FACULDADE 7 DE SETEMBROCURSO DE GRADUAÇÃO EM ADMINISTRAÇÃO
MÁRCIO HENRIQUE SILVA OLIVEIRA
GESTÃO DE COMPRAS PARA MELHORIA NO ESTOQUE: UM ESTUDO DE CASO NO RESTAURANTE DOCENTES & DECENTES.
FORTALEZA - 2013
MÁRCIO HENRIQUE SILVA OLIVEIRA
GESTÃO DE COMPRAS PARA MELHORIA NO ESTOQUE: UM ESTUDO DE CASO NO RESTAURANTE DOCENTES & DECENTES.
Artigo científico apresentado à Faculdade 7 de Setembro, como requisito parcial para obtenção do título de Bacharel em Administração.
Orientadora:Profa.Marilia Ribeiro da Silva, Ma.
FORTALEZA - 2013
RESUMOEste trabalho tem com objetivo geral analisar a gestão de compras para a melhoria na eficiência de estoque do restaurante Docentes & Decentes. Na revisão literária são tratados assuntos referentes a gestão de compras, gestão de estoque e as relações entre ambas gestões. Em relação ao método de pesquisa e técnicas utilizadas, o trabalho é desenvolvido como pesquisa qualitativa, como método a pesquisa-ação e como técnicas de coleta de dados a entrevista semi-estruturada, a observação participante e a pesquisa documental. Logo após, tem-se a fase da análise da pesquisa, no qual é apresentado os processos de compras e controle de estoque da empresa estudada. Por fim, a fase da proposta, onde é apresentado o novo processo para o setor de almoxarifado e seus indicadores de desempenho. Nas considerações finais, é respondido cada objetivo específico que há no trabalho, através do capítulo de análise de dados, relatou-se os benefícios adquiridos pelo pesquisador como o aprofundamento do conhecimento sobre o tema estudado, tanto na área acadêmica como na profissional.
PALAVRAS-CHAVE: Gestão de compras; Gestão de estoques.
ABSTRACTThis work has the objective to analyze the general purchasing management to improve the efficiency of inventory Restaurant & Teachers are treated Decentes.No theoretical issues related to procurement, inventory management and the relationship between purchasing and inventory management. Regarding the research method and techniques used, the work is developed as qualitative research as a method action research and how data collection techniques to semi-structured interviews, participant observation and documentary research. Soon after was the analysis stage of the research, which appears in the process of purchasing and inventory control. Finally the phase of the proposal, which is presented the new process for the warehouse industry and its performance indicators. In closing remarks, is answered each specific objective that is in working through the chapter data analysis, it was reported the benefits gained by the researcher and deepen its knowledge about the studied subject, both in academia and in professional.
KEYWORDS: purchasing management, inventory management.
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1 INTRODUÇÃO
O setor de alimentos e bebidas vem-se transformando nos últimos anos em
um negócio de alta concorrência, no qual a preocupação principal dos gestores
empresariais é captar as necessidades dos consumidores e satisfazer essas
necessidades de forma mais adequada e diferenciada que a de seus concorrentes.
Para isso a melhoria no processo de compra surge como um diferencial uma
vez que é possível obter um melhor controle de estoque, os melhores preços
praticados pelos fornecedores, controle efetivo do material a ser recebido,
contribuído para uma melhoria no fornecimento das matérias-primas para seus
determinados setores. No entanto, caso a empresa não tenha um processo de
compras definidos, ocorrerá em faltas de produtos, estoque além do necessário,
preços dos produtos acima do praticado no mercado, já que não existe um sistema
de cotações.
Ao mesmo tempo, tendo-se em vista a competitividade em alta entre o setor
de alimentos e bebidas na cidade de Fortaleza e com a eminente vinda de novas
empresas gastronômicas de outros estados, vê-se a necessidade de avaliar a
gestão de compras e os seus benefícios em empresas de pequeno porte da cidade,
segundo o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (SEBRAE),
empresas de pequeno porte são aquelas que possuem um faturamento de R$
360.000,01 até 3.600.000,00 (Lei 123/06). A gestão de compras num fluxo bem
organizado e informatizado, juntamente com um controle de estoque pode ser um
diferencial para que os mesmos consigam uma eficiência nas compras, e se manter
competitivo no mercado.
Nesse sentido, o presente trabalho tem como tema “Gestão de compras para
melhoria no estoque: um estudo de caso no restuarante Docentes & Decentes”, e
tem a seguinte pergunta de partida: “De que maneira a gestão de compras pode
melhorar o estoque do restaurante Docentes & Decentes?”.
Diante disso, a pesquisa tem como objetivo geral analisar a gestão de
compras para a melhoria na eficiência de estoque do restaurante Docentes &
Decentes.
Nessa perspectiva, os objetivos específicos propostos para o estudo foram os
seguintes:
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Construir revisão da literatura sobre gestão de compras e estoque;
Analisar a relação entre gestão de compras e estoques;
Descrever o processo de compras e estoque, através de variáveis do
restaurante Docentes & Decentes;
Apontar as melhorias no processo de compras do restaurante
Docentes & Decentes, visando benefícios na gestão de estoque.
Através da fundamentação teórica, no segundo tópico, são abordados todos
os temas relevantes para a construção do conhecimento sobre a área de compras e
controle de estoque.
Após a fundamentação teórica, são apresentados, no terceiro tópico, os
métodos utilizados para a obtenção das informações necessárias para o
desenvolvimento desse trabalho de pesquisa.
Em seguida no quarto tópico são apresentados os resultados da pesquisa.
Nas considerações finais, é respondido cada objetivo específico que há no
trabalho, é comentado sobre os benefícios adquiridos pelo pesquisador, tanto na
área acadêmica como na profissional, é abordada as limitações da pesquisa e é
dada sugestões de pesquisas futuras.
2 REVISÃO DE LITERATURA
Este capítulo destina-se a fornecer o embasamento teórico para a realização
deste estudo. Assim, apresenta-se alguns conceitos de gestão de compras, gestão
de estoque e almoxarifado.
2.1 GESTÃO DE COMPRAS
Para Baily et al. (2000, p. 16) a “compra é vista pela organização bem-
sucedida de hoje como uma atividade de importância estratégica considerável”. Sua
finalidade é suprir com os materiais ou serviços necessários, em quantidades e
qualidades certas, a preço adequado, e no momento certo.
Dias (1993) concorda com essa finalidade ao comentar que,
a função compras é um segmento essencial do Departamento de Material e Suprimento que tem por finalidade suprir as necessidades de materias ou
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serviços, planeja-los quantitativamente e satisfazê-las no momento certo com a quantidade corretas, verificar se recebeu efetivamente o que foi comprado e provideciar andamento. Compra é, portanto, uma operação da área de materiais, muito importante entre as que compõem o processo de suprimento (DIAS, 1993, p. 259).
Baily et al(2000, p. 31) acrescenta fatores relevantes para atingir tal
finalidade, como:é preciso suprir a organização com um fluxo seguro de materiais e
serviços para atender a suas necessidades; assegurar continuidade de suprimento
para manter relacionamentos efetivos com fontes existentes, desenvolvendo outras
fontes de suprimentos alternativas, ou para atender a necessidade emergentes ou
planejadas; comprar eficiente e sabiamente, obtendo por meios éticos o melhor valor
por centavo gasto; administrar estoques para proporcionar o melhor serviço possível
aos usuários e ao menor custo; manter relacionamentos cooperativos sólidos com
outros departamentos, fornecendo informações e aconselhamentos necessários
para assegurar a operação eficaz de toda a organização; desenvolver funcionários,
políticas, procedimentos e organização para assegurar o alcance dos objetivos
previsto.
Assim, a área de compras desempenha um papel importante na realização
dos objetivos estratégicos da instituição, devido à sua capacidade de afetar a
qualidade e entrega de produtos ou serviços essenciais que são utilizados nas
pesquisas científicas finaliza Baily et al (2000, p. 32).
