- Z13~a44 ministerie van verkeer en waterstaat directie algemene zaken en kabinet
themadagen
medewerkers
Inkomende en uitgaande post
Onder postbehandeling wordt verstaan de werkzaamheid van een afdeling post
en archiefzaken met de stukken vanaf ontvangst en het ontstaan tot de op
berging in het archief. Eenvoudiger gezegd: Onder postbehandeling wordt
verstaan, de verzorging van stukken vanaf ontvangst of ontstaan tot de op
berging in het archief. De postbehandeling maakt dus een onderdeel uit vat
de archiefverzorging en is de eerste fase in een doelmatige archiefverzor
ging.
Het openen van de post is een taak, die in de praktijk aan de archiefver-
zorger wordt overgelaten.
Hieronder volgen enige werkzaamheden, die op deze taak gericht zijn:
a. Hij controleert of er verkeerd bezorgde brieven tussen de te openen post
zitten.
b. Hij opent de post machinaal danwel met de briefopener. Bij gebruik var
de briefopener, maakt hij de envelop aan drie kanten open, zodat ze ge
heel opengevouwen kan worden.
c. Hij controleert of de inhoud volledig is; bijlagen of geleidestukken
ontbreken; ingesloten geld en/of postzegels aanwezig zijn.
d. Hij controleert of de naam en het adres van de afzender op de brief
voorkomen, zo niet dan vult hij de brief aan met deze gegevens of voegt
de enveloppe bij de brief.
e. Hij let op de datum van de brief.
f. Hij bewaart de enveloppe bij zaken, die aan termijnen zijn gebonden of
die in hoger beroep een rol spelen.
g. Indien brieven op zeer kleine papiertjes geschreven zijn, kan hij deze
op een groot vel papier plakken.
h. Brieven met de aanduiding "persoonlijk" of "in handen van" moet hij on
geopend aan de geadresseerde ter hand stellen. Zij kernen eerst daarna in
de gewone behandeling.
i. Indien hij twijfelt of een bepaalde envelop dienstzaken bevat, verzoekt
hij de geadresseerde de envelop te openen. De brief wordt dan normaal in
behandeling genomen, indien hij over dienstzaken gaat.
j. Voor brieven, die geld of geldswaardige papieren bevatten dient hij in
overleg met de administratie een bepaalde methode te volgen van regi
stratie en voorlopige bewaring.
2 -
\foor de bovenvermelde punten is het een goed gebruik dat "huisregels" wor
den gegeven, die door elk diensthoofd of eventueel door het hoofd van het
onderdeel post- en archiefzaken voor de eigen dienst worden vastgesteld.
Sorteren De post wordt daarna gesorteerd in te registreren en niet te registreren
stukken.
Stenpelen Als bewijs dat de post de archiefverzorger is gepasseerd, wordt elk stuk
voorzien van een "ingekcmen-stempel" met datumafdruk. Indien het stuk wordt
ingeschreven, wordt in het ingekomen-stempel vermeld:
a. het correspondentienunrmer;
b. het voorlopige klassif icatienutmer;
c. de routing.
Doel in- Het hoofddoel van de inschrijving is het scheppen van een vaste basis voor
schrijving de registratuur.
Chder registratuur wordt verstaan, het geheel der werkzaamheden dat nodig
is cm de archiefstukken dienstbaar te maken aan de behandelende administra
tie.
Deze werkzaamheden omvatten:
a. De inschrijving , de eigenlijke registratie van de stukken.
b. De verblijfplaats-administratie van de stukken.
c. Het voorlopig of definitief opleggen (ordenen) van de stukken.
d. Het uitlenen van voorlopige of definitief opgelegde stukken.
e. Het vertrekken van informatie omtrent de stukken.
Waarom worden de stukken ingeschreven.
a. Bewijsargument - (de inschrijving is te beschouwen als het
proces-verbaal dat een bepaald stuk er is c.q. ge
weest moet zijn. Dit geldt zowel voor de archiefver-
zorger als voor de behandelende ambtenaren.)
b. Otdeningsargument - Qn zo snel mogelijk over de gegevens, in de stukken
vervat, te kunnen beschikken, moet de inhoud daarvan
worden vastgelegd.
Tijdstip in
schrijving
Corresponden-
tienunmer
Soort stukken
Methoden van
inschrijving
c. Controle argunent
- 3 -
Dit dient zodanig te gebeuren dat door de in
schrijving de weg wordt gewezen naar de stukken
zelf.
De Inschrijving verschaft een kenmerk aan een
stuk. Zonder kenmerk heeft men geen "vat" op het
stuk bij verblijfplaatscontrole en de afrondings
controle.
Ieder inkomend stuk wordt onmiddelijk na ontvangst en ieder uitgaand stuk
direct vóór de verzending ingeschreven. In de gevallen van grote spoed moet
een "spoed-inschrijving" mogelijk zijn.
Bij de inschrijving wordt ieder stuk van een kenteken voorzien. Het corres-
pondentienunner is dus het eigen registratienummer, dat elk stuk ontvangt,
met het doel het verkort aan te duiden.
We kunnen de stukken onderscheiden in:
a. Normale stukken, waarvan een ieder overtuigd is dat zij moeten worden
ingeschreven.
b. Boutine stukken, die een gestandaardiseerde behandeling ondergaan.
c. Stukken die voor de administratie van geen belang zijn o.a. folders, re
clame's enz..
We kunnen de inschrijvingsmethoden onderscheiden in:
a. de zaaksgewijze inschrijving;
b. de inschrijving naar het onderwerp;
c. de chronologische inschrijving.
ad a. De zaaksgewijze inschrijving kan alleen worden toegepast voor zaken
waarvan de orde van afwikkeling tevoren vaststaat. Het voordeel van
deze Inschrijvingsmethode is, dat men de gehele procedure op de voet
kan volgen. Voor deze inschrijving worden van te voren bedrukte kaar
ten gebruikt. Zij dienen tot ingang op het archief, nadat de daarop
betrekking hebbende zaken in het archief zijn geborgen. De kaarten
kunnen een onderdeel van de inventaris uitmaken.
KBASA
Art. 13 lid 4
KBASA
Art. 13 lid 1
en 2
KBASA
Art. 13 lid 1
middelen
-4
ad b. De inschrijving naar het onderwerp wardt gebruikt waneer zich bij de
afdoening geen bijzondere problemen voordoen, doordat de wijze van
afdoening reeds tevoren vaststaat. Toepassing van deze methode van
inschrijving komt in de praktijk echter weinig meer voor. De in
schrijving kan gebeuren in registers of op kaarten.
ad c. De chronologische inschrijving geschiedt vooral in kleinere admini
straties, waar weinig stukken worden ingeschreven. Wanneer er weinig
stukken warden ingeschreven levert het opsporen van een inschrijving
geen grote moeilijkheden op. In het algemeen wordt de voorkeur gege
ven aan één gecombineerd register, daar het zich beter leent voor het
verkrijgen van een overzicht van niet beantwoorde stukken.
Inschri jvjngsj- De stukken kunnen warden ingeschreven op losse lijsten, op kaarten, in los
bladige registers, in vastbladige registers en op fiches.
Inschrijvings • Het doorschrijfsysteem
systemen
Het K.B. van 1823 schreef het gebruik van lijsten voor.
Het Inschrijvingsmiddel noemt men veelal de indicateur. In departementale
kringen spreekt men echter ook wal van agenda.
Soamige inschrijvingsregisters bestaan uit losse katerns, die later warden
ingebonden.
Vastbladige registers hebben het voordeel boven de voorlopig-losbladige,
dat zij netter blijven. Soms schrijft men de stukken in op kaarten.
Het doorschrijfsysteem heeft een grote mate van soepelheid, waardoor het
vrij gemakkelijk kan warden aangepast aan verschillende behoeften.
Deze wijze van inschrijven biedt de mogelijkheid om door middel van een
daarvoor te bestenmen fiche, controle uit te oefenen op de afdoening van
stukken.
Als niet van alle mogelijkheden, die dit systeem biedt, gebruik behoeft te
warden gemaakt, kan blijken dat bepaalde groepen van stukken eenvoudiger
kunnen warden ingeschreven, (bijvoorbeeld routine-stukken).
- 5
De inschrijving moet in ieder geval zó geschieden, dat op aanvoudige wijze
ieder archief stuk kan worden gevonden, waarvan slechts bekend is of:
a. enig onderwerp, dat in het stuk is behandeld of
b. de afzender, zomede de datum en het nimmer door deze aan het stuk gege
ven of
c. het nimmer, waaronder het stuk is ingeschreven.
KB ASA
Art. 13 lid 4
Het kan uitermate nuttig zijn twee of meer systemen naast elkaar te gebrui
ken.
Inboeken d.m.v. en fotokopieerapparaat
De stukken worden met het fotokopieerapparaat verkleind tot fiches. Ver
kleiningen tot het A 6-fiche gebeurt (vaak) in 2 bewerkingsfasen.
Een serie van de kopieën doet dienst als chronologisch inschijfregister.
De andere exemplaren kunnen op dezelfde wijze gebruikt worden als bij het
fiche-doorschrijfsysteem.
Routing Voor een juiste distributie van de post moet de archiefverzorger beschikken
over goede kennis van de eigen organisatie, haar doelstellingen, taken,
procedures (volgorde waarin zaken worden afgewikkeld) e.d.
Hij dient over voldoende inzicht te beschikken in de materie waarover de
zaken bij zijn dienst handelen. De routing wordt aangegeven in het route
stempel.
Retro-acta Retro-acta voorstukken voorafgaande aan b.v. een brief, die een beleids
ambtenaar moet behandelen.
Man moet zoveel retro-acta overleggen als nodig zijn voor een juiste be
slissing. De behandelende ambtenaar heeft behoefte aan de gegevens, die een
juiste behandeling van een brief mogelijk maken.
