STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
PT. DINETA JAYA Tanggal
Berlaku
01/09/2014
Nomor DNT/SOP/001/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup PENDAHULUAN
Tujuan Memberikan Gambaran Yang Berisi Latar Belakang Dan Tujuan
Dibuatnya SOP
A. LATAR BELAKANG
1. SOP Menurut llkka Tuomi ( Helsinki ) adalah pedoman yang berisi:
A. Prosedur Operasional Standart
B. Keputusan dan tindakan Standart
Sehingga setiap individu dalam organisasi bekerja secara benar
(efektif) dengan cara yang benar (efisien)
2. SOP adalah salah satu indikator berjalannya sistem manajemen
di Perusahaan
3. Sistem Manajemen adalah terciptanya Interkoneksi ( keterkaitan )
antar Departemen sehingga semua Departemen memiliki satu
Key Performance Indicator (KPI ) yang sama
4. KPI perusahaan adalah tercapainya PROFIT melalui KEPUASAN
CUSTOMER baik customer internal ( antar karyawan ) dan
customer eksternal ( konsumen )
5. SOP dibutuhkan untuk membantu semua individu di dalam
organisasi untuk memiliki perangkat kontrol yang membatasi setiap
aspek operasional dan administrasi
6. Untuk mewujudkan Visi dan Misi PT.DINETA JAYA
3.1 VISION 2015
Menjadi Perusahaan Profesional Yang bekerja Dengan Hati Untuk
Memuaskan Pelanggan Eksternal Dan Internal Dalam Mencapai
Produktivitas Terbaik
3.2 MISSION
Membangun Jaringan Kemitraaan Yang Dibangun Dengan Hati Dan
Saling Menguntungkan Dengan Principal, Pelanggan, Pemasok,
Karyawan Dan Masyarakat Melalui Pelayanan Yang Profesional.
3.3 DELAPAN DINETA VALUE :
1. COMMITMENT
Selalu menjunjung tinggi komitmen yang dibuat atas
dasar kejujuran yang professional kepada Tuhan, Diri Sendiri
Dan Mitra Perusahaan, bertanggung jawab atas pertumbuhan
perusahaan dengan mencapai target yang dibebankan sesuai
tanggung jawab masing-masing dengan mengerjakan semua
tanggung jawab secara tuntas dan tepat waktu secara mandiri
dan bekerja sama dengan departemen lain secara proporsional
sehingga tercipta kepuasan pelanggan eksternal (pelanggan
dan principal) dan internal (karyawan)
2. CONSISTENT
Selalu menjalankan komitmen secara continue dan
menjalankannya secara profesional bagi kepuasan bagi
pelanggan eksternal maupun pelanggan internal
3. COMMUNICATIVE
Mengutamakan keseimbangan hubungan jangka
panjang, memberikan respon yang cepat dan membangun
kepedulian yang profesional baik dengan pelanggan eksternal
maupun internal
4. CONTINUOUS IMPROVEMENT
Mengusahakan perbaikan yang berkesinambungan dan
tidak cepat merasa puas untuk terus belajar dari kompetitor dan
dunia luar sehingga akan selalu mengejar ketinggalan dengan
cara yang sehat dan profesional
5. FOCUS
Memusatkan perhatian dalam menjalankan tanggung
jawab sehingga tercapai produktivitas yang optimal, dan
memberikan kontribusi yang nyata dengan membuat strategy
dan perencanaan yang mampu menggaransi pencapaian
kontribusi terbaik bagi pelanggan eksternal dan internal
6. INNOVATIVE
Selalu mencari terobosan terobosan yang kreatif,
membiasakan untuk terbuka menerima kritik, kritis, analitis
dalam hal pelayanan terhadap pelanggan eksternal dan internal
7. PROFESSIONAL
Memiliki keahlian dibidangnya dan bekerja benar (efektif)
dengan cara yang benar (efisien) dengan integritas yang tinggi
dan menjunjung Etika dalam berkompetisi
8. SERVICE OF EXCELLENT
Selalu berusaha menjadi yang terbaik dan tidak
berkompromi dengan kejujuran, kepercayaan dan
profesionalisme terhadap pelanggan eksternal dan pelanggan
internal
B. Struktur Organisasi
DIREKTUR
ASS DIREKTUR
MANAGEMENT
REPRESENTATIVE
DOCUMENT
CONTROL
SALES DEPT
SALES
CUSTOMER
SERVICE
OPERATION
DEPT
WAREHOUSE
EXPEDISI
HR & GA DEPT
HR
GA
F & A DEPT
ACCOUNTING
TAX
FINANCE
PURCHASING
DEPT
SECURITY
LEGAL
CLEANING &
PEST CONTROL
SERVICE
OFFICE SUPPLY
SERVICE
KASIR
AP
AR
COLLECTOR
Dibuat Mengetahui Menyetujui
DNT/SOP/001/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
PT. DINETA JAYA Tanggal
Berlaku
01/09/2014
Nomor DNT/SOP/002/IX/REV00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup PENDAHULUAN
Tujuan Memberikan Gambaran Tujuan Dibuatnya SOP Bagi
Perusahaan
TUJUAN
1. Menjamin adanya standarisasi kebijakan, peraturan
2. Menjamin adanya standarisasi pelaksanaan dalam operasional
3. Menjamin adanya standarisasi dokumen
4. Menjamin adanya standarisasi sistem administrasi
5. Menjamin adanya standarisasi sistem validasi
6. Menjamin adanya standarisasi sistem pelaporan
7. Menjamin adanya standarisasi sistem kontrol
8. Menjamin adanya standarisasi untuk penilaian kegiatan organisasi
9. Menjamin adanya standarisasi pelayanan baik internal maupun
eksternal
10. Menjamin adanya standarisasi koordinasi antar departemen
11. Menjamin adanya standarisasi dalam menjalankan kewajiban terhadap
Perusahaan
Dibuat Mengetahui Menyetujui
DNT/SOP/002/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen :
OPERASIONAL
Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor OPR/SOP/001/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Input Barang Datang Ke System
Tujuan Memastikan Bahwa Input Barang Datang Ke System
Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan Input Barang Datang ke system
a. Barang Datang harus diinput 1 x 24 jam sejak barang datang
b. Untuk cross check setelah input harus mendapat persetujuan Kepala
Gudang
B. Prosedur Input Barang Datang ke system
NO AKTIVITAS PIC
1 Melakukan Input barang datang sesuai dengan surat jalan baik
jumlah dan jenis
Purchasing
2 Melakukan verifikasi data antara surat jalan dan PO Purchasing
3 Print input pembelian dengan harga dan tanpa harga dan tanda
tangan
Purchasing
4 Tanda tangan print input pembelian sebagai crosscheck bahwa
barang yg sudah di input sesuai jumlah dan jenis
Kepala
Gudang
Dibuat Mengetahui Menyetujui
OPR/SOP/001/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen :
OPERASIONAL
Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor OPR/SOP/002/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Order Melalui Sales
Tujuan Memastikan Bahwa Order Melalui Sales Berjalan Sesuai
Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan Order Melalui Sales
a. PO yang masuk diatas jam 10.00 dikirim Besok
b. PO harus ditulis di SP ( surat pesanan ) internal: perusahaan (
terlampir - dibuat )
c. Jika Terdapat kesalahan kirim disebabkan kesalahan Sales
maka Sales harus bertanggungjawab menyelesaiakan hingga
tuntas
B. Prosedur Order Sales
NO AKTIVITAS PIC
1 Menerima PO dari Pelanggan Sales
2 Menyerahkan PO kepada Customer Service Sales
3 Membuat invoice sesuai dengan PO Admin Invoice
4 Memberi tanda jika barang kosong Admin Invoice
5 Menelepon balik ke pelanggan infokan barang yang
kosong
Customer
Service
6
Jika barang lengkap langsung input , jika barang tidak
lengkap (kosong) maka akan dicatat dalam Form
Pending Order
Customer
Service
Dibuat Mengetahui Menyetujui
OPR/SOP/002/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen :
OPERASIONAL
Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor OPR/SOP/003/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Order Via Fax
Tujuan Memastikan Bahwa Order Via Fax Berjalan Sesuai Aturan
Yang Berlaku
A. Ketentuan Order Via Fax
a. Fax yang masuk diatas jam 10.00 dikirim Besok
b. Customer Service harus mengambil di mesin Fax pada pukul 07.30 dan
09.30
B. Prosedur Order Via Fax
NO AKTIVITAS PIC
1 Menerima Fax dari pelanggan Customer
Service
2 Mengambil SP pelanggan melalui Fax pk. 07.30 wita dan pk.09.30
wita
Customer
Service
3 Memberikan PO pelanggan yang melalui Fax ke Admin Invoice Customer
Service
4 Membuat invoice sesuai dengan PO Admin
Invoice
5 Menandai jika barang kosong Admin
Invoice
6 Menelepon balik ke pelanggan infokan barang yang kosong Customer
Service
7
Jika barang lengkap langsung input , jika barang tidak lengkap
(kosong) maka akan dicatat dalam Form Pending Order
Customer
Service
Dibuat Mengetahui Menyetujui
OPR/SOP/003/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen :
OPERASIONAL
Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor OPR/SOP/004/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Order Via Email
Tujuan Memastikan Bahwa Order Via Email Berjalan Sesuai Aturan
Yang Berlaku
A. Ketentuan Order Via Email
a. Email yang masuk diatas jam 10.00 dikirim esok harinya
b. Customer Service harus mengambil email ke Admin Sales pada pukul
08.30 dan 09.30
B. Prosedur Order Via Email
NO AKTIVITAS PIC
1. Menerima email dari pelanggan Admin Sales
2. Membuka email dari pelanggan dan cetak email Admin Sales
3. Memberikan PO pelanggan melalui email ke Admin
Invoice
Customer Service
4. Membuat invoice sesuai dengan PO Admin invoice
5. Menandai jika barang kosong Admin Invoice
6. Menelepon balik ke pelanggan infokan barang yang
kosong
Customer Service
7. Jika barang lengkap langsung input , jika barang tidak
lengkap (kosong), kredit block over due maka akan
dicatat dalam Form Pending Order
Customer Service
Dibuat Mengetahui Menyetujui
OPR/SOP/004/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen :
OPERASIONAL
Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor OPR/SOP/005/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Intruksi Kerja Cetak Faktur
Tujuan Memastikan Bahwa Cetak Faktur Berjalan Sesuai Dengan
Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan Cetak Faktur
a. Sebelum cetak faktur, Admin Invoice harus memastikan jumlah dan
jenis sama dengan Purchase Order / Surat Pesanan / Order
Pelanggan.
b. Jika tidak sesuai ketentuan tanggung jawab ada pada Admin Invoice
untu menindak lanjuti hingga tuntas.
B. Prosedur Cetak Faktur
NO Instruksi Kerja PIC
1 Terima Form Order dari Customer Service , Fax , email Admin Invoice
2 Cetak Faktur Admin Invoice
3 Tandai barang yang belum sesuai harga (harga belum
input) di kertas Fax atau email
Admin Invoice
4 Jika sudah sesuai dengan harga dan tidak ada kredit block
langsung buat invoice
Admin Invoice
5 Jika harga tidak sesuai atau ada kredit blok, info SPV
untuk diajukan pengajuan harga khusus
Admin Invoice
Dibuat Mengetahui Menyetujui
OPR/SOP/005/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen :
OPERASIONAL
Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor OPR/SOP/006/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Pengambilan Barang Cash Di
Gudang (Pelanggan Ambil Barang)
Tujuan Memastikan Bahwa Pengambilan Barang Cash Di Gudang
(Pelanggan Ambil Barang) Berjalan Sesuai Dengan Aturan
Yang Berlaku
A. Ketentuan Pengambilan Barang Cash Di Gudang (Pelanggan ambil
barang)
a. Barang dapat diberikan kepada Pelanggan setelah ada bukti
pelunasan di Kasir
(stempel lunas - DOC : OPR/SOP/006/IX/REV00)
b. Pelanggan datang hingga mendapatkan barang maksimal 30 Menit
B. Prosedur Pengambilan Barang Cash Di Gudang (pelanggan ambil
barang)
NO AKTIVITAS PIC
1 Membuat invoice sesuai dengan permintaan pelanggan Admin
Invoice
2 Memberikan informasi kepada Kasir untuk menerima uang
dari pelanggan
Admin
Invoice
3 Menandatangani invoice dan membubukan stempel lunas Kasir
4 Mengambil bukti pelunasan invoce ke Kasir Admin
Gudang
5 Menyiapkan barang sesuai dengan jumlah dan jenisnya Kepala
gudang
Dibuat Mengetahui Menyetujui
OPR/SOP/006/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen :
OPERASIONAL
Tanggal
Berlaku
01/09/2014
Nomor OPR/SOP/007/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Pengambilan Barang Kredit Di
Gudang (Pelanggan Ambil Barang)
Tujuan Memastikan Bahwa Pengambilan Barang Kredit Di
Gudang (Pelanggan Ambil Barang) Berjalan Sesuai
Dengan Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan Pengambilan Barang Kredit Di Gudang
a. Barang dapat diberikan kepada pelanggan setelah ada bukti PO asli (
jika mensyaratkan adanya PO saat penagihan ) atau Surat pengantar
dari pelanggan dengan stempel resmi atau surat pesanan dari
Customer Service
b. Pelanggan datang hingga mendapatkan barang maksimal 30 Menit
c. Jika Pelanggan menghendaki faktur asli (diluar list master data yang
berlaku - di update setiap bulan Januari) maka pelanggan harus
dibuatkan tandaterima telah menerima faktur asli dengan tandatangan
dan nama lengkap (atau stempel jika memungkinkan)
B. Prosedur Pengambilan Barang Kredit Di Gudang
NO AKTIVITAS PIC
1. Membuat invoice sesuai dengan permintaan pelanggan Admin Invoice
2. Memberikan invoice ke gudang untuk disiapkan barang Admin Invoice
3. Menyiapkan barang sesuai dengan jumlah dan jenisnya Kepala gudang
4. Memberikan barang ke pelanggan Driver
5. Pelanggan tanda tangan, nama terang dan tanggal Pelanggan
6. Menerima invoice dan berikan ke Admin Gudang Driver
Dibuat Mengetahui Menyetujui
OPR/SOP/007/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen :
OPERASIONAL
Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor OPR/SOP/008/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Persiapan Pengiriman
Tujuan Memastikan Bahwa Persiapan Pengiriman Berjalan Sesuai
Dengan Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan Persiapan Pengiriman
a. Pengiriman mengacu pada MCP ( Master Call Plan ) Sales
b Pengiriman tidak melihat value tetapi dengan memperhatikan rute
c. Invoice dibuat rangkap 4
d. Mobil harus sudah dalam keadaan nyala mesin pendingin sebelum
proses loading
e. Mobil harus dalam keadaan bersih sebelum pengiriman
B. Prosedur Persiapan Pengiriman
NO AKTIVITAS PIC
1. Merekap invoice yang sudah dibuat pada siang dan sore hari Admin
gudang
2. Merekap invoice yang sudah dibuat pagi hari Admin
gudang
3. Tanda tangani rekapan Kepala
gudang
4. Menyiapkan barang berdasarkan rekapan (jumlah dan jenis) Kepala
gudang
Dibuat Mengetahui Menyetujui
OPR/SOP/008/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen :
OPERASIONAL
Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor OPR/SOP/009/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Loading Barang
Tujuan Memastikan Bahwa Loading Barang Berjalan Sesuai
Dengan Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan Loading Barang
a. Tanggungjawab barang keluar dari gudang adalah Kepala gudang
b. Tanggungjawab barang masuk ke mobil adalah driver
c. Tanggungjawab atas kelayakan barang yang akan di loading adalah
Checker .
