Bundesamt für Kommunikation
Informatik und Organisation
Geschäftsverwaltung im
BAKOM Effizienz im Tagesgeschäft
René Meier
IS Architekt / Projektleiter
Informatik und Organisation
Bundesamt für Kommunikation BAKOM
5. März 2013 | Swiss eGovernment Forum
2 Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft
René Meier
Eckdaten
Gründung am 1. April 1992 mit ca. 40 MitarbeiterInnen
Sechs Standorte
• Hauptsitz in Biel
• Aussenstellen in Genf, Zürich, Bernex, Châtonnaye und Gudo
Rund 300 MitarbeiterInnen
• davon im Schnitt 12 Auszubildende
• 35 % Frauen
• 60% deutsch, 30% französisch, 5% italienisch, 5% andere
• Durchschnittsalter 45 Jahre
Details unter www.BAKOM.admin.ch/org/
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3 Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft
René Meier
Mission
• Bevölkerung und Wirtschaft mit qualitativ hochstehenden
Angeboten im Fernmeldebereich versorgen.
• Wirksamen und nachhaltigen Wettbewerb fördern.
• Schweiz mit vielfältigen Radio- und Fernsehprogrammen
flächendeckend versorgen .
• Voraussetzungen schaffen für
• Entwicklung, Einsatz und Nutzung von
• innovativen Technologien und Dienstleistungen
• in Telekommunikation und Rundfunk.
• Wichtigen Beitrag leisten zur
• gesellschaftlichen, politischen, technischen und
wirtschaftlichen Entwicklung in der Schweiz.
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4 Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft
René Meier
Betreuen / Überwachen:
• Radio und Fernsehen
• Telekommunikationsdienste
• Frequenzspektrum
• Fernmeldeanlagen
Sicherstellen:
• wirksamen Wettbewerb
• Spiel der Marktkräfte
Erteilen / Zuteilen:
• Konzessionen, Adressierungs-
• und Nummerierungselemente
Registrieren / Durchführen:
• Dienste, Verfahren
Aufgaben
BAKOM Geschichte (IT) Lösung Standard GEVER Standard GEVER
Quelle: Google Maps
BAKOM Geschichte (IT) Lösung Erkenntnisse Standard GEVER
5 Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft
René Meier
Überleben
Übernahme der regulatorischen Aufgaben (Anfang 1998)
• Von der damaligen Telecom PTT
• Personal von 45 auf 200 Personen aufgestockt
• Verschiedene Kulturen, nicht optimierte Prozesse
• Stark heterogene Informatik-Landschaft
Start Projekt „Applikationsarchitektur 2001“ (Mitte 1998)
• Neue, homogene Informatik-Landschaft
• Harmonisierung der Applikationen
• „Sauberes“ Datenmodell
• Datenmigration
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1998 2001 2007 2009
6 Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft
René Meier
Strukturieren und Bauen
Start der Umsetzungsprojekte (Anfang1999)
• Geschäftsverwaltung (VBS)
• Dokumentenmanagement und Archiv (ECM)
• Fachapplikationen:
• Konzessionierung Funk (KOS)
• Nummerierung- und Adressierung (ENDB)
• Frequenzplanung und –verwaltung (TIS)
• Schnittstellen zu SAP
• GoLive (September 2001) Automatisierte Prozesse
Umsetzung weiterer Fachapplikationen 2002 bis 2009
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1998 2001 2007 2009
7 Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft
René Meier
Öffnung nach aussen
eOFCOM (Anfang 2007)
• Kundenportal im Internet (www.eBAKOM.admin.ch)
• Erste Produkte online beziehbar
• Interaktive Abfragen auf Produktdatenbanken
• Erste eGov Elemente
• Access and Identity Management (AIM), ePayment
(ePAY), Address Verification Service (AVES).
BAKOM Online (Mai 2011)
• Stark erweitertes Produkteangebot
• Weitere eGov Elemente
• eBillingIn, eBillingOut, Document Delivery Service (DDS)
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1998 2001 2007 2009
8 Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft
René Meier
Öffnung nach innen
Standard GEVER-Kompatibilität (Anfang 2008)
• Anpassungen an die Anforderungen der Vorgaben zur
Aktenführung Bund
• GEVER Bund konformes Datenmodell
• GoLive (Nov. 2009) Unstrukturierte/ad hoc Prozesse
Erweiterung mit Schnittstellen (Anfang bis Ende 2011)
• eCH-0039: eGov Schnittstelle für Dossiers und Dokumente
• SIP BAR: elektronische Ablieferung an das Bundesarchiv
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1998 2001 2007 2009
9 Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft
René Meier
Anforderungen
• Erfüllt die Anforderungen an den Aktenführungsprozess Bund.
• Standard GEVER Bund konformes Metadatenmodell.
• Steuerbar über die Fachanwendungen des BAKOM.
• Verschiedene Sichten (Geschäft, Registratur etc.)
