Siklus Pengeluaran 1/total
Siklus Pengeluaran :Pembelian dan Pengeluaran Kas
PREPARED BY
EMAN SETIAWAN,S.Kom,MM
12-2
Outline
1. Operasional Siklus Pengeluran.
2. Keputusan penting dalam siklus pengeluaran
3. Aktivitas siklus pengeluaran
4. Ancaman dalam siklus pengeluaran dan pengendaliannya
5. Model data (diagram REA) pada siklus pengeluaran
Siklus Pengeluaran
12-3
Siklus Pengeluaran: Tujuan Utama
Siklus Pengeluaran adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan data yang terkait dengan pembelian dan pembayaran barang dan jasa.
Tujuan utama siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total untuk pembelian dan pemeliharaan persediaan, pasokan, dan berbagai jasa yang diperlukan untuk menjalankan organisasi.
Siklus Pengeluaran
DFD Level 0 Siklus Pengeluaran
12-5
Siklus Pengeluaran:Aktivitas Bisnis
Ada 3 aktivitas dasar dalam siklus pengeluaran :
1. Pemesanan barang, pasokan dan jasa
2. Penerimaan dan penyimpanan barang, pasokan dan jasa
3. Pembayaran barang, pasokan dan jasa
Siklus Pengeluaran
12-6
Pemesanan Barang,Pasokan dan Jasa
Aktivitas bisnis utama dalam siklus pengeluaran adalah pemesanan persediaan atau pasokan apa, kapan, berapa banyak, dari vendor mana? Metode pengendalian persediaan (sering
disebut economic order quantity [EOQ]): Pendekatan ini berdasarkan perhitungan ukuran
pesanan optimal agar meminimalkan jumlah biaya pesanan, pengiriman dan penyimpanan
Siklus Pengeluaran
12-7
Metode pengendalian Persediaan Alternatif : MRP (material requirement planning)
Pendekatan ini menurunkan tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadualkan produksi, daripada memperhitungkan kebutuhan.
JIT (just in time) Sistem JIT meminimalkan baik biaya pengiriman
dan penyimpanan Perbedaan keduanya pada penjadwalan
produksiSiklus Pengeluaran
Pemesanan Barang,Pasokan dan Jasa
Aktivitas dalam Pemesanan Barang
Permintaan Pembelian dokumen yang mengidentifikasi peminta; lokasi pengiriman dan tanggal dibutuhkan; nomor, deskripsi, jumlah barang, serta harga setiap barang yang diminta; dan pemasok yang dianjurkan.
Lanjutan…Permintaan pembelian
Alpha Omega ElectronicsNo. 89010
Permintaan Pembelian
Tanggal Pembuatan:02/07/2003
Dibuat Oleh:Harold Brown HB
Vendor yang Dianjurkan:Best Office Supply
Dikirimkan ke: Untuk: Tanggal Dibutuhkan:Pusat Foto Kopi Harold Brown 15/07/2003
Nomor Barang Jumlah Keterangan Harga / unit
32047801708175610407
15 kotak5 kotak
20 kotak10
Kertas Xerox 4200, berat 20, kotak 10 rim kertas komputerMoore 2600, 20 ponDisket Dysan 100HD, kotak berisi 10Pita Printer IBM 4207 Proprinter, warna hitam
$33.99$31.99$ 6.49$ 8.99
Disetujui Oleh:Susan Chen
Departemen:Pelayanan Administrasi
Tanggal disetujui:02/07/2003
Nomor Akun:91887
Lanjutan …
Membuat pesanan pembelian Faktor yang harus dipertimbangkan dalam membuat
keputusan ini adalah: (1) harga, (2) kualitas bahan baku, (3) dapat diandalkan dalam melakukan pengiriman.
Dokumen sumber yang digunakan: pesanan pembelian secara formal meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk yang disebutkan dengan harga yang telah ditentukan.
Pesanan pembelian tetap: membeli barang tertentu dengan harga yang telah ditetapkan dari pemasok tertentu untuk suatu periode waktu yang telah ditetapkan.
