Download - STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR 10-11
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
HIMA TEKPEND
2010-2011
Standar Operasional Prosedur
HIMA TEKPEND 2010-2011
S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1
1
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
HIMA TEKPEND PERIODE 2010-2011
A. Pendahuluan
HIMA TEKPEND sebagai dewasa ini merupakan lembaga
kemahasiswaan yang dipercaya menjalankan amanah besar Mahasiswa
Jurusan Kurikulum dan Teknologi Pendidikan. Berhubung begitu besarnya
amanah tersebut maka harus dilakukan langkah-langkah yang baik demi
pengoptimalan sumber daya agar dapat menjaga amanah tersebut.
Demi tercapainya tujuan tersebut, maka dibutuhkannya sebuah
perangkat yang dijadikan standar pedoman kerja selama periode
kepengurusan karena manajemen yang baik sangat diperlukan untuk
menghasilkan hasil yang baik. Oleh karena itu dibuatlah sebuah “Standard
Operational Procedure” yang selanjutnya disebut SOP.
SOP perlu dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh mereka
yang akan melaksanakan kegiatan yang membawa Himpunan Mahasiswa
Teknologi Pendidikan (HIMA TEKPEND).
B. Pengertian
Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan serangkaian
standar instruksi tertulis yang ditetapkan dan diberlakukan oleh HIMA
TEKPEND untuk jangka waktu satu periode kepengurusan, yang ditujukan
agar terciptanya suatu tertib berorganisasi yang efektif, efisien, akuntabel,
transparan, dan terpercaya dalam menjalankan amanah kepengurusan.
C. Tujuan
Adapun tujuan ditetapkannya Standar Operasional Prosedur adalah
sebagai berikut :
1. Mempermudah pelaksanaan tugas
2. Mengawasi kinerja Bidang dan kepanitiaan agar tidak terjadi tumpang
tindih pekerjaan.
3. Memberi gambaran tugas dan petunjuk spesifik sesuai manajemen
kepengurusan HIMA TEKPEND.
D. Fungsi
Adapun fungsi dari SOP adalah sebagai berikut :
1. Sebagai cara untuk menghindari miskomunikasi, konflik, dan
permasalahan pada pelaksanaan tugas/pekerjaan pada organisasi.
2. Sebagai wahana mekanisme untuk mengkomunikasikan peraturan dan
persyaratan administratif, kebijakan organisatoris dan perencanaan
strategis organisasi.
3. Sebagai katalisator yang efektif bagi pengendalian tingkat kinerja dan
hasil organisasi.
Standar Operasional Prosedur
HIMA TEKPEND 2010-2011
S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1
2
BAB I
SISTEM KOORDINASI DAN MEKANISME KERJA ORGANISASI
Dalam sebuah organisasi yang baik harus terdapat sebuah manajemen
yang baik, dimana dalam hal ini manajemen tersebut harus memahami tugas,
fungsi dan pola kerja dari manajemen itu sendiri. Bicara manajemen tentu terdapat
sumber daya yang mengatur sedemikian rupa untuk mengoptimalkan kinerja
organisasi. Demikian juga dengan HIMA TEKPEND, hal tersebut didefinisikan
sebagai berikut:
Top Level Management
Top Level Management disini diistilahkan dengan Pimpinan Eksekutif,
dimana merupakan manajemen tertinggi dalam manajerial kepengurusan
organisasi serta merupakan pengarah, pengatur strategi dan pengambil
kebijakan secara keseluruhan organisasi.
Pimpinan Eksekutif ini terdiri dari : Ketua HIMA, Sekretaris Umum, dan
Bendahara Umum.
Middle Level Management
Middle Level Management disini merupkan manajerial menengah yang
berada di antara top level management dan first line management.
Manajement ini bertugas mengimplementasikan strategi, kebijakan serta
keputusan yang diambil oleh top level management serta membuat proker.
Middle Level Management terdiri dari : Semua Kepala Bidang
First LineLevel Management
First Line Level Management berfungsi memastikan strategi, kebijakan
dan keputusan yang telah diambil oleh top dan middle management telah
dijalankan dengan baik. Selain itu punya andil dan turut serta dalam proses
pengimplementasian strategi dan proker yang telah ditetapkan.
First Line Level Management terdiri dari : Semua Kepala Biro
Pengurus Inti adalah Ketua Hima, Sekretaris Umum, Bendahara Umum,
semua Kepala Bidang.
A. Sistem Koordinasi Intern Pengurus
1. Pengantar
Untuk menjalankan fungsi koordinasi, integrasi dan sinkronisasi serta
evaluasi maka diperlukan sebuah sistem yang mengaturnya, baik itu
dilakukan dalam lingkup top, middle, maupun low level management.
2. Macam Rapat
Rapat-rapat yang dilaksanakan dapat diklasifikasikan sebagai berikut
a. Rapat Kerja
1) Pelaksanaan rapat kerja diselenggarakan sebanyak 2 kali, yaitu pada
awal pembentukan kepengurusan dan pertengahan periode
kepengurusan.
2) Agenda
a) Rapat Kerja I
Standar Operasional Prosedur
HIMA TEKPEND 2010-2011
S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1
3
i. Sosialisasi Visi, Misi dan Tujuan Organisasi oleh Ketua
HIMA.
ii. Penyampaian pola umum kebijakan organisasi.
iii. Penjelasan AD, ART, GBPK, dan SOP.
iv. Pembagian rekomendasi mumas kepada Bidang.
v. Pembuatan, pembahasan dan Penetapan Program Kerja.
vi. Pembahasan anggaran keuangan.
b) Rapat Kerja II
i. Laporan pengurus selama satu semester (sesuai periode).
ii. Evaluasi Program dan Kinerja Pengurus.
iii. Analisis dan Pembahasan program.
iv. Rekomitmen Pengurus.
v. Reshuffle Pengurus (jika diperlukan).
b. Rapat Pimpinan
1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam sebulan di awal
bulan
2) Diikuti oleh Ketua HIMA, Sekretaris Umum, dan Bendahara
Umum.
3) Agenda
a) Silahturahim pimpinan eksekutif.
b) Evaluasi program kerja yang sudah, sedang dan akan
dilaksanakan
c) Laporan dan analisa stabilitas organisasi
c. Rapat Pengurus Inti
1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam sebulan di awal
bulan.
2) Diikuti oleh Ketua Hima, Sekretaris Umum, Bendahara Umum, dan
semua Kepala Bidang (jika berhalangan hadir digantikan dengan
sekbid atau orang yang diberi kepercayaan).
3) Agenda
a) Silaturahim pengurus inti.
b) Evaluasi program kerja yang sudah, sedang dan akan
dilaksanakan.
c) Penjadwalan aktivitas bulan berikutnya.
d. Rapat Bidang
1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam dua pekan.
2) Agenda
a) Silaturahim anggota Bidang.
b) Evaluasi program kerja yang telah dan sedang berjalan.
c) Penjadwalan aktivitas Bidang selanjutnya.
d) Strategi pencapaian program.
Standar Operasional Prosedur
HIMA TEKPEND 2010-2011
S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1
4
e. Rapat Koordinasi Rutin
1) Rutin dilaksanakan 1 (satu) kali dalam sebulan
2) Agenda
a) Silaturahim seluruh pengurus HIMA TEKPEND periode 2010-
2011.
b) Sosialisasi program kerja terdekat dari setiap Bidang.
c) Persiapan kegiatan setiap Bidang.
d) Penjadwalan aktivitas Bidang selanjutnya.
e) Diikuti oleh seluruh pengurus HIMA TEKPEND periode 2010-
2011.
f. Rapat Kepanitiaan
1) Dilaksanakan secara Insidental
2) Agenda
a) Pembahasan rencana, persiapan, dan pelaksanaan.
b) Penyampaian Jobdesk oleh Ketua Panitia.
c) Pembahasan manajemen kegiatan.
d) Diakhir pelaksanaan kegiatan dilaksanakan evaluasi.
