Download - Subsidie Management - Overheidsdag 2012
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Agenda
SAP Subsidie Management: proces
Inzoomen op de verschillende stappen in het proces
SAP geselecteerd en dan….?
SAP Subsidie Management: waarom?
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Mijn Public SectorPolitics, Stakeholders,Government Agencies
Citizens, ConstituentsStrategic Planning Operation Support Service Delivery
Organization Management & Support
Human Capital ManagementEmployee Resource Management
Position Plan Management
Government ProcurementPublic Tendering
Contract Management & AdministrationOperational Procurement
Procurement Services
Public Sector AccountingBudget Formulation and Preparation
Budget Execution
Social Services and Social SecurityOutreach
Relationship ManagementCase Management
Financial ManagementAdministration Management
Grants ManagementGrants Management for GranteeGrants Management for Grantor
Government ProgramsConstituent Services
Tax and Revenue ManagementTaxpayer Identification and Returns Processing
Collections and DisbursementsCase Management
Revenue AccountingFinancial Customer Care for Public Sector
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Subsidie Management
Soorten financiering• Huur• Studie• Zorg• Welzijn
Personen
Organisaties
Provincies
Gemeenten
Universiteiten
etc
Ontvanger
Organisatie
Rijksoverheid
Provincie
Gemeente
Verstrekker
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Doelstellingen van de oplossing
Verbetering service verleningBetere serviceSneller toegang tot informatie die er toe doet!Verhoogde kwaliteit en accuratesseVerbeter multi-channel levering aan klantEén gezicht (en eenduidige informatie) naar de klant
Verhogen snelheid en efficiencyElimineer fouten door geautomatiseerde verwerkingBetere beslissingen door accurate en up-to-date informatie
Verhoging van transparantie en verantwoordingBetere management en ‘control’ van budgetVerbeterde transparantie en te auditen activiteiten
Meer met MinderVerlaag administratieve last en verbeterde bedrijfsprocessenLagere kosten voor integratie met financiële administratie enControlling
Scenario: Doelstellingen:
Grants Managementvoor Grantor
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Markt trends in Subsidie Management
MarktFederale staten, landen en medeoverheden leveren financiële assistentie voor eenveelheid aan programma’s door subsidies aan burgers en bedrijfsleven (vb. landbouw,bedrijfsleven, onderwijs, zorg, arbeid, rechtstoepassing, veiligheid, milieu en -openbaar -vervoer)
Key IssuesZorg voor één duidelijk beeld naar de samenleving/verzorgingsgebiedBiedt een ‘meerkanaals’ subsidieaanbod (service delivery)Ontwikkel een efficiënt, effectief en klantgeoriënteerd subsidieverleningsprocesDraag zorg voor een zo efficiënt mogelijk gebruik van middelen (medewerkers en geld)Verbeter de informatiedeling/-voorziening aan de betrokkenen (transparantie)Implementeer audit regels voor subsidies
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Transparantie in subsidieverlening - Analytics
US Federale overheid
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Gemak bij Subsidie aanvragen – Mobiele toepassingen
US Department of Agriculture
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Alle overheden hebben met subsidies te maken
66Wijzigingen
22Budgettering
44Beoordelen aanvraag
55Overeenkomst
88Betaling
99Audit
1111(jaar) Afsluiting
33Aanmelding
77Claim/vordering1010
Incasso
ProgrammaManagement
11
SAP Grants Management- Grantor -
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Budgettering
Budget in financiele administratie met gebruikmaking vanFund (geoormerkt geld)Funded Program (= Subsidie Programma)Functioneel gebiedFund Center (kostenplaats)VerplichtingenadministratieSubsidies
In de budgetteringsmodule of in de planningstool van het Budget ControlSysteem (BCS)
22
Budgeting
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Aanmelding
33Aanmelding
Formulier is flexibel te definierenAdobe Interactive FormsOnline Regelingen + mogelijkheid uploaden van documenten
Status managementBudgetcontrole
Integratie met SAP ERP – PSM-FMFunds Pre-commitment (zachte verplichting wordt vastgelegd)
Voorbereidende stappen voor assessment/ 1e financieleexecutie
Bedrag (Verzocht, heeft Recht op, Toegestaan)Data (start datum, eind datum )
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Interactieve formulieren: geïntegreerd
Vindformulier
Voeggegevens toe Goedkeuring Vastleggen
gegevens
Aanvrager ManagerKenniswerker
Uitzonderingenin de back-office
Interactive Forms: Stappen kunnen ook off-line worden gecompleteerd
Dossiers: Bewaren alle formulieren, stukken en de interactie
Geleid door het digitale proces, met workflow, tracking en tracing
1 2 3 4
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Beoordelen aanvraag
44
Beoordelen aanvraagHandmatige beoordeling
Het formulier opvragen en bekijkenGebruik van een checklist/survey
Automatische beoordelingDefinitie en verwerking van de regelingenmet gebruikmaking van Business RulesFramework (BRF)
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Aanvraag beoordelen
CRM Vragenlijsten & scoring• Checklist
•Scoring•Knockout criteria
Rules engine integratie• Automatische checks
• Regel-gebaseerdebeoordeling
Workflow• goedkeurings process
• Menselijke tussenkomst• Beslissingsproces
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Praktijkcase – USDA Farm Services Agency
http://www.fsa.usda.gov/FSA/newsReleases?area=newsroom&subject=landing&topic=pfs&newstype=prfactsheet&type=detail&item=pf_20081219_insup_en_dcp.html
http://www.fsa.usda.gov/FSA/webapp?area=home&subject=prsu&topic=col-nl
http://www.fsa.usda.gov/FSA/midas?area=home&subject=landing&topic=landing
Financial Management Modernisation Initiative
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Een kijkje in het systeem….
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Subsidie management: technischBasis subsidie infrastructuurKlantspecifieke subsidie scenario’sIntegratie van alle mogelijke contactscenario’s tot en met de financiële afwikkeling (indien gewenst)
Subsidie Management: BedrijfsprocesProgramma managementWeb application/Adobe Interactive FormsGeautomatiseerde assessments/beoordelingOvereenkomstenWijzigingenClaimsBetalingsscenario’sMonitoring en reportingAuditing
Subsidie ManagementWat krijgt u?
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Grantormanagement RDS
Rapid Deployment of Pre-configured Grantor Management processes
Citizen portal UI for Registration, Application Submission and Tracking
New Functionality – Performance Management to track performance of the Grant
Integrated Grant Activities for Application Processing and Validation
BRF+ for integrated Program based Payment Calculation
Risk Management and Assessment
Dynamic Event based Alerts / Notification
Grants integrated Email Response Management System (ERMS)
Questionnaire based Assessment of Applications Forms
Integrated Workflows for Grant Application
Integrated Workflows for Grant Agreement
Structured Status Management for Tracking
Pre-defined Email Smart-forms
Enhanced BW Analytics for Grant Management
Grants Enabled Mobile Solution (GEMS) - built on Sybase unwired platform
Guided Procedure for Application Processing
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