d. Cetak rekap invoice rangkap 4
1. Buat gudang
2. Buat driver
3. Buat Toza
4. Buat Admin Gudang
B. Prosedur Loading Barang
NO AKTIVITAS PIC
1. Menyiapkan barang sesuai dengan rekapan masing-
masing driver / daerah
Staff Gudang
2. Melakukan pengecekan kelayakan barang yg sudah
disiapkan (exp date, kebersihan, tidak rusak)
Checker
3. Melakukan Crosschek barang yg akan naik ke mobil
(jumlah , jenis barang)
Kepala gudang
4. Tanda tangan di Form Rekap Invoice setelah dipastikan
sesuai jumlah dan jenisnya
Driver
5. Kembalikan form asli dan copy ke Kepala Gudang Driver
6 Serahkan Form Rekap Invoice ke petugas gudang Toza Driver
7 Siapkan barang Gudang Toza
8 Cek quatity dan jenis barang harus sesuai dengan rekap
invoice
Driver
9 Kirim barang Driver
Dibuat Mengetahui Menyetujui
OPR/SOP/009/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen :
OPERASIONAL
Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor OPR/SOP/010/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Instruksi Kerja Pengiriman Dengan TOP
Kredit
Tujuan Memastikan Bahwa Pengiriman Barang Dengan TOP Kredit
Berjalan Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan Pengiriman Barang Dengan TOP Kredit
a. Jika ada penolakan barang dari pelanggan, langsung di coret di invoice
dengan di paraf pelanggan untuk kemudian dilakukan revisi
c. Pada saat penukaran faktur, faktur revisi dilampirkan, faktur yang
coretan untuk kemudian disahkan pelanggan dengan bukti tanda terima
tukar faktur
B. Prosedur Pengiriman Barang Dengan TOP Kredit
NO Instruksi Kerja PIC
1 Lakukan pengiriman sesuai dengan alamat yang tertulis di
invoice
Driver
2 Serahkan barang beserta invoice ke pelanggan, perhatikan
kode pembayaran yang tertera di invoice. Jika kode kredit
maka salah satu dari invoice (asli / copy) harus diminta dari
pelanggan
Driver
3 Jika invoice asli diambil oleh Pelanggan (diluar list master data
yang berlaku) maka wajib meminta tanda terima invoice asli
dan stempel pelanggan
Driver
4 Invoice dimintakan stempel Pelanggan (jika memungkinkan) /
tanda tangan dan nama penerima (harus) jika pelanggan
tersebut tidak memiliki stempel wajib menyebutkan nama
lengkap, tanggal dan jabatan
Driver
5 Jika di penerimaan barang (receiving) sudah tutup maka
pengiriman diusahakan melalui kitchen
Driver
6 Apabila diterima oleh kitchen maka driver atau helper wajib
minta stempel pada keesokan harinya
Driver
7
Jika ada penolakan kiriman barang dari Pelanggan (apapun
alasannya) diharuskan menelpon ke Customer Service
Driver
8 Bawa kembali barang yang ditolak ( jika ada ) Driver
9
Simpan gabungan invoice (asli / copy) barang tolakan serta
invoicenya untuk disetor di Admin Gudang
Driver
10 Berikan invoice ke Fakturis Admin
Gudang
Dibuat Mengetahui Menyetujui
OPR/SOP/010/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen :
OPERASIONAL
Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor OPR/SOP/011/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Instruksi kerja Pengiriman Dengan TOP
Cash
Tujuan Memastikan Bahwa Pengiriman Barang Dengan TOP Cash
Berjalan Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan Pengiriman Barang Dengan TOP Cash
a. Faktur asli diserahkan ke Pelanggan
b. Jika Pelanggan tidak membayar Cash Barang dilarang diturunkan
Dengan terlebih dahulu komunikasi ke Customer Service
B. Prosedur Pengiriman Barang Dengan TOP Cash
NO Instruksi Kerja PIC
1 Lakukan pengiriman sesuai dengan alamat yang tertulis di invoice Driver
2 Serahkan barang beserta invoice ke pelanggan, perhatikan kode
pembayaran yang tertera di invoice. Jika kode kredit maka salah
satu dari invoice (asli / copy) harus diminta dari Pelanggan
Driver
3 Terima uang pembayaran dari Pelanggan Driver
4 Jika Pelanggan tersebut tidak dapat membayar dengan alasan
apapun maka driver harus hubungi Customer Service
Driver
5 Bawa kembali barang yang ditolak ( jika ada ) Driver
6 Simpan gabungan uang tunai untuk setor ke Kasir Driver
7
Setor gabungan nota tolakan pengiriman (jika ada) ke Admin
Gudang
Driver
Dibuat Mengetahui Menyetujui
OPR/SOP/011/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen :
OPERASIONAL
Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor OPR/SOP/012/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Tolakan Barang
Tujuan Memastikan Bahwa Tolakan Barang Berjalan Sesuai Dengan
Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan Tolakan Barang
a. Jika ada penolakan sebagian atau semua yang ada di faktur maka
Driver harus komunikasi dengan Customer Service.
b. Jika Pelanggan menolak, maka Kepala Gudang harus mencoret Faktur
dan memberi alasan penolakan jika pelanggan tidak mencoret atau
memberikan alasan penolakan
c. Tolakan harus diselesaikan oleh Kepala gudang 1 X 24 jam
B. Prosedur Tolakan Barang
NO AKTIVITAS PIC
1 Menyerahkan barang tolakan ke gudang Driver
2 Menulis di Buku Retur Gudang barang sesuai dengan jumlah
dan jenis barang yang retur dari pelanggan dan tanda tangan
Driver
3 Melakukan Crosscheck barang sesuai dengan invoice yang ter
retur dan tulisan di Form Retur dan setelah sesuai tanda
tangani Form Retur
Admin
gudang
4 Mengembalikan barang retur ke gudang Kepala
gudang
5 Membawa invoice retur dan buku retur gudang ke Admin
Invoice untuk dilakukan retur invoice
Admin
gudang
6 Melakukan proses Retur di system Admin
Invoice
8
Menyerahkan invoice yang sudah clear ke Fakturis dengan
menggunakan Form Rekap Invoice
Admin
gudang
Dibuat Mengetahui Menyetujui
OPR/SOP/012/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen :
OPERASIONAL
Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor OPR/SOP/013/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Pengiriman Barang Dengan Surat
Jalan (Ex : sample, program principal dll)
Tujuan Memastikan Bahwa Pengiriman Barang Dengan Surat
Jalan (Ex : sample, program principal dll) Berjalan Sesuai
Dengan Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan Pengiriman Barang Dengan Surat Jalan
a. Jika ada penolakan sebagian atau semua yang ada di surat jalan maka
Driver harus komunikasi dengan Customer Service .
b. Jika principal sudah mengembalikan barang maka surat jalan harus
segera di retur
c. Semua barang yang keluar dari gudang tidak boleh mengunakan surat
jalan manual, menyebabkan stock fisik dan system selisih
B. Prosedur Pengiriman Barang Dengan Surat Jalan
NO AKTIVITAS PIC
1 Menerima PO dari pelanggan, principal, pengajuan
sample
User
2 Membuat surat jalan Admin Invoice
3 Mengirim ke pelanggan, principal, pengajuan sample Driver / User
4 Menandatangani surat jalan User
5 Menyerahkan surat jalan ke Admin Gudang Driver
6 Membuat invoice jika surat jalan mensyaratkan dibuat
invoice
Admin Invoice
7 Meretur surat jalan jika sudah melewati ketentuan
dengan terlebih dahulu menginformasikan ke User
Admin gudang
8 Menerima barang dan meretur surat jalan di Form
Retur
Admin gudang
9 Meretur Admin Invoice
Dibuat Mengetahui Menyetujui
OPR/SOP/013/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen :
OPERASIONAL
Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor OPR/SOP/014/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Jadwal Pengiriman
Tujuan Memastikan Bahwa Pengiriman Barang Dengan Surat Jalan
Berjalan Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan Pengiriman Barang Horeka
PO DITERIMA BARANG DIKIRIM
Sebelum jam 10.00 Hari itu juga
Setelah Jam 10 .00 Maksimal Besok
Dibuat Mengetahui Menyetujui
OPR/SOP/014/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen :
OPERASIONAL
Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor OPR/SOP/015/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Pembuatan Faktur Pajak Retur
Tujuan Memastikan Bahwa Pembuatan Faktur Pajak Retur Berjalan
Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan Pembuatan Faktur Pajak Retur
a. Faktur Pajak Retur dapat diproses jika terdapat info pengembalian
barang dari pelanggan. Harus dilampirkan bukti pengembalian barang
b. Jika pengembalian dilakukan pada bulan berjalan maka tidak perlu
dilakukan Retur Faktur Pajak tetapi cukup dengan cancel proses Faktur
pajak , atas persetujuan pelanggan
B. Prosedur Pembuatan Faktur Pajak Retur
NO AKTIVITAS PIC
1 Bukti retur didapat dari pelanggan Driver
2 Menulis di Form Retur sesuai dengan barang yang diterima Admin gudang
3 Memberikan ke Admin Invoice Admin gudang
4 Menginput di system Admin Invoice
5 Menyerahkan invoice dan faktur pajak retur ke Fakturis
dengan memakai Form Serah Terima Pajak Retur
Admin
Gudang
Dibuat Mengetahui Menyetujui
OPR/SOP/015IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen :
OPERASIONAL
Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor OPR/SOP/016/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Monitoring Service Level
Tujuan Memastikan Bahwa Monitoring Service Level Berjalan
Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku
Ketentuan Monitoring Service Level
a. Pelanggan yang mensyaratkan punishment dalam service level wajib
bagi SPV untuk memberikan Trading term kepada OM dan FAM
b. Jika Tidak ada Trading term terbaru SPV harus memberikan Tradding
term terakhir yang masih digunakan pelanggan sebagai dasar
membebankan punishment ke pada Perusahaan
c. Service Level harus dimonitor secara manual Form Monitoring Service
Level
d. Monitoring dilakukan perbulan, perhari dengan membandingkan PO
masuk dan Faktur diterima pelanggan
e. Semua Filling (PO copy, copy invoice) dilakukan oleh Admin Sales
f. Odner ditulis monitoring service level (berisi Form Monitoring Service
Level perpelanggan, perbulan dilampirkan PO copy, copy invoice dibuat
perpelanggan)
g. Evaluasi Service level harus dimeetingkan OM dengan Sales
Departemen, dan Finance Manager setiap business review
h. Jika service level disebabkan kesalahan kekosongan Principal maka,
OM harus memiliki data yang valid yang merujuk adanya kesalahan
Principal dalam membuat program dan kekosongan stock
i. Setiap PO pelanggan yang memiliki punishment service level sales
harus memberikan list data yang di update tiap tiga bulan kepada
Finance Manager (jika ada pemotongan punisment perpelanggan)
Dibuat Mengetahui Menyetujui
OPR/SOP/016/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen :
OPERASIONAL
Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor OPR/SOP/017/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Fix Rebate dan Rebate
Tujuan Memastikan Bahwa Ketentuan Fix Rebate dan Rebate
Berjalan Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku
Ketentuan Fix Rebate dan Rebate
1. Pelanggan yang mensyaratkan Rebate dan Fix Rebate wajib bagi SPV
untuk memberikan Trading term kepada OM dan FAM
2. Jika Tidak ada Trading term terbaru SPV harus memberikan Trading term
Terakhir yang masih digunakan pelanggan sebagai dasar membebankan
punishment ke pada Perusahaan
3. Jika ada pemotongan fix rebate dan rebate maka FAM wajib
memberitahukan kepada SPV tentang pemotongan tersebut dengan
terlebih dahulu membandingkan antara trading term dengan pemotonggan
pelanggan
4. Jika terdapat ketidaksesuaian antara pemotongan pelanggan dengan
perhitungan FAM maka SPV wajib menindaklanjuti dengan pelanggan
maksimal 7 x 24 jam.
5. FAM membebankan pemotongan beban rebate dan fix rebate sesuai
dengan kesepakatan perjanjian antara distributor atau principal
Dibuat Mengetahui Menyetujui
OPR/SOP/017/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen :
OPERASIONAL
Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor OPR/SOP/018/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Pengembalian Barang Dari
Pelanggan
Tujuan Memastikan Bahwa Pengembalian Barang Dari Pelanggan
Berjalan Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan Pengembalian Barang Dari Pelanggan
a. Sales menginformasikan barang retur dari pelanggan ke Customer
Service menggunakan Form Retur (horeka)
b. Sales memberikan Form Retur kepada admin gudang untuk
menyerahkan kepada driver untuk melakukan penarikan barang di
pelanggan (retail)
c. Jika tidak ada info dari Kepala gudang maka driver tidak boleh ambil
barang retur dari pelanggan
d. Form dibuat rangkap 3 (asli: pelanggan, copy 1: Admin Invoice, copy 2:
admin gudang)
B. Prosedur Pengembalian Barang Dari Pelanggan
NO AKTIVITAS PIC
1. Mengambil barang sesuai dengan Form Retur yang
diberikan oleh admin gudang
Driver
2. Memberikan barang beserta Form Retur ke admin gudang Driver
3. Melakukan cek barang apakah sesuai jumlah dan jenis
barang yang tertulis di Form Retur dan menandatangani
Admin
gudang
4. Memberikan bukti Form Retur ke Admin Invoice Admin
gudang
5. Menginput retur ke system, print untuk file Admin Gudang Admin
Invoice
6. Print Faktur pajak retur serahkan ke Admin Finance Admin
Invoice
Dibuat Mengetahui Menyetujui
OPR/SOP/018/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen :
OPERASIONAL
Tanggal
Berlaku
01/09/2014
Nomor OPR/SOP/019/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Retur Administrasi
Tujuan Memastikan Bahwa Retur Administrasi Berjalan Sesuai
Dengan Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan Retur Administrasi
a. Retur administrasi disebabkan karena terjadinya kesalahan input
b. Admin Invoice melakukan Retur administrasi tersebut
c. Penyelesaian harus dilakukan 1 x 24 jam
B. Prosedur Retur Administrasi
NO AKTIVITAS PIC
1 Menerima Pengembalian Invoice dari pelanggan Driver
2 Memberikan ke Admin Gudang Driver
3 Menulis di Buku Retur Gudang Admin gudang
4 Menyerahkan buku retur gudang ke Admin Invoice Admin gudang
5 Menginput retur Admin Invoice
6
Memberikan invoice yang sudah benar / yang sudah
diretur ke Fakturis
Admin Invoice
Dibuat Mengetahui Menyetujui
OPR/SOP/019/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen :
OPERASIONAL
Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor OPR/SOP/020/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Pengajuan Biaya Operasional
Mobil Pengiriman
Tujuan Memastikan Bahwa Pengajuan Biaya Operasional Mobil
Pengiriman Berjalan Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan Pengajuan Biaya Operasional
a. Biaya Operasional dapat menggunakan petty cash atau sistem
reimburse
b. Harus diselesaikan maksimal 3 x 24 jam.
c. yang dimaksud biaya operasional adalah : perbaikan mobil, bensin,
parkir, perbaikan mesin pendingin
B. Prosedur Pengajuan Biaya Operasional
NO AKTIVITAS PIC
1 Membawa copy invoice ke OM (perbaikan mobil) koordinator
expedisi
2 Menanda tangani invoice (perbaikan mobil) OM
3 Memberikan invoice ke bagian Kasir (perbaikan mobil) Koordinator
expedisi
4 Menyerahkan realisasi biaya Kasir
5 Mengisi bensin mobil pengiriman (bensin) Operation
6 Menandatangani struk bensin (bensin) OM
7 Memberikan struk bensin ke Kasir (bensin)
Operation
8
Memeriksa karcis mobil (pastikan tidak ada nomor yg
berurutan) dan menanda tangani Karcis
Operation
9
Memberikan ke Kasir untuk claim (karcis) Operation
Dibuat Mengetahui Menyetujui
OPR/SOP/020/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen :
OPERASIONAL
Tanggal
Berlaku
01/09/2014
Nomor OPR/SOP/021/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Program Principal Yang Bisa
Dieksekusi Di Pasar
Tujuan Memastikan Bahwa Program Principal Yang Bisa
Dieksekusi Di Pasar Berjalan Sesuai Dengan Aturan Yang
Berlaku
A. Ketentuan Program Principal Yang Bisa Dieksekusi Di Pasar
Aktivitas Principal dapat dieksekusi ke pasar jika sudah dibuatkan surat resmi
B. Prosedur Program Principal Yang Bisa Dieksekusi Di Pasar
NO AKTIVITAS PIC
1 Semua instruksi Principal yang berkaitan dengan aktivitas
pasar wajib dibuat hitam di atas putih (Fax, email, surat
resmi)
Semua
Principal
2 Semua surat dari Principal wajib dibuat surat resmi oleh
SPV/SM/ASM yang ditujukan kepada semua pelanggan atau
pelanggan yang ditunjuk dengan menembuskan pada OM
sebagai penanggung jawab legalitas surat menyurat
perusahaan
OM
3 Ketentuan nomor dua menjadi syarat mutlak sebelum
dieksekusi dalam system Komputer
SPV/SM/ASM
Dibuat Mengetahui Menyetujui
OPR/SOP/021/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen :
OPERASIONAL
Tanggal
Berlaku
01/09/2014
Nomor OPR/SOP/022/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Surat Masuk Dari Pihak Ketiga
Tujuan Memastikan Bahwa Surat Masuk Dari Pihak Ketiga
Berjalan Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan Surat Masuk Dari Pihak Ketiga
a. Surat Masuk harus dimasukkan ke Document Control (DC)
b. Surat Masuk yang dimaksud adalah surat masuk yang hard copy diluar
kepentingan pribadi, surat masuk yang berupa tagihan atau invoice
dibuat Buku Jurnal Tagihan.
