Digitaal Factureren zorgt voor optimaliserenvan financiële processen
Digitaal Factureren zorgt voor optimaliseren vanfinanciële processen
Digitaal Factureren zorgt voor optimaliseren vanfinanciële processen
Marcel van der SteenMarcel van der Steen
Welkom
Agenda
• Redenen voor digitale factuurverwerking
• Plan – Do – Act – Check
• Ervaringen
• TU Delft na implementatie
• Vervolg met Basware PM
• Vraag en antwoord…
Accounts payable cijfers
100.000 inkomende facturen
30.000 declaraties
15.000 inkooporders
7.500 reisaanvragen
11.000 actieve leveranciers
100 aanpassingen per week in de leveranciers
database
Redenen voor digitale factuurverwerking (1)
Organisatorische verandering
in 2005-2006 van decentrale ondersteuning naar University Corporate Office met Shared Service Centers voor:
ICT, HRM, M&C, FM&RE, ESA and F&C
Efficiency & kostenbesparing
• Verminderen (doorloop)tijd om facturen af te handelen
• Processen zijn eenvoudiger te beheersen en te controleren
• Effectiever risk management
• Minder medewerkers nodig
Redenen voor digitale factuurverwerking (2)
Standaardisatie/Harmonisatie
Uniforme processen (verminderen decentrale autonomie)
Redenen voor digitale factuurverwerking (3)
Audit trail
Voor implementatie had de TU Delft grote moeite de route van de facturen te achterhalen. Groot gebrek aan transparantie.
Redenen voor digitale factuurverwerking (4)
Verbeteren van autorisaties
Correcte autorisatieschema’s en juiste scheiding van taken.
Redenen voor digitale factuurverwerking (5)
De stappen tot de implementatie
• Bepalen van de scope
• Opstellen testplan en bepalen van de kaders
• Implementatieplan
• Analyseren van het inkoop- en factuurproces op de faculteiten en van de ondersteunende diensten
• Definiëren van deze processen in Basware
• Alles documenteren; van voorbereiding tot implementatie
• 2006 Analyseren en identificeren van alle (deel)processenen testen van de software
• 2007 Implementatie Basware Invoice Processing(digitalisering m.b.v. workflow)
• 2010 Implementatie Basware Purchase management
• 2012 Realisatie doelstellingen SSC
PDCAPDCA => Plan
• Testen, testen , testen!!! (Interfaces tussen Basware en BAAN IV, Scan software Readsoft, Basware workflow mogelijkheden, etc.
• Informatieve bijeenkomsten (communicatie)• Training van key-users• Training van medewerkers SSC (23 Master users)• Training overige medewerkers in kleine groepen (1.800
Thinclient users)• Structuren van de software o.b.v. testresultaten• Preparing manuals and FAQ’s
LIVE!
(de implementatie)
PDCAPDCA => Do
• Monitoren van het gebruik van Basware. • Wees voorbereid op het beantwoorden van veel vragen.
• Houd rekening met “tegenvallers” in het beginstadium. Veel gebruikers maken fouten of vertragen het goedkeuringsproces (per ongeluk of door gebrek aan kennis).
• Vraag aan verschillende soorten gebruikers of de
handleidingen en FAQ’s bruikbaar en compleet zijn.
PDCAPDCA => Check
• Houd je kennis op peil op het gebied van nieuwe ontwikkelingen.
• Geef regelmatig informatie over het gebruik aan je “klanten” (1.800 gebruikers) en luister naar hun ervaringen met Basware.
• Regelmatige training voor (nieuwe) medewerkers.
• Ga op zoek naar nieuwe gewenste functionaliteiten om het Basware-gebruik te verbeteren.
(Houd het Basware systeem up-to-date en behoud de controle)
PDCAPDCA => Act
Ervaringen TU Delft
• Logistiek van facturen /decentrale postadressen
• Gebrek aan kennis bij medewerkers van SSC
• Commitment van het management
• Resources (medewerkers, infrastructureel etc.)
