Download - Tata Laksana
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan
petunjuk-NYA sehingga makalah Tata Laksana Pendidikan ini dapat terselesaikan dengan
baik dan tepat waktu.
Makalah Tata Laksana Pendidikan ini secara keseluruhan berisi tentang
penjelasan mengenai manajemen pendidikan, khususnya dalam bidang tata laksana atau
administrasi. Dalam makalah ini dibahas mulai dari pengertian tata laksana/ administrasi,
kegiatan dalam urusan ketatausahaan, kegiatan ketatausahaan lain.
Dalam pembuatan makalah ini tentunya tidak terlepas dari pihak-pihak yang
telah membantu. Oleh karena itu kami mengucapkan terima kasih kepada segenap pihak
yang telah membantu dan mendukung, sehingga makalah ini dapat terselesaikan dengan
baik.
Kami berharap makalah ini dapat bermanfaat bagi mahasiswa Universitas Negeri
Yogyakarta, khususnya mahasiswa Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia. Kami menyadari
bahwa makalah ini masih memerlukan perbaikan. Karenanya kami berharap masukan-
masukan yang bermanfaat dan membangun.
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Sebagaimana telah kita ketahui, bahwasanya manajemen pendidikan
sangat dibutuhkan dalam mengatur administrasi pendidikan. Masih banyak orang
yang belum memahami tentang manajemen pendidikan.
Dalam kurikulum jurusan Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia Fakultas
Bahasa dan Seni Universitas Negeri Yogyakarta, dengan jelas tercantum bahwa
manajemen pendidikan merupakan salah satu mata kuliah umum. Oleh karena itu
hal-hal mengenai tata laksana pendidikan harus diketahui oleh mahasiswa terutama
mahasiswa jurusan Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia yang sedang menampu
mata kuliah manajemen pendidikan sebagai mata kuliah umum. Atas dasar itulah
makalah ini disusun.
B. Tujuan
Tujuan makalah ini disusun untuk menjelaskan mengenai tata laksana atau
administrasi pendidikan di sekolah yang meliputi kegiatan ketatausahaan dalam
berbagai bidang, surat menyurat dan lain sebagainya.
Adapun tujuan lain adalah untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen
Pendidikan dan juga agar dapat dijadikan sebagai referensi yang baik untuk para
pembaca.
C. Manfaat
Semoga dengan dibuatnya makalah ini pembaca dapat memahami
mengenai tata laksana/ administrasi pendidikan di sekolah yang meliputi kegiatan
ketatausahaan dalam berbagai bidang pendidikan.
D. Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud dengan Tata Laksana/ Administrasi Pendidikan?
2. Apa fungsi tata usaha/ administrasi pendidikan?
3. Apa saja jenis-jenis kegiatan dalam urusan ketatausahaan?
4. Apa saja bidang ketatausahaan yang lain?
E. Metode
Metode yang digunakan dalam pembuatan makalah ini adalah metode
kepustakaan. Beberapa diantaranya ialah dari buku wajib, buku teks dan media
internet.
BAB II
PEMBAHASAN
A. PENGERTIAN
Tata laksana pendidikan sering disebut dengan istilah administrasi tata
usaha, yaitu segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari
menghimpun (menerima), mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan
menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Dengan
demikian pengertian ini maka tata laksana atau tata usaha bukan hanya meliputi
surat-surat saja tetapi semua bahan keterangan atau informasi yang berwujud
warkat.
Menurut William Leffingwe dan Edwin Robinson yang telah
diterjemahkan oleh The Liang Gie (2000:60) pekerjaan kantor atau tata laksana ini
pekerjaannya menyangkut segala usaha perbuatan menyangkut warkat, pemakaian
warkat-warkat dan pemeliharaanya guna dipakai untuk mencari keterangan di
kemudian hari. Warkat-warkat ini mungkin merupakan sejarah dari pelaksanaan
urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar-daftar
perhitungan surat menyurat, surat-surat perjanjian, surat-surat pesanan, daftar
harta benda, rencana-rencana, laporan-laporan dan semua jenis nota-nota yang
tertulis atau tercetak.
Beberapa keterangan yang perlu dipahami dalam bidang Tata Laksana
Pendidikan :
1. Keterangan adalaha pengetahuan tentang sesuatu hal atau peristiwa yang
diperoleh melalui pembacaan dan pengamatan.
2. Warkat adalah catatan tertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal untuk
keperluan pengingatan agar apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat disiapkan.
