UNIT PEMANTAUAN & PENGUATKUASAAN Bahagian Pengurusan Perolehan
Pejabat Bendahari Universiti Teknologi MARA
JUBINA RAMLI
ISU-ISU PEMANTAUAN & PENGUATKUASAAN
(Kontrak Bekalan dan Perkhidmatan Am)
1. PENTADBIRAN KONTRAK
2. PENGUATKUASAAN KONTRAK
3. ISU PEMANTAUAN
1. PENTADBIRAN KONTRAK
1.1 TEMPOH SAHLAKU TAWARAN (90 hari)
bermula dari tarikh tutup iklan
Proses pembukaan dokumen sebutharga/ tender
Analisa dokumen sebutharga/ tender
14 hari untuk Sebutharga
30 hari untuk Tender
Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga/ Lembaga Perolehan Tender
Surat Tawaran/ Surat Setuju Terima (SST) dikeluarkan.
Jawapan SST dari syarikat.
Tujuan :
a) Bagi mengekalkan harga tawaran syarikat
b) Bagi melancarkan proses pembelian dan keperluan pembelajaran
dan pengajaran.
1. PENTADBIRAN KONTRAK
1.2 PELAKSANAAN KONTRAK
Apabila syarikat melengkapkan perkara berikut :
Surat Setuju Terima ditandatangani
Dokumen Kontrak Perjanjian yang lengkap ditandatangani
Dokumen Kontrak Perjanjian yang dimatikan setem
Bon Pelaksanaan @ ‘ Bank Guarantee’ (sekiranya ada)
Pesanan Tempatan Universiti akan dikeluarkan . Nota : Dokumen kontrak yang telah disediakan, dikemaskini dan dimuktamadkan serta ditandatangani
oleh pihak yang terlibat tidak lewat dari 4 bulan daripada surat setuju terima dikeluarkan.
Tujuan :
a) Ikatan kontrak wujud
b) Dokumen Perundangan Sah
c) Bagi memastikan penguatkuasaan kontrak dapat dilaksanakan.
1. PENTADBIRAN KONTRAK
1.3 DOKUMEN KONTRAK PERJANJIAN :
Klausa-klausa yang perlu diberikan perhatian :
a) Nama Syarikat
b) Tempoh Kontrak
c) Tempoh Bon Pelaksanaan (sekiranya ada)
d) Nilai Bon pelaksanaan (sekiranya ada);
e) Tempoh Serahan
f) Jadual Bayaran (sekiranya ada )
g) Perlanjutan/perubahan kontrak;
h) Ganti rugi kelewatan (LAD);
i) Penamatan kontrak; dan klausa-klausa lain
1. PENTADBIRAN KONTRAK
1.3 BON PELAKSANAAN:
Bon Pelaksanaan adalah merupakan suatu aku janji tidak
bersyarat (unconditional undertaking) oleh sesuatu institusi
kewangan yang dibenarkan oleh Perbendaharaan untuk
membayar kepada Kerajaan suatu amaun tertentu atas tuntutan
(ondemand) sekiranya kontraktor tidak atau gagal mematuhi,
memenuhi dan melaksanakan obligasinya di bawah kontrak.
Bon Pelaksanaan ialah deposit dalam bentuk:
a) Jaminan Bank
b) Jaminan Insurans
c) Jaminan Syarikat Kewangan
d) Wang Jaminan Pelaksanaan (untuk kontrak kerja sahaja).
1. PENTADBIRAN KONTRAK 1.3 BON PELAKSANAAN :
KADAR BON PELAKSANAAN
Bon Pelaksanaan hanya dikenakan bagi kontrak bekalan atau
perkhidmatan yang melebihi RM200,000.00
a) 2.5 % daripada nilai kontrak bagi kontrak bekalan atau
perkhidmatan yang melebihi RM200,000.00 tetapi tidak melebihi
RM500,000.00 disempurnakan.
b) 5% daripada nilai kontrak bagi kontrak bekalan atau perkhidmatan
yang melebihi RM500,000.00.
KADAR BON PELAKSANAAN
Tempoh sah laku jaminan tersebut hendaklah dari tarikh ianya
dikeluarkan sehingga dua belas (12) bulan selepas tarikh tamat
kontrak atau selepas obligasi terakhir, mengikut mana yang
terkemudian.
