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Comunicazione pubblica e istituzionale
Per comunicazione pubblica e istituzionale si intende quella comunicazione finalizzata:
● a garantire una informazione trasparente ed esauriente sull'operato delle pubbliche amministrazioni;
● a pubblicizzare e consentire l'accesso ai servizi promuovendo nuove relazioni con i cittadini;
● a ottimizzare l'efficienza e l'efficacia dei prodotti-servizi attraverso un adeguato sistema di comunicazione interna.
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Comunicazione pubblica e istituzionale
La comunicazione pubblica e istituzionale è finalizzata, quindi:
● a progettare e a realizzare attivita' di informazione e comunicazione destinate ai cittadini e alle imprese attraverso una rinnovata ingegneria dei processi di comunicazione interna e adeguando i flussi di informazione a supporto dell'attività degli uffici che svolgono attività di informazione e comunicazione;
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TESTIMONIANZE DI UN GIOVANE DIRIGENTE PUBBLICOCOMUNICARE MALE FA MALEMaster in Marketing, Comunicazione
d'Impresa e Comunicazione PubblicaXXII Edizione
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Comunicazione pubblica e istituzionale
La comunicazione pubblica e istituzionale è finalizzata, inoltre:
● a produrre e a fornire informazioni, promuovere eventi che, tenendo conto dei tempi e dei criteri che regolamentano il sistema dei media, possano tradursi in notizie per i mass media tradizionali e nuovi - come i giornali on-line - e altri mezzi di diffusione di notizie di interesse pubblico.
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IL LIBRO BIANCO SU UNA POLITICA EUROPEA DI COMUNICAZIONE
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Il Libro Bianco
La Commissione della Comunità Europee nel “Libro Bianco su una politica europea di comunicazione”, pubblicato in data 1 febbraio 2006, pone con grande forza la necessità di caratterizzare i principi comuni e le norme che dovrebbero servire da orientamento per le attività di informazione e di comunicazione, non solo sulle tematiche e attività dell’UE, ma in genere della pubblica amministrazione.
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Il Libro Bianco
Per questo gli obiettivi della Comunità Europea nelle politiche di comunicazione dei suoi Stati membri sono:● mettere la comunicazione al servizio dei cittadini e considerare la comunicazione come una politica a pieno titolo;● potenziare il dibattito e il dialogo;● potenziare il diritto all’informazione e la libertà di espressione.
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Il Libro Bianco
Le azioni da intraprendere devono essere finalizzate a tre obiettivi principali:● il miglioramento dell’educazione civica costruendo strategie di democrazia partecipata;● mettere i cittadini in comunicazione tra loro;● collegare i cittadini e le istituzioni pubbliche.
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Il Libro Bianco
In poche parole la Comunità Europea impone di:
RIDURRE LE DISTANZEtraISTITUZIONI E CITTADINIma anche traISTITUZIONI E ISTITUZIONI
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IL PIANO DI COMUNICAZIONE DELLA REGIONE PUGLIAANNO 2007
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Il piano di comunicazioneDirettiva P.C.M. 7 febbraio 2002 Un piano di comunicazione si compone:- analisi dello scenario;- definizione degli obiettivi;- la segmentazione del pubblico di riferimento;- la scelta delle strategie;- la scelta dei contenuti,- la scelta delle attività e degli strumenti;- la misurazione dei risultati.
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Un nuovo piano di comunicazione
Il Settore Comunicazione Istituzionale con il Piano di Comunicazione 2007 pone in essere una serie di interventi tesi a migliorare:- la comunicazione organizzativa;- la comunicazione interna;- la comunicazione esterna;- la comunicazione di servizio attraverso i media; - la comunicazione normativa.
