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PROGRAMA SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ISO9001:2008MÓDULO 3: DOCUMENTACIÓN DE UN SISTEMADE GESTIÓN DE LA CALIDAD – CÓDIGO 257550
ACTIVIDAD SEMANA 4:REGISTROS EN UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
PRESENTADO POR: PABLO ANTONIO FARIAS BASTIAS, Psicólogo
PRESENTADO A: MARTHA EMPERATRIZ DE ARCO GUERRERO,Tutora SENA Virtual
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA
CURSOS VIRTUALES
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Sistema de Gestiónde la Calidad
Servicio Nacional de Aprendizaje – SENAREGIONAL SANTANDER
OBSERVATORIO TECNOLOGICO
“ISO9001:2008 MÓDULO 3. DOCUMENTACIÓN DE UNSISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD”
Taller Semana 4. Actividad Grupal
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BOGOTA, SEPTIEMBRE 22 DE 2011
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ÍNDICE
TEMA PÁGINA
INTRODUCCIÓN 2
ACTIVIDAD SEMANA 4
1. Diagrama De Flujo del Procedimiento de Control de Documentos 3
2. Listado Maestro de Documentos - Proceso Misional 4
3. Diagrama de Flujo del Procedimiento de Control de Registros 5
4. Listado Maestro de Registros - Proceso Misional 6
5. Dificultades y Soluciones al Establecer Control Sobre
los Registros y Sobre los Documentos del Sistema 6
6. Tres Ejemplos de Formatos de Registros Requeridos
por la Norma ISO 9001:2008:
5.6.1 Revisión por la dirección 7
8.2.2 Resultados de la auditoria interna 9
8.5.3 Resultados de la acción preventiva 10
7. Conclusiones del Desarrollo de la Actividad 11
BIBLIOGRAFÍA 11
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INTRODUCCIÓN
Dentro del aprendizaje de cómo implementar un Sistema de Gestión de la
Calidad (SGC), una de las etapas más importantes corresponde a lo
referente a la documentación, pues aquí es donde se muestra y demuestra
qué, quién, cómo, cuándo, por qué una empresa hace lo que hace, ello a
través de documentos y registros que son la prueba y el testimonio del
funcionamiento de una organización y de cómo ésta ha ido asumiendo y
orientando sus procesos dentro del enfoque que brinda un SGC.
La siguiente actividad es un ejercicio que busca mostrar la dinámica de la
implementación de registros, la cual puede parecer un tanto engorrosa al
principio pero se advierte en esto una sistematización, un orden que a fin
de cuentas, lo que busca es entregar a la empresa las técnicas y
herramientas para alcanzar mejores niveles de gestión de sus procesos y no
necesariamente implantando nuevos, sino que a partir de los que ya cuenta
la empresa y justamente para dar cuenta de ellos y de su eficacia y
efectividad para el logro de los objetivos de la institución
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ACTIVIDAD SEMANA 4 1
Con base en la documentación presentada durante el desarrollo del cursoDocumentación de un Sistema de Gestión de Calidad:
1. Elaborar el diagrama de flujo del Procedimiento de Control dedocumentos que aplica o aplacaría en su empresa. (la empresa puedeser una de un estudiante)
DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DOCUMENTOS
1 Autor Actividad: Rosa Elvia Quintero Guasca – Tutora Virtual Regional Santander
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2. Escojan un proceso misional, diligencie el siguiente formato: Listado
maestro de documentos, con los documentos del Proceso que
escogió.
