SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
TUGAS INDIVIDU PENGGANTI
UJIAN AKHIR TRIWULAN (UAT)
Disusun Oleh :
Bayu Widiarno – E61
Dosen :
Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc, CS
PROGRAM MAGISTER MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2017
Page 1
DAFTAR ISI
I. PENDAHULUAN............................................................................ ……. 2
I.1. Latar Belakang ………………………………………………………2
I.2. Tujuan Penulisan …………………………………………………….3
II. TINJAUAN PUSTAKA............................................................................3
II.1. Sistem Informasi Manajemen dan Perangkat Lunak (Software)…....5
II.2. Outsourcing…………………….........................................................6
II.2.1. Pengertian Outsourcing………………………………………6
II.2.2. Faktor Penentu Keberhasilan Outsourcing…………………...8
III. PEMBAHASAN ..................................................................................... 10
III.1. Penerapan Outsourcing Sistem Informasi (IT Outsourcing)
Dalam Suatu Perusahaan………………………….……………….10
III.2. Analisa Urgensi Dari Aspek Maintenability Pengembangan
Software……………………………………... …………………..17
IV. KESIMPULAN........................................................................................19
DAFTAR PUSTAKA…………………………………………………………..20
Page 2
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Outsourcing merupakan bentuk dari pengambilan ketenagakerjaan yang
ada saat ini. Tujuan dari suatu perusahaan menggambil bentuk dari pengambilan
resource ini adalah agar perusahaan tersebut dapat lebih fokus dalam pencapaian
bisnis intinya atau core businessnya.
Dewasa ini, telah banyak digunakan oleh perusahaan untuk menggunakan
sistem kerjasama dengan pihak luar untuk memenuhi kebutuhannya. Dapat
dimengerti, karena pada dasarnya perusahaan tidak dapat berdiri sendiri. Mereka
memerlukan adanya pemasok untuk mendapatkan sumber bahan baku, tenaga
kerja kontrak dan lainnya. Hal ini diperlukan supaya perusahaan dapat lebih
berkonsentrasi pada kegiatan bisnis utamanya. Walaupun demikian perlu kita
perhatikan manfaat penggunaan pihak ketiga serta aspek risikonya. Dalam tulisan
ini, penyajikan manfaat dan risiko yang umum jika kita melakukan kerjasama
dengan pihak lain untuk melakukan sebagian keperluan perusahaan, terutama di
bidang sistem informasi.
Secara umum, outsoucing diterjemahkan dengan pengertian pembelian
barang atau jasa dari pihak ke tiga dimana sebeliumnya dilakukan dari pihak
internal. Hampir semua perusahaan menengah ke atas melakukan atau sedang
mempertimbangkan melakukan „IT Outsourcing‟. IT Outsourcing atau
melimpahkan urusan TI kepada perusahaan spesialis TI (vendor) ini cenderung
meningkat. perusahaan ingin lebih banyak berhemat dengan melakukan
outsoucing untuk pengembangan software dan memanage sistem informasi yang
ada dalam perusahaan.
Keterbatasan kemampuan sebuah perusahaan untuk menguasai semua
bidang, termasuk sistem informasi, membuat perusahaan memilih berkerjasama
dengan perusahaan lain untuk menyediakan sistem informasi. Kerjasama yang
terbentuk terjadi antara dua perusahaan atau lebih, dengan kontrak tertentu untuk
sistematika kerja dan pembayaran perkerjaan. Tidak semua perusahaan mau untuk
memberlakukan sistem pembangunan software dengan melibatkan perusahaan
lain, karena memang terdapat kelebihan dan kekurangannya. Tergantung
Page 3
kebijakan perusahaan, mana sistem pengembangan software yang peling tepat
dengan kondisi perusahaan, baik itu dari sisi finansial maupun sumber daya
manusia (SDM).
Tingkat pemahaman perusahaan terhadap sistem informasi, akan
berpengaruh terhadap kualitasi software yang dihasilkan. Dimana kualitas
software memiliki peranan kontrol aktivitas perusahaan, ketika terjadi kesalahan
sistem, sedikit banyak perusahaan akan mengalami kerugian materi maupun non
materi. Sebuah standarisasi software akhirnya dibentuk untuk menyelarasakan
semua software yang dibangun yaitu dalam ISO. Perusahaan harus mengerti
tentang ISO, sebelum menentukan sistem pembangunan software yang akan
digunakan.
Perbedaan kemampuan untuk memahami ISO, kondisi perusahaan, dan
keterbatasan perusahaan lainnya, membuat diferensiasi selalu terjadi dalam
persaingan usaha, termasuk sistem informasi yang dipakai. Masalah inilah yang
membuat pembangunan software menarik untuk dibahas. Tentu saja perusahaan
yang memahami kebutuhan dan kemampuan mereka dengan baik, dilengkapi
dengan pengetahuan standarisasi software yang baik akan membuat sistem yang
dihasilkan juga baik. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, semakin up to
date sistem informasi dalam perusahaan, maka peluang perusahaan untuk
memenangkah persaingan juga semakin besar.