1. PENTADBIRAN KONTRAK
1.4 PESANAN TEMPATAN UNIVERSITI (Contoh Pesanan Tempatan):
MAKLUMAT ITEM
- mengikut spesifikasi dokumen tawaran
- jenama/ model
- negara pembuat
MAKLUMAT KONTRAK
PEGAWAI TANGGUNGJAWAB
TEMPOH KONTRAK (Surat Tawaran/Kontrak Perjanjian)
TEMPOH SERAHAN
- tarikh hantaran
- mengikut tempoh serahan setiap item seperti dalam
Ringkasan Harga (maklumat 1)/ Kontrak Perjanjian (maklumat 2)
2. PENGUATKUASAAN KONTRAK (Kontrak Perjanjian)
“Tempoh Serahan” maksudnya tempoh dari tarikh pesanan dikeluarkan
sehingga Bekalan selesai dihantar, dipasang, diujilari, ditauliah, latihan (mana
yang berkenaan) dan setelah jumlah dan kualiti Bekalan yang telah
diserahkan didapati menurut spesifikasi, jumlah dan kualiti yang telah
dipersetujui.
Pembekalan dibuat dalam Tempoh Serahan :
Dihantar
Dipasang
Diujilari
Ditauliah
Latihan
Mengikut Spesifikasi
Mengikut kuantiti
Mengikut kualiti
Mengikut Negara Pembuat
2. PENGUATKUASAAN KONTRAK
PENGUATKUASAAN KONTRAK
Bekalan Rosak
Bekalan Rendah Kualiti
Bekalan Tidak
Memenuhi Spesifikasi
Bekalan Tidak
Diserahkan
Bukalan Tidak
Mengikut Kuantiti
Bekalan Lewat
Diserahkan
Penamatan Kontrak/ Tarik Diri
2. PENGUATKUASAAN KONTRAK
PERMOHONAN PTJ/ SYARIKAT
SEMAKAN URUSETIA
(BHGN PEROLEHAN)
PENGESAHAN KPTJ
KELULUSAN JAWATANKUASA MELULUS ASAL (JKSH/ LPB1)
PEMAKLUMAN KEPUTUSAN
1) Lanjut Tempoh
Serahan
2) Lanjut Tempoh
Kontrak
3) Tukar Model/
Jenama
4) Tukar Spesifikasi
5) Penambahan
Had Siling
KELULUSAN
MOF
1) Tempoh Kontrak Tamat
2) Perubahan Harga
2.1 Bekalan Rosak/ Rendah Kualiti/ Tidak Menepati Spesifikasi
Isu : Obselete/ Out of stock/ End of life/ Discontinue/ Change of parts
Keperluan :
Tukar Model/ Jenama
Pindaan Spesifikasi
Tindakan :
Mendapatkan dokuemn perbandingan model/ jenama/ pindaan
spesifikasi dari pembekal.
Dapatkan PENGESAHAN J/kuasa yang meluluskan spesifikasi
asal (Contoh : J/kuasa Teknikal Peralatan Fakulti/ JPPIT/ JITE/
JITEN)
Mohon KELULUSAN Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi (JKSH)/
Lembaga Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan (LPB).
2. PENGUATKUASAAN KONTRAK
2. PENGUATKUASAAN KONTRAK
2.1 Bekalan Rosak/ Rendah Kualiti/ Tidak Menepati Spesifikasi
Perubahan :
Surat makluman keputusan mesyuarat akan dikeluarkan.
Pengeluaran Pesanan Tempatan Baru (sekiranya perlu).
a) Senarai Item/ jenama/ model megikut kelulusan
b) Tempoh serahan baru mengikut tempoh serahan asal.
Nota :
a) Setiap perubahan perlu dinyatakan justifikasi dan disokong dengan
dokumen-dokumen berkaitan (tindakan syarikat).
b) Perubahan harga TIDAK dibenarkan.
c) Pembekalan hanya akan dibuat selepas makluman keputusan dan
Pesanan Tempatan baru dikeluarkan.
