Download - Sistem fail-pss-2005
PUSAT KEGIATAN GURU
KAMPONG GAJAH
SISTEM FAILSISTEM FAILPUSAT SUMBER
SEKOLAH
SISTEM FAILSISTEM FAILPUSAT SUMBER
SEKOLAH
Fail ialah “ Satu folder yang didaftar
dalam mana-mana surat (lampiran-lampiran) disusun
dengan cermat dan sistematik ”.
DEFINISI
“ File ” bukan merupakan perkataan berasal daripada perkataan Bahasa Inggeris.
Ia berasal daripada Bahasa Latin, iaitu ‘ Fillum ’ – sejenis benang
di mana kertas-kertas disusun.
Sistem Fail ialahsatu proses mengklasifikasi,
menyusun dan menyimpan rekod @ maklumat secara
sistematik serta mudah diperoleh pada bila-bila masa
diperlukan.
PENGERTIAN
1. Sistem fail perlu supaya rekod dapat diperoleh dengan segera apabila dikehendaki.
2. Semua rekod dapat disimpan secara terurus dan sistematik.
3. Sistem fail yang sistematik akan memudahkan pengurus ataupun pengganti mengambil alih tugas-tugas yang ditinggalkan.
KEPENTINGAN
4. Seseorang pengurus mesti tahu :
(a) teknik penyimpanan fail(b) rekod- rekod pentadbiran(c) sistem penyimpanan rekod yang patut
diamalkan(d) peralatan yang patut disediakan(e) personel yang menyelenggarakan fail
Semua sekolah ada sistem fail. Tetapi terdapat beberapa perbezaan :
(a) Cara mengelas tajuk besar dan pecahan tajuk
(b) Nombor fail untuk tajuk berbeza
(c) Perkara-perkara dalam fail dicampur aduk
SISTEM FAIL DI SEKOLAH
PSS masih belum mempunyai sistem fail yang terurus. Masalah-masalah yang berlaku ialah :
1. Tajuk / Perkara yang boleh digolongkan dalam satu TAJUK besar diasingkan - wujud fail yang bercampur
aduk.2. Ada kecenderungan menambah nombor fail baru kepada
nombor yang sedia ada.3. Sukar mencari fail. Terpaksa membaca daripada Daftar
Fail (Surat Keluar - Surat Masuk).4. Penyimpanan rekod yang kurang kemas.5. Masa yang banyak diperlukan untuk mencari satu-satu fail / surat.6. Guru Pewrpustakaan & Media mengambil masa yang panjang untuk memahami sistem fail yang digunakan.
1. Tidak banyak menggunakan ruang – fail berkulit nipis lebih baik drp fail berkulit tebal. 2. Mudah disediakan dan mudah disimpan.3. Murah dan mudah didapati di pasaran.4. Mudah diperluas dan dipakai berterusan – bersifat aktif.5. Mudah diperoleh bila diperlukan – jimatkan masa.6. Beri tanda (art guide) apabila dikeluarkan.7. Pengedaran fail secara bersistem – pergerakan
dicatatkan.
PRINSIP-PRINSIP ASAS SISTEM FAIL
1. Kepadatan - menggunakan ruang yang minima2. Assesibility - mudah untuk dirujuk (Kertas Minit )3. Ekonomi - kos yang minima4. Keanjalan - pembesaran ruang pada masa depan5. Lokasi - diletakkan di tempat yang mudah
diperoleh6. Rujukan - mudah untuk mengesan dokumen lain
Silang yang berkaitan - rekod dapat dicari dengan berbagai-
bagai tajuk7. Retention - fail yang tidak aktif dapat dipindahkan 8. Klasifikasi - mudah untuk membuat rujukan
CIRI-CIRI SISTEM FAIL YANG BAIK
Tajuk fail dikelaskan kepada :
01 - Kurikulum02 - Kokurikulum03 - Hal Ehwal Pelajar04 - Perjawatan dan Perkhidmatan Kakitangan05 - Kewangan dan Akaun06 - Pentadbiran Am Sekolah07 - Perhubungan Masyarakat08 - Kemudahan Fizikal09 - Asrama10 - Audit LEVEL 1
PENGELASAN SISTEM FAIL
LEVEL 2
Setiap tajuk fail dikelaskan mengikut perkara :
01 - KURIKULUM
01 / 01 - Pekeliling & Surat Siaran Kurikulum01 / 02 - Sukatan Pelajaran01 / 03 - Jadual Waktu01 / 04 - Sumber Pelajaran01 / 05 - Panitia Mata Pelajaran01 / 06 - Peperiksaan01 / 07 - Laporan Lawatan01 / 08 - ……...................................
