Предпосылки
В вашей компании работает большое количество территориально-распределенных сотрудников?
Ваши сотрудники работают по разным графикам работы? Необходимо вносить изменения и корректировки в графики? Ваши сотрудники представляют различные продукты или
услуги, проходят разные тренинги, которые назначаются разными тренерами в разное время и это их необходимо как-то совместить?
2
Если вы ответили «ДА»хотя бы на один вопрос, то вы наверняка сталкиваетесь с большими временными затратами на формирование и согласование графиков с информацией о рабочих сменах и с отсутствием полной и достоверной информации по сводным графикам.
Сферы применения решения
Система может решать различные задачи по управлению экспертами, промоутерами, мерчендайзерами, консультантами и продавцами, работающими распределено в розничных сетях и предлагающих товары/услуги своих компаний.
Возможные сферы применения:Для косметической области, где консультанты, промоутеры помогают покупателям подобрать косметикуДля банков, где армии экспертов продают кредиты, страхование и другие финансовые услуги в розницеДля алкогольной промышленности, где консультанты/сомелье консультируют покупателей по продукцииДля компаний из табачной отрасли, где промоутеры помогают определиться с выбором марки сигаретДля фармацевтической отрасли, где медицинские представители продвигают свои товары для аптек и врачей
Система автоматического формирования графиков и учета рабочего времени «полевых» сотрудников решает следующие задачи:
Автоматическое формирование общего сводного графика, учитывающего индивидуальные графики работы сотрудниковПолучение актуальной информации о загруженности торговых точекУчет плановых и фактических показателей загрузки персоналаУправление распределением персонала по торговым точкамСвоевременное информирование сотрудников об изменениях в графиках работы (уведомления по электронной почте)Формирование отчетности для передачи контрагентам
Решаемые задачи
4
Система автоматического формирования графиков и учета рабочего времени сотрудников создана на платформе Microsoft SharePoint 2013 как наиболее функциональной платформе для реализации подобных задач.
О решении
Сводный график работы сотрудников
Составляющие системы
Благодаря системе автоматически формируется план, а по результатам работы за месяц рассчитываются фактические показатели. На основе данных формируется отчет, который отправляется контрагентам (торговые сети).
Единая база данных о консультантах
Для каждого консультанта создается персональная карточка. Доступ ко всем персональным данным разграничен правами доступа
Построение графиков работы
Система учитывает разные варианты графиков, в том числе и индивидуальные. В процессе координатор может вносить свои корректировки
Управление информацией
Через различные фильтры можно посмотреть интересующую информацию: по консультанту, по подразделению, по дню недели, по торговой точке и т.д. Функции редактирования
Автоматизированное согласование
После согласования и всех необходимых утверждений, система отправляет консультантам уведомления
Управление расписанием тренингов
Формирование расписания обучения с учетом рабочих графиков. Аттестация сотрудников
Составляющие системы, роли
Консультант или аниматор
Супервайзер управляет аниматорами, формирует отчеты о загрузке точек
Региональный директор управляет активностями в
торговых точках и утверждает сводный график консультантов
Администратор системы назначает роли пользователям. создает и корректирует справочники.
В системе настроена работа со списками:oПользователиoКонсультантыoТорговые точкиoРегионыoСекторыoМаркиoСобытияoАктивности для точекoАгентство
Все данные загружаются из MS Excel в таблицы и поля системы. Можно загружать данные и вручную пользователями.
Преимущества системы
// Наглядность отображения информации через использование разных цветов
// Интерактивность:внесение изменений и получение подтверждений/одобрение в режиме онлайн
// Быстрота согласования графиков работы позволяет избегать коллизий, возникающих в случае изменений и добавления в них новых событий
// Точность учетарабочего времени, обеспечивающее прозрачность всех финансовых расчетов оплаты труда
// Обеспеченностьторговых точек - информация в режиме онлайн о наличии необходимого количества консультантов на точке
// Быстрое получение различной отчётности для руководства, пользователей системы и контрагентов
Потенциал системы
Развитие функционала построения отчетности – добавление собственных шаблонов для упрощения работы менеджеров с системой
Управление планом продаж (план/факт)
Расчет бонусов и компенсаций для консультантов
Управление мероприятиями по обучению. Отображение результатов аттестации в карточке консультанта, что будет влиять на его бонусы
Формирование отчетности о результатах продаж по каждому консультанту и торговой точке
Добавление и управление мотивационными программами для полевого персонала
Описание ситуации:
Более 800 консультантов и торговых представителей (аниматоров) с разными графиками работают на разных территориях и представляют различные продукты, проходят различные тренинги, которые назначаются в различное время разными тренерами
Большие временные затраты на формирование и согласование графиков с информацией о рабочих сменах. Появление изменений еще больше затрудняло этот процесс
Отсутствие полной и актуальной информации по общему, сводному графику
Пример проекта в Лореаль
10
Цели проекта
Формирование индивидуальных графиков работы и распределение консультантов и аниматоров по торговым точкам
Формирование отчетности об обеспеченности торговых точек онлайн
Быстрое формирование единого графика с учетом всей имеющейся информации о консультантах, загруженности точек и расписания тренингов
Удобный доступ к единой базе консультантов и промоутеров
Система организации и контроля работы консультантов и аниматоров позволила добиться следующих результатов:
Формирование индивидуальных графиков, сведение их в единыйУправление обеспечением торговых точек Учет плановых и фактических показателей загрузки консультантовПолучение актуальной информации о загруженности торговых точек и сотрудникахСвоевременное информирование консультантов об изменениях в графиках работы (рассылка по электронной почте)Формирование отчетности для предоставления контрагентам (в торговые сети)
Результаты
12
Почему TerraLink?
Более 25 лет успешной работы на Российском рынке
Золотой партнер Microsoft c рядом подтвержденных компетенций
Большая экспертиза и опыт внедрения масштабных и технически сложных решений
Опыт успешной реализации целого ряда других проектов для L’Oréal
Спасибо за внимание!
+7 (495) 721-17-21
Ольга ЛохтинаДиректор по развитию портальных решений