1.2. Tujuan Penulisan
Tujuan penulisan paper ini adalah:
1. Penerapan outsourcing sistem informasi (IT outsourcing) dalam suatu
perusahaan.
2. Menganalisis urgensi dari aspek maintenability pengembangan software.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
II.1. Sistem Informasi Manajemen dan Perangkat Lunak (Software)
Menurut Robert A. Leitch, sistem informasi adalah suatu sistem di dalam
suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi
Page 4
harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari
suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan -laporan
yang diperlukan. Ada 4 operasi dasar dari sistem informasi yaitu :
mengumpulkan,
mengolah,
menyimpan dan
menyebarkan informasi.
Sistem informasi, menurut O‟Brien didefinisikan sebagai kombinasi
teratur dari sumber daya manusia, hardware, software, jaringan dan sumberdaya
data yang mengumpulkan dan mentransformasi informasi didalam suatu
organisasi. Software menurut IEEE (Institute of Electrical and Electronics
Engineers) dapat didefinisikan sebagai program komputer, prosedur, data dan
semua dokumentasi yang berhubungan operasi pada sistem komputer dengan kata
lain software merupakan kumpulan dari object membentuk konfigurasi yang
didalamnya termasuk program, dokumen, dan data.
Pengembangan sistem informasi merupakan proses pengembangan sistem
untuk menghasilkan sistem informasi (CBIS atau computer based information
system) dimana metodologi pengembangan sistem digunakan sebagai sarana
untuk meningkatkan pengelolaan dan pengendalian komponen sistem informasi
(sumber daya manusia, hardware, software, jaringan, sumberdaya data dan
produk informasi).
Tujuan adanya sistem informasi manajemen dalam perusahaan menurut
Ahira (2011) adalah:
1. Menyediakan informasi yang digunakan dalam perhitungan harga pokok
produk, jasa, dan tujuan lain yang diinginkan oleh manajemen.
2. Menyediakan informasi yang digunakan dalam perencanaan, pengendalian,
evaluasi, dan perbaikan yang berkelanjutan.
3. Menyediakan informasi dalam proses pengambilan keputusan,
dalam kuantitas dan waktu yang tepat.
Tujuan-tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna
lainnya perlu mempunyai akses menuju informasi akutansi manajemen, selain itu
para pengguna sistem informasi manajemen harus mengetahui cara
Page 5
penggunaannya.
Perangkat Lunak (Software)
Software atau perangkat lunak adalah program komputer yang terdiri dari
kumpulan perintah untuk unit pengolah agar komputer dapat menjalankan
pekerjaan sesuai dengan keinginan programmer. Perintah tersebut ditulis dalam
bahasa khusus yang dimengerti oleh mesin (Hera, 2006). Berdasarkan
penggunaannya, perangkat lunak dikelompokkan menjadi 5 macam, yaitu:
1. Sistem operasi
2. Program utilitas
3. Program aplikasi
4. Program paket
5. Bahasa pemograman.
Software berfungsi sebagai penghubung antara manusia sebagai pengguna
sistem dengan perangkat keras komputer. Software juga berfungsi untuk
menerjemahkan bahasa manusia ke dalam bahasa mesin sehingga perangkat keras
komputer memahami keinginan pengguna dan menjalankan instruksi yang
diberikan dan selanjutnya memberikan hasil yang diinginkan oleh pengguna.
Salah satu inovasi terbaru dalam perkembangan dunia sistem informasi
adalah adanya software open-source. Pengembang aplikasi akan membuat sebuah
program khusus yang dapat diaplikasikan pada berbagai jenis bisnis, jadi setiap
perusahaan dapat berkontribusi dalam penggunaan software. Kode untuk aplikasi
tersedia bebas bagi siapapun yang ingin menggunakannya.
Menurut Yuhilda (2010) terdapat dua tipe perangkat lunak, yaitu:
Produk generic: sistem stand-alone standar yang diproduksi oleh organisasi
pengembang dan dijual ke pasar terbuka dan siapa pun boleh membelinya.
Biasanya disebut dengan software shrink-wrapped. Contoh: pengolah kata
(Ms. Word).
Produk pesanan: sistem yang dipesan oleh pengguna tertentu, dikembangkan
khusus bagi pelanggan oleh kontraktor perangkat lunak. Contoh: Sistem
untuk mendukung proses bisnis tertentu (SAP) dan cloud system.
Pada produk generik organisasi mengembangkan perangkat lunak dan
mengontrol detail spesifikasi perangkat lunak tersebut, sedangkan pada produk
Page 6
pesanan, spesifikasi biasanya dikembangkan dan dikontrol oleh organisasi
pembeli software tersebut.
II.2. Outsourcing
II.2.1. Pengertian Outsourcing
Usaha untuk mengontrakkan suatu kegiatan pada pihak luar untuk
memperoleh layanan pekerjaan yang diinginkan. “The transfer to a third party of
the continuous management responsibility for the provision of a service
governed by a level agreement” (Shreeveport Management Consultancy).