TAJUK FAIL & PERKARA
1. Fail hendaklah dikelas dan diberikan kod yang sesuai. Setiap fail mestilah mempunyai 3 level, iaitu :Level 1 - TajukLevel 2 - PerkaraLevel 3 - Aktiviti
2. Setiap level dihadkan nombornya :(a) tentukan tajuk fail(b) tentukan perkara(c) tentukan aktiviti(d) tetapkan kod untuk setiap failContoh:Level 1 - Tajuk - Kurikulum - 01Level 2 - Perkara - Sumber Pelajaran - 04Level 3 - Aktiviti - Pekeliling - 001
01 / 04 / 001
TEKNIK MENGELAS & MEMBERIKAN KOD
Item Kod
Singkatan Nama Sekolah SMKSAA
Singkatan Pusat Sumber Sekolah PSS
Tajuk Besar - Kurikulum 01
Perkara - Sumber Pelajaran 04
Aktiviti - Pengurusan & Pentadbiran PSS 01
Tajuk Fail - Pekeliling Am 001
Jilid 1 / 2 ….. Jld. 1 dan seterusnya
Bilangan Surat (01) dan seterusnya
Contoh:
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 004 (01)
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 004 / Jld. 2 (01) - jika jilid 2 dan seterusnya
PENGELASAN & KOD FAIL PSS
1. DEFINISIPendaftaran ialah satu cara merekod segala fail yang
telah dibuka. Rekod-rekod fail ini mestilah dilakukan secara sistematik.
2. JENIS-JENIS PENDAFTARANa. Sistem Doketb. Sistem Kadc. Sistem Bukud. Sistem Komputer
PENDAFTARAN, PENGELUARAN & PENYEMAKAN FAIL
Surat Keluar dan Masuk :
• Tujuan rekod – guna Daftar Surat Menyurat (Am 10-Pin. 3/80)
• Setiap surat keluar atau masuk direkodkan secara berasingan
DAFTAR SURAT MENYURAT
SAMPUL KECIL
• Sebuah fail kuning. • Digunakan sebagai fail sementara.• Hanya mengandungi satu tajuk sahaja.• Jenis fail tidak aktif.• Apabila sudah ditemukan fail asalnya,
Sampul Kecil dan kandungannya dimasukkan ke dalam fail asalnya.
• Selagi fail asal tidak ditemukan, ia tidak boleh ditutup.
PERKARA-PERKARA LAIN DALAM FAIL
FAIL TIMBUL
• Apabila ada 2 atau 3 perkara yang timbul sekali-sekala, maka maklumat atau surat berkenaan akan dimasukkan ke dalam fail timbul.
• Ini adalah kerana perkara yang ditimbulkan itu tidak diketahui dalam perkara yang mana perlu dikelaskan.
PERKARA-PERKARA LAIN DALAM FAIL
KERTAS MINIT
• Setiap fail perlu mempunyai Kertas Minit (Borang Am 6).
• Tujuan – untuk merekodkan penerimaan dan penghantaran keluar surat-surat.
• Setiap surat diberikan satu nombor rujukan.• Ia ditampalkan @ disematkan di sebelah kiri fail.
Surat masuk - ditulis dgn dakwat MERAHSurat keluar - ditulis dgn dakwat BIRU /
HITAM
PERKARA-PERKARA LAIN DALAM FAIL
CARA MENULIS MAKLUMAT PADA KERTAS MINIT :
Surat dari ………………………. bertarikh …… dikandung pada ……………………………. Ruj. No.…………………..
