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TIPOS DE ORGANIZACIÓN
Nallely Trejo GuerreroMariana Itzel Rosas Corona
Nohemi Luna RuizDaniel Humberto Ramos Sánchez
ORGANIZACIÓN LINEALLa facultad de la toma de decisiones se centra en una sola persona,
quien tiene la responsabilidad básica del mando.
Constituye la estructura más simple y antigua, está basada en la organización de los antiguos ejércitos y en la organización eclesiástica medieval.
La organización lineal se sustenta en el principio de escalar:
Existe una jerarquía de la autoridad, en la cual los superiores son obedecidos por sus respectivos subalternos.
Como resultado, este tipo de organización presenta una conformación típicamente piramidal.
Gerente general
Supervisor
Empleados
Re
sp
on
sa
bilid
ad
Au
tori
da
d
ORGANIZACIÓN LINEAL
VentajasFacilidad de implantación.Estabilidad considerable. Indicado para empresas pequeñas.
DesventajasLas relaciones formales conducen a la rigidez y formalidad. La autoridad es lineal.No hay especialización en la unidad de mando. Se enfatiza en la función de jefatura y mando.
Organización Funcional o TaylorSe basa en el principio de especialización de las funciones para cada tarea y
no en una sola persona
Fue creada por Frederick Winslow Taylor , sugirió que el trabajo del supervisor se dividiera en ocho supervisores cada uno con su especialización y autoridad total sobre los empleados
Taylor consagró está estructura ante las dificultades producidas por exceso y variado volumen de atribuciones dadas a los jefes de producción en la estructura lineal.
Se caracteriza por: Autoridad funcional o dividida Líneas directas de comunicación Descentralización de las decisiones Énfasis en la especialización
Gerente general
Supervisor de costos y
tiempo
Supervisor de las
tarjetas de instruccione
s
Supervisor de órdenes de trabajo y
hojas de ruta
Supervisor de la
disciplina
Empleados
Supervisor de
abastecimientos de
materiales
Supervisor de control de
calidad
Supervisor de
adiestramiento
Supervisor de
mantenimiento
Organización Funcional
Cada uno de los empleados superiores tienen una participación proporcional en el mando para lo cual se le otorgan facultades y se le exigen responsabilidades precisas.
Por ello Taylor creía que había la necesidad de tener un mayordomo o superintendete que tuviera conocimiento en ocho campos:
a) Tomar tiempos y determinar costos
b) Hacer tarjetas de instrucción
c) Establecer itinerarios de trabajo
d) Vigilar la disciplina de su área o taller
e) Cuidar el establecimiento oportuno de materiales
f) Dar adiestramiento
g) Llevar el control de la calidad
h) Cuidar el mantenimiento y la reparación
Taylor señalaba que este mayordomo sería un Jefe Superior el cual tendría a su mando ocho especialistas asimismo éste tendría autoridad sobre el personal de su unidad.
Dirección General
Gerencia General
Gerencia de producción
Almacén
Informes
ContraloríaGerencia de
personalGerencia de
Mercadotecnia
Contabilidad Crédito y Cobranza
Desarrollo de
Productos
Líneas de Montaje
Programación
Ventas Locales
Selección Nóminas
RegistrosControl de ausentismo
Ventas foráneas
VentajasMáxima especialización de órganos y cargos. Mejor supervisión técnica posible. Comunicación directa, sin intermediarios y más rápida. Separa funciones de planeación y control.
DesventajasPérdida de autoridad y mando. Subordinación múltiple. Tendencia a la competencia entre especialistas. Tendencia a la tensión y conflictos en la organización.Confusión en cuanto a los objetivos.
Organización lineal o de staffEs una combinación de la organización lineal y funcional, que
maximiza las ventajas de ambas y reduce sus desventajas, aunque predominen las características lineales.
Existen órganos de línea (ejecución u operación) y órganos de staff (consultoría, asesoría o prestación de servicios especializados).
Permite la coexistencia de líneas o canales formales de comunicación y la prestación de asesoría funcional y la separación entre órganos operacionales y de apoyo.
Jerarquización vs especialización.
Presidente o director general
Director de fábrica
Superintendente
Supervisor
Obreros
Asesor jurídico
Consultor del director
VentajasAsegura asesoría especializada e innovadora Se mantiene la autoridad única. Actividad conjunta entre órganos en línea y staff.
DesventajasPosibilidad de conflictos entre el staff y los demás miembros. Dificultad para mantener el equilibrio dinámico entre la línea y el staff.Un componente de la división lineal o supervisor puede tratar de eludir responsabilidades por sus acciones desafortunadas, delegando la culpa en el consejo recibido de los individuos encuadrados en la división de servicio.
Matriarcal
Se conoce como organización de matriz, de parrilla, de proyecto o administración de producto. Consiste en combinar la departamentalización por proyecto con la de funciones. Así, existe un gerente funcional a cargo de las labores inherentes al departamento, con una sobreposición de un gerente de proyecto que es el responsable de los resultados de los objetivos de dicho proyecto.
