Download - Sprekers: Geert Hillaert en Domien Dessein
« Door het bos de bomen zien: een integraal werk-
en opvolgingsinstrument van alle interne verbeterpunten,
geclusterd naar prioritaire verbetertrajecten»
Organisatie:rganisatie: Stad Kortrijk Stad Kortrijk
Sprekers: Geert Hillaert en Domien Dessein
2
Beknopte context
• Kortrijk: creatie, innovatie en design• Vertaald: probleem = opportuniteit• Continu verbeteren = lijvig lijstje actiepunten• Eind 2008: audit interne controle• Probleem:
Door het bos van verbeterpunten zagen we de bomen niet meer
Uitdaging: overzicht behouden, terug mentale rust
3
Trigger: audit interne controle
1. Tal van risico’s (>100) “hoog” , 30 op organisatieniveau
2. De derde bevraging van het personeel op korte tijd
3. Wat zal hier nu weer mee gebeuren
4. Wie zal hier iets mee doen
En….
4
Trigger….er was meer…
• Iip– Enquête psycho-sociale belasting?– Hermes-rapport?– Innovatie-audit Ugent (ict en cultuur) – concept nieuw stadhuis?– woonwinkel/ondernemersloket?– gebiedswerking?– budgettaire oefeningen?– Nieuwe aanpak meldpunt (dataknooppunt)?– ……
Zien we door het bos de bomen nog?
5
Methodologie - Aanpak
• 3 sessies met stafmedewerkers• Poging om te clusteren• Discussie
– Wat is traject?– Wat is project?– Wat is actiepunt?– Wat is een bevraging/audit/meting
• To ‘Keep it simple’ was niet simpel – Geen zuiver verhaal– Methodologie versus resultaat
6
Methodologie - AanpakIntegratie risico-analyse met verbetertrajecten:
• 1 globale overzichtstabel :
– Verticale as:
• Aanbevelingen risico-analyse
• lopende verbeterpunten
• 200 acties
– Horizontale as:
• 16 grote trajecten
• Intern/organisatorisch van insteek
– Analyse “hits” per kruispunt
7
1. Evaluatie 2. Kassastromen3. Implementatie rechtspositieregeling4. Interne Communicatie5. Procesmanagement6. Leiderschap7. Site Callens (centralisatie uitvoerende directies)8. Concept dienstverlening 9. Projectmanagement10.Beleidscyclus11.Financiële cyclus12.Ken- en stuurgetallen13.samenwerkingsovereenkomsten14.Kennismanagement15.Administratieve vereenvoudiging16.E-decision
8
Resultaat• Gros verbeterpunten passen in 16 trajecten
StellingInzet op trajecten = maximale impact • Bijkomend voordeel:
– Beter opvolgbaar ( 8 trajecten in uitvoering)– Beter herkenbaar (“kop” per traject)– Betere focus qua timing– Bredere trajecten, dus meer flexibiliteit– Vooral: meer mentale rust
9
ResultaatVoorbeeld: audit Iip
• Rapport van 20 blz.
• 40 verbeterpunten
• Quid verbetertrajecten
– Interne communicatie: 19 hits
– Talentontwikkelaar: 17 hits
– Leiderschap: 28 hits
– Rechtspositieregeling: 22 hits
– Kennismanagement: 25 hits– Per verbeterpunt: gemiddeld 2,9 hits
• Conclusie: vijf trajecten maximale impact voor Iip
10
Methodologie - Aanpak bis
• Toevoeging per traject– PDCA cyclus (hyperlink invoegen)– projectleider– mentor (lid van MT /domus)– voorziene timing
• Link interne controle en MT (hyperlink invoegen)
• Per actiepunt:– Accountable? – Opvolging?
11
Resultaat
Tabel = Werktabel
• “Spelen” met de tabel:
– Projectleider: overzicht actiepunten met hit op traject
– Accountable van 1 actiepunt: kan rekening houden met planning verbeteringstrajecten
• Wie aan zet is? =>planning
• communicatie is ksf
• Work in progress
• Buikgevoel leren vertrouwen
12
Lessons learned
• Soms groeien ideeën toevallig, • De grond moet wel vruchtbaar zijn• 100 % willen halen lukt nooit, ontwerp je systeem
daar niet voor• Verwar doel en middel niet• PDCA-cyclus als oplossing en meerwaarde, niet om
het systeem• Minder is meer, ook in verbetering• Hou je bezig met de kern, de rest volgt wel
13
Contactpersonen:
• Geert Hillaert: stadssecretaris: [email protected]
• Domien Dessein: directeur Personeel en Organisatie [email protected]
• Patricia Ghekiere: stafmedewerker strategische cel [email protected]
• Fabienne Rogiers: stafmedewerker organisatie [email protected]