TINJAUAN MANAJEMEN
I. Pendahuluan
Evaluasi dilakukan untuk mengetahui keberhasilan dari program yang
telah dirancang dalam suatu organisasi. Dari hasil evaluasi dapat diketahui
program-program mana yang sudah berjalan dengan baik dan program-
program mana yang masih perlu diperbaiki, dalam upaya mendapatkan hasil
yang maksimal. Sesuai dengan misi PS S1 Teknik pengairan akan
menyelenggarakan pendidikan dan pengajaran berdasarkan kurikulum yang
menunjang kemampuan dan kejujuran akademik dan berperan aktif dalam
kegiatan penelitian maupun pengabdian pada masyarakat khususnya di
bidang pemanfaatan sumber daya air, maka PS S1 Teknik Pengairan rutin
melakukan monitoring dan evaluasi terhadap kegiatan-kegiatan maupun
program-program yang telah dirancang. Dari hasil evaluasi ini nantinya akan
diperoleh rekomendasi untuk kegiatan pada periode berikutnya.
II. Lingkup Bahasan
Tindakan evaluasi dalam tinjauan manajemen di PS S1 Teknik Pengairan
dilaksanakan dengan mengacu pada sistem manajemen mutu (SMM) yang
dianut oleh Universitas Brawijaya yaitu sistem manajemen mutu SNI ISO
9001:2008 sebagai berikut:
1. Hasil audit meliputi temuan-temuan dalam audit internal mutu (AIM) siklus
11 tahun 2013, serta temuan-temuan 4th survelliance ISO 9001 oleh
Llyod’s Register Quality Assurance (LQRA)
2. Umpan balik pelanggan, meliputi umpan balik terhadap kegiatan yang
dikelola oleh PS S1 Teknik Pengairan
3. Kinerja proses bisnis (capaian sasaran mutu masing-masing bidang) dan
kesesuaian produk
4. Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi (hambatan program masing-
masing bidang dan tindak lanjut untuk mengatasi hambatan tersebut
5. Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya meliputi indakan-tindakan
yang dapat dilakukan untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi sistem
tata kelola dan manajemen mutu
6. Perubahan yang mempengaruhi SMM, baik internal maupun eksternal
7. Saran dan masukan untuk perbaikan SMM di PS S1 Teknik Pengairan
III. Pelaksanaan
Tinjauan manajemen di PS S1 Teknik Pengairan dilakukan melalui beberapa
tahapan sesuai dengan Manual Prosedur Tinjauan Manajemen yang dimiliki
PS S1 Teknik Pengairan. Tahap pertama dari urutan langkah tinjauan
manajemen adalah menyusun data-data yang diperlukan, baik data dari hasil
audit internal dan eksternal, data umpan balik pelanggan, data akademik
mahasiswa, dan data-data pendukung lainnya yang diperlukan. Setelah data
terkumpul
IV. Hasil
1. Audit Internal Mutu (AIM)
Pada AIM siklus 12 tahun 2013 terdapat beberapa temuan yang bersifat
ketidaksesuaian (KTS) dan saran perbaikan (OBS). Temuan-temuan
tersebut meliputi:
a. Pelayanan prima belum merata pada seluruh bagian.
b. Terdapat beberapa kegiatan yang belum didasarkan pada SOP yang
baku, misal; pemantauan tentang mahasiswa yang akan berakhir
masa studinya, kehadiran dosen yang minim tanpa ada penjelasan.
c. Sarana dan prasarana pelayanan tersedia tetapi perlu ditingkatkan
kebersihan dan kenyamanannya
Tindak lanjut: memperbaiki sarana dan prasarana yang ada
d. Belum ada petugas khusus yang menangani kotak pengaduan, loket
pengaduan, email dan lainnya. Sebaiknya dilengkapi dengan telepon
bebas pulsa (008) untuk memudahkan pengaduan
masyarakat/stakeholders.
Tindak lanjut: Sudah ada petugas khusus yang menangani masalah
email, loket pengaduan dan pengembangan website
e. Belum ada penyusunan dan perbaikan Learning Outcome sesuai
dengan Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia (KKNI) harapan
pengguna dan pemangku kepentingan lain
Tindak lanjut: Dilakukan perbaikan kurikulum yang telah disesuaikan
dengan KKNI dan akan diberlakukan mulai tahun ajaran 2015/2016
f. Profil kesesuaian bidang kerja dengan bidang studi (keahlian) lulusan
(PBS) kurang dari 80% (60%).
