitliches Aussehen (lt. kantonalem CI/CD), Funktionsweise
Integration Online-Bezahlen
Einsatz ohne Plug-Ins, auch auf mobilen Geräten
aus Sicht der Verwaltung
Validierte Antragsdaten
Antragspostfach
Bearbeitungsoberflächen
Dokument-Generierung (in Anlaufphase)
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E-Government im Kanton Zug
vomvom Fischereipatent...
...bis zu Baugesuchslösung für Zuger Gemeinden...
http://www.zug.ch/behoerden/direktion-des-innern/wald-und-wild/fischerei-kurzzeitpatente-online-bestellen
https://portal.zg.ch/iform/pub/egov204/folders/Baubewilligung
Aktueller Stand
Infrastruktur
Externe & interne Nutzung
Antragspostfach
Anbindung Fachsysteme
Dokumentgenerierung
Workflowunterstützung
über 60 Online-Formulare für Kanton und Gemeinden
und zwei erweiterte Formularlösungen (Mappen)
Baugesuche für Gemeinden
Einreise & Arbeitsbewilligungen AWA/AFM
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Einführung
aforms2web & AFS-Community
E-Government im Kanton Zug
Formularlösung Einreise- & Arbeitsbewilligungen
Ausgangssituation & Motivation
Herausforderungen
Lösungsbeschreibung
Erste Erfahrungen
Ausblick
Dokumentenautomation & Workflow
Inhalte
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Ausgangssituation & Motivation
Ausgangssituation
33 Formulare
Einzelne Deutsch/Englisch
Zwei beteiligte Amtsstellen AWA und AfM (sequentiell)
Unterschrift erforderlich
Gesamtes Dossier inkl.
unterschriebenes Formular per Post
Minimale Kundenführung (Staatsangehörigkeit)
Motivation/Ziele
Verbesserte Kundenführung
Verbesserte Vollständigkeit/Lesbarkeit
Inhalt "1:1" abbilden und "Papierversion"
Deutsch/Englisch für alle Formulare
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Herausforderungen
Kundenführung (Wegleitung)
Fragen/Entscheide versus mögliche Formulare
Online-Formulare und Druckformulare (de/en)
Generieren aus gemeinsamer Definition
• 33 Formulare
• 2 Wegleitungen
• Deutsch & Englisch
• Online & Papier
33*2*2= 134 Dokumente
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Lösungsbeschreibung 1/7
http://www.zug.ch/behoerden/sicherheitsdirektion/amt-fur-migration/einreise-aufenthalt/aufenthalts-und-arbeitsbewilligungen
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Lösungsbeschreibung 2/7
http://www.zug.ch/behoerden/sicherheitsdirektion/amt-fur-migration/einreise-aufenthalt/aufenthalts-und-arbeitsbewilligungen
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Lösungsbeschreibung 3/7
http://www.zug.ch/behoerden/sicherheitsdirektion/amt-fur-migration/einreise-aufenthalt/aufenthalts-und-arbeitsbewilligungen
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Lösungsbeschreibung 4/7
http://www.zug.ch/behoerden/sicherheitsdirektion/amt-fur-migration/einreise-aufenthalt/aufenthalts-und-arbeitsbewilligungen
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Lösungsbeschreibung 5/7
http://www.zug.ch/behoerden/sicherheitsdirektion/amt-fur-migration/einreise-aufenthalt/aufenthalts-und-arbeitsbewilligungen
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Lösungsbeschreibung 6/7
http://www.zug.ch/behoerden/sicherheitsdirektion/amt-fur-migration/einreise-aufenthalt/aufenthalts-und-arbeitsbewilligungen
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AWA
Lösungsbeschreibung 7/7
Antragspostfach
Ausblick
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Erste Erfahrungen
Die Lösung ist seit Dezember 2012 in Betrieb
Aufgrund der Fragen der Wegleitung finden die Kunden die richtigen
Formulare
Kunden sind in der Lage die Formulare auszufüllen
keine telefonischen Rückfragen mehr (bei NutzerInnen der Online-
Lösung)
Erfahrungen: kein negatives Feedback seitens der Kunden.
Da für eine Übergangszeit die neue Formularmappe sowie die alte
Lösung den Kunden zur Verfügung steht, benutzen diese zur Zeit
noch gewohnheitsmässig die "alte" Lösung.
Anlaufphase: Aktuell werden ca. 5 - 10 % über die Formularmappe
eingereicht
Die grösste Herausforderung besteht darin:
1. Intern die alte Lösung abzuschalten
2. Die Kunden für die neue Lösung zu motivieren
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Einführung
aforms2web & AFS-Community
E-Government im Kanton Zug
Formularlösung Einreise- & Arbeitsbewilligungen
Ausgangssituation & Motivation
Herausforderungen
Lösungsbeschreibung
Erste Erfahrungen
Ausblick
Dokumentenautomation & Workflow
Inhalte
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Dokumentenautomation & Workflow
Generiert Dokumente und Mails auf Basis Antragsdaten
Erstellt Gesamtdosier für die Bundesbehörde (inkl. aller Beilagen)
Ermöglicht Antragsbearbeitung wahlweise mittels Browser oder Excel
Ist rein konfigurativ erweiterbar / änderbar
Übernahme von Informationen in Umsysteme (GIGA)
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= eGovernment Know How
Intelligente Formularlösung für Einreise- & Arbeitsbewilligungen
[email protected] [email protected]
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Nein, die Lösung vereint
+ kundenfreundliches Online-Service
+ Zeitersparniss bei Beratung und Bearbeitung
und ist
+ Startpunkt für durchgängiges E-Government