Interne post-l Men moet streven, dat de afd. Algemene Secretarie de centrale plaats wordt,
bezorging waar van ieder stuk bekend is, waar het zich bevindt.
Tekenen van
de stukken
Verzenden van
stukken
- 6
De bezorging van een stuk tussen verschillende onderdelen van een departe
ment moet zodanig worden geregistreerd, dat in de registratie te allen tij
de kan worden gezien waar het stuk zich moet bevinden.
Voorschriften ter zake worden vastgesteld door het hoofd van ieder departe
ment, de conmissie gehoord.
De behandelende ambtenaar heeft een ontwerp-brief opgesteld. Deze ontwerp-
brief (concept) moet eerst worden goedgekeurd door de bevoegde functiona-
ris(sen). Door deze goedkeuring krijgt het concept een andere "status", men
spreekt dan van een minuut. Een minuut is dus een goedgekeurd en vastge
steld concept van een "geschrift".
Na het typen moeten de brieven worden ondertekend. Voor elke functionaris
wordt een vloeiboek gereed gemaakt, waarin de stukken worden gelegd die hij
moet ondertekenen.
De voorstukken en de bijlagen worden niet in het vloeiboek gelegd doch
apart bewaard, eventueel in een omslag.
Na de tekening van de post dient vó6r de verzending te worden aangetekend,
dat de brief is uitgegaan.
Bij de verzending kan het beste gebruik gemaakt worden van enveloppen met
venster (NEN 538). Eén van de voordelen van vensterenveloppen is, dat het
schrijven van naam en adres op de envelop niet nodig is. Hierdoor kunnen
mogelijke vergissingen worden voorkanen. De afmetingen en de indeling van
het briefpapier moet dan wel genormaliseerd zijn respectievelijk volgens
NEW 381 en NEW 1026.
Indien wel veel met dezelfde administraties wordt gecorrespondeerd kan men
de voor deze instanties bestemde stukken in de loop van de dag verzamelen
en ze daarna in één envelop verzenden, (verzamelenvelop)
Behalve de uitgaande brieven worden ook nog stukken om advies gezonden naar
andere instanties. Het is belangrijk, dat van ieder stuk en van iedere ver
zameling van stukken precies kan worden aangegeven waar zij zich bevinden.
(Zie ook "verblijfplaats-administratie".)
- 7 -
Cm dit te bereiken is het in het algemeen nodig, dat stukken die van be
stemming veranderen eerst afd. Algemene Secretarie passeren. Deze stukken
dienen per geadresseerde instantie of onderdeel te worden verzameld en op
gezette tijden te worden verzonden.
De expeditiewerkzaamheden worden afgesloten met frankering van de envelop
pen. De portokosten kunnen worden voldaan door:
a. het plakken van zegels;
b. het plaatsen van een stempel van de vereiste waarde door een frankeer
machine op de envelop. Voor het gebruik van en frankeermachine is toe
stemming van de PTT nodig.
Van die zijde wordt ook controle op het gebruik uitgeoefend.
c. een jaarlijkse verrekening volgens door de PTT vastgestelde normen. Deze
regeling geldt alleen voor het rijk.
De archiefverzorger zal zich steeds moeten afvragen of de gegevens waarover
hij beschikt wel of niet mogen worden verstrekt. Tevens dient een archief-
verzorger zich af te vragen of hij/zij de geschikte functionaris is om de
gegevens te verstrekken.
Enkele wettelijke voorschriften op het gebied van de geheimhouding staan
o.a. in het Wetboek van Strafrecht art. 272 en art. 463. Geheimhouding van
gegevens blijkt in de praktijk nooit absoluut te zijn. Er wordt onder
scheidt gemaakt tussen: openbaar, niet-openbaar en geheim.
Openbaar
Openbaar zijn wetten, verordeningen en besluiten, gencmen in openbare ver
gaderingen, alsmede de notulen, handelingen e.d. van deze vergaderingen.
Eeze openbaarheid houdt in, dat deze gegevens ter openbare kennis kunnen
worden gebracht. Aan het publiek kunnen afschriften of uittreksels ter be
schikking worden gesteld. Openbaar zijn voorts stukken, die naar de bij de
archiefwet aangewezen archiefbewaarplaats zijn overgebracht.
Voortgangs-
administratie
Niet-openbaar
Niet-operibaar zijn alle stukken, die nog niet zijn overgebracht naar een
archiefbewaarplaats in de zin van de archiefwet 1962.
Geheim
Het beveiligingsvoorschrift 11-1961 geeft de volgende rubriceringen:
a. Zeer geheim
b. Geheim
c. Vertrouwelijk of confidentieel
d. Dienstgeheim
De rubricering dient op de documenten op een duidelijk zichtbare wijze te
worden aangegeven. Bij verzending van gerubriceerde stukken wordt gebruik
gemaakt van een birmenenvelop met de rubricering en een buitenenvelop.
Een afd. Algemene Secretarie dient zo te worden ingericht dat:
en afdoenings-• a. men van ieder stuk precies weet waar het zich bevindt (verblijfplaats-
administratie). De verblijfplaatsadministratie dient om van ieder stuk
dat bij de beheerseeriheid is ingekomen en van iedere doorslag van een
brief die van de administratie is uitgegaan te kunnen aangeven waar zij
zich bevinden.
Cm dit te kunnen bereiken in het in principe noodzakelijk:
1. dat alle stukken wanneer zij van plaats veranderen via het onderdeel
post- en archiefzaken worden geleid;
2. dat de nieuwe plaats op de een of andere wijze wordt vastgelegd.
Het vastleggen van de nieuwe bestetmiing van een stuk kan het eenvoudigst
geschieden in het inschrijvingsmiddel.
b. men van de in behandeling zijnde zaken weet in welk stadium de behande
ling verkeert (voortgangsadministratie).
De voortgangsadninistratie dient om van de in behandeling zijnde zaken
te weten in welk stadium van de behandeling zij zich bevinden. De voort
gang kan ook betrekking hebben op de medebehandeling bij andere afdelin
gen of fuctionarissen, op adviezen van anderen en op het typen, tekenen
en verzenden.
Beveiligings
voorschrift
11-1961
KB ASA
Art. 13 lid 4
KB ASA
Art. 15
- 9 -
c. eventueel mogelijke overschrijding van afdoeningstermijnen zó tijdig ge
signaleerd wordt dat nog voldoende gelegenheid bestaat de stukken op
tijd af te werken (afdoeningscontrole).
De hoogste leiding van iederen besturende of beherende instantie draagt
zorg voor de tijdige afdoening van zaken.
Er zullen dus normen gesteld moeten worden voor de tijd die de verschil
lende zaken nodig hebben voor een juiste afdoening, de zogenaamde norma
lisatie van de maximum afdoeningstermijnen.
Bij de vaststelling van deze termijnen zal rekening moeten worden gehou
den met de werkwijze van de instanties die advies moeten uitbrengen.
De tijdige afdoening van ingekomen stukken en de tijdige beantwoording
door derden van verzonden stukken kunnen via het inschrijvingssysteem
worden nagegaan.
Man zal een middel moeten creëren waarmee al deze zojuist genoemde admini
stratie gesignaleert wordt. Het aangewezen middel tot dit doel is het re
gister of de ficheverzameling, waarin de stukken zijn ingeschreven.
Er zijn ook een aantal werkzaamheden die zich wekelijks, maandelijks, per
kwartaal, per half jaar of jaarlijks herhalen. Voor het volgen van deze
werkzaamheden wordt de tetmijnkalender gebruikt.
In artikel 13 van het KB ASA worden de minimum eisen aangegeven waaraan de
inschrijving van de stukken bij de rijksadministratie zal moeten voldoen.
Wanneer slechts de naam van de afzender of de geadresseerde bekend is zal
het noodzakelijk zijn een naamklapper in te richten. Men kan dit doen met
behulp van het fiche-doorschrijf systeem of door middel van kaartjes. Als
hulpniddel kan hierbij gebruikt worden de ABO-regels. Wel dient beseft te
worden, dat de ABC-regels bij afspraak zijn vastgesteld. De regels zijn
nergens dwingend voorgeschreven.
Dossiervorming
Elk afgedaan stuk dient direct in het archief te worden opgeborgen. In
voorkomende gevallen moet wel worden nagegaan welke uitzonderingen op deze
regel uit een oogpunt van archiefbeheer aanvaardbaar zijn.
11 -
De minuten kunnen ook. gebruikt worden voor controle op de ontvangst van
antwoorden op verzonden stukken.
Ordenings- Waar bestaat ordenen uit?
kenmerken Bij het ordenen van een aantal stukken in b.v. twae groepen zal men uitgaan
van een verschil dat bestaat tussen de stukken waaruit men de ene groep
vormt en die waaruit men de andere groep vormt, alsmede van de overeenkomst
tussen de stukken van elke groep. Het verschil dat gehanteerd wordt, wordt
een ordeningskenmerk genoemd. Een groot aantal ordeningskenmerken is ge
noemd in de analyse van het docunent. (zie bijlage)
Als ordeningskenmerk kan men een "zaak" kiezen. Voor de rijksadministratie
is zaaksgewijze ordening van stukken voorgeschreven in het KB ASA. lussen
stukken over een zaak bestaat een onverbrekelijke samenhang, die ook in de
archiefordening tot zijn recht moet komen. Groeneveld omschrijft het begrip
"zaak" als volgt: Een zaak is een eindigend complex van handelingen gericht
op een bepaald doel.
"Complex van handelingen" wijst op een samengesteld geheel. De handelingen
moeten dus verband met elkaar houden en moeten
zelfs een geheel vormen, waardoor de zaak zich
als eenheid openbaart.
Het complex van handelingen moet leiden tot een
bepaald resultaat, dat wil zeggen het bereiken
van een bepaald doel.
