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SEMINARIO DE FORTALECIMIENTO DE ROTARYDistrito 4271 La Fundación Rotaria
PDG Eduardo De La Cruz Ch.ACRLFR COLOMBIA
Certificación y Custodia de Fondos
CUCUTA, OCTUBRE 25 DE 2014
SEMINARIO DE FORTALECIMIENTO DE ROTARY
PDG Eduardo De La Cruz Ch.CR Medellin Nutibara
Presidente Subcomite Distrital SubvencionesAsistente del Coordinador Regional de LA FUNDACION ROTARIA,
zona 21A
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CERTIFICACION DE LOS CLUBES
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CertificaciónObjetivo
• Que los clubes establezcan controles financieros y de custodia de fondos para administrar las actividades financiadas por subvenciones de acuerdo con los requisitos de La Fundacion Rotaria -LFR-.
La certificación es condición para solicitar
Subvenciones Globales y Distritales
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Requisitos para la certificación
• Asistir al Seminario sobre administración de subvenciones que se celebra en el primer semestre de 2015
• Suscribir el Memorando de Acuerdo - MDA -para los clubes y remitir al Presidente del Comité Distrital de LFR una copia firmada del mismo
• Estar al día con los compromisos financieros e informes con el Distrito y RI
• Contar con una cuenta bancaria habilitada
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El MDA para los clubes es un acuerdo
vinculante entre el club y el distrito en el
que el club se compromete a cumplir el
Acuerdo, y lo establecido por el distrito y LFR
para las Subvenciones.
Memorando de Acuerdo -MDA-
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Memorando de Acuerdo -MDA-
Contenido:1. Certificación del club2. Responsabilidades de los funcionarios del club3. Plan de gestión financiera4. Requisitos para las cuentas bancarias5. Informes sobre el uso de los fondos de las
subvenciones6. Conservación de documentos7. Notificación del uso indebido de los fondos de
las subvenciones.
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2014-2015
Mayo 1 de 2015
2015-2016
Mayo 1 de 2015
Memorando de Acuerdo -MDA-
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Condiciones de la certificación
• La certificación es válida por un año• El club deberá observar todas las pautas del
MDA, del distrito y LFR como:– Uso responsable y controles de los fondos de
las subvenciones
– Notificar todo posible conflicto de interés
– Cooperar con todas las auditorías
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Cómo mantener vigente la certificación
• Cumplir los términos del MDA
• Designar al socio o Comité que se encargará de gestionar y mantener la certificación del club
• Implementar las debidas prácticas de custodia de fondos para evitar su uso indebido
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Custodia de fondos
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Custodia de fondosLa custodia de fondos es la administración y supervisión responsable de los fondos de subvenciones, para asegurar su gestión correcta y que los fondos se utilicen
debidamente yayuden a los necesitados
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Propósito– Certificar a los clubes para que reciban
fondos de subvenciones de La Fundación Rotaria
– Preparar a los clubes para la implementación del Memorando de acuerdo
– Familiarizarse con los requisitos de custodia de fondos
– Comprender cómo administrar una subvención de La Fundación Rotaria
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Custodia de fondosIncluye los siguientes elementos:
– Supervisión por parte de los rotarios de los fondos
– Revisión de los registros financieros– Notificación de toda irregularidad o uso indebido
de los fondos– Presentación de los informes correspondientes
dentro de los plazos establecidos
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Prácticas de custodia de fondos
• Disponer que los rotarios supervisen el proyecto• Implementar los proyectos tal como fueron
aprobados• Seguir las prácticas financieras usuales• Reportar las irregularidades• Presentar informes• Conservar documentos
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Actividades de custodia de fondos
• Control de la presentación de informes
• Monitoreo sistemático
• Auditorías al azar o específicas
• Investigar denuncias y alegaciones
• Seminarios sobre custodia de fondos
• Certificación
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Conservación de documentos
• Al acceso de todos los socios del club
• Deben conservarse durante un mínimo de cinco años
• Deben conservarsecopias en un lugarseparado
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Informes de subvenciones distritales
• Diligenciar el formato de informes
• Anexar extractos bancarios
• Paz y Salvo de los Proveedores
• Acta de entrega de la obra
• Fotografias y demas reportes de
evidencia
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Contenido de los informes sobre Subvenciones Globales
• Participación de ambos copatrocinadores
• Tipo de actividad
• Evaluación de las metas del proyecto
• Cómo se lograron las metas de las áreas de interés
• Uso de los fondos
• Número de beneficiarios y cómo se beneficiaron
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Frecuencia de los informes sobre Subvenciones Globales
• Informes parciales
– Dentro de los 12 meses de haberse recibido el primer pago
– Cada doce meses a partir de entonces
• Informe final
– Dentro de los dos meses de concluido el proyecto o actividad
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¿Preguntas?
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Gracias por su atención
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Conflicto de interés
• Existe un conflicto de interés cuando las actividades subvencionadas pueden reportar beneficios económicos o personales a un rotario
• Los beneficios pueden ser directos (a favor del rotario) o indirectos (a favor de una persona vinculada con el rotario)