As compras são um diferencial nas empresas que buscam uma redução de
custo. POZO (2002, p. 170 ) destaca que “a função compras é vital para o processo
de redução de custos da organização, com negociações adequadas e inteligentes, o
administrador de compras poderá reduzir os gastos na aquisição de materiais e
produtos desnecessários ao dia-a-dia da empresa”.
Esta atitude de redução de custos é que faz da administração de compras
uma ferramenta na competitividade globalizada em que se vive hoje e o comprador,
por sua vez, terá que saber trabalhar esta redução para que a empresa venha a
ganhar sempre em suas compras.
Além disso, a gestão de compras possui processos internos que quando bem
trabalhados geram melhorias na empresa.
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Viana (2000, p. 179) cita, as etapas do processo de compras conforme
descrito abaixo: preparação do processo; planejamento da compra; seleção do
fornecedor; concorrência; contratação; controle de entrega.
Para um bom funcionamento das operações do sistema de compras os
seguintes procedimentos devem ser utilizados:
Solicitação de compras: é por meio da solicitação de compras ou requisição
de compras que qualquer empresa ou mesmo um colaborador manisfesta a
sua necessidade de compras um item para uso em benefício da empresa,
afirmam Martins e Alt (2006, p. 119).
Cotações: Martins e Alt (2006, p. 132) comentam que as cotações são
realizadas logo após o comprador receber as solicitações de compras. Os
autores ainda comentam que o setor de compras efetua as cotações com
pelo menos três fornecedores, é a prática usual, mas, quando necessário
devido à freqüência ou ao alto valor da compra, podem ser feitas mais
cotações. Dias ainda afirma que as cotações devem ser legíveis, sem
rasuras, devendo conter preço, quantidade, condição de pagamento, e deve
estar disponível a qualquer momento para consulta e análise de Auditoria
quando for solicitado, Dias (1993, p. 272).
Pedido de compras: Para Dias (1995, p. 257) o pedido de compra tem o
mesmo poder de um contrato, sendo assim, sua aceitação pelo fornecedor
implica na aceitação de todas as condições estipuladas, tais como: as
quantidades, a data de entrega, preços, prazos e local de entrega.
Follow-up: Segundo Martins e Alt (2006 p.132) o departamento de compras
também é responsável por realizar o acompanhamento dos pedidos, o follow-
up, de todas as compras realizadas evitando atrasos nas entregas.
2.2 GESTÃO DE ESTOQUE
“Estoques são acumulações de matérias-primas, suprimentos, componentes,
materiais em processo e produtos acabados que surgem em numerosos pontos do
canal de produção e logística das empresas” (BALLOU, 2006, p. 271). Do mesmo
modo, Corrêa (2000, p. 45) comenta que os “estoques são acúmulos de recursos
materiais entre fases específicas de processos de transformação”.
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A gestão de estoques constitui uma série de ações que permitem ao
administrador verificar se os estoques estão sendo bem utilizados, e se estão bem
localizados em relação aos setores que deles se utilizambem manuseados e bem
controlados. O estoque representa uma parcela substancial dos ativos das
empresas, e deve ser encarado como um fator potencial da geração de negócios e
de lucro.
De acordo com Fernandes (1987, p. 87) “a gestão de estoque é, basicamente,
o ato de gerir recursos ociosos possuidores de valor econômico e destinados ao
suprimento das necessidades futuras de material numa organização”.
a gestão de estoques visa, portanto, numa primeira abordagem, manter recursos ociosos expressos pelo inventário, em constante equilíbrio em relação ao nível econômico ótimo dos investimentos. E isto é obtido mantedo estoques mínimos, sem correr o risco de não tê-los em quantidades suficientes e necessárias para manter o fluxo de prevenção da encomenda em equilíbrio com o fluxo do consumo (FERNANDES, 1987, p. 85).
Na gestão de estoque alguns pontos devem ser observados como o ponto de
reposição, estoque máximo, estoque mínimo e tempo de reposição.
Ponto de pedido: é quando seu estoque está quase terminando e é
necessário fazer um outro pedido para repor esse estoque de
materiais, para que não falte produto nos armazéns para o consumo
dos clientes. De acordo com Francischini (2002, p. 159), determinar
quando faz um novo pedido de compra para reposição do item em
estoque é um dos grandes problemas do Administrador de Materiais.
Assim, quantidade em estoque que, quando atingida, deve acionar um
novo processo de compra ou fabricação é chamada de ponto de
pedido.
Estoque máximo: de acordo com Viana (2000, p. 149 - 150), é a
quantidade máxima de estoque permitida para o material. A finalidade
principal do estoque máximo é indicar a quantidade de ressuprimento,
por meio da análise do estoque virtual. Pozo (2002, p. 60) ainda
acrescenta que, é o resultado da soma do estoque de segurança mais
o lote de compra. O nível máximo de estoque é normalmente
determinado de forma que seu volume ultrapasse a somatória da
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quantidade do estoque de segurança como lote em um valor que seja
suficiente para suportar variações normais de estoque em face de
dinâmica de mercado, deixando margem que assegure, a cada novo
lote, que o nível máximo de estoque não cresça e onere os custos de
manutenção de estoque.
Estoque mínimo ou estoque reserva: de acordo com Pozo (2002, p. 61
- 62), é uma quantidade mínima de produtos que tem que existir no
estoque com a função de cobrir as possíveis variações do sistema, que
podem ser: eventuais atrasos no tempo de fornecimento por nosso
fornecedor, rejeição do lote de compra ou aumento na demanda do
produto. Sua finalidade é não afetar o processo produtivo e,
principalmente, não acarretar transtornos aos clientes por falta de
material.
Tempo de reposição do estoque: é definido como o período entre a
detecção de que o estoque de determinado item precisa ser reposto
até a efetiva disponibilidade do item para consumo. Dias (1993, p. 58 -
59) acrescenta que, uma das informações básicas de que se necessita
para calcular o estoque mínimo é o tempo de reposição, isto é, o tempo
gasto desde a verificação de que o estoque precisa ser reposto até a
chegada efetiva do material no almoxarifado da empresa. Em virtude
de sua grande importância, este tempo deve ser determinado de modo,
mas realista possível, pois as variações ocorridas durante esse tempo
podem alterar toda estrutura do sistema de estoques.
2.3RELAÇÃO ENTRE GESTÃO DE COMPRAS E ESTOQUE
Segundo Silva, (1981, p. 67) as compras são extremante dependentes da
gestão de estoques, pois elas são responsáveis pela quantidade de materiais que
serão adquiridos para reposição de estoque.
Como já comentado, a preocupação precípua de Compras é com o estoque
de matérias-primas. Aliado a isso, a evolução do conceito de Compras vem exigindo
que as informações repassadas para esse estoque sejam cada vez mais precisas de
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forma a permitir que essa nova concepção de Compras possa ser realizada. Assim,
é de crucial importância que Compras e Estoques estejam totalmente integrados.
a relação existente entre Compras e Almoxarifado é inerentemente tão estreita e tão fundamental que ambos encontram-se combinados em mais da metade das empresas. Do ponto de vista funcional, o efeito almejado por esta estreita colaboração é estender a responsabilidade pelos materiais desde o momento de aquisição até ao de entrega e emprego. As atividades que se encontram entre esses dois pontos extremos são, principalmente, de natureza de custódia, incluindo o recebimento e a atenção que se deve dar aos itens adquiridos e as responsabilidades pelos estoques de materiais, tanto nos seus aspectos físicos quanto no de registros acurados. E isso é a simples continuação de um processo único. Salvo pelas verificações das quantidades realmente recebidas, e conferidas pelos pedidos de compras, não há qualquer boa razão para que se separe as duas funções daqueles departamentos (HEINRITZ , 1988, p. 49).