Tindak lanjut: Memberikan informasi lapangan kerja yang sesuai
bidangnya ke calon lulusan
2. Evaluasi internal dilakukan secara rutin dan berkelanjutan untuk
memperbaiki dan meningkatkan mutu pengelolaan PS, antara lain:
- Evaluasi terhadap proses perkuliahan dilakukan 2 kali setiap semester,
yaitu pada akhir pertemuan ke 8 dan pertemuan ke 16.
- Evaluasi terhadap kinerja dosen dan penyelenggaraan administrasi
dilakukan setahun sekali
- Evaluasi terhadap kurikulum yang dilaksanakan setiap minimal 3 tahun
3. Audit Internal Mutu untuk Laboratorium
AIM Laboratorium diberlakukan pada semua laboratorium yang terdapat di
PS S1 Teknik Pengairan meliputi; Laboratorium Air dan Tanah,
Laboratorium Hidrologi, Laboratorium Hidrolika Dasar, Laboratorium
Hidrolika Terapan, Laboratorium Sungai & Rawa, serta Laboratorium
Perencanaan Bangunan Air.
4. Umpan Balik Pelanggan
5. Capaian Sasaran Mutu PS S1 Teknik Pengairan
a. Jangka waktu penyelesaian studi untuk mahasiswa PSS1
Teknik Pengairan masih cukup lama (>5,5 tahun)
Gambar 1. Rasio jumlah mahasiswa yang lulus tepat waktu
b. Masih minimnya jumlah paten yang didapat oleh dosen jurusan
Pengairan
c. Peningkatan jumlah keterlibatan dosen dalam seminar
internasional
d. Peningkatan jumlah penelitian yang didanai pihak luar
e. Peningkatan kualitas dosen dan tenaga kependidikan
Tabel 1. Sasaran kinerja PS Teknik Pengairan tahun 2013
Sasaran Unit Indikator Capaian
Evaluasi internal penyusunan
visi, misi, tujuan dan sasaran
program studi serta pihak-pihak
yang dilibatkan
Kegiatan/tahun 1 1
Kesesuaian renstra dengan
realisasi / capaian
% 90 90
Akreditasi BAN-PT ranking A -
Persiapan akreditasi
Internasional dari lembaga
Asian University Network
% 30 20
0
20
40
60
80
100
2011 2012 2013Ju
mla
h m
ahas
isw
a
Tahun
Rasio Jumlah Mahasiswa yang Lulus Tepat Waktu
Jumlah mahasiswamasuk
Jumlah mahasiswalulus tepat waktu
Quality Assurance (AUN-QA)
Evaluasi kesesuaian capaian
program kerja dengan target
capaian
Kegiatan 1 1
Koordinasi kegiatan penelitian ,
pengajaran dan pengabdian
kepada masyarakat institusi
Kegiatan 1 1
Jumlah paten Hak paten 2
Monitoring dan evaluasi proses
belajar mengajar
Kegiatan 1 1
Penjaringan umpan balik
(feedback) dari dosen dan
mahasiswa
Kegiatan 1 1
Indeks prestasi lulusan IPK 3,5 3,5
Lama waktu penyelesaian
skripsi
bulan 3,5 4
Rata-rata lama penyelesian
studi
tahun 4,5 ‘> 5,5
Rasio dosen dan mahasiswa 1:15 1:17
Jumlah dosen bergelar
akademik S3
orang 18 21
Jumlah dosen dengan jabatan
fungsional guru besar
orang 4 2
Jumlah dosen yang
memperoleh sertifikat pendidik
profesional
orang 29 29
Partisipasi dosen dalam
seminar internasional
kegiatan 4 6
Keikutsertaan dosen dalam
organisasi profesi internasional
Orang/tahun 1 1
Kualitas tenaga kependidikan
dan laboran dengan pelatihan
Orang/tahun 2 2
Rata-rata beban dosen
persemester atau rata-rata FTE
(Fulltime Teaching Equivalent)
8 8
Jumlah dosen yang melakukan
penelitian
% 100 100
Jumlah hibah kompetisi
penelitian
Hibah/tahun 4 4
Jumlah kerjasama dengan
pihak eksternal
Kerjasama/tahun 3 3
Jumlah kerjasama tingkat
internasional
Kerjasama/tahun 1 2
Jumlah dosen yang melakukan
kegiatan pengabdian kepada
masyarakat
% 100 100
Kerjasama dengan pihak
eksternal untuk pengabdian
Kerjasama/tahun 7 7
