44
BAB III SISTEM AKUNTANSI PROYEK KONTRAKTOR KECIL
Sistem akuntansi untuk kontraktor sangat tergantung dari kondisi dari setiap
kontraktor dan karakterisktik proyek yang ditangani (Coombs dan Palmer, 1989).
Dari pengamatan awal penelitian kontraktor kecil menggunakan metode cash
dalam sistem akuntasi dimana sistem akuntansi mengenal transaksi ketika terjadi
aliran uang (cash in-cash out). Sistem akuntansi kontraktor kecil menggunakan
sistem sentralisasi dimana semua proses akuntansi terpusat di kantor. Untuk
mengetahui secara detail mengenai karakteristik sistem akuntansi yang
dipraktekkan kontraktor kecil diperlukan suatu pengambilan data secara langsung
dengan responden kontraktor kecil. Data yang diperoleh dari hasil survey juga
dipergunakan sebagai input data primer dalam penilaian potensi pengembangan
aplikasi EVMS pada sistem akuntansi proyek.
III.1. Kualifikasi Kontraktor Kecil
Menurut keputusan Lembaga Pengembangan Jasa Konstruksi (LPJK) nomor: 75 /
KPTS / LPJK / D / X / 2002 tentang pedoman sertifikasi dan regristrasi badan
usaha jasa pelaksana konstruksi nasional, kualifikasi adalah penggolongan usaha
di bidang jasa pelaksanaan pekerjaan konstruksi Nasional menurut tingkat /
kedalaman kompetensi dan kemampuan usaha pada sub-bidang pekerjaan
konstruksi, yang terdiri atas Kualifikasi Besar, Kualifikasi Menengah dan
Kualifikasi Kecil.
Kualifikasi Usaha Jasa Pelaksanaan Konstruksi Nasional didasarkan pada tingkat /
kedalaman kompetensi dan potensi kemampuan usahanya yang ditinjau dari aspek
Penanggung Jawab Badan Usaha atau Prinsipal (PJBUP), pemilikan Tenaga Ahli
Inti sebagai Penanggung Jawab Teknik Badan Usaha (PJTBU) dan Penanggung
Jawab Bidang/Subbidang (PJB/PJSB), serta Tenaga Teknik pendukung.
45
Kualifikasi Kecil, yang memenuhi persyaratan memiliki seorang PJTBU yang
dapat merangkap sebagai PJB atau merangkap sebagai Tenaga Teknik
Pendukung, mempunyai kompetensi:
a. Kualifikasi K3, bagi yang mempunyai kompetensi melaksanakan
pekerjaan konstruksi sampai nilai Rp.100 juta.
b. Kualifikasi K2, bagi mempunyai kompetensi melaksanakan pekerjaan
konstruksi lebih dari Rp.100 juta sampai dengan nilai Rp.400 juta.
c. Kualifikas K1, bagi mempunyai kompetensi melaksanakan pekerjaan
konstruksi lebih dari nilai Rp.400 juta sampai dengan nilai Rp.1 milyar.
III.2. Rancangan Survey dan Analisa Data
Tujuan dilaksanakannya survey adalah untuk mendapatkan gambaran mengenai
sistem pencatatan transaksi dan penilaian kinerja yang diterapkan untuk
pengelolaan proyek terutama kaitannya dalam pengendalian biaya dan untuk
mendapatkan data input primer dalam penilaian potensi pengembangan aplikasi
EVMS pada sistem akuntansi proyek.
Pengambilan data dilakukan dengan cara wawancara yang terstruktur. Metode
wawancara digunakan dengan tujuan agar gambaran sistem akuntansi proyek
dapat diperoleh lebih jelas. Struktur pertanyaan wawancara berupa pertanyaan
terbuka, namun juga diberi beberapa pilihan jawaban yang sudah ditentukan dan
jawaban terbuka bila tidak terdapat dalam pilihan yang diberikan. Pilihan jawaban
yang diberikan bertujuan agar responden mengerti arah dari pertanyaan sehingga
jawaban yang diberikan tidak melenceng dari tujuan pertanyaan. Struktur
pertanyaan wawancara lebih lengkap dapat dilihat dalam Lampiran 1.
Responden dari penelitian ini adalah kontraktor kecil yang berada di Kota
Bandung. Pemilihan kontraktor kecil karena mengacu pada penelitian sebelumnya
dimana praktek pengelolaan proyek konstruksi dan penggunaan aplikasi perangkat
lunak masih kurang. Sedangkan kota Bandung yang dipilih karena keterbatasan
mobilisasi dari peneliti.
46
Data yang dikumpulkan dalam survey terbatas untuk transaksi cash out saja yaitu
pengeluaran biaya pelaksanaan proyek. Sedangkan transaksi cash in tidak dapat
diperoleh secara detail untuk berbagai macam sistem pembayaran pemilik proyek.
Untuk mendapatkan informasi mengenai karakteristik dari sistem pencatatan
transaksi proyek dan laporan yang dihasilkan, maka pertanyaan wawancara
dikelompokkan dalam :
a. Dokumen transaksi dan sistem pencatatan transaksi, bertujuan untuk
mengidentifikasi dokumen-dokumen transaksi yang ada dalam
pelaksanaan proyek dan sistem pencatatan yang diterapkan termasuk alat
bantu perangkat lunak yang digunakan.
b. Transaksi biaya tenaga kerja langsung, bertujuan untuk mengidentifikasi
jenis transaksi yang terjadi untuk item biaya tenaga kerja langsung dan
sistem pencatatannya.
c. Transaksi biaya material, bertujuan untuk mengidentifikasi
mengidentifikasi jenis transaksi yang terjadi untuk item biaya material dan
sistem pencatatannya.
d. Transaksi peralatan, bertujuan untuk mengidentifikasi mengidentifikasi
jenis transaksi yang terjadi untuk item biaya peralatan dan sistem
pencatatannya.
e. Transaksi biaya tidak langsung, bertujuan untuk mengidentifikasi
mengidentifikasi jenis transaksi yang terjadi untuk item biaya tidak
langsung dan sistem pencatatannya.
Berdasarkan hasil survey dilakukan analisa data berupa gambaran sistem
akuntansi proyek kontraktor kecil dan kajian terhadap pengembangan potensi
EVMS pada sistem akuntansi biaya kontraktor kecil. Gambaran sistem akuntansi
proyek kontraktor kecil dilakukan dengan tujuan untuk melihat bagaimana praktek
yang dilakukan kontraktor kecil dalam menangani transaksi yang terjadi selama
pelaksanaan proyek. Kajian potensi dilakukan dengan melakukan penilaian
terhadap fungsi sitem akuntansi dan prioritas upaya yang harus dilakukan oleh
kontraktor kecil .
47
Penilaian fungsi sistem akuntansi dilakukan terhadap 4 komponen utama yang
harus diikuti agar sistem akuntansi mempunyai fungsi tidak hanya sebagai
pelaporan biaya namun juga sebagai pengendali biaya. Komponen ini dijabarkan
dalam 21 kriteria dan masing-masing kriteria memiliki skala yang merupakan
jawaban dari materi pertanyaaan. Skala penilaian mempunyai nilai satu bila
terjawab dan nol bila tidak terjawab. Penilaian fungsi disajikan dalam bentuk
prosentase terhadap terjawabnya seluruh skala penilaian.
Nilai dari setiap kriteria merupakan jumlah dari hubungan antar kriteria dan
penerapan kriteria EVMS untuk kontraktor kecil. Penilaian hubungan antar
kriteria menggunakan skala 0 hingga 3. Nilai nol bila kriteria tidak memiliki
hubungan sama sekali, nilai 1 bila mempunyai hubungan tidak langsung yang
bersifat rendah, nilai 2 bila mempunyai hubungan secara tidak langsung yang
bersifat moderat dan nilai 3 bila mempunyai hubungan langsung. Rekomendasi
penerapan kriteria EVMS untuk kontraktor kecil terbagi atas harus diterapkan,
sangat dianjurkan dan dianjurkan diterapkan. Nilai masing-masing rekomendasi
secara berurutan adalah 3, 2 dan 1. Urutan diberikan berdasarkan urutan nilai yang
merupakan hasil perkalian prosentase upaya perbaikan dengan total nilai dari
setiap kriteria. Skema analisa data disajikan dalam Gambar 3.1 di bawah ini
Gambar 3.1. Skema Analisa Data
Materi wawancara
Gambaran sistem akuntasi proyek
Skala Kriteria • 1 materi pertanyaan terjawab • 0 materi pertanyaan tidak terjawab
Kriteria penilaian fungsi sistem akuntansi (21 kriteria)
Fungsi sistem akuntansi proyek
Nilai hubungan antar kriteria • 3 hubungan langsung • 2 hubungan moderat • 1 hubungan rendah
Usulan penerpan kriteria EVMS • 3 harus diterapkan • 2 sangat dianjurkan • 1 dianjurkan
Nilai masing-masing kriteria
Upaya peningkatan sistem akuntansi
Skor dan Urutan Prioritas Peningkatan Setiap Kriteria : Hasil Kajian
48
III.3. Sistem Akuntansi Proyek Kontraktor Kecil
III.3.1. Profil Responden
Berdasarkan survei konstruksi yang dilakukan oleh BPS tahun 2003, kontraktor di
di Kota Bandung jumlahnya didominasi oleh kontraktor dengan kualifikasi kecil
sebanyak 94,3% dari 6.268 jumlah total kontraktor di Kota Bandung. Sedangkan
untuk kontraktor menengah berjumlah 5,5 % dan kontraktor besar berjumlah
0,2%. Jumlah kontraktor yang terlibat dalam penelitian ini ada 9 kontraktor
dengan kualifikasi sebagai kontraktor kecil. Perbandingan jumlah sampel yang
diambil dengan jumlah populasi dari kontraktor kecil di Kota Bandung adalah
0,0015.