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Un nuovo piano di comunicazione
Per perseguire le finalità:- di sviluppo di una coerente politica di comunicazione integrata con i cittadini gli stakeholders regionali; - della gestione professionale e sistematica dei rapporti con tutti gli organi di informazione (mass media tradizionali e nuovi); - della realizzazione di un sistema di flussi di comunicazione interna incentrato sull'intenso utilizzo di tecnologie informatiche e banche dati;
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Un nuovo piano di comunicazione- della qualità dei servizi e l'efficienza organizzativa, sia per creare tra gli operatori del settore pubblico senso di appartenenza alla funzione svolta, pieno coinvolgimento nel processo di cambiamento e condivisione nelle rinnovate missioni istituzionali delle pubbliche amministrazioni; - della formazione e valorizzazione del personale impegnato nelle attività di informazione e comunicazione; - l’ottimizzazione, attraverso la pianificazione e il monitoraggio delle attività di informazione e comunicazione, dell'impiego delle risorse finanziarie.
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Un nuovo piano di comunicazione
Il sistema delle azioni si sviluppa sui seguenti assi:- ristrutturazione del Settore Comunicazione Istituzionale;- una nuova metodologia organizzativa;- una nuova immagine coordinata della Regione Puglia;- definizione dei piani di comunicazione di settore e individuazione delle azioni di comunicazione;- sviluppo di nuove tecnologie collaborando con i media regionali e nazionali;
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Un nuovo piano di comunicazione- ridurre le distanze con i cittadini differenziando i target e introducendo canali sperimentali per la comunicazione di servizio;- ridurre le distanze con le altre istituzioni territoriali creando un network per la comunicazione di servizio;- accordi di programma con le Università pugliesi e le associazioni di marketing e comunicazione per migliorare e valutare la comunicazione.
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Valori della comunicazione● Comunicare per garantire la trasparenza dei processi decisionali rendendo effettivo il diritto di accesso dei cittadini agli atti delle amministrazioni > TRASPARENZA
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Valori della comunicazione● Comunicare per informare con competenza e correttezza sulle decisioni adottate dall’Amministrazione Regionale al fine di ridurre le distanze tra istituzioni e cittadini > DEMOCRAZIA PARTECIPATA
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Valori della comunicazione● Comunicare per individuare gli standard qualitativi dei servizi erogati e garantirne la più ampia comunicazione > EFFICACIA ORGANIZZATIVA
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Cultura dell'organizzazione
Non puo’ esserci comunicazione esterna efficace se non c’e’ un’altrettanta efficace comunicazione interna.
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Cultura dell'organizzazioneASCOLTOSTRUTTURATODI SETTORE
SISTEMA DI RELAZIONEA SOSTEGNO DEGLIOBIETTIVI
LA QUALITA' ESISTESOLO SE PERCEPITA
PRESIDENZA / ASSESSORATI / SETTORI
PRESIDENZA / ASSESSORATI / SETTORI
STRATEGIE DI COMUNICAZIONE
PIANO DI COMUNICAZIONE PER ISSUE●Analisi dello scenario●Individuazione degli obiettivi di comunicazione●Individuazione dei pubblici di riferimento●Scelte strategiche●Scelte di contenuto●Individuazione delle azioni e degli strumenti di comunicazione●Misurazione dei risultati
MODIFICAZIONE DEI COMPORTAMENTI DEI CITTADINI COINVOLTI
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Cultura dell'organizzazione
Affinché la comunicazione organizzativa si realizzi sono necessarie alcune condizioni:
1. riferire le iniziative di comunicazione ai valori guida dell’ente che siano specifici, fondati eticamente ed esplicitati in modo che tutti possano conoscerli;2. realizzare coerenza e sinergie tra le attività di comunicazione rivolte all’interno e all’esterno dell’ente e tra queste e gli atti gestionali;
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Cultura dell'organizzazione
3. supportare i processi di innovazione organizzativa e gestionale con adeguati piani di comunicazione che siano condivisi da tutti;4. diffondere le competenze di comunicazione, a partire da quella interpersonale, tra tutti i componenti, dai vertici agli operatori;5. realizzare il presidio strategico della comunicazione da parte del vertice e quello operativo da parte di strutture tra loro integrate.
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Cultura dell'organizzazione
L’organizzazione intesa come sistema di relazioni funzionale all’efficienza e all’efficacia dell’azione amministrativa si trasforma in una vera e propria rete di comunicazioni “articolata tra i suoi nodi funzionali”: la comunicazione diventa una risorsa poiché entra nei processi organizzativi e afferma un modo diverso di essere e fare amministrazione.
