‘Tien tips voor een geslaagde communicatie en minder hinder’
Roeland Kortleven
Uitdaging
Grondige vernieuwing van het volledige centrumgebied (2002 – 2006)– Centrale parking – Woonstraten – Stationsplein– Uitgaanscentrum– Belangrijkste winkelas
Uitdaging
• Hoe dit werk aanpakken zonder jarenlange‘onleefbare’ situatie te creëren?
• Oplossing: uitgebreide communicatie, overleg & ‘minder-hinder’-maatregelen
Tip 1: Alles begint en eindigt met het bestek
• Leg gedetailleerd de zaken vast waarmee een aannemer rekening moet houden.
• Middel om bij uitvoering ‘Minder hinder’-maatregelen af te dwingen– Bereikbaarheid woningen en handelszaken– Vragen van buurtbewoners?– Aanwezigheid op informatievergaderingen
• Open communicatie en intens overleg blijft belangrijk
Tip 2: Voorzie budget voor communicatie en minder
hinder• ‘Minder hinder’ drijft prijs op
– Persen van riolering onder kruispunt i.p.v. open sleuf
– Tijdelijk werfweggetje
• Ook communicatie is niet gratis– Flyers, brochures, affiches,
informatieborden, toekomstsimulaties,…
Tip 3: onderling intern overleg is sleutel tot
succes• Multidisciplinaire aanpak is nodig• Alle interne partners hebben
noodzakelijke inbreng en rekening houden met elkaar– Ingenieurs– Mobiliteitsspecialisten– Communicatiespecialisten
• Loslaten van ‘enge’ technische blik• Complex verhaal (wegomleidingen,
communicatie, toegankelijke werfzone, uitgekiende uitvoering van de werken,…)
Tip 4: kijk naar de werken door de ogen van
betrokkenen• Communiceer vanuit de bekommernissen
van verschillende doelgroepen– Voorbereiding informatievergadering
• Handelaars (leveringen,…), buurtbewoners (ophalen huisvuil,…), toevallige bezoekers (bereikbaarheid met de auto,…)
• Deze communicatiebehoeften zijn leidraad voor opmaak communicatieplan
Tip 5: communiceer project vanuit een
toekomstbeeld• Werken gebeuren niet zomaar• Bijvoorbeeld: creëren
winkelcentrum waar het aangenaam wonen, winkelen, wandelen en fietsen
• Gebruik toekomstbeeld in communicatie
• Tip: 3D-toekomstsimulaties
Tip 6: zet alle beschikbare kanalen in
• Niet enkel persbericht of informatievergadering
• Meer mogelijkheden, maar…• Bepaal welke kernboodschap gericht is op
welke doelgroep• Voorbeelden van ‘Mol Werkt’: bierkaartjes,
evenement, postkaarten, flyers, brochures, website, elektronische nieuwsbrieven, bewonersbrieven, gemeentemagazines, informatieborden langs de weg, tentoonstelling, stratenplannen, persbriefings, videoreportages, …
Tip 7: hou alles in een positieve sfeer
• Werken zijn niet leuk, maar verzuring vergroot de problemen
• Negatieve krantenartikels houden klanten weg
• Daarom… alles in positieve sfeer plaatsen
• Mogelijkheden: spaaractie, evenement, vergroot kleine zaken, rol de rode loper uit, ‘sorry’-postkaartjes, verspreid cartoons over de werken,…
Tip 8: wees origineel
• Voorbeelden ‘Mol Werkt’– Startevemement ‘Bob De Bouwer’ voor
kinderen (verdienen van werfhelm)– Aankondigingsborden ‘Mol werkt, maar blijft
bereikbaar’– Cartoons op bierkaartjes– Sorry-postkaartjes verdelen via de
handelaars– Werken afsluiten met groot volksfeest:
traktatie van het gemeentebestuur
Tip 9: betrek moeilijke klanten
• Analyseer vooraf wie ‘moeilijke’ klanten zijn– Voorzitter Unizo, secretaris van
middenstandsvereniging,…
• Maak van hen ‘bevoorrechte’ getuigen (uitnodigen op voorbereidende vergaderingen)
• Begrip opbouwen voor moeilijke beslissingen• Samen zoeken naar oplossingen• Grote invloed op achterban• Mol Werkt: aanspreekpunten bij handelaars en
buurtbewoners• Worden verdedigers in plaats van criticasters
Tip 10: blijf communiceren, ook het
negatieve• Vermijd effect ‘opgeblazen souflé’: niet
stoppen na aankondiging werken• Elke belangrijke mijlpaal is onderwerp
van communicatieactie• Ga negatieve zaken (vertragingen,…)
niet uit de weg voor behoud geloofwaardigheid. Leg deze uit.
• Volgehouden inspanning
Enkele voorbeelden…
Startevenement ‘Mol Werkt’
Cartoons
Cartoons
Advertentie
‘Sorry’-postkaartje
Informatieborden
Brochures en flyers
Cadeau van handelaars aan aannemer
Uitgebreid communiceren: pers, site,…
Traktatie worstenbroodjes van uitbater lokale supermarkt aan de arbeiders
Uitgebreid communiceren: pers, site,…
Afsluiter ‘Mol viert’