Surat kepada……………………. bertarikh …… dikandung pada ……………………………. Ruj. No.…………………..
1
2
FAIL AKTIF
• Ia boleh ditutup apabila:- tebal 1 inci- mengandungi 100 surat
• Setelah penuh, catatkan bilangan jilid pada nombor rujukan dan buka fail lain dengan menggunakan jilid 2 dsb.
• Kod fail masih sama dan bilangan surat dimulakan dengan nombor 01.
ARAHAN PENUTUPAN FAIL
FAIL TIDAK AKTIF
• Fail aktif yang dikelaskan sebagai tidak aktif apabila ia tidak digunakan selama 5 tahun.
• Fail yang perlukan tindakan segera, maka tanda-tanda bercetak yang menunjukkan jenis tindakan perlu disematkan pada kulit fail.
Cth: Tindakan Serta Merta (Am 99)Segera (Am 99B)
ARAHAN PENUTUPAN FAIL
Perkara TERBUKAKulit fail berwarna putih (Am 435 Pin. 1/80)
Perkara TERHADKulit fail berwarna putih dengan cop TERHAD
Perkara SULITKulit fail berwarna hijau (Am 436)
PERINGKAT KESELAMATAN FAIL
Perkara RAHSIA Kulit fail berwarna merah jambu (Am 437)
berpalang merah (Am 437)
Perkara RAHSIA BESARKulit fail berwarna kuning muda, berpalang
merah (Am 438)
Fail PSS hanya menggunakan fail berwarna putih untuk terbuka.
PERINGKAT KESELAMATAN FAIL
Kod Bidang01 Pengurusan dan Pentadbiran PSS
02 Pusat Kegiatan Guru (PKG)
03 Pejabat Pendidikan Daerah (PPD)
04 Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri (BTPN) / Jabatan Pelajaran Negeri (JPN)
05 Bahagian Teknologi Pendidikan (BTP) / Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM)
06 Aktiviti Pusat Sumber Sekolah
07 Koleksi Pusat Sumber Sekolah
08 Kewangan Pusat Sumber Sekolah
09 Perkhidmatan Pusat Sumber Sekolah
10 Am (Pusat Sumber Sekolah)
KOD & BIDANG FAIL PSS
01 - PENGURUSAN & PENTADBIRAN PSS
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 001 Surat Pekeliling Ikhtisas / Perkhidmatan
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 002 Surat Pekeliling Am
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 003 Surat Siaran
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 004 Data Statistik Guru & Pelajar
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 005 Data Statistik Guru Yang Berkursus
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 006 Data Peribadi Guru Perpustakaan & Media
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 007 Jawatankuasa Induk PSS
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 008 Jawatankuasa Kerja PSS
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 009 Fail Timbul
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 010
PERINCIAN FAIL PSS
02 - PUSAT KEGIATAN GURU (PKG)
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 02 / 001 Surat Pekeliling PKG
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 02 / 002 Surat Siaran
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 02 / 003 Mesyuarat PKG
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 02 / 004 Aktiviti PKG
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 02 / 005 Aktiviti Kurikulum
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 02 / 006 Aktiviti Kokurikulum
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 02 / 007 Kegiatan Sosial
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 02 / 008 Projek Khas
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 02 / 009 Fail Timbul
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 02 / 010
03 - PEJABAT PELAJARAN DAERAH (PPD)
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 03 / 001 Surat Pekeliling PPD
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 03 / 002 Surat Siaran
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 03 / 003 Mesyuarat PPD
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 03 / 004 Aktiviti PPD
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 03 / 005 Aktiviti Kurikulum
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 03 / 006 Aktiviti Kokurikulum
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 03 / 007 Kegiatan Sosial
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 03 / 008 Projek Khas
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 03 / 009 Fail Timbul
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 03 / 010
04 - BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN NEGERI PERAK ( BTP) /
JABATAN PENDIDIKAN NEGERI (JPN)
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 04 / 001 Surat Pekeliling PSPN / JPN
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 04 / 002 Surat Siaran
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 04 / 003 Mesyuarat PSPN / JPN
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 04 / 004 Aktiviti PSPN / JPN
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 04 / 005 Aktiviti Kurikulum
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 04 / 006 Aktiviti Kokurikulum
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 04 / 007 Kegiatan Sosial
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 04 / 008 Projek Khas
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 04 / 009 Fail Timbul
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 04 / 010
05 - BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN (BTP) /
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA (KPM)
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 05 / 001 Surat Pekeliling BTP / KPM