Updating website PS Tekni
Pengairan
Kegiatan/minggu 1 1
Kecepatan internet (rata-rata
download maksimum)
kecepatan >7,5 >7,5
Kalibrasi peralatan laboratorium Kegiatan/minggu 2 1
Jumlah langganan jurnal
akreditasi/internasional
jurnal 2
Dari tabel tersebut di atas, beberapa capaian telah sesuai dan ada
beberapa capaian yang bahkan melebihi dari indicator yang ditetapkan
antara lain dari kegiatan monitoring dan evaluasi, kegiatan penelitian dan
pengabdian, prosentase dosen yang melakukan kegiatan penelitian dan
pengabdian, jumlah dosen bergelar akademik S3, partisipasi dosen dalam
kegiatan seminar internasional, dan jumlah kerjasama internasional.
Tetapi ada juga beberapa capaian yang masih di bawah indicator
yang ditargetkan antara lain; akreditasi Ban-PT (belum ada visitasi),
persiapan akreditasi internasional dari lembaga Asian University Network
Quality Assurance (AUN-QA), rasio dosen dan mahasiswa, lama waktu
penyelesaian skripsi dan jumlah langganan jurnal akreditasi/internasional.
Belum tercapainya beberapa indicator tersebut antara lain karena
6. Tindakan Pencegahan dan Tindakan Koreksi
- Mempercepat jangka waktu penyelesaian studi mahasiswa dengan :
o Diberikannya kesempatan kepada mahasiswa untuk mengikuti
program semester pendek yang diberikan setelah pelaksaan
ujian akhir semester genap
o Dilakukan perbaikan-perbaikan pada komposisi pengambilan
mata kuliah sehingga waktu tempuh studi mahasiswa menjadi
lebih pendek
o Memberikan kesempatan kepada mahasiswa semester 4
(empat) untuk melakukan magang kerja yang hasilnya nanti
dapat digunakan sebagai laporan KKN-P
o Team teaching melakukan evaluasi terhadap RPKPS
o KKDK melakukan evaluasi terhadap quisioner yang diberikan
kepada mahasiswa sebagai masukan terhadap
keberlangsungan proses belajar mengajar serta melakukan
koreksi terhadap prosentase kehadiran dosen.
- Upaya yang dilakukan jurusan dalam meningkatkan paten adalah
dengan memberikan motivasi kepada dosen untuk melakukan
penelitian yang berpotensi mendapatkan hak paten dan meningkatkan
peran laboratorium sebagai pusat penelitian maupun pengabdian pada
masyarakat.
7. Tindak lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya
Pada tinjauan manajemen tahun 2013 didapat rekomendasi untuk
pelaksanaan kegiatan sebagai berikut:
Tabel 2. Tindak lanjut manajemen sebelumnya
No Kegiatan Target waktu Status
1. Pembuatan pedoman (IK) PDCA untuk
kegiatan penelitian dan pengabdian pada
masyarakat
2 minggu closed
2. Peningkatan penilaian kualitas lulusan dari
pengguna lulusan dengan meningkatkan
kemampuan bahasa Inggris dari lulusan
6 bulan closed
3. Meningkatkan peran serta dosen dalam
kegiatan seminar/workshop baik yang
berskala nasional maupun inter
6 bulan closed
4. Peningkatan implementasi ISO pada
fungsi pelayanan
6 bulan close
8. Hal-hal yang mempengaruhi SMM di PS S1 Teknik Pengairan
a. Masuknya program studi magister ke Jurusan Pengairan berpengaruh
terhadap penambahan tupoksi bagi staf dan pengelola jurusan
b. Pelaksanaan kurikulum baru yang rencananya akan dilaksanakan
pada tahun ajaran 2015/2016 akan mempengaruhi proses belajar
mengajar melihat perubahan kurikulum yang akan diberlakukan
nantinya cukup signifikan dari 76 mata kuliah menjadi sekitar 40 mata
kuliah.
9. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM di PS S1 Teknik Pengairan
a. Sangat diperlukan adanya penambahan alat-alat laboratorium guna
mendukung proses belajar mengajar dan kegiatan
penelitian/pengabdian pada masyarakat
b. Penerimaan mahasiswa baru disesuaikan dengan kapasitas dari
sarana dan prasarana yang ada, sehingga proses belajar mengajar
dapat berjalan dengan efektif dan efisien.
c. Dana pengembangan jurusan masih diperoleh hanya dari dana
proporsional sehingga sangat perlu dilakukan terobosan-terobosan
untuk mendapatkan sumber dana pendamping misalnya dari dana
PHKI
V. Umpan Balik Pelanggan
Umpan balik yang dilaksanakan oleh mahasiswa, dosen, dan karyawan
dilaksanakan pada akhir semester genap tahun ajaran 2013/2014 dengan
cara membagikan kuesioner dan metode random sampling. Unit kerja yang
dinilai dalam kuesioner ini adalah Pengajaran PS-S1, Ruang Baca, Recording
PS-S1, dan Evaluasi pimpinan jurusan.
a. Umpan balik mahasiswa tekait pelayanan pengajaran PS-S1 melalui
kuesioner.
Hasil dari umpan balik yang diberikan kepada mahasiswa kepada tenaga
administrasi pengajaran pada umumnya mahasiswa mengeluhkan tentang
sedikitnya jumlah petugas dan sikap petugas dalam menjawab
pertanyaan mahasiswa. Secara keseluruhan mahasiswa cukup puas
dengan pelayanan yang diberikan petugas, dengan tingkat kepuasan
berkisar 73% – 83% dan rata-rata adalah 80%.
Berikut adalah parameter penilaian pelayanan yang diberikan: sikap
petugas dalam menjawab pertanyaan mahasiswa dengan senyum,
ramah, dan menyenangkan; sikap petugas dalam memberikan tanggapan
pelayanan; sikap petugas dalam menyelesaikan pelyanan sesuai janji
layanan; jumlah petugas memadai; kejelasan tugas dan fungsi dari
masing-masing petugas administrasi; kesiapan petugas di tempat pada
waktu jam kerja; fasilitas kerja dan peralatan yang memadai; efisiensi
metode pelayanan yang digunakan petugas; ketersediaan formulir/ berkas
yang dibutuhkan; kemudahan prosedur pelayanan; ketersediaan informasi
tentang pelayanan (orang, waktu, dan alur kerja); dan kenyamanan di
ruang unit pelayanan.
Gambar 2. Evaluasi kepuasan pelayanan public (unit pelayanan
pengajaran PS-S1)
b. Umpan balik mahasiswa tekait pelayanan ruang baca melalui kuesioner.
Hasil dari umpan balik yang diberikan kepada mahasiswa kepada tenaga
administrasi ruang baca pada umumnya mahasiswa mengeluhkan tentang
sedikitnya jumlah petugas, fasilitas kerja dan peralatan, serta
kenyamanan di dalam ruang naca. Secara keseluruhan mahasiswa cukup
puas dengan pelayanan yang diberikan petugas, dengan tingkat
kepuasan berkisar 75% – 88% dan rata-rata adalah 82%.
Berikut adalah parameter penilaian pelayanan yang diberikan: sikap
petugas dalam menjawab pertanyaan mahasiswa dengan senyum,
ramah, dan menyenangkan; sikap petugas dalam memberikan tanggapan
pelayanan; sikap petugas dalam menyelesaikan pelyanan sesuai janji
layanan; jumlah petugas memadai; kejelasan tugas dan fungsi dari
masing-masing petugas administrasi; kesiapan petugas di tempat pada
waktu jam kerja; fasilitas kerja dan peralatan yang memadai; efisiensi
metode pelayanan yang digunakan petugas; ketersediaan formulir/ berkas
yang dibutuhkan; kemudahan prosedur pelayanan; ketersediaan informasi
tentang pelayanan (orang, waktu, dan alur kerja); dan kenyamanan di
ruang unit pelayanan.
