Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2018
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya i
TINJAUAN MANAJEMEN LABORATORIUM STATISTIK DAN REKAYASA
KUALITAS JURUSAN TEKNIK INDUSTRI
FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Periode : Tahun 2018
Disusun oleh : Kepala Laboratorium Statistik dan
Rekayasa Kualitas
Debrina Puspita Andriani, ST., M.Eng.
Dikendalikan oleh : Manager Representative
Rahmi Yuniarti, ST., MT.
Diketahui oleh : Ketua Jurusan
Oyong Novareza, ST., MT., Ph.D.
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2018
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya ii
Visi
Menjadi laboratorium pengembangan Statistik dan Rekayasa Kualitas utama secara
teori dan terapan pada tingkat nasional dan internasional sesuai dengan kurikulum
pendidikan Teknik Industri yang sejalan dengan Tri Darma Perguruan Tinggi pada
tahun 2020.
Misi
1. Menyelenggarakan program praktikum Statistik Industri yang sesuai dengan
industri dan kebutuhan masyarakat untuk mendukung peran mahasiswa dengan
potensi pendidikan moral dan jiwa entrepreneur.
2. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat dalam pengembangan
penerapan ilmu Statistik Industri dan Rekayasa Kualitas dan membantu
menyelesaikan permasalahan di bidang industri.
3. Memberikan pelayanan kepada stakeholder melalui pendidikan, penelitian dan
pengabdian masyarakat.
4. Membangun kerjasama dengan lembaga nasional dan internasional dalam rangka
untuk memperbaiki proses praktikum dan kerjasama dalam penelitian.
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2018
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya iii
LEMBAR PENGESAHAN
1. Jenis Berkas : Laporan Tinjauan Manajemen
2. Nama Unit : Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas
3. Nama Institusi : Universitas Brawijaya
4. Penanggungjawab : Oyong Novareza ST., MT., Ph.D.
5. Koordinator Penyusun : Debrina Puspita Andriani, ST., M.Eng.
6. Anggota Penyusun : 1) Andreas Geonaldi Bimantoko
2) Shintya Dwi Nur’aini 3) Vina Dwi Novianti 4) Muhamad Mudhafir Walad
5) Rheza Adnandy 6) Tara Aldania Nahara
7) Sulchi Tauzinal Maghlidah 8) Firda Rahmatika
9) Widya Rahayu Utami
10) Muzzaki Sani 11) Yayan Adi Prasetyo
12) Harry Fadli 13) Agustinus Alfian Anwar 14) Febrina Puji Purwandani
15) Qurrota A’yunin 16) Mahendra Habriantama
17) Annisa Sophie Amalia 18) Azizah Putri Nur Aini
7. Periode : November 2017 s.d Agustus Th. 2018
Malang, Agustus 2018
Pimpinan Unit Kerja,
Ttd
Debrina Puspita Andriani, ST., M.Eng.
NIP. 2013118912112001
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2018
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya iv
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ......................................................................................... iii
I. PENDAHULUAN .............................................................................................. 1
II. LINGKUP BAHASAN ........................................................................................ 2
III. PELAKSANAAN ............................................................................................... 2
IV. HASIL ........................................................................................................... 3
1. Hasil Audit Internal .................................................................................. 3
2. Hasil Audit Eksternal ................................................................................. 9
3. Umpan Balik Pelanggan .......................................................................... 11
4. Kinerja dan Evaluasi Proses ..................................................................... 20
5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan ............................................. 26
6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya ....................................... 33
7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM ....................................................... 36
8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM ................................................ 37
V. PENUTUP .................................................................................................... 38
VI. Lampiran
1. Gap Analisis 2018
2. Notulensi Rapat Tinjauan Manajemen
3. Formulir Kuesioner Kepuasan Praktikum
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2018
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 1
I. PENDAHULUAN
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas (SRK) merupakan salah satu
laboratorium yang berada di Jurusan Teknik Industri Universitas Brawijaya.
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas membantu dalam praktikum Statistika
Industri yang dapat diambil saat semester ganjil atau genap dengan mata kuliah
prasayarat Statistika Industri 1 dan mata kuliah kosyarat Statistika Industri II. Sesuai
dengan kurikulum 2016, Praktikum Statistika Industri terintegrasi dengan mata kuliah
Statistika Industri II yang memiliki total bobot 3 sks. Laboratorium Statistik dan Rekayasa
Kualitas juga membantu dalam pelaksanaan Praktikum Terintegrasi II yang memiliki
bobot 2 sks. Pada pelaksanaannya Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas bekerja
sama dengan Laboratorium Perancangan Kerja dan Ergonomi.
Selain menjalankan program kerja praktikum, Laboratorium Statistik dan Rekayasa
Kualitas juga menjalankan beberapa program kerja lainnya yang memiliki dasar dari Tri
Darma Perguruan Tinggi, seperti training internal bagi para asisten, training eksternal
bagi mahasiswa dan masyarakat umum, penelitian, pengabdian masyarakat dan
kunjungan ke perusahaan maupun ke laboratorium lainnya.
Sebagai sebuah organisasi akademik, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas
memiliki visi, misi, tujuan, motto, dan maklumat untuk memberikan pelayanan yang
terbaik bagi mahasiswa yang mengikuti praktikum di Laboratorium SRK (praktikan).
Selain visi misi dan tujuan yang telah disebutkan sebelumnya, berikut merupakan motto
dan maklumat Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas:
1. Motto
“Saying with Facts, Proving with Statistics”
2. Maklumat
a. Memberikan kualitas program pembinaan yang terbaik dan terkini sejalan dengan
kemajuan kurikulum Teknik Industri dan dunia industri
b. Menyediakan layanan praktikum yang terbaik bagi mahasiswa untuk
meningkatkan kualitas ilmu statistik dan rekayasa kualitas
c. Membangun disiplin yang tinggi sebagai upaya mendukung pembangunan
karakter peserta didik yang profesional dan berkepribadian.
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas terus berupaya untuk melakukan
evaluasi dan perbaikan secara terus menerus (continuous improvement) untuk menjadi
laboratorium yang lebih baik. Evaluasi dilakukan baik secara internal maupun eksternal
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2018
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 2
secara berkala, diantaranya yaitu evaluasi hasil AIM siklus sebelumnya, evaluasi pasca
kegiatan praktikum maupun evaluasi kegiatan lainnya. Sebagian hasil evaluasi di
publikasikan pada website laboratorium sebagai informasi stakeholder.
II. LINGKUP BAHASAN
Mengacu sistem manajemen mutu (SMM) SNI ISO 9001:2008, maka Laboratorium
Statistik dan Rekayasa Kualitas melaksanakan tinjauan manajemen dengan ruang
lingkup seperti yang dipersyaratkan, yaitu:
1. Hasil audit, audit yang pernah dilakukan di Laboratorium Statistik dan Rekayasa
Kualitas yaitu audit internal yang dilakukan sekali setiap satu tahun. Audit internal
sendiri dilakukan oleh Pusat Jaminan Mutu (PJM) Universitas Brawijaya.
2. Umpan balik pelanggan, yang didapatkan dari kuesioner kepuasan pelanggan yang
didapatkan dari praktikan praktikum Statistik Industri dan Praktikum Terintegrasi II.
Setiap akhir periode praktikum, praktikan diwajibkan untuk mengisi kuesioner
kepuasan pelanggan yang disediakan oleh laboratorium. Selain itu disediakan pula
kotak saran bagi siapa saja yang ingin memberikan kritik dan saran terhadap
laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas. Serta dapat memberikan keluhan pada
kuesioner kepuasan pelanggan di website.
3. Kinerja proses bisnis, meliputi capaian sasaran mutu dan capaian program kerja.
4. Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi (hambatan program masing-masing
bidang dan tindak-lanjut untuk mencegah hambatan tersebut agar tidak terjadi
lagi).
5. Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya (catatan yang perlu mendapat
perhatian pada tinjauan manajemen sebelumnya).
6. Perubahan yang mempengaruhi SMM (baik internal maupun dari eksternal).
7. Saran dan masukan untuk perbaikan SMM unit kerja.
III. PELAKSANAAN
Tinjauan manajemen ini dibuat oleh asisten dari divisi Quality Assurance dengan
persetujuan koordinator asisten dan kepala laboratorium beserta masukan dari seluruh
anggota asisten Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas. Metode yang dilakukan
adalah dengan melakukan rapat evaluasi di setiap akhir periode program kerja yang
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2018
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 3
telah selesai. Jadi rapat evaluasi dilakukan secara periodik oleh laboratorium dan hasil
dari rapat evaluasi program kerja tersebut dirangkum oleh asisten dari divisi Quality
Assurance dengan bantuan divisi Administrasi dan dibuat dalam tinjauan manajemen
(Gambar 3.1).
IV. HASIL
Hasil evaluasi manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Tahun
2018 berikut ini disajikan sesuai urutan lingkup bahasan tinjauan manajemen (lihat Bab
II).
1. Hasil Audit Internal
Audit internal di Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas dilakukan setiap
sekali dalam setahun. Audit internal yang dilakukan oleh Pusat Jaminan Mutu dari
Universitas Brawijaya. Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas menjalani audit
internal terakhir kalinya pada tanggal 18 Desember 2017. Lingkup yang diaudit yaitu
mengenai dokumen-dokumen yang dimiliki laboratorium serta evaluasi proses kinerja
laboratorium dalam memberikan pelayanan.
Dalam audit internal yang sudah dijalani oleh Laboratorium Statistik dan
Rekayasa Kualitas selama beberapa tahun terakhir ini, sudah ditemukan beberapa
Gambar 3.1 Tinjauan Manajemen Lab. Statistik dan Rekayasa Kualitas
(tanggal 27 Juli 2018)
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2018
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 4
temuan oleh para auditor. Berikut merupakan temuan-temuan audit internal
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas yang pernah ditemukan setiap tahunnya.
Tabel 4.1 Hasil Uraian Temuan Audit Internal
No. Siklus
Kategori /
Status /
Auditor / Tgl
Audit
Bidang Audit Uraian Temuan
1
UKPA
LAB
Siklus
16
KTS / New /
DFK, AGD / 18
Des 2017
Tinjauan
Manajemen
Pelaksanaan Tinjuan
Manajemen sudah ada dan
cukup lengkap. Namun perlu
dilengkapi dengan beberapa
form/borang yang penting
seperti nutulesi rapat, gap
analisis dll
2
UKPA
LAB
Siklus
16
KTS / New /
DFK, AGD / 18
Des 2017
Konversi Dokumen
SPMI
SOP masih perlu diperbaiki,
karena masih banyak yang tidak
memiliki borang (tidak lengkap).
Dan belum terlihat
pengorganisasian SOP sebagai
suatu panduan kegiatan yang
terintegrasi di lab (karena
proses bisnisnya belum jelas)
3
UKPA
LAB
Siklus
15
KTS / New /
DFK, AGD / 18
Des 2017
Temuan siklus 15:
Persyaratan SMM
ISO
Masih belum membuat proses
bisnis yang dijalankan di lab
4
UKPA
LAB
Sikuls 5
Observasi/
New / DFK,
AGD / 02 Des
2016
(IS-L-562)
Tinjauan
Manajemen [562]
(EYM)
5 UKPA
LAB
Siklus 4
KTS / New /
SDT, SFD / 09
Nov 2015
(IS-L-41f) B.