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Cultura dell'organizzazione
Gli obiettivi della comunicazione interna sono:
• creare identità e senso di appartenenza;
• generare una cultura dell’istituzione;
• sviluppare le risorse umane;
• abbattere o ridurre i costi di transazione;
• gestire processi di cambiamento.
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Cultura dell'organizzazione
Si possono individuare tre grandi strategie di comunicazione interna:• strategia dell’informazione per guidare il personale dipendente;• strategia dell’informazione per motivare il personale dipendente;• strategia della comunicazione per cambiare l’organizzazione.
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Azioni previste
► ANALISI BISOGNI DELLA COMUNICAZIONEDOCUMENTO DI RILEVAZIONE BISOGNI ASSESSORATO/SETTORE
► ISTITUZIONE NUCLEO DI COORDINAMENTO SULLA COMUNICAZIONE
► NUOVA INDIVIDUAZIONE E NUOVE COMPETENZE RETE DEI REFERENTIDOCUMENTO DI REGIA CON ATTRIBUZIONE NUOVE FUNZIONI AI REFERENTI DELLA COMUNICAZIONE
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Azioni previste
► DEFINIZIONE ELEMENTI DI GESTIONE SISTEMA RELAZIONI INTERNE1. DOCUMENTO DI DIREZIONE PER ASSESSORATO / SETTORE 2. PIANI DI COMUNICAZIONE PER ISSUE3. MAPPA DI COMUNICAZIONE DELL’ENTE4. RIORGANIZZAZIONE FLUSSI DI COMUNICAZIONE. METODOLOGIE E REGOLE.
► IMPLEMENTAZIONE DELL'URP IN CONTACT CENTER
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La comunicazione esterna
La comunicazione esterna è utilizzata per: ● far conoscere l'Amministrazione, i servizi e i progetti dell'ente; ● facilitare l'accesso ai servizi e agli atti dell'Amministrazione; ● conoscere e rilevare i bisogni dell'utenza; ● migliorare l'efficacia e l'efficienza dei servizi;● favorire i processi di sviluppo sociale, economico e culturale;
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La comunicazione esterna● accelerare la modernizzazione di apparati e servizi; svolgere azioni di sensibilizzazione e policy making.
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Azioni previste
► OTTIMIZZAZIONE DELLA COMUNICAZIONE ONLINEREGOLAMENTAZIONE FLUSSI DI INFORMAZIONE PORTALEEXIT STRATEGY PORTALE WEBRESTYLING GRAFICO (DESIGN DELL'INTERFACCIA)ATTIVAZIONE DI PIATTAFORME WEB E DELLA WEBTV
► ISTITUZIONE DEL TAVOLO TECNICO DI CONCERTAZIONE PER GLI STRUMENTI ICT DI COMUNICAZIONE E DI INFORMAZIONE
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Azioni previste
► RESTYLING IDENTITA' E ADOZIONE DEL MANUALE DI IDENTITA' VISIVA
► REGOLAMENTO PARTECIPAZIONE SETTORI AD EVENTI E FIERE
► FORMAT TELEVISIVI SPECIALISTICI E MULTIMEDIALI
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Azioni previste
► CAMPAGNE DI COMUNICAZIONE A SOSTEGNO DELLE ATTIVITA' DI LEGISLATURA
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La comunicazione di servizio
La comunicazione di carattere istituzionale deve essere eticamente corretta e lo può essere quando è soddisfatto il bisogno primario di informazione da parte della collettività e dei dipendenti.Il tema della responsabilità, in una accezione svincolata da un approccio giuridico, è fondamentale per un approccio di forza, immediatezza e determinazione di comunicazione di servizio.
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Azioni previste
► NETWORK SULLA COMUNICAZIONE DI SERVIZIO (URP E SPORTELLI INFORMATIVI)
► ACCORDO DI PROGRAMMA CON POSTE ITALIANE, CENTRI COMMERCIALI (COOP., AUCHAN, ALTRO), FARMACIE PUGLIESI, FERROVIE DELLO STATO, LINEE AUTOBUS, STADI SPORTIVI, OSPEDALI,ETC. PER LA COSTRUZIONE DI CANALI ISTITUZIONALI REGIONALI DI COMUNICAZIONE.