Menurut Pasal 1601 b KUH Perdata, outsoucing disamakan dengan
perjanjian pemborongan pekerjaan. Sehingga pengertian outsourcing adalah suatu
perjanjian dimana pemborong mengikat diri untuk membuat suatu kerja tertentu
bagi pihak lain yang memborongkan dengan menerima bayaran tertentu dan pihak
yang lain yang memborongkan mengikatkan diri untuk memborongkan pekerjaan
kepada pihak pemborong dengan bayaran tertentu.
Outsourcing adalah pendelegasian terhadap suatu pekerjaan dalam sebuah
organisasi ke pihak lain dengan jangka waktu tertentu, biaya tertentu, dan layanan
tertentu. Bentuk outsourcing yang umum dilakukan pada perusahaan-perusahaan
di Indonesia adalah dalam bidang layanan kebersihan ruangan. Dalam bidang
teknologi informasi, beberapa bank di Indonesia telah menerapkan outsourcing.
Dalam hal ini. pengembangan sistem dilakukan oleh perusahaan perangkat lunak.
Outsourcin merupakan sebuah proses subkontrak, misalnya seperti mendisain
produk atau manufacture, yang dilakukan oleh pihak ketiga. Keputusan untuk
melakukan outsource biasanya dikarenakan untuk memperkecil biaya perusahaan,
menghemat energi yang ditujukan pada kompetensi bisnis tertentu, atau untuk
membuat penggunaan tenaga kerja, teknologi dan sumber daya di perusahaan
lebih efisien, pengurangan resiko, perekayasaan ulang proses dan kesempatan
untuk fokus pada kapabilitas inti.
Hal-hal yang perlu di perhatikan dalam outsourcing diantaranya :
a. Menentukan pengembang yang ditunjuk untuk membangun sistem informasi
dengan hati-hati. Sebaiknya, pihak luar yang dipilih memang benar-benar telah
berpengalaman.
Page 7
b. Menandatangani kontrak. Kontrak dimaksudkan sebagai pengikat tanggung
jawab dan dapat dijadikan sebagai pegangan dalam melanjutkan atau
menghentikan proyek jika terjadi masalah selama masa pengembangan
c. Merencanakan dan memonitor setiap langkah dalam pengembangan agar
keberhasilan proyek benar-benar tercapai. Kontrol perlu diterapkan pada setiap
aktivitas dengan maksud agar pemantauan dapat dilakukan dengan mudah
d. Menjaga komunikasi yang efektif antara personil dalam perusahaan dengan
pihak pengembang dengan tujuan agar tidak terjadi konflik atau hambatan
selama proyek berlangsung
Mengendalikan biaya dengan tepat dengan misalnya memperhatikan
proporsi pembayaran berdasarkan persentasi tingkat penyelesaian proyek. Ada
beberapa varian dalam Outsourching, yaitu ;
a. Tugas Sementara
Kontrak atau staf sementara untuk membantu tugas-tugas tertentu misalnya
programmer komputer atau panitera entri data.
b. Project Management
Pada Penggunaan luar misalnya konsultan manajemen untuk membantu dalam
pengelolaan proyek tertentu.
c. Full Outsourching
Sebuah bagian penting dari SI / TI fungsi diberikan / diambil alih oleh pihak
luar. Ini adalah tampilan saat ini outsourcing.
Secara garis besar tahap-tahap Outsorching dilakukan dengan perencanaan
outsourcing, seleksi strategi, cost analysis, seleksi vendor outsourcing, negosiasi,
transisi resource dan hubungan manajemen. Cost analysis dalam kerangka
outsourcing merupakan, aktivitas pendataan main cost dari aktivitas yang di
outsource kan sebelum dan sesudah, dan evaluasi dampak business value dengan
mempertimbangkan :
a. Pengelompokkan biaya yang berpengaruh/signifikan, gunakan hukum pareto
(80/20), aktivitas biaya-biaya yang akan dioutsource dicatat dan imonitor.
b. Sebelum melakukan outsourcing perhitungkan biaya biaya yang telah
dikelompokkan, apakah nantinya memiliki keuntungan.
Page 8
c. Setelah Outsource, hitung ulang seperti langkah b dan analisa dampak setelah
outsource.
d. Gunakan cost-benefit analysis untuk mendapatkan hasil dari
e. outsourcing apakah berdampak negatif atau positif untuk perusahaan. Dengan
mempertimbangkan beberapa hal diantaranya :
Memastikan bawah outsourcing adalah sesuai yang mungkin dapat
diterima dengan pemahaman bisnis organisasi dan operasi strategi (baik
strategic planning maupun tactical planning).
Menentukan tipe outsourcing dan hubungannya dengan kebutuhan
konsumsi jasa, sedangkan ini adalah terpisah, konsisten dan mempunyai
karakteristik yang sederhana, hubungan berdasarkan pasar (market-based).