Este tipo de organización puede adoptarse en un área o en toda la empresa, su implantación es un proceso largo que requiere tiempo, recursos y esfuerzos.
Gerente general
Especialidad técnica
Gerente núm. 2
Gerente de laboratorio
Gerente de departamento y
gerente del subproyecto
Líder de grupo
Gerente de proyecto
Subgerente de proyecto
Matriarcal
MatriarcalVentajas
Es útil para un proyecto específico. Genera un intercambio de experiencias entre especialistas. Propicia la comunicación entre departamentos funciones y de productos. Las personas pueden cambiar de un área a otra cuando sea necesario.
DesventajasConflictos entre administradores funcionales y de proyectos. Conflictos, ambigüedad y sobre carga de funciones. Desequilibrio de autoridad y poder. Abundantes reuniones y prolongadas
COMITÉS
Es un grupo de personas al que se le entrega un asunto para que lo estudie y tome decisiones.
Directivo Ejecutivo De vigilancia Consultivo
Ventajas Toma de decisiones y juicios grupales. Coordinación. Transmisión de información. Restricciones a la delegación de autoridad. Consolidación de la autoridad.
Desventajas Pérdida de tiempo en la toma de decisiones. Costo en tiempo y dinero Sustitución del administrador. Consumen tiempo inútil. División de la responsabilidad. Exigen un coordinador excepcionalmente exigente.
TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN
ORGANIGRAMA
Es la representación grafica de la estructura de una organización formal, que muestra niveles jerárquicos, autoridad, responsabilidad, relaciones entre niveles existentes dentro de ella.
Proceso:
a) Elaboración de una lista de funciones y subfunciones. b) Compararla con una lista de comprobación para responde las siguientes preguntas: Es necesaria la función para la organización, describe el organigrama las funciones y subfunciones principales, en qué nivel debe colocarse la función, a qué función deberá informar y qué funciones dependen del puesto. c) Preparar los cuadros o plantillas.
Clasificación:
o Por su contenido: integrales , funcionales e integración de puestos. o Por su ámbito de aplicación: Generales y específicos. o Por su presentación: Vertical, horizontal, circular, y mixto.
Integrales:
Son representaciones graficas de todas las unidades administrativas
de una organización y su relaciones de jerarquía o dependencia , es
conveniente decir que los organigramas generales e integrales son
equivalentes
Funcionales:
Incluyen las principales funciones que tiene asignadas cada rango,
además de las unidades y sus interrelaciones; este tipo de organigrama
es de gran utilidad para capacitar el personal y presentar a la
organización en forma general.
Por su contenido
Organigrama integral
Organigrama funcional
Por su ámbito Organigrama General: contienen información representativa de una organización determinando los niveles jerárquicos, según su magnitud y sus características.
Organigrama Especifico:
Muestra en forma particular la estructura de un área especifica de la organización.
De puestos plazas y unidades
Indican las necesidades de puestos y el numero de plazas existentes o necesarias de cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.
Por su presentaciónVerticales:Presentan las unidades ramificadas de arriba hacia abajo a partir del titular.
Horizontales:Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se estructuran por líneas dispuestas horizontalmente.
Mixtos:Utilizan combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un número de unidades en la base.
MANUALES
Un manual es un conjunto de documentos que, partiendo de los objetivos fijados y las políticas
implantadas para lograrlo, señala la secuencia lógica y cronológica de una serie de actividades,
traducidas a un procedimiento determinado, indicando quién los realizará, qué actividades han de
desempeñarse y la justificación de todas y cada una de ellas, en forma tal, que constituyen una
guía para el personal que ha de realizarlas.
Medio de comunicación de las decisiones de la administración, concernientes a objetivos,
funciones, relaciones, políticas, procedimientos, etc., coadyuvan a normalizar y controlar los
trámites y procedimientos y a resolver conflictos jerárquicos, así como otros problemas
administrativos que surgen cuando el sistema de comunicación es rígido.
Propósito
Instruir al personal acerca de los aspectos como funciones, relaciones, procedimientos, políticas, normas, etc., para lograr eficiencia en el trabajo.
Objetivos Instruir al personal sobre aspectos de la organización Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa, para deslindar,
responsabilidades, evitar la duplicidad y detectar omisiones. Coadyuvar a la ejecución de las labores asignadas al personal y propiciar la uniformidad. Medio de integración Informa sobre la planeación e implantación de reformas administrativas.
Pueden ser:
De políticas
También conocidos como de normas, incluyen guías básicas que sirven como marco de actuación para realizar acciones, diseñar sistemas e implementar estrategias en una organización.
De técnicas
Detalla los principios y criterios necesarios para emplear las herramientas técnicas que apoyan la ejecución de procesos o funciones.
De contenido múltiple
Concentran información relativa a diferentes tópicos o aspectos de una organización. El objetivo de agruparla en un solo documento obedece básicamente a:
Que sea más accesible para su consulta Que resulte más viable económicamente. Que técnicamente se estime necesario integrar más de un tipo de información. Que sea una instrucción del nivel directivo
De puesto
Precisa la identificación, relaciones, funciones y responsabilidades asignadas a los puestos de una organización.