Compras e Estoques trocam informações diariamente. As atividades
exercidas pelo setor de Estoques fornecem à Compras o subsídio necessário ao
bom desempenho de sua atividade (por isso a necessidade de serem efetuadas da
forma mais precisa possível).
de qualquer modo deve haver um fluxo diário e detalhado de informações entre as Divisões de Compras e Almoxarifado. A de Compras deve levar conhecimento ao Almoxarifado, as encomendas feitas e as entregas que serão esperadas, da forma mais detalhada possível para permitir que elas possam ser imediatamente identificadas, prontamente colocadas ao serviço e disposição dos departamentos que as vão entregar e cuidar daí por diante. O Almoxarifado, por seu turno, deve manter as Compras informadas sobre o término de uma determinada encomenda e das condições dos estoques, como foi dito acima. (HEINRITZ , 1988, p. 50)
Assim, para que esse fluxo de informações seja eficiente é necessário que as
diretrizes de ação relativas às compras e aos estoques andem de mãos dadas,
porém sem representarem uma diretriz única e uniforme. Ambas têm o objetivo
comum de buscar o custo final mais baixo e viável para os materiais comprados.
Além disso, se a gestão de compras não for feita de forma eficiente poderá
ocorrer em quantidades de mercadorias compradas a mais, compras feitas abaixo
da demanda, compras feitas de fornecedores que não cumprem com as datas
estabelecidas, gerando a falta de produtos para a distribuição dos setores (bar,
cozinha, churrasqueira e caixa).
A gestão de compras e estoque também deve-se usar o método ABC de
classificação de materiais, que de acordo com Messias (1993, p. 156), o método
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ABC de classificação de materiais, consiste em três grupos, A, B e C, classificando-
os de acordo com seus valores, e dando maior importância de controle aos materiais
de maior valor monetário. Para classificar materiais dentro desse método Messias
(1993, p. 156) considera que, os diversos fatores que devem ser considerados são:
tempo de fornecimento; volume do material; perecibilidade; condições de mercado;
lote econômico; mudança de modelos; modificações nos desenhos.
Messias (1993, p. 156) salienta que a classificação de materiais seja de
acordo com as seguintes colocações:
a) Materiais A: são os mais caros e em menor número, portanto, como regra
geral, devem permanecer em estoque por pouco tempo;
b) Materiais B: são os materiais de quantidades e valores intermediários;
c) Materiais C: são os materiais de pouco valor e de grandes quantidades;
2.3.1 VARIÁVEIS DE ANÁLISE PARA O SETOR DE COMPRAS E DE ESTOQUE
Como citado anteriormente, para organizar os processos internos de
compras, existe o plano estratégico de compras, segundo Baily et al (2000, p.45).
Como pré-etapa do processo de compras, é de extrema relevância que as
solicitações de compras estejam aprovadas pelos responsáveis antes de chegarem
ao departamento de compras. Isso evita, trabalhos desnecessários e prejuízos nas
relações da empresa com seus fornecedores (GURGEL, 1996, p. 43).
Os perfis dos funcionários precisam estar vinculados de alguma forma às
necessidades estratégicas. Dias (1993 p. 266-267) apresenta uma descrição de
cargos adequada e bem generalizada para todos os envolvidos na função compras.
Comprador de materiais diversos: Efetuar e acompanhar pequenas compras
de materiais sob supervisão da diretoria; classificar e analisar requisições de
compras remetidas por outros setores; pesquisar cadastro de fornecedores e efetuar
coleta de preços; estudar preços e qualidades, optando pelo que obter melhores
condições; efetuar as compras e controlar a entrega dos materiais; manter o arquivo
de catálogos e fornecedores. Auxiliar de almoxarifado: Controlar o recebimento de
solicitações de compras e efetuar conferência dos valores anotados; elaborar
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relações de fornecedores para cada material, emitir pedidos de compras; controlar
arquivo de catálogos e documentos referente às compras efetuadas.
As entradas e saídas são as entradas de produtos através de notas fiscais
que são armazenados e em seguida distribuídos para os setores que utilizam os
matérias para produzir o produto final.
Rummler e Brache (1994, p.160) estabelecem que uma organização é um
sistema com três níveis de desempenho, o de organização, de processo e de
trabalho/executor, que gerenciados obtém saídas consistentes e de alto nível.
Neste mesmo sentido Rummlere Brache(1994 p.160) afirmam que sem essas
medidas de desempenho os gerentes não têm base para: Comunicar
especificamente as expectativas do desempenho aos subordinados; Saber o que
está acontecendo em suas organizações; Identificar falhas de desempenho que
poderiam ser analisadas e eliminadas; Fornecer feedback que compare o
desempenho a um padrão; Identificar o desempenho que deve ser recompensado;
Saber especificamente o que espera deles; Monitorar seu próprio desempenho e
gerar seu próprio feedback ; Identificar as áreas de aperfeiçoamento de
desempenho.
3 MÉTODO
Este capítulo apresenta os métodos e as técnicas utilizadas para o
levantamento e análise das informações relevantes para o desenvolvimento do
trabalho. Para que os objetivos do presente trabalho fossem atingidos, o estudo foi
realizado em duas etapas: uma etapa exploratória e uma conclusiva. A etapa
exploratória constituiu-se como o modelo conceitual teórico preliminar, a partir de
revisão bibliográfica e etapa conclusiva em análise dos dados da pesquisa.
3.1 CARACTERIZAÇÃO E ESTRATÉGIA DA PESQUISA
O tipo de pesquisa utilizada neste trabalho é a pesquisa qualitativa, que se
trata de “uma pesquisa descritiva, em que os investigadores, interessando-se mais
pelo processo do que pelos resultados, examinam os dados de maneira indutiva e
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privilegiam o significado” (BOAVENTURA, 2004, p. 56). Na pesquisa qualitativa os
dados recolhidos possuem a característica de serem ricos em detalhes e têm o
objetivo de investigar as situações em toda a sua complexidade e no contexto
natural onde ocorrem (BOGDAN e BIKLEN apud BOAVENTURA, 2004, p. 57). Para
este trabalho, entende-se que a pesquisa qualitativa é a melhor alternativa para o
tipo de pesquisa a ser utilizado, uma vez que o objetivo principal e propor um novo
modelo de gestão comprar e estoque. Com base nesse aspecto, para atender essa
necessidade, é necessário coletar dados qualitativos da situação da empresa e da
problemática enfrentada, com o intuito de buscar uma visão geral da mesma e da
necessidade enfrentada.
3.2 ESTUDO DE CASO
O método escolhido para o trabalho foi o estudo de caso que consiste na
observação de situações específicas ocorridas em um determinado contexto, ou
seja, são observações detalhadas de um contexto, de alguns acontecimentos
específicos (BOAVENTURA, 2004, p. 124).
Gil (1991, p. 79) acrescenta que, o estudo de caso é caracterizado pelo
estudo exaustivo e em profundidade de poucos objetivos, de forma a permitir
conhecimento amplo e específico do mesmo.
O objeto de observação do estudo de caso, foi a empresa M S A Silveira
(Docentes & Decentes), entre os meses de fevereiro a maio de 2013, e a pequisa foi
realizada no próprio restaurante, no setor de compras e estoques de matérias-
primas.
3.2.1 População-Alvo e Seleção de Amostra
Segundo Oliveira (2002, p. 289) a amostragem não-probabílistica é aquela
que inclui em uma pesquisa uma variedade bastante grande de técnicas,
possibilitando ao pesquisador a escolha de um determinado elemento do universo.
Nessa pesquisa a técnica de amostragem é não-probabilística, pois os
elementos que foram utilizados para formar esta amostragem estão relacionados
com determinados membros de uma população que trabalham na empresa na área
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de compras e estoque de todas as matérias-primas da empresa. Essa pesquisa tem
como base uma entrevista com os responsáveis direto pelo setor a saber:
comprador, auxiliar do almoxarifado e a diretora administrativa.