Persyaratan SMM ISO
9001:2008 [41f]
Manual Prosedur (MP) telah
tersedia dan dapat diakses dan
dikontrol bersama oleh seluruh
anggota organisasi. File MP
dapat diakses melalui website
lab-srk.ub.ac.id. Meskipun
demikian, belum terlihat proses
bisnis di Lab SRK, sehingga
tidak bisa diketahui dengan
pasti apakah MP dan IKm
sudah memenuhi kebutuhan
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2018
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 5
6 UKPA
LAB
Siklus 3
KTS / Old / PPU,
WFA / 12 Nov
2014
(IS-L-63) B.
Persyaratan SMM ISO
9001:2008 [63]
Agar praktikum dapat berjalan
optimal, diperlukan peralatan
yang cukup, dengan
penambahan perangkat
komputer yang disesuaikan
dengan rasio jumlah
mahasiswa. Daftar dan
kecukupan aset beserta metode
pemeliharaan dapat diakses
melalui website lab-srk.ub.ac.id
7 UKPA
LAB
Siklus 3
KTS / Old / PPU,
WFA / 12 Nov
2014
(WS-L-52) 5. Kontak
[52]
Belum ada informasi tentang
komplain
8 UKPA
LAB
Siklus 3
KTS / Old / PPU,
WFA / 12 Nov
2014
(WS-L-32) 3. Sistem
Dokumen [32]
Belum ada informasi tentang
Tinjauan manajemen
9 UKPA
LAB
Siklus 3
KTS / Old / PPU,
WFA / 12 Nov
2014
(IS-L-41g) B.
Persyaratan SMM ISO
9001:2008 [41g]
Belum ada tenaga laboran yang
khusus menangani administrasi
dan maintenance laboratoorium.
Saat ini kebutuhan Jumlah
Sumberdaya (Sarpras dan SDM)
telah disesuaikan dengan
kebutuhan program kerja dan
jumlah pelanggan mahasiswa
yang akan melaksanakan
program praktikum dengan
rasio 1 : 20 yang dilakukan oleh
asisten (mahasiswa yang telah
lulus pada mk statistik. Jumlah
Sumberdaya dapat diakses
melalui website lab-srk.ub.ac.id
10 UKPA
LAB
Siklus 3
KTS / Old / PPU,
WFA / 12 Nov
2014
(IS-L-754) B.
Persyaratan SMM ISO
9001:2008 [754]
Belum diibuat aturan
pengelolaan dan MP untuk
pelanggan eksternal. Selama ini
sudah melaksanakan pelayanan
pada mahasiswa diluar jurusan
Teknik industri.
11 UKPA
LAB
Siklus 3
KTS / Old / PPU,
WFA / 12 Nov
2014
(IS-L-622) B.
Persyaratan SMM ISO
9001:2008 [622]
Penyediaan SDM telah sesuai
dengan kompetensi utamanya
untuk dosen. Tetapi belum
dilengkapi dengan tenaga
laboran. Daftar kompetensi
SDM, job analysis, serta
pengembangan kemampuan
SDM terlampir dan dapat
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2018
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 6
Dari temuan-temuan tersebut, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas
telah berusaha melakukan perbaikan untuk mencapai organisasi yang lebih baik dalam
internal maupun eksternal. Berikut merupakan solusi tindakan perbaikan dari
laboratorium, verifikasi dari auditor serta status akhir dari temuan-temuan audit internal
tersebut.
Tabel 4.2 Tindakan Perbaikan, Verifikasi, dan Status Akhir Audit Internal
No. Uraian Temuan Tindakan
Perbaikan Verifikasi
Status
Akhir
1 Pelaksanaan Tinjuan
Manajemen sudah ada
dan cukup lengkap.
Namun perlu dilengkapi
dengan beberapa
form/borang yang
penting seperti nutulesi
rapat, gap analisis dll
Melengkapi
form/borang terkait
notulensi rapat dan
kegiatan program
kerja serta borang
kuesioner kepuasan.
Serta penambahan
gap analisis pada
dokumen tinjauan
manajemen
Tinjauan manajemen
telah ditambahkan
lampiran yang berisi
notulensi rapat,
kuesioner kepuasan
dan gap analisis
Open
2 SOP masih perlu
diperbaiki, karena masih
banyak yang tidak
memiliki borang (tidak
lengkap). Dan belum
terlihat pengorganisasian
SOP sebagai suatu
panduan kegiatan yang
terintegrasi di lab (karena
proses bisnisnya belum
jelas)
Mengorganisir setiap
borang pada masing-
masing SOP dan
melakukan organisir
SOP secara rapi baik
pada module
dokumen SOP
maupun module
proses bisnis di
website
Website sedang
dilakukan perbaikan
pengelompokkan
pada module terkair
SOP dalam proses
bisnis
Open
3 Masih belum membuat
proses bisnis yang
dijalankan di lab
Penggantian nama
module website yang
tertulis proses bisnis
laboratorium
Module proses bisnis
telah terdapat pada
website
Open
diakses melalui website lab-
srk.ub.ac.id
12 UKPA
LAB
Siklus 3
KTS / Old / PPU,
WFA / 12 Nov
2014
(WS-L-13) 1.
Keberadaan Website
Unit Kerja [13]
Website masih dalam proses
editing menuju website bilingual
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2018
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 7
No. Uraian Temuan Tindakan
Perbaikan Verifikasi
Status
Akhir
1 (EYM) Dilakukan perbaikan
mengenai tinjauan
manajemen yang
disesuaikan dengan
template laporan
tinjauan manajemen
sesuai ISO 9001:2008
Tinjauan manajemen
sudah sesuai dengan
laporan tinjauan
manajemen
berdasarkan ISO
9001: 2008
Open
2 Manual Procedure (MP)
telah tersedia dan dapat
diakses dan dikontrol
bersama oleh seluruh
anggota organisasi. File
MP dapat diakses melalui
website lab-srk.ub.ac.id.
Meskipun demikian,
belum terlihat proses
bisnis di Lab SRK,
sehingga tidak bisa
diketahui dengan pasti
apakah MP dan IKm
sudah memenuhi
kebutuhan
Sudah terdapat
proses bisnis
laboratorium yang
dapat diakses di lab-
srk.ub.ac.id
- Open
3 Agar praktikum dapat
berjalan optimal,
diperlukan peralatan
yang cukup, dengan
penambahan perangkat
komputer yang
disesuaikan dengan rasio
jumlah mahasiswa.
Daftar dan kecukupan
aset beserta metode
pemeliharaan dapat
diakses melalui website
lab-srk.ub.ac.id
Kepala Laboratorium
mengajukan secara
bertahap sarana
komputer disesuaikan
dengan jumlah
peserta praktikum
tiap semester.
Sudah diajukan
permohoan
penambahan
komputer sebanyak 4
set komputer, dan
sudah direalisasi.
(SDT / 09 Nov 2015)
Closed
4 Belum ada informasi
tentang komplain
Setiap input complain
di tabulasi dan
ditampilkan pada
menu informasi
tentang komplain.
Sudah ada menu
komplain (SDT / 09
Nov 2015)
Closed
5 Belum ada informasi
tentang Tinjauan
manajemen
Seluruh dokumentasi
kegiatan tinjauan
serta evaluasi
manajamen
"Tinjauan
manajemen" sudah
dibuat, dokumentasi
lengkap, tetapi
Closed
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2018
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 8
No. Uraian Temuan Tindakan
Perbaikan Verifikasi
Status
Akhir
laboratorium telah
direkap dan di upload
pada website
laboratorium.
formatnya harus
mengikuti standar
penyusunan Tinjauan
manajemen yang
ada. (SDT / 09 Nov
2015)
6 Belum ada tenaga
laboran yang khusus
menangani administrasi
dan maintenance
laboratoorium. Saat ini
kebutuhan Jumlah
Sumberdaya ( Sarpras
dan SDM ) telah
disesuaikan dengan
kebutuhan program kerja
dan jumlah pelanggan
mahasiswa yang akan
melaksanakan program
praktikum dengan rasio 1
: 20 yang dilakukan oleh
asisten (mahasiswa yang
telah lulus pada mk
statistik. Jumlah
Sumberdaya dapat
diakses melalui website
lab-srk.ub.ac.id
Kepala Laboratorium
mengajukan surat
permohonan untuk
recruitment tenaga
laboran sesuai
kompetensi dan
sarana prasarana
laboratorium.
Tindakan perbaikan
sudah
dilakukan. Sudah
mengajukan
permohonan surat ke
Ketua Jurusan Teknik
Industri untuk
mendapatkan
tambahan tenaga
laboran. Dari Jurusan
juga sudah
mengajukan surat ke
Fakultas. Tetapi,
sampai saat ini masih
belum ada realisasi.
(SDT / 09 Nov 2015)
Open
7 Belum diibuat aturan
pengelolaan dan MP
untuk pelanggan
eksternal. Selama ini
sudah melaksanakan
pelayanan pada
mahasiswa diluar jurusan
Teknik industri.
Mengajukan Surat
Keputusan dari
Jurusan terkait tarif
pelayanan serta MP
untuk pelanggan
eksternal.
Sudah dibuat surat
permohoanan ke
Ketua Jurusan Teknik
Industri, terkait
dengan tekuan
tersebut. (SDT / 09
Nov 2015)
Closed
8 Penyediaan SDM telah
sesuai dengan
kompetensi utamanya
untuk dosen. Tetapi
belum dilengkapi dengan
tenaga laboran. Daftar
kompetensi SDM, job
analysis, serta
pengembangan
Kepala Laboratorium
mengajukan surat
permohonan kepada
Ketua Jurusan untuk
penambahan tenaga
laboran sesuai
kompetensi dan
sarana prasarana
laboratorium.
Tindakan perbaikan
sudah dilakukan.
Tetapi, masih perlu
penyusunan gap
analysis untuk
tenaga laboran (SDT
/ 09 Nov 2015)
Closed
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2018
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 9
No. Uraian Temuan Tindakan
Perbaikan Verifikasi
Status
Akhir
kemampuan SDM
terlampir dan dapat
diakses melalui website
lab-srk.ub.ac.id
9 Website masih dalam
proses editing menuju
website bilingual
Memperbaiki tampilan
bilingual website
serta menu pada
setiap tampilan.
Website sudah
bilingual. (SDT / 09
Nov 2015)
Closed
2. Hasil Audit Eksternal
Audit eksternal merupakan audit yang dijalani Laboratorium Statistik dan Rekayasa
Kualitas oleh pihak dari luar universitas. Sampai saat ini, Laboratorium Statistik dan
Rekayasa Kualitas hanya melakukan audit eksternal ketika penilain akreditasi jurusan.
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas yang merupakan salah satu unit kerja
Jurusan Teknik Industri maka harus mempersiapkan segala kebutuhan yang terkait
dengan kebutuhan akreditasi. Kegiatan akreditasi tersebut diselenggarakan oleh BAN-
PT dibantu oleh asesor yang bertugas yaitu Prof. Dr. Ir. Humala Lopewijk Napitupulu,
DEA dan Ir. Subagyo, Ph.D. Visitasi akreditasi oleh BAN-PT dilaksanakan pada 18-19
Agustus 2016. Dan berdasarkan Surat Keputusan dari BAN-PT dengan nomor
2256/SK/BAN-PT/Akred/S/X/2016 Jurusan Teknik Industri mendapatkan peringkat A.