3. Satuan kerja tata usaha yaitu sekelompok petugas yang terdiri dari seorang atau
lebih petugas yang telah mendapatkan tugas tertentu di bidang ketatausahaan.
Kelompok tugas yang demikian ada yang terorganisasi dalam satu unit atau
satuan kerja atau tidak.
4. Margin adalah garis tepi tegak.
5. Kartu kendali adalah suatu alat yang berfungsi untuk menelusuri dan
mengendalikan proses pengelolaan surat-surat.
6. Penerima adalah seseorang atau lebih petugas yang merupakan satu unsur
kegiatan ketatausahaan mengenai penerimaan surat-surat.
7. Arsip atau berkas adalah lembaran-lembaran warkat yang disimpan karena
mempunyai nilai kegunaan sejarah, hukum, dan pertanggungjawaban
organisasi.
8. Kait atau baris adalah jarak dari alinea atau kalimat di atas dengan alinea atau
kalimat di bawahnya.
Pekerjaan tata usaha meliputi rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat,
mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang
diperlukan dalam setiap usaha kerjasama.
Menurut The Liang Gie (2000:50)
a. Menghimpun yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala
keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga
siap dipergunakan bila mana diperlukan.
b. Mencatat yaitu meliputi kegiatan membubuhkan dengan berbagai alat tulis-
menulis mengenai keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga
terwujudlah tulisan-tulisan yang dapat dibaca, dikirim atau disimpan.
c. Mengolah yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-
keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna
atau lebih jelas untuk dipakai.
d. Menggandakan yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat
sebanyak jumlah yang diperlukan.
e. Mengirim yaitu kegiatan menyampaikna dengan berbagai cara dan alat dari
pihak pertama ke pihak lain.
f. Menyimpan yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat
tertentu yang aman.
B. FUNGSI TATA USAHA/ ADMINISTRASI PENDIDIKAN
Fungsi dari tata usaha/ administrasi adalah mengadakan pencatatan tentang
segala sesuatu yang terjadi didalam suatu organisasi untuk dipergunakan sebagai
data pimpinan.
Berdasarkan fungsi tersebut,dapat disimpulkan bahwa tata usaha yaitu
segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengadakan, menggandakan,
mengirim dan menyimpan berbagai keterangan untuk bahan organisasi.
Kegiatan tata usaha secara luas disebut office administration/ administrasi
perkantoran. Kegiatannya tidak hanya sekedar tulis menulis di atas meja,tetapi juga
menyangkut aspek penyediaan dan pengaturan tempat kerja yang menyenangkan.
Tata usaha memikirkan bagaimana pelayanan terhadap terselenggaranya
administrasi.
C. JENIS-JENIS KEGIATAN DALAM URUSAN KETATAUSAHAAN
Bagian ketatausahaan sekolah dimaksudkan untuk dapat mempermudah
proses penyelenggaraan di sekolah. Secara terperinci kegiatan yang dibantu
kemudahannya adalah:
a. Kegiatan yang menyangkut menajemen kurikulum
Manajemen kuriklum adalah segala proses penyelenggaraan yang
bertujuan memperlancar pelaksanaan proses belajar mengajar agar efektif dan
efisien. Dalam bidang ini bagian tata usaha bertugas dalam pengerjaan
penulisan ke papan tulis.
b. Kegiatan tata usaha yang menyangkut menajemen siswa
Pekerjaan tata usaha menunang manajemen siswa banyak
berhubungan dengan hak dan kewajibannya sebagai pegawai negeri
sipil antara lain :
1. Mendaftar calon siswa (mulai dari pengadaan formulir)
2. Mengisi buku induk dan buku lapor
3. Mengurus dan mengatur warkat-warkat jika ada pemindahan
siswa
4. Mengisi daftar presensi sampai menghitung prosentasenya
5. Mengatur ruang kelas, ruang laboratorium dan ruang kegiatan yang
lain
6. Membuat laporan dan statistik mengenai keadaan siswa setiap
bulan dan setiap tahun.
c. Kegiatan tata usaha yang menyangkut manajemen personil
1. Melaksanakan pengetikan dan pengaturan warkat untuk pengangkatan
sebagai pegawai negeri, mengatur permintaan tanda tangan dari kepala
sekolah dan mengirimkannya.
2. Membantu memperbanyak salinan surat-surat keputusan serta lampiran-
lampiran yang dibutuhkan utnuk pengurusan kenaikan pangkat, pengunaan
hak cuti atau pensiun.