c. Khusus untuk surat pribadi dibuat buku serah terima tersendiri (tidak
wajib mengikuti prosedur ketentuan SOP)
d. DC yang bertanggungjawab melakukan jurnal dan sirkuler ke bagian
terkait (dalam Buku Jurnal Surat Masuk)
e. Untuk sirkuler maksimal adalah 1 x 24 jam sejak diterima
B. Prosedur Surat Masuk Dari Pihak Ketiga
NO AKTIVITAS PIC
1 Menerima surat masuk Document
Control
2 Mencatat di buku jurnal surat masuk
Document
Control
3 Mensirkulerkan kepada semua pihak yang ditujukan dalam
surat masuk
Document
Control
4
Menerima copy surat dan menandatangani di Stempel
Tanda Terima
User
5 Memfile surat asli dalam odner surat masuk, dan disimpan
dalam file MR
Document
Control
Dibuat Mengetahui Menyetujui
OPR/SOP/22/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen :
OPERASIONAL
Tanggal
Berlaku
01/09/2014
Nomor OPR/SOP/023/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Serah Terima Kendaraan
Operasional Perusahaan
Tujuan Memastikan Bahwa Serah Terima Kendaraan Operasional
Perusahaan Berjalan Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan Serah Terima Kendaraan Operasional Perusahaan
a. Penanggungjawab kendaraan operasional adalah yang menerima di
dalam tandaterima yang diserahkan oleh General Affairs
b. Mobil Operasional wajib dirawat seperti mobil sendiri
c. Form Serah Terima kendaraan dibuat 2 rangkap, asli (GA ) copy
(koordinator expedisi)
B. Prosedur Serah Terima Kendaraan Operasional Perusahaan
NO AKTIVITAS PIC
1 Foto kendaraan sesuai keadaan terkini GA
2 Print foto dan Form Serah Terima Mobil GA
3 Memeriksa mobil (sesuaikan dengan foto) GA/Driver/koordinator
expedisi
4 Menandatangani Form Serah Terima Driver
5 Memfile Form Serah Terima GA
Dibuat Mengetahui Menyetujui
OPR/SOP/023/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen :
OPERASIONAL
Tanggal
Berlaku
01/09/2014
Nomor OPR/SOP/024/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Ligkup Ketentuan Dan Prosedur Perawatan Kendaraan
Operasional
Tujuan Memastikan Bahwa Perawatan Kendaraan Operasional
Perusahaan Berjalan Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan Perawatan Kendaraan Operasional
a. Perawatan dilakukan secara berkala setiap 3000 km
b. Mobil dicuci setiap pagi
c. Mobil dicuci di bengkel setiap bulan sekali
d. Harus Mengisi Buku Kontrol Kendaraan
B. Prosedur Perawatan Kendaraan Operasional
NO AKTIVITAS PIC
1 Ganti oli sesuai dengan jadwal pergantian oli berdasarkan
kilometer
User
2 Ganti oli di tempat yang telah ditentukan User
3 Berikan copy invoice ke koordinator expedisi User
4 Menandatangani copy invoice OM
5 Berikan copy invoice yang sudah ditandatangani OM ke Kasir Koordinator
expedisi
Dibuat Mengetahui Menyetujui
OPR/SOP/024/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen :
OPERASIONAL
Tanggal
Berlaku
01/09/2014
Nomor OPR/SOP/025/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Ligkup Ketentuan Dan Prosedur Perbaikan Kendaraan
Perusahaan
Tujuan Memastikan Bahwa Perbaikan Kendaraan Perusahaan
Berjalan Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan Perbaikan Kendaraan Perusahaan
a. Perbaikan kendaraan dapat dilakukan secara rutin atau tidak rutin
b Jika ada hal yang urgent maksimal 1 x 24 jam harus dilaporkan ke OM
dengan mengisi Form Permintaan Perbaikan Dan Pembelian Barang
c. Cek kerusakan mobil maksimal 1 x 24 jam sejak diterimanya laporan
B. Prosedur Perbaikan Kendaraan Perusahaan
NO AKTIVITAS PIC
1 Melaporkan kerusakan mobil pada GA memakai Form
Permintaan Perbaikan Barang
User
2 Melakukan pengecekan kendaraan GA
3 Instruksikan tempat perbaikan mobil ke user GA
4 Membawa mobil ke bengkel yang sudah di instruksikan User
5 Membawa invoice ke OM User
6 Menandatangani invoice perbaikan OM
7 Membawa invoice ke Kasir User
Dibuat Mengetahui Menyetujui
OPR/SOP/025/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen :
OPERASIONAL
Tanggal
Berlaku
01/09/2014
Nomor OPR/SOP/026/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Ligkup Ketentuan Dan Prosedur Pelaporan Kerusakan Mesin
Pendingin (Cold Storage)
Tujuan Memastikan Bahwa Pelaporan Kerusakan Mesin Pendingin
(Cold Storage) Berjalan Sesuai Dengan Aturan Yang
Berlaku
A. Ketentuan Pelaporan Kerusakan Mesin Pendingin (Cold Storage)
a. mesin pendingin harus bersuhu minus 15 derajat
b. Jika ada hal diluar ketentuan 1 X 24 jam harus melaporkan kepada
GA mengetahui OM
B. Prosedur Pelaporan Kerusakan Mesin Pendingin (Cold Storage)
NO AKTIVITAS PIC
1 Laporkan kerusakan mesin pendingin Kepala
Gudang
2 Tulis laporan pada Form Permintaan Perbaikan Dan
Pembelian Barang
Suhu terakhir dilaporkan pada Form Permintaan
Perbaikan Dan Pembelian Barang
Kepala
Gudang
3 Tanda tangan Form Permintaan Perbaikan Dan
Pembelian Barang
GA dan OM
4 Menelpon Teknisi GA
5 Perbaikan mesin pendingin Teknisi
6 Cek kondisi setelah perbaikan GA
Dibuat Mengetahui Menyetujui
OPR/SOP/026/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen :
OPERASIONAL
Tanggal
Berlaku
01/09/2014
Nomor OPR/SOP/027/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Ligkup Ketentuan Minimum Order
Tujuan Memastikan Bahwa Minimum Order Berjalan Sesuai
Dengan Aturan Yang Berlaku
a. Order yang dapat dilayani minimal Rp. 100.000,-
b. Jika Terdapat kekurangan dari minimal order harus dikomunikasikan
kepada pelanggan 1 x 24 jam oleh Admin Invoice, Sales ,Pelanggan
servive
Dibuat Mengetahui Menyetujui
OPR/SOP/027/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen :
OPERASIONAL
Tanggal
Berlaku
01/09/2014
Nomor OPR/SOP/O28/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Ligkup Ketentuan Surat Pernyataan
Tujuan Memastikan Bahwa Surat Pernyataan Berjalan Sesuai
Dengan Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan Surat Pernyataan
1. Surat Pernyataan harus dibuat segera setelah diketahui adanya
penyimpangan, walaupun hasil penyelidikan belum selesai dan angka
Final yang di simpangan belum Final perhitungannya. Jika diperlukan satu
kasus dapat terdiri lebih dari satu surat pernyataan.
2. Surat Pernyataan harus dibuat dengan tulisan tangan yang melakukan
penyimpangan dengan dibimbing
3. Surat pernyataan harus dibuat harus dibuat diatas materai, atau kertas
bersegel
4. Surat Pernyataan harus ditandatangani dengan minimal dua orang saksi
ikut tandatangan (saksi adalah orang yang mengetahui atau pihak yang
berkaitan langsung dengan kasus penyimpangan yang dibuat)
5. Surat Pernyataan harus dikonfirmasikan kepada Legal atau Management
Representetif pada saat yang bersangkutan masih berada di pihak
perusahaan (jika dianggap ada tambahan atau koreksi harus dilakukan
saat itu )
6. Dalam Surat Pernyataan jangan dibuka peluang untuk melakukan
pembayaran bertahap atau cicilan
7. Jika ada kesanggupan secara damai maka pernyataan baik dari yang
bersangkutan atau keluarga harus membuat SURAT KESEPAKATAN
BERSAMA diatas materei atau kertas bersegel tetap dengan tidak
memberikan peluang mencicil
8. SURAT KESEPAKATAN BERSAMA harus memnuhi syarat sbb :
a. Surat Dibuat diatas kertas segel atau materai
b. Surat Ditandatangani yang bersangkutan atau keluarga
c. Saksi dua orang
9. Semua proses dilakukan oleh Departemen head didampingi HRD
Dibuat Mengetahui Menyetujui
OPR/SOP/028/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen :
OPERASIONAL
Tanggal
Berlaku
01/09/2014
Nomor OPR/SOP/029/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Ligkup Ketentuan Laporan Kejadian Khusus
Tujuan Memastikan Bahwa Laporan Kejadian Khusus Berjalan
Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku
Ketentuan Pelaporan Atas Kejadian Khusus :
1. Kejadian Khusus
Dalam Hal ini diartikan sebagai kejadian yang terjadi dengan akibat potensi
kerugian terhadap perusahaan dan atau membahayakan keselamatan
karyawan
Contoh : Penggelapan uang, kecelakaan
2. DH segera melakukan report mengunakan form laporan kejadian khusus
saat itu juga kepada OM Jika Jumlahnya diatas Rp.5.000.000 ( lima Juta
Rupiah )
3. OM segera menindaklanjuti jika dalam waktu 7 x 24 jam tidak mendapatkan
jalan keluar segera melaporkan ke TOP Managemen
4. Jika terjadi kecelakaan laporan kepada Departemen Head saat itu juga dan
ditembuskan ke HRD
Dibuat Mengetahui Menyetujui
OPR/SOP/029/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen :
OPERASIONAL
Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor OPR/SOP/030/IX/REV 00 Nomor / Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Depo
Tujuan Memastikan Bahwa Ketentuan Dan Prosedur Depo Berjalan Sesuai Aturan
Yang Berlaku
Ketentuan Depo:
1. Definisi Depo adalah cabang yang mengcover area yang ditetapkan
perusahaan
2. Depo dipimpin oleh Kepala Depo ( Unior Manager )
3. Depo memiliki 3 indikator kerja :
a. Sales
b. Collection
c. Oporational ( penginputan invoice, pengiriman, penagihan dll )
4. Syarat Minimal Operational depo :
a. AR
b. Admin Invoice
c. Gudang
d. Pengiriman
e. Operational Cabang lainnya
5. Team Minimal depo adalah pemenuhan standart minimal cabang
6. SOP mengikuti SOP regular
Dibuat Mengetahui Menyetujui
OPR/SOP/030/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen :
OPERASIONAL
Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor OPR/SOP/031/IX/REV 00 Nomor / Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Cancel dan Retur Produk
Tujuan Memastikan Bahwa Cancel Dan Retur Produk Berjalan Sesuai Aturan
Yang Berlaku
A. Ketentuan Penjualan:
Retur Harus diproses 1 X 24 jam sejak barang diterima, diluar itu jika ada
principal menolak Retur menjadi beban kepala gudang
B. Prosedur Cancel Dan Retur Produk
NO AKTIVITAS PIC Formulir
1 Menerima Order dari pelanggan Customer
Service
PO/Fax/telp
2 Menginput PO Pelanggan Admin
Invoice
Invoice
3 Menyerahkan Invoice ke Gudang , beserta rekap invoice Admin
Invoice
Invoice
4 Mengirim ke Pelanggan
Supir Invoice
5 Menerima Barang Retur Jika ada Retur Pengembalian,
segera menyerahkan barang ke gudang
Kepala
Gudang
6 Melaporkan kepada Admin Sales mengenai
pengembalian barang dari outlet
Kepala
Gudang
7 Membuat Retur Invoice, pembatalan harus dibuat jika
ada pembatalan total , jika pembatalan sebagian harus
melakukan proses Retur
Admin
Invoice
8 Mengembalikan barang dengan Retur invoice dan
penerima barang Retur harus menandatangani bukti
penerimaan barang Retur
Gudang
9 Mencocokkan invoice yang diRetur dengan nota Retur
demikian jika ada pembatalan harus ada laporan yang
jelas
AR
Dibuat Mengetahui Menyetujui
OPR/SOP/031/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen :
OPERASIONAL
Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor OPR/SOP/032/IX/REV 00 Nomor / Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Penjualan Toza
Tujuan Memastikan Bahwa Prosedur Penjualan Toza Berjalan Sesuai Aturan Yang
Berlaku
A. Ketentuan Penjualan Toza :
1. Penjualan Toza akan dibuat Rekap setiap 3 hari sekali dengan form
standart yang tidak boleh dirubah (terlampir) ..\..\SOP DINETA NON
ISO\monitoring penjualan toza.xls
2. Dalam Rekap harian terdapat beberapa laporan sbb :
a. Kode Barang b. Nama Barang
c. Tanggal d. Qty Jual
e. Qty Extra f. Harga Jual
g. Nilai Jual h. Ppn Jual
i. Netto Jual j. Qty Retur
k. Harga Retur l. Nilai Retur
m. Ppn Retur n. Sales Luar
o. Nomer Transaksi
3. Retur Harus diproses 1 X 24 jam sejak barang diterima, diluar itu team
Toza berhak menolak dan Retur menjadi beban kepala gudang
4. Setiap akhir bulan semua report harus disclose dan sesuai dengan laporan
API Diselesaikan (PIC Sales Admin Sdri. Cathrine)
B. Prosedur Penjualan TOZA
NO AKTIVITAS PIC Formulir
1 Menerima Order dari pelanggan Customer
Service
PO/Fax/telp
2 Menginput PO Pelanggan Admin
Invoice
Invoice
3 Menyerahkan Invoice ke Gudang, beserta Rekap
invoice
Admin
Invoice
Invoice
4 Mengambil barang ke Gudang Toza Supir Rekap
invoice
5 Mengirim ke Pelanggan Supir Invoice
6 Menerima Barang Retur Jika ada Retur Pengembalian,
segera menyerahkan barang ke gudang PT. Dineta
Kepala
Gudang
7 Melaporkan kepada admin sales mengenai
pengembalian barang dari outlet
Kepala
Gudang
8 Membuat Retur Invoice Admin
invoice
9 Mengembalikan barang dengan Retur invoice dan
penerima barang Retur harus menandatangani bukti
penerimaan barang Retur
Gudang
Toza
5 Setiap 3 hari sekali melakukan crosceck invoice yang
diterima dengan rekap by system di sales admin PT
Dineta
Team
Toza
..\..\SOP
DINETA
NON
ISO\monitori
ng penjualan
toza.xls
6 Jika ada yang tidak sesuai segera melaporkan ke
admin sales
Team
Toza
7 Melacak jika ada yang selisih hingga diketemukan
selisihnya
Admin
Sales
Dibuat Mengetahui Menyetujui
OPR/SOP/032/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen :
OPERASIONAL
Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor OPR/SOP/033/IX/REV 00 Nomor / Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Depo Singaraja
Tujuan Memastikan Bahwa Pembayaran Berjalan Sesuai Aturan Yang
Berlaku
A. Ketentuan Depo Singaraja :
1. Hanya memiliki gudang Beverage
2. Coverage Food dengan system taking order
3. Surat Jalan Manual dibuat dengan nomer urut, jika salah harus dikembalikan
kembali ke buku di staples
4. Surat jalan Manual harus di invoice setiap hari sabtu, dan diserahkan ke
admin AR hari yang sama, dengan tanda terima dari Admin Invoice ke AR
(Dokumen tanda terima)
5. AR harus menyerahkan piutang jatuh tempo kepada sales untuk ditagihkan
setiap hari sabtu
B. Prosedur Depo
NO AKTIVITAS BEVERAGE PIC
1. A Mengajukan permintaan persediaan gudang Sales
2. Pengiriman barang ke depo Principal
3. B Melakukan Pengisian kartu stock di depo Supir/gudang
4. C Pengeluaran barang penjualan harus ditulis di kartu stock dan surat jalan
manual ( 4 Rangkap : putih pelanggan ( cash ) putih AR ( kredit ) merah
( outlet ) hijau ( gudang ) kuning ( gudang )
Supir/Gudang
5. E Menyerahkan Surat jalan Manual asli ( kredit) merah ( cash ) kepada
Admin invoice untuk dicetak invoice
Sales
6. Stock opname bulanan setiap akhir bulan untuk fisik gudang Sales
7. f Stock opname bulanan antara fisik dengan system, harus sama FAM
Dibuat Mengetahui Menyetujui
OPR/SOP/033/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen :
OPERATIONAL
Tanggal Berlaku 1 April 2015
Nomor OPR/SOP/034/IX/REV 00 Nomor / Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Pemeriksaan Mobil Operasional
Tujuan Memastikan Bahwa Prosedur Pemeriksaan Mobil Operasional Berjalan
Sesuai Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan Pemeriksaan Mobil Operasional :
1.Pemeriksaan dilakukan seminggu sekali setiap hari Sabtu
2.Pemeriksaan dilakukan oleh General Affairs dan Koordinator Expedisi
B.Prosedur Pemeriksaan Mobil Operasional
NO AKTIVITAS PIC
1 Meginformasikan ke GA bahwa mobil siap untuk diperiksa
dan di check
Koordinator
Expedisi
2 Mengecek seluruh mobil operasional GA dan
Koordinator
Expedisi
3 Menulis perubahan yang ada pada mobil operasional GA
4
Menandatangani hasil pengecekan seluruh mobil
operasional
GA dan
koordinator
Expedisi
Dbuat Mengetahui Menyetujui
OPR/SOP/034/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen :
OPERATIONAL
Tanggal Berlaku 1 April 2015
Nomor OPR/SOP/035/IX/REV 00 Nomor / Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Pengembalian / Retur Barang Ke Principal
Tujuan Memastikan Bahwa Prosedur Pengembalian / Retur Barang Ke
Principal Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan Pengembalian / Retur Barang Ke Principal :
1. Retur Barang Ke Principal mengunakan surat jalan yang sudah
disahkan oleh OM dan Kagud
2. Penyesuaian disistem dilakukan oleh accounting mengunakan surat
jalan yang sudah disahkan oleh OM, Kagud dan pihak Ekspedisi /
Principal
3. Surat Jalan barang retur maksimal diterima oleh accounting maksimal
1 x24 jam
B.Prosedur Pengembalian /Retur Barang Ke Principal
NO AKTIVITAS PIC
1 Mengirim barang retur ke principal Kagud
2 Meminta persetujuan Operasional manager atas surat jalan
yang dikeluarkan saat kirim barang retur
Kagud
3 Mengecek dan mengesahkan surat jalan retur barang OM
4 Menerima dan menandatangani barang retur dan surat jalan expedisi
5 Memberikan copy surat jalan yang sudah ditanda tangani
oleh expedisi ke Accounting
Kagud
6 Menerima surat jalan barang retur ke principal dan
menyesuaikan stock secara sistem
Accounting
Dibuat Mengetahui Menyetujui
OPR/SOP/035/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen :
OPRERASIONAL
Tanggal Berlaku 1 Mei 2015
Nomor OPR/SOP/036/IX/REV 00 Nomor / Tanggal
Revisi
__/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Penanganan Produk Mendekati Kadaluarsa
Tujuan Memastikan Bahwa Prosedur Penanganan Produk Mendekati
Kadaluarsa Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan Penanganan Produk Mendekati Kadaluarsa :
1. Kepala Gudang Memberikan data produk-produk yang sudah mendekati
Kadaluarsa (minimal setengah umur dari Kadaluarsa) dan produk yang
tidak pernah keluar (slow moving) setiap bulan, minggu pertama kepada
Sales Manager, Operational Manager,Purchasing dan Kepala Cabang
(Kacab)
2. Jika Kepala Gudang sudah memberikan data untuk produk mendekati
Kadaluarsa dan slow moving setiap bulannya maka yang bertanggung
jawab jika terjadi Kadaluarsa gudang adalah Purchasing, Sales Manager
dan Kacab
3. Sales Manager, Purchasing dan Kacab mengevaluasi data yang diberikan
Kepala Gudang untuk pengajuan program menunjang penjualan kepada
General Manager diperiksa oleh Operational Manager
4. Tanggung jawab Kepala Gudang atas barang Kadaluarsa meliputi :
Tidak memberikan data rutin setiap bulan sesuai ketentuan di atas
(produk-produk yang mendekati Kadaluarsa dan slow moving)
FIFO dan FEFO produk yang tidak jalan
5. Tanggung jawab purchasing atas barang Kadaluarsa meliputi :
Purchasing kelebihan order (dilihat dari forecast team sales)
Purchasing salah order
6. Tanggung jawab Sales Manager atas barang Kadaluarsa meliputi :
Sales manager tidak action (pembuatan program atau pengajuan disc
untuk menunjang penjualan) terhadap data yang sudah diberikan oleh
Kepala Gudang
Permintaan produk yang di pesan khusus diluar produk yang regular
oleh team sales
7. Tanggung Jawab Kacab atas barang Kadaluarsa meliputi :
Kacab kelebihan Order
Kacab salah order
Kacab tidak action (pembuatan program atau pengajuan discount
untuk menunjang penjualan) terhadap data yang sudah diberikan oleh
Kepala Gudang
Permintaan produk yang dipesan khusus diluar produk regular.