3.3 INSTRUMENTO E TÉCNICA DE COLETA DE DADOS
Nesta pesquisa as técnicas que serão utilizadas, é a entrevista
semiestruturada, observação direta e pesquisa documental, com a finalidade de
obter resultados considerados relevantes para a solução da problemática
apresentada. A técnica da observação tem um papel essencial e, frequentemente, é
combinada com a entrevista. Procura-se, de forma geral, organizar e analisar todo o
material obtido, a fim de se compreender uma dada realidade e propor a sua
reprodução ou correções.
3.3.1 Elaboração do Instrumento de Pesquisa
Com base nestes dados deve-se analisar procedimentos operacionais,
identicando as falhas e os problemas, e de acordo com a revisão de literatura feita
no capítulo anterior, elaborar uma solução para a empresa em estudo através de
propostas de melhorias.
Segundo Appolinário (2012, p. 137), o instrumento de pesquisa é um
“procedimento, método ou dispositivo [...] que tenha por finalidade extrair
informações de uma determinada realidade, fenômeno ou sujeito de pesquisa”.
Buscando os que melhor condizem para resolver o problema dessa pesquisa,
utilizou-se a entrevista semi-estruturada, a observação direta e a coleta documental,
como instrumento de pesquisa.
3.3.2 Aplicação do Instrumento de Coleta de Dados
A aplicação do questionário, foi realizado diretamente com as pessoas da
empresa Docentes & Decentes, sendo que antes da entrevista foi explicado a
importância e a intenção desta pesquisa, buscado sensibilizar os respondentes a se
comprometerem com o sucesso da pesquisa. Além disso, foi feito a observação
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participante que consiste em conhecer os procendimentos praticados nos setores de
compras e estoque da empresa, e é participativa por que faço parte da empresa em
estudo. Essa observação foi realizada durante 12 dias no período de 08 à 19 de abril
2013. Os questionarios e a observação participarte estão no final nos apêndices E e
F.
3.4 MÉTODO DE COLETA E PROCESSAMENTO DOS DADOS
3.4.1 Coleta dos Dados
Conforme citado anteriormente a entrevista foi realizada e dividida em dois
tópicos, onde o primeiro aborda a gestão de compras e o segundo a gestão de
estoque.
Primeiro foi entrevistado o comprador e o almoxarifado, logo após o
entrevistado foi a Diretora Administrativa e Sócia Proprietária.Na coleta de dados, todos os participantes respondem ao mesmo tipo de
pergunta, mantendo-se uma flexibilidade nas respostas, isto é, o entrevistado
responde com suas próprias palavras e, com isso, o entrevistador pode fugir do
roteiro original acrescentando novas questões se perceber que esta nova questão é
pertinente ao assunto tratado.
Essa pesquisa é do tipo bibliográfica, pois foi elaborada a partir de material já
publicado, constituído principalmente de livros, artigos de periódicos e atualmente
com material disponibilizado na Internet sobre gestão de compras e estoque.
3.4.2 Tabulação e Tratamento dos Dados
Após a coleta dos dados, o pesquisador fez uma análise dos questionários
para verificar possíveis falhas nas respostas.
A análise foi feita manual. Os dados das entrevistas, foram transcritos para o
Word, visando facilitar a consolidação das informações e posterior transformações
em documentos de análise qualitativa.
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Após a análise de dados, inicia-se a fase de tratamento dos dados, que
consiste em mapear os processos de compras centralizadas e gestão de estoque, a
identificação de pontos de melhorias e a definição de indicadores de desempenho
Segundo Gil (1991, p. 186) a análise tem como objetivo organizar os dados
de tal forma que possibilitem o fornecimento de respostas ao ploblema proposto
para investigação. Já a interpretação tem como objetivo a procura do sentido mais
amplo das respostas, o que é feito mediante sua ligação a outros conhecimentos
anteriormente obtidos.
O tratamento dos dados e informações foram através de análise de conteúdo.
4 RESULTADOS DA PESQUISA
Apresenta-se nessa etapa do trabalho, uma descrição das análises realizadas
durante o desenvolvimento do trabalho proposto.
4.1 M S A Silveira (Docentes & Decentes)
O ano de 1988 foi um marco de partida para um casal vindo de Jaguaribe
para a cidade de Fortaleza, que tinham na mente o sonho da vitória e nas mãos a
força do trabalho. Vieram em busca de um sonho montar e abrir um restaurante na
cidade de Fortaleza. Haveriam de encontrar juntos, meios que possibilitassem uma
vida e assim começaram a trabalhar no ramo de marmitária em um ponto na Rua
Marechal Rondon no bairro da aldeota.
Era um começo tímido, pois não tinham capital de giro para expansão. .Para
eles o diferencial com relação aos concorrentes era baseado no carinho e no zelo
extremo no atendimento aos clientes. Esses eram compostos basicamente por
professores e amigos de um colégio das proximidades.
Hoje o Docentes& Decentes atende na AvenidaSantos Dumont no Papicu e
na Rua Ana Bilhar na Varjota e não é mais uma marmitária, é um restaurante com
cardápio variado.Tem como missão fornecer alimentos saborosos de alta qualidade
e segurança alimentar com foco no bem estar do cliente e nos resultados. A
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empresa tem como visão ser referência local em comidas regionais até 2014 e tem
como princípios a ética, compromentimento e foco nos resultados.
E uma empresa de pequeno porte segundo dados do SEBRAE, e possui 47
funcionários, sendo que no departamento de compras trabalham 03 colaboradores
nas seguintes funções: 01 comprador e 02 auxiliares de almoxarifado.
4.2 GESTÃO DE COMPRA
No processo de compras foram abordados cinco atributos: processo de
compras, responsáveis, entradas e saídas, indicadores de desempenho e aspectos
positivos e negativos, conforme será detalhado a seguir.
Analisando a gestão de compras em relação ao processo de compra, o
comprador, do Restaurante Docentes & Decentes posicionou-se declarando que,
primeiro é preciso surgir a necessidade de compra, que se dá através da
observação direta dos produtos e do relatório gerado pelo sistema SS Restor.
O sistema SS Restor foi desenvolvido seguindo as novas regras
estabelecidas pelo CONFAZ (Conselho Nacional de Política Fazendária), dessa
forma o sistema encontra-se homologado PAF-ECF (Programa Aplicativo Fiscal –
Emissor de Cupom Fiscal). É uma ferramenta Operacional e de Gerenciamento para
empresas na área de alimentação como: restaurantes, padarias, lanchonetes,
boates, casas de show, deliverys, confeitarias, buffets dentre outras. Automatizando
todos os setores de forma integrada e utilizando as mais modernas tecnologias
disponíveis no mercado.
Neste relatório consta a informação do estoque atual e a quantidade de
produtos consumidos em determinado período e através desse relatório o
comprador determinar a quantidade a ser disponibilizada para consumo
Em seguida, o fornecedor é contatado, por e-mail ou por telefone. Este
contato é realizado sempre com o último fornecedor, ou seja, quase sempre o
mesmo fornecedor, não havendo política de cotações para as quantidades a serem
compradas. Embora, segundo o comprador existe uma função no SS Restor para
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análise de cotações e compras,o mesmo não o utilizar por achar muito complicado e
demorado o seu preenchimento e consulta. Além disso, segundo ele, os
fornecedores sempre mantêm os mesmos preços, fato que é observado na
conferência de valores quando é recebida a nota fiscal, mas segundo o comprador
não é feito nenhum tipo de cotação para verificar os preços praticados por outros
fornecedores.
Caso falte algum material o fornecedor avisa imediatamente ao comprador
que geralmente deixa pendente os itens que não estavam disponíveis para serem
entregues quando estiverem no estoque do fornecedor. Em caso de urgência a
compra é feita com outro fornecedor através de uma lista de emergência com os
contatos e os produtos que cada fornecedor trabalha.