3) Diikuti oleh panitia kegiatan, panitia SC, dan Ketua Bidang yang
bersangkutan.
g. Rapat Istimewa
1) Dilaksanakan secara Insidental
2) Agenda:
a) Menetapkan keputusan dan kebijaksanaan organisasi
3) Diikuti oleh Ketua HIMA, Sekretaris Umum, Bendahara Umum, dan
semua Ketua Bidang.
B. Mekanisme Kerja Organisasi
1. Pelaksanaan
Pelaksanaan tugas dan wewenang masing-masing pengurus diatur
dalam job description yang disusun oleh Ketua HIMA TEKPEND periode
2010-2011.
2. Hierarki Kepengurusan
Hierarki hubungan antara ketua dan staf kepengurusan adalah
komando sedangkan antar staf kepengurusan adalah koordinasi.
3. Mekanisme Laporan
a. Setiap pengurus wajib melaporkan kegiatan kepada ketua HIMA
TEKPEND paling lambat 2 minggu setelah kegiatan, selanjutnya
wajib melaporkan kegiatan tersbut juga kepada DPM paling lambat 1
bulan setelah melaksanakan kegiatan.
b. Jika dalam waktu yang ditentukan HIMA tidak memberikan laporan,
maka DPM berhak mengajukan surat teguran.
Standar Operasional Prosedur
HIMA TEKPEND 2010-2011
S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1
5
4. Mekanisme Peringatan dan Pemberian Sanksi
a. Apabila terdapat pengurus yang melakukan hal-hal yang tidak sesuai
dengan aturan yang berlaku di HIMA TEKPEND, maka akan
diberikan pertama secara lisan.
b. Apabila peringatan pertama tidak diindahkan, maka akan diberikan
peringatan kedua berupa surat teguran.
c. Surat panggilan akan diberikan jika 2 kali surat teguran diabaikan.
d. Apabila surat panggilan masih tidak diindahkan maka pengurus yang
bersangkutan akan dinonaktifkan.
Standar Operasional Prosedur
HIMA TEKPEND 2010-2011
S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1
6
BAB II
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KEGIATAN
HIMA TEKPEND PERIODE 2010-2011
A. Pedoman Penyusunan Rancangan Kegiatan
Dalam merancang suatu kegiatan maka dilakukan perencanaan dengan
menentukan :
1. Dasar penyelenggaraan
Pada bagian ini tertuang rasional atau alasan perlunya diadakan kegiatan.
2. Kriteria keberhasilan kegiatan
Berisi parameter yang dapat dicapai dan diketahui selama proses kegiatan
serta setelah kegiatan dilaksanakan.
3. Tujuan kegiatan
Tujuan kegiatan disusun dalam dua tingkat, yaitu tujuan umum dan tujuan
khusus.
4. Peserta kegiatan
Pada bagian ini diuraikan tentang persyaratan, hak dan kewajiban peserta,
dan jumlah peserta (bisa berupa perkiraan atau target).
5. Nara sumber acara
Di bagian ini dicantumkan orang yang akan memfasilitasi kegiatan dan
kualifikasinya termasuk lembaga asal nara sumber.
6. Organisasi / kepanitiaan pelatihan
Berisi susunan organisasi kepanitiaan yang bertanggung jawab terhadap
keberhasilan kegiatan.
7. Strategi dan proses teknis kegiatan
Dalam bagian ini ditentukan mengenai pendekatan kagiatan yang akan
digunakan, prosedur, proses atau teknis yang digunakan untuk mencapai
tujuan kegiatan.
8. Materi kegiatan
Pada bagian ini ditentukan isi kegiatan atau acara, tujuan dari setiap bagian
dari isi kegiatan.
9. Waktu dan tempat
Pada bagian ini yang perlu dijelaskan adalah waktu pelaksanaan kegiatan,
berapa lama dan tempat serta perangkat yang akan digunakan.
10. Biaya
Pada bagian ini perlu dijelaskan mengenai jumlah biaya dan sumber biaya
yang diusulkan secara terinci mengenai penggunaan biaya tsb.
B. Persiapan Kegiatan
Langkah-langkah persiapan yang perlu dilakukan antara lain :
1. Penyusunan proposal
a. Proposal dibuat oleh sekretaris kepanitiaan, berkoordinasi dengan
kesekretariatan.
b. Pembuatan proposal dilakukan minimal 1-2 minggu sebelum acara
dilaksanakan.
Standar Operasional Prosedur
HIMA TEKPEND 2010-2011
S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1
7
c. Pembuatan proposal yang tidak sesuai jadwal tidak akan
mendapat persetujuan atau perijinan dari ketua HIMA.
d. Proposal Kegiatan harus sesuai dengan sistematika pembuatan proposal
kegiatan sebagai berikut:
1) Latar Belakang
Bagian ini berisi latar belakang perlunya digelar kegiatan
kemahasiswaan yang diajukan.
2) Landasan Kegiatan
Di bagian ini dicantumkan undang-undang, peraturan pemerintah,
keputusan, kebijakan serta pedoman tertulis yang relevan melandasi
kegiatan yang kan diselenggarakan.
3) Nama Kegiatan
Di bagian ini disebutkan nama atau judul kegiatan yang akan
diselenggarakan.
4) Tema kegiatan
Di bagian ini dirumuskan tujuan esensial tematis kegiatan.
5) Tujuan Kegiatan
Di bagian ini dirumuskan tujuan yang langsung dan konkret. Bisa
juga dirumuskan dua jenis tujuan, yakni tujuan umum dan tujuan
khusus kegiatan.
6) Sasaran Kegiatan
Pada bagian ini dirumuskan hal-hal yang menjadi sasaran kegiatan
dalam rangka mendukung pencapaian tujuan.
7) Peserta Kegiatan
Di bagian ini dicantumkan siapa peserta kegiatan itu. Karena
menyangkut izin kegiatan, jika ada penceramah atau instruktur,
maka identitas komponen ini pun harus dicantumkan pula.
8) Waktu dan tempat
Di bagian ini dijelaskan tentang lamanya waktu kegiatan dan tempat
yang akan digunakan. Tempat pelaksanaan kegiatan merujuk pada
fasilitas ruangan, lapangan dan sebagainya. Sebaiknya diusahakan
agar dalam penetapan waktu dan penggunaan tempat tidak terjadi
bentrokan dengan kegiatan lain.
9) Materi Kegiatan
Pada bagian ini dijelaskan bentuk dan lingkup kegiatan yang akan
diselenggarakan. Dalam hal ini dicantumkan juga pengisi materi
kegiatan.
10) Jadwal acara/kegiatan
Dalam penyusunan jadwal acara sebaiknya mencakup urutan
kegiatan mulai dari persiapan, pelaksanaan dan pelaporan. Dalam
hal ini diperinci pula secara spesifik susunan acara dan para
pelaksana yang terkait dalam kegiatan tersebut.
11) Anggaran Biaya
Dalam menyusun anggaran, sebaiknya didasarkan kepada rincian
kegiatan yang sesuai dengan tujuan program yang akan dipakai,
sehingga akan memperlihatkan kebutuhan anggaran secara realitas.
Standar Operasional Prosedur
HIMA TEKPEND 2010-2011
S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1
8
Sumber dan besar dana harus dijelaskan secara agar mudah
diketahui sumber dan besar pengalokasian biaya.