B. Prosedur Penanganan Produk Mendekati Kadaluarsa :
NO AKTIVITAS PIC
1
Memberikan data produk produk yang mendekati
Kadaluarsa dan slow moving kepada Sales Manager,
Operasional Manager, Purchasing dan Kacab secara
tertulis dengan menggunakan Form Rekap Produk
Kadaluarsa dan Slow Moving
Kepala Gudang
2
Menerima, menandatangani serta mengevaluasi data
produk mendekati Kadaluarsa dan slow moving yang
diberikan Kepala Gudang
Sales Manager,
Purchasing dan
Kacab
3
Membuat pengajuan program untuk menunjang
penjualan atas produk mendekati kadaluarsa dan slow
moving diketahui oleh Operasional manager dan
Purchasing
Sales Manager
dan Kacab
4 Menandatangani pengajuan program dari Sales Manager
atau Kacab GM
5
Memberikan pengajuan program yang sudah di approve
oleh GM kepada admin sales untuk perubahan data
(discount atau Trade promo)
Sales manager
dan Kacab
6
Memberikan copy pengajuan program yang sudah di
approve oleh GM kepada admin invoice untuk cetak
Invoice jika ada permintaan dari customer
Admin sales
7 Membuat nota sesuai pengajuan oleh Sales Manager dan
Kacab yang telah di Approve oleh GM Admin Invoice
8
Me-review dan memonitoring stok produk-produk
mendekati exp. dan slow moving yang sudah diajukan
dan diapprove oleh GM dan melaporkan kepada sales
manager
Purchasing dan
Kacab
Dibuat Mengetahui Menyetujui
OPR/SOP/036/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen : Finance Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor OPR/SOP/037/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Serah Terima COD
Tujuan Memastikan Bahwa Serah Terima Cash On Delivery (COD)
Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan serah terima COD :
1. PIC COD : Kasir, Pengiriman, Sales
2. Kesalahan atau selisih penerimaan tunai karena keteledoran PIC
dalam penerimaan maka selisih akan dibebankan ke PIC
B. Prosedur serah terima COD :
NO AKTIVITAS PIC
1 Mengisi Form Register Serah Terima COD antara Gudang dengan
Sopir atau Sales
Driver, Sales
2 Cek dan menyerahkan Uang Tunai serta Copy Invoice COD ke
Gudang
Driver, Sales
3 Menerima, cek dan menandatangani jika uang tunai yang diterima
telah sesuai dengan Form Register Serah Terima COD dan copy
Invoice COD.
Admin
Gudang
Dibuat Mengetahui Menyetujui
OPR/SOP/037/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen : Finance
Tanggal
Berlaku
01/09/2014
Nomor FIN/SOP/001/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Serah Terima Penyetoran Tunai,
CEK, BG
Tujuan Memastikan Bahwa Serah Terima Penyetoran Tunai, Cek
Dan BG Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan Serah terima :
1. PIC serah terima penyetoran tunai, Cek, BG adalah : Kasir, Kolektor,
Sales
2. Uang tunai, cek dan BG disimpan oleh Kasir dalam brankas, kunci asli di
pegang FAM, Duplikat oleh Kasir
3. Penerimaan Cek atau Giro wajib memperhatikan keabsahan :
a. Tanggal Cek, BG
b. Tanggal Jatuh Tempo
c. Nominal
d. Terbilang
e. Tanda tangan
f. Stample, Penebalan
B. Prosedur Serah Terima
NO AKTIVITAS PIC
1 Menyerahkan Form Daftar Piutang Pelanggan sesuai jumlah
yang dibayar Pelanggan, lampirkan bukti potong pembayaran jika
ada
Sales,
Kolektor
2 Mengisi Buku Setoran Penagihan dan menyerahkan hasil
tagihan
Sales,
Kolektor
3 Menerima dan cek hasil tagihan. Jika sesuai menandatangani
Buku Setoran Penagihan dan Form Daftar Piutang Pelanggan
Kasir
4 Jika terdapat selisih pembayaran koordinasikan ke sales, kolektor
dan AR
Kasir
5 Mengkonfirmasi penyebab selisih ke Pelanggan, menyerahkan
pembayaran Pelanggan ke Kasir
AR
6 Menerima pembayaran Pelanggan Kasir
Dibuat Mengetahui Menyetujui
FIN/SOP/001/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen : Finance Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor FIN/SOP/002/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Pelunasan COD, Tunai, CEK, BG
Tujuan Memastikan Bahwa Pelunasan COD, Tunai, Cek Dan BG
Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan Pelunasan COD, Tunai, Cek, BG :
- Pelunasan piutang maksimal H+1
B. Prosedur pelunasan COD, TUNAI, CEK DAN BG
NO AKTIVITAS PIC
1 Melakukan input pelunasan di system lampirkan dokumen pendukung Kasir
2 Merapikan bukti- bukti pendukung pelunasan, mencetak Form
Laporan Mutasi Kas
Kasir
3 Mencetak dan menandatangani Form Laporan Pelunasan
Pelanggan, serahkan ke akunting
Kasir
4 Menerima Form Laporan Pelunasan Pelanggan yang telah
ditandatangani dan file
Finance
Dibuat Mengetahui Menyetujui
FIN/SOP/002/IX/REV 00 DIREKSI
STANDART OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen : Finance Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor FIN/SOP/003/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Pelunasan Transfer
Tujuan Memastikan Bahwa Pelunasan Transfer Berjalan Sesuai
Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan Pelunasan Transfer :
1. PIC pelunasan transfer : AR, Kasir, FIN
2. Mutasi harian Bank (Rekening Koran) di print 2 kali sehari
3. Fax bukti transfer serta rincian oleh Pelanggan
4. Pelunasan piutang dilakukan dengan posisi dokumen telah lengkap
tanpa selisih
B. Prosedur Pelunasan Transfer
NO AKTIVITAS PIC
1. Mencetak mutasi harian bank dan menyerahkan ke AR Akunting
2. Menerima Mutasi harian Bank, menyiapkan rincian pembayaran dan
copy Invoice serta Form Jurnal Bukti Bank Masuk (BBM), serahkan
ke FIN untuk dilakukan crosscheck
AR
3. Menerima dan cek Form Jurnal Bukti Bank Masuk serta bukti
pendukung, menandatangani menyerahkan ke Kasir
FIN
4 Menerima dan cek serta menginput pelunasan di system Kasir
5 Merapikan bukti- bukti pendukung pelunasan lalu cetak Form Laporan
Mutasi Kas
Kasir
6 Mencetak dan menandatangani Form Laporan Pelunasan
Pelanggan, serahkan ke Akunting
Kasir
7 Menerima Form Laporan Pelunasan Pelanggan yang telah
ditandatangani dan file
Finance
Dibuat Mengetahui Menyetujui
FIN/SOP/003/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen : Finance Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor FIN/SOP/004/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Pelunasan Produk Sample
Tujuan Memastikan Bahwa Produk Sample Berjalan Sesuai Aturan
Yang Berlaku
A. Ketentuan Produk Sample Dan Pelunasannya
1. Sample diberikan ke Pelanggan sebagai bentuk promosi penjualan
2. Pengajuan sample wajib menyertakan tandatangan DH Sales
3. Budget sample Rp. 500.000,- / bulan
B. Prosedur Pelunasan Produk Sample
NO AKTIVITAS PIC
1. Menyerahkan Surat Pesanan (SP) Sample ke Admin Invoice untuk
proses pembuatan Invoice.
Sales
2. b Menerima dan menandatangai Invoice Sales,
Gudang
3. c Serahkan Invoice Asli (putih) ke Kasir untuk pelunasan Sales
Dibuat Mengetahui Menyetujui
FIN/SOP/004/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen : Finance Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor FIN/SOP/005/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Penyetoran Tunai , Cek, Dan BG
Ke Bank
Tujuan Memastikan Bahwa Penyetoran Tunai, Cek, BG Berjalan
Sesuai Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan penyetoran :
- Menyetorkan hasil tagihan H+1 ke bank (keesokan harinya)
B. Prosedur penyetoran
NO AKTIVITAS PIC
1. A Membuat slip setoran Tunai, Cek dan BG yang sudah jatuh
tempo
Kasir
2. B Mengecek antara slip dengan fisik setoran baik Tunai, Cek atau
BG pada Form Daftar Cek, BG dan Tunai
FIN
3. d
1
Jika jumlah uang Tunai, Cek dan BG tidak sesuai dengan jumlah
yang tertera di Slip, mengembalikan ke Kasir untuk di revisi
FIN
4. d
2
Menandatangani Form Daftar Cek, BG dan Tunai jika sudah
sesuai dan mengembalikan ke Kasir.
FIN
5. E Menyerahkan slip, Tunai, Cek Dan BG dengan menggunakan
Buku Serah Terima Setoran Bank
Kasir
6. G Menyetorkan slip, tunai, cek dan BG ke Bank Kolektor
7. 2 Menerima Cek dan BG yang tidak bisa kliring dari Bank Kolektor
8. J Menerima Copy Slip Setoran yg sudah divalidasi oleh Bank dan
menyerahkan kepada Kasir
Kolektor
9. K Mengembalikan BG yg tidak bisa dikliring ke Kasir untuk
dikonfirmasi ke Pelanggan
Kolektor
10. M Menyetor ulang Cek dan BG yg tidak bisa dikliring Kolektor
Dibuat Mengetahui Menyetujui
FIN/SOP/005/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen : Finance Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor FIN/SOP/006/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Penagihan
Tujuan Memastikan Bahwa Penagihan Berjalan Sesuai Aturan Yang
Berlaku
A. Ketentuan Penagihan
a. Konfirmasi Penagihan
i. Membuat rekap penagihan perhari berdasarkan jadwal
penagihan Pelanggan (acuan pada master data Pelanggan)
ii. Konfirmasi By Phone dilakukan untuk Pelanggan dengan jadwal
bebas
iii. Penagihan dilakukan sesuai jadwal Pelanggan, jika terjadi
perubahan jadwal wajib melakukan update data
b. Khusus pengisian Form Daftar Piutang Pelanggan :
1. Penerima Inv (kolektor)
a. I : Tandatangan untuk serah terima awal Penagihan
b. II : Tandatangan jika saat tahap pertama terjadi gagal
tagih
c. III : Tandatangan jika saat tahap pertama dan kedua
terjadi gagal tagih
2. Jenis Pembayaran (PIC : Kolektor , Sales)
a. Cash : diisi sebesar nominal piutang yang terbayar
b. BG dan Cek : diisi nama bank, no. Cek dan BG, jatuh
tempo Cek dan BG serta nominal Cek dan BG
3. Penerima (PIC : AR, Kasir)
a. AR :
1. I : Tandatangan untuk serah terima awal penagihan
yang gagal tagih
2. II : Tandatangan jika saat tahap kedua terjadi gagal
tagih
3. III : Tandatangan jika saat tahap kedua dan ketiga
terjadi gagal tagih
b. Kasir : Tandatangan untuk serah terima uang tunai atau
Cek / BG
c. Filling Daftar Piutang Pelanggan oleh Kolektor
c. KONFIRMASI SELISIH PENAGIHAN
i. PIC penerimaan penagihan : Kasir, kolektor, sales
ii. Jika penerimaan pembayaran berupa uang tunai dan terjadi
selisih yg disebabkan karena keteledoran PIC dalam melakukan
penerimaan pembayaran maka selisih tersebut akan
dibebankan ke PIC
iii. Jika terjadi selisih atau kurang bayar dari Pelanggan, maka
selisih tersebut akan di tindaklanjuti oleh AR diteruskan ke
Departement terkait.