Por fim o comprador informa que o processo de compra encerra com a
chegada dos produtos no almoxarifado e com a conferência dos produtos, como o
estado em que se encontram e as quantidades. Os auxiliares responsáveis pelo
almoxarifado realiza essa conferência e caso haja divergência comunica ao
comprador que resolve com o fornecedor. Após a conferência o almoxarifado
abastece o estoque virtual com as informações da nota fiscal e envia a nota fiscal ao
setor financeiro para pagamento.
Outro aspecto negativo que os auxiliares de almoxarifado ressaltam é quando
o fornecedor troca a marca de um produto, por exemplo, mandando um de qualidade
menor do que o enviado geralmente, ocorrendo assim reclamação dos usuários,
pois dificilmente conseguem identificar essa troca de marca do produto, sendo
resolvido quase sempre na próxima compra em que irá informar ao fornecedor para
enviar a marca solicitada.
O gestor do almoxarifado afirma que o processo de compras é finalizado
quando ele lança no sistema SS Restor os dados da nota fiscal, para que o estoque
seja abastecido com as informações, podendo assim o comprador analisar o
estoque e realizar, novamente, quando necessário às compras.
Corroborando com a informação do comprador a diretora administrativa
desconhece se existem cotações com outros fornecedores para a comparação de
preço, prazo e qualidade dos produtos. Por fim a diretora administrativa explica que
o processo de compra é finalizado quando os produtos são recebidos e conferidos
18
pelos auxiliares do almoxarifado que compraram os produtos com as informações da
nota fiscal.
De acordo com observação feita pelo pesquisador não foi identificado no
processo o momento em que os auxiliares do almoxarifado realizam a conferência
dos preços acertados entre o comprador e o fornecedor.
Analisando a gestão de compras, no atributo responsável, o comprador diz
que o principal responsável é ele mesmo e a diretora administrativa, pois ambos
decidem se há recursos financeiros para fazer a compra e se o produto é apropriado
para o almoxarifado. Em seguida, o comprador é o responsável por procurar e
pesquisar novos produtos e fornecedores, por fazer o contato com os mesmos,
controlar o estoque e realizar as compras.
Já o auxiliar do almoxarifado tem sua responsabilidade limitada ao processo
de estoque, como comentado mais adiante no tópico de gestão de estoque.
Na pesquisa documental, não foram encontrados documentos que ilustram a
variável responsável.
Analisando a gestão de compras, no atributo entradas e saídas, o comprador
diz que, em uma visão geral, as entradas basicamente são: o lançamento das notas
fiscais para abastecimento do estoque, pois é através destas informações que o
comprador irá analisar a tomada de decisão de compras; o recebimento e
conferência dos produtos no almoxarifado, abastecendo o estoque físico, pois se
estiver errado o fornecedor deverá re-enviar os produtos certos nas quantidades
certas e, as solicitações de compras de novos produtos.
Como saída, ele considera o envio dos produtos para os setores da cozinha,
churrasqueira, bar e caixa da empresa, e consequentemente a entrega dos produtos
aos setores. O auxiliar de almoxarifado e a diretora administrativa relatam as
mesmas entradas e saídas do comprador.
Na pesquisa documental foram encontrados documentos que ilustram essa
variável, como o relatório de requisição de materiais, e lançamentos de saídas para
os setores feitos no sistema.
Analisando a gestão de compras, no atributo indicador de desempenho, o
comprador explica que o único indicador está relacionando as vendas, ou seja, o
total de compras do almoxarifado não deve ultrapassar 33% do faturamento da
empresa. A diretora administrativa, completa dizendo que este indicador é pouco
19
utilizado, pois as compras não são feitas de acordo com as metas estabelecidas
pela direção da empresa.
Na pesquisa documental foi encontrado um relatório mensal de fechamento
contábil do almoxarifado com o total de compras, com o indicador de desempenho
indicando o projetado e o realizado para o setor.
Analisando a gestão de compras, no atributo aspectos positivos e aspectos negativos, o comprador comenta, entre os aspectos positivos têm-se alguns
relacionados a questões referentes aos fornecedores como: o pronto atendimento
dos fornecedores; variação do preço conforme quantidade solicitada; frete gratuito;
prazo para pagamento, ou seja, o comprador colocar que a empresa não tem
nenhum custo com frete e que os prazos de pagamentos são dentro do que a
empresa espera.
Além disso, o comprador cita o controle eficaz dos produtos comprados, a
possibilidade de abastecimento da empresa com produtos de qualidade, e a ampla
variedade de produtos disponíveis para consumo. Acrescenta, ainda, como um
aspecto positivo a autoridade que ele possui para realizar as compras, pois possui
total liberdade.
Como aspecto negativo o entrevistado comenta que no processo de compras
atual existe dificuldade no desenvolvimento de novos fornecedores e de controlar
pedidos em atraso que ocorrem com grande frequência, pois não existe esse
controle.O auxiliar de almoxarifado e a diretora administrativa tiveram as mesmas
opiniões que o comprador sobre os aspectos positivos e negativos do processo de
compras. Porém, a diretora administrativa acrescenta um aspecto negativo, que éo
erro na conferência dos pedidos no momento do recebimento das compras, visto
que entre o comprador e os auxiliares de almoxarifado não existe a pre-compras
com os preços e as quantidades que deverá ser entregue.
Na pesquisa documental não foram encontrados documentos que comprovem
o atributo aspectos positivos e negativos.
20
4.3 IMPACTO DA GESTÃO DE COMPRAS NA GESTÃO DE ESTOQUE
Em relação ao processo de análise os dados foram analisados os mesmos
atributos da gestão de compras na gestão de estoque, no entanto, é feito uma
análise mostrado os impactos que as compras afetam no estoque.
Analisando a gestão de estoque, no atributo estoque dos produtos, e
fazendo uma relação dos impactos das compras no estoque, o comprador comenta
que este processo está ligado diretamente com o processo de compras, os dois
processos são realizados simultaneamente.
O comprador explica que o processo de controle de estoque dos produtos,
acontece quando é emitido o relatório no sistema SS Restor para a análise de
compras, ou seja, o processo de compras depende automaticamente do processo
de controle de estoque. Ele ainda salienta que a cada seis meses é realizado o
inventário fiscal no almoxarifado, que geralmente é realizado em três dias. No
inventário é realizada a contagem física dos produtos e feita à conferência com o
relatório do estoque virtual, logo são realizados os ajustes de estoque necessários
com as novas quantidades requeridas.
Para o comprador, faz parte do processo de controle de estoque, o momento
em que o auxiliar do almoxarifado abastece o estoque virtual com as informações
das notas ficais recebida dos fornecedores, pois qualquer erro no lançamento terá
efeito no processo de controle de estoque. Ele também salienta a importância da
conferência dos produtos recebidos.
As respostas do auxiliar de almoxarifado e da diretora administrativa se
repetem com as informações passadas pelo comprador em relação às variáveis
fases. Porém, a diretora administrativa ressalta que, no processo de controle de
estoque é muito importante que a organização dos produtos seja feita de forma
adequada, de acordo com o espaço existente, pois muitas vezes ocorre de não ser
encontrado um produto devido ao seu mau armazenamento.
21
Na pesquisa documental foram encontrados relatórios como o de controle de
estoque chamado de balancete, que consiste em um formulário com o estoque
inicial do mês feito pelo comprador e os auxiliares de estoque.
Analisando a gestão de estoque, no atributo responsáveis, os auxiliares de
almoxarifado são os responsável direto pelo abastecimento virtual do estoque, ou
seja, é ele quem informa ao estoque os produtos, quantidades e valores de cada
nota fiscal recebida. Também é o responsável pelos acertos de estoque caso haja
divergência, principalmente nos inventários, além do recebimento e conferência das
compras.
Analisando a gestão de estoque, no atributo entradas e saídas, existe uma
semelhança com a fase do processo de controle de estoque.
Analisando a gestão de estoque, no atributo indicador de desempenho, o
comprador e a diretora administrativa concordam que não usam no momento
nenhum tipo de indicador para medir ou controlar o desempenho no processo de
controle de estoque dos produtos, mas que existe interesse na criação deste
indicador.