Sumber dana kegiatan kemahasiswaan adalah sebagai
berikut :
a. Iuran Kemahasiswaan
b. SPP/DPP
c. Sponsor, donatur, dan sumber lain yang halal dan tidak
mengikat
12) Susunan Kepanitiaan
a) Pelindung
Tingkat Universitas : Rektor
Tingkat Fakultas : Dekan
a) Pembina
Tingkat Universitas : Pembantu Rektor III
Tingkat Fakultas : Pembantu Dekan I
b) Pembimbing
Tingkat Univesitas : Pembantu Rektor III, Pembantu Dekan I
Tingkat Fakultas : Kajur, Dosen Pembimbing
c) Penanggung jawab : Ketua HIMA
d) Panitia Pelaksana
Panitia Pelaksana terdiri atas ketua pelaksana, sekretaris,
bendahara dan seksi-seksi sesuai kebutuhan. .
13) Penutup
14) Lampiran
e. Proposal yang telah di buat di cek oleh kestari terhadap kesesuaiannya
f. Perijinan tidak akan diberikan apabila ada laporan kegiatan sebelumnya
di bidang yang bersangkutan yang belum masuk ke kestari.
2. Persiapan teknis
a. Rapat panitia
b. Perencanaan waktu
c. Pembagian tugas
d. Koordinasi seluruh elemen pelaksana dan pihak-pihak luar yang
terlibat
e. Pemanfaatan papan atau buku komunikasi untuk koordinasi.
Format Persiapan Kegiatan
NO KEGIATAN SARANA PETUNJUK
TEKNIS PJ
Catatan : Dibuat pada awal perencanaan oleh ketua pelaksana dan dijabarkan pada rapat panitia yang pertama.
C. Pelaksanaan Kegiatan
1. Kegiatan yang dilaksanakan harus sesuai dengan rencana yang sudah
dipersiapkan
2. Ketua Bidang yang berhubungan harus memantau jalannya acara dan
mencatat hal-hal yang dianggap penting.
Standar Operasional Prosedur
HIMA TEKPEND 2010-2011
S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1
9
Format Pelaksanaan Kegiatan
NO
KEGIATAN
WAKT
U & TEMPA
T
SARANA
PETUNJUK TEKNIS KEGIATAN
PJ
PRA
ACAR
A
PELAKSAA
AN PASC
A
ACARA
Catatan: Dijabarkan pada rapat terakhir panitia sebelum kegiatan dilaksanakan, oleh ketua pelaksana dan panitia.
D. Evaluasi Kegiatan
1. Mengevaluasi kegiatan dari mulai perencanaan sampai pelaksanaan.
2. Membahas penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.
3. Menilai pencapaian tujuan dengan membandingkan pelaksanaan kegiatan
dengan kriteria keberhasilan yang telah ditetapkan sebelumnya.
4. Memberi saran-saran untuk pelaksanaan kegiatan sejenis di waktu
mendatang.
Format Pasca Kegiatan
NO KEGIATAN WAKTU &
TEMPAT SARANA
PETUNJUK
TEKNIS KEGIATAN
PJ
Catatan : Pasca kegiatan ditujukan untuk mengevaluasi kegiatan dan menyusun laporan kegiatan. Dibuat setelah kegiatan selesai.
E. Laporan Kegiatan
1. Setelah selesai pelaksanaan kegiatan, panitia kegiatan wajib menyusun
laporan pertanggungjawaban dengan bantuan/konsultasi dengan Biro Kestari
(staf Sekretaris) dan Bendahara.
2. Ketua pelaksana melaporkan kegiatan kepada Ketua HIMA TEKPEND
periode 2010-2011 melalui Biro Kestari (staf Sekretaris) dalam bentuk
a. Laporan yang sudah di print, disertai lampiran sebagai berikut :
1) Susunan Kepanitiaan
2) Susunan Acara
3) Realisasi Anggaran Biaya
4) Proposal Kegiatan
5) Bukti transaksi pengeluaran
6) Daftar hadir peserta dan panitia
7) Administrasi dan arsip surat menyurat
8) Pamplet dan hasil dokumentasi
b. Laporan file dokumen di komputer
3. Secara khusus disampaikan pula laporan keuangan kegiatan kepada
Bendahara Umum
4. Laporan tersebut harus sudah sampai ke tangan staf Kestari paling lambat 2
(dua) minggu setelah pelaksanaan.
6. Laporan disusun rapi dan masukan ke dalam amplop cokelat disertai tulisan
nama kegiatan, yang dialamatkan kepada Ketua HIMA Tekpend periode
2010-2011.
Standar Operasional Prosedur
HIMA TEKPEND 2010-2011
S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1
10
Format Laporan Kegiatan
Laporan kegiatan ..... (nama kegiatan)
Bidang ........ HIMA TEKPEND
Periode 2010-2011
I. Pendahuluan : _____________________________
II. Nama Kegiatan : _____________________________
III. Tujuan Kegiatan : _____________________________
IV. Waktu dan Tempat : _____________________________
V. Peserta Kegiatan : _____________________________
VI. Nara Sumber Kegiatan : _____________________________
VII. Gambaran Kegiatan : _____________________________
(persiapan, pengorganisasian dan
pelaksanaan)
VIII. Hambatan-hambatan & Evaluasi : ______________________
IX. Rekomendasi Kegiatan : _____________________________
X. Fortopolio :
Proposal
Realisasi Anggaran Biaya
Makalah pemateri
Nota
Arsip/berkas
Surat
Printout publikasi dan dokumentasi
Dan hal-hal penting
XI. Hari, Tgl. Bulan, Tahun Laporan : ____________________________
XII. Lembar Pengesahan : ____________________________
F. Penyelenggaran Kesekretariatan dan Keuangan
1. Penyelenggaraan kesekretariatan dan keuangan merupakan hal yang wajib
dilaksanakan oleh panitia kegiatan sesuai dengan petunjuk yang berlaku.
2. Ini menjadi tanggung jawab sekretaris panitia dan dianjurkan berkonsultasi
dengan Kestari dan Bendahara.
Standar Operasional Prosedur
HIMA TEKPEND 2010-2011
S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1
11
BAB III
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
ADMINISTRASI
A. Pendahuluan
Berbicara istilah kesekretariatan akan selalu berhubungan dengan sekretaris,
baik itu Sekretaris Umum, ataupun Sekretaris Bidang ataupun Sekretaris Biro.
Kesekretariatan merupakan salah satu elemen yang sangat penting dalam
mendukung program kerja dan kegiatan dalam suatu organisasi. Selain itu
kelancaran administrasi merupakan salah satu tolak ukur keberhasilan organisasi.
Apalagi sejarah perjalanan sebuah organisasi yang telah dicapai perlu dirapikan
dan diarsipkan, sehingga kemampuan administratif semakin diperlukan.
Administrasi bukanlah suatu hal yang menyulitkan, justru sangat penting untuk
regenerasi dan pembelajaran pengurus. Banyak data yang menunjukkan bahwa
pengelolaan administrasi yang lemah dapat menurunkan kinerja organisasi.
B. Uraian tugas Sekretaris Umum, Biro Kesekretariatan dan Sekretaris
Bidang dalam hal Kesekretariatan
1. Sekretaris Umum
a. Mengkoordinasikan pengaturan administrasi HIMA TEKPEND
periode 2010-2011
2. Staf Kestari
a. Membantu Sekretaris dalam menjalankan fungsi administrasi di
HIMA Tekpend.
b. Melaksanakan tugas harian yang berkaitan dengan tata laksana
pemeliharaan kesekretariatan, pengadaan, inventarisasi kelengkapan
kesekretariatan, dan kearsipan HIMA Tekpend.
c. Membantu Sekretaris dalam membuat rencana, agenda dan mengatur
administratif
d. Melaksanakan kegiatan administrasi
e. Pengadaan dan inventarisasi
f. Bersama dengan Sekretaris mempertanggungjawabkan segala bentuk
kegiatan pengadministrasian organisasi kepada Ketua HIMA Tekpend
periode 2010-2011
3. Sekretaris Bidang
a. Menggantikan fungsi Kepala Bidang apabila Kepala Bidang
berhalangan
b. Melakukan fungsi koordinasi dengan staf Kestari.
c. Membantu tugas Ketua Bidang dalam melaksanakan tugas dan
wewenang kerjanya.
d. Bersama-sama Ketua Bidang merumuskan dan mengeluarkan
kebijakan yang berhubungan dengan Bidang yang dibawahinya.
e. Bersama-sama Ketua Bidang mempertanggungjawabkan semua
kegiatan dan kebijakan yang dikeluarkan kepada Ketua HIMA
TEKPEND periode 2010-2011.