"handelingen gericht op de samenhang tussen de handelingen wordt bepaalt
een bepaald doel" door het doel of met andere woorden door het be
oogde resultaat.
"eindigend complex van
handelingen"
KB ASA
Art. 10 lid 2
De analyse van het document noemt als ordeningskenmerk o.a. de mededeling,
die een docunent bevat.
Deze mededeling kan naar de volgende elementen worden onderscheiden:
a. Gezichtspunt
b. handeling
c. object/subject
d. plaats
e. tijd
Deeldossier
Splitsing van
het eigen
lijke dossier
Verzamel-
dossier
- 12 -
Belangrijk bij de afwikkeling van een zaak is de beslissing. Tussen de
stukken op grond waarvan een beslissing is genomen, bestaat een zodanige
samenhang, dat zij ook in het archief bij elkaar moeten blijven.
Dossierbenamingen
Een eigenlijk dossier is een verzameling van stukken, die betrekking heeft
op een zaak. Deze enkelvoudige dossiers zijn bouwstenen van het archief.
Elk enkelvoudig dossier moet als een afzonderlijke eenheid in het archief
worden opgeborgen. De stukken die deel uitmaken van een enkelvoudig dossier
worden chronologisch geordend. Daarom mag geen stuk in het archief worden
geborgen dat niet is voorzien van een datum. Hat voordeel van chronologi
sche ordening is dat men bij het lezen van de stukken de ontwikkeling van
de zaak op de voet kan volgen.
Is het aantal stukken bestreffende een zaak zo omvangrijk dat zij in meer
dan één map moet worden opgeborgen, dan spreken wij van een deeldossier.
Onder bepaalde omstandigheden kan de chronologische ordening van stukken in
een eigenlijk dossier onoverzichtelijk zijn. Dit kan gebeuren wanneer stuk
ken, die zich in het dossier bevinden, weliswaar betrekking hebben op één
zaak weer te onderscheiden zijn in facetten. Cm de raadpleging van zo'n
dossier zo efficiënt mogelijk te maken zal de archiefverzorger het dossier
logisch moeten verdelen in facetdossiers. Een voordeel hiervan is tevens,
dat de splitsing van het dossier kan worden uitgevoerd in een rustige
sfeer.
Het verdelen van de stukken betreffende een zaak over enige mappen (het
aanleggen van een facetdossier) mag pas geschieden als het niet mogelijk
blijkt een dossier te splitsen.
een verzaraeldossier bevat enige eigenlijke dossiers, waartussen een onder
ling verband bestaat. Het verdient geen aanbeveling voor elk, weinig stuk
ken omvattend, eigenlijk dossier een map te gebruiken.
- 1 3 -
De reden hiervoor is, dat een te groot aantal mappen onoverzichtelijk is.
Vermenging van deze dossiers mag niet plaats vinden, de gebruikers kunnen
behoefte hebben aan een raadpleging van bepaalde eigenlijke dossiers in on
derling verband. We onderscheiden:
a. persoondossiers of
subjectdossier - verzameldossier per ambtenaar voor opberging van
personeelscorrespondentie
b. objectdossier - verzameldossier ten aanzien van roerende en on
roerende goederen
c. onderwerpdossier - verzameldossier van een aantal eigenlijke dos
siers van hetzelfde onderwerp in één map
Bij het vormen van subject- en objectdossiers is er naast de kenmerken
"zaak" en "chronologie" een derde element voor de ordening gebruikt, te we
ten de betrokken persoon of het object (voorwerp) waarop de eigenlijke dos
siers betrekking hebben.
Een vierde element is nodig om de ordening van deze eigenlijke dossiers per
subject of object te bepalen. Gelijksoortige zaken worden in een subject
dossier meestal bij elkaar gevoegd en van de andere dossiers afgescheiden
door tabstroken.
Onder de term "onderwerp" wordt gewoonlijk verstaan een omschrijving, waar
aan in de code voor de archiefordening een afzonderlijke klassificatie-aan-
duiding ie toegekend.
Keeds eerder is vermeld dat er samenhang kan bestaan tussai verschillende
eigenlijke dossiers. Van geval tot geval moet inde praktijk worden bepaald
of die samenhang aanwezig is. Er is echter een maatstaf, die aangeeft of
een verzameldossier voldoet aan de eis van homogeniteit (gelijksoortig
heid). Deze maatstaf is de mogelijkheid om een verzameldossier een duide
lijke omschrijving te geven. De omschrijving van een dossier moet er dus op
worden gericht elk verzameldosier zodanig van het andere te onderscheiden
dat geen misvattingen ontstaan. Stuit het geven van een duidelijke om
schrijving van een verzameldossier op moeilijkheden, dan wijst dit er mees
tal op dat de inhoud van het dossier te ongelijksoortig (heterogeen) is en
het verzameldossier geen werkelijke eenheid vormt.
Voorlopige
verzamel-
dossiers
Volledigheid
van de dos-
siers
Verwijzingen
Splitsing dos
sier i.v.m.
volledigheid
- 1 4 -
In het "lopende" archief kunnen zich verzameldossiers bevinden die hun uit
eindelijke vorm nog niet hebben bereikt. Dit zijn dus algemene verzameldos
siers, die een voorlopige karakter dragen. In deze voorlopige verzameldos
siers wachten de eigenlijke dossiers totdat zich een gelegenheid voordoet
ze met nieuwe dossiers tot een homogeen verzaneldossier, waarvan een juiste
omschrijving kan worden gegeven, samen te voegen.
Aanwijzingen voor de dossiersvorming
De stukken worden bij voorkeur gehecht in de dossiers opgeborgen, omdat:
a. daardoor het uitnemen van stukken wordt tegengegaan
b. de volgorde van de stukken gehandhaafd blijft
c. het dossier overzichtelijk met tabstroken kan worden onderverdeeld
d. daardoor het geheel een verzorgd aanzien heeft
Degene, die een dossier raadpleegt moet erop kunnen rekenen, dat aan het
dossier geen stukken ontbreken, die betrekking hebben op de daarin behan
delde stof.
Indien er correspondentie gevoerd wordt over een aangelegenheid de betrek
king heeft op meer dan êen van de in het archief aanwezige dossiers, moeten
daarin verwijzingen worden geplaatst. Wanneer bij opberging van brieven,
nota's e.d. blijkt, dat hierin naar andere brieven wordt verwazen, moet
worden nagegaan waar deze brieven zijn opgeborgen. TXissen deze brieven moet
verband worden gelegd door onderlinge verwijzingen.
De chronologische ordening van stukken van een eigenlijk dossier kan mee
brengen, dat stukken die met elkaar verband houden over het gehele dossier
worden verspreid. Getracht zal worden het dossier onder te verdelen. Dit
kan echter alleen dan, als elk onderdeel volledig is en niet een aantal
verwijzingen van het ene naar het andere onderdeel moet worden gebracht.
KB ASA
Art. 17 lid 3
Opbergen van
krante-arti-
kelen
Vastleggen
van bespre
kingen
Onttrekken
van geheime
stukken aan
aan dossiers
Dossiervor
ming i.v.m.
vernietiging
15 -
Indien artikelen uit kranten of tijdschriften bij beslissingen van een be
stuurscollege of functionaris een rol hebben gespeeld, bestaat er aanlei
ding deze artikelen in de betrokken dossiers op te bergen. Dit dient echter
alleen te geschieden als kennisneming noodzakelijk is voor een inzicht in
de totstandkoming van de desbetreffende zaak. Ben documentatieverzameling
van tijdschrift- en/of krante-artikelen mag hierdoor niet onvolledig wor
den. Wten kan een fotocopie maken of nog een exemplaar van het artikel be
stellen. Ben exemplaar kan dan in het archief en het andere in de documen
tatiever zameling worden opgeborgen.
Er kan voldoende aanleiding zijn de mogelijkheid en de werkelijkheid van
het vastleggen van besprekingen te onderzoeken. In besprekingen komen soms
belangrijke overwegingen en besluiten naar voren, die een veel beter licht
op de zaken zouden werpen als daarvan in het archief zou blijken. Soms ma
ken de besprekingen een zodanig deel uit van de zaak, dat het dossier al
leen waarde heeft voor de ambtenaren, die bij de ontwikkeling van de zaak
nauw waren betrokken.
Een oorzaak die kan leiden tot onvolledigheid van dossiers is de aparte op
berging van geheime stukken. Hierdoor kunnen aan de behandelende ambtenaren
geen volledige dossiers worden verstrekt. Man kan dit ondervangen door de
betrokken dossiers, waarin de geheime stukken feitelijk thuis horen, te
voorzien van een signaal of van een verwijzing.
Msn zal zich bij de dossiervorming de vraag moeten stellen of het mogelijk
is een dossier samen te stellen, dat op het daarvoor aangegeven tijdstip in
zijn geheel kan worden vernietigd. Hierbij dient echter wel rekeing gehou
den te worden met de overige aanwijzigingen betreffende de dossiervorming.
Het is efficiënt een map met inhoud in zijn geheel te bewaren of in zijn
geheel te vernietigen. Het uitzoeken van voor de vernietiging in aanmerking
komende stukken is zeer tijdrovend en moet zoveel mogelijk worden tegenge
gaan. Het is daarom zinvol bij de dossiervorming rekening te houden met de
eisen van vernietiging, maar dit mag niet zover gaan dat de bruikbaarheid
van het archief bij de raadpleging zou verminderen. Mst het oog op een ef
ficiënte uitvoering van de vernietiging verdient het aanbeveling, reeds bij
KB ASA
Art. 22 lid 3
16
het aanleggen van een dossier op de map te vermelden in welk jaar vernieti
ging overeenkomstig de voorschriften mag plaatsvinden. Het onderscheid tus
sen voor vernietiging in aanmerking kanende- en te bewaren stukken kan ook
uit een oogpunt van ordening voordelen bieden. De stukken die bewaard moe
ten blijven, hebben meestal een langere werkingsduur dan eerstbedoelde
stukken.