B. PIUTANG TAK TERTAGIH
a. Ketentuan piutang tak tertagih :
i. Definisi : Jika piutang sudah berumur 360 hari ke atas
ii. Jika Pelanggan lari dan dibuktikan dengan pernyataan RT atau
RW
iii. Jika Pelanggan mengalami Force Major (Meninggal, Kebakaran,
Bencana Alam)
iv. Khusus Meninggal adalah apabila ahli waris tidak bersedia
bertanggung jawab
b. Jika piutang tetap tidak terbayar maka :
a. Sales wajib melakukan penarikan barang (barang perusahaan
atau perusahaan lain dengan persetujuan pelanggan - jika tidak
persetujuan pelanggan dianggap pidana)
b. Pembebanan piutang tidak tertagih:
a. Pelanggan tutup (dengan laporan kepolisian, berita acara) :
Beban Perusahaan
b. Pelanggan lari (jika Pelanggan sudah menunjukkan gelagat
menunda pembayaran dan sales menginstruksikan
pembukaan blokir maka sales harus bertanggung jawab –
tanggung renteng yang ada dalam proses pembukaan
blokir)
c. Pelanggan lari (jika Pelanggan lari tanpa menunjukkan
gelagat diselesaikan dengan cara membuat laporan
kepolisian, berita acara untuk pemutihan piutang
pelanggan setelah 360 hari – meskipun laporan kepolisian
dan berita acara sudah dibuat setelah kejadian)
d. Pelanggan mengalami Force Major (Meninggal,
Kebakaran, Bencana Alam)
c. Semua pemutihan piutang pelanggan dilakukan setelah 360 hari
C. PROSEDUR PENAGIHAN
NO AKTIVITAS PIC
1. Menyiapkan Invoice Penagihan beserta kelengkapannya AR
2. Menerima Invoice penagihan beserta kelengkapannya
berdasarkan Form Daftar Tagih
Kolektor
3. Menerima dan cek hasil tagihan dari pelanggan beserta
kelengkapannya
Kolektor
4. Menyerahkan hasil tagihan kepada Kasir dengan mengisi Buku
Setoran Penagihan dan Form Daftar Piutang Pelanggan
Sales,
Kolektor
5. Menerima dan cek hasil tagihan berdasarkan Buku Setoran
Penagihan dan Form Daftar Piutang Pelanggan
Kasir
6. Mengisi Form Daftar Piutang Pelanggan Jika terjadi gagal tagih
dan menyerahkan ke AR
Kolektor
7. Menerima dan cek Form Daftar Piutang Pelanggan yang gagal
tagih berdasarkan Form Daftar Tagih
AR
Dibuat Mengetahui Menyetujui
FIN/SOP/006/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen : FINANCE Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor FIN/SOP/007/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Tukar Invoice Penjualan
Tujuan Memastikan Bahwa Tukar Invoice Penjualan Berjalan
Sesuai Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan Tukar Invoice Penjualan
1. Tukar invoice penjualan dilakukan sesuai jadwal Pelanggan, jika terjadi
perubahan jadwal akan dilakukan update data
2. Khusus pengisian Form Daftar Piutang Pelanggan :
Penerima Invoice Kolektor (PIC: Kolektor, Sales):
a. I : Tandatangan untuk serah terima awal Tukar Invoice Penjualan
b. II : Tandatangan jika saat tahap pertama terjadi Invoice balik
c. III : Tandatangan jika saat tahap pertama dan kedua terjadi Invoice
balik
3. Penerima (PIC : Admin Finance / Admin FIN)
a. Admin Finance
1. I : Tandatangan untuk serah terima awal Tukar Invoice
Penjualan
2. II : Tandatangan jika saat tahap pertama terjadi Invoice
balik
3. III : Tandatangan jika saat tahap pertama dan kedua terjadi
Invoice balik
B. Prosedur Tukar Invoice Penjualan
NO AKTIVITAS PIC
1. B Mencetak Form Daftar Piutang Pelanggan dan melampirkan Invoice
beserta kelengkapannya
Admin
Finance
2. D Membuat Form Daftar Tagih untuk Form Daftar Piutang Pelanggan
berdasarkan jalur penagihan
Admin
Finance
3. Menyerahkan Form Daftar Piutang Pelanggan beserta Invoice
kepada kolektor dengan Form Daftar Tagih
Admin
Finance
4. E Menerima dan cek Form Daftar Tagih Sales,
Kolektor
5. G Melakukan tukar Invoice ke Pelanggan Sales,
Kolektor
6. I Menerima dan cek hasil tukar Invoice dan menyerahkan ke Admin
Finance
Sales,
Kolektor
7. J Menerima hasil tukar Invoice dan cek dengan Form Daftar Tagih Admin
Finance
Dibuat Mengetahui Menyetujui
FIN/SOP/007/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen : Finance
Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor FIN/SOP/008/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Stock Opname
Tujuan Memastikan Bahwa Stock Opname Berjalan Sesuai Aturan
Yang Berlaku
A. Ketentuan Stock Opname (SO):
1. Persiapan dan Pelaksanaan SO mulai tanggal 10 pada saat jam kerja,
dengan ketentuan :
a. Stock Opname (SO) dilakukan oleh Kepala Gudang, disaksikan oleh
Akunting
b. SO dilakukan secara acak perbulan dan 6 bulan secara keseluruhan
kategori
c. Penghitungan stock opname disertai pencatatan produk rusak dan
expired
d. Rekap hasil stock opname dibuat oleh Accounting maksimal 1 hari
setelah selesai stock opname
e. Kepala Gudang crosscheck maksmimal 1 hari setelah penyerahan
oleh Accounting
f. Pemusnahan barang Rusak dilakukan oleh Kepala Gudang,
disaksikan oleh Kepala Departemen Operasional dan Akunting
g. Penginputan hasil stock opname di system maksimal akhir bulan
berjalan
2. Pembelaan hasil SO dari kepala gudang max 1 x 24 jam setelah rekap SO
diserahkan oleh Accounting dengan berita acara yang telah disetujui GM.
3. Penanggungjawab hasil stock opname adalah Departemen Gudang yang
terekap setiap bulan, dengan ketentuan :
a. Stock opname lebih (+) akan diakui oleh Perusahaan
b. Stock opname kurang (-) akan dilakukan pemotongan gaji karyawan
Penaggungjawab stock opname
B. Prosedur Stock Opname
NO AKTIVITAS PIC
1. C Mencetak Form Laporan Posisi Persediaan yang akan di stock
opname dan stock opname siap dilaksanakan
Akunting
2. D Menghitung dan menulis hasil stock opname Akunting,
Gudang
3. E Merekap hasil stock opname, serahkan ke Kepala Gudang Akunting
4. G Menerima hasil rekap, cek dan tandatangan SO, lalu serahkan ke
Accounting untuk di input
Gudang
5. Menginput, mengarsip dan membuat pembebanan sesuai
ketentuan
Akunting
Dibuat Mengetahui Menyetujui
FIN/SOP/008/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen : FINANCE Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor FIN/SOP/009/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Audit Piutang Internal Finance
Tujuan Memastikan Bahwa Audit Piutang Internal Finance Berjalan
Sesuai Aturan Yang Berlaku Yaitu Sesuai Dengan System
A. Ketentuan audit piutang :
a. Audit piutang dilakukan oleh FIN & AR secara 2 bulanan (acak) dan
dilakukan oleh Accounting secara keseluruhan di akhir tahun.
b. Invoice hilang pada saat audit menjadi tanggungjawab AR
B. Prosedur Audit Piutang
NO AKTIVITAS PIC
1. A Mencetak Form Daftar Piutang Pelanggan dan cek dengan fisik
Invoice beserta kelengkapannya
FIN & Acct
2. Memberikan keterangan pada Form Daftar Piutang Pelanggan
jika terdapat pembayaran gantung baik berupa cek, BG atau
transfer
FIN & Acct
3. Membuat berita acara atas hasil audit pada Form Berita Acara
Hasil Audit
FIN & Acct
4. M Mengecek dan menandatangani berita acara hasil audit Akunting
FIN ,AR
5. B Melakukan penggantian sesuai dengan berita acara AR
Dibuat Mengetahui Menyetujui
FIN/SOP/009/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen : Finance Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor FIN/SOP/010/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Serah Terima Invoice Dan Invoice
Pajak Dari Admin Finance Ke AR
Tujuan Memastikan Bahwa Serah Terima Invoice Dan Invoice Pajak
Dari Admin Gudang Ke Admin Financeance Berjalan Sesuai
Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan Serah Terima :
1. Admin Finance menyerahkan Invoice ke AR khusus Invoice dengan
ketentuan penagihan langsung
2. Admin Finance menyerahkan Invoice ke AR maksimal 1 hari dengan
menggunakan tanda terima invoice tagihan (rangkap 2)
3. Semua Invoice yang diserahkan sesuai dengan persyaratan serah terima
yaitu tanpa coretan, terdapat tandatangan, nama penerima dan stample
yang jelas
Dibuat Mengetahui Menyetujui
FIN/SOP/010/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen : Finance
Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor FIN/SOP/011/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Input Secara Sistem Setelah Cek,
BG Dan Tunai Masuk Ke Rekening Perusahaan
Tujuan Memastikan Bahwa Input Secara Sistem Setelah Cek, BG
Dan Tunai Masuk Ke Rekening Perusahaan Berjalan Sesuai
Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan Input Secara Sistem Setelah Cek, BG Dan Tunai Masuk Ke
Rekening Perusahaan:
1. Transfer account adalah langkah kedua untuk pencatatan penerimaan
pembayaran di sistem Pelanggan setelah pelunasan
2. Cetak Mutasi harian Bank (RK) oleh Akunting
B. Prosedur Input Secara Sistem Setelah Cek, BG Dan Tunai Masuk Ke
Rekening Perusahaan
NO AKTIVITAS PIC
1. A Mencetak mutasi harian bank Akunting
2. B Mengecek slip setoran bank dengan mutasi harian bank Kasir
3. D Menginput setoran, cek, BG & tunai yang masuk ke rekening
Perusahaan
Kasir
Dibuat Mengetahui Menyetujui
FIN/SOP/011/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen : Finance
Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor FIN/SOP/012/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Penggunaan Brankas , Filling Kabinet
Tujuan Memastikan Bahwa Penggunaan Brankas, Filling Kabinet
Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan
Brankas
1. Brankas fungsinya untuk menyimpan uang tunai, cek dan BG, diletakkan
di ruang Kasir
2. Kunci asli brankas disimpan oleh FAM, duplikat oleh Kasir
Filling Kabinet
Filling Kabinet fungsinya untuk menyimpan:
a. BPKB jaminan kasbon karyawan
b. Dokument penting lainnya
Dibuat Mengetahui Menyetujui
FIN/SOP/012/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen : Finance
Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor FIN/SOP/013/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Perjalanan Dinas Luar Kota
Tujuan Memastikan Bahwa Perjalanan Dinas Luar Kota Berjalan
Sesuai Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan Perjalanan Dinas Luar Kota
1. Bukti- bukti pendukung pengajuan dana perjalanan dinas luar kota :
a. Copy surat Keterangan perjalanan dinas luar kota (tandatangan HRD,
menyetujui direksi)
b. Asli budget perjalanan dinas (tandatangan Departemen User,
mengetahui HRD dan FAM, menyetujui Direksi)
2. Maksimal pengajuan kepada Kasir 3 hari sebelum perjalanan dinas
(kecuali hal urgent)
3. Tunjangan Uang Makan keluar kota 60 km dari Kantor (bukan PP
Bermalam )
4. Apabila dilakukan jamuan makan (entertaint) maka tunjangan uang makan
tidak bisa diclaim
5. Pengertian Jamuan Makan (entertaint) adalah dengan tamu luar bukan
pejabat perusahaan.
6. Laporan pertanggungjawaban kasbon perjalanan dinas diserahkan ke
Akunting maksimal 3 hari setelah selesai perjalanan dinas (melampirkan
Invoice asli hotel dan transport, kwitansi uang makan dan transport local
jika ada). Apabila terjadi kelebihan realisasi maka sisa dana akan
ditransfer 2 hari
7. Bila pada saat melakukan perjalanan dinas, terdapat karyawan sakit maka
dirujuk ke rumah sakit umum dan di claim ke perusahaan (syarat dan
ketentuan berlaku)
8. Karyawan yang dimutasikan dari Head office (HO) ke suatu cabang akan
mendapatkan tunjangan penempatan permanent sebesar Rp 500.000/
bulan dan uang makan perjalanan dinas tidak berlaku
B. Budget Perjalanan Dinas Luar Kota Diluar Pulau Bali (Rutin)
NO JABATAN UANG
MAKAN
HOTEL TRANSPORT
1 Manager 150.000 500.000
2 SUPERVISOR 125.000 300.000
3 Staf 100.000 225.000
C. Budget Perjalanan Dinas Luar Kota Didalam Pulau Bali (Rutin)
NO JABATAN UANG
MAKAN
HOTEL TRANSPORT
1 Manager 60.000 300.000
2 SUPERVISOR 45.000 225.000
3 Staf 37.500 100,000
D. Budget Uang Kost Luar Kota
1. Manager : Rp.1.250.000
2. Supervisor: Rp. 600.000
3. Staff : Rp. 400.000
E. Prosedur Perjalanan Dinas Luar Kota
No Aktivitas PIC
1. A Mengirim email planning perjalanan dinas ke HRD/ GA User
2. C Membuat Form Kasbon User
3. D Menerima Pengajuan, melakukan pencairan dana (cash atau
transfer) menyerahkan dana dan tanda terima ke User
Kasir
4. E Menerima dana. User
5. F Menyerahkan claim perjalanan dinas User
6. G Menerima dan cek claim.
Jika kurang bayar Kasir membayar dan jika lebih bayar user
mengembalikan
Kasir
Dibuat Mengetahui Menyetujui
FIN/SOP/013/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen : Finance Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor FIN/SOP/014/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Kasbon (Cash Advance)
Tujuan Memastikan bahwa Kasbon (Cash Advance) Berjalan Sesuai
Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan Dan Jenis Kasbon :
a. Jenis Kasbon :
i. Kasbon biaya perusahaan adalah pinjaman dana sementara yang
digunakan untuk keperluan perusahaan
ii. Kasbon Pribadi karyawan adalah pinjaman dana sementara yang
digunakan untuk keperluan pribadi karyawan (melihat tingkat
kebutuhan)
b. Ketentuan Kasbon :
i. Setiap kasbon biaya perusahaan yg diajukan dengan plafon Rp.
1.000.000,- (satu juta rupiah) wajib melalui persetujuan DH (diatas
plafon atau diluar biaya regular wajib melalui approval direksi)
ii. Kasbon berikutnya dicairkan jika kasbon yg pertama telah dilaporkan
ke Finance atau Kasbon pertama telah lunas (khusus kasbon pribadi
karyawan).
iii. Kasbon diluar ketentuan no. 2 bisa dicairkan jika tipe kasbon
berbeda. Misalnya : Supervisor kasbon up country dan kasbon
entertaint Pelanggan
iv. Penyelesaian kasbon maksimal 3 X 24 jam sejak realisasi aktivitas
dilakukan
v. Setiap kasbon pribadi karyawan yg diajukan masing- masing dengan
ketentuan :
1. Maksimal Rp. 1.000.000 adalah karyawan tetap atau kontrak
dengan masa kerja minimal 6 bulan
2. Diatas Rp. 1.000.000 (maksimal Rp. 3.000.000) adalah
karyawan tetap atau kontrak dengan masa kerja minimal 1
tahun wajib menjaminkan BPKB kendaraan pribadi kepada
perusahaan dan akan dikenakan bunga sebesar 2% per bulan
3. Jika BPKB yang dijaminkan bukan milik pribadi, maka karyawan
harus membuat surat kuasa pengalihan kepada karyawan
diatas meterai 6000
4. Angsuran pengembalian kasbon tidak lebih dari 10 kali
angsuran atau maksimal 12 kali angsuran dengan cara
melakukan pemotongan gaji karyawan setiap bulannya.