Gambar 4.1 Kunjungan Auditor Internal dalam AIM UKPA Siklus 15
Tahun 2016 (tanggal 6 Desember 2016)
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2018
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 10
Dari penilaian akreditasi tersebut, ditemukan beberapa temuan yang masih belum
sesuai, diantaranya adalah:
Tabel 4.3 Hasil Temuan dan Perbaikan Audit Eksternal
No. Temuan Perbaikan Status
1 Waktu praktikum yang
belum sesuai dengan
standar 1 SKS
Waktu praktikum dibuat lebih lama
dari sebelumnya dan disesuaikan
dengan waktu standar 1 SKS selama
800 menit untuk keseluruhan
praktikum diluar asistensi atau
konsultasi. Waktu dalam satu kali
praktikum berkisar antara 75 menit-
100 menit tergantung dengan bobot
materi yang disampaikan. Sehingga
total keseluruhan waktu praktikum
sudah sesuai dengan bobot 1 sks
praktikum
Closed
2 Format penulisan
modul praktikum
belum sesuai dengan
format penulisan
skripsi (format sumber
pustaka)
Penulisan sumber pada Modul
praktikum statistik industri sudah
disesuaikan dengan aturan penulisan
skripsi
Closed
Gambar 4.2 Kunjungan Auditor /Asesor BAN-PT (tanggal 18-19
Agustus 2016)
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2018
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 11
3. Umpan Balik Pelanggan
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas sangat terbuka terhadap segala
bentuk kritik dan saran dari segala pihak terutama bagi pelanggan atau praktikan. Secara
umum, Laboratorium Statistik Dan Rekayasa Kualitas memiliki beberapa metode untuk
mendapatkan umpan balik atau kritik dan saran dari pelanggan, yaitu dengan kuesioner
kepuasan pelanggan yang disediakan pada website dan penyediaan kotak saran yang
diletakkan di depan ruangan laboratorium bagi pihak siapa saja yang ingin memberikan
kritik dan sarannya bagi laboratorium. Selain itu, untuk mendapatkan umpan balik
pelanggan dari setiap program kerja, seperti training eksternal dan statistic day
(program kerja) Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas memberikan kuesioner
kepuasan pelanggan di setiap akhir acara kepada para peserta sebagai umpan balik
evaluasi kegiatan laboratorium. Hal tersebut dikarenakan prinsip utama adalah fokus
pada pelanggan (customer satisfaction) sehingga umpan balik pelanggan sangat
diperlukan untuk perbaikan kedepannya.
Untuk kegiatan praktikum, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas selalu
mewajibkan praktikannya untuk mengisi kuesioner kepuasan pelanggan (student
satisfaction index) yang telah disediakan di website Laboratorium Statistik dan Rekayaa
Kualitas. Selain itu, untuk mendapatkan kritik dan saran secara langsung dari para
praktikan, laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas mengadakan Open Talk bagi
para praktikan di tengah periode praktikum. Setiap perwakilan kelompok diwajibkan
untuk menghadiri kegiatan Open Talk tersebut. Kegiatan Open Talk merupakan upaya
laboratorium untuk mengetahui kendala dan permasalahan yang dialami oleh setiap
kelompoknya ketika mengikuti praktikum dan maupun pengerjaan laporan. Selain itu,
kegiatan Open Talk juga memudahkan pihak laboratorium untuk mendapatkan kritik dan
saran terhadap kinerja asisten dalam membimbing.
Selain melalui kegiatan Open Talk, untuk mendapatkan umpan balik dari
praktikan, asisten selalu meminta praktikan untuk menuliskan kritik saran secara tertulis
di setiap akhir periode ketika melakukan konsultasi. Kritik saran tersebut ditujukan pada
individu asisten masing-masing sehingga setiap asisten dapat mengetahui
kekurangannya masing-masing dan mengevaluasi kritik dan saran tersebut dari
praktikan masing-masing.
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2018
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 12
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, salah satu upaya untuk mendapatkan
umpan balik pelanggan yaitu dengan penyediaan kuesioner yang disediakan di website
laboratorium. Berikut merupakan pernyataan-pernyataan pada kuesioner tersebut yang
dapat dilihat pada Tabel 4.4.
Tabel 4.4 Pernyataan pada Kuesioner Kepuasan Pelanggan
No. Pernyataan
1 Kemudahan akses informasi (pengumuman, jadwal praktikum, dll)
2 Penerapan dan penyampaian prosedur pelayanan di Laboratorium
3 Follow-up terhadap saran atau kritik
4 Keadilan mendapat pelayanan
5 Kesesuaian persyaratan pelayanan
6 Kejelasan identitas SDM Laboratorium (nama, tugas, dsb)
7 Kemudahan menghubungi SDM Laboratorium
8 Penguasaan materi/kemampuan SDM Laboratorium
9 Kesediaan memberikan feedback
10 Kemampuan menumbuhkan motivasi
11 Keramahan dan Kesopanan SDM Laboratorium
12 Pemenuhan etika oleh SDM Laboratorium
13 Ketersediaan modul/handout praktikum
14 Kelengkapan materi praktikum untuk mendukung materi kuliah
15 Kesesuaian materi praktikum dan asistensi dengan materi ujian
16 Ketersediaan waktu
17 Kepastian jadwal
18 Pelayanan SDM Laboratorium terhadap keberlangsungan proses praktikum
19 Kesempatan diskusi/bertanya dalam proses praktikum dan konsultasi
20 SDM Laboratorium memotivasi mahasiswa untuk berpartisipasi aktif dalam
kegiatan praktikum dan asistensi
21 Kemampuan SDM Laboratorium memberi contoh yang relevan
22 Kelengkapan materi praktikum yang diberikan
23 Kenyamanan ruang laboratorium
24 Ketersediaan media praktikum (alat, bahan, lain-lain)
25 Keamanan laboratorium
Dari poin-poin pernyataan tersebut, praktikan wajib memberikan penilaian di
setiap akhir periode praktikum. Pada tinjauan manajemen ini, dibahas hasil penilaian
kepuasan pelanggan pada periode genap tahun ajaran 2017/2018. Berikut merupakan
hasil penilaian kepuasan pelanggan praktikum Statistika Industri dan Praktikum
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2018
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 13
Terintegrasi II periode genap Tahun Ajaran 2017/2018 yang dirangkum dengan diagram
batang pada Gambar 4.3 dan Gambar 4.4.
Gambar 4.3 Evaluasi Kepuasan Pelanggan Praktikum Statistik Industri Periode
Genap Tahun Ajaran 2017/2018
3.2
3.4
3.6
3.8
4
4.2
4.4
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
Student Satisfaction Index
Gambar 4.4 Evaluasi Kepuasan Pelanggan Praktikum Terintegrasi II Periode Genap
Tahun Ajaran 2017/2018
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
3.9
4
4.1
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
Student Satisfaction Index
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2018
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 14
a. Praktikum Statistik Industri Periode Genap Tahun Ajaran 2017/2018
Dari hasil kuesioner kepuasan pelanggan Praktikum Statistik Industri Perode
Genap tahun ajaran 2017/2018, terdapat 4 pernyataan yang memiliki rata-rata penilaian
yang rendah dari praktikan yaitu kemudahan akses informasi, follow-up terhadap saran
atau kritik, kemampuan membutuhkan motivasi dan ketersediaan waktu asisten. Berikut
merupakan perbaikan dari keempat pernyataan tersebut:
Tabel 4.5 Perbaikan dari Kuisioner IKM Praktikum Periode Genap 2017/2018
No. Pernyataan Pelanggan
Perbaikan
3. Follow-up terhadap saran atau kritik
Dilakukannya rapat evaluasi di setiap akhir praktikum yang membahas proses kegiatan praktikum yang sudah dilakukan dan hasil kuesioner kepuasan praktikan
10. Kemampuan menumbuhkan
motivasi
Dilakukan intropeksi diri asisten melalui saran-saran yang dikeluhkan oleh praktikan, asisten juga perlu meningkatkan
kemampuan dan selalu menghargai mahasiswa baik di dalam maupun di luar praktikum
21.
Kemampuan
SDM Laboratorium memberi contoh
yang relevan
Dilakukannya brainstorming atau diskusi lebih mendetail mengenai pengaplikasian praktikum untuk dunia industri.
2.
Penerapan dan
penyampaian prosedur pelayanan di
Laboratorium
Dilakukan rapat evaluasi mengenai pelayanan laboratorium SRK secara reguler yang dapat dilakukan dengan membahas dan menindaklanjuti terkait kritik dan saran yang diterima.
Berikut merupakan pelaksanaan Praktikum Statistika Industri yang ditunjukkan
oleh gambar 4.5.
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2018
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 15
b. Praktikum Terintegrasi II Periode Genap Tahun Ajaran 2017/2018
Dari hasil student satsifaction index tersebut, dapat dilihat semua komponen
pernyataan sudah berada dalam kondisi yang cukup baik amun masih terdapat 4
pernyataan yang memiliki rata-rata penilaian yang rendah dari para praktikan, yaitu
follow-up terhadap saran atau kritik, kesesuaian materi praktikum dengan materi ujian,
kemampuan membutuhkan motivasi dan kemampuan asisten memberi contoh yang
relevan. Berikut merupakan perbaikan dari keempat pernyataan tersebut yang dapat
dilihat pada Tabel 4.6.
Tabel 4.6 Perbaikan dari Kuisioner IKM Praktikum Periode Genap 2017/2018
No. Pernyataan Kuesioner Perbaikan
3 Follow-up terhadap saran atau kritik
Dilakukannya rapat evaluasi di setiap akhir praktikum yang membahas proses kegiatan praktikum yang sudah dilakukan dan hasil kuesioner kepuasan
praktikan
10 Kemampuan menumbuhkan motivasi
Dilakukan intropeksi diri asisten melalui saran-saran
yang dikeluhkan oleh praktikan, asisten juga perlu meningkatkan kemampuan dan selalu menghargai mahasiswa baik di dalam maupun di luar praktikum
15 Kesesuaian materi praktikum dengan materi
ujian
Dilakukan rapat dengan dosen yang membahas secara detail materi yang seharusnya disampaikan dalam
praktikum, dan menyelaraskan sumber materi yang digunakan saat praktikum maupun mata kuliah
2.
Penerapan dan
penyampaian prosedur pelayanan di Laboratorium
Dilakukan rapat evaluasi mengenai pelayanan
laboratorium SRK secara reguler yang dapat dilakukan dengan membahas dan menindaklanjuti terkait kritik dan saran yang diterima.
Gambar 4.5 Praktikum Statistik Industri Periode Genap Tahun
Ajaran 2017/2018
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2018
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 16
Berikut merupakan pelaksanaan Praktikum Terintegrasi II yang ditunjukkan oleh
gambar 4.6.
c. Statistic Day
Pengisian kuesioner tidak hanya disampaikan melalui praktikum saja, namun juga
dilakukan untuk kegiatan program kerja yang dilakukan Laboratorium Statistik dan
Rekayasa Kualitas yang nantinya dijadikan evaluasi untuk perbaikan kedepannya.