Aanwijzingen met betrekking tot enkelvoudige dossiers
Volgorde van Deze volgorde is chronologisch of chronologisch per onderdeel van een en-
de stukken kelvoudig dossier. Elk in het archief op te bergen stuk moet daartoe zijn
voorzien van een datum.
Omschrijving De omschrijving moet het individuele van het eigenlijke dossier benadruk
ken, teneinde de inhoud van het dossier te kunnen bepalen zonder van de in
houd zelfs kennis te nemen.
Splitsing De overzichtelijkheid van een enkelvoudig dossier wordt bevorderd door
splitsing van het dossier in delen. Splitsing is alleen mogelijk als de de
len niet inelkaar grijpen.
Deeldossier Een deeldossier word pas gevormd als de zekerheid bestaat, dat splitsing
niet mogelijk is en het dossier door zijn omvang verdeeld moet worden over
twee of meer mappen.
Aanwijziging met betrekking tot verzameldossier
Dossierge-
bruik gericht
op afdelingen
Er kan aanleiding bestaan correspondentie aan objectdossiers te onttrekken
en op te bergen in een speciaal verzameldossier, gericht op de afdelingen
die van de dossiers gebruik maken.
Het voordeel van een dergelijke dossiervorming is, dat de desbetreffende
afdelingen precies datgene ontvangen waaraan zij behoefte hebben zodat het
raadplegen van de dossiers voor de betrokken ambtenaren vereenvoudigd
wordt.
Deze aanwijzing geldt alleen voor gevallen die speciaal voor bedoelde op
lossing in aanmerking kcmen en moet dus in geen geval als primair worden
beschouwd.
Subject- en
objectdossier
in eigen map
Verordenin
gen, regle
menten, wet-
ten e.d.
Circulaires
- 17
Als bij een verzameling subject of objectdossiers regelmatig dossiers moe
ten worden toegevoegd of afgevoerd, verdient het aanbeveling voor elk ob
ject een map aan te leggen. In elke map warden de stukken uiteraard zaaks-
gewijze geordend.
Ordening van bepaalde documenten
Elk reglement vormt een eigenlijk dossier. Dit dossier vgordt opgenomen in
een eigen map, waarop duidelijk wordt vermeld de naam van het reglement en
de datum van vaststelling. Dit eigenlijke dossier kan in twee delen ge
splitst worden indien aan de vaststelling van het reglement studies zijn
voorafgegaan. Als daarbij modellen zijn verzameld van elders toegepaste
reglementen kan één onderdeel van het dossier worden gevormd door de stuk
ken betreffende "voorbereiding en totstandkoming reglement van ...". Het
andere deel wordt gevormd door het vastgestelde reglement zelf. Vfordt het
reglement gewijzigd, dan vormen de daarover ontstane stukken met elkaar een
nieuw eigenlijk dossier.
Dit nieuwe dossier wordt toegevoegd aan het bestaande dossier en van het
reglement afgescheiden door een tabstrook. Het geheel is van een enkelvou
dig dossier een verzameldossier geworden.
Circulaires geven een nadere uitleg van het reglement, een verordening of
van een wet. Voor de circulaires wordt een aparte map aangelegd, die als
een verzameldossier is te beschouwen. Zijn deze circulaires ook nog in een
ander verband van belang, dan behoren in de desbetreffende dossiers verwij
zingen te worden geplaatst. Het kan voorkomen dat het aantal circulaires zo
omvangrijk wordt, dat behoefte ontstaat meer overzicht in deze verzameling
te brengen. Indien elke circulaire steeds een bepaald afgerond onderdeel
van de stof behandelt, kan een splitsing in deze onderdelen worden aange
bracht. Indien de behandeling van onderwerpen in deze circulaire, vai orde
ningsstandpunt uit gezien, vrij willekeurig is, moet men een andere methode
volgen. De toegankelijkheid van deze verzameling kan worden bereikt door
een lijst aan te leggen, waarop elke circulaire wordt vermeld. De circulai
res zelf kunnen dan worden voorzien van een volgnuimer waarnaar op de lijst
wordt verwezen. Alvorens tot opberging van een circulaire over te gaan,
moet gecontroleerd worden of deze verband houdt met reeds in het archief
aanwezige stukken.
Precedenten/
Archief docu-
mentatie
Notulen, ver
slagen e.d.
18-
Een ander groep van archiefbescheiden heeft voor het nemen van beslissingen
een bijzondere betekenis. Deze bescheiden kunnen namelijk invloed hebben op
de in de toekanst te nemen beslissingen in thans nog onbekende zaken. Cta
een overzicht te hebben van deze bijzondere beslissingen, warden deze opge
nomen in een docunentatiesysteem, dit systeem kan aan de verzameling dos
siers betreffende voorschriften en richtlijnen wordt toegevoegd. In dit sy
steem (eventueel op de kaartjes) wordt tevens verwezen naar de plaats van
opberging van de bijzondere beslissingen.
Het hoofd van de afd. Algemene Secretarie draagt er zorg voor, dat de in de
archiefbescheiden voorkomende beleidsondersteuningde gegevens door verwer
king in een documentatiesysteem nader toegankelijk worden gemaakt.
Notulen bevatten in verslagvorm een overzicht van de in een vergadering be
handelde punten, de daarover gevoerde gesprekken en de gencnien beslissin
gen. Deze notulen kunnen echter gegevens bevatten, die niet of niet vol
doende in de desbetreffende dossiers voorkomen. Voor zover de notulen gege
vens bevatten die voor de dossiergebruikers van nut kunnen zijn, moeten ze
in de dossiers worden verwerkt. Men kan hiervoor een tweede exemplaar van
de notulen gebruiken, om de dossiers te completeren. Daartoe worden de be
doelde gegevens uitgeknipt en op vellen papier geplakt, die in de betref
fende dossiers worden gevoegd. Op elk vel papier wordt vermeld dat het stuk
een uittreksel is uit de vergadering van het bestuurscollege, alsmede de
datum waarop de vergadering plaats vond. De ondertekende notulen worden in
een verzamelmap geborgen.
Dossierordening
Tot nu toe is gesproken over dossiervorming. Hieronder verstaan we het sa
menstellen van archiefeenheden. Deze archiefeenheden, oftewel dossiers, die
aan het bureau zijn vervaardigd, moeten nu worden opgeborgen. En nog wel
zodanig, dat ze gemakkelijk terug te vinden zijn. We gaan daarcm deze dos
siers in een bepaalde volgorde plaatsen, ze ordenen. Dossierordening is het
geven van een volgorde aan de dossiers in kasten of rekken.
KBASA
Art. 11
Definitie
- 19
Hiervoor geldt een geheugensteuntje:
. dossierordening wordt gedaan aan het bureau, dus buiten de kast.
. dossierordening wordt gedaan iii de kast
Om de dossiers te kunnen plaatsen in een bepaalde volgorde zijn afspraken
nodig, deze afspraken worden vastgelegd in het:
ORDENINGSPLAN en de AROttEFCODE
^en ordeningsplan regelt de totale opbouw, de structuur van het archief.
Het is te vergelijken met het maken van een bouwplan van een huis: hier
kont de keuken, daar de voorkamer, daar de hal, enz. Hoe die ruimte wordt
ingevuld, komt later aan de orde.
Het ordeningsplan is een plan voor de indeling van het archief en de rang
schikking van zijn bestanddelen (zie artikel 1 besluit A.S.A.). Hst geeft
aan hoe de collecties worden opgebouwd.
Naast dit ordeningsplan kennen we nog de archief code. Deze regelt de de
tailindeling.
De archiefcode is een onderdeel van het ordeningsplan. Het is een hulpmid
del voor de ordening van de meeste dossiers.
In de parktijk is het vaak wanselijk om niet alle dossiers met behulp van
de archiefcode te rangschikken.
Het ordeningsplan bevat naast de archief code, de afspraken aangaande groe
pen dossiers, die we niet volgens hun onderwarpen tussen de andere dossiers
hangen, maar die we apart van de rest zullen opbergen. Er wordt in een or
deningsplan beschreven op welke wijze wa de dossiers binnen deze groepen
nader toegankelijk hebben gemaakt.
Ook van grote series dossiers die primair volgens een klassificatienutmer
uit de archiefcode zijn gerangschikt, maar voor de rest gelijksoortig zijn,
bijvoorbeeld personeelsdossiers, wordt de secundaire ordening opgenomen in
het ordeningsplan.
Het ordeningsplan geeft de struktuur weer van het gehele archief.
We geven er In aan:
- welke ordeningskennerken we gebruiken
- welke groepen dossiers hierdoor ontstaan
KB ASA
Art. 1
- 20
- op welke wijze de groepen nader zijn onderverdeeld
- hoe deze groepen geraadpleegd kunnen worden
- welke andere groepen (bv.tekeningen)
een ordeningsplan is een uniek plan, dat is aangepast aan de eisen en de
wensen van de eigen dienst. Het kan dus slechts dienen voor die dienst
waarvoor het is opgesteld.
Definitie Een archiefcode is een stelselmatige opsomming van alle onderwerpen die in
een administratie kunnen voorkomen.
Elk onderwerp wordt in de code aangeduid door een decimale notatie (met
cijfers, symbolen) en een omschrijving in de natuurlijke taal. Dit noemen
wij de klassificatorische taal.
KB ASA
Art. 12 lid 1
He kennen hierbij de volgende begrippen:
a. klassificeren is het samenstellen van een code;
b. klasseren is het toepassen van die code, het rangschikken en het opber
gen van dossiers op klassificatienunmer;
c klassificatie is het produkt, de eigenlijke archiefcode.