Membangun proses aturan outsourcing dan kerangka sebelum kontrak
ditandatangani. Ini menyediakan acuan untuk aturan dan menunjang
semua bagian untuk melihat tujuan kontrak, harapan, peranan, tangung
jawab inisiatif aturan (responsibilities of the governance initiative).
Lakukan penelitian. Organisasi harus melakukan penelitian pada
organisasinya sendiri (untuk memahami, mengukur, dan memenuhi
persyaratan kebutuhan outsourcing) dan memilih provider/peng-outsource
yang potensial dapat melakukannya.
Lakukan negosiasi ulang kontrak untuk jangka waktu tertentu untuk
memastikan harapan dan rencana apakah telah tercapai, bila perlu
mendapatkan alternatif dengan calon provider lain.
II.2.2. Faktor Penentu Keberhasilan Outsourcing
Faktor penentu keberhasilan outsourcing antara lain :
Memahami maksud dan tujuan perusahaan.
Memiliki visi dan perencanaan strategis.
Memilih secara tepat service provider atau pemberi jasa.
Melakukan pengawasan dan pengelolaan terus menerus terhadap
hubungan antarperusahaan dan pemberi jasa.
Memiliki kontrak yang cukup tersusun dgn baik
Page 9
Memelihara komunikasi yang baik dan terbuka dengan individu atau
kelompok terkait.
Mendapatkan dukungan dan keikutsertaan manajemen
Memberikan perhatian secara berhati-hati pada persoalan yg
menyangkut karyawan
Tujuan Outsourcing Risiko Outsourcing
Mempercepat keuntungan
reenginering
Keuntungan tidak diperoleh secara cepat, tidak
diperoleh dalam jumlah yang cukup signifikan
Mendapatkan akses pada
kemampuan kelas dunia
Akses tidak diperoleh karena pemberi jasa tidak
menunjukkan kinerja perusahaan kelas dunia
Memperoleh suntikan kas Suntikan kas ternyata seret atau tidak diperoleh sama
sekali karena perusahaan pemberi jasa mengalami
kesulitan keuangan
Membebaskan sumber daya untuk
kepentingan lain
Sumber daya mungkin harus ditransfer ke atau
diperlukan oleh perusahaan pemberi jasa, shg tetap
kekurangan sumber daya
Membebaskan diri dari fungsi yang
sulit dikelola atau dikendalikan
Perusahaan mungkin tidak dapat bebas seluruhnya dari
kesulitan yang sebetulnya ingin dihindari
Memperbaiki fokus perusahaan Karena berbagai tujuan yg ingin dicapai, tidak
sepenuhnya didapat, maka fokus core business mgk
tidak tercapai
Memperoleh dana kapital Karena perusahaan pemberi jasa mengalami kesulitan
keuangan, maka mungkin tambahan dana tidak ada
Mengurangi biaya operasi Biaya sesudah outsourcing mungkin tidak berkurang,
tetapi tetap atau bahkan bertambah.
Mengurangi resiko usaha Karena berbagai tujuan yg ingin dicapai tidak
sepenuhnya diperoleh, mungkin risiko usaha tetap saja
besar
Memperoleh sumber daya yg tidak
dimiliki di dalam perusahaan
Karena perusahaan pemberi jasa juga tidak memiliki
sumber daya yang diperlukan, maka tujuan ini tidak
tercapai
Menurut Beaumont dan Sohal, mengatakan bahwa outsourcing merupakan
trend yang digunakan untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang
terjadi. Outsourcing merupakan perpindahan rutinitas usaha ke sumber daya yang
ada di luar. Dengan kata lain, outsourcing adlah upaya untuk mendapatkan barang
atas jasa dari supplier luar atau yang beroperasi di luar negeri dalam rangka
memotong biaya. ada 3 komponen dari outsourcing : 1). IT, yang merupakan
perkembangan dari teknologi informasi, 2). Komunikasi, yang merupakan
bagaimana bentuk dari kinerja suatu perusahaan berdasarkan lancar tidaknya
komunikasi yang terjalin, 3). Struktur organisasi perusahaan.
Page 10
Sehingga secara umum pengertian dari outsourcing adalah suatu
pengalihan aktivitas perusahaan baik barang atau jasa ke perusahaan lain yang
memiliki 3 komponen tersebut. Hubungan dalam dunia Information Technology,
IT outsourcing adalah kontrak tambahan dari sebagian atau keseluruhan fungsi IT
dari perusahaan kepada pencari outsourcing external. IT outsourcing merupakan
pemanfaatan organisasi external untuk memproduksi atau membuat ketetapan jasa
teknologi informasi. Jasa IT yang biasanya di outsourcing adalah jaringan,
desktop, aplikasi dan web hosting. IT outsourcing kedalam 4 bagian, yaitu :
1. Total Outsourcing, yaitu sepenuhnya menyerahkan semuanya ke pihak lain,
baik hardware, software, dan brainware.
2. Total Insourcing, peminjaman atau penyewaan sumber daya manusia yang
dimiliki oleh pihak lain yang di pakai dalam jangka waktu tertentu.