Standar Operasional Prosedur
HIMA TEKPEND 2010-2011
S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1
12
C. Faktor Pendukung Keberhasilan Kesekretariatan
a) Sumber Daya Manusia
Personil yang terlibat dalam pengelolaan kesekretariatan terdiri dari
Sekretaris Umum, Staf Kestari dan sekretaris Bidang.
b) Peralatan/Perangkat Kesekretariatan
a. Rak/lemari untuk menyimpan file folder berkas/dokumen/kertas-
kertas.
b. Perangkat komputer dan printer, internet (dalam kondisi ideal)
c. Peralatan kantor/alat tulis
d. Papan tulis/papan pengumuman
e. Meja/kursi/tikar/spanduk
f. Alat-alat kebersihan
g. Alat komunikasi : telepon atau handphone.
D. Pengelolaan Surat
Berkas surat dan atau yang berhubungan dengan surat menyurat
disusun berdasarkan klasifikasi dan penomorannya. Pihak yang bertanggung
jawab mengatur penyusunan dan pengelolaan berkas adalah Staf Kestari.
1. Surat masuk
1) Penerimaan Surat
Surat yang diterima oleh Staf Kestari terlebih dahulu
disortir, mana yang merupakan surat organisasi, surat
pribadi/pengurus, atau surat-surat lainnya. Surat organisasi
selanjutnya dibuka dan diproses. Sebaiknya disortir lewat
pemilahan, mana yang termasuk surat bagi Ketua HIMA
TEKPEND, Sekretaris, Kabid, Sekbid dan Biro.
2) Pencatatan/pendokumentasian surat
Surat yang diterima lalu dicatat dalam buku registrasi surat
masuk. Berikut poin-poin yang dapat dicantumkan :
a) Nomor urut
b) Tanggal masuk
c) Nomor surat
d) Asal surat (pengirim)
e) Tujuan
f) Perihal
g) Keterangan
Format Buku Registrasi Surat Masuk
No. Tanggal Masuk
Pengirim dan
Alamat
Tanggal
dan No.
Surat
Perihal Tujuan Lampiran Ket
Standar Operasional Prosedur
HIMA TEKPEND 2010-2011
S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1
13
3) Penyampaian Surat
Setelah dicatat dalam Buku Registrasi Surat Masuk lalu
diparaf dan dibubuhi tanggal penerimaan. Kemudian
disampaikan pada pihak yang bersangkutan untuk ditindaklanjuti.
4) Penindaklanjutan Surat
Bila Bidang yang bersangkutan perlu membuat surat
balasan, pihak tersebut harus memberitahukan kepada bagian
Biro Kestari untuk dibuatkan surat balasan. Bila Bidang/biro
yang bersangkutan memiliki kewenangan untuk membuat surat
sendiri, Bidang/biro tersebut tetap harus memberitahu biro
Kestari untuk meminta nomor surat.
5) Penyimpanan Surat
Setelah semua dilaksanakan, berkas surat disimpan oleh
Kesekretariatan.
2. Surat Keluar
1) Pembuatan Surat
Surat yang ditujukan untuk pihak eksternal dan surat
balasan (atas surat masuk) dibuat oleh Biro Kestari atas
permohonan dari Bidang atau yang berkepentingan. Jika
diberikan kewenangan, maka Bidang atau di luar Biro Kestari
dapat membuat sendiri suart keluar yang diperlukannya
dengan tetap memberitahu Biro Kestari untuk meminta nomor
surat.
2) Pencatatan Surat
Surat yang dibuat lalu dicatat dalam buku registrasi surat
keluar. Ada point-point yang dapat dicantumkan adalah
sebagai berikut :
a) Nomor Urut
b) Tanggal keluar
c) Nomor surat
d) Asal surat (pengirim)
e) Tujuan
f) Perihal
g) Keterangan
Format Buku Registrasi Surat Keluar
No. Tanggal
Keluar
Tujuan Tanggal
dan No.
Surat
Perihal Lampiran Ket
Standar Operasional Prosedur
HIMA TEKPEND 2010-2011
S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1
14
E. Penomoran Surat
SURAT UMUM
Kode penulisan : A/B/C/D/E/F/G
A. Nomor Surat
Segala aktivitas pembuatan surat harus diketahui dan dilaporkan
kepada Biro Kestari dan Sekretaris.
B. Kode Berkas Surat
Jenis surat yang digunakan oleh pengurus HIMA TEKPEND adalah:
1. SPM = Surat Permohonan
2. STG = Surat Tugas
3. SBA = Surat Berita Acara
4. SPJ = Surat Perjanjian
5. SRD = Surat Rekomendasi
6. SPR = Surat Perintah
7. SPT = Surat Pengantar
8. SUD = Surat Undangan
9. SPB = Surat Pemberitahuan
10. SAD = Surat Pengambilan Dana
11. SUL = Surat Usulan
12. SPH = Surat Penghargaan
13. SKT = Surat Keterangan
14. SPN = Surat Pernyataan
15. SKA = Surat Kuasa
16. SUS = Surat Ucapan Selamat
17. SBL = Surat Balasan
C. Lingkup surat
1. IN = Surat ditujukan untuk pengurus internal HIMA TEKPEND
2. EX = Surat ditujukan untuk ormawa atau lembaga eksternal HIMA
TEKPEND
D. Pihak yang mengeluarkan
Pihak yang mengeluarkan surat ditandai dengan kode sebagai berikut:
A1 = Ketua HIMA
A2 = Sekretaris Umum
A3 = Bendahara Umum
B1 = Bidang Agama
B2 = Bidang PSDO
B3 = Bidang Pendidikan dan Pengabdian
B4 = Bidang Pengembangan Minat dan Potensi
B5 = Bidang Pengembangan Multimedia
B6 = Bidang Hubungan Masyarakat
E. Kode lembaga
Kode lembaga adalah HIMA TEKPEND
F. Bulan dikeluarkan surat (angka romawi)
G. Tahun pembuatan surat (4 digit)
Standar Operasional Prosedur
HIMA TEKPEND 2010-2011
S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1
15
Contoh :
1. Surat undangan yang ditujukan untuk pengurus HIMA Tekpend.
Misalnya, surat undangan yang dikeluarkan Dept. PSDO untuk pengurus
HIMA TekPend pada bulan Agustus Tahun 2009.
Nomor: 09/SUD/IN/B2/HIMA TEKPEND/VIII/2009
2. Surat undangan yang ditujukan untuk Ormawa/Lembaga eksternal HIMA
TekPend.
Misalnya, surat permohonan bantuan dana yang dikeluarkan oleh Biro P2M
untuk Pemerintah Kota Bandung pada bulan Agustus Tahun 2009. (karena
Biro P2M berada di bawah Dept. P2, maka pihak yang mengeluarkan adalah
Dept. P2).