Maar waar kcmt deze archiefcode vandaan?
Hiervoor moeten we terug in de geschiedenis.
In 1873 was in Amerika een zekere Melvil Deway bibliothecaris aan het
Amherst college te Massachussets, later the New York State Llbrary te
Albany. In 1876 gaf hij de Decimal CLassification and relative Index uit.
Deze D.C. gaf een systematische indeling van de onderwerpen der menselijke
kennis.
In 1895 kwamen tfenri la Fontaine en Paul Otlet, twee Belgen in contact met
Dewey. Zij hadden grote bewondering voor zijn klassif icatie, maar vonden
wel dat deze nog aangepast moest worden aan hun behoeften.
Zij bewerkten daarom de D.C. tot een Universele Decimale Classificatie.
De U.D.C, werd weer "ontdekt" door Zaalberg, de gemeentesecretaris van
Zaandam.
De U.D.C, heeft drie grondslagen:
a. universeel, alzijdig. Er is geprobeerd om elk gebied van kennis en we
tenschap op te nemen.
b. decimaal: tiendelig
- 21 -
c. het is een klassificatie: groepen en begrippen die samenhangen worden
overzichtelijk gegroepeerd naar gezichtspunten.
De rubrieken zijn ingedeeld van het algemeen naar het bijzonder.
Het is niet zo dat elke onderverdeling precies in tien delen is.
Hoe kun je de UDC toepassen:
1. Onverkort, dat wil zeggen: zoals de code is ontworpen. De klassificatie-
nunmers worden rechtstreeks uit de code UDC overgenomen;
2. Men kan een code opstellen op basis van de UDC.
De Federation Internationale de Docunentation (F.I.D.) voert het beheer
over de U.D.C.
Dit orgaan past de code aan. De Nederlandse editie wordt door het NQBIM
verzorgd.
Da Overheidscontrole (Standaardcode) is gebaseerd op de U.D.C.
In de U.D.C, ziet u 3.... 5....= 35 Openbaarbestuur.
Er wordt onderscheid gemaakt tussen:
DOEL en MIDDEL
351 geeft de taken aan.
Deze doelen of taken zijn
onverdeeld in:
351.71:351.79 politiezorg
351.81:351.88 algemeen
welzijn
De 35 wordt weggelaten,
omdat alle klassificatie-
nuumers ermee beginnen.
Deze cijfers geven dus geen
onderscheidende funktie aan.
Maar om te laten zien dat er
toch iets heeft gestaan,
gebruiken we een -, een
weglatingsstreepje.
Deze overheidsorganen
hebben middelen ge
kregen om de taken
te vervullen. Welke
overheidsorganen zijn
er?
352 gemeente
352.91 waterschap
353 porvincie
354 rijk.
Welke middelen hebben
zij bij het verrichten
van hun taken?
1 personeel .08
2 een organiane .07
-22
De grondslagen van de Overheidscode:
a. basis voor andere specialistische archiefcodes
b. de notitie is decimaal.
Voordelen van elke decimaal notatie zijn: (geldt dus ook voor de UDC)
1. onderwerpen zijn in een vaste volgorde te plaatsen;
2. de notatie is gemakkelijk te onthouden (memotechniek);
3. de notatie geeft een verkorte aanduiding van onderwerpen;
4. de cijfers zijn internationaal.
Vaststelling van wijziging van archiefcodes
A.C.C.O. Bij een beschikking van 28 november 1953 van de minister van Binnenlandse
Zaken ward de A.C.C.O. ingesteld. De A.C.C.O., de Algemene Classificatie-
commissie voor de Overheidsadministratie, speelt een rol bij de vaststel
ling en wijziging van de archief codes van de overheid. Het doel van de
A.C.C.O. is het bevorderen van eenheid van systematiek bij de opstelling en
uitbouw van overheidsarchiefcodes.
In artikel 12 van het besluit A.S.A. is de verplichting om de A.C.C.O.
te raadplegen vastgesteld.
Ontrent de vaststelling van de archiefcodes bepaalt dit artikel in lid 1 -
t/m 5: "Voor elk daarvoor in aanmerking komend archief wordt een archief-
code vastgesteld." De indeling van die archiefcode wordt ontleend aan de
Universele Decimale Classificatie (UDC). Ingeval deze classificatie minder
bruikbaar is. kan een andere indeling worden gebruikt.
De voorbereiding van de archiefcode voor een ministerie geschiedt door het
hoofd Algemene Secretarie. De voorbereiding van archief codes voor de in
stellingen, diensten en bedrijven, geschiedt door het hoofd van de Algemene
Secretarie van het betreffende ministerie in overleg met de hoofden van die
instellingen, diensten en bedrijven.
De vaststelling en wijziging van een archief code geschiedt, zowel voor het
ministerie als voor instellingen, diensten en bedrijven, door het hoofd van
het betrokken departement.
KB ASA
Art. 6 lid 1,
2 en 3
KB ASA
Art. 12 lid 1
t/m 5
- 2 3 -
Resumé Qverheidscode
De grondvorm van deze code bestaat uit:
1 hoofdgetallen;
2 hulpgetallen;
3 symbolen - zie onder (Notatie en Symbolen).
De hulpgetallen zijn weer onder te verdelen in:
hulpgetallen van algemene aard: .07 het organisme
.08 personeel
hulpgetallen van specifieke aard:
deze hebben betrekking op een bepaald onderdeel van het verzorgingsgebied.
Bijvoordeeld bij belastingen - 1.713/.719 de .01/.09 bij onderwijs - 1.851
de .01/.07 en .09
De hulpgetallen zijn te herkennen aan de .0.
De hulpgetallen van algemene aard zijn bij elk hoofdgetal van de code te
gebruiken, dus ook bij de onderverdelingen van de -1.
Verder kent de code nog analoge verdelingen.
Dit is een hulpmiddel cm de code makkerlijker te maken.
De analoge verdelingen worden gebruikt als op meer plaatsen gelijke onder
verdelingen mogelijk zijn.
Notatie en symbolen
Symbolen zijn:
de punt. Deze scheidt cijfercombinaties in groepen van ten hoogste drie
cijfers.
Hat weglatingsteken - (spreek uit: streep) in plaats van de 35.
De schuine streep voor tot en met /.
De dubbele punt om een bepaalde relatie aan te geven:
(deze wordt in de praktijk weinig gebruikt).
Beheer van commissie-archieven
De registratie van de inkcmende en uitgaande stukken betreffende conmis-
sies of raden vindt niet plaats op het onderdeel post- en archiefzaken,
maar wordt verricht door de secretaris van de ccnmissie. Da secretaris is
Rangschikking
dossiers in
archief dozen
-24
verantwoordelijk voor het archief tot aan de opheffing van de ccnmissie.
Ctn te voorkomen dat na opheffing van door het ministerie van Verkeer en
Waterstaat ingestelde conmissies de archieven verloren gaan of blijven be
rusten onder vroegere secretarissen of leden van die conmissies, is bepaald
in artikel 9 lid 4 van het besluit A.S.A. dat:
'De secretarissen van raden en commissies beheren hun archief in overleg
met het hoofd van de algemene secretarie.
Zij dragen er zorg voor, dat zodra zulks mogelijk is, afgesloten archiefge
deelten worden overgedragen aan het hoofd van de algemene secretarie. Bij
opheffing van raden en commissie wordt het archief, voor zover zulks nog
niet heeft plaats gehad, overgedragen aan het hoofd van de algemene secre
tarie. *
Dossierordening - Dossierbeschrijving en dossiergebruik
Dossiers, behorende tot het dynamisch archief, worden in het algemeen ge
borgen in ladekasten, omdat zij daarin gemakkelijk geplaatst en overzichte
lijk kunnen worden geordend, terwijl ze er ook weer zonder veel moeite kun
nen worden uitgenomen.
Het verdient aanbeveling de verzameling actuele dossiers zo klein mogelijk
te houden, cmdat:
a. de overzichtelijkheid en de hanteerbaarheid van een (dossier-)verzame-
ling toeneemt naarmate haar omvang afneemt;
b. de kantoorruimte voor opslag van lopende dossierverzamelingen duur is en
de ladekasten kostbaar zijn.
De beperking van het dynamisch archief kan bereikt worden door:
a. vernietiging van daarvoor in aanmerking kanende dossiers;
b. de dossiers, die vermoedelijk niet meer of zeer weinig zullen worden op
gevraagd, uit deze verzameling te lichten en af te voeren naar een spe
ciale ruimte.
In deze ruimte worden deze dossiers meestal geplaatst in archief dozen.
KB ASA
Art. 9 lid 4
25
De ordening van dossiers in deze dozen kan als volgt plaatsvinden.
a. ordening volgens systematiek van de code.
Het voordeel van ordening van de dossiers op onderwerp is de recht
streekse toegankelijkheid.
b. Ordening en volgnmmer.
Deze methode is vooral van betekenins als de archiefruimte zeer beperkt
is. Een bezwaar kan evenwel zijn dat deze dossierverzameling niet recht
streeks toegankelijk is en dus de inventaris nodig is om de dossiers te
voorschijn te kunnen brengen.
Achter elke dossieromschrijving moet dan het volgnummer worden vermeld,
waarop het dossier is geborgen.
Afvoering van dossiers uit het dynamisch archief moet zo spoedig mogelijk
plaatsvinden. Alle dossiers die daarvoor in aanmerking komen, worden in de
inventaris vermeld en in archiefdozen geplaatst.
Geheime De geheimhouding bij het archiefbeheer verdient om verschillende redenen de
archieven aandacht. Dit ontwerp werd reeds behandeld op bladzijde 7 betreffende de
inkcmende en uitgaande post en bij de aanwijzingen over de dossiervorming.