3. Selective Sourcing, perusahaan memilah-milah bagian mana yang akan di
serah ke pada pihak lain, dan bagian yang tidak di berikan tersebut akan
dikelola oleh perusahana sendiri.
4. De facto insourcing, menyerahkan semua yang menyangkut IT ke perusahaan
lain dikarenakan adanya latar belakang sejarah.
BAB III
PEMBAHASAN
III.1. Penerapan outsourcing sistem informasi (IT outsourcing) dalam suatu
perusahaan.
Penerapan out-sourcing merupakan pengalihan tugas atau pekerjaan yang
berhubungan dengan operasional perusahaan ataupun pengerjaan proyek kepada
pihak ketiga atau perusahaan ketiga dengan menetapkan jangka waktu dan biaya
tertentu dalam proses pengembangan proyeknya. Pendekatan out-
sourcing umumnya dilakukan karena faktor anggaran perusahaan yang terbatas.
Berikut ini adalah gambar diagram yang menunjukkan proses yang
dilakukan lewat cara out-sourcing.
Page 11
Dengan out-sourcing, perusahaan membeli sistem informasi yang siap
pakai, atau sudah dikembangkan oleh perusahaan outsource. Perusahaan juga
dapat meminta perusahaanoutsource untuk memodifikasi sistem yang sudah ada
agar dapat menunjang kegiatan operasional perusahaan. Selain itu lewat
perusahaan outsource perusahaan pengguna outsource dapat meminta untuk
mengembangkan sistem informasi yang benar-benar baru atau pengembangan dari
dasar.
Keuntungan dari pendekatan outsourcing
Melalui outsourcing, perusahaan dapat membeli sistem informasi yang
sudah tersedia, atau sudah dikembangkan oleh perusahaan outsource. Perusahaan
juga dapat meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi sistem yang sudah
ada. Perusahaan juga dapat membeli software dan meminta perusahaan outsource
untuk memodifikasi software tersebut sesuai keinginan perusahaan. Dan juga
lewat outsourcing perusahaan dapat meminta untuk mengembangkan sistem
informasi yang benar-benar baru atau pengembangan dari dasar. Keuntungan
perusahaan yang menggunakan pendekatan outsource dalam mengembangkan
sistem informasinya adalah :
a. Perusahaan dapat lebih fokus pada bisnis intinya, karena pekerjaan
telah diserahkan pada pihak ketiga untuk dikembangkan.
b. Dapat melakukan alih skill dan kepandaian yang berasal dari
perusahaan atau organisasi lain dalam mengembangkan produk yang
diinginkan.
Page 12
c. Dapat memprediksi biaya yang dikeluarkan di masa datang.
d. Sistem yang dibangun perusahaan outsource biasanya merupakan
teknologi yang terbaru,sehingga dapat menjadi competitive advantage
bagi perusahaan pengguna.
e. Dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
f. Bahasa pemrograman dan database disesuaikan dengan software yang
sudah ada, sehingga menjadi seragam.
g. Dapat diintegrasikan dengan software yang telah ada, karena staff IT
mengetahui source codenya. Dengan tambahan keuntungan yaitu
ditangani oleh tim yang lebih profesional di bidangnya, sehingga
software yang dikembangkan lebih bagus kualitasnya.
h. Secara keseluruhan pendekatan outsourcing termasuk pendekatan
dengan biaya yang rendah dibandingkan dengan insourcing, karena
risiko kegagalan dapat diminimalisir
Kelemahan Pendekatan Outsourcing
Selain keunggulan diatas, pendekatan outsourcing juga memiliki beberapa
kelemahan, kelemahan-kelemahan itu seperti:
a. Biayanya lebih mahal dibandingkan mengembangkan sendiri.
b. Kurangnya perusahaan dalam mengerti teknik sistem informasi agar
bisa dikembangkan di masa mendatang, karena yang mengembangkan
tekniknya adalah perusahaan outsource.
c. Menurunkan kontrol perusahaan terhadap sistem informasi yang
dikembangkan.
d. Permasalahan pada moral karyawan, pada kasus yang sering terjadi,
karyawan outsource yang dikirim ke perusahaan akan mengalami
persoalan yang penangannya lebih sulit dibandingkan karyawan tetap.
Misalnya terjadi kasus-kasus tertentu, karyawan outsource merasa
dirinya bukan bagian dari perusahaan pengguna.
e. Informasi-informasi yang berhubungan dengan perusahaan kadang
diperlukan oleh pihak pengembang aplikasi, dan kadang informasi
Page 13
penting juga perlu diberikan, hal ini akan menjadi ancaman bagi
perusahaan bila bertemu dengan pihak pengembang yang nakal.
f. Ketergantungan dengan perusahaan lain yaitu perusahaan pengembang
sistem informasi akan terbentuk.
g. Jurang antara karyawan tetap dan karyawan outsource.
h. Perubahan dalam gaya manajemen.
i. Proses seleksi kerja yang berbeda.