Dengan perbandingan sampel dengan populasi yang sangat kecil hasil penelitian
ini tidak mempunyai nilai keyakinan statistik yang dapat dijadikan wakil dari
gambaran sistem akuntanis proyek kontraktor kecil di Kota Bandung ataupun
untuk Indonesia. Namun hasil survey dari penelitian ini dapat dijadikan indikasi
awal mengenai sistem akuntansi proyek kontraktor kecil yang nantinya menjadi
dasar acuan dari penelitian-penelitian lebih lanjut berkaitan dengan sistem
akuntansi proyek kontraktor kecil.
Jenis proyek yang ditangani oleh kontraktor yang terlibat dalam penelitian ini
adalah 78% bergerak dalam proyek bangunan gedung, 11% bergerak di bidang
arsitektur dan interior dan 11% lainnya bergerak di bidang pertamanan.
Responden yang diwawancarai dalam survey merupakan staf kontraktor yang
mengerti bagaimana sistem akuntansi diterapkan dalam pengelolaan proyek yang
dilaksanakan kontraktor. Sebanyak 55,6% responden mempunyai jabatan level
manajer perusahaan dan 44,4% lainnya mempunyai jabatan sebagai pelaksana
lapangan.
49
III.3.2. Dokumen Transaksi dan Sistem Pencatatan Transaksi
Setiap transaksi yang terjadi selama pelaksanaan proyek harus memiliki dokumen
sebagai terjadinya transaksi dan nilai dari transaksi. Dokumen transaksi
merupakan sumber dokumen utama dalam pencatatan transaksi. Semua kontraktor
kecil telah melakukan pencatatan transaksi yang terjadi sesuai dengan
pengelompokkannya dan urut sesuai dengan tanggal kejadian. Sistem pencatatan
transaksi yang dilakukan kontraktor adalah dengan cara batch system dimana
dokumen transaksi dikumpulkan terlebih dahulu kemudian dilakukan pencatatan
dan diproses sehingga menghasilkan laporan. Belum ada kontraktor kecil yang
menggunakan sistem real on time dimana setiap transaksi yang terjadi, dokumen
langsung dicatat dan dilakukan proses akuntansi.
Kontraktor kecil belum memiliki prosedur tetap yang menjadi standard
operational procedure (SOP) dalam sistem akuntansi yang sesuai dengan
karakteristik dari operasi perusahaan dalam pelaksanaan proyek. Sistem akuntansi
hanya dijalankan sesuai dengan prisnsip dasar akuntansi.
Model pembayaran dari pemilik proyek yang dikenal kontraktor kecil adalah
berdasarkan kemajuan pekerjaan disertai retensi. Model pembayaran kontraktor
kepada supplier berupa pelunasan saat penerimaan material ataupun pelunasan
beberapa minggu setelah penerimaan material. Sedangkan pembayaran kepada
subkonraktor berdasarkan kemajuan pekerjaan dengan retensi. Dengan kata lain
transaksi yang terjadi berupa tunai (cash), hutang (account payable) dan piutang
(account receivable). Namun terdapat 67% kontraktor yang menggunakan
metode cash dalam pembuatan laporan keuangan perusahaan dimana account
payable dan account receivable tidak dikenal dalam metode cash. Hutang dan
piutang untuk kontraktor yang menggunakan metode cash dicatat dalam
pembukuan tersendiri. Sebanyak 33% kontraktor menggunakan metode accrual
dimana pendapatan yang diperoleh dari pemilik proyek ataupun pengeluaran
untuk item biaya subkontraktor dikenal bila tagihan sudah dikeluarkan bukan
berdasarkan kemajuan pekerjaan (metode percentage of completion).
50
Sistem akuntansi membutuhkan struktur akun (chart of account) yang dilengkapi
dengan kode untuk mengelompokkan transaksi yang dicatat dalam sistem.
Terdapat 56% kontraktor kecil yang sudah memiliki struktur akun. Kontraktor
kecil yang tidak menggunakan struktur akun dalam pencatatan transaksi memilah
dan mengelompokkan transaksi secara manual. Hal tersebut masih dapat
dilakukan karena jumlah transaksi yang terjadi tidak terlalu banyak. Namun
penggunaan sistem kode sangat diperlukan dalam penggunaan software sebagai
alat bantu dalam sistem akuntansi.
Tabel 3.1. Dokumen dan Sistem Pencatatan Transaksi Proyek Kontraktor Kecil
Materi Pertanyaan Praktek yang Dilakukan 1. Dokumen transaksi Semua kontraktor kecil mengumpulkan dokumen
transaksi dan dicatat dalam pengelompokkan tertentu sesuai urutan waktu
2. Prosedur standar dalam sistem akuntansi
Semua kontraktor kecil belum menetapkan prosedur standar dalam sistem akuntansi. Namun sistem akuntansi dijalankan sesuai dengan prinsip dasar akuntansi
3. Jenis transaksi pembayaran Semua kontraktor kecil mempunyai jenis transaksi berupa tunai, hutang dan piutang baik dengan supplier, subkontraktor dan pemilik proyek a. Metode cash 67% b. Metode accrual 33% c. Metode percentage of completion 0%
4. Metode akuntansi
d. Metode completed contract 0% a. Ada 56% 5. Struktur akun b. Tidak ada 44% a. Ada 78% 6. Kode biaya b. Tidak ada 22% a. MS Excel 89% 7. Software b. Software akuntansi 11% a. Ditampilkan 56% 8. Profit dalam laporan
pelaksanaan proyek b. Tidak ditampilkan 44%
Hanya terdapat 11% kontraktor kecil yang sudah menggunakan software khusus
untuk akuntansi dalam sistem pengelolaan proyek. 89% kontraktor kecil lainnya
menggunakan MS-Excel sebagai alat bantu dalam pencatatan transaksi. Dari
kontraktor kecil yang menggunakan MS-Excel dapat dipastikan bahwa kontraktor
51
kecil tidak memiliki struktur akun, penggunaan MS-Excel masih sangat sederhana
dimana transaksi dipilah dan dikelompokkan secara manual.
Dalam laporan keuangan pelaksanaan proyek yang dibuat, terdapat 56% yang
menampilkan profit sementara yang diperoleh selama pelaksanaan proyek. Bila
dilihat metode akuntansi yang digunakan, profit yang diperoleh kontraktor tidak
menunjukkan kinerja selama pelaksanaan proyek karena pendapatan proyek tidak
dihitung berdasarkan prosentase penyelesaian pekerjaan.
III.3.3. Transaksi Biaya Tenaga Kerja Langsung
Dalam pencatatan penggunaan tenaga kerja hanya terdapat 44% kontraktor kecil
yang melakukan pencatatan penggunaan berserta penempatan pekerja dalam
setiap paket pekerjaan dalam proyek. Dengan tidak ada catatan jumlah pekerja
yang digunakan dalam setiap paket pekerjaan tidak dapat diketahui jumlah biaya
tenaga kerja yang sudah dikeluarkan sehingga penilaian kinerja untuk setiap item
pekerjaan tidak dapat dilakukan.
Tabel 3.2. Transaksi Biaya Tenaga Kerja Langsung Proyek dan Sistem
Pencatatannya
Materi Pertanyaan Praktek yang Dilakukan a. Dicatat 44% 1. Sistem pencatatan penggunaan
tenaga kerja untuk setiap paket pekerjaan b. Tidak dicatat 56%
a. Timesheet 33,3% b. Lump sum 33,3%
2. Sistem pembayaran tenaga kerja
c. Timesheet & lump sum 33,4% 3. Periode pembayaran Semua kontraktor memiliki periode
setiap minggu dalam melakukan pembayaran upah tenaga kerja
Penggunaan pekerja dalam pelaksanaan proyek selalu dicatat dalam laporan
harian. Tenaga kerja yang terlibat dalam proyek memiliki dua tipe pembayaran
yaitu sistem pembayaran harian dimana upah diberikan setiap akhir minggu dan
sistem pembayaran lump sum kepada mandor. Cara pembayaran upah tenaga
52
kerja dengan sistem lump sum biasanya setiap akhir minggu dilakukan
pembayaran untuk konsumsi selama satu minggu dan di akhir pekerjaan dilakukan
pelunasan sesuai dengan nilai pekerjaan yang disepakati. terhadap tenaga
kerjasetiap hari. Cara lain dalam pembayaran upah tenaga kerja dengan cara lump
sum adalah berdasarkan kemajuan pekerjaan dengan tau tanpa retensi. Dengan
adanya perbedaan cara pembayaran ini maka kontraktor kecil menetapkan sistem
akuntansi yang berbeda bagi masing-masing tipe pembayaran. Untuk tenaga kerja
yang menggunakan pembayaran upah harian maka digunakan timesheet sebagai
dasar pembayara di akhir minggu dan sebagai dokumen transaksi penggunaan
tenaga kerja. Sedangkan tenaga kerja yang menggunkaan sistem pembayaran
lump sum sistem pencatatan dilakukan ketika saat pembayaran upah kepada
tenaga kerja karena metode akuntansi yang digunakan adalah metode accrual.