Nomor: 09/SPM/EX/B3/HIMA TEKPEND/VIII/2009
SURAT KHUSUS
Surat yang termasuk ke dalam surat khusus adalah surat keputusan. Setiap
surat keputusan yang dikeluarkan oleh Ketua HIMA TEKPEND periode 2010-
2011 memuat urutan-urutan sebagai berikut :
1) Memperhatikan
2) Menimbang
3) Mengingat
4) Memutuskan
5) Menetapkan
Kode penulisan : A/B/C/D/E/F
A. Nomor surat
B. Kode berkas surat (SKP)
C. Pihak yang mengeluarkan
D. Kode lembaga
E. Bulan dikeluarkan surat (angka romawi)
F. Tahun pembuatan surat
Contoh :
SK tentang pengangkatan pengurus HIMA TEKPEND periode 2010-2011
Nomor : 01/SKP/A1/HIMA TEKPEND/VI/2008
SURAT KEPANITIAAN
Kode Penulisan: A/B/C/D/E/F/G
A. Nomor Surat
Penomoran surat disesuaikan dengan penomoran surat kepanitiaan
tersebut.
B. Kode Berkas Surat
C. Lingkup Surat
D. Pihak Yang Mengeluarkan
Panitia kegiatan
E. Kode Lembaga
F. Bulan dikeluarkan Surat (Angka romawi)
G. Tahun Pembuatan Surat
Standar Operasional Prosedur
HIMA TEKPEND 2010-2011
S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1
16
Contoh:
Bidang PSDO membuat surat permohonan untuk menjadi pemateri dalam
kegiatan Latihan Dasar Kepemimpinan Mahasiswa (LDKM) HIMA
TekPend pada bulan September tahun 2008.
Nomor: 09/SPM/EX/PAN-LDKM/HIMA TEKPEND/IX/2008
F. Wewenang Pembuatan Surat
1. Pihak yang membuat
Surat umumnya dibuat oleh Staf Kestari. Tetapi bisa saja Bidang/luar
Biro Kestari membuat surat sendiri dengan terlebih dahulu memberitahu
dan meminta nomor surat pada Biro Kestari. Pada intinya, setiap surat
yang keluar harus diketahui oleh Biro Kestari.
Dalam momen tertentu, kepanitiaan besar biasanya juga memiliki
kestari sendiri yang membuat surat yang berkaitan dengan kepentingan
kepanitiaan tersebut. Dalam hal ini Biro Kestari hanya bertanggung jawab
untuk mengontrol (misalnya dalam hal penomoran surat) dan memberi
bantuan yang diperlukan.
2. Pihak yang menandatangani/menyetujui
Surat yang telah dibuat lalu ditandatangani oleh pihak yang berwenang
yaitu :
a. Surat Keputusan, ditandatangani oleh KETUA HIMA TEKPEND
PERIODE 2010-2011.
b. Surat kepada pihak luar organisasi lingkup intra kampus yang bersifat
umum/tidak mengikat (misalnya surat permohonan, surat izin, surat
undangan) ditandatangani oleh Ketua Bidang dan Ketua HIMA atau
Sekertaris dan Ketua HIMA atau Ketua Pelaksana Kegiatan dan Ketua
HIMA.
Bersifat mengikat dalam suatu hubungan kerja sama, ditandatangani
oleh Ketua Pelaksana, Ketua HIMA dan Pejabat yang berwenang.
Bandung, 1 Juli 2008
KETUA HIMA TEKPEND
XXXXXXXXXX
NIM : …………..
CAP
HIMA
Ketua HIMA TEKPEND,
xxxxxxxxxxxx
NIM………….
Bandung, 1 Juli 2008
Ketua Bidang
xxx xxx xxx
NIM ………
Standar Operasional Prosedur
HIMA TEKPEND 2010-2011
S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1
17
c. Ucapan terima kasih atas sumbangan/partisipasi/sponsor/ bantuan lain
ditandatangani oleh Sekertaris Umum dan Ketua HIMA.
d. Surat Izin kegiatan kepada pejabat/birokrat kampus yang berwenang,
surat ditandatangani oleh ketua pelaksana, sekretaris kegiatan, dan
Ketua HIMA TEKPEND.
Catatan : Tanda tangan dilakukan oleh orang yang bersangkutan. Jika
orang yang seharusnya tidak ada, maka dapat diatasnamakan dengan
langsung mengganti nama orang yang bersangkutan dengan orang yang
menggantikan.
Contoh:
H. Administrasi Tiap Bidang
1. Pendahuluan
Menjaga ketertiban dan kerapihan administrasi merupakan tugas Sekretaris
Bidang untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban
organisasi tentang perencanaan dan penyelenggaraan program organisasi
serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi
kegiatan organisasi HIMA TEKPEND PERIODE 2010– 2011.
2. Petunjuk Administrasi Tiap Bidang.
a. Berita Acara Rapat Bidang
Ketua HIMA TEKPEND,
xxxxxxxxxxxx
NIM………….
Bandung, 1 Juli 2008
Sekretaris,
xxx xxx xxx
NIM ………
Ketua Pelaksana
xxx xxx xxx
NIM ………
Bandung, 1 Juli 2008
Sekretaris Kegiatan,
xxx xxx xxx
NIM ………
Mengetahui,
Ketua HIMA TEKPEND
xxx xxx xxx
NIM ………
CAP
HIMA
Cap
Kegiatan
CAP
HIMA
a.n. Ketua HIMATEKPEND
Sekretaris Umum
xxx xxx xxx
NIM ………
Bandung, 1 Juli 2008
Sekretaris Kegiatan
xxx xxx xxx
NIM ………
CAP
HIMA
Standar Operasional Prosedur
HIMA TEKPEND 2010-2011
S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1
18
1) Setiap Sekbid wajib membuat berita acara/risalah rapat Bidang.
2) Sistematika Berita Acara/risalah rapat Bidang.
a) Judul (sesuai nama Bidang)
b) Tempat, tanggal
c) Waktu
d) Ketua Rapat
e) Notulen
f) Peserta
g) Agenda rapat
h) Hasil rapat
3) Berita Acara Rapat Bidang disimpan oleh sekretaris Bidang
kemudian diserahkan pada Biro Kestari sebagai laporan bulanan
tiap Bidang.
b. Laporan Bulanan Tiap Bidang.
1) Setiap Sekretaris Bidang wajib membuat laporan bulanan secara
tertulis, yang diserahkan kepada Biro Kestari untuk selanjutnya
disampikan kepada Sekretaris, pada saat Rapat Pengurus Inti HIMA
TEKPEND PERIODE 2010 - 2011.
2) Laporan Bulanan diketik rapi dengan sistematika laporan berikut :
a) Pendahuluan
b) Laporan Perkembangan Bidang
c) Kehadiran dan kinerja anggota Bidang
d) Laporan keuangan
e) Evaluasi
f) Saran
g) Lampiran:
i. Laporan kegiatan yang telah dilaksanakan oleh Bidang
ii. Berita Acara rapat Bidang
3) Laporan bulanan dibuat rangkap 2 (dua) sebagai arsip HIMA
TEKPEND dan untuk dipublikasikan ke pengurus HIMA
TEKPEND lainnya. Laporan dikumpulkan dalam bentuk print out
dan file.
c. Laporan Akhir Tiap Bidang
Di akhir kepengurusan setiap Bidang wajib membuat laporan akhir
Bidang secara tertulis. Laporan akhir tiap departemen diketik rapi
dengan sistematika laporan sebagai berikut :
1) Pendahuluan
Pada bagian ini berisi latar belakang keberadaan Bidang, hal yang
melandasi pelaksanaan kegiatan dan segala hal yang berhubungan
dengan aktivitas Bidang.
2) Deskripsi Tugas
Merupakan gambaran tugas yang diamanahkan oleh Ketua HIMA
TEKPEND PERIODE 2010-2011 kepada Bidang dalam rangka
mendukung keberlangsungan organisasi.