3. Menyiapkan, menyimpan dan mengisi kartu pegawai
4. Menyiapkan blangko-blangko presensi pegawai
5. Membantu kepala sekolah dalam membuat laporan statistik keadaan
pegawai edukatif dan administratif
6. Mengerjakan tugas-tugas lain, baik bersifat rutin maupun insidensal
Pemutusan hubungan kerja
Dalam hal ini meliputi : pemberhentian seorang pegawai yang
mengakibatkan yang bersangkutan kehilangan ststusnya sebagai seorang
pegawai. Seorang PNS di berhentikan dengan alasan sbb :
1. Pemberhentian atas permintaan sendiri
2. Pemberhentian karena mencapai batas usia maksimum
3. Pemberhentian karena adanya penyederhanaan organisasi
4. Pemberhentian karena melakukan pelanggaran
5. Pemberhentian karena tidak cakap jasmani dan rohani
6. Pemberhentian karena meninggalkan tugas
7. Pemberhentian karena meninggal dunia
8. Pemberhentian karena sebab – sebab lain
d. Kegiatan mengenai penataan inventaris sekolah
Pekerjaan inventaris sebenarnya menyangkut bagian manajemane saran, yaitu
mencatat keluar masuknya barang, pemeliharaan dan penyimpanannya.
Pekerjaan ketatausahaan yang menyangkut penataan inventaris meliputi :
1. Pencatatan masuknya barang-barang, memberi label dan nomor inventaris.
Mengklasifikasikan.
2. Pencatatan keluarnya barang-barang, misalnya digunakan, dipinjam,
dihibahkan (diberikan kepada lembaga lain atau perseorangan),
disingkirkan.
Admistrasi sarana merupakan segenap proses penataan yang bersangkut paut
dengan pengadaan, pendayagunaan dan pengelolaan sarana pendidikan agar
mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien.
Klasifikasi fasilitas sekolah menurut kurikulum SMU 1994 ( Depdikbud .1994:44 )
terdiri atas :
a. Barang yang tidak bergerak, misalnya tanah dan bangunan
b. Barang yang bergerak, baik yang habis pakai maupun yang tidak habis pakai
misalnya : perbotan, alat kantor, buku – buku, dan alat peraga pendidikan.
Ruang lingkup administrasi sarana prasarana pendidikan
Administrasi sarana prasarana pendidikan mencangkup kegiatan,
Perencanaan ( kebutuhan dan biaya ) dan pengadaan
Penyimpanan dan penyaluran
Pendayagunaan
Pemeliharaan
Inventasris dan penghapusan
e. Kegiatan mengenai pekerjaan surat-menyurat
Dalam setiap bidang tata usaha, khususnya yang berhubungan
dengan lembaga formal sebagai organisasi kerja tidak dapat melepaskan diri
dari keharusan berkomunikasi denagn pihak luar. Kerap kali hal ini dilakukan
dalam bentuk tertulis melalui surat. Kegiatan korespondensi adalah kegiatan
surat menyurat yang menyangkut urusan organisasi ,lembaga, institusi, institusi
dan lain-lain.
Kegiatan yang dikerjakan dalam penataan surat-menyurat
dipisahkan menjadi : pengurusan surat menyuran masuk, pengurusan
penyimpanan surat (kearsipan) dan pengurusan surat-surat keluar.
1. Pengurusan surat-surat masuk
Surat masuk ialah surat yang diterima oleh lembaga/kantor dari lembaga lain,juga dari orng-orang disekitarnya.
a) Mencatat nomor dan tanggal surat dalam buku agenda surat masuk
yang kolomnya terdiri dari : (tanggal diterimanya surat, nomor urut,
kode, alamat surat, nomor surat, pokok surat/keterangan).
b) Menyerahkan surat kepada alamat.
c) Surat dibaca oleh alamat yang dituju dan diberi disposisi
d) Surat dikembalikan kepada tata usaha untuk dibuatkan balasan (jika
memang dikehendaki demikian)
e) Tata usaha melaksanakan disposisi.
f) Tata usaha menyerahkan kembali surat tersebut kepada bagian
yang mengurus surat keluar.
g) Pengarsipan surat tersebut.
2. Pengurusan surat keluar (ekspedisi)
Surat keluar ialah surat yang dkirimkan kepada seseorang/
lembaga/ kantor lainnya.