2. PENGUATKUASAAN KONTRAK
2.2 Bekalan Tidak Diserahkan/ Tidak Memenuhi Kualiti
Isu : Barang yang dibekalkan tidak mencukupi/ Tiada pembekalan
Keperluan : Tindakan susulan di buat oleh pegawai tanggungjawab
melalui telefon/ emel/ surat / mesyuarat
Tindakan :
a) Aduan kepada Unit Kewangan Zon
b) Aduan kepada Unit Pemantauan dan Penguatkuasaan,
Bahagian Perolehan
Mesyuarat/ Surat teguran/ maklumbalas.
Dibentangkan dalam Mesyuarat Asal Melulus (JKSH/
LPB1) dn tindakan mengikut kontrak.
Perubahan :
a) pembekalan akan di buat/ Penolakan tawaran
b) Penamatan kontrak
2. PENGUATKUASAAN KONTRAK
2.3 Bekalan Lewat Diserahkan
Isu :
Masalah Pembekalan
Masalah Ruang/ Pendawaian
(Cth : masalah pendawaian/ pemasangan isolator/ keperluan 3
phase)
Masalah keberadaan pegawai UiTM
Keperluan :
Mohon lanjutan tempoh serahan
Mohon lanjutan tempoh kontrak
Tindakan PTJ/ syarikat :
Dapatkan maklumat daripada syarikat/ PTJ - berbincang
(mesyuarat sekiranya perlu).
Keluarkan surat peringatan (sekiranya perlu)
2. PENGUATKUASAAN KONTRAK
2.3 Bekalan Lewat Diserahkan
Tindakan Syarikat/ PTJ/ Bahagian Pengurusan Perolehan :
Menerima dan menyemak dokumen permohonan pelanjutan
tempoh serahan dan pengecualian denda.
Mendapatkan maklumbalas dan syor dari pihak PTJ
berdasarkan permohonan dan justifikasi kelewatan yang
dikemukakan oleh syarikat (jadual)
Nota : Memastikan pembekalan peralatan telah disempurnakan
sepenuhnya sebelum permohonan dibentangkan ke Lembaga
Perolehan / Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi UiTM.
Menyediakan kertas kerja permohonan untuk dibentangkan ke
Lembaga Perolehan / Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi UiTM
bagi tujuan pertimbangan dan kelulusan.
Mengeluarkan surat makluman keputusan permohonan.
2. PENGUATKUASAAN KONTRAK
2.3 Bekalan Lewat Diserahkan
Kesan :
Syarikat boleh dikenakan denda.
a) 5% bagi hari pertama kelewatan.
b) Penambahan 1% bagi hari-hari berikutnya
Dari nilai barang sehingga nilai maksimum item tersebut)
Prestasi syarikat direkod dalam laporan prestasi syarikat yang
kurang memuaskan.
Aduan dan Laporan ke Kementerian kewangan Malaysia
(MOF) – sekiranya perlu.
2. PENGUATKUASAAN KONTRAK Jadual Justifikasi Kelewatan
BIL CONTOH PUNCA KELEWATAN WAJAR / TIDAK WAJAR DISOKONG
DOKUMEN SOKONGAN
1 KILANG TUTUP SEMPENA PERAYAAN (KRISMAS, CNY, ETC)
WAJAR – Kelewatan di luar kawalan kontraktor
1 Surat / Pengesahan bertulis daripada Syarikat Pengeluar dan salinan PO
2 KILANG TUTUP KERANA BENCANA ALAM SEPERTI BANJIR, GEMPA BUMI
WAJAR – Kelewatan di luar kawalan kontraktor
1 Surat / Pengesahan bertulis daripada Syarikat Pengeluar dan salinan PO
3 KELEWATAN DISEBABKAN VOLUM PENGELUARAN TINGGI
WAJAR - jika syarikat tidak melengahkan pesanan kepada
Sykt Pengeluar
1 Surat / Pengesahan bertulis daripada Syarikat Pengeluar dan salinan PO
4 PERUBAHAN JADUAL PENGHANTARAN (barang import)
WAJAR – jika syarikat tidak melengahkan pesanan kepada
Sykt Pengeluar
1 2
Surat / Pengesahan bertulis daripada Syarikat Penghantaran dan salinan PO Dokumen penghantaran & Proses Pelepasan Kastam
CONTOH PUNCA KELEWATAN
CONTOH PUNCA KELEWATAN
BIL CONTOH PUNCA KELEWATAN WAJAR / TIDAK WAJAR DISOKONG DOKUMEN
SOKONGAN
5 SYARIKAT LEWAT TERIMA LO UiTM KERANA BERPINDAH.
TIDAK WAJAR -Syarikat sepatutnya memaklumkan pertukaran alamat kepada pihak UiTM.