Gambar 3. Evaluasi kepuasan pelayanan publik (unit pelayanan ruang
baca)
c. Umpan balik mahasiswa tekait pelayanan Recording PS-S1 melalui
kuesioner.
Hasil dari umpan balik yang diberikan kepada mahasiswa kepada tenaga
administrasi recording pada umumnya mahasiswa mengeluhkan tentang
sikap petugas dalam menjawab pertanyaan mahasiswa dengan senyum,
ramah, dan menyenangkan serta sikap petugas dalam menyelesaikan
pelyanan sesuai dengan janji layanan. Secara keseluruhan mahasiswa
cukup puas dengan pelayanan yang diberikan petugas, dengan tingkat
kepuasan berkisar 76% – 84% dan rata-rata adalah 79%.
Berikut adalah parameter penilaian pelayanan yang diberikan: sikap
petugas dalam menjawab pertanyaan mahasiswa dengan senyum,
ramah, dan menyenangkan; sikap petugas dalam memberikan tanggapan
pelayanan; sikap petugas dalam menyelesaikan pelyanan sesuai janji
layanan; jumlah petugas memadai; kejelasan tugas dan fungsi dari
masing-masing petugas administrasi; kesiapan petugas di tempat pada
waktu jam kerja; fasilitas kerja dan peralatan yang memadai; efisiensi
metode pelayanan yang digunakan petugas; ketersediaan formulir/ berkas
yang dibutuhkan; kemudahan prosedur pelayanan; ketersediaan informasi
tentang pelayanan (orang, waktu, dan alur kerja); dan kenyamanan di
ruang unit pelayanan.
Gambar 3. Evaluasi kepuasan pelayanan publik (unit pelayanan
Recording PS-S1)
d. Umpan balik dari mahasiswa, dosen, dan karyawan mengenai evaluasi
pimpinan Jurusan Teknik Pengairan Fakultas Teknik Universitas
Brawijaya
Hasil dari umpan balik yang diberikan kepada mahasiswa, dosen, dan
tentag evaluasi pimpinan Jurusan Teknik Pengairan memberikan tingkat
kepuasan yang baik dengan rata-rata adalah 88%, responden menilai
kinerja pimpinan jurusan dengan 11 parameter yang diberikan dengan
skor antara 87% - 89%.
Berikut adalah parameter penilaian evaluasi pimpinan jurusan: memiliki
visi yang baik untuk Jurusan Teknik Pengairan; sifat terbuka, yaitu
kemauan, kerelaan, keikhlasan, dan keberanian untuk mempertanggung
jawabkan tindakan-tindakannya; memiliki kebijaksanaan untuk membuat
keputusan yang tepat dalam memastikan keberhasilan organisasi;
memiliki perhatian kepada dosen, staf, dan mahasiswa; dapat
mempengaruhi dan menginspirasi untuk menimbulkan semangat, gairah,
dan ketekunan dalam bekerja; gigih dalam mencapai tujuan kerja;
memiliki integritas yang baik dalam melaksanakan tugas kepemimpinan;
memiliki kedisiplinan tinggi; cepat dan tanggap dalam menyelesaikan
permasalahan secara bijaksana dan adil; kecakapan berkomunikasi:
kemampuan menyampaikan ide, pendapat serta keinginan dengan baik
kepada orang lain, serta dapat dengan mudah mengambil intisari
pembicaraan; kemampuan teknis kepemimpinan: mengetahui azas dan
tujuan organisasi. Mampu merencanakan, mengorganisasi,
mendelegasikan wewenang, mengambil keputusan, mengawasi, dan lain-
lain untuk tercapainya tujuan.
Gambar 3. Evaluasi pimpinan Jurusan Teknik Pengairan
VI. Penutup
Demikian laporan tinjauan manjemen ini dibuat sehingga dapat diperoleh
gambaran dari pelaksanaan program-program jurusan yang bertujuan untuk
meningkatkan kualitas pengelolaan program studi. Tentunya hal-hal yang
masih menjadi catatan sesegera mungkin dapat diperbaiki.