Pengurusan suran keluar dilakukan dengan urutan :
a) Surat yang sudah diketik diserahkan kepada kepala sekolah untuk
disetujuii dan dimintai tanda tangan.
b) Membubuhkan cap di sebelah kiri tanda tangan pimpinan.
c) Memasukkan surat yang akan dikirim ke dalam sampul dan
mengarsipkan surat tembusannya menurut cara pengarsipan
d) Mencatat sarat ke dalam akan dikirim ke dalamm buku ekspadisi.
e) Mengirimkan surat tersebut ke alamat
3. Pengaturan penyimpanan surat (pengarsipan)
Surat-surat yang sudah selesai di proses lalu diarsipkan. Kegiatan
kearsipan adalah menyimapan dan memelihara arsip tersebut dalam filing
cabinet atau almari arsip agar tetap utuh dan mudah di cari kembali apabila
diperlukan. Penanganan arsip yang baik menjadi satu pertanda bahwa
kantor lembaga itu pengelolaan usahanya baik. Arsip adalah suatu barang-
barang yang berharga yang mengandung nilai kegunaan sejarah. Apabila
pengarsipan dilakukan dengan baik, maka warkat yang sudah lama disimpan
pun akan mudah diketemukan kembali.
Cara-cara yang digunakan sebagai pedoman dalam penyimpanan arsip
dilakukan :
a) Menurut tanggal masuknya surat
b) Menurut pokok/surat
c) Menurut daerah asal surat
d) Menurut abjad nama pengirim surat
untuk lebih mudahnya, biasanya warkat arsip tersebut dimasukkan ke
dalam odner. Agar bahan-bahan yang terbuat dari kertas ini tidak lekas
rusak dimakan ngengat, maka sebiknya diberi kapur barus.
SURAT DAN KEPENGURUSANNYA
1. Jenis-jenis surat
Beberapa jenis surat yang sering beredar di dalam maupun antar
instansi adalah : surat dinas, nota dinas, memorandum (memo), surat
pengantar, surat kawat, surat edaran, surat keputusan, instruksi, surat tugas
dan pengumuman.
a. Surat Dinas
Beberapa hal yang perlu diketahui sehubungan dengan surat dinas adalah
sebagai berikut :
1) Klasifikasi surat dilakukan menurut sifat dan derajat.
Menurut sifatnya surat dinas dapat dibedakan atas :
a) Surat Rahasia: yaitu sangat rahasia dan rahasia:
Sangat Rahasia dipakai untuk dokumen, naskah dan surat yang
berhbungan denagn keamanan negara, yang apabila disiarkan
secara tidak sah dan jatuh ke tangan yang tidak berhak, dapat
membahayakan keamanan negara.
Rahasia dipakai untuk dokumen, naskan atau surat yang disiarkan
secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, dapat
merugikan kepentingan, martabat pejabat atau lembaga yang
bersangkutan.
b) Surat Penting ialah surat yang isinya mengandung kepentingan
mengikat, memerlukan tindak lanjut dan mengandung informasi
yang diperlukan dalam waktu lama.
c) Surat biasa ialah surat yang informasinya tidak penting, tidak
memerlukan tindak lanjut.
Menurut derajat atau tingkat kesepakatan penyelesaian atau
penyampaian surat dinas, maka surat dinas terdiri dari dua tingkat
yaitu :sangat segera dan segera.
a) Sangat segera atau kilat berarti surat tersebut harus secepat itu di
sampaikan atau di kirim kepada pejabat yang bersangkutan.
b) Segera berarti bahwa surat itu harus dikirim pada waktu itu pula
kepada pejabat yang bersangkutan.
2) Susunan surat
Susunan surat dinas terdiri dari tiga bagian :
a. Kepala surat terdiri dari : (a) nama instansi, (b) lambang instansi, (c)
tanggal, bulan, tahun, (d) nomor surat, (e) sifat surat, (f) lampiran,
(g) hal, (h) alamat.
b. Isi surat terdiri dari : (a) pendahuluan, (b) isi pokok atau inti surat,
(c) penutup.
c. Kaki surat bagian terakhir dari surat terdiri dari :
1) Nama jabatan pejabat penanda tanganan dan tanda tangannya.
2) Nama terang penanda tangan dan di bawahnya tertulis NIP-nya.
3) Cap dinas
4) Tembusan, dibatasi hanya kepada pejabat atau instansi ang
benar-benar memerlukan dalam rangka penyelesaian masalah
yang tercantum dalam surat tersebut.
3) Penggunaan singkatan “a.n.” dan “u.b.”
a. a.n. (atas nama) dipergunakan jika berwenang menandatangani
surat telah mengusahakan kepada pejabat setingkat di bawahnya.