Nu zal aan dit onderwerp aandacht worden geschonken in verband met de
structuur van het archief.
Hierbij gaat het cm de vraag of het scheppen van voldoende waarborgen voor
de geheimhouding kan of moet worden gevonden in het bijeenhouden van gehei
me dossiers in een aparte verzameling, die los staat van het archief, dat
vrij mag worden gebruikt in het ambtelijk verkeer.
In verband hiermede wordt ook de vraag behandeld wie een dergelijk archief
moet beheren.
KB ASA
Art. 17 lid 2
Het beheer van geheime archiefgedeelten kan op verschillende manieren wor
den geregeld,
a. De verzorging van de geheime stukken is opgedragen aan de afdeling, die
met de behandeling van deze stukken is belast.
Bezwaren die hieruit kunnen vloeien zijn:
1. In sonmige gevallen is het niet bekend in welk archief bepaalde stuk
ken dan zijn geborgen.
Inventaris
Doel en bete-
kenis inven-
tarisatie
-26
2. De stukken, die na verloop van tijd hun geheime karakter verliezen
worden meestal niet uit het geheime archief naar het algemene archief
overgedragen.
3. De ordening van de geheime archieven op de behandelende afdeling ge
schiedt niet altijd deskundig.
4. Vaak ontbreekt een dossierinventaris.
5. Er is doorgaans onvoldoende of in het geheel geen samenspel tussen
het afdelingspersoneel, dat de geheime dossiers verzorgt, en het ar
chiefpersoneel van de centrale registratuur.
b. De verzorging van de geheime dossiers door de centrale registratuur.
De geheime dossiers blijven weliswaar op de behandelende afdeling be
waard.
Een voordeel van deze manier is, dat men veel gemakkelijker een goed
verband kan leggen tussen de dossiers van de centrale registratuur en de
geheime dossiers. Stukken, die na verloop van tijd hun geheime karakter
verliezen, zullen zo spoedig mogelijk aan de centrale registratuur kun
nen worden overgedragen, waardoor deskundige verzorging gegarandeerd is.
Een belangrijk onderdeel van de taak van de archiefverzorger betreft het
aanleggen van een dossierinventaris van zijn archief.
welk nut heeft een overzicht van de dossiers van een archief.
1. De historische betekenis, die een archief na verloop van tijd verkrijgt,
brengt de noodzaak mee een gemakkelijk te raadplegen overzicht beschik
baar te hebben.
2. De zich steeds uitbreidende dossierverzameling in de archiefbewaarplaats
doet de behoefte aan een inventaris in toenemende mate gevoelen.
3. Bij het aanleggen van een dossier moet in bepaalde gevallen worden on
derzocht of dit dossier samenhangt met reeds gevormde dossiers, die mo
gelijk naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.
4. Er bleek reeds, dat het bepaalde voordelen kan bieden dossiers in ar
chiefdozen op volgnmmer te rangschikken.
Deze dossierverzameling is dan niet rechtstreeks toegankelijk, waardoor
behoefte ontstaat aan een ingang die wordt gevonden in de inventaris.
KB ASA
Art. 18
Vorm en in
richting v.d.
inventari
satie
Vernietigbare
dossiers
27
5. Aan de hand van de inventaris kan controle worden uitgeoefend op de vol
ledigheid van een dossierverzameling.
6. Ben inventaris kan voorts nog in andere behoeften voorzien, die voort
vloeien uit plaatselijke omstandigheden.
Inventarissen kamen voor in de volgende vormen.
a. een kaartsysteem
b. een vastbladig register
c. een losbladig register
d. een combinatie van één losbladig register en één kaartsysteem.
Een kaartsysteem kamt in aanmerking als in de gegevens zelf of in de volg
orde daarvan veelvuldig wijzigingen voorkomen.
Ban vastbladig register kan worden gebruikt voor een afgesloten archief.
Een losbladig register kan worden gebruikt voor alle dossiers.
Bij gebruik van een gecombineerde inventaris wordt het kaartysteem gebruikt
voor de dossiers van het lopend archief en het losbladige register voor de
in archiefdozen afgevoerde dossiers.
Bezwaren tegen gebruik van uitleenkaarten als inventariskaarten zijn:
a. als een dossiermap met de uitleenkaart wordt uitgeleend (wat nog wel
eens in de praktijk voorkomt), is de inventaris incompleet.
b. een minder fraaie inventaris, vanwege het gebruik als uitleenkaart.
c. het gebruik moeten maken van dezelfde verzameling door dossiervormers en
uitleners.
Aanwijzingen met betrekking tot de vermelding van dossiers in de inventaris
De totale inventaris kan bestaan uit twee delen, te weten een losbladig
deel voor de afgevoerde en een kaartsysteem voor de dossiers van het lopend
archief.
De inventarisbladen bieden ook ruimte voor vermelding van de vernietiging
van dossiers.
Zij geven dus een overzicht zowel van de waardevolle als van de dossiers
die vernietigd kunnen worden of vernietigd zijn.
Dossierom
schrijvingen
Openlaten
ruimte tussen
de omschrij
vingen in de
los- en vast-
bladige invetr
taris
- 2 8 -
Maer en meer gaat men ertoe over de vernietigbare dossiers bij afvoering op
te bergen in een aparte verzameling afchiefdozen, dus naast de verzameling
archiefdozen waarin zich de waardevolle dossiers bevinden.
Vernietigbare dossiers worden vermeld in de verkaring van vernietiging, die
ingevolge het Archiefbesluit 1968 van elke vernietiging door de beheerder
van het archief moet worden opgemaakt.
In de inventaris worden archiefeenheden (mappen met inhoud) geïnventari
seerd.
De naam moet een juiste indruk geven van de inhoud van een dossiercmslag.
Er kunnen evenwel dossiercmschrijvingen voorkomen die - ofschoon de samen
stelling van het dossier juist is - niet aan deze voorwaarde voldoen. In
dit geval moeten de omschrijvingen van de door tabs gescheiden onderdelen,
waaruit de inhoud van de dossiercmslag bestaat, in de inventaris aan de om
schrijving van het dossier worden toegevoegd.
Vermelding onderdelen van een archief eenheid is weer niet nodig als bijv.
een neveningang beschikbaar is. Dan kan worden volstaan met vermelding van
de dossiercmschrijving en een verwijzing naar bedoelde ingang.
Ben dossieromschrijving dient het karakter te hebben van een eigennaam,
waardoor de individualiteit van elke dossiercmslag wordt geaccentueerd.
Ifet is van belang bij een grote mate van gelijksoortigheid van dossiers
exact(e) de verschillen vast te leggen. In verband hiermede verdient het
aanbeveling dossiercmschrijvingen te voorzien van data en tjdvakken waarin
de handelingen plaatsvinden.
Er dient te worden gestreefd naar een logische verdeling van de dossiercm
schrijvingen in de los- en vastbladlge inventaris.
Hieruit vloeit voort, dat bij het aanleggen van een inventaris voor bepaal
de onderwerpen niet met één blad kan worden volstaan.
Tussen de dossiercmschrijvingen zal voldoende ruimte moeten worden openge
laten voor tussenvoegingen.
Archiefbesluit
Art. 5
Verwijzingen
in de inven-
taris
Priniaire en
secundaire
ordening
Neveningang
- 29
Regel is, dat verwijzigingen in die docunentatiebron worden geplaatst, wel
ke als regel het eerst worden geraadpleegd.
Bij de inrichting van een archief wordt bepaald waar de verwijzingen in het
algemeen een plaats zullen vinden, in de dossiers of in de inventatris.
De klassificatienunmers zijn bestend om de plaats van elk dossier in het
archief aan te wijzen en aldus de onderlinge volgorde van de dossiers te
bepalen.
Deze rangschikking naar klassificatienummer wordt de primaire (eerste) or
dening genoemd cm deze te onderscheiden van secundaire (tweede) ordening,
die wordt toegepast voor series gelijksoortige dossiers, die dus per serie
eenzelfde klassificatienunmer dragen.
Aangezien deze nummers binnen de serie geen verschillen aanwijzen, dienen
ze alleen nog cm de dossiergroep te onderscheiden van andere dossiers.
In de regel liggen aanknopingspunten voor secundaire ordening duidelijk in
de te ordenen materie besloten.
De archiefver zorger moet van geval tot geval nagaan welke aanknopingspunten
de dossiers voor de secundaire ordening geven en daaruit het kenmerk kie
zen, dat bij het op/ragen van dossiers het meest wordt genoemd.
Is een archief door primaire en secundaire rangschikking zodanig geordend,
dat de plaats van elk dossier kan worden bepaald zonder gebruikmaking van
andere hulpniddelen, dan is het archief rechtstreeks toegankelijk.
Zodra een ander kenmerk wordt genoemd, kan de plaats van het betrokken dos
sier in het archief niet zonder meer worden bepaald.
Hierin kan worden voorzien door verwijzingen, welke worden opgeborgen op
het klassificatienunmer dat bedoeld (ander) kenmerk voorstelt.
Wordt een dergelijk overzicht samengesteld buiten de dossierverzameling dan
spreekt men van een neveningang.
Bijvoegen
retro-acta
bij ingekomen
stukken
Opvragen van
dossiers
- 30 -
Vormen van neveningangen:
a. kaartsystemen
b. documentatiebladen (in dossiermappen)
c. registers
d. plattegronden.
In bepaalde gevallen biedt ordening van een omvangrijke serie dossiers op
volgnummer voordelen.
Voordelen van deze ordening zijn:
a. de plaats van elke dossier volkanen vast;
b. het volgnummer leent zich bijzonder goed voor ordening en het opzoeken
van een genunmerd dossier is zeer eenvoudig als het volgnummer bekend
is;
c. geen ruimte behoeft te worden gereserveerd voor tussenvoegingen cndat
elk nieuw dossier achter het laatste wordt geplaatst.