Het belangrijkste:
Cultuur – Elke faculteit heeft haar eigen regels
Ervaringen Ricoh
• Betrokkenheid projectleden TU Delft
• Optimale samenwerking met de IT-afdeling
• Draagvlak bij beoogde gebruikers
• Interface met BaaN IV
• Te laat applicatiebeheerders BaaN betrokken bij het ontwerp
• Security bij TU Delft
Basware Invoice Processing is in gebruik t.b.v. factuurafhandeling.
Resultaat:
• Facturen worden op tijd betaald (binnen 30 dagen).
• Het aantal medewerkers dat zich bezighoudt met inkomende facturen is van 42 fte teruggebracht naar 32 fte.
Gemiddelde duur in kalenderdagen Voor Na
Doorlooptijd afhandeling door geautoriseerde medewerkers 20 20
Doorlooptijd distributie van de factuur tussen faculteit en Shared Service Center - Finance & Control 5 < 1 seconde
Doorlooptijd afhandeling op faculteit totaal 25 20
Doorlooptijd afhandeling door Shared Service Center - Finance & Control 10 6
Totale doorlooptijd tussen ontvangst en betaling van de factuur 35 26
TU Delft na implementatie (1)
TU Delft na implementatie van Basware IP:
• 1.800 Basware IP gebruikers
• 100.000 facturen per jaar
• 90% tevredenheid Basware gebruikers
• 80% minder kopieën (schaduwarchief)
• 0% verdwenen facturen
• 10 fte vermindering medewerkers op Shared Service Center - Finance & Control
TU Delft na implementatie (2)
Vervolg met Basware PM
1. Gebruik vaste leveranciers en hanteren prijsafspraken
2. Gebruiksvriendelijkheid
3. Één bestelomgeving
4. Audit-trail
5. Automatische matching
6. Verbetering inkoopcondities
7. Vermindering Maverick buying*
* Maverick buying = de bewuste of onbewuste koop van goederen en diensten buiten bestaande contractenen/of procedures om.
Huidig bestelproces
Soort bestelling Huidig bestelproces
1. Via bestelformulier, kleine en grote bestellingen
Vult bestelformulier in. Rechtstreeks naar leverancier of via SSC-F&C met inkooporder BaaN.
2. Geen bestelformulier, betreft artikelen Direct contact met de leverancier (fax, telefoon, e-mail), geeft meestal Baancode door.
3. Geen bestelformulier, betreft diensten / inhuur externen
Direct contact met de leverancier, geeft indien nodig Baancode door. Standaard aanvraagformulier mailen/faxen.
4. Internetbestelling met ordernummer Vraagt om ordernummer bij SCC, Gaat naar de website van de leverancier en plaatst een bestelling.
5. Internetbestelling zonder ordernummer Gaat naar de website van de leverancier en plaatst een bestelling.
6. Via haalbon Vraagt om een haalbon bij SCC.
7. Interne bestelling Via servicepunt of direct contact interne dienst bestelling plaatsen.
Naar een volledige purchase-2-pay oplossing (1)
Invoice Automation
financieel systeem BAAN IV
Interface
KPI Reporting Tool
Procurement
KPI Reporting Tool
Invoice matches with approved purchase order (PO)
Invoice does notmatch with PO(discrepancy)
Informative workflow
Automation
Naar een volledige purchase-2-pay oplossing (2)
Resultaten na implementatie
• Besteltransacties en matching met facturen verloopt efficienter, dus besparing mogelijk van 30% op € 15 per transactie bij 50% van 100.000 transacties is € 225.000 besparing (=± 5 fte)
• Standaard, eenvoudig en “audit-proof” purchase-to-pay proces met procuratie-, mandaat- en autorisatiefuncties
• Verplichting bekend bij goedkeuring order vooraf i.p.v. bij factuur achteraf, dus focus van betaling naar bestelling
• Identificatie besparingsmogelijkheden (1-2%) door rapportages op besteller-, artikel- en leveranciersniveau op volume van € xx miljoen niet-gecontracteerde inkoop
• Verplaatsing van 3 fte SSC-F&C inkoop naar Procurement: van operationeel bestellen naar tactisch contentbeheer!
op basis van businesscase
Tenslotte
Zijn er nogvragen?Zijn er nogvragen?