III.3.4. Transaksi Biaya Material
Penanganan material dimualai dari kedatangan material, penyimpanan material
hingga penggunaan material dalam pekerjaan sebagai komponen utama untuk
penyelesaian proyek secara keseluruhan. Material yang datang ke lokasi proyek
langsung seharusnya dilakukan pencatatan sebagai invetaris material yang akan
digunakan dalam pelaksanaan proyek agar jumlah material yang berada di lokasi
proyek dapat diketahui dan kehilangan material dapat dicegah. Namun hanya
terdapat 56% kontraktor kecil yang melakukan inventaris terhadap material yang
berada di lokasi proyek. Tidak dilakukannya inventarisasi material bagi 44%
kontraktor kecil lainnya dengan alasan jumlah material yang berada di lokasi
proyek sedikit dan inventarsisasi material tidak perlu dilakukan.
Semua kontraktor kecil melakukan pencatatan penggunaan material dalam laporan
harian. Namun hanya terdapat 44% kontraktor kecil yang mencatat penggunaan
material dalam setiap item pekerjaan. 56% kontraktor kecil lainnya mencatat
penggunaan material tanpa dapat ditelusuri jumlah setiap material yang digunakan
dalam setiap item pekerjaan.
53
Model pemabayaran material dari kontraktor kepada supplier ada dua jenis.
Model pembayaran yang pertama adalah pemabayaran secara lunas saat material
sudah berada di lokasi proyek. Model pembayaran yang kedua adalah dengan cara
pembayaran mundur ke belakang dimana pelunasan dilakukan beberapa minggu
setelah pengiriman material ke lokasi proyek. Cara pembayaran yang kedua
dilakukan bila sudah ada kesepakatan dengan supplier dan dilakukan dengan
supplier rekanan dari kontraktor. Tipe pembayaran ini dapat menggunakan
pembayaran dengan uang muka ataupun tidak menggunakan uang muka.
Tabel 3.3. Transaksi Biaya Material Proyek dan Sistem Pencatatannya
Materi Pertanyaan Praktek yang Dilakukan a. Ada 56% 1. Sistem inventaris material b. Tidak 44% a. Dilakukan 44% 2. Pencatatan penggunaan material
untuk setiap item pekerjaan b. Tidak dilakukan 56% a. Pelunaasan saat
material diterima 100%
3. Cara pembayaran material b. Pelunasan beberapa minggu setelah material diterima
100%
III.3.5. Transaksi Biaya Peralatan
Terdapat dua macam pengadaan peralatan yang digunakan dalam pelaksanaan
konstruksi yaitu menyewa peralatan dan menggunaakan peralatan yang dimiliki
sendiri oleh kontraktor kecil. Terdapat 56% dari kontraktor memiliki peralatan
berat sendiri. Namun tidak semua kontraktor yang memiliki peralatan sendiri
dalam pelaksanaan konstruksi menggunakan peralatan sendiri karena keterbatasan
jumlah yang dimiliki.
Dengan perbedaan pengadaan peralatan maka perhitungan biaya peralatan untuk
kedua macam pengadaan tersebut berbeda. Komponen biaya peralatan sewa
adalah biaya sewa peralatan dan biaya operasional peralatan seperti biaya bahan
bakar. Sedangkan komponen biaya peralatan yang dimiliki sendiri adalah biaya
kepemilikan dengan mempertimbangkan depresiasi peralatan, biaya perawatan,
54
biaya operasional serta pajak dan perijinan bila peralatan dikenakan pajak dan
biaya perijinan seperti kendaraan bermotor.
Seperti halnya pencatatan biaya tenaga kerja dan biaya material, pencatatan biaya
peralatan untuk setiap item pekerjaan hanya dilakukan oleh 44% kontraktor kecil.
Berkaitan dengan biaya peralatan, kontraktor kecil telah melakukan pencatatan
penggunaan waktu peralatan setiap harinya, biaya bahan bakar, biaya perbaikan
dan perawatan dan pembayaran pajak untuk peralatan yang dimiliki sendiri.
Tabel 3.4. Transaksi Biaya Peralatan Proyek dan Sistem Pencatatannya
Materi Wawancara Praktek yang Dilakukan a. Milik sendiri 56% 1. Pengadaan peralatan b. Sewa 100% a. Jumlah jam penggunaan 100% b. Biaya bahan bakar 100% 2. Pencatatan biaya peralatan c. Biaya peralatan untuk setiap
item pekerjaan 44%
III.3.6. Transaksi Biaya Tidak Langsung
Biaya tidak langsung yang muncul dalam proyek yang dilaksanakan kontraktor
kecil antara lain biaya persiapan, biaya staf proyek, biaya operasional kantor
proyek dan biaya lain-lain (Tabel 3.5). Biaya sewa kantor jarang ditemui oleeh
kontraktor kecil karena kantor proyek menggunakan bangunan sementara di
dalam lokasi proyek dan pembuatan kantor proyek masuk dalam biaya persiapan.
Biaya lain-lain merupakan biaya yang tidak ada kaitannya dengan proyek seperti
sumbangan kepada masyarakat sekitar proyek.
Time sheet tidak digunakan sebagai acuan perhitungan gaji staf kontraktor kecil
yang terlibat dalam pelaksanaan proyek. Staf proyek memperoleh gaji tetap dari
perusahaan dan time sheet hanya digunakan untuk pengecekan jumlah kedatangan
staf di lokasi proyek.
55
Dalam laporan biaya pelaksanaan proyek, semua kontraktor kecil tidak
mendistribusikan biaya tidak langsung dalam item pekerjaan. Biaya yang muncul
dalam laporan setiap item pekerjaan hanya berupa biaya langsung saja. Namun
dalam estimasi biaya penawaran proyek kontraktor kecil mendistribusikan biaya
tidak langsung ke dalam item pekerjaan dengan perbandingan biaya langsung.
Tabel 3.5. Transaksi Biaya Tidak Langsung dan Sistem Pencatatannya
Materi Wawancara Praktek yang Dilakukan a. Pekerjaan persiapan 100% b. Biaya staf proyek
- Gaji 100% - Upah lembur & bonus 100% - Asuransi 100%
c. Biaya operasional kantor proyek - listrik 100% - telpon 100%
1. Biaya tidak langsung yang muncul di proyek
d. lain-lain 100% a. Ada 0% 2. Penggunaan timesheet b. Tidak ada 100% a. Ada 0% 3. Distribusi biaya langsung b. Tidak ada 100%
III.4. Fungsi Sistem Akuntansi Proyek Kontraktor Kecil
Sistem akuntansi mempunyai dua fungsi utama yaitu untuk melaporkan transaksi
biaya yang terjadi dan sebagai pengendali biaya. Pelaporan biaya adalah dimana
sistem akuntasi dapat menyediakan data bagi manajemen agar dapat diketahui
masalah yang muncul dan dapat melakukan tindakan. Ketika perusahaan
melakukan pemesanan material, biaya aktual tidak dapat diketahui hingga tagihan
dari supplier diterima dan saat yang bersamaan dimungkinkan material telah
digunakan.
Contoh kasus sistem akuntansi hanya berfungsi sebagai pelaporan biaya
ditunjukkan saat sistem akuntansi hanya dapat melaporkan keuntungan ketika
proyek selesai. Ketika proyek sudah selesai sudah tidak terdapat tindakan yang
dapat dilakukan manajemen untuk mengatasi permasalahan bila biaya aktual
melebihi dari anggaran yang telah ditetapkan.
56
Fungsi akuntansi sebagai pengendali biaya bila sistem akuntansi mampu
meyediakan data dari waktu kewaktu selama pelaksanaan proyek sehingga pihak
manajemen dapat mengalisa dan dapat mengambil tindakan perbaikan. Sistem
akuntansi dapat menelusuri biaya yang melebihi anggaran secara cepat dan
pemborosan dapat dihindari.
Hasil wawancara yang merupakan gambaran praktek sistem akuntansi dalam
pelaksanaan proyek dinilai apakah sistem yang diterapkan hanya berfungsi
sebagai pelaporan biaya atau mempunyai fungsi lebih lanjut yaitu untuk
pengendalian biaya. Peterson (2005) telah memberikan 4 komponen utama yang
harus diikuti agar sistem akuntansi mempunyai fungsi tidak hanya sebagai
pelaporan biaya namun juga sebagai pengendali biaya. Komponen ini dijabarkan
dalam 21 kriteria seperti terlihat dalam Tabel 3.6.
Tabel 3.6. Kriteria Sistem Akuntansi Berfungsi sebagai Pelaporan Biaya dan
Pengendalian Biaya
Komponen Utama
Kriteria Keterangan
1. Mencatat dan memilah biaya dalam kelompok akun yang terpisah
Pemilahan dan pengelompokan transaksi merupakan fungsi dasar dari sistem akuntansi sebagai pelaporan biaya.