• Ergonomischer Umgang mit Dokumenten im Tagesgeschäft.
• Gute Integration in die Office Umgebung des Bundes.
• Umfassende Suchfunktionen über Metadaten und Volltext.
• Professionelle Texterkennung und Indexierung bei gescannten
Dokumenten.
• Mobile Nutzung auf Reisen und bei Telearbeit.
• Umfassendes Vorlagenangebot mit automatischer Übernahme
der Metadaten.
BAKOM Geschichte (IT) Lösung Standard GEVER Standard GEVER BAKOM Geschichte (IT) Lösung Erkenntnisse Standard GEVER
10 Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft
René Meier
Ziele
• Der Benutzer soll Spass an seinen Werkzeugen haben.
• Systematisches Ablegen von geschäftsrelevanten
Informationen (Metadaten und Dokumente).
• Rasches Auffinden von Informationen, auch unscharf.
• Schnelle Informationsvermittlung (Auskunftspflicht).
• Aktivitäten in einem Geschäft lassen sich rückverfolgen.
• Änderung an Dokumenten sind protokolliert.
• Unterstützt alle Geschäftsarten (Kundengeschäfte,
bundesinterne Geschäfte, Geschäfte mit Projektcharakter).
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11 Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft
René Meier
Umsetzung
BAKOM Geschichte (IT) Lösung Standard GEVER Standard GEVER
Aufteilung in vier Hauptsysteme:
• OS|ECM: Plattform
• für die Verwaltung sämtlicher Informationen und
• zur Steuerung der ad hoc Prozesse.
• VBS: Plattform
• für die Geschäfts-/Kundenverwaltung und
• zur Integration der Fachapplikationsmodule.
• Kundenportal: Plattform
• für die Kunden- und Prozessanbindung.
• SAP R/3: Platfform
• für alle finanztechnischen und
• vertreibstechnischen Belange.
BAKOM Geschichte (IT) Lösung Erkenntnisse Standard GEVER
12 Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft
René Meier
Logische Architektur
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13 Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft
René Meier
Mengengerüst Stand: Februar 2013
BAKOM Geschichte (IT) Lösung Standard GEVER Standard GEVER
Objekt Anzahl
Geschäfte 375‘000
Vorgänge 1‘415‘000
Dokumente (Unterlagen, Belege, Mails) 5‘220‘000
Positionen im Ordnungssystem (Registraturplan) 1250
Vorlagen VBS (de fr it en) 1‘000
Vorlagen OS|ECM (de fr it en) 200
Metadaten in OS|ECM 35 GB
Dateien in OS|ECM 220 GB
Fachapplikationsdaten in VBS 5 GB
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14 Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft
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Betriebsumgebung OS|ECM
BAKOM Geschichte (IT) Lösung Standard GEVER Standard GEVER
System Server Plattform Anzahl
Produktion Applikationsserver im Loadbalancing WS2003 3
Webapplikationsserver Tomcat 1
Abnahme Applikationsserver WS2003 1
Webapplikationsserver Tomcat 1
Test Applikationsserver WS2003 1
Webapplikationsserver Tomcat 1
Alle Server laufen virtuell auf einem VmWare ESX Cluster.
Das Produktionssystem wird von sämtlichen MitarbeiterInnen des
BAKOM verwendet.
BAKOM Geschichte (IT) Lösung Standard GEVER Standard GEVER BAKOM Geschichte (IT) Lösung Erkenntnisse Standard GEVER
15 Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft
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Organisatorisch
Die Einführung eines ECM-Systems ist immer primär ein
Organisationsprojekt und braucht das Commitment der GL.
Die Geschäftsprozesse, das Datenmodell und die Sichten
darauf müssen hinreichend bekannt sein, bevor das System
konfiguriert oder entwickelt wird.
Der Benutzer beurteilt eine ECM-Lösung nur nach
Ergonomie, Performance und der Integration in „seine
Umgebung“ (Fachapplikation / Office / Outlook).
Benutzer ins Boot holen, während des Projekts, aber auch
danach (Anwenderforum / Changeboard).
BAKOM Geschichte (IT) Lösung Standard GEVER Standard GEVER BAKOM Geschichte (IT) Lösung Standard GEVER Standard GEVER BAKOM Geschichte (IT) Lösung Erkenntnisse Standard GEVER BAKOM Geschichte (IT) Lösung Erkenntnisse Standard GEVER
16 Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft
René Meier
Technisch
Rechtzeitig mindestens eine Idee der Gesamtarchitektur für
Module, Applikationen und Daten(modell) entwerfen,
heutige und absehbare Schnittstellen berücksichtigen.
Klein beginnen, kontinuierlich verfeinern und erweitern.
Keine reinen Textfelder, sondern Kataloge (diskrete
Wertelisten und -bäume) einsetzen.
Professionelles Vorlagenmanagement, wenn möglich
zentralisiert (Know-How, Qualität).
