Download - Tan Dan JSC - TDOfficetdoffice.vn/wp-content/uploads/2018/03/Van-thuS.pdfĐộ mật, Độ khẩn: Phân loại văn bản theo từng mức độ, và để phân biệt với các

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

HỆ THỐNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ

ĐIỀU HÀNH - TDOFFICE

(Tài liệu dành cho Văn thư)

Tan Dan JSC

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành - TDOffice

Trang 2 /17

MỤC LỤC

I. ĐĂNG NHẬP CHƯƠNG TRÌNH ......................................................................................... 3

1. Địa chỉ truy cập .................................................................................................................. 3

2. Các phần chính của màn hình làm việc ............................................................................. 3

II. QUẢN TRỊ DANH MỤC ..................................................................................................... 4

1. Giới thiệu chung ................................................................................................................ 5

2. Các danh mục cần lưu ý ..................................................................................................... 6

2.1. Sổ văn bản................................................................................................................... 6

2.2. Danh mục Loại văn bản .............................................................................................. 8

2.3. Danh sách cơ quan ngoài ............................................................................................ 8

III. VĂN BẢN ĐẾN ................................................................................................................ 10

1. Chức năng chung ............................................................................................................. 10

1.1. In sổ .......................................................................................................................... 10

1.2. Tra cứu ...................................................................................................................... 10

2. Chức năng dành cho văn thư cơ quan .............................................................................. 11

2.1. Nhập mới văn bản ..................................................................................................... 11

3. Chức năng dành cho văn thư phòng ban/đơn vị .............................................................. 12

3.1. Vào sổ các văn bản do văn thư cơ quan chuyển xuống ............................................ 12

3.2. Nhập mới văn bản ..................................................................................................... 13

IV. VĂN BẢN ĐI .................................................................................................................... 14

1. Nhập mới văn bản ............................................................................................................ 14

2. In sổ ................................................................................................................................. 16

3. Tra cứu ............................................................................................................................. 17

3.1. Tra cứu theo các tiêu thức ........................................................................................ 17

Tan Dan JSC


Trang 3 /17

I. ĐĂNG NHẬP CHƯƠNG TRÌNH

1. Địa chỉ truy cập

Để sử dụng chương trình, dùng trình duyệt Internet Explorer truy cập vào địa chỉ:

http://longbien.gov.vn:9000

Giao diện đăng nhập chương trình hiển thị:

Tại hộp thoại Đăng nhập người sử dụng đăng nhập theo Tên đăng nhập và mật khẩu đã

được cấp.

Tuỳ vào từng đối tượng truy nhập, chương trình sẽ ẩn hiện một số chức năng theo nhóm

và theo một số quyền do người quản trị cấp.

Sử dụng font UNICODE làm việc với chương trình.

2. Các phần chính của màn hình làm việc

Dưới đây là các phần chính của màn hình làm việc:

Tan Dan JSC

http://longbien.gov.vn/


Trang 4 /17

II. QUẢN TRỊ DANH MỤC

Chọn chức năng Quản trị

Tan Dan JSC


Trang 5 /17

Giao diện Quản trị danh mục hiển thị:

1. Giới thiệu chung

Với vai trò của Văn thư thì chỉ có thể thay đổi thông tin trong phần “Quản trị Danh

mục”. Văn thư có thể tổ chức các danh mục sao cho thuận tiện cho quá trình nhập văn bản.

Sau đây là một số danh mục chính:

Tan Dan JSC


Trang 6 /17

➢ Sổ văn bản: Liệt kê các loại sổ văn bản (của cả văn bản đi và đến).

➢ Loại văn bản: Quản lý tên đầy đủ và tên tắt của các loại văn bản được quản lý

trong phạm vi chương trình, phục vụ cho việc nhập dữ liệu nhanh và chính xác.

Đồng thời quản lý hạn xử lý của từng loại văn bản (nếu có).

➢ Lĩnh vực văn bản: Quản lý tên đầy đủ và tên viết tắt của các loại lĩnh vực được

quản lý trong phạm vi chương trình, các vấn đề này là các lĩnh vực mà nội dung

của văn bản đề cập tới.

➢ Độ mật, Độ khẩn: Phân loại văn bản theo từng mức độ, và để phân biệt với các

loại văn bản thông thường, văn bản quy phạm pháp luật hay văn bản hành chính.

Các loại văn bản này phải được lưu trữ và bảo quản riêng theo quy định.

➢ Danh sách cấp cơ quan: Danh sách các cấp cơ quan để phân cấp các tổ chức,

cơ quan ngoài theo cấp cụ thể thuận lợi cho việc nhập dữ liệu và sàng lọc các tổ

chức, cơ quan.

➢ Danh sách cơ quan ngoài: Liệt kê danh sách các cơ quan, đơn vị ngoài theo

cấp, mỗi cơ quan hiển thị thông tin chi tiết và địa chỉ nhận văn bản trên mạng.

➢ Danh sách chức vụ: Liệt kê các chức vụ của cán bộ trong cơ quan.