Como sugestões de melhorias, a diretora administrativa falou sobre o layout
do almoxarifado, que deveria ser melhorado para adequada distribuição dos
produtos recebidos no estoque do almoxarifado.
Os auxiliares de almoxarifado concordaram com os demais e acrescentou que
nenhum deles tenha feito uma proposta de algum tipo de indicador.
Ela finaliza salientando que é preciso ampliar e melhorar cada vez mais o
almoxarifado, para que haja espaço físico adequado para acomodar os produtos e
um melhor rendimento no trabalho, desde o momento de recebimento, conferência,
a entrada dos produtos no estoque, a separação e o envio dos produtos aos clientes
internos no restaurante Docentes & Decentes.
Na observação participante, o pesquisador observou os processos do
almoxarifado, concordando com o que foi dito nas entrevistas.
Analisando a gestão de estoque, no atributo aspectos positivos e aspectos negativos, os entrevistados comentam entre os aspectos positivos estar à boa
gestão de estoque, pois assim dificilmente houve falta de produtos no estoque, e
consequentemente um menor número de reclamações pelos funcionários de outros
setores, que sempre são atendidos nas suas necessidades de produtos.
22
A diretora administrativa enfatiza como aspectos positivos que um bom
controle de estoque tem acarretado uma boa disponibilidade de produtos para a
empresa, pois dependendo de qual produto faltar, a empresa pode parar, como por
exemplo, a falta de feijão verde que é o principal produto da casa. Também como
aspecto positivo está o alto giro de estoque.
Como aspectos negativos, comentam que, às vezes, ocorrem problemas para
a conferência dos produtos, alguns fornecedores enviam mercadorias avariadas, o
que no primeiro momento é de difícil conferência. Isso mais tarde terá que ser
devolvido, às vezes em grande dificuldade podendo até faltar no estoque.
Na pesquisa documental, não foram encontrados documentos que
comprovem a análise desse atributo.
4.5 PROPOSTAS DE MELHORIAS
Nessa etapa é apresentada uma proposta para um novo processo de
compras e estoque, em que são feitas sugestões para cada variável da gestão de
compras para melhoraR seu estoque.
Conforme o levantamento da situação atual do processo de compras do
almoxarifado do restaurante Docentes & Decentes, está em conformidade com o
que é esperado para a área, porém as atividades executadas podem e devem ser
melhoradas.
Inicialmente, se percebeu que a análise para a tomada de decisão de compra
é feita totalmente manual embora, o sistema SS Restor disponha de ferramentas
para essa análise, pois para análise de compras o comprador analisa o relatório de
Saída de Materiais por Grupo, onde consta apenas o código do material, a
descrição, o saldo atual e a quantidade de saída do material no período escolhido
pelo comprador, que geralmente é de uma semana.
Ou seja, no sistema SS Restor, no momento em que o comprador emite
relatório de Saída de Materiais por Grupo ele informa o período que ele deseja
analisar para saber a quantidade de produtos que teve saída naquele período, com
essas informações é realizada a compra dos materiais do almoxarifado.
Outra questão envolvendo o processo de compras está à falta da
realizaçãode cotações, pois não foi identificado um controle efeitivo dos preços
23
praticados pelos fornecedores, nem a análise de custos, identificado como uma
atividade típica do setor de compras. Isso pode fazer com que o fornecedor acabe
praticando altos preços e o comprador não esteja preparado para fazer a
negociação correta, pois não tem informação dos preços praticados por outros
fornecedores.
O cadastro de produtos possui as informações como a descrição do produto,
o código, o grupo a qual pertence, o estoque atual, o histórico de movimentações do
produto que informa para quais setores aquele produto foi enviado, e um campo
para inserir informações quando é feito movimentações de estoque manual, campo
onde é explicado o porquê da movimentação manual. Seria importante a inclusão
campo de ponto de reposição, estoque máximo e tempo de reposição. Com esses
parâmetros o comprador terá mais informações para a realização da compra.
A ordem de compra, que é o controle e registro das solicitações dos pedidos
de compra,não está sendo utilizada no processo analisado, mesmo esta ferramenta
estando disponível no SS Restor. A ordem de compra ajudaria no momento do
recebimento dos produtos, pois além da conferência física com as informações da
nota fiscal, os responsáveis pelo recebimento poderiam fazer a conferência da
ordem de compra com a nota fiscal, identificando divergências entre o que foi
solicitado e o recebido, como por exemplo: as quantidades, valores, marcas, e
descrição dos produtos comprados, assim como a condição de pagamento.
O follow-up, que é o acompanhamento das compras, um dos problemas
apontados pelo comprador, não possui nenhum relatório que seja utilizado para
esse fim, uma vez que, como o comprador não faz o registro de compras no SS
Restor, ficando inviável esse controle de acompanhamento das compras justamente
por não possuir um registro no sistema de compras do almoxarifado.
Na parte que envolve os responsáveis pelo processo, se observou a falta de
conhecimento da utilização do sistema SS Restor, e o não conhecimento de
processos básicos de compra por parte dos envolvidos. A centralização das
compras em uma única pessoa dificulta a implementação de novos processos e
práticas de compras, havendo bastante resistência a mudanças.
Em relação aos indicadores de desempenho, não foi possível identificar
nenhum indicador no controle do processo analisado, isto dificulta o
acompanhamento dos processos, pois através de indicadores de desempenho se
24
consegue uma manutenção dos processos, para saber onde e como melhorar os
processos no decorrer dos anos.
Sugere-se inserir no cadastro de produtos o campo de ponto de reposição,
utilizado como parâmetro de compra, pois em cada produto deverá constar a
informação de quantidade mínima a constar no estoque.
Também, propõe-seinserir o campo de estoque máximo e tempo de
reposição, melhorando o controle no estoque evitando as faltas e os altos estoques,
essas mudanças ajudariam no funcionamento do sistema para gerar cotações e
necessidade de materiais.
Para a criação de sistema de necessidade de materiais, sugere-se a partir
das alterações no cadastro de produtos, a criação do sistema de necessidade de
materiais, com o intuito de o próprio SS Restor gerar a necessidade de compras dos
produtos, tendo como parâmetros as informações do cadastro de produtos,
comoponto de reposição, estoque máximo, tempo de reposição, e ainda analisando
as informações das quantidades de matérias consumidos em determinado período.
Com essas informações será possível indicar itens e quantidades a serem
cotados e comprados. O objetivo da criação deste sistema é que a ferramenta gere
a necessidade de compras automaticamente, ou seja, o SS Restor informa os itens
que precisam ser cotados e sugere as quantidadesa serem compradas, conseguindo
assim o planejamento de necessidade de materiais. Também se aconselha que se
utilize um sistema de cotações entre três fornecedores para observar os melhores
preços, prazos e entrega das mecadorias.
Efetiva utilização da Ordem de Compra, pois no SS Restor já existe a opção
de relatório de ordem de compra, sugere-se apenas a utilização da ordem de
compra como parte do processo, sendo obrigatória sua utilização. O fornecedor terá
que informar na nota fiscal o número da ordem de compra, para melhor controle e
conferência dos pedidos e para a utilização na importação no momento do
lançamento das notas fiscais.
Criação de relatório de acompanhamento de compras (follow-up), para isso
sugerese o desenvolvido do relatório de acompanhamento de compras, com os
parâmetros do relatório da ordem de compra, como a data de entrega, número da
ordem de compra, itens comprados e etc., podendo ser acompanhado as
entregasdos produtos, que servirá também para saber quais os pedidos estão com a
25
data de entrega atrasada. Este relatório também poderá ser utilizado na avaliação
dos fornecedores, tendo como parâmetros os fornecedores que mais atrasam as
entregas dos pedidos e/ou realizam as entregas parciais.