Adapun, kuesioner yang diberikan yaitu saat Statistic Day. Berikut merupakan hasil
kuesioner yang dapat dilihat pada gambar 4.7.
Tabel 4.7 Pernyataan pada Kuesioner Kepuasan Pelanggan Statistic Day
Gambar 4.7 Evaluasi Kepuasan Pelanggan Statistic Day Tahun 2017
0
1
2
3
4
5
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
STATDAY
STATDAY
Gambar 4.6 Praktikum Terintegrasi II Periode Genap
Tahun Ajaran 2017/2018
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2018
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 17
No. Pernyataan
1 Kegiatan Statistic Day menyenangkan
2 Fasilitas Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas memadai
3 Kenyamanan Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas
4 Peralatan yang tersedia dapat digunakan dengan mudah
5 Keramahan dan Kesopanan SDM Laboratorium
6 Pemenuhan etika oleh SDM Laboratorium
7 Permainan saat Statistic Day menyenangkan
8 SDM Laboratorium memotivasi mahasiswa untuk berpartisipasi aktif dalam
kegiatan Statistic Day
9 Adanya ilmu baru yang diperoleh saat Statistic Day
10 Perlunya mengadakan acara yang menyenangkan
Dari hasil kuesioner tersebut dapat terlihat bahwa pernyataan dengan nilai
terendah yaitu pada kenyamanan laboratorium. Hal tersebut dikarenakan ketika
mengadakan Statistic Day antusias pengunjung sangat tinggi sehingga banyak yang
datang ke acara tersebut. Namun, karena ruang laboratorium yang tidak luas
mengakibatkan kurangnya kenyamanan laboratorium. Karena beberapa pengunjung
merasa kepanasan sehingga kurang nyaman.
Berikut merupakan pelaksanaan kegiatan Statistic Day tahun 2017 yang
ditunjukkan pada gambar 4.8
d. SPECTRA (Training Eksternal)
Gambar 4.8 Statistic Day Tahun 2017
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2018
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 18
Pengisian kuesioner untuk kegiatan training eksternal juga diperlukan agar dapat
dilakukan evaluasi terhadap kepuasan pelanggan pada kegiatan tersebut. Berikut
merupakan grafik kepuasan pelanggan pada SPECTRA Vol. 7 yang tertera pada gambar
4.6.
Tabel 4.8 Pernyataan pada Kuesioner Kepuasan Pelanggan Training Eksternal
No. Pernyataan
1 Kesesuaian materi yang disampaikan dengan mata kuliah
2 Kenyamanan pelaksanaan training
3 Pemahaman saat penyampaian materi
4 Ketepatan waktu pelaksanaan
5 Kemudahan dalam mempelajari software Minitab
6 Kelengkapan materi yang disampaikan
7 Keramahan dan Kesopanan SDM Laboratorium
8 Kemampuan pemateri menguasai materi
9 Interaksi antara pemateri dengan peserta
10 Materi yang diberikan bermanfaat
Berdasarkan pada hasil kuesioner tersebut, nilai terendah pada pernyataan kelima
yaitu kemudahan dalam mempelajari software Minitab. Hal tersebut dikarenakan,
peserta baru pertama kali mempelajari software sehingga kesulitan untuk
mempelajarinya. Diharapkan dengan pelaksanaan training eksternal ini dapat
membantu mahasiswa dalam penggunaan software Minitab. Berikut merupakan
dokumentasi saat pelaksanaan SPECTRA Vol.7 yang ditunjukkan oleh gambar 4.10.
Gambar 4.9 Evaluasi Kepuasan Pelanggan SPECTRA Vol.7
0
1
2
3
4
5
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
SPECTRA
SPECTRA
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2018
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 19
Selain itu, laboratorium juga mendapatkan keluhan atau kritik dan saran dari
pelanggan dan praktikan secara lisan maupun tertulis, seperti dalam kegiatan Open Talk
praktikum, maupun masukan dari kegiatan program kerja lainnya yang diadakan oleh
Laboratorium Statistik & Rekayasa Kualitas. Hal tersebut ditampilkan pada Tabel 4.9
Tabel 4.9 Daftar Keluhan yang Pernah Disampaikan ke Laboratorium
No.
Jenis/Aspek/ Bidang/
Layanan yang
dikeluhkan
Uraian Keluhan Tindaklanjut (atau
rencana)
Status Akhir
1. Training Eksternal (Spectra)
Tidak seluruh materi dijelaskan dalam training, dalam satu subbab terlalu lama menjelaskan sehingga subbab-subbab selanjutnya terburu-buru dalam menjelaskan
Pada spectra selanjutnya pemateri di briefing sesuai dengan waktu yang diberikan, sehingga penyampaian materi juga memiliki batas waktu penjelasan saat training SPECTRA berlangsung
Closed
2. Statistic Day Fun Games yang diadakan, permainannya kurang banyak sehingga banyak yang mengantri menunggu untuk bermain games
Untuk jenis games pada Statistic Day tahun depan mungkin bisa mengoptimalkan seluruh peralatan yang dimiliki laboratorium sehingga dapat meningkatkan jumlah permainan dan tidak banyak mahasiswa yang menunggu temannya selesai bermain
Closed
Gambar 4.10 SPECTRA VOL. 7
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2018
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 20
No.
Jenis/Aspek/ Bidang/
Layanan yang
dikeluhkan
Uraian Keluhan Tindaklanjut (atau
rencana)
Status Akhir
3. Ruang Laboratorium
Ruangan saat praktikum panas sehingga tidak nyaman saat belajar
Memperbaiki AC dengan mengganti filter serta mengajukan pergantian AC yang telah rusak
Closed
4. Jadwal praktikum
Jadwal praktikum bersamaan dengan praktikum di laboratorium lain
Dalam alokasi praktikan diperhatikan jadwal praktikum di laboratorium lain serta melakukan rapat koordinasi dengan laboratorium lain terkait jadwal praktikum
Closed
5. Objek Praktikum Sebaiknya dalam praktikum dicontohkan dengan kejadian industri yang nyata
Dilakukan dengan melakukan observasi di kehidupan nyata sehingga praktikan dapat mengidentifikasi kejadian sesuai data dalam praktikum
Closed
6. Fasilitas Laboratorium
Jumlah komputer kurang memadai dan tidak sesuai dengan jumlah praktikan
Alokasi praktikan dalam setiap shift dibagi menjadi minimal jumlah komputer yang tersedia di laboratorium
Closed
Dst. Penjelasan materi dalam praktikum
Penjelasan materi oleh asisten dirasa masih membuat bingung praktikan
Asisten melakukan simulasi saat menjelaskan serta membuat panduan penjelasan materi saat praktikum sehingga asisten tidak lupa dan tidak salah bahasa dalam menjelaskan
Closed
4. Kinerja dan Evaluasi Proses
Dalam melayani masyarakat khususnya mahasiswa Teknik Industri Universitas
Brawijaya, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas selalu berusaha untuk
meningkatkan pelayanannya merencanakan segala program kerja yang akan dijalankan
oleh laboratorium. Dengan adanya Manual Prosedur Perencanaan Strategis
Laboratorium, maka pihak laboratorium wajib melakukan rapat persiapan program kerja
di setiap awal periode tahun maupun semester. Rapat tersebut dilaksanakan untuk untuk
membahas program kerja apa saaja yang akan diadakan dan sasaran mutunya sehingga
perkerjaan asisten dan kepala laboratorium lebih terarah. Tabel 4.8 merupakan
rangkuman penilaian program kerja yang telah dicapai oleh laboratorium berdasarkan
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2018
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 21
penilaian pihak laboratorium dalam rapat evaluasi dan monitoring program kerja pada
tahun 2018.
Tabel 4.10 Skor Capaian Program Kerja Laboratorium Statistik & Rekayasa Kualitas
No. Program Kerja Skor Capaian
A. Kompetisi
1. ISMEC’S 2017 75%
2. CONSTRAIN 2017 75%
3. INDTENTION 2017 90%
4. The 10th EFiCn 2018 75%
5. NMRC 2018 75%
6. IDEA 2018 75%
B. Training dan Pengabdian Masyarakat
1. Training Internal 100 %
2. Training Eksternal 100 %
3. Kuliah Tamu 40 %
4. Pengabdian Masyarakat 100 %
C. Perayaan Hari Statistik Nasional
1. Statistic Day 100 %
D. Seleksi Asisten Baru
1. Open Recruitment Asisten Laboratorium 100 %
E. Kerja Sama dengan Perusahaan
1. Kerja Sama dengan PT. ECCO Indonesia 100%
2. Kerja Sama dengan PT. Astra Indonesia 100%
F. Kerja Sama dengan Unit Usaha
1. Penelitian di KUD Sumber Makmur Ngantang 100%
2. Kerjasama dengan UMKM Violink 100%
G. Buku Profil Laboratorium
1. Pengadaan buku profil dan pamflet laboratorium 100%
H. Pembaruhan Mading
1. Penggantian Poster secara Periodik 100%
I. Kunjungan/Visitasi Eksternal
1. Kunjungan ke PT. Amerta Indah Otsuka 100%
2. Kunjungan ke PT. Dirgantara Indonesia 100%
J. Kunjungan ke Laboratorium Statistik Lainnya
1. Kunjungan ke Laboratorium Statistik Industri Universitas
Katolik Parahyangan
100%
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2018
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 22
Dari berbagai program kerja Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas
tersebut, terdapat beberapa program kerja yang masih belum mencapai 100 %.
Diantaranya adalah;
1. Untuk kompetisi yang mendapat capaian 75%, Laboratorium Statistik dan
Rekayasa Kualitas mengirimkan 1 tim dimana tim in hanya dapat lolos pada
babak semifinal pada kelima kompetisi tersebut. Sedangkan pada kompetisi
INDTENTION 2017, 1 tim delegasi dari Laboratorium Statistik dan Rekayasa
Kualitas berhasil mendapatkan posisi juara 2. Pada kompetisi The 10th EFiCn
dan CONSTRAIN merupakan tahun pertama Laboratorium Statistik dan
Rekayasa Kualitas mengirimkan perwakilannya sehingga asisten belum bisa
memahami bagaimana ketiga kompetisi tersebut. Sedangkan pada lomba
ISMEC’S, IDEA dan NMRC merupakan tahun kedua menjadi peserta, namun
pengetahuan dan strategi yang dilakukan saat kompetisi tidak menyeluruh
dan kurang tepat sehingga tidak dapat mendapatkan juara pada kompetisi
tersebut.
2. Untuk kegiatan kuliah tamu, hanya mendapat skor 40% dikarenakan kegiatan
tersebut masih belum dipersiapkan seutuhnya. Karena masih menunggu
persertujuan pihak eksternal.
Berikut merupakan dokumentasi-dokumentasi Program Kerja Laboratorium
Statistik dan Rekayasa Kualitas.