➢ Danh sách ngày lễ tết trong năm: Khai báo các ngày lễ tết được nghỉ theo quy

định nhà nước, nhằm phục vụ cho việc tính hạn xử lý của văn bản, (nếu trong

thời gian xử lý văn bản có ngày lễ thì hạn xử lý sẽ tự động bỏ qua ngày đó và

cộng thêm hạn xử lý vào ngày tiếp theo).

2. Các danh mục cần lưu ý

Trong phần QUẢN TRỊ DANH MỤC (ở bên trái cửa sổ chương trình) chọn một loại

danh mục cần nhập hoặc chỉnh sửa thông tin, khi đó trong vùng làm việc sẽ hiện danh sách

các thông tin đã có. Chọn nút “Thêm” để nhập thông tin mới. Nếu muốn chỉnh sửa hoặc xoá

một thông tin đã có, nháy chuột vào một thành phần trong danh sách để chuyển tới vùng làm

việc khác cho phép chỉnh sửa hoặc xoá.

Các ví dụ dưới đây hướng dẫn cách nhập mới, chỉnh sửa, xoá thông tin cho Danh mục.

2.1. Sổ văn bản

Tuỳ thuộc vào mỗi cơ quan, đơn vị, Văn thư có thể tự quản lý các sổ văn bản trong trong

đơn vị mình.

Tan Dan JSC


Trang 7 /17

Phần nhập thông tin Sổ văn bản:

– Tên viết tắt: Là tên viết tắt của Sổ văn bản, khi văn thư vào sổ văn bản, chỉ việc nhập

tên tắt này để hiển thị tên đầy đủ thay vì phải đánh tên đầy đủ, giúp văn thư nhập dữ

liệu nhanh hơn.

– Tên đầy đủ: Tên viết đầy đủ của Sổ văn bản

– Loại sổ: Sổ văn bản đó thuộc loại Sổ đến hay sổ đi.

– Đơn vị: Là đơn vị nào quản lý Sổ văn bản này.

– Đánh số từ: Khi nhập văn bản, số này sẽ là số đầu tiên theo Sổ văn bản đó.

Tan Dan JSC


Trang 8 /17

2.2. Danh mục Loại văn bản

Giao diện nhập thông tin Loại văn bản

– Viết tắt: Là tên viết tắt của Loại văn bản, khi nhập loại văn bản, văn thư chỉ việc nhập

tên tắt này để hiển thị tên đầy đủ thay vì phải đánh tên đầy đủ, giúp văn thư nhập dữ

liệu nhanh hơn.

– Tên loại văn bản: Tên viết đầy đủ của Loại văn bản

– Hạn xử lý (ngày): Hạn xử lý của mỗi loại văn bản. Khi văn thư nhập văn bản, chọn

Loại văn bản thì hạn trả lời sẽ được tự động cập nhật vào văn bản. Đồng thời tự động

trừ đi thứ 7, chủ nhật và các ngày lễ tết (nếu có)

2.3. Danh sách cơ quan ngoài

Chức năng này cho phép xem, cập nhập hoặc sửa danh mục các cơ quan có liên quan.

Tan Dan JSC


Trang 9 /17

Nháy chuột vào nút "Thêm":

➢ Tên nhóm: Lựa chọn cấp cơ quan tương ứng cho cơ quan ngoài (cấp cơ quan đã được

khai báo trước)

Ví dụ: “Sở GDDT” thuộc cấp cơ quan : Sở, Ban, Ngành.

➢ Viết tắt: Là tên viết tắt của cơ quan, khi nhập Cơ quan phát hành văn bản đến, văn thư

chỉ việc nhập tên tắt này để hiển thị tên đầy đủ thay vì phải đánh tên đầy đủ, giúp văn

thư nhập dữ liệu nhanh hơn.

➢ Tên cơ quan: Tên viết đầy đủ của Cơ quan ngoài.

➢ Người ký, chức vụ, Email: Các thông tin liên lạc của đơn vị.

Tan Dan JSC


Trang 10 /17

III. VĂN BẢN ĐẾN

“Quản lý Văn bản đến” được thiết kế để quản lý các văn bản đến của cơ quan; đơn vị.

Tổ chức lưu trữ văn bản nhận được một cách có hệ thống, dễ tìm kiếm để xử lý; Trợ giúp

việc nhập văn bản và hỗ trợ việc phân xử lý các văn bản theo thẩm quyền giải quyết; Giúp

Lãnh đạo có thể kiểm soát, kiểm tra, theo dõi quá trình luân chuyển và tiến độ xử lý văn bản;

Các đơn vị nội bộ, phòng ban và từng người sử dụng có thể theo dõi được công việc cụ thể

của mình.

1. Chức năng chung

1.1. In sổ

Bước 1: Chọn Báo cáo và in sổ/Sổ chuẩn của văn thư

Bước 2: Chọn các tiêu chí in sổ như sổ văn bản, số/ký hiệu, Ngày nhận, Lĩnh vực…

Bước 3: Nhấn nút In báo cáo để liệt kê danh sách văn bản thỏa mãn tiêu chí in sổ.