2.
Kemajuan pekerjaan yang sudah dicapai dimasukkan dalam pendapatan walaupun tagihan belum dikeluarkan.
Metode percentage of completion dapat melakukan penelusuran dengan akurat terhadap transaksi yang terjadi selama pelaksanaan proyek karena pendapatan dinilai dari seberapa besar penyelesaian pekerjaan.
3.
Sistem akuntansi harus memiliki sistem penelusuran yang kuat
Mencatat dan memilah hak kontraktor dalam dan kewajiban kontraktor dalam tunai
Pencatatan dan pemilahan hak dan kewajiban kontraktor perlu dilakukan agar diketahui kapan dan jumlah pembayaran yang harus dan sudah dilakukan selama pelaksanaan proyek.
57
Tabel 3.6. Kriteria Sistem Akuntansi Berfungsi sebagai Pelaporan Biaya dan
Pengendalian Biaya (lanjutan 1)
Komponen Utama Kriteria Keterangan
4.
Menginventaris sumberdaya yang digunakan dalam pelaksanaan proyek
Dengan invetaris sumberdaya dapat diketahui jumlah sumberdaya yang didatangkan dan yang digunakan dalam pelaksanaan proyek. Inventaris termasuk dari pencatatan penerimaan material hingga penggunaan material.
5. Mencatat biaya aktual dalam setiap item pekerjaan
Setiap biaya perlu dikelompokkan sehingga dapat diketahui kinerja kontraktor untuk setiap item pekerjaan.
6. Mempunyai struktur akun
Struktur akun digunakan sebagai kode pengelompokkan transaksi dalam software akuntansi dan membantu dalam penelusuran transaksi.
7. Mempunyai kode biaya
Struktur akun digunakan sebagai kode dalam pengelompokkan biaya dalam software akuntansi dan membantu dalam penelusuran biaya.
8. Mempunyai kode untuk setiap pekerjaan
Digunakan sebagai kode pengelompokkan pekerjaan dalam software dan membantu dalam penelusuran item pekerjaan
9.
Sistem akuntansi harus memiliki sistem penelusuran yang kuat
Mendistribusikan biaya tidak langsung ke dalam setiap item pekerjaan
Dengan mendistribusikan biaya tidak langsung dalam setiap item pekerjaan dapat diketahui porsi dari biaya tidak langsung terhadap setiap item pekerjaan dan dapat dilakukan analisa untuk setiap item pekerjaan.
58
Tabel 3.6. Kriteria Sistem Akuntansi Berfungsi sebagai Pelaporan Biaya dan
Pengendalian Biaya (lanjutan 2)
Komponen Utama Kriteria Keterangan
10. Ada perbandingan antara biaya aktual dengan biaya yang dianggarkan
11. Ada perbandingan antara kemajuan aktual dengan penjadwalan
12. Menyajikan estimasi profit dalam setiap laporan keuangan
13. Membuat analisa untuk setiap item pekerjaan
14.
Sistem akuntansi harus menggunakan prinsip management by exception
Mengidentifikasi transaksi yang melebihi batas dari yang telah ditetapkan perusahaan
Prinsip management by exception adalah manajemen bertindak ketika permasalahan muncul. Pelaksanaan proyek sesuai dengan jadwal dan peggunaan biaya sesuai dengan anggaran harus memenuhi kualitas proyek yang disyaratkan. Permasalahan yang terjadi dalam pelaksanaan proyek konstruksi dapat diketahui dengan membandingkan biaya aktual dengan biaya yang dianggarkan dan kemajuan aktual proyek dengan jadwal yang telah disusun serta dengan konsep earned value dapat mengestimasi profit yang diperoleh.
15.
Memiliki prosedur akuntansi yang tetap dalam mencatat dan memproses transaksi hingga menghasilkan laporan keuangan proyek
16. Memiliki dokumen standar untuk setiap transaksi
17.
Sistem akuntansi memerlukan prosedur yang jelas agar laporan yang dihasilkan konsisten, akurat dan otentik
Ada seseorang yang bertanggung jawab terhadap setiap penerbitan dokumen transaksi
Prosedur yang jelas dan standarisasi dokumen dalam sistem akuntansi agar semua dapat dipastikan kejelasan pemprosesan setiap informasi dari transaksi yang terjadi dan menjamin konsistensi, keakuratan dan sahnya setiap laporan yang dihasilkan. Dalam prosedur setiap penerbitan dokumen transaksi harus jelas siapa yang bertanggung jawab atas transaksi
59
Tabel 3.6. Kriteria Sistem Akuntansi Berfungsi sebagai Pelaporan Biaya dan
Pengendalian Biaya (lanjutan 3)
Komponen Utama Kriteria Keterangan
18.
Mengumpulkan dokumen transaksi dan melakukan proses akuntansi secara harian
Dengan mengumpulkan dokumen transakasi dan memproses secara harian, data dapat disajikan secara cepat terutama bila dibutuhkan untuk pengendalian proyek.
19.
Data harus dapat disediakan dengan mudah dan cepat ketika diperlukan oleh manajemen
Proses akuntansi dilakukan secara automatis
Dengan melaporkan biaya secara berkala minimal setiap minggu sangat diperlukan agar biaya dapat dikendalikan dan masalah teridentifikasi lebih cepat.
20. Melakukan pembaruan dan pelaporan biaya dalam mingguan
Untuk mempecepat proses akuntansi sangat terbantu dengan adanya software akuntansi karena setelah melakukan pencatatan transaksi, data diproses secara automatis oleh software akuntansi.
21.
Data harus dapat disediakan dengan mudah dan cepat ketika diperlukan oleh manajemen
Pelaksana lapangan dapat melihat laporan keuangan untuk item pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya
Staf kontraktor yang bertanggung jawab atas pelaksanaan proyek seharusnya dengan cepat dapat mengakses data biaya aktual sehingga secara aktif mengendalikan biaya aktual
Kriteria dalam ANSI/EIA 748 tidak mendetailkan proses akuntansi dalam
penerapan EVMS. Kriteria penilaian fungsi sistem akuntansi yang tercantum
dalam Tabel 3.6 merupakan pendetailan aspek utama pertimbangan akuntansi dari
kriteria ANSI/EIA 748. Kriteria ANSI/EIA 748 dalam aspek pertimbangan
akuntansi merupakan kriteria untuk mendapatkan nilai BCWP dan ACWP.
Melalui sistem akuntansi nilai ini tercatat dan dapat ditelusuri sehingga data
kinerja proyek dapat dirangkum baik untuk keseluruhan proyek maupun setiap
item pekerjaan. Melalui sistem akuntansi yang mampu berfungsi sebagai
pengendali biaya, idenifikasi dan penelusuran permasalahan dari penilaian kinerja
dengan dapat dilakukan.
60
Setiap kriteria mempunyai skala penilaian yang berasal dari materi dari
pertanyaan survey. Skala penilaian mempunyai nilai satu bila terjawab dan nol
bila tidak terjawab. Setiap kriteria dihitung prosentase berdasarkan terjawab atau
tidaknya skala penilaian. Prosentase penilaian dari setiap kriteria menunjukkan
potensi dan kemampuan kontraktor kecil dalam menerapkan sistem akuntansi
yang berfungsi sebagai pengendali biaya. Skala dari masing-masing kriteria
disajikan dalam Tabel 3.7 di bawah ini.
Tabel 3.7. Metoda Penilaian Kriteria Melalui Pertanyaan Wawancara
Kriteria Item Pertanyaan
Materi Pertanyaan (Skala Penilaian)
A. Sistem akuntansi harus memiliki sistem penelusuran yang kuat III.1 memasukkan transaksi dalam jurnal
1 Mencatat dan memilah biaya dalam kelompok akun yang terpisah III.2 melakukan pemilahan transaksi dalam
kategori tertentu II.2 mencatat kemajuan proyek
2
Kemajuan pekerjaan yang sudah dicapai dimasukkan dalam pendapatan walaupun tagihan belum dikeluarkan.