Dibuat Mengetahui Menyetujui
FIN/SOP/014/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen : Finance
Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor FIN/SOP/015/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Release Credit Block
Tujuan Memastikan Bahwa Released Credit Block berjalan sesuai
aturan yang berlaku
A. Ketentuan Realeased Credit Block :
1. Dilakukan untuk Pelanggan yang melewati Due Of Account Receivable
(DOAR) / TOP
2. Jika outstanding piutang kurang dari 100% dari over due DOAR atau
over due kurang dari 30 hari (mana yg tercapai terlebih dahulu), maka
SUPERVISOR berhak untuk melakukan realeased credit block. Misal :
jika TOP 7 hari maka Pelanggan tersebut mendapatkan tenggang
waktu selama 100 % (7 hari)
3. Jika outstanding piutang lebih dari 100% dari over due DOAR atau over
due lebih dari 30 hari (mana yg tercapai terlebih dahulu), maka
SUPERVISOR harus bertanggungjawab melakukan penagihan ke
Pelanggan
4. Ketentuan Realeased Credit Block maksimal 3 kali dalam ketentuan
diatas
B. Prosedur Realeased Credit Block :
NO AKTIVITAS PIC
1. A Menginfokan kredit block ke pihak sales Admin
Invoice
2. B Menerima info, lakukan konfirmasi ke AR Supervisor
3. C Mengecek dan menginformasikan kembali ke Supervisor penyebab
pemblokiran
AR
4. E Membuka password realeased credit block melalui admin invoice OM/MR
5. f Supervisor menindaklanjuti ke pelanggan Supervisor
Dibuat Mengetahui Menyetujui
FIN/SOP/015/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen : Finance Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor FIN/SOP/016/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Released Credit Limit
Tujuan Memastikan Bahwa Released Credit Limit Berjalan Sesuai
Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan Realeased Credit Limit
1. Realeased Credit Limite hanya dilakukan oleh FAM berdasarkan data
yang diberikan oleh Supervisor sesuai ketentuan : rata- rata penjualan
1 tahun terakhir ditambah (+) 30% atau sesuai pertimbangan bisnis
Supervisor
2. Data dari Supervisor diinput di system oleh FAM
3. Plafon Kredit dapat berubah sesuai pengajuan Supervisor melalui MCP
per 3 bulan
B. Prosedur Realeased Credit Limit
NO AKTIVITAS PIC
1. A Meinformasikan kredit limit ke pihak sales Admin Invoice
2. B Menerima info, dan melakukan konfirmasi ke AR Supervisor
3. C Mengecek dan menginformasikan kembali ke Supervisor
penyebab pemblokiran
AR
4. d Membuka password realeased credit limit melalui admin invoice OM/MR
5. e Supervisor menindaklanjuti ke Pelanggan Supervisor
Dibuat Mengetahui Menyetujui
FIN/SOP/016/IX/REV 00 DIREKSI
A. Ketentuan Data Talangan :
1. Dana Talangan ditetapkan sebesar Rp. 30.000.000 (tiga puluh juta rupiah) satu
minggu dengan pengelolaan rekening dengan ATM / e banking, jika dana
talangan tidak mencukupi maka menunggu dana talangan minggu berikutnya
2. Dana Talangan dapat dikeluarkan jika dalam keadaan urgent
3. Prosedur sesuai dengan pengajuan cash bon
4. Persetujuan pengeluaran dana talangan hanya bisa dikeluarkan oleh Direksi
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen : Finance Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor FIN/SOP/017/IX/REV 00 Nomor / Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Dana Talangan
Tujuan Memastikan Bahwa Pembayaran Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku
Dibuat Mengetahui Menyetujui
FIN/SOP/017/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen :
FINANCE
Tanggal Berlaku 1 Mei 2015
Nomor FIN/SOP/018/IX/REV 00 Nomor / Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Pengembalian Tagihan
Tujuan Memastikan Bahwa Prosedur Pengembalian Tagihan Berjalan Sesuai
Aturan Yang Berlaku
A.Ketentuan Pengembalian Tagihan :
1. Tagihan yang di bawa sopir, kolektor, sales wajib kembali ke AR 1 x 24 jam
2. Jika AR tidak ada bisa diwakilkan orang back office yang ditunjuk oleh GM
B.Prosedur Pengembalian Tagihan
NO AKTIVITAS PIC
1 Menyiapkan Invoice penagihan beserta kelengkapannya AR
2 Menerima Invoice penagihan beserta kelengkapannya
berdasarkan Form Daftar Tagih
Sales dan
Kolektor
3 Mengisi Form Daftar Piutang Pelanggan jika terjadi
gagal tagih dan menyerahkan ke AR
Sales dan
Kolektor
Dibuat Mengetahui Menyetujui
FIN/SOP/018/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen :
Human Resources
Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor HRD/SOP/001/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan dan Prosedur Rekrutmen Karyawan
Tujuan Memastikan Bahwa Prosedur Rekrutmen Karyawan
Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku berlaku
A. Ketentuan Prosedur Rekrutmen Karyawan
1. DH harus mengetahui jumlah staff di Departemennya
2. Diskusikan dengan HRD untuk penambahan karyawan
3. Minta persetujuan Atasan
4. Deadline rekrutmen maksimal 1 bulan sejak Form Pengajuan diterima
5. Tanggung jawab mencari SDM ada di HRD
6. Langkah dalam wawancara tidak harus mengikuti step yang ada
tergantung situasi, dan User yang memutuskan.
7. Semua langkah dalam Rekrutmen tergantung pada situasi saat itu. DH
berwenang untuk memutuskan langkah-langkah dalam rekrutmen
tersebut.
B.Prosedur Rekrutmen Karyawan
NO AKTIVITAS PIC
1. 1 Mengisi Form Permintaan Rekrutmen dengan Form Permintaan
Karyawan lengkap dengan tanda tangan DH
User
2. B Menindaklanjuti permintaan rekrutmen sesuai kriteria yang
dipersyaratkan
HRD
3. C
Memproses rekrutmen:
Seleksi ulang berkas lamaran yang masuk
Pasang iklan lowongan di situs pencari kerja
HRD
Pasang iklan lowongan di media cetak
Pengumuman lowongan kerja di papan pengumuman
kantor
4. D
Menyeleksi lamaran masuk:
Perhatikan kelengkapan lamaran: harus lengkap dengan:
Surat lamaran
Curriculum Vitae: teliti pengalaman kerjanya
Pas foto terbaru pelamar
Foto kopi KTP pelamar (cek masa berlakunya)
Foto kopi ijazah terakhir
Nomor telepon dan alamat tinggal
HRD
5 Mengirim berkas lamaran yang telah terseleksi ke User. Email
soft copy atau serahkan langsung hard copy
HRD
6. F Menyeleksi berkas lamaran DH
7. G Buat janji wawancara dengan pelamar via telpon/email/sms HRD
Wawancara I
8. H Mengisi Form Aplikasi Pelamar Pelamar
9. I Mengisi Form Interview Checklist HRD/DH
10. J Seleksi 1 DH
11. K Buat janji wawancara II dengan kandidat pelamar via
telpon/email/sms
HRD
Wawancara II
12. L Wawancara & seleksi User
13. M Info ke HRD kandidat terpilih User
14. N Email Surat Konfirmasi Penerimaan ke kandidat yang diterima
(contoh terlampir). Tunggu balasan konfirmasi
HRD
Dibuat Mengetahui Menyetujui
HRD/SOP/001/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen :
Human Resources
Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor HRD/SOP/002/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Penerimaan karyawan
Tujuan Memastikan Bahwa Prosedur Penerimaan Karyawan
Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan Penerimaan Karyawan
1. HRD menindaklanjuti kepada karyawan setelah mendapat persetujuan DH
2. Waktu penerimaan karyawan H+ 7 sejak rekruitmen
3. Seragam diberikan setelah 3 bulan masa kerja
4. Peraturan perusahaan diserahterimakan pada dan oleh karyawan pada
saat tanggal masuk kerja dan tanggal keluar kerja. Jika Peraturan
Perusahaan hilang maka karyawan dikenakan denda Rp. 500.000,-
B. Prosedur Penerimaan Karyawan
NO Aktivitas PIC
1. A Menyiapkan SOP sesuai jabatan karyawan baru DH
2. B
Menyiapkan:
- Surat Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (karyawan kontrak)
dan Tidak Tentu (karyawan tetap) (print rangkap 2)
- Materai Rp 6,000
- Handbook Peraturan Perusahaan
- Form Biodata Karyawan
HRD
3. D
Siapkan peralatan kerja yang akan dipergunakan oleh calon
karyawan
- Meja kerja
- Kursi kerja
- Komputer
- ATK
HRD
- FAsilitas kerja
- Baju pengaman
- Peralatan, dll
Waktu Penerimaan
4. E Penandatanganan Surat Perjanjian Kerja Waktu Tertentu
(karyawan kontrak) dan Tidak Tentu (karyawan tetap)
Karyawan
5. F Penyerahan handbook Peraturan Perusahaan pada karyawan
Tanda Terima Peraturan Perusahaan
HRD
6. H
Mengisi Form Biodata Karyawan
Berkas yang harus diserahkan:
- Ijazah asli
- Fotokopi KTP/SIM
- Fotokopi Kartu Peserta Jamsostek (bila ada)
- Foto kopi akta nikah
- Foto kopi akta kelahiran anak
- Pas foto 3x4 2 lembar
Karyawan
7. I Input data karyawan di Employee Master List Data bulan berjalan HRD
8. J Input data karyawan di mesin absen Finger Print, untuk
didaftarkan sidik jarinya
HRD
9. L Orientasi/pengenalan lingkungan perusahaan HRD
10. M Serah terima karyawan pada User HRD
11. N
Informasikan pada seluruh Departemen penambahan karyawan
baru (nama, jabatan, departemen). Dan tempel di Papan
Pengumuman.
HRD
Dibuat Mengetahui Menyetujui
HRD/SOP/002/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen :
Human Resources
Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor HRD/SOP/003/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Struktur Gaji
Tujuan Memastikan Bahwa Ketentuan Struktur Gaji Berjalan Sesuai
Aturan Yang Berlaku
A.Ketentuan Struktur Gaji
Struktur gaji didasarkan pada:
1. Latar belakang pendidikan
a. Sarjana/Pasca Sarjana
b. SMU
c. SMP
2. Jenis pekerjaan
a. Memerlukan kompetensi/keahlian khusus
b. Tidak memerlukan kompetensi / keahlian khusus
3. Pengalaman kerja di bidang tertentu (perusahaan sebelumnya)
4. Masa kerja di perusahaan
5. Upah minimum harus didasarkan pada UMP/UMK yang berlaku di pemerintah
Dibuat Mengetahui Menyetujui
HRD/SOP/003/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen :
Human Resources
Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor HRD/SOP/004/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Surat Peringatan , Pelanggaran Peraturan
Perusahaan (PP) , Pelanggaran Standart Operating
Procedure (SOP)
Tujuan Memastikan Bahwa Ketentuan Surat Peringatan,
Pelanggaran Peraturan Perusahaan (PP), Pelanggaran
Standart Operating Procedure (SOP) Berjalan Sesuai Aturan
Yang Berlaku
A. Ketentuan :
a. Pengertian:
Surat Peringatan adalah upaya pembinaan yang dilakukan perusahaan
pada karyawan yang melanggar Peraturan Perusahaan dan diatur
dalam Peraturan Perusahaan.
Tingkatan Peringatan:
1. Peringatan Lisan I (Pertama)
2. Peringatan Lisan II (Kedua)
3. Peringatan Lisan III (Ketiga)
4. Surat Peringatan I (Pertama)
5. Surat Peringatan II (Kedua)
6. Surat Peringatan III (Ketiga)
b. Pemberi Surat Peringatan:
Department Head
Disiapkan oleh:
HRD
c. Jangka waktu Surat Peringatan:
6 (enam) bulan, dan gugur jika tidak melakukan pelanggaran yang
sama (sejenis dengan pelanggaran yang telah dilakukan)
d. Surat Peringatan dapat dikeluarkan secara berjenjang: Peringatan I,II,
III atau bisa langsung Peringatan III (PHK) tergantung jenis
kesalahannya.
e. Pelanggaran SOP dan PP :
Fatal (Major ) : SP 2 , SP3
Sebagian (Minor) : SP 1 , SP 2, SP 3
Dibuat Mengetahui Menyetujui
HRD/SOP/004/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen :
Human Resources
Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor HRD/SOP/005/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Pemutusan Hubungan Kerja
Dengan Sebab Sanksi Internal Perusahaan
Tujuan Memastikan Bahwa Prosedur Pemutusan Hubungan Kerja
Dengan Sebab Sanksi Internal Perusahaan Berjalan Sesuai
Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan Pemutusan Hubungan Kerja
Pemutusan hubungan kerja (PHK) adalah sanksi dari DH untuk stafnya
yang:
a. Melakukan tindakan indisipliner berkali-kali (terlambat, mangkir, menolak
melaksanakan tugasnya, dll) dan kepadanya telah diberikan teguran lisan,
SP I/II/III.
b. Terbukti melakukan tindakan kriminal yang terkait dengan undang-undang
pidana, dan diharuskan menjalankan hukuman dari pihak yang berwajib.
c. Terbukti melakukan tindakan kriminal pencurian, asusila, perkelahian,
pemukulan, perjudian di lingkungan perusahaan, dengan dilengkapi Surat
Pernyataan bermaterai Rp. 6.000,- yang berisi pengakuan tertulis dari
yang bersangkutan
d. Sakit berkepanjangan, sehingga tidak dapat melakukan pekerjaan dalam
waktu yang tidak bisa ditentukan.
e. Telah mencapai usia pensiun, minimal 55 tahun, maksimal 60 tahun.
B. Prosedur Pemutusan Hubungan Kerja
NO AKTIVITAS PIC
1. A Konsultasi dengan HRD sebelum melakukan Pemutusan Hubungan
Kerja
DH
2. B Info ke Superior perihal rencana Pemutusan Hubungan Kerja DH dan
HRD
3. C Cek utang-piutang karyawan pada perusahaan ke Departemen
Finance & Accounting (bila ada)
DH
4. C
Panggil karyawan, dengan menyertakan bukti-bukti absensi (bila
berhubungan dengan keterlambatan atau ketidakhadiran), Surat
Peringatan sebelumnya (II atau III), Surat pernyataan dilengkapi
materai Rp. 6.000,- yang menyatakan kemauan untuk berubah
DH dan
HRD
5. D
Membuat Surat Pernyataan dilengkapi materai Rp. 6,000,- yang
berisi mengakui kesalahan yang ditimpakan, bersedia menerima
segala sanksi, termasuk skorsing atau Pemutusan Hubungan Kerja,
dan tidak akan menuntut apa pun dari Perusahaan di kemudian hari,
Karyawan
6. Perusahaan akan menyelesaikan kewajibannya kepada karyawan HRD
7. E Penyerahan Surat Pemutusan Hubungan Kerja (tanggal efektif
keluar)
HRD
8. H Menyiapkan Form Clearance Sheet dan menyerahkan Surat
Pengalaman Kerja
HRD
9. I
Mengembalikan:
- ID/Name Tag
- Seragam
- Fasilitas kantor (dilengkapi surat serah terima), mengetahui DH
- Utang (bila langsung dibayar lunas): harus ada kuitansi dari
Dep. Akunting
Karyawan
Dibuat Mengetahui Menyetujui
HRD/SOP/005/IX/REV00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen :
Human Resources
Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor HRD/SOP/006/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Pemutusan Hubungan Kerja Atas
Sanksi Eksternal Perusahaan
Tujuan Memastikan Bahwa Pemutusan Hubungan kerja Satas Sanksi
Eksternal Perusahaan Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan Pemutusan Hubungan Kerja
Pemutusan hubungan kerja (PHK) adalah sanksi dari hukum yang berlaku di
NKRI
a. Melakukan tindakan pidana di wilayah NKRI
b. Melakukan tindakan perdata di wilayah NKRI
B. Prosedur Pemutusan Hubungan Kerja
NO Aktivitas PIC
1. 1 Informasikan pada HRD perihal kasus hukum yang menimpa
karyawan
DH
2. 2 Minta bukti keterangan sah dari kepolisian (Surat Pemanggilan,
Surat Vonis hakim, dll yang mendukung) pada karyawan
HRD
3. 3 Bila masih dalam proses permintaan keterangan, pastikan berapa
lama waktu yang diperlukan
HRD
4. 4 Menyerahkan Surat Keputusan Vonis hakim Karyawan
5. Konsultasi dengan HRD untuk Pemutusan Hubungan Kerja DH
6. Info kepada Manajemen / Direksi perihal rencana Pemutusan
Hubungan Kerja karyawan
HRD
7. Bicarakan perihal PHK kepada karyawan, yang didasarkan pada
Peraturan Perusahaan
HRD
8. Cek utang-piutang karyawan pada perusahaan ke Departemen
Finance & Accounting (bila ada) dan informasikan pada HRD
DH
9.
Membuat Surat Pernyataan dilengkapi materai Rp. 6.000,- yang
berisi bersedia menerima keputusan Pemutusan Hubungan Kerja,
dan tidak akan menuntut apa pun dari Perusahaan di kemudian hari,
kecuali upah dari hari kerja yang telah dijalani di bulan berjalan.