1.2. Tra cứu

1.2.1. Tra cứu theo tiêu thức

Nhập các tiêu chí cần tra cứu và nhấn nút Tra cứu

Tan Dan JSC


Trang 11 /17

1.2.2. Tra cứu toàn văn

Cho phép tra cứu theo từ khóa

2. Chức năng dành cho văn thư cơ quan

2.1. Nhập mới văn bản

Bước 1: Chọn Văn bản đến/ Vào sổ văn bản/ Thêm mới

Tan Dan JSC


Trang 12 /17

Bước 2: Nhập các thông tin của văn bản. Với những thông tin có dấu (*) đỏ là những

thông tin bắt buộc nhập. Nếu bỏ qua không nhập, chương trình hiển thị thông báo và không

cho phép lưu văn bản.

Bước 3: Đính kèm tệp văn bản đã soạn và lưu trên máy bằng cách chỏ chuột vào Browse

và chọn văn bản.

Bước 4: Chọn nút Lưu lại để lưu thông tin và đóng giao diện nhập thông tin văn bản. Văn

bản mặc định sẽ được chuyển cho Chánh văn phòng tham mưu xử lý.

3. Chức năng dành cho văn thư phòng ban/đơn vị

3.1. Vào sổ các văn bản do văn thư cơ quan chuyển xuống

Bước 1: Đăng nhập, chọn Văn bản đến\Văn bản chờ vào sổ

Tan Dan JSC


Trang 13 /17

Bước 2: Tích chọn văn bản và bấm nút Vào sổ.

3.2. Nhập mới văn bản

Bước 1: Đăng nhập, chọn Văn bản đến\Vào sổ văn bản\ Thêm mới

Bước 2: Nhập các thông tin về văn bản

Tan Dan JSC


Trang 14 /17

Bước 3: Chọn lãnh đạo cơ quan để chuyển văn bản. Nhấn Lưu lại để hoàn tất.

IV. VĂN BẢN ĐI

“Quản lý văn bản đi” được xây dựng nhằm quản lý các văn bản đi của đơn vị, tổ chức.

Cơ sở dữ liệu văn bản cho phép lưu trữ và sắp xếp văn bản đi một cách có hệ thống, phục vụ

cho việc tìm kiếm cập nhật văn bản dễ dàng, quản lý thống nhất. Văn bản đi là phần chức

năng cho phép người dùng lưu trữ, tạo lập và gửi văn bản qua mạng đến các đơn vị nội bộ và

các cơ quan ngoài. Ngoài ra mỗi người dùng đều có thể theo dõi được công việc cụ thể của

mình dựa trên những văn bản do mình soạn thảo, ký hay theo dõi hồi báo

1. Nhập mới văn bản

Bước 1: Chọn Văn bản đi/ Vào sổ văn bản phát hành/Thêm mới

Tan Dan JSC


Trang 15 /17

Bước 2: Nhập các thông tin của văn bản. Với những thông tin có dấu (*) đỏ là những

thông tin bắt buộc nhập. Nếu bỏ qua không nhập, chương trình hiển thị thông báo và không

cho phép lưu văn bản.

Bước 3: Đính kèm tệp văn bản đã soạn và lưu trên máy bằng cách chỏ chuột vào Browse

và chọn văn bản.

Bước 4: Chọn nút Lưu lại để lưu thông tin và đóng giao diện nhập thông tin văn bản.

Hoặc nhấn nút Lưu lại & Thêm mới để lưu và mở giao diện nhập mới văn bản.

2. Vào sổ văn bản dự thảo đã được duyệt

Bước 1: Đăng nhập, chọn Văn bản đi\ Văn bản chờ phát hành

Tan Dan JSC


Trang 16 /17

Bước 2: Mở chi tiết văn bản và tiến hành vào sổ

Bước 3: Nhập các thông tin gửi văn bản đi và nhấn Lưu lại

3. In sổ

Bước 1: Chọn Báo cáo, tra cứu/ Báo cáo in sổ phát hành

Tan Dan JSC


Trang 17 /17

Bước 2: Chọn các tiêu chí in sổ như loại văn bản, ngày ký,trích yếu, lĩnh vực, Người ký…

Bước 3: Nhấn nút In báo cáo để liệt kê danh sách văn bản thỏa mãn tiêu chí in sổ.

4. Tra cứu

4.1. Tra cứu theo các tiêu thức

Cho phép tra cứu theo các tiêu chí quản lý văn bản như: Trích yếu, Số/ký hiệu…

Bước 1: Chọn Báo cáo, tra cứu/Tra cứu văn bản phát hành

Bước 2: Chọn các tiêu chí tra cứu như loại văn bản, ngày ký,trích yếu, lĩnh vực, Người

ký…

Bước 3: Nhấn nút Tra cứu để hiển thị danh sách văn bản thỏa mãn các tiêu chí tìm kiếm.

Tan Dan JSC

Download - Tan Dan JSC - TDOfficetdoffice.vn/wp-content/uploads/2018/03/Van-thuS.pdfĐộ mật, Độ khẩn: Phân loại văn bản theo từng mức độ, và để phân biệt với các

Top Related