Dari uraian diatas dapat di simpulkan bahwa
penggunaan outsourcing seringkali digunakan sebagai strategi kompetisi
perusahaan untuk fokus pada core business-nya, namun pada
prakteknya outsourcing didorong oleh keinginan perusahaan untuk menekan biaya
hingga serendah-rendahnya dan mendapatkan keuntungan berlipatganda walaupun
seringkali melanggar etika bisnis.
Alasan Perusahaan Menggunakan Pendekatan Secara Outsourcing
Ada banyak pertimbangan kenapa sebuah perusahaan mengambil
outsourcing sebagai strategi untuk operasional SI yang efektif. Selain
pertimbangan biaya tentunya, adalah pertimbangan lain yang menjadi faktor
pendorong terbesar seperti penyesuaian antara strategi SI dan strategi bisnis
perusahaan.
Saat ini misalnya, hanya sedikit perusahaan yang dapat memisahkan antara
strategi SI dan strategi bisnisnya. Pada praktiknya dilapangan strategi SI dan
strategi bisnis saling berkaitan, dan kemampuan SI dalam banyak kasus
menentukan bagaimana strategi bisnis. Adapun ada beberapa alasan sehingga
perusahan memiliki untuk melakukan outsourcing, yaitu:
Meningkatkan focus bisnis karena telah melimpahkan sebagian
operasionalnya kepada pihak lain.
Membagi resiko operasional Outsourcing membuat resiko operasional
perusahaan bisa terbagi kepada pihak lain.
Sumber daya perusahaan yang ada bisa dimanfaatkan untuk kebutuhan
yang lainnya.
Page 14
Mengurangi biaya karena dana yang sebelumnya digunakan untuk
investasi bisa difungsikan sebagai biaya operasional.
Memperkerjakan sumber daya manusia yang berkompeten karena tenaga
kerja yang disediakan oleh perusahaan outsourcing adalah tenaga yang
sudah terlatih dan kompeten dibidangnya.
Mekanisme control menjadi lebih baik.
Menurut The 2001 Outsourcing World Summit ada 6 alasan utama
perusahaan memutuskan metode outsourcing untuk pengadaan dan
pengembangan sistem (Elmir, 2010), yaitu:
1. Mengurangi biaya (36%)
2. Fokus pada inti bisnis (36%)
3. Meningkatkan kualitas (13%)
4. Meningkatkan kecepatan untuk beradaptasi pada pasar persaingan (10%)
5. Membantu proses inovasi (4%), dan
6. Menghemat modal karena biaya dapat disesuaikan dengan anggaran (1%)
Faktor-faktor yang menentukan keberhasilan outsourcing adalah:
a. Memahami maksud dan tujuan perusahaan.
b. Memiliki visi dan perencanaan strategis.
c. Memilih secara tepat service provider atau pemberi jasa.
Page 15
d. Melakukan pengawasan dan pengelolaan terus menerus terhadap
hubungan antarperusahaan dan pemberi jasa.
e. Memiliki kontrak yang cukup tersusun dgn baik.
f. Memelihara komunikasi yang baik dan terbuka dengan individu atau
kelompok terkait.
g. Mendapatkan dukungan dan keikutsertaan manajemen.
h. Memberikan perhatian secara berhati-hati pada persoalan yg
menyangkut karyawan
Bidang Outsourcing Sistem Informasi
Sebenarnya outsourcing sistem informasi dapat meliputi semua layanan
sistem informasi yang dibutuhkan perusahaan. Price Waterhouse mencantumkan
list pekerjaan yang dapat dioutsourcingkan antara lain:
Pemeliharaan aplikasi (Applications maintenance).
Pengembangan dan implementasi aplikasi (Application development
and implementation).
Data centre operations.
End-user support.
Help desk.
Dukungan teknis (Technical support).
Perancangan dan design jaringan.
Network operations.
Systems analysis and design.
Business analysis.
Systems and technical strategy.
Beberapa masalah umum yang terjadi dalam penerapan outsourcing antara
lain :
Penentuan partner outsourcing.
Hal ini menjadi sangat krusial karena partner outsourcing harus
mengetahui apa yang menjadi kebutuhan perusahaan serta menjaga
hubungan baik dengan partner outsourcing.
Perusahaan outsourcing harus berbadan hukum.
Page 16
Hal ini bertujuan untuk melindungi hak-hak tenaga outsource,
sehingga mereka memiliki kepastian hukum.
Pelanggaran ketentuan outsourcing.
Demi mengurangi biaya produksi, perusahaan terkadang melanggar
ketentuan ketentuan yang berlaku. Akibat yang terjadi adalah
demonstrasi buruh yang menuntut hak-haknya. Hal ini menjadi salah
satu perhatian bagi investor asing untuk mendirikan usaha di
Indonesia.
Perusahan outsourcing memotong gaji tenaga kerja tanpa ada batasan
sehingga yang mereka terima, berkurang lebih banyak.
Resiko dan Alasan dari Outsourcing
Beberapa alasan penerapan Outsourcing dalam suatu perusahaan, antara
lain :
Meningkatkan focus bisnis karena telah melimpahkan sebagian
operasionalnya kepada pihak lain.