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 05 / 002 Surat Siaran
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 05 / 003 Mesyuarat BTP / KPM
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 05 / 004 Aktiviti BTP / KPM
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 05 / 005 Aktiviti Kurikulum
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 05 / 006 Aktiviti Kokurikulum
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 05 / 007 Kegiatan Sosial
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 05 / 008 Projek Khas
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 05 / 009 Fail Timbul
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 05 / 010
06 - AKTIVITI PUSAT SUMBER SEKOLAH
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 001 Rancangan Aktiviti PSS
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 002 Kertas Kerja Program
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 003 Mesyuarat Jawatankuasa Induk PSS
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 004 Mesyuarat Jawatankuasa Kerja PSS
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 005 Aktiviti PSS (Kursus/Bengkel/ Seminar/Taklimat/dsb).
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 006 Program Perkembangan Staf
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 007 Pertandingan Anjuran PSS
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 008 Projek Khas PSS
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 009 Program Bacaan (NILAM)
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 010 Laporan Aktiviti PSS (Bulanan & Tahunan)
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 011 Fail Timbul
07 - KOLEKSI PUSAT SUMBER SEKOLAH
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 07 / 001 Surat Pekeliling
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 07 / 002 Kemudahan Fizikal PSS
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 07 / 003 Buku PSS
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 07 / 004 Bahan Bukan Buku PSS
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 07 / 005 Pengurusan & Penyenggaraan Harta Modal
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 07 / 006 Pengurusan Inventori
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 07 / 007 Pengurusan Bekalan Pejabat
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 07 / 008 Pengurusan Bahan PSS (Am)
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 07 / 009 Semakan Stok & Hapus Kira
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 07 / 010 Fail Timbul
08 - KEWANGAN PUSAT SUMBER SEKOLAH
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 08 / 001 Surat Pekeliling Perbendaharaan / Kewangan PSS
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 08 / 002 Anggaran Belanjawan PSS
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 08 / 003 Laporan Kewangan PSS (Bulanan & Tahunan)
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 08 / 004 Wang Bantuan Kerajaan
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 08 / 005 Sumber Wang Awam (SUWA)
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 08 / 006 Pesanan Kerajaan
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 08 / 007 Invois / Bill / Resit
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 08 / 008 Sumbangan / Derma
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 08 / 009 Tabung PSS
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 08 / 010 Fail Timbul
09 - PERKHIDMATAN & PENGGUNAAN
PUSAT SUMBER SEKOLAH
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 09 / 001 Surat Pekeliling
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 09 / 002 Perkhidmatan Pinjaman Buku
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 09 / 003 Perkhidmatan Pinjaman Bahan Bukan Buku
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 09 / 004 Perkhidmatan Pinjaman Peralatan
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 09 / 005 Perkhidmatan Penggunaan Bilik / Ruang
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 09 / 006 Perkhidmatan Penggunaan Bahan
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 09 / 007 Perkhidmatan Penggunaan Peralatan
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 09 / 008 Pengajaran-Pembelajaran Literasi Maklumat
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 09 / 009 Radio / TV Pendidikan
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 09 / 010 Fail Timbul
10 - AM ( PUSAT SUMBER SEKOLAH )
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 10 / 001 Badan Pengawas PSS
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 10 / 002 Kelab Pusat Sumber Sekolah
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 10 / 003 Agensi Kerajaan
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 10 / 004 Agensi Swasta
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 10 / 005 PIBG Sekolah
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 10 / 006 Kelab Komputer
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 10 / 007 Fail Timbul
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 10 / 008
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 10 / 009
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 10 / 010