Akan tetapi pada dasarnya pertanggungjawabannya tetap di tangan
yang memberi kuasa.
b. u.b. (untuk beliau) dipergunakan jika yang dieri kuasa memberi
kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat di bawahnya dalam masalah-
masalah yang rutin tanggung jawabannya.
4) Pemberian kode surat keluar
Pemberian kode pada nomor sruat disesuaikan dalam masalah yang
terkandung dalam isi surat. Ketentuan yang kin berlakuadalah sebagai
berikut:
Siswa (kode S)
S.1 : penerimaan siswa, S.2: mutasi siswa, S.3 : absensi dan teguran,
S.4 : kegiatan ekstra kurikuler dan sebagainya.
Keuangan (kode U)
U.1 : permintaan /penerimaan uang, U.2 : penggunaan keuangan, U.3:
laporan pertanggungjawaban keuangan dan sebagainya.
Personalia (kode P)
P.1 : pengangkatan pegawai, P.2 : kenaikan pangkat/gaji, P.3 : mutasi
pegawai, P.4: guru tidak tetap dan sebagainya.
Teknis edukatif (kode E)
E.1 : instruksi dan pengaturan mengenai penyelenggaraan sekolah, E.2:
evaluasi belajar tahap akhir, E.3 : evaluasi belajar semesteran, E.4 :
jadwal pelajaran dan sebagainya.
SPP (kode SP)
SP.1 : penetapan SPP, SP.2 : pemungutan SPP, SP.3 : penyetoran SPP
dan sebagainya.
Sarana (kode SR)
SR.1 : gedung, SR.2 : perabot, SR.3 : mesin kantor, SR.$ : alat tulis
kantor, SR.4 : alat kesenian dan sebagainya.
Lain-lain (kode DP)
Untuk surat-surat yang tidak tercakup dalam S, P, E, SP, SR nomor surat
di beri kode DP.
b. Nota Dinas
Nota dinas merupakan salah satu alat komunikasi kedinasan
antara pejabat atau unit organisasi di lingkungan instansi (sifatnya intern)
untuk meminta penjelasan dan keputusan.
Susunan nota dinas :
a) Kepala nota dinas terdiri dari : nama instansi, kata “NOTA DINAS” nomor, kepada,
dari, hal, tanggal, bulan, tahun.
b) Isi nota dinas: pada dasarnya sama dengan surat dinas tetapi lebih singkat dan
jelas.
c) Kaki nota, terdiri dari : nama jabatan pejabat yang mengirim nota, disusul tanda
tangannya, nama terang dan tembusan.
c. Memorandum (memo)
Memorandum merupakan salah satu alat komunikasi di lingkungan
instansi yang bersifat penyampaiannya tidak resmi (lugas). Isi memorandum
dapat ditulis tangan atau diketik, susunan memo : kepala memo, isi memo,
kaki memo.
d. Surat pengantar
Surat pengantar adalah surat yang di gunakan untuk
mengantarkan sesuatu. Adapun bentuknya dapat berupa surat biasa atau
formulir.
e. Surat kawat
Surat kawat atau telegram, merupakan berita yang disampaikan
atau diterima melalui radio atau telegrafi mengenai sesuatu hal yang perlu
segera mendapat penyelesaian dengan cepat. Formulir surat kawat sudah
disediakan oleh PERUMTEL.
f. Surat edaran
Surat edaran merupakan pemberitahuan tertulis yang ditujukan
kepada pejabat-pejabat tertentu tanpa memuat kebijaksanaan pokok,
melainkan hanya memberikan penjelasan atau penunjuk-penunjuk tentang
cara pelaksanaan sesuatu peraturan atau perintah yang telah ada.
g. Surat undangan
Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang meminta
agar yang bersangkutan datang pada waktu, tempat dan acara yang telah
ditentukan.
h. Surat keputusan
Surat keputusan merupakan suatu produk statuter yang memuat :
- Pembentukan, pengaturan, pengesahan, perubahan status, ataup
pembubaran suatu organisasi, badan, panitia, tim, dan lain-lainnya.
- Pelimpahan atau penyerahan wewenang tertentu kepada seorang
pejabat.
- Penunjukan, pengangkatan dan pemberhentian pejabat/pegawai pada
suatu jabatan atau pangkat, mutasi dan lain-lainnya.
- Penempatan hal-hal bersifat umum atau prinsipil dalam rangka
kebijaksanaan pokok.