Gambar 4.11 INDTENTION
Gambar 4.12 The 10th EFiCn
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2018
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 23
Selain itu, laboratorium juga mempunyai sasaran mutu yang menganut pada
Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi yang memiliki persyaratan standar mutu
perguruan tinggi, diantaranya yaitu:
Standar 1. Visi, misi, tujuan dan sasaran, serta strategi pencapaian,
Standar 2. Tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan, dan penjaminan mutu
Gambar 4.13 IDEA
Gambar 4.14 Training Internal
Gambar 4.15 Pengabdian Masyarakat
Gambar 4.16 Open Recruitment
Gambar 4.17 Kunjungan Perusahaan
Gambar 4.18 Kunjungan
Laboratorium
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2018
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 24
Standar 3. Mahasiswa dan lulusan
Standar 4. Sumber daya manusia
Standar 5. Kurikulum, pembelajaran, dan suasana akademik
Standar 6. Pembiayaan, sarana dan prasarana, serta sistem informasi
Standar 7. Penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama
Dari standar-standar mutu berdasarkan BAN PT diatas, Laboratoium Statistik &
Rekayasa Kualitas memiliki beberapa sasaran mutu yang dapat dilihat pada Tabel 4.11.
Tabel 4.11 Sasaran Mutu Program Kerja
No.
Sasaran Mutu atau
Indikator Program Kerja
Baseline
(Th.2017)
Target
Th.2018
Capaian
Th.2018
%
Capaian
1. Training Internal 5 Materi (seluruh asisten)
Materi software baru (seluruh
asisten)
Materi
software baru (seluruh
asisten)
100%
2. Training Eksternal 75 peserta 100 peserta peserta 100%
3. Pengabdian Masyarakat 1 kali 2 kali 2 kali 100%
4.
Jumlah nilai praktikan yang sama dengan lebih dari B
88,46% 95% PSI 99,41%
PT2 99,1% 100%
5.
Minimal penilaian kuesioner kepuasan pelanggan
PSI 3,81 PT2 3,82
PSI 3,85 PT2 3,85
PSI 3,56 PT2 3,72
96%
6. Jumlah Asisten tiap Angkatan
9 Asisten 9 Asisten 9 Asisten 100%
7. Jumlah asisten memiliki minimal IPK sebesar 3
9 asisten 9 asisten 9 asisten 100%
8. Pemeliharaan Printer 2 2 2 100%
9. Pemeliharaan Oven 1 1 1 100%
10. Pemeliharaan Komputer
10 10 10 100%
11. Pemeliharaan AC 2 2 2 100%
12. Public Lecture Mengundang Direktur PT.
Terminal
Mengundang 1 Tokoh Nasional
lainnya
(masih tahap persiapan)
40%
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2018
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 25
No. Sasaran Mutu atau Indikator Program
Kerja
Baseline (Th.2017)
Target Th.2018
Capaian Th.2018
% Capaian
Teluk Lamong
13. Pembaruan Mading Akademik Laboratorium
24 24 24 100%
14. Kerja sama dengan Perusahaan
MoU dengan
PT. ECCO Indonesia
Melakukan kerja sama penelitian di
suatu perusahaan / unit usaha
Kerjasama pendidikan
dengan UMKM Violink dan
penelitian dengan KUD
Sumber
Makmur Ngantang
100%
15. Jumlah penelitian asisten
4 penelitian
dipa
3 penelitian
dipa
2 penelitian
dipa 75%
16. Jumlah penelitian yang diseminarkan dalam konferensi
2 penelitian 2 penelitian 2 penelitian 100%
Terdapat beberapa sasaran mutu yang tidak sesuai dengan target yang telah
direncanakan, di antaranya adalah:
1. Minimal Kuesioner Kepuasan Pelanggan
Pada Praktikum Statistika Industri dan Praktikum Terintegrasi II memiliki
kepuasan terendah pada follow-up terhadap kritik dan saran dikarenakan tidak
adanya asisten yang mengingatkan secara berkala pada setiap akhir konsultasi
wajib.
2. Jumlah Penelitian DIPA
Pada tahun 2018 penelitian yang diajukan terdapat 3 proposal penelitian DIPA
namun hanya 2 proposal yang diterima pada seleksi proposal DIPA.
3. Kerja sama dengan Perusahaan
Kerja sama yang telah dilakukan adalah dengan PT. ECCO Indonesia pada bulan
November 2017. Untuk capaian pada tahun 2018 telah dilaksanakan kerjasama
dengan UMKM Violink dalam bidang pendidikan juga dengan KUD Sumber
Makmur Ngantang dalam bidang penelitian.
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2018
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 26
5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan
Selain dengan perencanaan strategis laboratorium, untuk meningkatkan
pelayanan, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas juga selalu mngevaluasi segala
kegiatan atau program kerja yang telah diadakan. Dengan adanya Standar Operating
Procedure Evaluasi dan Monitoring Program Kerja, asisten dan Kepala Laboratorium
diwajibkan untuk mengadakan rapat evaluasi setiap berakhirnya program kerja tersebut
atau pada waktu pertengahan program kerja berlangsung dapat dilakukan rapat
Monitoring jika diperlukan. Pada rapat tersebut membahas hambatan/kendala atau
pekerjaan yang tidak sesuai, akar penyebabnya, dan bagaimana solusi tindakan
perbaikan agar hal tersebut tidak terulang kembali. Berikut merupakan tindakan koreksi
dan tindakan pencegahan pekerjaan yang tidak sesuai yang dapat dilihat pada Tabel
4.12.
Tabel 4.12 Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan
No. Masukan Tindakan Perbaikan Status (Open/ Closed)
Tindakan Pencegahan
A. Keluhan
1. Fasilitas komputer tidak
sesuai dengan jumlah
praktikan yang
praktikum
Pengadaan jumlah
komputer disesuaikan dengan kebutuhan shift praktikum serta
spesifikasi komputer yang sesuai dengan kebutuhan software lisensi
Open Alokasi praktikan pada shift
praktikum dengan jumlah minimal sesuai dengan fasilitas komputer yang ada
serta seluruh komputer sudah install seluruh software yang digunakan praktikum
2. Suhu ruangan panas
saat praktikum
Penggantian filter AC yang berfungsi serta penggantian fasilitas
AC untuk 1 AC yang tidak berfungsi di laboratorium
Closed Pada praktikum shift pagi menggunakan udara alami dengan jendela laboratorium
di buka, sedangkan saat shift siang AC dinyalakan 1 jam sebelum shift dimulai
agar udara dingin merata di laboratorium
3. Kurangnya koordinasi
asisten dan dosen
dalam penyusunan
modul praktikum
Rapat koordinasi
antara asisten dan dosen dilakukan sebelum praktikum
dimulai secara keseluruhan agar informasi merata
seluruh stakeholder paham akan modul praktikum
Closed Saat membuat konsep
modul, setiap bab modul dikonsultasikan kepada dosen yang termasuk
pengampu praktikum sehingga mengetahui kekurangan pada penjelasan
modul
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2018
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 27
No. Masukan Tindakan Perbaikan Status (Open/ Closed)
Tindakan Pencegahan
4. Penyampaian materi
saat praktikum
mendahului atau tidak
sesuai dengan mata
kuliah terkait di kelas
Penyesuaian materi
yang disampaikan dalam praktikum dengan rps mata
kuliah terkait dan rapat koordinasi dengan dosen
pengampu praktikum terkait
Closed Dalam menentukan jadwal
praktikum diperhatikan juga jadwal rps mata kuliah yang diajarkan di kelas
B. Evaluasi Kepuasan
1. Kesempatan konsultasi dengan asisten terkait mata kuliah yang berhubungan dengan laboratorium
Laboratorium membuat jadwal
khusus untuk konsultasi mata kuliah dengan dicantumkan
waktu sesuai asisten yang memiliki waktu
Closed Konsultasi mata kuliah dengan menghubungi
asisten terkait serta dari laboratorium harus mendata mahasiswa yang melakukan
konsultasi
2. Jadwal praktikum yang
bentrok dengan
laboratorium lain
Melakukan rapat
koordinasi dengan coordinator asisten laboratorium di Teknik
Industri UB sebelum masa kerja aktif (periode perkuliahan)
Closed Saat alokasi praktikan
sebaiknya memperhatikan jadwal praktikum praktikan terkait praktikum yang
diampu selain praktikum di lab SRK
3. Penyampaian materi di praktikum mengulang di kelas (tidak banyak pengalaman praktikum yang nyata)
Penyampaian materi memiliki batas ilmu pengetahuan untuk
identifikasi masalah, pengambilan data hingga analisis data
Closed Praktikum yang dilakukan dalam laboratorium menggunakan peraga
seperti kartu dan bola yang diasumsikan barang di industri
C. Temuan Audit (termasuk yang eksternal)
1. Belum terlihat proses bisnis di Laboratorium SRK
Sebenarnya sudah terdapat proses bisnis
di laboratorium SRK namun belum didokumentasikan.
Saat ini sudah terdapat dokumentasi proses bisnis yang
dapat dilihat di website lab.srk.ub.ac.id
Open Dalam menjalankan program kerja, asisten dan kepala
laboratorium selalu mengacu pada proses bisnis yang telah dibuat.
2. Belum adanya laboran
di Laboratorium SRK
Kepala Laboratorium sudah mengajukan surat permohonan
untuk recruitment tenaga laboran sesuai kompetensi dan sarana prasarana
laboratorium.
Open Asisten laboratorium yang saat ini berjumlah 18 dengan pembagian jobdesc
sesuai divisi masing-masing dirasa sudah mampu dalam menjalankan jobdesc dan program kerja
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2018
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 28
No. Masukan Tindakan Perbaikan Status (Open/ Closed)
Tindakan Pencegahan
3. Waktu praktikum yang belum sesuai dengan standar 1 SKS
Waktu praktikum
dibuat lebih lama dari sebelumnya dan disesuaikan dengan
waktu standar 1 SKS selama 800 menit untuk keseluruhan
praktikum diluar asistensi atau konsultasi
Closed Waktu dalam satu kali
praktikum berkisar antara 75 menit- 100 menit tergantung dengan bobot materi yang
disampaikan. Sehingga total keseluruhan waktu praktikum sudah sesuai
dengan bobot 1 sks praktikum
4. Format penulisan modul praktikum belum sesuai dengan format penulisan skripsi (format sumber pustaka)
Penulisan sumber pada Modul praktikum statistik industri sudah
disesuaikan dengan aturan penulisan skripsi
Closed Setiap periodenya dilakukan pembaruan modul untuk memperbaiki modul
sebelumnya.