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Azioni previste
► REGOLAMENTAZIONE ACQUISTO E CRITERI ORGANIZZATIVI DI SCELTA SPAZI PUBBLICITARI GIORNALI ED EMITTENTI RADIOTELEVISIVE
► SISTEMA OPERATIVO COMUNICAZIONE FSE > RETE DI SISTEMA REGIONI/PROVINCE/COMUNI
► CONSULTA PER L’INFORMAZIONE SULLE ATTIVITA’ DELLA COMUNITA’ EUROPEA
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Azioni previste
► SISTEMA DELLA COMUNICAZIONE DI SERVIZIO ATTRAVERSO LA PROFILAZIONE SETTORIALE DEI TARGET E L’UTILIZZO DI CANALI MEDIATICI INNOVATIVI E ATTRAVERSO L’ATTIVAZIONE DI UN CENTRO RISORSE DI NETWORK TRA URP E SISTEMI INFORMATIVI REGIONALI, PROVINCIALI E LOCALI
► SISTEMA DI INFORMAZIONI BANDI E CONCORSI
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La comunicazione normativa
L'attività di comunicazione normativa ha il compito di facilitare al cittadino la conoscenza delle norme e dei regolamenti, garantendo in primo luogo che il testo sia redatto in modo comprensibile e chiaro e, in secondo luogo, che sia portato a conoscenza dei pubblici interessati attraverso i diversi mezzi di comunicazione, ritenuti idonei.
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Azioni previste
► APPLICAZIONE QUADRO NORMATIVO MATERIA DI INFORMAZIONE E COMUNICAZIONE
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La comunicazione di crisi
La comunicazione di crisi si articola nella predisposizione delle attività di analisi delle possibili crisi che possono colpire la Regione Puglia e del suo livello di preparazione ad una situazione del genere, l'elaborazione dei possibili scenari e delle possibili conseguenze, valutando probabilità dell'evento e conseguenze a breve e lungo termine. Inoltre si articola nella predisposizione di un sistema di risposta, che consenta alla Regione di reagire prontamente e in modo coordinato.
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Azioni previste
► COSTITUZIONE DI UNA TASK FORCE CUI SARA' AFFIDATA LA STRATEGIA E LA GESTIONE DELL'EMERGENZA
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Valutazione della comunicazione
I sei livelli della valutazione sono:● valutazione ex ante dell'output della comunicazione;● valutazione ex ante dell'outcome della comunicazione;● valutazione in itinere dell'output della comunicazione;● valutazione in itinere dell'outcome della comunicazione;● valutazione ex post dell'output della comunicazione;● valutazione ex post dell'outcome della comunicazione.
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Ristrutturazione del Settore Comunicazione IstituzionaleL’attuale assetto organizzativo del Settore Comunicazione Istituzionale comporta:
Segreteria organizzativa Comunicazione Istituzionale
Segreteria del dirigente
Personale, Protocollo, Archivio
Eventi, comunicazione esterna e marketing
Comunicazione interna, bilancio
Bollettino Ufficiale Regione Puglia
Ufficio relazioni con il pubblico
Ufficio leggi e decreti
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Ristrutturazione del Settore Comunicazione IstituzionaleL’attuale assetto organizzativo del Settore Comunicazione Istituzionale comporta:
Segreteria organizzativa Comunicazione Istituzionale
Segreteria del dirigente
Project management
Personale, Protocollo, Archivio
Eventi, comunicazione esterna e marketing
Comunicazione interna, bilancio
Sviluppo ICT strumenti di comunicazione
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Ristrutturazione del Settore Comunicazione IstituzionaleL’attuale assetto organizzativo del Settore Comunicazione Istituzionale comporta:
Ufficio relazioni con il pubblico
Front/end Contact center
Gestione contenuti portale web
Ufficio leggi e decreti
Registro posizioni giuridiche