III.8 metode akuntansi yang digunakan, untuk mengetahui apakah kemajuan proyek dimasukkan dalam pendapatan
II.2 Memiliki dan mengumpulkan dokumen yang berkaitan dengan hak dan kewajiban kontraktor 3
Mencatat dan memilah hak kontraktor dalam dan kewajiban kontraktor dalam tunai III.8 melakukan pencatatan & pemilahan
hak & kewajiban kontraktor
V.4 pencatatan terhadap material yang terbuang
V.12 pencatatan terhadap material yang diterima dari supplier 4
Menginventaris sumberdaya yang digunakan dalam pelaksanaan proyek
V.14 pencatatan material yang digunakan dalam proyek
IV.1 pencatatan biaya tenaga kerja aktual V.3 pencatatan biaya material aktual VI.1 pencatatan biaya peralatan aktual
IV.1 pencatatan biaya tenaga kerja dalam item pekerjaan
V.3 pencatatan biaya material dalam item pekerjaan
5 Mencatat biaya aktual dalam setiap item pekerjaan
VI.1 pencatatan biaya peralatan dalam item pekerjaan
61
Tabel 3.7. Metoda Penilaian Kriteria Melalui Pertanyaan Wawancara (lanjutan 1)
Kriteria Item Pertanyaan
Materi Pertanyaan (Skala Penilaian)
II.3 memiliki kode akun 6 Mempunyai struktur akun III.2 melakukan pemilahan transaksi dalam
kategori tertentu
III.17 memilah biaya dalam kategori biaya langsung dan tidak langsung
III.12 memilah biaya langsung dalam biaya setiap item biaya langsung 7 Mempunyai kode biaya
III.13 menggunakan kode biaya dalam pemilahan biaya
II.5 memilah proyek dalam beberapa item pekerjaan 8 Mempunyai kode untuk
setiap pekerjaan II.6 mempunyai kode untuk setiap pekerjaan
II.2 melakukan pencatatan biaya tidak langsung
IV.1,V.3,VI.1 mencatat biaya langsung aktual
IV.1,V.3,VI.1 pencatatan biaya langsung aktual dalam setiap item pekerjaan
9 Mendistribusikan biaya tidak langsung ke dalam setiap item pekerjaan
VII.5 mendistribusikan biaya tidak langsung dalam setiap item pekerjaan
B. Sistem akuntansi harus menggunakan prinsip management by exception
IV.4 membandingkan biaya tenaga kerja aktual dengan rencana
V.16 membandingkan biaya material aktual dengan rencana
VI.9 membandingkan biaya peralatan aktual dengan rencana
10 Ada perbandingan antara biaya aktual dengan biaya yang dianggarkan
VII.8 membandingkan biaya tidak langsung aktual dengan rencana
11 Ada perbandingan antara kemajuan aktual dengan penjadwalan
III.11 membandingkan kemajuan proyek aktual dengan rencana
IV.1,V.3,VI.1 mencatatat biaya aktual langsung & tidak langsung
II.2 mencatat kemajuan proyek 12 Menyajikan estimasi profit dalam setiap laporan keuangan III.10 menghitung estimasi profit dengan
formula earned value
62
Tabel 3.7. Metoda Penilaian Kriteria Melalui Pertanyaan Wawancara (lanjutan 2)
Kriteria Item Pertanyaan
Materi Pertanyaan (Skala Penilaian)
IV.1,V.3,VI.1 mencatat biaya aktual
IV.1,V.3,VI.1 mencatat biaya aktual dalam item pekerjaan
II.2 mencatat biaya tidak langsung
VII.5 mendistribusikan biaya tidak langsung dalam setiap item pekerjaan
13 Membuat analisa untuk setiap item pekerjaan
III.13 melakukan analisa biaya pekerjaan
14
Mengidentifikasi transaksi yang melebihi batas dari yang telah ditetapkan perusahaan
III.14 melakukan identifikasi transaksi yang melebihi batas
C. Sistem akuntansi memerlukan prosedur yang jelas agar laporan yang dihasilkan konsisten, akurat dan otentik
15
Memiliki prosedur akuntansi yang tetap dalam mencatat dan memproses transaksi hingga menghasilkan laporan keuangan proyek
III.15 memiliki prosedur tetap dalam sistem akuntansi
16 Memiliki dokumen standar untuk setiap transaksi II.1 memiliki dokumen standar
17
Ada yang bertanggung jawab terhadap setiap penerbitan dokumen transaksi
II.11 penandatangan setiap dokumen oleh staf yg bertanggung jawab
D. Data harus dapat disediakan dengan mudah dan cepat ketika diperlukan oleh manajemen
II.2 mempunyai laporan harian proyek
II.12 mengumpulkan dokumen transaksi secara harian 18
Mengumpulkan dokumen transaksi dan melakukan proses akuntansi secara harian III.1 mencatat transaksi dalam jurnal harian
III.5 menggunakan komputer dalam pencatatan transaksi
19 Proses akuntansi dilakukan secara automatis III.6
menggunakan software akuntansi ataupun program lain yg digunakan untuk automasi proses akuntansi
20 Melakukan pembaruan dan pelaporan biaya dalam mingguan
III.4 pembuatan laporan keuangan proyek periodik dalam mingguan
21
Pelaksana lapangan dapat melihat laporan keuangan untuk item pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya
III.16
pelaksana lapangan memiliki akses terhadap laporan keuangan item pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya
63
Dari hasil penilaian, ternyata sistem akuntansi proyek kontraktor kecil belum
berfungsi sepenuhnya sebagai pengendali biaya. Rata-rata penilaian fungsi sistem
akuntansi proyek dari kontraktor kecil adalah 71,6% dengan nilai terendah adalah
62% dan nilai tertinggi adalah 80%. Dari hasil penilaian ini dapat dikatakan
bahwa sistem akuntansi proyek kontraktor kecil masih berfungsi hanya sebagai
pelaporan biaya. Hasil penilaian fungsi sistem akuntansi proyek kontraktor kecil
disajikan dalam Tabel 3.8.
Tabel 3.8. Penilaian Fungsi Sistem Akuntansi Proyek Kontraktor Kecil
Kontraktor Kecil Kriteria
Materi Pertanyaan
(Skala Penilaian)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 Nilai Skala
Nilai Kriteria
A. Sistem akuntansi harus memiliki sistem penelusuran yang kuat III.1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9
1 III.2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9
100%
II.2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9 2
III.8 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 50%
II.2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9 3
III.8 0 0 1 0 0 0 1 0 1 3 67%
V.4 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 V.12 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9 4 V.14 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9
67%
IV.1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9 V.3 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9 VI.1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9 IV.1 1 0 1 0 1 0 0 0 1 4 V.3 1 0 1 0 1 0 0 0 1 4
5
VI.1 1 0 1 0 1 0 0 0 1 4
72%
II.3 1 0 1 1 0 0 0 1 1 5 6
III.2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9 78%
III.11 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9 III.12 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9 7 III.13 1 0 1 1 1 1 0 1 1 7
93%
II.5 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9 8
II.6 1 0 1 0 1 0 0 0 1 4 72%
II.2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9 IV.1,V.3,VI.1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9 IV.1,V.3,VI.1 1 0 1 0 1 0 0 0 1 4
9
VII.5 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61%
64
Tabel 3.8. Penilaian Fungsi Sistem Akuntansi Proyek Kontraktor Kecil
(lanjutan 1)
Kriteria
Materi Pertanyaan
(Skala Penilaian)
Kontraktor Kecil Nilai Skala
Nilai Kriteria
B. Sistem akuntansi harus menggunakan prinsip management by exception IV.4 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9 V.16 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9 VI.9 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9
10
VII.8 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
75%
11 III.11 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9 100% IV.1,V.3,VI.1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9 II.2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9 12 III.10 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
67%
IV.1,V.3,VI.1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9 IV.1,V.3,VI.1 1 0 1 0 1 0 0 0 1 4 II.2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9 VII.5 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
13
III.13 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
41%
14 III.14 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9 100% C. Sistem akuntansi memerlukan prosedur yang jelas agar laporan yang dihasilkan konsisten, akurat
dan otentik 15 III.15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0% 16 II.1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9 100% 17 II.11 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9 100%
D. Data harus dapat disediakan dengan mudah dan cepat ketika diperlukan oleh manajemen II.2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9 II.12 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9 18 III.1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9
100%
III.5 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9 19
III.6 0 0 0 0 0 0 1 0 0 1 56%
20 III.4 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9 100% 21 III.16 0 0 0 0 1 0 1 1 0 3 33%
Total Nilai 39 31 40 33 39 32 34 34 39 322 Prosentase 78% 62% 80% 66% 78% 64% 68% 68% 78% 71,6%
Dari empat komponen utama yang menjadi kunci sistem akuntansi agar befungsi
sebagai pengendali biaya, hanya komponen D yaitu data harus dapatdisediakan
dengan meudah dan cepat yang mempunyai nilai 78% dari kriteria yang ada.
Penilaian kriteria untuk setiap komponen disajikan dalam Tabel 3.9.
65
Tabel 3.9. Penilaian Fungsi Sistem Akuntansi Proyek Konstraktor Kecil untuk
Setiap Komponen Utama
Komponen Utama Prosentase
A Sistem akuntansi harus memiliki sistem penelusuran yang kuat terhadap biaya 76%
B Sistem akuntansi harus menggunakan prinsip management by exception 67%
C Sistem akuntansi memerlukan prosedur yang jelas agar laporan yang dihasilkan konsisten, akurat dan otentik 67%
D Data harus dapat disediakan dengan mudah dan cepat ketika diperlukan oleh manajemen 78%
Nilai untuk komponen utama Sistem akuntansi harus memiliki sistem penelusuran
yang kuat terhadap biaya sebesar 76%. Sistem akuntansi proyek kontraktor kecil
belum memiliki sistem penelusuran yang kuat karena beberapa faktor yaitu:
a. Walaupun semua kontraktor sudah melakukan pencatatan dan pemilahan
transaksi, namun sebagian besar kontraktor kecil masih menggunakan
metode cash dalam sistem akuntansinya (67%) dan sebagian kecil sudah
menggunakan metode accrual (33%). Kontraktor kecil sama sekali belum
menggunakan metode percentage of completion. Metode cash merupakan
metode sistem akuntansi yang paling sederhana, namun metode ini kurang
dapat memberikan penulusuran yang kuat karena transaksi yang diproses
hanya ketika ada pemasukan atau pengeluaran uang tunai. Dengan tidak
digunakannya metode percentage of completion dalam sistem akuntansi
proyek berakibat tidak dapat diprediksi profit yang akan diperoleh
kontraktor kecil ketika berakhirnya proyek. Profit baru dapat diketahui
ketika proyek selesai dan pada saat tersebut sudah tidak dapat dilakukan
pengendalian biaya.
b. Sistem inventarisasi yang dilakukan kontraktor kecil belum maksimal
dimana kontraktor kecil belum sama sekali melakukan pencatatan material
yang terbuang. Inventarisasi yang sudah dilakukan kontraktor hanya
sebatas pada penerimaan material dan pengeluaran material yang
digunakan untuk pelaksanaan proyek.
c. Sebagian besar kontraktor kecil (56%) belum melakukan pencatatan biaya
dalam setiap item pekerjaan dan belum ada kontraktor kecil belum
66
mendistribusikan biaya tidak langsung dalam setiap item pekerjaan.