Pesanan PembelianAlpha Omega Electronics
No. 2463Alamat Tagihan : 2431 Bradford Lane St. Louis, MO 63105-2311 (314) 467-2341
Pesanan Pembelian
Kepada: Best Office Supply 4567 Olive Blvd. St. Louis , MO 63112-2345
Dikirimkan Ke: AOE, Inc. 1735 Sandy Dr. Dayton, OH 33421-2243
Nomor Vendor:121
Tanggal Pemesanan:03/07/2003
Nomor Permintaan:89010
Pembeli:Fred Mozart
Syarat:1/10, n/30
F.O.B: Di Tujuan
Dikirim Melalui:Pilihan Anda
Tanggal Pengiriman:15/07/2003
Catatan:
Barang Nomor Barang
Jumlah Deskripsi Harga / unit
1234
32047801708175610407
15 kotak5 kotak20 kotak10
Kertas Xerox 4200,berat 20, kotak 10 rim, kertas komputerMoore 2600, 20 ponDisket Dysan ,100 HD, kotak berisi 10Pita Printer IBM 4207 Proprinter, warna hitam
$ 33.99$ 31.99$ 6.49$ 8.99
Disetujui Oleh:Susan Chen
12
2.1TerimaKiriman
Buka PesananPembelian
2.2Hitung &PeriksaBarang
Vendor
DFD Level 1
Penerimaan
TempatPersediaan
Persediaan
Slip Pengepakan
Laporan PenerimaanBarang
Barang
BarangSlipPengepakan
Vendor
Penerimaan dan Penyimpanan Barang, Pasokan, dan Jasa
12-13
Penerimaan dan Penyimpanan Barang, Pasokan, dan Jasa
Aktivitas bisnis utama kedua melibatkan penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan.
Keputusan kunci dan kebutuhan informasi: Departemen penerimaan mempunyai 2
tanggungjawab utama:1 Menentukan apakah menerima suatu kiriman2 Memeriksa kuantitas dan kualitas
Siklus Pengeluaran
Laporan PenerimaanAlpha Omega Electronics
No. 3113Laporan Penerimaan
Vendor: Best Office Supply
Tanggal Diterima:13/07/2003
Dikirim melalui : UPS Nomor Pesanan Pembelian:2463
Nomor Barang
Jumlah Deskripsi
32047801708175610407
1552010
Kertas Xerox 4200, berat 20, kotak 10rim kertas komputerMoore 2600, 20 ponDisket Dysan 100HD, kotak berisi 10Pita printer IBM 4207 Proprinter, warna hitam
Catatan:Dua kotak kertas Moore 2600 diterima dengan adanya kerusakan akibat air di bagian luarnya, tetapi kertas di dalam tampaknya masih bagus.
Diterima Oleh:Nathan Hale
Diperiksa Oleh:Nathan Hale
Dikirimkan Ke:Harold Brown
15
3.1Setujui fakturPenjualan dariVendor (bagianutang usaha)
LaporanPenerimaan
3.2Hitung &PeriksaBarang
TempatPenyimpanan
Persediaan
DFD Level 1Pembayaran
Barang
BagianPembelian
Buku BesarPembayaran berupa Cek atau melalui EFT
Faktur penjualan dari Vendor
PesananPembelian
Pembayaran Barang dan Jasa:Menyetujui Tagihan dari Pemasok
UtangUsaha
Bundel voucher:Faktur penjualan dari vendor, pesanan pembelian, dan laporan penerimaan
Vendor
12-16
Pembayaran Barang dan Jasa:Menyetujui Tagihan dari Pemasok
Tujuan dari rekening hutang adalah untuk mengotorisasi pembayaran hanya untuk barang dan jasa yang dipesan dan sudah diterima.
Ada 2 cara untuk memproses tagihan dari pemasok:1. Sistem tanpa voucher: setiap faktur penjualan yang disetujui
dimasukkan ke dalam catatan terpisah pemasok di file utang usaha dan kemudian disimpan dalam file faktur belum dibayar.
2. Sistem voucher: dalam sistem ini, sebuah dokumen yang disebut voucher pengeluaran juga dipersiapkan. Tiga kelebihan: (1) voucher ini mengurangi jumlah cek yang harus ditulis, (2) terdapat nomor tercetak untuk mempermudah penelusuran semua utang, (3) dapat memfasilitasi pemisahan waktu persetujuan faktur penjualan dari waktu pembayaran faktur
Siklus Pengeluaran
Ancaman dan Pengendalian dalam Siklus PengeluaranProses
/ aktivit
as
Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan
Pesan Barang
1. Mencegah kehabisan dan/ atau kelebihan persediaan
2. Meminta barang yang tidak dibutuhkan
3. Membeli dengan harga yang dinaikkan
4. Membeli barang berkualitas rendah
5. Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi
6. Komisi (kickback)
Sistem pengendalian persediaan; catatan persediaan perpetual; barcode; perhitungan persediaan secara periodik.
Catatan persediaan perpetual yang akurat; persetujuan permintaan pembelian.
Meminta penawaran kompetitif; gunakan pemasok yang disetujui; persetujuan pesanan; pengendalian anggaran.
Gunakan vendor yang disetujui; persetujuan pesanan pembelian; awasi kinerja vendor; pengendalian anggaran pembelian dan biaya kualitas.
Persetujuan pesanan pembelian; batasi akses ke file utama pemasok.
Kebijakan; mintalah pegawai bagian pembelian untuk mengungkapkan kepentingan finansial dengan pemasok; audit vendor.