D. Evaluasi Program Kerja Laboratorium
1. Program Kerja Spectra
a. Waktu penyampaian materi teori dan
software kurang lama
Waktu 1 shift SPECTRA
diperpanjang sehingga peserta yang belum memahami
materi dapat lebih leluasa bertanya
Open Mengalokasikan waktu untuk tanya-jawab peserta dan
tegas terhadap waktu rundown acara SPECTRA
b. Beberapa peserta
kesulitan dalam menginstall software Minitab
Asisten membantu
dalam proses instalasi software dan sebaiknya dilakukan maksimal H-1
SPECTRA
Closed Asisten memastikan peserta
training telah menginstal software sebelum hari H pelaksanaan training dan juga para asisten
meyediakan beberapa laptop cadangan apabila ada laptop peserta yang mengalami
error pada saat hari H.
c. Seringnya perubahan tanggal pelaksanaan
SPECTRA karena mengikuti jadwal dosen tentor
Sering follow up terkait jadwal dosen
tentor dan menyesuaikan dengan tanggal pelaksanaan
Closed Memiliki beberapa plan alternatif yang lain terkait
pelaksanaan SPECTRA
d. Terdapat kendala mengenai kemoloran durasi pelaksanaan di
setiap shift
Pemadatan materi sehingga materi yang disampaikan
merupakan materi yang esensial dan menjadi fokus
bahasan
Closed Berkoordinasi dengan pemateri terkait detail rundown acara, dan
melakukan briefing terhadap asisten mengenai detail rundown dan membagi
penanggungjawab setiap rundown
e. Pembagian sertifikat terlambat
Pembuatan sertifikat tidak mendadak dan
sering dilakukan konsultasi dengan kepala laboratorium
Closed Meneliti dalam setiap pembuatan sertfikat oleh
seluruh asisten
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2018
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 29
No. Masukan Tindakan Perbaikan Status (Open/ Closed)
Tindakan Pencegahan
mengenai nama dan
istilah yang ada di dalam sertifikat
2. Statistic Day 2017
a. Konsep acara belum fix saat hari H
Persiapan konsep acara tidak hanya dimatangkan saat H-
1, sebaiknya H-3 minggu sudah menetapkan konsep
acara
Closed Dilakukannya rapat secara periodik untuk membahas konsep secara optimal
sehingga setiap rapat memiliki output konsep yang jelas
b. Tidak adanya
penjadwalan yang jelas untuk menjaga pada saat open lab sehingga adanya ketidak rataan
waktu jaga
Terdapat pembagian
shift yang jelas untuk menjaga pada saat statistic day serta memperjelas jadwal
jaga di tiap rute permainan
Closed Sudah dibuatnya rekap
jadwal kuliah seluruh asisten sehingga setiap penanggung jawab kegiatan atau asisten dari divisi HRD diharapkan
untuk selalu membuat jadwal jaga di setiap kegiatan
c. Terlambatnya acara Statistic Day dibuka
Dibuatnya action plan sehingga jelas persiapan apa saja
yang akan dilakukan dan saat hari H tidak lagi menyelesaikan
tugas persiapan (peralatan games)
Closed Sudah ada manual prosedur, hanya saja asisten belum memahami secara jelas.
Oleh karena itu di setiap program kerja, diadakan rapat persiapan dan
diharapkan semua asisten paham dan sadar untuk menjalankan kewajibannya.
Peran koordinator asisten, kepala laboratorium, dan penanggung jawab kegiatan
diharapkan untuk selalu mengingatkan asisten yang lain.
d. Sedikitnya peserta yang
melakukan photocontest di photobooth Statistic Day
Ssosialisasi melalui
social media kepada seluruh mahasiswa TI UB mengenai lomba
yang diadakan dalam acara statistic day
Closed Di seluruh media sosial
laboratorium, seperti instagram dan website maupun mading
laboratorium, diumumkan akan diadakannya kegiatan atau program kerja dari
jauh-jauh hari sehingga promosi bisa dilakukan lebih lama
3. Training Internal
a. Kendala yang dihadapi adalah Software SAS
tidak dapat diinstal di semua komputer laboratorium.
Melakukan pengadaan software SAS yang
berlisensi dan sesuai dengan kapabilitas dari komputer
laboratorium.
Closed Memeriksa kapabilitas semua computer di
Laboratorium SRK dan memastikan software dapat diinstal disemua computer
dengan melakukan instalasi beberapa hari sebelum hari pelaksanaan training juga
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2018
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 30
No. Masukan Tindakan Perbaikan Status (Open/ Closed)
Tindakan Pencegahan
menyiapkan laptop dari
asisten sebagai cadangan
5. Quest
a. Peserta tidak sesuai dengan target
Mempercepat
launching acara beserta pengumuman guest sehingga waktu
pendaftaran bisa lebih lama
Closed Melakukan strategi
marketing yang menarik untuk menarik massa, seperti mempercepat
pengumuman guest star, dll
b. Terjadinya ketidak tepatan waktu seminar “Quest”.
Pembuatan rundown
alternative pesimis dan optimis serta melakukan briefing kepada guest star dan panitia apabila terjadi hal yang tidak diinginkan
Closed Diadakannya simulasi
program kerja sekaligus mengukur waktu yang dibutuhkan untuk kegiatan
sehingga waktu yang dialokasikan dapat sesuai dengan waktu yang diperlukan pada kondisi
nyatanya.
E. Evaluasi Program Kerja Divisi
1. Divisi Administrasi
a. Penggandaan surat masih tersimpan pada file-file hp asisten juga komputer laboratorium
Seharusnya file penggandaan surat
tersimpan dalam satu file dimana mengingatkan asisten
lain untuk mengumpulkan pada divisi administrasi
sesaat setelah file scan dari hp dilakukan
Closed Memberikan reminder tertulis pada komputer atau
printer laboratorium untuk menggandakan surat sebelum dikirim pada yang
dituju
b. Surat masuk dan keluar tidak memiliki rekam surat dengan rapi dan sistematis
Membuat buku
agenda surat masuk dan surat keluar agar dapat diketahui
seluruh keterangan mengenai surat yang diterima dan
dikeluarkan oleh laboratorium
Closed Memberitahu kepada
seluruh asisten untuk selalu menulis buku agenda apabila bertanggung jawab
sebagai penerima surat dari pihat luar
c. Update mengenai barang inventaris laboratorium sulit dilakukan karena penempatan tidak menentu
Seharusnya barang inventaris diletakkan di tempat yang mudah dijangkau dan
dikontrol serta tidak memindahkan barang ke tempat lain secara
sembarangan
Closed Melakukan update barang inventaris secara berkala, yaitu saat kegiatan bersih laboratorium sekaligus
melakukan penataan dan pendataan barang inventaris
2. Divisi Maintenance
a. Spesifikasi komputer
tidak sesuai dengan
Penambahan
kapasitas pada
Closed Dilakukan pengecekan
spesifikasi komputer setiap
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2018
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 31
No. Masukan Tindakan Perbaikan Status (Open/ Closed)
Tindakan Pencegahan
kebutuhan software
praktikum
komputer agar
software berlisensi dapat digunakan saat praktikum
akan melakukan pengadaan
software
b. Koneksi internet kurang stabil untuk keperluan laboratorium
Dilakukan perbaikan terhadap koneksi internet laboratorium
Closed Penjadwalan dan penentuan jumlah komputer yang khusus digunakan untuk
koneksi internet agar koneksi lancar saat mengakses
3. Divisi Quality Assurance
a. LPJ dari setiap PJ Acara terkumpul saat akhir periode semester
Seharusnya LPJ telah
terkumpul sesaat setelah acara selesai dilaksanakan dan terdapat dalam 1
folder QA
CLosed QA menghimbau setiap PJ
Acara untuk menjadwalkan pengumpulan LPJ setelah acara dilaksanakan sehingga divisa QA dapat
mengingatkan sesuai jadwal
b. Permasalahan yang telah dilakukan perbaikannya masih muncul dengan permasalahan yang sama
Sebaiknya dilakukan rapat evaluasi setelah
program kerja dilakukan untuk merumuskan
alternatif-alternatif perbaikan dan seluruh asisten paham akan
hal tersebut
Closed Dokumen PDCA serta Tinjauan Manajemen dicetak
dan diberi pada setiap divisi yang bertanggung jawab untuk mempertahankan
perbaikan permasalahan tersebut
4. Divisi Research & Development
a. Penjadwalan brainstorming yang terlalu dekat dengan
praktikum dan kehadiran yang tidak lengkap
Penjadwalan disepakati bersama asisten jauh-jauh hari
sehingga asisten sudah menjanjikan jadwal tersebut serta
tidak ada yang izin lagi
Closed Penjadwalan brainstorming tidak dilakukan h-2 sebelum praktikum sehingga
persiapan tidak dilakukan dengan buru-buru dan izin yang mendadak
b. Publikasi proster tidak
rutinitas dikarenakan saat praktikum, mading terisi penuh dengan
pengumuman
Pembagian wilayah
mading untuk poster dan praktikum
Closed Pengumuman praktikum
dapat diakses melalui web dan asisten diharuskan mengingatkan kepada
praktikan bahwa seluruh pengumuman terbaru dapat dilihat di website juga
c. Kedisiplinan terhadap
berita acara dibuat pada saat selesainya acara dilaksanakan
Koordinasi yang
ditingkatkan berupa deadline pembuatan berita pada R&D
dilanjutkan deadline berita bahasa inggris oleh PR setelah itu
diserahkan pada Web
Closed Koodinator asisten serta
anggota asisten yang lain terutama PJ Acara saling mengingatkan untuk berita
acara, selain itu PJ Acara dalam membuat timeline juga menjadwalkan deadline
publikasi berita acara
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2018
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 32
No. Masukan Tindakan Perbaikan Status (Open/ Closed)
Tindakan Pencegahan
Design untuk publikasi
di website
5. Divisi Web Design
a. Permasalahan pada akses web dimana diperlukan reload untuk dapat mengakses suatu menu
Bekerja sama dengan
ahli website untuk dapat memahami pengawasan dan
pengaturan website lebih mudah
Closed Diperlukan maintenance
web yang melibatkan pihak luar dalam pembenahan website
6. Divisi HRD & PR
a. Praktikan diharuskan mendapat informasi kontak asisten di depan
laboratorium dan web
Untuk memudahkan praktikan dan mahasiswa lain dalam
mendapat kontak asisten, dibuat kartu nama asisten yang dapat dibagikan ke
praktikan dan mahasiswa
Closed Pada saat introduction praktikum, praktikan diingatkan untuk dapat
melihat kontak asisten di laboratorium maupun di website
b. Keterlambatan update
informasi pada media sosial berkaitan dengan program kerja
laboratorium
Pembuatan twibbon
yang memermudah divisi PR dalam mengedit foto,
sehingga tidak harus menunggu dari tim design
Closed Dilakukan persiapan materi
upload h-1 dari rencana pengupdatean informasi di media sosial, supaya sesuai
dengan timeline
7. Divisi Finance
a. Pembelian barang-barang baru kadang belum diinputkan ke lembar kendali inventaris
Perbaikan dari segi kontrol agar selalu
menginputkan daftar barang baru ke form Inventaris
Closed Divisi administrasi secara periodik melakukan update
daftar inventaris laboratorium sehingga form inventaris dapat sesuai
dengan jumlah inventaris yang terbaru.
b. Perbaikan dari pihak keuangan Fakultas
Teknik dari segi penulisan dan redaksional surat
pertanggungjawaban belanja
Meningkatkan ketelitian dan
membuat format standard khusus yang akan mempermudah
penulisan dan redaksional
Closed Asisten dari Divisi Finance selalu melakukan konsultasi
kepada kepala laboratorium, oihak jurusan, maupun Fakultas Teknik dalam
pembuatan surat pertanggungjawaban belanja agar lebih teliti.
c. Dana program kerja sering kali turun mendekati dengan hari
pelaksanaan acara dari pengajuan maksimal satu bulan sebelum
pelaksanaan
Pengajuan dana program kerja lebih awal lagi dan
peninjauan dilakukan lebih sering lagi ke pihak keuangan.
Closed Setiap program kerja, asisten penanggung jawabnya diwajibkan untuk
mebuat rancangan kebutuhan biaya dan pemasukan yang akan
didapatkan (jika ada) sehingga membantu asisten divisi Finance dalam
mengajukan dana.