Ein Datenbank-Guru kann Wunder wirken.
BAKOM Geschichte (IT) Lösung Standard GEVER Standard GEVER BAKOM Geschichte (IT) Lösung Erkenntnisse Standard GEVER
17 Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft
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Standard GEVER Bund
• Stärken
• In sich abgerundet
• Ausführlich
dokumentiert
• Gut auf „klassische“
Verwaltungsaufgaben
eingerichtet
• Schwächen
• Nur ein
Standardprodukt
• Fehlende Standards
für Schnittstellen
• Nur eine Sicht auf die
Objekte
• Kundenverwaltung
nicht im Standard
BAKOM Geschichte (IT) Lösung Erkenntnisse Standard GEVER
18 Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft
René Meier
Nur ein Standardprodukt
• Generelles Problem bei „Produktestandards“
• Kaum Potential zur Kostenoptimierung
• Gefahr eines Vendor Lock-in
• Weitere Player wären verfügbar
Konkurrenz belebt das Geschäft
BAKOM Geschichte (IT) Lösung Erkenntnisse Standard GEVER
19 Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft
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Schnittstellenstandards
• Viele Schnittstellen,
aber keine Standards
• Führt zu einer do it
yourself Mentalität …
• … und damit zu hohen
Kosten …
• … und zu grossen
Migrationsaufwänden.
BAKOM Geschichte (IT) Lösung Erkenntnisse Standard GEVER
Quelle: Standard A290 GEVER
20 Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft
René Meier
Sichten
• Der GEVER-Standard
kennt nur das
Ordnungssystem
• Das BAKOM handelt
meist in Geschäften
und Vorgängen
• Der Kunde möchte
seine eigene Sicht(en),
z.B. Produktesicht
BAKOM Geschichte (IT) Lösung Erkenntnisse Standard GEVER
Quelle: GEVER System BAKOM
21 Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft
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Kundenverwaltung
• Nicht Teil des GEVER
Standards
• Zentrales Element einer
(Bundes)Architektur
• Unterschschiedliche
Implementationen in
den verschiedenen
GEVER-Produkten
BAKOM Geschichte (IT) Lösung Erkenntnisse Standard GEVER
Quelle: Standard I017 GEVER Metadaten
22 Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft
René Meier
Screenshots • Auf den folgenden Folien finden Sie Screenshots der Applikation, wie sie im
BAKOM eingesetzt wird.
• Wie das in Zukunft aussehen könnte, sehen Sie am Stand der OPTIMAL
SYSTEMS Schweiz AG. Ein kleines Beispiel vorab:
23 Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft
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Übersicht Client - Sicht Geschäft
Objektstruktur:
Schränke Geschäft Vorgang Register
Unterlagen
Dossierstruktur eines Geschäftes
Unterlagen
Preview Dokumente
24 Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft
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Übersicht Client – Sicht Ordnungssystem
Ordnungssystem Registraturplan
nach BAR
Objektstruktur:
Ordnungssystem Gruppentitel
Rubriken
Preview Indexdaten
25 Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft
René Meier
Geschäft (der Ordner, das Dossier)
Verantwortliche Termine Status
weitere Merkmale
Suchkriterien
Zugriff Berechtigungen
Daten Geschäft
Kundenadresse Rollen
26 Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft
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Vorgang (das Subdossier)
Daten Vorgang
Verantwortliche Fälligkeit
Status
weitere Merkmale
Suchkriterien
27 Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft
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Register (Element zur Strukturbildung)
Daten Register
Freie Struktur Dient der visuellen Unterteilung der
Dossiers
28 Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft
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Unterlage (das „Dokument“)
Zuordnung Lese- und Schreibrechte
Nachvollziehbarkeit Bearbeitungshistorie
Daten Unterlage Autor und Unterschrift
29 Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft
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Variantenverwaltung
Haupt- und Untervarianten
Bearbeitung in Word Schlussdokument in PDF
30 Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft
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Volltextsuche (Indexdaten und Preview)
Schnelles und praktisches Auffinden von Dokumenten
31 Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft
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Ordnungssystem (Rubrik und Zugriff)
Registraturnummer Titel
Klassifizierung Öffentlichkeitsstatus
Archivwürdigkeit Berechtigungen
32 Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft
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Mehrsprachigkeit
Masken in Deutsch und Französisch (+ weitere)
33 Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft
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Telefonnotiz
Erweiterbar mit praktischen Objekttypen
nach Bedarf
34 Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft
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Belegmaske (Dokumente aus SAP)
Rechnungsbelege aus SAP über SAP zertifizierten
„Archiv-Link ®“
35 Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft
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Office-Integration
36 Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft
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Outlook-Integration
37 Geschäftsverwaltung im BAKOM I Effizienz im Tagesgeschäft
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Web-Client
Mobile Nutzung: Standardclient über Breitband
WEB-Client für langsame Verbindungen