Karyawan
10 Perusahaan akan menyelesaikan kewajibannya kepada karyawan HRD
11 Penyerahan Surat Pemutusan Hubungan Kerja HRD
13 Menyiapkan Clearance Sheet dan menyerahkan Surat
Pengalaman Kerja
HRD
14
Pengembalian:
- ID/Name Tag
- Seragam
- Fasilitas kantor (dilengkapi surat serah terima), mengetahui DH
- Utang (bila langsung dibayar lunas): harus ada kuitansi dari
Dep. Akunting
Karyawan
Dibuat Mengetahui Menyetujui
HRD/SOP/006/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen :
Human Resources
Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor HRD/SOP/007/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Pemutusan Hubungan Kerja
Disebabkan Usia Pensiun
Tujuan Memastikan Bahwa Pemutusan Hubungan Kerja
Disebabkan Usia Pensiun Berjalan Sesuai Aturan Yang
Berlaku
A. Ketentuan Pemutusan Hubungan Kerja
a. Pemutusan hubungan kerja (PHK) disebabkan usia karyawan memasuki
usia pensiun
b. Selama bekerja karyawan menunjukkan produktivitas yang baik
c. Karyawan memberikan kondite yang baik (internal perusahaan dan NKRI)
d. Semua prosedur Pemutusan Hubungan Kerja mengikuti SOP Karyawan
Keluar
B. Prosedur Pemutusan Hubungan Kerja
NO Aktivitas PIC
1 Menginformasikan pada DH karyawan dan Direksi mengenai usia
karyawan yang akan memasuki usia pensiun
HRD
2 Menginformasikan pada karyawan DH
3 Perusahaan akan menyelesaikan kewajibannya kepada karyawan HRD
4 Penyerahan Surat Pemutusan Hubungan Kerja HRD
Dibuat Mengetahui Menyetujui
HRD/SOP/007/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen :
Human Resources
Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor HRD/SOP/008/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Keamanan Perusahaan
Tujuan Memastikan Bahwa Keamanan Perusahaan Berjalan Sesuai
Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan Keamanan Perusahaan
a. Petugas keamanan di PT. Dineta Jaya berasal dari agen outsourcing
b. Jumlah personil dengan jadwal kerja shift (bergantian)
c. Cara kerja security mengikuti acuan dan aturan kerja di Perusahaan
d. HRD sebagai penanggung jawab dan kontrol kerja Security
B. Prosedur Keamanan Perusahaan
NO Aktivitas PIC
1. a Membuka Pintu gerbang tepat jam 6 pagi Security
2. b Mengamankan area di luar perusahaan, serta untuk persiapan
tempat mobil kantor dikeluarkan dari pekarangan
Security
3. c Crosscheck: Security telah siap di tempat untuk bekerja HRD
4. d Mengatur kendaraan yang keluar masuk pekarangan kantor:
kendaraan pengiriman, kendaraan pribadi karyawan
Security
5. f
Menjaga keamanan perusahaan, kunci kendaraan perusahaan harus
diletakkan di tempat yang aman terkunci, dan harus menyerahkan
kepada Pemegang Kendaraan Perusahaan. Di luar itu harus
berkoordinasi dengan Pengguna Kendaraan Perusahaan.
Security
6. Meminta Kartu Identitas tamu dan tukar dengan Kartu Visitor
Pergantian Shift Kerja Security
7. g Mengisi Buku Mutasi Shift sebelum meninggalkan tugas Security
8. h Menandatangani serah terima Buku Mutasi Shift Security
I/II/III/IV
9. i
Membaca history kejadian di Buku Mutasi Shift, dan tindak lanjuti
kasus yang masih belum terselesaikan
Security
shift
pengganti
10
Melakukan cek acak minimal 1 minggu sekali atas SOP yang harus
dijalankan (dengan menandatangani Buku Mutasi Shift pada saat
pengecekan)
Security
shift awal
Dibuat Mengetahui Menyetujui
HRD/SOP/008/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen :
Human Resources
Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor HRD/SOP/009/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Kenyamanan Psikologis Lingkungan Perusahaan
Tujuan Memastikan Bahwa Kenyamanan Psikologis Lingkungan
Perusahaan Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan Kenyamanan Psikologis Lingkungan Perusahaan.
a. Yang dimaksud dengan kenyamanan Psikologis: fasilitas yang
berkaitan dengan kepentingan pribadi yang mengganggu perusahaan.
Contoh: HP, BBM, Musik
b. Karyawan yang tidak berkaitan dengan operasional (Finance, Admin
Sales, Customer Service, Admin Invoice, dan karyawan administrasi
lainnya) tidak diperkenankan menggunakan HP, BBM pada jam kerja.
c. Department Head berkewajiban untuk memastikan HP, BB diletakkan
di tempat yang aman, dan dapat dipergunakan saat istirahat atau di
luar jam kerja.
d. Semua kepentingan pada jam kerja harus menggunakan fasilitas yang
disediakan Perusahaan.
e. Karyawan yang menyukai musik diperkenankan hanya untuk diri sendiri
(tidak semua karyawan menyukai musik pada saat fokus dengan
pekerjaannya)
f. Setiap karyawan dilarang membuat status di Facebook, BBM, dan
lainnya tentang individu dan interaksinya di perusahaan
g. Pelanggaran akan diberikan sanksi sesuai ketentuan yang berlaku.
Dibuat Mengetahui Menyetujui
HRD/SOP/009/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen :
Human Resources
Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor HRD/SOP/010/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Mutasi Karyawan
Tujuan Memastikan Bahwa Mutasi Karyawan Berjalan Sesuai
Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan Mutasi Karyawan
a. Mutasi karyawan adalah pemindahtugasan ke Departemen lain
dalam perusahaan.
b. Mutasi berarti bisa sebuah punishment bisa juga sebuah reward
c. Setiap karyawan diwajibkan untuk mengikuti keputusan Perusahaan
(Jika menolak, karyawan harus mengundurkan diri)
d. Serah terima pekerjaan H+30 sejak Keputusan Perusahaan
B. Prosedur Mutasi Karyawan
NO Aktivitas PIC
1. A DH menyampaikan keputusan perusahaan untuk dimutasi kepada
karyawan
DH
2. B Memproses serah-terima pekerjaan Karyawan
/DH
3. C Memberikan SOP pekerjaan lama pada pengganti Karyawan
Dibuat Mengetahui Menyetujui
HRD/SOP/010/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen :
Human Resources
Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor HRD/SOP/011/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Pengoperasian Mesin Finger Print
Tujuan Memastikan Bahwa Pengoperasian Mesin Finger Print
Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku
A. Prosedur Pengoperasian Mesin Finger Print
a. Sebagai acuan dan pedoman dalam mengoperasikan mesin absensi
Finger Print
b. Sebagai file HRD dalam pengelolaan aset perusahaan
B. Prosedur Pengoperasian Mesin Finger Print
NO Aktivitas PIC
1. Buka Start Menu, cari Attendance Management dan click HRD
2. Dan muncul box Login to The System
HRD
3. Masukkan User Name : 2 14 12
Masukkan Password : 2 14 12
HRD
4. Muncul halaman seperti di bawah ini:
HRD
5. Untuk awal registrasi, Click Employees
HRD
6. Pilih Our SALESpany. Di bawahnya akan terdiri dari beberapa
SALESpany/unit, sepert (ditulis yang utama saja):
a. Dineta Kode Perusahaan: 1
b. Jari Kode Perusahaan: 2
Catatan:
No. Urut karyawan terdiri dari:
- Unit 1 (contoh)
- No urut masuk 01 (contoh)
- Tahun 12 (contoh)
- No Absensi lengkap 1 01 12
7. Pilih Perusahaan (Dineta/Jari Perkasa), dan pilih Departemen
(Accounting, HRD, dll), dan akan muncul laman seperti di bawah ini:
HRD
8. HRD
9. Click Add, pada kolom menu di atas, dan pada kolom AC No.
masukkan nomor urut sesuai yang dicontohkan sebelumnya di point
6. (Sebelumnya lihat dulu, nomor urut yang terakhir diinput ke dalam
Sistem).
Catatan:
AC No. Disamakan dengan nomor CardNumber
HRD
10. Masukkan data karyawan yang sidik jarinya akan didaftarkan di
mesin Finger print dengan lengkap, setelah selesai, click Save dan
tutup. Kembali ke laman awal (lihat point 4).
HRD
11. Second Fingerprint Registration on ‘the’ machine
1. Tekan M
2. Tekan ‘Ok’
3. Akan muncul beberapa pilihan, dan pilih User Management
4. Pilih Manage, dan tekan Ok
HRD
5. (Langsung) masukkan no urut karyawan yang akan
didaftarkan dan tekan Ok
6. Bila nomor urut benar, maka nama karyawan bersangkutan
akan tertera di layar, dan tekan Ok lagi.
7. Pilih Enroll FP, tekan Ok, kemudian tampilan untuk
mendaftarkan jari akan muncul.
8. Minta karyawan bersangkutan menekan jarinya di tempat sidik
jari sebanyak 3 x
9. Setelah sidik jari lengkap, dan diterima, tanda check mark (√)
besar akan tampil, tekan Escape 2x dan Ok .
10. Minta karyawan bersangkutan mengabsen
menggunakan jari yang sidik jarinya telah didaftarkan, untuk
mengetahui kalau sidik jari telah teriput di mesin Finger Print.
Kasus Tertentu: Password
Password hanya diberikan untuk karyawan yang semua sidik
jarinya tidak bisa dipergunakan lagi.
12. Langkah-langkahnya sama dengan pendaftaran sidik jari, hanya
saja yang dipilih bukan Enroll FP, melainkan Password
1. Setelah kolom password muncul, minta karyawan yang
bersangkutan memasukkan Password
2. Ingatkan karyawan untuk menghafalkan Nomor ID dan
Passwordnya.
3. Setelah input password selesai, pilih Ok.
4. Lalu click ‘Escape’ sampai kembali ke menu awal.
HRD
Dibuat Mengetahui Menyetujui
HRD/SOP/011/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen :
Human Resources
Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor HRD/SOP/012/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Promosi Karyawan
Tujuan Memastikan Bahwa Promosi Karyawan Berjalan Sesuai
Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan Promosi Karyawan
a. Promosi karyawan adalah pemindahtugasan ke Departemen lain
dalam rangka peningkatan karir karyawan perusahaan.
b. Promosi adalah sebuah reward
c. Setiap karyawan diwajibkan untuk mengikuti keputusan Perusahaan
(Jika menolak, karyawan harus mengundurkan diri)
d. Serah terima pekerjaan H+30 sejak Keputusan Perusahaan
B. Prosedur Promosi Karyawan
NO Aktivitas PIC
1. A Pengajuan promosi dikonsultasikan terlebih dulu dengan HRD, dengan
memerhatikan posisi yang memang kosong
DH
2. b Seleksi berdasarkan prestasi kerja dan dedikasi karyawan yang baik
selama bekerja di perusahaan, dibantu HRD, DH
DH
3. C Sampaikan pada karyawan rencana promosi tersebut (bila kandidat
hanya 1 orang)
DH
4. D Bila kandidat lebih dari 1 orang, seleksi menggunakan panel (semua
DH dan Direksi untuk mengadakan tes bersama)
DH/HRD
5. E Cek histori posisi dan kinerja karyawan selama bekerja di perusahaan
yang akan dipromosikan, dan report ke DH
HRD
6 Evaluasi/penilaian Masa Percobaan dilakukan 1 bulan sebelum masa
percobaan berakhir dengan menggunakan Form Penilaian Karyawan
DH
7 Laporkan kepada HRD hasil penilaian di bulan ketiga dengan
menyerahkan Form Penilaian Karyawan yang telah diisi
DH
8 Karyawan lulus masa percobaan. Informasikan keputusan pada
karyawan bersangkutan.
DH
9 Karyawan tidak lulus masa percobaan. Putuskan masa percobaannya
perlu diperpanjang atau karyawan kembali menempati posisi awalnya
DH
10 Terbitkan Surat Keterangan Penempatan jabatan baru untuk karyawan HRD
Dibuat Mengetahui Menyetujui
HRD/SOP/012/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen :
Human Resources
Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor HRD/SOP/013/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Demosi Karyawan
Tujuan Memastikan Bahwa Demosi Karyawan Berjalan Sesuai
Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan Demosi Karyawan
a. Demosi dilakukan sebagai tindakan pembinaan atas karyawan
b. Demosi harus didasarkan pada Form Penilaian Karyawan
(semester atau tahunan)
c. Demosi harus obyektif dan tidak subyektif
B. Prosedur Demosi Karyawan
NO Aktivitas PIC
1. A Diberitahukan pada karyawan yang akan didemosi oleh DH DH/HRD
2. B
Karyawan bersedia, buatkan Surat Perubahan Status. Tanda tangan
atasan/DH/Direksi. Mencakup jabatan yang akan diisi, jobdesc dan
perubahan upah
HRD
3. C Dalam hal karyawan menolak, perusahaan berhak memutuskan sanksi
Pemutusan Hubungan Kerja pada karyawan
HRD
4. D
Keputusan sanksi Pemutusan Hubungan Kerja
*lampirkan Surat Pernyataan Bersedia Menerima sanksi apa pun yang
diberikan oleh Perusahaan
DH/HRD
Dibuat Mengetahui Menyetujui
HRD/SOP/013/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen :
Human Resources
Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor HRD/SOP/014/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Perjalanan Dinas
Tujuan Memastikan Bahwa Ketentuan Perjalanan Dinas Berjalan
Sesuai Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan Perjalanan Dinas
a. Perjalanan Dinas harus dilakukan dengan Objective yang jelas
b. Perjalanan Dinas harus didasarkan pada Planning
c. Perjalanan Dinas wajib dibuatkan laporan perjalanan dinas
B. Prosedur Perjalanan Dinas
NO Aktivitas PIC
1
Karyawan yang ditugaskan dinas luar wajib memberitahukan pada
HRD dan Dep. Akunting mengenai tugas luarnya, termasuk
keperluannya melakukan perjalanan dinas, tanggal berangkat dan
tanggal berakhirnya perjalanan Dinas minimal 1 minggu sebelumnya
(dalam keadaan urgent 3 hari sebelumnya) *via email /tertulis
DH/Staff
2 Siapkan budget perjalanan Finance
3 Informasikan pada seluruh Departemen perihal absennya dan siapa
yang akan menggantikan selama ketidakhadirannya.
DH/Staf
4 Buat surat tugas keluar resmi sebagai pegangan karyawan yang
melaksanakan tugas luar (carbon copy: Acct, Direksi)
HRD
Dibuat Mengetahui Menyetujui
HRD/SOP/014/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen : HR & GA Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor HRD/SOP/015/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Kebersihan lingkungan kantor dan
Kamar Mandi
Tujuan Memastikan Bahwa Ketentuan Dan Prosedur Kebersihan
Lingkungan Kantor & Kamar Mandi Berjalan Sesuai Aturan
Yang Berlaku
A. Ketentuan Kenyamanan Kamar Mandi
a. Kamar mandi dibersihkan sebelum karyawan datang,
Jam: 06.00
Jam: 14.00
Jam: 16.00 (Shift 2)
b. GA mengecek kebersihan pada:
Jam: 08.00
Jam: 15.00
Jam: 17.00
c. Bila GA tidak memungkinkan untuk mengecek aktifitas kebersihan yang
dilakukan maka tanggung jawab kroscek dilakukan oleh HRD
B. Prosedur Kenyamanan lingkungan kantor dan Kamar Mandi Perusahaan
NO Aktivitas PIC
1. a Membersihkan kamar mandi Cleaning
Service
2. Membersihkan lingkungan kantor Cleaning
Service
3. B Kontrol kebersihan lingkungan perusahaan GA/HRD
4. Memberi Penilaian Harian di Form Penilaian Kebersihan
GA/HRD
5. E Setiap kran air harus berfungsi dengan baik Cleaning
Service/GA
6. G Cek berkala AC, Pompa Air GA
7. H Perbaikan barang rusak yang merupakan sarana kerja karyawan di
dalam gedung Perusahaan
GA
8. I Kebersihan kamar mandi menggunakan Form Penilaian
Kebersihan
GA
9. J
Sampah dibuang setiap hari Cleaning
Service
Dibuat Mengetahui Menyetujui
HRD/SOP/015/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen : HR & GA Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor HRD/SOP/016/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Pest Control
Tujuan Memastikan Bahwa Pest Control Berjalan Sesuai Aturan
Yang Berlaku
A. Ketentuan Pest Control
a. Untuk aktivitas Pest Control hanya diperuntukkan di areal gudang
Perusahaan
b. Kontrol barang rusak dikarenakan serangga maupun tikus tetap menjadi
tugas dan tanggung jawab pihak Operasional / Gudang
c. GA menindaklanjuti permasalahan serangan hama / tikus ke vendor
B. Prosedur Pengendalian Pest Control
NO Aktivitas PIC
1. A Kerjasama antara perusahaan dengan vendor Pengendali hama GA
2. B
Informasikan data vendor pada pihak Operasional dalam hal ini PIC
adalah Manager OP/Kepala Gudang (telpon PIC vendor, skedul
maintenance berkala setiap bulan)
GA
3. C Penggantian racun tikus rutin setiap bulan, sebanyak 2 (dua) kali, setiap
hari Selasa
Vendor
4. D Surat Kunjungan Perawatan diberikan pada GA sebagai bukti perawatan
berkala *tanda tangan GA, tembuskan ke OM
Vendor
5. E Arsip surat kunjungan perawatan setiap bulan di file Quality Control –
Warehouse Maintenance
GA
6. F Dalam hal terjadi masalah yang menyangkut Pest Control (serangan
tikus, dll), segera hubungi vendor
GA
Dibuat Mengetahui Menyetujui
HRD/SOP/016/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen : HR & GA
Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor HRD/SOP/017/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Pembelian Aktiva
Tujuan Memastikan Pembelian Aktiva Berjalan Sesuai Aturan Yang
Berlaku
Ketentuan Pembelian Aktiva
1. Pengajuan pembelian aktiva sesuai dengan Form Permintaan dan
Perbaikan Barang
2. Persetujuan Manajemen
Dibuat Mengetahui Menyetujui
HRD/SOP/017/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen : HR & GA
Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor HRD/SOP/018/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Penggunaan Filling Kabinet
Tujuan Memastikan Bahwa Penggunaan Filling Kabinet Berjalan
Sesuai Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan Penggunaan Filling Kabinet
Filling Kabinet fungsinya untuk menyimpan:
a. Copy Perijinan Perusahaan
b. Asli Polish Assuransi Kendaraan Perusahaan
c. Perjanjian Asli Distributor
Dibuat Mengetahui Menyetujui
HRD/SOP/018/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen : SALES
Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor SLS/SOP/001/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Pembuatan Master Data Pelanggan Baru
Tujuan Memastikan Bahwa Ketentuan Pembuatan Master Data
Pelanggan Baru Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan Pembuatan Master Data Pelanggan Baru
a. Data Pelanggan adalah data base bagi Sales agar bekerja berdasarkan data
b. Data Pelanggan adalah alat bantu Sales dalam melakukan order
c. Data Pelanggan adalah alat bantu dalam pengiriman
d. Data Pelanggan adalah alat bantu dalam penagihan
e. Form Master Data Pelanggan Baru 3 rangkap
• Asli-OM
• Copy1- SPV
• Copy2-FM
f. Pengajuan Master Data Pelanggan Maksimal 1 x 24 jam disetujui oleh SPV,
jika tdk harus ada penjelasan dan kembali ke SALES
g. Form Master Data Pelanggan Baru terdiri atas :
• Data Pelanggan
• Sistem Kerjasama
• Data Internal Sales
B. Prosedur Pembuatan Master Data Pelanggan Baru
NO Aktivitas PIC
1. A Membuat Form Master Data Pelanggan Baru Sales
2. B Menandatangani SPV
3. C Menyerahkan kepada Admin Invoice Sales
4. Menginput ke dalam sistem. Admin
Invoice
Dibuat Mengetahui Menyetujui
SLS/SOP/001/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen : SALES
Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor SLS/SOP/002/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Perubahan TOP Dan Kredit Limit
Tujuan Memastikan Bahwa Ketentuan Dan Prosedur Perubahan
TOP Dan Kredit Limit Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan Dan Prosedur Perubahan TOP Dan Kredit Limit
a. TOP adalah Term Of Payment ( Umur Pembayaran Piutang Pelanggan )
b. TOP dapat dirubah dengan alasan untuk perbaikan DOAR ( Due Of AR )
c. Kredit Limit adalah batasan hutang maximal yang bisa diberikan kepada
Pelanggan
B. Prosedur Perubahan TOP Dan Kredit Limit
NO Aktivitas PIC
1. a Mengajukan perubahan TOP dan Kredit Limit Sales
2. B Menyetujui perubahan TOP dan Kredit Limit SPV/
FAM
3. c Input di system akan dilakukan oleh OM, setelah dilakukan perubahan FAM
Dibuat Mengetahui Menyetujui
SLS/SOP/002/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen : SALES Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor SLS/SOP/003/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Prosedur Pembuatan Call Plan (CP)
Tujuan Memastikan Bahwa Prosedur Pembuatan Call Plan
Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan CP
a. CP adalah Call Plan
b. CP harus dibuat setiap bulan maksimal tanggal 2 bulan berjalan
c. CP berisi turunan dari Master Call Plan (MCP)
d. Perbedaan MCP dan CP adalah isi kunjungan , dimana MCP adalah
maping kunjungan mingguan setiap bulannya dalam 3 bulan planing
kunjungan sedang CP adalah kunjungan harian yang berisi hari dan
tanggal dalam satu bulan
e. Conversi Call (CC) adalah waktu yang dibutuhkan untuk proses negosiasi
penjualan awal sampai penutupan berupa persetujuan order.