Standar Operasional Prosedur
HIMA TEKPEND 2010-2011
S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1
19
3) Kondisi Objektif
Kondisi objektif merupakan situasi riil yang dialami Bidang,
biasanya berhubungan dengan kinerja Bidang, jumlah personil,
kerja sama dan koordinasi anggota Bidang serta peran dan fungsi
yang diemban Bidang.
4) Program Kerja
Merupakan rancangan program kerja yang dibuat oleh Bidang pada
saat rapat kerja ataupun kegiatan insidental yang direncanakan
selama periode kepengurusan.
5) Realisasi Program Kerja
Merupakan program kerja yang dapat dilaksanakan selama periode
kepengurusan oleh Bidang. Pada bagian ini dicantumkan bagian-
bagian berikut :
a) Nama Kegiatan
b) Tujuan Kegiatan
c) Waktu dan Tempat Kegiatan
d) Peserta Kegiatan
e) Narasumber kegiatan
f) Gambaran kegiatan
g) Alokasi dana
h) Hambatan-hambatan
i) Evaluasi dan rekomendasi
6) Hambatan-hambatan dan Evaluasi
Berisi hal-hal yang menghambat kinerja pengurus serta evaluasi
yang dilakukan untuk memperbaiki hal tersebut untuk memperbaiki
kondisi, fungsi dan peran organisasi khususnya sesuai Bidang
garapannya.
7) Saran dan Rekomendasi
Berisi saran dan rekomendasi bagi kepengurusan berikutnya
mengenai segala hal yang dapat memperbaiki kinerja pengurus dan
organisasi.
8) Penutup
Pada bagian penutup berisi harapan, tindak lanjut dan ucapan terima
kasih.
Laporan akhir Bidang diserahkan kepada Sekretaris 3 (tiga) minggu
sebelum Mumas HIMA TEKPEND PERIODE 2010 – 2011 dilaksanakan.
Laporan dikumpulkan dalam bentuk print out dan file.
I. Peminjaman dan Penggunaan Inventaris HIMA TEKPEND
Pengantar
Inventarisasi adalah salah satu hal yang tidak dapat dilepaskan dalam
kegiatan administrasi. Dengan menginventarisasi, dapat diketahui asset
atau pun barang-barang yang dimiliki oleh suatu organisasi.
Standar Operasional Prosedur
HIMA TEKPEND 2010-2011
S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1
20
Inventaris yang ada haruslah dijaga dan dipelihara agar tetap dalam
kondisi yang baik. Oleh karena itu, dalam peminjaman dan
penggunaannya harus ada aturan jelas yang mengatur hal tersebut.
Pengaturan dan pemeliharaan ini dilakukan oleh seluruh anggota
Himpunan khususnya staff kesekretariatan.
Petunjuk Peminjaman dan Penggunaan Inventaris
a. Peminjamanan inventaris dilakukan dengan sepengetahuan pihak
yang berwenang, dalam hal ini staff kesekretariatan
b. Peminjam bertanggung jawab atas kondisi inventaris yang dipinjam
c. Inventaris dikembalikan paling lambat dua hari setelah
berlangsungnya acara
d. Peminjam harap mengkonfirmasikan kepada pihak kesekretariatan
apabila inventaris sudah dikembalikan
Petunjuk pemeliharaan dan penggunaan sekretariatan
a. Setiap bidang melaksanakan tugas piket sesuai dengan jadwal yang
sudah ditetapkan
b. Menjaga kebersihan, keamanan dan ketertiban kesekretariatan
c. Melaksanakan tata tertib kesekretariatan
d. Staff Kesekretariatan memantau dan memelihara kesekretarian setiap
harinya
Sanksi-sanksi:
a. Apabila terjadi kehilangan/kerusakan pada inventaris, maka peminjam
wajib menggantikan/memperbaiki inventaris tersebut
b. Apabila tidak melaksanakan tugas piket, maka bidang yang
bersangkutan akan dikenakan denda sebesar Rp 10.000,00
*Untuk pemeliharaan inventaris
Standar Operasional Prosedur
HIMA TEKPEND 2010-2011
S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1
21
BAB IV
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
RAPAT
1. Pengantar
Rapat/pertemuan dapat digunakan sebagai wahana untuk mengukur dan
mengevaluasi kemajuan kerja organisasi selama masa kepengurusan. Hasil-
hasil rapat, selain diketahui oleh pengurus yang terlibat pada rapat tersebut
juga dimungkinkan semua pengurus HIMA TEKPEND PERIODE 2010-
2011 dapat mengetahui hasil rapat tersebut.
2. Pimpinan Rapat
a. Rapat Pimpinan dipimpin oleh Ketua HIMA TEKPEND.
b. Rapat Pengurus Inti dipimpin oleh Ketua HIMA TEKPEND atau
Sekretaris Umum atau pengurus inti yang diberikan wewenang.
c. Rapat Bidang dipimpin oleh Ketua Bidang atau Sekretaris Bidang atau
anggota Bidang yang diberikan wewenang.
d. Rapat Kepanitiaan dipimpin oleh Ketua Panitia, didampingi oleh
Panitia SC, Ketua Bidang dan Sekretaris Bidang yang terkait.
e.
3. Undangan Rapat
a. Undangan Rapat Pengurus inti dibuat oleh Sekretaris Umum dan atau
Biro Kestari kemudian diserahkan kepada Ketua Bidang.
b. Undangan Rapat Bidang dibuat oleh Sekretaris Bidang (setelah
melaksanakan konfirmasi dengan biro Kestari) dan diserahkan kepada
setiap anggota Bidang.
c. Undangan rapat Kepanitiaan dibuat oleh Sekretaris Kegiatan dan
diserahkan kepada humas untuk disebarkan kepada anggota panitia.
4. Berita Acara Rapat
a. Berita Acara Rapat Pengurus Inti dibuat oleh Sekretaris Umum.
b. Berita Acara Rapat Bidang dibuat oleh Sekretaris Bidang.
c. Berita Acara Rapat kepanitian dibuat oleh sekretaris kegiatan.
Standar Operasional Prosedur
HIMA TEKPEND 2010-2011
S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1
22
BAB V
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
KEUANGAN
A. Dana Taktis dan Sumber Dana
Dana Taktis adalah dana yang dipegang oleh bendahara umum yang digunakan
untuk pengeluaran rutin, pengeluaran sehari-hari serta keperluan
pengembangan dan kesejahteraan organisasi HIMA TEKPEND.
Adapun sumber dana taktis tersebut adalah sebagai berikut:
1. Dana operasional yang dialokasikan dari Iuran Kemahasiswaan.
Iuran Kemahasiswaan adalah iuran yang dikumpulkan pada saat
bersamaan dengan pembayaran SPP semester ganjil oleh seluruh
Mahasiswa Jurusan Kurikulum dan Teknologi Pendidikan yang berstatus
mahasiswa masih aktif.
2. Iuran Kas Pengurus adalah iuran yang harus dibayar oleh seluruh pengurus
HIMA TEKPEND selama periode bejalan.
3. Dana dan Usaha merupakan usaha-usaha kreatif, inovatif, halal dan tidak
mengikat berupa usaha mandiri maupun sponsorship tanpa ada intervensi
dan tidak merugikan yang bertujuan untuk mendapatkan pemasukan dana
dalam upaya pemerdayaan dan pengembangan HIMA TEKPEND.
4. Sumber lain yang halal dan tidak mengikat berupa semua pemasukan yang
diperoleh oleh HIMA TEKPEND baik dalam bentuk sumbangan atau
donatur.
