T O P D E S K I N D E P R A K T I J K
Het in- en uitdienst proces bij RTL Nederland
11 juni 2015Hugo van Leeuwen
25 jaar: oudste commerciële omroep van Nederland 1100+ werknemers +/- 30% flexibele schil Hoofdkantoor in Hilversum mediastad Onderdeel van RTL group wat in handen is van het
Duitse Bertelsman (die van de bol.com oprichting ) Core business: advertisement Core product: (media) content
Wie is RTL Nederland?
Aanleidingen project opgesomd
Mensen worden te laat afgemeld bij fysieke en logische(IT) beveiliging nadat de werkzaamheden voor RTL zijngestopt
Verstrekte middelen worden niet (tijdig) ingenomen Dubbele invoer basisgegevens bij HR, Facility en IT Licentie kosten voor personen die niet meer in dienst
zijn Te late eerste dag melding bij Facility Huidige uitstroom meldingen vanuit Youforce lopen
achter de feiten aan en zijn meestal een maand oud Inzicht in het proces is zeer beperkt
Wens directie
Manager in the lead! Alle mensen bekend in het Youforce systeem inclusief
de flexibele schil HR in control
Voor wie is het proces ingericht?
Voor iedereen die een dienstverband heeft met RTL Medewerkers in dienst ongeacht tijdelijk of vast
dienstverband Tijdelijk inhuur, ZZP’ers, consultants Uitzendkrachten, stagiaires etc.
Personen die geen onderdeel zijn van dit proces Een groep die wij noemen ‘extern facilitaire medewerkers’.
Denk hierbij aan de glazenwasser, PDX, catering,beveiliging en schoonmakers
Afweging TOPdesk inrichting
Wijzigingen óf meldingen plaatsen• Een melding is één actie richting één loket• Een wijziging is procesgericht met meerdere
subactiviteiten
Melding WijzigingActiegericht ProcesgerichtVeel meldingen in TOPdesk Weinig meldingen in TOPdeskVerspreid OverzichtelijkBeperkt te monitoren Goed te monitoren
Afweging TOPdesk inrichting
Nadeel wijzigingen: eigenaarschap! Want wie wordteigenaar van de wijzigingen die op drie afdelingenmoeten plaatsvinden?
RTL heeft gekozen voor het gebruik van meldingen inTOPdesk i.p.v. wijzigingen
Per activiteit in het proces wordt er een aparte meldingin TOPdesk geschoten.
17 juni 2015
Afd./proces
In dienst Uit dienst Verlengen Mutatienaam
Doorstroom
IT Geen melding inTOPdesk.IT ontvangtdagelijks eenrapportage permail van alleautomatischewijzigingen
5 dgn voor uitdienst
Melding t.b.v.servicedesk- Controleren
middelen
Wijziging t.b.v.applicatiebeheer- Accountscontroleren
Geen melding inTOPdesk.IT ontvangtdagelijks eenrapportage permail van alleautomatischewijzigingen
Melding t.b.vservicedesk- VerzoekhandmatignaamveranderenA.D. en E-mail
Melding t.b.v.servicedeskvoor controlevannetwerkschijven
FACILITY Melding t.b.v- Auto aanvraag
t.b.v. Inkoop- GSM aanvraag
t.b.v.servicelijn
- Druppel/Pasaanvraag t.b.v.Gebouwbeheer
5 dgn voor uitdienst. Meldingt.b.v- Auto aanvraag
t.b.v. Inkoop- GSM aanvraag
t.b.v. servicelijn- Druppel/Pas
aanvraag t.b.v.Gebouwbeheer
Melding t.b.v.gebouwenbeheer- Druppel/pas
verlengen
Melding t.b.v.gebouwenbeheer- Naam op
pasveranderen
Topdesk meldingen
Lessons learned
Teken het proces uit voor je begint Bepaal van tevoren hoe je TOPdesk wil inrichten en wie
eigenaar wordt van de meldingen Communiceer duidelijk van tevoren aan de managers Human errors worden niet opgelost. Een melding in
TOPdesk die niet opgepakt wordt, zorgt nog steeds vooreen dichte deur als b.v. de toegangspas niet is verlengd.