Susunan surat keputusan terdiri dari : (a) kepala surat keputusan, (b)
nomor, (c) perihal (tentang keputusan), (d) masa jabatan seorang pejabat
yang berwenang mengeluarkan keputusan, (e) konsideran, (f) diktum, (g)
kaki surat keputusan, (h) distribusi (memuat daftar alamat yang dituju,
biasanya merupakan salinan surat keputusan).
i. Instruksi
Merupakan suatu produk statuer yang berlandaskan atau
bersumber pada peraturan yang lebih tinggi atau berdasarkan
kebijaksanaan pimpinan, berisi:
- Petunjuk-petunjuk secara teknis dan terperinci mengenai apa yang
harus dilakukan dalam rangka pelaksanaan suatu ketetapan.
- Petunjuk dan tuntutan mengenai pelaksanaan suatu ketetapan/
kebijaksanaan dalam rangka melaksanakan ketetapan/ kebijaksanaan
tersebut.
j. Surat tugas
Surat tugas merupakan surat yang berisi penugasan dari atasan
yang harus dilakukan oleh staf/ bawahan dan memuat petunjuk apa yang
harus dilakukan seseorang atau kelompok orang dalam bentuk organisasi
atau satuan kerja.
k. Pengumuman
Pengumuman merupakan surat yang berisi pemberitahuan suatu
hal yang ditujukan kepada karyawan atau masyarakat umum, ataupun
dalam pihak-pihak yang terlibat dalam isi atau perihal yang dicakup dalam
pengumuman tersebut.
5) Pengurusan surat
Dalam penyusunan surat menyurat dikenal petugas penghimpun
(penerima), penyortir, pencatat, pengarah, pengolah, dan penata arsip.
1. Penerima surat bertugas
a. Menerima surat
b. Menerima jumlah dan alamat surat
c. Memberi paraf dan nama terang pada buku ekspedisi/lembar
pengantar surat.
d. Meneliti tanda-tanda kerahasiaan surat, kesesuaian isi surat,
serta “kesahan” surat.
e. Meneruskan kepada penyortir surat
2. Penyortir surat bertugas
a. Menerima surat masuk
b. Mengelompokkan surat ke dalam kelompok surat dinas dan
kelompok surat pribadi.
c. Menyortir surat berdasarkan klasifikasi surat
d. Membuka surat dinas berdasarkan jenis surat penting dan surat
biasa, dan tidak boleh membuka jenis surat rahasia (tertutup)
dan surat pribadi.
e. Meneliti lampiran surat
f. Membubuhkan tanda penerimaan pada setiap surat
g. Menyampaikan surat yang telah terbuka atau masih tertutup
kepada pencatat surat dengan melampirkan amplopnya.
3. Mencatat surat bertugas
a. Menerima, menghitung dan mencatat surat yang sudah diteliti
b. Mencatat surat tersebut pada pengantar surat, kartu kendali,
lembar pengantar surat rahasia.
c. Menyampaikan surat di atas setelah dilampiri lembar pengantar
dan kartu kendali kepada pengarah.
4. Pengarah bertugas
a. Menerima, meneliti surat yang telah dilampiri lembaran
pengantar atau kartu kendali, untuk itu serahkan dengan
menunjukkan siapa pengolah surat.
b. Menyampaikan surat tersebut di atas kepada pengolah, dengan
melalui petugas tata usaha sekolah.
c. Menyimpan arsip kartu kendali 1 lembar.
5. Pengolah bertugas :
a. Menerima surat, membahas sendiri atau membahas dengan
memberikan disposisi pada lembar disposisi yang telah tersedia.
b. Mengembalikan surat yang telah diolah kepada pengarah
melalui petugas tata usaha yang di tempatkan padanya. Dalam
pengembalian ini disertakan tindakan pengendalian surat dan
lembar-lembar pengantar surat, sedang surat rahasia hanya
lembar pengantarnya saja yang dikembalikan.
6. Penata arsip bertugas
a. Menerima surat dari pengarah yang telah diolah untuk disimpan
pada almari berks sesuai dengan sistem klasifikasi yang berlaku.
b. Menerima kartu kendali untuk disimpan pada tempatnya
c. Mengirim kartu kendali lain pada pengolah sebagai bukti bahwa
surat yang sudah diolah sudah disimpan di bagian arsip.
f. Kegiatan yang menyangkut penataan keuangan
Pada kegiatan ini bendahara mengurusi gaji pegawai , dan mengurusi
uang otorisasi (UUDP). Uang otorisasi atau uang yang dipertanggungjawabkan,
proses pengajuan permintaannya sampai dengan proses pengambilan gaji.