Realização de treinamento dos funcionários, para isso propõe-se o
treinamento do auxiliar de almoxarifado e do comprador, para que após as
alterações no processo e a customização do sistema SS Restor, os usuários
possam utilizar as novas ferramentas de forma correta e eficiente. Também seria
interessante que pelo menos o comprador participasse de cursos de
aperfeiçoamento da área de compras e controle de estoque, visando sempre a
atualização dos conhecimentos da área.
Para que a gestão de estoque possa ser eficiênte é preciso que algumus
indicadores, como descrito abaixo, sejam utilizados de forma que com os dados a
equipe possa fazer plano de melhoria.
Indicador de compras efetuadas: onde se fará o controle de total gasto
em compras. Sugere-se que o controle seja feito a partir dos relatórios
de ordem de compras. Aconselha-se, também, que seja verificado
semanalmente para que durante o mês o comprador tenha o controle
efetivo do valor da compras, podendo assim ter o controle da meta de
gastos estabelecido pela empresa.
Indicador de recebimento de materiais: para que se faça um controle
entre o número de entregas e a quantidade de vezes que o fornecedor
não fez a entrega das mercadorias pedidas, gerando compras
emengências. Sugere-se que este controle seja realizado
mensalmente, e através dos históricos de recebimentos e definir uma
meta a ser alcançada, sempre com o intuito de diminuir o número de
compras de emengência. Esse acompanhamento pode ser feito
através do relatório de acompanhamento de compras.
Indicadores de produtos mais comprados e fornecedores com maior
lucro de compras em valor: ou seja, uma curva ABC de produtos mais
comprados e uma curva ABC de valores gastos com fornecedores,
para uma melhor negociação. Aconselha-se a criação de um relatório
de curva ABC de produtos e fornecedores, e que esse controle seja
realizado mensalmente.
26
Indicadores de pagamento:Envolve o controle de média de condição de
pagamento praticado pelos fornecedores, para que se possa trabalhar
em uma melhor condição de pagamento, gerando assim um prazo
maior para empresa efetuar os pagamentos. Sugere-se a criação de
um relatório para que se consiga esta informação a partir do
lançamento das notas fiscais. Também se aconselha que o controle
seja realizado mensalmente.
Para todos os indicadores de desempenho, sugerem-se reuniões mensais
com a diretora administrativa, com o objetivo de avaliar o resultado alcançado e
possíveis correções quando o resultado for diferente do esperado. A meta de cada
indicador pode variar de acordo com o negócio da empresa.
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Boa parte dos impasses que as organizações vêm enfrentando ultimamente é
em relação aos seus processos que muitas vezes não estão alinhados ao negócio.
Baseado nisso surgiu à ideia de melhorar o atual processo de compras do
Almoxarifado do Docentes & Decentes, através de uma proposta de uma nova
gestão de compras.
O trabalho teve como objetivos específicos construir revisão da literatura
sobre gestão de compras e estoque, analisar a relação entre a gestão de compras e
estoques em restaurantes; descrever o processo de compras e estoque, através de
variáveis do restaurante Docentes & Decentes e apontar as melhorias no processo
de compras do restaurante, visando benefícios na gestão de estoque, que foram
alcançados com êxito, tais como: a alteração do cadastro de produtos com a
inclusão dos campos de ponto de reposição e estoque máximo; criação de sistema
de necessidade de materiais; a criação do sistema de três cotações para uma
melhor análise de preços; a confecção do relatório de mapa comparativo para
analisar essas cotações; a criação do relatório de acompanhamento dos pedidos, o
treinamento dos funcionários; alteração no sistema de lançamento das notas fiscais
para automatização nos lançamentos das notas fiscais e; a utilização dos
indicadores de desempenho como o indicador de compras efetuadas, o indicador de
27
recebimento de materiais, o indicador de curva ABC de fornecedores e de produtos,
e indicador de condição de pagamentos.
Como resultado mais genérico, através deste trabalho poderá ser possível
um melhor controle nos processos de compras do Almoxarifado, melhorando a
gestão de compras e controle de estoque.
Na realização do trabalho, foram encontrados alguns limites, principalmente
em relação as entrevistas, pois houve dificuldade na coleta de informações pela
resistência de passar as informações no momento da coleta de dados, o que pode
ter afetado o resultado final do trabalho. O tempo disponível dos entrevistados para
que fosse realizada uma entrevista tranqüila, a dificuldade no entendimento a
algumas funções do processo, entre outros, também dificultaram a realização do
trabalho.
Como sugestão de pesquisa futura ou continuidade do trabalho na empresa,
sugere-seum plano de ação de melhorias nos processos de compras e controle de
estoque.
Para o pesquisador, o trabalho proporcionou a ampliação do conhecimento
teórico e prático, através de leituras, estudos e pesquisas, além do conhecimento
de novos autores e estudiosos da área, e aprimoramento maior do vocabulário,
escrita e desenvolvimento como administrador. Também foi fundamental para o
aprimoramento dos conhecimentos, através de estudos e pesquisas baseadas em
estratégia, processos, análise e prática, tema que se têm bastante interesse, que é
propor, alinhar e automatizar os processos de acordo com o negócio da empresa.
Portanto, conclui-se informando que foi muito proveitoso realizar o trabalho,
pois além de apresentar uma possível solução para o problema existente atualmente
no processo de compras e controle de estoque do Almoxarifado do Docentes &
decentes, houve a oportunidade de estudar, ler, pesquisar e analisar sobre
assuntos não só do interesse do pesquisador, como também do interesse da
empresa beneficiada.
28
REFERÊNCIAS
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BAILY, Peter; FARMER, David; JESSOP, David; JONES, David.Compras: Princípios e Administração. 2 ed. São Paulo: Atlas, 2000.
BALLOU, R. H. Logística empresarial: transporte, administração de materiais e distribuição física. São Paulo: Atlas, 2006.
BOAVENTURA, Edivaldo M.. Metodologia de Pesquisa: Monografia, Dissertação e Tese. São Paulo: Editora Atlas, 2004.
CORREA, H. L. Planejamento Programação e Controle da Produção, conceitos, usos e implantação. São Paulo: Atlas, 2000.
DIAS, Marco Aurélio P. Administração de materiais: uma abordagem logística. 4. ed.SãoPaulo: Atlas, 1993.
DIAS, Marco Aurélio P. Administração de materiais. edição compacta: resumo da teoria, questões de revisão, exercícios, estudos de caso. 4. ed. São Paulo: Atlas, 1995.
FERNANDES, J. C de F. Administração de material: uma abordagem básica. São Paulo: Atlas, 1987.
FRANCISCHINI, Paulino. Administração de materiais e do patrimônio. São Paulo, Pioneira, 2002.
GIL, Antônio Carlos. Como elaborar Projetos de Pesquisa. São Paulo: Editora Atlas, 1991.
GURGEL, Floriano do Amaral. Administração dos fluxos de materiais e de produtos. São Paulo: Atlas, 1996.
HEINRITZ, Stuart F; FARRELL, Paul V. Compras: Princípios e Aplicações. 5 ed. São Paulo: Atlas, 1988.
MARTINS, Petronio Garcia, ALT. Paulo Renato Campos. Administração de materiais e recursos patrimoniais. 2 ed. São Paulo: Saraiva. 2006.
MESSIAS, Sérgio Bolsonaro. Manual da Administração de Materiais: planejamento e controle de estoques. 8 ed. São Paulo: Atlas, 1993.
OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças. Planejamento Estratégico. Conceitos Metodologia Prática. 15º. Edição. São Paulo: Atlas, 2002.
29
POZO, Hamilton. Administração de Recursos Materiais e Patrimôniais: uma abordagem logística. 2º. Edição. São Paulo: Atlas, 2007.
RUMMLER, Geary A., BRACHE Alan P.; Melhores Desempenhos das Empresas – Uma abordagem Prática para Transformar as Organizações através da reengenharia, Editora Makron Books, SP, 1994.
