Download - Slim Vergaderen
C-dyanc
Slim vergaderensummerschool e-office
11 augustus 2009
Programma
• Welkom & introductie• Verwachtingen• Grootste ergernissen• Slim vergaderen• De praktijk• Praktische en persoonlijke doelen
Even voorstellen…
Verwachtingen
• Voorstellen• Wat wil je graag meenemen aan het eind van
deze ochtend?
We vergaderen veel...
35% van onze beroepsbevolking vergadert
25% van hun werktijd
de meeste vergaderingen beginnen ook nog
eens TE LAAT...
Grootste ergernissen
Aandachtspunten
• Doel helder• Kies vorm die past bij doel• Samenstellen agenda• Informeren, dan ...• Benodigde tijd• Deelnemers• Structuur• Voorbereiding & rollen
Doel helder
• Vergadering en per agenda punt
Kies vorm die past bij het doel
• Informatie uitwisselen• Brainstormen• Besluitvorming
Informatie uitwisselenVerhelderen van een onderwerp
• Vooraf informatie verstrekken en/of inleiding door specialist
• Ruimte voor stellen van vragen• Samenvatten• Conclusies• Afspraken & acties
BrainstormenKomen tot nieuwe inzichten & verzamelen van ideeën
• eerst individueel, dan samenvoegen• geen oordeel• keuzes maken
prioriteiten stellen
• mind mappen
Brainstormen
• Vervang ja, maar... door ja, en..• Neem ieder idee serieus en ga daarmee
verder• Vermijd discussietrucs
zoals belachelijk maken, kleineren, dooddoeners of bluffen
BesluitvormingKomen tot heldere en eenduidige besluitvorming
• verantwoordelijkheid• stappen
1. korte inleiding op onderwerp2. bespreken verschillende invalshoeken3. bezinning: waar staan we?4. indien nodig nogmaals sparren5. besluit nemen
• vastleggen afspraken, acties & communicatie
Informeren, kan ook..
• Via elektronische weg• Intranet• e-mail• ed.
gevoelige informatie
emoties
discussie of dialoog
Samenstellen agenda
• Welke agendapunten• Volgorde agendapunten• Ruimte voor onverwachte dingen• Communicatievorm• Duur van de punten, vergadering
Benodigde tijd
• Vergadering• Per agendapunt
(inleiding, inhoud, samenvatten)• Rollen– eigenaar– procesbewaker
Deelnemers
Aanwezigheid is noodzakelijkBelangrijke bijdrageUitnodigen per agendapunt
Kwaliteiten & drijfverenVoorbereidingTaken tijdens vergadering
Locatie & opstelling
Opdracht
• Welke belangrijkste verbeterpunten zie je voor je eigen organisatie?
• Vertel deze aan de ander• De ander stelt vragen tot helemaal helder• Bedenk samen een oplossing
Vergadervaardigheden
• Actief luisteren• Vragen stellen en doorvragen• Samenvatten• ‘Vriendelijk onderbreken’
Focus houden
Hoe technologie kan helpen
• Digitale werkomgeving• Voorbereiding eenvoudig• Delen van documenten (versiebeheer)• Elektronische actielijst– altijd up-to-date
• Vergaderen op afstand/online• Voordelen tov. e-mail• Video-conferencing & unified communications
Tips & aandachtspunten• Voorbereiding
– Testen of alles werkt• Vergadering
– Op tijd starten– Afspraken over werkwijze– Rustig praten, pauzes– Microfoon uit als je niet spreekt– De juiste personen– Komt iedereen aan bod– Samenvatten & afronden
• Achteraf– Actielijst & verslag in elektronische werkomgeving
Slim vergaderen1. Grootste ergernissen in kaart gebracht2. Wat willen we veranderen? Stel prioriteiten, maak keuzes3. Definieer doelstellingen4. Zoek ambassadeurs/coaches5. Communiceer nieuwe richtlijnen6. Begeleiding door ambassadeurs/coaches7. Aan de slag
– Vier successen en deel deze– Leer van de dingen die nog niet goed gaan
Hou een vinger aan de pols Verandering van patronen vraagt tijd en aandacht Denk ook aan nieuwe medewerkers
Aan de slag
• Bedenk wat je zelf kunt doen• Maak het concreet• Wat heb je hiervoor nodig?• Hou vinger aan de pols
Evaluatie & afronding
• Goed • Voor verbetering vatbaar
C-dyanc
Slim vergaderenBedankt