Administrasi pembiayaan pendidikan
1. Pengertian
Administrasi pembiayaan pendidikan adalah segenap kegiatan yang
berkenaan dengan penataan sumber, penggunaan, dan
pertanggungjawaban dana pendidikan di sekolah atau lembaga pendidikan.
Kegiatannya meliputi 3 hal yaitu, penyusunan anggaran, pembukuan,
pemeriksaan.
2. Azas – azas dalam anggaran
a. Azas plafond, bahwa anggaran belanja yang boleh diminta tidak melebihi
jumlah tertinggi yang telah ditentukan.
b. Azas pengeluaran berdasarkan mata anggaran, artinya/ bahwa
pengeluaran pembelanjaan harus didasarkan atas mata anggaran yang
telah di tetapkan.
c. Azas tidak langsung, suatu ketentuan bahwa setiap penerima uang tidak
boleh digunakan secara langsung untuk suatu kepentingan pengeluaran.
3. Hal – hal yang berpengaruh terhadap pembiayaan pendidikan
a. Faktor eksternal, terdiri dari :
Berkembangnya demokrasi pendidikan
Kebijakan pemerintah
Tuntutak akan pendidikan
Adanya inflasi
b. Faktor internal, mencakup :
Tujuan pendidikan
Pendekatan yang digunakan
Materi yang disajikan
Tingkat dan jenis pendidikan
4. Karakteristik pembiayaan pendidikan
Antara lain :
a. Biaya pendidikan selalu naik, perhitungan dinyatakan dalam satuan unit
cost, yang meliputi :
1) Unit cost lengkap
2) Unit cost setengah lengkap
3) Unit cost sempit
b. Biayan terbesar dalam pelaksanaan pendidikan adalah biaya peda
faktor manusia.
c. Unit cost pendidikan akan naik sepadan dengan tingkat sekolah.
d. Unit cost pendidikan dipengaruhih oleh jenis lembaga pendidikan.
e. Komponen yang dibiayai dalam sistem pendidikan hampir sama dari
tahun ke tahun.
5. Rencana anggaran pendapatan dan biaya sekolah ( RAPBS )
Sumber – sumber pembiayaan pendidikan disekolah dikategorikan
menjadi lima yaitu :
1) Dana anggaran rutin dan APBN
2) Dana penunjang pendidikan ( DPP )
3) Bantuan / sumbangan dari BP3
4) Sumbangan dari pemerintah daerah setempat ( kalau ada )
5) Bantuan lain – lain
g. Kegiatan yang menunjang manajemen sarana
Kegiatan ketatausahaan yang menyangkut administrasi sarana yang
sebenarnya sebagian besar sebenarnya telah berhubungan dengan
ketatausahaan yang mengenai inventarisasi. Di samping penataan inventaris,
tata usaha yang lain adalah ketatausahaan mengenai perencanaan pengadaan
yang dimulai dari mendaftar alat/sarana, menyeleksi dan mendaftar
kebutuahan.
Selain kegiatan-kegiatan yang telah disebutkan yang berhubungan
dengan bidang garapan administrasi sekolah, masih ada satu kegiatan lain yaitu
kegiatan yang menunjang pengaturan tata ruang kantor, termasuk juga halamn
dan ruang-ruang yang lain. Kegiatan ini kadang-kadang disatukan dengan
kegiatan sarana menjadi kegiatan sarana dan prasarana.
Kegiatan terakhir ini hampir seluruhnya dikerjakan oleh para pekerja
atau pesuruh. Kegiatannya mencakup :
a) Menjaga kebersihan ruangan, halaman dan tempat-tempat lain yang masih
termasuk wilayah sekolah.
b) Menjaga keamanan khususnya pada waktu sedang tidak berlangsungnya
kegiatan belajar mengajar di sekolah.
c) Mengurus kebun dan tanaman-tanaman yang ada.
d) Mengedarkan surat edaran, pengumuman sekolah, mengantar surat ke
instansi lain atau orang tua siswa dan sebagainya.
e) Menyediakan minuman untuk semua pegawai dan tamu.
h. Kegiatan yang menunjang manajemen hubungan masyarakat
Administrasi hubungan sekolah dengan masyarakat ( HUSEMAS )
1. Pengertian
Yaitu segala hubungan yang berkaitan dengan kegiatan hubungan sekolah
dengan masyarakat dimaksudkan untuk menunjang proses belajar mengajar di
sekolah.