Membagi resiko operasional Outsourcing membuat resiko operasional
perusahaan bisa terbagi kepada pihak lain.
Sumber daya perusahaan yang ada bisa dimanfaatkan untuk kebutuhan yang
lainnya.
Mengurangi biaya karena dana yang sebelumnya digunakan untuk investasi
bisa difungsikan sebagai biaya operasional.
Mempekerjakan sumber daya manusia yang berkompeten karena tenaga kerja
yang disediakan oleh perusahaan outsourcing adalah tenaga yang sudah
terlatih dan kompeten dibidangnya.
Mekanisme control menjadi lebih baik.
Berikut beberapa resiko yang mungkin timbul dari penerapan outsourcing,
antara lain :
Produktivitas justru menurun jika perusahaan outsourcing yang dipilih tidak
kompeten.
Page 17
Wrong man on the wrong place jika proses seleksi, training dan penempatan
tidak dilakukan secara cermat oleh perusahaan outsourcing.
Terkena kewajiban ketenagakerjaan jika perjanjian kerjasama dengan
perusahaan outsourcing tidak diatur dengan tegas dan jelas diawal kerja sama.
Regulasi yang belum kondusif akan membuat penentuan core dan non core
juga belum jelas.
Pemilihan perusahaan jasa outsourcing yang salah bisa berakibat beralihnya
status hubungan kerja dari perusahaan pemberi jasa pekerja ke perusahaan
penerima jasa pekerja.
Inti dari penjelasan dan faktor-faktor tersebut diatas, indikator
keberhasilan penerapan sistem outsourcing adalah harus adanya kerjasama dan
komitmen yang jelas antara kedua belah pihak agar penerapam outsourcing dapat
berjalan sebagaimana harapan yang keseluruhan perjanjian kerjasama tersebut
dinyatakan secara jelas dan terperinci di dalam kontrak outsourcing.
III.2. Analisa Urgensi Dari Aspek Maintenability Pengembangan Software
Maintanability adalah atribut sebuah software yang menunjukkan bahwa
sebuah software harus memiliki kemampuan untuk dirubah dan dimodifikasi
dalam jangka waktu tertentu. Alasan sederhana mengapa atribut ini penting adalah
keterkaitan sistem informasi dengan proses bisnis perusahaan. Kemajuan ilmu
pengetahuan tentu saja berlangsung dengan cepat, sehingga revolusi bisnis juga
terus terjadi. Critical factor yang harus langsung menyesuaikan lingkungan binis
tersebut adalah sistem informasi dan di dalamnya dikontrol oleh software. Maka
software harus mudah untuk dimodifikasi dan dirubah untuk mendampingi
kemajuan bisnis perusahaan. Menurut Sukamto (2008), atribut dari proses bisnis
yang langsung dipengaruhi oleh kemampuan maintainability sebuah software
adalah:
Persaingan yang menuntut diferensiasi.
Upaya perusahaan untuk survive di industri.
Adanya upaya global marketing.
Efektivitas biaya.
Mempertahankan konsumen dan meningkatkan keuntungan.
Maintanability adalah usaha yang diperlukan untuk menemukan dan
Page 18
memperbaiki kesalahan dari perangkat lunak, pemeliharaan sistem biasanya
terjadi setelah sistem diimplementasikan dan merujuk pada uji coba maupun
evaluasi sistem (Anonim, 2011). Anonim (2011) juga menyatakan bahwa urgensi
dari system maintenance adalah:
1. Memperbaiki kesalahan, implementasi sistem secara langsung oleh user
biasanya akan memperlihatkan kesalahan (bugs) pada sistem atau disebut
sebagai kelemahan sistem. Kesalahan ini dapat diperbaiki jika sistem memiliki
kemampuan maintainability.
2. Menjaga ke-up to date-an sistem, seperti yang telah dijelaskan di atas, sistem
informasi merupakan critical factor dalam sebuah proses binis, maka sistem
wajib bisa untuk mengikuti perkembangan dunia usaha.
3. Meningkatkan sistem (up grade), Sistem harus dapat ditingkatkan
performanya seiring dengan peningkatan produktivitas perusahaan.
Dapat dilihat dengan jelas bahwa maintainability sangat penting
peranannya dalam kemajuan sistem informasi perusahaan.
Software quality merupakan pemenuhan terhadap kebutuhan fungsional
dan kinerja yang didokumentasikan secara eksplisit, pengembangan standar yang
didokumentasikan secara eksplisit, dan sifat-sifat implisit yang diharapkan dari
sebuah software yang dibangun. Aspek maintainability/pemeliharaan meliputi
kegiatan monitor, evaluasi dan modifikasi sistem untuk membuat perbaikan yang
diperlukan. Tahap ini merupakan peninjauan pasca implementasi agar sistem yang
dikembangkan sesuai dengan spesifikasi sistem yang ingin dibangun. Kesalahan
dalam pengembangan atau penggunaan sistem dapt dikoreksi dalam tahap ini.