Código Nombre del Documento Responsable VersiónFecha de
Aprobación
IMP.001.FLDGESTIÓN DE INSUMOS Y
MATERIAS PRIMAS
GERENTE
ADMINISTRATIVO
1.0 12-04-2011
PAN.001.FLD
ELABORACIÓN DE
PRODUCTOS DE
PANADERÍA
JEFE PANADERÍA 1.0 12-04-2011
PAS.001.FLD
ELABORACIÓN DE
PRODUCTOS DE
PANADERÍA
JEFE PASTELERÍA 1.0 12-04-2011
CAF.001.FLD
GESTIÓN DE SERVICIO DE
CAFETERIA
DIRECTOR
OPERATIVO 1.0 12-04-2011
COM.001.FL
DGESTIÓN DE VENTAS
GERENTE
COMERCIAL1.0 12-04-2011
3. Elaborar el diagrama de flujo del Procedimiento de Control de Registros
que aplica o aplacaría en su empresa. (La empresa puede ser una de un
estudiante)
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4. Diligencien el siguiente formato: Listado maestro de Registros, con losdocumentos del proceso que seleccionaron:
CódigoNombre delDocumento
Responsable Ubicación AccesoTiempo
deRetención
DisposiciónFinal
IMP.001.FRMListado deproveedoresaprobados
GERENTEADMINISTRATIVO
GERENCIAADMINISTRATIVA
ESCRITO
DIGITAL2 AÑOS
ALMACENAR COPIADIGITAL ENCD/DESTRUCCIÓN DEARCHIVO FÍSICO
PAN.001.FRM
Listadomaestro dedocumentos
internosPanadería
JEFE PANADERÍA
DIRECCIÓNOPERATIVA
LOCAL
ESCRITODIGITAL
RED
2 AÑOS
ALMACENAR COPIADIGITAL ENCD/DESTRUCCIÓN DE
ARCHIVO FÍSICO
PAN.001.FRM
Listadomaestro dedocumentosinternosPastelería
JEFE PASTELERÍA
DIRECCIÓNOPERATIVA
LOCAL
ESCRITODIGITALRED
2 AÑOS
ALMACENAR COPIADIGITAL ENCD/DESTRUCCIÓN DEARCHIVO FÍSICO
CAF.001.FRM
Listadomaestro dedocumentosde gestiónde cafetería
- DIRECTOROPERATIVO- GERENTEADMINISTRATIVO
- DIRECCIÓNOPERATIVA- GERENCIAADMINISTRATIVA
ESCRITODIGITALRED
2 AÑOS
ALMACENAR COPIADIGITAL ENCD/DESTRUCCIÓN DEARCHIVO FÍSICO
COM.001.FRM
Estrategiasdemercadeo yopciones denegocios
- GERENTEADMINISTRATIVO- GERENTE
COMERCIAL- DIRECTOROPERATIVO
-GERENCIAADMINISTRATIVA-GERENCIA
COMERCIAL-DIRECCIÓNOPERATIVA
ESCRITODIGITALRED
2 AÑOS
ALMACENAR COPIADIGITAL EN
CD/DESTRUCCIÓN DEARCHIVO FÍSICO
5. Comenten por lo menos dos dificultades que surgen al momento de establecercontrol sobre los registros y sobre los documentos del sistema y propongan por lomenos una solución a cada dificultad.
Tamaño de la empresa:
• Dificultad: Cuando las empresas son pequeñas no siempre se cuenta con unresponsable de calidad que haga el trabajo de actualizar documentos o
controlar registros, y ello trae como riesgo el seguir usando archivosobsoletos y al final, emplear más papeles de los que se quisiera y necesita.
• Solución: Distribuir las funciones, dejando en claro a los responsables dellevarlas a cabo y las fechas de ejecución.
Conocimiento de la norma:
• Dificultad: El desconocimiento de la norma también puede ser un problema ala hora de realizar control sobre los registros y documentos de formaadecuada y sin incurrir en exageraciones que terminen complicando eltrabajo.
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• Solución: Hacer capacitaciones y seleccionar adecuadamente a los líderes yresponsables.
6. De los Registros Requeridos Norma ISO 9001:2008, seleccione TRES desu preferencia y elabore un formato de registro para cada uno.
5.6.1 Revisión por la dirección
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8.2.2 Resultados de la auditoria interna
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7. Genere por lo menos tres conclusiones como resultado del desarrollo deesta actividad.
1. El sistema de documentación que se implemente en una organizacióndebe permitir una comunicación sencilla y fluida, en un lenguaje fácilde entender en todos los niveles de la empresa, trasmitiendo unainformación válida, oportuna y confiable, con el fin que todos losempleados en tanto colaboradores participen de ella y puedan
generar un compromiso efectivo en el desarrollo de los procesos.
2. La dirección tiene la responsabilidad de motivar a los colaboradoresde manera que se sientan identificados con las políticas de laempresa y fomentar su participación en forma activa en todas lasetapas del proceso, con lo cual se generará un sentido depertenencia y responsabilidad de los trabajadores que facilitarálograr los objetivos propuestos por la organización para el diseño,implantación, seguimiento y mejoramiento del sistema de gestión decalidad adoptado por la institución.
3. La base para la divulgación y crecimiento del sistema de gestión decalidad implementado por la empresa lo encontramos en el sistemade documentación adoptado por ésta, el cual debe contar condocumentos y registros que permitan realizar las actividades deseguimiento y control efectivos para formular y desarrollar lasestrategias y planes de mejoramiento que se requieran, para así lograr que la empresa esté inmersa en un proceso de mejora ycrecimiento continuo, como base de su desarrollo organizacional ysocial.
BIBLIOGRAFÍA
Material de estudio, Curso ISO 9001:2008: Documentación de un Sistemade Gestión de la Calidad – Código 257550. SENA Virtual, 2011.
Retroalimentación:
Felicitaciones!!!! Excelente trabajo!!!! Se evidencia manejo del tema.
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