Ben in bepaalde administraties voorkomende neveningang is de persoonsnemen-
klapper, die bij de politie wordt aangetroffen onder de naam verdachtenkar-
totheek.
Dossiergebruik
Toezending van ingekomen stukken zonder bijvoeging van eventuele retro-acta
heeft tot gevolg, dat bedoelde stukken later door de afdeling moeten worden
opgevraagd.
Ifet is dan ook eenvoudiger cm retro-acta reeds bij de ingekomen stukken te
voegen bij distributie daarvan over de afdelingen.
Hat reeds bijvoegen van de retro-acta bij de ingekomen stukken heeft voor
de archiefverzorger het voordeel, dat hij dan beschikt over nauwkeurige ge
gevens voor het lichten van de retro1s.
Bovendien kan hij zijn werk rustig afdoen omdat zijn cliënt niet wacht.
Da archiefver zorger is er mee gediend als dossiers worden opgevraagd door
middel van briefjes. Door deze te verzamelen kan een aantal van dergelijke
opdrachten in één keer worden afgedaan.
De gebruikers zijn uiteraard verplicht volledige gegevens te verstrekken.
Uitleenadmi-
nistratie
Uitlenen van
losse stukken
Verstrekken
van volledige
inlichtingen
Vertrouwelij-
ke dossiers
- 31 -
De uitlening van dossiers moet op de een of andere wijze worden vastgelegd.
De meest gebruikelijke vorm is het stellen van een aantekening op een
kaart, die tijdelijk de plaats inneemt van het uitgeleende dossier.
Tten aanzien van de aanleg van deze uitleenkaarten kan één van de volgende
methoden worden toegepast:
1. Bij het aanleggen van een dossier wordt direct ook een uitleenkaart in
gevuld en zodanig in de dossiercmslag gelegd, dat deze in het gesloten
dossier niet zichtbaar is.
2. Bij gebruik van buitennappen met binnenmappen behoeft op de uitleenkaart
niet in omschrijving van het dossier te worden vermeld, omdat deze op
bedoelde buitermap voorkomt. Bij terugplaatsing van het dossier wordt de
kaart uit het archief verwijderd.
Periodiek wordt gecontroleerd of de uitleentermijn is verstreken, waarna
het dossier wordt opgevraagd.
Het is zeer gewenst de dossiers altijd via de registratuur aan andere afde
lingen over te dragen, zodat de uitleenkaart kan worden bijgewerkt.
De controle op de uitlening van losse stukken vereist extra zorg, nl. het
aantekenen van de nummers van inschrijving en andere gegevens van elke
brief.
Toch verdient het aanbeveling deze stukken in een omslag te hechten, cm
zoekraken te voorkomen.
De archiefver zorger dient bij het verstrekken van dossiers na te gaan of
deze inderdaad datgene bevatten wat nodig is.
In verband met de volledigheid van te verstrekken dossiers speelt ook nog
een rol de categorie stukken, die wel bij de registratuur gedeponeerd, maar
nog niet zijn opgeborgen, omdat bijv. de betrokken dossiers zijn uitge
leend.
In het algemeen is het dossierarchief geheim voor personen buiten de eigen
organisatie-eenheid.
KB ASA
Art. 19
32
In voorkomende gevallen zal de archiefverzorger het verzoek cm verstrekking
van een dossier voorleggen aan zijn chef, die eventueel overleg pleegt met
de hoogste chef.
Voor functionarissen die deel uitmaken van de eigen organisatie-eenheid,
zijn er veel minder beletselen die de verstrekking van een dossier in de
weg staan.
De dossiers die in het onderlinge ambtelijke verkeer geheim moeten blijven,
worden meestal opgeborgen in een aparte lade of in een aparte kast.
Naast deze groep dossiers zijn er meestal nog andere, die uit hoofde van
hun inhoud niet zonder meer vrij kunnen warden gegeven voor bedoeld ambte
lijk verkeer (bijv. persoonsdossiers).
Verstrekken
gegevens uit
de dossiers
Begel is, dat de archiefverzorger dossiers verstrekt aan direct belangheb
banden.
Deze zijn, diens chef en de afdelingen, die de correspondentie heeft ge
voerd.
Verstrekking van inlichtingen uit de dossiers, dus over de inhoud van brie
ven, behoort in principe tot de taak van de behandelende afdelingen.
Vernietiging
archiefstukken
Hst staat zonder meer vast, dat regelmatige uitdunning van het archief door
vernietiging van daarvoor in aanmerking kanende stukken uitermate belang
rijk is voor een efficiënt archiefbeheer.
\foor de meeste overheidsinstanties is of wordt nog door de kroon of door de
minister, waaronder deze instelling ressorteerd, een lijst vastgesteld in
samenwerking met het ministerie van W.V.C.
\fernietigd mogen alleen worden de stukken, die op deze lijst zijn vermeld.
Daarbuiten mag men dus niet gaan. Wil men toch meer vernietigen, dan be
staat de mogelijkheid een speciale machtiging voor een incidentele vernie
tiging aan te vragen.
Ben en ander is geregeld in de Archiefwet 1962, artikel 2 lid 2 en het
Archiefbesluit 1968, hoofdstuk II, artikelen 2 en 3. KB ASA, artikel 22
lid 3 voor de dynamische periode.
Archief
wet 1962
Archief-
besluit 1968
KB ASA
Art. 22 lid 3
- 33
Het principe van vernietiging van stukken door de verzorger van het lopend
archief is voor de rijksadministratie vastgelegd in het KB ASA.
In artikel 21 van dit besluit is bepaald dat de hoofden van de afdelingen
Algemene Secretarie Aangelegenheid zorg dragen voor regelmatige vernieti
ging van daarvoor in aanmerking kanende stukken uit de onder hen ressorte
rende archieven.
De vernietiging wordt reeds voorbereid tijdens de dossiervorming. Op de
mappen of de stroken zijn de jaren vermeld waarin de desbetreffende stukken
mogen worden vernietigd. In deze voorbereiding ligt het zwaartepunt van de
vernietigingsarbeid.
Is deze op de juiste wijze geschiedt, dan behoeft de vernietiging zelf wei
nig tijd te kosten.
Periodiek, bij voorkeur éétmaal per jaar, dient de archiefverzorger alle
dossiers op vernietigbaarheid te controleren.
Nadat de selectie heeft plaatsgevonden stelt hij een definitieve lijst op,
voorzien van een verklaring als bedoeld in artikel 5 van het Archiefbe-
sluit 1968.
Voor de Rijksoverheid geldt dat de vernietiging van de stukken zal geschie
den door het Bureau Vernietiging Overheidsarchieven te Apeldoorn.
Vernietiging van stukken is één van de methoden om een archief tot geringe
re proporties terug te brengen; het is de moeite waard om te onderzoeken of
er ook nog andere mogelijkheden zijn die hiertoe kunnen bijdragen.
Allereerst kan worden genoemd het zoveel mogelijk tegengaan van onnodige
uitbreiding van het archief.
Het komt nl. veelvuldig voor, dat in een administratie op verschillende af
delingen dezelfde gegevens worden bewaard.
Het is dan ook de vraag of deze dubbele bewaring, misschien uitsluitend op
formele gronden, moet worden gehandhaafd.
Het archiefbeheer is echter ook een kostenvraagstuk. Bij het kiezen van op
lossingen moet dus ook de vraag gesteld worden of besparingen mogelijk zijn
zonder dat andere principes in het gedrang konen.
KB ASA
Art. 21
Archiefbesluit
Art. 5
- 34
Ieder zal in zijn administratie soortgelijke gevallen van duplicering kun
nen aantreffen. Men zal voorzichtig moeten zijn bij het beoordelen van de
betekenis van het bewaren van stukken op meer dan één plaats.
Het kan inraers voorkomen dat deze bewaring belangrijke voordelen geeft, om
dat steeds over deze gegevens moet worden beschikt.
Artikel 3 van het Archiefbesluit geeft onder punt 2 een totaal nieuwe moge
lijkheid om de omgang van archieven efficiënt te beperken.
Als vaststaat dat archiefbescheiden in vernietigingslijsten staan vermeld
en dus over kortere of langere tijd kunnen worden vernietigd, dan mag men
deze vernietiging al onmiddellijk doen plaatsvinden.
Archiefbesluit
Art. 3 lid 2
Alleen zal men bij de vernietiging binnen die termijn reprodukties moeten
laten vervaardigen. Indien men voor die reprodukties de micro-kopiëring
kiest, zal men aanzienlijke ruimtewinst kunnen boeken.
Archiefwet, Archiefbesluit en archivistiek.
Inleiding Het oudste in Nederland bekende archiefstuk dateert uit het jaar 966. Pas
in de 13e en l4e eeuw ontstaan archieven van enige omvang. Rechtshandelin
gen met een blijvende betekenis werden meestal op duurzaam materiaal vast
gelegd (b.v. perkament). Deze werden dan zo goed bewaard, dat rechtverkrij
gende eeuwen daarna nog daaruit hun rechten konden ontlenen.
In de loop van de 196 eeuw krijgen de archieven in het algemeen meer aan
dacht. Gevolg, er wordt gepleit voor betere huisvesting, inventarisatie en
openbaarheid. Een regeling bij de wet komt pas in 1918 tot stand. In deze
wet en haar uitvoeringsbepalingen ligt de nadruk op de naar de archiefbe
waarplaatsen overgebrachte archieven.
De archiefwet 1962 laat duidelijk de samenhang uitkomen, die er tussen de Archief-
dynamische en statistische perioden bestaat. In artikel 2, eerste lid, van wet 1962,
de archiefwet 1962 wordt gesproken over de verplichting tot het in goede en Art. 2 lid 1
geordende staat bewaren van archiefbescheiden; alle archiefbescheiden.