Pencatatan biaya langsung ini digunakan untuk dibandingkan biaya yang
dianggarkan. Bila ada ketidaksesuaian antara biaya aktual dengan rencana
berate ada permasalahan dalam penggunaan biaya. Namun hal ini tidak
dapat ditelusuri bagian pekerjaan mana yang menjadi permasalahan karena
pencatatan adalah keseluruhan biaya pelakasanaan tanpa dikelompokkan
dalam setiap item pekerjaan. selain hal tersebut, kontraktor kecil belum
ada yang mendistribusikan biaya tidak langsung dalam setiap item
pekerjaan. Dengan praktek seperti ini analisa kinerja kontraktor untuk
setiap item pekerjaan tidak dapat dilakukan dengan akurat karena hanya
mempertimbangkan biaya langsung saja.
d. Masih banyak kontraktor yang belum mempunyai struktur akun, kode
biaya dank kode pekerjaan. Walaupun kontraktor kecil sudah melakukan
pemilahan dan pengelompokkan transaksi dan biaya pelaksanaan proyek
namun hanya terdapat 44% yang memiliki struktur akun, 78% memiliki
kode biaya dan 44% memiliki kode pekerjaan. Sistem pemilahan dan
pengelompokkan dokumen transaksi dan biaya dilakukan secara manual
dengan mencatat dalam kelompok-kelompok tertentu. Sistem kode baik
untuk kode akun, biaya dan pekerjaan sangat berguna dalam penelusuran
transaksi dan digunakan sebagai kode yang dikenali dalam software
akuntansi. Cara yang dilakukan kontraktor kecil mungkin dapat dilakukan
bila jumlah dokumen yang ada tidak terlalu banyak. Namun jika jumlah
sangat banyak maka akan menjadi masalah tersendiri dalam penelusuran
setiap tranksaksi yang terjadi.
Sistem akuntansi proyek kontraktor kecil baru 67% saja menggunakan prinsip
management by exception. Faktor penyebabnya adalah:
a. Kontraktor kecil sudah melakukan perbandingan biaya aktual dengan
biaya rencana namun sebatas biaya langsung saja. Untuk biaya tidak
langsung belum dilakukan oleh kontraktor. Perbandingan biaya tidak
langsung belum dapat dilakukan kontraktor kecil karena dalam fase
perencanaan proyek, biaya tidak langsung belum didetailkan. Estimasi
67
biaya langsung dilakukan dengan menggunakan prosentase terhadap biaya
langsung penyelesaian proyek secara keseluruhan.
b. Kontraktor kecil belum menerapkan konsep earned value dalam sistem
pengelolaan proyek. Dari penelitian sebelumnya diketahui bahwa
pengelolaan proyek yang dilakukan kontraktor kecil memiliki nilai
keseuaian 48,93% terhadap kriteria earned value (Soemardi et al, 2006).
Kontrakor kecil sudah melakukan perbandingan antara biaya aktual
dengan biaya yang dianggarakan dan perbandingan antara kemajuan
pekerjaan dengan jadwal yang disepakati dengan pemilik proyek. Namun
kontraktor belum mengestimasi profit dalam setiap laporan selama
pelaksnaan proyek. Hal tersebut belum cukup karena hanya
mempertimbangkan satu aspek saja yaitu aspek biaya saja dan aspek
waktu saja. Dengan melihat aspek biaya dan waktu serta
mengintegrasikannya dengan formula earned value, profit yang akan
diperoleh di akhir proyek dapat diestimasi. Mengestimasi profit yang
diperoleh dapat dilakukan bila kontraktor menggunakan metode
percentage of completion dalam sistem akuntansi proyek. Walapun belum
ada yang menggunakan metode percentage of completion namun
kontraktor kecil mampu menerapkan metode tersebut karenakemajuan
proyek sudah dicatat secara periodik. Kontraktor kecil sudah melakukan
identifikasi terhadap transaksi yang melebihi batas yang ditetapkan
perusahaan. Proses identifikasi salah satunya dilakukan terhadap aliran
uang selama pelaksanaan proyek agar uang jumlah uang tunai yang
diperlukan perusahaan untuk melaksanakan proyek tetap terjaga.
c. Belum adanya sistem yang menilai kinerja setiap item pekerjaan. Penilaian
kinerja setiap item pekerjaan hanya berdasarkan biaya langsung dan hanya
dilakukan 44% kontraktor saja. Untuk menilai kinerja setiap item
pekerjaan selain biaya langsung juga diperhitungkan porsi biaya tidak
langsung terhadap masing-masing item pekerjaan. Walaupun biaya tidak
langsung tidak terkait dengan item peekerjaan, dengan menentukan porsi
biaya tidak langsung terhadap item pekerjaan maka untuk pengelolaan
proyek dapat dilakukan penilaian kinerja setiap item pekerjaan.
68
Laporan yang dihasilkan dari sistem akuntansi proyek kontraktor kecil memiliki
nilai konsistensi, akurasi dan otentik sebesar 67%. Kriteria yang belum dipenuhi
dakam komponen utama prosedur yang jelas dalam sistem akuntansi adalah belum
ada kontraktor kecil yang sudah menetapkan prosedur standar dalam sistem
akuntansi proyek. Penetapan prosedur standar dalam sistem akuntansi agar semua
semua transaksi tercatat dan tak ada yang terlewat satupun. Selain itu prosedur
stadar dalam sistem akuntansi akan memberikan konsistensi dalam setiap data
dalam setiap laporan proyek. Dengan data yang konsisten ini kontraktor akan
lebih percaya dengan informasi yang disajikan dalam setiap laporan proyek.
Walaupun belum memiliki prosedur tetap dokumen proses akuntansi terhadap
data dari dokumen transaksi sudah menggunakan prinsip dasar akuntansi sesuai
dengan metode akuntanasi yang digunakan. Masing-masing transaksi sudah
menggunakan dokumen standar untuk masing-masing kontraktor. Dengan adanya
dokumen standar ini membantu kemudahan dalam pembacaan data, konsistensi,
konsistensi, akurasi dan keaslian data dari laporan yang dihasilkan dari sistem
akuntansi proyek.
Penilain kriteria untuk komponen utama yang terakhir yaitu data harus dapat
disediakan dengan mudah dan cepat ketika diperlukan oleh manajemen dan staf
yang bertanggung jawab langsung terhadap biaya, sistem akuntansi proyek
kontraktor kecil memiliki nilai 78%. Kontraktor kecil belum dapat menyediakan
data yang dibutuhkan untuk pengelolaan proyek dengan cepat. Hal ini disebabkan
karena hampir semua kontraktor kecil (89%) belum menggunakan software
akuntansi diamana proses akuntansi dilakukan secara automatis ketika data dari
dokumen transaksi. Agar data dapat disediakan dengan cepat, kontraktor kecil
telah mengumpulkan dokumen transaksi dan melakukan proses akuntansi secara
harian dan laporan yang dihasilkan berkala dalam setiap minggu. dengan praktek
tersebut paling tidak kinerja proyek terpantau dalam mingguan. Hal tersebut sudah
mencukupi sesuai dengan kebutuhan dalam pengendalian proyek.
69
Hal yang belum dilakukan kontraktor kecil dalam komponen utama yang terakhir
adalah belum dilibatkan secara aktif pelaksana lapangan dalam pengendalian
proyek. Pelaksana lapangan belum mendapatkan akses laporan biaya untuk
pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya. Akses laporan biaya dibatasi hanya
untuk pimpinan proyek dan bila terjadi permasalahan seperti melenceng dari
anggaran, pimpinan proyek baru mengambil tindakan dengan melibatkan
pelaksana lapangan. Bila pelaksana lapangan diberi akses mengenai laporan biaya
untuk pekerjaan yang dilakasanakannya maka tindakan perbaikan dapat dilakukan
lebih cepat atau dengan kata lain pelaksana lapangan dilibatkan secara aktif dalam
pengendalian biaya.