6 SYARIKAT TIDAK MEMBUAT PESANAN KEPADA PRINSIPAL DALAM TEMPOH YANG MUNASABAH
TIDAK WAJAR -Syarikat sepatutnya membuat pesanan segera selepas Setuju Terima / menerima pesanan UiTM supaya Tempoh Serahan dipatuhi.
7 KELEWATAN KERANA MASALAH KEWANGAN KONTRAKTOR. Contoh:- Proses syarikat mendapatkan pembiayaan kewangan / menunggu kelulusan pembiayaan
TIDAK WAJAR -Syarikat telah mengemukakan dokumen yang menunjukkan mereka mempunyai modal minima yang mencukupi semasa pemilihan dibuat.
CONTOH PUNCA KELEWATAN
BIL CONTOH PUNCA KELEWATAN WAJAR / TIDAK WAJAR
DISOKONG
DOKUMEN SOKONGAN
8
KELEWATAN UJILARI & LATIHAN DISEBABKAN MENGIKUT KESESUAIAN MASA / JADUAL TRAINER / PRODUCT EXPERT.
WAJAR - jika syarikat dapat buktikan mereka telah menempah tarikh dengan pihak principal / trainer awal. TIDAK WAJAR - Jika syarikat gagal buktikan mereka telah menempah tarikh dengan pihak prindipal / trainer awal.
1 Pengesahan bertulis Prinsipal / emel yang mengandungi maklumat tempahan Kontraktor kepada prinsipal / Trainer.
2 Surat / Emel / Dokumen sokongan tempahan telah dibuat awal oleh syarikat
CONTOH PUNCA KELEWATAN
BIL CONTOH PUNCA KELEWATAN WAJAR / TIDAK WAJAR
DISOKONG
DOKUMEN SOKONGAN
9 PERTUKARAN MODEL (OBSELETE / UPGRADE) Nota: JK Teknikal berkaitan perlu membuat
analisa perbandingan bagi mengesahkan spesifikasi model baru adalah setara / lebih baik .
Permohonan pertukaran model perlu dibawa ke Jawatankuasa asal yang meluluskan tender / sebut harga untuk kelulusan.
WAJAR 1 Surat Pengesahan Syarikat Pengeluar
2 Katalog model baru
3 Jadual analisa perbandingan spesifikasi model baru dan model yang diluluskan asal.
CONTOH PUNCA KELEWATAN
BIL CONTOH PUNCA KELEWATAN WAJAR / TIDAK WAJAR DISOKONG
DOKUMEN SOKONGAN
10 KELEWATAN DISEBABKAN MASALAH-MASALAH PENGURUSAN DALAMAN SYARIKAT & KURANG PENGETAHUAN TENTANG BARANG YANG DIJUAL. Contoh: •Staf bercuti / Berhenti • Kelewatan pengurusan Faktoring •Tidak faham peralatan yang dibekalkan •Peralatan / Aksesori tidak menepati spesifikasi - kerap ditolak oleh UiTM setelah beberapa kali penghantaran.
TIDAK WAJAR
2. PENGUATKUASAAN KONTRAK
BAYARAN BAGI BEKALAN
2. PENGUATKUASAAN KONTRAK
BAYARAN BAGI PERISIAN
2. PENGUATKUASAAN KONTRAK
BAYARAN BERJADUAL
2. PENGUATKUASAAN KONTRAK
BAYARAN BERJADUAL
2. PENGUATKUASAAN KONTRAK
Lampiran A – Borang Perakuan Terimaan Barang-barang
Lampiran B – Borang Pengesahan Kerja atau Perkhidmatan
(Pekeliling Bendahari 6/2008)
Semakan pegawai kewangan
Tarikh hantar
Tarikh ujilari
Tarikh latihan (sekiranya ada)
3. ISU PEMANTAUAN KONTRAK
3.1 Penambahan Had Siling
Isu :
Keperluan tambahan semasa.