f. CC ditetapkan berdasarkan rumus :
HB 5 (a,b,c,d) : 2 CC (2x15 menit = 30 Menit)
HB 4 (a,b,c,d) : 2 CC (2x15 menit = 30 Menit)
HB 3 (a,b) : 2 CC (2x15 menit = 30 Menit)
HB 3 (c,d) : 1 CC (1x15 menit = 15 Menit)
RST (a) : 2 CC (2x15 menit = 30 Menit)
RST (b,c,d) : 1 CC (1x15 menit = 15 Menit)
BKR : 1 CC (1x15 menit = 15 Menit)
AGN : 2 CC (2x15 menit = 30 Menit)
VIL : 1 CC (1x15 menit = 15 Menit)
WRG : 1 CC (1x15 menit = 15 Menit)
B. Prosedur Pembuatan dan persetujuan CP:
NO Aktivitas PIC
1. Menarik data didalam MCP yang berisi rencana kerja mingguan Sales
dalam 1 bulan.
Sales
2. Menetapkan hari kunjungan berdasarkan area, jadwal kunjungan
Pelanggan dengan menghitung call berdasarkan conversi call
Sales
3.
Menghitung jumlah kunjungan dalam 1 hari harus 18 call (dapat terdiri
dari berbagai macam segmen Pelanggan baik itu HB5, HB4, HB3, BKR,
WRG, AGN, REST)
Sales
4. Mengajukan persetujuan kepada SPV Sales
5. Memeriksa , jika tidak benar (tidak sesuai dengan rumus) mengembalikan
kepada Sales
SPV
6. Jika benar , menyetujui SPV
7. Menjalankan CP Sales
8. Memeriksa apakah DSR sama dengan CP pada sore hari SPV
9. Mendiskusikan hasil penjualan yang ada di DSR dan menanyakan
alasannya jika tidak sesuai dengan target harian
SPV
10. Jika hasil DSR tidak sesuai target harus dilakukan join visit SPV
Dibuat Mengetahui Menyetujui
SLS/SOP/003/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen : SALES Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor SLS/SOP/004/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Prosedur Perhitungan Effektif Call
Tujuan Memastikan Bahwa Prosedur Perhitungan Effektif Call
Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan Effektif Call
a. Effektif call dihitung berdasarkan order yang didapat dibandingkan Call Plan
b. Outlet yang masuk dalam daftar kunjungan pada hari tersebut, order langsung
ke Sales atau via telepon diperhitungkan sebagai Efektive Call.
c. Jika outlet tidak masuk dalam daftar kunjungan pada hari tersebut dan order
via telepon maka order tersebut tidak diperhitungkan sebagai efektive call
d. Effektif Call Horeka adalah 50%
e. Effektif Call Ritail adalah 70%
f. Laporan effektif call harus dibuat maksimal H+ 3
B. Prosedur Pembuatan Effectif call
NO Aktivitas PIC
1. A
Effektif call adalah order yang didapat dibandingkan dengan Call Plan
dibuat maksimal H+ 3
Laporan hari rabu adalah laporan kunjungan hari Senin
SALES
2. B Laporan Effektif call harus di paraf dan ditulis tanggal pemeriksaan
oleh SPV
SPV
3. C Setiap tanggal 2 seluruh laporan effektif call harus sudah selesai SPV
Dibuat Mengetahui Menyetujui
SLS/SOP/004/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen : SALES Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor SLS/SOP/005/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Sistem Pelaporan
Tujuan Memastikan Bahwa Sistem Pelaporan Berjalan Sesuai
Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan Sistem Pelaporan
a. Laporan adalah alat bantu Sales dalam menganalisa penjualan di area
yang menjadi tanggungjawabnya
b. Laporan Harian Sales terdiri atas dua laporan :
1. DSR (Daily Sales Report )
2. Effektif Call
3. HCC (Horeka Call Card ) berisi target kategori dibanding pencapaian
B. Prosedur Pembuatan Laporan
NO Aktivitas PIC
1. A Laporan diletakkan dimeja SPV setiap sore hari sebelum pulang. Form
HCC, DSR SALES
2. B Mengisi & melengkapi HCC sore hari setelah Sales melakukan
kunjungan SALES
3. C
Untuk DSR & HCC wajib di tanda- tangani untuk kemudian di lakukan
cek secara data oleh SPV
SPV
4.
Setelah SPV selesai mengecek & menandatangi DSR & HCC maka
Sales wajib untuk menyimpan DSR tsb lalu untuk HCC bisa disiapkan
untuk kunjungan keesokan harinya.
Sales
Dibuat Mengetahui Menyetujui
SLS/SOP/005/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen : SALES Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor SLS/SOP/006/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Reward dan Punishment
Tujuan Memastikan Bahwa Reward Dan Punisment Berjalan Sesuai
Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan Reward dan Punisment
a. Reward dan punishment diterapkan sesuai dengan kebijakan,
b. Reward dikaitkan dengan performance pencapaian Sales dan prestasi
kerja
c. sistem punishment diterapkan untuk meningkatkan produktifitas dan disiplin
kerja Sales
B. Sistem Reward dan Punishment :
a. Sistem Reward
- Incentive reguler Sales setiap bulan berdasarkan performance
kerja Sales
- Incentive triwulan Sales
- Incentive program penjualan yang di keluarkan oleh principle
b. Sistem Punishment
Apabila kinerja Sales selama 3 bulan berturut-turut tidak mencapai
target dan memberikan performance yang baik, maka Sales tsb akan
dikenakan sanksi sbb:
- SP I untuk 3 bulan berturut-turut.
- SP II untuk 5 bulan berturut-turut
- SP III dan Sales tersebut harus mengundurkan diri untuk 6
bulan berturut – turut.
Dibuat Mengetahui Menyetujui
SLS/SOP/006/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen : SALES Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor SLS/SOP/007/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Prosedur Dan Ketentuan Perpindahan Rayon
Tujuan Memastikan Bahwa Perpindahan Rayon Berjalan Sesuai
Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan Perpindahan Rayon
a. Perpindahan rayon Sales ditetapkan dan dilakukan dengan kebutuhan.
b. Perpindahan rayon adalah hal mutlak yang harus dilakukan untuk
kesehatan organisasi maksimal satu tahun sekali
c. Perpindahan rayon Sales dilaporkan ke Managemen.
d. Pengajuan perpindahan rayon Sales yang telah disetujui harus diubah
secara system dan harus diajukan ke IT
e. Tujuan Perpindahan Rayon adalah :
1. Menghindari dominasi individu
2. Menimbulkan rasa penghargaan setiap yang prestasi untuk
berkompetisi secara sehat dalam organisasi
3. Menyiapkan back up pengganti jika terjadi sesuatu atas team misalnya
promosi, karyawan sakit atau meninggal
4. Meningkatkan rasa percaya diri team
5. Meningkatkan produktivitas team
B. Prosedur Perpindahan Rayon
NO Aktivitas PIC
1. A
SPV menganalisa rayon yang sudah di cover dan cara pengcoveran
dan merekomendasi perpindahan rayon atas dasar: pencapaian,
peningkatan produktivitas setiap individu, meningkatkan rasa percaya
diri
SPV
2. B Perpindahan Rayon harus membuat email kepada OM dan
ditembuskan FM, HRD
SPV
3. C Menyerahkan MCP dari pemegang lama ke pemegang baru Sales
4. D Menyerahkan note khusus jika ada permasalahan atas Sales, tagihan
di area yang akan diserahterimakan (form terlampir)
Sales
5. E Serah terima disetujui SPV untuk dieksekusi SPV
Dibuat Mengetahui Menyetujui
SLS/SOP/007/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen : SALES Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor SLS/SOP/008/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Prosedur dan Ketentuan Pengajuan Sponsor
Tujuan Memastikan Bahwa Prosedur Dan Ketentuan Pengajuan
Sponsor Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan Pengajuan Sponsor
a. Surat Pengajuan Sponsor yang diterima harus merupakan surat resmi.
b. Admin Sales melengkapi data pengambilan produk dan meminta data
pengeluaran sponsor terakhir dari pihak accounting.
c. Setelah data tersebut lengkap maka pengajuan sponsor tersebut di
ajukan ke direksi.
d. Jawaban yang diberikan Direksi tersebut langsung diinfo ke Pelanggan
oleh Admin Sales secara tertulis / lisan, via email / Fax / telpon.
B. Prosedur Pengajuan Sponsor
NO Aktivitas PIC
1 Mengajukan sponsor Pelanggan
2 Menyetujui Direktur
3
Memberikan informasi kepada Pelanggan untuk cara pemberiannya
(Cash / Transfer)
Jika transfer harus dengan Nama Rekening Perusahaan,Jika
diberikan dalam bentuk cash maka cukup dengan tanda tangan SPV
dan nantinya kolektor yang akan memberikan kepada Pelanggan.
Admin
Sales
4
Pengajuan yang sudah ditanda-tangani Direktur di copy , aslinya
diberikan kepada acc & copy disimpan admin Sales dengan
dilampirkan bukti transfer / tanda terima cash
Admin
Sales
5 Untuk sponsor dalam bentuk produk akan diberikan ke pada admin
Invoice dan di tindak lanjuti ke Pelanggan.
Dibuat Mengetahui Menyetujui
SLS/SOP/008/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen : SALES Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor SLS/SOP/009/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Fee
Tujuan Memastikan Bahwa Fee berjalan Sesuai Dengan Ketentuan
A. Ketentuan Fee:
1. Fee diberikan kepada Pelanggan yang melakukan transaksi pembelian
produk ke perusahaan
2. Nilainya ditentukan oleh perusahaan, berdasarkan harga dan quantity
pembelian
3. Perhitungan Fee dilakukan oleh admin bulan
4. Pembayaran Fee dilakukan oleh Finance melalui :
a. tunai : dilakukan di perusahaan yang di serahkan secara langsung oleh
SPV ke Pelanggan
b. transfer : atas nama Pelanggan penerima Fee, pada slip transfer tidak
diperbolehkan memberikan keterangan apapun
5. Dilarang memberikan informasi apapun mengenai pihak luar
6. Personil Pelanggan yang mendapatkan Fee ditentukan oleh SPV,
kemudian diinfokan ke direksi
7. Kuitansi pembagian Fee wajib diserahkan ke Finance maksimal 1x24 jam
8. Fee diserahkan ke Pelanggan maksimal 1 minggu setelah pencairan dana
perusahaan, jika lebih dari satu minggu maka akan dilakukan
pengembalian dana ke perusahaan (rebank).
B. Prosedur Fee:
NO AKTIVITAS PIC
1. Pengajuan Fee Pelanggan di Buku Pengajuan Fee Sales
2. Memeriksa dan memberikan info tersebut kepada FIN SPV
3. Mengajukan Fee Pelanggan ke direktur FIN
4. Jika menyetujui direktur menyerahkan ke FIN Direktur
5 Jika tidak menyetujui dikembalikan ke Sales Direktur
6 Proses pencairan Fee FIN
7 Memberikan data untuk Fee Pelanggan yang sudah keluar
kepada SPV
FIN
Dibuat Mengetahui Menyetujui
SLS/SOP/009/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen : SALES
Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor SLS/SOP/010/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Instruksi Kerja Customer Service (CS) Dalam
Menerima Telepon
Tujuan Memastikan Bahwa Ketentuan Dan Instruksi Kerja Customer
Service Dalam Menerima Telepon Berjalan Sesuai Aturan
Yang Berlaku
A. Ketentuan Order Melalui Telepon
a. Jika Order setelah jam 10 akan dihandle besok
b. Komunikasi jika ada barang kosong ke pelanggan
c. Bahasa standart CS :
I. Halo selamat pagi Dineta dengan …… (sebut nama) bisa
dibantu ?
II. Menanyakan nama penelpon dan asal penelpon
III. Proses penjualan :
IV. Meringkas hasil pembicaraan dengan Pelanggan
V. Menutup pembicaran dengan : Terima kasih Dineta selamat pagi
/ siang
B. Prosedur Order Melalui Telepon
NO INSTRUKSI KERJA PIC
1. Menerima order, melakukan penawaran program dan produk
lainnya serta mengingatkan SP ( Surat Pesanan ) pelanggan jika
dalam penagihan mensyaratkan SP asli
CS
2. Tawarkan produk yang lain (pengganti) jika terjadi barang kosong ,
pada pelanggan
CS
3. Tulis order pelanggan pada SP CS
4. Berikan SP pada bagian admin invoicing CS
Dibuat Mengetahui Menyetujui
SLS/SOP/010/IX/REV 00 DIREKSI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Departemen : SALES Tanggal Berlaku 01/09/2014
Nomor SLS/SOP/011/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__
Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Pengajuan Discount Khusus
Tujuan Memastikan Bahwa Pengajuan Discount Khusus Berjalan
Sesuai Aturan Yang Berlaku
A. Ketentuan Pengajuan Discount Khusus
Pengajuan discount khusus yang telah lewat dari pk. 09.30 maka barang
akan dikirim besok
B. Prosedur Pengajuan Discount Khusus
NO AKTIVITAS PIC
1 Mengajukan penawaran harga produk diluar harga price list Pelanggan
2 Mengajukan harga tersebut melalui buku penggajuan harga Sales
3 Menyetujui Direktur
4 jika tidak disetujui diinfokan kembali ke Sales CS
Dibuat Mengetahui Menyetujui
SLS/SOP/011/IX/REV 00 DIREKSI