2. Bentuk – bentuk hubungan sekolah dengan masyarakat
Ada beberapa jenis hubungan masyarakat dengan sekolah yaitu :
formal dan informal, serta internal dan eksternal. Ssecara formal berarti
komunikasi tersebut dilakukan oleh petugas – petugas yang ditunjuk oleh
lembaga atau instansi untuk melakukan kegiatan husemas. Hubungan yang
bersifat informal biasnya terjadi husemas melalui jalur yang kadang kadang
tidak direncanakan terlebih dahulu.
Komunikasi internal dimaksudkan kegiatan komunikasi yang terjadi di
dalam sekolah atau lembaga pendidikan. Komunikasi eksternal merupakan
komunikasi yang tertjadi antara sekolah dengan masyarakat.
D. KETATAUSAHAAN YANG LAIN
Di samping ketatausahaan yang menyangkut pekejaan administrasi dan
surat menyurat, masih ada lagi ketatausahaan lain yang diperlukan di sekolah.
1. Daftar Hadir Pegawai
Daftar hadir merupakan alat untuk mengetahui kerajinan atau
kedisiplinan pegawai, baik edukatif maupun administratif. Daftar hadir ini
diletakkan di meja kantor guru atau ruang kepala sekolah yang harus
ditandatangani oleh pegawai apabila ia masuk kerja. Dengan demikian dapat
diketahui dengan pasti kerajinan pegawai. Data dalam daftar hadir akan
membantu objektivitas kepala sekolah dalam mengisi format BP3.
2. Buku Piket
Selain buku daftar hadir, perlu juga di sekolah disediakan buku piket.
Buku ini diisi oleh guru piket agar kejadian-demi kejadian yang muncul tiap hari
dapat diketahui oleh semua guru yang bekerja di sekolah itu dan terutama oleh
Kepala Sekolah. Data yang tertulis dalam Buku Piket merupakan bukti otentik
dari semua hal yang terjadi tiap hari.
3. Buku Notulen Rapat Sekolah
Rapat sekolah merupakan momentum penting yang tidak dapat
diabaikan. Hal yang dibicarakan dalam rapat serta keputusannya harus
dituliskan dalam bentuk notulen rapat. Pengisian buku notula rapat dilakukan
oleh guru yang ditunjuk oleh kepala sekolah secara bergilir.
Hal-hal yang harus dicatat dalam buku Notulen Rapat antara lain :
a. Hari, Tanggal Rapat
b. Waktu dan Tempat diselenggarakannya rapat
c. Acara rapat
d. Daftar hadir rapat ( siapa yang diundang dan siapa yang hadir, siapa yang
tidak hadir, alasannya kenapa)
e. Risalah jalannya rapat
f. Keputusan rapat
g. Tanda tangan kepala sekolah dan notuli
BAB III
PENUTUP
Tata laksana pendidikan sering disebut dengan istilah administrasi tata usaha,
yaitu segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun
(menerima), mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bahan
keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Fungsi dari tata usaha/ administrasi adalah
mengadakan pencatatan tentang segala sesuatu yang terjadi didalam suatu organisasi untuk
dipergunakan sebagai data pimpinan. Oleh karena itu tata laksana pendidikan sangat
diperlukan dalam suatu kegiatan organisasi.
DAFTAR PUSTAKA
Sutrisna, Oteng. 1985. Administrasi Pendidikan. Bandung : Angkasa.
Said, Chatlinas. 1988. Pengantar Adminstrasi Pendidikan. Jakarta : Departemen
Pendidikan dan Kebudayaan.
Suryasubroto.1980.Pengantar administrasi dan supervisi pendidikan di
Sekolah.yogyakarta: IKIP yogyakarta
Sukirma, hartati dkk.Administrasi dan Supervisi Pendidikan.Yogyakrta.UNY Press
Arikunto, Suharsimi. 2009. Manajemen Pendidikan. Yogyakarta : Aditya Media
Mulyaso, E. 2003. Manajemen berbasis sekolah. Bandung : PT REMAJA ROSDAKARYA
Supardi, imam. 1989. Dasar – dasar Administrasi Pendidikan. Departemen Pendidikan
dan Kebudayaan
Nawawi, hadari. 1989. Administrasi Pendidikan. Jakarta. PT Inti Idayu Press
http://media.diknas.go.id/../5757.pdf
http://anneahira.com/artikel-umum