III.5. Upaya Perbaikan Sistem Akuntansi Proyek Kontraktor Kecil
Dari hasil analisa sebelumnya diketahui bahwa sistem akuntansi proyek
kontraktor kecil belum berfungsi secara penuh sebagai pengendali biaya. Kriteria
yang digunakan untuk penilaian sistem akuntansi proyek adalah kriteria yang
harus dilakukan agar sistem akuntansi berfungsi sebagai penegndali biaya. Untuk
melakukan upaya perbaikan kontraktor kecil harus menerapkan kriteria penilaian
tersebut. Upaya perbaikan dilakukan dalam sekala proritas. Untuk menetapkan
prioritas perbaikan selain berdasarkan nilai terendah dari penilaian juga
melibatkan hubungan antar kriteria. Analisa hubungan antar kriteria disajikan
dalam Tabel 3.9.
Penilaian hubungan antar kriteria menggunakan skala 0 hingga 3. Nilai nol bila
kriteria tidak memiliki hubungan sama sekali, nilai 1 bila mempunyai hubungan
tidak langsung yang bersifat rendah, nilai 2 bila mempunyai hubungan secara
tidak langsung yang bersifat moderat dan nilai 3 bila mempunyai hubungan
langsung. Ranking upaya peningkatan diurutkan berdasarkan nilai dari prosentase
peningkatan dikalikan dengan nilai hubungan antar kriteria serta nilai
rekomendasi penerapan kriteria earned value dari penelitian Soemardi et al
(2006). Penelitian ini merekomendasikan penerapan kriteria earned value dari
ANSI/EIA 748. Rekomendasi terbagi atas harus diterapkan, sangat dianjurkan dan
70
dianjurkan diterapkan. Nilai masing-masing rekomendasi secara berurutan adalah
3, 2 dan 1. Prosentase peningkatan adalah usaha yang harus dilakukan oleh
kontraktor kecil untuk meningkatkan sistem akuntansi proyek agar berfungsi
sebagai pengendali biaya.yang didapat dari nilai seberapa besar kriteria penilaian
fungsi sistem akuntansi belum terpenuhi oleh kontraktor kecil. Urutan upaya
peningkatan sistem akuntansi diperlihatkan dalam Tabel 3.10.
1
Tabel 3.10. Analisa Hubungan Antar Kriteria
No Kriteria Analisa Hubungan Antar Kriteria
1. Mencatat dan memilah biaya dalam kelompok akun yang terpisah
2.
Mencatat kemajuan pekerjaan yang sudah dicapai & dimasukkan dalam pendapatan walaupun tagihan belum dikeluarkan.
3.
Mencatat dan memilah hak kontraktor dalam tunai (sudah terbayar) dan piutang, kewajiban kontraktor dalam tunai (sudah membayar) dan hutang hutang.
4.
Menginventaris sumberdaya yang digunakan dalam pelaksanaan proyek
5. Mencatat biaya aktual dalam setiap item pekerjaan
6. Mempunyai struktur
akun 7. Mempunyai kode biaya
8. Mempunyai kode untuk setiap pekerjaan
Pengelompokkan akun dibuat pengkodean agar m
udah dalam pem
lilahan
Pengelompokkan biaya dibuat pengkodean agar m
udah dalam pem
lilahan
Pencatatan dan pemilahan biaya digunakan untuk m
embandingkan biaya aktual dan biaya anggaran
Setiap pekerjaan mem
punyai kode tersendiri
Kem
ajuan aktual dibandingkan dengan rencana agar diketahui kinerja proyek
Untuk m
engalisa transaksi yang melebihi batasan kontraktor
Agar diketahui kinerja setiap pekerjaan dan dianalisa perm
asalahannya
Setiap biaya mem
punyai kode tersendiri
Dari inventaris dapat diketahui jumlah sumberdaya yang digunakan dan harga persatuan unit dari masing-masing sumberdaya
2
Tabel 3.10. Analisa Hubungan Antar Kriteria (lanjutan 1)
No Kriteria Analisa Hubungan Antar Kriteria
9.
Mendistribusikan biaya tidak langsung ke dalam setiap item pekerjaan
10.
Ada perbandingan antara biaya aktual dengan biaya yang dianggarkan
11.
Ada perbandingan antara kemajuan aktual dengan penjadwalan
12.
Menyajikan estimasi profit dalam setiap laporan keuangan
13. Membuat analisa untuk
setiap item pekerjaan
14. Mengidentifikasi transaksi yang melebihi batas dari yang telah ditetapkan perusahaan
15.
Memiliki prosedur akuntansi yang tetap dalam mencatat dan memproses transaksi hingga menghasilkan laporan keuangan proyek
Prosedur akuntansi ditetapkan agar setiap jenis transasksi yang sama dilakukan dengan proses yang sama sehingga data yang dihasilkan akurat dan kosnsisten. Kriteria ini berhubungan langsung dengan kriteria 1, 2, 3, 4 dan 5
Untuk m
engalisa transaksi yang melebihi batasan kontraktor
Untuk m
engalisa transaksi yang melebihi batasan kontraktor
Digunakan m
enganalisa biaya per item pekerjaan
Digunakan m
enganalisa biaya per item pekerjaan
Digunakan kode pem
ilahan dalam softw
are baik biaya, transaksi dan pekerjaan
Dicantum
kan dalam setiap dokum
en transakasi agar mudah dalam
input data & pem
ilahan
Dari perbandingan biaya dan kemajuan aktual dengan rencana dapat diestimasi profit proyek
Pencatatan biaya dan kemajuan proyek
merupakan data aw
al untuk mengestim
asi
3
Tabel 3.10. Analisa Hubungan Antar Kriteria (lanjutan 2)
No Kriteria Analisa Hubungan Antar Kriteria
16. Memiliki dokumen standar untuk setiap transaksi
17.
Ada seseorang yang bertanggung jawab terhadap setiap penerbitan dokumen transaksi
18.
Mengumpulkan dokumen transaksi dan melakukan proses akuntansi secara harian
19.
Proses akuntansi dilakukan secara automatis
20.
Melakukan pembaruan dan pelaporan biaya dalam mingguan
21.
Pelaksana lapangan dapat melihat laporan keuangan untuk item pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya
Keterangan : Hubungan langsung Hubungan tidak langsung moderat Hubungan tidak langsung rendah
Proses akuntansi yg dilakukan harian & dengan alat bantu software , data dapat
diberikan dengan mudah dan cepat
Hasil analisa dilaporkan secara berkala minimal dalam mingguan dan digunakan sebagai indikaor
permasalahan dalam proyek
4
Tabel 3.11. Urutan Upaya Peningkatan Penerapan Kriteria Earned Value ANSI EIA 748 Prosentase
Upaya Peningkatan
Hubungan antar
Kriteria Nilai
Rekomendasi
Nilai Kriteria
Skor Upaya peningkatan
(1) (2) No Kriteria
(3) (4)=(2)+(3) (5)=(1)x(4)
Urutan
16 Mencatat biaya langsung 3 Mencatat dan memilah biaya dalam kelompok akun yang terpisah
0% 18 19 Mencatat biaya tidak
langsung 3 24 0 -
Kemajuan pekerjaan yang sudah dicapai dimasukkan dalam pendapatan walaupun tagihan belum dikeluarkan.
50% 15 21
Mencermati biaya material melaui cost account, pencatatan earned value yang akurat dan pencatatan yang akurat penggunaan material termasuk material sisa
3 18 9 2
Mencatat dan memilah hak kontraktor dalam tunai (sudah terbayar) dan piutang, kewajiban kontraktor dalam tunai (sudah membayar) dan hutang.