SILVA, R. B. da. Administração de materiais: teoria e prática. Rio de Janeiro: Abem, 1981.
VIANA, João José. Administração de materiais:um enforque prático. São Paulo: Atlas, 2000
SEBRAE, Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresa . Disponível em
: http://www.sebrae-sc.com.br/leis/default.asp?vcdtexto=4154. Acesso 08 março
2013.
30
APÊNDICES
Apêndice A – Carta de Autorização de Participação da “Empresa M S A Silveira (Docentes & Decentes)” no Estudo de Caso
Autorização de Participação da Empresa no Estudo de Caso
Fortaleza, 19 de abril de 2013.
Eu, MÁRCIO HENRIQUE SILVA OLIVEIRA, aluno do Curso de Graduação
em Administração da Faculdade 7 de Setembro (FA7), sob orientação da Prof(a).
Marília Ribeiro, solicito permissão para obter voluntariamente de sua empresa
informações que serão utilizadas, após tratamento, na forma de estudo de caso a
ser inserido na pesquisa em andamento sobre "Gestão de compras para melhoria no
estoque : um estudo de caso no restaurante Docntes & Decentes”.
As informações declaradas nesta pesquisa serão mantidas em sigilo, como
também o anonimato da empresa e do respondente.
No aguardo do aceite, agradecemos a atenção dispensada.
Márcio Henrique Silva OlieiraPesquisador
Prof(a). Marília Ribeiro da SilvaOrientadora da Pesquisa
31
Apêndice B – Termo de Consentimento Livre e Esclarecido
TERMO DE CONSENTIMENTO LIVRE E ESCLARECIDO
Eu, Márcio Henrique Silva Oliveira aluno, graduando em Administração pela
Faculdade 7 de Setembro (FA7), gostaria de lhe convidar para participar de uma
pesquisa onde o objetivo é analisar a gestão de compras para a melhoria na
eficiencia do restaurante Docentes & Decentes”.Essa pesquisa tem com objetivo
melhora o processo de compras e controle de estoque no restaurante Docentes &
Decentes.
A pesquisa envolve um questionário semi-estruturado, , sendo o tempo
estipulado entre 25 a 30 minutos. Este procedimento incorre apenas no risco do
desconforto em responder as perguntas do questionário semi-estruturado.
Dou-lhe o direito de não participar, aceitar ou sair da pesquisa a qualquer
momento. Dúvidas e informações também podem ser solicitadas ao próprio
pesquisador a qualquer momento, por meio do telefone (85) 8893-1086. Vale
ressaltar que, não haverá ônus ou qualquer despesa de sua parte em participar da
pesquisa.
Os dados serão analisados e divulgados, mantendo-se o anonimato dos
participantes, ou seja, seu nome não será divulgado em hipótese alguma.
Diante do exposto, eu, Maria do Socorro Araújo Silveira, RG 96014059600,
declaro que fui devidamente informado, entendi a proposta e aceito participar
voluntariamente da pesquisa.
Fortaleza, 19 de abril de 2013.
Assinatura
32
Apêndice C – Termo de Consentimento Livre e Esclarecido
TERMO DE CONSENTIMENTO LIVRE E ESCLARECIDO
Eu, Márcio Henrique Silva Oliveira aluno, graduando em Administração pela
Faculdade 7 de Setembro (FA7), gostaria de lhe convidar para participar de uma
pesquisa onde o objetivo é analisar a gestão de compras para a melhoria na
eficiencia do restaurante Docentes & Decentes”.Essa pesquisa tem com objetivo
melhora o processo de compras e controle de estoque no restaurante Docentes &
Decentes.
A pesquisa envolve um questionário semi-estruturado, , sendo o tempo
estipulado entre 25 a 30 minutos. Este procedimento incorre apenas no risco do
desconforto em responder as perguntas do questionário semi-estruturado.
Dou-lhe o direito de não participar, aceitar ou sair da pesquisa a qualquer
momento. Dúvidas e informações também podem ser solicitadas ao próprio
pesquisador a qualquer momento, por meio do telefone (85) 8893-1086. Vale
ressaltar que, não haverá ônus ou qualquer despesa de sua parte em participar da
pesquisa.
Os dados serão analisados e divulgados, mantendo-se o anonimato dos
participantes, ou seja, seu nome não será divulgado em hipótese alguma.
Diante do exposto, eu, Thiago Henrique Mihaliuc Rubens, RG
2002002086902, declaro que fui devidamente informado, entendi a proposta e aceito
participar voluntariamente da pesquisa.
Fortaleza, 19 de abril de 2013.
Assinatura
33
Apêndice D – Termo de Consentimento Livre e Esclarecido
TERMO DE CONSENTIMENTO LIVRE E ESCLARECIDO
Eu, Márcio Henrique Silva Oliveira aluno, graduando em Administração pela
Faculdade 7 de Setembro (FA7), gostaria de lhe convidar para participar de uma
pesquisa onde o objetivo é analisar a gestão de compras para a melhoria na
eficiencia do restaurante Docentes & Decentes”.Essa pesquisa tem com objetivo
melhora o processo de compras e controle de estoque no restaurante Docentes &
Decentes.
A pesquisa envolve um questionário semi-estruturado, , sendo o tempo
estipulado entre 25 a 30 minutos. Este procedimento incorre apenas no risco do
desconforto em responder as perguntas do questionário semi-estruturado.
Dou-lhe o direito de não participar, aceitar ou sair da pesquisa a qualquer
momento. Dúvidas e informações também podem ser solicitadas ao próprio
pesquisador a qualquer momento, por meio do telefone (85) 8893-1086. Vale
ressaltar que, não haverá ônus ou qualquer despesa de sua parte em participar da
pesquisa.
Os dados serão analisados e divulgados, mantendo-se o anonimato dos
participantes, ou seja, seu nome não será divulgado em hipótese alguma.
Diante do exposto, eu, João Paulo Araújo de Castro, RG 2007009227537,
declaro que fui devidamente informado, entendi a proposta e aceito participar
voluntariamente da pesquisa.
Fortaleza, 19 de abril de 2013.
Assinatura
34
Apêndice E - ROTEIRO DE ENTREVISTA SEMIESTRUTURADA COM A DIRETORA ADMINISTRATIVA, COMPRADOR E OS AUXILIARES DE ALMOXARIFADO
I) GESTÃO DE COMPRA:
1) Quais são as fases (ou atividades) do processo de compra dos produtos da
empresa?Comente
2) Quais são os responsáveis pelo processo de compras dos produtos da
empresa? Comente
3) Quais são as entradas e saídas das fases do processo de compra dos
produtos do almoxarifado?
4) Quais são os indicadores de desempenho utilizados pela empresa na gestão
de compras?
5) Quais são os aspectos positivos e negativos do processo de compra dos
produtos do almoxarifado?
II) GESTAO DE ESTOQUE:1) Quais são as fases do processo de controle de estoque? Comente
2) Quais são os responsáveis pelo processo controle de estoque? Comente
3) Quais são as entradas e saídas utilizadas no estoque?
4) Quais são os indicadores de desempenho utilizados no controle de estoque?
5) Quais são os aspectos positivos e negativos do processo de estoque?
Comente
35
Apêndice F – Instrumento de Pesquisa – Observação Participante
PESQUISA SOBRE GESTÃO DE COMPRAS PARA MELHORIA NO ESTOQUE: UM ESTUDO DE CASO NO
RESTAURANTE DOCENTES & DECENTES.ARTIGO CIENTÍFICO
Curso de Graduação em Administração
Anotações Referentes às Observações
1. Observar o processo de gestão de compras dos colaboradores perante o
controle de estoque de matéria-prima;
2. Observar o estoque de matéria-prima pelos colaboradores da empresa;
3. Analisar como é realizada a observação pelos funcionários, da
necessidade de pedido de determinado insumo e como é solicitado o pedido;
4. Analisar o tempo de reposição médio e máximo observados para a
chegada desses insumos, durante o período de pesquisa;