Lanjutan …Proses/
aktivitasAncaman Prosedur pengendalian yang
dapat diterapkan
Terima dan simpan barang
7. Menerima barang yang tidak dipesan
8. Membuat kesalahan dalam penghitungan
9. Mencuri persediaan
Memerintahkan bagian penerimaan hanya menerima kiriman yang terdapat dalam salinan pesanan pembelian.
Gunakan teknologi kode garis; meminta petugas bagian penerimaan untuk mencatat jumlah yang diterima dan menandatangani laporan penerimaan barang tersebut; insentif untuk perhitungan yang akurat.
Pengendalian akses fisik ke persediaan; semua transfer persediaan di dalam perusahaan didokumentasikan; perhitungan fisik persediaan secara periodik
Lanjutan …Proses/ aktivita
s
Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan
Setujui dan bayar faktur dari vendor
10.Gagal menangkap kesalahan dalam faktur dari vendor.
11.Membayar barang yang tidak diterima
12.Gagal mendapatkan diskon pembelian yang tersedia
Faktur harus diverifikasi, jumlah yang tertulis di dalamnya dibandingkan dengan pesanan penjualan dan laporan penerimaan; Menggunakan ERS (Evaluated Receipt Settlement)
Membandingkan jumlah yang ditunjukkan dalam faktur dari vendor dengan jumlah yang dimasukkan petugas pengendalian persediaan, yang menerima transfer barang tersebut dari bagian penerimaan.Menggunakan ERSPengendalian anggaran
Faktur penjualan yang telah disetujui harus di-file berdasarkan tanggal jatuh temponya.Anggaran Arus Kas
Lanjutan …
Proses/ aktivita
s
Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan
Setujui dan bayar faktur dari vendor
13. Membayar faktur yang sama dua kali
14. Kesalahan mencatat dan memasukkan data dalam utang usaha
Hanya membayar faktur yang didukung oleh bundel voucher asli atau hanya salinan asli faktur yang dibayar; ketika cek untuk pembayaran ditandatangani, maka faktur dan bundel voucher harus ditandai “telah dibayar”; gunakan ERS; kendalikan ke akses file utama pemasok.
Membandingkan perbedaan saldo rekening pemasok sebelum dan setelah pemrosesan cek dengan jumlah total faktur yang diproses.Merenkonsiliasi total saldo semua pemasok dan jumlah akun pengendali hutang usaha dalam buku besar.
Lanjutan …
Proses/ aktivitas
Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan
Setujui dan bayar faktur dari vendor
15. Menyalahgunakan kas, cek, atau EFT
Batasi akses ke cek kosong dan mesin penandatangan cek, cek diberi nomor urut.Pemisahan fungsi.Batasi akses ke daftar pemasok yang disetujui.Kasir harus mengirimkan cek-cek yang telah ditandatangani, bukan mengembalikannya ke bagian utang usaha.Orang yang tidak terlibat dalam pemrosesan baik penagihan maupun pengeluaran kas harus merekonsiliasi semua rekening bank.Alat perlindungan cek, termasuk dengan cara positive pay.Peninjauan ulang untuk transaksi EFT.
Lanjutan …
Proses/ aktivitas
Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan
Pengendalian umum
16.Kehilangan data
17.Kinerja yang kurang baik
Buat cadangan atau rencana pemulihan dari bencana; pengendalian akses fisik dan logis
Pembuatan dan peninjauan ulang secara periodik laporan kinerja yang memadai.
12-23
Kebutuhan Informasi
Fungsi ketiga dari SIA adalah menyediakan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan.
Kegunaan dalam siklus pengeluaran berarti bahwa SIA harus menyediakan informasi operasional yang dibutuhkan untuk fungsi berikut : Menentukan kapan dan berapa banyak
persediaan tambahan untuk dipesan.
Siklus Pengeluaran
12-24
Model DataSiklus Pengeluaran
Model data REA mengintegrasikan baik data transaksi akuntansi tradisional dengan data operasional
Apa saja contohnya? Tanggal dan jumlah atas setiap pembelian Informasi tentang dimana barang disimpan Ukuran kinerja pemasok, seperti tanggal pengiriman
Siklus Pengeluaran
12-25
Partial REA Diagram of the Expenditure Cycle
Inventory(1, N)
Pesan persediaanPesan
Barang(1, N)
Memintabarang
Mintapesanan
Minta persediaan
(1, N)
(1, N)
(1, 1)
(1, N)
Siklus Pengeluaran
Model DataSiklus Pengeluaran
12-26
Partial REA Diagram of the Expenditure Cycle
Inventory(1, N) Terima
persediaanTerimaBarang(1, N)
PesanBarang
(0, N)
(1, N)
Pesanan diterima
Siklus Pengeluaran
Model DataSiklus Pengeluaran
12-27
Referensi• Romney, Marshall B., 2006, Sistem
Informasi Akuntansi, Edisi 9, Buku 2, Salemba Empat, Jakarta
Siklus Pengeluaran