Zorg, beheer,
toezicht
Vernietiging
en overbren
ging
Definities en
begrippen ar
chiefbeschei
den
Zorg en
beheer
35-
Op artikel 2 van de archiefwet steunen al die artikelen, die over zorg, be
heer en toezicht gaan.
Voorts bevat de archiefwet voorschriften voor vernietiging, overbrenging en
maatregelen, die rechtstreeks betrekking hebben op de archiefbescheiden van
de periode waarin zij nog door de administratie worden beheerd.
De archiefwet 1962 regelt het archiefwezen van de overheid. De nadere rege
lingen zijn neergelegd in een algemene maatregel van bestuur, het Archief-
besluit. Met de uitvoering van de Archiefwet 1962 was eerst de minister van
Onderwijs, Kunsten en Wetenschappen belast. In 1965 is de uitvoering over
gedragen aan de Minister van Cultuur, Recreatie en Maatschappelijk werk,
thans minister van W.V.C..
De Archiefwet is ingedeeld in acht hoofdstukken.
Het eerste hoofdstuk vermeldt wat er onder archiefbescheiden moet worden
verstaan:
le bescheiden door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun
aard bestemd daaronder te berusten;
2 e bescheiden met overeenkomstige bestenming, ontvangen of opgemaakt door
instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsor
gaan zijn overgegaan;
3 e bescheiden welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van in
stellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in de archiefbewaar
plaatsen zijn opgenomen cm daar te berusten;
4 e fotografische reproduktie, welke bij of krachtens de wet in de plaats
zijn gesteld van de onder le, 2 e en 3 e bedoelde archiefbescheiden of
welke op grond van het bepaalde in artikel 4 zijn vervaardigd.
Zorg houdt de verantwoordelijkheid in voor het vaststellen van regels om
trent het beheer van de archieven, het inventariseren ervan, het treffen
van maatregelen voor de veilige bewaring en de voorziening in de behoefte
aan ruimte ervoor. De zorg is een beleidsaangelegenheid, die op bestuursni
veau wordt uitgeoefend.
Archief
wet 1962
Art. 2
Archief
wet 1962,
l e hfdst.
Art. 4, 39
Archiefwet
Art. 2, 16 17
Archief-
besluit
Art.49, 50
36 -
Beheer is een aangelegenheid op uitvoerend niveau. Het is de uiteindelijke
taakuitoefening.
Overbrenging Archieven ouder dan 50 jaar moeten binnen een tijdvak van 10 jaar worden
overgebracht naar de daarvoor aangewezen archiefbewaarplaats.
Dit geschiedt op last van de zorgdragende instantie. Er is een mogelijkheid
een dergelijke overbrenging op te schorten (b.v. registers burg. stand).
Archiefbewaar-j De archiefwet geeft voor het rijk aan waar zich de gebouwen zullen bevinden
plaats waarheen de archieven moeten worden overgebracht.
Bij Algemene ïfaatregel van Bestuur kunnen regels gesteld worden voor de
bouw, verbouwing, inrichting en verandering van archiefbewaarplaatsen. Bij
de inrichting moet o.m. gelet worden op: vloerbelasting, brandbeveiliging,
vocht, insecten, explosiegevaar, wateroverlast en ventilatie.
Openbaarheid
Raadpleging
Uitlening
Inbewaring-
geven
Door de overbrenging naar een archiefbewaarplaats worden de archiefbeschei
den openbaar.
Er bestaan echter mogelijkheden tot beperking van deze openbaarheid, (b.v.
archieven van voormalige politici). De beperking wordt steeds opgelegd door
het orgaan, dat met de zorg voor de archieven is belast.
Raadpleging van de archiefbescheiden in een archiefbewaarplaats is koste
loos. Er kunnen bijzondere omstandigheden zijn, die maken dat de beheerder
van een archiefbewaarplaats de gevraagde stukken niet ter raadpleging wil
geven.
Onder uitlenen wordt verstaan; het voor korte tijd ter raadpleging geven
van bescheiden aan archiefdiensten en instellingen waar een deskundig be
heer en een veilige bewaring zijn verzekerd.
In tegenstelling tot uitlening is inbewaringgeving meestal voor lange tijd
en komen de stukken onder beheer van de archivaris, die ze in bewaring
neemt.
Archiefbesluit
Art. 17
Archiefwet
Art. 6
Archiefbesluit
Art. 61 lid 1
Archiefwet
Art. 7 1idl
Art. 18 lid 2
Archiefbesluit
Art. 21
Archiefwet
Art. 7 lid 2
Archiefbesluit
Art. 22 lid 1
Archiefbesluit
Art. 23, 24,
25, 26
Archiefwet
Art. 2 lid 2
Archiefbesluit
Rijksarchief
dienst
Toezicht op
rijksarchiever
Vernietig!ng
Ordenen en
beschrijven
37
In hoofdstuk II van de Archiefwet 1962 en hoofdstuk VII van het Archiefbe
sluit zijn de bepalingen ten aanzien van de rijksarchieven vastgelegd. De
algemene rijksarchiefbewaarplaats is tevens aangewezen als rijksarchiefbe
waarplaats van de provincie Zuid-Holland. Verder is in elke provinciale
hoofdstad een rijksarchiefbewaarplaats, bestemd voor de bewaring van ar
chieven van de provinciale organen en hun voorgangers.
De algemene rijksarchivaris oefent onder de bevelen van de Minister van
W.V.C, het toezicht uit op de zorg voor de archiefbescheiden van de rijks
organen.
De vernietiging van bescheiden is echter alleen geoorloofd als bepaalde, in
de archiefwet 1962 en het archiefbesluit voorgeschreven regels in acht wor
den gencmen. Een archiefstuk mag vernietigd worden, het is echter geen ver
plichting.
De vernietiging geschiedt op last van degenen, die met de zorg is belast.
Voor de rijksorganen betekent dit, dat aan een dergelijk overleg de onder
staande partijen deelnemen:
1. de beleidsafdeling
2. de afdeling Algemene Secretarie-aangelegenheden
3. de algemene rijksarchivaris.
De minister van W.V.C, is verplicht steeds de archiefraad over de vaststel
ling van de lijsten te horen.
In de praktijk kcmt het ook voor, dat men archiefbescheiden wenst te ver
nietigen die niet op de hiervoor genoemde lijsten zijn vermeld. Vernieti
ging kan dan toch plaats hebben nadat adviezen zijn uitgebracht door een of
meer functionarissen of met machtiging van de ministers van W.V.C, en mees
tal Binnenlandse Zaken.
Hiervan is in de archiefwet 1962 en het archiefbesluit geen voorshrift ge
geven.
Degenen, die deze taak hebben, zijn gebonden aan de inzichten van hun voor
gangers , die het archief hebben gevormd.
Archiefwet
hfdst. 2
Art. 11
Archiefbesluit i
hfdst. 7
Archiefwet
Art. 19
Archiefbesluit
Art. 51/54
Archiefwet
Art. 2 lid 2
Archiefbesluit
Art. 2, 3, 4
Archiefbesluit
Art. 3 lid 3
Archiefbesluit
Art. 3 lid 4
Archiefraad
- 3 8 -
Verder moeten zij zich aan diverse beginselen houden, waarvan het herkatist-
beglnsel de belangrijkste is. Het herkomstbeginsel is het beginsel, dat
leder archiefstuk behoort te worden teruggebracht tot het archief, waaruit
het afkomstig is en in dat archief op zijn oorspronkelijke plaats.
Vooral bij reorganisaties en splitsing van funkties kant het maar al te
vaak voor dat archiefbescheiden niet de op juiste plaats terecht komen.
Daarom is in artikel 3 van de archiefwet de plicht voor de overheidsorganen
opgenomen ervoor zorg te dragen, dat archiefbescheiden die ten onrechte on
der hun berusting zijn, naar de juiste plaats worden gedirigeerd.
Ook wordt de ontwikkeling van het archiefstuk van concept tot en met de ex
peditie duidelijk onderkend.
Veel voorkomende termen zijn o.a.:
Cmslag : een beperkt aantal bescheiden
Pak : een omvangrijk aantal bescheiden
In beide gevallen bijeengehouden door een daaromheen gevouwen blad
papier.
Lias : een aantal bescheiden, die door middel van een koord of veter aan
een geregen zijn.
Charter: een op perkament geschreven akte met zegel.
Akte : een geschrift, opgemaakt om als rechtsgeldig bewijs te dienen.
De archiefraad heeft tot taak de minister van W.V.C, desgevraagd of uit
eigen beweging van voorlichting te voorzien in zaken, die op het archiefwa
zen betrekking hebben.
Voorts moet de archiefraad datgene verrichten wat hem door de kroon of de
minister van W.V.C, wordt opgedragen. Archiefbesluit
Art. 43/48
Document - analys»
mater iSle vorm
Vorm
^saraenstel l h k w a l i t a i t formaat kleur vorm
uitdrukkingswijze
i n k l e d i n g
<taal s t i j l raaact i i
gedrukt
perkament normatl 1, Z, 3. JU, A5, A6.
boek,brochure, zege
proelamatie,formul ier,proces verbas' nota.atatiatiak, enz.
'S \ ' S* * ^ ./̂ -geschreven (paliograf
*erüï iM^tvt-^^-9 , t , k l n*
iach )
.gestencild enz.
kenmerken
persoon { naam en kwaliteit)
plaats van herkomst tijdsbepaling aanwijstekens
achr ij ver / af zendsr ontvanger /geadresseerde
van het docur.snt zelf (ontstaan,ontvangst,
registratie)
Inhoud
mededel ing
OBJECT
GEZICHTSPUNT HANDEL1N8
TIJD
PLAATS
kan ook een persoon zijn
als nadere aanduid ing,niet van hit document, maar van de inhoud -