5. Surplus sharing dari kepanitiaan sebagai subsidi silang.
B. Prosedur Permintaan dan Penggunaan Dana
1. Syarat Pengajuan Permintaan Dana:
a. Dana yang diajukan maksimal sebesar yang dianggarkan dalam
program kerja yang disahkan dalam raker.
b. Diajukan paling lambat 3 x 24 jam untuk anggaran sebesar > Rp
500.000,- dan untuk anggaran yang besarnya < Rp 500.000,- maka
diajukan minimal 2 x 24 jam
Catatan :
Untuk dana yang tidak tercantum dalam Program kerja, pengeluaran harus
jelas serta diketahui dan disetujui oleh Ketua Hima.
Contoh :
Berita duka, musibah, atau bencana alam.
2. Prosedur pengajuan dana ini merupakan tahapan-tahapan teknis yang
sebaiknya dilalui dalam melakukan permintaan dana pada bendahara
umum.
a. Setiap panitia program kerja mengajukan proposal sesuai dengan
SOP kepada bendahara umum.
Standar Operasional Prosedur
HIMA TEKPEND 2010-2011
S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1
23
b. Bendahara umum berkoordinasi bersama kesekretariatan dalam
pengecekan administrasi untuk disesuaikan dengan SOP yang telah
ditentukan.
c. Setelah disetujui oleh ketua hima, bendahara umum melakukan
pencatatan bukti pengeluaran dengan kwitansi 2 rangkap. Satu
rangkap sebagai dokumentasi untuk bendahara kegiatan dan satu
rangkap untuk dokumentasi bendahara umum. (catatan: seluruh
anggaran yang diajukan dalam proposal, belum tentu sepenuhnya
dapat dicairkan, jumlah pencairan dana sesuai dengan kebijakan
ketua hima bersama bendahara umum).
d. Apabila dirasakan bahwa ada kegiatan program kerja dengan jangka
waktu 2 x 24 jam atau 1x 24 jam serta membutuhkan dana dalam
waktu dekat, maka panitia kegiatan yang bersangkutan diharapkan
membuat surat permohonan dengan catatan dan persetujuan Ketua
Hima.
e. Apabila surat tersebut disetujui maka permintaan dana tersebut akan
diakumulasikan dengan keseluruhan permintaan dana tidak akan
ditambahkan.
C. Ketentuan Pencairan Dana
1. Dana dapat dicairkan jika telah melengkapi persyaratan administrasi, baik
itu proposal, surat menyurat.
2. Dana tidak akan diberikan apabila laporan keuangan kegiatan sebelumnya
belum diserahkan.
D. Laporan Keuangan
1. Setiap Bendahara kegiatan wajib membuat laporan keuangan sesuai
format yang telah ditentukan (Lampiran A).
2. Data pendukung dilampirkan sebagai validitas laporan keuangan yang
disusun berdasarkan tanggal. Dokumen pendukung yang dijadikan
lampiran pada laporan keuangan per kegiatan/program kerja yaitu :
a. Bukti-bukti pemasukan dana
b. Bukti-bukti pengeluaran dana
3. Laporan keuangan dibuat dalam bentuk soft file dan hard file satu
rangkap untuk diserahkan kepada bendahara umum selambat-lambatnya
2 minggu setelah kegiatan dilaksanakan.
4. Saldo akhir tiap kegiatan harus dilaporkan dan diserahkan kembali
kepada bendahara umum sebagai kas HIMA TEKPEND maksimal 2
minggu setelah berakhirnya kegiatan.
5. Laporan Keuangan akhir diserahkan bersama-sama dengan Laporan
Pertanggungjawaban pada kesekretariatan.
Standar Operasional Prosedur
HIMA TEKPEND 2010-2011
S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1
24
E. Loss Sharing
1. Loss Sharing dilakukan apabila pendapatan yang diterima kepanitiaan
lebih kecil daripada pengeluarannya
2. Persyaratan Loss Sharing sebagai berikut :
a. Panitia melaporkan indikasi adanya Loss Sharing paling lambat H-
1 sebelum kegiatan
b. Ketua HIMA TEKPEND berhak mengintervensi sampai ke konsep
acara, yang ditujukan untuk menghindari loss sebelum kegiatan
terlaksana.
c. Apabila loss tidak dapat dihindarkan lagi, maka kekurangan dana
akan ditutupi dengan menggunakan dana dari anggaran proker lain
yang masih tersisa (subsidi silang)
F. Aturan Tambahan
Bukti-Bukti Pemasukan/Penerimaan dan Pengelaran harus memadai. Laporan
keuangan yang dibuat harus didukung oleh bukti-bukti/dokumen yang valid.
Bukti-bukti yang memadai tersebut dijelaskan sebagai berikut :
1. Umum
Agar dapat dilaporkan dalam laporan keuangan, semua jenis pendapatan
dan pengeluaran harus disertai dengan bukti-bukti yang valid dan memadai
sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam HIMA TEKPEND.
2. Bukti Pemasukan/Penerimaan Uang
a. Bukti pemasukan merupakan Tanda penerimaan uang yang diperoleh
HIMA TEKPEND. Dokumen bukti penerimaan uang diharuskan ada
untuk membuktikan keakuratan laporan keuangan dengan informasi
yang terdapat di dalamnya sehingga memudahkan pengawasan yang
dilakukan oleh pihak-pihak yang berkepentingan.
b. Dokumen bukti penerimaan uang terdiri dari MoU, kwitansi, tiket
atau kupon
c. Dokumen bukti penerimaan uang ditulis dengan tulisan yang bersifat
permanen (pulpen, spidol, tinta) dan mudah untuk dibaca
d. Dokumen bukti penerimaan uang harus memilki tulisan yang jelas
tanpa coretan atau tip-X, alat penghapus lain yang bermaksud untuk
mengoreksi segala informasi yang terdapat di dalamnya.
e. MoU harus memiliki atribut sbb :
- Diberi nomor urut
- Tanggal penerimaan
- Nama, jabatan, alamat, nomor telepon pihak pemberi dan
penerima uang tercantum dengan jelas
- Jumlah yang jelas dan sesuai dengan yang diterima
- Untuk penerimaan antara Rp 500.000 s.d. Rp 1.000.000
dilengkapi dengan materai Rp 3.000
- Cap lunas atau cap perusahaan
- Tanda tangan pihak yang berkepentingan
- Nama jelas pihak yang berkepentingan
Standar Operasional Prosedur
HIMA TEKPEND 2010-2011
S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1
25
- Bukti pembayaran yang bernilai> Rp 5.000.000 harus
menyertakan stempel dan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
perusahaan.
3. Bukti Pengeluaran
a. Dokumen bukti pengeluaran uang harus ada untuk membuktikan
keakuratan suatu pengeluaran uang sehingga memudahkan
pengawasan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang berkepentingan.
b. Dokumen bukti pengeluaran uang terdiri dari Bon, struk, kwitansi,
faktur atau bukti lain yang dapat dipertanggungjawabkan.
c. Dokumen bukti pengeluaran uang ditulis dengan alat yang bersifat
permanen (pulepen, boxy, spidol, tinta) dan mudah untuk dibaca.
d. Dokumen bukti penerimaan uang harus memilki tulisan yang jelas
tanpa coretan atau tip-X, alat penghapus lain yang bermaksud untuk
mengoreksi segala informasi yang terdapat di dalamnya.
e. Dokumen bukti penerimaan uang harus dalam keadaan utuh (tidak
ada sobekan yang signifikan, tidak boleh disambung, tidak rusak,
tidak basah, bisa terbaca dengan menggunakan alat bantu atau dengan
bantuan orang lain).
f. Dokumen bukti pengeluaran uang harus berhubungan dengan
pelaksanaan kegiatan, baik secara operasional maupun non-
operasional dari kegiatan yang sedang dilaksanakan dan memilki
keterlibatan terhadap panitia kegiatan yang membelinya.