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2018
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 33
No. Masukan Tindakan Perbaikan Status (Open/ Closed)
Tindakan Pencegahan
E. Evaluasi Capaian dan
Sasaran Mutu
1. Kompetisi Lomba Melakukan persiapan yang matang dengan
mencari informasi sebanyak mungkin tentang juara
kompetisi terkait serta memulai untuk memahami ilmu lebih
awal terkait silabus kompetisi
Closed Melakukan konsultasi dengan dosen serta delegasi
ub yang pernah mengikuti kompetisi tersebut, sehingga mengetahui strategi yang
dapat diterapkan saat mengikuti kompetisi
2. Persiapan yang kurang maksimal untuk menjamu kunjungan dari luar negeri
Pembuatan handbook,
leaflet dan modul dalam bahasa inggris yang memudahkan dalam mengenalkan
laboratorium kepada pengunjung asing
Closed Asisten divisi PR dibantu
juga dengan divisi lain dalam mengasah kemampuan bahasa inggris agar dapat menciptakan
suasana diskusi dalam brainstorming sistem di laboratorium universitas
asing dengan laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas
3. Kerja sama dengan Perusahaan (MoU)
Kesulitan menentukan jadwal yang tepat untuk mengadakan
MoU terkait pihak perusahaan dan jurusan
Open Asisten divisi PR tetap intens dalam menghubungi perusahaan untuk
menentukan tanggal yang tepat dalam melakukan MoU sehingga nantinya dapat
terlaksana dengan baik
6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya
Pada tahun 2017 telah dibuat tinjauan manajemen untuk mengevaluasi kinerja
dari Laboratorium Statistik & Rekayasa Kualitas. Tinjauan manajemen tahun 2017
tersebut juga merupakan saran perbaikan untuk program kerja pada tahun 2017. Berikut
merupakan tindak lanjut tinjauan manajemen tahun 2018 yang telah dilakukan
laboratorium yang dapat dilihat pada Tabel 4.13.
Tabel 4.13 Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya
No
Rekomendasi Tinjauan
Manajemen Sebelumnya
Aspek
Tindak Lanjut
yang SUDAH dilakukan
Kendala
yang dihadapi
Rencana
selanjutnya
1. Pembaharuan
konsep praktikum yang
Praktikum Pengajuan dan
pengadaan fasilitas software
Spesifikasi
komputer tidak
Perbaikan pada
seluruh komputer yang
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2018
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 34
No
Rekomendasi Tinjauan
Manajemen
Sebelumnya
Aspek Tindak Lanjut yang SUDAH
dilakukan
Kendala yang
dihadapi
Rencana selanjutnya
menyesuaikan dengan
penggunaan fasilitas di
laboratorium baik hardware maupun
software saat pengambilan dan pengolahan
data
maupun hardware yang
berkaitan dengan pengambilan dan
pengolahan data praktikum, serta konsep praktikum
yang baru telah dibuat dengan sistem
pengambilan data primer dalam laboratorium
memenuhi standar
kebetuhan install software
berada di laboratorium
untuk pembenahan
terkait install software serta melakukan rapat
koordinasi dengan dosen pengampu
praktikum tentang sistem praktikum yang
baru sehingga dapat mendapatkan
masukan dan pembenahan terkait
praktikum
2. Penyusunan
konsep materi training disesuaikan
dengan kebutuhan pengetahuan
asisten untuk persiapan praktikum
maupun pemahaman software baru
Training
Internal
Materi training
internal direncanakan oleh asisten serta
berkonsultasi dengan kepala laboratorium
untuk menyetujui materi apa saja yang dibutuhkan
dan output training internal jelas, selanjutnya
koordinasi dengan trainer dalam mencapai
output yang dimaksud
ilmu yang
diterima sangatlah luas sehingga
dirasa 1x pertemuan tidak
mencukupi serta software tidak dapat diinstall pada komputer
Pada saat
koordinasi dengan trainer diharapkan telah
membuat TOR materi sehingga batasan
penyampaian materi dapat dipahami
lingkup teknik industri dan perbaikan
komputer diperlukan
3. Mengoptimalkan pelaksanaan simulasi kegiata
training software
Training Eksternal (SPECTRA)
Sudah dijadwalkan pelaksanakan
simulasi training software bersama seluruh asisten
dan telah dibuat panduan prosedur
penjelasan materi saat training
Asisten yang menghadiri simulasi tidak
lengkap sehingga saat ada
pertanyaan kepada asisten yang
berjaga di ruangan tidak dapat
Pada saat melakukan simulasi training
software, dijadwal jauh-jauh hari
sehingga jadwal tiap asisten masih kosong
serta panduan prosedur di print untuk setiap
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2018
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 35
No
Rekomendasi Tinjauan
Manajemen
Sebelumnya
Aspek Tindak Lanjut yang SUDAH
dilakukan
Kendala yang
dihadapi
Rencana selanjutnya
menjelaskan sepenuhnya
asisten yang bertugas
4. Melakukan diskusi dengan dosen pemateri
untuk persiapan materi yang akan
dipresentasikan beserta alokasi waktu setiap
pembahasan
Training Eksternal (SPECTRA)
Sudah dilakukan follow up kepada dosen pemateri
serta diskusi terkait materi yang disiapkan,
asisten juga telah memberitahukan batas waktu yang
disediakan
Saat penjelasan materi, dosen
terpaku pada suatu bab sehingga
penjelasan sangat lama sedangkan
bab yang lain singkat saat
menjelaskan
Berdiskusi dengan dosen pemateri
diutamakan pada pokok penjelasan serta
alokasi waktu untuk setiap bahan yang
dipresentasikan
5. Diperlukan check-list
mengenai apa saja yang dapat ditunjukkan
kepada pengunjung terkait kegiatan
laboratorium
Kunjungan dari
universitas asing
Telah dibuat handbook,
leaflet, dan video profil yang berisi tentang program
kerja yang telah dilaksanakan laboratorium
serta penghargaan lain yang telah
dicapai
terdapat beberapa
bahan yang pada saat hari-h tidak
mengetahui letaknya dimana
Mendata apa saja yang
diperlukan apabila ada kunjungan,
serta diletakkan pada suatu tempat dimana
asisten seluruhnya mengetahui,
apabila terdapat video profil juga disimpan di
komputer admin maupun flashdisk
laboratorium
6. Penyusunan
Action Plan dalam persiapan dekorasi acara
Statistic
Day
Penanggung
jawab acara telah membuat action plan dalam
persiapan dekorasi acara meliputi bahan,
tanggal dibuat dan penanggung jawab setiap
bagian persiapan
pembelian
dekorasi masih tetap dilaksanakan
h-1 acara sehingga seluruhnya
dikerjakan terburu-buru
Pada persiapan
statistic day diharapkan disiplin dalam
pengerjaan yang telah dibagi oleh
penanggung jawab, serta saling
mengingatkan antar-asisten
7. Penyusunan
konsep acara yang memprioritaskan
Statistic
Day
Asisten telah
merencanakan konsep acara statistic day dan
pada saat
hari-h terdapat asisten yang
Mengadakan
briefing sebelum acara dengan seluruh asisten
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2018
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 36
No
Rekomendasi Tinjauan
Manajemen
Sebelumnya
Aspek Tindak Lanjut yang SUDAH
dilakukan
Kendala yang
dihadapi
Rencana selanjutnya
integritas koordinasi
asisten serta memberi inovasi
yang bermanfaat bagi pengunjung
berkonsutasi dengan kepala
laboratorium baik dari inovasi
acara dan konsepnya
tidak memahami
prosedur acara
diharapkan paham untuk
segala bagian daripada acara
tersebut
8. Peningkatan koordinasi antar asisten terhadap
Kepala laboratorium dan asisten
alumni.
Open Recruitment
Sudah diadakan rapat antara asisten aktif
dengan asisten alumni, rapat antara asisten
aktif dengan Kepala Laboratorium
untuk menyampaikan pendapat asisten
alumni
Pembuatan alternatif yang
mempunyai banyak pro dan kontra
dari para asisten alumni
dengan Kepala Laboratorium
Mengadakan rapat asisten aktif, asisten
alumni, beserta Kepala Laboratorium
sehingga dapat memilki pemahaman
yang sama mengenai konsep seleksi
7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM
Dengan adanya perubahan baik dari lingkungan eksternal maupun internal,
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas senantiasa meningkatkan pelayanan
dengan memperbaiki sistem yang dirasa kurang baik dengan sistem yang lebih baik
sesuai dengan kondisi yang terbaru. Pada tahun 2018 ini, terdapat beberapa perubahan
baik dari lingkungan internal laboratorium maupun lingkungan eksternal laboratorium.
Kegiatan program kerja laboratorium yang sebelumnya tidak ada di periode
sebelumnya adalah kegiatan lab express. Kegiatan tersebut merupakan suatu forum
diskusi dimana laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas memfasilitasi untuk
persiapan menuju ujian akhir semester. Dalam kegiatan ini dilakukan share knowledge
mengenai materi yang disampaikan beberapa dosen pengampu mata kuliah terkait. Mata
kuliah yang disediakan dalam lab express antara lain, statistika industri I dan II, desain
eksperimen, pengendalian kualitas,dll.
Untuk perubahan dari lingkungan eksternal yang mempengaruhi sistem
manajemen mutu laboratorium adalah perubahan kurikulum Teknik Industri Universitas
Brawijaya menjadi kurikulum 2016 yang baru sesuai dengan KKNI, sehingga sistem dan
konsep praktikum juga berubah. Sebelumnya Laboratorium Statistik & Rekayasa Kualitas
hanya mengampu praktikum Statistik Industri saja. Namun dengan adanya kurikulum
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2018
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 37
2016, Laboratorium Statistik & Rekayasa Kualitas juga mengampu Pratikum Terintegrasi
II yang dulunya dinamakan dengan Tugas Besar Perancangan Produk.
Dengan diadakannya praktikum yang baru, asisten harus mempelajari dan
menyiapkan materi lain untuk membimbing di Praktikum Terintegrasi II. Selain itu,
dengan adanya kurikulum 2016, praktikum statistik industri digabung dengan mata
kuliah Statistik Industri II dengan bobot keduanya sebesar 3 sks, dimana untuk
praktikum bobotnya adalah 1 SKS.
Selain perubahan praktikum, juga terdapat perubahan terhadap sistem asistensi.
Asistensi pada periode Ganjil 2016/2017 ditiadakan sehingga praktikum terdiri atas
praktikum pengenalan dan praktikum pengerjaan LKM sehingga tidak perlu dilakukan
asistensi laporan. Akan tetapi, praktikan tetap dapat melakukan konsultasi kepada
asisten masing-masing terkait praktikum yang bersangkutan. Pada kegiatan praktikum,
terdapat perubahan pada sistem asistensi. Karena asistensi yang dilakukan digantikan
dengan konsultasi wajib. Dimana kegiatan konsultasi wajib dilakukan sekali untuk setiap
modulnya. Namun, jika praktikan ingin melakukan konsultasi tambahan diperbolehkan
dan tidak wajib untuk satu timnya. Sehingga praktikan juga tetap dapat melakukan
konsultasi jika masih terdapat hal-hal yang belum dimengerti saat praktikum.