Tempoh kontrak berbaki
Keperluan :
Mohon penambahan had siling (maksimum 50% dari jumlah
item/ tawaran sedia ada).
Tertakluk pada Arahan Perbendaharaan 201
Tindakan :
Hantar permohonan beserta justifikasi keperluan.
Lampirkan prestasi syarikat bagi kontrak sedia ada.
Mohon KELULUSAN Jawatankuasa Melulus Asal (JKSH/
LPB1 (Bekalan dan Perkhidmatan))
3. PENGUATKUASAAN KONTRAK
3.1 Penambahan Had Siling dan Pelanjutan tempoh kontrak
Arahan perbendaharaan 201 (AP.201.1(a) & 201.1. (d))
Bil Perkara
1. Dibenarkan bagi kontrak yang bernilai melebihi RM200,000 hingga
RM500,000
2 Tempoh sah laku kontrak masih berkuatkuasa semasa permohonan
perubahan kontrak atau pelanjutan tempoh kontrak dipertimbangkan
3 Perubahan kontrak dan pelanjutan konrtrak tidak melibatkan
perubahan kadar harga dan syarat-syarat lain dalam kontrak
4 Pelanjutan tempoh kontrak hanya diberi sekali sahaja dan tempoh
maksimum adalah sehingga dua (2) tahun.
5 Bagi kontrak bekalan, tambahan kuantiti tidak melebihi 50% daripada
kontrak asal.
6 Bagi kontrak perkhidmatan, nilai tambahan tidak melebihi 50%
daripada kontrak asal.
3. PENGUATKUASAAN KONTRAK
3.1 Penambahan Had Siling
Arahan perbendaharaan 201 (AP.201 (b))
Semua perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak selain
dari yang disebut dalam Arahan perbendaharaan 201.1(a),
hendaklah dirujuk kepada Perbendaharaan untuk kelulusan
Semakan tempoh sah pendaftaran syarikat - MOF
https://sr.eperolehan.com.my
3. ISU PEMANTAUAN
3.2 Permohonan Pertukaran model/ jenama/ pindaan spesifikasi
Perubahan model
Spesifikasi tidak tepat
Katalog tidak tepat
Perubahan teknologi semasa
3.3 Permohonan Pelanjutan Tempoh serahan/ Tempoh Kontrak.
Keberadaan pegawai
Masalah Pembekalan
Kesediaan ruang/ Tiada ruang ( contoh : saiz/ penempatan/ keselamatan )
Bekalan kuasa tidak mencukupi/ kerja-kerja pendawaian(3 phase/ isolator)
Nota : pastikan keberadaan/ semakan ruang/ bekalan kuasa
3. ISU PEMANTAUAN
3.4 Penolakan Tawaran
Kenaikan harga yang terlampau mendadak (perubahan matawang)
Masalah pembekal utama.
3.5 Pembatalan Kontrak
Kegagagalan pembekalan oleh syarikat.
Spesifikasi yang terlalu terperinci/ terlalu asas/ tidak berkeperluan
Harga anggaran jabatan.
KESIMPULAN
SPESIFIKASI
TOLAK TAWARAN
PERUBAHAN MODEL/ JENAMA
PEMBATALAN KONTRAK
ANGGARAN JABATAN
TOLAK TAWARAN
PEMBATALAN KONTRAK
ANALISA
TIDAK IKUT SPESIFIKASI
GAGAL/ LEWAT SERAH
KUALITI RENDAH
PESANAN JABATAN
MAKLUMAT TIDAK JELAS
LEWAT SERAH
BARANG
PENANGGUHAN BAYARAN
PEMANTAUAN/ PENGUATKUASAAN
TERIMA KASIH
Jubina Ramli – 03 - 5544 3801
Noradilah Ismail – 03 – 5544 3323
Mohd Fauzi Basir – 03 - 5521 1641