g. Bukti yang memadai dianggap sah dan harus memiliki kriteria serta
mencantumkan hal-hal sebagai berikut :
- Kepala (kop) surat
- Mencantumkan tanggal pengeluaran kas
- Jumlah pengeluaran kas beserta deskripsinya yang jelas
h. Untuk pembuktian biaya telepon melalui wartel, maka bukti tersebut
harus mengungkapkan :
- Nama Wartel
- Jumlah biaya telepon
- Nomor telepon yang dituju
- Nama penelepon
- Siapa yang dituju
- Untuk keperluan apa
i. Untuk pembuktian biaya telepon selain melalui wartel (voucher atau
kartu telepon) maka diwajibkan membuat catatan tiap kali melakukan
komunikasi telepon dengan menggunakan point (c), (d), (e) dan (f).
j. Untuk pembuktian biaya perjalanan, harus dicatat :
- Nama yang melakuka perjalanan dan tanda tangan
- Program kerja yang dilakukan
- Tanggal perjalanan
- Tujuan perjalanan
- Sarana serta biaya
Standar Operasional Prosedur
HIMA TEKPEND 2010-2011
S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1
26
Contoh :
k. Untuk pembuktian transaksi lainnya yang tidak ada bukti
transaksinya, maka harus dibuat memo agar dapat
dipertanggungjawabkan (lampiran B)
l. Bendahara dapat menggunakan kwitansi yang dibuatnya sebagai
bukti pengeluaran jika penerima uang tidak dapat menyediakan nota
kontan yang valid dengan catatan nama dan tanda tangan penerima
uang serta jumlah uang harus jelas (sesuai syarat di atas).
m. Dalam setiap bukti tidak diperkenankan adanya coretan, catatan
tambahan atau catatan dengan tinta yang lain yang dapat
mengaburkan keandalan bahan bukti. Jika hal tersebut terdapat dalam
tanda bukti, maka tanda bukti tersebut tidak valid.
n. Tiap tanda bukti harus diberi nomor bukti yang jelas dan
dikelompokan beserta bidangnya serta berdasarkan urutan tanggal
transaksi.
G. Penutup
Hal-hal yang belum diatur dalam Standar operasional Prosedur Keuangan ini
akan diatur dan ditetapkan oleh ketua Himpunan bersama Bendahara Umum
kemudian.
Nama : Kiki Pratama
Kegiatan : Ngorbit Ormawa Tanggal : 25 Juni 2010 Tujuan : kampus Daerah Cibiru
Rute : Ledeng-Caheum (Rp 4500), Caheum-Cibiru (Rp 4000)
Bandung, 25 Juni 2010
(TTD) Kiki Pratama
NIM
Standar Operasional Prosedur
HIMA TEKPEND 2010-2011
S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1
27
(Lampiran A)
Contoh:
LAPORAN KEUANGAN KEGIATAN
“PELATIHAN ORGANISASI HIMA TEKPEND”
Catatan:
Bukti pemasukan dan pengeluaran dilampirkan sesuai tanggal pengeluaran.
Hari/Tgl Keterangan Harga Jumlah Debet Kredit Saldo
Senin,
25
Agustus
2010
Kas Hima Rp
250.000,-
Rp
250.000,-
Fotokopi
handout
Rp
100,- 100
Rp
10.000,-
Rp
240.000,-
Snack
pemateri
Rp
5.000,- 5
Rp
25.000,-
Rp
215.000,-
Selasa,
26
Agustus
2010
Plakat Rp
15.000,- 5
Rp
75.000,-
Rp
140.000,-
Sewa Tempat Rp
75.000,-
Rp
65.000,-
Fotokopi
laporan
kegiatan
Rp
100,- 20
Rp
2.000,-
Rp
63.000,-
Saldo akhir Rp
63.000,-
Standar Operasional Prosedur
HIMA TEKPEND 2010-2011
S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1
28
(Lampiran B)
Contoh:
MEMO
Saya yang bertanda tangan dibawah ini adalah Nama : Contoh Nama Lengkap NIM : 123456
Jurusan : Kurikulum dan Teknologi Pendidikan Menyatakan telah benar-benar menerima uang sebesar Rp 15.000,- dari bendahara dan
saya gunakan dalam membeli meja pada hari Sabtu, 13 Desember 2010. Memo ini saya buat dengan sebenar-benarnya.
Bandung, 25 Desember 2010
Ttd
Contoh Nama Lengkap
Standar Operasional Prosedur
HIMA TEKPEND 2010-2011
S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1
29
BAB VI
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
SISTEM KOMUNIKASI
A. Pengantar
Dalam sebuah organisasi, nilai sebuah informasi begitu penting dan malah
bisa jadi mempengaruhi kinerja organisasi. Demi keefektifan penyampaian
informasi tersebut maka dibutuhkan sebuah sistem yang mengaturnya
dimana dalam hal ini disebut sistem komunikasi.
B. Alur
Sistem Komunikasi Intern Pengurus ini dalam pelaksanaannya di tuangkan
menjadi jaringan komunikasi yang memiliki pola dan alur sebagai berikut:
Jaringan Komunikasi Statis
Jaringan Komunikasi Statis Bersifat Langsung, jadi maksudnya
informasi yang disampaikan dari pihak berwenang langsung kepada
target, tanpa ada kewajiban target untuk meneruskan.(one to all)
Alurnya adalah:
* Target sesuai kode
Jaringan Komunikasi Dinamis
Jaringan Komunikasi Dinamis merupakan Jaringan Komunikasi dimana
informasi yang disampaikan dari pihak berwenang diberikan kepada tiap-
tiap penanggung jawab yang dimana dalam hal ini memiliki kewajiban
untuk melanjutkan / menyampaikan informasi kepada pihak yang
dipimpinnya (tree branch).
Alurnya adalah:
*Sekbid sifatnya opsional
C. Kode Pesan / Informasi
Supaya memperjelas siapa pihak yang menerima dan agar tidak terjadi
tumpang tindih alur komunikasi maka dibuatlah kode khusus sebagaimana
berikut:
Kode dibawah resmi dikeluarkan oleh pihak berwenang yang diberi mandat
oleh pimpinan:
Standar Operasional Prosedur
HIMA TEKPEND 2010-2011
S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d 2 0 1 0 - 2 0 1 1
30
Jaringan Komunikasi Statis
Kode Lingkup Pihak Yang Menerima
JTS1 Pimpinan Eksekutif
JTS2 Pimpinan Eks + Kepala Bidang
JTS3 Pimpinan Eks+Kabid+Kabir
JTS4 Seluruh Pengurus
Jaringan Komunikasi Dinamis
Kode Batasan Pihak Yang Menerima
JTD1 Kabir&Kastaf
JTD2 Staf
D. Isi
Untuk mempermudah dan penyamarataan isi / konten, maka dibuatlah
standar isi dimana hal tersebut agar tidak terjadi miskomunikasi dan
ketidakefektifan pesan / informasi yang akan disampaikan. Berikut standar
minimal yang harus ada dalam pesan / informasi dan sifatnya berurutan:
1. Kode pesan / informasi.
2. Salam / kata sapaan lainnya.
3. Waktu (Hari, Tanggal, Jam)
4. Tempat
5. Maksud:
a. Rapat (Agenda dilampirkan)
b. Undangan ( Wajib / Biasa)
c. Pemberitahuan
Demikian Standar Operasional Prosedur ini dibuat untuk dipahami dan dilaksanakan dengan
sebaik-baiknya. Hal-hal yang belum diatur dan dicantumkan akan diatur kemudian
sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di Bandung, November 2010
Mengetahui,
Ketua HIMA TEKPEND
Lutfi Maulidi NIM.0809244