33% 3 0 3 0,99 12
Menginventaris sumberdaya yang digunakan dalam pelaksanaan proyek
33% 6 21
Mencermati biaya material melaui cost account, pencatatan earned value yang akurat dan pencatatan yang akurat penggunaan material termasuk material sisa
3 6 1,98 8
Sist
em a
kunt
ansi
har
us m
emili
ki si
stem
pen
elus
uran
yan
g ku
at
Mencatat biaya aktual dalam setiap item pekerjaan
28% 6 17 Membuat ringkasan dan pendetailan biaya aktual dalam WBS
3 9 2,52 5
5
Tabel 3.11. Urutan Upaya Peningkatan (lanjutan1) Penerapan Kriteria Earned Value ANSI EIA 748 Prosentase
Upaya Peningkatan
Hubungan antar
Kriteria Nilai
Rekomendasi
Nilai Kriteria Skor Upaya peningkatan
(1) (2) No Kriteria
(3) (4)=(2)+(3) (5)=(1)x(4)
Urutan
Mempunyai struktur akun 25% 6 21
Mencermati biaya material melaui cost account, pencatatan earned value yang akurat dan pencatatan yang akurat penggunaan material termasuk material sisa
3 9 2,25 7
Mempunyai kode biaya 7% 6 16 Mencatat biaya langsung 3 9 0,63 12 Mempunyai kode untuk setiap pekerjaan 28% 6 17
Membuat ringkasan dan pendetailan biaya aktual dalam WBS
3 9 1,68 7
Sist
em a
kunt
ansi
har
us m
emili
ki
sist
em p
enel
usur
an y
ang
kuat
Mendistribusikan biaya tidak langsung ke dalam setiap item pekerjaan
39% 3 17 Membuat ringkasan dan pendetailan biaya aktual dalam WBS
3 6 2,34 6
Ada perbandingan antara biaya aktual dengan biaya yang dianggarkan
255% 3 22 Identifikasi CV, SV, SPI & CPI secara periodik 3 6 1,5 11
Ada perbandingan antara kemajuan aktual dengan penjadwalan
0% 5 22 Identifikasi CV, SV, SPI & CPI secara periodik 3 8 0
Sist
em a
kunt
ansi
har
us
men
ggun
akan
prin
sip
man
agem
ent b
y ex
cept
ion
Menyajikan estimasi profit dalam setiap laporan keuangan
33% 2 27 Merevisi EAC dan menghitung VAC 3 5 1,65 10
6
Tabel 3.11. Urutan Upaya Peningkatan (lanjutan2) Penerapan Kriteria Earned Value ANSI EIA 748 Prosentase
Upaya Peningkatan
Hubungan antar
Kriteria Nilai
Rekomendasi
Nilai Kriteria Skor Upaya peningkatan
(1) (2) No Kriteria
(3) (4)=(2)+(3) (5)=(1)x(4)
Urutan
20 Identifikasi biaya aktual per satuan unit 1 Membuat analisa untuk
setiap item pekerjaan 51% 2 25 Merangkum hasil analisa
dalam WBS & OBS 2 5 2,55 4
Sist
em a
kunt
ansi
ha
rus m
engg
unak
an
prin
sip
man
agem
ent
by e
xcep
tion
Mengidentifikasi transaksi yang melebihi batas dari yang telah ditetapkan perusahaan
0% 2 23 Penjelasan terhadap varian yang signifikan 3 5 0
Memiliki prosedur akuntansi yang tetap dalam mencatat dan memproses transaksi hingga menghasilkan laporan keuangan proyek
100% 15 0 15 15 1
Memiliki dokumen standar untuk setiap transaksi 0% 0 0 0 0
Sist
em a
kunt
ansi
m
emer
luka
n pr
osed
ur y
ang
jela
s aga
r lap
oran
yan
g di
hasi
lkan
kon
sist
en, a
kura
t da
n ot
entik
Ada seseorang yang bertanggung jawab terhadap setiap penerbitan dokumen transaksi
0% 0 0 0 0
84
Tabel 3.12. Usulan Perbaikan Sistem Akuntansi Proyek (lanjutan1)
Komponen Utama
Skor Usulan Perbaikan Upaya yang Dilakukan
Prioritas
Membuat kode biaya
- -
Identifikasi semua biaya yang muncul sesuai jenis proyek yang ditangani kontraktor dan dikelompokkan berdasarkan jenis biaya. Mengintegrasikan kode biaya dari proses estimasi hingga pelaksanaan proyek
Menciptakan kode setiap item pekerjaan
- Agar dapat dibandingkan kinerja setiap item pekerjaan dengan proyek lain perlu menyamakan kode untuk item pekerjaan yang sama. Bila tidak dapat dilakukan minimal kode biaya berdasarkan WBS proyek, namun perbandingan antar proyek dilakukan secara manual.
Sistem akuntansi harus memiliki sistem penelusuran yang kuat
21,39
Menetapkan metode distribusi biaya tidak langsung dalam setiap item pekerjaan. Metode distribusi paling sederhana adalah perbandingan biaya aktual setiap item pekerjaan
- Integrasi antara pencatatan biaya tidak langsung dengan dengan pencatatan biaya aktual setiap item pekerjaan sehingga diketahui porsi biaya tidak langsung untuk setiap item pekerjaan.
Pertama
85
Tabel 3.12. Usulan Perbaikan Sistem Akuntansi Proyek (lanjutan 2)
Komponen Utama
Skor Usulan Perbaikan Upaya yang Dilakukan Prioritas
Sistem akuntansi memerlukan prosedur yang jelas agar laporan yang dihasilkan konsisten, akurat dan otentik
15 Memiliki prosedur akuntansi yang tetap dalam mencatat dan memproses transaksi hingga menghasilkan laporan keuangan proyek
- Setelah dilakukan perbaikan sistem akuntansi prosedur harus ditetapkan dan dijalankan secara konsisten
Kedua
Menggunakan formula earned value untuk mengestimasi profit
- Mengumpulkan data kemajuan proyek (BCWS), biaya aktual (ACWP) dan biaya rencana (BCWP) selama pelaksanaan proyek yang digunakan untuk mengestimasi biaya penyelesaian proyek berdasarkan kinerja pelakasanaan proyek.
Sistem akuntansi harus menggunakan prinsip management by exception
5,7
Melakukan analisa untuk setiap item pekerjaan
- Kinerja kontraktor untuk setiap item pekerjaan dapat dihitung bila terdapat pencatatan biaya aktual untuk setiap item pekerjaan dan dibandingkan dengan biaya yang dianggarkan untuk pelaksanaan setiap item pekerjaan.
Kedua
86
Tabel 3.12. Usulan Perbaikan Sistem Akuntansi Proyek (lanjutan 3)
Komponen Utama
Skor Usulan Perbaikan Upaya yang Dilakukan Prioritas
Penggunaan software akuntansi
- Memanfatkan program bantu dalam MS-Excel agar proses akuntansi dapat dilakukan secara automatis
Data harus dapat disediakan dengan mudah dan cepat ketika diperlukan oleh manajemen
2,64
Pelaksana lapangan dapat melihat laporan keuangan untuk item pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya
- Bila pelaksana lapangan sudah mendapatkan akses laporan untuk pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya diharapkan melakukan pengendalian biaya secara aktif.
Keempat
III.6. Ringkasan Bab
Bab ini berisi kajian terhadap potensi sistem akuntansi dan usulan upaya
pengembangannya berkaitan dengan penerapan EVMS untuk pengelolaan proyek
kontarktor kecil. Sebelum dilakukan kajian dan usulan, terlebih dahulu dilakukan
pengambilan data primer melalui survey terhadap kontraktor kecil. Kajian
dilakukan dengan melakukan penilaian terhadap fungsi sistem akuntansi proyek
kontraktor kecil. Kriteria dibuat berdasarkan komponen kunci yang dikemukakan
Peterson (2005) yang harus diterapkan agar sistem akuntansi berfungsi sebagai
pelaporan biaya dan pengendali biaya dan kaitannya penerapan konsep earned
value dalam sistem akuntansi proyek.
Dari hasil analisa diperoleh bahwa sistem akuntansi belum berfungsi sepenuhnya
sebagai pengendali biaya dimana hasil penilaian potensi terhadap sistem akuntansi
proyek kontraktor kecil menghasilkan nilai sebesar 71,6%. Dari penilaian ini juga
dapat disimpulkan bahwa kontraktor kecil memiliki potensi untuk menerapkan
EVMS dalam sistem akuntansi proyek.
87
Namun untuk menerapkan EMVS dalam sistem akuntansi proyek, kontraktor
kecil memerlukan upaya perbaikan dalam sistem akuntansi proyek. Upaya
perbaikan dilakukan berdasarkan kekurangan dari sistem akuntansi proyek yang
diperoleh dari hasil penilaian dari masing-masing kriteria fungsi sistem akuntansi
dan prioritas upaya perbaikan diurutkan berdasarkan nilai upaya yang harus
dicapai oleh kontraktor kecil, nilai hubungan antar kriteria dan nilai penerapan
kriteria EVMS yang tercantum dalam ANSI/EIA 748 untuk kontrakator kecil.
Dari hasil penilaian prioritas upaya peningkatan sistem akuntansi proyek
kontraktor kecil diperoleh bahwa perbaikan terhadap sistem penelusuran biaya
menempati prioritas utama. Prioritas kedua adalah penetapan prosedur dalam
sistem akuntansi. Prioritas pertama dan kedua memberikan arti bahwa perlu suatu
perbaikan dari proses akuntansi proyek kontraktor kecil dan. Prioritas yang ketiga
adalah kontraktor kecil memerlukan penerapan EVMS dalam pengelolaan proyek.
prioritas yang terakhir adalah mengembangkan suatu alat bantu perangkat lunak
yang membantu dalam automatisasi proses akuntansi dan penerapan EVMS dalam
pengelolaan proyek. Skor untuk masing-masing komponen utama dan ringkasan
upaya perbaikan disajikan dalam Tabel 3.13.
Tabel 3.13. Prioritas Perbaikan Komponen Utama
Prioritas Komponen Utama Skor Upaya yang dilakukan
1 Sistem penelusuran biaya 21,39
• Mendetailkan dalam pencatatan transaksi • Pemanfaatan kode • Perubahan metode akuntansi menjadi
percentage of completion • Mendistribusikan biaya tidaklangsung
2 Penetapan prosedur 15 • Menetapkan prosedur penanganan setiap
transaksi dalam sistem akuntansi
3 Prinsip management by exception 5,7
• Menggunakan konsep earned value dalam mengevaluasi kinerja proyek
4 Penyediaan data yang cepat dan mudah
2,64
• Memanfaatkan software dalam sistem akuntansi
• Mendistribusikan laporan kinerja proyek kepada staf pelakasana
Hasil kajian prioritas upaya merupakan dasar dalam pengembangan sistem
akuntansi proyek yang disajikan dalam Bab IV.