Pemeliharaan ini juga meliputi perbaikan jika ada perubahan lingkungan
eksternal. Menurut McCall, 1997 kriteria yang mempengaruhi kualitas software
terbagi menjadi tiga aspek penting yaitu :
1. Sifat-sifat operasional dari software (Product Operations).
2. Kemampuan software dalam menjalani perubahan (Product Revision).
3. Daya adaptasi atau penyesuaian software terhadap lingkungan baru (Product
Transition).
Unsur maintainability dalam pengembangan software termasuk
dalam Product Operations, maintability adalah kemampuan software dalam
Page 19
menjalani perubahan. Setelah sebuah software berhasil dikembangkan dan
diimplementasikan, akan terdapat berbagai hal yang perlu diperbaiki berdasarkan
hasil uji coba maupun evaluasi. Sebuah software yang dirancang dan
dikembangkan dengan baik, akan dengan mudah dapat direvisi jika diperlukan.
Seberapa jauh software tersebut dapat diperbaiki merupakan faktor lain yang
harus diperhatikan.
Berdasarkan uraian tersebut diatas, maka secara singkat system
maintenance menjadi urgen karena pada system maintenance terjadi usaha
perbaikan secara berkelanjutan untuk mempertemukan kebutuhan oranisasi
terhadap sistem dengan kinerja sistem yang telah dibangun.
BAB IV
KESIMPULAN
Dari paparan diatas dapat disimpulkan beberapa hal berikut ini, yaitu :
1. Kesuksesan keunggulan kompetitif suatu organisasi dengan menerapan IT
Outsourcing, berdasarkan pertimbangan penerapan praktek-praktek
outsourcing yang baik dapat menggunakan outsourcing life
cycle kegiatan outsourcing dipengaruhi juga oleh triangle constraint (scope,
cost dan time), komponen infrastruktur (people, process, technology) dan
empat frame organisasi, untuk mencegah potensial resiko, sehingga organisasi
dapat fokus terhadapcore business–nya.
2. Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan oleh perusahaan dalam
pengambilan metode out-sourcing adalah kemampuan finansial perusahaan,
lama proses pengerjaan, resiko kehilangan investasi, resiko miss
communication yang menyebabkan kesalahan sistem, waktu training
pegawai, dan loyalitas vendor.
3. Aspek maintainability sangat penting untuk perusahaan, karena sebuah sistem
informasi harus mampu berubah dan dimodifikasi untuk mengikuti
perkembangan teknologi informasi. Semakin baik kualitas sistem informasi
maka akan semaki besar peluang sebuah perusahaan memenangkan
Page 20
persaingan usaha. Selain itu atribut ini penting dimiliki untuk memperbaiki
kesalahan software dan meningkatkan fungsi dari software.
4. Terdapat tiga alasan pentingnya pemeliharaan sistem atau system maintenance
: memperbaiki Kesalahan (Correcting Errors), menjamin dan Meningkatkan
Kinerja Sistem (Feedback Mechanism), dan menjaga Kemutakhiran Sistem
(System Update). System maintenance menjadi urgen karena pada system
maintenance terjadi usaha perbaikan secara berkelanjutan untuk
mempertemukan kebutuhan oranisasi terhadap sistem dengan kinerja sistem
yang telah dibangun.
DAFTAR PUSTAKA
Anne, Ahira. 2011. Pengertian Sistem Informasi Manajemen.
http://www.anneahira.com/sistem-informasi-manajemen.htm [28 Maret 2012]
Anonim, 2011. Apa Urgensi Maintanability dari Suatu Software?
http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2011/11/apa-urgensi-maintainability-dari-
suatu-software/. [30 Maret 2012]
Anonim. 2009. Pengembangan Sistem Informasi.
http://www.scribd.com/people/user_deleted/8858572. [20 Maret 2012]
O‟brien, J.A. 2004. Management Information System:Managing Information
Technology in the Business Enterprise. 6th
ed. McGraw Hill. New
York. Amerika.
McLeod, Raymond, Management Information System, 7th ed., Prentice Hall,
New Jersey, 1998.
Outsourcing : Suatu solusi Pengembangan Sistem Informasi Sumber Daya
Informasi di Masa Depan, 2008. http://insidewinme.blogspot.com/2008/03/telaah-
jurnal-sistem-informasi.html.
Find The Best Outsourcing Information Security, 2010.
http://blog.bestsoftware4download.com/2010/02/find-the-best-outsourcing-
information-security
IT Outsourcing Update, 2010. http://www.sharingvision.biz/2010/05/03/it-
outsourcing-update-2010/Pemanfaatan IT: “Dilema Outsourcing atau Internal
Development” http://www.setiabudi.name/archives/1141/comment-page-1
Page 21
Lianna, 2010. IT Outsourcing. http://lianna.blog.binusian.org/2010/01/09/74/
Kurniawan, Eka. 2009. Pentingnya outsourcing bidang teknologi informasi.
http://www.ekurniawan.net/artikel-it/pentingnya-outsourcing-bidang-teknologi-
informasi-9.html