De personal
De relaciones industriales, de reglas del empleado o de empleos, básicamente incluyen información sobre:
Condiciones de trabajoOrganización y control de personalLineamientos de análisis y reclutamientoCapacitación y desarrolloNormatividadHigiene y seguridadPrestaciones
De producción
Soporte para dirigir y coordinar procesos de producción en todas sus fases. Constituye criterios y sistematiza líneas de trabajo en áreas de fabricación.
De operación
Orientan el uso de equipos y apoyan funciones altamente especializadas o cuyo desarrollo demanda un conocimiento muy específico.
Manual de organización
Explican los detalles más importantes de la organización; generalmente incluyen:o Finalidad de cada elementoo Declaración de funcioneso Glosario de términos utilizados
Contienen Objetivos generales Políticas generales Glosario de términos administrativos Nombres de áreas o departamentos, y puestos Procedimientos de organización Responsabilidades de altos niveles Funciones Cartas de organización Descripción de puestos Descripción de actividades Introducción y objetivos del manual Historia de la empresa
Clasificación - Por su contenido: Historia, organización, políticas, procedimientos, contenido
múltiple, adiestramiento, técnico, etc. -Por función específica: Contabilidad, personal, producción, etc.
CONTENIDO GENERAL
○ Identificación
○ Índice o contenido
○ Prólogo y/o introducción
○ Antecedentes históricos
○ Legislación o base legal
○ Atribuciones
○ Estructura orgánica
○ Organigrama u Organograma
○ Funciones
○ Descripción de puestos
○ Colofón
¿Cómo empezar?
1) Planeación del estudio
2) Recopilación de datos - La Investigación Documental
- La Investigación de Campo
a) Entrevistas
b) Cuestionarios
c) La Observación
3) Análisis de la Información
4) Registro de la Información
- Descripción de Procedimientos
- Diagramas de Flujo
5) Validación de la información recopilada
6) Revisión y actualización
Elementos que integran un Manual
CarátulaPortadaÍndice GeneralPresentación o IntroducciónObjetivo del ManualProcedimientosObjetivos del ProcedimientoAlcanceReferenciasResponsabilidadesDefinicionesMétodo de Trabajo
Políticas y normas de operación Descripción de las operaciones Diagrama de flujo Formas e instrucciones
Base JurídicaGlosario
Manual de Procedimientos
Contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas.El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
a) Identificación Logotipo Nombre oficial de la organización Denominación y extensión Lugar y fecha de elaboración Número de revisión Unidades responsables de su elaboración Clave de la forma
b) Índice o contenido
c) Prólogo y/o introducción
d) Objetivos de los procedimientos
e) Áreas de aplicación y/o alcance de los procedimientos
f) Responsables
g) Políticas o normas de operación
h) Concepto(s)
i) Procedimiento
j) Formulario de impresos
k) Diagramas de flujo
l) Glosario de términos
DIAGRAMAS DE FLUJO Son conocidos como gráficos de flujo, éstas se pueden definir como la representación simbólica y gráfica de la secuencia lógica que se sigue en un conjunto de actividades, documentos, archivos y los puestos de trabajo que intervienen en un procedimientos detallada
Clasificación
Que indican sucesión de hechosCon escala de tiempoQue indican movimientoPor su presentaciónPor su formatoPor su propósito
Símbolos usados en los diagramas de flujo
Los símbolos de diagramación que se emplean internacionalmente son elaborados por las instituciones siguientes:
1. American Society of Mechanical Engineers (ASME): se emplean primeramente en áreas de producción y en el trabajo de diagramación administrativa.
2. Amercian National Standard institute (ANSI): representan la información del procesamiento electrónico de datos.
3. International Organization for Standarization (ISO): apoya la garantía de calidad a consumidores y clientes de acuerdo con las normas ISO-9000: 2000.
4. Instituto Alemán de Estandarización, Deutsches Institut fur Nurmeng (DIN): normaliza el manejo de información de la familia de la norma ISO.
Director operativo Asamblea de accionistas Supervisor de maquinaria y equipo Supervisor de área de calidad Supervisor de área de marketing Supervisor de capacitación y adiestramiento Director de ventas Director de recursos humanos Supervisor de compras de materiales Comité general de administración Supervisor fiscal y pago de servicios Director de finanzas Supervisor de área de ventas Supervisor de reclutamiento y selección Director general
ASAMBLEA DE ACCIONISTAS
Comité general de administración
Director general
Director operativo Director de finanzas Director de ventasDirector de
recursos humanos
Supervisor de
maquinaria y equipo
Supervisor de área de
calidad
Supervisor de
compras de
materiales
Supervisor fiscal y pago de servicios
Supervisor de área de ventas
Supervisor de área
de marketing
Supervisor de
reclutamiento y
selección
Supervisor de
capacitación y
adiestramiento