8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM
Untuk menjadi laboratorium yang lebih baik dalam memberikan pelayanan kepada
pelanggan, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas terus berupaya meningkatkan
kinerja yang berpengaruh pada sistem manajemen mutu laboratorium. Saran dan
masukan yang diperoleh dari stakeholders internal didapatkan melalui rapat evaluasi
yang dilakukan secara berkala maupun diskusi antar asisten dan kepala laboratorium.
Saran dan masukan ini diharapkan dapat meningkatkan kinerja sistem manajemen
organisasi. Sedangkan Saran dan masukan yang diperoleh dari stakeholders eksternal
didapatkan melalui adanya e-complaint pada website laboratorium, kotak saran yang
diletakkan di depan laboratorium, maupun berhubungan langsung (diskusi, email, call
center, dsb) dengan pihak internal laboratorium, sehingga pihak eksternal dapat
memberikan kritik dan saran yang membangun untuk meningkatkan kinerja sistem
manajemen organisasi.
Secara keseluruhan, laboratorium sebenarnya sudah memiliki prosedur-prosedur
program kerja yang terstruktur namun selalu terkendala dengan hambat-hambatan yang
berada di luar kendali laboratorium dan asisten yang kurang memahami prosedurnya.
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2018
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 38
Oleh karena itu, diperlukan perbaikan pada sisi individual asisten untuk memahami
segala prosedur yang ada dan lebih bertanggung jawab atas tugas atau jobdesc masing-
masing. Kemudian untuk permasalahan hambatan yang berada di luar kendali
laboratorium, sebaiknya laboratorium harus membuat berbagai pilihan konsep
perencanaan program kerja sehingga dapat menanggulangi berbagai kemungkinan yang
dapat terjadi. Selain itu, diperlukan perbaikan pada koordinasi antar asisten dan antar
asisten dengan Kepala Laboratorium maupun pihak-pihak luar yang bersangkutan
terhadap program kerja laboratorium yang tertentu.
V. PENUTUP
Berdasarkan kajian yang dilakukan pada Sistem Manajemen Laboratoriu m
Statistik dan Rekayasa Kualitas, Jurusan Teknik Industri Universitas Brawijaya dapat
disimpulkan bahwa sistem manajemen yang ada pada Laboratorium ini sudah efektif,
dengan lebih banyaknya program dan capaian sasaran mutu yang sudah terlaksana.
Akan tetapi, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas masih berkomitmen untuk
berupaya terus memperbaiki kinerja agar dapat memberikan pelayanan yang lebih baik
pada stakeholder.
Capaian tersebut meskipun belum sempurna merupakan hasil kerja keras seluruh
pihak Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas, serta Jurusan Teknik Industri
Universitas Brawijaya. Oleh karena itu, terimakasih disampaikan kepada pihak-pihak
yang telah berkontribusi untuk penyusunan laporan tinjauan manajemen ini.
Lampiran 1. Gap Analisis 2018
NO INDIKATOR KONDISI TARGET/HARAPAN ANALISA ACTION
SAAT INI
PENDIDIKAN
1 Layanan Metode Metode praktikum Sebagian telah Melakukan
Praktikum praktikum diperbarui setiap dilakukan pembaharuan
yang tahunnya pembaruan pada metode
sebagian metode praktikum praktikum
diperbarui sesuai yang
setiap perkembangan disesuaikan
tahunnya ilmu pengetahuan, dengan kondisi
namun masih ada dan fasilitas
sebagian yang laboratorium
masih sama yang ada
dengan tahun
sebelumnya
2 Fasilitas Fasilitas
penunjang
praktikum
(seperti
komputer dan
alat peraga)
masih kurang
mencukupi
Terpenuhinya fasilitas Terdapat fasilitas
penunjang
praktikum yang
kondisinya kurang
baik serta software
yang dipakai belum
terdapat lisensi
resmi, dan tidak
adanya staff
penerima alat/
laboran sehingga
kurang dalam
mengontrol
fasilitas alat
penunjang
praktikum
Melakukan
Praktikum penunjang kegiatan pengajuan
Praktikum secara rutin
sesuai dengan
Fasilitas,
software dan
alat peraga
praktikum
yang
dibutuhkan.
Pengajuan
tenaga
ahli/laboran
untuk
laboratorium
PENELITIAN
1 Publikasi Pelaksanaan Melakukan publikasi Kurangnya Mempelajari
Internasional publikasi penelitian internasional informasi terkait dan mecari
penelitian minimal 1 kali/tahun. publikasi informasi
yang internasional yang terkait
dilakukan diselenggarakan prosedur
masih dalam publikasi
lingkup penelitian
nasional internasional
2 Rancangan Belum Adanya karya yang Kurangnya Melakukan
dan Karya adanya dihasilkan oleh informasi terkait pembelajaran
Teknologi rancangan laboratorium yang karya cipta yang kepada pihak
yang karya yang Dipatenkan dipatenkan yang telah
Dipatenkan dihasilkan menghasilkan
oleh karya
laboratorium teknologi yang
yang sudah
dipatenkan dipatenkan
PENGABDIAN MASYARAKAT
1 Publikasi hasil Pelaksanaan Melakukan publikasi Kurangnya Mempelajari
pengabdian publikasi pengabdian informasi terkait dan mecari
Internasional pengabdian internasional minimal 1 publikasi informasi
yang kali/tahun. internasional yang terkait
dilakukan diselenggarakan prosedur
masih dalam publikasi
lingkup pengabdian
nasional internasional
KERJASAMA
1 Kerjasama Kerjasama Melakukan kerjasama kurang adanya Perlu adanya
laboratorium antar ataupun studi banding kesesuaian jadwal koordinasi
dengan laboratorium laboratorium antar laboratorium jadwal antar
universitas yang sehingga belum laboratorium
lain dilakukan terlaksana studi
masih dalam banding antar
lingkup satu universitas
universitas
2 Kuliah Tamu Kuliah tamu Melaksanakan kuliah Kurang adanya Melakukan
Internasional yang tamu internasional relasi dengan hubungan
dilaksanakan narasumber kerjasama
masih dalam internasional dengan pihak
skala dengan topik internasional
nasional terkait
SDM
1 Asisten Jumlah Jumlah asisten 1 : 9 Rasio asisten dan Meningkatkan
Laboratorium asisten 1 : 9. (1 asisten untuk 9 jumlah mahasiswa performansi
Jumlah mahasiswa) belum sesuai asisten dalam
asisten 18 dengan target mengampu
orang praktikum
mengampu 2 dengan perbaikan
praktikum sistem praktikum
dengan 150
praktikan
Lampiran 2. Notulensi Rapat Tinjauan Manajemen
RAPAT PROKER
PERIODE GENAP TAHUN AJARAN 2017/2018
Hari : Kamis, 9 Agustus 2018
Waktu : 10:30 – 13:00
Tempat : Laboratorium Statistik & Rekayasa Kualitas
NO. PEMBAHASAN HASIL
1 PSI 1. Poster registrasi softfile sudah rampung 2. Print out timeline yang berisi 16 sks 3. Simulasikan soal pretest, soal menuju kearah tujuan
praktikum 4. Kartu kendali dosen buat 10 kali pertemuan 5. Output modul 1 adalah bar chart dan histogram 6. Pembahasan praktikum modul 2 dalam setiap shift
menggunakan distribusi yang sama
2 SPECTRA 1. Trainer : Bu Oke 2. Pembagian waktu, 1 jam untuk dosen dan 50 menit
untuk asisten 3. Materi dosen disamakan dengan bobot perkuliahan 4. Presale H-2 dan harga normal dari H-1 hingga hari H 5. Praktikan 126 orang dan target peserta 80 orang 6. Peserta memperoleh : snack, sertifikat, E-book, dan
modul 7. Persiapkan sertif pemateri
3 Penelitian 1. Kopsae Printout proposal Pengerjaan makalah : Bimo dan Tara Progress harus ada bulan Oktober
2. Difabel Cari literatur HOQ produk tongkat Dokumentasi pada saat kegiatan Progres akhir bulan Agustus
3. HPP Deadline desain akhir bulan Agustus atau
September Pembanding yaitu kios UMKM Desain selesai dan langsung revisi
4 PT2 1. Membagikan undangan untuk rakor dosen dengan pembahasan mengenai tema
2. Printout timeline mengenai bobot sks 3. PPT PT2 dikerjakan mas alvin dari lab LPKE 4. Jumlah praktikan perkiraan 30 orang 5. Mendatangkan UKM
5 Pengabdian 1. Updating IPTEK dan pemberian mesin sale 2. Laporan akhir sudah selesai 3. Lampiran kuesioner lampirkan hanya 1 contoh
NO. PEMBAHASAN HASIL
4. Nomer dari BPP FT-UB belum keluar 5. Buat template laporan 6. Buat laporan kemajuan, tanpa analisis dan penutup 7. Bagus apel di jadwalkan akhir bulan September
6 AIM 1. SOP ditambahkan untuk manajemen website
7 Statistic Day 1. Persiapkan kuesioner hari H 2. Kuis online menggunakan Proforce 3. Tekankan pada massa yang hadir 4. Papan smartboard dan dogolfer dipergunakan
8 Kontak Asisten 1. Segerakan foto profil
9 Kunjungan ke Lab
3 in 1
1. Modul bilingual 2. Mengajukan training mengenai pengendalian kualitas 3. Persiapkan 2 vendel SRK + riflet + modul 4. Speakers : Mahendra dan azizah
Lampiran 3. Formulir Kuesioner Kepuasan Praktikum
Keterangan: Skala 1 = Sangat Kurang Skala 2 = Kurang Skala 3 = Cukup Skala 4 = Baik Skala 5 = Sangat Baik Pastikan semua pertanyaan terisi dengan lengkap.
* Wajib
NAMA LENGKAP
NIM
KELOMPOK
No Pernyataan Pilihan Jawaban
1 2 3 4 5
1. Kemudahan akses informasi (pengumuman, jadwal
praktikum, dll)
2. Penerapan dan penyampaian prosedur pelayanan
di Laboratorium
3. Follow-up terhadap saran atau kritik
4. Keadilan mendapat pelayanan
5. Kesesuaian persyaratan pelayanan
6. Kejelasan identitas SDM Laboratorium (nama,
tugas, dsb
7. Kemudahan menghubungi SDM Laboratorium *
8. Penguasaan materi/kemampuan SDM
Laboratorium
9. Kesediaan memberikan feedback
10. Kemampuan menumbuhkan motivasi
11. Keramahan dan kesopanan SDM Laboratorium
12. Pemenuhan etika oleh asisten
13. Ketersediaan modul/handout praktikum
No Pernyataan Pilihan Jawaban
1 2 3 4 5
14. Kelengkapan materi praktikum untuk mendukung
materi kuliah
15. Kesesuaian materi praktikum dan asistensi dengan
materi ujian
16. Ketersediaan waktu asisten
17. Kepastian Jadwal
18. Pelayanan asisten terhadap keberlangsungan
proses praktikum
19. Kesempatan diskusi/bertanya dalam proses
praktikum dan konsultasi
20. Asisten memotivasi mahasiswa untuk
berpartisipasi aktif dalam kegiatan praktikum dan
konsultasi
21. Kemampuan asisten memberi contoh yang relevan
22. Kelengkapan materi praktikum yang diberikan
23. Kenyamanan ruang Laboratorium
24. Ketersediaan media praktikum (alat, bahan, lain-
lain)
25. Keamanan Laboratorium